CONTROL

EL CONTROL ES:

• La evaluación de los resultado de una empresa conforme a lo planeado.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

• Relación con lo planeado.

• Medición

• Detectar desviaciones

• Establecer medidas correctivas.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

• Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada.

• Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado.

• Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa.

• Se constituye para los jefes en una herramienta a través de la cual se comprueban si los propósitos de la organización son alcanzados de acuerdo a la planificación.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

• De carácter administrativo de control

• Principio de lo estándares.

• De carácter medial de control..

• Principio de excepción,.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL

• Reflejar la naturaleza de estructura organizacional.

• Oportunidad.

• Accesibilidad.

• Ubicación estratégica.

PROCESO DEL CONTROLPara ejercer el proceso de control en una organización, existen tres pasos básicos y son:

Establecimiento de normas, parámetros y métodos.

Medición del desempeño o resultado obtenido.

Ejecución de las acciones correctivas.

ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES

El primer paso es medir el desempeño principal con la consideración de los problemas de la medición.

¿Qué es la medición?

Es la determinación de la cantidad de capacidad en una entidad bien definida.

OBJETIVOS

Deben ser específicos

Medibles

Alcanzables

Con un responsable asignado

En un tiempo definido

METAS

Son los objetivos cuantificados de lo que se quiere lograr deben tener las siguientes características:

El objetivo

La cuantificación

ESTANDARIZACION

Es el establecimiento y uso de tipos, medidas, patrones o tamaños de forma definida, en base a reglas o normas.

MEDICIÓN DE RESULTADOS

El paso dos del proceso de control es comparar el desempeño con el estándar, en realidad esto mide el desempeño.

Las desviaciones relativamente pequeñas del estándar son aprobadas para el desempeño de algunas actividades, en tanto que en otros casos, una ligera desviación puede ser grave. Los gerentes encargados del control, por tanto, deben analizar, evaluar y juzgar los resultados con lo mejor de su habilidad.

Este paso del control de comparar el desempeño con el estándar debe hacerse tan cerca del punto de desempeño como sea posible. Esto facilita los esfuerzos de control y ayuda en la localización de las áreas que deben corregirse.

ACCIONES CORRECTIVAS

Este es el tercer y último paso del proceso de control. Puede considerarse como el paso que asegura que las operaciones están ajustadas y que se hacen esfuerzos para alcanzar los resultados inicialmente planeados.

Siempre que se descubren variaciones de importancia, es imperativa una acción enérgica e inmediata, el control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas excepcionales.

La acción correctiva la aplica quien tiene autoridad sobre el desempeño real.

Esto puede implicar la modificación del plan, por ejemplo: un cambio en el procedimiento o método, o una nueva forma de comprobar la precisión de las partes que se fabrican, en algunos casos, puede estar indicada una modificación de organizaciones, en tanto que entornos puede bastar un cambio en la motivación, la reimplantación del objetivo en la mente de los empleados o la revisión de una política y su aplicación puede ser todo lo que se necesite.

Para una máxima efectividad, la corrección de una desviación deberá ir acompañada por una responsabilidad fija e individual, hacer responsable a un individuo por su trabajo es uno de los mejores medios para lograr lo esperado. La responsabilidad individual fija, tiende a personalizar el trabajo, se convierte en trabajo de uno.

De esta forma se obtiene una genuina ayuda y cooperación. Además, se obtiene una actitud favorable hacia el control, y esto es de especial importancia.

COMPARACIÓN DE RESULTADOS

Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.

Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recogida, misma que debe ser oportuna, confiable, válida, con unidades de medida apropiadas, y fluida.

Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente.

CORRECCIÓN Y RETROALIMENTACIÓN

• Los gerentes pueden elegir entre tres posibilidades:

• Pueden no hacer nada

• Pueden corregir el desempeño actual, o

• Pueden revisar las normas.

• El no hacer nada, se explica por sí mismo .

CORREGIR EL DESEMPEÑO ACTUAL.-

Si la fuente de la variación en el desempeño actual no ha sido una serie de acciones o actividades de trabajo eficientes, el gerente debe tomar acción correctiva. Ejem. Podrían comprender cambios de estrategia, estructura, prácticas de compensación o programas de entretenimiento, rediseño del puesto o el reemplazar al personal.

REVISE LA NORMA.-

Es posible que la variación sea el resultado de una norma no realista, es decir, la meta pudo fijarse demasiado alta o demasiado baja. En tales casos, es la norma la que necesita la acción correctiva, más no el desempeño.

Más que aceptar el hecho de que su desempeño fue inadecuado, los estudiantes sostienen que las normas no son razonables.

Las normas se derivan de los objetivos, pero ya que estos objetivos se desarrollan durante la planificación, son tangenciales al proceso al proceso de control, el proceso es en esencia un flujo continuo entre medir y comparar la acción gerencial.

CORRECCIÓN.- La utilidad concreta y tangible del control están en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares.

El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí donde se encuentra la relación más estrecha entre la planeación y el control.

RETROALIMENTACIÓN

Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo.

Es necesario la implantación de un sistema de control y para esto se requiere:

Contar con objetivos y estándares que sean estables.

Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.

Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.

Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no contribuye a la eficacia.

Evaluar la efectividad de los controles:

Eliminando aquellos que no sirvan.

Simplificándolos.

Combinándolos para perfeccionarlos.

FASES DE CONTROL

• Establecimiento de estándares y criterios: los estándares representan el desempeño deseado; los criterios representan las normas que guían las decisiones. Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse como normal o deseable. Constituyen los objetivos que el control deberá garantizar o mantener.

• Observación del desempeño: Para controlar el desempeño es necesario por lo menos un poco de éste. El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a estándares previamente establecidos y funciona de acuerdo con la información re recibe. La observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa de lo que se controla. La eficacia de un sistema de control depende de la información inmediata sobre los resultados anteriores, transmitida a quienes tienen poder para introducir cambios.

• 3.- Comparación del desempeño con el estándar establecido: Toda actividad experimenta algún tipo de variación, error o desvío. Es importante definir los límites dentro de los cuáles esa variación se considera normal o deseable.

• 4.- Acción para corregir el desvío entre el desempeño real y el desempeño esperado: Las medidas y los informes de control indican cuándo las actividades que se realizan no logran los resultados esperados y permiten establecer condiciones para poner en marcha la acción correctiva.

 

NECESIDADES DE INFORMACIÓN

Un sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversas y normalmente incluyen:

El equipo computacional, (Hardware)

El recurso humano que interactúe con el sistema de información

Los datos, o información fuente, que son introducidos al sistema.

Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados, (software).

Los datos, o información fuente, que son introducidos al sistema.

Actividades básicas de un Sistema de Información:

• Entradas de información

• Almacenamientos de información

• Procesamiento de Información

• Salidas de información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada, al exterior.

REPORTESSon todos aquellos que facilitan el proceso de control, ejem; reportes de producción, informes de embarque, reportes financieros, etc. El estudio de los datos que ellos arrojan y su comparación con otros reportes similares, ayudan el gerente a la toma de decisiones y a un mayor conocimiento del estado de la empresa.

La contabilidad ofrece información de tipo cuantitativo; de aquí que se tratará primordialmente del uso de dicha información para fines de control.

TÉCNICAS DE CONTROL• 1.- Precisa. La información referente al desempeño

tiene que ser precisa.

• 2.- Oportunidad. La información debe reunirse, enviarse a quien corresponda y evaluarse rápidamente si se quiere tomar medidas a tiempo para lograr mejoras.

• 3.- Objetiva y completa. La información aportada por un sistema de control deberá ser completa y los que la utilicen han de considerarla objetiva. Un sistema control difícil de entender provocará errores innecesarios y conjunción o frustraciones entre los empleados.

• 4.- Centrada en puntos estratégicos de control. El sistema de control ha de centrarse en las áreas donde las desviaciones respecto a los estándares tienen mayores probabilidades de causar daño. El sistema habrá de concentrarse así mismo en los puntos donde las medidas correctivas puedan aplicarse con la máxima eficacia.

• 5.- Económicamente realista. El costo de instalar un sistema de control deberá ser menor, o por lo menos igual, que los beneficios que aporte.

• 6.- Organizacionalmente realista. El sistema de control ha de ser compatible con las realidades de la organización.

• 7.- Coordinada con el flujo de trabajo de la organización. La información relacionada con el control necesita estar coordinada con el flujo de trabajo en toda la organización.

• 8.- Flexible. A fin de que las organizaciones puedan reaccionar rápidamente para superar los cambios adversos o bien para aprovechar las oportunidades que se le presenten.

• 9.- Prescriptiva y operacional. La información se concentrará en una forma utilizable cando llegue el encargado de tomar las medidas que correspondan.

• 10.- Aceptable para los miembros de la organización. Para que los miembros de una organización acepten un sistema de control , los controles deberán relacionarse con metas significativas y aceptadas.

TIPOS DE CONTROL

Las técnicas de control adoptan muchas formas, algunas son bastantes simples, en tanto que otras son complejas y sofisticadas. Algunas miden que tan bien está la situación financiera de la empresa, en tanto que otras indican la eficiencia en la producción. Incluso otras herramientas de control consideran las actitudes de los empleados y percepciones.

Podemos considerar los siguientes tipos de control al interior de las empresas:

• Financieros

• Calidad

• Cantidad

• Auditoria

• Relaciones con clientes

• Presupuestos

• Costos

• Inventarios

ESTADOS FINANCIEROS

La medición y el control de las actividades de una empresa por lo general se logran en parte a través del análisis de estados financieros. Para poder llevar a cabo tal análisis, la empresa recurre al uso de la información contable bajo la forma de estados financieros.

• Los principales estados financieros son:

• 1.- Estado de Resultados

• 2.- Balance General, y

• 3.- Flujo de Efectivo.

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

Medir el flujo de entrada y salida de efectivo de un negocio resulta ser la función el estado de flujo de efectivo.

Mediante un análisis de flujo de efectivo, la administración podrá predecir de una forma más precisa las necesidades de efectivo por adelantado.

Asimismo, la administración podrá evitar que se acumulen grandes cantidades de efectivo cuando no se necesite. En su lugar podrá ser utilizado para oportunidades de inversiones que hayan de producir una ganancia para la empresa.

ANÁLISIS DE RAZONES

Los estados financieros son determinantes para conocer diversos aspectos de la situación financiera de una empresa.

Un uso de los estados financieros tanto para los administradores como para los acreedores potenciales e inversionistas, lo representa el análisis de razones, los cuales descansan en información típicamente localizadas dentro del estado de resultados y balance general de la empresa.

PRESUPUESTOS

Los presupuestos son expresiones de planes futuros expresados en términos monetarios. Dentro de los presupuestos por lo común utilizados se incluyen el de ventas proyectadas, gastos de manufactura, gastos de administración, presupuesto de inversiones a largo plaza o de capital, y presupuesto de las necesidades de efectivo.

Algunos presupuestos se pueden expresar en términos distintos al monetario, como sería el presupuesto de personal al ocupar un proyecto determinado o presupuesto de utilización de maquinaria de una empresa manufacturera.

 

SISTEMA DE CONTROL LOGÍSTICO

Utilizando un sistema de control logístico, la administración determina el efecto de los cambios en cualquier parte del sistema sobre su producción global.

CONTROL DE LAS ÁREAS FUNCIONALES

Para que los gerentes de alto nivel implanten buenos sistemas de control, tienen que identificar primero las principales áreas del desempeño de su organización o unidad. Estas áreas, llamadas también áreas de resultados son aquellos aspectos de la unidad u organización que han de funcionar eficazmente si se quiere que toda la organización o unidad tenga éxito.

PUNTOS ESTRATÉGICOS DE CONTROL

El método más importante y útil para seleccionar los puntos estratégicos de control consiste en centrarse en los elementos más importantes de una operación determinada.

GRACIAS

La sonrisa vale menos que la electricidad y da mas luz