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CAPITULO II 12 CAPITULO II MARCO TEORICO 2.1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION En éste capítulo se insertan las consideraciones teóricas que avalan la investigación pretendiendo dar un aporte significativo a la gerencia para el manejo de los procesos contables y el control interno de los inventarios. Durante las últimas décadas se han realizado varios estudios sobre la variable control interno; pero en este estudio se mencionaran espec íficamente aquellas relacionadas con el manejo o proceso del control de inventario dentro de las empresas, las cuales presentan características similares al objeto de estudio que se está realizando, tales como: El siguiente es un trabajo relacionado con el tema de estudio, por Romero y Stangherlin, (2000), realizado en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín; elaboraron una tesis de “Diseño de un sistema de control interno para el rubro de inventario caso: Ferretería Lacas Romero S.R.L.”; tuvo como objetivo diseñar un sistema de control interno para el rubro de inventario en lugar antes mencionado; el marco teórico se fundamentó bajo los lineamientos del control interno, el cual permite un buen manejo de los
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CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION
En éste capítulo se insertan las consideraciones teóricas que avalan la
investigación pretendiendo dar un aporte significativo a la gerencia para el
manejo de los procesos contables y el control interno de los inventarios.
Durante las últimas décadas se han realizado varios estudios sobre la
variable control interno; pero en este estudio se mencionaran
específicamente aquellas relacionadas con el manejo o proceso del control
de inventario dentro de las empresas, las cuales presentan características
similares al objeto de estudio que se está realizando, tales como:
El siguiente es un trabajo relacionado con el tema de estudio, por Romero
y Stangherlin, (2000), realizado en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín;
elaboraron una tesis de “Diseño de un sistema de control interno para el
rubro de inventario caso: Ferretería Lacas Romero S.R.L.”; tuvo como
objetivo diseñar un sistema de control interno para el rubro de inventario en
lugar antes mencionado; el marco teórico se fundamentó bajo los
lineamientos del control interno, el cual permite un buen manejo de los
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inventarios y un eficiente desarrollo de las actividades de la empresa de las
cuales dependerá que esta marche entre los niveles de crecimiento y éxito
continuo.
Seguidamente a lo planteado, se puede decir que el trabajo de
investigación mencionado, posee semejanza y diferencia con respecto al
tema de estudio. La relación ésta orientada primordialmente en que ambos
trabajos de investigación se orientan a Diseñar un sistema de control interno
de inventario para lograr un eficiente funcionamiento de la organización. La
diferencia radica en el trabajo mencionado se diseña para ser aplicado a una
empresa perteneciente al sector privado. Y el tema de investigación es
diseñado para una organización perteneciente al sector público.
Guerrero y López. (2000) en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín;
Desarrollaron una investigación dirigida al “Diseño de un sistema de
control interno en el departamento de compras y suministros de la
universidad Dr. Rafael Belloso Chacín”, con el objeto de identificar,
analizar, determinar y evaluar los controles internos adecuados a las
necesidades y requerimientos de la institución. Para el logro de este se
determinó como metodología de tipo descriptivo, porque se partió del análisis
para determinar la situación actual.
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El tipo de investigación para el diseño fue en un estudio no experimental.
La recolección de datos se efectuó a través de la técnica del cuestionario
(entrevista estructurada) con observación directa; el presente instrumento fue
sometido a la validación de su contenido por cinco expertos, el cual fue
aplicado a una población constituida por seis personas que ocupan cargos
administrativos de la alta gerencia de la institución, los resultados obtenidos
mediante la interpretación descriptiva diagnosticando la situación real, la
problemática existente en la falta de control interno que impide la efectividad
de los procesos, por la carencia de información por parte del personal en
cuanto a los cambios de la gerencia de acuerdo a las exigencias que este
indique.
En el diseño propuesto se sugieren boletines, para la implementación de
normas y procedimientos en distintas funciones del departamento, establecer
políticas para afianzar las mismas de igual manera diseñar las diferentes
formas que serán utilizadas para el proceso de compras y despacho de
materiales y por ultimo definir la segregación de funciones dentro del
departamento que constituyan el logro de los objetivos de la institución.
Después de lo anterior planteado, se puede decir que el trabajo de
investigación mencionado, presenta semejanza y diferencia con respecto al
tema de estudio. La relación ésta orientada primordialmente en que ambos
trabajos de investigación tratan de diseñar el control interno organización, así
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como analizar los procedimientos existentes, llegando en ambos trabajos a la
conclusión de que prevalece la falta de control interno que impide la
efectividad de los procesos. La Diferencia radica principalmente en que la
investigación antes mencionada tiene como objetivo analizar, determinar y
evaluar los controles internos a un departamento de compras y suministros .
y el tema de investigación se basa en el diseño de un sistema de control
interno de inventario de Materiales eléctricos; en éste caso siendo las
compras y suministros un departamento de una empresa y el inventario un
rubro del activo circulante.
Medina (1999), en su investigación realizada en la Universidad Dr.
Rafael Belloso Chacín, titulada “Políticas para el control de inventario
y almacenamiento de materiales en el almacén central de la gerencia
Canal de Maracaibo del Instituto Nacional de Canalizaciones”, esta
investigación tuvo como finalidad establecer políticas para el control de
inventario para optimizar la gestión llevada a cabo sobre el inventario de
dicho instituto.
Esta investigación es aplicada por estar orientada a resolver un problema
en corto tiempo, que a su vez se enmarco dentro del tipo descriptivo, el cual
se dedico a recolectar información relacionada con el estado actual de los
procesos para el manejo y control del inventario llevado por la división de
abastecimiento a través de secciones de inventario y almacén, la cual se
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centra por el interés de explicar las causas que originan la problemática
presentada en los procesos de recepción, almacenamiento y despacho de
los materiales.
La metodología aplicada a esta investigación se centró en la aplicación de
técnicas de recolección de datos para lograr los objetivos planteados,
utilizando la observación directa, así como el empleo de encuestas que
produjeron positivas conclusiones para el establecimiento de normas y
procedimientos que permitieran llevar una mejor administración del almacén.
Posteriormente a lo anterior planteado, se puede decir que el trabajo de
investigación mencionado, guarda relación y diferencia con respecto al tema
de estudio. La relación ésta orientada primordialmente en que ambos
trabajos de investigación tratan de establecer políticas para el control de
inventario, para optimizar la gestión llevada a cabo sobre el inventario. La
diferencia se fundamenta en que la investigación antes mencionada centra
sus bases en el establecimiento de políticas para el control de inventario. Y el
tema de investigación está orientado a Diseñar un sistema de control interno
de inventario, en el que el establecimiento de políticas constituye un objetivo
específico, entre otros más.
Rubio (1997), realizada en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín,
desarrollo una investigación titulada: “ Diseñar normas y procedimientos
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para el control de inventario de repuestos de colectivos Corazón de
Jesús C.A”; Dicha investigación fue efectuada en el departamento de
administración y contabilidad de la misma empresa, su objetivo primordial fue
diseñar normas y procedimientos para el control de inventario de repuestos,
para ello se evaluó el procedimiento administrativo, se identificó el manejo
físico y se revisó el proceso contable de los inventarios. La técnica de
recolección de información para ella utilizada fue la observación directa
participantes y la entrevista colectiva libre con respuesta abierta,
concluyendo con esto, no presenta un control de entradas y salidas de
inventarios; la cual ocasiona perdidas cuantiosas por el extravío de los
mismos, no tuvo una ubicación adecuada a fin de poder adquirirlos en el
momento requerido, carece del registro contable del rubro inventario.
El beneficio suministrado por esta investigación, fue el obtener
conocimientos referentes a las políticas y procedimientos contables
necesarios para diseñar un sistema de control interno de inventario.
Seguidamente de lo anterior planteado, se puede decir que el trabajo de
investigación mencionado, guarda similitud y diferencia con respecto al tema
de estudio. La relación ésta basada primordialmente en que ambos trabajos
de investigación tratan de diseñar normas y procedimientos para el control
de inventario, analizando previamente el manejo físico del mismo, llegando
en ambos trabajos a la conclusión de que no presentan el control óptimo de
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entradas y salidas de inventario, la cual ocasiona pérdidas cuantiosas por el
extravío de los mismos. La diferencia fundamental entre ambos trabajos
radica en que la investigación antes nombrada se basa en el Diseño de
normas y procedimientos para el control del inventario de repuestos y el
tema de investigación se basa en el Diseño de un Sistema de control interno
de inventario de materiales eléctricos, en el que el establecimiento de
normas y procedimientos se constituye como uno de los objetivos
específicos, entre otros.
Reyes y Vindigny. (1997), en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín,
llevaron a cabo un estudio dirigido a determinar la “Evaluación del
sistema de control de inventario de materiales de ferretería y
construcción, caso: Ferretería Construcentro C.A.” , dicha investigación
tuvo como finalidad principal determinar que las entradas y salidas de
mercancías fueron las mas optimas con el fin de incrementar los ingresos
para brindar un mejor servicio.
El estudio fue principalmente aplicado y de acuerdo al tipo de investigación
el mismo fue descriptivo con un diseño experimental. En lo relacionado con
la población de esta investigación la misma estuvo constituida por dos
personas que laboran en la parte administrativa de la empresa. En cuanto a
la recolección de los datos, los mismos se llevaron a cabo a través de la
observación directa y la entrevista no estructurada las cuales arrojaron como
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resultados una inexistencia de controles adecuados de los niveles de
inventario.
Así mismo se acotaron una serie de medidas correctivas que pueden
aplicarse para un mejor porcentaje de productividad, entre ellas la
elaboración de manuales de normas y procedimientos, contratar los servicios
de expertos en el área de las consultorías externas, reestructurar el personal,
modificar el procedimiento para el control de inventario, establecer medidas
de seguridad para la prevención de perdida y realizar análisis semanales del
stock de inventario.
Esta investigación es de relevante importancia para este estudio ya que en
el se pueden observar los efectos que un mal control de inventario puede
ocasionar en el resto de las actividades de la empresa, específicamente en el
logro de las metas y objetivos de la organización.
Luego de lo anteriormente establecido, se puede decir que el trabajo de
investigación citado, guarda semejanza y diferencia con respecto al tema de
estudio. La relación ésta basada primordialmente en que ambos trabajos de
investigación reina la inexistencia de controles adecuados para los niveles
de inventario proponiendo para ambas organizaciones la elaboración de
manuales de normas y procedimientos para el control de inventario. La
diferencia radica esencialmente en que el trabajo de investigación antes
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mencionado se basa en la evaluación del sistema de control de inventario
para incrementar los ingresos y obtener un mayor porcentaje de
productividad. Y el tema de estudio está basado en un Diseño del Sistema de
Control Interno de inventario para poder minimizar los costos, y lograr brindar
un mejor servicio a la comunidad.
Igualmente Peña y Manzano (1996); realizaron en la Universidad del
Zulia; un proyecto titulado “Sistema de control de inventario del
departamento de central de herramientas LAGOVEN S.A. -AMUAY”, el
mismo consistió en un estudio de sus condiciones administrativas y
operativas, encontrándose ciertas fallas entre ellas: no existe un control,
sobre los inventarios de las herramientas reales, el stock mínimo de las
herramientas no se calcula según métodos correctos una mala distribución
de los almacenes y de las áreas adyacentes entre otros, para tal fin se
diseña un sistema de control de inventario computarizado: SICONI, que a
través de una clasificación ABC determina el nivel de movimientos de las
herramientas y de acuerdo a esto se utilizan los modelos de políticas de
inventario:
a.- modelos máximos y mínimos.
b.- modelo estático (EQQ/ROP), para el calculo de los niveles máximos y
mínimos de las herramientas.
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Además se analiza el cambio de distribución de la central de herramientas,
se estudian tres alternativas las cuales son evaluadas a través del método de
ponderación de factores, siendo su análisis cuantitativo y a fin de mejorar la
distribución.
Se puede decir que el trabajo de investigación aludido, guarda similitud y
diferencia con respecto al tema de estudio. La relación ésta basada
fundamentalmente en que ambas tratan de un Sistema de control de
inventario para una empresa que carece de un control formal sobre los
mismos, aunado a una mala distribución de los Materiales en el Almacén. La
diferencia se justifica principalmente en que el trabajo antes mencionado
consistió en un sistema de control de inventario computarizado, a través de
una clasificación ABC. Y el tema de estudio se basa en el establecimiento
de una codificación para los materiales eléctricos, llevando los registros
sobre el inventario de manera manual.
2.2.- BASES TEORICAS
Al realizar esta investigación es importante suministrar toda la información
relevante, con teorías que están relacionadas directamente con el tema de
estudio, para una mayor comprensión del problema objeto de estudio.
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A continuación se dará comienzo a la fundamentacion teórica que
sustenta el proyecto de investigación, identificado en el capitulo anterior, en
relación con el control interno, el inventario, los sistemas y las características
que lo conforman.
2.2.1.- INVENTARIO
Según el autor Stoner (1994, P.660) , establece conceptualmente que “el
inventario esta compuesto por las existencias de materia prima, productos en
proceso y productos terminados que posee una empresa para satisfacer los
requerimientos se sus procesos”.
De igual forma Harding (1995, P.211), define “el inventario como el
conjunto de todas las existencias de artículos y materiales que tiene una
organización, para cubrir sus procesos de manufacturas y ofrecer un
servicio”.
Por otro lado Meigs, Williams, Haka, Bettner (1992, P.323), plantean
que “en una compañía comercial el inventario consta de todos los bienes
propios y disponibles para la venta a los clientes. El inventario se convierte
en efectivo dentro del ciclo operacional de la compañía y por consiguiente se
considera como un activo corriente. El balance general y el inventario se
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relacionan inmediatamente después de las cuentas por cobrar porque es
solo un paso mas en la conversión a efectivo luego de los efectos por cobrar
de los clientes”.
Kieso y Weygantd (1990, P.354), explica que el inventario constituye un
activo sumamente importante, por ser el activo de mayor inversión para las
organizaciones públicas.
El inventario se puede definir entonces como el conjunto de materia
prima, productos en procesos, productos terminados y suministros que posee
una empresa para garantizar la continuidad de sus procesos y la satisfacción
de sus clientes.
2.2.2.- INVENTARIO FISICO
Según Meigs, Williams, Haka, Bettner (1992, P. 323) “ es el conteo
sistemático de todos los bienes disponibles, seguido de la aplicación de
procesos unitarios a las cantidades contadas y al desarrollo de una
valoración en dólares del inventario final”.
Por otro lado Díaz (1999, P. 206) señala “ni siquiera los mejores sistemas
garantizan exactitud entre la existencia física y lo que el Kardex o el sistema
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computarizado indica, por lo tanto se hace necesario efectuar inventarios
físicos , con el fin de comparar ambas cantidades”.
Se puede decir que el inventario físico no es mas que la existencia
palpable o tangible de los materiales, bienes o mercancías de una empresa
o institución, con la finalidad de comparar las cantidades existentes en el
Kardex contra la existencia física.
2.2.2.1.- PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIO
Para alcanzar la mayor exactitud posible, debe comenzarse por impartir,
por escrito, las instrucciones que normarán el levantamiento del inventario,
las cuales serán y deben contener entre otros puntos los siguientes:
Un breve comentario del objetivo que se persigue y la importancia que
tiene éste acto.
Indicación de la fecha, hora y lugar en que se toma el inventario.
Mención de que existencias deben ser incluidas.
Descripción de los formularios que son utilizados tales como, tarjetas,
listados y una clara explicación de cómo utilizarlos.
Tipo de Control que se ejercerá sobre las tarjetas de inventario.
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Necesidad de paralizar las actividades de recepción, despacho y
producción. Tomar el inventario cuando en forma simultánea se siguen
produc iendo movimientos de mercancías, provocan errores tales como: dejar
de contar en unos casos o duplicar el conteo de otros.
Las mercancías que deban ser inventariadas deberán ser colocadas en
grupos y en forma ordenada, de manera que facilite el conteo. Las
mercancías deterioradas u obsoletas deben ser segregadas e inventariadas
como tales para poder darle el tratamiento adecuado a los valorados.
Designar las personas que tomarán el inventario. Es necesario que el
personal que esté más familiarizado este con el tipo de mercancía que se va
a contar, es decir, que lo recomendable es que sean las mismas personas
que en su trabajo, tiene contacto diario con esa mercancía.
2.2.2.2.- EFECTOS DE LOS ERRORES EN LOS INVENTARIOS
Según Horngren & Harrison (1991, P.381). En el proceso de controlar los
artículos, aplicar los costos unitarios y calcular los importes, se pueden
producir errores. El inventario final de un período es el inventario inicial del
siguiente. Por lo tanto el error en el inventario final se lleva al siguiente
período. Los errores en los inventarios no se pueden desechar con ligereza.
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Se considera que para los efectos de los errores, es importante que dicho
error sea tomado en cuenta al inicio del próximo periodo puesto que este
será el que se llevara al siguiente periodo como inventario inicial.
2.2.3.- INVENTARIO DE MERCANCÍA
De acuerdo con Horngren & Harrison (1991, P.367) “el inventario de
mercancía representa el principal activo circulante en el balance general de
la mayor parte de los negocios que fabrican o compran mercancías para su
reventa: los inventarios son importantes para los comercializadores de todos
los tamaños. La compra y venta de los inventarios es el corazón de la venta
al por mayor y de la venta al detalle”.
Redondo (1998, P.26), plantea en su libro que “como su nombre nos
indica, la cuenta inventario de mercancías o simplemente inventarios, la
empleamos para fijar el valor de las mercancías propiedad de la empresa
adquiridas o producidas con la intención de venderlas. El amplio campo de
término inventarios de mercancías, suele dividirse en varios subtítulos.
Caben destacar”:
Productos Terminados
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Según Tawfik (1992, P.170) “éstos productos son el resultado final del
sistema de producción y se guardan en almacenes apropiadamente
acondicionados hasta el momento de su expedición.
La Clasificación de los inventarios y su aplicación se debe hacer de esa
manera y en ese mismo orden, ya que todo producto debe pasar por ese
proceso para luego llegar al consumidor final”.
Materias Primas
De acuerdo con Polimeni (1990, P.93), define a la materia prima como
“los elementos básicos que en el proceso productivo son transformados en
productos terminados con la utilización de la mano de obra y de los costos
indirectos de fabricación”.
Por su parte Redondo (1996, P1066), la materia prima o materiales
directos “son aquellos que se utilizan en la producción que se caracterizan
por ser factibles de pesar, contar o medir brindando fac ilidad para su
valuación y su posterior cargo directo al costo del producto”.
Es así, como la materia prima constituye entonces, la primera fase de todo
proceso productivo, en donde el material no está sometido a proceso de
manufacturación, pero luego será transformado en producto terminado.
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Suministros
Conforme a Catacora (1996, P.281), “está compuesto por aquellos
inventarios que son necesarios para poder llevar a cabo el proceso
productivo porque normalmente forman parte sustancial del producto
terminado”.
Productos en Proceso
Según Catacora (1996, P.283), “este tipo de inventario es característico y
se encuentra formado por todos los costos incorporados al proceso
productivo, los cuales han sido completados en su totalidad para generar o
producir un bien terminado de esta forma, los inventarios para éste rubro se
pueden considerar como bienes semiterminados o semireconstruidos”.
Mercancías en Transito
Catacora (1996, P.281) , “de acuerdo con las diferentes condiciones que
rigen la transferencia de propiedad en el ciclo de compras y cuentas por
pagar, los inventarios en transito son aquellos bienes que han sido
comprados y sobre los cuales se posee la propiedad, pero que para la fecha
del Balance, no había llegado al almacén.
Es importante destacar que para que los bienes puedan ser incluidos
como inventarios en tránsito, debe haberse realizado el traspaso de la
propiedad”.
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Por lo antes expuesto podemos decir que el inventario de Mercancía no
es mas que una estimación de lo que se encuentra en el almacén, que forma
parte de los bienes y derechos de una empresa u organización.
2.2.4.- PRESENTACIÓN DEL INVENTARIO
Atendiendo a la consideración de A.Goxens/M.A. Goxens. (1998, P. 31-
32) “El inventario adquiere aspecto contable mediante un documento que
presenta la disposición columnar siguiente cuando se quiere tener el máximo
detalle:”
Cantidades pondérales o de medidas.
Explicación de cada partida.
Valores unitarios o precios.
Cuenta de cada partida, resultante del producto de las cantidades
pondérales por los precios aplicados.
Total para cada agrupación de las establecidas que darán origen a las
cuentas.
Totales por concepto generales y por activo y pasivo generalmente se
simplifica presentando las colum nas del ejemplo numérico.
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Este documento consta de tres partes:
Encabezamiento: se inicia escribiendo el nombre de la empresa, el lugar
y fecha en que se formula. Es costumbre numerar correlativamente los
inventarios que se van estableciendo.
Ejemplo: inventario Numero 6., de la empresa “ Inmobiliaria Acero, Sociedad
Anónima “, con domicilio en Villanueva, calle sorolla 963, al 31 de Diciembre
de 1.9...
Cuerpo dividido en activo y pasivo: después del encabezamiento se va
inscribiendo el activo colocando primero este titulo de grupos, subgrupos y
cuentas, luego, en igual forma el pasivo.
Certificación: Por disposición legal, en prueba de conformidad y
autenticidad, el inventario ha de estar firmado por el titular de la empresa, si
es individual, o por quien abstente la firma social, se trata de una sociedad,
responsabilizándose con su contenido.
En base a la teoría expuesta la presentación del inventario no es mas que
un documento que requiere de ciertos parámetros , el cual deberá contener
toda la información relacionada con la empresa y con el activo detallado para
su correcta presentación.
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2.2.5.- ROTACIÓN DE LOS INVENTARIOS
Cárdenas (1996, P.100), señala “...el conocimiento de la rotación de
inventario es vital para la determinación de los niveles máximos y mínimos de
existencia, en la adquisición de materiales y en la producción de artículos
terminados”.
De igual forma dice que “el limite de seguridad mínimo, es la cantidad de
artículos por debajo de la cual se considera que no debe en ningún momento
permitirse que descienda en inventarios, para no interferir la entrega de
pedidos.
El objetivo principal del cálculo de rotación del inventario, es lograr la
relación ideal entre las ventas anuales y el inventario real, en un momento
determinado de significación.
2.2.6.- SISTEMA
De acuerdo con Stoner (1996, P.245), “cuando se habla de sistemas se
refiere a cualquier cosa que puede estar compuesta por parte o elementos
que se relacionan o interactúan entre si, para el logro de uno o mas objetivos
previamente establecidos por la organización”.
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Siguiendo con el mismo autor define el sistema como un termino que “sirve
para un gran numero de cosas, objetos métodos o grupos”. Un grupo
ordenado de hechos principios, doctrinas, creencias y tradiciones.
Por otro lado Chiavenato (1989, P.115), establece que un “sistema se
refiere a un conjunto de elementos interdependientes, en un grupo de
unidades combinadas que forman un todo organizado” y cuyo resultado es
mayor que el resultado que las unidades podrán tener si funcionaran
independientemente”.
En resumen general se puede decir que un sistema es la unión de varios
programas con el objeto de ejecutar operaciones y obtener un resultado
especifico a un problema previamente definido, se denomina sistema.
2.2.6.1.- COMPONENTES DEL SISTEMA
Para Uribe (1993, P.20), “toda organización es un sistema, a cada
componente de un sistema se le denomina subsistema, y ésta por mas
grande o pequeña que sea, está compuesta de cinco subsistemas:
El Subsistema de producción o transformación: Está encargado de
efectuar aquellos procesos que cambian los insumos en productos.
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El Subsistema de apoyo: tiene como función el manejo de las
transformaciones o intercambios de negociación (compra, ventas, finanzas)
con otras organizaciones.
El subsistema de personal: tiene como responsabilidad el manejo de las
personas que componen la organización.
El Subsistema de adaptación: Es aquel que innova o planea.
El Subsistema Gerencial: Es realizado con la coordinación de todos los
anteriores”.
Estos componentes permiten llevar a cabo cada una de las actividades
dentro de la organización, para el proceso de control de inventario y
almacenamiento, es importante que para su ejecución se vean involucrados
varios de los componentes anteriormente descritos.
2.2.7.- SISTEMA DE INVENTARIO
Para Catacora (1998, P.32). “el sistema de inventario debe permitir
controlar todos los materiales, productos, repuestos y suministros que
mantiene y maneja una empresa. Un sistema de inventario conceptualmente
maneja dos tipos de movimientos: entradas y salidas, para cada movimientos
podemos identificar las siguientes operaciones:
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ENTRADAS:
Compras de materias primas
Transferencia de productos entre almacenes
Termino de fabricación de productos
Devoluciones de productos
SALIDAS:
Facturación o venta de productos
Transferencia de productos entre almacenes
Destrucción de productos o incineración
Consumos internos para la empresa
Dentro del diseño conceptual o esquema de funcionamiento, cada una de
las operaciones antes enumeradas, son llevadas a cabo mediante la
implantación de las siguientes funciones previamente definidas:
Registro de productos y definición de grupos de productos
Definición de almacenes y localidades
Ingresos de costos de factura y otros costos asociados al inventario
Controles sobre el movimientos de mercancías entre distintos almacenes
Controles sobre las devoluciones”
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Álvarez y Gutiérrez (2000, P.94), “las empresas comerciales y
manufactureras se caracterizan por poseer actividades de compra y venta de
mercancía (comerciales) y producción y ventas de artículos terminados
(manufactureras). Estas entidades hacen uso de los inventarios de
mercancías. Los inventarios están formados por todos los bienes que
adquiere una empresa comercializadora en los que se deben incorporar
todos los costos relacionados con la compra o adquisición de dichos bienes.
Las empresas manufactureras utilizan el inventario de productos terminados,
para contabilizar todos los costos de los bienes que se producen.
La contabilidad hace uso de una serie de sistemas de inventarios,
denominado como un conjunto de metodologías que se utilizan para
controlar las entradas y salidas de mercancías y determinar el costo de la
mercancía adquirida y vendida en cada ejercicio contable”.
Las investigadoras consideran que un sistema de inventario es la mejor
manera de controlar las entradas y salidas de las mercancías, materiales y/o
suministros que posee la empresa.
2.2.7.1.- PROCESOS EN EL MANEJO DE INVENTARIO
Analizando el proceso de inventario, Patón (1996, P.402), señala que el
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mismo presenta las siguientes fases:
Recepción.
El procedimiento que sigue y las formas que se emplean en el recibo de
mercancías y materiales, varían considerablemente según las características
del depósito o almacén o de la planta de que se trate. Sin embrago, alguna
de esas características son de tipo general en establecimientos de
importancia. Todas las mercancías y los materiales que se reciben se
contaran en el departamento de recepción ( que puede ser simplemente una
sección separada del departamento de almacén). En esa sección o
departamento se lleva un ingreso cronológico en forma de libro o registro de
entradas.
El mismo autor sostiene que el departamento de recepción formula un
volante de notificación (informe de materiales recibidos) por cada envío,
debiendo enviarse una copia del mismo al departamento de contabilidad y
otra al jefe de almacenes. En algunos casos se va una hoja de informe diario
que ampara los materiales recibidos, en lugar (o como complemento) de los
volantes individuales. Debe llevarse a cabo una inspección completa, y el
resultado de esa inspección se hará constar en el informe del departamento
de recepción.
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Así, expone que después de verificar las mercancías en el salón de
recibo, y antes de que se coloque como reserva o en el espacio receptivo del
almacén, todas las mercancías que se vayan a vender al detalle deberá
enviarse al local donde se marca, para colocarle el precio de venta que halla
acordado el empleado autorizado por ellos.
Paton (1996, P. 403), sostiene que al momento de recibir la factura, se
envía a la sala de recibo, donde se confronta con el pedido de compra y se le
da un número de recibo. Después se remite a la sección de cuentas por
pagar. En ésta sección se confronta con la nota del pedido que ya debe
haberse recibido, y se le coloca una “boleta” (impreso que tiene por objeto
estandarizar el procedimiento de verificación y comparación). Enseguida la
factura se anota en el registro de facturas, y se le da un número progresivo.
Después se envía al departamento que pidió la mercancía, en donde se
confronta con las mercancías recibidas ( o con un informe de recesión), y se
marca con el precio de detalle. El empleado del departamento toma nota de
la factura en los registros de existencias y también al reverso de la copia del
pedido de compra que corresponde al departamento.
Después de quedar anotada en el registro detallado del departamento o
del almacén, la factura regresa al departamento de contabilidad, donde se
hace su respectivo registro.
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Almacenamiento.
En las empresas en que las funciones de recepción y almacenaje se
llevan a cabo por separado, después que los materiales llegan al de
almacenes. El Jefe de almacén se hace cargo de ello y acusa recibo en una
copia del volante de notificación expedido por el departamento, de recibo o
en alguna otra forma especial. Es conveniente hacer una inspección y una
confrontación independiente, en ese momento. De todos modos, el jefe de
almacén debe asegurarse de que sus registros están de acuerdo con los
materiales que efectivamente entran en su almacén. En casos de
emergencia y otras circunstancias especiales, puede ocurrir que los
materiales no pasen efectivamente por los almacenes, pero aún en éstos
casos es conveniente pasar los costos por las cuentas de materiales.
Plantea Patón (1993, P.405), que en un sistema de mejoras de almacén,
se registran con exactitud las cantidades existentes. En las fábricas, lo
normal es una tarjeta u hoja por separado para cada clase de materiales, y
frecuentemente el número de esas tarjetas llega a varias miles. En el caso de
almacenes diversos o irregulares, es pertinente, por lo general, en vez de
tarjetas separadas para cada artículo, el uso de un registro en el que cada
remesa o lote se anota en una línea.
Manifiesta que es esencial aunar al procedimiento una verificación
frecuente. Se sugiere que siempre que llegue el momento de hacer pedidos
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se verifiquen los saldos en existencia por medio del recuento físico, ya que,
siguiendo éste plan, se tendrán que contar pocas unidades,
comparativamente y, por lo tanto, las existencias que tienen movimiento
rápido que son las mas difíciles de controlar se podrán verificar con mayor
frecuencia.
Entregas.
La regla fundamental de las entregas establece que ninguna
mercancía puede salir del almacén, y que tampoco puede sacarse de los
almacenes materiales o accesorios, sino en cumplimiento de una requisición
o nota de pedido debidamente autorizada, para proceder a entregar el
material comprado al usuario. El empleado encargado de los almacenes
retiene una copia de la requisición firmada por la persona que recibe los
materiales, hasta que se halla hecho la anotación correspondiente.
Posteriormente, se envían las requisiciones diariamente al departamento de
control de almacenes o materiales; si ésta función no la desempeña el Jefe
del almacén, lo que constituye la base de los asientos de los mayores de
almacenes.
Finalmente, en referencia al informe de recepción, cuando se describen
los artículos ordenados, el departamento de recepción los desempaca y los
cuenta. Se revisan los artículos para tener la seguridad de que no estén
CAPITULO II
40
dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la
lista de empaque. Se efectúa un informe de recepción, el original lo guarda el
departamento de recepción. Las copias se envían al departamento de
compras (para indicar que el pedido fue recibido) y al departamento de
cuentas por pagar (para confrontar con la orden de compra y la factura del
proveedor). Si todo está en regla se autoriza al pago. Las copias se envían al
departamento de contabilidad, y al empleado del almacén que inicio la
requisición de compra (para dar aviso que los artículos han llegado) Además
se adjunta una copia a los materiales que van al almacén.
Salida de Materiales.
La persona encargada del almacén es responsable del adecuado
almacenamiento, protección y salida de todos los materiales bajo su
custodia. La salida debe ser autorizada por medio de un formato de
requisición de materiales, preparado por el gerente de producción o por el
supervisor del departamento. Cada formato de requisición de materiales
indica el número de la orden o el departamento que solicita los artículos, la
cantidad, la descripción, el costo unitario y el costo total de los artículos
despachados.
Coincidiendo con lo mencionado, Matalobos (1999, P.211) define el
proceso de inventario en función de un serie de actividades que abarca en el
CAPITULO II
41
primer término los documentos de recepción de materiales. Asevera que al
recibirse físicamente un material debe cumplirse el siguiente proceso: El
material es descargado y almacenado temporalmente en un zona especial,
separada de la zona principal de almacenamiento. Se debe firmar “recibido”
en la nota de entrega o documento equivalente utilizado por el proveedor y
especificar que la recepción definitiva del material estará sujeta al resultado
del control de calidad al que será sometido el material y/o de la aprobación
técnica del mismo. En un período que no debería superar los tres días
hábi les, se debe realizar la inspección del material, que puede ser, según el
tipo, meramente un conteo físico o un control de calidad.
El mismo autor señala que cumplida la recepción física y satisfecho el
control de calidad, debe llenarse un formato de materiales recibidos, en el
cual se indica, la fecha de la recepción al inventario, el código y/o nombre del
proveedor, el número de referencia de la orden de compra (u otro
documento) que ocasionó la entrega.
Para cada uno de los artículos recibidos se debe indicar: el código y
descripción del material, la cantidad recibida y la cantidad aceptada por
control de calidad (si ésta es inferior a la recibida, el proveedor está en la
obligación de reponer la diferencia, pero la demora puede afectar el nivel de
existencia y debe tomarse en cuenta para la gestión).
CAPITULO II
42
Por último, señala Matalobos (1999, P.212), que se incluirán las firmas y
nombres de los responsables que se consideren necesarios.
En base a lo anterior planteado, se evidencia que el proceso de inventario
lleva implícito un conjunto de procedimientos, lo que implica la necesidad de
analizar las actividades de manera exhaustiva. Para efectos de éste trabajo
se consideran todos los planteamientos señalados, los cuales coinciden en
sus apreciaciones generales, a fin de diseñar un Sistema de Control Interno
de inventario que incluya las fases idóneas para la Dirección de Servicios
Públicos de la Alcaldía de Maracaibo.
2.2.8.- PRINCIPALES SISTEMAS DE REGISTROS DE INVENTARIO
Horngren & Harrison (1991,P.384), definen en su libro “dos tipos de
inventarios:
Sistema de inventario periódico; En el sistema de inventarios periódicos la
empresa no mantiene un registro continuo de la mercancías en existencia, al
finalizar el período el negocio hace un conteo físico de los inventarios en
existencia y aplica los costos unitarios apropiados para determinar el costo
del inventario en existencia y aplica los costos unitarios apropiados para
determinar el costo del inventario final. La empresa hace los asientos
CAPITULO II
43
estándares de inventario de fin de período. A éste sistema también se le
llama inventario físico real de los inventarios. El sistema periódico se usa
para contabilizar partidas del inventario que tengan un bajo costo unitario.
Sistema de inventario perpetuo: En el Sistema de inventario perpetuo la
empresa mantiene un registro continuo de cada artículo del inventario. Los
registros perpetuos son útiles para preparar estados financieros mensuales,
trimestrales u otros estados intermedios. El sistema perpetuo proporciona un
grado de control más alto que el sistema periódico debido a que la
información del inventario siempre está actualizada”.
Por otro lado, Álvarez, Gutiérrez, (2000, P.94), lo clasifican de la siguiente
manera:
El sistema de inventario periódico
El sistema de inventario permanente, perpetuo o continuo
El sistema de inventario periódico
Metodología que práctica un conteo físico de las mercancías al cierre de
las operaciones. Su característica principal es que el costo de la mercancía
adquirida se encuentra distribuido en varias cuentas, o simplemente cada
vez que se adquiere mercancía se utilizan las siguientes cuentas: compras,
fletes sobre compras, seguros de mercancía compradas, gastos de
CAPITULO II
44
importación de mercancías, acarreos en compras, descuentos en compras,
entre otros. Luego, al cierre de las operaciones, se práctica un arqueo de las
mercancías existentes para contabilizarlas en el inventario final, el cual será
para el próximo año el inventario inicial.
En este sistema de contabilidad, la cuenta inventario de mercancía
permanece sin movimiento alguno durante todo el año, sólo al cierre de las
operaciones se procede a cerrar el inventario inicial para contabilizar la
mercancía no vendida en el inventario final.
El costo de venta se determina una vez al año, de allí el nombre de
sistema periódico, calculando dicho costo de la siguiente manera:
Costo de venta = inventario inicial + compras netas del año – inventario final.”
Sistema de inventario permanente, perpetuo o continuo
Se define como un sistema que valora permanentemente dos cuentas:
Inventario
Costo de venta
“Para que esto suceda, cuando se adquieren mercancías se afecta la
cuenta inventario de mercancías, es decir; no se utilizan las cuentas
CAPITULO II
45
compras, fletes en compras, gastos de importación de mercancías, y las
demás cuentas de compras. Luego, cuando se efectué una ventas, se
realizan dos registros, el primero por la venta realizada y el segundo para
registrar el costo de la mercancía vendida”.
En este sistema de inventarios el costo de la mercancía adquirida se
encuentra contabilizada en una sola cuenta, el inventario de mercancías. A
diferencia del sistema de inventario periódico en donde el costo de la
mercancía adquirida se encuentra contabilizado en varias cuentas.
Como complemento se puede decir que el sistema de inventario periódico
practica un conteo físico de la mercancía al cierre de las operaciones y con el
sistema de inventario perpetuo, el negocio mantiene un registro al día de los
inventarios disponibles, tanto en las adquisiciones como en las ventas de
mercancías.
2.2.9.- DIFERENCIAS ENTRE EL SISTEMA PERIODICO Y EL SISTEMA
PERPETUO
De acuerdo con Álvarez y Gutiérrez (2000, P.95), “la diferencia se basa
en los siguientes aspectos: el Sistema Periódico no mantiene registro al día
del inventario de las mercancías compradas y vendidas; y el inventario se
CAPITULO II
46
contabiliza por lo menos una vez al año. Y por el contrario el Sistema
perpetuo mantiene un registro al día de todas las mercancías compradas y
vendidas; y el inventario se contabiliza durante todo el año”.
A nuestro criterio para cada una de las diferencias de los sistemas
tiene gran importancia al momento de aplicarlo a la empresa, puesto que se
escogerá el que más se adapte a las necesidades de la misma.
2.2.10.- SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Según Plaza & Janés Editores S.A, (1999, P.242), “La introducción de
mejoras en el sistema de control interno de una empresa facilita las tareas de
control de las operaciones, al poner en manos de los directivos nuevos
elementos de verificación para comprobar la eficiencia y la contabilidad de su
gestión”.
Por otro lado, Cepeda (1997, P.4), lo define como “el conjunto de planes,
métodos y procedimientos adaptados por una organización, con el fin de
asegurar que los activos están debidamente protegidos, que los registros
contables son fidedignos y que las actividades de la entidad se desarrollan
eficazmente de acuerdo a las políticas trazadas por la gerencia, en atención
a las metas y los objetivos previstos”.
CAPITULO II
47
Complementando la información antes mencionada el sistema de control
interno no es mas que diseñar estrategias, métodos o guías para facilitar el
trabajo en la organización con la finalidad de la protección de los activos y la
fiabilidad de los registros contables, con el propósito del logro de las metas
de la organización.
2.2.11.- ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
La estructura del control interno de una entidad consiste en las políticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable
para poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Dicha estructura la
conforman los siguientes componentes:
Ambiente de Control. Representa la combinación de factores que afectan
las políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus
controles: Estos factores son los siguientes:
Organización Estructural. La organización de una empresa debe estar
reflejada en un organigrama funcional de la misma, definiéndose en cada
línea las responsabilidades de cada autoridad, canales de comunicación y
los diferentes niveles de jerarquía. Para ello es necesario tomar en
consideración los siguientes elementos:
CAPITULO II
48
DIRECCIÓN. Éste elemento debe existir en toda empresa, desde las grandes
hasta las pequeñas, debido a que las dirijan y asuman la responsabilidad de
las políticas y dec isiones tomadas al ejecutarla.
COORDINACIÓN. Persigue el objetivo de establecer una relación armónica y
sincronizada entre los diferentes centros de actividades para evitar la
duplicidad de funciones o la imposibilidad de realizar un determinado paso,
debido a que el anterior no ha sido cumplido.
DIVISIÓN DE DEPARTAMENTOS Y SUS RESPONSABILIDADES. La
organización se estructura en departamentos. En cada uno de ellos se debe
definir, de forma clara y precisa, las funciones y tareas a realizar por el
personal , así como sus correspondientes responsabilidades. Los
nombramientos de personal para cada actividad y la jerarquía que se les
concede, debe ser comunicada con claridad, así se logrará que toda
transacción sea previamente autorizada por el funcionario designado.
DIVISIÓN DE FUNCIONES. La división de funciones y responsabilidades es
de gran importancia para los distintos departamentos, secciones y personal
de la empresa. Ésta gira en torno a la previsión de que no debe permitirse
que una sola persona tenga a su cargo la totalidad del proceso en la
realización de una transacción comercial. Para ello debe lograrse que cada
operación pase por varias personas diferentes, cuyas funciones no tengan
CAPITULO II
49
relación entre sí. Con ello se logra que los funcionarios que realizan la
transacción no puedan intervenir en el registro, ejecución y autorización de la
misma, así tengan la custodia y protección del bien involucrado. El objetivo
de ésta segregación es reducir el riesgo de errores y asegurar que no se
produzcan situaciones de fraude. Así pues existirá una adecuada separación
de competencias para cada transacción en cuanto a su:
- Autorización y ejecución
- Custodia de los activos involucrados en la transacción
- Evidencia documental y registro contable.
Es recomendable que todas éstas responsabilidades, junto con el límite de
autoridad de las mismas. Estén definidas por escrito.
El Factor Humano. Entre las garantías básicas para que el control interno
sea efectivo y cumpla su finalidad está la presencia de un personal
responsable, eficiente, motivado y capacitado, ya que es en él donde se
apoya la estructura funcional y organizativa de la empresa. Los aspectos que
contribuyen a que el personal constituya un medio adecuando en la
estructura organizativa son:
CAPITULO II
50
à Selección adecuada del personal siguiendo para ello bases definidas
según el puesto de trabajo.
à Remuneraciones objetivas acorde con la capacidad de la persona y su
responsabilidad en el puesto.
à Posibilidades de promoción en la organización en cuanto a puesto y
responsabilidades.
à Entorno de trabajo apropiado, seguridad en el mismo y horarios
racionalmente definidos.
2.2.12.- SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIO
Álvarez (1991, P.8), indica que “para implementar un sistema de control
interno de inventario pueden observarse diferentes orientaciones así como
mecanismos manuales, recursos computarizados, o simplemente, mediante
una combinación de ambos. Hoy en día muchos sistemas de control de
inventario son computarizados, exceptuándose aquellos que tiene un número
pequeño de artículos poco costosos, independientemente de su sistema de
control es o no es computarizado, deberán ejecutarse las siguientes
funciones:
COSTO DE TRANSACCIONES.- Todo sistema de control de inventario
requiere un método de registro de las operaciones, que debe dar apoyo tanto
CAPITULO II
51
a las necesidades contables de la organización como a la función de
administración del inventario.
Algunos de estos requieren que se mantengan registros perpetuos en los
que se apunten todas las entradas y salidas del almacén.
En otros casos, bastará con un conteo periódico del inventario
cualquiera que sea el método exacto que se use todo sistema de control de
inventario requiere un subsistema de transacciones adecuados.
REGLAS DE DECISIÓN DE INVENTARIO.- Un sistema de control de
inventario debe incorporar reglas de decisión con el fin determinar cuando y
cuanto ordenar.
Cualesquiera que sean las reglas que se usen, el sistema debe poder
generar en forma automática las ordenes de compra, tomando como base
las reglas de decisión que están tomando.
NOTIFICACIÓN DE EXCEPCIONES.- Cuando las reglas de decisión del
inventario son incorporar automáticamente en su sistema deben notificarse
las excepciones a la administración.
Estas excepciones pueden incluir aquellas situaciones en las que el
pronóstico no se está apegando a la demanda, cuando se ha generado una
CAPITULO II
52
orden de compra de gran tamaño, los faltantes han alcanzado un nivel
excesivo, entre otros. El pronóstico del Sistema de notificación de
excepciones es poder alertar a la administración sobre posibles cambios
suposiciones.
PRONOSTICO.- Las decisiones en inventarios deben basarse en
pronósticos de la demanda y no nada más en la intuición del departamento
de mercadotecnia y del gerente de inventario. Se debe incorporar una
técnica cuantitativa dentro del sistema. Además, el juicio subjetivo debe
desempeñar un papel importante en la preparación de pronósticos
cuantitativos en caso de que ocurran eventos poco palpables.
INFORMES A LA ADMINISTRACIÓN.- Un sistema de control de
inventarios debe generar informes para la alta administración, así como a los
gerentes involucrados con los inventarios. Estos deben medir el
funcionamiento global del inventario y ayudar en la formación de políticas
generales para los mismos.
Tales informes deben incluir el nivel de servicios que se proporcionen, los
costos de operaciones del inventario y los niveles de inversión comparados
con los de otros períodos.
CAPITULO II
53
Como puede verse, un buen sistema de control de inventario debe ser
una ayuda para la toma de decisiones de la administración a la vez que un
instrumento para controlar los niveles de inventario.
2.2.13.- ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO
Horngren & Harrison (1991, P.387). Plantean que el control interno
sobre los inventarios es importante, porque las mercancías son el alma de
una organización. Entre los elementos de un buen control interno sobre los
inventario se incluye:
Contar los inventarios físicamente por lo menos una vez cada año
cualquiera que sea el sistema que se use, el conteo físico sobre los
inventarios es necesario porque la única forma de estar seguros de la
cantidad de mercancías en existencia es contándolas.
Mantener procedimientos efic ientes de compras, recepción y embarques.
Almacenar los inventarios para protegerlos de robos, daños y deterioro.
Limitar la entrada a los inventarios a personal que tenga acceso a los
registros contables, el mantener alejados de los registros contables a
quienes manejan los inventarios es un separación de tareas fundamental.
CAPITULO II
54
Mantener registros de inventarios permanentes para mercancías con alto
costo unitario.
Comprar inventarios en cantidades económicas.
Mantener en existencia el inventario suficiente para evitar situaciones de
falta de productos, que conducen a la pérdida de ventas.
No mantener almacenado un inventario demasiado grande, evitando de
ésta forma el gasto de inmovilizar el dinero y artículos que no se necesitan.
2.2.14.- PROCESOS
Catacora (1998, P.239), los procesos “son actividades que originan,
cambian o transforman la información, los controles sirven para verificar la
exactitud de un proceso; los procesos se diferencian de los controles porque
los primeros no nos dejan evidencia de que se han ejecutado
correctamente”.
Por otro lado Melinkoff (1986, P.20), establece que “los procesos son
considerados como pasos sincronizados en forma organizada, que guardan
relación directa con la ejecución dinámica de las tareas”.
CAPITULO II
55
En conclusión los procesos son lineamientos operativos diseñadas e
implementados para el bienestar práctico del personal, determinados
estratégicamente por directivos y operadores, para el desarrollo general de
la organización con el fin de ejecutar las actividades armónicas y
equilibrantes esperando obtener los resultados de los objetivos planificados,
constituyéndose en un elemento del sistema.
2.2.15.- POLÍTICAS
Según Kohler. (1997, P.415), define las políticas como “las decisiones
procedentes del consejo de directores, del comité ejecutivo del consejo, o del
presidente u otros funcionarios principales; o bien podrá referirse a los
principios generales para la conducción del negocio basándose en políticas
de menor importancia, algunas veces decisiones de la gerencia y practicas
administrativas que se proyectan y colocan en canales de control sobre las
operaciones diarias”.
Al respecto Zamora (1998, P.298), define las políticas como “el trazo o el
arte para conducir y resolver un asunto, consistente en la aplicación de los
medios adecuados moralmente, solo los lícitos; pero que la necesidad o falta
de escrúpulos no siempre observan para obtener el fin decidido”.
CAPITULO II
56
Para efectos de ésta investigación las políticas son aquellas directrices
establecidas por la empresa u organización que permite la conducción eficaz
del negocio, aplicando los medios adecuados moralmente para la
consecución de los objetivos.
2.2.16.- NORMA
Al criterio de Kohler. (1997, P.383), Una norma es establecida por la costumbre, de común acuerdo, o por
cuerpos científicos, profesionales o gubernamentales; una acción administrativa o legal, después de amplias observaciones, experimentación, trabajos de investigación, pruebas o planeamientos, frecuentemente un compromiso, una norma se queda corta del ideal y su dirección podrá ser limitada; su objeto es servir como base práctica para la institución de procedimientos que aseguren la conformidad de parte de un grupo o grupos de personas, dentro del campo de condiciones tecnológicas, institucionales u otras limitantes en que operan y proporcionan un criterio y un medio de control sobre las actividades futuras, cuando va acompañado de inspección, informes, publicidad y otros medios al nivel que su cumplimiento puede hacerse más efectivo.
Según Terry y Franklin (1989, P.504), las normas “son básicas para las
tareas de control y evaluación de las actividades, bien sea reconocidas por
su constante y acostumbrada aplicación por su asignación por autoridades
de la organización , las normas persiguen reglamentar las acciones y las
personas que las ejecutan habilitando la ventaja formal de la comparación
funcional entre tipos similares”.
CAPITULO II
57
Pumpim y Garcia (1993, P.152), entienden por “normas administrativas a
las reglas, patrones o condiciones, impuestas por una dirección estratégica
que persigue canalizar las acciones de los empleados según los lineamientos
trazados en la etapa de planificación. El origen de estas reglamentaciones
funcionales es el criterio de la ejecución integrada de los esfuerzos del
capital humano de la organización, que facilitan la evaluación de una
actividad, con el fin de establecer uniformidad, orden y regularizar los
sistemas para el logro de sus objetivos”.
En líneas generales se puede definir normas como guías de acción
especificas dirigidas a la aplicación de políticas, al aprovechamiento
adecuado y optimización económica de las operaciones de determinadas
áreas de la organización.
2.2.17.- FLUJOGRAMA
Catacora (1998, P.78), “es una herramienta y técnica para la
representación de los procedimientos en forma gráfica”.
Según Redondo (1994, P.6), el flujograma “es un paso muy importante
para la realización de un buen control interno siguiendo los pasos a
continuación:
CAPITULO II
58
Los pedidos de los clientes precisan la aprobación del crédito y
condiciones antes de su aceptación.
Se facilitan e identifican inmediatamente los importes incobrables.
Se facturan los servicios prestados o los artículos remitidos.
Las facturas serán redactadas por el importe correcto.
Los ingresos se anotarán correctamente en cuanto a: cuenta, cantidad y
precio.
Los cobros se registraran correctamente en cuanto a cuenta, cantidad,
precio y se ingresan.
Los c obros se aplicarán debidamente a los saldos de los clientes.”
Vale destacar que los flujogramas son mecanismos para representar
gráficamente los distintos procesos que se pueden realizar en las distintas
áreas de la empresa, según sea la actividad a desarrollar.
2.2.18.- TIPOS DE FLUJOGRAMAS
Catacora (1998, P.78), clasifica los flujogramas en tres tipos:
FLUJOGRAMAS SECUENCIALES: se caracterizan porque los mismos no
separan las personas y/o departamentos que llevan a cabo las tareas, de tal
CAPITULO II
59
forma que el flujo de la información es presentado en forma totalmente
secuencial de izquierda hacia la derecha.
FLUJOGRAMAS COLUMNARES: son los mas utilizados en las empresas
y se diferencian de los secuenciales en la separación que se realiza en cada
una de las tareas y responsabilidades de personas y/o departamentos dentro
de un procedimiento. La simbología utilizada para este, es igual que la
simbología básica.
FLUJOGRAMAS ANALITICOS: son los que se caracterizan por poseer
una columna adicional para comentarios o sencillamente, con llamados en el
cuerpo del flujograma se realizan observaciones en una hoja adicional
respecto a cualquier aspecto que se desee destacar.
En la presente investigación se utilizará el flujograma columnar debido a
que es el que permite separar las tareas y responsabilidades, de acuerdo a
la persona o departamento que desarrollará el sistema de control de
inventario
2.2.19.- CONTROL:
Kohler. (1997, P.122), define el control como un “proceso por medio del
cual las actividades de una organización quedan ajustadas a un plan
preconcebido de acción y el plan se ajusta a las actividades de la
CAPITULO II
60
organización. El concepto de control comprende los elementos que se
detallan a continuación:
La finalidad básica; la necesidad, la directriz o estatuto y la autoridad y
capacidad para su ejercicio.
Un entendimiento común de propósitos y conservación de las metas que
se persiguen.
Un plan de organización y de acción.
Las unidades de organización, cada uno con autoridad delegada y
limitada.
La evidencia de la función de responsabilidades en el servicio de la
autoridad antes mencionada
La identificación de las actividades a llevarse a cabo dentro de cada
unidad de la organización.
Las políticas que rigen la operación y el control interno incluyendo la
auditoria interna y la información.
Los estándares de realización y los estándares de comprobación.
Las posiciones para una adecuada visualización de parte de las
autoridades superiores a través, de la información comparativa razonada y
CAPITULO II
61
las observaciones directas, seguidas de juicios que conduzcan a la acción de
los cambios propuestos en los planes, alcances y procedimientos.
Las investigaciones profesionales periódicas de los objetivos de la
organización; de los logros reflejados en sus actividades, la valuación o
tasación de la calidad y aceptación de sus productos finales y la relevancia
del plan de operación y sus rendimientos actuales, junto con las sugerencias
para su mejoramiento, simplificación o posible el iminación”.
Luque (1996, P.32 - 33), “el control tiene como meta verificar el
cumplimiento de lo programado. Tiende a establecer la sinceridad de las
cifras contenidas en los estados financieros y comprobar que los
procedimientos seguidos corresponden a los preestablecidos”.
Efectivamente el control es un elemento del sistema de control de
inventario que permite regular coordinadamente las operaciones que se
realizan en las organizaciones de acuerdo con las políticas trazadas por la
directiva de la empresa.
2.2.20.- CONTROL INTERNO
Horngren & Harrison (1991, P. Glosario G-3), el control interno es el
plan organizacional y medidas relacionadas con el adoptadas por una
CAPITULO II
62
entidad para proteger los activos , asegurar registros contables exactos y
confiables, fomentar la eficiencia operacional y estimular el cumplimiento de
las políticas de la compañía.
El mismo autor afirma que es el plan organizacional y todas las medidas
correspondientes adoptadas por una entidad para:
Proteger los activos
Asegurar registros contables exactos y confiables
Fomentar la eficiencia operacional
Estimular el cumplimiento de las políticas de la compañía
Los controles internos incluyen controles administrativos y controles
contables.
Según Cook (1998, P.207), el control interno “esta integrado por un plan
de organización, que le permite a las empresas asignar los deberes y
responsabilidades a cada una de sus unidades, diseñar sus cuentas e
informes, así como los estándares o medidas que garantizan proteger sus
activos, lograr que sus informes operativos y contables sean confiables a fin
de tener una base exacta para la toma de decisiones logrando la eficiencia
operacional, medir su cumplimiento, difundir las políticas organizacionales y
de esta manera cubrir las necesidades de las empresas”.
CAPITULO II
63
Así mismo Kohler. (1997, P.127), lo define como “la metodología general
con la cual se lleva a cabo la administración, dentro de una organización
dada, igualmente cualquiera de los numerosos medios para supervisar y
dirigir la operación u operaciones en general de una empresa”.
En síntesis, se define el control interno como la reunión de todos los
elementos que conforman la organización debido a que este es la base sobre
la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de la
fortaleza del control interno nos indicara existe una seguridad razonable de
las operaciones reflejadas en los estados financieros.
2.2.21.- CONTROL INTERNO SOBRE LOS INVENTARIOS
Confirmando los planteamientos de Terry y Franklin (1989, P.581),
quienes sostienen que en el control de inventario “ es esencial lograr los
registros de los productos a través de algún método físico” como puede ser
un reporte computarizado.
Sostiene Gitman (1982) , identificar los productos disponibles y requeridos
en el inventario, lo cual minimizan las posibilidades de asegurar la
disponibilidad de los artículos cuando se les demande.
CAPITULO II
64
Al respecto Harding (1988 P.213), agrega que dentro de los objetivos para
tener un eficaz y eficiente control de inventario, se pueden mencionar:
minimizar la inversión en el inventario, minimizar los costos de
almacenamiento, minimizar las perdidas por daños, obsolescencia y por
artículos perecederos, mantener un inventario suficiente para que la
producción no carezca de materias primas, partes y suministros, mantener
un transporte eficiente de los inventarios, incluyendo las funciones de
despacho y recibo.
El conteo físico anual de los inventarios es necesario porque la única
forma de estar seguros de la cantidad de mercancías en existencia es
contarlas. Ni los mejores sistemas de contabilidad se producen errores y se
necesita el conteo para establecer el valor correcto del inventario. El
mantener alejados de los registros contables a quienes manejan los
inventarios es una separación de tareas fundamental, puesto que un
empleado que tenga acceso a los inventarios y a los registros contables
puede robar mercancías y hacer un asiento para esconder el robo.
En conclusión se puede decir que la manera más efectiva y eficiente de
controlar los inventarios es realizando un conteo físico de las existencias en
el deposito, diseñar estrategias para minimizar la pérdida, robo o deterioro
del inventario, controlar las entradas y salidas, utilizando sólo lo necesario,
es decir, no mantener almacenado un cantidad de mercancía que no se
CAPITULO II
65
necesita y así se ahorra el gasto y la movilización de dicha mercancía, otra
manera de controlar es restringir el acceso a el personal que no este
relacionado con ese departamento o actividad.
2.2.22.- CONTROLES SOBRE LA EXISTENCIA FÍSICA
Catacora (1998, P.243), manifiesta que “están diseñadas para detectar si
las cantidades o valores mantenidos en custodia coinciden con los registros.
Estos controles incluyen conteos periódicos de inventarios u otros activos,
arqueos de fondos fijos, arqueo de facturación, etc”.
El control sobre la existencia física, no es mas que corroborar que lo que
esta en el deposito coincida con los registros.
2.2.23.- LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO
Según Horngren & Harrison (1991 P.284-285), “la mayor parte de las
medidas de control interno se puede burlar. Los sistemas diseñados para
impedir el fraude de un empleado individual pueden ser superados por dos o
más empleados operando como un equipo –coludidos- para defraudar a la
empresa. Un sistema de control interno que sea demasiado complejo puede
ahogar a los empleados en el papeleo. La eficiencia y el conteo, resultan
CAPITULO II
66
dañados en vez de mejorados. Mientras más complicado sea el sistema es
más el tiempo y el dinero que se necesita para mantenerlo en operación”.
No es fácil realizar un inventario de manera que son muchos los detalles
que se tienen que tomar en cuenta, por esta razón es necesario diseñar
estrategias las cuales pueden ser factibles de utilizar pero a la vez difíciles de
burlar.
2.2.24.- CODIFICACIÓN
Catacora (1998, P.128), “es la elaboración sistemática y organizada que
tiene por cometido de transcribir los datos aportados para la automatización
de las operaciones contables; los sistemas de codificación identifican
mediante el uso de símbolos como letras y/o números, elementos de un
conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos del mismo
conjunto o subconjunto; el funcionamiento efectivo de un sistema contable
seria imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y
codificadas de alguna forma”.
En resumen la codificación es la manera más sencilla de encontrar una
cuenta según el número o letra que se le allá asignado, para agilizar el
trabajo.
CAPITULO II
67
2.2.25.- CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CODIFICACIÓN
Catacora (1998, P. 151) las nombra a continuación:
Precisión del código: debe aceptar una sola codificación correcta para
cada elemento de un conjunto.
Expansibilidad: la estructura del código debe aceptar mayor cantidad de
elementos en caso de necesitarse.
Conciso: no se deben agregar códigos que no tengan relevancia al
momento de identificar un elemento
Significativo: el código debe establecer alguna característica que
identifique los elementos que se están codificando.
Operabilidad: implica que los códigos puedan ser procesados por un
computador, en caso de ser necesario.
2.2.26.- METODOS DE CODIFICACIÓN
Para Catacora (1998, P. 131 a la 137), los métodos de codificación son:
Secuencial: consiste en la asignación consecutiva de un numero a una
lista de elementos a partir de un número predeterminado.
CAPITULO II
68
Ventaja:
Útil en listas cortas
Desventaja:
No se pueden formar los grupos para clasificar los elementos.
Por bloques: representa una derivación del secuencial, ya que bajo este
método los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos
consecutivos que identifiquen alguna característica del elemento a codificar.
Ventaja:
Útil en el procesamiento de listas cortas.
Desventaja:
Pueden presentarse problemas de flexibilidad.
Por grupo: es otra derivación de la secuencial y consiste en la
asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas que
abarcan cada vez un mayor número de posiciones y que sirven para
identificar un grupo de funciones o características homogéneas.
Ventaja:
Facilidad de expresión.
Rapidez en el procesamiento de datos.
Desventaja:
Si no es definida adecuadamente la estructura del código, pueden
presentarse problemas de expansibilidad y confusión en su uso.
Alfabético numérico: se asigna un código alfabético tomando en cuenta
CAPITULO II
69
el nombre del elemento de la lista y una codificación numérica, que tiene en
cuenta las demás características de los elementos de la lista.
Ventaja:
Útil en el procesamiento de listas cortas.
Desventaja:
Pueden presentarse problemas de expansibilidad si la estructura del código
no es adecuadamente definida.
Nemotécnico: efectúa una combinación de números y letras, para
identificar por varias características a cada uno de los elementos.
Ventaja:
Sumamente útil cuando los ítems a manejar son numerosos.
Desventaja:
La codificación de los ítem puede ser engorrosa y compleja.
Con Dígitos de Verificación: consiste en agregar un número o letra a un
secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido y calculado,
por el computador ello para asegurar la validez de los datos que ingresan al
sistema. Nace a raíz de los errores que pueden producirse en el ingreso de
los datos.
Errores más comunes que se pueden presentar en el manejo de
datos:
CAPITULO II
70
Trascripción: el error consiste en escribir un carácter equivocado al
transcribir el código en la posición del carácter correcto.
Transcripción simple o doble: consiste en la inversión de los dígitos
adyacentes.
Error al azar: es una combinación de los dos errores explicados
anteriormente.
Ventaja:
Es absolutamente seguro al validar la información.
Desventaja:
El desconocimiento por mucha gente del área, acerca de la existencia del
método y como aplicarlo porque se tiene poca información sobre el método y
mucha gente desconoce la metodología para crear el algoritmo del digito de
verificación.
De Consonantes: consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la
primera letra de la palabra.
Ventaja.
Facilidad en su aplicación.
Desventaja:
Uso limitado.
Requiere conocimiento del método para que adquiera significado.
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71
Fonético: es un método que codifica los nombres de los elementos de
acuerdo con su sonido; también conocido como “método soundex”.
Ventaja:
Útil para una búsqueda alfabética en la lista.
Desventaja:
Aplicable a situaciones muy especificas
De barras: consiste en la asignación de unas líneas y espacios de
distintos anchos que son impreso a un producto. La aplicación más práctica
evidente esta representada por el control que puede tenerse sobre los
inventarios, lo cual permite fácilmente controlar mejor los activos a través de
la identificación óptica del producto.
2.2.27.- MATERIALES ELÉCTRICOS
Son todos aquellas herramientas cuya utilidad se basa en la electricidad
como los conectores, tomacorrientes, dispositivos, interruptores, es decir
todo aquel material que sea generador de electricidad es denominado
material eléctrico aquel que nos brinda un beneficio, gracias a ese gran
invento que es la electricidad mediante la utilización de las objetos de uso
diario en las empresas, fabricas y el hogar.
CAPITULO II
72
2. 2.28.- FORMULARIOS
Catacora (1998, P.156), define que los formularios son los modelos que
se utilizan para capturar información para el registro, control y/o procesos de
las operaciones de una entidad.
La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios.
Por ejemplo cuando usted efectúa un deposito en un banco, lo primero que
hace es llenar algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción
realizada; una copia del documento le es entregada, luego de ser validada
por el cajero en señal de conformidad.
Se puede decir que los formularios son todos aquellos documentos que
soportan la información, o transacción que se realiza en una empresa,
negocio, etc; puesto que son la única evidencia que se tiene para comprobar
o corroborar la existencia del trabajo que se lleva a cabo, a través de los
formularios escritos; aunque hoy en día estos están siendo reemplazados por
operaciones electrónicas, es decir que estos registros son iniciados,
autorizados y procesados en forma electrónica.
Esto es interesante e importante puesto que reduce el trabajo al mínimo, lo
agiliza y al mismo tiempo se obtiene reducción en los costos.
CAPITULO II
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2.2.29.- IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS
Catacora (1998, P.156 -161), afirma que existen algunas señales que
indican la necesidad de implantar el control de los formularios, y estos son
los siguientes:
Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadora.
Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entiendan.
Omisión de detalles importantes para procesar la información.
Falta de prenumeración.
Formularios con espacios reducidos o inadecuados.
Errores en el llenado de los formularios, debido a una mala explicación de
los campos.
Formularios no codificados.
Poca estética en el diseño de las formas.
Formulario en el cual falta la identificación de la empresa a la cual
corresponde.
Todas estas señales hacen que surja la necesidad de implantar un
adecuado control sobre las formas. Por esto se presenta las principales
CAPITULO II
74
áreas de una empresa y formularos aplicables a cada una de ellas.
AREA DE EFECTIVO: el manejo del efectivo y las transacciones con el
realizadas y todo el proceso que se debe llevar a cabo para su disposición,
requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no
autorizadas. Para controlarlo lo podemos definir en dos tipos de operaciones:
los ingresos de efectivo constituidos por los montos que recibe una
empresa por diferentes conceptos y los egresos de efectivo constituidos por
todos los desembolsos necesarios para la adquisición de bienes o recepción
de s ervicios.
Algunos formularios comúnmente utilizados para registrar los ingreso y
egresos son:
Vales de caja
Recibos de caja chica
Reposición de fondo fijo
Orden de pago
Arqueo de fondos fijos
Planillas de deposito
Avisos de cheque devueltos
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Movimiento diario de caja
AREA DE COMPRAS E INVENTARIOS : la empresa debe poder determinar
las mejores condiciones para efectuar adquisiciones de bienes y servicios.
Los objetivos del sistema de control de formularios de compras e inventarios,
deben ser los siguientes:
Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la
calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere.
Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en
exceso.
Tomar en cuentas los descuentos que se deben aprovechar de los
proveedores.
Los principales formularios para la compra y manejo de inventario son los
siguientes:
Requisición de materias
Ordenes de compras
Entradas al almacén
Salidas del almacén
Tarjetas de inventario
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Notas de entrega de mercancía
AREA DE PERSONAL: esta maneja y controla el personal de la empresa,
sus datos, su ingreso, egreso, evaluación y todas las actividades
relacionadas, los objetivos que debe cumplir esta área son los siguientes:
Recopilar toda la información referente a los datos del personal.
Procesar los ingresos y egresos del personal.
Controlar los desembolsos que se originan por los pago al personal.
Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación y
diseño de carrera profesional.
En el proceso de manejo y control del personal , se pueden identificar los
siguientes tipos de formularios:
Solicitud de empleo
Ficha del trabajador
Recibo de pago
Planificación de vacaciones
Contrato de trabajo
Evaluación del persona
Requisición de personal
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Liquidación de prestaciones
Control de asistencias
Tarjeta de tiempo
AREA DE DISTRIBUCION Y COMERCIALIZACION: esta relacionada con
todos los procesos de ventas, deberán cumplir con los siguientes objetivos:
Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de
ventas
Controlar el proceso de facturación
Efectuar un seguimiento a los pedidos que realizan los clientes
Cumplir con el manejo de las políticas del inventario
Debido a que en este renglón están involucradas cifras importantes por el
manejo de los inventarios, los controles que se plasmen en los formularios
deben hacer énfasis en la custodia y protección de tales activos. A
continuación se nombraran algunos formularios que deberán ser llevados en
esta área:
Nota de entrega de mercancías
Factura
Orden de pedido transferencia entre almacenes
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Cotizaciones
Reporte de vendedores
Arqueo de facturas
2.2.30.- CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS
Catacora (1998, P. 161 - 162), dice que las características mínimas que
debe tener todo formulario son las siguientes:
Sencillez en su diseño.
Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico.
El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la
misma secuencia en la cual se generan los datos.
Un mismo empleado no debe validar dos formularios por razones de
control interno, sean incompatibles.
Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos
departamentos que manejan la información que contiene los mismos.
En la medida posible y tomando en cuenta el concepto costo / beneficio,
se deben establecer formularios prenumerados.
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Los formularios deben poseer espacios para la aprobaciones y/o
autorizaciones.
Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma
que se pueda lograr una identificación o asociación del formato a una
función o área especifica y se indique la ultima fecha de revisión.
2.2.31.- CLASIFICACION DE LOS FORMULARIOS
Explica Catacora (1998, P.162 y 163),que los formularios se clasifican
de la siguiente manera:
De acuerdo con su presentación puede ser:
Formularios Simples : son aquellos documentos que están representados
por una sola forma y que no poseen copias anexas; tales como los depósitos
a una cuenta de ahorro, requiere de una sola hoja y queda evidencia del
deposito en la libreta correspondiente.
Formularios Compuestos : poseen más de una hoja y son elaborados con
base en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o
archivo especial, dentro de este renglón podemos definir los siguientes tipos:
de bloques, talonarios, juego listo o snap out y formas continuas.
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De acuerdo a su uso pueden ser:
Formularios para originar una acción: tiene el objeto de iniciar el proceso o
procedimiento de algún grupo de tareas con cierto objetivo, ejemplo: la
emisión de una requisición de materiales puede dar origen a la emisión de
una orden de compra.
Formularios para registrar una acción: están orientados a guardar
información que puede ser consultada posteriormente. Por esta razón su
llenado correcto es importante desde el principio, dado que cualquier
información omitida puede ser requerida después.
Formularios para informar resultados : son aquellos que son usados para
usar cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados.
De acuerdo a su elaboración pueden ser:
Formularios manuales: son formatos que son llenados en forma totalmente
manual, es decir no interviene el elemento maquina para su confección.
Formularios semimecanizados: se llevan en parte manualmente y en parte,
a través de un elemento maquina como un computador o una maquina de
escribir.
Formularios mecanizados: son aquellos que son elaborados totalmente por
una computadora, tanto los datos del mismo como los cam pos por rellenar.
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2.2.32.- DIRECCIÓN DE SERVICIOS PUBLICOS DE LA ALCALDÍA DE
MARACAIBO
De acuerdo con los estatutos municipales y el manual de Servicios
Públicos, ésta dependencia de la alcaldía tiene la finalidad de ser el enlace
entre las asociaciones de vecinos y los organismos e instituciones
prestadores de servicios públicos. De la misma manera coordinar y
supervisar el mantenimiento y dotación de los mercados y cementerios
municipales. Igualmente realiza el mantenimiento y conservación de plazas ,
áreas verdes de las avenidas, parques de recreación y jardines de la ciudad .
2.3.- DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS
Almacén.- Es el espacio planificado para la distribución de los materiales,
productos en proceso, productos terminados, desperdicios y desechos. (Díaz
1999, P.195).
Almacenamiento.- es la actividad utilizada en el tiempo para conservar y
cuidar productos desde el momento de la producción hasta su venta (Stoner
1986, P.791).
Clasificación.- En este caso, es la numeración de teorías alternativas al
sistema de inventario. (Díaz 1999, P.11).
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Compra.- adquisición de mercancías o materia prima. (Romero 1997,
P.200).
Distribución del inventario.- es mantener o llevar inventarios en distintos
lugares. (Narasimhan, 1996, P. 220).
Eficacia.- Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos
del producto o servicios en términos de cantidad y tiempo. (Munch 1991,
P.24).
Eficiencia.- Se refiere a hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos
garantizando los recursos disponibles al mismo costo y con la misma calidad.
(Munch 1991, P. 24).
Inventario Obsoleto o de lento movimiento.- Es cuando el deterioro y otras
cosas indican que el aprovechamiento o realización de los artículos que
forman parte del inventario resulta menor que el valor registrado en el
momento de la adquisición. (Romero 1996, P.257).
Mercancías.- artículos que se pueden comercializar, tangibles (Cupelli 1980,
P.140)
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Mínimo.- corresponde al punto más bajo que pueda alcanzar el inventario
en un producto terminado materia prima, repuesto etc. (Stoner 1986, P.798).
Movimiento de materiales.- Es el proceso que estos siguen desde su
llegada a los almacenes hasta su despacho. (Díaz 1.999, P.196).
Organización.- es la estructura de la relación que debe existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de
un organismo social. (Munch 1991, P.107).
Planificación de requerimientos de materiales (MRP).- Son los
requerimientos de materiales tomados de las salidas del sistema maestro
que combinado con los registros del inventario y los de la estructura del
proyecto determina un programa de tiempos y cantidades de entrega para
cada artículo. (Narasimhan 1996, P.35).
2.4.- SISTEMA DE VARIABLES
2.4.1.- VARIABLE DEL ESTUDIO
Sistema de Control de Inventario
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2.4.2.- DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Un sistema es un conjunto de elementos que interactúan entre si y se
pueden identificar como pertenecientes a un todo en razón de un objetivo
común. Otro autor la define como el conjunto de procedimientos que
garantizan la disponibilidad oportuna de las cantidades requeridas de
materiales y productos, que protejan a la empresa de los costos de los
inventarios excesivos Kohler (1992, P.19) y Tawfik (1990, P.171)
2.4.3.- DEFINICIÓN OPERACIONAL
Operacionalmente el control de inventario se define como un ente
regulador de todos los procesos del inventario para garantizar su
confiabilidad, y la llegada del material al usuario con mayor rapidez y
efectividad. En éste caso específico en la Dirección de Servicios Públicos de
la Alcaldía de Maracaibo, serán medidos con los indicadores referidos a los
procedimientos de recepción de materiales eléctricos, así como el
procedimiento de despacho y el de almacén.
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CUADRO DE OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE VARIABLE DE ESTUDIO: SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIO OBJETIVO DIMENSIÓN SUB
DIMENSIÓN INDICADORES
1.- Analizar la situación actual del proceso de control de inventario de materiales eléctricos en la dirección de servicios públicos de la alcaldía de Maracaibo.
Situación actual del proceso de control de inventario de materiales eléctricos
Proceso de recepción Proceso de Almacenamiento Proceso de Salida
Descarga del material Recibo del material Registro de entrada del material Conteo, inspección y confrontación del material con los registros de entrada del mismo Inspección y conteo del material Verificación y confrontación de registros Almacenaje de material Orden de salida del material Revisión y conteo de material saliente Registro de la Salida de material
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2.- Determinar la existencia física de los materiales eléctricos de la dirección de servicios públicos de la alcaldía de Maracaibo.
Existencia física de los materiales eléctricos
3.- Establecer políticas para el sistema de control interno de inventario
Políticas para el sistema de control interno de inventario
4.- Establecer normas y procedimientos para el sistema de control interno de inventario.
Normas y procedimientos para el sistema de control interno de inventario.
5.- Establecer la estructura del código de inventario.
Estructura del código de inventario.
6.- Diseñar formatos de control de inventario.
Formatos de control de inventario.
7.- Diseñar un flujograma para el proceso del sistema de control de inventario
Flujograma para el proceso del sistema de control de inventario
ETAPAS
DEL
DISEÑO
Fuente: Huerta, Vanegas (2002)
