Brindar elementos y herramientas a las instituciones, a través de un esquema de planeación...
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Brindar elementos y herramientas a las instituciones, a
través de un esquema de planeación multimodal y
evaluación institucional, que contribuya a que atiendan –de
manera más efectiva- la realización del Autoestudio y la
exhibición de sus resultados, necesarios en la aplicación
del Sistema de Acreditación de FIMPES (versión 3.0), a
efecto que los participantes desarrollen o potencien las
habilidades apropiadas para realizar la planeación y la
evaluación institucionales.
Propósito del Curso
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• Promover la reflexión, criticidad y creatividad ante el proceso de Planeación.
• Facilitar la comprensión de las etapas que conforman el proceso.
• Estimular el desarrollo de habilidades.
• Prepararse para conducir procesos de Planeación.
• Utilizar la Planeación como base de sustento de la Efectividad Institucional.
Objetivos del Curso
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Al final del curso, el grupo participante contará con una
base de análisis, esquemas y formatos que apoyen a la
Institución en los procesos de Efectividad Institucional, a
efectos de sustentar el autoestudio para la acreditación,
como productos de este ejercicio.
Productos esperados del Curso-Taller
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Análisis y Valoración de los Procesos
Productos:
Diagnóstico y Esquemas
Alineamiento de la Efectividad Institucional
Productos:
Esquemas, formatos, guías e indicadores.
Alineamiento
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1. El plan para planear.
2. Análisis externo.
3. Grupos de interés.
4. Misión y Valores.
5. Análisis interno.
6. Visión y Estrategias Maestras.
7. Los Programas y sus Metas.
8. Establecimiento de Planes a corto plazo.
9. Presupuestación.
10. Instrumentación de Planes y Programas.
11. Revisión y Evaluación de planes.
El proceso de planeación
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¿Qué queremos? ¿Qué podemos?¿Qué debemos?¿Qué hacemos? ¿Qué logramos?
Evaluación
Investigación Institucional
VisiónMisión
Valores
Plan
Insti
tuci
onal
Funciones de laEducación
Resultados Efec
tivid
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cion
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APO
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UCI
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AL
INFR
AEST
RUCT
URA
Unidades de Responsabilidad
- Escenarios y Proyecciones Futuras
- Objetivos y Programas Estratégicos
- Análisis Ambiente Organizacional y Externo
- Alineación Estratégica
- Perfil de la Organización
- Programas - Proyectos- Acciones-Variables y Metas
- Presupuesto- Registro
- Modelo Filosófico
- Esquema Normativo
- Fines- Tiempos- Medios- Recursos
-Estructura Esquema Evaluación
-Conceptos, Metas, Variables, Estándares y Procedimientos
-Instrumentos-Corte para análisis y toma decisiones
Valoración del Cumplimiento de la Misión
Redefinición de la Planeación
- Definición Objeto de Estudio- Identificación Factores que inciden- Definición Técnicas de Análisis- Elaboración de conclusiones y propuestas
Esquema de Planeación y Evaluación Multimodal
Capa
cida
des
Resu
ltado
s
- Filosofía, Principios - Propósitos, Planeación y
Efectividad- Normatividad, Gobierno
y Administración- Programas Académicos- Estudiantes- Académicos- Personal Administrativo- Apoyo Soporte
Académico- Infraestructura- Recursos Físicos
- Evaluación Acción Egresados
- Evaluación Agencias Externas
- Resultados Impacto de la Institución en la Sociedad
PlaneaciónTáctica-Operativa
PlaneaciónProspectiva
PlaneaciónEstratégica
PlaneaciónNormativa
* Torres M.M. y M.E. PérezRodriguez 2010.
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• Crear un comité de planeación.
El Plan para planear
• Clarificar los roles.
• Desarrollar un perfil organizacional para la efectividad.
• Identificar los temas principales u opciones que Identificar la información a integrarse para apoyar el proceso de toma de decisiones.
• Identificar los temas principales u opciones que dirigirá la planeación.
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IMPLANTACIÓN
CORTES PARA EVALUACIÓN
EJECUCIÓNDEL DISEÑO
DEFINICIÓNDE METAS
DERIVACIÓN DE OBJETIVOS
DISEÑO DE POLÍTICAS
PLANIFICACIÓN DE MEDIOS
PLANIFICACIÓN DE RECURSOS
PERCEPCIÓN YSUSTENTACIÓN DE
LA REALIDAD EXISTENTE.ANÁLISIS DE
CONVERGENCIA Y DE DIVERGENCIA
PROYECCIONES DIRECTAS Y DE
REFERENCIA
FUTURO DESEADO
FUTUROLÓGICOESCENARIOS DE
REFERENCIA
ANÁLISIS DE BRECHAS
VISIÓN A X AÑOS ANÁLISIS DE
IMPACTO
CONFRONTACIÓN FUTURO-PRESENTE
FUTURO POSIBLE
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• Tendencias Políticas
Análisis Externo (esquema PESTE *)
* Martinez, M. & M. Wolverton. (2009). Innovative strategy making in higher education. Information Age Publishing (IAP). Charlotte, N.C.
• Tendencias Económicas
• Tendencias Sociales
• Tendencias Tecnológicas
• Tendencias Educativas
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Grupos de Interés
Personal
Empleados
Consejo de Directivo
Otros miembros de la organización
Consumidores directos
Consumidores indirectos
Competidores
GobiernoProveedores
Mercado potencia
l
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Misión y Valores
VISIÓN¿A dónde deseamos llegar? y...¿Cómo actuaremos al estar ahí?
PRINCIPIOSLa balanza axiológica que nos guía
en la construcción de la organización
MISIÓNLa razón de ser de la organización y escalera de logros para alcanzar la
Visión
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Características de la Misión y la Visión
Cultura
Competitividad
Alcance
Escala
Mercado
Imagen
Visión
ParticipaciónObjetivos
ClientesServicios
Diferenciación
Misión
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• Breve
• Puntual
• Memorizable
• Atractiva
• Estimulante
• Distintiva
Características de la Misión
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Naturaleza de la Misión
Funciones de la
Educación Superior
MisiónInstitucional
Programas
Estratégicos
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Autoestudio y Acreditación
Programas
Estratégicos
Acreditación
FIMPES
AutoevaluaciónInstitucional
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• Integradora
• Amplia
• Realizable
• Activa
• Realista
• Alentadora
• Dimensionada en el Tiempo
• Difundida
• Flexible
• Escrita en lenguaje sencillo
Características de la Visión
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La visión del futuro
VisiónEstado futuro
(lo que la organización desea y puede lograr en un futuro
determinado)Posibles
escenarios
Estado presente(auto-análisis de la
situación actual)
Valores(Filosofía,
creencias y principios)
Grupos de
interés
Plazo definido
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Estrategias maestras
• Definir el rumbo
• Información sólida
• Matriz LOFA o FLOA
• Suposiciones, datos y
valores
• Posibles obstáculos
• Elementos de alerta
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• Expansión
• Especialización
• Diversificación
• Readaptación
Tipos de Estrategia
• Ofensiva
• Defensiva
• Diferenciación
• Armonía
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Oportunidades:a)b)c)etc.)
Amenazas: a)b)c)etc.)
Fortalezas: a)b)c)etc.)
Limitaciones: a)b)c)etc.)
Matriz LOFA
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Matriz LOFA
Fortalezas y Limitaciones
* Administración* Cultura y recreación* Infraestructura* Investigación* Oferta educativa* Perfil de ingreso y egreso* Planta académica* Servicios a la comunidad* Vinculación* Otras
ANÁLISIS Amenazas y Oportunidades
* Ambientales
* Culturales
* Económicas
* Educativas
* Políticas
* Sociales
* Tecnológicas
* Otras
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Retraerse
Control de DañosDecidirLimitaciones
DefenderInvertirFortalezas
AmenazasOportunidades
Posibilidades Estratégicas
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De la visión a la estrategia
Factores críticos de éxito
Directrices
Estratégicas
Ambiente externo
Ambiente interno
EscenariosExternos
Amenazas / Oportunidad
es
VISIÓN Estrategias
Fortalezas / Limitaciones
Posición organizacional
Posición competitiva
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El plan para
planear
Grupos de interés:
- Internos - Externos
Estrategias Maestras:
MisiónPropósitosObjetivosPolíticas
Programación a mediano plazo
Programación de corto plazo
Instrumentación programática
Revisión y evaluación de
planes y programas
Tendencias:
-Políticas-Sociales
-Económicas-Tecnológicas-Educativas
Fuentes:
-Clientes-Financiadores
-Miembros-Reguladores Competidores
Colaboradores
Análisis externo
Oportunidades y
Amenazas
Análisis interno
Recursos:
HumanosFinancierosInformáticos
Cultura
Misión y Valores
Estrategia actual:
GeneralDepartamental
ProcesosFunciones
Desempeño:
IndicadoresResultados
Historia
Fortalezas y Limitacione
s
DiagramaConceptual
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Planeación Estratégica
Validación dela Misión
Objetivos estratégicos por programa o Actividad
Institucional
Indicadores estratégicos y metas por Programa o Actividad Institucional
Análisis Estratégicos
ASIGNACIÓNPRESUPUESTAL
• Objetivos• Indicadores• Metas• Costos $
PROYECTOSProyectos para cumplir
con los objetivos estratégicos y mejorar el
sistema
Rev
isió
n de
la V
isió
n
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Instrumentación de Programas y Proyectos
• Evitar la rigidez
• Comunicación
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• Desarrollar un portafolios de programas
directamente relacionados con la estrategia.
• Analizar el enfoque actual y el propuesto.
Programas y sus Metas
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Revisión y evaluación de planes
• ¿Resultado del proceso?
• Razones
• Indicadores
• Ajustes
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Planes a corto plazo
• Estrecha relación con los programas.
• Objetivos, responsables, recursos.
• Actividades y fechas.
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Planeación Táctica
OBJETIVO ESTRATEGIA
META 1
META 2
META 3
META 4
ACCIÓN 2
ACCIÓN 3
ACCIÓN 1
Unidadesde
Medida
Requeri-mientos
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ExperienciasFactores contingentes(externos
Medio Ambiente:TecnologíaEconomíaClima socialClima políticoEducaciónLimitaciones físicas
Límites y referencias:Fuente o controladores de recursos (humanos, económicos, informativos) Necesidades del cliente
Competidores y colaboradores
Cultura organizacional
Otros limitantes
Rendimiento
institucional:
Sistema de indicadores
VisiónMisión
Metas
Estructura Organizacion
al
Sistemas de
controlProcesos:
Planeación/Programación
PresupuestaciónSeguimiento de
operacionesEvaluación y Control
Estructura:
Centros de Responsabilidad
Autores:Leslie Pearlman Ph.D. y Melchor Torres M. MSc.
Diagrama Conceptual
Estrategia
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ESTRUCTURA
PROGRAMÁTICA
ESTRUCTURAORGANIZACIONAL
Alineamiento estructural
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¿Qué quiero?
¿Qué puedo?
¿Qué haré para lograr lo que quiero?
Planteamiento estratégico
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El presupuesto se define en función
de lo que se quiere hacer y no
solamente de los recursos con que
se cuenta en un momento dado
ProgramaOperativo
Presupuesto
Presupuestación Programática
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Es el instrumento de planeación que cumple el
propósito de combinar los recursos disponibles
en el futuro inmediato, con las metas de corto
plazo de los planes institucionales.
Presupuestación Programática
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• Alta competencia
• Escasez de recursos
• Claridad en el manejo de los recursos
• Prioridades
• Fondeo a la calidad y a la eficiencia
• Racionalidad en el uso de recursos
• Programación de necesidades
Presupuestación Programática
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El Ciclo Presupuestario
Programación
Presupuestación
Ejecución
Evaluación
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Conceptos Guía
Aplicació
n
de técnicas
Etapas de la Planeación Táctica
Etapas
PROGRAMACIÓN
PRESUPUESTACIÓN
EVALUACIÓN
Funciones
ProgramasEstratégicos
PolíticasInstitucional
es
Metas
Proyectos
Acciones
Requerimientos
Conceptos
Variables
Indicadores
Misión
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Presupuestación programática
Ejecuciónvs
Presupuesto
Programación
Presupuestación
Seguimiento de
operaciones
Registro
Medicióndel
RendimientoFactores críticos
Entradas y salidas de
información
Etapas y Procesos
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Pasos para la definición de indicadores
1.- Entender el programa o actividad organizacional
Entender detalladamente el programa actual o actividad a medir y establecer la bases de medición.
2.- Identificar los objetivos estratégicos del programa especifico o actividad organizacional
Entender detalladamente el programa actual o actividad a medir y establecer la bases de medición.
3.- Identificar los criterios de éxito del objetivo.
Identificar los resultados que deben ocurrir para considerar que se ha tenido éxito en la consecución del objetivo.
4.- Identificar la manera de medir cada uno de los factores críticos de éxito.
Definición de indicadores
5.- Denominar el indicador y establecer una meta por indicador.
Definir la magnitud o el impacto del reto a lograr.
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Propósitos de la Evaluación
• Medición del avance en cada uno de los
programas.
• Explicación de los factores condicionantes de
estos logros.
• Desagregación de resultados para hacer juicios de
valor.
• Mejoría de la calidad académica.
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• Integrado por conceptos, metas, variables, estandares, procedimientos e instrumentos para valorar el logro de los objetivos del PDI.
• Permite la reflexión colectiva sobre el quehacer universitario.
• Su referente principal es la estructura programática - presupuestal.
• La mayor parte de la información relacionada se procesa en el Sistema de Información Institucional.
• Cada unidad responsable puede valorar los logros obtenidos en los proyectos.
El Sistema de Evaluación Institucional
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Función
Programa
Proyecto
Variable
V1
Variable
V2
Variable
V3
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Para establecer las variables es necesario:
• Determinar las metas de evaluación.
• Señalar el criterio de calidad o criterio de
éxito que se va a seguir en la evaluación.
• Determinar las variables, mediante las
cuales se valorará el logro del objetivo del
proyecto.
Las Variables
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Son expresiones cuantitativas o cualitativas establecidas por
las diversas entidades normativas o certificadoras (SEP,
FIMPES, CIEES, CONACYT, CONAEVA, CENEVAL,
UNESCO, OCDE, etc.), así como los fijados por la propia
universidad, por tal razón, deben ser internos y externos.
Los Parámetros
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Las escalas permiten otorgar valores a las variables
de acuerdo con su comportamiento en las distintas
dependencias de la Universidad y conforme los
parámetros de calidad seleccionados.
Las Escalas de Medición
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La Evaluación del Proceso
Permite conocer las causas que condicionan el nivel
del logro alcanzado y proponer las acciones para
mejorar la calidad de la operación de los programas
en el próximo período.
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Cumplimiento
• Los niveles de eficacia y eficiencia del proceso.
• La utilización de la estructura programática.
• La participación de la comunidad.
• La pertinencia de las acciones realizadas.
El cumplimiento de los objetivos de un Programa depende
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Elementos básicos del Sistema Institucional de Información
Sistema de Información en la
Universidad
Internos:• Estructura programática• Estructura orgánica• Plan institucional de desarrollo• Normatividad
Externos:
• Lineamientos de política educativa.
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Diagrama conceptual del SII Ingresos
Gasto
POAEstructura programáticaAsignación de techos
financieros
Ejercicio y operacióndel POA
Asiento ContableRegistro de logros
y avances
Estado del ejercicioprogramático y presupuestal
Estado del ejerciciofinanciero y contable
Evaluación institucional
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Punto de reflexión
¿Cuáles son las fuerzas impulsoras y
limitantes que presenta la organización
para iniciar o fortalecer una cultura de
planeación de largo, mediano y corto
plazos?
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Melchor Torres Muñoz
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