104

6. Capítulo VI. Ejecución de la Fase 4 en la Empresa

6.1 Introducción

El propósito del presente capítulo es describir como se han llevado a cabo las distintas acciones y actuaciones que propone la metodología en la fase 4 aplicadas en la empresa ‘Puertas y Ventanas S.A.’ Además, se describen las distintas sesiones de trabajo llevadas a cabo entre el autor de este TFM y el equipo de trabajo de la empresa, el análisis de estas sesiones de trabajo y los principales resultados obtenidos.

6.1.1 Objetivo de la Fase 4

El objetivo de esta fase es facilitar el desarrollo por parte de las empresas de un sistema formal de gestión del diseño y la innovación, con el fin de asegurar un flujo continuo de proyectos, coherente con la estrategia y la política de la empresa. Así pues, a través de esta fase se organiza de forma sistemática el diseño y la innovación con el objetivo de poder generar y ejecutar con éxito los proyectos que conforman el Plan de Diseño e Innovación.

6.1.2 Sesiones de Trabajo

El equipo de trabajo por parte de la empresa durante dicha fase ha sido el siguiente:

• Mercedes C.: Responsable de Administración/Gerencia • Federico L.: Técnico de Diseño

Para la consecución del trabajo correspondiente a la Fase 4 se han llevado a cabo las siguientes sesiones de trabajo con el equipo: FECHA CONTENIDO ASISTENTES 10/11/2010 Introducción a las sesiones de

consultoría. Definición de la estructura organizativa. Introducción a los procedimientos:

• Utilización de herramientas de innovación

• Generación y selección de ideas.

- Francisco Guerrero - Por parte de la empresa: � Mercedes C. � Federico L.

10/11/2010 Revisión de los procedimientos realizados por la empresa. Introducción a los procedimientos:

• Gestión de la cartera de proyectos de diseño e innovación

• Gestión de proyectos de diseño e innovación.

- Francisco Guerrero - Por parte de la empresa: � Mercedes C. � Federico L.

24/11/2010 Revisión de los procedimientos realizados por la empresa.

- Francisco Guerrero - Por parte de la empresa:

105

Introducción a los procedimientos: • Compras para diseño e

innovación. • Transferencia de tecnología.

� Mercedes C. � Federico L.

24/11/2010 Revisión de los procedimientos realizados por la empresa. Introducción a los procedimientos:

• Planificación del sistema de gestión del diseño y la innovación.

• Medición, evaluación y mejora del sistema de gestión del diseño y la innovación.

- Francisco Guerrero - Por parte de la empresa: � Mercedes C. � Federico L.

01/12/2010 Revisión de los procedimientos realizados por la empresa. Revisión general del sistema documental.

- Francisco Guerrero - Por parte de la empresa: � Mercedes C. � Federico L.

Tabla 51 - Sesiones de trabajo Fase 4 Fuente: Elaboración propia del autor del TFM – Resumen fechas sesiones trabajo realizadas.

6.1.3 Estructura organizativa

La estructura organizativa para la gestión del diseño y la innovación en la empresa se compone de:

• Unidad de gestión del diseño y la innovación: su función es el seguimiento y gestión de los proyectos de diseño e innovación, así como de los resultados de los mismos. Se compone de:

o Representante de Dirección o Responsable de Innovación o Responsable de Comercial

• Unidades de ejecución del diseño y la innovación: son los equipos de diseño e

innovación, los que ejecutan los proyectos. Se componen de: o Representante de Dirección o Responsable de Innovación o Responsable del Proyecto o Jefe de Taller o Responsable de Comercial o Responsable de Diseño

Al margen de estos miembros se podrán incorporar algún otro miembro o entidad externa dependiendo de la naturaleza del proyecto.

• Responsable de la dirección: se trata del Gerente, que con independencia de otras responsabilidades, controla las actividades de I+D+i.

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• Responsable e Innovación: se trata del Responsable de Administración/Gerencia. Es la persona encargada de seguir el proceso de innovación en el día a día así como de convocar las reuniones del Comité de Innovación.

6.2 Manual del Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación

En este manual se recogen las pautas generales y las directrices asociadas a la actividad de Diseño e Innovación.

6.2.1 Referencias

Para la elaboración del manual se han seguido las siguientes referencias

CÓDIGO TÍTULO

UNE 166000: 2006 Gestión de la I+D+i: Terminología y definiciones de las actividades de I+D+i.

UNE 166002: 2006 Gestión de la I+D+i: Requisitos del Sistema de Gestión de la I+D+i.

UNE 66920-1: 2000 Sistemas de gestión del diseño. Parte 1: Guía para la gestión del diseño de productos.

UNE 66920-2:1998 Sistemas de gestión del diseño. Parte 2: Guía para la gestión del diseño de servicios.

Tabla 52 - Referencias Fase 4 Fuente: Normas UNE.

6.2.2 Modelo y Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación

Este apartado tiene por objeto describir la estructura y la documentación del Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación de la empresa. Es aplicable a todo el personal de la empresa que participa en la actividad de Diseño e Innovación. El sistema de gestión del Diseño y la Innovación alcanza a todas aquellas actividades de Diseño e Innovación realizadas en la organización, así como también la disposición y planificación de recursos necesarios para llevar a cabo estas actividades y los procedimientos para el seguimiento, control y mejora del proceso. El Modelo del Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación es el que muestra la figura siguiente:

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Ilustración 22 - Modelo del sistema de gestión del diseño y la innovación

Fuente: IDOM – Contratación de servicios de consultoría en gestión del diseño en empresas. Itinerario ADÑ. Modelo para fase 4 basado en normas UNE

La empresa estructura su Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación en cinco subprocesos conectados entre sí:

(1) Planificación del sistema de gestión del Diseño y la Innovación: consiste en la especificación de las actividades, recursos y resultados necesarios para alcanzar los objetivos establecidos en la política de Diseño e Innovación.

(2) Utilización de herramientas de Diseño e Innovación: estas herramientas favorecen la generación de ideas mediante la detección de problemas y oportunidades que puedan ser susceptibles de convertirse en proyectos de Diseño e Innovación y dan soporte al desarrollo de los proyectos de Diseño e Innovación.

(3) Generación y selección de ideas de Diseño e Innovación: durante esta fase se realizará un análisis y selección de las ideas con el objetivo de concretar aquellas a las que se destinarán recursos para su constitución como proyecto de Diseño e Innovación.

(4) Planificación, control y ejecución de proyectos de Diseño e Innovación: es el proceso por el cual se elabora el producto de Diseño e Innovación, especificando las actividades y recursos necesarios y realizando el seguimiento de los mismos.

(5) Medida, control y mejora del sistema de gestión de Diseño e Innovación: consiste en la aplicación de métodos para hacer el seguimiento del proceso de Diseño e Innovación, la inversión de recursos en el mismo y los resultados obtenidos.

A parte de estos subprocesos, el Sistema de Gestión engloba también otras actividades de Diseño e Innovación:

PROCESO DEDISEÑO E INNOVACIÓN

UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS DE INNOVACIÓN

MEDIDA, EVALUACIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA

DE GESTIÓN

PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE DISEÑO E

INNOVACIÓN

Gestión de la cartera de proyectos

RESULTADOS SISTEMA EXTERNO DE INNOVACIÓN

Seguimiento del proceso de diseño e innovación y sus

resultados

Acciones preventivas/correctivas

Auditorias

Revisión por la dirección

Personas

Recursos materiales

Recursos financieros

Objetivos de diseño e

innovación

Políticas de diseño e

innovación

Especificación y planificación

Ejecución y seguimiento

Protección de los resultados

Compras generales

SIS

TE

MA

DE

GE

ST

IÓN

DE

L D

ISE

ÑO

Y L

A IN

NO

VA

CIÓ

N

Creatividad

Prospectiva

Análisis interno y externo

Gestión del conocimiento

Generación de soluciones

creativas

Vigilancia

Detección de problemas y oportunidades

Análisis y generación de ideas

Selección de ideas de innovación

Revisión y cierre

PLANIFICACIÓN, CONTROL Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS

GENERACIÓN Y SELECCIÓN DE

IDEAS

PROYECTOS

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA

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• Gestión de la cartera de proyectos: es la actividad mediante la cual se seleccionan los proyectos que se llevan a cabo y se distribuyen los recursos entre ellos.

• Transferencia de tecnología: es la actividad que permite relacionar el Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación con el Sistema Externo de Innovación, transfiriendo conocimiento entre ambos.

• Compras: es la actividad mediante la cual el Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación se aprovisiona de las materias primas y materiales necesarios para llevar a cabo sus actividades, así como también la subcontratación de personal cualificado o terceras partes para la realización de parte de las actividades de diseño e innovación.

La documentación del sistema de gestión del Diseño y la Innovación engloba, además del presente manual de gestión, los procedimientos documentados mediante los que se describen las actividades de Diseño e Innovación que se llevan a cabo y los documentos que permiten a la organización asegurar la correcta planificación, operación y control de las actividades de Diseño e Innovación, así como los registros con los que la organización evidencia el cumplimiento de los requisitos establecidos por la norma de referencia. Relación de documentos:

• Manual de gestión del Diseño y la Innovación: en él se recogen las pautas generales y las directrices asociadas a la actividad de Diseño e Innovación. El Responsable de Innovación, o la persona delegada por él, se responsabilizarán de revisar el Manual siempre que a su parecer los cambios efectuados en el Sistema o en las actividades de la empresa lo hagan necesario.

• Procedimientos: determinan las sistemáticas de realización de actividades directamente ligadas con el diseño y la innovación.

• Registros: proporcionan información sobre resultados obtenidos a raíz de la realización de determinadas actividades o evidencian la realización de las mismas.

Control de los documentos Los documentos integrantes del sistema de gestión del Diseño y la Innovación han de estar adecuadamente controlados, lo que supone la aprobación y revisión previa a su emisión. Siempre que sea preciso, la documentación deberá ser actualizada, siendo necesarias las etapas de revisión y aprobación por parte del personal designado. Por su parte, la sistemática de control de la documentación asegura que todo aquél que esté involucrado en la aplicación de las pautas designadas en un determinado documento ha de tener acceso a la información actualizada, que deberá estar adecuadamente identificada y ser adecuadamente legible. La empresa se asegura que aquellos documentos que se conviertan en obsoletos y deban ser mantenidos por alguna razón, se identifiquen adecuadamente. Control de los registros Los registros permiten dejar constancia de las actividades realizadas y se utilizarán para evidenciar la conformidad de algunas actividades, gestiones o controles relacionados con

109

los requisitos básicos establecidos y el funcionamiento del Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación.

6.2.3 Responsabilidad de la dirección

Compromiso de la dirección La Dirección de la empresa establece unos compromisos de diseño e innovación continua. Para el cumplimiento de este compromiso se ha establecido un Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación cuya filosofía queda reflejada en el presente Manual, y que se desarrolla en los distintos documentos a los que en él se hace referencia. Para conseguir lo anterior, la Dirección considera acciones tales como:

• Establecer una visión, políticas y objetivos estratégicos en torno a la gestión del diseño y la innovación, coherentes con el propósito de la organización, y redefinirlos periódicamente.

• Liderar la organización con el ejemplo con el objeto de desarrollar la confianza en el personal.

• Mantener un compromiso sincero y visible con respecto a un alto nivel en el diseño del producto.

• Comunicar a toda la organización los valores relativos al Diseño y la Innovación. Hacer que los objetivos sean conocidos y comprendidos por todas las personas implicadas.

• Participar en proyectos de diseño e innovación en la búsqueda de nuevos métodos, soluciones y productos.

• Promover la mejora de la eficacia y eficiencia del Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación, mediante la revisión del sistema por parte del representante de la Dirección.

• Favorecer un ambiente que promueva la participación activa y el desarrollo del personal, mediante la aportación de un entorno y una estructura flexible en las que el pensamiento innovador pueda florecer.

• Proveer la estructura y los recursos necesarios, en particular presupuestarios, para apoyar los planes estratégicos de la organización en torno a la actividad de diseño e innovación.

• Mantener la política de protección y explotación de resultados obtenidos, ya sea mediante patentes, modelos de utilidad o protección del diseño.

• Evaluar los resultados, falta de resultados o disminución de resultados y comunicar esta evaluación a los interesados.

Todas las personas implicadas en Proyectos de Diseño e Innovación deberán cumplir con lo formalmente dispuesto en el Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación en la medida que sea aplicable.

Enfoque a las partes interesadas La Dirección de la empresa entiende que el Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación debe satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas, ya sean internas o externas. Para ello tiene presente los siguientes puntos:

110

• Considerar y analizar las demandas de las partes interesadas (personal interno,

clientes, colaboradores, otros). • Detectar y procurar avanzarse tanto a cambios tecnológicos e innovaciones

importantes, como a nuevas exigencias legales y reglamentarias. • Mantener un nivel elevado de motivación e implicación de sus empleados,

valorando y respetando sus talentos y habilidades. • Crear un entorno en el que prosperen y convivan la actuación individual y el

trabajo en equipo.

Política de Diseño e Innovación La Dirección de la empresa establece una política de Diseño e Innovación como compromiso con el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación, y con el objetivo de mejorar continuamente la eficacia del mismo, lo cual conlleva:

• Fomentar las actividades de Diseño e Innovación. • Proporcionar directrices para organizar y gestionar eficazmente el Diseño y la

Innovación: o Análisis de la situación tecnológica y competitiva interna y externa. o Identificación y valoración de las amenazas y oportunidades externas. o Definición de los objetivos básicos de las actividades de Diseño e

Innovación. o Selección y gestión de una adecuada cartera de proyectos de Diseño e

Innovación. • Asegurar que no se pierden actividades susceptibles de generar productos o

tecnologías propias y patentes a través de las cuales se puedan obtener beneficios adicionales.

• Potenciar el Diseño y la Innovación como un factor diferencial de competitividad y considerarla como tal en los esquemas de reputación corporativa.

La política sirve de marco para el establecimiento y revisión de los objetivos de Diseño e Innovación. La política de Diseño e Innovación tiene como finalidad establecer las directrices sobre las que se basará una estructura capaz de desarrollar productos que aporten mejoras tecnológicas obteniendo el máximo aprovechamiento del conocimiento interno y externo. Es por este motivo, y debido a su importancia, que los objetivos de Diseño e Innovación se comunican y se revisan periódicamente. Planificación La Dirección de la empresa ha definido los siguientes objetivos generales de diseño e innovación, alineados con sus planes estratégicos y tendentes a facilitar el mantenimiento del Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación implantado y la política definida:

• Dotar y mantener los medios materiales, técnicos y humanos necesarios para el mantenimiento del Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación

• Mantener el Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación implantado según la serie de normas UNE 166000.

111

• Mantener el mecanismo de detección de oportunidades y generación de ideas, que asegure la participación de todo el equipo humano.

• Desarrollar actividades relacionadas con la vigilancia y la previsión para conseguir un mejor aprovechamiento de las mismas.

• Planificar y desarrollar los proyectos innovadores que conforman la cartera de proyectos de diseño e innovación.

• Aprovechar los programas y ayudas que den soporte al diseño y la innovación. • Mantener un Sistema de Indicadores acorde con las necesidades de la empresa,

que sirvan para medir la gestión interna del proceso de diseño e innovación y para su comunicación a terceros.

• Colaborar y cooperar con entidades u organismos externos en proyectos y actividades de diseño e innovación.

• Mantener una imagen corporativa que se refleje en todos los ámbitos de la organización.

• Proveer al mercado con nuevos productos con un nivel de diseño y calidad elevados.

Planificación del sistema de gestión del Diseño y la Innovación La planificación del sistema de gestión del diseño y la innovación consiste en definir los procesos necesarios que permitan el cumplimiento de los objetivos de diseño e innovación de la organización, y que aseguren el avance en los ejes estratégicos de la misma. Asimismo, se define un plan de producto que cumpla con la demanda prevista del mercado y que especifique productos que puedan ser producidos a precio y tiempo adecuados, y un plan de recursos que establezca las previsiones de necesidades de equipo y sistemas. Responsabilidad, autoridad y comunicación La organización que existe para la gestión del Sistema de Diseño e Innovación consta de las siguientes unidades:

• Unidad de gestión del diseño y la innovación: gestiona el sistema de diseño e innovación y los proyectos de diseño e innovación.

• Unidades de ejecución del diseño y la innovación: realizan las actividades de diseño e innovación.

• Responsable de Innovación: persona encargada de seguir el proceso de innovación en el día a día así como de convocar las reuniones de la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación.

• Responsable de la Dirección: se trata de una persona de la Dirección que, con independencia de otras responsabilidades, controla las actividades de Diseño e Innovación

Revisión por la dirección Al menos con una periodicidad mínima anual, la Dirección, delegando en la medida que estime conveniente al Representante de la Dirección, efectúa revisiones de la conveniencia, adecuación, eficacia y eficiencia del Sistema de Gestión del diseño y la innovación.

112

La revisión debe evaluar las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el Sistema de Gestión del diseño y la innovación, en particular la política de diseño e innovación y los objetivos de diseño e innovación. Como información de apoyo a dicha revisión, el Representante de la Dirección realizará un “Informe de Revisión por la Dirección”, en el que incluirá:

• Resultados de las auditorías internas y externas. • Seguimiento y medición del Proceso de diseño e innovación y de los Resultados del

proceso de diseño e innovación, mediante los indicadores especificados. • Estado de acciones correctivas y preventivas. • Acciones de seguimiento de revisiones por la Dirección previas. • Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión del diseño y la innovación. • Recomendaciones para la mejora del Sistema.

6.2.4 Gestión de los recursos

Provisión de recursos La Dirección de la empresa se asegura de proveer los recursos esenciales para la implementación de las estrategias de diseño e innovación, así como para el logro de los objetivos de la organización en este ámbito. Esto debe incluir los recursos para la operativa de gestión del diseño y la innovación y la mejora de su eficacia, así como para aumentar la satisfacción de las partes interesadas, en particular de los clientes internos y externos. Los recursos económicos para la realización de actividades de diseño e innovación podrán provenir de fuentes internas y también de fuentes externas (subvenciones). Los recursos humanos para la realización de las actividades de diseño e innovación podrán ser los propios empleados o bien se podrá contar con recursos externos para la realización de determinadas actividades.

Recursos humanos La Dirección de la empresa garantiza que el personal que realice actividades de diseño e innovación, sea competente. Esta competencia se fundamenta en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas. La empresa considera que la clave del éxito de las actividades de diseño e innovación se basa en la habilidad del personal involucrado para trabajar en equipo y su motivación para conseguir los objetivos establecidos. La empresa realiza diversas acciones con el objetivo final de motivar al personal en las actividades de diseño e innovación (valoración y reconocimiento de las aportaciones, etc.). El objetivo del trabajo de motivación del personal es:

• Promoción y toma de conciencia de la importancia del diseño y la innovación. • Impulso a la participación del personal en las actividades y fomentar su

creatividad y el trabajo en equipo.

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• Fortalecimiento de los canales de comunicación entre diferentes departamentos y unidades operativas en torno a la gestión del diseño y la innovación.

Infraestructura La empresa define la infraestructura necesaria (espacio de trabajo, herramientas y equipos, servicios de apoyo como tecnologías de información y comunicaciones) para el desarrollo de las actividades de diseño e innovación y se responsabiliza de proveerla y mantenerla mediante los medios apropiados.

Ambiente de trabajo Dado que el clima laboral puede influir en la consecución de los propósitos de la actividad de diseño e innovación, la empresa actúa en el sentido de mejorar dicho entorno, con el propósito de garantizar los requerimientos de cliente y de influir positivamente en la motivación, en la satisfacción y en el desempeño del personal y consecuentemente de la organización. Aspectos como la ergonomía, higiene, limpieza, ruido, contaminación ambiental, reglas de seguridad y las instalaciones para el personal son tenidos en cuenta por la Dirección.

6.2.5 Medición, análisis y mejora

Generalidades La empresa es consciente de la importancia que tienen los datos recogidos a partir de los diferentes procesos de medición, para la toma de decisiones adecuadas que permitan asegurar el adecuado desempeño de la organización y la satisfacción de las partes interesadas. Por este motivo, la organización:

• Evalúa periódicamente la eficiencia de las medidas implantadas. • Recopila la información resultante de las medidas efectuadas como uno de los

puntos a incluir en las revisiones del Sistema por la Dirección

Auditorías internas Anualmente se realizan Auditorías Internas del Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación con el fin de verificar si las actividades relativas al Diseño y la Innovación y los resultados correspondientes cumplen las disposiciones previstas, así como para determinar la eficacia del Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación. Estas auditorías se realizan por el responsable de calidad.

Seguimiento y medición del proceso de Diseño e Innovación y sus resultados El seguimiento y medición del proceso de diseño e innovación tiene como objetivo verificar su eficacia y capacidad para alcanzar los resultados planificados. En caso de no alcanzarse los objetivos establecidos para cada proceso, será necesario plantear acciones

114

correctivas y preventivas allí donde fuesen aplicables. El objetivo final de estas mediciones es determinar sobre qué actividades o herramientas del proceso es necesario destinar mayores recursos para su mejora.

Control de las desviaciones en los resultados esperados En caso de existir desviaciones con respecto a los resultados esperados, éstas se identificarán y analizarán convenientemente para establecer las acciones correctivas que fuesen precisas de cara a evitar su reincidencia. Ello tendrá lugar, al menos, en las revisiones del Sistema de Gestión del diseño y la innovación por parte de la Dirección, lo cual quedará reflejado en los Informes de Revisión por la Dirección o en los planes de acción emprendidos a raíz de las mismas. Dichos Informes y planes de acción serán archivados y mantenidos por el Responsable de Innovación.

Mejora

Mejora continua

A partir de los registros de Acciones Correctivas y Acciones Preventivas, se realiza un esfuerzo continuo para la mejora del Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación. El Sistema de Medición establecido y los resultados del seguimiento del Proceso de Diseño e Innovación y del Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación permiten evaluar el progreso que realiza la organización e impulsar nuevos objetivos con el fin de obtener mejoras en su Gestión del Diseño y la Innovación. Por otro lado, cuando se producen variaciones significativas en la organización o en el Sistema de Diseño e Innovación, la Dirección evalúa si implican un cambio en los objetivos y metas establecidos. En los casos en que estas variaciones sí impliquen un cambio en los objetivos, la Dirección prepara una propuesta de objetivos que se presenta al Patronato para su revisión y aprobación.

Acciones correctivas

Las auditorías internas así como el análisis de los datos derivados del seguimiento de los resultados del proceso de diseño e innovación permiten detectar no conformidades en la ejecución de cualquiera de las actividades que integran el Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación. En caso que se produzcan no conformidades, es necesario llevar a cabo las acciones convenientes para eliminarlas, estableciendo un responsable y un plazo de implantación de dichas acciones. La información referente a dichas no conformidades y a las acciones que se lleven a cabo para eliminarlas será archivada por el Responsable de Innovación. Las acciones correctivas se realizan según lo dispuesto por parte del comité de Dirección.

Acciones preventivas

La organización es consciente de la necesidad de analizar el proceso de Diseño e Innovación en el sentido de identificar potenciales causas de ineficiencias, desviaciones o no conformidades que perjudiquen el desempeño de la actividad de diseño e innovación.

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Las acciones preventivas tienen como objeto evitar que se produzcan no conformidades potenciales. Cuando exista alguna documentación referente a dichas acciones preventivas, será archivada por el Responsable de Innovación. Las acciones correctivas se realizan según lo dispuesto por parte del comité de Dirección.

6.3 Elementos del proceso de diseño e innovación

A continuación se recogen los distintos elementos que conforman el proceso de diseño e innovación, haciendo referencia a la parte de la documentación del sistema de gestión del diseño y la innovación en la que se especifica el desarrollo de dichos elementos.

6.3.1 Procedimiento de Herramientas de innovación

Este Procedimiento describe las herramientas utilizadas por la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación, el Responsable de Innovación y las Unidades de Diseño e Innovación para el desarrollo de sus actividades. Este procedimiento alcanza a todo el Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación, y hace referencia a las herramientas de diseño e innovación siguientes:

• Vigilancia • Previsión • Análisis interno y externo • Creatividad

Las fuentes utilizadas para la detección de problemas y oportunidades y la generación de ideas son tanto de carácter externo (Vigilancia, Previsión tecnológica, Análisis Externo) como interno (Análisis Interno, Técnicas de creatividad). La forma en la que se utilizan las Herramientas de Diseño e Innovación, la periodicidad con que se revisan, los responsables, los resultados obtenidos y su comunicación se describen detalladamente a continuación. Vigilancia Estratégica24 La empresa emplea la vigilancia como herramienta para obtener la información necesaria sobre el estado de la técnica, la situación del mercado o de los competidores, tanto para identificar oportunidades de innovación como durante el desarrollo de los proyectos de diseño e innovación. Se realiza de manera sistemática la captura, el análisis, la difusión y la explotación de las informaciones científicas, técnicas o comerciales útiles para la organización, susceptibles de crear oportunidades y amenazas.

24 Vigilancia estratégica, ver glosario de términos, página 140

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Los ejes sobre los que basa la vigilancia son los siguientes:

• Vigilancia comercial: información relativa a ventas, clientes, distribuidores, representantes y proveedores (fabricantes).

• Vigilancia competitiva: información relativa a competidores. • Vigilancia tecnológica: información relativa a tecnologías actuales y emergentes y a

legislación. • Vigilancia del entorno información de aquellos hechos exteriores que pueden

condicionar el futuro, en áreas como la sociología, la política, el medio ambiente, las reglamentaciones etc.

El archivo y difusión de la información obtenida se lleva a cabo mediante la siguiente pauta:

• El registro de los resultados de la vigilancia se realiza mediante la “Ficha de recogida de información”.

• Cualquier persona que detecte una información relevante puede distribuirla a la organización a través del Responsable de Innovación, mandándole por correo electrónico la correspondiente “Ficha de recogida de información”.

El Responsable de Innovación decidirá en cada caso para quién puede ser útil determinada información y se la hará llegar vía correo electrónico. Además, almacenará dicha información en la intranet. Previsión La Prospectiva tecnológica25 o Previsión ayuda a predecir y pronosticar las capacidades tecnológicas y las innovaciones que pueden afectar a la empresa a medio-largo plazo. Aporta información relevante para el proceso de formulación y planificación estratégica y permite tener un mayor conocimiento de las oportunidades y de las amenazas futuras. En la empresa, la previsión tecnológica se realiza de forma pasiva a través de la información que facilitan los observatorios de prospectiva tecnológica, o del seguimiento que se realiza mediante la vigilancia tecnológica en revistas, congresos y ferias en todo aquello vinculado con la previsión tecnológica. Los organismos que ofrecen estudios de prospectiva son:

• Instituto de Prospectiva Tecnológica IPTS, www.jrc.es. Publica distintos estudios sobre prospectiva en diversas áreas tecnológicas.

• Prospektiker, empresa de reflexión y de estudios prospectivo-estratégicos dirigida tanto al sector público como al privado.

• Informes de ANEP (Agencia Nacional de Evaluación y Prospectiva) • Observatorio de Prospectiva Tecnológica Industrial- OPTI, www.opti.org (MICYT),

realiza estudios de prospectiva en varios sectores.

25 Prospectiva tecnológica, ver glosario de términos, página 140

117

El seguimiento de los estudios que puedan tener interés para la empresa se llevará a cabo anualmente por el Responsable de Innovación a través de consultas en Internet. Cualquier información relevante se incluirá en una “Ficha de recogida de información”. El archivo y difusión de la información recogida lo realizará el propio Responsable de Innovación, quien, si detecta información relevante, la remitirá a quien considere oportuno. Análisis interno y externo El Análisis Externo e Interno permite a la empresa tener un mayor conocimiento de aquellos aspectos relevantes que le afectan, con el fin de detectar y valorar cuáles deben ser las actuaciones futuras. El Análisis Externo permite conocer el entorno que rodea a la empresa y valorar la importancia de diferentes ideas innovadoras, comparándolas con los factores externos que llegan en forma de oportunidades o amenazas para evaluar si son susceptibles de materializarse en proyectos de éxito. El Análisis Interno da una idea de posibilidades y capacidades de la empresa, así como de sus puntos fuertes a potenciar y los débiles a cubrir y mejorar. Permite analizar la estructura actual de la organización y los mecanismos de integración entre las diferentes partes de la misma para establecer los cambios necesarios, de forma que éstos contribuyan a la generación de ideas innovadoras que posteriormente se transformen en proyectos. Para llevar a cabo este Análisis Externo e Interno se utiliza generalmente la estructura DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades). Mediante un ejercicio de reflexión estratégica, la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación es capaz de detectar amenazas y oportunidades, identificar fortalezas y debilidades y determinar así los puntos clave positivos y negativos tanto internos como externos, relevantes para la empresa, de manera que se puedan extraer conclusiones estratégicas. A continuación se recogen algunos de los principales aspectos que se pueden analizar:

ANÁLISIS INTERNO ANÁLISIS EXTERNO • Personas, relaciones • Organización, cultura • Recursos, tecnología • Ubicación y Comunicaciones • Procesos empresariales • Productos • Servicios • Relación con los clientes • Capacidades y competencias • Reputación • Conocimientos y activos

estratégicos • Proyectos de Innovación

• Clientes y usuarios • Competidores y nuevos entrantes • Sustitutivos y complementarios • Proveedores y complementadores • Nuevos conocimientos y/o

tecnologías • Economía y mercado • Sociedad y demografía • Legislación y ecología

Tabla 53 - Análisis Interno / Externo Fuente: Elaboración propia del autor del TFM – Consultoría fase 4 en ‘Puertas y Ventanas S.A.’.

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A partir del análisis DAFO se definirá un plan de acciones para hacer frente a las debilidades detectadas y aprovechar las fortalezas. El Responsable de Innovación será el encargado de plasmar los resultados de la reflexión estratégica y el consiguiente Plan de Acciones en un documento que posteriormente será distribuido a todos los miembros de la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación. El análisis interno y externo lo realizará la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación con una periodicidad anual. Creatividad La Creatividad constituye una importante ayuda a la hora de generar ideas para analizar problemas y buscar soluciones o para descubrir oportunidades y generar una amplia variedad de opciones para aprovecharlas. La forma de potenciar la creatividad dentro de la empresa es mediante la realización de sesiones en grupo. Se constituyen grupos de trabajadores que, mediante técnicas de creatividad, aportan ideas de mejora o innovadoras. La técnica de creatividad más utilizada en dichas sesiones es el brainstorming o tormenta de ideas, cuyas reglas son:

1. Cualquier idea es válida. 2. Pensar de forma no convencional. 3. Posponer cualquier juicio sobre las ideas surgidas. 4. Elaborar y mejorar estas ideas. 5. Dejar que estas ideas generen nuevas ideas. 6. Prescindir de las jerarquías.

Cada sesión de creatividad debe estar dirigida por una persona que actúe como moderador y dinamizador. Este rol lo asumirá habitualmente el Responsable de Innovación o la persona en la que él delegue. En el ámbito de la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación se realizarán sesiones de creatividad con una periodicidad mínima de una vez al año, preferiblemente en la reunión posterior a la de realización del análisis interno y externo, para generar ideas a partir de los problemas y oportunidades detectados a través de la utilización de las demás herramientas de Innovación. Se podrán convocar sesiones de creatividad adicionales siempre que la Dirección o el Responsable de Innovación lo estime conveniente. Después de cada sesión de brainstorming se redactará un acta en la que se recogerán las ideas surgidas y, si cabe, las acciones tomadas para desarrollarlas con mayor profundidad.

119

Diagrama de flujo del procedimiento

Ilustración 23 - Diagrama de Flujo del Procedimiento 1 de fase 4

Fuente: IDOM/Elaboración propia del autor del TFM – Adaptación flujo fase 4 en ‘Puertas y Ventanas S.A.’.

6.3.2 Procedimiento de Generación y selección de ideas

Este Procedimiento establece las directrices para favorecer el proceso de generación y selección de las ideas surgidas del personal de la empresa y de las originadas a partir de los problemas y oportunidades detectados por la organización, estableciendo las pautas para la posterior selección de aquellas que darán lugar a proyectos de Innovación. Este procedimiento alcanza a todo el Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación, y es aplicable a todas las propuestas de ideas elaboradas por el personal de la organización, así como a los problemas y oportunidades detectados mediante las Herramientas de Innovación especificadas en el procedimiento anterior. Generación de ideas La generación de ideas puede surgir como resultado de las siguientes acciones:

• Aportación individual: Todo trabajador de la empresa puede proponer de forma espontánea y en cualquier momento una idea de un posible proyecto de diseño o innovación. Para ello deberá rellenar la “Ficha de Descripción de Idea” y mandarla o comentarla, mediante correo electrónico o de viva voz al Responsable de Innovación o depositarla en el buzón de sugerencias

• Sesiones de creatividad en grupo: consisten en reuniones programadas a petición del Responsable de Innovación que tienen como objetivo la generación de ideas. Su constitución y funcionamiento se recogen en el procedimiento anterior de Herramientas de Diseño e Innovación.

Todas las ideas generadas tanto en las sesiones de creatividad en grupo como a partir de aportaciones individuales serán recogidas por el Responsable de Innovación y pasarán a formar parte de una Lista de Ideas, la cual se llevará al Comité de Innovación para una primera selección. El Responsable de Innovación responderá a todos aquellos que hayan aportado ideas de forma individual, agradeciéndoles su colaboración y su implicación con la empresa y con

ANÁLISIS INTERNO / EXTERNO

CREATIVIDADAPORTACIÓN

ESPONTÁNEA DE IDEAS

VIGILANCIA YPROSPECTIVA

P02- Generación y selecciónde ideas

Detección de problemasy oportunidades

Generación y selección de ideas

120

la innovación. Asimismo les informará sobre el día en el que la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación evaluará su idea, así como de la evolución de la misma. De todas las ideas recibidas, el Responsable de Innovación seleccionará aquellas que aportan algún grado de innovación. Para ello considerará que las ideas de innovación deben responder afirmativamente a todas las preguntas siguientes:

• ¿Está alineada con la estrategia de negocio? • ¿Es nueva, supone un reto significativo y genera valor para la empresa u otros

actores? • ¿Su resultado es atractivo para la empresa? • ¿Las competencias necesarias para desarrollarlas deberán ser asumibles?

Selección de ideas La Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación analizará con una periodicidad anual cada una de las ideas recogidas. Para ello validará la respuesta afirmativa a las preguntas recogidas en el apartado anterior y a continuación se hará una votación de todas aquellas ideas que hayan dado respuestas afirmativas a todas las preguntas: cada miembro de la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación debe seleccionar las 10 ideas que le parecen más interesantes para convertirse en proyectos de diseño e innovación. Se seleccionan las ideas que han conseguido mayor votación (entre 10 y 20 a criterio de la propia Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación), y éstas van a ser tratadas en el proceso de gestión de la cartera de proyectos (siguiente apartado).

Diagrama de flujo del procedimiento

Ilustración 24 - Diagrama de Flujo del Procedimiento 2 de fase 4

Fuente: IDOM/Elaboración propia del autor del TFM – Adaptación flujo fase 4 en ‘Puertas y Ventanas S.A.’.

SESIONES DE CREATIVIDAD EN GRUPO

APORTACIONES INDIVIDUALES

DE IDEAS

¿SON IDEAS DE

INNOVACIÓN?

LISTA DE IDEAS

Procedimientos generalesNo

Sí

DESARROLLAR IDEAS

P03- Gestión de la Cartera de Proyectos

Generación de ideas

Selección de ideas

FICHA DE DESCRIPCIÓN

DE IDEA

Informar a los proponentes

121

6.3.3 Procedimiento de Gestión de la cartera de proyectos de diseño e innovación

Este procedimiento define la sistemática y las herramientas para:

• Maximizar el valor de la cartera de proyectos, optimizando los recursos económicos y humanos

• Equilibrar las diferentes tipologías de proyectos en la cartera global • Asegurar la alineación estratégica de la cartera de proyectos

Definición de la cartera de proyectos En la definición de la cartera de proyectos se realizan dos tipos de tareas cuyos responsables y periodicidades se muestran en la siguiente tabla:

Periodicidad Responsables

DEFINICIÓN DE LA CARTERA DE PROYECTOS

1 vez al año � Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación

REVISIÓN DE LA CARTERA DE PROYECTOS

Tras decidir durante la gestión de proyectos la no continuidad de algunos de los proyectos que inicialmente formaban

parte de la cartera

� Responsable de Innovación realiza la revisión

� Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación

Tabla 54 - Definición Cartera Proyectos Fuente: Elaboración propia del autor del TFM – Definición Cartera Proyectos fase 4.

La definición de la cartera de proyectos se realiza a partir de las ideas seleccionadas por la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación según lo que dispone el procedimiento anterior de Generación y Selección de Ideas. Gestión de la cartera de proyectos Para la priorización de las ideas que conforman la cartera de proyectos, la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación evalúa las propuestas de proyectos que han superado los filtros de selección de Ideas mediante criterios de Atractivo del proyecto y de Probabilidad de Éxito del mismo, utilizando el esquema siguiente:

Criterio Puntuación ATRACTIVO

Estrategia Financiero Mercado

PROBABILIDAD DE ÉXITO Técnico Comercial

122

Cada miembro de la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación evaluará de forma individual los proyectos, puntuando según los criterios de la tabla anterior, y se efectuará una media de todas las puntuaciones para cada uno de los criterios. Adicionalmente, la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación podrá decidir establecer ponderaciones para los criterios. En caso contrario, se considerará que todos los criterios tienen la misma importancia. Con estos resultados se realizará un mapa de proyectos en el que se situarán en dos ejes los proyectos en función de su atractivo y probabilidad de éxito. A partir de esta evaluación se decidirá la prioridad de ejecución de los proyectos de diseño e innovación. Para decidir los proyectos que se llevarán a cabo cada año, se tendrá en cuenta la inversión estimada de cada proyecto. Empezando por el proyecto más prioritario y siguiendo el orden de prioridad, se irá analizando la conveniencia de hacer la inversión requerida. En caso afirmativo, el proyecto pasará a formar parte de la Cartera de Proyectos para el ejercicio en cuestión. Para los proyectos que pasan a formar parte de la cartera de proyectos, se realizará una especificación de proyecto. El responsable de esta especificación será una persona asignada por la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación, y generalmente esta misma persona actuará como responsable del proyecto. Los proyectos no seleccionados para ser ejecutados en el año en curso quedarán almacenados para actuaciones futuras. Una vez definida la cartera de proyectos, se procederá a la gestión de cada uno que la conforman según lo que dispone el procedimiento de Gestión de Proyectos. Durante dicha gestión, se realizarán los controles necesarios para decidir si el proyecto en estudio debe continuar o debe eliminarse. Si se decide la no continuidad, se revisará la cartera para ver la posibilidad de incorporar nuevos proyectos. Difusión de la información En el caso de proyectos provenientes de aportaciones individuales, el Responsable de Innovación informará vía e-mail al proponente sobre si el proyecto ha sido seleccionado para ser llevado a cabo en el año en curso o no, indicando en este último caso los motivos. Una vez establecida la Cartera de Proyectos para el ejercicio objeto de análisis, el Responsable de Innovación la hará pública mediante un correo electrónico dirigido a los miembros del comité de Dirección. Esta comunicación se almacenará como un registro.

123

Diagrama de flujo del procedimiento

Ilustración 25 - Diagrama de Flujo del Procedimiento 3 de fase 4

Fuente: IDOM/Elaboración propia del autor del TFM – Adaptación flujo fase 4 en ‘Puertas y Ventanas S.A.’.

6.3.4 Procedimiento de Gestión de proyectos de diseño y explotación de los

resultados

En este apartado se definen algunos conceptos generales utilizados en este procedimiento y en otros documentos relacionados con el mismo:

• Proyecto: conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y fin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos.

P02- Generación y Selección de Ideas

EVALUACIÓN CUANTITATIVA DE PROYECTOS POR UNIDAD

DE GESTIÓN DEL DISEÑO Y LA INNOVACIÓN

PRIORIZACIÓN

¿SE ASIGNAN RECURSOS?

EL PROYECTO QUEDA ALMACENADO PARA POSTERIORES

REVISIONES DE LA CARTERA

No

LISTA DE PROYECTOS PRIORIZADOS

CARTERA DE PROYECTOS

COMUNICACIÓN A LOS RESPONSABLES E INTERESADOS

REVISIÓN DE LA CARTERA

P04- Gestión de Proyectos

¿SE CONTINUA

EJECUTANDO EL

PROYECTO?

Sí

Sí

No

FICHA DE CRITERIOS DEPRIORIZACIÓN

MAPAS DE PROYECTOS

124

• Proceso DNP: es el proceso que permite a la empresa desarrollar un nuevo producto o servicio. Este proceso consta de unas actividades y controles establecidos en el documento Guía DNP.

• Nuevos productos o servicios: aquellos cuyas características o funcionalidades difieren sustancialmente de los existentes con anterioridad.

Cada proyecto de innovación tendrá un Responsable de Proyecto, designado por la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación, que será el encargado del seguimiento y control de todas las actividades del proyecto y de asignar a los miembros del equipo de proyecto las tareas que les correspondan. Fases en la realización de los proyectos de Diseño e Innovación El proceso de DNP es un proceso stage-gate, caracterizado por la existencia de fases y “puntos de reflexión y control”.

• Dentro de una fase existen un número de tareas interrelacionadas. Se recomienda desarrollar estas tareas simultáneamente, potenciando iteraciones pequeñas y al mismo tiempo evitando iteraciones grandes.

• En puntos de reflexión y control se realiza la gestión de proyecto, de calidad y de diseño.

Se recomienda a la empresa desarrollar los proyectos de diseño y desarrollo de nuevos productos en 5 fases:

• Planificación • Especificación necesidad • Diseño básico • Diseño de detalle • Paso a realización

En la práctica puede resultar cómodo permitir que las fases se solapen parcialmente. Algunas observaciones al respecto.

• Aunque puede ser hábil adelantar algunas tareas, es importante acabar bien cada fase con el punto de reflexión y control correspondiente.

• Las puertas de reflexión y control PRC1 y PRC4 tienen un carácter “go / no go” • El punto de control PRC2 separa necesidades de soluciones. Es importante

especificar la necesidad a satisfacer previa a la solución. Controles en la realización de los proyectos de Innovación Plan de calidad

El plan de calidad consiste de una serie de puntos de reflexión y control a recorrer después de la finalización de cada fase del proyecto. El objetivo del plan de calidad es garantizar la calidad del proyecto en tres áreas de gestión:

• Gestión de proyecto (el cumplimiento de la planificación y la existencia de entregables)

125

• Gestión de calidad de ejecución (calidad de la ejecución de las tareas para desarrollar y los entregables)

• Gestión de diseño (aptitud de los resultados). La gestión de proyecto y la gestión de calidad se llevan a cabo mediante la revisión de las actividades desarrolladas y los entregables resultados de éstas. La gestión de diseño se lleva a cabo mediante verificaciones y valoraciones. La siguiente tabla resume las revisiones, verificaciones y valoraciones a llevar a cabo en cada punto de reflexión y control.

Control de plazos y costes

El Responsable del Proyecto deberá velar por el cumplimiento de los plazos y el presupuesto del proyecto. En caso de producirse una desviación sustancial en cualquiera de ellos, el Responsable del Proyecto deberá informar al Responsable de Innovación y éste deberá decidir sobre la necesidad de llevar a cabo algún tipo de acción correctiva o de informar a la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación. Cierre de los proyectos Cuando finaliza un proyecto, el Responsable de Proyecto deberá redactar las conclusiones del proyecto, que contendrán un breve resumen de las lecciones aprendidas del mismo, incluyendo, en su caso, información sobre los retrasos o desviaciones en costes que se hayan producido y sus motivos, valoración de las colaboraciones externas en caso de haberlas y cualquier comentario que considere interesante sobre las tecnologías utilizadas o desarrolladas, los aspectos clave del proyecto que hayan constituido una innovación o los posibles proyectos futuros que se puedan derivar del trabajo desarrollado. Las conclusiones también contendrán aspectos relevantes que hayan sido extraídos de los estudios realizados durante las diferentes etapas del proyecto y que hayan repercutido en el diseño final, así como una valoración de lo que ha supuesto cada una de ellas y la importancia que ha tenido para la ejecución del proyecto. Protección de los resultados de Innovación La decisión sobre proteger los resultados de Innovación será tomada por la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación teniendo en cuenta que para que un desarrollo sea patentable deberá suponer una novedad y ser susceptible de aplicación industrial. En caso de decidir proteger un resultado de Innovación, ya sea en base a una patente o bien a un modelo de utilidad, o simplemente mediante la protección del diseño, se contactará con una agente externo especializada para que lleve la gestión de la misma.

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127

6.3.5 Procedimiento de Compras para el diseño y la innovación

Este procedimiento describe la forma como la empresa organiza las compras para la realización de las actividades de diseño e innovación. Algunas características de las actividades de diseño e innovación hacen inviable la realización de algunas de las compras necesarias para su desarrollo mediante los procedimientos habituales. A menudo es necesario conseguir un material de forma rápida, o bien se trata de un producto que, por novedoso, no se encuentra homologado, o simplemente no existe más que un posible proveedor para un determinado producto. El proceso de realización de las compras para actividades de diseño e innovación varía en función del importe de las mismas, se la siguiente manera:

• Importe inferior a los 300€: el Responsable del Proyecto dispone de autorización para realizar la compra.

• Importe inferior a los 3.000€: el Responsable del Proyecto necesitará la aprobación de la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación.

• Importe superior a los 3.000€: el Responsable del Proyecto necesitará la aprobación de la Dirección.

Siempre que sea posible, antes de realizar una compra se solicitará un mínimo de 3 ofertas, aunque si debido a los plazos del proyecto o por tratarse de un producto poco habitual no es posible hacerlo, podrá realizarse la compra disponiendo sólo de una oferta. En tal caso, será necesaria la aprobación de la Dirección aunque el importe sea inferior a los 3.000€. En cuanto a la subcontratación de servicios para las actividades de diseño e innovación, se realizan según lo dispuesto en el procedimiento de Transferencia de Tecnología. Diagrama de flujo del procedimiento

Ilustración 27 - Diagrama de Flujo del Procedimiento 5 de fase 4

Fuente: IDOM/Elaboración propia del autor del TFM – Adaptación flujo fase 4 en ‘Puertas y Ventanas S.A.’.

128

6.3.6 Procedimiento de Transferencia de tecnología

Este procedimiento describe la forma como la organización realiza la venta de tecnología propia o la adquisición de tecnología desarrollada externamente y la incorpora a su base de conocimiento. Incorporación de servicios o tecnología externa La necesidad de adquirir una nueva Tecnología se determina en el marco de un Proyecto de innovación una vez analizadas las alternativas de adquisición respecto al desarrollo interno de la misma. Asimismo, en el contexto del desarrollo de un producto puede ser necesario contratar los servicios de un proveedor externo: diseñador, consultor u otros). La decisión de contratar un proveedor externo es responsabilidad de la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación, y se basa en las siguientes consideraciones:

• Evaluar las ventajas estratégicas de externalizar respecto al desarrollo interno. • Evaluar la disponibilidad de conocimiento interno para la realización de las

actividades. • Evaluar el coste del proyecto externo respecto el coste de la actividad haciéndola

internamente. • Establecer objetivos y asignar recursos disponibles. • Definir el perfil de los socios o de las entidades que habrían de llevar a cabo las

actividades. • Evaluar el riesgo de hacerlo internamente. • Evaluar el conocimiento que la empresa puede adquirir de las organizaciones

externas, especialmente de aquellas competencias esenciales futuras que la empresa aún no domina.

• Definir en qué conocimientos quiere especializarse y en cuales sólo requiere un mínimo para poder monitorizar y seleccionar el mejor proveedor externo.

• Estudiar las posibilidades de financiación mediante las colaboraciones externas. • Establecer el grado de confidencialidad en dichas actividades.

En el caso de la subcontratación de servicios de diseño, los criterios básicos a considerar en la selección del diseñador más adecuado serán la profesionalidad, la especialización temática y técnica del diseñador, la compatibilidad estilística y el precio. En caso de incorporar tecnología o servicios externos, el Responsable de Innovación actuará como enlace entre el sistema de gestión del Diseño y la Innovación interno de la empresa y la red de proveedores (universidades, centros tecnológicos, diseñadores, consultores, etc.). La selección de los proveedores más adecuados se realizará atendiendo a las necesidades del proyecto, la experiencia demostrable por parte de los proveedores y el nivel técnico de cada uno. La decisión será tomada por la Unidad de gestión del Diseño y la Innovación o la persona en quien esta delegue. Siempre que sea posible, se crearán equipos mixtos, formados por personal interno de la empresa y personal externo, para facilitar así la incorporación de la tecnología o el conocimiento adquiridos en la compañía.

129

Venta de tecnología a terceros La venta de tecnología, información científica o conocimiento a terceros o la licencia de los derechos de explotación de los mismos no es una práctica que se lleve a cabo en la empresa y por tanto no es objeto de procedimentación. En caso de que se considerase necesario llevar a cabo esta transferencia de tecnología, se realizaría según lo establecido en la norma y se definiría la forma concreta mediante un procedimiento en una posterior revisión de la documentación del Sistema de Gestión del diseño y la Innovación.

6.4 Sistema de gestión del diseño y la innovación

El sistema de gestión del diseño y la innovación está compuesto por aquellos elementos que permiten planificar el proceso de diseño e innovación, así como evaluar los resultados obtenidos del mismo.

6.4.1 Procedimiento de Planificación del diseño y la innovación

La planificación del sistema de gestión del diseño y la Innovación consiste en definir los procesos necesarios en la empresa que permitan el cumplimiento de los objetivos de Innovación de la organización, y en proveer los recursos necesarios para poder llevar a cabo las actividades correspondientes. Definición de la Política y Objetivos de Diseño e Innovación La Dirección de la empresa establece una Política de Innovación y unos Objetivos de Innovación como compromiso con el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión del diseño y la Innovación y con el objetivo de mejorar continuamente la eficacia del mismo. Tanto la Política de Innovación como los Objetivos de Innovación se recogen en el Manual del Sistema de Gestión del Diseño y la Innovación. La Política de Innovación sirve de marco para el establecimiento y revisión de los Objetivos de Innovación. La Política de Innovación tiene como finalidad establecer las directrices sobre las que se basará una estructura capaz de desarrollar proyectos de diseño e innovación, tecnológica y no-tecnológica, que aporten valor a la empresa o al mercado. La política y los objetivos de Innovación son revisados anualmente por la Dirección, y se comunican a toda la organización a través de la intranet y/o el correo. Definición de indicadores de Diseño e Innovación La empresa tiene implantado un Sistema de Indicadores que permiten traducir los objetivos generales en objetivos cuantificables. Estos indicadores se establecen a partir de la Política de Diseño e Innovación, proporcionando información de la eficacia del proceso de innovación, y son revisados anualmente en la primera reunión de la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación. Asimismo, a principio de cada ejercicio la Unidad de Gestión

130

del Diseño y la Innovación asigna los valores objetivos a los distintos indicadores que aseguren el cumplimiento de los objetivos generales de Diseño e Innovación. Provisión de recursos para la realización de actividades de Innovación La Dirección de la empresa asegura proveer a la organización de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de Innovación. Con este objetivo, anualmente revisa la Cartera de Proyectos aprobada por la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación y asigna los recursos correspondientes, materiales y humanos, para su ejecución. Adicionalmente, cuando surjan proyectos de innovación no previstos en la cartera inicial, el Responsable de Innovación informará a la Dirección para que esta decida sobre la asignación de recursos para la realización de dicho proyecto. La empresa financia sus actividades de diseño e innovación mediante fondos propios y también mediante financiación pública, cuando sea posible. Para ello el Responsable de Innovación es el encargado de analizar las convocatorias públicas existentes y proponer a la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación la solicitud de aquellas cuyo ámbito de aplicación permita financiar alguno de los proyectos de la cartera de proyectos de diseño e innovación. La responsabilidad de preparación de la memoria de solicitud recaerá sobre la persona o personas que la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación determine. Diagrama de flujo del procedimiento

Ilustración 28 - Diagrama de Flujo del Procedimiento 7 de fase 4

Fuente: IDOM/Elaboración propia del autor del TFM – Adaptación flujo fase 4 en ‘Puertas y Ventanas S.A.’.

DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA DE I+D+i

DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS DE I+D+i

Procedimiento de Gestión de la cartera de proyectos

DEFINICIÓN DE LOS INDICADORES DE I+D+i

ESTABLECIMIENTO DE VALORES OBJETIVO PARA LOS INDICADORES DE I+D+i

PROVISIÓN DE RECURSOS PARA LAS ACTIVIDADES

DE I+D+i

P08- Procedimiento de Medición,evaluación y mejora del

Sistema de Gestióndel Disñeo y la Innovación

Ficha de Objetivos cuantitativos de Diseño

e Innovación

131

6.4.2 Procedimiento de medición, análisis y mejora del sistema de diseño y la

innovación

La empresa planifica e implanta los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora de:

• La ejecución y los resultados de las actividades de diseño e innovación. • El Sistema de Gestión del diseño y la Innovación. • Su mejora continua.

Medición La medición del sistema de gestión del diseño y la innovación de la empresa se realiza a partir de los Indicadores a los que se hace referencia en el procedimiento de Planificación del sistema de gestión del diseño y la innovación. Éstos permiten medir el grado de cumplimiento de los objetivos, proporcionando información de la eficacia del proceso de innovación. Mediante comparación de los resultados obtenidos con respecto a los objetivos establecidos, se obtiene información relevante en términos de Input (inversión en Diseño e Innovación), Output (resultados de la actividad de Diseño e Innovación), de seguimiento (eficacia en el desarrollo de las actividades de Diseño e Innovación) y de resultado (repercusión de la actividad de Diseño e Innovación en la cuenta de resultados de la organización). El Responsable de Innovación realiza anualmente las mediciones, registra los resultados y los entrega a la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación para su análisis. Análisis La Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación analiza anualmente los resultados de las mediciones así como las causas de los objetivos no cumplidos, con el objeto de verificar la eficacia e idoneidad del Sistema de Gestión del diseño y la Innovación de la empresa y proporcionar información relevante a la Dirección para la toma de decisiones de las acciones de mejora. A partir del análisis realizado por la Unidad de Gestión del Diseño y la Innovación, el Responsable de Innovación redacta un “Informe de Análisis de la medición del Sistema de Gestión de la Innovación” que es entregado al Representante de la Dirección. Mejora La empresa tiene implantado y mantiene un Sistema de gestión del diseño y la Innovación basado en una política de mejora continua de la eficacia del Sistema. Para ello hace uso de la siguiente información:

• Política de Diseño e Innovación. • Objetivos de Diseño e Innovación. • La Ficha de Objetivos Cuantitativos de Diseño e Innovación.

132

• Resultados de la Auditorías Internas del Sistema de Gestión del diseño y la Innovación.

• Análisis de datos procedentes de información, sugerencias o reclamaciones de clientes, proveedores y usuarios relacionados con proyectos y actividades de innovación de la empresa.

• Registro de lecciones aprendidas. • Acciones correctivas y preventivas • Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión del diseño y la Innovación.

El Responsable de Innovación propone las actuaciones encaminadas a la mejora del Sistema, y el Representante de la Dirección es responsable de su aprobación. Diagrama de flujo del procedimiento

Ilustración 29 - Diagrama de Flujo del Procedimiento 8 de fase 4

Fuente: IDOM/Elaboración propia del autor del TFM – Adaptación flujo fase 4 en ‘Puertas y Ventanas S.A.’.

P07- Procedimiento de Planificación del Sistema de

Gestión del Diseño y la Innovación

Procedimiento de Gestión de Proyectos y Protección de resultados de innovación

Procedimiento de Herramientasde I+D+i y Generación y

Selección de IdeasMEDICIÓN DE LOS

RESULTADOS OBTENIDOS

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS

Informe de Revisión por la Dirección

Procedimiento de Auditorías Internas

PROPUESTA DE ACCIONES DE MEJORA

Ficha de Objetivos cuantitativos de Diseño

e Innovación