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DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVEBIBLIOTECA Y DOCUMENTACINCIENTFICA
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Biblioteca y Documentacin Cientfica
Noviembre 2014
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SMBOLOS
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE Biblioteca y Documentacin Cientfica
Noviembre 2014
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BG01: ADQUISICIN DE PRODUCTOS
USUARIOSPROPIETARIO
PROVEEDORES
A solicitud del usuario(peticionario o donante)o de oficio (cualquierunidad de la BG).
Recepcin de la solicitudde adquisicin de
producto o de aceptacinde donacin
Aleph
Anlisis yevaluacin de la
solicitud
A
leph
Procede laadquisicin/donacin?No
Actualizacinestado solicitud
S
Seleccin delproveedor
Criterios de asignacin:- Tiempo de entrega.- Costes.- Servicios complementarios.
Solicitud delproducto
- Institucionesexternas
- Empresasproveedoras de
tecnologa- Empresas
proveedoras derecursos deinformacin
Tipo
Donacin
Suministro delproducto yfactura o
informacin deno disponibilidad
Recepcin yregistro del
productoAleph
BG02: CATALOGACIN
Gestin defacturacin
Notificacin alusuario
Con factura
Sin factura
Aleph
Serpis
Envo de factura
y documento deAdquisicin deobligaciones
Disponibilidad?
S
Adquisicin producto nuevo
No
Tipo De oficio
A solicitud
Adquisicin /Reposicin
En caso de aceptacin de lasolicitud el usuario a travs de
la intranet puede hacer elseguimiento
SERVICIO DEGESTINECONMICASGE02: Gestinde gastos
?
Adquisicininterna en la
UPV oexterna?
Interna UPV
REA EDITORIALUPVAEUPV01: Venta depublicaciones
Externa
Alep
h
Versin 04 - Noviembre 2014
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BG02: CATALOGACIN
USUARIOSPROPIETARIO
PROVEEDORES
A solicitud del usuario(Entidades UPV), o deoficio (inicio desdeBG01 por el Serviciode Adquisiciones de laBG).
Recepcin de lasolicitud de
catalogacin dedocumentos
Revisin de laimportacin
Los registros puedenproceder de:- Editores.- Distribuidores.- Servidor Z39.50
ImportadoTipo de
RB
Creacin deregistro
bibliogrfico (RB)
Catalogacin propia
Catalogacin
Precatalogado(desde BG01)
Revisin de laprecatalogacin
Aleph
Asignarsignatura, siprocede
Validacin delregistro
Inclusin para suvisualizacin del RB enOPAC (Online Public
Access Catalog)
De oficio
A solicitud del usuario
Solicitud defactura
Aportafactura?
S
No
Entrega defactura
No procede encaso de recursoselectrnicos
Asignarsignatura, si
procede
No procede encaso de recursoselectrnicos
Tipo
Versin 03 - Abril 2014
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BG03: PUESTA A DISPOSICIN Y MANTENIMIENTO DE LA COLECCIN
USUARIOSPROPIETARIO
PROVEEDORES
Tipo
Mantenimiento dela coleccin
Puesta a disposicin
Proceso fsico demarcado
- Sellado- Tejuelado
- Magnetizado
ExpurgoInventario(Cada un ao y/o 3 aos)
Retiradaselectiva dedocumentos
obsoletos
Cotejo de los
ejemplares conla BD
BibliogrficaAleph
BG01: ADQUISICIN DE PRODUCTOSNueva adquisicin de ejemplar para sureposicin
Hay quereponer
ejemplar?No
Asignacin oactualizacin de
estado deproceso/ubicacin
Aleph
- Fsicamente: colocacin en laestantera.- Informticamente: disponibleen Aleph.
Tipo
Revisin(continua)
S
Ordenacin(diaria)
Ordenacin de
los ejemplaresfuera de
ubicacin en laestantera
Asncrono en casode primera puesta adisposicin.Sncrono en caso demantenimiento.
Revisin de lacoleccin
Reparacin deejemplares
deterioradosBG03P01
Ejemplaresdeteriorados?
S
Deteccin va:- Observacin del propio
personal de BG.- Informacin de los usuarios.
No
Aleph
Condiciones defiltrado:- fecha de edicin,selectiva pormaterias.- n de prstamos enlos ltimos aos.- si es ejemplar nicoo no.
Retirada de las salas delibre acceso a depsito deBG o destruccin
Prstamo acabina o a
encuadernacin
Aleph
Versin 03 - Abril 2014
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BG03P01: REPARACIN DE EJEMPLARES DETERIORADOS
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
Complejay/o encuadernacin
SencillaTipo
reparacin
Solicitud dereparacin y/o
encuadernacin
Reparacin delejemplar
Recepcin delejemplar
reparado y/oencuadernado
Realizada por el personalde la BG
Empresas deedicin impresa
y reprografa
Revisin delestado delejemplar
Devolucin delejemplarreparado
Aleph
Versin 03 - Abril 2014
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BG04: CIRCULACIN DE LA COLECCIN
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
A solicitud delusuario
TipoMonografas
Notificacin al
usuario:documento deslo lectura en
sala
S, en coleccin no prestable
Disponible yaccesible? No
Encoleccin yprestable?
S, en colecciny prestable
Solicitud de prstamointerbibliotecario y
acceso al documentoBG04P01
No, en coleccin
PrstamoBG04P02
S
Segn normativa deprstamo
Devuelto?
Volver adisponible
Renovacin delprstamos oReclamacin
No
Publicacin peridica
Notificacinperidica de gastos
Prstamointerbibliotecario y
acceso aldocumentoBG04P03
Reserva
En el caso de que el usuariorenuncie, la Biblioteca en sunombre libera el documento.
Tipo
Solicitudinstituciones
externas
Solicitud UPV
Envo delartculo
Encoleccin
?
No
S
Sloautorizados
SReclamacin: Cada3/5 das envo email
recordatorioEnvo de carta por
correo postalaleatoriamente
Versin 03 - Abril 2014
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BG04P01: SOLICITUD DE PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO Y ACCESO AL DOCUMENTO
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
Seleccin deproveedor
Cursar solicitud
Entidades UPVInstituciones
externasEmpresas
PosibilidadesRecepcin del
documentoRespuesta
positiva
Respuestanegativa
Notificacin al
usuario:respuestanegativa
Sin respuesta en plazoo ltimo intento fallido
Solicitud instituciones externas
SolicitudUPV
Tipo
Notificacin yentrega al
usuario
Versin 03 - Abril 2014
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BG04P02: PRSTAMO
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
Lectura delcdigo de barras
del carn delusuario
Incluyeanexos?
Los desea enprstamo?
S
Lectura delcdigo de barras
de los anexos
SNo
No
Desmagnetizacindel documento
En el caso de solicitud interna elcarn es personal.En el caso de solicitud externa elcarn es institucional.
Entrega deldocumento al
usuario
Modo deentrega
Solicitud Instituciones externasSolicitud UPV
Entrega deldocumento al
responsable delPrstamo
Interbibliotecario
Se enlaza con BG04P03:Prstamo Interbibliotecarioy acceso al documento
Lectura delcdigo de barrasdel documento
Versin 03 - Abril 2014
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BG04P03: PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO Y ACCESO AL DOCUMENTO
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
Bsqueda deldocumento
Envo
- Soporte digital vaARIEL (correoelectrnico).- Soporte papel vacorreo postal.
Registro desalida
Disponibilidad en
coleccin?S
Notificacin alusuario
No
Registro deentrada de la
solicitud G
TBIB
GTBIB
Reproduccindigital / papel
Versin 03 - Abril 2014
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BG05: MANTENIMIENTO DE LA BIBLIOTECA DIGITAL
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
A solicituddel usuario, ode oficio.
Base dedatos
Colecciones de revistasy libros
electrnicos o recursos web
Tipo
Operaciones sobrela herramienta
Operaciones sobre recursos
Evaluacin delrecurso
Tipo derecurso
ALEPH
Actualizacin y siprocede,
descripcin
Actualizacin,mantenimiento ydescripcin en
su caso, defuentes ydestinos
SFX
Publicacin enPoliBuscador, si
procede
S
BG06: RELACINCON EL USUARIO
Requiere
comunicacin con elusuario?
Cambios en:- Estructura de la informacin.- Actualizaciones de software, interfaz.- Versin de la aplicacin- Gestin de incidencias- . ..
No
Empresas
Operaciones demantenimiento
externo
Solicitud demantenimiento
en base alcontrato firmado
- Empresas deasistencia tcnica.- Empresas de provisinde software.- Empresas de provisinde recursos deinformacin.
Mantenimientorealizado
y control desuscrpciones
Realizacin delas operaciones
Mantenimiento realizado para la gestin delibros electrnicos, revistas electrnicas,bases de datos y recursos web, con el apoyodel ASIC.
PRIMO
PRIMO
CENTRAL
Si procede,descripcin del
recurso
Si procede,descripcin delrecurso,registro enAleph
Versin 03 - Abril 2014
7/24/2019 DiagramasProcesos_516B633D
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BG06: RELACIN CON EL USUARIO
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
A solicitud delusuario o de oficio
De oficio A solicituddel usuario
Con apoyo de: CFP,ICE y Empresas enfuncin del tipo decurso
Tipo
Ejecucin odenegacin de la
solicitud delservicio solicitado
Informacin de losservicios de la BG
y formacin deusuarios
Tipo
Preguntas dereferencia
Solicitud deun servicio
Tipo
Informacindinmica
Formacin
Mantenimientodel sistema de
Noticias,Novedades y
Web
Encuestas
Realizacin deencuestas yanlisis deresultados
Respuesta acomunicaciones
recibidas
Comunicaciones: quejas,incidencias, sugerencias,
preguntas,etc.
Gregal
Formacin,slo a solicitud del PDI
Versin 02 - Enero 2010
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BG07: APOYO A LA DOCUMENTACIN CIENTFICA
USUARIOSPROPIETARIO
PROVEEDORES
Desde AEUPV2, asolicitud delusuario, o de oficio.
A solicitud
De oficioDesde AEUPV02
(Servicio Polipapers)
- Senia (Biblioteca
responde)-RiuNet (correoelectrnico)
No
Riunet
S
S
No Se crea Workflow(perfiles:submitter,,revisor,admin), platillapara los registros
Correcta
Incorrecta paramodificar
Incorrecta y rechazada
Si procede,asesoramiento y
formacin
Fuentes RiuNet:- Servicio dealumnado (Tesis)- rea de editorial(Tesis,... )- ICE y ASIC(Docencia en red)- Escuelas(Trabajosacadmicos)- Vic. Investigacin(SENIA)Fuentes Senia:- Bases de datos
multidisciplinares
Se trabaja con elASIC comoproveedor deservicios
Senia
Se crea un perfil enGoogle Analyticspara tenerestadsticas de lasvisitas a la revista
Conservacin
Difusin
Firma decontrato decesin de
derechos y altade permiso
Generacin deldepsito
delegado oautoarchivo porparte del usuario
Estautorizado
paradepositar?
RIUNET
Creacin yconfiguracin de
la coleccin
Tipo
Existe lacoleccinadecuada?Publicacin del
nmero
RIUNET
RIUNET
Asesoramientotcnico
PoliPapers
RevisinDifusin y
mantenimiento
Rechazo yeliminacin de la
base de datos
RIUNET
Configuracin dela revista juntocon el editor
cientfico
Publicacin dela revista
Recepcin de lasolicitud y
anlisis
GREGAL
Anlisis /Bsqueda de
contenido
Alta normalizadade congresos y
revistasBG07P01
Versin 1 - Abril 2014
7/24/2019 DiagramasProcesos_516B633D
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BG07P01: ALTA NORMALIZADA DE CONGRESOS Y REVISTAS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
No
S
Tipo deAlta
Datoscorrectos/
completos?
Solicitud dedatos
adicionales
Subsanacin deerrores
Hasta datoscorrectos ycompletos
Revistas
No
Congresos
Comprobacin
de datos ycreacin de altarevista
normalizada
Existecongreso
?S
Estnormalizado?
S No
Creacincongreso anual
normalizado
Creacincongresogeneral
normalizado
ISSN
Portal
Fuentesdocumentale
s externas