25 de Mayo de 2009
¿Cuál es nuestro objetivo?
Normalmente al presentar lo que hacemos: Lanzar datos Crear historias complicadas Leer diapositivas sin continuidad No tenemos en cuenta a la audiencia
Conseguir que nuestras presentaciones sean: Memorables Efectivas Persuasivas
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Elementos de una presentación
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El documento
¿Informe = Presentación? Informe = documento a entregar, con información
detallada de procesos, metodologías, estadísticas, etc. Presentación = diapositivas de impacto que deben
apoyar al orador en su charla y, sobre todo, en el logrode su objetivo final
NO
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Debemos tener claro departida En qué contexto se plantea la presentación Qué tipo de cuestión es la que se quiere abordar (estrategia
de comunicación, planificación estratégica, táctica,evaluación de eficacia,… )
Asegurar que entendemos bien todas las dimensiones deltema a tratar y para ello: Hacer todas las preguntas que sean necesarias. No dar nada por sobreentendido.
Comprometer una fecha de respuesta (“deadline”) una vezrealizada una estimación de los recursos necesarios(recursos, datos, …) y teniendo en cuenta los compromisosya en marcha.
ATENCION: Siempre hay que cumplir la fecha de entrega.
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Vamos a preparar el documento
ALTO!!!!!Espera, para unmomento ydedícale untiempo antes deempezar a hacerdiapositivas sinton ni son
Fallos comunes SoluciónSin un punto claro Plantéate adónde quieres
llegar
Sin beneficio para laaudiencia
Identifica qué ideasprincipales quieres transmitiry que sean interesante paratu audiencia
Sin flujo claro Elige un camino
Con demasiadodetalle
Debe primar el principio dela simplicidad
Demasiado largas Decidir qué diapositivas vasa utilizar
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Análisis del problema
Subdividir el problema hasta que encontremosproblemas indivisibles que admitan unarespuesta concreta. Asegurar que tenemos a nuestro alcance todos
los datos necesarios para responder a losproblemas planteados. En caso de no tenerlos,identificar la forma más eficaz, en tiempo ycoste, para conseguirlos. NO utilizar PowerPoint hasta que no tengamos
claro cuál es el mensaje que queremos dar y cuáles la mejor forma de mostrarlo.
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Conexionesinternas
Conexionesexternas
Fases de una presentación
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Al crear el documento,pensar en el CONTENIDO: Arranque: Portada Agenda
Estructuras de flujo Cierre: Conclusiones y recomendaciones Despedida
CONTINENTE: “Look & feel” general Texto Gráficos, imágenes Color Animaciones
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La portada
El título La fecha de la presentación La empresa a la que se va a presentar el
documento (logo) Mi empresa o departamento (logo)
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La agenda
Es necesaria. Oportunidad para generar interés ante todo
lo que va a venir. Es el esqueleto de nuestra historia. Sirve para orientar a nuestra audiencia sobre
cuánto tiempo va a durar nuestra presentación. Nos debe ayudar a nosotros mismos a hacer un
recorrido rápido por la historia que vamos a contar
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Estructuras de flujo
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Descripciónestructuras de flujo –I Una secuencia de partes similares, cuyo orden es
intercambiable.
Organiza núcleos de ideas con un criterio temporal ,reflejandoeventos en el mismo orden en que ocurrieron o deberían ocurrir.
Organiza los bloques de información de acuerdo a su ubicaciónfísica o geográfica.
Organiza ideas conceptualmente, de acuerdo a una metáforafísica o una analogía, proveyendo un arreglo espacial de lostemas (i.e. Iceberg, pilares casa, pirámide).
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Descripción estructurasde flujo – II
Organiza la presentación alrededor de un problema y lasolución ofrecida por ti y tu compañía.
Organiza la presentación alrededor de uno o más conflictos yla acción que propones para tratarlos.
Organiza la presentación alrededor de una oportunidad denegocio y el apalancamiento que tú o tu compañía van aimplementar para aprovecharla.
Organiza la presentación alrededor de un concepto de negociocentral, o de un método o tecnología, con aplicacionesmúltiples o funciones que emanan de ese concepto central.
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Descripción estructurasde flujo – III
Organiza la presentación alrededor de una serie decaracterísticas de tus productos o servicios y los beneficiosconcretos que tales características aportan.
Una forma narrativa de contar cómo tú o tu compañía resolvisteisun problema en particular o cubristeis las necesidades de uncliente en particular, y que en la forma de explicarlo cubres todoslos aspectos de tu negocio y tu entorno.
Saca a la luz argumentos contra tu propio caso y acto seguidolos rechaza destacando todas las falacias (o falsas creencias)que esos argumentos esconden.
Organiza la presentación alrededor de una serie decomparaciones que ilustran las diferencias entre tu compañía yotras compañías.
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Descripciónestructuras de flujo –IV Utiliza un diagrama de dos por dos, o mayor, que organiza un
complejo conjunto de conceptos de una forma fácil de digerir,fácil de seguir o fácil de recordar.
Desemboca en una serie de ideas relacionadas quecomparten un conjunto de sub-ideas cada una de ellas.
Preguntas, y luego respondes, cuestiones que probablementeestén en ese momento en la mente de tu audiencia.
Enumera una serie de ideas conectadas de forma suelta,hechos o argumentos.
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Tipos de diapositivas decontenido
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Ejemplo diapositivacualitativa de texto
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Ejemplo diapositivacualitativa con esquemas
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Contenido diapositiva dedatos
Título del cuadro
Período. Unidades
(*) Espacio para las notas a pie de página Fuente: XXXX; Análisis Carat Expert
Mensaje
Cuerpodelcuadro
mensaje
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Ejemplo diapositiva dedatos – Serie temporal
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Ejemplo diapositiva dedatos – Distribución defrecuencias
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Ejemplo diapositiva dedatos – Correlaciones
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Recomendaciones al hacer ungráfico En los gráficos de columnas o barras agrupadas es recomendable poner la
información (los items) ordenada, excepto los items del tipo “otros”, “resto”,“n/c” que siempre irán al final independientemente de su tamaño.
Cuando los conceptos que estamos representando son sumables (no hayintersección entre ellos), es recomendable usar gráficos de componentes(columnas o barras “apiladas”). En caso contrario (si son conceptos conintersección) es preferible el gráfico de columnas o barras agrupadas.
Los gráficos tridimensionales no son recomendables, a no ser que hayapocos items que mostrar y sea importante estéticamente que seatridimensional.
Siempre que haya espacio, es preferible que las cifras estén visibles en elgráfico, en cuyo caso es recomendable quitar el eje de vertical (no añadeinformación).
Cuando las cifras son altas (cientos, miles) o conceptos enteros (p.ej: nºpersonas) no se deben poner números decimales, y el punto separador demiles debe aparecer para mayor claridad, excepto en los años.
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Notas sobre la realizaciónde los gráficos En las cifras que representan años no se debe poner el punto separador de
miles (deben ser, p.ej: 1999, 2000, 2001 y NO 1.999, 2.000, 2.001).
Los números decimales sólo deben aparecer en cifras pequeñas oporcentajes, en los que sí añaden información. Salvo excepciones, no sedebe utilizar más de 1 decimal en las cifras.
Si el gráfico contiene mucha información, se puede facilitar la lecturaseñalando (con una flecha, un círculo, etc.) la información relevante. En estecaso el mensaje debe hacer referencia a la cifra resaltada en el gráfico.
No se deben resaltar demasiadas cifras, ya que se pierde el efecto y elgráfico queda más “sucio”.
No poner los nombres de las barras o columnas fuera del gráfico.
Mucho cuidado con los colores que se eligen: que se vean y se diferencien.
Siempre, antes de dar por terminado un gráfico, revisar a fondo todos losdatos para evitar errores.
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El cierre
Recopilar los principales mensajes quequeramos que calen en nuestra audiencia. Presentar un resumen escueto y claro. No caer en la tentación de “leer la lista de la
compra”. Aportar información adicional que enriquezca
cada punto. Incorporar no sólo conclusiones-resumen sino
también recomendaciones.
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Nos vemos el8 de Junio
Ahora a prepararpresentaciones
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8 de Junio de 2009
Día de lapresentación:
HOY !!!!!
Elementos de una presentación
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No existen patrones generales,existen retos personales Al presentar tienes que pensar, sentir, hacer y
reaccionar. Y si me dices: “Hago presentaciones muy ortopédicas, todas están
estructuradas igual” “Los primeros 10 minutos estoy nervioso pero luego me siento
más cómodo” “Conozco muy bien mi trabajo pero no consigo mantener un
nivel de atención alto en mis presentaciones” “Es que, cuando no me creo lo que cuento, se me nota” “Me gustaría ser más gracioso, más empático y menos
monótono” “Me cuesta enlazar las ideas cuando cambio de diapositiva”
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Saca partido a tus“herramientas” La voz, para: Crear confianza. Influir, sugestionar y persuadir.
El lenguaje verbal Procurar tener un vocabulario rico. Sencillo, claro y directo. Adaptado a cada caso.
El lenguaje no verbal Importancia de estos elementos en mi comunicación(1)
El 38% se atribuye a la voz (entonación, proyección, resonancia,tono, etc)
El 7% se atribuye a las palabras (lenguaje verbal) El 55% al Lenguaje Corporal (gestos, posturas, movimiento de los
ojos, respiración. etc)
(1): Fuente Albert Mehrabian, Psicólogo y Profesor Emérito de la UCLA
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Tipos de voz y su efecto enla audiencia
Si tu voz presentando es… Provoca …
De tono alto y aguda Agresividad
Discordante Irritabilidad
Nasal Presunción de actitud pretenciosa
Entrecortada Contradicción
Cortante y seca Frialdad e insensibilidad
Demasiado baja Induce a la tristeza
Cálida y bien timbrada Tranquilidad
Suave y tranquila Amistad y tolerancia
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El lenguaje verbal
Evita abusar de frases hechas, clichés, tópicoso palabras vulgares. Enriquece tu vocabulario. Refuerza el impacto de tu lenguaje con
imágenes. Procura no utilizar palabras comodín. Utiliza un lenguaje adaptado a tu audiencia.
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El lenguaje no verbal
La sonrisa Natural Espontánea
La mirada: Es la mejor manera de exteriorizar nuestra sinceridad. Evita desviar la mirada de izquierda a derecha, o al suelo o incluso
al techo. Mirando a los ojos conseguiremos captar la atención de nuestra
audiencia. Los gestos Evitar los tics o gestos mecánicos No jugar con un bolígrafo Evitar meter las manos en los bolsillos Intentar ante todo la naturalidad y eliminar la tensión
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Significado de los gestos – I
Gesto Lo que reflejaAcariciarse la mandíbula Toma de decisiones
Entrelazar los dedos Autoridad
Dar un tirón al oído Inseguridad
Mirar hacia abajo No creer en lo que se escucha
Frotarse las manos Impaciencia
Apretarse la nariz Evaluación negativa
Golpear ligeramente los dedos Impaciencia
Sentarse con las manos agarrando lacabeza por detrás
Seguridad en sí mismo y superioridad
Inclinar la cabeza Interés
Palma de la mano abierta Sinceridad, franqueza e inocencia
Caminar erguido Confianza y seguridad en sí mismo
Pararse con las manos en las caderas Buena disposición para hacer algo
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Significado de los gestos – II
Gesto Lo que refleja
Jugar con el cabelloFalta de confianza en sí mismo einseguridad
Comerse las uñas Inseguridad o nervios
La cabeza descansando sobre lasmanos o mirar hacia el piso
Aburrimiento
Unir los tobillos Aprensión
Manos agarradas hacia la espalda Furia, ira, frustración y aprensión
Cruzar las piernas, balanceandoligeramente el pie Aburrimiento
Brazos cruzados a la altura del pecho Actitud a la defensiva
Caminar con las manos en los bolsilloso con los hombros encorvados Abatimiento
Manos en las mejillas Evaluación
Frotarse un ojo Dudas
Tocarse ligeramente la nariz Mentir, dudar o rechazar algo
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Algunas recomendacionessobre el lenguaje no verbal Usa tus ojos para hablar Cuidado con tu manos “No toque, porqué tocas” Actitud física: atención a los gestos de
delatan impaciencia o aburrimiento Aprende a sentarte Controla tu mirada No exageres las expresiones de tu rostro
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Algunos trucos paraprepararte para la ocasión Reducir la tensión: Tensar – destensar el tronco y los brazos Relajar el cuello Ejercitar los hombros Ejercicio de respiración: respiración diafrágmica
Ejercicios de voz: Vocalización: articulación (trabalenguas, lápiz,…) Dicción: locución, entonación Proyección: adapta tu proyección de voz Modulación – entonación: Da color y calor a tu voz
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El momento ha llegado
Nunca llegar tarde. Hay que ir vestido para la ocasión. Ir preparados para todo (documento en varios
soportes, ordenador, proyector, cable, …) Verificar que todo funciona antes de que
lleguen los asistentes a la reunión. Colocarnos donde podamos ver a todos y que
todos nos vean. Apagar el móvil, tú móvil.
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La presentación va aempezar Antes de empezar la presentación observa a
tu audiencia. ¿En qué estarán pensando? En un mail urgente que han recibido esa mañana En su próxima reunión En la comida que tienen luego con un amigo En una discusión con su pareja
Debes captar su atención desde el inicio. El objetivo de la comunicación es que el
mensaje sea comprendido.
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Exposición corta para captar la atención de la audiencia yal mismo tiempo ayudarte a iniciar la presentación deforma cómoda y en tono de conversación
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Recursos durante lapresentación
Cierra un tema y dirígete hacia el siguiente
Haz referencias a temas que hanaparecido antes y que van a apareceren la presentación
Haz una pregunta relevante yprovee tú mismo la respuesta
Establece un ejemplo o destaca undato al principio de la presentación yentonces haz varias referencias almismo a lo largo de la presentación
Establece un ejemplo o destaca un dato alprincipio de tu presentación y no vuelvas amencionarlo hasta el final de la mismaUtiliza una frase con gancho o
un eslogan de forma repetida
Haz una pausa en las principalestransiciones y recapitula
Presenta conceptosrelacionados en serie y ve
descontando cada uno de ellos
Pon informaciónnumérica en perspectiva
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Recursos durante lapresentación
Menciona específicamente, por su nombre, auno o más miembros de la audiencia
Haz referencia a una persona,compañía u organizaciónrelacionada contigo y tu audiencia
Dirige preguntasdirectamente a uno o másmiembros de la audiencia
Haz referencias a algún hechoo acontecimiento de actualidad
Haz referencia allugar de la
presentación
Haz referencia ainformación actualque enlaza y apoya
tu mensaje
La portada
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Fallos comunes – I
1. Lectura de la agenda. Es el esqueleto de nuestra historia. Sirve para orientar a nuestra audiencia sobre cuánto
tiempo va a durar nuestra presentación. Nos debe ayudar a nosotros mismos a hacer un
recorrido rápido por la historia que vamos a contar
2. La lista de la compra Lectura o descripción sin pausas de una serie de
elementos, sin aportar información adicional Cadencia cansina y telegráfica por falta de
preparación y por no haber construido una historia
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Fallos comunes – II
3. Te cuento tu briefing Lo que hacemos: Proyectarlo tal cual en la pantalla y
repasarlo concienzudamente para que vean que lo hemosleído.
Deberíamos: Mencionar punto de partida Rescatemos aquellos elementos clave del brief que mejor van a
ayudarnos a justificar o defender las ideas que proponemos No necesitan estar al inicio de la presentación.
4. Los gráficos del hombre del tiempo La mayoría de nuestros gráficos son ininteligibles en la distancia no hablan por sí mismos
Lo importante no es el dato, sino lo que significa.
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Fallos comunes – III
5. Aquí tienes mis conclusiones Normalmente al final de la presentación y
llegamos a ellas ya cortos de tiempo Son los pilares de las ideas a las que has llegado Es con lo que quieres que tu audiencia se quede al
final de tu presentación
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Interactuar con laaudiencia Solicitar feedback, animales a que participen
(preguntas abiertas) Observa las caras de la audiencia y haz participar
al que bosteza o distrae Jamás discutir con la audiencia Jamás rechazar críticas o sugerencias de mejora Y si tenemos algún oyente “molesto”: Acepta el desacuerdo como fuente de aprendizaje Invita a ver temas particular aparte Acepta la crítica con humildad y aceptación Retoma tema central lo antes posible
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El cierre
Recopilar los principales mensajes quequeremos que calen en nuestra audiencia. Agradecimiento por la atención prestada. Ofrecernos para cualquier ampliación o duda
al respecto. Sonreír. Mantenerse frente a la audiencia 5 segundos.
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Tipos de presentadores
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Recapitulando
Todo lo que presentamos debe estar guiadopor el objetivo de cubrir las necesidades denuestra audiencia Hay que pasar de hechos/datos a
BENEFICIOS Encontrar el equilibrio entre lo que
contamos y cómo lo contamos No olvidar que presentamos ante personasIncluir siempre el FACTOR HUMANO ennuestras presentaciones
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Prepararte antes
Neutraliza las tensiones Controla tu relajación y respiración
Voz Cuida tu vocalización, dicción, modulación y proyección
Lenguaje verbal Trabaja en el énfasis, entonación, velocidad, pausa, volumen, repetición,
muletillas
Lenguaje corporal Trabaja en la gesticulación, movimiento, apoyo
Precisión Sé preciso para lograr inspiración, seducción, entusiasmo, persuasión
Naturalidad en la interacción Busca siempre la generación de confianza, escucha activa,
espontaneidad
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Busca el equilibrioConstruir una buena historia
ycontarla con naturalidad, convicción, energía y claridad
Las diapositivas son tus amigas, pero no seas diapo-dependientegenerar impactoilustrar conceptosdestacar ideas importantesmostrar datos (¡que se puedan leer!)
Consigue que la pantalla sea tu aliada y no tu competidora
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