Curso presentaciones eficaces

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25 de Mayo de 2009

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25 de Mayo de 2009

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¿Cuál es nuestro objetivo?

Normalmente al presentar lo que hacemos: Lanzar datos Crear historias complicadas Leer diapositivas sin continuidad No tenemos en cuenta a la audiencia

Conseguir que nuestras presentaciones sean: Memorables Efectivas Persuasivas

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Elementos de una presentación

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El documento

¿Informe = Presentación? Informe = documento a entregar, con información

detallada de procesos, metodologías, estadísticas, etc. Presentación = diapositivas de impacto que deben

apoyar al orador en su charla y, sobre todo, en el logrode su objetivo final

NO

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Debemos tener claro departida En qué contexto se plantea la presentación Qué tipo de cuestión es la que se quiere abordar (estrategia

de comunicación, planificación estratégica, táctica,evaluación de eficacia,… )

Asegurar que entendemos bien todas las dimensiones deltema a tratar y para ello: Hacer todas las preguntas que sean necesarias. No dar nada por sobreentendido.

Comprometer una fecha de respuesta (“deadline”) una vezrealizada una estimación de los recursos necesarios(recursos, datos, …) y teniendo en cuenta los compromisosya en marcha.

ATENCION: Siempre hay que cumplir la fecha de entrega.

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Vamos a preparar el documento

ALTO!!!!!Espera, para unmomento ydedícale untiempo antes deempezar a hacerdiapositivas sinton ni son

Fallos comunes SoluciónSin un punto claro Plantéate adónde quieres

llegar

Sin beneficio para laaudiencia

Identifica qué ideasprincipales quieres transmitiry que sean interesante paratu audiencia

Sin flujo claro Elige un camino

Con demasiadodetalle

Debe primar el principio dela simplicidad

Demasiado largas Decidir qué diapositivas vasa utilizar

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Análisis del problema

Subdividir el problema hasta que encontremosproblemas indivisibles que admitan unarespuesta concreta. Asegurar que tenemos a nuestro alcance todos

los datos necesarios para responder a losproblemas planteados. En caso de no tenerlos,identificar la forma más eficaz, en tiempo ycoste, para conseguirlos. NO utilizar PowerPoint hasta que no tengamos

claro cuál es el mensaje que queremos dar y cuáles la mejor forma de mostrarlo.

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Conexionesinternas

Conexionesexternas

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Al crear el documento,pensar en el CONTENIDO: Arranque: Portada Agenda

Estructuras de flujo Cierre: Conclusiones y recomendaciones Despedida

CONTINENTE: “Look & feel” general Texto Gráficos, imágenes Color Animaciones

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La portada

El título La fecha de la presentación La empresa a la que se va a presentar el

documento (logo) Mi empresa o departamento (logo)

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La agenda

Es necesaria. Oportunidad para generar interés ante todo

lo que va a venir. Es el esqueleto de nuestra historia. Sirve para orientar a nuestra audiencia sobre

cuánto tiempo va a durar nuestra presentación. Nos debe ayudar a nosotros mismos a hacer un

recorrido rápido por la historia que vamos a contar

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Estructuras de flujo

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Descripciónestructuras de flujo –I Una secuencia de partes similares, cuyo orden es

intercambiable.

Organiza núcleos de ideas con un criterio temporal ,reflejandoeventos en el mismo orden en que ocurrieron o deberían ocurrir.

Organiza los bloques de información de acuerdo a su ubicaciónfísica o geográfica.

Organiza ideas conceptualmente, de acuerdo a una metáforafísica o una analogía, proveyendo un arreglo espacial de lostemas (i.e. Iceberg, pilares casa, pirámide).

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Descripción estructurasde flujo – II

Organiza la presentación alrededor de un problema y lasolución ofrecida por ti y tu compañía.

Organiza la presentación alrededor de uno o más conflictos yla acción que propones para tratarlos.

Organiza la presentación alrededor de una oportunidad denegocio y el apalancamiento que tú o tu compañía van aimplementar para aprovecharla.

Organiza la presentación alrededor de un concepto de negociocentral, o de un método o tecnología, con aplicacionesmúltiples o funciones que emanan de ese concepto central.

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Descripción estructurasde flujo – III

Organiza la presentación alrededor de una serie decaracterísticas de tus productos o servicios y los beneficiosconcretos que tales características aportan.

Una forma narrativa de contar cómo tú o tu compañía resolvisteisun problema en particular o cubristeis las necesidades de uncliente en particular, y que en la forma de explicarlo cubres todoslos aspectos de tu negocio y tu entorno.

Saca a la luz argumentos contra tu propio caso y acto seguidolos rechaza destacando todas las falacias (o falsas creencias)que esos argumentos esconden.

Organiza la presentación alrededor de una serie decomparaciones que ilustran las diferencias entre tu compañía yotras compañías.

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Descripciónestructuras de flujo –IV Utiliza un diagrama de dos por dos, o mayor, que organiza un

complejo conjunto de conceptos de una forma fácil de digerir,fácil de seguir o fácil de recordar.

Desemboca en una serie de ideas relacionadas quecomparten un conjunto de sub-ideas cada una de ellas.

Preguntas, y luego respondes, cuestiones que probablementeestén en ese momento en la mente de tu audiencia.

Enumera una serie de ideas conectadas de forma suelta,hechos o argumentos.

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Tipos de diapositivas decontenido

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Ejemplo diapositivacualitativa de texto

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Ejemplo diapositivacualitativa con esquemas

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Contenido diapositiva dedatos

Título del cuadro

Período. Unidades

(*) Espacio para las notas a pie de página Fuente: XXXX; Análisis Carat Expert

Mensaje

Cuerpodelcuadro

mensaje

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Ejemplo diapositiva dedatos – Serie temporal

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Ejemplo diapositiva dedatos – Distribución defrecuencias

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Ejemplo diapositiva dedatos – Correlaciones

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Recomendaciones al hacer ungráfico En los gráficos de columnas o barras agrupadas es recomendable poner la

información (los items) ordenada, excepto los items del tipo “otros”, “resto”,“n/c” que siempre irán al final independientemente de su tamaño.

Cuando los conceptos que estamos representando son sumables (no hayintersección entre ellos), es recomendable usar gráficos de componentes(columnas o barras “apiladas”). En caso contrario (si son conceptos conintersección) es preferible el gráfico de columnas o barras agrupadas.

Los gráficos tridimensionales no son recomendables, a no ser que hayapocos items que mostrar y sea importante estéticamente que seatridimensional.

Siempre que haya espacio, es preferible que las cifras estén visibles en elgráfico, en cuyo caso es recomendable quitar el eje de vertical (no añadeinformación).

Cuando las cifras son altas (cientos, miles) o conceptos enteros (p.ej: nºpersonas) no se deben poner números decimales, y el punto separador demiles debe aparecer para mayor claridad, excepto en los años.

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Notas sobre la realizaciónde los gráficos En las cifras que representan años no se debe poner el punto separador de

miles (deben ser, p.ej: 1999, 2000, 2001 y NO 1.999, 2.000, 2.001).

Los números decimales sólo deben aparecer en cifras pequeñas oporcentajes, en los que sí añaden información. Salvo excepciones, no sedebe utilizar más de 1 decimal en las cifras.

Si el gráfico contiene mucha información, se puede facilitar la lecturaseñalando (con una flecha, un círculo, etc.) la información relevante. En estecaso el mensaje debe hacer referencia a la cifra resaltada en el gráfico.

No se deben resaltar demasiadas cifras, ya que se pierde el efecto y elgráfico queda más “sucio”.

No poner los nombres de las barras o columnas fuera del gráfico.

Mucho cuidado con los colores que se eligen: que se vean y se diferencien.

Siempre, antes de dar por terminado un gráfico, revisar a fondo todos losdatos para evitar errores.

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El cierre

Recopilar los principales mensajes quequeramos que calen en nuestra audiencia. Presentar un resumen escueto y claro. No caer en la tentación de “leer la lista de la

compra”. Aportar información adicional que enriquezca

cada punto. Incorporar no sólo conclusiones-resumen sino

también recomendaciones.

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Nos vemos el8 de Junio

Ahora a prepararpresentaciones

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8 de Junio de 2009

Día de lapresentación:

HOY !!!!!

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Elementos de una presentación

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Page 33: Curso   presentaciones eficaces

No existen patrones generales,existen retos personales Al presentar tienes que pensar, sentir, hacer y

reaccionar. Y si me dices: “Hago presentaciones muy ortopédicas, todas están

estructuradas igual” “Los primeros 10 minutos estoy nervioso pero luego me siento

más cómodo” “Conozco muy bien mi trabajo pero no consigo mantener un

nivel de atención alto en mis presentaciones” “Es que, cuando no me creo lo que cuento, se me nota” “Me gustaría ser más gracioso, más empático y menos

monótono” “Me cuesta enlazar las ideas cuando cambio de diapositiva”

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Saca partido a tus“herramientas” La voz, para: Crear confianza. Influir, sugestionar y persuadir.

El lenguaje verbal Procurar tener un vocabulario rico. Sencillo, claro y directo. Adaptado a cada caso.

El lenguaje no verbal Importancia de estos elementos en mi comunicación(1)

El 38% se atribuye a la voz (entonación, proyección, resonancia,tono, etc)

El 7% se atribuye a las palabras (lenguaje verbal) El 55% al Lenguaje Corporal (gestos, posturas, movimiento de los

ojos, respiración. etc)

(1): Fuente Albert Mehrabian, Psicólogo y Profesor Emérito de la UCLA

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Tipos de voz y su efecto enla audiencia

Si tu voz presentando es… Provoca …

De tono alto y aguda Agresividad

Discordante Irritabilidad

Nasal Presunción de actitud pretenciosa

Entrecortada Contradicción

Cortante y seca Frialdad e insensibilidad

Demasiado baja Induce a la tristeza

Cálida y bien timbrada Tranquilidad

Suave y tranquila Amistad y tolerancia

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El lenguaje verbal

Evita abusar de frases hechas, clichés, tópicoso palabras vulgares. Enriquece tu vocabulario. Refuerza el impacto de tu lenguaje con

imágenes. Procura no utilizar palabras comodín. Utiliza un lenguaje adaptado a tu audiencia.

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El lenguaje no verbal

La sonrisa Natural Espontánea

La mirada: Es la mejor manera de exteriorizar nuestra sinceridad. Evita desviar la mirada de izquierda a derecha, o al suelo o incluso

al techo. Mirando a los ojos conseguiremos captar la atención de nuestra

audiencia. Los gestos Evitar los tics o gestos mecánicos No jugar con un bolígrafo Evitar meter las manos en los bolsillos Intentar ante todo la naturalidad y eliminar la tensión

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Significado de los gestos – I

Gesto Lo que reflejaAcariciarse la mandíbula Toma de decisiones

Entrelazar los dedos Autoridad

Dar un tirón al oído Inseguridad

Mirar hacia abajo No creer en lo que se escucha

Frotarse las manos Impaciencia

Apretarse la nariz Evaluación negativa

Golpear ligeramente los dedos Impaciencia

Sentarse con las manos agarrando lacabeza por detrás

Seguridad en sí mismo y superioridad

Inclinar la cabeza Interés

Palma de la mano abierta Sinceridad, franqueza e inocencia

Caminar erguido Confianza y seguridad en sí mismo

Pararse con las manos en las caderas Buena disposición para hacer algo

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Significado de los gestos – II

Gesto Lo que refleja

Jugar con el cabelloFalta de confianza en sí mismo einseguridad

Comerse las uñas Inseguridad o nervios

La cabeza descansando sobre lasmanos o mirar hacia el piso

Aburrimiento

Unir los tobillos Aprensión

Manos agarradas hacia la espalda Furia, ira, frustración y aprensión

Cruzar las piernas, balanceandoligeramente el pie Aburrimiento

Brazos cruzados a la altura del pecho Actitud a la defensiva

Caminar con las manos en los bolsilloso con los hombros encorvados Abatimiento

Manos en las mejillas Evaluación

Frotarse un ojo Dudas

Tocarse ligeramente la nariz Mentir, dudar o rechazar algo

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Page 40: Curso   presentaciones eficaces

Algunas recomendacionessobre el lenguaje no verbal Usa tus ojos para hablar Cuidado con tu manos “No toque, porqué tocas” Actitud física: atención a los gestos de

delatan impaciencia o aburrimiento Aprende a sentarte Controla tu mirada No exageres las expresiones de tu rostro

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Page 41: Curso   presentaciones eficaces

Algunos trucos paraprepararte para la ocasión Reducir la tensión: Tensar – destensar el tronco y los brazos Relajar el cuello Ejercitar los hombros Ejercicio de respiración: respiración diafrágmica

Ejercicios de voz: Vocalización: articulación (trabalenguas, lápiz,…) Dicción: locución, entonación Proyección: adapta tu proyección de voz Modulación – entonación: Da color y calor a tu voz

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El momento ha llegado

Nunca llegar tarde. Hay que ir vestido para la ocasión. Ir preparados para todo (documento en varios

soportes, ordenador, proyector, cable, …) Verificar que todo funciona antes de que

lleguen los asistentes a la reunión. Colocarnos donde podamos ver a todos y que

todos nos vean. Apagar el móvil, tú móvil.

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Page 43: Curso   presentaciones eficaces

La presentación va aempezar Antes de empezar la presentación observa a

tu audiencia. ¿En qué estarán pensando? En un mail urgente que han recibido esa mañana En su próxima reunión En la comida que tienen luego con un amigo En una discusión con su pareja

Debes captar su atención desde el inicio. El objetivo de la comunicación es que el

mensaje sea comprendido.

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Conexionesinternas

Conexionesexternas

Fases de una presentación

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Page 45: Curso   presentaciones eficaces

Exposición corta para captar la atención de la audiencia yal mismo tiempo ayudarte a iniciar la presentación deforma cómoda y en tono de conversación

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Page 46: Curso   presentaciones eficaces

Recursos durante lapresentación

Cierra un tema y dirígete hacia el siguiente

Haz referencias a temas que hanaparecido antes y que van a apareceren la presentación

Haz una pregunta relevante yprovee tú mismo la respuesta

Establece un ejemplo o destaca undato al principio de la presentación yentonces haz varias referencias almismo a lo largo de la presentación

Establece un ejemplo o destaca un dato alprincipio de tu presentación y no vuelvas amencionarlo hasta el final de la mismaUtiliza una frase con gancho o

un eslogan de forma repetida

Haz una pausa en las principalestransiciones y recapitula

Presenta conceptosrelacionados en serie y ve

descontando cada uno de ellos

Pon informaciónnumérica en perspectiva

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Recursos durante lapresentación

Menciona específicamente, por su nombre, auno o más miembros de la audiencia

Haz referencia a una persona,compañía u organizaciónrelacionada contigo y tu audiencia

Dirige preguntasdirectamente a uno o másmiembros de la audiencia

Haz referencias a algún hechoo acontecimiento de actualidad

Haz referencia allugar de la

presentación

Haz referencia ainformación actualque enlaza y apoya

tu mensaje

La portada

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Page 48: Curso   presentaciones eficaces

Fallos comunes – I

1. Lectura de la agenda. Es el esqueleto de nuestra historia. Sirve para orientar a nuestra audiencia sobre cuánto

tiempo va a durar nuestra presentación. Nos debe ayudar a nosotros mismos a hacer un

recorrido rápido por la historia que vamos a contar

2. La lista de la compra Lectura o descripción sin pausas de una serie de

elementos, sin aportar información adicional Cadencia cansina y telegráfica por falta de

preparación y por no haber construido una historia

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Fallos comunes – II

3. Te cuento tu briefing Lo que hacemos: Proyectarlo tal cual en la pantalla y

repasarlo concienzudamente para que vean que lo hemosleído.

Deberíamos: Mencionar punto de partida Rescatemos aquellos elementos clave del brief que mejor van a

ayudarnos a justificar o defender las ideas que proponemos No necesitan estar al inicio de la presentación.

4. Los gráficos del hombre del tiempo La mayoría de nuestros gráficos son ininteligibles en la distancia no hablan por sí mismos

Lo importante no es el dato, sino lo que significa.

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Fallos comunes – III

5. Aquí tienes mis conclusiones Normalmente al final de la presentación y

llegamos a ellas ya cortos de tiempo Son los pilares de las ideas a las que has llegado Es con lo que quieres que tu audiencia se quede al

final de tu presentación

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Page 51: Curso   presentaciones eficaces

Interactuar con laaudiencia Solicitar feedback, animales a que participen

(preguntas abiertas) Observa las caras de la audiencia y haz participar

al que bosteza o distrae Jamás discutir con la audiencia Jamás rechazar críticas o sugerencias de mejora Y si tenemos algún oyente “molesto”: Acepta el desacuerdo como fuente de aprendizaje Invita a ver temas particular aparte Acepta la crítica con humildad y aceptación Retoma tema central lo antes posible

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El cierre

Recopilar los principales mensajes quequeremos que calen en nuestra audiencia. Agradecimiento por la atención prestada. Ofrecernos para cualquier ampliación o duda

al respecto. Sonreír. Mantenerse frente a la audiencia 5 segundos.

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Tipos de presentadores

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Page 54: Curso   presentaciones eficaces

Recapitulando

Todo lo que presentamos debe estar guiadopor el objetivo de cubrir las necesidades denuestra audiencia Hay que pasar de hechos/datos a

BENEFICIOS Encontrar el equilibrio entre lo que

contamos y cómo lo contamos No olvidar que presentamos ante personasIncluir siempre el FACTOR HUMANO ennuestras presentaciones

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Prepararte antes

Neutraliza las tensiones Controla tu relajación y respiración

Voz Cuida tu vocalización, dicción, modulación y proyección

Lenguaje verbal Trabaja en el énfasis, entonación, velocidad, pausa, volumen, repetición,

muletillas

Lenguaje corporal Trabaja en la gesticulación, movimiento, apoyo

Precisión Sé preciso para lograr inspiración, seducción, entusiasmo, persuasión

Naturalidad en la interacción Busca siempre la generación de confianza, escucha activa,

espontaneidad

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Busca el equilibrioConstruir una buena historia

ycontarla con naturalidad, convicción, energía y claridad

Las diapositivas son tus amigas, pero no seas diapo-dependientegenerar impactoilustrar conceptosdestacar ideas importantesmostrar datos (¡que se puedan leer!)

Consigue que la pantalla sea tu aliada y no tu competidora

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