UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA...
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA MODALIDAD A DISTANCIA TESIS DE GRADO Previa a la obtención del título de: LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA “Propuesta de un Manual de Procedimientos para el control de activos fijos en el Colegio Militar No.11 Héroes del Cenepa del Cantón Mera Provincia de Pastaza”. AUTORA: LINA NARCISA MACHUCA PERALTA TUTOR: ING. JONNY MOREANO RIOBAMBA- ECUADOR 2010.
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
MODALIDAD A DISTANCIA
TESIS DE GRADO Previa a la obtención del título de:
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
“Propuesta de un Manual de Procedimientos para el control de activos fijos en el Colegio Militar No.11 Héroes del Cenepa del
Cantón Mera Provincia de Pastaza”.
AUTORA: LINA NARCISA MACHUCA PERALTA
TUTOR: ING. JONNY MOREANO
RIOBAMBA- ECUADOR
2010.
Ing. Jonny Moreano
CERTIFICA:
Que la presente investigación fue revisada y autorizada para su presentación
siendo su contenido original en su totalidad.
Ing. Jonny Moreano
TUTOR DE LA TESIS
“Las ideas expuestas en el presente trabajo y que aparecen como propias de
la autora son de su responsabilidad”
Firma:--------------------------------------------
INDICE Dedicatoria Agradecimiento Introducción…………………………..………………………………………….ii Resumen……………………………..….………………………………………..iii CAPITULO I 1.1 El problema de la investigación…..……………………………………….1
1.1.1 Planteamiento del problema………………………………………………1
1.1.1.1 Formulación del problema…………...……………………………………3
1.1.1.2 Subpreguntas…………………………...………………………………….3
1.1.2 Objetivos………………………………..…………………………………4
1.1.2.1 Objetivo general…………………………...………………………………4
1.1.2.2 Objetivo especifico…………………………...……………………………5
1.1.3 Justificación………………………………………………………………..5
1.1.4 Limitaciones…………………………………….…………………………7
CAPITULO II 2.1 Marco Teórico………………………………………..……………………8
2.2 Valores Institucionales………………………………...……………….….8
2.3 Misión…………………………………………………..…………………9
2.4 Visión……………………………………………………..………………9
2.5 Objetivos Estratégicos……………………………………..…………….10
2.6.1 Del Rectorado:……………………………………………..……….12 a 14
2.6.2 Del Vicerrectorado…………………………………………..…...…14 a 16
2.6.3 Del Jefe del Departamento Académico……………………………..16 a 18
2.6.4 Del Departamento de Investigación Educativa………………..……19 a 20
2.6.5 Del Departamento de Evaluación………………………………..….20 a 22
2.6.6 De la Secretaria General………………………………………….....22 a 25
2.6.7 Del Departamento Administrativo:……………………………..…..25 a 27
2.6.8 Del Departamento de Informática………………………………….27 a 28
2.6.9 Del Departamento Financiero………………………………………28 a 31
2.2 Marco Conceptual………………………………………………………..32
2.2.1 Manual de Procedimientos……………………………………………….32
2.2.2 Control Interno………………………………………………………..….33
2.2.3. Bases Conceptuales y Niveles de Responsabilidad……………………....34
2.2.3.1 Registro………………………………………………………………..…35
2.2.3.2 Niveles de Responsabilidad en la Administración, Custodia y Control de
los Activos Fijos……………………………………………………….…35
2.2.3.3Responsabilidad de la Administración…………………………………....36
2.2.3.4 Responsabilidad en el Registro y Control Contable de los Bienes………36
2.2.3.5 Responsabilidad en control Físico de los bienes…………………………36
2.2.3.6Responsabilidad en el Uso y Conservación de los Bienes………………..37
2.2.4 Plan de cuentas codificadas e identificación de activos fijos………41 a 47
2.2.5 Procedimiento general para el ingreso y egreso de activos……………...48
2.2.6 Inventario y Connotaciones de Bienes Muebles…………………….…...48
2.2.7 Entrega y Recepción de Bienes Muebles…………………………….…..49
2.2.8 Mantenimiento y Reparación, Control de Medidas de Activos Fijos.50 a 52
CAPITULO III
3.1 Metodología de la Investigación…………………………………………53
3.1.1 Matriz de Variables e Indicadores……………………………………….53
3.2 Métodos de Investigación……………………………………………...…53
3.2.1 Método Inductivo……………………………………………………...…53
3.2.2 Método Deductivo………………………………………………………..54
3.3. Técnicas de Investigación………………………………………………..54
3.3.1 Fuentes Primarias………………………………………………………...54
3.3.2 Fuentes Secundarias…………………………………………………..…55
CAPITULO IV 4.1. Desarrollo de la Propuesta…………………..……………………………..65
4.1.1 Situación Actual:…………………………………………………………...65
4.2. Manual de procedimientos..……………………………………………..…66
4.2.1 Proceso: Activos Fijos……………………………………………………...66
4.2.1.1 Introducción……………………………………………………………...66
4.2.1.2 Objetivo…………………………...……………………………………..66
4.2.1.3 Ámbito de Aplicación……………………….…………………………...67
4.2.1.4 Alcance…………………………..……………………………………….67
4.2.1.5 Responsabilidades………………………………………………………..67
4.2.1.6 Vigencia…………………………..……………………………………...68
4.2.1.7 Base Legal…………………..……………………………………………68
4.2.1.8 Normas Generales……………………..……………………………68 a 70
4.2.1.8.1Identificación y Protección de Activos Fijos ………………………….71
4.2.1.8.2Constatación Física…………………………………………………….72
4.2.1.8.3Depreciaciones…………………………………………………………73
4.3.1.9Descripción de los Procedimientos………………………………………75
4.2.2 Procedimiento de Recepción y Codificación de Activos Fijos……..75 a 79
4.2.3 Procedimiento de Inventario Físico…………………………………83 a 86
4.3.4 Procedimiento de Reposición de Bienes Sustraídos o Perdidos…….89 a 91
4.3.6 Procedimiento de Traspaso, Entrega y Cambio de Responsables…..94 a 95
4.3.7 Procedimiento de Baja de Activos Fijos…………...………………97 a 100
4.3 Organización Estructural Departamento Financiero……………………103
4.5.1 Descripción de Funciones del Cargo……………….…………………..105
4.6. Transacciones tipo de adquisición, baja, depreciación y traspaso de Custodio….………………………………………………….……107 a 108 CAPITULO V
5.1. Conclusiones y Recomendaciones…………..………………………….109
5.1.1 Conclusiones……………………………………………………………109
5.1.2. Recomendaciones………………………………………………………111
Anexos………………………………………….…………………….…113 a 136
Bibliografía………………………………………………………………137 a 138
Glosario de Términos…………………………………………………….139 a 140
DEDICATORIA
Dedico a mi amada madre Sra. Dolores Peralta M. y
a mi hermano y amigo Sr. José M. Machuca P. Que
aunque ya no están presentes físicamente los llevo
siempre en mi mente y mi corazón y sé que desde el
cielo celebran un triunfo más de mi vida estudiantil.
Lina Machuca P.
AGRADECIMIENTO
Agradezco a la Universidad Tecnológica Equinoccial
por haberme facilitado el ingreso a estudiar en tan
prestigiosa institución y lograr una meta que me
tracé como el de ser Licenciada en Contabilidad y
Auditoría (CPA), también agradezco al Ing. Jonny
Moreano por su ayuda en la Dirección de mi tesis, al
Colegio Militar “Héroes del Cenepa” por facilitarme
para el desarrollo del presente trabajo, a mi amado
esposo Dr. Xavier Siguenza por estar ahí siempre
apoyándome, pero sobre todo a Dios por darme la
vida y guiarme en cada paso que doy.
Lina Machuca P.
ii
INTRODUCCION
Uno de los factores fundamentales del Colegio Militar No.11 Héroes del
Cenepa, del cantón Mera provincia de Pastaza, es contar con una administración
eficiente, que su desempeño sea eficaz, en respuesta a la demanda de la
sociedad de la provincia y del país, que impulse la formación de una cultura de
modernización y mejoramiento como parte del Ejército Ecuatoriano.
De este modo, se a visto necesario que el Colegio Militar No.11 implante
medidas que garanticen una mayor racionalización y optimización de los
recursos, así como de un ejercicio austero y responsable, mediante el
establecimiento de normas y lineamientos, que sirvan de base para regular su
accionar.
El control es una etapa muy importante en toda administración, por lo que, al
contar con un buen sistema de control de los activos fijos, al Colegio Militar le
permitirá salvaguarde los intereses económicos de la institución.
El Manual de Procedimientos de Activo Fijo para el Colegio Militar No.11
Héroes del Cenepa, constituye la manera de cómo se debe proceder cuando se
realice una adquisición y su codificación, la baja, la toma del inventario físico,
reposición de bienes sustraídos, traspaso, entrega y cambio de responsables de
los bienes de propiedad de la institución, el mismo que se ha elaborado con
apego a la Normatividad vigente.
A través de la optimización de los procedimientos indicados en cada formato
establecido en el presente Manual, permitirá que cada gestión administrativa se
lleve a cabo oportunamente, tanto para el personal encargado del registro y
control como para los usuarios de los bienes.
iii
RESUMEN
Tomando en consideración cada uno de los aspectos mencionados en el desarrollo
del presente trabajo se han establecido políticas y procedimientos que nos
permitirán normar y regular el control y administración en el área de activos fijos
del Colegio Militar No.11 “Héroes del Cenepa” del Cantón Mera provincia de
Pastaza, y tomando en consideración que el Comil-11 se encuentra en un
programa de modernización, el cual contempla la creación de manuales de
procedimientos y definición de funciones considerando que existe una
recomendación de Auditoría en donde indica se tome las medidas necesarias para
una correcta administración de los bienes de propiedad del Colegio Militar.
Se realizó un diagnóstico de la situación actual, en lo referente al manejo y control
de los bienes muebles del Comil-11, hallando que lo vienen haciendo en forma
empírica y nada confiable, las actividades no se las realiza con responsabilidad
más solo por cumplir y por costumbre. Existe un inventario manual, que contiene
el detalle de bienes, que no tienen valoración real, los custodios registrados no
están actualizados, no realizan tomas físicas de verificación inventarios con la
finalidad de determinar los responsables y su ubicación física; no se encuentran
los bienes codificados facilitando así la pérdida y su ubicación dificulta; dentro
de los activos fijos se encuentran bienes obsoletos y en desuso.
Se ha desarrollado un manual de procedimientos de control de activos fijos, que
de implementarse, mejorará la vigilancia y buen uso de los bienes del Colegio
Militar Héroes del Cenepa, el mismo que contiene procedimientos en forma
detallada con determinación de funciones.
Considero que al finalizar el trabajo se ha cumplido con el objetivo general y los
específicos descritos al inicio, y se ha concluido recomendando al Colegio la
difusión del manual, para una correcta aplicación de los procedimientos que
permitirán un control eficaz sobre los inventarios y activos que pertenecen al
Colegio Militar No.11 “Héroes del Cenepa”
1
CAPITULO I
1.1 EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACION
“PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS EN EL COLEGIO MILITAR No. 11
HEROES DEL CENEPA EN EL CANTON MERA PROVINCIA DE
PASTAZA”.
1.1.5 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Colegio Militar No. 11 “Héroes del Cenepa” creado mediante convenio entre
los Ministerios de Educación y Cultura y Defensa Nacional, funciona en el
cantón de Mera, lugar estratégico de la zona Central Oriental, cuyos objetivos son
los de realizar apoyo al desarrollo mediante la formación educativa de los jóvenes
del País, el respeto a los valores cívicos y patrióticos buscando en síntesis una
educación integral cumpliendo con las leyes y reglamentos definidos por el
Ministerio de Educación y Cultura, enmarcados dentro de las normas
disciplinarias y de la formación del Ejercito.
La educación es el pilar fundamental del desarrollo de un País, razón por la cual
creemos que el Colegio Agropecuario cumplió en su primera etapa con la
ciudadanía educativa, para el año 1999 debía emprender su renovación, el
entonces Director de Educación Lcdo. Francisco Mantilla con visión del futuro,
plantea el reto de transformar a la institución, el mismo que luego de un proceso
de análisis y reuniones de trabajo, el 15 de julio de 1999, mediante la firma del
convenio, representados por la Dra. Rosa Angélica Adoum y el General José
2
Gallardo Román, pasan a partir de la fecha en mención bajo la administración
Militar, con su personal docente y fiscal por lo que su función es netamente de
servicio a la colectividad.
El Colegio Militar Héroes del Cenepa del Cantón Mera, en la actualidad se
encuentra en un programa de modernización, dentro del cual se contempla la
creación de manuales de procedimientos y definición de funciones.
Respondiendo al informe de la Inspectoría General de la Fuerza Terrestre emitido
con fecha 9 de marzo del 2008, en el que manifiesta dentro del informe final,
parte correspondiente a la cuenta activos fijos, recomendación No. 15: 1“al Jefe
Financiero: establecerá procedimientos de control que garanticen la custodia,
salvaguardia y mantenimiento de los activos, con el objeto de evitar la pérdida de
bienes que va en perjuicio de los intereses institucionales”
El Colegio Militar, en los Balances presentados al 31 de diciembre del 2007 en la
cuenta principal INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION
asciende a la suma de $359,489.07, los cuales está desglosado de la siguiente
manera:
BIENES DE ADMINISTRACIÓN
Bienes Muebles $136,959.21
Bienes Inmuebles $181,715.45
Semovientes $3,298.00
(-) Depreciación acum. $49,289.09
Balances al 31 de diciembre re del 2008
3
BIENES DE PRODUCCION
Bienes muebles $107,431.83
Bienes Inmuebles $7,875.00
(-) Depreciación acum. $28,501.33
Es importante mencionar que al inicio y al finalizar cada año lectivo esto es en los
meses de junio y septiembre, existe un gran movimiento de los bienes muebles, y
que se ha podido verificar que no hay ningún procedimiento que permita el
salvaguardar de los activos de la institución como consecuencia de esto es la
pérdida, daños constantes de los mismos, perjudicando económicamente a la
institución ya que no existe documentos ni empleados que respondan por lo antes
mencionado.
1.1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA
¿Por el gran movimiento de los bienes y la falta de un adecuado sistema de
control de los activos fijos, provoca que exista pérdidas constantes al mismo
tiempo que no permite poder establecer responsabilidades y en consecuencia la
disminución del patrimonio de la institución?.
1.1.2.1 SUBPREGUNTAS
¿ Es necesario dentro de la administración de la institución, contar con un
manual que permita el control de los activos fijos?.
¿ En que se beneficiaría el Colegio Militar No. 11 “Héroes del Cenepa” del
Cantón Mera Provincia de Pastaza al tener un manual de control de activos
fijos?.
4
¿ La existencia de un manual con una efectiva difusión dentro de la
administración mejorará el uso de sus activos fijos?.
¿ Cuenta actualmente el Colegio Militar con normativas para el uso y control
de sus activos fijos?.
¿ Cómo se viene realizando en la actualidad el control de activos fijos?.
¿ Existen activos en desuso u obsoletos?.
¿ Existe diferencias entre los datos contables y la verificación física de
activos?.
¿ Los controles previo, concurrente y posterior permitirán ejercer un mejor
control de los bienes?.
¿ Es necesario implementar un sistema de codificación de activos?.
1.1.3 OBJETIVOS
1.1.3.1 OBJETIVO GENERAL
Determinar el manejo adecuado de los procesos, con la finalidad de mantener
eficientemente el control de los inventarios de bienes muebles e inmuebles
del Colegio Militar No. 11 Héroes del Cenepa, así como, responsabilizar a
los custodios de los activos, patrimonio de la Entidad para manejar en forma
adecuada el mobiliario, equipo y herramientas asignados para el desarrollo de
sus funciones.
5
1.1.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar un diagnóstico de los procedimientos actuales sobre la asignación,
uso, control y donaciones de los activos fijos.
Diseñar formatos, registros, flujos de procesos y tareas, para el control de los
bienes, en lo referente a ingresos, egresos, toma física, actas de entrega
recepción, traslado y baja.
Definir funciones y responsabilidades para el personal encargado de los
activos fijos.
Dar un valor histórico y actual a los bienes.
Proporcionar, cuando sea necesario, cuentas controladoras.
Describir exacta y concisamente lo que debe contener en cada cuenta de los
activos fijos.
1.1.4 JUSTIFICACION
Ante la imperiosa necesidad de que el control de los activos fijos esté sujeto a
procedimientos prácticos y en concordancia con las disposiciones legales
vigentes, es indispensable contar con un manual de procedimientos, que permita
una mayor eficiencia, efectividad, eficacia y agilidad en el desenvolvimiento de
las diferentes actividades relacionadas con el manejo y uso de los activos fijos.
6
El recurso humano designado para estas tareas debe disponer de una herramienta
que le permita conocer las funciones y responsabilidades.
Tomando en cuenta que en las Normas de Control Interno expedidas por la
Contraloría General del Estado se establece:
2 “250-05 TÍTULO: CUSTODIA
La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva,
será responsable de designar a los custodios de los bienes, así como de establecer
un conjunto de procedimientos que garanticen la conservación, seguridad y
mantenimiento de las existencias y bienes de larga duración.
Para el control de las existencias y bienes de larga duración corresponde a la
administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación
relativa a la custodia física y seguridad, en cada una de las instalaciones con que
cuenta la entidad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado, esto
permitirá una fácil identificación del personal responsable de su custodia”.
En la actualidad, este control se viene realizando no de una forma adecuada.
Existe un inventario manual de los activos que corresponde al Ministerio de
Educación los mismos que no tienen una valoración real, mientras que el del
Ministerio de Defensa se lo lleva en el sistema SIFFT (Sistema Integrado
Financiero de la Fuerza Terrestre. Los custodios registrados no son los actuales,
no se ha realizado una toma física de inventarios con la finalidad de determinar
2 Normas de Control Interno - Contraloría General del Estado (Acuerdo No. 020- CG)
7
su ubicación física; dentro de los activos fijos se encuentran bienes obsoletos y
en desuso.
Al implementarse el manual de procedimientos de control de activos fijos, éste
ayudará a mejorar la vigilancia de los bienes del Colegio, dentro de este manual
se establecerán normas para la creación de un sistema de codificación que
permitirá un efectivo control y ubicación física.
1.1.4 LIMITACIONES
La investigación que se pretende desarrollar consiste en proponer un
manual de procedimientos para el control de los activos fijos para el
colegio Militar No.11 “Héroes del Cenepa”, considerada como el sujeto de
estudio y que está ubicada en la Av. Luis A. Martínez vía a Baños en el
cantón Mera provincia de Pastaza, ´proceso investigativo que se tomará el
período mayo-septiembre del 2009 considerando la colaboración de los
directivos del establecimiento educativo
8
CAPITULO II
2.1 MARCO TEORICO
El Colegio Técnico “Mera” fue creado mediante acuerdo ministerial número 11-
77 del 31 de enero de 1977, publicado en el registro oficial 274 del 10 de febrero
de 1977, con resolución número 505 de fecha 05 marzo de 1980 se le concede la
especialización de Agropecuario, funcionando en esa condición hasta el 15 de
julio de 1999 en donde se firma el convenio interinstitucional entre los
Ministerios de Defensa y Educación, en este convenio uno de los objetivos era el
cambio de denominación y personería de Colegio Técnico Agropecuario “Mera”
por el de Colegio Militar Agropecuario “Héroes del Cenepa” .
El 17 de julio del 2003 mediante acuerdo No. 11-DP-OPEP suscrito por el
Director de Educación de la Provincia de Pastaza se cambia nuevamente de
denominación de Colegio Militar Agropecuario “Héroes del Cenepa” por el de
Colegio Militar No. 11 “Héroes de Cenepa”, es así como el Colegio Militar pasa
a cumplir todas las leyes y reglamentos emitidos por el Comando de Educación y
Doctrina del Ejercito y las Norma de Gestión Administrativas para los Colegios
Militares del Ejercito.
Actualmente el Colegio Militar cuenta con 56 funcionarios, 14 militares, 14
servidores públicos, 29 docentes permanentes y 300 alumnos.
2.2 VALORES INSTITUCIONALES:
Honor
Disciplina.
Lealtad.
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2.3 MISIÓN:
3El colegio militar “Héroes del Cenepa”, proporcionará una formación integral a
sus estudiantes con el objeto de obtener bachilleres de óptima calidad, con
capacidad de liderazgo, fundamentados en leyes y reglamentos del ministerio de
educación y del subsistema de educación regular del ejército, que les permita
continuar con éxito en la educación superior.
2.4 VISIÓN:
4Convertirse en un establecimiento educativo que brinde a la juventud de nuestra
amazonia ecuatoriana una educación integral, científica, técnica, humanística. que
forme ciudadanos creativos, críticos, solidarios, profundamente comprometidos
con el cambio social, que reconozcan y se sientan orgullosos de su identidad
nacional, pluricultural y pluriétnica, que desarrollen y fortalezcan sus valores
cívicos, éticos y morales; aportando así a la consolidación de una democracia en
la cual impere la equidad dentro de los géneros y la justicia social.
2.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:
5Lograr que el Sistema Educativo del Comil, responda a las exigencias del
desarrollo institucional y nacional, la realidad económica, social y cultural
del país; y elevar la calidad de la educación, tanto por su integridad,
continuidad y pertinencia cuanto por sus contenidos socialmente útiles
hasta alcanzar la excelencia educativa.
3 Plan Estratégico del Colegio Militar No. 11 Héroes del Cenepa 4 Plan Estratégico del Colegio Militar No. 11 Héroes del Cenepa 5 Plan Estratégico del Colegio Militar No. 11 Héroes del Cenepa
10
Proporcionar una formación científica, técnica y humanística que permita a
los cadetes desenvolverse en los campos: individual, social y profesional.
Fortalecer la formación en valores éticos – morales, cívicos y democráticos
de los cadetes que les permita una verdadera integración con los elementos
de la institución militar y la sociedad.
Desarrollar la investigación y la experimentación en el proceso pedagógico
que posibilite a los alumnos ser verdaderos reformadores de la educación del
siglo XXI.
Fomentar la valorización y el enriquecimiento del patrimonio natural y
cultural ecuatoriano.
Fomentar la educación integral y disciplinada como principio básico de una
formación cimentada en valores humanos, bajo el respeto y dignidad al ser
humano para hacer de ellos entes positivos para una mejor sociedad del
mañana.
11
2.6. ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL
RECTORADO
VICERRECTORADO
INSPECCIÓN GENERAL
DPTO. DE
INVESTIGACIÓN
DPTO. DE
EVALUACIÓN
DPTO
ACADÉMICO
CENTRO
INFORMATICO
UNIDAD
FINANCIERA
DPTO.
ADMINISTRATIVO
SECREARÍA GENERAL
RELACIONES PÚBLICAS
ESTUDIANTES
ORGANOS TÉCNICO ADMINISTRATIVOS ORGANOS DE PLANIFICACIÓN Y
ASESORAMIENTO
ORGANO DE CONTROL
GESTIÓN DE LA CALIDAD
JUNTA DE PROFESORES DE CURSO
COBE
CONSEJO DIRECTIVO
JUNTA DE DIRECTORES DE AREA
JUNTA GENERAL DE DIRECTIVOS Y PROFESORES
JUNTA DE PROFESORES DE AREA
COMISION DE DICIPLINA
ORGANOS OPERATIVOS
ORGANOS DE ASESORAMIENTO
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2.6.1 DEL RECTORADO:
Es la primera autoridad y el representante oficial del colegio.
Es un oficial en Servicio Activo, profesional con formación en Ciencias de
la Educación de tercer o cuarto nivel, nombrado por el Comandante
General de la Fuerza, a través de la Dirección de Personal.
Son actividades del Rector, a más de las previstas en el Reglamento
General de la Ley de Educación y del Reglamento de Educación de la F.T,
las siguientes:
a) Establecer objetivos, políticas y estrategias que normen la
administración general y educativa de los Colegios Militares de la
Fuerza Terrestre.
b) Dirigir y participar en planificación estratégica, operativa y
presupuestaria anual de los colegios militares.
c) Garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas en el
sistema educativo regular, sobre la base del marco legal vigente a fin
de promover el mejoramiento de la enseñanza y del desarrollo
educativo mediante una acción sistemática y permanente.
d) Promover y coordinar las actividades de integración e investigación
interinstitucional tendientes al desarrollo y mejoramiento de la imagen
institucional.
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e) Dictar las medidas adecuadas para cumplir los principios de la
Institución y evitar acciones que se interpongan al funcionamiento del
plantel.
f) Acoger las iniciativas del personal docente, administrativo, padres de
familia y cadetes para su análisis respectivo.
g) Coordinar con las Direcciones Provinciales de Educación las
disposiciones legales y demás actividades que deberán cumplirse, por
el objetivo de la ley.
h) Promover la capacidad y perfeccionamiento del equipo decente,
administrativo y de servicios del plantel.
i) Disponer que se presente toda la documentación e información
pertinente en la Dirección Provincial de Educación conforme a lo
establecido.
j) Presidir la Junta de Enseñanza en los casos que amerite.
k) Dirigir y controlar la gestión del plantel en lo relativo al régimen
académico, económico, administrativo y disciplinario.
l) Responsabilizarse en la administración del presupuesto económico
del plantel.
m) Arbitrar las medidas adecuadas para cumplir los principios de la
institución y evitar acciones que se interpongan al funcionamiento del
plantel.
n) Hacer cumplir las disposiciones emitidas por el mando militar.
o) Nombrar y controlar y, en su caso, remover de los cargos a jefes
departamentales y otros funcionarios, de acuerdo al artículo 10 literal
m) de la Ley Orgánica de la Defensa Nacional.
14
p) Aplicar lo que determina la LOSCCA para la administración del
talento humano.
q) Declarar aptos a los cadetes para los exámenes escritos de grado de
bachiller, previo el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.
r) Autorizar la concesión de becas, estímulos y subsidios a los cadetes de
acuerdo a la norma vigente.
s) Celebrar contratos y autorizar inversiones de conformidad con la Ley
de la Contraloría y de acuerdo a la Ley Orgánica de Contratación
Pública y directivas emanadas del Comando del Ejército Ecuatoriano.
t) Asumir la responsabilidad sobre la contratación en los montos
establecidos.
u) Conceder vacaciones y licencias al personal militar y servidores
públicos según la planificación interna.
v) Dar a conocer el informe anual de labores a todo el personal docente y
administrativo del plantel.
2.6.2 DEL VICERECTORADO
El Vicerrector Académico es la segunda autoridad del Colegio, desarrolla
procesos de planificación técnico – pedagógico, en los niveles meso y
micro.
Es un oficial en servicio activo o pasivo, o un profesional civil con
formación en Ciencias de la Educación, nombrado por el Comando
General de la Fuerza Terrestre. A más de las previstas en el Reglamento
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General de la Ley Orgánica de Educación y del Reglamento de Educación
de la Fuerza Terrestre, las siguientes:
a) Supervisar el cumplimiento de los objetivos, políticas y estrategias
emanadas por el Rector que norman la administración general y
educativa de los centros educativos.
b) Participar en la Planificación Estratégica, Operativa, Presupuestaria y
anual de los centros educativos.
c) Supervisar la ejecución del plan estratégico institucional, sobre la base
de los proyectos del plan operativo y presupuestario de los centros
educativos.
d) Hacer cumplir los objetivos y metas establecidas en el sistema
educativo, sobre la base del marco legal vigente a fin de promover el
mejoramiento de la enseñanza y del desarrollo educativo mediante una
acción sistemática y permanente.
e) Participar en la planificación, organización, dirección y control del
campo técnico-pedagógico.
f) Presidir la Junta de Directores de Áreas Académicas y adoptar
resoluciones en materia educativa para ponerlas a consideración del
Rector.
g) Coordinar y Supervisar el trabajo de las Comisiones Permanentes.
h) Presidir la Junta de Enseñanza cuando sea de asesoría.
i) Presidir la comisión encargada de elaborar los horarios de clases que
estará conformada por el Coordinador Académico, del Sistema de
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Educación Bilingüe, el Investigador, un Psicólogo Educativo del
nivel.
j) Presidir el Consejo de Orientación y el Comité Interno de
Contrataciones.
k) Planificar y supervisar junto con el Inspector General la Instrucción
Militar, en coordinación con las unidades militares.
l) Planificar, organizar, coordinar y ejecutar los eventos militares,
académicos y de protocolo, dispuestas por el Rector.
m) Cumplir y velar por el cumplimento de las leyes, reglamentos, normas
y disposiciones emitidas por el Ministerio de Educación, Dirección
Provincial de Educación, Comando de educación y Doctrina del
Ejercito, Normas administrativas para los Colegios Militares.
n) Consolidar los instrumentos curriculares del ME y del Departamento
de Educación Regular del CEDE.
2.6.3 DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO ACADEMICO
El Jefe del Departamento Académico, será un profesional civil o militar,
con formación académica de tercero o cuarto nivel, especialista en
Planificación Educativa o Ciencias de la Educación, liderazgo y don de
mando.
Son deberes y atribuciones del Jefe del Departamento Académico:
a) Asesorar al Rector y Vicerrector en los aspectos Académicos y
Técnicos.
17
b) Presentar periódicamente el Vicerrector informes del análisis
estadístico del rendimiento académico de los cadetes en las siguientes
asignaturas.
c) Es el responsable directo de los procesos educativos de todas las áreas,
para verificar la continuidad y secuencia de los contenidos
programáticos planificados en función de los perfiles de egreso de los
bachilleres.
d) Orientar, controlar y consolidar la planificación curricular los niveles
educativos macro, mezo y micro curricular.
e) Supervisar y evaluar continuamente el sistema de evaluación de los
aprendizajes y enseñanza académica.
f) Organizar el proceso de selección y calificación de los aspirantes a
cadetes y docentes para el ingreso, concurso de merecimientos y
oposición respectivamente.
g) Planificar el ciclo de conferencias anuales y designar a los docentes y
en coordinación con el SOBE a los cadetes para su ejecución.
h) Participar en la comisión de evaluación del desempeño profesional de
los docentes y sugerir alternativas en los métodos, técnicas y
procedimientos didácticos.
i) En coordinación con el Departamento de Investigación, presentar
proyectos educativos tendientes al fortalecimiento e innovaciones
curriculares.
j) Presentar a las autoridades propuestas sobre actividades
extracurriculares como concursos intercolegiales, convenios
18
interinstitucionales, seminario de capacitación y actualización
docente, publicaciones, exposiciones, etc.
k) Elaborar el Proyecto Educativo Institucional con la participación de
las autoridades, Jefe de Investigación, Delegado del SOBE,
Inspectores, Jefes de Área, Personal Docente y Coordinadores de
Nivel.
l) Ejecutar reuniones de mejoramiento con los coordinadores de los
niveles educativos afines y de educación superior sobre temas de
planificación, programación y mejoramiento institucional.
m) Desarrollar instructivos y más elementos curriculares internos, que
faciliten el proceso de interaprendizaje de acuerdo a las políticas del
mando.
n) Revisar periódicamente en Coordinación con el Departamento de
Investigación Educativa, los instrumentos curriculares como
elementos básicos de evaluación para generar el mejoramiento
cualitativo del interaprendizaje del docente, discente y curricular, que
puedan dar respuesta al proyecto educativo y los resultados que sirven
de base para el informe anual de la unidad educativa experimental a
presentar por Departamento de Investigación Educativa.
o) Planificar en coordinación con los diferentes departamentos del
COMIL para la ejecución de seminarios y cursos destinados al
perfeccionamiento y actualización de los docentes.
p) Responsable de la planificación de los horarios de clase de toda la
Unidad Educativa o COMIL.
19
2.6.4 DEL DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION EDUCATIVA
El Jefe del Departamento de Investigación Educativa será un profesional
civil o militar con el título de tercero o cuarto nivel en Ciencias de la
Educación, con especialidad en Investigación Educativa, Inglés,
conocimientos y experiencia de los lenguajes informáticos y estadística
aplicada a las ciencias de la educación, es el responsable de los procesos
de:
• Investigación y mejora
• Asesoría psicopedagógica.
Son deberes y atribuciones:
a) Diseñar, ejecutar y participar en proyectos educativos innovadores de
investigación.
b) Investigar las causas de bajo rendimiento en el aula en coordinación
con el Departamento Académico, Inspectores y Directores de Area.
c) Realizar conjuntamente con el SOBE, trabajos de investigación
psicopedagogía, conductual y emocional a la institución,
especialmente para los estudiantes.
d) Proponer innovaciones educativas en metodologías y técnicas de
enseñanza; y evaluar sus resultados, dentro de la normativa vigente.
e) Coordinar con los diferentes estamentos educativos internos y
externos para el desarrollo de los proyectos de investigación.
20
f) Mantener actualizados los perfiles de egresados del bachiller, en
coordinación con los diferentes departamentos y secciones pertinentes,
acorde a lo que demanda el mercado universitario o campo laboral.
g) Realizar el seguimiento y la evaluación pertinente de los alumnos
egresados de bachilleres, en coordinación con el SOBE para
determinar la ubicación de los mismos.
2.6.5 DEL DEPARTAMENTO DE EVALUACION
El evaluador será un profesional civil o militar con el título de tercero o
cuarto nivel en Ciencias de Educación, con especialidad en Evaluación
Educativa, Inglés, conocimientos y experiencia de los lenguajes
informáticos y estadística aplicada a las ciencias de la educación, es el
responsable del proceso de:
• Evaluación de Aprendizaje
• Evaluación docente.
• Evaluación Curricular.
Son deberes y atribuciones:
a) Diseñar, programar y supervisar el plan, ejecutar proyectos de
evaluación educativa tendientes a mejorar el rendimiento académico.
b) Evaluar el desempeño profesional de los docentes en relación al
rendimiento académico de los cadetes.
c) Asesorar a las autoridades en el área de evaluación.
21
d) Estudiar propuestas sobre innovaciones curriculares y formular
recomendaciones para la toma de decisiones, en el nivel directivo
correspondiente.
e) Diseñar, ejecutar y participar en proyectos educativos innovadores de
evaluación.
f) Elaborar, analizar e interpretar estadísticas de rendimiento académico,
y del desempeño profesional del docente para identificar problemas y
proponer alternativas de mejora.
g) Diseñar instrumentos e indicadores de evaluación que permitan
diagnosticar la realidad académica de la institución.
h) Capacitar al personal docente en la aplicación de la norma de
evaluación para el subsistema de educación regular.
i) Evaluar conjuntamente con los Coordinadores de los diferentes
niveles educativos el cumplimiento de los objetivos propuestos en los
Instrumentos Curriculares del Ministerio de Educación de la F.T.
j) Evaluar los componentes del diseño curricular PEI.PUD. y PGE.
k) Elaborar informes permanentemente, trimestrales y final del año
lectivo referente a los resultados del sistema de evaluación aplicado en
el colegio.
l) Aplicar los instrumentos, técnicas y procedimientos que garantice la
objetividad en la verificación cuantitativa y cualitativa del proceso
educativo.
m) Participar con el departamento académico y el departamento
administrativo y talento humano en la planificación del plan de
22
capacitación a los docentes en base a los resultados obtenidos en la
evaluación.
n) Participar en el diseño curricular institucional en el nivel Macro, Meso
y Micro.
2.6.6 DE LA SECRETARIA GENERAL.
La Secretaria General es un profesional con titulo de Doctor o Abogado de
los juzgados y Tribunales de la República con especialidad y experiencia
en Legislación Educativa, Derecho Tributario, Derecho Laboral, Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado, Derecho Administrativo,
LOSCCA y ramas jurídicas complementarias, así como con conocimiento
en el ámbito de las Relaciones Públicas, afiliado a uno de los Colegios de
Abogados del País.
La Secretaria General del COMIL contará, de acuerdo a las necesidades
del plantel con:
Un Secretario General-Abogado
Un Auxiliar y,
Oficinista digitador (según la necesidad)
Son deberes y atribuciones, a más de las previstas en el Art. 128 d la Ley
Orgánica de Educación y Reglamento General, las siguientes.
23
Responder por las calificaciones oficiales de los cadetes como
promociones, certificaciones, transferencias de colegio, certificado de
terminación de primaria, actas de grado y títulos de bachiller.
a) Participar como elemento de apoyo en el proceso de admisión
b) Coordinar con los Jefes Departamentales para la elaboración de las
listas de aspirantes, idóneos, publicación de los cadetes aceptado.
c) Orientar a los aspirantes en calidad de cadetes y servidores públicos
para el ingreso al Colegio Militar.
d) Receptar y registrar trimestralmente los reportes de calificaciones para
cada una de las asignaturas de estudio.
e) Receptar de los docentes las calificaciones de los cadetes, registrar y
elaborar el reporte académico individual, sin perjuicio de los
resultados.
f) Tener actualizado los siguientes libros a más de los establecidos en el
Art. 323 del Reglamento General de la Ley Orgánica de Educación:
1. Libros de decretos ejecutivos, acuerdos y resoluciones ministeriales
referentes a la creación de los diferentes niveles educativos del
COMIL y otros acuerdos o resoluciones que respalden el
funcionamiento legal de la institución.
2. Libros de convocatorias.
3. Otros libros que corresponden a la Secretaría General del COMIL.
g) Llevar los expedientes académicos de los cadetes según la
normatividad vigente.
24
h) Llevar un control adecuado de las inscripciones de los aspirantes a
cadetes.
i) Mantener la reserva y custodia de los libros que están a su cargo.
j) Evitar cualquier alteración en los libros que están a su
responsabilidad.
k) El Secretario redactará al inicio del período de matrículas una acta de
apertura y al pie de la última matrícula una acta de clausura que
llevará el Visto Bueno del Rector.
l) Realizar los trámites que fueren necesarios en la Dirección Provincial
de Educación – Planeamiento de Educación – Ministerio de
Educación y Departamento de Educación Regular de la Fuerza
Terrestre.
m) Actuar como Secretario de la Junta de Enseñanza, Comité de
Adquisiciones y avalar con su firma las actas de las sesiones de estos
organismos colegiados.
n) Legalizar y ser responsable con el Rector las matrículas de los cadetes.
o) Suscribir en unión de acto con el Rector los certificados de
promoción, actas de grado y títulos de bachiller.
p) Realizar los trámites en la Dirección Provincial de Educación para la
refrendación de títulos de bachiller, manteniendo el respaldo oficial de
entrega.
q) Conferir certificados, transferencias de colegio, y copias certificadas
de matrículas y promociones de los cadetes, previa autorización del
rector.
25
r) Asesorar a las autoridades del colegio en asuntos legales.
s) Mantener ordenado el archivo de resultados académicos de los
cadetes, es el responsable de la custodia del mismo y del historial del
COMIL.
2.6.7 DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO:
Proceso que Ejecuta
• Gestión de Talento Humano
• Logística
Actividades que desarrolla
a) Cumplir con los objetivos, políticas y estrategias emanadas por el
Rector que norman la administración general y educativa del centro
educativo.
b) Planificar el proceso de Promoción, en coordinación con los
departamentos académico, investigación y financiero que garantice
resultados eficientes y efectivos.
c) Realizar funciones específicas de control interno dentro del ámbito de
su actividad.
d) Mantener actualizada la información administrativa que haga posible
efectuar la inspección y evaluación de las actividades relacionadas con
el cargo.
e) Desempeñar las funciones de Ordenador de Gastos, con el Control de
los Saldos Presupuestarios disponibles mediante kardex, que permita
26
conocer a nivel de partida presupuestaria los proyectos que mantiene
bajo su administración.
f) Recepción de trámites y control de solicitudes de insumos, de las
dependencias y servicios de la Unidad.
g) Es responsable de controlar las planillas de rancho y de adquisiciones
que se realicen a través de la hoja de requerimiento de los productos
entregados por el oficial encargado de bodega de rancho y el pedido
de la nutricionista o cocinero.
h) Enviar diariamente la planilla y la hoja de requerimiento debidamente
legalizada a la Unidad Financiera, a fin de que se revise, analice y
archive esta documentación.
i) Entregar oportunamente el Proyecto de Presupuesto para
conocimiento y aprobación del Plan Básico, de acuerdo a la normativa
del SISCOP.
j) Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y mantenimiento.
k) Controlar la calidad, condiciones y precios de los productos
adquiridos, que cumplan con las expectativas de la Unidad requirente,
así como también recomendar el cambio de proveedores calificados
para evitar el monopolio del mercado.
l) Controlar que la documentación correspondiente que soporta la orden
de gastos cumpla con los requisitos de la Ley de Régimen Tributario
Interno y la LOCGE realizará control específico continuo.
m) Establecer con el Jefe Financiero un sistema apropiado de control,
identificación, organización y protección de las existencias de los
bienes adquiridos para consumo interno, para transformación
27
(construcciones), o para la venta (micro mercado y boticas), así como
de los bienes inmuebles de la Unidad.
2.6.8 DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA
Es un profesional, con el título de Ingeniero en Sistemas e Informática o
afines, buenos conocimiento del idioma inglés técnico, dependiente del
Vicerrector del COMIL.
El Centro de Informática estará integrado por:
a) Jefe del Departamento de Informática para el caso de los colegios con
poca población estudiantil.
b) Uno o dos asistentes con igual título para los colegios de alta
población estudiantil, según el caso.
Además es responsable de mantener en perfecto estado de funcionamiento
los equipos informáticos tanto de las salas de computación, como de las
oficinas administrativas, dar mantenimiento primario y asistencia técnica a
los usuarios de la red. Es el responsable directo de las máquinas que se
encuentran en su poder y cuidado.
Sus funciones son:
a) Elaborar el proyecto de sistematización anual.
b) Planificar, organizar, controlar los procesos, archivos informáticos y
las actividades del departamento, previo estudio y aprobación del
Rectorado.
28
c) Proporcionar apoyo técnico en el manejo de paquetes y utilitarios a los
usurarios.
d) Mantener en perfecto estado de funcionamiento los equipos
informáticos y comunicaciones que tenga bajo su responsabilidad.
e) Mantener en perfecto estado el material requerido para los equipos y
custodiar las correspondientes licencias de uso.
f) Informar al Vicerrector de cualquier anomalía que detecte en el
funcionamiento de la red COMIL.
g) Preservar los equipos del Colegio de la entrada de virus informáticos
mediante el empleo y actualización de programas antivirus.
h) Motivar a los cadetes y profesores en el empleo de nuevas tecnologías,
fomentando un espíritu de confianza académica dentro de la
comunidad educativa.
i) Recibir, clasificar, completar, procesar, archivar y custodiar la
información del Centro de Informática.
j) Organizar y evaluar el trabajo del personal bajo su responsabilidad.
k) Organizar archivos de gestión automatizada, ficheros para el control
de cintas, toners, tintas, disquetes, CD y otros recursos informáticos de
audio y video del Departamento de Informática.
2.6.9 DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO
Proceso que ejecuta
• Financiero
Actividades que desarrolla
29
a) Organizar, dirigir, coordinar y controlar todas las actividades de
administración financiera de la entidad.
b) Entregar oportunamente el proyecto de presupuesto de la entidad, afín
de que sea aprobado siguiendo el canal correspondiente; para lo cual
deberá consolidar los proyectos de presupuesto que elaboraron los
diferentes ordenadores de gasto.
c) Aprobar medidas para el funcionamiento del sistema de
administración financiera.
d) Responsable directo de la recaudación de los recursos económicos del
centro educativo.
e) Entregar con oportunidad la información financiera requerida, a los
distintos grados gerenciales internos y a los organismos que lo
requieran.
f) Asesorar a la máxima autoridad para la adopción de decisiones en
asignatura de administración financiera.
g) Asegurar la liquidación y pago oportuno de toda obligación de la
entidad.
h) Solicitar las modificaciones presupuestarias tipo AMPLI, DISMI,
INTRA1, INTRA2, INTER, TRANS al Ministerio de Defensa par que
posteriormente sea aprobado por MEF.
i) Elaborar un informe de evaluación presupuestaria y remitir al CEDE.
j) Mantener actualizada la caución para el ejercicio del cargo del
personal del área financiera.
30
k) Asegurar la retención liquidación y cancelación oportuna de toda
obligación de la Unidad; dando prioridad al pago de servicios básicos,
aportes al IESS, y obligaciones con el Servicio de Rentas Internas.
l) Intervenir en la entrega y recepción de funcionarios, entre los
Tesoreros, Contadores y Encargados de Activos Fijos de las Unidades
subordinadas cuando estos hayan cesado temporal o definitivamente
en sus cargos, de cuya gestión levantará las actas correspondientes
que suscribirá conjuntamente con los servidores entrantes- salientes y
el Comandante de Unidad dejando constancia de las novedades
encontradas, para la toma la toma de decisiones inmediatas en caso de
faltantes o pérdidas.
m) Informar a la máxima autoridad de la Entidad o Unidad sobre la
situación financiera de la misma, en base a los reportes del sistema,
prohibiéndose destinar recursos financieros para operaciones que no
se encuentran aprobadas en los planes y programas presupuestarios y
controlados en documentos extracontables.
n) Designar un funcionario independiente del registro, autorización y
custodia para que realice constataciones físicas periódicas de los
activos fijos y bienes de control interno (los que no tienen
características de activos fijos) y existencias de la Unidad, de lo que se
dejará constancia en acta escrita con las novedades detectadas
(faltantes, inservibles, préstamos, bajas) Esta constatación será
independiente de las que se realice el encargado del control de
Inventarios y Activos Fijos (NTCI.137-03).
31
o) Designar al auxiliar de contabilidad o si no lo hubiere, a un
funcionario independiente del manejo y registro, a fin de que realice
las conciliaciones bancarias; las mismas que serán legalizadas y
aprobadas por un funcionario de nivel superior (NTCI. Nro. 138-09).
p) Supervisar que el dinero en efectivo recibido por fondos de garantía
sea depositado como máximo a las 24 horas de su recepción en forma
intacta.
q) Controlar que los fondos rotativos, establecidos para gastos
específicos, sean administrados a través de una cuenta corriente
bancaria y que sus liquidaciones sean presentados máximo cuando se
ha gastado el 70% de los mismos, adjuntando los comprobantes de
pago correspondiente.
r) Controlar la correcta inversión y gastos legalizados con los fondos
para pagos en efectivo, de sueldos, viáticos, pasajes, ranchos.
s) Verificar que el proceso interno previo al desembolso haya sido
cumplido y que la documentación esté completa antes de autorizarlos
con su firma; constatando la propiedad, veracidad y legalidad de la
documentación de respaldo de los egresos, en forma previa a la
entrega de los cheques a los beneficiarios.
t) Controlar que se mantenga las medidas de seguridad por escrito por
acceso al Sistema de Información Financiera eSIGEF.
u) Cumplir y hacer cumplir al personal de la Unidad Financiera los
procedimientos y funciones establecidas en el Instructivo para la
Administración Técnica Financiera de los Colegios Militares.
32
v) Cumplir y hacer cumplir los demás deberes y obligaciones constantes
en las Leyes, Reglamentos, Directivas y Manuales de la Fuerza
Terrestre, en asignatura de administración financiera y control.
w) Designar por escrito a un empleado del área financiera que se
encargue de controlar la utilización de la secuencia numérica de los
formularios prenumerados, e informar de cualquier novedad por falta
de recibos de caja, comprobantes de egreso de los servicios (NTCI.
No. 130-07).
2.2 MARCO CONCEPTUAL
2.2.1 Manual de Procedimientos.
6 “El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno,
el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e
integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones
o actividades que se realizan en una organización.
Las instituciones en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de
control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales, los cuales son
los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades,
estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las áreas, generando
información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control,
autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función
institucional.
6 http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm
33
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se
constituye como una herramienta de apoyo en las direcciones institucionales
para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y
eficiencia”.
2.2.2 Control Interno
7 “Qué no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados
con la finalidad de:
Proteger los activos
Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
Promover la eficiencia de las operaciones.
El control interno se clasifica en: control interno administrativo y control
interno contable.
Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que
tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y
con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la
administración municipal.
Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen
que ver principalmente con la protección de los activos y a la
confiabilidad de los datos de contabilidad”.
2.2.3. Bases conceptuales y niveles de responsabilidad
Los bienes del sector público podrían clasificarse en los siguientes:
1.- Activos Fijos (Inversiones en bienes de larga duración)
2.- Suministros y materiales (Inversiones en Existencias)
7 http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm
34
3.- Bienes Sujetos a Control Administrativo (Gastos de Gestión)
Los bienes para considerarse activos fijos (Bienes de larga duración) deben
cumplir con los requisitos señalados en la NTC 2.2.5.2 “Aspectos
Generales” (Acuerdo 182 MEF):
• Bienes de propiedad privativa Institucional.
• Destinado a las actividades administrativas y/o producción.
• Genere beneficios económicos futuros
• Vida útil estimada mayor a un año
• Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares.
Para considerar como Suministros o Materiales (inversiones en
existencias) deben ser de carácter fungible sea porque se consumen,
venden o transforman.
Finalmente los bienes sujetos a control administrativo constituyen bienes
que no reúnen las condiciones necesarias para ser considerados activos
fijos, pero tienen una vida larga, tales como ciertos útiles de oficina (
engrampadoras, perforadoras, ect), utensilios de cocina, vajilla, lencería,
instrumentos médicos menor, instrumentos de laboratorio, libros, discos,
videos, herramientas menores, cortinas, alfombras, etc. Por tanto las
adquisiciones de este tipo de bienes se cargarán al gasto y estarán sujetos a
las medidas de control interno respectivas. La máxima autoridad podrá
emitir su propia reglamentación para el control de esta clase de bienes,
tomando como base el Reglamento General para el control Administrativo
35
de los bienes no considerados como activos fijos, publicado en el R.O 26
del 16 de septiembre de 1996.
2.2.3.1 Registro
8En cada una de las unidades administrativas se llevará registros de control
que permitan conciliar con los informes producidos por el subsistema de
Activos Fijos. En las entidades que mantengan sistemas computarizados,
la unidad de Control de Activos Fijos, será la encargada de producir la
información.
2.2.3.2 Niveles de Responsabilidad en la Administración, Custodia y control
de los Activos Fijos:
Administración: Máxima Autoridad
Directores y Jefes de unidad administrativa
Registro y Control: Contable.- Unidad de contabilidad
Físico.- Servidores caucionados de la unidad de
activos fijos y Responsables del control en
cada unidad administrativa.
8 http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm
36
2.2.3.3Responsabilidad de la Administración
9La máxima autoridad, siendo su obligación velar por la correcta
adquisición, conservación, mantenimiento, valoración y enajenación de
activos fijos o bienes en comodato, arrendamiento o almacenaje, y
adecuados controles internos. Comporten esta responsabilidad los
Directores y Jefes.
2.2.3.4 Responsabilidad en el Registro y control Contable de los Bienes
10El registro y control de los activos fijos lo ejercerá el personal de la
unidad de Contabilidad. El registro detallado a nivel de subsistema, lo
efectuará la unidad que ejerce el control de los bienes.
2.2.3.5 Responsabilidad en Control Físico de los Bienes:
a) 11Los servidores caucionados que cumplen funciones de guarda
almacén o bodeguero y aquellos que realizan similares funciones por
encargo escrito y que forman parte de la unidad de activos fijos.
b) Los responsables del control de los bienes en cada Dirección o unidad
administrativa designados por el Director en forma escrita.
9 http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm 10 http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm 11 http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm
37
2.2.3.6Responsabilidad en el uso y Conservación de los Bienes
Corresponde a todos los servidores. En cada unidad debe mantenerse
registros que identifiquen a los responsables directos del uso custodia.
Eficiencia
12 “Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles”.
Valor de Reposición
13 “Coste que supone para una empresa sustituir un activo fijo por otro”.
Valor Residual
14 “Valor de un bien que figura en el balance tras deducir las amortizaciones o
depreciaciones”.
Activo
15 “Es la parte del balance que recoge los saldos deudores de las cuentas,
representando en unidades monetarias, lo que la empresa posee, o bien el empleo
que se ha dado al conjunto de recursos financieros que figuran en el pasivo del
balance”.
12 http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm 13 http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm 14 http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm 15 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm
38
Contabilidad
16 “Es un soporte básico para tomar decisiones sobre inversiones, basándose en
criterios y procedimientos existentes para asegurar la correcta valoración de
bienes, derechos y obligaciones”.
Enajenación
17 “Acto por el que se transmite la propiedad de una cosa o un derecho, ya sea a
título gratuito u oneroso (sucesión hereditaria, donación o compraventa,
permuta, etc.)”.
Depreciación
18 “Disminución del valor de un activo fijo debido al desgaste por el uso normal.
Se utilizan generalmente dos métodos para hacer las provisiones: método de línea
recta y método de reducciones”.
Patrimonio 19 “Conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una persona física o jurídica,
país o entidad. Referido a una persona física suele abarcar exclusivamente los
bienes materiales con cierto valor económico.
Aquellos bienes y derechos con los que el deudor garantiza su compromiso de
pago al acreedor”.
16 http:/www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm. 17 11 http: // www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm
19 http:/www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm.
39
Robo
20 “Delito contra la propiedad que comete quien con ánimo de lucro se apodera de
un bien mueble ajeno utilizando violencia o intimidación”.
Diagnóstico
21Proceso de investigación y análisis sistemático de eventos relacionados con la
organización motivo de la investigación, permite identificar las causas que los
generan en aras de formular planes mediante los cuales proponen soluciones que
propicien su crecimiento y desarrollo.
Estados Financieros
22Constituyen el producto final que persigue la contabilidad. En ellos se sintetiza
la posición financiera de un ente contable a una fecha determinada y los
resultados de sus operaciones de un periodo de tiempo, se los utiliza como
mecanismo de control y para la toma de decisiones.
Hurto
23Delito contra el patrimonio (la propiedad, la posesión o el uso). Apropia miento
intencionado (doloso) de una cosa mueble, sin la voluntad de su legítimo dueño y
con ánimo de lucro.
Custodio
24Persona que está encargada de un bien y responde por el buen estado y cuidado
de éste.
20 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm
21 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm 22 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm 23 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm
40
Codificación
25Proceso mediante el cual se identifica los bienes propiedad de la institución
mediante numeración. Esta se encuentra diseñada en base a un número
determinado de dígitos que ubicados en campos o niveles proveen información
desagregada y uniforme que permite conocer principalmente las diferentes
clasificaciones, su clasificación de los bienes y su ubicación física
Toma Física
26Proceso mediante el cual se realiza un reconocimiento de los bienes de la
institución y sus características.
Bienes no Considerados Activos Fijos (o sujetos de control)
27Aquellos que cumplen con los criterios de clasificación de los activos fijos,
excepto que su valor individual es menor a los USD. 100 (valor sujeto a
actualización).
Se considerarán como bienes sujetos de control los siguientes ejemplos:
- Útiles de oficina: papeleras, basureros, protectores de alfombra, teléfonos
digitales, grapadoras industriales, perforadoras industriales entre otros.
- Utensilios de cocina, vajilla, lencería
- Instrumental médico, insumos y de laboratorio
- Libros, revistas, leyes, discos y videos
24 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm 25 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm 26 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm 27 http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm
41
- Herramientas menores
- Otros bienes de características similares a los descritos.
2.2.4 Plan de cuentas codificadas e identificación de activos fijos
281. Activos.- Los activos están integrados por los bienes corporales e
corporales de propiedad o dominio del Estado, expresados en términos
monetarios, están constituidos por los recursos Operacionales, las
Inversiones Financieras, en Existencias, en Bienes de Larga Duración, y en
Proyectos y Programas en Ejecución.
1.1 Operacionales.- Incluyen los activos de disposición inmediata y
aquellos de fácil conversión a efectivo dentro del ejercicio fiscal; están
conformados por los recursos en Disponibilidad, Anticipos de Fondos y
Cuentas por Cobrar.
11.1 Disponibilidades.- Comprenden las cuentas que registran y controlan
los recursos de fácil realización, incluye los fondos especiales destinados
a fines específicos, los títulos recibidos del Estado para ser entregados a
terceros e inversiones de corto plazo no previstas en el Presupuesto,
realizadas con excedentes temporales de caja.
11.2 Anticipo de Fondos.- Comprende las cuentas que registran y
controlan los recursos disponibles entregados en calidad de anticipos,
garantías, fondos a rendir cuentas, débitos indebidos sujetos a reclamos y
egresos realizados por recuperar.
28 Catálogo General de Cuentas del Ministerio de Finanzas
42
11.3 Cuentas por Cobrar.- Comprenden las cuentas que registran y
controlan los recursos provenientes de derechos a la percepción de fondos,
dentro del ejercicio fiscal.
12. Inversiones Financieras.- Incluye los activos que se mantienen como
colocación de fondos, derechos o valores; están conformados por los
recursos en Inversiones Temporales, Permanentes, en Préstamos y
Anticipos, Deudores Financieros, Inversiones Diferidas e Inversiones no
Recuperables.
12.1 Inversiones Temporales.- Comprenden las cuentas que registran y
controlan las colocaciones de fondos, provenientes de excedentes
estacionales de caja, en inversiones de corto plazo previstas en las
proyecciones presupuestarias.
12.2 Inversiones Permanentes en Títulos y Valores.- Comprende las
cuentas que registran y controlan las colocaciones de recursos, previstas en
el Presupuesto y con el carácter de indefinidas, o con el ánimo de
mantenerlas durante prolongados períodos.
12.3 Inversiones en Préstamos Anticipos.- Comprende las cuentas que
registran y controlan los créditos previstos en el Presupuesto, otorgados a
terceros, sujetos a recuperación o amortización, en las condiciones
pactadas en los respectivos convenios, contratos y acuerdos.
43
12.4 Deudores Financieros.- Comprende las cuentas que registran y
controlan los recursos por derecho o valores generados en la gestión
pública, no incluidas en las agrupaciones anteriores.
12.5 Inversiones Diferidas.- Comprende las cuentas que registran y
controlan los gastos, que pos sus características se devengan con la
recepción del servicio o se amortizan en el tiempo; así como los derechos
reales en intangibles.
12.6 Inversiones no Recuperables.- Comprende las cuentas que registran
y controlan las colocaciones, derechos o valores que se estiman o
determinan irrecuperables en el tiempo; están sujetos a la baja definitiva de
conformidad con las normas legales vigentes.
13. Inversiones para consumo, producción y comercialización.- Incluye
los activos destinados a la formación de existencias para el consumo,
transformación y comercialización de bienes y servicios, así como los
costos asociados a los procesos productivos.
13.1 Existencias para Consumo Corriente.- Comprende las cuentas
que registran y controlan los inventarios en bienes destinados a actividades
administrativas.
44
13.2 Existencias para la Producción.- Comprenden las cuentas que
registran y controlan los inventarios en bienes destinados a la producción
de bienes y servicios.
13.3 Inversiones en Productos en Proceso.- Comprenden las cuentas que
registran y controlan la acumulación de costos de los insumos utilizados
para la producción de bienes o servicios destinados a la comercialización o
de bienes intermedios utilizados como materias primas en procesos
productivos complementarios.
13.4 Existencias de Bienes de Uso y Consumo para Inversión.-
Comprenden las cuentas que registran y controlan la acumulación de
costos incurridos en la formación de existencias destinadas a la venta y en
las actividades operativas que intervienen en los procesos de
comercialización y distribución.
14. Inversiones en bienes de larga duración.- Incluye los activos en
bienes muebles e inmuebles; están conformados por los recursos e Bienes
de Administración y de Producción.
14.1 Bienes de Administración.- Comprenden las cuentas que registran y
controlan los bienes muebles e inmuebles, destinados a actividades
administrativas y operacionales.
14. Inversiones en Bienes de Larga Duración
45
14.1 Bienes de Administración
141.01 Bienes Muebles
141.01.03 Mobiliarios.
141.01.04 Maquinarias y Equipos
141.01.05 Vehículos
141.01.06 Herramientas
141.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos
141.01.08 Bienes Artísticos y Culturales.
141.01.09 Libros y Colecciones.
141.01.10 Percheros para la Defensa y Seguridad Pública
141.01.11 Partes y Repuestos
141.03. Bienes Inmuebles
141.03.01 Terrenos
141.03.02 Edificios, Locales y Residencias
141.03.99 Otros Bienes Inmuebles
141.05 Bienes Biológicos
141.05.12 Semovientes
141.05.13 Bosques
141.05.14 Acuáticos
141.05.15 Plantas
141.99 Depreciación Acumulada
141.99.02 Depreciación Acumulada Edificios, Locales y Residencias
141.99.03 Depreciación Acumulada Mobiliario
141.99.04 Depreciación Acumulada de Maquinarias y Equipos
141.99.05 Depreciación Acumulada de Vehículos
46
141.99.06 Depreciación Acumulada de Herramientas
141.99.07 Depreciación Acumulada de Equipos Sistemas Informáticos
141.99.08 Depreciación Acumulada de Bienes Artísticos y Culturales
141.99.09 Depreciación Acumulada de Libros y Colecciones
141.99.11 Depreciación Acumulada de Partes y Repuestos
141.99.12 Depreciación Acumulada de Semovientes
141.99.14 Depreciación Acumulada de Acuáticos
141.99.15 Depreciación Acumulada de Plantas
141.99.99 Depreciación Acumulada de Otros Bienes Inmuebles
14.2 Bienes de Producción.- Comprenden las cuentas que registran y
controlan los bienes muebles e inmuebles, destinados a actividades
productivas.
142.01 Bienes Muebles
142.01.03 Mobiliarios.
142.01.04 Maquinarias y Equipos
142.01.05 Vehículos
142.01.06 Herramientas
142.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos
142.01.08 Bienes Artísticos y Culturales.
142.01.09 Libros y Colecciones.
142.01.10 Percheros para la Defensa y Seguridad Pública
142.01.11 Partes y Repuestos
142.03. Bienes Inmuebles
47
142.03.01 Terrenos
142.03.02 Edificios, Locales y Residencias
142.03.99 Otros Bienes Inmuebles
142.05 Bienes Biológicos
142.05.12 Semovientes
142.05.13 Bosques
142.05.14 Acuáticos
142.05.15 Plantas
142.99 Depreciación Acumulada
142.99.02 Depreciación Acumulada Edificios, Locales y Residencias
142.99.03 Depreciación Acumulada Mobiliario
142.99.04 Depreciación Acumulada de Maquinarias y Equipos
142.99.05 Depreciación Acumulada de Vehículos
142.99.06 Depreciación Acumulada de Herramientas
142.99.07 Depreciación Acumulada de Equipos Sistemas Informáticos
142.99.08 Depreciación Acumulada de Bienes Artísticos y Culturales
142.99.09 Depreciación Acumulada de Libros y Colecciones
142.99.11 Depreciación Acumulada de Partes y Repuestos
142.99.12 Depreciación Acumulada de Semovientes
142.99.14 Depreciación Acumulada de Acuáticos
142.99.15 Depreciación Acumulada de Plantas
142.99.99 Depreciación Acumulada de Otros Bienes Inmuebles
48
2.2.5 Procedimiento general para el ingreso y egreso de activos.
Ingresos de Bienes al Patrimonio de la Entidad.- Todos los bienes que
ingresen a la entidad, ya sea por compra, transferencia, reposición, serán
registrados como parte del patrimonio institucional.
Egresos de Bienes.- Cuando la entidad procede a la venta, ya sea por
remate al martillo o sobre cerrado, o cuando se produce la baja o
transferencia, se procede a registrar el egreso de estos del patrimonio
institucional.
Traspaso Interno de Activos fijos.- Es el traslado de los bienes de una
unidad administrativa a otra; esta situación no afecta al patrimonio de la
entidad. Este proceso se lo efectuará utilizando el formulario: Traspaso
Interno de Activos Fijos.
2.2.6 Inventario y connotaciones de bienes muebles
El inventario permite la localización, control e información sobre el
patrimonio, además de una ordenación previa estableciendo clasificaciones
de los bienes objeto de estudio facilitando la realización de cuantos
catálogos y demás registros sobre patrimonio necesarios para su
conocimiento, plena protección y difusión.
Es una herramienta que permite desarrollar estrategias de gestión para
actuar en torno al patrimonio de una institución.
49
"El inventario constituye un instrumento fundamental toda vez que permite
conocer, cualitativa y cuantitativamente, los bienes que integran el
patrimonio de una institución y posibilita el diseño y planificación de las
políticas, normativas y acciones respectivas"
El inventario es:
• Identificación
• Localización
• Descripción
• Clasificación
• Valoración
• Protección
• Realización estudios especializados
• Documento referencial
• Herramienta de gestión
• Certificación de la existencia de algo
¿Qué inventariar?, ¿Por qué inventariar? y ¿Para qué inventariar?
2.2.7 Entrega y recepción de bienes muebles
El cambio de los empleados caucionados obliga a efectuar la entrega-
recepción entre el entrante y saliente, participando la unidad de activos
fijos, la cual procederá a realizar la constatación física de los bienes en
presencia de los mencionados. Se concreta en actas con los respectivos
anexos. (Anexo 2)
50
Acta de Entrega Recepción.- Documento que certifica el traspaso de un
bien, a otro custodio o responsable.
Art. 77.- 29 “Denuncia penal.- Cuando alguno de los bienes, cualquiera que sea
su naturaleza, hubiere desaparecido por hurto, robo o abigeato o por cualquier
hecho análogo, el servidor inmediatamente encargado de la custodia de ellos
comunicará por escrito este hecho a la máxima autoridad, con todos los
pormenores que fueren del caso, dentro de los dos días hábiles siguientes al del
conocimiento del hecho.
La máxima autoridad formulará de inmediato, ante el juez competente, la
correspondiente denuncia penal, debiendo además, dirigir las acciones tendientes
a comprobar la infracción e identificar a los responsables”.
2.2.8 Mantenimiento y reparación, control de medidas de activos fijos
La salvaguarda comprende medidas de conservación y protección de los
activos fijos existentes en la institución para cumplir con este propósito se
debe realizar las siguientes actividades.
a) Inspección periódica
El encargado de activos fijos efectuará visitas periódicas a las distintas
oficinas con el fin de verificar y controlar el adecuado manejo y estado
de los distintos activos fijos elaborando informes cuando sea pertinente
29 Reglamento General de Bienes del Sector Público (Acuerdo No. 00918) http://www.monografias.com/trabajos31/inventarios-cultura/inventarios-cultura.shtml
51
con las observaciones detectadas para su remisión al departamento
Administrativo y Financiero con el propósito de adoptar las acciones
respectivas, tendientes a mejorar continuamente la administración de
activos fijos.
b) Contratación de Seguros
En prevención de alguna contingencia que se pudiera presentar y en el
marco de la adopción de las respectivas medidas de salvaguardia, la
institución contratará al inicio de cada gestión anual los siguientes
seguros:
• Seguros de automotores para el vehículo y la motocicleta.
• Seguro SOAT para vehículos y motocicleta
c) Cronograma y contratación de servicios de mantenimiento y
Asistencia Técnica.
El encargado de activos fijos con el propósito que los activos
permanezcan en condiciones de uso, evitando el deterioro incontrolado,
averías u otros resultados indeseables que pongan en riesgo la
conservación del bien, a inicio de cada gestión anual presentará al
Departamento Administrativo y Financiera cronograma de
mantenimiento de los activos:
• Servicio de mantenimiento preventivo y correctivos de los equipos
de computación, fax. , scanner, impresoras, servidores.
• Servicio de lavado y limpieza de los vehículos.
52
• Servicio de mantenimiento preventivo y reparación del sistema de
frenos, embrague, dirección, amortiguación, eléctrico, transmisión,
motor y chapería de los vehículos.
• Servicio de mantenimiento preventivo de las fotocopiadoras.
• Servicio de mantenimiento del inmueble.
• Otros servicios de mantenimiento que requiera la institución
debidamente justificada y previa autorización de los Departamentos
Administrativo y Financiero.
53
CAPITULO III
3.1 METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIO
3.1.1 MATRIZ DE VARIABLES E INDICADORES
VARIABLE INDEPENDIENTE
VARIABLE DEPENDIENTE
INDICADORES
Información financiera
Útil, adecuada, oportuna, confiable
Toma física. Financiera
Sistema de control de activos
Toma de decisiones. Correctivos
Bienes para la baja Inventarios de activos fijos
Disposiciones legales Registros, bajas, adiciones, mejoras
Procedimientos establecidos Actas entrega-recepción
3.2 METODOS DE INVESTIGACION
3.2.1 MÉTODO INDUCTIVO
Para el desarrollo de la presente investigación se utilizó el método inductivo, el
mismo que nos ha proporcionado la información general con que cuenta el
Colegio Militar, obtener una particular basada en las investigaciones de campo
que nos ha permitido visualizar resultados reales y confiables y que han servido
para desarrollar la propuesta.
En primera instancia, se realizó una observación de los hechos como se
presentan. Para tratar aspectos teóricos, se efectuó consultas bibliográficas, se
tomó en cuenta trabajos realizados por otros investigadores sobre temas similares.
54
3.2.2 MÉTODO DEDUCTIVO
El trabajo fue de tipo descriptivo, ya que se detalló en forma descriptiva, los
procesos y funciones.
3.3. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN.
Las técnicas de investigación utilizadas fueron las siguientes:
3.3.1 FUENTES PRIMARIAS
3.3.1.1 ENTREVISTA
Se las realizó a las personas encargadas del control y registro de activos fijos, así
también a los funcionarios, empleado y trabajadores del Colegio Militar del
Cantón Mera, provincia de Pastaza, que tienen a sus cargos activos fijos, con la
finalidad de conocer como se está manejando actualmente los bienes.
3.3.1.2 OBSERVACIÓN DE CAMPO
Nos permitió tener una idea de la situación actual, para de esta manera realizar
los procesos en la institución.
55
3.3.2 FUENTES SECUNDARIAS.
3.3.2.1 OBSERVACIÓN BIBLIOGRÁFICA
Se utilizó la consulta bibliográfica para de esta manera contar con el respectivo
soporte del conocimiento.
3.3.3. INSTRUMENTOS
3.3.3.1CUESTIONARIOS ELABORADOS
Con preguntas abiertas y cerradas. (Anexo No1.)
3.3.3.2 TABULACIÓN DE RESULTADOS E INTERPRETACION
ENTREVISTA PARA FUNCIONARIOS DEL COLEGIO MILITAR
No. 11 HEROES DEL CENEPA
1.- ¿Los activos fijos que actualmente están a su cargo fueron entregados
mediante acta entrega recepción?
Cuadro No. 1
ENCUESTADOS % SI 0 0 NO 6 100 TOTAL 6 100
Gráfico No. 1
Fuente: Entrevistas Elaborado: La autora
56
De acuerdo a las encuestas realizadas a los funcionarios del Colegio Militar No.11
“Héroes del Cenepa”, se ha obtenido que de los 6 empleados encuestados el 100%
no recibieron los bienes mediante una acta de entrega recepción lo que les exime
de cualquier responsabilidad en el caso de pérdidas o daños de los bienes que se
encuentran en su dependencia de trabajo y que son utilizados para el mismo.
2.- ¿Tiene conocimiento usted cual es el procedimiento a seguir en caso de
que se extravíe algún bien a su cargo?
Cuadro No.2
ENCUESTADOS %
SI 1 16,67
NO 5 83,33 TOTAL 6 100
Gráfico No. 2
Fuente: Entrevistas Elaborado: La autora
Como se puede observar solo un funcionario conoce cuál es el procedimiento a
seguir en el caso de pérdida de los bienes que se encuentran bajo su
57
responsabilidad, mientras que el 83.33% desconocen que es lo que deben hacer
cuando un activo fijo que esté bajo su cargo se extravía.
3.- ¿Los bienes que se encuentran registrados a su cargo, son los que están
bajo su custodia actualmente?
Cuadro No.3
ENCUESTADOS %
SI 5 83,33 NO 1 16,67 TOTAL 6 100
Gráfico No.3
Fuente: Entrevistas Elaborado: La autora
Al preguntar a los empleados si los bienes que se encuentran registrados a su
cargo, son los que están bajo su custodia actualmente, contestaron el 83.33% que
si mientras que solo un 16,67% que no, lo que significa que en su mayoría si
conoce que bienes son los que están bajo su responsabilidad.
58
4.- ¿Conoce la ubicación física de todos los bienes que están bajo su
responsabilidad?
Cuadro No.4
ENCUESTADOS %
SI 4 66,67 NO 2 33,33 TOTAL 6 100
Gráfico No. 4
67%
33%
SI 66.67 NO 33.33
Fuente: Entrevistas Elaborado: La autora
Al preguntar si conocen la ubicación física de todos los bienes que están bajo su
responsabilidad cuatro funcionarios contestaron que si que representa el 66.67%
del total mientras que solo dos empleados contestaron que no lo que constituye el
33.33% que del total, concluyendo que en su mayoría si conocen donde están
todos los activos fijos que fueron entregados para el desempeño de su trabajo.
59
5.- ¿Conoce que implicaciones podría tener en el caso de no informar de la
pérdida de un bien que este bajo su responsabilidad?
Cuadro No.5
ENCUESTADOS %
SI 1 16,67 NO 5 83,33 TOTAL 6 100
Gráfico No. 5
17%
83%
SI 16,67 NO 83,33
Fuente: Entrevistas Elaborado: La autora Según los resultados obtenidos se puede observar que, el 83.33% de los
empleados encuestados desconoce que implicaciones pudiera tener en el caso de
no informar de la pérdida de un bien que esté bajo su responsabilidad, y solo el
16,67% está al tanto en es lo que pasaría en el proceso de no informar por la
pérdida o extravió de un activo fijo.
60
Podemos concluir diciendo que el personal del Colegio Militar No. 11 “Héroes del
Cenepa” no tiene conocimiento de los bienes que están a su cargo, por lo tanto, su
responsabilidad como custodios no la tienen sobre los bienes institucionales. Los
inventarios se encuentran desactualizados, existen bienes que están ingresados al Sistema
de Activos Fijos mientras que otros no, en los bienes no constan los códigos asignados
por lo que se dificulta realizar cualquier tipo de constatación física.
61
ENTREVISTA PARA EL ENCARGADO DEL CONTROL Y REGISTROS
DE ACTIVOS FIJOS DEL COLEGIO MILITAR No. 11 “HEROS DEL
CENEPA”
1.- ¿Existe un inventario total, valorado de los activos fijos pertenecientes a
la institución?
Cuadro No.6
Gráfico No.6
Fuente: Entrevistas Elaborado: La autora
Según los resultados de las encuestas vemos que el 33.33% dice que si existe un
inventario total valorado de los bienes institucionales mientras que el 66,67%
menciona que no, es decir a la fecha que se realizó las encuestas no existía un
inventario total valorado.
ENCUESTADOS % SI 1 33,33
NO 2 66,67
TOTAL 3 100
62
2.- ¿Se realizan periódicamente, constataciones físicas de los activos fijos?
Cuadro No.7
Gráfico No.7
SI 00%
NO 100100%
SI 0 NO 100
Fuente: Entrevistas Elaborado: La autora
Según información proporcionada por los funcionarios encuestados podemos
observar que el 100% de las encuetas indican que no se realizan constataciones
físicas de los bienes lo que significa que los encargados del control y registro
nunca verifican si no s bienes están en el lugar asignado, en qué estado se
encuentran los bienes para una reparación o baja de los mismos.
ENCUESTADOS % SI 0 0%
NO 3 100%
TOTAL 3 100
63
3.- ¿Existe en la actualidad algún tipo de sistema que permita la codificación
para el control de activos fijos?
Cuadro No.8
Gráfico No.8
SI 100100%
NO 00%
SI 100 NO 0
Fuente: Entrevistas Elaborado: La autora De las encuestas realizadas contentaron el 100% que si existe un sistema para el
control y codificación de los bienes pero sin embargo no es utilizado en un 100%
4.- ¿Los activos fijos que se encuentran actualmente registrados en los
inventarios son los custodios respectivos actuales?
Cuadro No.9
ENCUESTADOS % SI 3 100%
NO 0 0%
TOTAL 3 100
ENCUESTADOS % SI 0 0%
NO 3 100%
TOTAL 3 100
64
Gráfico No.9
SI 00%
NO 100100%
SI 0 NO 100
Fuente: Entrevistas Elaborado: La autora El 100% de los funcionarios encuestados contestaron que los bienes que
actualmente se encuentran registrados no son los custodios actuales dando como
resultado que la información no es confiable para proporcionar información por
estar desactualizada.
Concluimos diciendo que la persona encargada de los activos fijos de propiedad del
Colegio Militar no sigue procedimientos adecuados, no asume con responsabilidad en
cuanto al cargo que desempeña, tampoco existen actas que demuestren su compromiso.
El personal encargado del control y registro de bienes no cuenta con una herramienta que
le indique los lineamientos y políticas a seguir en este sentido. No están establecidos
procedimientos para casos de extravió de bienes. En la contabilidad no están registrados
lo valores reales de los bienes, afectando al patrimonio institucional. No se realizan
tomas físicas periódicas, ni control, que permitan establecer faltantes o mal uso de los
activos fijos.
El sistema para la codificación de los activos otorgado por la Fuerza Terrestre es utilizado
pero no en su totalidad por que la persona encargada de los activos fijos no quiere
cumplir con las disposiciones emanadas por el Ejercito indicando que orgánicamente ella
pertenece al Ministerio de Educación.
65
CAPITULO IV
4.1. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
4.1.1 SITUACIÓN ACTUAL:
En la actualidad el Colegio Militar No. 11 “ Héroes del Cenepa”, carece de un
manual que determine las normas y procedimientos de control de sus activos
fijos, falencia que se da en muchas instituciones del sector público, que en los
últimos años han pasado por muchas dificultades las cuales se las puede atribuir
entre otras a la falta de aplicación de normas y principios de control interno, que
promuevan la eficiencia y efectividad de las actividades, pero sin embargo en la
actualidad estamos en proceso de modernización para de esta manera conjugar
con la educación.
La necesidad imperiosa de crear un manual que permita el control de los activos
fijos, no es más que un plan de organización, de todos los métodos coordinados
con la finalidad de proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la
información financiera, promover la eficiencia de las operaciones y determinar
responsabilidades de los custodios.
Al implementarse un manual que permita el registro y control adecuado de los
bienes propiedad del Colegio Militar, se contará con una herramienta de
orientación y conocimientos a los empleados que tienen a su cargo la
administración, custodia, uso y control de los activos fijos.
66
4.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS DEL COLEGIO MILITAR NO.11 “HEROES DEL
CENEPA” DEL CANTON MERA PROVINCIA DE PASTAZA.
4.2.1 PROCESO: ACTIVOS FIJOS
4.2.1.1 INTROCUCCIÓN
El Colegio Militar No. 11 “Héroes del Cenepa” del Cantón Mera,
provincia de Pastaza en cumplimiento a las deposiciones legales vigentes,
ha implementado los procesos para la recepción; toma de inventarios;
reposición de bienes sustraídos; traspaso, entrega y cambio de
responsables; baja y codificación de los activos fijos propiedad de la
institución.
El presente manual entrará en vigencia a partir de la fecha de aprobación y
será de aplicación obligatoria para todos los empleados. Su cumplimiento
será responsabilidad del Departamento Financiero, el Tesorero, el
Contador y la Encargada de Activos Fijos, en el ámbito de sus
competencias.
4.2.1.2 OBJETIVO.
Contar con un instrumento administrativo, que permita establecer los
mecanismos necesarios de registro y control de activos fijos, mediante la
descripción de las características físicas, técnicas, su costo, localización y
asignación de los mismos, así como su autorización correspondiente para
67
su alta, transferencia y baja con el objeto de mantener permanentemente
actualizado el inventario de activos fijos del Colegio Militar No. 11
“Héroes del Cenepa”.
4.2.1.3 ÁMBITO DE APLICACIÓN.
El presente proceso se aplica a todos los bienes, adquiridos o donados, del
Colegio Militar No. 11 “Héroes del Cenepa”.
4.2.1.4 ALCANCE.
El contendido de este Manual del Procedimientos para el Control de
Activos Fijos es de carácter obligatorio para todas personal de la unidad de
activos fijos y todo el personal que tiene asignado activos del Colegio
Militar No. 11 “Héroes del Cenepa”.
4.2.1.5 RESPONSABILIDADES.
Los responsables de su aplicación, cumplimiento y seguimiento de lo
establecido en estos procedimientos serán en primer grado la Encargada de
Activos Fijos, los Jefes de Área, Jefes Departamentales, y en segundo
término, todos los servidores públicos y docentes que laboran en el Comil
y que tengan a su cargo mobiliario, equipo e instrumentos etc.
68
4.2.1.6 VIGENCIA.
A partir de la fecha de aprobación del presente manual y luego de realizar
el respectivo inventario.
4.2.1.7 BASE LEGAL.
• LOAFYC y su Reglamento.
• Reglamento General de Bienes del Sector Público.
• NEC.
• Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) y Normas Técnicas de
Contabilidad (NTC).
• Reglamento de Control Administrativo de los Bienes no considerados
Activos Fijos.
4.2.1.8 NORMAS GENERALES.
• Se consideran como bienes sujetos de control administrativo aquellos
que teniendo una vida útil superior a un año, tengan un costo individual
de adquisición, fabricación, estimación o avalúo inferior a $100,00
dólares vigentes a la fecha de su registro o ingreso.
• Los bienes que no reúnan las condiciones para ser clasificados como
activos fijos, pero que tengan una vida útil superior a un año, tales
como ciertos útiles de oficina, utensilios de cocina, vajilla, lencería,
69
instrumentos médicos, insumos, instrumentos de laboratorio, libros,
discos, videos y herramientas menores, serán cargados a gastos de
gestión y estarán sujetos a control administrativo interno.
• Los bienes sustraídos o perdidos el servidor encargado de la custodia
comunicará inmediatamente por escrito dentro de los dos días hábiles
siguientes al del conocimiento del hecho. El valor de reposición es
cargado a la cuenta del custodio. Si el custodio se separa de la
institución y hasta esa fecha no ha habido sentencia definitiva deberá
reponerlo en especie o en dinero.
• Los valores de los bienes sustraídos o perdidos deberán ser
reembolsados en su totalidad o reemplazados por bienes de similares
características.
• En el caso de salida o cambio de custodios se seguirá las acciones
previstas en el Art. 65 de las actas de entrega recepción de bienes
muebles y equipos del Reglamento General de Bienes del Sector
Público.
• Cuando una persona deje de prestar sus servicios en COMIL-11 o se
ausente por un periodo largo, deberá acudir al Encargado de Activos
Fijos para efectuar el cambio de custodio(s) del o los activos a su
cargo, (AF-005: Traspaso de custodio) los que, a su vez, enviarán al
70
Departamento Administrativo (Personal) y Financiero la ‘carta de no
adeudo de activos’ (AF-007: Carta de no Adeudo).
• En lo referente a la movilización de bienes fuera de las instalaciones, el
personal que está de guardia verificará que los bienes trasladados
cuenten con la autorización de movilización emitida por la máxima
autoridad.
• Con el propósito de que se de una debida protección de los bienes
institucionales deberá contratarse pólizas de seguro, contra los
diferentes riesgos que pudieran ocurrir, manteniéndose un control
estricto sobre las coberturas y vigencia de estas.
• Será responsabilidad de los empleados del Colegio Militar el uso,
custodia y conservación de los bienes entregados para el desempeño
de sus funciones únicamente y por ningún motivo para fines personales
o particulares.
• Cuando los equipos asignados sufran deterioro o destrucción, se deberá
notificar a través de un memorándum al Encargado de Activos Fijos,
indicando la falla o daño que sufra el equipo a su cargo, y este
notificará al Departamento Administrativo acompañado de un dictamen
técnico elaborado por un especialista que señale sus causas y, si es del
caso proceder con su reparación.
71
4.2.1.8.1IDENTIFICACIÓN Y PROTECCION DE ACTIVOS FIJOS
La codificación de los bienes adquiridos deberá efectuarse
inmediatamente luego del aviso de recepción del bien. Será solicitada
por el responsable de la adquisición.
Cumpliendo con lo que establece las Normas de Control Interno de la
Contraloría General del Estado se creará una codificación adecuada para
la fácil identificación, ubicación y protección de los bienes, que llevarán
impresos en una parte visible el código establecido.
La codificación esta diseñada por 10 dígitos distribuidos en los
siguientes 6 campos o niveles:
CAMPO O NIVEL CONCEPTO 1 2 3 4 5 6 1 Grupo de cuenta (Activo) 4 Tipo de cuenta (Fijo) 00 Cuenta de Mayor General 00 Subcuenta de Mayor General 00 Auxiliar de Subcuenta 00 Clase que pertenece el bien
Ejemplos:
1. ACTIVO
14. INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION
141.01 BIENES MUEBLES
141.01.05 VEHICULOS
141.01.05.01 Camionetas
141.01.05.01.01 Número secuencial del vehículo
72
1. ACTIVO
14. INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION
141.03 BIENES INMUEBLES
141.03.01 Terrenos
141.05 BIENES BIOLOGICOS
141.05.12 Semovientes
141.05.12.01 Vacas
141.01.12.01.01 Vaca de color negro 5 años
4.2.1.8.2CONSTATACIÓN FÍSICA
La toma del inventario de los activos fijos se realizará por lo menos una
vez al año, o por orden expresa de la máxima autoridad cuando las
circunstancias lo amerite.
La persona encargada de la unidad de activos fijos mantendrá un registro
que sirva para el control, localización e identificación de los mismos
(Anexo 5).
Las personas que intervenga en este proceso deberá ser independiente
del que realiza el registro y manejo de activos, se elaborará un acta a la
que se adjuntarán los formularios en los que registrará los resultados de
la diligencia, estos contendrán un detalle de las novedades encontradas
73
sobre el estado, deterioro o diferencias que deberán ser conciliadas con
los registros contables (Anexo 6).
De existir diferencias reales se procederá a la investigación y se registran
los ajustes respectivos, previa autorización del Jefe Financiero,
determinando responsabilidades.
4.2.1.8.3DEPRECIACIONES
Las depreciaciones deberán afectar contablemente en forma mensual, de
existir diferencias o errores en estas se hará un cuadre previo al ingreso al
Sistema eSIGEF, este proceso será de responsabilidad de la unidad de
contabilidad para lo cual utilizará tarjetas KARDEX y se las aplicará en
base a lo que determina el Reglamento para la Aplicación de la Ley
Orgánica de Régimen Tributario Interno en el Art 25.
Numeral 6:
Depreciaciones de activos fijos
..a) 30 “(i) Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y
similares 5% anual
(ii) Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual
30 Reglamento para la Aplicación de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno. Art. 25
74
(iii) Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20%
anual
(iv) Equipos de cómputo y sofware 33% anual” (Anexo 7)
31 “Reposición de bienes o restitución de su valor.- Los bienes de
propiedad de entidades u organismos del sector público, que hubieren
desaparecido, sufrido daños parciales o totales, y quedado inutilizados,
deberán ser restituidos. Los custodios, servidores públicos, trabajadores o
terceros, en contra de quienes se establezca la responsabilidad, deberán
responder por la reposición del bien, en dinero al precio de mercado o en
especie de iguales características del bien desaparecido, destruido o
inutilizado...”.
Para realizar el respectivo mantenimiento el Departamento Administrativo
una vez que haya realizado el proceso de contratación, no podrá retirar
bienes sin que esté presente el custodio y sin que se haya firmado una
constancia de retiro respectivamente.
De existir bienes utilizados por varias personas, es responsabilidad de la
encargada de Activos Fijos determinar los aspectos relativos al uso,
custodia y verificación, con la finalidad de una correcta utilización y para
fines institucionales.
31 Reglamento General de Bienes de Sector Público. Art. 82.
75
4.2.1.9DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS.
El proceso consta de los siguientes procedimientos:
A. Procedimiento de recepción y codificación de Activo Fijo
B. Procedimiento de inventario físico
C. Procedimiento de reposición de bienes sustraídos
D. Procedimiento de traspaso, entrega y cambio de responsables de
bienes
E. Procedimiento de baja de Activos Fijos
QUE EN QUE PARA QUE PARA QUIEN Procedimientos
normativos con
apego a
Reglamento de
Bienes del
Sector Público
En el control de los
activos fijos de la
institución.
Cumplimiento
de la
normatividad,
para el control
y seguimiento
de los activos
fijos.
Para los
custodios de
activos fijos del
Colegio Militar
No.11 “HEROES
DEL CENEPA”
4.2.2 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y CODIFICACION DE
ACTIVOS FIJOS
4.2.2.1 OBJETIVO.
Recibir, codificar y controlar el mobiliario y equipo que ingresa al almacén
general mediante el reporte de entrada al almacén de activos fijo así como
la entrega a la unidad solicitante del Colegio.
76
4.2.2.2 ALCANCE.
Participan en el presente procedimiento el personal de la unidad de activos
fijos, quien recibe y quien compra los bienes.
4.2.2.3 RESPONSABILIDADES.
La aplicación, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en este
procedimiento es responsabilidad de la unidad de activos fijos, de quien
recibe y de quien compra los bienes.
4.2.2.4 DESCRIPCIÓN.
Se inicia el proceso con el registro del ingreso de los bienes de activo fijo.
1) El Departamento Administrativo que es el encargado de las
adquisiciones envía una copia de la requisición de compra, pedido y
escrito de asignación de equipo a la Encargada de Activos Fijos.
2) La Encargada de Activos Fijos recibe copia de la requisición de
compra, pedido y escrito de asignación de activo, recepta el bien y
copia de la factura del proveedor, valida físicamente con el pedido y
copia de la factura, elabora el formato de la acta de entrega-recepción
en coordinación con el Departamento Administrativo luego envía al
77
Área Especializada los activos junto con el pedido y la factura para su
validación y elaboración del dictamen.
3) El Área Especializada recibe los activos junto con el pedido y la
factura para su validación y elabora el dictamen del activo y entrega el
activo al Área de Activo Fijo y/o Almacén junto con su dictamen.
4) Activos Fijos recibe el bien y el dictamen técnico del Área
Especializada y entrega el activo al área o persona solicitante quien
firma de recibido la hoja de recepción conjunta envía memorando
luego al Departamento Administrativo encargado de adquisiciones.
5) El Área o persona solicitante recibe el activo y firma Hoja de
Recepción conjunta
6) El Departamento Administrativo (Encargado de adquisiciones) recibe
hoja de recepción conjunta.
7) Contabilidad envía a Activos Fijos memorando solicitando asignación
de número de inventario, anexando copia de requisición de compra,
pedido, factura, hoja de recepción conjunta y nombre del custodio,
para su proceso de alta en la base de datos.
8) Activos Fijos recibe y valida documentación del Área de Contabilidad
copias de: Requisición de compra (pedido ) factura, hoja de recepción
78
conjunta, escrito de asignación de equipo, verifica en el Departamento
de Administrativo (Personal) que el resguardante sea personal de
nómina, de acuerdo a la asignación del área administrativa o docente
en que se encuentre físicamente el activo fijo, se procede a generar el
número de inventario en la base de datos del Área de Activo Fijo y
aviso de alta, envía a Contabilidad del aviso de alta para su ingreso y
control en la base de datos correspondiente.
9) Almacén recibe de Activo Fijo el aviso de alta para el ingreso y
control en su base de datos.
10) Activos Fijos elabora documento que responsabiliza a custodio y
etiquetas de los activos, marca físicamente el activo y solicita firma
del custodio correspondiente.
11) Área solicitante recibe documento que responsabiliza con dos copias,
válida datos y firma de conformidad y entrega el acta firmada con una
copia y conserva otra.
12) Activos Fijos recibe documento firmado (original y copia), separa
documentación para Contabilidad y archivo, elabora memorando para
entregar los registros de altas a Contabilidad.
13) Contabilidad recibe el memorando con el alta original del activo para
su contabilización y archivo.
79
14) Activos Fijos archiva, en numeración consecutiva, las copias de avisos
de altas de activo fijo junto con copias de: requisición de compra,
pedido, factura, hoja de recepción conjunta, dictamen técnico del área
especializada en su caso, memorando de asignación de equipo y
documento firmado, solicita a Contabilidad la hoja de capitalización
de activos, tanto de recursos propios como fiscales, correspondientes
al ejercicio.
15) Contabilidad recibe solicitud y envía hoja de capitalización de activo
fijo.
16) Activos Fijos recibe de Contabilidad la hoja de capitalización, tanto de
recursos propios como fiscales.
17) Activos Fijos concilia los avisos de alta de activos fijos con las hojas
de capitalización recibidas envía el resultado de las conciliaciones y la
distribución contable de activos a Contabilidad y a la Dirección de
Finanzas de la Fuerza Terrestre.
18) Contabilidad mensualmente, realiza las depreciaciones y se
contabilizará, previa constatación del cuadre de las cuentas y
distribuye la inversión por área administrativa y docente.
19) Activos Fijos archiva conciliaciones
80
Colegio Militar Nº11 “Héroes del Cenepa” Mera-Pastaza
Av. Luis A. Martínez Km 11/2 vía a Baños s/n
Telef. (593) 32790119
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE RECEPCION Y CODIFICACION DE ACTIVOS FIJOS
Departamento Administrativo
Activo Fijo Almacén Área Especializada
Solicitante Contabilidad
1
3
Envía copia de documentos
Recibe copia de documentos -Recibe activo y copia de factura -Valida el activo -Elabora hoja de recepción conjunta -Firma de hoja de recepción conjunta. -Envío del activo, pedio y factura para validación al área especializada
Recibe copia de documentos -Recibe activo y copia de factura -Valida el activo -Elabora hoja de recepción conjunta -Firma de hoja de recepción conjunta -Envío del activo, pedido y factura para validación al área especializada
Recibe activo, pedido, factura del activo -Elabora dictamen técnico del activo -Entrega el activo y dictamen técnico del mismo
Recibe activo y el dictamen técnico –Entrega el activo al área solicitante y firma la hoja de recepción conjunta -Envío de hoja de recepción conjunta al área de adquisiciones
Recibe activo y el dictamen técnico –Entrega el activo al área solicitante y firma la hoja de recepción conjunta -Envío de hoja de recepción conjunta al área de adquisiciones
Inicio
Recibe hoja de recepción conjunta
Valida y recibe activo y firma la Hoja de Recepción conjunta
4 4 5
6
2 2
GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR
81
Departamento Administrativo
Activo Fijo Almacén Área Especializada
Solicitante Contabilidad
Envía memorando solicitando asignación de número de inventario
Recibe y valida documentación -Verifica que sea personal de nomina -Genera número de inventario y aviso de alta en la base de datos -Emite alta y documento de custodio
-Envía aviso de alta Recibe aviso de alta -Etiqueta el activo -Solicita firma del custodio.
Elabora documento y etiquetas de activos -Etiqueta el activo -Solicita firma del custodio
Recibe documento.
-Entrega documento firmado
Recibe documento firmando. -Separa documentos para contabilidad y archivo. -Elabora memorando con avisos de altas
Recibe resguardo firmando. -Separa documentos para contabilidad y archivo. -Elabora memorando con avisos de altas Recibe memorando
con avisos de altas
Archiva aviso de alta. -Solicita hoja de capitalización de activos de recursos propios y fiscales.
7
8
9
10 11
13
14
12 12
82
Departamento Administrativo
Activo Fijo Almacén Área Especializada
Solicitante Contabilidad
Recibe solicitud y envía hoja de capitalización
Recibe de Contabilidad la hoja de capitalización, tanto de recursos propios como fiscales
Concilia los avisos de alta de activos fijos recibidas envía el resultado de las conciliaciones y la distribución contable de activos a Contabilidad y a la Dirección de Finanzas de la Fuerza
Mensualmente, realiza las depreciaciones y se contabilizará, previa constatación del cuadre de las cuentas y distribuye la inversión por área administrativa y docente.
Fin del Proceso
15
16
17
18
Archiva
19
83
4.2.3 PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO.
4.2.3.1 OBJETIVO
Verificar físicamente los activos de la institución para llevar un control de
los mismos sobre su ubicación y custodio.
4.2.3.2 ALCANCE
En las constataciones físicas intervendrán al menos el funcionario
designado y el custodio del bien.
4.2.3.3 RESPONSABILIDADES.
La aplicación, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en este
procedimiento es responsabilidad de la unidad de activos fijos y de los
custodios.
4.2.3.4 NORMAS GENERALES.
Previa a la realización de la toma física el Jefe Financiero o
máxima autoridad solicitará proceder a realizar una toma física de
los bienes para lo cual la encargado de activos fijos:
84
Informará por escrito el inicio del proceso y solicitará que los
custodios permanezcan en su sitio de trabajo y autoricen que se
abran muebles a fin de constatar equipos pequeños.
4.2.3.5 DESCRIPCIÓN.
1) El Jefe Financiero envía un memorando a la Encargada de Activos
Fijos informando que se procederá a realizar una constatación
física de los bienes.
2) Jefe Financiero informa a Rector que se procederá a realizar una
constatación física de los bienes para lo cual solicita nombre un
delegado para que proceda a la verificación de los bienes.
3) Rector nombra a la comisión que estará integrado por Jefe
Financiero, Tesorero y un Delegado del señor Rector.
4) Mediante memorando se solicitará a la encargada de activos fijos
que proporcione la información teórica de la base de registro de los
bienes y de sus custodios.
5) Las personas designadas constatan físicamente los activos que se
hallan en poder de todos los custodios responsables para lo cual se
envía un memorando a los custodios indicando que se procederá a
realizar una toma física por lo que deberán permanecer en sus
85
lugares de trabajo y si es del caso ordenar el sitio de trabajo para
optimizar el mismo.
6) Las personas designadas elaboran las Notas de Constatación Física
utilizando el formato en el que consta: (Anexo 6)
• Detalle de activos fijos existentes según inventario.
• Detalle de activos fijos existentes que no constan en el
inventario.
• Detalle de activos fijos faltantes según inventario.
• Detalle de activos fijos obsoletos, en desuso e inservibles.
7) El responsable de activos fijos confronta con la información
teórica, y si se detectan bienes no registrados se procede con el
levantamiento de los datos del bien y se elabora el acta de entrega -
recepción, una copia se entrega al usuario, otra copia forma parte
del respaldo de la toma física y con el original el encargado de
activos fijos actualiza la base de registro de activos fijos.
8) Independientemente de la toma física anual, la unidad de activos
fijos realizará periódicamente controles a los bienes, cuando
considere pertinente o por orden superior.
9) Durante la constatación física no se autorizarán traspasos o salidas
de bienes. Se exceptuarán casos especiales aprobados por el Jefe
Administrativo.
86
10) No se realizará la constatación de bienes sin la presencia del
custodio. En caso de ausencia se elaborará un listado para realizar
una toma posterior tan pronto como sea factible.
87
Colegio Militar Nº11 “Héroes del Cenepa” Mera-Pastaza
Av. Luis A. Martínez Km 11/2 vía a Baños s/n Telef. (593) 32790119
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE INVENTARIO FISICO
Jefe Financiero Activo Fijo Rector Delegado Tesorero Custodios
1
3
Envía memorando informando que se procederá a realizar una constatación física de los bienes. Solicita a rector que nombre un
Recibe copia de documentos
Recibe copia de memorando y designa la comisión y delegado
Recibe activo, pedido, factura del activo -Elabora dictamen técnico del activo -Entrega el activo y dictamen técnico del mismo
Recibe memorando de solicitud de información.
Inicio
4
4
2 1
Recibe memorando del Rector informando que forma parte de la comisión de constatación física
3
Recibe memorando del Rector informando que forma parte de la comisión de constatación física
3
Recibe memorando para que integre comisión de constatación y nombrando como responsable del trabajo
3
Envía memorando solicitando información teórica de la base de registros de bienes y sus custodios.
GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR
88
Jefe Financiero Activo Fijo Rector Delegado Tesorero Custodios
Confronta con la información teórica, y si se detectan bienes no registrados se procede con el levantamiento de los datos del bien y se elabora el acta de entrega - recepción, una copia se entrega al custodio. Con una copia se actualiza la base de registro de activos fijos
Fin del Proceso
Recibe acta de entrega – recepción del bien
Reciben memorando sobre la constatación física Se procede a validar la información teórica con la física (Anexo 5)
5 6
7
Archiva
89
4.2.4 PROCEDIMIENTO DE REPOSICIÓN DE BIENES SUSTRAIDOS
O PERDIDOS
4.2.4.1OBJETIVO.
Reponer el valor total de los bienes sustraídos o perdidos.
4.2.4.2ALCANCE.
Participan en el presente procedimiento el personal de activos fijos, un
delegado de la oficina de contabilidad y los custodios.
4.2.4.3RESPONSABILIDADES.
La aplicación, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en este
procedimiento es responsabilidad de la unidad de activos fijos,
contabilidad y de los custodios.
4.2.4.4DESCRIPCIÓN.
1) El custodio del bien faltante debe informar inmediatamente el
acontecimiento mediante memorando, en que describe las
circunstancias del hecho, a la máxima autoridad administrativa, a la
unidad de activos fijos, y al Jefe Administrativo para que notifique a
la aseguradora.
90
2) En caso de robo o hurto de un activo fijo (no de bienes sujetos de
control) el encargado de activos fijos coordina y colabora con el
Departamento Administrativo para formular la denuncia respectiva.
La denuncia es presentada en el lugar de los hechos por la máxima
autoridad del Colegio.
3) El encargado de activos fijos certificará la posesión legal del bien
con la copia de la factura, o con el acta de entrega - recepción en
caso de que el bien haya sido donado a la institución, para proceder
con la denuncia legal y con el reclamo a la aseguradora (en el caso
de estar asegurado).
4) El reclamo al seguro se lo realiza inmediatamente de ocurrido el
hecho en base a la documentación disponible ese momento. La
justificación completa se debe enviar dentro del plazo que estipula la
póliza.
5) La aseguradora recibe el reclamo por el bien perdido o sustraído para
que se proceda a reponer el valor.
6) El encargado de activos fijos, dará de baja el bien en la base de
registro de activos fijos y contabilidad, registra el valor a cuentas por
cobrar del custodio en el sistema de contabilidad al valor del
mercado. Contabilidad acreditará el valor recibido de la
91
aseguradora a la cuenta por cobrar del custodio. Si el valor
reconocido es parcial o cero, la diferencia es descontada al custodio
o se exige la reposición del bien.
7) Cuando se emita el fallo dentro del juicio implantado por la
sustracción, y este libera de culpabilidad al custodio, se le reintegrará
el valor descontado o el bien repuesto.
8) Es responsabilidad del custodio el seguimiento de la denuncia. Podrá
solicitar el apoyo del área jurídica de la Brigada.
92
Colegio Militar Nº11 “Héroes del Cenepa” Mera-Pastaza
Av. Luis A. Martínez Km 11/2 vía a Baños s/n Telef. (593) 32790119
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE REPOSICIÓN DE BIENES
Custodio Bien Rector Activos Fijos Departamento Administrativo
Contabilidad Aseguradora
1
GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR
Informa del bien faltante mediante memorandos obre el hecho acontecido
Recibe informe sobre el bien perdido
Recibe informe sobre el bien perdido
Formula denuncia ante las autoridades competentes en el lugar del hecho
El encargado de activos fijos, dará de baja el bien en la base de registro de activos fijos.
Inicio
Acepta el valor del reclamo por el bien perdido y realiza transferencia
Contabilidad, registra el valor a cuentas por cobrar del custodio en el sistema de contabilidad al valor del mercado.
4 5
6
1
Certifica la posesión legal del bien con la factura o acta de entrega - recepción en caso de que el bien haya sido donado a la institución, para proceder con la denuncia legal y con el reclamo a la aseguradora (en el caso de estar asegurado).
Presenta el reclamo inmediatamente con la documentación disponible en ese momento
Recibe acreditación de la aseguradora y contabiliza a la cuenta por cobrar del custodio. Si el valor reconocido es parcial o cero, la diferencia es descontada al custodio o se exige la reposición del bien
3
Recibe reclamo del bien perdido para que proceda a reponer el valor
1
Recibe informe sobre el bien perdido
1
Formula denuncia ante las autoridades competentes en el lugar del hecho
2 2
6
Recibe memorando de descuento o se solicita la reposición del bien.
6
93
Custodio Bien Rector Activos Fijos Departamento Administrativo
Contabilidad Aseguradora
Fin del Proceso
7
Archiva
Deberá estar pendiente sobre fallo judicial para lo cual puede solicitar apoyo jurídico de la Brigada
Recibe fallo judicial sobre la pérdida el bien el mismo que puede ser a favor o en contra. Elabora memorandos de fallo judicial
Recibe memorando sobre fallo judicial
Recibe memorando sobre fallo judicial
Envía informe y memorando sobre fallo judicial
7
7
94
4.2.5 PROCEDIMIENTO DE TRASPASO, ENTREGA Y CAMBIO DE
RESPONSABLES
4.2.5.1OBJETIVO.
Mantener un control sobre los activos de la institución y sus custodios, y
registrar los cambios efectuados en el momento que se produzcan.
4.3.5.2ALCANCE.
Participan en el presente procedimiento el personal de la unidad de activos
fijos y los custodios.
Este procedimiento también aplica a los bienes sujetos de control.
4.2.5.3RESPONSABILIDADES.
La aplicación, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en este
procedimiento es responsabilidad de la unidad de activos fijos y de los
custodios.
4.2.5.4NORMAS GENERALES.
• Todos los custodios son responsables de elaborar las actas de entrega -
recepción cuando los bienes vayan a ser movilizados de su lugar
habitual de trabajo, o entregados a otro custodio.
95
5.2.5.5DESCRIPCIÓN.
1) El custodio del bien elabora y hace firmar el acta de entrega –
recepción y obtiene la firma del nuevo custodio, firma la encargada
de activos fijos para que se actualice la base de registro. Sin la firma
del encargado de activos fijos el acta no se considera válida.
2) Una vez firmadas las actas de entrega - recepción el encargado de
activos fijos procede a numerarlas, actualiza en la base de registro de
activos fijos y archiva el original. Las copias son entregadas a quienes
intervienen en el traspaso para su respaldo.
3) El custodio que realice o permita el traspaso de un bien a su cargo sin
el acta de entrega - recepción debidamente firmada continuará como
responsable del bien.
NOTA:
Si el bien debe salir del edificio donde se encuentra, el custodio debe
llenar el acta de salida temporal para responder por el buen uso del
mismo. (Anexo 4)
96
Colegio Militar Nº11 “Héroes del Cenepa” Mera-Pastaza
Av. Luis A. Martínez Km 11/2 vía a Baños s/n Telef. (593) 32790119
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO TRASPASO, ENTREGA Y
CAMBIO DE RESPONSABLES
Custodio Bien Activos Fijos Nuevo Custodio 1
GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR
Elabora el acta de entrega recepción la firma y envía a nuevo custodio
Recibe acta para hacerse cargo del bien y firma
Recibe acta firmada por las dos personas y procede a firmar
El acta firmada la enumera según orden secuencial
Inicio
Recibe acta firmada y archiva
3
1
2
Recibe acta firmada y legalizada haciéndose cargo del bien
Archiva una copia
Ingresa en el sistema de Activos Fijos para actualizar los registros.
Archiva una copia del acta y una copia las envía a los que intervinieron en el traspaso
Fin del Proceso
97
4.2.6 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
4.2.6.1 OBJETIVO.
Depurar los bienes de la institución de manera que sean eliminados de los
registros los bienes obsoletos y los que no contribuyen al buen
funcionamiento de la misma.
4.2.6.2 ALCANCE.
Participa en el presente procedimiento una comisión asignada por el
Rector para dar de baja y destino final del bien.
4.2.6.3 RESPONSABILIDADES.
La aplicación, cumplimiento y seguimiento de lo establecido en este
procedimiento es responsabilidad de la comisión asignada por el Rector.
4.2.6.4 NORMAS GENERALES.
Para tramitar la baja definitiva de los bienes muebles se deberá contar con
el dictamen de no utilidad del bien.
El encargado de Activos Fijos a través del Departamento Financiero
tramitará a petición del custodio la baja de bienes muebles en los dos
siguientes supuestos.
98
• Cuando el bien mueble, por su estado físico o cualidades técnicas, no
resulte útil o funcional o ya no se requiera para el servicio al cual se
destinó.
• Cuando el bien mueble de que se trate se hubiere extraviado, robado,
accidentado o destruido.
El Departamento Financiero será responsable de elaborar un dictamen de
todo bien mueble que haya sido puesto a disposición por parte de la
Encarga de Activos Fijos y las Áreas o Unidades Administrativas del
Colegio Militar.
4.2.6.5 DESCRIPCIÓN.
1) Activos Fijos informa con el detalle de bienes obsoletos, en desuso e
inservibles, resultante de la toma física, y presenta a consideración
del Jefe Financiero quien puede solicitar por escrito al Rector se
inicie el proceso de baja de bienes de la institución, que según su
criterio sean obsoletos y no son de utilidad para las actividades que
se cumplen.
2) El Rector designará una comisión, no podrá formar parte el
responsable de la custodia de estos bienes, para que realice la
inspección y sugiera la modalidad de a seguir, que puede ser:
99
• Venta.- Para el caso de bienes que pueden ser de utilidad para
terceros.
• Donación. Para el caso de bienes que pueden ser de utilidad para
terceros y no son susceptibles de venta.
• Demolición.- para bienes inmuebles obsoletos.
• Destrucción.- para los bienes muebles considerados obsoletos.
Todas estas modalidades se sujetarán a lo establecido en el
Reglamento General de Bienes del Sector Público.
3) Una vez que se cuente con toda la documentación requerida se
remitirá el acta a la Dirección de Finanzas de la F.T. para que
autorice la baja de los bienes, para lo cual enviará la autorización de
baja y enviará dos delegados para que se proceda con la solicitud.
4) La Dirección de Finanzas de la F.T enviará un memorando indicando
el día, hora y los delegados que vendrán a realizar el proceso de baja
del bien, el encargado de activos fijos y los funcionarios delegados
realizarán ya sea la venta, donación, demolición o destrucción de los
bienes, y se elaborará el acta de entrega - recepción o de destrucción
según sea el caso.
5) Una vez realizada la baja del bien los delegados remitirán el acta de
baja del bien firmada y legalizada.
100
6) Se recibe el acta del bien y la encargado de activos fijos en base a
estas actas, procede a dar de baja en la base de registro de activos
fijos y a su vez se envía una copia del acta para que contabilidad, la
misma que realizará el asiento contable respectivo. También
notificará al responsable de seguros para el correspondiente trámite.
101
Colegio Militar Nº11 “Héroes del Cenepa” Mera-Pastaza
Av. Luis A. Martínez Km 11/2 vía a Baños s/n Telef. (593) 32790119
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE BAJA DE BIENES
Activos Fijos Jefe Financiero Rector Comisión Dirección de Finanzas F.T
Contabilidad
1
GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA DEL ECUADOR
Envía memorando con el detalle de bienes obsoletos, en desuso e inservibles, resultante de la toma física
Recibe memorando y detalle de bienes en desuso o inservibles
Recibe informe y oficio para el inicio del proceso de baja de bienes
Designa comisión para lo cual redacta memorando de designación
Comisión redacta acta para baja de bienes
Inicio
Recibe acta para baja de bienes. Designa dos delegados para que proceda a dar de baja los bienes
1
3
1
Comisión recibe memorando de designación.
1
Comisión realiza inspección y sugiere proceso a seguir que puede ser: Venta Donación Demolición Destrucción
2
2
Envía oficio indicando nombre de delegados, fecha y hora para que todo esté listo
Remite informe y oficio solicitando se proceda con el proceso de baja de bienes
2
3
Recibe oficio de DDFT e informa a la Comisión con memorando
4
4
102
Activos Fijos Jefe Financiero
Rector Comisión Dirección de Finanzas F.T
Contabilidad
Recibe memorando informando el día que viene los delegados
Los Delegados proceden a dar de baja los bienes
Legalizan las actas y envían al Comil-11
Recibe actas y da de baja los bienes y archiva una copia
5
Recibe actas firmadas y con memorando indica que se de baja en la base de activos fijos y en contabilidad
Recibe acta y contabiliza en sistema para dar de baja
Los Delegados emiten un informe y las actas para legalizar las mismas
6
Archiva una copia del acta
6
Recibe actas legalizadas y firmadas y elabora memorando para que se proceda al registro
Recibe memorando informando el día que viene los delegados
4
4
5 5
Fin del Proceso
103
4.3 ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DEL DEPARTAMENTO
FINANCIERO
Fuente: La Autora
JEFE FINANCIERO
PRESUPUESTOS CONTABILIDAD TESORERIA
ACTIVOS FIJOS
AUX. CONTABILIDAD
AUX. TESORERIA
104
4.4 ORGANIGRAMA POSICIONAL
ACTIVOS FIJOS ORGANIGRAMA POSICIONAL
JEFE FINANCIERO
CONTADOR
ENCARGADO ACTIVOS FIJOS
105
4.5.2 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES POR CARGO
Nombre de la posición:
Encargado de Activos Fijos
Reporta a:
Contador
Función básica:
Administrar y controlar la utilización efectiva y económica de los recursos y
materiales, así como la custodia y preservación de los mismos.
Responsabilidades:
• Codificar cada una de las nuevas adquisiciones y hacer formal y legalmente
la entrega a cada usuario mediante el acta entrega recepción inicial.
• Ingresar y mantener actualizado los Activos Fijos del Colegio Militar en el
Sistema Computarizado de la Fuerza Terrestre en el módulo de Activos
Valorados y en los activos no considerados como tales en el módulo de
estados internos valorados.
• Custodiar la documentación correspondiente a las actas entrega recepción de
cada uno de los funcionarios.
• Realizar actas entrega de nuevos bienes a los funcionarios.
106
• Mantener una base actualizada de activos con sus respectivos responsables.
• Hacer toma física de inventarios en forma periódica para efectos de
identificación.
• Tramitar los procesos de donación y baja de inventarios cuando fuere el caso.
• Tramitar ante el Departamento Administrativo para dar mantenimiento a los
bienes muebles, vehículos, maquinaria etc.
• Recuperar y mantener en óptimas condiciones de empleo y utilización los
bienes bajo su responsabilidad verificando su codificación al momento de su
recepción.
• Controlar que la ubicación física de los bienes esté acorde con la estructura
orgánica del Colegio Militar asegurando su recepción con sus respectivos
recibos de los usuarios directos de los bienes.
• Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Reglamento General de Bienes
del Sector Público, en lo que se refiere al destino, utilización, pérdida y
reposición de los bienes así como los procedimientos establecidos en el
Manual de Administración y control de Activos Fijos del sector público.
107
4.6 TRANSACCIONES TIPO DE ADQUISICION, BAJA,
DEPRECIACION, TRASPASO DE CUSTODIO
Código Detalle Debe Haber Asociación Presupuestaria
Se adquiere un computar Core 2 Duo 2.4 GHZ maimbord intel 26 de memoria Ram disco duro de 320GB Factura No. 0099348 en $750, 00 dólares, el 24 de diciembre del 2008 a POINT TECHNOLOGY
Devengado
1410107 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos 750,00 840107
2138401 Retención 1% Impuesto a la renta 7,50
2138411 Cuentas por Pagar Inversión en Bienes de Larga Duración
742,50
En el momento del pago
2138411 Cuentas por Pagar Inversión en Bienes de Larga Duración 742,50
11115 Bancos (Anexo No. 11)
742,50
2
Mediante trámite realizado al Ministerio de Defensa y bajo su autorización se da de baja una impresora marca EPSON F10 MULTIPASS automática de color crema color celeste por encontrarse en mal estado
6110101 Patrimonio Gobierno central 51,66 1419907 Depreciación acumulada 103,34
1410107 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos 155,00
3
Mediante memorando la Sra. encargada de Activos Fijos notifica la pérdida de un escrito que está bajo la responsabilidad de la Lcda. Sandra Pesantes docente de la institución por lo que se determina responsabilidad del custodio.
11327 Cuentas por Cobrar funcionario
113271 Sandra Pesantes 120,00 1410103 Mobiliario
141010301 Escritorio de color café con gaveta de metal 120,00
4
Depreciación de computador adquirido el 24 de diciembre del 2009 se deprecia al 31 de diciembre del 2009.
6385107 Depreciación Bienes informáticos 169.92
1419907 Depreciación Acumulada equipos y Paquetes Informáticos
169.92
108
5
SEMOVIENTES
Se adquiere una ternera de raza HOLSTEIN 5 meses de edad a la Hacienda Santa Marta
1410512 Semovientes 800,00 840512 2138401 Retención 1% Impuesto a la renta 8,00
2138411 Cuentas por pagar inversión en bienes de larga duración
792,00
Pago
2138411 Cuentas por pagar inversión en bienes de larga duración 792,00
11115 Bancos 792,00
6
6385112 Depreciación Bienes de Administración Semovientes 50,00
1419912 Depreciación Acumulada Semovientes 50,00
109
CAPITULO V
5.1. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1.1 CONCLUSIONES.
• El presente trabajo tiene como objeto presentar algunas ideas prácticas
de control que pueda manejar el Colegio Militar para lograr una
administración eficaz de los bienes el primer requisito es conocer
tanto la forma en que se genera, la manera en que se aplica y el
destino adecuado que se le da.
• Una institución que se encuentre encaminada a la modernización,
necesita contar con manuales de procedimientos, ya que son
elementos del control interno, los cuales se crean para dotar de
información detallada, ordenada, sistemática a los responsables y
personas inmiscuidas en las distintas actividades que se realizan en la
organización.
• Actualmente, en el Colegio Militar No.11 “Héroes del Cenepa” del
Cantón Mera, no cuenta con un sistema o procedimientos que permita
un control eficiente sobre sus activos fijos, lo que ha provocado la
desviación o el mal uso de éstos desembocando en perjuicio
económico para la institución.
• El desconocimiento que tienen la persona encarga de Activos Fijos y
los custodios de los mismos, no les exime de las responsabilidades.
• El informe del examen especial practicado a las cuentas del Colegio
Militar emitido por la Inspectoría de la Fuerza Terrestre con fecha 18
de Agosto del 2006 en el que indica que no existe un adecuado control
sobre los bienes de la institución, ha sido el que ha dado inicio para el
desarrollo del presente manual.
110
• La implementación de nuevos procesos, que incluyan la recepción,
codificación, custodia, manejo responsable, actualización de saldos y
registros, tomas físicas y baja de activos; garantiza la conservación,
seguridad, mantenimiento de los bienes propiedad del Colegio Militar.
111
5.1.2. RECOMENDACIONES.
Con la culminación del presente trabajo me permito recomendar:
• El estudio de este manual para su aprobación, implementación y
difusión del manual de procedimientos para el control de activos fijos
en el Colegio Militar No.11 “Héroes del Cenepa” del Cantón Mera,
con la finalidad de salvaguardar los bienes de la institución y de dar
cumplimiento a las normas legales vigentes.
• Dentro de la difusión, es importante la capacitación a todo el personal
involucrado, ya que los procedimientos actuales están arraigados
desde hace mucho tiempo atrás.
• El Colegio Militar deberá dedicar esfuerzos a la implementación de
sistemas de control interno, preparar manuales de procedimientos que
regulen las actividades que se cumplen, ya que dentro de toda
organización moderna, forman el pilar fundamental para el desarrollo
adecuado de las tareas, con eficiencia y eficacia, estableciendo
responsabilidades, generando información útil y necesaria, que
permita tomar medidas de seguridad, control y autocontrol que
conlleven a la consecución de los objetivos institucionales.
• Se deberá hacer evaluaciones permanentes de los procesos establecidos
en el presente manual con el propósito de realizar los correctivos
necesarios de acuerdo a las realidades existentes. Los usuarios del
manual tendrán a disposición las modificaciones a los procesos o
anexos.
• Con el propósito de evitar observaciones en las próximas revisiones de
la Contraloría General del Estado, se deberá aplicar lo establecido en
el presente manual, involucrando a todos los empleados y docentes del
instituto militar.
112
• Con el uso del manual de procedimientos facilita proporcionar
información financiera confiable a las autoridades y tomar políticas
adecuadas.
113
ANEXOS
114
ANEXO No.1
GUÍA DE ENTREVISTA PARA FUNCIONARIOS DEL COLEGIO
MILITAR No. 11 HEROES DEL CENEPA
La aplicación de la presente entrevista tiene como objetivo establecer los procedimientos
actuales que se aplican en el Colegio para la administración, custodia, uso y control de
los activos fijos.
Nombre del entrevistado: ................................................................................
Cargo:.................................................................................................................
1.- ¿Los activos fijos que actualmente están a su cargo fueron entregados
mediante acta entrega recepción?
SI ----- NO -----
Observaciones:.......................................................................................
...............................................................................................................
2.- ¿Tiene conocimiento usted cual es el procedimiento a seguir en caso de
que se extravíe algún bien a su cargo?
SI ----- NO -----
Observaciones:.......................................................................................
...............................................................................................................
115
3.- ¿Los bienes que se encuentran registrados a su cargo, son los que están
bajo su custodia actualmente?
SI ----- NO -----
POR QUE?......... .....................................................................................
.........................................................................................................
4.- ¿Conoce la ubicación física de todos los bienes que están bajo su
responsabilidad?
SI ----- NO -----
Observaciones:.......................................................................................
...............................................................................................................
5.- ¿Conoce que implicaciones podría tener en el caso de no informar de la
pérdida de un bien que este bajo su responsabilidad?
SI ----- NO -----
Observaciones:.......................................................................................
...............................................................................................................
116
GUIA DE ENTREVISTA PARA PERSONAL ENCARGADO DEL
CONTROL Y REGISTROS DE ACTIVOS FIJOS COLEGIO MILITAR
No. 11 HEROES DEL CENEPA
La presente entrevista tiene por objeto determinar los procedimientos actuales que se
aplican en la institución para la administración, custodia, uso y control de los activos
fijos.
Nombre del entrevistado: ................................................................................
Cargo:.................................................................................................................
1.- ¿Existe un inventario total, valorado de los activos fijos pertenecientes a
la institución?
SI ----- NO -----
Observaciones:.......................................................................................
...............................................................................................................
2.- ¿Se realizan periódicamente, constataciones físicas de los activos fijos?
SI ----- NO -----
POR QUE?......... ......................................................................................
.........................................................................................................
117
3.- ¿Existe en la actualidad algún tipo de sistema que permita la codificación
para el control de activos fijos?
SI ----- NO -----
POR QUE?......... ....................................................................................
.........................................................................................................
4.- ¿Los activos fijos se encuentran actualmente registrados en los
inventarios son los custodios respectivos actuales?
SI ----- NO -----
POR QUE?......... ................................................................................
118
ANEXO No.2
COLEGIO MILITAR No.11 “HEROES DEL CENEPA”
OFICINA DE ACTIVOS FIJOS ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES
El Colegio Militar No. 11 Héroes del Cenepa, entrega a ……….......... los bienes objeto de la presente acta entrega-recepción para uso y custodia, lo siguiente:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL BIEN MARCA
Esta entrega recepción se sujeta a las siguientes cláusulas: 1.- Todos los bienes descritos en la presente acta a partir de la firma, estarán bajo la responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe. 2.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deberá elaborar un acta entrega recepción de descarga a nombre del jefe de la unidad o de la persona autorizada para el retiro de acuerdo al formato establecido para ello, en tres copias que presentará en el departamento de contabilidad (unidad de activos fijos) para su actualización, registro y control. 3.- En caso de pérdida comunicará del siniestro ocurrido, en forma inmediata (dentro de las 48 horas siguientes) por escrito al departamento administrativo para que realice la denuncia legal correspondiente y con el fin de que presente el reclamo a la compañía de seguros, conforme lo establece el art. 77 del Reglamento de Bienes del Sector Público. En conocimiento de las cláusulas descritas suscriben en acta en unidad de actos en original y tres copias del mismo tenor. En la ciudad de Mera, del año.
-------------------------- Nombre
Entregue Conforme Encargada de Activos fijos
---------------------------------- Nombre
Recibí Conforme Departamento
119
COLEGIO MILITAR No.11 “HEROES DEL CENEPA”
OFICINA DE ACTIVOS FIJOS
ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN DE BIENES MUEBLES
El Colegio Militar No. 11 Héroes del Cenepa, entrega a Lcda. Leticia Tacoaman los bienes objeto de la presente acta entrega-recepción para uso y custodia, lo siguiente:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL BIEN MARCAA010U0040100088 Silla de metal con yute color gris ATU
Esta entrega recepción se sujeta a las siguientes cláusulas: 1.- Todos los bienes descritos en la presente acta a partir de la firma, estarán bajo la responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe. 2.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deberá elaborar un acta entrega recepción de descarga a nombre del jefe de la unidad o de la persona autorizada para el retiro de acuerdo al formato establecido para ello, en tres copias que presentará en el departamento de contabilidad (unidad de activos fijos) para su actualización, registro y control. 3.- En caso de pérdida comunicará del siniestro ocurrido, en forma inmediata (dentro de las 48 horas siguientes) por escrito al departamento administrativo para que realice la denuncia legal correspondiente y con el fin de que presente el reclamo a la compañía de seguros, conforme lo establece el art. 77 del Reglamento de Bienes del Sector Público. En conocimiento de las cláusulas descritas suscriben en acta en unidad de actos en original y tres copias del mismo tenor. En la ciudad de Mera, 10 de Noviembre del año 2009.
--------------------------
Lcda. Margoth Escobar Entregue Conforme
Encargada de Activos Fijos
--------------------------
Lcda. Leticia Tacoaman Recibí Conforme
Contabilidad
120
ANEXO No.3
COLEGIO MILITAR No.11 “HEROES DEL CENEPA”
OFICINA DE ACTIVOS FIJOS ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN DE BIENES ELECTRÓNICOS
El Colegio Militar No. 11 Héroes del Cenepa del cantón Mera, entrega a…………………los bienes objeto de la presente acta entrega-recepción para uso y custodia , lo siguiente:
Código Descripción Bien Marca Modelo Serie Esta entrega recepción se sujeta a las siguientes cláusulas: 1.- Todos los bienes descritos en la presente acta a partir de la firma, estarán bajo la responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe. 2.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deberá elaborar un acta entrega recepción de descarga a nombre del jefe de la unidad o de la persona autorizada para el retiro de acuerdo al formato establecido para ello, en tres copias que presentará en el departamento de contabilidad (unidad de activos fijos) para su actualización, registro y control. 3.- En caso de pérdida comunicará del siniestro ocurrido, en forma inmediata (dentro de las 48 horas siguientes) por escrito al departamento administrativo para que realice la denuncia legal correspondiente y se presente el reclamo a la compañía de seguros, conforme lo establece el art. 77 del Reglamento de Bienes del Sector Público. En conocimiento de las cláusulas descritas suscriben en acta en unidad de actos en original y tres copias del mismo tenor. En la ciudad de Mera, del año.
------------------------------------ Nombre
Entregue conforme Encargado Activos Fijos
--------------------------------------
Nombre Recibí Conforme
Departamento
121
COLEGIO MILITAR No.11 “HEROES DEL CENEPA”
OFICINA DE ACTIVOS FIJOS ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN DE BIENES ELECTRÓNICOS
El Colegio Militar No. 11 “Héroes del Cenepa” del cantón Mera, entrega a Lcdo. Calderón Oswaldo los bienes objeto de la presente acta entrega-recepción para uso y custodia, lo siguiente:
Código Descripción Bien Marca Modelo SerieB04551050100001 Amplificador con salida para
dos micrófonos SHOW L.C.P PS-360
Esta entrega recepción se sujeta a las siguientes cláusulas: 1.- Todos los bienes descritos en la presente acta a partir de la firma, estarán bajo la responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe. 2.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deberá elaborar un acta entrega recepción de descarga a nombre del jefe de la unidad o de la persona autorizada para el retiro de acuerdo al formato establecido para ello, en tres copias que presentará en el departamento de contabilidad (unidad de activos fijos) para su actualización, registro y control. 3.- En caso de pérdida comunicará del siniestro ocurrido, en forma inmediata (dentro de las 48 horas siguientes) por escrito al departamento administrativo para que realice la denuncia legal correspondiente y se presente el reclamo a la compañía de seguros, conforme lo establece el art. 77 del Reglamento de Bienes del Sector Público. En conocimiento de las cláusulas descritas suscriben en acta en unidad de actos en original y tres copias del mismo tenor. En la ciudad de Mera, 10 de noviembre del año 2009.
------------------------------- Lcda. Margoth Esobar Entregue conforme
Encargada de Activos Fijos
--------------------------------------
Lcdo. Oswaldo Calderón Recibí Conforme
Audiovisuales
122
ANEXO No.4
COLEGIO MILITAR NO. 11 HEROES DEL CENEPA
AF-001: AUTORIZACION DE SALIDA TEMPORAL DEL BIEN
COMIL-11 ORDEN DE SALIDA
DIA
MES
AÑO
RECTOR / JEFE ADMINISTRATIVO
SOLICITAMOS A USTEDES PERMITÁN LA SALIDA DEL ARTICULO QUE AL PORTADOR DEL PRESENTE C: __________________________________________________________________________ SE LE HA AUTORIZADO DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE DESCRIPCION:
NOMBRE GENERICO
MOTIVO DE LA SALIDA:
NO. DE INVENTARIO
MARCA
MANTENIMIENTO
MODELO
TRASPASO
COLOR
VENTA
NO. DE SERIE
PRESTADO
AREA DE ADSCRIPCION
ASIGNACIÓN:
DÍA MES
AÑO
SOLICITANTE NOMBRE Y FIRMA
ACTIVOS FIJOS NOMBRE Y FIRMA
RECTOR/ JEFE ADMINISTRATIVO NOMBRE Y FIRMA
VIGILANTE EN TURNO NOMBRE Y FIRMA
REPARACIÓN
123
COLEGIO MILITAR NO. 11 HEROES DEL CENEPA
AF-001: AUTORIZACION DE SALIDA TEMPORAL DEL BIEN
COMIL-11 ORDEN DE SALIDA 10 11 2009
DIA
MES
AÑO
RECTOR / JEFE ADMINISTRATIVO
SOLICITAMOS A USTEDES PERMITÁN LA SALIDA DEL ARTICULO QUE AL PORTADOR DEL PRESENTE C: 0602754160 Lina Machuca Peralta (Jefe Financiera del Comil-11) _________________________________________________________________________ SE LE HA AUTORIZADO DE ACUERDO CON LA SIGUIENTE DESCRIPCION:
NOMBRE GENERICO Impresora Deshjet HP
MOTIVO DE LA SALIDA:
NO. DE INVENTARIO
G08718010100002
MARCA
HEWLETT PACKARD MANTENIMIENTO
X
MODELO
840C TRASPASO
COLOR
ABANO
VENTA
NO. DE SERIE
ETUY110940 PRESTADO
AREA DE ADSCRIPCION
Daño ocasionado por mal uso del equipo
ASIGNACIÓN:
DÍA
12 MES 11
AÑO 2009
SOLICITANTE NOMBRE Y FIRMA
ACTIVOS FIJOS NOMBRE Y FIRMA
RECTOR/ JEFE ADMINISTRATIVO NOMBRE Y FIRMA
VIGILANTE EN TURNO NOMBRE Y FIRMA
REPARACIÓN
124
ANEXO No.5
COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA
COMIL-11 OFICINA DE ACTIVOS FIJOS BASE DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
CODIGO DETALLE DEL BIEN MARCA MODELO SERIE CUSTODIO DEPARTAMENTO OBSERVACIONES
……………………………… Nombre
Encargado Activos Fijos Nota: Este formato será elaborado en Excel el mismo que servirá para llevar un
registro de todos los bienes que a la fecha existen así como también los nuevos
ingresos, como también su destino.
125
COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA
OFICINA DE ACTIVOS FIJOS COMIL-11
BASE DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
CODIGO DETALLE DEL BIEN MARCA MODELO SERIE CUSTODIO DEPARTAMENTO OBSERVACIO
NES B020BA01010000
1 Retroproyector portátil de dos lámparas DALITTE L.C.P PS-6788 Oswaldo Calderón Audiovisuales
G08718010100001 Impresora Epson Multipass Automática CANON F10 LZK20232 Lina Machuca Financiero
G08722044000015 Monitor color negro Sanzung SVGA 551 Ing. Richar Salazar Laboratorio de Computo
……………………………… Nombre
Encargado Activos Fijos
126
ANEXO No.6
COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA
OFICINA DE ACTIVOS FIJOS
NOTAS PARA EL INVENTARIO FISICO
Mera a………..De………………….De 20………
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO -------------------------
DEPARTAMENTO---------------------------------AREA---------------------------------PISO-------------------------
----
RESGUARDANTE/CUSTODIO------------------------------------------------------------------------------------------
----
DESCRIPCION DEL BIEN No. INVENTARIO COMENTARIOS/SOLUCIONES
RESPONSABLES DEL LEVANTAMIENTO FISICO--------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------
ENCARGADO DEL INVENTARIO-------------------------------------------------------------------------------------
…………………………
………………………….
………………………
……… Nombre Nombre Nombre
Delegado Constatación Física Delegado Constatación Física
Custodio del Bien
127
INSTRUCTIVO DE LLENADO
TITULO.- Notas para el Inventario Físico
OBJETIVOS DEL REGISTRO.- Identificar y registrar los bienes que aparecen
en el resguardo y que por alguna razón no se encentran en el espacio físico al que
estaban asignados y bajo la custodio del empleado responsable, que no estén
registrados con el código, el estado físico. Además de anotar los comentarios
pertinentes y la solución dada en cada caso. RESPONSABLES DE SU LLENADO.- Responsables del levantamiento de
inventario.
FORMA DE LLENADO.- Manual
DESCRIPCION DE LLENADOS DE ELEMENTOS
ID. ELEMENTO DESCRIPCION
1 Fecha Días, mes y año de elaboración
2 Levantamiento de inventario Año o ejercicio al que corresponde el levantamiento de inventario
3 Rectorado Departamento al que se encuentra adscrita que tiene adjudicado el bien
4 Área Área a la que se encuentra adjudicado el bien
5 Piso Ubicación física del bien
6 Resguardante Nombre y cargo del custodio
7 Descripción Características físicas del bien de acuerdo al acta
8 Número de Inventario Numero del inventario y que se encuentra registrado en el código
9 Comentarios/ Solución La solución y aclaración a la que llegó
10 Responsables Nombre de las personas encargadas del levantamiento físico
11 Custodio Nombre y firma del custodio del bien
128
ANEXO No. 7
COLEGIO MILITAR No. 11 "HEROES DEL CENEPA" DEPARTAMENTO FINANCIERO
OFICINA DE ACTIVOS FIJOS COMIL-11
CUENTA…………………………………………………. FECHA DE ADQUISICIÓN………………
SUBCUENTA……………………………………………. PROVEEDOR………………………………
CUSTODIO……………………………………………… PORCENTAJE DE DEPRECIACION…...
DETARTAMENTO…………………………………….. VIDA UTIL…………………………………
CODIGO………………………………………………... MARCA Y SERIE………………………….
Fecha de Registro Descripción Período Valor de Adquisición Depreciación Valor en Libros
129
ANEXO No.8
COLEGIO MILITAR No.11 “HEROES DEL CENEPA”
OFICINA DE ACTIVOS FIJOS ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN VEHICULOS
El Colegio Militar No. 11 Héroes del Cenepa del Cantón Mera, entrega a………. los bienes objeto de la presente acta entrega-recepción para uso y custodia, lo siguiente:
Código Descripción Bien Marca Modelo Serie Placa Esta entrega recepción se sujeta a las siguientes cláusulas: 1.- Todos los bienes descritos en la presente acta a partir de la firma, estarán bajo la responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe. 2.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deberá elaborar un acta entrega recepción de descarga a nombre del jefe de la unidad o de la persona autorizada para el retiro de acuerdo al formato establecido para ello, en tres copias que presentará en el departamento de contabilidad (unidad de activos fijos) para su actualización, registro y control. 3.- En caso de pérdida comunicará del siniestro ocurrido, en forma inmediata (dentro de las 48 horas siguientes) por escrito al departamento administrativo para que realice la denuncia legal correspondiente y con el fin de que presente el reclamo a la compañía de seguros, conforme lo establece el art. 77 del Reglamento de Bienes del Sector Público. * En listado adjunto se detalla accesorios por vehículo. En conocimiento de las cláusulas descritas suscriben en acta en unidad de actos en original y tres copias del mismo tenor. En la ciudad de Mera, del año.
……………………………..
Nombre Entregué Conforme
Encargado activos fijos
………………………….
Nombre Recibí conforme Departamento
130
COLEGIO MILITAR No.11 “HEROES DEL CENEPA”
OFICINA DE ACTIVOS FIJOS
ACTA DE ENTREGA – RECEPCIÓN VEHICULOS El Colegio Militar No. 11 Héroes del Cenepa del Cantón Mera, entrega a Sgop. De Transp. Mario Sampedro los bienes objeto de la presente acta entrega-recepción para uso y custodia, lo siguiente:
Código Descripción Bien Marca Modelo Serie Placa B060130101100002
Camioneta 4x2 color rojo
MAZDA 2009 AFEBD318394
FTE 3848
Esta entrega recepción se sujeta a las siguientes cláusulas: 1.- Todos los bienes descritos en la presente acta a partir de la firma, estarán bajo la responsabilidad, buen uso y cuidado de quien recibe. 2.- En caso de cambio o retiro, el custodio de los bienes deberá elaborar un acta entrega recepción de descarga a nombre del jefe de la unidad o de la persona autorizada para el retiro de acuerdo al formato establecido para ello, en tres copias que presentará en el departamento de contabilidad (unidad de activos fijos) para su actualización, registro y control. 3.- En caso de pérdida comunicará del siniestro ocurrido, en forma inmediata (dentro de las 48 horas siguientes) por escrito al departamento administrativo para que realice la denuncia legal correspondiente y con el fin de que presente el reclamo a la compañía de seguros, conforme lo establece el art. 77 del Reglamento de Bienes del Sector Público. * En listado adjunto se detalla accesorios por vehículo. En conocimiento de las cláusulas descritas suscriben en acta en unidad de actos en original y tres copias del mismo tenor. En la ciudad de Mera, 10 de noviembre del año 2009.
-------------------------------
Lcda. Margoth Esobar Entregue conforme
Encargada de Activos Fijos
-------------------------------------- Sgop. De Transp. Mario Sampedro
Recibí Conforme Transportes
131
ANEXO No. 9
COLEGIO MILITAR No.11 “HEROES DEL CENEPA”
OFICINA DE ACTIVOS FIJOS COMIL-11
AF-005: TRASPASO DE CUSTODIO
Movimiento de: a c t i v o s f i j o s TRASPASO DE CUSTODIO ________________________________________________________________
En caso de robo, perdida o extravío turnar copia de este documento, anexado un memorándum, al Órgano Interno de Control, para su información y seguimiento.
FECHA:___________________________ OBSERVACIONES: _____________________________________________________________________________________________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL CUSTODIO NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA
QUE RECIBE Y CUSTODIA EL ACTIVO ______________________ ______________________
DESCRIPCION DEL
ACTIVO
No. INVENTARIO SERIE UBICACIÓN: EDIFICIO Y PRIVADO
132
COLEGIO MILITAR NO.11 HEROES DEL CENEPA
OFICINA DE ACTIVOS FIJOS AF-005: TRASPASO DE CUSTODIO
COMIL-11
Movimiento de: a c t i v o s f i j o s TRASPASO DE CUSTODIO Sra. María Eugenia Castro traspasa a Lcda. Carmen Solís _______________________________________________________________
En caso de robo, perdida o extravío turnar copia de este documento, anexado un memorándum, al Órgano Interno de Control, para su información y seguimiento.
FECHA: Mera 11 de noviembre del 2009 ___________________________
OBSERVACIONES: El Bien se encuentra en perfecto estado de funcionamiento _____________________________________________________________________________________________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL CUSTODIO NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA
QUE RECIBE Y CUSTODIA EL ACTIVO
______________________ ___________________________ Sra. María Eugenia Castro Lcda. Carmen Solís Pesantes
DESCRIPCION DEL ACTIVO
No. INVENTARIO SERIE UBICACIÓN: DEPARTAMENTO Y/ AREA
Sillón de madera tipo Gerente con garruchas y tapizado estampado
A010T4010100001
S/N Biblioteca
133
ANEXO No. 10
COLEGIO MILITAR No.11 “HEROES DEL CENEPA”
AF-007: CARTA DE NO ADEUDO
COMIL-11 NOMBRE JEFE DE RECURSOS HUMANOS Por medio del presente me permito hacer constar, que a la fecha el (la) C.__________________________ quien venía desempeñando las funciones de: _____________________________________________, No adeuda ningún bien de activo fijo a esta Área. Para los fines que haya lugar se expide la presente a los _____de ______de____. ATENTAMENTE -------------------------------- NOMBRE ÁREA DE ACTIVO FIJO Y/Ó ALMACÉN
134
ANEXO No. 11
135
136
137
BIBLIOGRAFÍA.
ACHIG, Lucas, Metodología de la Investigación Social, 2 Edición,
Cuenca – Ecuador 1998.
COLEGIO MILITAR No.11 HEROES DEL CENEPA, Plan Estratégico,
2007.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Normas De Control
Interno, R.O. Ed. Especial 6, 10-Oct.2002.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Ley Orgánica de
Administración Financiera y Control y su Reglamento, Ediciones Legales,
2006.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Reglamento General de
Bienes del Sector Público, Ediciones Legales, 2006.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Reglamento de Control
Administrativo de los Bienes no Considerados Activos Fijos, Ediciones
Legales, 2006.
INSPECTORIA GENERAL DE LAS FUERZAS ARMADAS, Informe de
Examen Especial, 2006.
FONATUR-BMO, Manual de Normas y Procedimientos Sobre el Control
de Activos Fijos, Octubre 2004.
NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD, Fudelco, Quito,
1999.
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS, Reglamento para la Aplicación de
la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, Ediciones Legales, 2008.
138
WEBGRAFIA
http://www.condusef.gob.mx/glosario/e.htm
http://www.ilustrados.com/publicaciones/epyauvvvykvbljmjtc.php
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm
http://www.gruposantander.es/ieb/glosario/glosarioindex.htm
139
GLOSARIO DE TERMINSO
AMPLI (AMP). Son aquellas reformas que hacen aumentar los montos
totales o techos del presupuesto inicial sin que necesariamente a otra
institución se deba aumentarla para compensar
CEDE. Comando de Educación y Doctrina del Ejército
DISEÑO CURRICULAR. La Educación se interesa por los cambios en
el rendimiento o en la conducta de los estudiantes, la conducta que
esperamos pueden ser especificadas previamente, por lo tanto la enseñanza
se debe conocer que cambios estamos tratando de producir en la conducta
de los alumnos
DISMI/DIS. Este tipo de reforma permite disminuir los montos totales del
presupuesto inicial sin que necesariamente a otra institución se deba
disminuirla/aumentarla para compensar.
EDUCACION. Es un proceso de socialización y endoculturación de las
personas a través del cual se desarrollan capacidades físicas e intelectuales,
habilidades, destrezas, técnicas de estudio y formas de comportamiento
ordenadas con un fin social (valores, moderación del diálogo-debate,
jerarquía, trabajo en equipo, regulación fisiológica, cuidado de la imagen,
etc.).
eSIGEF. Sistema de Administración y Gestión Financiera, todas las
entidades que conforman el Gobierno Central utilizan este sistema
financiero el mismo que está administrado por el Ministerio de Finanzas.
INTRA1. Son reformas presupuestarias que solicita la Institución y lo
aprueba la Subsecretaría de Presupuestos y no afectan los presupuestos
institucionales totales aprobados. Son reformas en la cual una Institución
pretende realizar cambios en la estructura presupuestaria a nivel de
140
Programas, Proyectos, transferencias entre grupos de gasto e incluso
cambio en la fuente de financiamiento.
INTRA2. Son reformas presupuestarias a los gastos se la realiza dentro de
un mismo Grupos e Ítems presupuestario, no así en la Fuente de
Financiamiento. Lo solicita y aprueba la propia Institución y no afectan los
presupuestos institucionales totales aprobados
INTER. Son reformas presupuestarias de traspaso de montos entre dos o
más instituciones y se harán exclusivamente sobre los saldos disponibles
no comprometidos
MACRO, MESO Y MICRO CURRICULAR. Es una una serie de
procesos y acciones sistemáticas, continúas e inherentes al proceso de
planeamiento, ejecución y revisión de un diseño curricular, que pueden ser
productos conscientes o inconscientes del quehacer profesional y cotidiano
y que tiene como objetivos básicos la comprensión de la calidad de la
práctica educativa estudiada y la realización de procesos de mejoramiento
en todos sus niveles.
TRANS. Es una reforma a nivel de Ingresos en la cual solo se puede
transferir recursos entre ítems de un mismo grupo de ingreso y para una
misma fuente de financiamiento. La sumatoria de los montos de las
partidas que intervienen en la reforma debe ser igual a CERO.
SISCOP. Sistema de Planificación a Corto Plazo
SOBE.- Servicio de Orientación y Bienestar Estudiantil
