Unidad 6 Técnicas de

Organización

Son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son disponibles durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Reglas de organización1) Debe da hacerse, una lista escrita de todas las funciones

que para esa empresa se consideren, deben establecerse en el primer nivel jerárquico.

2) Debe de definieres en forma sencilla, o precisarse al menos, cada una de las funciones listadas. De ello podrá resultar:

• Que se encuentren dos o más idénticas.• Que se encuentren algunas superposiciones parciales. 3) Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idéntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerárquico dentro de cada departamento o división.

4) Se repite en forma idéntica esta operación, hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desean realizar.

5) Cuando se tiene una división funcional teórica, se reúnan las funciones obtenidas en unidades concretas de organización.

6) La forma de consignar esta departamentalización concreta suele ser doble.

Son representaciones graficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.

Los organigramas pueden clasificarse de la siguiente forma:

6.1 Organigramas

Por su objeto

Por su área

Por su contenido

Por su presentación o forma

• Vertical • Horizontal• Circular• mixto

• Esquemáticos• Analíticos

• Generales • Departamentales

• Estructurales• Funcionales• Especiales

org

an

igra

mas

Por su objeto:

b) Funcionales:

Indican en el grafico además de los puestos y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.

a) Estructurales:

Muestran solo la estructura administrativa de la empresa.

c) Especiales:

Son los que destacan alguna característica que la empresa desea resaltar.

Por su área:

a) Generales:

Presentan toda la organización, se llaman también cartas maestras

b) Departamentales:

Representan la organización de un departamento o sección

Por su contenido: a) Esquemáticos:

Contienen solo los órganos principales, se elaboran para el público y no contienen detalles

b) Analíticos:

Son más detallados y técnicos

a) Vertical

b) HorizontalPor su presentación o forma:

c) Circular d) Mixto

El mapa de procesos ofrece una visión general del sistema de gestión.

En el se representan los procesos que componen el sistema así como sus relaciones principales.

Dichas relaciones se indican mediante flechas y registros que representan los flujos de información

6.2 Mapa de procesos

Para realizar el mapa del proceso lo primero que debe hacerse es lo siguiente:

Delimitar los procesos:

1) Identificar quienes son los dueños , los clientes y los proveedores.

2) Plantear cual es el objetivo a alcanzar

3) Que y quien da impulso al proceso

4) Cuales son los elementos de entrada del proceso

5) Como y a través de quien ( responsable) y con quien ( interrelaciones) se ejecuta el proceso.

6) Cuales son los resultados del proceso ( salidas)

7) Como y cuando se mide, visualiza y evalúa la aptitud de funcionamiento

8) Visualizar que el proceso es claro y comprensible ( realización de un flujograma)

9) Evidenciar que el cliente está satisfecho. Hay que clasificar los procesos, preparar un modelo de proceso para la empresa y prepara la documentación de los procesos( descripción y flujograma)

3ER TECNICA DE ORGANIZACIÓN

Un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa.

DIAGRAMAS DE FLUJOSe trata de una muy útil herramienta para poder entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento , y , por tanto, permite comprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos.

Se utilizan distintas formas de interpretación, a través de dibujos, de símbolos de ingeniería, de figuras geométricas, etc. , que transmitan una indicación de lo que se quiere representar.

OBJETIVO.- Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, etc.

 VENTAJAS.- Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los diagramas de flujo, las siguientes:

•Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo , con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.

•Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.

•Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones.

•Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formación y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa.

ELABORACIÓN

1.Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio.

3.Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a través de un continuo planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se irán repitiendo a lo largo de todo el proceso construcción del diagrama de flujo como son:

2.Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboración de una representación gráfica del proceso en cuestión

4. Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas deberán siendo representadas en hojas del tipo post-it , que se dejaran bien visibles para todo el grupo de trabajo durante la realización de la confección del diagrama ,componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar decisiones

5. Se deberá confeccionar una tabla de símbolos estándar que vayan a ser utilizados normalmente en el diagrama de flujo a construir. Como ejemplo de los mismos incorporamos una representación power point con una relación de los mismos.

6.Se recomienda empezar dibujando el diagrama de flujo mas general del proceso para posteriormente ir detallando mas cada uno de los diferentes pasos con aquellas características que nos interesen mas resaltar , como: responsabilidades, archivos, tiempos, documentación asociada, avisos,etc.. A veces se suelen incorporar imágenes que ayuden a visualizar con mas claridad lo que se propone representar

6.-Reglas.- Utilizar una simbología simple y conocida por los implicados en el proceso. Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo. Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.

6.4 Manuales

Concepto:El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas.

Es un procedimiento por escrito que indica como establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo". Graham Kellog.

"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R.

Todas las actividades que se realizan en una empresa, organización civil o institución gubernamental, deben estar enfocadas hacia un objetivo que se plasma detalladamente en los manuales, mismos que comprenden desde la parte administrativa hasta las políticas y que deben ser conocidos por los responsables de los puestos estratégicos.

“Al conocer los manuales en la empresa tendrán una idea clara de cómo se debe de trabajar para lograr un propósito, lo que sería la misión y visión”

Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser: De políticas De bienvenida De organización De procedimientos

De calidad De técnicas

Formato e índice de los manuales: El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación

primaria de temas: Índice Objetivos y antecedentes del manual Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija,

se emita y quede vigente. Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración

del manual. Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible. Redacción clara, concisa y ordenada. Complementarse con gráficas

6.4.1 Bienvenida

Un manual de bienvenida, recoge toda la información relevante para el nuevo trabajador: organigrama, vacaciones, nominas, calendarios, su formato puede ser en papel, on-line, video.Un manual de bienvenida debe dar respuestas a todas las inquietudes del nuevo trabajador, facilitándole la integración como uno más.

OBJETIVO DEL MANUAL DE BIENVENIDA:

La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás podemos considerarlo coma concluido

y completo, ya que debe evolucionar con la organización.

CONTENIDO DE UN MANUAL DE BIENVENIDA:

1. Bienvenido/a.

2. Historia.

3. La cultura corporativa de la empresa.

4. La organización.

5. El primer día en la empresa.

6. Anexos.

6.4.2 De políticas.

Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser

seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El

conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el

cual se basan todas las acciones.

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la

administración que es probable que se presenten en determinadas

circunstancias.

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para

ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar

políticas de y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a

los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el

empleado al logro de los objetivos de la organización.

También ayuda a los administradores a no repetir la información o

instrucciones.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por

escrito, permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a

niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.d) Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para

todos los empleados.e) Las políticas escritas generan seguridad de comunicación

interna en todos los niveles.

Puede elaborarse manuales de políticas para funciones

operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal,

compras, etc.

Contenido del Manual de Políticas:

Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente

necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y

mantener los controles indispensables.

1.Índice

2.Introducción. • Objetivos del Manual • Alcance. • Como usar el manual. • Revisiones y recomendaciones.

3. Organigrama.

4. Declaraciones de Políticas.

6.4.3 De organización.

Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

El manual de organización se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas.

VENTAJAS• Precisar las funciones encomendadas a la unidad

administrativa, para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

• Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

• Proporcionar información básica para la planeación e instrumentar medidas de modernización administrativa.

• Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas.

• Ser un instrumento útil de orientación e información sobre las funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables.

IDENTIFICACIÓN

ELEMENTOS QUE LA INTEGRAN

CONTENIDOI. INTRODUCCIÓNII. OBJETIVO DEL MANUALIII. ANTECEDENTES HISTÓRICOIV. MARCO JURÍDICOV. ATRIBUCIONESVI. MISIÓN Y VISIÓNVII. ESTRUCTURA ORGÁNICAVIII. ORGANIGRAMAIX. OBJETIVO Y FUNCIONESX. GLOSARIO DE TÉRMINOS

FORMALIZACIÓN DEL MANUALUna vez elaborado el manual de organización, la unidad enviará una copia a la Dirección de Organización, Modernización de Procesos y Soporte Operativo, para que proceda a la dictaminación y validación del manual.

IMPLANTACIÓN

6.4.4 De Procedimientos

Concepto:

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ó mas de ellas.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

UTILIDADPermite conocer el funcionamiento interno: descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen las actividades de cada puesto.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

CONFORMACIÓN DEL MANUALA) Identificación

b) Índice o contenidoc) Prólogo y/o introducciónd) Objetivos de los procedimientose) Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos.F) Responsablesg) Políticas o normas de operaciónh) Concepto i) Procedimiento (descripción de las operaciones). J) Formulario de impresos. K) Diagramas de flujo. L) Glosario de términos.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

6.4.5 De Calidad

Concepto:El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como la política de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política.

Es un documento "Maestro" en cual la Organización (empresa) establece como dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo ISO 9001:2008) y de él se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc.

El Manual de Calidad expone además la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) y es un documento público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con los manuales de procedimientos o de instrucciones.

El Manual de la calidad ha de proporcionar información acerca del SGC de la organización y ha de especificar:

El alcance del SGC (incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión)

Los procedimientos documentados establecidos para el SGC (o referencia a los mismos) Una descripción de la interacción entre los procesos del SGC de la organización.

Estructura de un Manual de Calidad

•Política de Calidad Compromiso de la DirecciónObjetivos de Calidad

•Pautas de organización Estructura y organigramasFunciones y responsabilidades de las áreas de la empresaRelaciones internas y externasFormación, motivación y cualificación del personal

•Pautas de Gestión Revisiones y auditorías del SistemaCompras y homologación de proveedoresControl de no conformidades y acciones de mejoraElaboración de ofertas y revisión del contrato

•Pautas Tecnológicas Planificación y control de procesosControl de Equipos e Instalaciones

6.5 Distribución de espacios de

trabajo

Concepto:La distribución de espacios se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes

Objetivo:El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones;

Consideraciones:El estudio de la distribución de espacio se realiza cuando se establecen nuevos objetivos y programas, cuando existen cambios en la estructura de la organización, cuando se ha llevado a cabo una modificación de los sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se presenta un incremento en el volumen del trabajo, o una disminución u aumento del personal, cuando se ha realizado una reubicación, remodelación o renovación de las instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o Para mejorar la atención a las necesidades de los clientes.

Al momento de realizar el estudio de la distribución de espacio, se deben tomar en cuenta en toda organización; las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen, los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos; la naturaleza, el volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada una de las unidades procurando mantener una secuencia operacional lógica.

Técnicas para una eficiente distribución

de espacios Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.

Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas

Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y estén relacionadas entre si adyacentemente

Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo

Al personal cuyo trabajo requiere de máxima concentración, se le deberá situar dentro de divisiones parciales o completas.

Instalar suficientes contactos eléctricos de piso para equipos y maquinas.

Planeación de la distribución del

espacioLa distribución del espacio de trabajo, debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas y, establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta asignación de recursos, coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades.

Criterios concluyentesUna buena organización debe tener lo siguiente:

Entorno y estética. La organización requiere a menudo tomar decisiones sobre ventanas, plantas, y altura de las particiones para facilitar el flujo de aire, para reducir el ruido, proporcionar intimidad etc.

Flujos de información. La comunicación es importante para cualquier empresa, y debe ser facilitada por la organización. Puede ser necesario tomar decisiones sobre la proximidad, así como optar entre espacios abiertos frente a divisiones con separadores para despachos privados.

Costo del movimiento entre diferentes áreas de trabajo. Puede haber consideraciones relativas al movimiento de materiales o a la importancia de que ciertas áreas están próximas a otras.