Una Poderosa Herramienta Gráfica para el Análisis e ...
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Una Poderosa Herramienta Gráfica para el Análisis e Interpretación de los Procesos
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Una Poderosa Herramienta Gráfica
para el Análisis e Interpretación de
los Procesos
ICAP
Proceso➢ Es un conjunto de actividades que interactúan
sinérgicamente para obtener un resultado.
➢ Características:
➢ Toma una serie de insumos para transformarlos hasta
obtener un resultado.
➢ Es cambiante, se adapta a la realidad de la empresa.
➢ Debe adecuarse a las especificaciones y necesidades de los
clientes.
➢ Sirve como puntos de control, para detectar posibles fallas.
➢ Debe ser medibles.
ICAP
Definición Diagrama
➢ Son la representación gráfica de los
procesos en un sistema.
Necesidades
Insumos
Información Entrada
PROCESO
Salida
Producto
Servicio
Información
ICAP
Carateristicas Diagramas de Flujo
➢ Permiten una representación gráfica de los procesos de
un sistema y sus interrelaciones.
➢ Con el debido conocimiento son más fáciles de
interpretar para la ejecución y la toma de decisiones.
➢ Muestran el enfoque más amplio posible de entradas,
procesos y salidas de un determinado sistema.
➢ Definen de manera sistemática el procedimiento con
las actividades en orden cronológico que se deben
seguir para obtener un determinado producto
➢ Tienen gran cantidad de usos.
ICAP
¿Para qué se usan?
➢ Sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y
cómo pueden mejorarse.
➢ Ayuda a buscar los elementos clave de un proceso.
➢ Facilita el conocimiento general del proceso.
➢ Sirve para identificar los responsables del proceso.
➢ Permite establecer áreas importantes para la
observación o recopilación de datos.
➢ Facilita la identificación de áreas a mejorar.
➢ Facilita la generación de hipótesis sobre las causas
de los problemas del proceso.
ICAP
Diagramas de Flujo de Proceso
➢ Son vitales para el desarrollo de manuales.
➢ Con el enfoque por niveles se permite un
detalle escalonado de los procesos.
➢ En el diseño de estos es importante velar
por la simplicidad y el orden lógico.
➢ Se pueden emplear para el diagnóstico y el
rediseño.
ICAP
Tipos de diagramas de flujo
◼ Flujogramas de primer nivel o de dirección
descendente.
◼ Flujograma de segundo nivel o detallado.
◼ Flujograma de ejecución o matriz.
ICAP
Flujograma de primer nivel➢ Muestra los pasos principales de un proceso y
puede incluir también los resultados intermedios
de cada paso (el producto o servicio que se
produce) y los subpasos correspondientes.
➢ Se usa para obtener un panorama básico del
proceso e identificar los cambios que se producen
en el proceso.
➢ La mayoría de las veces pueden graficarse en 4 ó 5
recuadros que representan los principales pasos o
actividades del proceso.
ICAP
Flujograma de primer nivel
PRESENTACIÓN
DE
SOLICITUD
VERIFICACIÓN
DE DATOS Y
ELABORACIÓN
DE BOLETA
EMISIÓN
DE
CERTIFICADO
ENTREGA DEL
CERTIFICADO
AL CLIENTE
ICAP
Flujograma de segundo nivel
➢ Indica los pasos o actividades de un
proceso, incluye además: puntos de
decisión, períodos de espera, insumos y
resultados.
➢ Se utiliza para examinar áreas del proceso
en forma detallada y para buscar problemas
o aspectos ineficientes.
ICAP
◼ FLUJOGRAMA DE SEGUNDO NIVEL
CLIENTE EN
VENTANILLA
ENVIO DE
FAX
PRESENTACION
DE SOLICITUD VERIFICACION
DE DATOS
PREPARACION
DE BOLETA
CORRECCION
DE DATOS
ELABORACION
DE TARJETA
ALIMENTACION
DEL SISTEMA
VERIFICACION
EN PANTALA
EMISION DE
CERTIFICADO
FIRMA Y
AUTENTICACION
EMISION DE
TITULO DE
PROPIEDAD
ENTREGA AL
INTERESADO
CORRECTO
SI
NO
ICAP
Flujogramas de ejecución o matriz
➢ Representa en forma gráfica el proceso en
términos de quién se ocupa de realizar los pasos.
➢ Tiene forma de matriz e ilustra los diversos
participantes y el flujo de pasos entre esos
participantes.
➢ Es muy útil para identificar quién proporciona los
insumos o servicios a quién, así como aquellas
áreas en las que algunas personas pueden estar
ocupándose de las mismas tareas.
ICAP
Simbología: Flujo de Procesos(Según la Normas Iso 10013:2000)
Proceso - Procedimiento- Actividad
Revisión de transacción, documento o tarea
Decisión
Transporte
Demora
S
i
m
b
o
l
o
g
í
a
Almacenamiento transacción o documento
Atención al Público
Base de Datos
Documento
Diskette
ICAP
Partes importantes
Cod:
Cod: 1 de 2 Fecha: Mayo 2000
Código Descripción de la Actividad. AC Dir UI UG UT AR URN ULN Est GEMC Observaciones
CA - 01Elaboración del Plan para la detección de necesidades
de capacitación en cada nivel de gestión.
Utilizando indicadores y
mecanismos definidos en la
Evaluación del Desempeño.
CA - 02Aprobación de Plan para la detección de necesidades
de capacitación.
Con los Plazos
correspondientes.
CA - 03Comunicación de Plan para la detección de
necesidades de capacitación a cada nivel de gestión.
Mediante el mecanismo que la
Unidad de Información defina
como más efectivo.
CA - 04Detectar las necesidades de capacitación del personal
en todos los niveles de gestión.
CA - 05Emitir un informe de necesidades priorizadas con la
debida justificación para cada una de ellas.
Dentro del plazo definido en el
Plan para la detección de
necesidades.
CA - 06Elaborar un consolidado de necesidades priorizadas y
justificadas.
La priorización debe tener como
base los objetivos de la DNYDI.
CA - 07
Comunicación del consolidado de necesidades a la
Dirección y al Grupo Estrtégico de Mejora
Continua.(GEMC)
CA - 08 Evaluación del presupuesto para capacitación.
CA - 09Elaboración del Plan Semestral de Capacitación y
comunicación del mismo a nivel central.
Contenido: tipos de capacit.,
responsables y propuestas para el
seguim. y la evaluac.
CA - 10Elaboración de consolidado del Plan Semestral de
Capacitación.
CA - 11 Aprobación del Plan Consolidado de Capacitación.
CA - 12 Comunicación del Plan Semestral de Capacitación.
A todos los niveles de gestión, por
medio del mecanismo más
efectivo posible.
CA - 13 Implementación del Plan Semestral de Capacitación.Involucra todos los niveles de
gestión.
CA - 14Seguimiento y evaluación de la efectividad de la
capacitación.
CA - 15Elaboración de un informe de los resultados obtenidos
en el seguimiento y la evaluación de la capacitación.
Remitirlo a la Unidad de
Información.
CA - 16Elaboración de consolidado de resultados obtenidos en
el paso anterior.
Est: Establecimiento.
GEMC: Grupo Estratégico de Mejora Continua.
Elaborado por:
AR: Administración Regional.
DRH - CA
NIVEL 3DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
Proceso : DESARROLLO DEL RECURSO HUMANO DNYDI -DRH
UI: Unidad de Información.
Procedimiento: CAPACITACIÓN DEL
PERSONAL.
Tiemp
Aprox.
TOTAL:
RESPONSABLES
UG: Unidad de Gestión.
UT: Unidad Técnica Especializada.
AC: Administración Nivel Central.
URN: Unidad Regional de Nutrición.
ULN: Unidad Local de Nutrición. 1 de 2
Dir: Dirección de Nutrición y Desarrollo Infantil.
NO
SÍ
NO
SÍ
CA- 09
CA- 01
Nivel de detalle
Título
Descripción del Proceso
ICAP
Etapas de desarrollo ➢ Defina el proceso a levantar.
➢ Haga una lista en orden cronológico de
diferentes actividades y sus responsables.
➢ Sintetice las actividades en forma clara y
concisa.
➢ Incluya las observaciones.
➢ Aplique la simbología definida
➢ Utilice el formato preestablecido.
ICAP
Simbología Utilizada
A continuación se detallan los símbolos a utilizar y una lista de términos
comunes para cada una de ellas.
Actividad descrita: Operación, actividad o tarea
Símbolo empleado:
Términos comunes: Abrir expediente
❖ Actualizar archivo, formulario ❖ Anexar ❖ Anotar ❖ Aprobar ❖ Asignar ❖ Brindar ❖ Calcular, sumar, dividir, multiplicar, etc. ❖ Clasificar ❖ Cobrar ❖ Colocar (se debe definir si existe un almacenamiento) ❖ Consultar ❖ Depositar ❖ Desglosar ❖ Designar ❖ Distribuir ❖ Divulgar
ICAP
Actividad descrita: Revisión
Símbolo empleado:
Términos comunes:
❖ Analizar ❖ Chequear ❖ Corroborar ❖ Evaluar ❖ Revisar ❖ Verificar
Actividad descrita: Transporte
Símbolo empleado:
Términos comunes:
❖ Enviar ❖ Llevar ❖ Remitir ❖ Transportar ❖ Trasladar
ICAP
Actividad descrita: Decisión Símbolo empleado:
Términos comunes:
❖ ¿El documento cumple con los requisitos? ❖ ¿El documento a sido aprobado?
Actividad descrita: Almacenamiento Símbolo empleado:
Términos comunes:
❖ Almacenar ❖ Archivar ❖ Colocar (se debe definir si existe almacenamiento)
ICAP
Actividad descrita: Cualquier punto de contacto con el cliente o atención al
público Símbolo empleado:
Términos comunes:
❖ Brindar (al cliente) ❖ Entregar (al cliente) ❖ Informar (al cliente) ❖ Presentar solicitud o formulario ❖ Recibir (del cliente) ❖ Solicitar (al cliente) ❖ Avisar (al cliente)
Actividad descrita: Generación de documento (escrito)
Símbolo empleado:
Términos comunes:
❖ Llenar formulario ❖ Elaborar reporte (escrito) ❖ Confeccionar (nota, reporte, etc.) ❖ Redactar
ICAP
Actividad descrita: Demora
Símbolo empleado:
Términos comunes:
❖ Esperar (notificación, documento, reporte, etc.)
Actividad descrita: Información en Base de Datos (informatizada)
Símbolo empleado:
Términos comunes:
❖ Introducir (datos, información) en base de datos ❖ Actualizar base de datos
ICAP
Actividad descrita: Información en sistema de información Símbolo empleado:
Términos comunes:
❖ Introducir (datos, información) al sistema ❖ Digitar (en el sistema) ❖ Registrar (en el sistema) ❖ Actualizar sistema
Conectores
FIN
A
Se utiliza en aquellos casos que el diagrama necesite más de una página para ser levantado. Se coloca
después de la última actividad diagramada en una página y al principio de la siguiente, para denotar
continuidad. Es conveniente utilizar una letra para rotularlo.
A
Se utiliza para identificar el último paso de un procedimiento. Se coloca después (abajo) de la última
actividad diagramada.
