EXPORTACIONES E IMPORTACIONES

DE ALIMENTOS MIRANDA S.A.

NOVIEMBRE 2014

INGENIERO FELIX MIRANDA

GUIA BASICA PARA EL CONTRO DE CALIDAD Y TRAZABILIDAD EN EL PROCESO DE ACOPIO Y

BENEFICIADO DE CHIA.

ING, FELIX MIRANDA

Fpmiranda44@yahoo.es, fpmiranda44@gmail.com (505) 88-21-94-51, 78-49-48-76

Elaborado

Ing. Félix Miranda Salgado

Consultor

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I. INTRODUCCION

La presente Guía Básica para el control de calidad y trazabilidad en el proceso de acopio y maquila de Chía, pretende que EIMSA-FOODS,

Proporcione a sus socios en Jinotega y Nueva Segovia una guía escrita que dicte los procedimientos adecuados para la compra, almacenamiento y transporte de chía de los productores, a la fábrica de transformación designada en Ciudad Darío Matagalpa. Asegurando que nuestros acopiadores compren productos de alta calidad que cumplan con buenas prácticas de manejo del para asegurar excelente calidad del producto desde que esta está en manos del productor hasta la planta de procesamiento, soportado con información de proceso de trazabilidad. "EIMSA-FOODS. ", Es una empresa Ubicada en Ciudad de Sébaco del departamento de Matagalpa, con experiencia en la comercialización de productos no tradicionales a mercados externos en alianzas con organizaciones de pequeños productores de la zona norte del país. Con el objetivo de mejorar la calidad y rentabilidad de la Chía, las organizaciones y productores individuales han formado esta alianza comercial organizando red de acopiadores ubicados en los municipios de Estelí, Jinotega y nueva Segovia, en los cuales se abrieron 2 centros de acopios ubicados en Wiwili y Sebaco con capacidad de acopio de 2 mil qq por bodega las cuales están bien equipadas con pesas, basculas, bodega, lista con nombres de productores de Chía, experiencia en registro de información primaria, accesibilidad de transporte ubicación geográfica estratégica, disponibilidad de Mano de obra medios de movilización, Energía y computadoras, Asimismo, tiene alianza comercial con la planta de Beneficiado EIMSA-FOODS, para el proceso de beneficiados, limpieza y empaque de la Chía, ubicada Ciudad Darío frente a instituto escolar Dario, la cual se encargara de llevar el registro y el llenado de formatos de entrada, maquila y salida del producto.

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2. OBJETIVO GENERAL DE LA GUIA:

Desarrollar guía básica de control de calidad y trazabilidad que facilite el proceso de acopio y comercialización de la Chía.

3. Objetivos específicos:

3.1. Elaborar formato de factura contable que refleje información general del vendedor e información básica del producto y requisitos de ley que demanda la DGI.

3.2. Describir proceso y formatos que facilite el método de peso de cada quintal de chía

3.3. Describir proceso y formatos para establecer los requisitos de calidad para la compra en campo.

3.4. Describir proceso y formatos que refleje los procedimientos y condiciones de almacenamiento de la Chía.

3.5. Describir proceso y formatos de registro de información para sistematizar el proceso de trazabilidad.

3.6. Elaborar recomendaciones de transporte y empaque de la Chía.

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4. Estructura de la Guía:

En su primera parte está estructurado de: introducción, Objetivo General, Objetivo Específico, Elaboración de manuales descripción de procedimientos acompañados de los Formatos respectivos. Los que describen el registro de información por actividad.

5. Validez de la Guía.

La siguiente Guía tendrá su valides siempre y cuando sea aprobada por el Presidente de

EIMSA-FOODS.

6. Revisiones y/o Actualizaciones

Recomendamos que una vez en el año se revise el contenido de la Guía, con el objeto de disponer de un documento actualizado en donde se incorporen cambios de estándares de calidad, normas de higiene y proceso de Buenas practica Agrícolas y Manufacturas. 7. Establecimientos de precios, compra de Chía en campo: Los precios de compra en campo serán determinados por mercado referenciales locales y precios de venta internacional. Para establecer precios diarios de compra se monitorearán a diarios el precio de la Chía por medio de teléfonos y correos electrónicos con la ayuda de los acopiadores de cada zona de acopio y mercados referenciales como mercado de Matagalpa, Estelí, Sébaco la Trinidad, Chinandega, por ser los lugares donde están ubicados las mayores empresas compradores de Chía (competencia departamental). A estas empresas se enviaran ofertas de productos para conocer sus precios de compra, o precios de la competencia. EIMSA-FOODS, será el encargado de establecer el sistema de información de precios hacia sus copiadores locales.

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Otra forma de establecer los precios de compra será por medio de los precios de venta en el mercado internacional los cuales serán monitoreados para calcular los precios de compra locales. 8. POLITICAS DE ACOPIO: EIMSA-FOODS, otorgara comisión de U$ 10 por quintal comprado al acopiador local, después de haber cubierto los gastos de trasporte desde el centro de acopio local hasta la planta de Beneficiado, para lo cual otorgara financiamiento para el acopio sin intereses soportado con garantía el monto financiado.

II. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS:

Los procedimientos descritos se generan desde la parcelas de producción del productor, pasando por el centro de acopio local, hasta llegar a la planta de Beneficiado y empaque.

FLUJO GENERAL DE PROCESO.

Este flujo comprende las tres actividades más importante del proceso desde el acopio en campo, transporte y maquila de la Chía:

III. PROCESO

PASOS ACCIÓN

1. Los compradores de cada centro de acopio autorizado por EIMSA-FOODS,

serán entrenados, capacitados y notificados sobre los precios actuales a comprar por medio de talleres, llamadas teléfonos y asesoría técnica en temas de calidad, precios y llenado de formatos en cada cuaderno existente podrán calcular la calidad de la chía en campo como impurezas, presencia de

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hongos, presencia de semillas de otras especies, granos dañados, Humedad del grano y peso.

2. El comprador local de cada centro de acopio capacitado, se presenta a la

finca o bodega de cada proveedor para observar y determinar calidad de la Chía, para ofertar precios de compra establecidos Y llena formato de Requisitos de calidad y le indica al proveedor que pase por las oficinas del centro de acopio local retirando el dinero de cancelación (formato 01 parámetros de calidad en campo)

3. El comprador, entrega el formato con la información de calidad en campo al responsable del centro de acopio local donde este decide si aprueba o desaprueba la compra de la Chía y se encarga de recibir y después de pesar procede a cancelar la cantidad negociada con el proveedor.

4. El responsable del centro de acopio local toma datos básicos de los

vehículos de carga del producto: Fecha de entrega , nombre del conductor, número de cédula, procedencia, número de placa, hora de ingreso y hora de salida, peso bruto, numero de bultos, este formato estará conformado por un original y dos copias el original será archivado en el centro de acopio local como soporte de contabilidad el conductor que transportara la carga entregara una copia al responsable de la planta de Beneficiado y la otra copia le quedara al conductor. (Formato 02, remisión de Salida de producto)

5. El responsable de la Planta de Beneficiado, recibirá la Chía, de acuerdo a

remisión de transporte, y llena formato de recepción de producto. nombre del conductor, número de cédula, procedencia, número de placa, hora de ingreso peso bruto, peso neto, numero de bultos, humedad de la Chía, zona de cosecha, el formato estará conformado por un original y dos copias, el original será para EIMSA-FOODS, copia a contabilidad y copia Responsable de Planta de Beneficiado. (Formato 03: Recepción del Producto).

6. El Responsable de calidad de la planta de beneficiado inspeccionara las

condiciones de higiene del medio de transporte, el tipo de empaque y extrae una muestra representativa de 5 libras a saco abierto y con la ayuda de un ventilador separara las semillas inmaduras e impurezas para calcular el porcentaje de impurezas, la humedad del grano se medirá con calibrador de humedad, una vez obtenido el dato se llenara formato de análisis de laboratorio original para EIMSA-FOODS,, copia a contabilidad y segunda copia al Responsable de planta de Beneficiado), (Formato 04: Análisis de calidad), realizando el siguiente análisis:

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7.

a) Porcentaje de impurezas o materias extrañas. b) Porcentaje de humedad. c) Presencia de insectos. d) Color gris marrón

8. Responsable de Laboratorio entrega al Gerente de la Planta de Beneficiado el formato lleno con los resultados.

9. El Gerente de Planta entra en proceso de negociación con EIMSA-FOODS,

sobre las tarifas de Servicios de Maquila, empaque y tramites de despacho de acuerdo a las políticas establecidas para cada proceso.

10. El Gerente formaliza la negociación con EIMSA-FOODS, a través de contrato

en donde establecen cantidad, calidad, empaque, lugar de entrega, y Forma de pago (Formato 05: Contrato por Servicios).

11. El Responsable de la planta de Beneficiado, después de decepcionar la Chía procede a estibar y etiquetar los lotes de los productos, (Formato 06: Etiqueta del Lote). La etiqueta estará adjunta en cada lote en todas las etapas del proceso, hasta el retiro del producto de las bodegas e instalaciones de la planta. La codificación utilizada para identificar cada lote será la siguiente: 14-03-05-0001:

Los primeros dos dígitos corresponden al año “14”. Esto cambiara cada año.

El tercer y cuarto dígito corresponde al mes de ingreso “03”, este cambiará cada mes.

El quinto y sexto dígito corresponde al día de ingreso del producto “05”, éste cambiara de acuerdo al día.

El resto de números, 0001: corresponde al consecutivo.

12. El Responsable de la Planta de Beneficiado revisara periódicamente cada lote para evitar danos por insectos y roedores e inicia el debido tratamiento y fumigación: La fumigación se realizará con el producto químico recomendado y autorizado con el fin de controlar plagas y Roedores alrededor de la bodega y lotes. No todos los lotes se deben fumigar pero si se presenta el caso en donde se debe fumigar alguno de los lotes Después del fumigado, se deberá someter a cuarentena 72 horas tiempo en que hace su efecto el producto aplicado.

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13. El Responsable de la Planta traslada el producto al Área de Proceso y

empaque donde se llevará a cabo el procesamiento en las máquinas. Este proceso consta de Seis etapas:

1. Pre limpiadora intensiva de la Chía: las impurezas que contenga el

grano en el proceso de beneficiado, deben ser Eliminadas para facilitar el proceso en la siguiente máquina.

2. Clasificadora den simétrica: clasifica los granos de similar tamaño con

densidades diferentes, con ajuste a los parámetros deseados por el usuario, clasificando la semilla de mejor calidad a un lado y la semilla inmaduras y e impurezas en otro lado.

3. Peso y empaque: luego de ser clasificada pasa al área de pesaje y

empaque, donde se pesa saco por saco de 20kg, de alta densidad por medio de pesas electrónicas calibradas y certificadas, en esta misma área se realiza el costurado y etiquetado realizando una sola costura.

4. Análisis de calidad de la Chia: después de clasificado y empacada se gestiona el análisis de laboratorio para determinar el porcentaje de impurezas y Humedad de todo el lote y otros parámetros de calidad que EIMSA-FOODS, exija.

5. Análisis de peso: después de conocer los resultados de análisis de calidad aceptados por EIMSA-FOODS, se procede a contratar el servicio de certificación de peso por saco y por pallet, antes de cargar el contenedor.

6. Servicio de pallet: después de obtener el certificado de peso y la autorización de EIMSA-FOODS, se realiza el palletizado utilizando polines certificados de 48x40 pulgadas, flejes, grapas y plástico para empaque. En cada pallet se colocan 1000kg en 50 sacos de 20kg. Después se procede a cargar el contenedor: a la par de esta actividad se va realizando los procesos de despacho ante el MAGFOR, y CETREX en coordinación con la agencia aduanera.

7. Gerente de la empresa ordena la Salida del Producto por medio de la

firma de formato de salida del producto. (Formato 7: Detalle del Servicio y Salida del Producto).

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14. DESCRIPCION DE REGISTRO DE CONTABILIDAD:

Velar porque toda operación financiera de EIMSA-FOODS, se registre en forma correcta, con el objeto que los Estados Financieros veraces y razonables.

Asegurarse que todas las operaciones contables, se registren adecuada y oportunamente.

Controlar las disponibilidades de recursos diariamente para el ejercicio de compra, gastos de transporte y otros gastos relacionados al proceso de acopio, pago o retención de impuestos y Costos de beneficiado de la Chía.

Los centros de acopio locales contaran con recibos de Egresos y facturas para soportar las compras a cada proveedor (formato de factura, recibo de egreso)

15. DESCRIPCION DEL METODO PARA PESAR LA CHIA:

Cada centro de acopio estará equipado con basculas de piso con capacidad de 50 mil lb y basculas móviles con capacidad de 4 mil libras. Toda la chía proveniente del campo se recibirá y se pesara para realizar registro de entrada a bodega, se registraras dos pesos el peso bruto y el peso neto. El peso bruto consistirá en pesar el total de todos los bultos que entren y el peso neto se calculara restando la tara del saco vacío (0.20lb) a cada saco lleno. Se registra en el formato de recepción de producto el peso y a partir de este se registra el resultado de proceso de Beneficiado (Maquila). Si la humedad del grano sobre pasa el 9% se negociara con el proveedor reponga la cantidad perdida por efecto de humedad o se negociara el precio calculando 1,20lb de perdida por cada unidad de porcentaje después del 9% de humedad del grano.

16. DESCRIPCION DE LOS REQUISITOS DE CALIDAD PARA LA COMPRA EN CAMPO: Por medios de los talleres y las visitas técnicas realizada a cada productor de chía

identificado como proveedor tendrán como propósito brindar consejos para el manejo

del cultivo de chía y capturar información básica sobre las actividades realizadas

durante el manejo del cultivo. (Formato: Aplicación de Plaguicidas y fertilizantes) con el

fin de contribuir a Minimizar el daño ambiental.

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EIMSA-FOODS, otorgara un incentivo de U$20 a los proveedores que vendan y

presenten sus formatos llenos de Aplicación de Plaguicidas y fertilizantes en la parcela

de producción.

El responsable del centro de acopio local será la persona autorizada para calcular el peso neto y la calidad de la Chía, proveniente del campo utilizara el mismo método antes descrito tomara muestras de 5 libras al azar de todo el lote a recibir y con la ayuda de un ventilador separara las impurezas y granos inmaduros para calcular el porcentaje de merma final. La humedad del grano será medido con medidores de humedad.

17. PARAMETROS FISICOS DE CALIDAD DE CAMPO:

Formato 01 parámetros de calidad en campo

Humedad 9%

Impurezas (broza de cosecha) 1.30%

Contrastante (marrón oscuro) 0.04%

Otros granos(semillas de otras especies) 0.00%

Granos Defectuosos por humedad 0.03%

Granos Dañados 0.04%

Hongo 0.00%

Presencia de insectos 0.03%

Germinado 0.04%

Merma Totales 1.48%

Porcentaje de Pureza 98.52

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18. PROCEDIMIENTOS Y CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO DE LA CHÍA.

18.1. Materia prima:

La chía, será almacenada en condiciones higiénicas para evitar contaminación del producto a causa de un mal manejo. Dentro de las instalaciones del centro de acopio local y la planta de Beneficiado, el producto será almacenado en ambientes apropiados a las temperaturas y ventilación apropiada sobre polines que separan el producto del suelo.

Las áreas asignadas para el almacenamiento de la Chía, deben estar construidas de manera que tengan espacio suficiente que garantice ejercer y las operaciones de movimiento de producto que facilite la limpieza entre la pared y las estivas garantizando el control de temperatura y humedad, evitando el acceso y anidamiento de plagas para esto se deben utilizar tarimas adecuadas, que evite la contaminación cruzada. Se recomienda contar con una distancia mínima de 15 cm sobre el piso y estar separadas por 50 cm como mínimo de la pared y a 1.5 m del techo.

Las tarimas utilizadas para el almacenamiento de productos químicos no deben utilizadas para alimentos. Las tarimas de madera sólo son permitidas en áreas secas, deben ser de uso exclusivo en el área de almacenamiento, y estar mantenidas adecuadamente, de manera que no comprometan la inocuidad de los alimentos y/o la integridad de los productos y materiales almacenados.

18.2. El producto terminado:

La planta de Beneficiado de Chía, cuenta con un área de almacenamiento para el producto terminado y de esta forma garantizar que la Chía llegue al consumidor en limpio, inocuo y en óptimas condiciones de empaque.

Estas áreas están rotuladas y señalizadas para garantizar el manejo adecuado de las estibas, el orden y limpieza de los espacios entre estibas, estibas paredes, estibas techo, permitiendo la limpieza y el control de las trampas de roedores, higiene del personal que tocara la Chía en todo el proceso de beneficiado y empaque evitando la contaminación cruzada por que cada empleado utilizara, trajes y equipos de protección como Gabachas, gorros, tapa baca, y costaran de certificados de salud.

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18.3. Empaque:

Todo el material de empaque utilizado desde el campo hasta la planta de beneficiado, deben estar en buenas condiciones y limpios para evitar se recomienda utilizar saco de polietileno, nuevos pero si se utilizan sacos usados se recomienda que estén bien lavados y que no hayan sido utilizados con plaguicidas u otro contaminante químico, el cual no transmite al producto sustancias, olores, o colores que lo alteren y lo conviertan en riesgo para la salud, y confieran una protección apropiada contra la contaminación.

Los sacos de reúso son inspeccionados descartándose aquellos que están dañados o que por su estado representen riesgo para la inocuidad del producto. Los sacos de reúso son sometidos a un proceso de limpieza y desinfección que garantiza la inocuidad del producto.

19. TRANSPORTE: Los vehículos de transporte contratados por la empresa deben ser adecuados para el transporte de alimentos o materias primas de manera que se evite el deterioro y la contaminación de los alimentos, materias primas o el envase. Si estos prestan las condiciones se les pagara por quintal transportado desde el centro de acopio local hasta la planta de Beneficiado con tarifas negociadas y establecidas con precios calculados entre los U$ 1.30 a 2.70 por quintal, sin incluir el servicio de carga y descarga. Antes de cargar el camión es inspeccionado para verificar las condiciones de higiene y sanidad establecidas tomándose las acciones correctivas pertinentes en caso de incumplimiento.

Los vehículos o contenedores para el transporte de alimentos deben estar diseñados y equipados de manera que:

a) No contaminen los alimentos o sus envases. b) Puedan limpiarse eficazmente y, en caso necesario, desinfectarse. c) Proporcionen una protección eficaz contra la contaminación, incluidos el polvo. d) Puedan mantener con eficacia la temperatura, la humedad, el aire y otras

condiciones necesarias para proteger los sacos de Chía, contra la contaminación microbiológica.

e) Los vehículos destinados al transporte de alimentos refrigerados o congelados, deben contar con medios que permitan verificar y mantener la temperatura adecuada.

f) Los medios de transporte deben estar en buen estado mecánico y excelente funcionamiento.