Sistema Organizacional en línea para Administradores y

Gerentes de Proyecto

Gerente

Contratista

Consultor Cliente

EnVivoPunto central

de Coordinación

de la Información

Con EnVivo, toda la documentación, coordinación y comunicación esta enfocada en un punto central.

EnVivo

Uso de planos desactualizados

Perdida de documentos

Fallas de coordinación

Comunicación Interna vs Comunicación Externa

Demoras en entrega de información

Errores

Perdida de Tiempo

Gastos Innecesarios - Perdida de Dinero

Comunicaciones

Sitio Web dedicado

al Proyecto

Acceso con claves

Personas involucradas en el Proyecto

Miembros

Foros en línea

Subir directamente la última información

Bajar directamente la última información

Noticias

Documentos

Calendarios

Tareas

Estructuración

El único software requerido - un navegador de Internet.

Muy sencillo para utilizar - controla todo desde el escritorio integrado.

Cada usuario ve solamente la información que le corresponde.

Cualquier información nueva o pendiente, EnVivo la muestra en el Escritorio.

EnVivo es fácil de implementar.

Escritorio de Trabajo

Con un clic desde el Escritorio llega al sitio centralizado y seguro donde se guarda todos los documentos del proyecto.

Organiza su propia estructura de carpetas y archivos.

Controla permisos a cada carpeta y para cada miembro del proyecto.

Subir y bajar documentos fácilmente.

Boveda de Documentos

EnVivo controla cada documento en la Bóveda - la historia de revisiones y cambios, quien accede al documento o quien lo baja.

EnVivo hace la coordinación de información automáticamente.

Congela documentos mientras que afectan modificaciones.

Reemplaza archivos con versiones nuevas - EnVivo guarda los documentos históricos, y avisa a los interesados.

Boveda de Documentos

Como EnVivo permite a personas de diferentes entidades o empresas compartir información, el manejo de seguridad es crítico.

Ver quien ha tenido acceso a cualquier archivo o documento, y quien lo ha cambiado.

Controla el acceso detalladamente a cada carpeta.

Organizar los miembros del proyecto en grupos, o manejarlos individualmente.

Para los usuarios, no hay acceso directo a los documentos, solo por medio de EnVivo.

Acceso a Info

EnVivo tiene muchas opciones para el manejo y control de los documentos almacenados en su Bóveda. Puede formar parte importante de un Sistema de Calidad ISO9000.

Reemplazar - reemplaza el archivo con una versión nueva. EnVivo guarda la historia y el archivo original también.

Congelar - antes de modificar un documento, se puede congelar, para que ningun otro usuario lo cambia.

Registro Acceso - ver quien a tenido acceso al documento.

Bajar - bajar archivos para utilizar en su computador local.

Versión/Historia - ver el historial de cambios del documento. Consultar cualquier versión anterior.

Control de Documentos

La Bóveda controla y coordina el uso de documentos…. Las otras herramientas de EnVivo permiten coordinar efectivamente a las personas colaborando en el proyecto.

El calendario es compartido - todos los miembros del proyecto pueden ver los eventos.

Los próximos eventos siempre están anunciados en el escritorio principal de EnVivo.

Coordinación - Calendario

Organiza eventos en diferentes calendarios (ej. administrativo, técnico, oficina, obra, etc.), o por clasificaciones (reunión, entrega materiales, presentación, etc.).

Eventos repetidos.

Notificar a las personas afectadas.

Vistas por mes, semana o día, filtros por tipo de evento, calendario, persona.

Coordinación - Calendario

Como siempre, EnVivo muestra la información más reciente o pendiente, en su escritorio.

En este caso, son las tareas pendientes que el usuario ha asignado a otros miembros, y las tareas que el mismo usuario tiene pendiente por completar.

Crea tareas y asignalas a otros miembros del proyecto. En la sección de tareas puede controlar y revisar toda la información.

Coordinación - Tareas

Crea tareas con fechas de vencimiento y prioridades.

Controla el trabajo de otros miembros del proyecto, y EnVivo notifica automáticamente a los involucrados.

En cualquier momento consulta el estado de la tarea y las acciones tomadas.

Tareas son asignadas a personas específicas.

Aprovecha del sistema de notificación de EnVivo.

Coordinación - Tareas

Los Foros en EnVivo son areas para mantener conversaciones públicas sobre temas relacionadas con el Proyecto.

Puede separar temas entre diferentes Foros – por ejemplo para temas técnicas, administrativas, para contratistas, etc.

Todos los miembros ven los mensajes en cada Foro, y pueden responder, comentar o aportar sus opiniones.

Todos los mensajes relacionados con un tema quedan agrupados

Los Foros son una forma excelente de repartir información y conocimientos para el beneficio de todos los participantes.

Coordinación - Foros

Las Noticias y Mensajes de Día son otra forma de mantener bien informados a todos los participantes del Proyecto.

Los administradores del proyecto pueden colocar noticias y mensajes en el escritorio de todos los miembros.

Las noticias pueden ser configuradas para aparecer únicamente durante ciertas fechas.

Otra herramienta valiosa es la de Cuentas Regresivas – estas aparecen automáticamente en la parte superior del escritorio de todos, y cuentan los días hasta fechas claves.

Coordinación - Noticias

Coordine mejor sus proyectos.

Mantenga todos los documentos y planos en un sitio centralizado y seguro.

Evite problemas de comunicación.

Coordine e integre totalmente a personal externo e interno involucrado en el proyecto.

Obtenga una ventaja competitiva en el desarrollo de sus proyectos.

Fortalezca el perfil organizacional y profesional de su empresa.

EnVivo