Reunión preliminar de auditoría interna al SGC de usuarios... · Satisfacción del Cliente...

Reunión preliminar de auditoría interna al SGC

Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional

Subdirección de Planeación de la Mejora de la Gestión

Marzo 2017

PUNTOS A CONSIDERAR EN LA AUDITORÍA INTERNA ASGC22-17

A) Verificar que los procesos auditados cumplan con lo establecido en la norma ISO 9001:2008 y/o

en la documentación del SGC.

B) Verificar los avances del proceso de transición de la norma

Objetivo de la auditoría

Cumplimiento de los requisitos

Cláusula Criterio Observaciones

4.2.34.2.4

5.4.1

0.2

5.5.1

7.2.2

•Revisar durante el proceso de la auditoría

•Revisar el avance en el cumplimiento de las metas

•Interrelación con otros procesos •Internos -Externos•Se puede revisar durante todo el proceso de auditoría

•Revisar el organigrama y funciones. Personal de nueva incorporación

•Cumplimiento de requisitos. (identificación de aplicación de Diseño y Desarrollo)

Control de documentos/ Control de registros

Objetivos de la calidad

Enfoque basado en procesosControl de registros

Responsabilidad y autoridad

Revisar el cumplimiento de los requisitos establecidos

8.2.1

8.2.3

8.2.4

8.4

8.5.1/8.5.1/8.5.2

7.1

Satisfacción del Cliente

Seguimiento y medición de los procesos

Seguimiento y medición del producto

Análisis de datos

Acciones correctivas, preventivas y Mejoras

Planificación de la realización del producto

Cláusula Criterio Observaciones

•Resultados •Hacer énfasis en revisar las quejas •Acciones correctivas o preventivas

•Resultados de medición de las metas y proceso

•Hacer énfasis en revisar el producto no conforme (acciones correctivas) •Registros

•Interpretación de la medición •Se puede revisar durante el proceso de auditoría

•Revisión de acciones •Seguimiento a proyectos de mejora

•Revisar que lo documentado se este llevando a cabo. (procedimientos, plan de la calidad, etc.)

I.- Cambios a la Norma

Norma Internacional ISO 9001-2015 Descripción del cambio

0.3 Enfoque a procesos

3 Términos y definiciones

0.5 El pensamiento basado en el riesgo

Representación esquemática de cualquier proceso ymuestra la interacción de sus elementos. Los puntos decontrol del seguimiento y la medición, que sonnecesarios para el control, son específicos para cadaproceso y variarán dependiendo de los riesgosrelacionados.

El pensamiento basado en el riesgo es un nuevorequisito de la versión 2015 de la Norma. Esta cláusulaexplica los términos “El pensamiento basado en elriesgo” y hace referencia a la Norma ISO 31000, proveeprincipios y directrices para la Gestión del Riesgo.



4 Contexto de la Organización

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos

La Organización debe realizar el seguimiento y larevisión de la información de las partes interesadas ysus requisitos pertinentes.

La Organización debe determinar: f) Los riesgos yoportunidades en conformidad con los requisitos de6.1; planificar y ejecutar las acciones apropiadas parahacerles frente.



6 Planificación para el sistema de gestión de calidad

6.1 Acciones para afrontar riesgos y oportunidades

6.1.2 La Organización debe planificar

.

Al planificar el SGC, la Organización tendrá quedeterminar los riesgos y oportunidades que la afectan.

a) Medidas para hacer frente a riesgos y oportunidades

ENFOQUE A PROCESOS

EntradasFuentes de entradas SalidasReceptores de las

salidasActividades

PROCESOSPRECEDENTES

Por ejemplo, enproveedores (Internos o externos), en clientes,

en otras partes interesadas pertinentes

MATERIA, ENERGÍA,

INFORMACIÓNPor ejemplo, en la

forma de materiales, recursos, requisitos

MATERIA, ENERGÍA,

INFORMACIÓNPor ejemplo, en la

forma de producto, servicio, decisión

PROCESOSPOSTERIORES

Por ejemplo, en clientes(Internos o externos),

otras partes interesadas pertinentes

Posibles controles para hacerel seguimiento del

desempeño y medirlo

Punto de inicio

Punto de final

Proveedor (parte interesada):¿Quién le entrega algo para el proceso?

Entradas¿Qué le entrega?

Actividades del proceso Producto(s)¿Qué entrega?

Cliente (parte interesada)¿A quién le entrega?

Director, Jefes de Departamento Metas y acciones del Instituto Elaboración de Proyectos Proyecto PFCE elaborado. DGPyDI

Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional

Información sobre los proyectos aprobados y los montos asignados

Verificación de los proyectos favorecidos y su distribución. Convoca a reunión para informar y asignar el recurso

Información de la distribución de recursos por rubros y Departamentos y la fecha de liberación de los mismos.

Jefes de departamento y Coordinadores

Docentes Información sobre los recursos requeridos utilizando el formato de solicitud de apoyo

Recepción y análisis de la solicitud del docente Oficio al Director del Instituto solicitando autorización para dar curso al trámite. Si no procede la solicitud, se le informa al docente de los motivos.

Director del instituto o el Docente, según corresponda.

Director Solicitud aprobada Gestión de los recursos solicitados Oficio a la DGPyDI y/o a la DGDC y DC, según corresponda para que se genere el cheque.

DGPyDI y/o DGDCyDC

Docentes Documentación probatoria del gasto ejercido

Recepción y verificación de documentos fiscales y de documentación probatoria del evento para su archivo.

Constancias y comprobantes de gastos.

Subdirección de Contabilidad y Auxiliar Administrativo de CADAC quien cierra el expediente.

GESTION DE APOYOS INTERNOS PARA PTC





EXAMEN MEDICO

Dirección General de Servicios Académicos

Listado de alumnos de nuevo ingreso

Elabora calendarización Solicitudes de recursos (logística)

Área Administrativa de Universidad SaludableDirectores y Coordinadores Generales

Subdirección de Unviersidad Saludable

Calendarización / Cita Recepción de alumno para examen Información en carnet Alumnos

Alumno Información del Alumno Realización de exámenes Resultados de exámenes Alumno Jefatura de Salud Pública

Jefatura de Salud Pública Resultados de exámenes Análisis de resultados Base de datos y diagnóstico Programa de salud

Directores de Instituto

UAMI’S

Comunidad universitaria Solicitud de servicio Atención en UAMI Diagnóstico presuntivo Tratamiento primer contactoReporte de servicios otorgados

Solicitante Responsable de Función de Gestión Médica

Responsable de Función de Gestión Médica

Reportes de servicios Información de base de datos

Analiza información Análisis de necesidades de medicamento y materialesReportes de controles de consumo

UAMI’s

CAMPAÑA

Dirección General de Extensión y Servicios Estudiantiles

Calendarización Realiza planeación de campaña Solicitud de recursos (logística )

Jurisdicción Sanitaria

Jurisdicción Sanitaria Solicitante

Materiales/ Solicitud de servicio

Realiza examen de PAP Resultado de examen Solicitante

Jurisdicción Sanitaria Solicitante

Materiales /Solicitud de servicio

Implementa programa de planificación familiar

Método de planificación familiar

Solicitante

IMPLEMENTACIÓN DE PROGRAMAS DE UNIVERSIDAD SALUDABLE





Página Web de la UACJ Información del perfil del puesto Elabora Programa de Capacitación para el Personal hacia el desarrollo Integral del Puesto

Cursos a programar Personal administrativo y manual

Instructores * Curriculum * Temarios

Selección de Instructores Instructor (a) seleccionado (a) Personal administrativo y manual

Jefatura de Capacitación y Adiestramiento Listado de Cursos e Información de Instructores

Plan de Capacitación (FO-DGA-168-08)

Cursos de capacitación Subdirección de Recursos Humanos

Personal Confirmado

Jefatura de Capacitación y Adiestramiento

Registro de confirmación

Logística del cursoRealizar Cursos programados

Personal Capacitado Personal administrativo y manual

Personal Capacitado Información de la evaluación de Reacción Evaluación de Reacción del Curso(FO-DGA-168-06)

Análisis de la información de la evaluación de reacción Subdirección de Recursos Humanos

Abogados General

Dirección General de Servicios Administrativos

Contrato para Instructores

Orden de pagoGestión de Pago Cheque Instructores

Responsable de UR

Personal Capacitado

Información de la Evaluación del Desempeño(FO-DGA-168-07)

Información de la Evaluación de Satisfacción del Cliente(FO-DGA-168-11)

Evaluación del Desempeño y satisfacción del ClienteAnálisis de la Información obtenida de las evaluaciones del desempeño y satisfacción del cliente

Subdirección de Recursos Humanos

CAPACITACIÓN





Secretaria GeneralDirección, Gral. Servicios AdministrativosBanco Santander

Altas de becarios, bajasIncidencias de nómina (incapacidades, tiempo extra, faltas, aviso de retención Infonavit, permisos, oficios por pensión alimenticia, cambios de adscripción, entre otros)

Recibe incidenciasArchivo DispersiónCheques

Subdirección Recursos HumanosEgresos y/o Ingresos Alumnos de la Uacj

Ur’s de la Uacj,Dirección General de Servicios Administrativos,Subdirección de Recursos Humanos,EmpleadosJuzgados

Jefatura de Selección y Contratos

Incidencias de nómina (incapacidades, tiempo extra, faltas, aviso de retención Infonavit, permisos, oficios por pensión alimenticia, cambios de adscripción, entre otros)

Contratos de nueva contratación o recontratación

Procesa incidencia y

Genera nómina

Recibos y Cheques de Nómina, listados de Ur’s

Hojas de totales de todas las nóminas generadas

Archivo de Dispersión

Archivo de cheques segurosNúmero de empleado

Egresos, Unidades Administrativas, empleados Administrativos Secretarial, manual y docentes

Jefatura de Finanzas de la Subdirección de Contabilidad

Subdirector de Recursos Humanos

Personal Administrativo Secretarial, manual y Personal Docentes

SIIV2 prenómina Se paga a empleados y alumnos los días establecidos Recibos y Cheques de Nómina, listados de Ur’s

Egresos, Unidades Administrativas, empleados Administrativos Secretarial, manual y docentes, alumnos

SIIV2Pagos realizados a los empleados en un periodo (mes) Se paga nómina y se timbra en forma mensual

Correo electrónico de recibo timbrado (PDF y XML) emitido por el SAT

Personal Administrativo Secretarial, manual y Personal Docentes

ELABORACIÓN Y PAGO DE NÓMINA

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

Efectode la

IncertidumbreRIESGO

Desviación de lo esperado

Estado de deficiencia de información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento su consecuencia o suprobabilidad

positivo

negativo

El riesgo se caracteriza por referencia a

Eventospotenciales

Consecuencias

El riesgo se expresa en términos de una combinación de las consecuencias

El riesgo algunas veces se utiliza cuando sólo existe la posibilidad de consecuencias negativas

Definición ISO 9000 (3.7.9)

El riesgo puede tener resultados positivos o negativos, y puede derivar enuna oportunidad o una pérdida, lo que le da el carácter de riesgo es laincertidumbre de su resultado.

La Gestión del Riesgo implica :

1.- Reducir al mínimo lo que impacta negativamente en un proceso.

2.- La identificación y aprovechamiento de lo que ayuda a alcanzar las metas y objetivos.

Para realizar esa reducción es necesario establecer controles ydocumentatarlos en una mejora o en el o los procedimientos.

DISEÑO Y DESARROLLO

Planificación

del Diseño y

Desarrollo

Elementos de

entrada del

diseño y

desarrollo

Resultados

Diseño y

desarrollo

Revisiones

del Diseño y

desarrollo

Verificación

del diseño y

desarrollo

Validación

del

programa

Cambios o

Control de

Cambios del

diseño y desarrollo

Controles del diseño y desarrollo

• Reuniones • Información de necesidades

• Propuestas• Criterios

(temporalidad, objetivo, fechas)

• Registro de las entradas

• El diseño se realizatransformandola informaciónen __________

• Revisión de las difrentes etapas¿Cómo se hace?

• El diseño se adecua a las necesidadesacordadas al inicio del diseñoy desarrollo.

• Se comparan loselementos de entrada con el resultado.

• Prueba piloto• Inspección• Ficha de

evaluación

• Llevar el control de cambiosdurante las diferentesetapas del diseño y desarrollo

LISTA DE VERIFICACIÓN

1) Nuevo enfoque de proceso

a) Actividades del procesob) Fuentes de entrada c) Receptores de salida

2)Identificación de partes interesadas

a) ¿Cuáles son las necesidades y expectativas?

3) Riesgos

a) Identificaciónb) Tratamientoc) Controles que establecieron para disminuir el riesgo

4) Identificación de diseño y desarrollo

LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA TRANSICIÓN DE LA NORMA 2008/2015

ELEMENTOS SI NO Observaciones

Enfoque de proceso

1 ¿Tiene claro el enfoque de proceso ?

2 ¿Tiene identificado las fuentes de entrada?

3 ¿Tiene identificado los receptores de salida?

Identificación de las partes interesadas

1 ¿Tiene identificadas las partes interesadas?

2 ¿Conoce las necesidades y expectativas de las partes interesadas?

Riesgos

1 ¿Tiene identificados los riesgos?

2 ¿Tiene definido el tratamiento que se le dará?

3 ¿Tiene establecidos los controles para disminuirlo?

Diseño y Desarrollo

1 ¿Le aplica diseño y Desarrollo al proceso?

LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA TRANSICIÓN DE LA NORMA 2008/2015

ELEMENTOS SI NO Observaciones

Enfoque de proceso

1 ¿Tiene claro el enfoque de proceso ?

2 ¿Tiene identificado las fuentes de entrada?

3 ¿Tiene identificado los receptores de salida?

Identificación de las partes interesadas

1 ¿Tiene identificadas las partes interesadas?

2 ¿Conoce las necesidades y expectativas de las partes interesadas?

Riesgos

1 ¿Tiene identificados los riesgos?

2 ¿Tiene definido el tratamiento que se le dará?

3 ¿Tiene establecidos los controles para disminuirlo?

Diseño y Desarrollo

1 ¿Le aplica diseño y Desarrollo al proceso?

No Actividad Responsable

Clave de la auditoría: ASGC22-17Objetivo de la auditoria: Evaluar el nivel de cumplimiento de la Norma ISO 9001:2008.Fechas y lugares de aplicación: 29 al 31 de marzo del 2017 en las áreas de cada proceso.

Programación de Actividades de Auditoría

Fecha, lugar y hora

1

2

3

Reunión de preparación de auditoría.

Realización de auditoría en sitio

Envío de conclusiones

Equipo auditor.

Equipo auditor

Equipo auditor.

22 de marzo de 2017, 14:00 a 15:00 hrs. (sala Xóchitl de Rectoría )

Del 29 al 31 de marzo de marzo de 2017, 08:00 a 15:00 hrs. (diferentes áreas de los procesos)

3 de abril de 2017, (Oficina de la Subdirección de Planeación de la Mejora de la Gestión)

No Actividad Responsable

4

5

Preparación del Informe Final de la Auditoría.

Autorización y distribución del informe a los responsables de área y dueños de proceso.

Auditor Líder.

Representante de la Dirección.

6 de abril de 2017 en oficina de la Subdirección de Planeación de la Mejora de la Gestión.

24 de abril de 2017, vía correo electrónico.

Fecha, lugar y hora

Clave de la auditoría: ASGC22-17Objetivo de la auditoria: Evaluar el nivel de cumplimiento de la Norma ISO 9001:2008.Fechas y lugares de aplicación: 29 al 31 de marzo del 2017 en las áreas de cada proceso.


Proceso Responsable


Auditor

29 de marzo de 2017

Formación Académica Integral

Evaluación Docente

Cooperación e Internacionalización

Capacitación y Adiestramiento

Implementación de Programas de Bienestar Estudiantil

Implementación de Programas de Universidad Saludable

Ana Isabel Chávez

Lucia Oaxaca Chaparro

Alejandra Orozco Irigoyen

Karla Haydee Flores Bueno

Daniel Goray

Arturo Herrera Roble

Jose Luis García Valle

Alida Bueno

Samantha Velázquez

Benito Pérez

Esthela Quintana

Martha Urbina

Proceso Responsable


Auditor

30 de marzo de 2017

José Antonio Álvarez Mendoza

Patricia Martínez Gutiérrez

Cesar Valdez ÁlvarezRubén Galván LimonesAlfredo Chávez Delgadillo

Perla Yedid Ontiveros Venegas

Griselda Luján Acosta

Miguel Holguín Chavoya, Carolina García FigueroaLuz Elena Hernández Rivera

Verónica Flores

Mauricio Nájera

Claudia Cabriales

Benito Pérez

Alida Bueno

José María Palacios

Auditorias de la Contraloría General

Servicios Bibliotecarios

Contabilidad

Selección y Contratación

Adquisiciones

Administración Escolar (Ingreso, Permanencia y Egreso)

Proceso Responsable


Auditor

31 de marzo de 2017

Gestión de Tecnologías de Información

Vinculación

Atención de Solicitudes a Órdenes de Trabajo para Servicio de Mantenimiento de la Planta Física

Licitación y Ejecución de Obra Universitaria

Administración de Espacios Académicos en el Área de los Laboratorios de Cómputo

Patricia Méndez Lona

Norma Yrasema Deirdré Bazán

David Arvilla Tamayo

José Fernando Villa Guerrero

Fabián VelázquezIsmael Rosales RuizGerman Martínez MárquezZahyra Fabiola González Elixavide

Patricia Martínez

Minerva García

Ivonne Valladolid

Ivonne Valladolid

Esthela Quintana

COMPROMISOS

•Entregar reporte de auditoría interna

(FO-DGPDI-249-07).

•Entregar listas de verificación

utilizadas.(2008/2015)

•Enviar conclusiones de auditoría.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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