RESUMEN DISEÑO ORGANIZACIONAL

8/16/2019 RESUMEN DISEÑO ORGANIZACIONAL

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UNIDAD 3

LA PERCEPCIÓN

Función de recibir, procesar e interpretar información que llega del exterior a través de los sentidos. Es el exterior visto

desde el interior. La información se interpreta obteniendo la idea de un único objeto pudiendo fusionar en él diversas

cualidades de una misma cosa.

• DISEÑO DE PUESTOS

Después del diseño de la estructura organizacional o macroestructura, tenemos las unidades organizativas que representan

cómo se dividirá en general el trabajo para el logro de los objetivos de una empresa en la implantación de su estrategia

Cada unidad organizativa, a su vez, está integrada por uno o varios puestos o microestructuras, donde por analogía se aplica

la herramienta de la macroestructura para su diseño interno, permitiendo así que cada uno de estos esté igualmente

alineado con los objetivos y estrategia de la organización. La secuencia de la metodología es la siguiente:

El diseño de la microestructura consiste en la creación de puestos de trabajo. Este

proceso se complementa con su análisis y que se concreta en la descripción del puesto

con la especificación del perfil del ocupante.

La función que cumple un puesto es servir de nexo entre las personas y la organización, y constituye el vínculo formal para

el aporte del trabajo. El diseño de puestos responde a una necesidad de la organización que correctamente estructurada

divide el trabajo en unidades para su ejecución, y debe esperarse un aporte o resultado de cada puesto mediante el

cumplimiento de ciertas funciones y especificándose los indicadores para su desempeño. El número de puestos en una

organización no significa que corresponda a la misma cantidad de personas, ya que un puesto puede tener más de un

ocupante.

METODOLOGÍA DEL DISEÑO DEL PUESTO:

El puesto estará formado por las actividades específicamente asignadas a la unidad organizativa que ahora se convierte en

un puesto, y el diseño del mismo contendrá:

- Función principal: el resumen de las actividades del puesto.


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- Funciones: cada actividad motivará una función específica. Es posible integrar alguna actividad con otra. Esto dependerá

de la afinidad o relación estrecha que exista entre estas, según el criterio del analista. El puesto del jefe de Logística estará

formado por las actividades que específicamente le son asignadas y se incorporan a la descripción del puesto, como se

observa en el gráfico siguiente.

1. Actividades que realiza actualmente - Entrevista personal:

Entrevistas personales> Entrevistas grupales


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2. Actividades que debe realizar - Provienen de la Macroestructura. Un solo puesto o varios puestos.


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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: ESTRUCTURA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

METODOLOGÍA PARA ANÁLISIS DE PUESTO: ANÁLISIS DEL PUESTO:

OTROS ENFOQUES DE ANÁLISIS DE PUESTOS


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Efectuando una sola tarea repetitivamente, el aprendizaje es óptimo, se logra uniformidad en el trabajo, se incrementa la

productividad y es posible estandarizar la forma de hacer el trabajo.

La profundidad es la autonomía para la realización de la tarea; la identificación con la misma; el significado de la tarea para

quien la realiza; la perspectiva que se tiene sobre el aporte de esta al resultado total, así como la determinación acerca de

cómo hacerla.

3. Análisis de la Carga de Trabajo para las actividades

Analizar la carga de trabajo facilita evaluar dos aspectos respecto al desarrollo del trabajo, que son eficiencia y eficacia. La

eficiencia mide cuánto tiempo le toma al trabajador hacer su trabajo y estimar si tiene una sobrecarga. La eficacia, que

complementa la eficiencia, clasifica y prioriza las actividades facilitando su análisis en función de su naturaleza. El resultado

del análisis y medición de la carga de trabajo hará posible tomar ciertas decisiones respecto al tiempo dedicado al trabajo

(eficiencia) y plantear una delegación de las mismas, y si las actividades que se desarrollan son las que corresponden

realmente al puesto, pudiendo proponerse una reasignación de estas. Ya que el diseño de la macroestructura conlleva ade la microestructura, el análisis de los puestos con esta herramienta proporciona información valiosa para alinear al puesto

con la estrategia.

a. La herramienta «carga de trabajo» asume para el análisis «un mes estándar» con respecto a un año. Esto significa que

este «mes», de cuatro semanas, promedia a otros meses de 28, 30 o 31 días e incluye un estimado de los feriados en el año

b. La información que se requiere para desarrollar la medición es la siguiente: La descripción del puesto o entrevista a

ocupante del mismo. La descripción es una guía de las actividades que realiza y nos asegurará la evaluación de todas. El

formato de carga de trabajo donde se ingresarán en detalle todas las actividades que se realizan en el puesto.


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No solo deben ser evaluadas las cifras que implican un enfoque cuantitativo. Es posible que algo no esté bien y es necesario

revisar los datos considerados para hacer una evaluación cualitativa del puesto.

Finalmente, el ocupante de un puesto debe dedicarse a su función principal. Las labores de naturaleza operativa pueden

ser delegadas o solo supervisadas, como la entrega y recojo de dinero. Sin embargo, si las actividades son de suma

importancia o de naturaleza estratégica, deberían ser reconsideradas en otra categoría, como B o A.

Al hacer el rediseño del puesto, reclasificando actividades y eliminando otras, podríamos tener una carga de trabajo

«realista» y asignar más tiempo a las actividades centrales. Al final del capítulo presentamos un ejercicio completo de

análisis y rediseño de puestos.

4. Definir el perfil del puesto

• Los resultados de la carga de trabajo permiten analizar la cantidad y calidad del trabajo que se realiza en un puesto.

• En cuanto a la naturaleza de las funciones o actividades, nos informa cuántas de ellas están directamente relacionadas

con la función principal y cuáles no, considerando la proporción de tiempo que se les dedica a cada una.

• Permite diseñar puestos nuevos, determinando la cantidad de funciones a realizar, y la proporción de tiempo a dedicarle

individualmente, sirviendo como base para el análisis de puestos.

• Si los resultados de la carga de trabajo fueran «sobrecarga», la herramienta permite hacer recomendaciones prácticas y

adecuadamente bien fundamentadas para el rediseño de un puesto, redistribuyendo las funciones en otros puestos afines

en la organización o asignando un ocupante más al mismo puesto.

• Si los resultados de la carga de trabajo fueran poca «carga» o no sobrecarga y poca eficiencia, se puede recomendar la

adopción de funciones adicionales y afines al puesto. Esto es también rediseño.

• La herramienta ofrece información respecto al uso del tiempo del ocupante de un puesto y posibilita la evaluación de su

desempeño.

El conjunto de Puestos de toda la Organización se presenta en el Manual de Funciones.


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• MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

MANUALES ADMINISTRATIVOS: Un manual es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información

que una organización considera necesaria para la mejor ejecución del trabajo. Como herramienta de gestión, un manua

constituye un medio para comunicar las decisiones institucionales sobre la organización, las políticas y los procedimientos

En cuanto a su empleo, los manuales contienen información de carácter público o privado.

OBJETIVO:

-

Explicar las normas en términos accesibles a los empleados

-

Facilitar el adiestramiento y orientación del personal

-

Uniformizar los procedimientos y control de actividades

1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN: El manual de organización es un documento institucional que contiene información en

detalle sobre una organización. Su contenido incluye:

• Información histórica o antecedentes de la organ ización como fecha de creación, datos de los fundadores, etapas de

crecimiento, logros, etcétera.

• Presentación de la visión y la misión de la organización.

• Filosofía, valores, prácticas empresariales importantes y características de su cultura organizacional.

• Políticas generales de actuación.

• Organigrama general que presenta la estructura de la organización que grafica las áreas o departamentos y los

puestos que la constituyen.

• En caso de ser una exigencia, se incluye la disposición l egal que obliga su elaboración. Ocurre principalmente en

entidades públicas.

2. MANUAL DE FUNCIONES: El manual de funciones en la práctica complementa al manual de organización, y se

compone por los organigramas de las unidades organizativas que integran la macroestructura y las descripciones de

puestos que forman las unidades administrativas de la organización. El manual de funciones puede presentarse por

separado del manual de organización, si se trata de una organización compleja.


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UTILIDAD DE LOS MANUALES: El uso adecuado permite:

• Tener una visión de conjunto de la organización

• Precisar las funciones de cada unidad administrativa, para especificar responsabilidades, evitar duplicaciones y

detectar omisiones

• Facilitar la ejecución correcta de las labores del personal y propiciar la uniformidad del trabajo

•

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones ydirectrices

Además:

• Proporcionan información básica para la planeación e implantación de estrategia

• Facilitar el reclutamiento y selección del personal

• Ser de medio de integración y orientación al personal nuevo para facilitar su incorporación al trabajo.

• Mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales

3. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES: Expone con detalle la estructura de la organización. Señala los puestos

y la relación entre ellos. Explica la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de

los órganos de la empresa. Pueden ser:

• Generales, referidos a toda la organización

• Específicos, enfocados en un departamento o unidad


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• INDICADORES PARA PUESTOS DE TRABAJO

Un indicador es un dato esencialmente cuantitativo para observar cómo se encuentra una situación o resultado con

respecto a lo planeado. Constituye una herramienta de medición de la entrada, operación o resultado de un puesto.

Se les denomina indicadores de gestión a los que se refieren a la medición de resultados generales de una organización

Con respecto a los puestos, los indicadores miden el rendimiento del ocupante en función de ciertos criterios previamente

seleccionados y acordes con los objetivos de la organización. Los indicadores de rendimiento de un puesto son más

específicos y relacionados directamente con resultados individuales o vinculados a la microestructura.

Los indicadores facilitan el control sobre los resultados que posibilitan la evaluación del desempeño de toda la organización

de cada puesto y de la gestión de los recursos y capacidades para evaluar su cumplimiento. Como un puesto de trabajo

aporta resultados a la organización, los cuales deben medirse, se recurre a los indicadores que deben abarcar la mayorcantidad de posibles factores por medir.

Los indicadores para un puesto son importantes por varias razones. Por ejemplo, permiten medir los cambios en una

situación o estado deseado a través del tiempo, medir resultados de acciones emprendidas en función de los objetivos de

la organización, vincular el rendimiento de un puesto con respecto a los procesos organizacionales y a otros puestos

adoptar medidas correctivas y hacer mejoras.


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Un indicador bien elaborado debe facilitar la medición y el análisis de lo que se desea evaluar. Además, debe ser

suficientemente específico para captar los aspectos cualitativos o cuantitativos de las realidades que se pretenden medir.


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