Equipos y Servicios InformáticosR e g l a s D e U s o P a r a

Elaborado Por:Oficina de TIC

2014

Objetivo:

Establecer las reglas básicas para el de uso de equipos y servicios informáticos de propiedad del Instituto

Nacional de Salud.

Alcance:

Aplica para todos los equipos y servicios informáticos de propiedad del INS.

Responsabilidad

Todos los Funcionarios y contratistas del Instituto Nacional de Salud que utilicen equipos y servicios informáticos de propiedad

del INS.

Definiciones:

Servicios Informáticos: Conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente (Servicio de internet, red interna, correo electrónico). Equipos informáticos: Hace referencia a los equipos de cómputo con todos sus accesorios (Pantalla, teclado, ratón, impresora, escáner)Hardware: Partes tangibles de un sistema informático.Software: Comprenden todos los programas instalados en los computadores.

Todo software que se instale en los equipos de propiedad del INS, debe estar debidamente licenciado; está restringida la instalación de software que no cumpla estas características.

Los programas que se requiera instalar en un computador de propiedad del INS, tienen que ser los instalados por la Oficina de Tecnologías de Información y Comunicaciones o con su aval.

Los funcionarios o contratistas al terminar el contrato o en caso de traslado, deberán realizar la entrega formal de los equipos que tengan asignados al jefe inmediato, en las mismas condiciones que fueron

recibidos, sin perjuicio del desgaste natural que sufran los equipos por su uso, junto con las copias de seguridad de la información institucional.

El Instituto Nacional de Salud utilizará soluciones empresariales de impresión y digitalización de documentos, por lo que se establece el uso colectivo de impresoras y scanner. No se asignarán impresoras ni escáner personales.

1 Entrega de Equipos1 Entrega de Equipos

El usuario debe verificar cada una de las características técnicas del equipo que le es entregado, las cuales se encuentran especificadas en el documento de Traslado de Almacén

El Almacén General entregará los equipos a las Direcciones, Oficinas y Secretaria General, según la distribución realizada por la Oficina de tecnologías de información y comunicaciones. Los Directores, Jefes de Oficina o Secretario General serán los encargados de asignar los equipos en cada área según las labores a realizar.

Se debe asignar un (1) equipo por usuario, quién será responsable de su uso y cuidado.

El usuario a quien se le entregó el equipo debe velar por su correcta utilización; la oficina de Tecnologías de información y comunicaciones realizará labores de administración remota o directa sobre los equipos y el software instalado en ellos.

Para tener acceso a la red interna, servicio de correo electrónico o Internet, el Grupo de talento humano enviará la relación de los funcionarios a los cuales se le deben habilitar, crear o cerrar cuentas de acceso a los servicios de Tecnologías de información y comunicaciones, de igual forma el Grupo de Gestión Contractual enviará la relación de contratistas que requieran estos servicios; el detalle de esta solicitud deberá incluir el nombre completo, cargo, tipo de vinculación y fecha de vencimiento del contrato del nuevo usuario.

El Jefe de la dependencia ó la persona designada por él, es el responsable de notificar, vía correo electrónico, aquellos funcionarios que deban ser desactivados cuando cesen sus funciones temporal o permanentemente.

Las contraseñas son personales e intransferibles por lo tanto no se debe dar a conocer a otra persona diferente del usuario.

Cualquier acción que se haga, se registraría para la contraseña y usuario que la realice, siendo responsable de la acción, la persona que tenga asignada esa contraseña y usuario. El usuario será responsable de proteger su contraseña de inicio de sesión, con el fin de evitar accesos no autorizados a su equipo.

Para efecto de los computadores que se encuentren en la red interna, todos los directorios que sean compartidos deben utilizar contraseña a fin de salvaguardar la información.

El uso de los servicios de la red, el correo electrónico y el internet será exclusivamente con fines laborales o de investigación.

Los usuarios que requieran ingresar en otros computadores que formen parte de la red del INS, deberán contar con la debida autorización correspondiente sin intentar forzar el acceso y con fines estrictamente laborales.

Los usuarios deberán evitar descargar o visualizar videos, descargar archivos de música, sintonizar emisoras de radio, etc., ya que estos congestionan los enlaces de comunicación tornando lento el tráfico de la red, afectando así a todos los usuarios.

Los usuarios del correo electrónico institucional no deben enviar mensajes personales, ni de contenido agresivo, u ofensivo; cadenas de mensajes o mensajes que se relacionen con actividades ilícitas y no éticas, o que atenten contra el buen nombre de la Institución.

El servicio de correo electrónico de la Institución no debe ser utilizado para enviar correo basura (Spam).

Previo al reenvío de un correo institucional hacia otras entidades a

los que se encuentran interviniendo en la comunicación, el usuario debe asegurarse de que se ha realizado una validación de pertinencia de dicha acción, manteniéndose la confidencialidad de la información. Se debe cumplir con las políticas internas de propiedad intelectual adoptadas por la Entidad.

Los funcionarios no están autorizados para responder desde su correo personal, solicitudes efectuadas por terceros u otras entidades en nombre de la Institución; para ello se utilizarán los buzones oficiales.

Los buzones de correo serán administrados centralizadamente por la Oficina de Tecnología de información y comunicaciones.

Proteja la contraseña de su usuario, toda información emitida desde su usuario será su responsabilidad.

“”

2 Red interna, correo electrónico y servicios de internet

En caso de daños al equipo, y que se compruebe que fueron causados por la incorrecta o negligente utilización por parte del usuario, éste se hará responsable de los gastos que ocasione el arreglo respectivo.

Si en algún momento se detectan anomalías en el equipo, se debe reportar a la Oficina de tecnologías de información y comunicaciones

para que designe a la persona responsable de atender la solicitud. No se debe llamar a personas ajenas al Instituto ni a otras dependencias.

Si algún equipo queda en desuso o es declarado inservible, debe ser informado a la Oficina de tecnologías de información y comunicaciones, para que lo revise y emita concepto técnico para que sea entregado al Almacén.

Los archivos y datos que se almacenen en los discos duros de los computadores del INS, son responsabilidad del usuario por lo tanto, debe ser este el responsable de su conservación y copias de seguridad. En caso de no conocer los mecanismos para hacer estas copias, la Oficina de tecnologías de información y comunicaciones dará instrucciones para hacerlo.

Cada usuario deberá mantener una copia adecuada de la información que posea en su equipo informático, reduciendo así el riesgo de pérdida de información. Esta actividad se registra en el formato FOR-A06.0000-001 RELACION DE BACK UP y se realizará al menos una vez cada seis meses ó

de acuerdo con la periodicidad establecida por cada área ó proceso.

Es responsabilidad del jefe inmediato verificar la realización de las copias de seguridad y de custodiar las mismas para los funcionarios de planta; en el caso de los funcionarios de contrato la responsabilidad es del Supervisor del contrato.

Cada usuario, debe tomar las medidas preventivas a nivel local de cada equipo informático, para reducir el riesgo de robo, corrupción o modificación no autorizada de la información institucional.

Toda solicitud de soporte técnico de sistemas se recibe a través del sistema TIDE. Si tiene problemas con el computador, antes de envíar la solicitud, revise que las conexiones estén en orden. ”

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3 Soporte Técnico 4 Copias de seguridad de la información

No se debe comer, fumar, ni beber cerca del computador, impresora, o de cualquier otro dispositivo relacionado.

No se debe colocar objetos pesados, pegar calcomanías, etiquetas o adornos en el equipo informático.

No se debe conectar equipos de alto consumo eléctrico como refrigerador, cafeteras, nevera, aspirador y otros, en el mismo tomacorriente donde se encuentran conectados los computadores e impresora.

Los equipos diferentes de los informáticos no se deben conectar directamente al tomacorriente de la red de corriente eléctrica regulada.

No se debe prestar el equipo a personas ajenas al INS.

Se debe utilizar el disco duro del computador, para procesar

información por capacidad, seguridad y rapidez. Los medios extraíbles (CD, DVD ) se utilizarán para labores de respaldo.

No se deben instalar en los computadores programas, juegos o protectores de pantalla bajados de Internet, estos pueden contaminar los equipos con virus o bajar su rendimiento.

Evitar tener dispositivos magnéticos o de radio frecuencia (radio, teléfono celular, entre otros) o cualquier aparato eléctrico que produzca algún tipo de interferencia o ruido eléctrico cerca del equipo.

La instalación de programas adicionales a los normalmente requeridos por los usuarios, deberán ser autorizados por el Jefe de la Oficina de Tecnologías de Información y serán instalados por personal de soporte técnico asignado.

La copia de seguridad del archivo de correo electrónico se realizará con el acompañamiento del personal de la Oficina de tecnologías de información y comunicaciones y/o la Mesa de ayuda.

Para realizar el backup de la información, los usuarios deben hacer uso de un medio extraíble, tales como CD o DVD, con la capacidad necesaria para poder almacenar los archivos del usuario.

El usuario, de común acuerdo con el jefe inmediato o supervisor, deberá seleccionar aquellos archivos de los cuales debe hacer copia de seguridad y copiarlos en el medio extraíble que está utilizando para este procedimiento. Se recomienda pasar los archivos de manera ordenada, armando la estructura de directorios que manejaba en el equipo. Ejemplo: crear una carpeta denominada Escritorio y

allí copiar la información que esté alojada en esa ubicación. Esto con el fin de facilitar la búsqueda de archivos cuando fuese necesario.

Los profesionales de la Oficina de tecnologías de información y comunicaciones son los responsables de la conservación y copias de seguridad de la información almacenada en los servidores del centro de cómputo del INS, por lo tanto deben establecer la periodicidad y los mecanismos para sacar las copias de seguridad con el fin de reducir el riesgo de pérdida de la información y garantizar la disponibilidad de la misma.

5 Guía para realizar copias de seguridad (Backup).

6 Recomendaciones generales de uso

Los equipos no deben ser destapados por ningún motivo por parte de los usuarios ni utilizar objetos contundentes contra el mismo.

La configuración definida tanto del equipo como de los programas instalados, no debe ser modificada, la misma representa el estándar o norma de la institución y facilita la labor de soporte técnico y asistencia telefónica.

Los equipos de cómputo deben permanecer apagados cuando no se vayan a utilizar, en especial durante la noche y fines de semana.

Los equipos del Instituto deben ser utilizados exclusivamente en labores inherentes a las funciones asignadas al usuario.

Los usuarios se comprometen a hacer uso adecuado y mesurado de los insumos de impresión como papel, tóner, cintas o cartuchos de impresoras, de igual manera deberán propender por reciclar el papel utilizado e imprimir únicamente cuando el documento así lo amerite.

Ningún usuario está autorizado para realizar traslados, cambios o modificaciones en los puntos de red regulada.

Recuerde Sacar copias de seguridad de la información contenida en su computador periódicamente.

”“

”“No conecte a la red regulada, impresoras, radios,

cafeteras, aspiradoras o cualquier otro artefacto

El INS establece como vida útil de los computadores un período de cinco (5) años contados a partir de la fecha de ingreso al Almacén General.

Cuando se realice reposición de equipos de cómputo por obsolescencia tecnológica o por daño permanente el usuario debe entregar previamente los equipos al Almacén General.

6 Recomendaciones generales de uso 7 Renovación tecnológica