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© Documento Propiedad de VALLEN PROVEEDORA INDUSTRIAL el documento vigente se encuentra en INTRANET cualquier versión impresa es una copia no controlada Formato para elaborar Documentos / Fecha: 28-02-2012 / Rev. 02
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES EN SUCURSALES
P-INV-04
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Subgerente Regional de Inventarios
Gerente Nacional de Calidad
Gerente Nacional de Inventarios
Fecha: 27-10-2016 / Rev.11
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PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES EN SUCURSALES
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Establecer los lineamientos para llevar a cabo las actividades de recepción, almacenamiento, empaque y conservación de los materiales y equipos en los Almacenes de la empresa.
El presente documento es de observancia obligatoria para todos los Almacenes de las Sucursales de Proveedora de Seguridad Industrial del Golfo, S.A. de C.V.
3.1 La Gerencia Nacional de Inventarios deberá asegurar y garantizar que el funcionamiento de los almacenes de las sucursales se realice acorde a lo descrito en este procedimiento.
3.2 El almacén de la sucursal deberá contar con la identificación visual de Racks, áreas de carga, área de despacho, área de embarque, área de producto no conforme, señalamientos de precaución y normativos, equipo contraincendios visualmente identificado, y área para colocar el material de limpieza.
3.3 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén deberá asegurarse de que se cuente con las herramientas necesarias para su funcionamiento operativo, tales como Patín Hidráulico, Escaleras, Racks, Flejadoras, Pistolas, Grapadoras Industriales, etc.
3.4 El Coordinador de Inventarios / Jefe de Almacén deberá llevar el programa mensual de revisión para mantenimiento y conservación de los equipos y herramientas del almacén. El Equipo de transporte deberá basarse en el programa de mantenimiento del fabricante; y para equipos y herramientas del almacén se deberá llenar el formato Check List de mantenimiento.
3.5 Todo el material recibido se acomodará en tarimas, para evitar se moje o se dañe y sea de fácil manejo para la inspección, entrada y posterior acomodo.
3.6 El Jefe de Almacén / Jefe de Entradas deberá realizar junto con el personal a su cargo la carga y descarga de los vehículos que transportan el material, coordinar la entrada del material al almacén y acomodarla en su lugar asignado, para la adecuada localización y manejo de materiales.
3.7 El almacén de la sucursal deberá tener asignado y delimitado un área para material que no sea propio del almacén que esté a resguardo tal como consignación de proveedores, muestras, mermas y material del cliente a resguardo ( en caso que aplique)
3.8 Los productos y equipos destinados a la prestación de algún servicio y en tanto no sean enviados al cliente, deben ser conservados dentro del almacén, cuidando que los lineamientos establecidos sean observados y cumplidos para evitar en todo momento un daño, deterioro o pérdida de características que afecten significativamente la calidad de dichos materiales.
3.9 Es responsabilidad de los Almacenistas mantener el orden y limpieza en el almacén de la sucursal y dar un uso adecuado de los patines, diablos, escaleras móviles, flejadora, emplaye, utilizado en el desarrollo de sus actividades.
II. ALCANCE
III. DISPOSICIONES GENERALES
I. OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES EN SUCURSALES
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3.10 TODOS los materiales recibidos en el almacen de la sucursal deberán ser inspeccionados acorde a lo definido en este procedimiento.
3.11 Todo material recibido con daños o defectos se deberá levantar un Reporte de No Conformidad acorde al procedimiento Control de Producto No Conforme (P-SGC-04) y el Procedimiento para Reclamaciones y Garantías de material defectuoso (P-INV-06).
3.12 El Subgerente Regional de Inventarios deberá analizar y evaluar las actividades descritas en este procedimiento y en base al resultado de este análisis, tomar las acciones correctivas, preventivas o de mejora que se consideren necesarias; acorde al procedimiento P-SGC-05.
Documento de Entrada: Documento que ampara el embarque (guía de embarque, remisión, factura, pedimento, traspaso o Packing List).
Packing List: Documento generado para el envío del material solicitado por los clientes y autorizado por el Departamento de Inventarios.
Pistola Lectora (lector de código de barras): Es un equipo utilizado para cargar información; y el cual puede leer la información del código de barras de la etiqueta.
Traspaso: Proceso por el cual se solicitan y realiza la transferencia de materiales entre almacenes.
Lista de embarque: Documento que ampara la cantidad de cajas enviadas a cada sucursal.
Tarima: Es una plataforma de madera que sirve para estibar el material sobre esta y pueda ser transportada y manipulada con facilidad por los almacenistas.
Rack: Estructura metálica de uno o varios niveles que sirve para la colocación y acomodo de materiales y productos.
Manejo: Manipulación aplicada a los materiales y equipos durante su traslado y maniobra.
Almacenamiento: Acumular en el almacén y resguardar de la intemperie materiales y equipos durante un periodo de tiempo.
Empaque: Cobertura que protege la condición física de los materiales y equipos en almacén y traslado.
Conservación: Preservar el estado actual de los materiales y equipos, protegiéndolos de daño o deterioro en zonas distintas para ello.
Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo/prueba o comparación con patrones.
Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.
IV. DEFINICIONES
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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RECEPCIÓN, INSPECCIÓN Y ENTRADA DEL MATERIAL
No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1 Recepción de Material por Camión
1.1 Inspecciona el Sello de Seguridad, se coteja el sello con el Número que indica la Lista de Embarque. Se romperá el sello del camión y se descargará el material y se coloca en el área de entrada del almacén.
1.2 Se inspeccionarán las condiciones de empaque y se cuentan las cajas para validar que este completo acorde a la Lista de Embarque, esta lista la envía el Almacén Matriz, la cual debe contener la información de la persona que entrega, la que recibe y el nombre del chofer, cantidad de cajas y/o paquetes enviados.
1.3 En caso de que alguna de las cajas se reciba en mal estado o no están completas, se hará la observación en la Lista de Embarque.
1.4 Al finalizar la descarga, se colocará nuevo sello al camión, se sacará copia de la Lista de Embarque para conservarla en la sucursal, entregando original al chofer de la unidad con las observaciones que se hayan tenido. Pasar a la Actividad 3.
Jefe de
Almacén /
Responsable de Entradas
Anexo 01
Lista de Embarque
2 Recepción de Material por Paquetería
2.1 Se recibe paquetería con guía de Paquetería.
2.2 Se verifica que las cajas sean la misma cantidad que indica la guía y se firma de conformidad. 2.3 Se registra la entrada en la Bitácora de Entradas en caso de tener observaciones se registran.
2.4 En caso de que alguna de las cajas se reciba en mal estado; se recibirá el paquete, se tomara evidencia fotográfica y se notifica por correo electrónico a la Subgerencia de Inventarios Matriz y correo electrónico a la cuenta “envíos matriz”.
Jefe de
Almacén /
Responsable de Entradas
Almacenista
F01-P-INV-04
Bitácora de Entradas
3 Inspección del Material Recibido
3.1 Se acomoda el material en el área de entradas para su inspección correspondiente.
3.2 La inspección deberá de realizarse de manera visual, verificando de primera instancia la documentación que acompaña al material recibido y posteriormente su adecuado estado físico, tomando en cuenta los criterios definidos en Matriz de inspección (A06).
Jefe de Almacén/
/ Responsable de Entradas
Documentos de entrada con
sellos de inspección
Anexo 06 Matriz de
Inspección.
V. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
3 Inspección del Material Recibido
Nota: TODOS los materiales recibidos en el almacen de la sucursal deberán ser inspeccionados sin excepción alguna.
3.3 Al terminar la inspección de los materiales se deberá llenar la bitácora de inspección (F02) donde se registra la información de los productos inspeccionados.
3.4 En los casos en que se detecten daños o defectos en los materiales y no cumplan con los requerimientos se identificarán como Productos No Conforme y deberán ser separados hasta determinar cuál será la disposición a aplicar, debiéndose identificar con etiqueta de color rojo y ubicar el material en la zona de PNC delimitada para ello.
Nota: Se llenara el formato de Producto No Conforme acorde al procedimiento Control de Producto No Conforme (P-SGC-04) y el Procedimiento para Reclamaciones y Garantías de material defectuoso que ya fueron entregados al Cliente (P-INV-06).
Jefe de
Almacén/ /
Responsable de Entradas
F02-P-INV-04 Bitácora de
Inspección de Materiales
Anexo 02 F01-P-SGC-04
Formato de Producto No
Conforme
P-SGC-04
P-INV-06
4 Verificar Faltantes o Sobrantes de Materiales según lo especificado en documentos de Entrada
4.1 Se contarán los materiales recibidos para validar que las cantidades coincidan con documentos de entrada.
Nota: En el caso de cajas cerradas de origen y recibidas directas de Almacen Matriz, se asumirá que éstas vendrán completas y en caso de diferencia al momento del surtido se reportará a [email protected].
4.2 Almacenista marcará en el documento de entrada con una Paloma si el material llego completo; si está incompleto o con sobrantes se anota la cantidad recibida. Posteriormente se deberá de colocar sello de entrada de almacén, y anotar nombre, firma y fecha.
Jefe de Almacén /
/ Responsable de Entradas
Almacenista
Documentos de entrada con sellos
de entrada almacén
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
5 Entrada del Material recibido por Packing List en Sistema MAPS
5.1 En caso de cajas que son enviadas directamente del Almacén Matriz, almacenista escanea con el lector de código de barras la etiqueta naranja que viene colocada en las cajas recibidas; validando las cantidades y le asigna ubicación.
5.2 Jefe de Almacén deberá afectar el Packing List ingresando el número de folio para dar entrada al material al almacén de la sucursal.
5.3 Si el material está completo se cierra el Packing List.
5.4 En caso de materiales faltantes, el Jefe de Almacén notifica vía correo electrónico a la cuenta [email protected] para que le indique si cierra el Packing List con diferencia o lo deja abierto mientras envían la reposición.
5.5 En caso de recibir material sobrante se notifica por correo electrónico se reportará a [email protected] para el envío del folio correspondiente.
Almacenista
Jefe de Almacén
/ Responsable de Entradas
Documentos de entrada con sellos
de entrada almacén
6 Entrada del Material recibido por Traspasos
6.1 Se recibe material y se identificará con el Folio de Traspaso que envía la sucursal de procedencia.
6.2 Si se recibe completo se escanea el código del traspaso con el lector de código de barras y se le asigna ubicación; se afecta en la pistola el folio para dar entrada al material en el almacén de la sucursal.
6.3 Si hay faltantes o sobrantes se afecta folio en sistema y se contacta a la sucursal que envió el material, notificando faltante o sobrante, para que envíe el faltante como un traspaso a su sucursal o se regrese el sobrante o se realice traspaso
6.4 Jefe de almacén notifica por correo electrónico a Facturación cuando el material recibido por traspaso llegue incompleto para que no genere factura.
Jefe de Almacén
Almacenista
Jefe de Almacén
Documentos de entrada con sellos
de entrada almacén
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
7 Entrada del Material Directo del Proveedor
7.1 Se recibe el material con la documentación de entrada: Orden de Compra, Remisión o Factura.
7.2 Se registra la información de embarque en la Bitácora de Entradas (F01).
7.3 Se busca orden de compra en sistema para identificar claves y cantidades a revisar (véase IT-INV-05)
7.4 Se entregan documentos al Administrador para su costeo y solicita acuse de recibo en la copia del documento: nombre, firma y fecha.
7.5 Administración informa vía correo electrónico al jefe de almacén e involucrados del área de entradas que ya se realizó el costeo de la factura y podrá generar el Recibo de Mercancía con la nomenclatura NALF- y número de sucursal y consecutivo.
7.6 Almacenista le da ubicación a los materiales con el lector de código de barra.
7.7 Jefe de Almacén afecta en el Sistema MAPS la entrada del material al Almacén de la Sucursal.
Almacenista /
Jefe de Almacén
/ Responsable de Entradas
Administrador Sucursal
Almacenista
Jefe de Almacén
/ Responsable de Entradas
Orden de Compra,
Remisión o Factura
F01-P-INV-04 Bitácora de Entradas
IT-INV-05
Instrucción de trabajo Recibo de material con
lector
Recibo de
Mercancía con la nomenclatura
NALF
8 Entrada de Material de Importación
8.1 Para el material procedente de importación se recibe con el pedimento, y se genera en el sistema el reporte Importación Global de Cuentas para verificar cantidades y No. de parte que ampara al pedimento.
8.2 Almacenista le asigna ubicación a los materiales con el lector de código de barras.
8.3 El Jefe de almacén o responsable de entradas afecta el folio de Pedido en el Sistema MAPS para la entrada del material al almacén de la sucursal.
Jefe de Almacén
/ Responsable de Entradas
Almacenista
Pedimento
Reporte Importación Global de Cuentas
9 Entrada del Material Consignado Directo del Proveedor
9.1 El material recibido por proveedores en consignación llegará a la Sucursal Regional, con una orden de embarque o nota de entrega, habrá algunos casos en donde se estará enviando directo a la sucursal.
Almacenista
Orden de
embarque o nota de entrega,
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
9 Entrada del Material Consignado Directo del Proveedor (Continuación)
9.2 El Jefe de Almacén o responsable de entradas entrega la orden de embarque o nota de entrega al administrador de la sucursal para su costeo y solicita acuse de recibo con nombre, firma y fecha.
9.3 Administración informa vía correo electrónico al jefe de almacén e involucrados del área de entradas que ya se realizó el costeo y podrá generar el Recibo de Mercancía con la nomenclatura CPR, número de sucursal y consecutivo.
9.4 Almacenista le da ubicación a los materiales con el lector de código de barras.
9.5 Jefe de Almacén o responsable de entradas afecta en el Sistema MAPS la entrada del material al almacén de la sucursal.
Nota: Si llegó material para otra sucursal de la región el Jefe de Almacén o Responsable de Entradas notifica vía correo a la sucursal y Programa el envío de los materiales.
Jefe de Almacén
/ Responsable de Entradas
Administrador
Sucursal
Orden de embarque o
nota de entrega,
Recibo de Mercancía con
la nomenclatura CPR
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO EN EL ALMACEN SUCURSAL No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
1 Conservación de Equipos y Herramientas del Almacén
1.1 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén deberá llevar el programa mensual de revisión para mantenimiento y conservación de los equipos, y herramientas e infraestructura del almacén.
Nota1: El programa de mantenimiento a Equipos de transporte deberá basarse en el programa de mantenimiento del fabricante. (Cuando aplique la administración de las unidades de transporte)).
Nota2: Para el mantenimiento a equipos y herramientas del almacén se deberá llenar el Check List de mantenimiento preventivo mensual y anexar evidencia fotográfica. Se deberá de enviar mensualmente los documentos de soporte al subgerente Regional de Inventarios para su validación y seguimiento.
Coordinador de
Suministros /
Jefe de Almacen
Subgerente Regional de Inventarios
Programa Mensual
Mantenimiento Almacen
Check List de mantenimiento
preventivo mensual
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
2 Ubicación de los Materiales en el Almacén
1 El Coordinador de suministros / Jefe de almacén determinará el tipo de acomodo que llevarán los productos, de acuerdo a las condiciones de seguridad, ambientales y buscando la optimización del espacio.
2.2 La distribución del almacén está realizada por Filas de Racks identificadas por letras. A cada Fila de Racks se le identifica considerando dos campos, el primero es Racks Consecutivo partiendo del frente del almacén hacia la parte de atrás; el segundo es el Nivel del Casillero en el Rack iniciando desde el nivel más próximo al piso hacia arriba. En el Layout del Almacén (A03) se deberá de esquematizar la distribución del almacén de la sucursal.
2.3 Almacenista ubicará y acomodará el material en los Racks de acuerdo a la ubicación asignada en el Sistema MAPS acorde al Árbol de Ubicaciones (A04).
Nota: Si el material es nuevo al catálogo de productos para stock de la sucursal, el Jefe de Almacen o responsable del área de entradas deberá capturar su ubicación en sistema MAPS. 2.4 Jefe de Almacen deberá realizar una revisión periódica de ubicaciones de 30 ítems cada 15 días. F03-P-INV-04 Registro Verificación de Ubicación
2.5 Si el material es pre-facturado, almacenista lo ubicará en zona de pre-facturado, mientras llegue el complemento o se facture.
2.6 Almacenista deberá de etiquetar las cajas de los materiales recibidos sin etiqueta de identificación, Ver Anexo 05: Ejemplo Etiqueta de Identificación del producto.
Coordinador de
suministros /
Jefe de Almacen
Almacenista
Jefe de
Almacen /
Responsable del área de
entradas
Anexo 03 Ejemplo
Layout del Almacén
Anexo 04
Árbol de Ubicaciones
F03-P-INV-04
Registro Verificación de
Ubicación
Anexo 05 Ejemplo
Etiqueta de Identificación del
producto
3 Acomodo del Material en Cajas para su Almacenamiento
3.1 Se acomodará el material suelto en cajas abiertas, las cuales serán asignadas para dicho modelo, en caso de que la cantidad recibida y la existencia suelta sea mayor que una caja cerrada, se procederá a completarla, dejando fuera solo la diferencia.
3.2 En caso de que se tenga que abrir una caja para completar el surtido, el resto se pasará a la caja que ya estaba abierta, si la misma ya presenta daños se reemplazará con la que esté incompleta; y en caso de que quede material suelto, se asignará caja nueva.
3.3 Las cajas vacías se desbaratarán y se enviarán al área del cartón.
Almacenista
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
4 Conservación de productos en el Almacen
4.1 Coordinador de suministros / Jefe de Almacén con el fin de garantizar que el proceso de almacenamiento y conservación de los productos sea el adecuado para mantener las características del producto de acuerdo a los requerimientos del cliente; deberá asignara un responsable por rack para mantener diariamente el orden, limpieza y acomodo del material almacenado.
4.2 El Almacenista deberá revisar diariamente el rack asignado en el horario establecido los siguientes puntos:
Que no haya más de 1 caja abierta por cada artículo (código).
Que todas las cajas cuenten con etiquetas de identificación.
Que no haya cajas aplastadas o dañadas en cuyo caso se deberán de cambiar. (Ver Anexo 06. Tabla de criterios para reemplazo de cajas)
Mantener el acomodo de cajas en racks
4.3 El Coordinador de Suministros / Jefe de almacén verificará semanalmente de manera aleatoria las condiciones requeridas y se documenta en el check list de Orden y Limpieza Almacén.
Coordinador de suministros
/ Jefe de
Almacén
Almacenista
Rol de trabajo Almacén
A06-P-INV-02
Tabla de criterios para reemplazo de
cajas
Check list de
Orden y limpieza
Almacen.
5 Verificaciones de las Condiciones del Material Almacenado
6.1 Si durante el proceso de manejo, almacenamiento o empaque del material o equipo sufre cualquier daño o deterioro, éste deberá ser identificado o separado de los demás, clasificándolo como No Conforme y siguiendo los lineamientos establecidos en el Procedimiento para Control de Producto No Conforme (P-SGC-04).
Coordinador de Suministros
/ Jefe de
Almacén
Anexo 02
F01-P-SGC-04
Formato de Producto No
Conforme
6 Exactitud del Inventario Reporte de Inventarios Cíclicos
7.1 Con el objeto validar que los saldos de inventarios en Sistema MAPS sean iguales a la existencia real en los almacenes de las sucursales, el Área Administrativa realizará conteos aleatorios físicos y lo verificará conforme al reporte de existencias emitido en el Sistema MAPS. Se llevará a cabo esta actividad acorde a lo especificado en la Instrucción de Trabajo Toma de Inventario Cíclico (IT-INV-02).
Administrador
IT-INV-02
Toma de Inventario
Cíclico
7 Revisión de artículos en antigüedad en Sucursal
8.1 Dar seguimiento por medio del Reporte Scorecard proporcionado de Matriz cada 15 días a los productos que tenga en el almacén con más de tres meses en stock y reportarlo a la fuerza de ventas para su promoción de venta.
Jefe de Almacen
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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P-I
NV
-04
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, INSPECCIÓN Y ENTRADA DEL MATERIAL ALMACEN SUCURSAL
ADMINISTRADORJEFE DE ALMACÉN/RESP. DE ENTRADAS/ALMACENISTAS
INICIO
Recepción de Material por Camión.
Inspección del Sello de Seguridad, y
cotejo con el numero de la Lista de
Embarque.
Inspección y conteo de las cajas acorde a
la Lista de Embarque.
En caso de que alguna de las cajas se
reciba en mal estado o no están
completas, se hará la observación en la
Lista de Embarque.
Finalizada la descarga, coloca nuevo sello
al camión, fotocopiar Lista de Embarque
y entrega original al chofer.
Recepción por Paquetería. Recibe
paquetería con guía de Paquetería
Verifica que las cajas sean la misma
cantidad que indica la guía y se firma de
conformidad.
Registra la entrada y observaciones en la
Bitácora de Entradas.
F01-P-INV-04
En caso de que alguna de las cajas se
reciba en mal estado; se recibirá el
paquete, se tomara evidencia fotográfica
y se notifica por correo electrónico a la
Subgerencia de Inventarios Matriz.
Inspección Visual del Material Recibido.
Validar estado Físico y documentación
A06 Matriz de
Inspección
Nota1: Los materiales recibidos
directo de proveedor,
importaciones y traspasos de
almacenes de las sucursales
deberán ser inspeccionados.
Terminada la inspección se deberá llenar
la bitácora de inspección
F02-P-INV-04
En los casos en que se detecten daños o
defectos en los materiales y no cumplan
con los requerimientos se identificarán
como Productos No Conforme y deberán
ser separados hasta determinar cuál será la
disposición a aplicar, debiéndose
identificar con etiqueta de color rojo y
ubicar el material en la zona de PNC
delimitada para ello.
Verificación de materiales Faltantes o
Sobrantes según lo especificado en
documentos de Entrada
En el caso de cajas cerradas de origen y
recibidas directas de Almacen Matriz, se
asumirá que éstas vendrán completas y en
caso de diferencia al momento del surtido se
reportará a
[email protected] del Material recibido por
Packing List. Escanea con el lector de
código de barras la etiqueta naranja que
viene colocada en las cajas recibidas,
validando las cantidades
Afectar el Packing List ingresando el
número de folio
Si el material está completo se cierra el
Packing List
En caso de materiales faltantes, el Jefe
de Almacén notifica vía correo
electrónico a la cuenta
mx para que le indique si cierra el
Packing List con diferencia o lo deja
abierto mientras envían la reposición.
En caso de recibir material sobrante se
notifica por correo electrónico se
reportará a
mx para el envío del folio
correspondiente.
Entrada por Traspasos. Recibe material e
identifica con el Folio de Traspaso que
envía la sucursal de procedencia.
¿Se recibe
completo?
Escanear el código del traspaso con el
lector, asignar ubicación y afectar en la
pistola
SI
Afectar folio en sistema y notificar el
faltante o sobrante ala sucursal.NO
Jefe de almacén notifica por correo
electrónico a Facturación cuando el
material recibido por traspaso llegue
incompleto para que no genere factura.
Entrada de Material directo del
Proveedor.
Registrar la información de embarque en
la Bitácora de Entradas.
Buscar OC en sistema e identificar claves
y cantidades a revisar
Entrega documentos al Administrador
para su costeo
F01-P-INV-04
Administración informa vía correo electrónico
al jefe de almacén e involucrados del área de
entradas que ya se realizó el costeo de la
factura y podrá generar el Recibo de Mercancía
con la nomenclatura NALF o CPR y número de
sucursal y consecutivo.Entrada de Material de importación
Recibir con el pedimento, y generar en el
sistema el reporte Importación Global de
Cuentas para verificar cantidades
Entrada de Material Consignado
Almacenista da ubicación a los materiales
con el lector de código de barras.
Jefe de Almacén o responsable de
entradas afecta en el Sistema MAPS la
entrada del material
FIN
VI. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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P-I
NV
-04
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO ALMACEN SURCURSAL
ADMINISTRADORALMACENISTAJEFE DE ALMACÉN/
COORDINADOR DE SUMINISTROS
INICIO
Conservación de Equipos y Herramientas
del Almacén Llevar programa mensual
para mantenimiento y conservación de
los equipos, herramientas e
infraestructura del almacén.
Nota1: El programa de mantenimiento a
Equipos de transporte deberá basarse en el
programa de mantenimiento del fabricante.
(Cuando aplique la administración de las
unidades de transporte)).
Nota2: Para el mantenimiento a equipos y
herramientas del almacén se deberá llenar el
Check List de mantenimiento preventivo
mensual y anexar evidencia fotográfica. Se
deberá de enviar mensualmente los
documentos de soporte al subgerente Regional
de Inventarios para su validación y
seguimiento.Ubicación de los materiales. Determinar el
tipo de acomodo que llevarán los productos,
La distribución del almacén está realizada por
Filas de Racks identificadas por letras
Ubicará y acomodará el material en los Racks
de acuerdo a la ubicación asignada en el
Sistema MAPS en el Árbol de Ubicaciones
Anexo 04
Nota: Si el material es nuevo al catálogo de
productos para stock de la sucursal, el Jefe
de Almacen o responsable del área de
entradas deberá capturar su ubicación en
sistema MAPS.
- Si el material es pre-facturado, almacenista
lo ubicará en zona de pre-facturado,
mientras llegue el complemento o se facture.
Realizar una revisión periódica de ubicaciones
de 30 ítems cada 15 días.
Etiquetar las cajas de los materiales recibidos
sin etiqueta de identificación
Anexo 05
Acomodo de material en cajas.
- Acomodar el material suelto en cajas abiertas,
en caso de que la cantidad recibida y la
existencia suelta sea mayor que una caja
cerrada, se procederá a completarla, dejando
fuera solo la diferencia.
- En caso de que se tenga que abrir una caja
para completar el surtido, el resto se pasará a la
caja que ya estaba abierta, si la misma ya
presenta daños se reemplazará con la que esté
incompleta; y en caso de que quede material
suelto, se asignará caja nueva.
-Las cajas vacías se desbaratarán y se enviarán
al área del cartón.
Conservación de productos en el Almacen
Asignar un responsable por rack para
mantener diariamente el orden, limpieza y
acomodo del material almacenado.
Revisar diariamente:
- No haya más de 1 caja abierta por cada
artículo.
- Que las cajas cuenten con etiquetas de
identificación.
Que no haya cajas aplastadas o dañadas
-Mantener acomodo de cajas.
A06-P-INV-02
Verificar semanalmente de manera aleatoria las
condiciones requeridas y se documenta en el
check list de Orden y Limpieza Almacén.
Verificaciones de las Condiciones del
Material Almacenado. Si durante el proceso de
manejo, almacenamiento o empaque del
material o equipo sufre cualquier daño o
deterioro, éste deberá ser identificado o
separado de los demás, clasificándolo como
No Conforme y siguiendo los lineamientos
establecidos en el Procedimiento para
Control de Producto No Conforme.
Exactitud del Inventario Reporte de
Inventarios Cíclicos
Realizar conteos aleatorios físicos y lo
verificará conforme al reporte de existencias
emitido en el Sistema MAPS
IT-INV-02
P-SGSC-04
Revisión de artículos en antigüedad en
Sucursal. Seguimiento por medio del Reporte
Scorecard cada 15 días a los productos que
tenga en el almacén con más de tres meses en
stock y reportarlo a la fuerza de ventas para su
promoción de venta.
FIN
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES EN SUCURSALES
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Código / (Cuando aplique) Nombre del documento
MC-SGC-01 Manual de Calidad.
P-INV-02 Procedimiento Gestión de Almacén Matriz.
P-INV-03 Procedimiento para Gestión de Pedidos en Sucursales.
P-INV-06 Procedimiento para Reclamaciones y Garantías de material
defectuoso.
IT-INV-05 Instrucción de trabajo Recibo de material con lector
P-SGC-04 Procedimiento Control de Producto No Conforme.
P-SGC-05 Procedimiento Control de Acciones Correctivas y Preventivas.
Documento externo Norma ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad — Requisitos.
Identificación (clave)
Nombre del Registro
Lugar de Almacenamiento
Responsable resguardo
Tiempo Retención
Disposición del Registro
SC Formato Lista de
Embarque
Carpetas: Copia en papel
Jefe de Almacén
1 Año Destruye
Externo Orden de Compra,
Remisión o Factura
Carpetas: Copia en papel
Jefe de Almacén
1 Año Destruye
Externo Pedimentos Carpetas: Copia
en papel Jefe de
Almacén 1 Año Destruye
Externo Orden de Embarque
o Nota de Entrega
Carpetas: Copia en papel
Jefe de Almacén
1 Año Destruye
SC Packing List Carpetas: Copia
en papel Jefe de
Almacén 1 Año Destruye
SC Traspasos Carpetas: Copia
en papel Jefe de
Almacén 1 Año Destruye
SC Recibo de Mercancía
NALF
Carpetas: Copia en papel
Jefe de Almacén
1 Año Destruye
SC Recibo de Mercancía
CPR
Carpetas: Copia en papel
Jefe de Almacén
1 Año Destruye
F01-P-SGC-04 Producto No
Conforme Almacén Electrónico
Jefe de Almacén
1 Año Respaldo
F01-P-INV-04 Bitácora de Entradas Carpetas: Copia
en papel Coordinador
de Suministros 1 Año Destruye
F02-P-INV-04
Bitácora de
Inspección de
Materiales
Carpetas: Copia en papel
Coordinador de Suministros
1 Año Destruye
F03-P-INV-04
Programa Mensual
Mantenimiento
Almacén Sucursal
Carpetas: Copia en papel
Coordinador de Suministros 1 Año Destruye
F04-P-INV-04
Registro de
Verificación de
Ubicaciones
Carpetas: Copia en papel
Coordinador de Suministros 1 Año Destruye
F05-P-INV-04 Check list de Orden y
Limpieza
Carpetas: Copia en papel
Coordinador de Suministros 1 Año Destruye
VII. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
VIII. CONTROL DE LOS REGISTROS
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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SC Reporte de Cíclicos Electrónico Subgerente de
Inventarios 1 Año Respaldo
F01-IT-INV-02
Evaluación del
Almacén Inventario
Cíclico Diario
Electrónico Subgerente de
Inventarios 1 Año Respaldo
SC Guía de Paquetería
Código / (Cuando aplique) Nombre del documento
F01-P-INV-04 Bitácora de Entradas
F02-P-INV-04 Bitácora de Inspección de Materiales
F03-P-INV-04 Programa Mensual Mantenimiento Almacén Sucursal
F04-P-INV-04 Registro de Verificación de Ubicaciones
F05-P-INV-04 Check list de Orden y Limpieza
A01-P-INV-04 Anexo Lista de Embarque.
A02-P-INV-04 Formato de Producto No Conforme (F01-P-SGC-04).
A03-P-INV-04 Anexo Layout del Almacén.
A04-P-INV-04 Anexo Reporte Árbol de Ubicaciones.
A05-P-INV-04 Anexo Ejemplo de Etiqueta de Identificación del producto.
A06-P-INV-04 Matriz de Inspección de Materiales.
IT-INV-01 Instrucción de Trabajo Carga y Descarga de Material.
IT-INV-02 Instrucción de Trabajo Toma de Inventario Cíclico.
F01-IT-INV-02 Formato Evaluación del Almacén Inventario Cíclico Diario
SECCIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS
No. de revisión
Fecha de actualización
Descripción del cambio
01 19/07/2010 Emisión Inicial del documento.
02 10/01/2011 Sección V. Actividad 3. Establecer actividades y responsables la verificación del material de contrato.
03 28/02/2011
Sección V. Actividad 2. Almacenamiento y Ubicación de los Materiales.- Punto 2.9 se definieron las actividades para la identificación del material que son piezas únicas o producto pequeño. Punto 2.6 se dio referencia al punto 4.- Etiquetado de
Identificación de la ubicación en racks.
04 23/01/20/13
Sección V. En todas las actividades de entradas se adiciona: Se le da acomodo
con el lector de código de barra para posteriormente afectarlo por sistema. Se elimina: Sección V. Punto 4.5 se elimina incluir en la etiqueta consumos promedios. Punto 7.6 Semanalmente se enviará Subgerente de Inventarios el
Reporte Bitácora de Facturas directas del proveedor (F01). 8.2 Se entrega la documentación con sello del almacén al Área Administrativa para
su envío a Matriz con el requerimiento de costeo. 9.6 Se genera el Reporte de Salida de Costeo Regional éste reporte indica a que sucursal se envía el material que se recibió. De las actividades de preservación de producto: 7.4 En caso de diferencia el Coordinador de Inventarios deberá enviar en
un plazo no mayor de 24 Horas su Plan de Acción Correctivo con su respectivo Análisis de Causa Raíz a la Subgerencia de Inventarios para que ésta pueda hacer
IX. ANEXOS Y FORMATOS
X. CONTROL DE CAMBIOS
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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los ajustes necesarios. Se modifica punto 7.5 Si el Coordinador de Inventarios no
envía su plan de acción correctivo y el análisis de causas de faltantes y sobrantes se levantará una Solicitud de Acción Correctiva / Preventiva y se analizará posible cargo a deudores de acuerdo al monto.
05 26/03/2013
1. Sección de Lineamientos III. Se elimina punto 3.2. La Gerencia de Calidad
debe revisar y actualizar el presente procedimiento acorde a las actividades y funciones que se lleven en los almacenes. Y se agrega el punto 3.4 El Coordinador de Inventarios / Jefe de Almacén deberá llevar el programa mensual de revisión para mantenimiento y conservación de los equipos y herramientas del almacén. El Equipo de transporte deberá basarse en el programa de
mantenimiento del fabricante; y para equipos y herramientas del almacén se deberá llenar el formato Check list de mantenimiento.
05 26/03/2013
2. Sección V. Desarrollo de Actividades. Actividad 3 Inspección del Material Recibido. Punto 3.3. se Agregó. Nota1: En el caso del calzado se verificará que el lote de fabricación no sea mayor a 6 meses; en dado caso que este resulte ser
menor será devuelto al almacén matriz o al proveedor según corresponda. O bien su aceptación con autorización del gerente de la sucursal. Nota2: En la inspección de los equipos de instrumentación se deberán revisar que las pruebas de funcionamiento y/o calibración tengan una vigencia no menor de 6 meses, en dado caso que este resulte ser mayor será devuelto al almacén matriz o al proveedor según corresponda. O bien su aceptación con autorización del
gerente de la sucursal. Nota3: En el caso de productos con fecha de caducidad se verificará que esta fecha de caducidad no sea mayor a 6 meses; en dado caso que este resulte ser
menor será devuelto al almacén matriz o al proveedor según corresponda. O bien su aceptación con autorización del gerente de la sucursal.
…. y Garantías de material defectuoso que ya fueron entregados al Cliente (P-INV-06) y se registra en la bitácora de anomalías. 3. Sección V. Desarrollo de Actividades. Actividad 4. Verificar Faltantes o Sobrantes del material recibido. Punto 4.2 En caso de cajas que son enviadas
directamente de Matriz Se escanea la etiqueta naranja de las cajas recibidas. Validando las cantidades arrojadas en los lectores de código de barra; se asigna ubicación en la pistola lectora y se acomoda en la ubicación indicada. Se modifica Nota: En el caso de cajas cerradas de origen, se asumirá que éstas vendrán
completas y en caso de diferencia al momento del surtido se reportará a [email protected]. 4. Sección V. Desarrollo de Actividades. Actividad 5.4 Y 5.5 se elimina enviar correo electrónico al subgerente de inventarios matriz, y se modifica enviar correo electrónico a la cuenta [email protected]. 5. Sección V. Desarrollo de Actividades. Actividad 7. Entrada del Material directo del Proveedor- 7.6 Almacenista le da ubicación con el lector de código de
barra y se afecta por Sistema MAPS. 6. Sección V. Desarrollo de Actividades. Actividad 8Entrada de Material de Importación directo del Proveedor. Punto 8.3 Almacenista le da acomodo con el
lector de código de barra para posteriormente afectarlo por sistema. 7. Sección V. Desarrollo de Actividades. Actividad 9. Entrada del Material Consignado directo del Proveedor. Punto 9.5 Almacenista le da acomodo con el
lector de código de barra y posteriormente se afecta en sistema MAPS. 8. Sección V. PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO. ACTIVIDAD 1. Manipulación de los materiales, conservación de equipos y herramientas del almacén Punto: 1.4 El Coordinador de Inventarios / Jefe de Almacén deberá llevar el programa mensual (F03-P-INV-04)) de revisión para mantenimiento y conservación de los
equipos y herramientas del almacén.
Nota1: El programa de mantenimiento a Equipos de transporte deberá basarse en el
programa de mantenimiento del fabricante. Nota2: Para el mantenimiento a equipos
y herramientas del almacén se deberá llenar el Check List de mantenimiento
preventivo mensual (F03-P-INV-04) y anexar evidencia fotográfica. Se deberá de
enviar mensualmente los documentos de soporte al subgerente Regional de
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES EN SUCURSALES
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Inventarios para su validación y seguimiento. Y Actividad 2. Almacenamiento y
Ubicación de los Materiales en el Almacen. Punto 2.1 La distribución del
inventario en el Almacén estará segmentada por familias o grupos de materiales.
06 04/04/2014
SE AGREGA: En la sección V. Desarrollo de Actividades, en el punto 3
Inspección del Material Recibido, en la actividad 3.2 se agrega el anexo 06 Matriz de
Inspección. Sección III. Punto 3.11 Cuando se trate de material con
especificaciones técnicas o físicas de contrato, se debe informar al área o
usuario que lo solicitó, para que se proceda a la inspección física del material.…
especificaciones técnicas que cumplen físicamente con lo solicitado en la Orden del
Cliente, los involucrados procederán a poner su firma de Vo.Bo. y conformidad con
el material recibido en los documentos de recepción. SE MODIFICA: En la Sección V. Desarrollo de Actividades, se modifica el punto 6.4 Jefe de almacén notifica por correo electrónico a Facturación la recepción del
material para el seguimiento oportuno de los folios colocados. En caso que no llegue completo se informa para que no se facture el material. En la Sección V. Desarrollo de Actividades, en el punto 7.1, se modifica la Nota: Si el material se recibe sin Factura, se notifica por correo electrónico al Área de Expeditación para que envíen copia de factura o remisión correspondiente. En la Sección V. Desarrollo de Actividades, se modifica el punto 8.1, Para el
material procedente del extranjero se notifica por correo electrónico a la Subgerencia de Inventarios Matriz las cantidades que se recibieron. Se anexará el Pedimento y el Número de Guía. SE ELIMINAN: En la sección V. Desarrollo de Actividades, en el punto 3 Inspección del Material
Recibido se eliminan las siguientes actividades: 3.3 La Inspección de Zapatos, Ropa, Señalamientos se realizara al 100% de los materiales, del resto se realizará de forma aleatoria.Nota1: En el caso del calzado se verificará que el lote de fabricación no sea mayor a 6 meses; no sea mayor a 12 meses en dado caso que este
resulte ser menor será devuelto al almacén matriz o al proveedor según corresponda. O bien su aceptación con autorización del Gerente de la sucursal. Nota2: En la inspección de los equipos de instrumentación se deberán revisar que las pruebas de funcionamiento y/o calibración tengan una vigencia no menor de 6 meses, en dado caso que este resulte ser mayor será devuelto al almacén matriz o al proveedor según corresponda. O bien su aceptación con autorización del gerente de la sucursal. Nota3: En el caso de productos con fecha de caducidad se verificará que esta fecha de caducidad no sea mayor a 6 meses; en dado caso
que este resulte ser menor será devuelto al almacén matriz o al proveedor según corresponda. O bien su aceptación con autorización del Gerente de la sucursal.
3.4 Cuando se trate de material con especificaciones técnicas o físicas de contrato, se debe informar al área o usuario que lo solicitó, para que se proceda a la
inspección física del material. Una vez inspeccionado el material de manera visual y al estar de acuerdo en las especificaciones técnicas que cumplen físicamente con lo solicitado, los involucrados procederán a poner su firma de Vo.Bo. Y conformidad con el material recibido en los documentos de recepción. En la sección V. Desarrollo de Actividades, se elimina el punto 8.2 La
Subgerencia de Inventarios Matriz notifica al Jefe de Almacén por correo electrónico que el material está costeado.
07 04/07/2014
SE AGREGA: En la sección V. Desarrollo de Actividades, en el punto 7 Entrada del Material directo del Proveedor, en la actividad 7.1 se agrega la nota 2: Jefe de
almacén deberá validar en la opción de Compras-Consulta Articulo OC que toda la mercancía recibida directo del proveedor… En la sección V. Desarrollo de Actividades, en el punto 2 Almacenamiento y Ubicación de los Materiales en el Almacén, en la actividad 2 se agrega el punto 2.4 Jefe de Almacen deberá realizar una revisión periódica de ubicaciones de 30
ítems cada 15 días.
PROCEDIMIENTOS
OPERATIVOS
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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES EN SUCURSALES
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08 22/10/2014
Se clarifica la redacción de la Nota en el Punto 2.4 de la siguiente manera: Nota: Si el material es nuevo al catálogo de productos para stock de la sucursal, el
Jefe de Almacen deberá identificar que vendedor lo pidió e informarle de su llegada y disponibilidad para su facturación. El Almacenista deberá asignarle Ubicación en Rack, Capturar su ubicación en sistema MAPS y generar su etiqueta de identificación de acuerdo al punto 4. Se agrega el punto 8:
Revisión de artículos en antigüedad en Sucursal. 8.1 Dar seguimiento por medio del Reporte Scorecard proporcionado de Matriz cada 15 días a los productos que tenga en el almacén con más de tres meses en stock y reportarlo a la fuerza de ventas para su facturación.
09 18/11/2014
1.-Se elimina las notas del punto 7.1: Nota 1: Si el material se recibe sin Factura, se captura en el sistema (lector código
de barras) la información del envío para que el área de expeditación envíe los documentos para hacer la recepción en sistema maps. Nota 2: Jefe de almacén deberá validar en la opción de Compras-Consulta Articulo
OC que toda la mercancía recibida directo del proveedor coincida con la orden de compra correspondiente a la sucursal, en caso de que no coincida deberá reportarlo a Expeditacion. 2.- Se cambia la redacción del punto 7.2 quedando de la siguiente manera: “Se
registra la información de embarque en Guía de Paquetería (F02). Se busca orden de compra en sistema para identificar claves y cantidades a revisar (véase IT-INV-05)” 3.- Se elimina el punto 9.2 donde establece: “El Almacenista realizan el conteo
físico y si no está completo, informa al Jefe de almacén para que envíe correo electrónico a la Subgerencia de Inventarios Matriz, y se anexa copia de la orden de embarque o nota de entrega 4.- Se elimina la frase del punto 9.3 donde dice: “Si el material está completo” 5.- Se agrega como documento de referencia la IT-INV-05 Instrucción de trabajo
Recibo de material con lector
10 20/07/2015
SE MODIFICA LO SIGUIENTE: Sección III. Disposiciones Generales, Punto 3.3 El Coordinador de
suministros / Jefe de Almacén deberá asegurarse de que se cuente con las herramientas, etc. Punto 3.6 El Jefe de Almacén / Jefe de Entradas deberá
realizar junto con el personal a su cargo la carga y descarga…etc. para la adecuada localización y manejo de materiales.
Sección V. Desarrollo de Actividades, Actividad 2 Recepción de Material por Paquetería Punto 2.3 Se registra la entrada en la; Bitácora de
Entradas en caso de tener observaciones se registran. Sección V. Desarrollo de Actividades, Actividad 3 Inspección del
Material Recibido Punto 3.2 La inspección deberá de realizarse de manera visual,…, tomando en cuenta los criterios definidos en Matriz de inspección (A06). Punto 3.3 3.3 Al terminar la inspección de los materiales se deberá llenar la bitácora de inspección (F02) donde se registra la información de los productos inspeccionados.
Sección V. Desarrollo de Actividades, Actividad 4 Verificar Faltantes o Sobrantes de Materiales según lo especificado en documentos de Entrada Punto 4.1 Se contarán los materiales recibidos para validar que las cantidades coincidan con documentos de entrada. Nota: En el caso de
cajas cerradas de origen y recibidas directas de Almacen Matriz, se asumirá que éstas vendrán completas y en caso de diferencia al momento del surtido se reportará a [email protected].
Sección V. Desarrollo de Actividades, Actividad 7 Entrada del Material Directo del Proveedor Punto 7.2 Se registra la información de embarque en
la Bitácora de Entradas (F01). Sección V. Desarrollo de Actividades, Actividad 7 Entrada del Material
Directo del Proveedor, Punto 7.5 Administración informa vía correo electrónico al jefe de almacén e involucrados del área de entradas que ya
se realizó el costeo de la factura y podrá generar el Recibo de Mercancía
PROCEDIMIENTOS
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(Cont.) 20-07-2015
con la nomenclatura NALF- y número de sucursal y consecutivo. Sección V. Desarrollo de Actividades, Actividad 8 Entrada de Material
de Importación Punto 8.1 Para el material procedente de importación se
recibe con el pedimento, y se genera en el sistema el reporte Importación Global de Cuentas para verificar cantidades y No. de parte que ampara al pedimento.
Sección V. Desarrollo de Actividades, PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO EN EL ALMACEN SUCURSAL Actividad 2 Ubicación y Acomodo de los materiales en el Almacen Punto 2.3 Nota: Si el material es nuevo al catálogo de
productos para stock de la sucursal, el Jefe de Almacen o Responsable del área de entradas deberá capturar su ubicación en sistema MAPS. Punto 2.6 Almacenista deberá de etiquetar las cajas de los materiales recibidos sin etiqueta de identificación, - Ver Anexo 5: Ejemplo Etiqueta de Identificación del producto. Sección V. Desarrollo de Actividades, PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO
EN EL ALMACEN SUCURSAL Actividad 3 Acomodo del Material en Cajas para su Almacenamiento Punto 3.2 En caso de que se tenga que
abrir una caja para completar el surtido, el resto se pasará a la caja que ya estaba abierta, si la misma ya presenta daños se reemplazará con la que esté incompleta; y en caso de que quede material suelto se asignará caja nueva.
Sección V. Desarrollo de Actividades, PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO EN EL ALMACEN SUCURSAL Actividad 4 Conservación de productos en el Almacen Punto 4.3 El Coordinador de Inventarios / Jefe de almacén
verificará semanalmente de manera aleatoria las condiciones requeridas y se documenta en el check list de Orden y Limpieza Almacén.
Sección V. Desarrollo de Actividades, PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO EN EL ALMACEN SUCURSAL Actividad 8 Revisión de artículos en antigüedad en Sucursal Punto 8.1 Dar seguimiento por medio del Reporte
Scorecard proporcionado de Matriz cada 15 días a los productos que tenga en el almacén con más de tres meses en stock y reportarlo a la fuerza de ventas para su promoción de venta.
SE AGREGA LO SIGUIENTE: Sección III. Disposiciones Generales, Punto 3.10 Los materiales recibidos
directo de proveedor, importaciones y traspasos de almacenes de las sucursales deberán ser inspeccionados acorde a lo definido en este procedimiento. Materiales recibidos por Almacen Matriz no se inspeccionaran.
Sección V. Desarrollo de Actividades, Actividad 3 Inspección del Material Recibido Punto 3.2 Nota1: Los materiales recibidos directo de
proveedor, importaciones y traspasos de almacenes de las sucursales deberán ser inspeccionados. Nota 2: Todo material recibido por Almacen Matriz no se inspeccionara.
Sección V. Desarrollo de Actividades, Actividad 9 Entrada del Material Consignado Directo del Proveedor Punto 9.3 Administración informa vía
correo electrónico al jefe de almacén e involucrados del área de entradas que ya se realizó el costeo y podrá generar el Recibo de Mercancía con la nomenclatura CPR y número de sucursal y consecutivo.
SE ELIMINA LO SIGUIENTE: Sección III. Disposiciones Generales, Punto 3.11 Cuando se trate de
material con especificaciones técnicas o físicas de contrato, se debe informar al área o usuario que lo solicitó, para que se proceda a la inspección física del material. Una vez inspeccionado el material de manera visual y al estar de acuerdo en las especificaciones técnicas que cumplen físicamente con lo solicitado en la Orden del Cliente, los involucrados procederán a poner su firma de Vo.Bo. y conformidad con el material recibido en los documentos de recepción.
PROCEDIMIENTOS
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(Cont.) 20-07-2015
Sección IV Definiciones, Bitácora de Anomalías: Reporte que se llena
por parte de las diferentes áreas de almacén para ir registrando las desviaciones de los diferentes procesos y el cual sirve para identificar las áreas de oportunidad y mejora.
Sección V. Desarrollo de Actividades, Actividad 5 Entrada del Material recibido por Packing List en Sistema MAPS y Punto 6 Entrada del Material recibido por Traspasos Nota: Estas desviaciones se deberán de registrar en la bitácora de anomalías.
Sección V. Desarrollo de Actividades, Actividad 7 Entrada del Material
Directo del Proveedor, Punto 7.3 Las desviaciones deben registrarse en la bitácora de anomalías.
Sección V. Desarrollo de Actividades, PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO EN EL ALMACEN SUCURSAL Actividad 1 Conservación de Equipos y Herramientas del Almacén Punto 1.1 Almacenista deberá de colocar los
materiales recibidos de deberán de colocar en el área de entrada para su acomodo en el área correspondiente. Nota: Los productos y equipos que
requieran ser manipulados a través de las zonas del Almacén a las áreas asignadas al almacenamiento o a la salida de estos, deben ser manejados cuidadosamente utilizando las herramientas y el equipo adecuado tales como: Patines industriales, diablitos, escaleras, tarimas, portaflejes, Flejadoras metálicas. Acorde a lo especificado en la Instrucción de Trabajo de seguridad “Carga y Descarga de Material” (IT-INV-01). Punto 1.2
Almacenista durante la manipulación o traslado de productos, es importante observar y respetar las instrucciones precautorias indicadas en los empaques y cajas, así mismo procurando evitar daños o deterioros en los materiales.
Sección V. Desarrollo de Actividades, PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO EN EL ALMACEN SUCURSAL Actividad 2 Ubicación y Acomodo de los materiales en el Almacen Punto 2.1 La distribución del inventario en el
Almacén estará segmentada por familias o grupos de materiales. Punto 2.6 Si el material es volumen, Jefe de Almacen determinará cantidades estimada de consumo para asignar espacio suficiente. 2.7 Si el material es pieza única o producto pequeño, Almacenista deberá de almacenar en contenedores plásticos, las etiquetas deben de ser colocadas en el contenedor y en el rack al nivel del producto.
Sección V. Desarrollo de Actividades, PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO EN EL ALMACEN SUCURSAL Actividad 3 Acomodo del Material en Cajas para su Almacenamiento, Punto 3.1 Almacenista deberá revisar que
las cajas recibidas estén en buen estado, si están muy dañadas se cambian antes de almacenarlas. Punto 3.2 Las cajas recién recibidas se colocarán de izquierda a derecha, en la parte de atrás o abajo, para dar rotación. Punto 3.4 Si se recibe o se tiene material menor al empaque mínimo (Docenas, Decenas, Veintenas, etc.), éste deberá colocarse cruzado al resto del material suelto que este con empaques mínimos completos para poder identificarlo fácilmente y evitar que se abra otro paquete, para agilizar el surtimiento y el conteo cíclico.
Sección V. Desarrollo de Actividades, PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO EN EL ALMACEN SUCURSAL Actividad 4 Etiquetado de Identificación de la Ubicación en Racks Punto 4.1 Para cada material que vaya a ser
almacenado ya sea de nuevo ingreso o uso común y no cuente con la etiqueta de ubicación en el Rack deberá seguir lo siguiente:
Punto 4.2 Jefe de Almacen genera la etiqueta con base a la ubicación asignada en el árbol de ubicaciones en el Sistema MAPS….. Punto 4.3 Almacenista deberá colocar la Etiqueta de ubicación (F02) va colocada en el Rack y deberá estar siempre visible. Nota: Las etiquetas tendrán 2 colores para su fácil identificación visual: Verde: Materiales de Alta Rotación o en Contrato. Blanca: Materiales de Baja Rotación o Stock. Nota: Las etiquetas
deberán contener como mínimo lo siguiente información: Código de Barras, Clave Vallen, Descripción del material, Unidad de Medida Localización 1, - 3
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Se modifica los siguientes puntos
III DISPOSICIONES GENERALES… punto 3.10 antes decía: “Los materiales
recibidos directo de proveedor, importaciones y traspasos de almacenes de las
sucursales deberán ser inspeccionados acorde a lo definido en este
procedimiento. Materiales recibidos por Almacen Matriz no se inspeccionaran”…
ahora dice: “TODOS los materiales recibidos en el almacen de la sucursal deberán
ser inspeccionados acorde a lo definido en este procedimiento”
V. DESARROLLO DE ACTIVIDADES… punto 3.2 Nota 1 antes decía: “Los
materiales recibidos directo de proveedor, importaciones y traspasos de almacenes de las sucursales deberán ser inspeccionados”… ahora dice: “TODOS los
materiales recibidos en el almacen de la sucursal deberán ser inspeccionados sin excepción alguna”
Se elimina lo siguiente:
V. DESARROLLO DE ACTIVIDADES… punto 3.2 Nota 2: Todo material recibido por Almacen Matriz no se inspeccionara.