Procedimiento Autorizar nuevas fechas de evaluaciones ...

Tipo de Norma: Procedimiento Nombre: Autorizar nuevas fechas de evaluaciones presenciales

de la MAD Código: VMA PR 007 2016 VOl

~ Vicerrectora de

oV

~~ Proponente Dra. Rosario de Rivas Modalidad Abierta y 15/07/2016 e a Distancia \

¿_ 1 [ 1~ ) lng. Carmen Agila Mejora Continua 15/07/2016 1-!al-

1 NV Elaboración

Analista de v

~ lng. Carina Jaramillo Procesos/Gerencia 15/07/2016 de Procesos

~

1

Abogada

~ ~~~~D Revisión Ab. Cristina Luzuriaga Procuraduría 21/07/2016 Jurídica Universitaria "=)-~

Aprobación Dr. José Barbosa

Rector 22/07 L.2filfi -/K Corbacho - r---... ~-

........... \

Manifestación de conformidad

Para la revisión y aprobación de este Proceso, han manifestado su conformidad con el texto del mismo así como de los anexos que lo conforman, las personas abajo firmantes:

Nombre

Mgtr. Luis Moneada

Cargo

Director de Calidad y

Centros Universitarios

Vicerrectorado MAD

Fecha

' 22/07/20,16

/ _. ) ¡J i/ . '

\ \ .

Firma

RECIBIDO SECRETARIA GfNF.fiAl UTPL.

Loja, 2 9 JUL 2016 •

¡~ r.: 1 Y.IP..L EVALUACIONES PRESENCIALES

Autorizar nuevas fechas de evaluaciones presenciales de la MAD

1 OBJETIVO

Código: VMA_PR_007 _2016_V01_

de Fecha a robación

22/07/2016

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Gestionar las solicitudes para nuevas fechas de las evaluaciones presenciales de los estudiantes de la Modalidad Abierta y a Distancia que por motivo de caso fortuito o fuerza mayor y/o eventos especiales, no fue posible presentarse en las fechas establecidas en el calendario académico.

2 ALCANCE

El presente documento está dirigido para los estudiantes de grado, posgrado, competencias específicas e inglés, Validación de Conocimientos y Examen Complexivo.

El procedimiento comprende la recepción de la solicitud, la validación de condiciones, el pago del arancel según corresponda, la verificación de la documentación, la autorización del trámite y finalmente el envío a los diferentes actores para conocimiento, generación de evaluaciones y preparación de la logística.

3 TERMINOLOGÍA, DEFINICIÓN Y SÍMBOLOS

Caso fortuito o fuerza mayor: Se llama caso fortuito o fuerza mayor, el imprevisto a que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario público, etc.

STA: Sistema de Trámites académicos.

IESS: Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

MSP: Ministerio de Salud Pública.

CF: Caso Fortuito.

FM: Fuerza Mayor.

EE: Eventos Especiales.

Proponente Dra. Rosario de Revisión Cristina Aprobación Dr. José Barbosa Rivas Juríd ica Luzuriaga Corbacho

Vicerrectora de la Abogada Cargo Rector Cargo

MAD Cargo Procuraduría Universitaria

~· I UIP.~ 4 DESCRIPCIÓN.

EVALUACIONES PRESENCIALES


Código: VMA_PR_OO? _2016_V01_

Fecha aorobación

Página

de 22/07/2016

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Proponente Dra. Rosario de Revisión Cristina

Rivas Jurídica Luzuriaga

Vicerrectora de la Abogada

Cargo MAD

Cargo Procuraduría Universitaria

Aprobación

Cargo

'A ll.Revis<ir trámites de su

zona Tr~m~eno J" procede 12Rochazar trbmite y

adjuntar rtsolución

Dr. José Barbosa Corbacho

Rector

autorizaciones

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(Si

: ~ :1 UT.P.L EVALUACIONES PRESENCIALES


Código: VMA_PR_007 _2016_V01_

22/07/2016 Fecha a robación

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5 ANEXOS

Anexo 1: Lineamientos para nueva fecha de evaluaciones presenciales, modalidad a distancia.

a. El estudiante podrá solicitar una nueva fecha de evaluaciones presenciales por:

1. Caso fortuito o fuerza mayor: los documentos habilitantes para autorizar este trámite se encuentran en el anexo 2.

2. Eventos especiales: los documentos habilitantes para autorizar este trámite se encuentran en el anexo 2, más el pago del derecho correspondiente.

b. El valor del derecho es el 1 O% del valor de la matricula ordinaria, según el artículo 1 O del Reglamento Interno para Regulación de Aranceles de Matricula y Derechos, los casos fortuitos o fuerza mayor no tienen costo alguno.

c. La fecha establecida para presentar la solicitud, es hasta 5 días laborables después de las fechas calendarizadas para cada uno de los eventos de las evaluaciones presenciales.

d. No se aceptan casos de semestres o eventos anteriores a las fechas establecidas.

e. Los estudiantes de Grado, Postgrado, Competencias Especificas e Inglés que soliciten una nueva fecha para evaluaciones presenciales deben acogerse a lo siguiente:

1. Solicitud por las evaluaciones del primer parcial/semestre: El estudiante debe rendir las primeras y segundas evaluaciones en fechas calendarizadas para las segundas evaluaciones.

2. Solicitud por las evaluaciones del segundo parcial/semestre: El estudiante debe rendir las segundas evaluaciones 15 días laborables después de las fechas calendarizadas para el evento de evaluación del segundo parcial.

Debe acudir a rendir las evaluaciones presenciales en los centros según corresponda su zona: Quito, Guayaquil, Cuenca y Laja, en el horario y fecha establecidos por la UTPL.

3. Solicitud por la evaluación final: El estudiante deberá rendir las evaluaciones finales 15 días laborables después de las fechas calendarizadas para el evento de la evaluación final.

Debe acudir a rendir las evaluaciones presenciales en los centros según corresponda su zona: Quito, Guayaquil, Cuenca y Laja, en el horario y fecha establecidos por la UTPL.

f. Los estudiantes de Examen de Validación de Conocimientos y Examen Complexivo que soliciten una nueva fecha para las evaluaciones presenciales deberán acogerse a las fechas de evaluaciones planificadas según las convocatorias.

Proponente Dra. Rosario de Revisión Cristina Aprobación Dr. José Barbosa Rivas Jurídica Luzuriaga Corbacho


MAD Cargo Procuraduría Universitaria


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Código: VMA_PR_007_2016_V01_

22/07/2016 Fecha a robación

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Procedimiento: Autorizar nuevas fechas de evaluaciones presenciales de la MAD.

# Actividad Responsable de Descripción actividad

Se debe informar al estudiante que la solicitud de nuevas fechas se recepta únicamente por caso fortuito o fuerza

Informar condiciones Agente de SSEE de la mayor y/o eventos especiales y que debe 2. y requisitos sede y/o centros cumplir con lo siguiente:

universitarios 1. Lineamientos establecidos por la MAD (Anexo 1). 2. Presentar documentación habilitante (Anexo 2).

Con los documentos presentados validar Verificar Agente de SSEE de la que el documento habilitante por caso

4. documentación sede y/o centros fortuito o fuerza mayor y/o eventos habilitante universitarios especiales sean los dispuesto por la

UTPL (Anexo 2).

Agente de SSEE de la En los casos especiales que consten en 6. Prefacturar derecho sede y/o centros el catálogo (anexo 2), se debe

universitarios prefacturar, antes de registrar el trámite.

Registrar trámite Agente de SSEE de la En el sistema de trámites académicos adjuntar solicitud +

9. documentación sede y/o centros ingresar el trámite adjuntando la

habilitante ' universitarios documentación.

Responsable de Realizar una nueva verificación para

11. Revisar trámites de

autorizar nueva fecha comprobar que las solicitudes cumplan

su zona con los lineamientos establecidos por la por zona. MAD.

Autorizado el trámite, debe comunicar al estudiante, remitiendo obligatoriamente

Agente de SSEE de la información sobre:

Comunicar al 16. estudiante sede y/o centros

1. Nueva fecha de evaluación. universitarios 2. Lugar y hora de evaluación. 3. Cond iciones de evaluación.

Enviar el reporte a los siguientes departamentos:

1. Vicerrectorado de la MAD; Centro

Responsable de de Evaluaciones; Posgrados y

15. Enviar cuadro de

autorizar nueva fecha Unidad Operativa de Cursos de

autorizaciones Formación, para conocimiento y por zona. generación de evaluaciones. 2. Dirección de Operaciones-Área de

Planificación, para logística de aulas y docentes.

Proponente Dra. Rosario de Revisión Cristina Aprobación Dr. José Barbosa

Rivas Jurídica Luzuriaga Corbacho

Vicerrectora de la Abogada Cargo Rector

Cargo MAD Cargo Procuraduría Universitaria

Proponente

Cargo

~. / UI~L EVALUACIONES PRESENCIALES Código: VMA_PR_OO? _2016_ V01_

CFoFM

CFo FM

CF o FM

CF o FM

CF o FM


Fecha aorobación

Página

Embarazo riesgoso embarazada.

Enfermedad, condición Cuando produzca una incapacidad durante las médica, cl ínica, quirúrgica fechas de las evaluaciones presenciales. u hospitalización

Cuando se ha detectado una enfermedad Enfermedad Terminal terminal.

Cuando produzca una incapacidad durante las Cirugía , post operatorios. fechas de las evaluaciones presenciales.

Que el evento sea de dominio público, o que sea Eventos o fenómenos evidenciable y notorio de forma pública. naturales, paro o huelga

Dra. Rosario de Revisión Cristina Aprobación Dr. José Barbosa Rivas Jurídica Luzuriaga Corbacho


MAD Cargo Procurad u ría

Universitaria

de 22/07/2016

6 de 12

avalado por eiiESS o MSP, Certificado médico del Hospital UTPL.

- Certificado médico avalado por eiiESS o MSP, Certificado médico del Hospital UTPL.



- Documentación de evidencia emitida por una institución del estado o de ayuda o auxilio. (MIES, Gestión de Riesgos, MSP Gobernación, Municipios, Consejos Provinciales, Cruz Roja)

- Noticias emitidas por medios de comunicación escritos.

1

1

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.. , :: j UTPL EVALUACIONES PRESENCIALES Código: VMA_PR_007 _2016_ V01 _

\ J~l ... ....... ..;.) 't.-:• .- t ...... ~_ ... Autorizar nuevas fechas de evaluaciones

presenciales de la MAD

Fecha aorobación

Página

Anexo 2: Catálogo de casos fortuitos o fuerza mayor y/o eventos especiales.

TIPO DE DESCRIPCION CASO TIEMPO 1 CARACTERISTICAS CASO

Cuando el cambio se produjo durante _las fechas Cambio de centro de de las evaluaciones presenciales.

CF o FM rehabilitación

Aplica cuando la privación ocurrió durante las CFoFM Privados de la libertad fechas de las evaluaciones presenciales.

Familiares hasta el 2do grado de consanguinidad CF o FM Fallecimiento de cónyuge o (padres o abuelos; e hijos o nietos) ; y 1er grado

familiares de afinidad (suegros, hijastros).

Cuando produzca una incapacidad que no le CFo FM Accidente/ Accidente del permita asistir a las evaluaciones.

cónyuge o familiares Que la incapacidad ocurra de forma posterior; inmediata; y como resultado del accidente. Que la incapacidad se presente durante las fechas de las evaluaciones presenciales. Aplica para cónyuge y familiares hasta el 1 er grado de consanguinidad (padres o hijos) o afinidad (suegros, hijastros).

Aplica únicamente para la estudiante

Proponente Dra. Rosario de Revis ión Cristina Aprobación Dr. José Barbosa



Cargo MAD


de 22/07/2016

S de 12

DOCUMENT ACION (*)

- Boleta de traslado.

- · Boleta de detención.

- Copia del acta de defunción .

- Documento que demuestre la relación .


. .

- Certificado médico

c2

Proponente

Cargo

~, IU.I~L EVALUACIONES PRESENCIALES Código: VMA_PR_007 _2016_V01_

CFo FM

CF o FM

CFoFM

EE


Fecha aorobación

Página

Robo

Disposiciones obligatorias de orden laboral y servicio público que implica movilización del lugar de estudio.

Aplica cuando el robo se realiza durante las · -fechas de las evaluaciones, relacionado a materiales didácticos o dispositivos que los conten_gan. Aplica para la policía nacional , fuerza aérea o · -naval, militares, bomberos y religiosos. En los casos que por su labor no pueden cumplir su actividad académica. Aplica cuando la movilización o actividad se realizó durante las fechas de las evaluaciones.

Por inconsistencias generadas en procesos 1 nconsistencias procesos UTPL

en 1 académicos, administrativos u operativos de la UTPL.

Aplica cuando el evento se realiza durante las Jornada Laboral , 1 fechas de las evaluaciones. Capacitaciones, Cursos, Seminarios, talleres

Aplica cuando el evento se realiza durante las

de 22/07/2016

7 de 12

Denuncia en la fiscalía.

Documento de la institución que certifique la situación que imposibilitó cumplir con la actividad académica.

Documento donde se exponga la inconsistencia generada, mismo debe estar con firma y sello de la coordinación del centro universitario y con la aprobación del jefe inmediato. Documento de la institución que certifique la situación que imposibilitó cumplir con la actividad académica. Sello de la institución.

fechas de las evaluaciones. EE

1 1 1 ---

Competencias Deportivas Docume.~ n Deportiva 1 Federac1o . todela u

1 correspondiente. ~

Dra. Rosario de Revisión Cristina Aprobación Dr. José Barbosa Rivas Jurídica Luzuriaga Corbacho


MAD Cargo Procuraduría

Universitaria

Proponente

Cargo

.~ .. :~ J UTPL '~.1( ... . ~;..,.,; ~........,~ ..... ~~ .'\ .......



Código: VMA_PR_007 _2016_ V01_

Fecha aprobación

Página

de 22/07/2016

8 de 12

Aplica cuando el evento se realiza durante las - Copia de los boletos de EE Viaje al extranjero fechas de las evaluaciones. avión a nombre del

estudiante.

•se debe adjuntar la solicitud de forma obligatoria más toda la documentación habilitante.

Dra . Rosario de Revisión Cristina Aprobación Dr. José Barbosa Rivas Jurídica Luzuriaga Corbacho



Universitaria

(9y .

~~ IUIP.b EVALUACIONES PRESENCIALES Código: VMA_PR_007 _2016_V01_


Fecha a robación

Página

Anexo 4: Formato de solicitud de nuevas fechas de evaluaciones presenciales.

de 22/07/2016

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Ciudad: ----------' Fecha:-----------

SOLICITUD DE NUEVA FECHA DE EVALUACIONES PRESENCIALES - MAD

Nombres: __________________ _ Cedula: _____________ _

Apellidos: __________________ _ Correo electrónico personal: ______ _

Titulación/Programa: ______________ _ Centro Universitario: _________ _

Período Académico: ______________ _

Solicito comedidamente una nueva fecha para rendir las evaluaciones presenciales correspondientes a: (Seleccione la opción).

Evento Académico: 1er Parcial O

Nivel: Grado D

Cursos de Formación

Competencias específicas 1er Parcial O Inglés 1 ra.oportunidad O

2do Parcial O

Posgrado D

2do Parcial O 2da.oportunidad O

Final O

3ra.oportunidad D

Examen Complexivo (parte escrita) O Validación de Conocimientos D

COMPONENTES ACADÉMICOS

Motivo de la solicitud: ....... .. ...... . ... .. . ......... .. ... . .. .......... .. . .. ... . .. . ...... .. .............................. .. .... . . .. . .. ........ .. ..... .... .. .. .. ..

Para constancia de lo solicitado, adjunto la siguiente documentación: .. .... ...... ...... .. .......... .. .. .... .... .. ........ .. ...... .. ........ .. ... ... ..

CONSIDERACIONES GENERALES 1. Todos los casos que ingresan serán analizados de acuerdo a la solicitud y justificativos presentados por el estudiante. 2. Para los casos considerados como eventos especiales se deberá realizar la cancelación del derecho correspondiente. 3. La autorización y pago de nueva fecha de evaluaciones aplicará únicamente para la fecha que se determine en la

autorización. No se autorizará recepción de evaluaciones en otras fechas distintas a las establecidas en el calendario. 4. Los casos que sean aceptados, no necesariamente se brindará prórroga para evaluarse en el centro de matricula, la

UTPL definirá fecha, horario y lugar de evaluación. 5. No se aceptan solicitudes para nuevas fechas de evaluaciones de semestres o eventos anteriores. ~J 6 s· d t t · t 1 d t · · r á 1 t bl ·d 1 r · n ¿ 1 se e ec a mcons1s enc1a en a ocumen ac1on, se apucar o es a ec1 o en a norma 1va 1ns 1 uc1ona .




Cargo MAD Cargo Procuraduría

Universitaria

EVALUACIONES PRESENCIALES Código: VMA_PR_007 _2016_ V01_

Fecha de Autorizar nuevas fechas de evaluaciones

presenciales de la MAD a robación

22/07/2016

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Anexo 3: Responsables de autorizar el trámite de nueva fecha de evaluaciones presenciales por zona.

Grado, Posgrado, Competencias Específicas e inglés

Zona loja Sede, Zona Sur v Zona Costa Insular, Zona Sierra Norte v centro sur centros internacionales Centro v Norte Centro

Mercedes Jiménez Ruth Aguilar Mireya Medina Verónica Galarza Guayaquil, Machala, Quito y subcentros, Centenario, Durán, Ambato,

Laja, Cariamanga, Samborondón, Milagro, Daule, Latacunga,

Cuenca, Macas, Zamora, Saraguro, Santa Cruz, Salinas, San Guaranda,

Gualaceo, Paute, Celica, Alamar, Macará, Cristóbal, Santa Rosa, La Riobamba, Tena,

Santa Isabel, Zaruma, Piñas, Troncal, Vinces, Santuario de Puyo, Machachi 1

Azogues , Limón Gualaquiza, Zumba, · Olón, La !sabela, Huaquillas, Alausí, El Chaco, Catacocha, Portovelo, Pasaje, Portoviejo, Manta, !barra, Cayambe, lndanza, Sevilra de Balsas, Guaysimi, Bahía de Caráquez, Chane, Otavalo, Tulcán,

Oro, Cañar, . Méndez, Sucúa.

Guadalupe, Yanzatza y Pedernales, Calceta, Santo San Gabriel, Coca, Centros Internaciones. Domingo, Quevedo, San Joya de los

Lorenzo, San Miguel de los Sachas, Nueva Bancos, Esmeraldas, La Laja y Shushufind i. Concordia y Quinindé.

Examen Complexivo y Validación de Conocimientos

Examen Complexivo Validación de Conocimientos

Miriam Guachizaca Mariana Eras

Todos los centros Todos los centros



Vicerrectora de la Abogada Cargo Rector Cargo MAD Cargo Procuraduría

Universitaria

1 Dependencia: 1



Firma:-----------

Proponente Dra. Rosario de Revisión Cristina

Rivas Jurídica Luzuriaga

Vicerrectora de la Abogada

Cargo MAD



Fecha a robación

de 22/07/2016

Página 12 de 12

Aprobación Dr. José Barbosa Corbacho

Cargo Rector

~~ .'. 1 UIP.~ EVALUACIONES.PRESENCIALES


Finna: -----------

Anexo 5: Formato para resolución


Fecha a robación

de 22/07/2016

Página 11 de 12

CONTESTACIÓN A LA SOLICITUD DE NUEVA FECHA DE EVALUACIONES PRESENCIALES - MAD

Oficio Nro. __ _

Ciudad:----------·· Fecha:-----------1. DATOS DEL SOLICITANTE

Nombres: __ ___,----------- Apellidos: _____________ _

Titulación/Programa: _________ _ Período Académico : __________ _

Centro Universitario: _________ _

Motivo Solicitud:

de Caso fortuito o fuerza mayor O Eventos Especiales D

Evento Académico: 1 er Parcial o 2do Parcial o Final o 1 ra.oportunidad D 2da.oportunidad o 3ra.oportunidad o

NIVEL CURSOS DE OTROS FORMACIÓN

COMPONENTES EXM. VALlO. GRADO POSGRADO CCE INGLES COM. CON.

2 -RESOLUCIÓN DE LA SOLICITUD DATOS DE NUEVA FECHA DE EVALUACIÓN

D Fecha: APROBADA:

Lugar:

Hora

NEGADA: O ]-Mo-tivo_: ______________________ ~

DATOS DEL RESPONSABLE DEL ANÁLISIS Nombre:

Cargo:





Universitaria

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