EL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

Diagnóstico organizacional

Se puede definir al diagnóstico como un proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.

En el diagnóstico se examinan y mejoran los sistemas y prácticas de la comunicación interna y externa de una organización en todos sus niveles y también las producciones comunicacionales de una organización

Para tal efecto se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o niveles específicos entre los que se van a aplicar.

El diagnóstico no es un fin en sí mismo, sino que es el primer paso esencial para

perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la organización.

Condiciones para realizarlo

Para poder llevar a cabo con éxito un diagnóstico organizacional se deben

cumplir algunos requisitos básicos:

1. Antes de iniciar el proceso de diagnóstico es indispensable contar con la intención de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (término usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo directamente interesado en que se lleve a cabo una transformación en el sistema y con la suficiente autoridad para promoverla). Es decir, que esté dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnóstico.

2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la obtención de información y no entorpecer el proceso de diagnóstico.

3. El consultor manejará la información que se obtenga del proceso en forma absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la información.

4. También debe proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del diagnóstico a las fuentes de las que se obtuvo la información.

5. El éxito o fracaso del diagnóstico depende en gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor

Perspectivas del diagnóstico organizacional

El diagnóstico organizacional se divide en

dos perspectivas principales, una funcional y

otra cultural, cada una con sus propios

objetivos, métodos y técnicas.

Son complementarias entre sí y dan origen

a dos tipos de diagnóstico:Diagnóstico funcionalDiagnóstico cultural

Diagnóstico funcional

El diagnóstico funcional (su nombre debido a una perspectiva funcionalista) examina principalmente las estructuras formales e informales de la comunicación, las prácticas de la comunicación que tienen que ver con la producción, la satisfacción del personal, el mantenimiento de la organización, y la innovación

Usa un proceso de diagnóstico en el cual el auditor asume la responsabilidad casi total del diseño y la conducción del mismo (objetivos, métodos y la interpretación de los resultados).

Objetivos del diagnóstico funcional

Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicación y los diferentes canales de comunicación.

Evaluar los sistemas y procesos de comunicación a nivel interpersonal, grupal, departamental, e interdepartamental.

Evaluar los sistemas y procesos de la comunicación externa de la organización, entidades públicas y privadas con las cuales existe interdependencia.

Evaluar el papel, la eficiencia y la necesidad de la tecnología de la comunicación organizacional.

Evaluar el impacto que tienen los procesos de comunicación en la satisfacción en el trabajo, en la productividad, en el compromiso y el trabajo en equipo.

Métodos y técnicas

Dentro de la perspectiva funcionalista los métodos más usados son la entrevista, el cuestionario, el análisis de las redes de comunicación, la entrevista grupal, el análisis de experiencias críticas de comunicación, y el análisis de la difusión de mensajes.

Diagnóstico cultural

El diagnóstico cultural es una sucesión de acciones cuya finalidad es descubrir los valores y principios básicos de una organización, el grado en que éstos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el comportamiento organizacional.

Objetivos desde la perspectiva interpretivista

Evaluar el papel de la comunicación en la creación, mantenimiento y desarrollo de la cultura de una organización.

Evaluar el contenido de las producciones comunicacionales y el significado que tiene para sus miembros, tales como conversaciones, ritos, mitos, filosofía y valores.

Entender la vida organizacional y el papel de la comunicación desde la perspectiva de los miembros de la organización.

Categorías de análisis del diagnóstico cultural

Los valores y principios básicos de una organización pueden determinarse a través de los campos en que se manifiestan, por lo que mientras más manifestaciones culturales se analicen, más rico y acertado resultará el diagnóstico.

Las manifestaciones conceptuales y simbólicas están constituidas por las siguientes categorías y elementos:

Espirituales: Ideología / filosofía, símbolos, mitos e historia. Conductuales: Lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y

formas de interacción. Estructurales: Políticas y procedimientos, normas, sistemas de

status internos, estructura del poder. Materiales: Tecnología, instalaciones, mobiliario y equipo

Métodos y Técnicas

El proceso del diagnóstico cultural se apoya en ciertas herramientas. En cuanto a su aplicación, básicamente podemos hablar de dos enfoques: el cualitativo y el cuantitativo.

Con el primero se busca la medición precisa de ciertas variables establecidas de antemano y su posterior comparación, el segundo depende más de la agudeza de la percepción del investigador al analizar los datos.

Técnicas cualitativas aplicables:

Observación. Entrevistas individuales. Análisis de documentos.Discusión en grupos pequeños. Dramatización. Técnicas proyectivas. 

Técnicas cuantitativas aplicables:Encuesta. 

Diagnóstico

Comunitario

Trabajo Social de Comunidad

El trabajo social concibe a la comunidad como una “agrupación organizada de personas que se perciben como una unidad social cuyos miembros participan de algún, rasgo, interés, elemento, objetivo o función común, con conciencia de pertenencia, situación en una determinada área geográfica en la cual la pluralidad de personas interacciona más intensamente entre sí que en otro contexto…”

El trabajo social de comunidad puede ser considerado como un proceso de organización y desarrollo comunitario o como una técnica social que contribuye al desarrollo de dicho proceso.

Como técnica social tiene como propósito el contribuir a la promoción del hombre a la movilización de recursos humanos e institucionales mediante la participación activa y democrática de la población, en el estudio, planeamiento y ejecución de

programas comunitarios.

Trabajo Social de Comunidad

La metodología de trabajo social de comunidad es un conjunto de prácticas sistemáticas cuyos procedimientos al ser aplicados, se traducen en acciones mediante las cuales se modifica o transforma algún aspecto de la realidad. Se apoya en el conocimiento científico de lo social y en los marcos teóricos –interpretativos de las ciencias sociales.

Actúa fundamentalmente a nivel psicosocial, mediante un proceso educativo que desarrolla potencialidades, habilidades y destrezas en individuos, grupos y comunidades, con el fin de contribuir al mejoramiento de sus condiciones de vida.

Trabajo Social de Comunidad

Se plantea lograr a través de la participación comunitaria; desarrollar procesos de cooperación para el cumplimiento de las metas fijadas y reducir las resistencias al cambio, tanto de los individuos como de las comunidades.

El trabajo social comunitario contribuye a crear las condiciones previas para que la comunidad asuma el rol protagónico en el abordaje de los problemas que le conciernen.

El desarrollo de la comunidad a través de este método constituye un proceso complementario e integrado a un proceso más amplio de desarrollo económico y social

Atiende aspectos intangibles y no mensurables del desarrollo como son las motivaciones, hábitos, actitudes sistemas de valores, al mismo tiempo que a través de proyectos específicos, expresa la acción a nivel local y aumento a la capacidad para resolver problemas y deseo e interés por participar de los grupos locales.

Esquema básico de acción propuesto por la metodología de trabajo Comunitario:

  Investigación preliminar (aproximación a la problemática y problemas

vividos por la comunidad) Diagnóstico premilitar; ( captación de situaciones problemas más evidentes

que permiten una acción inmediata. Planificación de las acciones preliminares. Ejecución del plan preliminar (para abordar los problemas más urgentes y

evidentes). Evaluación preliminar (de carácter continuo). Investigación general, por realizarse mientras se ejecuta el plan preliminar. Diagnóstico general. Planificación general. Ejecución del plan general. Evaluación general y Sistematización

Diagnóstico

Conforme a la metodología propuesta, es posible distinguir dos tipos de diagnóstico:

El diagnóstico preliminar (primera aproximación a la situación-problema).

El diagnóstico resultante de un estudio sistemático.

El diagnóstico comprende las siguientes tareas

Sistematización de la información y datos sobre la situación problema (epidemiológicos, bio-demográficos, económicos, socioculturales).

Establecimiento de la naturaleza y magnitud de las necesidades y problemas.

Jerarquización de los problemas en función de criterios políticos, técnicos y en función de las prioridades de la comunidad ( necesidades sentidas).

Reconocimiento de los factores relevantes, fuerzas en conflicto, facilitadores para alcanzar los objetivos:

Determinación de recursos e instrumentos disponibles.

Procedimientos para el diagnóstico

Observación (participante, no participante) Entrevistas (individuales y grupales; formales e

informales). Las entrevistas pueden realizarse a miembros de la comunidad, lideres naturales, representantes de organizaciones sociales, instituciones, otros;

Revisión de documentación secundaria Lectura de mapas Encuesta Focus Group

Una investigación general puede abarcar los siguientes aspectos:

  Localización, Marco histórico; Estructuras físicas ( morfología, geología, clima, estructura neoeconómica); Infraestructura y equipamiento; Estructura y movimiento de población ( volumen, densidad, distribución por

sexo y edad, estado civil, población rural y urbana, económicamente activa y no activa, distribución por sectores económicos, origen y composición étnica, movimiento de la población, natalidad, mortalidad, morbilidad, migración, tasa crecimiento, esperanza de vida)

Niveles de vida (sanitario, habitacional, educacional); Nivel de organización social; Estratificación social; Instituciones, organizaciones sociales, gobierno local.

Aspectos a considerar en el diagnóstico

Ubicación: determinar la ubicación con respecto no solo su geografía, sino distribución interna de los equipamientos, distancia de los centros de trabajo, de los centros de toma de decisiones, como se reconoce la ubicación no es solo por calles o sectores, sino sobre todo por reconocimiento de las personas. La ubicación no es decir, calle tanto o población tanto, es determinar donde se ubica dentro de un plano geográfico y conceptual, como se identifican ellos y como los identifican los otros.

Aspectos a considerar en el diagnóstico

Descripción General:

La descripción general de un diagnóstico es un elemento importante, no es solo decir cuanta población, que problemas se aprecian, etc. Es sobre todo reconstruir procesos de asentamiento, de relaciones sociales, de organización, la descripción general debe ser al mismo tiempo una descripción pertinente, es decir, debe dar cuanta de forma “general”, amplia, de la realidad pasada y presente. Al tiempo presentar todos los aspectos que se tocaran en apartados posteriores sin llegar a agotarlos. La descripción general debe contener todo dato que parece relevante y que debe considerarse posteriormente en un apartado especial.

Aspectos a considerar en el diagnóstico

Datos de Población: aquí es donde se incorporan los datos respecto al número de personas, familias, grupos etáreos, nivel educacional, distribución por sexo, numero de viviendas, actividad económica predominante, y otros datos interesantes tales como etnicidad, religión

Aspectos a considerar en el diagnóstico

Equipamiento:

Hacer una breve reseña del equipamiento con que cuenta el espacio y la población diagnosticada, esta reseña se basa en reconocer la existencia, la importancia para las personas, así como ls necesidades que se cubren con este equipamiento. No solo es enumerar sino considerar el acceso a los servicios que prestan, a que sector esta orientado y como se incorpora dentro de la dinámica social. Importante también es reconocer el sentido de pertenencia que este equipamiento tiene en la población, el compromiso con su función.

Aspectos a considerar en el diagnóstico

Accesibilidad:

Hace referencia a las vías de acceso al espacio diagnosticado y también, sino como es posible acceder a contactos. La accesibilidad debe ser entendida como la posibilidad de llegar a las fuentes de información, acceder a las organizaciones, es la forma en que se es recibido e integrado o no dentro del espacio o colectivo. La vinculación lograda durante el diagnóstico es clave para el trabajo posterior.

Aspectos a considerar en el diagnóstico

Aspectos Económicos:

Permiten establecer las actividades económicas en que se desempeña la población. Los aspectos económicos no solo hacen referencia al trabajo remunerado en si, sino que además a las estrategias de subsistencia y la existencia de redes internas de redistribución, reciprocidad y mercado, entendidas estas categorías como elementos constituyentes de la vida económica de las personas. Estas categorías nos permiten entender la configuración interna de los grupos y colectivos, permite comprender la toma de decisiones en determinadas circunstancias.

Aspectos a considerar en el diagnóstico

Aspectos Religiosos: este es uno de los aspectos menos considerados a la hora de realizar un diagnóstico, pero sin lugar a dudas es muy relevante. El trabajo en terreno, como experiencia práctica, nos enseña que este aspecto es importante dado que configura la vida de las personas de forma integra, la vivencia de la religiosidad de los colectivos y personas, determina o al menos dirige la toma de decisiones y las conductas de estas.

Aspectos a considerar en el diagnóstico

Las religión es un aspecto cultural que tiende a mantener las antiguas estructuras y funciones de la sociedad y la cultura, es uno de los aspectos que más se rehúsa a cambiar, pero al mismo tiempo, una vez que los cambios culturales son asumidos desde la religión es precisamente esta la que con mayor fuerza los impulsa y hasta en cierta forma los impone en las personas sobre las cuales tiene influencia.

La religión y los aspectos religiosos influyen sobre, sino todos, casi todos los aspectos de la vida de las personas, educación, salud, trabajo, relaciones sociales, familiares...

Aspectos a considerar en el diagnóstico

Aspectos Culturales: como aspecto general la cultura determina las acciones y las pautas de conducta de las personas, sin embargo, hablar de aspectos culturales, supone acceder a un mundo simbólico que se hace patente en las acciones cotidianas, en las relaciones, en los aspectos económicos, etc. La cultura en sentido genérico podemos definirla como un conjunto ordenado (relativo) de aspectos y pautas sociales de convivencia que permiten aun individuo desempeñarse y adaptarse a un contexto, una historia y unas relaciones. La cultura es un espectro muy amplio para el diagnóstico, de ahí que hay que estudiarlo en profundidad.

Aspectos a considerar en el diagnóstico

Organización social y liderazgo.

La organización estructurada y reconocida legalmente no necesariamente debe ser el foco de interés de un diagnóstico, debe dar cuenta de ella, pero lo central será descubrir cuáles son los procesos de tomas de decisiones y los círculos de influencia dentro del espacio diagnosticado, esto permitirá conocer el conjunto de las orgánicas y no solo su cara visible que muchas veces responde a orgánicas ocultas pero no por ello menos formales.

Aspectos a considerar en el diagnóstico

Aspectos del Entorno: la construcción del entorno por parte de las personas tiene como componentes, el entorno simbólico, conceptual, relacional, social, entre otros. Ahora bien en un diagnóstico debemos abocarnos a verificar cada uno de estos sub-aspectos del entorno, pareciera irrelevante pero no lo es.

El entorno es construido y como tal esta constituido por lo que cada grupo hace de él, los elementos simbólico  son relevantes en la medida que la “idea” de una futura intervención puede abordar este aspecto, lo simbólico se manifiesta y es por ello por lo cual debemos abocarnos a ello.

Aspectos a considerar en el diagnóstico

Los sentidos de pertenencia, de identidad y de uso tienen elementos simbólicos, una sede comunitaria, un sector, una actividad esta cargado de ellos. El entorno conceptual hace referencia a como se habla y a como se entienden y que se entiende por los conceptos  comunes de uso

Cada elemento constituyente del entorno no permite acercarnos a la realidad global y dar cuenta de ella.