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ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA

Programa Institucional de Teletrabajo

Documento para uso interno del Archivo Nacional 22/08/2016

PERFIL DEL PROGRAMA

DE TELETRABAJO

MEDIANTE DECRETO EJECUTIVO

39225-MP-MTSS-MICITT PUBLICADO EN LA GACETA 204 DEL 21 DE OCTUBRE DEL 2015

SE ESTABLECE LA APLICACIÓN DEL TELETRABAJO EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS

CARMEN CAMPOS RAMÍREZ GUISELLE MORA DURÁN

MELINA LEAL RUIZ ADOLFO MORALES LORÍA

RODRIGO GONZÁLEZ GARCÍA MAURICIO LÓPEZ ELIZONDO

Comisión Auxiliar De Teletrabajo

Agosto, 2016

Archivo Nacional de Costa Rica Perfil del Programa de teletrabajo

Comisión Auxiliar de Teletrabajo Página 1 de 25

Contenido

1- Resumen Ejecutivo 2

2- Descripción del Programa 5

2.1 Generalidades del programa _________________________________________________________ 5

2.2 Justificación _______________________________________________________________________ 5

2.3 Beneficios esperados _______________________________________________________________ 6

2.4 Enmarque estratégico _______________________________________________________________ 7

2.5 Objetivos del Programa de Teletrabajo _________________________________________________ 8 2.5.1 Objetivo General _________________________________________________________________________ 8 2.5.2 Objetivos Específicos ______________________________________________________________________ 9

2.6 Alcance del Programa de Teletrabajo __________________________________________________ 9

2.7 Instrumentos y criterios: ___________________________________________________________ 10

2.8 Exclusiones: ______________________________________________________________________ 10

3- Organización del Programa 11

3.1 Equipo, roles y responsabilidades ____________________________________________________ 11

3.2 Roles y responsabilidades de las instancias involucradas __________________________________ 11 3.2.1 Jerarca (Dirección General) _______________________________________________________________ 11 3.2.2 Comisión Auxiliar de Teletrabajo ___________________________________________________________ 12 3.2.3 Departamento Tecnologías de Información __________________________________________________ 12 3.2.4 Oficina Auxiliar de Gestión Institucional de Recursos Humanos __________________________________ 13 3.2.5 Unidad de Planificación Institucional _______________________________________________________ 13 3.2.6 Unidad Asesoría Jurídica __________________________________________________________________ 14 3.2.7 Jefaturas _______________________________________________________________________________ 14 3.2.8 Teletrabajadores (as) ____________________________________________________________________ 14

4- Cronograma y Presupuesto 16

4.1 Cronograma ______________________________________________________________________ 16

4.2 Presupuesto _____________________________________________________________________ 21

5- Manejo del Cambio y Administración de la Comunicación 22

6- Factores de Éxito 22

7- Herramientas de Control 24

7.1 Informes ________________________________________________________________________ 24

7.2 Actas de sesiones de trabajo ________________________________________________________ 24



1- Resumen Ejecutivo

En el Plan Estratégico del Archivo Nacional para el periodo 2014-2018 se han establecido un

conjunto de objetivos y metas que tienden a su modernización y mejora continua así como el

mejoramiento de su eficiencia interna, con el fin de cumplir con las funciones y competencias

que le establece la normativa vigente, en particular la Ley 7202 del Sistema Nacional de

Archivos y su reglamento.

En este contexto, la puesta en práctica de sistemas, procesos y procedimientos modernos para

realizar el trabajo, apoyados en el uso de las tecnologías de la información, se convierten en un

eje estratégico junto con otras acciones complementarias, que permiten a la institución lograr

los objetivos que se ha trazado. Estos elementos de la dinámica administrativa además de su

aplicación, control y evaluación en las instancias que los llevan a cabo, son también analizados

muy rigurosamente y con una selección de los procedimientos más estratégicos en los

procesos de autoevaluación del sistema de control interno y de valoración del riesgo, que ha

venido realizando la institución de manera sistemática e ininterrumpida desde el año 2003, una

vez promulgada la Ley General de Control Interno.

Una de las modalidades que ha venido promoviendo el Gobierno de la República en las

instituciones públicas es el Teletrabajo, razón por la cual se promulga el Decreto Ejecutivo

39225-MP-MTSS-MICITT del 21 de octubre del 2015, con el fin de definir las pautas, los

objetivos, las estrategias de aplicación y las instancias responsables para su aplicación en el

ámbito público. Por su parte, el Ministerio de Cultura y Juventud, emite el Decreto Ejecutivo

39178-C del 5 de octubre del 2015, por medio del cual crea las denominadas Comisiones

Auxiliares de Teletrabajo e igualmente reglamenta su aplicación en el citado ministerio y sus

órganos desconcentrados.

Aunado a la normativa antes indicada y con el liderazgo de la Comisión Nacional del Programa

de Teletrabajo adscrito al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, se ha iniciado un

acompañamiento técnico para crear las condiciones que permitan determinar la viabilidad de

implementación de esta modalidad de trabajo. Se pretende que con la implementación del

programa de Teletrabajo se logren mejoras tangibles en la productividad, así como en el uso de



los recursos tecnológicos, la reducción de costos y el mejor equilibrio entre la vida personal y

laboral de los trabajadores.

En el caso del Archivo Nacional, mediante el oficio DG-871-2015 del 10 de diciembre de 2015,

la señora Virginia Chacón Arias, Directora General, comunica la integración oficial de la

Comisión Auxiliar de Teletrabajo, de conformidad con lo estipulado en el artículo 13 del Decreto

Ejecutivo 39178-C antes mencionado, comisión que realizó su primera sesión el 19 de enero de

2016, en la cual se define un plan de trabajo inicial y se acuerda sesionar todos los terceros

días martes de cada mes. Por recomendación de la Auditoria Interna, la comisión gestiona la

apertura del libro de actas, en el cual actualmente se formalizan las actas que aprueba, así

como se lleva un expediente de los asuntos tratados en cada una de las sesiones realizadas.

Como es de esperar, en las primeras sesiones de esta comisión, sus miembros se interesan

por conocer y estudiar la normativa vigente que rige la aplicación de este programa, así como

al estudio de documentos orientadores facilitados por la Comisión Nacional del programa. Uno

de estos documentos es justamente el que se presenta, denominado “Perfil del programa de

teletrabajo en el Archivo Nacional”.

Igualmente se establece la coordinación con la Comisión Institucional de Teletrabajo del

Ministerio de Cultura y Juventud, a la cual se encuentra adscrita, instancia que también ha

puesto a la disposición un conjunto de documentos e instrumentos que permitirán avanzar más

rápidamente en las primeras etapas de implementación del programa, según la Guía de

Implementación facilitada por la citada comisión nacional.

El programa abarcará a todas las áreas y puestos de trabajo de la institución que cumplan con

los requisitos y normativa que regula la aplicación del Teletrabajo, para lo cual se realizarán los

estudios correspondientes. En ese sentido, conforme se dispongan de las condiciones

adecuadas se irán incorporando los diferentes puestos al programa, según cronograma de

trabajo propuesto y de acuerdo con los recursos que la institución tenga disponibles.

Como se ha dicho, para coordinar todos los aspectos relacionados con el Teletrabajo en el

Archivo Nacional se ha conformado una Comisión Auxiliar de Teletrabajo, encargada de

planificar, coordinar y evaluar los diferentes aspectos de esta práctica laboral en la institución,



de conformidad con el Decreto Ejecutivo 39178-C que reglamenta el citado programa en el

Ministerio de Cultura y Juventud y sus órganos desconcentrados.



2- Descripción del Programa

2.1 Generalidades del programa

El Programa de Teletrabajo se enmarca dentro de las acciones estratégicas de modernización

del Archivo Nacional. Tiene como finalidad incorporar nuevos paradigmas en la gestión del

trabajo, que a partir del uso intensivo de las tecnologías de la información, permita alcanzar

altos niveles de calidad en el servicio a las personas usuarias, mayor eficiencia en el uso de los

recursos, reducción de costos operativos y fortalecimiento de una cultura acorde con los

nuevos desafíos que plantea el entorno organizacional.

Este enfoque busca impulsar una perspectiva moderna de ejecutar el trabajo y promover un

desarrollo del talento humano, basado en la gestión del talento de las personas, su

conocimiento para brindar servicios con la mejor calidad, oportunidad y bajo costo, basado en

el uso óptimo de las tecnologías de la información y comunicación.

Dentro de los aspectos que se abordan con este enfoque, sobresale lo relacionado con la

modernización de la gestión basada en las TIC como: la simplificación de trámites, el acceso a

servicios y a la información en línea, la gestión basada en resultados, la optimización del

espacio físico, el mejor uso del hardware y software disponibles, la reducción de costos

operativos, así como un estilo de liderazgo orientado a mejorar la eficiencia organizacional

basada en las tecnologías digitales.

En razón de lo anterior, el teletrabajo se visualiza como una estrategia más que aporta a la

modernización de la gestión, convirtiéndose en una alternativa que permite generar beneficios

organizacionales, sociales y ambientales.

2.2 Justificación

Los retos que enfrenta el Archivo Nacional y las demandas que impone la sociedad actual,

sobre todo en materia de eficiencia en la prestación de los servicios y de acceso a la

información, requieren o hacen muy conveniente, analizar la incorporación de esquemas



modernos de trabajo que promuevan una mayor productividad, la reducción de costos, la

agilidad en la capacidad de respuesta y un ambiente laboral de alto desempeño. De ahí que la

aplicación de políticas adecuadas para orientar y apoyar el desarrollo de prácticas laborales

modernas que promuevan el alto desempeño de sus funcionarios, como es el teletrabajo,

resulta de crucial importancia para alcanzar los objetivos que se ha trazado la institución.

Por esa razón, la puesta en práctica del Programa de Teletrabajo, viene a constituir un

elemento más de las acciones de modernización emprendidas en diferentes campos y que en

su conjunto buscan mejorar la oportunidad y calidad de los servicios que se brindan a los

ciudadanos.

Por otra parte, su implementación resulta de acatamiento obligatorio de acuerdo con lo que

establece el artículo 8 del Decreto Ejecutivo 39225, en el tanto se cumplan los requisitos y las

condiciones técnicas. La referida norma dispone:

"Artículo 8º—Condiciones para la implementación de la modalidad del

teletrabajo: El presente decreto es de aplicación obligatoria para las instituciones

del sector público en las que por su naturaleza sea posible la aplicación del

teletrabajo, corresponderá a sus jerarcas desarrollar programas de teletrabajo en el

contexto de su estrategia de modernización de la gestión..."

2.3 Beneficios esperados

A continuación se enlistan los principales beneficios que se esperan obtener con la aplicación

del Programa de Teletrabajo, tomando en cuenta la experiencia que al respecto ha acumulado

la Comisión Nacional del Programa:

Para la Institución:

a- Impulso y alineamiento con las acciones de modernización de la gestión institucional.

b- Mejor uso de las tecnologías disponibles.

c- Reducción de gastos operativos.

d- Mejor aprovechamiento del espacio físico.



e- Promover una cultura organizacional de trabajo por objetivos y resultados.

Para el trabajador:

a- Aumento en el rendimiento o desempeño.

b- Aumento en el grado de independencia sobre el trabajo que realiza.

c- Disminución de costos y tiempo por desplazamientos.

d- Mejora en la conciliación de la vida personal y laboral.

e- Aumento en las posibilidades de desarrollo personal.

f- Promover una mayor satisfacción laboral de los trabajadores.

g- Independencia del lugar de residencia, si fuera este el lugar para realizar el teletrabajo, con

respecto del lugar de trabajo (movilidad y acceso según la Ley 7600).

Para el ciudadano/país:

a- Contribuir con el descongestionamiento vial.

b- Disminución del consumo de combustibles.

c- Reducción de la contaminación ambiental.

d- Reducción en tiempos de respuesta en los trámites.

e- Facilitar la inclusión social de grupos vulnerables.

2.4 Enmarque estratégico

El Archivo Nacional tiene un marco estratégico de gestión sobre el cual basa su accionar y la

evaluación de sus resultados. En esta orientación estratégica, el aporte del Teletrabajo se

establece sobre los lineamientos filosóficos y objetivos específicos de la institución.

El Archivo Nacional de Costa Rica es una institución adscrita al Ministerio de Cultura y

Juventud. En el cumplimiento de sus competencias conferidas fundamentalmente en la Ley

7202 del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento, cumple tres misiones de la mayor

trascendencia para el país. Una primera misión como órgano rector del Sistema Nacional de

Archivos, lo que le permite dictar políticas, lineamientos y directrices, para la debida

administración de los archivos que integran el Sistema. Una segunda misión, relacionada con la



conservación, protección y facilitación del patrimonio documental de la Nación, seguido de una

tercera responsabilidad, referente a contribuir con el control del ejercicio del notariado en Costa

Rica.

Congruente con lo anterior, a continuación se presentan la misión y visión vigentes en el nivel

institucional:

MISIÓN:

El Archivo Nacional es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y

Juventud, que reúne, organiza, conserva, facilita y divulga el patrimonio

documental de la Nación, a todos los habitantes de Costa Rica, para acrecentar

la identidad nacional; promueve el desarrollo archivístico de las instituciones para

una administración más transparente y eficiente, y coadyuva en el control del

ejercicio Notarial.

VISIÓN:

El Archivo Nacional de Costa Rica, ejercerá plenamente su rol de rector del

Sistema Nacional de Archivos y ofrecerá al habitante costarricense, nuevos y

mejores servicios, acrecentando el patrimonio con nuevos fondos y colecciones,

mediante el rescate, organización, conservación, facilitación y divulgación. Estos

retos los asumirá mediante el mejoramiento de su infraestructura física,

tecnológica, un marco legal mejorado adaptado a las necesidades actuales y un

recurso humano altamente calificado, comprometido con la eficiencia,

transparencia y orientada al cliente.

2.5 Objetivos del Programa de Teletrabajo

2.5.1 Objetivo General

Promover las acciones de modernización institucional, incrementar el rendimiento y la

productividad del personal, reducir gastos operativos, proteger el medio ambiente,



favorecer la conciliación de la vida personal, familiar y laboral de los trabajadores,

mediante la utilización de las tecnologías de la información y la comunicación.

2.5.2 Objetivos Específicos

1. Apoyar las acciones de modernización del trabajo basado en el uso de las tecnologías

digitales.

2. Aumentar la productividad y calidad en el servicio por medio del Teletrabajo.

3. Promover la simplificación de trámites y automatización de procesos que contribuyen

a la implementación del trabajo basado en las tecnologías digitales.

4. Desarrollar las competencias en los funcionarios para facilitar la aplicación del

teletrabajo.

5. Implementar acciones que permitan generar un cambio cultural hacia la

modernización del trabajo basado en el uso de las tecnologías digitales.

6. A nivel país, reducir el consumo de combustibles, contribuyendo con la generación de

una cultura de responsabilidad ambiental.

2.6 Alcance del Programa de Teletrabajo

El Programa de Teletrabajo abarcará en su análisis y viabilidad de implementación, todas las

unidades, áreas y puestos del Archivo Nacional que cumplan con los requisitos y normativa que

regula esta práctica laboral en la institución. Su implementación se recomendará que se haga

de manera gradual en el tiempo y en la organización, conforme se dispongan de las

condiciones idóneas para su aplicación y los recursos requeridos, incluyendo los recursos

tecnológicos.



2.7 Instrumentos y criterios:

Para la implementación del programa es necesario la aprobación del presente perfil, así como

la elaboración y aprobación de otros documentos e instrumentos requeridos:

1. Guía para aplicar el Teletrabajo, elaborada por el Ministerio de Cultura y

Juventud, a partir de la guía propuesta por la Comisión Nacional del Programa.

2. Directrices para regular la aplicación del Teletrabajo, por elaborar a partir de la

propuesta de la Comisión Nacional del Programa.

3. Definición de áreas y puestos teletrabajables, por medio de instrumentos

elaborados por el Ministerio de Cultura y Juventud y adaptados a las necesidades

del Archivo Nacional.

4. Criterios para evaluar el ingreso de los funcionarios al programa de teletrabajo,

herramientas de medición de la productividad y de satisfacción laboral.

2.8 Exclusiones:

Quedarán excluidos de participar en el Programa de Teletrabajo aquellos funcionarios con

puestos que por su naturaleza no son teletrabajables, así como los que no obtengan resultados

favorables en las pruebas sicológicas de ingreso, o bien que no reúnan los requisitos

establecidos en la normativa que regula la aplicación del Programa de Teletrabajo.



3- Organización del Programa

3.1 Equipo, roles y responsabilidades

La Comisión Auxiliar del Programa de Teletrabajo en el Archivo Nacional, está conformada por

las siguientes personas:

Nombre Área de Trabajo N° Teléfono Correo

Guiselle Mora Durán Asesoría Jurídica 2283-1400

Ext. 249 [email protected]

Melina Leal Ruiz Planificación

Institucional

2283-1400

Ext. 238 planificació[email protected]

Adolfo Morales Loria Recursos Humanos 2283-1400


Rodrigo González García Tecnologías de

Información

2283-1400


Mauricio López Elizondo Archivo Notarial

Secretario,

2283-1400


Carmen Campos Ramírez Subdirección General

Presidenta,

2283-1400


3.2 Roles y responsabilidades de las instancias involucradas

De acuerdo con la normativa que regula el Teletrabajo de la institución, en particular el decreto

emitido por el Ministerio de Cultura y Juventud en el que se regula su implementación, se

definen los roles y responsabilidades de las diferentes instancias que participan del programa.

A continuación se presenta un resumen de los aspectos más relevantes sobre esta materia:

3.2.1 Jerarca (Dirección General)

1. Autorizar la implementación del programa.

2. Aprobar los recursos necesarios para su desarrollo.

mailto:[email protected]

mailto:planificació[email protected]







3. Conocimiento y análisis de los avances que tenga el programa, según

cronograma de actividades establecido.

4. Aprobación de los informes de evaluación del programa.

5. Supervisar y evaluar la labor que realiza la Comisión Auxiliar de Teletrabajo.

3.2.2 Comisión Auxiliar de Teletrabajo

1. Asesorar al jerarca en el diseño, implementación y desarrollo del Programa

Institucional de Teletrabajo.

2. Asesorar a las áreas administrativas en el mejoramiento de los procesos para

determinar y desarrollar actividades teletrabajables.

3. Apoyar al área de Recursos Humanos en la puesta en práctica y

administración del Programa Institucional de Teletrabajo.

4. Coordinar la alineación estratégica del Programa de Teletrabajo con la

estrategia institucional, así como el seguimiento y control de los programas y

actividades relacionadas.

5. Apoyar a las jefaturas en la identificación de las áreas y puestos

teletrabajables, elaborando los instrumentos y definiendo la metodología para

su aplicación.

6. Elaborar los informes de gestión solicitados por el Equipo de la Coordinación

Nacional de Teletrabajo y remitirlos por medio de la Comisión Institucional de

Teletrabajo del Ministerio de Cultura y Juventud.

3.2.3 Departamento Tecnologías de Información

1. Planificar, coordinar y aplicar el uso de herramientas tecnológicas utilizadas en

el Programa de Teletrabajo.

2. Normar y regular la adquisición y uso de las tecnologías para aplicar en el

teletrabajo.

3. Orientar en la adquisición y uso de tecnologías para teletrabajar.

4. Brindar el soporte técnico requerido de conformidad con lo establecido en el

reglamento del Ministerio de Cultura y Juventud.



5. Formar parte de la Comisión Auxiliar de Teletrabajo, participar en las sesiones

y colaborar en los procesos de seguimiento y evaluación del programa.

3.2.4 Oficina Auxiliar de Gestión Institucional de Recursos Humanos

1. Administrar el Programa de Teletrabajo, lo que implica la definición de los

puestos teletrabajables en conjunto con las Jefaturas, recomendar la idoneidad

de los teletrabajadores.

2. Mantener actualizada la normativa y los formularios requeridos para asegurar

la implementación del Programa de Teletrabajo y brindar la información que

solicite la Comisión Auxiliar de Teletrabajo para brindar los informes de gestión

correspondientes.

3. Planificar con el Equipo de Coordinación Técnica del Ministerio de Trabajo las

actividades de capacitación, sensibilización y evaluación de los candidatos

para ingresar al programa de teletrabajo.

4. Definir un plan de manejo del cambio, proceso de comunicación, programa de

capacitación, sensibilización e inducción.

5. Apoyar a las jefaturas y teletrabajadores en la aplicación de los instrumentos

que requiere el Programa Institucional de Teletrabajo.



7. Verificar las condiciones y criterios de salud ocupacional en los lugares en

donde se realice teletrabajo, en coordinación con la Comisión de Salud

Ocupacional.

3.2.5 Unidad de Planificación Institucional

1. Verificar el alineamiento del Programa Institucional de Teletrabajo con la

estrategia de desarrollo institucional.

2. Verificar el alineamiento de las metas institucionales con el Programa

Institucional de Teletrabajo.

3. Recomendar las acciones para optimizar y automatizar procesos relacionados

con la modernización del trabajo basado en el uso de las tecnologías digitales.



4. Participar en la formulación del plan de trabajo de teletrabajo, dar seguimiento

y control a su cumplimiento.



3.2.6 Unidad Asesoría Jurídica

1. Orientar en la actualización de la normativa aplicable al Teletrabajo.

2. Apoyar a la Comisión Auxiliar en la aplicación del Teletrabajo.

3. Apoyar a las Jefaturas y Teletrabajadores en la interpretación de la normativa

del programa.



3.2.7 Jefaturas

1. Definir las áreas y los puestos teletrabajables en sus unidades, en conjunto

con la Comisión Auxiliar de Teletrabajo y utilizando los instrumentos que les

suministre esta comisión.

2. Planificar las actividades y establecer las metas para evaluar la labor del

Teletrabajador (a).

3. Evaluar las metas asignadas al teletrabajador y recomendar las acciones que

permitan mejorar su desempeño.

4. Velar porque se mantengan las oportunidades de desarrollo e integración

social de los teletrabajadores con el resto de los trabajadores de la unidad.

5. Aplicar las acciones generales que permitan cumplir con la normativa de

Teletrabajo, en conjunto con la Comisión Auxiliar de Teletrabajo.

3.2.8 Teletrabajadores (as)

1. Cumplir con la normativa laboral de la institución y la que regula el Teletrabajo.

2. Cumplir con las metas y objetivos de los trabajos asignados.



3. Ser responsable de los activos institucionales que utilice y traslade hacia su

lugar de trabajo.

4. Estar disponible dentro de la jornada laboral acordada para atender asuntos de

su jefatura, compañeros de trabajo y personas usuarias.



4- Cronograma y Presupuesto

4.1 Cronograma

A continuación se presenta un cronograma general de las principales actividades por realizar,

de acuerdo con lo estipulado en la “Guía de implementación del Programa de Teletrabajo” y las

necesidades de la institución:

Principales Actividades Periodo Real y

Programado Observaciones

Integración de la Comisión Auxiliar

de Teletrabajo Diciembre, 2015

DG-871-2015 del 10 de diciembre de

2015

Primera reunión de trabajo de la

Comisión 19 de enero, 2016

Mediante el acuerdo 1, de la sesión 1-

2016, se decide realizar reuniones los

martes de la tercera semana cada mes

Recopilación y análisis de la

normativa que rige el Programa de

Teletrabajo

Sesiones de enero

a abril, 2016

Se destaca el alcance de las funciones

de esta comisión y se realiza consulta

ante la Comisión Institucional de

Teletrabajo en el Ministerio de Cultura y

Juventud, según acuerdo 3.2 de la

sesión 3-2016 del 5 de abril de 2016.

Revisión de proyectos o buenas

prácticas en otras instituciones

que aplican esta modalidad de

trabajo

Febrero a junio

Se hacen indagaciones en Mideplan,

Procuraduría General de la República,

IMAS, Asamblea Legislativa y ARESEP.

Plan de trabajo inicial 2016 de la

comisión

24 de febrero,

2016

Mediante el acuerdo 3, de la sesión 2-

2016, se establecen acciones iniciales,

relacionadas con acciones de

coordinación con la Comisión

Institucional del MCJ, gestión de

capacitación para miembros de la

comisión, jefaturas y personal en





general, diseño de propuesta

metodológica para realizar diagnóstico,

inicio de implementación e informes

Acciones de coordinación con la

Comisión Institucional de

Teletrabajo del MCJ

29 de febrero,

2016

Mediante comunicado de correo

electrónico del 10 de marzo de 2016, la

señora Yolanda Salmerón,

Coordinadora de la comisión del MCJ,

informa que no será posible reunirse

con la comisión del Archivo Nacional,

por encontrarse en una etapa de

sensibilización con trabajadores de ese

ministerio y postergando la reunión de

coordinación hasta julio del año en

curso. Remite link con información

sobre el programa.

Acciones de coordinación con la

Comisión Nacional de Programa

de Teletrabajo en el Ministerio de

Trabajo y Seguridad Social

Abril y mayo, 2016

El 6 de mayo de 2016 se realiza reunión

con el señor Jorge Llevere del MTSS,

con el fin de recibir orientaciones

generales de cómo se tiene programado

implementar esta modalidad de trabajo,

así como solicitar la capacitación

requerida.

Legalización del libro de actas de

la comisión 27 de abril, 2016

Mediante oficio SD-217-2016 del 27 de

abril de 2016, se solicita a la Auditora

Interna, la apertura del libro de actas

número 1.

Capacitación de los miembros de

la Comisión

Junio a diciembre,

2016

El 30 de junio se da una capacitación-

información general, a cargo de la

Coordinación Nacional, por parte del

señor Jorge Llevere. En esta actividad,

también se solicita la preparación y





presentación de un par de documentos

sobre el programa y se establecen

fechas para presentar informes.

Con el oficio DGAN-SD-0287-2016 del 1

de julio de 2016, se remite un resumen

de los principales resultados de esta

capacitación.

El 18 de julio se lleva a cabo una

segunda reunión, a cargo de la

Comisión Institucional del MCJ, donde

se exponen las generalidades del

programa y lo que ha realizado esa

comisión. Se presentan los documentos

y guías que han elaborado para su

implementación y que pueden ser

utilizadas por las comisiones auxiliares.

En el acuerdo 6.1 del acta 5-2016 del

19 de julio, se enuncian los principales

resultados de esta actividad.

Llenado de encuesta nacional a

cargo de la Coordinación Nacional

de Programa

15 de julio, 2016 Cumplida.

Información y capacitación a

jefaturas

Agosto a

diciembre, 2016

Mediante acuerdo 6.2 de la sesión 5-

2016 del 19 de julio, se comisiona a la

Coordinadora de la Comisión Auxiliar,

para que coordine con la Dirección

General y se brinde información general

del programa a las jefaturas de

departamento, aprovechando las

reuniones de jefaturas.

De la Coordinación Nacional del MTSS,





se recibe invitación para taller dirigido a

jefaturas, por realizarse el 26 de agosto,

en CENAREC. Se remite la invitación y

se coordina la participación de un grupo

de colaboradores del Archivo Nacional.

Informes sobre el grado de avance

en la implementación del

programa, dirigidos al personal

23 de agosto,

2016

Reunión general de personal para rendir

cuentas sobre lo realizado en el I

Semestre del año.

Elaboración y aprobación de

documentos técnicos del

programa aplicables en el Archivo

Nacional

Agosto y

setiembre, 2016

1: Perfil del programa en el Archivo

Nacional

2: Directrices o regulaciones del

programa en el Archivo Nacional

Divulgación de los documentos

técnicos del programa a las

jefaturas y personal

Setiembre, 2016

Se valorará una charla general, además

de remitir los documentos por medio del

correo electrónico y solicitar a los jefes

que lo incorporen la temática en sus

agendas de reuniones con el personal

Revisión y ajustes a instrumentos

para la implementación del

programa en el Archivo Nacional,

a partir de los elaborados por el

MCJ

Setiembre a

diciembre, 2016

1: Guía para identificar áreas

teletrabajables.

2: Criterios para identificar puestos

teletrabajables

3: Perfil del puesto teletrabajable

4: Evaluación e inspección de

condiciones ambientales (equipo y

mobiliario)

5: Instrumento evaluador de las tareas

teletrabajables

6: Acuerdo para ingresar al programa.

Presentación de informes

semestrales

Diciembre, 2016;

Julio y diciembre

Informes sobre el grado de avance en la

implementación del programa, por





2017 presentar a la Coordinación Nacional,

por medio de la Comisión Institucional

de Teletrabajo del MCJ y con aval de la

Dirección General.

Mapeo de las áreas

teletrabajables

Enero y febrero,

2017

Utilizando la guía ajustada y aprobada

en la institución.

Identificación de los puestos

teletrabajables

Febrero y marzo,

2017

Utilizando la guía ajustada y aprobada

en la institución.

Selección de los puestos y los

teletrabajadores Abril, 2017

Según los resultados de la aplicación de

las guías 1 y 2.

Evaluación e inspección de las

condiciones de equipo y mobiliario

de los teletrabajadores

Mayo, 2017 Utilizando la guía ajustada y aprobada

en la institución.

Aplicación de las pruebas

sicológicas para determinar la

idoneidad de los teletrabajadores

seleccionados.

Mayo a julio, 2017

Esta actividad depende de la capacidad

de respuesta de los profesionales en

este campo del MCJ, así como de la

disponibilidad de recursos para la

adquisición de las pruebas sicológicas.

Plan de comunicación y

capacitación para jefes y

teletrabajadores

Agosto, 2017

Etapa de Inicio del programa Setiembre, 2017

Etapa de seguimiento y

evaluación del teletrabajador

Octubre, 2017:

una vez iniciado el

programa

La estrategia y la periodicidad de este

seguimiento y evaluación dependerá de

la naturaleza de cada puesto, los

objetivos y metas teletrabajables y los

acuerdos tomados con el teletrabajador.

Evaluación del clima laboral de las

áreas teletrabajables Julio, 2018

Se recomienda realizar una vez

avanzada su implementación (6 meses

o más) y de acuerdo con la





disponibilidad de recursos del

programa.

Evaluación integral del programa

en la institución Diciembre, 2018

Se recomienda realizar cuando su

implementación cumpla por lo menos 1

año.

Ajuste y extensión del programa a

otras áreas 2018

Una vez cumplida, una etapa piloto y

pudiendo haber cambiado las

condiciones iniciales, sobre todo en las

condiciones tecnológicas de la

institución y su impacto en los procesos

que se ejecutan.

4.2 Presupuesto

En la medida de las posibilidades presupuestarias de la institución, se incorporarán en cada

ejercicio económico los recursos requeridos para atender las necesidades del programa de

Teletrabajo, entre ellas para atender procesos de capacitación y sensibilización del personal,

continuar fortaleciendo la plataforma tecnológica institucional y la adquisición de las pruebas

sicológicas que deben aplicarse a los trabajadores para determinar su idoneidad de trabajo en

esta modalidad. En el caso del Archivo Nacional, por no contar con un profesional en Psicología

que ejerza un cargo como tal, recibirá el apoyo de los profesionales del Ministerio de Cultura y

Juventud, apoyo que se coordinará por medio de la Comisión Institucional de Teletrabajo de

ese ministerio.

En etapas más avanzadas de la implementación del programa, se puede requerir presupuesto

para realizar estudios de satisfacción laboral para evaluar el manejo del cambio en las

instancias involucradas, tal como se incorpora en el cronograma de trabajo anterior.



5- Manejo del Cambio y Administración de la Comunicación

El manejo del cambio comprende las acciones de sensibilización, talleres y cursos de

capacitación con la Dirección General, las jefaturas de los departamentos, coordinadores de

unidades y población en general. Los medios de comunicación por los que se llevaría a cabo la

estrategia deben ser analizados por la Comisión y autorizados por la Dirección General.

Algunas estrategias que podrían proponerse se detallan a continuación: brochures, folletos,

afiches, comunicados, charlas y otros.

Las actividades de capacitación serán coordinadas por la Oficina Auxiliar de Gestión

Institucional de Recursos Humanos, en forma conjunta con el Equipo de Coordinación Técnica

de la Comisión Nacional del Programa de Teletrabajo del MTSS, de acuerdo con lo que

establecen los artículos N° 4 incisos “d” y N° 9 del Decreto Nº 39225.

6- Factores de Éxito

Dentro de los factores de éxito para la sostenibilidad del programa de teletrabajo, se

encuentran:

Visión: Es necesario que a nivel de toda la institución se disponga de una visión

compartida del Programa de Teletrabajo como un medio que apoya los procesos de

modernización y desarrollo de los trabajadores.

Cultura. Es necesario mantener un programa sostenido de manejo del cambio que

lleve a la consolidación de una cultura organizacional que mira en el teletrabajo un

medio que promueve la productividad, la mejora en la calidad de los servicios y la

mejora en la calidad de vida de los funcionarios.

Liderazgo: Se requiere un liderazgo en todos los niveles de la institución para

promover el teletrabajo dentro de las acciones de modernización.



Medición: Es necesario asignar metas para medir la productividad de los

teletrabajadores. También se requiere desarrollar mediciones integrales del

programa para evaluar su efectividad.

Formación: Se necesita dar capacitación continua en la práctica del trabajo basado

en las tecnologías digitales.

Tecnología: Es necesario disponer de software que permita registrar de forma

automática la productividad de los teletrabajadores y del programa en general, así

como facilitar las comunicaciones unificadas.



7- Herramientas de Control

Su propósito es mantener informada a diferentes instancias de la organización sobre el estado

del programa en todas sus fases. Las herramientas que se utilizan para este fin son las

siguientes, entre otras que la administración considere conveniente implementar:

7.1 Informes

De acuerdo con lo que establecen los artículos 8 inciso “d” y 11 del Decreto Nº 39225, se

brindan informes semestrales sobre la gestión del Programa de Teletrabajo. El formato de los

informes es proporcionado por el Equipo Coordinador de Teletrabajo del MTSS y presentados

en esta instancia, por intermedio de la Comisión Institucional de Teletrabajo del Ministerio de

Cultura y Juventud. Estos informes se incorporan al cronograma propuesto para el programa.

Además se presentarán informes de seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo y

ejecución del cronograma de las principales actividades, con la misma periodicidad que se

presentan los informes a nivel institucional (trimestrales, semestrales y anuales).

7.2 Actas de sesiones de trabajo

Tal como se menciona en el acápite anterior, la Comisión Auxiliar de Teletrabajo lleva un libro

legalizado de actas, en el cual se asientan las actas debidamente aprobadas en el seno de la

comisión. Igualmente se elabora un orden del día, se lleva un registro de asistencia y un

expediente con los documentos que respaldan los asuntos tratados en cada sesión.

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