CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO:...

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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME DEFINITIVO ALCALDIA DE CIMITARRA

SUB CONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 102

ALCALDIA MUNICIPAL CIMITARRA - SANTANDER

( No. 000058 09 Abril 2014 )

REPRESENTANTE LEGAL SAMUEL SOTO CARREÑO

ALCALDE 2012 - 2015

VIGENCIA 2012

BUCARAMANGA, MARZO DE 2014






ALCALDIA MUNICIPAL CIMITARRA -SANTANDER

EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar de Santander

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

EQUIPO AUDITOR

NUBIA LEON VILLALBA Contador Público

LUZ AMPARO RIOS SILVA

Economista

MYRIAM LOPEZ VILLAMIZAR Economista

CLARA INES ARIZA PEÑA

Abogada Coordinadora de Auditoria






TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1 RESULTADOS DE LA AUDITORIA 4 1.1 CONTROL DE GESTION 4 1.1.1 Factores Evaluados 4 1.1.1.1 Ejecución Contractual 4

1.1.1.1.1 Obra Publica 13 1.1.1.1.2 Suministros 21 1.1.1.1.3 Consultoría u Otros Contratos 24 1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuenta 43 1.1.3 Gestión Ambiental 44 1.1.5 Línea de las tecnologías de la información 55 1.1.6 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento 56 1.1.7 Control Fiscal Interno 57 1.2 CONTROL DE RESULTADOS 60 1.2.1 Control Financiero y Presupuestal 60 1.2.1.1 Estados Contables 61 1.2.1.1.1 Concepto Control Interno Contable 66 1.2.1.2 Gestión Presupuestal 77 1.3 OTRAS ACTUACIONES 97 1.3.1 Seguimiento a controles de Advertencia 97 1.3.2 Atención de Quejas y Denuncias 98 1.4 CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS 98 1.5 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS 101 1.6 CALIFICACION DE EVALUACION A LA GESTION 101






1. RESULTADOS DE AUDITORIA

La Contraloría General de Santander, en desarrollo de su Plan General de Auditoría Territorial – PGAT vigencia 2013, programó la realización de Auditoría Gubernamental con enfoque Integral en la Modalidad Regular, a la Alcaldía Municipal de Cimitarra, vigencia2012, aplicando la metodología para el control fiscal contenida en la “Guía de Auditoría Territorial” de la Contraloría General de la República, bajo los siguientes parámetros:

OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA

Evaluar la efectividad de la Gestión conforme a la normatividad vigente a los siguientes sistemas de control: Financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de la cuenta y la evaluación de control interno, con el fin de verificar y determinar la calidad y efectividad de sus procesos; así como la eficiencia y eficacia del manejo de los recursos de la Alcaldía Municipal de Cimitarra, para la vigencia 2012.

COMPONENTES Y FACTORES La Auditoría incluyó el examen de los siguientes componentes y sus factores:

COMPONENTE

FACTORES

CONTROL DE GESTION

Gestión Contractual

Rendición y revisión de la Cuenta

Legalidad

Gestión Ambiental

Plan de mejoramiento

Control Fiscal Intern0

TIC

CONTROL DE RESULTADOS

Cumplimiento de Planes, Programas y proyectos

CONTROL FINANCIERO

Estados Contables

Gestión Presupuestal

Gestión Financiera

1.1. CONTROL DE GESTION Como resultado de la Auditoria adelantada al Municipio de Cimitarra.-. Santander, el concepto sobre el Control de Gestión durante la vigencia 2012 es FAVORABLE, como consecuencia de la evaluación de los siguientes factores: 1.1.1 Factores evaluados

1.1.1.1 Ejecución Contractual

TABLA 1-1

GESTIÓN CONTRACTUAL

ENTIDAD AUDITADA






VIGENCIA

VARIABLES A EVALUAR

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

Promedio

Ponderación

Puntaje

Atribuido

Prestación

Servicios

Q

Contratos

Suministros

Q

Contratos

Consultoría y Otros

Q

Contratos Obra Públic

a

Q

Cumplimiento de las especificaciones técnicas

100 2 75 3 75 1 100 3 88.89 0.50 44.4

Cumplimiento deducciones de ley

100 5 100 3 100 2 100 4 100.0

0 0.05 5.0

Cumplimiento del objeto contractual

100 3 75 2 100 2 100 5 95.83 0.20 19.2

Labores de Interventoría y seguimiento

60 5 50 3 75 2 100 5 73.33 0.20 14.7

Liquidación de los contratos

100 5 100 1 100 2 100 5 100.0

0 0.05 5.0

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL 1.00 88.3

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias

1

Ineficiente 0

LINEA DE AUDITORIA A LA CONTRATACION El proceso de auditoría regular, se practicó a la gestión contractual de la Alcaldía Municipal de Cimitarra, mediante una evaluación con criterio integral, sobre los contratos suscritos, ejecutados y liquidados por esta entidad, correspondiente a la vigencia 2012, verificando el cumplimiento de las clausulas pactadas, las disposiciones legales, los pagos, el control oportuno, para establecer si los sujetos contractuales aseguraron los propósitos que dieron origen a la contratación. CONTRATACION AUDITADA:

La Alcaldía municipal de Cimitarra, suscribió 495 contratos durante la vigencia 2012, por un valor total de 11.077.695.621 discriminados bajo las siguientes Modalidades de Contratación:

MODALIDAD CANTIDAD VALOR TOTAL

CONCURSO DE MERITOS 3 43,570,000

CONTRATACION DIRECTA 288 4,150,268,759

MINIMA CUANTIA 136 1.590.577.879

PROCESOS ESPECIALES 1 19.795.600

LICITACIONES 7 3,865,025,023

SELECCION ABREVIADA 22 1,408,458,360

457 11.077.695.621






CLASE DE CONTRATO CANTIDAD VALOR TOTAL

C1 PRESTACION DE SERVICIOS 243 1,713,780,334

C2 CONSULTORIA 12 146,530,000

C3 INTERVENTORIA - -

C4 MANTENIMIENTO - -

C5 OBRA 59 5,201,079,989

C6 COMPRA Y SUMINISTRO 98 1,579,816,873

C9 ARRENDAMIENTO - -

C10 FIDUCIA - -

C12 TRANSPORTE - -

C13 PUBLICIDAD - -

C15 SEGUROS - -

C16 SERVICIO DE SALUD

C17 CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 16

1.153.270.000

C19 OTROS 29 1.283.218.000

457

11.077.695.621

EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN.

Al tenor del Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia de 1991, establece que la función administrativa se debe desarrollar con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, para tal fin se deberá seguir los lineamientos ordenados por la ley 80 de 1993, Decreto 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios. CONTRATOS PRESTACION DE SERVICIOS

CONTRATACION CIMITARRA VIGENCIA 2012

CONCURSO DE MERITOS

CONTRATACION DIRECTA

MINIMA CUANTIA

PROCESOS ESPECIALES

LICITACIONES

SELECCION ABREVIADA






Este ente de control considera importante mencionar la Circular 8 del 2013, emanada por la Procuraduría General de la Nación en la cual recordó a los jefes de las entidades públicas la normativa y jurisprudencia que les prohíbe celebrar contratos de prestación de servicios para atender funciones de carácter permanente y que impliquen subordinación. Así mismo, el organismo citó la Sentencia C-614 del 2009 de la Corte Constitucional, según la cual, a pesar de dicha prohibición, se ha implantado como práctica usual en las relaciones laborales con el Estado la reducción de las plantas de personal, el aumento de contratos de prestación de servicios para el desempeño de funciones permanentes de la administración y la suscripción de “nóminas paralelas”, situación irregular y abiertamente contraria a la Constitución. Por tanto es importante revisar este tipo de contratación para no incurrir en faltas en la contratación que ejecuten en la vigencia 2014, teniendo en cuenta que en el 2013 ya se realizó este tipo de contratación. OBSERVACION DE AUDITORIA No 1 Durante la vigencia 2012, la Alcaldía Municipal de Cimitarra, suscribió doscientos cuarenta y tres (243) contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión para las diferentes dependencias de la alcaldía que ascendieron a la suma de $ 1.713.780.334, Por tanto es importante revisar este tipo de contratación para no incurrir en faltas en la contratación que ejecuten en la vigencia 2014, teniendo en cuenta que en el 2013 ya se realizó este tipo de contratación. Configurándose una observación administrativa para que se tomen las acciones correctivas pertinentes, a través de un Plan de Mejoramiento. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO

RESPONSABLE: SAMUEL SOTO CARREÑO ALCALDE

CONTRADICCIONES PRESUNTO RESPONSABLE RESPUESTA: La vinculación de personal por contrato de Prestación de Servicios se desarrollo conforme a los lineamiento de viabilidad acorde a la Circular conjunta expedida por el Ministerio del Trabajo y el Departamento Administrativo de la Función Pública, durante la vigencia 2012; así mismo, durante la vigencia 2013, se procede a reducir contratos cuya finalidad tienen vocación de permanencia en algunos sectores de su vinculación. No obstante, para el 2014, el enfoque de la contratación se tiene en cuenta los criterios dispuestos por el DAFP y la Procuraduría como son: actividades de carácter misional, actividades de carácter ocasional o transitorias, actividades dirigidas a desarrollar programas o proyectos de duración determinada como consecuencia no se efectuó contratación de coordinadores de programas culturales, sociales y deportivos y finalmente se procedió a realizar la contratación de un estudio de rediseño de la estructura administrativa, planta de personal y estudio de cargas laborales para determinar los despachos u oficinas que requieren la vinculación de personal para el desarrollo de funciones de carácter permanente como también el personal que requiera ser vinculado de forma legal y reglamentaria por el tipo de actividad que se desarrolla y si la actividad es misional o en su defecto operativa y logística.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Teniendo en cuenta lo expresado por el presunto responsable y la intención que tiene la misma de acogerse a los lineamientos dados por el DAFP y la






procuraduría, el equipo auditor encuentra procedente DESVIRTUAR la observación de carácter administrativo. Del total de los contratos, se tomó una muestra por valor de 4,084,874,191 de la vigencia 2012 correspondiente aproximadamente 35% del valor total de la contratación , seleccionados según la modalidad, cuantía y valor como se detalla en el siguiente cuadro

MUESTRA CONTRATACION VIGENCIA 2012 El equipo auditor, realizó un análisis de cada uno de los contratos seleccionados aleatoriamente en la muestra, donde se pueden evidenciar algunas debilidades contractuales y a fin de evitar posibles faltas que podrían ocasionar detrimentos patrimoniales o hallazgos de diversas connotaciones, el equipo auditor exhorta a Alcaldía Municipal de Cimitarra a tener en cuenta los siguientes aspectos que lograrían tener incidencia en el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales en el desarrollo de la gestión contractual. Con las observaciones plasmadas se busca no solo facilitar el trabajo del ordenador del gasto o de las áreas que participan en el proceso de contratación, sino además, se aspira a evitar prácticas indebidas y se tomen las acciones correctivas pertinentes.

PUBLICACIÓN DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES EN EL SECOP. La Ley 1150 de 2007, “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”, dispone en su artículo 3º. lo siguiente: “la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos y que para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas.” Así mismo establece en el mismo artículo lo siguiente: “Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno mediante el Decreto 2474 de 2008, “Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones.”, dispone en el artículo 8°. “Publicidad del procedimiento en el SECOP. La entidad contratante será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La publicidad a que se refiere este artículo se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal único de Contratación, cuyo sitio web será indicado por su administrador.” Desde la entrada en vigencia de la Ley 1150 de 2007, las entidades estatales, descritas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993, tienen la obligación de publicar en el SECOP, los procesos contractuales que se adelanten bajo las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación Directa. Se verificó que el área de contratación cumpliera con lo referente a la publicación de los procesos contractuales en la página Web, tal como lo ordena el Sistema Electrónico para Contratación Pública SECOP, comparando con los contratos registrados en la rendición de la cuenta formato SIA 20 1ª.






Así las cosas, haciendo eco de los principios establecidos en el numeral 9 del artículo 3º de la Ley 1437 de 2011“Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, se ha de propender porque las acciones administrativas sean públicas, soportadas en tecnologías de información y comunicación, de manera que el acceso a la información oportuna y confiable facilite el ejercicio efectivo de los derechos constitucionales y legales y los controles ciudadano, político, fiscal, disciplinario y de gestión o administrativo, sin perjuicio de la reservas legales. OBSERVACION DE AUDTORIA N° 2 De la evaluación realizada, se observa que la administración municipal reportó en el SIA, 495 procesos contractuales y en el SECOP aparecen reportados 595, por lo tanto la información no es correcta, en consecuencia para el equipo auditor, lo anterior acarrea la violación del Principio constitucional y legal de Publicidad en los procesos de contratación, y por ende la vulneración de los deberes funcionales de los responsables en suministrar y publicar la información. Constituyéndose una observación administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento al artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, artículo 8 del decreto 2474 de 2008; numeral 9 del artículo 3 de la Ley 1437 de 2011 y el numeral 1 artículo 34 de la Ley 734 de 2002. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO-SANCIONATORIO NORMA VULNERADA: artículo 3 de la Ley 1150 de 2007

Artículo 8 del decreto 2474 de 2008 Numeral 9 del artículo 3º de la Ley 1437 de 2011 Numeral 1 artículo 34 de la Ley 734 de 2002

RESPONSABLE: SAMUEL SOTO CARREÑO Alcalde CONTRADICCIONES PRESUNTO RESPONSABLE RESPUESTA: De la lectura de la observación, se puede evidenciar la falta publicación de 100 contratos en el SIA, ello no constituye transgresión a normatividad alguna, en ese sentido para que se estructure la acción disciplinaria, es menester que el actuar del agente, se desenvuelva en el campo correspondiente a sus funciones y al quebranto de las mismas por acción u omisión. En efecto, obsérvese, que el cargo endosado es “violación del Principio constitucional y legal de publicidad en los proceso de contratación” El cargo o quebranto fundamenta la norma transgredida (artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, articulo 8 del decreto 2474 de 2008; numeral 9 del artículo 3 de la Ley 1437 de 2011 y el numeral 1 articulo 34 de la Ley 734 de 2002); que corresponde a la publicación en el SECOP y no a la Publicación en el SIA. Traducido a la práctica lo anterior significa que no puede estimarse existente la falta disciplinaria (falta de Publicación de 100 contratos en el SIA), en virtud a que no está expresamente tipificada como tal, pues ella se tendrá que juzgar y sancionar de conformidad con el respectivo ordenamiento infringido, para el presente caso la publicidad se debe realizar en el SECOP, como bien se efectuó por parte de la oficina de contratación en lo que respecta a los 595 contratos publicados.






CONCLUSION GRUPO AUDITOR Si bien es cierto la alcaldía del municipio de Cimitarra reportó la información al Secop, dicha información no fue reportada de manera completa al Sistema Integral de auditoría SIA, proceso adoptado mediante la Resolución 0000294 de 2009, por la Contraloría General de Santander, que reglamento la rendición de las cuentas para todos los sujetos de control y que tiene su amparo en los artículos: 267 CN, inciso 3, 267CN, 272, inciso 5 CN, Articulo 65 ley 42 de 1993, por este motivo se confirma la observación de carácter administrativa y sancionatorio. CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA Durante la vigencia 2012 el municipio suscribió un total de cincuenta y nueve (59) contratos de obra pública que ascendieron a la suma de $5.201.079.989 de los cuales cuatro fueron adicionados en valor; todos fueron ejecutados algunos se encuentran liquidados y otros en proceso de liquidación. ASPECTOS GENERALES CONTRACTUALES OBSERVACION DE AUDITORIA N° 3 El equipo auditor, realizó un análisis de cada uno de los contratos seleccionados aleatoriamente en la muestra, en los cuales se pueden evidenciar algunas debilidades contractuales y a fin de evitar posibles faltas que podrían ocasionar detrimentos patrimoniales o hallazgos de diversas connotaciones, el equipo auditor exhorta a la administración municipal a tener en cuenta los siguientes aspectos que lograrían tener incidencia en el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales en el desarrollo de la gestión contractual.

En los expedientes contractuales no se evidencia Hoja de Ruta de cada proceso, lo que ocasiona no tener un verdadero seguimiento y control del expediente.

Los expedientes contractuales no se encuentran debidamente organizados la muestra seleccionada en su mayoría no se encuentra foliada, situación que fue corroborada con la responsable de control interno.

Toda la documentación que se genere en el proceso de contratación debe ser el momento oportuno de cada una de las etapas (Precontractual, Contractual y Postcontractual) y manejar un orden cronológico, que permita evidenciar el cumplimiento de los Principios de Responsabilidad y Transparencia.

No adjunta en los expedientes contractuales, el correspondiente Plan de Compras, para ejercer control fiscal se requiere, toda vez que son instrumentos de programación y planificación, que se convierten en una herramienta para apoyar el control de gestión para el uso racional y estratégico de los recursos públicos, como también lo señala el Manual de Contratación en el título II y capitulo II.

En este orden de ideas, estaríamos frente a una observación de tipo Administrativo que con las recomendaciones generales aquí plasmadas, buscarían no solo facilitar el trabajo del ordenador del gasto o de las áreas que participan en el proceso de contratación, sino además, se aspira a evitar prácticas indebidas y se tomen las acciones correctivas pertinentes a través de un Plan de Mejoramiento.






ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO. RESPONSABLE: SAMUEL SOTO CARREÑO

ALCALDE CONTRADICCIONES PRESUNTO RESPONSABLE RESPUESTA: La entidad, implementara el seguimiento (hoja de Ruta) sugerido por el ente de control, así como la organización del expediente contractual, y su respectiva foliación. En cuanto adjuntar en los expedientes contractuales, el correspondiente plan de compras, para ejercer un control fiscal, resulta improcedente por lo siguiente:

El Decreto 1510 del 2013 en su Artículo 5°. No obligatoriedad de

adquirir los bienes, obras y servicios contenidos en el Plan Anual de

Adquisiciones. El Plan Anual de Adquisiciones no obliga a las Entidades

Estatales a efectuar los procesos de adquisición que en él se enumeran.

El Decreto 1510 del 2013 en su Artículo 6°. Publicación del Plan Anual

de Adquisiciones. La Entidad Estatal debe publicar su Plan Anual de

Adquisiciones y las actualizaciones del mismo en su página web y en el

Secop, en la forma que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente

El Decreto 1510 de 2013 en el Artículo 158. Implementación del modelo de Plan Anual de Adquisiciones. Colombia Compra Eficiente debe establecer los lineamientos y diseñará e implementará el formato que debe ser utilizado por las Entidades Estatales para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, dentro de los tres (3) meses siguientes a la expedición del presente decreto.

Para tal efecto Colombia Compra eficiente, expidió la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones (G-EPAA-01), allí en el numeral 6 establece: “Se recomienda que el funcionario encargado incluya la siguiente declaración sobre la del Plan Anual de Adquisiciones en el documento: El Plan Anual de Adquisiciones (PAA) es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. Esta información no representa compromiso u obligación alguna por parte de la entidad estatal ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados.”

CONCLUSION GRUPO AUDITOR El grupo auditor considera pertinente aclarar que la vigencia auditada correspondió al año 2012, y el decreto 1510 de 2013, por este motivo aun mencionamos lo referente al plan de compras, aspecto que si bien es cierto ya no es aplicable; para la contratación de la vigencia 2012, si debió haberse tenido en cuenta. Teniendo en cuenta la disposición que tiene la entidad de realizar las diferentes recomendaciones efectuadas respecto a la hoja de ruta, organización cronológica del expediente y demás, el grupo auditor considera pertinente dejar la observación administrativa para hacerle seguimiento a través del respectivo plan de mejoramiento.






OBSERVACION DE AUDITORIA No 4 MANUAL DE CONTRATACIÓN DESCRIPCION DE LA OBSERVACION: El equipo Auditor al hacer un estudio general sobre el texto del Manual interno de contratación, encuentra que el mismo fue expedido en el año 2008, sin que se evidencie acto administrativo que lo hubiere adoptado. Ahora bien, desde que se expidió el Manual, se han librado varias normas modificatorias al estatuto contractual, que han dejado al Manual desactualizado normativamente. De igual manera es indispensable que se haga mención a los diferentes requisitos de orden legal que deben atender las etapas de la gestión contractual, como es por ejemplo, la elaboración de los Estudios Previos señalando el cumplimiento de cada uno de sus aspectos relevantes, a fin de optimizar la actividad contractual. Al igual que actualizar lo referente a las responsabilidades y funciones de los supervisores y/o Interventores en la ejecución de los contratos, a fin de evitar la ocurrencia de daños al patrimonio público. En este orden de ideas, nos encontramos frente una observación de tipo Administrativo, a fin de que la actual administración haga la actualización correspondiente, al Manual de Contratación. TIPO DE OBSERVACION:

Administrativo.

PRESUNTO RESPONSABLE: Dr. Samuel Soto Carreño Alcalde

CONTRADICCIONES PRESUNTO RESPONSABLE

RESPUESTA: El Manual de contratación para el municipio de Cimitarra, se expidió bajo el Decreto Nº 102 de Julio 10 de 2008 (Pagina 7 manual).

Si bien es cierto, que desde que se expidió el manual, se han expedidos varias normas modificatorias al estatuto contractual, las cuales no se han actualizado en el documento que constituye el manual de la Entidad. De igual manera es indispensable que se haga mención a los diferentes requisitos de orden legal que deben atender las etapas de la gestión contractual,(…). Su aplicabilidad, resulta intranscendente, por lo siguiente:

El Consejo de Estado mediante Sentencia de abril 14 de 2010, rad. 11001-03-26-000-2008-00101-00(36054)B. Respecto del artículo 89 del Decreto 2474 de 2008, para llegar a un pronunciamiento, la Sala debe distinguir a partir de su contenido, para manifestar que sólo algunos de sus apartes vulneran la ley. La disposición acusada señala: “Artículo 89. Manual de contratación. Las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, y todos los asuntos propios de la realización de los procesos de selección, así como de la vigilancia y control de la ejecución contractual, en los términos establecidos en el presente decreto”. (Subraya fuera de texto) En primer lugar, en la norma cuestionada se encuentra la expresión: “los procedimientos internos”, albergando ésta, temas de los que no se puede ocupar un manual de contratación, porque como se indicó cuando se analizó la legalidad de los artículos 47, 54 y 65, la determinación de los procedimientos de selección corresponde al legislador y no al ejecutivo. Por esta razón se declarará la nulidad de los apartes señalados.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=39459#0






Los denominados manuales de contratación pueden enmarcarse dentro de la potestad de auto-organización reconocida a cada entidad estatal, toda vez que los mismos tienen un campo de aplicación que se restringe a cada organismo administrativo. En otras palabras, es una norma de carácter interno ya que regula relaciones de carácter inter-orgánico. Adicionalmente, su objeto no es otro distinto a reglamentar temas administrativos del manejo de la contratación estatal – funcionarios que intervienen en las distintas etapas de la contratación, en la vigilancia y ejecución del negocio jurídico, entre otros -, es decir aspectos administrativos del trámite y desarrollo contractual. Por esta razón, con la salvedad de las expresión “todos los asuntos propios de la realización de los procesos de selección”, esta Sala declarará que el artículo 89 del Decreto 2474 se encuentra ajustado a la legalidad.

De lo anterior se concluye que no resulta relevante mencionar la normatividad vigente en los manuales, ni que se haga mención a los diferentes requisitos de orden legal que deben atender las etapas de la gestión contractual, dado que la determinación de las especificaciones de carácter procedimental de cada una de las causales de selección abreviada fue confiada directamente por el legislador al ejecutivo, al estatuir dentro del artículo 2.2. de la Ley 1150 de 2007 que“…El Gobierno Nacional reglamentará la materia.” En este sentido se precisa que la competencia de establecer los procedimientos administrativos, con independencia de que éstos sean generales o especiales corresponde de forma exclusiva al legislador y no a la autoridad administrativa. Esta conclusión, como lo señala la doctrina especializada, se desprende directamente del artículo 150 de la Constitución.

Cabe señalar que el ente territorial, se encuentra adecuando el manual, a los lineamientos señalados por Colombia Compra Eficiente, para ello se estableció un plazo hasta el 16 de julio de 2014. Para tal efecto se expidió el documento denominado, Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación(LGEMC-01), y en el literal E. estableció que “ Las Entidades Estatales en los Manuales de Contratación no deben incluir los procesos sancionatorios contra los contratistas y tampoco incluir o repetir las normas legales y reglamentarias”. (subrayado fuera de texto)

CONCLUSION GRUPO AUDITOR

La entidad debe adaptar el manual de acuerdo a la normatividad legal vigente, esto le permite realizar los procesos contractuales de manera efectiva y además le permite llevar un control sobre el proceso durante su etapa contractual, precontractual y pos contractual; por este motivo el grupo auditor convalida la observación de carácter administrativo para que sea incluida en un plan de mejoramiento.

1.1.1.1.1 OBRA PUBLICA

OBSERVACION DE AUDITORIA No 5

CONTRATO DE OBRA No 442-12

MODALIDAD DE CONTRATACION: SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA

OBJETO: CONTRUCCION DE AULAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD EDUCATIVA EN AREA RURAL DEL MUNICIPIO DE CIMITARRA

DURACION: TRES (3) MESES

CONTRATISTA: EMPRESA DE CONTRUCCIONES MATEUS GUIZA& CIA LTDA






REPRESENTANTE LEGAL: ERIK MATEUS GUIZA

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO

FECHA DE INICIO: 12 DICIEMBRE DE 2012

INTERVENTOR: SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA Y OBRAS PUBLICAS

FECHA DE LIQUIDACION: 17 de julio de 2013

Analizado el expediente contractual, el grupo auditor encuentra que la entidad en la etapa precontractual cumple con los parámetros de la selección abreviada de menor cuantía, teniendo en cuenta que realizó el estudio previo justificando la necesidad a satisfacer; realiza el aviso de convocatoria pública 026 de 2012, y pública los pliegos definitivos de la Selección abreviada de menor Cuantía No 026 -12.

De acuerdo a la información impartida por el comité de evaluador, éste recomendó iniciar el proceso contractual con la firma COMATEG & CIA LTDA, teniendo en cuenta que es la propuesta que se ajusta a la necesidad de la entidad.

Mediante resolución No 101 -12 de Diciembre 12 de 2012, se adjudica el contrato a la firma COMATEG &CIA LTDA, teniendo en cuenta las consideraciones consignadas en el informe de evaluación de las propuestas y efectuadas en la parte considerativa de este acto administrativo.






ETAPA DE EJECUCION

La entidad dio inicio al contrato el 17 de diciembre de 2012, constituyéndose las garantías de ley y de acuerdo a la minuta contractual, estas fueron aprobadas en debida forma el día 13 de diciembre de 2012.

El contrato fue suspendido mediante acta No 4 de fecha 4 de marzo de 2013, debido a la imposibilidad de transportar los materiales como consecuencia de las fuertes lluvias que deterioraron las vías de acceso y fue reiniciado el 8 de abril de 2013 mediante acta No 5.

El contrato fue adicionado en tiempo (45 días ) y en valor ($49.359.798), el dia 15 de abril de 2013; sin embargo las pólizas no se hicieron extensivas en el valor asegurado y en el tiempo de la adición , además no está el CPD Y RP que indiquen la disponibilidad presupuestal para realizar esta adición; vale la pena aclarar que no se hizo designación formal del supervisor quien en este caso sería el responsable de hacer el seguimiento respectivo a este tipo de situaciones verificando el cumplimiento de estos aspectos para poder realizar la adición en tiempo y valor, por este motivo se considera pertinente dejar una observación administrativa con incidencia disciplinaria por el no cumplimiento de las obligaciones como supervisor a la señora EVIS CAROLINA RAMOS GUTIERREZ.

Sin embargo la obra fue recibida a satisfacción por la comunidad de acuerdo a la solicitud que hiciere el grupo auditor a la junta de acción comunal de la vereda bellavista y de la vereda los guayabalés, los cuales mediante comunicación escrita certificaron la construcción de las aulas y su funcionamiento en ambas veredas.

De acuerdo a las inconsistencias planteadas para el grupo auditor resulta pertinente dejar una observación de carácter administrativo con incidencia disciplinaria para la Señora EVIS CAROLINA RAMOS GUTIERREZ, en calidad de supervisora del contrato en mención y para el Alcalde Municipal para que la mejora sea incluida en un plan de mejoramiento

ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO-DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA: Numeral 1 artículo 34 de la Ley 734 de

2002 PRESUNTOS RESPONSABLES: EVIS CAROLINA RAMOS GUTIERREZ

(Supervisor) Disciplinaria SAMUEL SOTO CARREÑO (Alcalde) Administrativa


RESPUESTA: En el expediente del contrato 442-12 revisado por el Equipo Auditor, reposa el CDP número 823 con fecha 12 de abril de 2013, RP número






1072 con fecha 15 de abril de 2013 por valor de $ 49.329.798 y las garantías correspondientes. Adjunto copia CONCLUSION GRUPO AUDITOR

Teniendo en cuenta que el presunto responsable a folios a 2, 3,4, 5, adjunto copia del RP No 1072 del 15 de abril de 2013, y CDP 823 del 12 de abril de 2013, cuyo concepto es el adicional al contrato de construcción de aulas para el mejoramiento de la calidad educativa en el municipio de cimitarra y adjuntó copia de la poliza de anexo a la prórroga del contrato en mención el grupo auditor DESVIRTUA el hallazgo administrativo en todos sus alcances.


MODALIDAD DE CONTRATACION: SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA

OBJETO: CONSTRUCCION Y MEJORAMIENTO DE ZONAS RECREATIVAS PARA SEDES EDUCATIVAS DEL MUNICIPIO DE CIMITARRA

DURACION: DOS (2) MESES

CONTRATISTA: JULIAN FERNANDO DIAZ ALVARES


FECHA DE INICIO: 23 DE NOVIEMBRE DE 2012

INTERVENTOR: SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA Y OBRAS PUBLICAS

FECHA DE LIQUIDACION: 28 DE JUNIO DE 2013

Este contrato de obra se adelantó atendiendo las disposiciones contenidas en el Decreto No 102 de 2008 en relación con la forma de contratación (selección abreviada mínima cuantía), se ejecutó de la manera establecida en la minuta del contrato y suplió la necesidad inicial cual es la construcción y mejoramiento de las zonas recreativas para sedes educativas del Municipio de Cimitarra Durante la ejecución y de acuerdo a los informes que reposan en el expediente contractual se puede observar que la obra fue ejecutada de acuerdo a los estudios previos y a la minuta contractual, además existe recibo a satisfacción de la comunidad.







MODALIDAD DE CONTRATACION: LICITACION PUBLICA OBJETO: CONSTRUCCION DE CUBIERTA POLIDEPORTIVO DEL ANCIANATO SAN JOSE DEL MUNICIPIO DE CIMITARRA VALOR: $174.044.446

DURACION: SEIS (6) MESES

CONTRATISTA: JOHANNY A RAMIREZ

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO 28 DE SEPTIEMBRE DE 2012

FECHA DE INICIO: 1 DE FEBRERO DE 2012

INTERVENTOR: ADRIANA PATRICIA RODRIGUEZ

REGISTRO FOTOGRAFICO






ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL:

El Municipio de Cimitarra Santander, de conformidad con la resolución No 050 del 30 de enero de 2012, autoriza a la Secretaría de Obras públicas e Infraestructura Municipal para celebrar el Contrato de Obra No 001-2012 , este se realiza a través de licitación pública teniendo en cuenta la cuantía, el procedimiento precontractual se publica en el Secop. El contrato se ejecutó conforme a lo establecido en los estudios previos y en la minuta contractual, se realizó la vigilancia y control por parte de la interventoría contratada, y esta a su vez presentó los informes periódicos del avance de la obra; esta última fue entregada a satisfacción y se encuentra funcionando y prestando los servicios Para concluir, en términos generales el contrato No 001-12 se ha desarrollado atendiendo los procedimientos contractuales, la forma de Contratación por Convocatoria Pública, los principios de igualdad, transparencia, eficacia, economía y demás establecidos en el manual de contratación de la entidad y en el Estatuto General de Contratación.

CONTRATO DE OBRA PUBLICA 277-12 MODALIDAD DE CONTRATACION: LICITACION PUBLICA OBJETO: MEJORAMIEENTO Y MANTENIMIENTO DE LA VIA EL TROPEZON EN EL MUNICIPIO DE CIMITARRA, DEPARTAMENTO DE SANTADER EN CONVENIO 2144 CON INVIAS VALOR: $689.301.301

DURACION: CUATRO (4) MESES

CONTRATISTA: CONSORCIO VIAL CIMITARRA

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO 28 DE SEPTIEMBRE DE 2012

FECHA DE INICIO: 14 DE MARZO DE 2013

INTERVENTOR: EVIS CAROLINA RAMOS SECRETARIA DE OBRAS PUBLICA






CONTRATO DE OBRA PUBLICA 276-12 MODALIDAD DE CONTRATACION: LICITACION PUBLICA OBJETO: MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE LA VIA SAN JUAN DE LA CARRETERA- SAN FERNANDO EN EL MUNICIPIO DE CIMITARRA SANTANDER EN CONVENIO 2143 CON INVIAS VALOR: $1.571.539.687


CONTRATISTA: CONSTRUSANTANDER LTDA

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO 28 DE JUNIO DE 2013

FECHA DE INICIO: 25 DE JULIO DE 2012

INTERVENTOR: EVIS CAROLINA RAMOS SECRETARIA DE OBRAS PUBL






El equipo auditor revisó toda la documentación correspondiente a cada uno de los contratos, enfocándose principalmente en la elaboración de los estudios previos, los presupuestos de obra proyectados con sus respetivas bases de precios y diseños preliminares, los pliegos de condiciones definitivos, las propuestas económicas presentadas por los oferentes ganadores y toda la documentación generada durante la parte contractual y pos contractual de los contratos 276 y 277 de 2012, como pólizas de garantía, actas, oficios remisorios, licencias, informes de interventoría, registros fotográficos y pago a la seguridad social , relacionado con la aplicabilidad de las normas y leyes vigentes al momento de la realización de los contratos enfocando el informe técnico al cumplimiento del objeto propuesto en cada uno de los proyectos y la satisfacción de las necesidades planteadas en los estudios previos para el mejoramiento de las condiciones de vida de la comunidad relacionada. Después de realizar el respectivo análisis a los documentos soportes del expediente contractual, para el equipo auditor es claro que el objeto contractual se desarrolló de acuerdo a lo establecido en los estudios previos, y las obras fueron entregadas a satisfacción de la comunidad. El contratista presentó los informes periódicos del avance de las obras junto con el pago de aportes a la seguridad social y parafiscales; con base en lo anterior se puede afirmar que en el desarrollo de los contratos 76 y 277-12 la alcaldía del municipio de Cimitarra, actuó conforme a los principios de transparencia,






planeación, economía y responsabilidad, consagrados en el manual de contratación de la entidad y en el Estatuto General de la Contratación. 1.1.1.1.2 SUMINISTRO

CONTRATO DE SUMINISTRO No 276B

MODALIDAD DE CONTRATACION: MINIMA CUANTIA OBJETO: REPARACION Y SOLDADURA DE RETROEXCAVADORA JHON DEERE 310SJ MOTONIVELADORA CASE 845, RETROEXCAVADORA 420 D, CAMIONETA LUV, OF SO16 Y VOLQUETAS DESTINADAS PARA EL MEJORMIENTO DE LA MALLA VIAL DEL MUNICIPIO DE CIMITARRA VALOR: $15.524.000 DURACION: QUINCE (15) DIAS CONTRATISTA: REPUESTOS Y AUTOMOTORES JMF Y /O JOSE VICENCIO FONTECHA REPRESENTANTE LEGAL: JOSE VICENCIO FONTECHA SANTAMARIA ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO FECHA DE INICIO: JULIO 23 DE 2012 INTERVENTOR: LUBIAN PEREZ QUINTERO, FECHA DE LIQUIDACION: 30 DE JULIO DE 2012 ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL: Al realizar un análisis detallado al contrato No 276B en sus diferentes etapas contractuales, se logró evidenciar que la Alcaldía del Municipio de Cimitarra, en desarrollo de este contrato identificó la necesidad, la naturaleza del contrato a celebrar, la cuantía y el procedimiento a seguir en la etapa previa; de igual forma, se pudo verificar que el Contratista cumplió con el objeto contractual en los términos y en las condiciones establecidas en la minuta del contrato, como se evidencia en las actas de liquidación, en las facturas y en las actas de entrada de los repuestos y el material fotográfico que aporta el supervisor y contratista. De acuerdo a los argumentos expuestos, se puede indicar sin lugar a dudas, que en desarrollo del presente contrato la Alcaldía del Municipio de Cimitrra actuó conforme a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, consagrados en el manual de contratación de la entidad.

CONTRATO DE SUMINISTRO No 153 de 2010

MODALIDAD DE CONTRATACION: MINIMA CUANTIA

OBJETO: SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN PARA EL BATALLON DE INFANTERIA No 41 GENERAL RAFAEL REYES PRIETO ACANTONADO EN EL MUNIPICIO DE CIMITARRA

DURACION: DIEZ (10) DIAS

CONTRATISTA: COMUNICACIONES DE SANTANDER LIMITADA

REPRESENTANTE LEGAL: MARIA GLORIA TREJOS VELEZ


FECHA DE INICIO: 26 DE ABRIL DE 2012

INTERVENTOR: ROBERTO AMADO SERRANO

FECHA DE LIQUIDACION: 13 DE JUNIO DE 2012






ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL:

En el Contrato de Suministros No 153-12 se observa que el Alcalde del Municipio de Cimitarra, identifica la necesidad a satisfacer, la naturaleza del contrato a celebrar, su cuantía y la modalidad de contratación (Selección abreviada de mínima cuantía), de igual forma se evidencia que la gestión contractual se adelantó conforme a los principios de transparencia, economía y responsabilidad contenidos en el Manual de Contratación de la Entidad sujeto de Control. Al realizar un análisis de la etapa contractual y post contractual, se pudo comprobar que COMUNISANDER, en calidad de contratista ejecutó el contrato de suministro de la manera pactada en la minuta; sin embargo dentro del expediente no se observa la designación el supervisor, ni los informes periódicos de este, como tampoco el acta de inicio correspondiente. El contrato se encuentra liquidado y en el expediente obra la entrada al almacén de los artículos comprados. OBSERVACION DE AUDITORIA No 6

CONTRATOS DE SUMINISTRO No 184-12; 185-12; 272-12; 273-12 El proceso de selección de los anteriores contratos se celebraron bajo la modalidad de selección abreviada de menor cuantía, cuyos objetos eran el transporte escolar en las diferentes veredas del municipio. En la etapa post contractual se evidenció un procedimiento inadecuado en el sentido que los soportes en cuanto a informe de actividades, pagos de seguridad social y parafiscales entre otros no se evidencian algunas actas de liquidación; las actas de liquidación se elaboran de manera incompleta debido a que no relacionan los amparos en plazo de las pólizas, el balance financiero del contrato, las actas de suspensión, reiniciación y demás entre otros generando cierto riesgo a la administración en el momento de liquidar un contrato. Dentro de los expedientes que tenían anticipo no se evidenció el correspondiente plan de inversión del anticipo, ni sus soportes a fin de verificar el buen manejo del mismo. En consecuencia para el equipo auditor resulta pertinente dejar una observación de carácter administrativo, con incidencia disciplinaria para el señor EUGENIO ANTONIO ANDRADE, Secretario de Educación, Cultura y Deporte en calidad de Interventor y Contratante. ALCANCE DE OBSERVACION: Administrativo y Disciplinario. PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley

734 de 2002, art. 23 Decreto 1703 de 2002, art. 18 Ley 1122 de 2007, art. 2.2.5 del decreto 734 de 2012 y art. 50 Ley 789 de 2002

PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Eugenio Antonio Andrade- Supervisor- Disciplinario






Dr. – Samuel Soto Carreño- Alcalde- Administrativo

CONTRADICCIONES PRESUNTO RESPONSABLE RESPUESTA: Respetuosamente, me permito apartarme de la conclusiones hechas por parte de la Contraloría Departamental, respecto de los contratos 184, 185, 272 y 273 de 2012, puesto que todos y cada uno de estos contratos se ejecutaron en sus distintas etapas contractuales, (precontractual, contractual y post contractual) de forma ajustada a la legislación contractual que rigió cada uno de estos negocios jurídicos. Así las cosas, lo primero que hay que precisar es que los contratos 184, 185, 272 y 273, si cuentan los respectivos informes de actividades, los cuales se evidencian con las certificaciones emitidas por los centros educativos beneficiarios del transporte escolar, en donde se da constancia de la fecha en que se efectuó el cumplimiento del objeto contractual, como de lo alumnos efectivamente transportados, igualmente se indica y relaciona el nombre de cada uno de los menores transportados, lo que lleva a indicar y comprender que las obligaciones contractuales efectivamente si se cumplieron a cabalidad (ver cuadro de anexos). Por otra parte, los contratistas, antes de proceder a cada uno de los pagos, acreditaron ante el municipio de Cimitarra, el pago de los aportes en seguridad social, de tal forma que se dio cumplimiento tanto a la norma como las estipulaciones contractuales, de lo cual obra copia en cada una de las cuentas sufragadas como en el expediente contractual (ver cuadro de anexos). En cuanto a las actas de liquidación, se debe informar que las mismas existen y se suscribieron entre los extremos contractuales, al interior de cada uno de los contratos 184, 185, 272 y 273. Por consiguiente sea el momento para indicar que la naturaleza jurídica o razón de ser de la liquidación de los contratos estatales, es el cruce de cuentas que debe existir entre la entidad pública y el contratista a fin de establecer si existen obligaciones a cargo o a favor de cada una de las partes según sea el caso. Así las cosas, esta liquidación al tenor de lo dispuesto en la norma, puede ser bilateral de común acuerdo, unilateral efectuada por parte de la entidad de derecho público o por vía judicial, una vez identificadas la formas de liquidación, a de advertirse que al interior de los contratos de marras, se llevo a cabo DE FORMA BILATERAL, lo que quiere decir, que las partes de COMUN ACUERDO, llegaron a un punto en común y se declararon a paz y salvo, aspecto este de suma relevancia, puesto que el acta de liquidación suscrita en este sentido y de esta forma, constituye cosa juzgada para la partes, por consiguiente no se puede concluir; como si lo hizo la contraloría; que existe un riesgo para el Municipio, se insiste dicho riesgo es inexistente en virtud de la misma ley y el acuerdo consensual de las partes que dispusieron declararse a paz y salvo, de otra parte y como complemento, recuérdese que el contrato de transporte es de ejecución instantánea con múltiples prestaciones, lo que quiere decir, que no es posible que una vez se preste el servicio puedan quedara obligaciones insolutas o latentes puesto que, con la sola prestación o transporte extingue la obligación, lo que en ultimas equivale a un balance financiero justo para las partes y sin riesgo de ninguna naturaleza o especie que pueda afectar a la administración municipal (ver cuadro anexos). En cuanto a las actas de suspensión y reiniciación, ha de indicarse de forma categórica que ninguno de los contratos 184, 185, 272 y 273 de 2012, fue objeto






de suspensión, de tal forma, que no es posible predicar o solicitar la existencia de actas de suspensión o reiniciación cuando estos eventos jurídicos nunca se presentaron durante la ejecución de los contratos, lo que lleva irremediablemente a concluir que esta observación ha de ser eliminada puesto que por sustracción de materia, no existe base que sirva de respaldo para su continuidad. CONCLUSION GRUPO AUDITOR El grupo auditor realizó el análisis del material probatorio aportado por el presunto responsable en 200 folios en los cuales reposan las diferentes actas, pago a la seguridad social, listado de recibo a satisfacción que demuestran que los contratos se desarrollaron conforme a lo pactado; sin embargo se recomienda que la información de los procesos contractuales deben reposar conjuntamente en el expediente por cuanto esto facilita el trabajo del equipo auditor, por este motivo se deja la observación administrativa y se desvirtúa la observación de carácter Disciplinaria. 1.1.1.1.2 CONSULTORIA U OTROS CONTRATOS OBSERVACION DE AUDITORIA No 7 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 149-12, 084 DE 2012, 071-12

TIPO DE CONTRATO

CONTRATISTA SUPERVISOR

OBJETO VALOR FUENTE DEL

RECURSO

PLAZO

ANTICIPO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS 149

JAIRO ENRIQUE IZQUIERDO GARCIA

OSMAR MATEUS ZARATE

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE ASEORIA JURIDICA Y ASISTENCIA LEGAL EXTERNA, REQUERIDA POR EL MUNICPIO DE CIMITARRA

$67.860.000 Propios 8 MESES

SI

PRESTACIÓ

N DE

SERVICIOS

084

NAHIR PABON CASTRO.

OFICINA DE PLANEACION WENSY HENAO PINEDA

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALE COMO APOYO A LA OFICINA DE PLANEACION ENLA FORMULACION DEL PLAN DE DESARROLLO 2012-2015


NO

PRESTACIÓ

N DE

SERVICIOS

071

NATALIA EUGENIA DUARTE LOPERA

SECRETARIODE DESARROLLO COMUNITARIO

PRESTACION DE SERVICOS PROFESIONALES COMO COORDINADORA DE LOS PROYECTOS Y ACTIVIDADES EN LOS DIFERENTES PROGRAMAS DE ATECION AL ADULTO MAYOR


NO

En los Contrato de Prestación de servicios No. 149,084, 071 no se evidenció el certificado del Banco de Proyectos, el Plan de Compras, como tampoco hay acto administrativo de designación y notificación del supervisor; ninguno de los contratos tiene acta de inicio, se recomienda contar con un acta de iniciación en la que debe darse cuenta de las condiciones en que empieza a ejecutarse y los compromisos que adquieren las parte Ahora bien, el ingreso base de cotización de los contratos de Prestación de Servicios No. 149 y 084, no fueron los correctos, como lo establece el marco jurídico vigente, así: “En el evento en que el ingreso base de cotización no corresponda con el valor mensualizado del contrato, siempre que estén pactados pagos mensuales, el contratante deberá requerir al contratista para que justifique la diferencia. Si esta diferencia no tiene justificación válida, deberá descontar del pago de un (1) mes, lo que falte para completar el equivalente a la cotización del






doce por ciento (12%) sobre el cuarenta por ciento (40%) del valor bruto del contrato, dividido por el tiempo de duración del mismo, en períodos mensuales, para lo cual se entiende que el 60% restante corresponde a los costos imputables al desarrollo de la actividad contratada” (artículo 23 del Decreto 1703 de 2002); “los contratistas de prestación de servicios cotizarán al sistema general de seguridad social en salud el porcentaje obligatorio sobre una base de cotización máxima del 40% del valor mensualizado del contrato, el porcentaje restante corresponde a los costos derivados de la actividad contractual” (artículo 18 de la ley 1122 de 2007) y “Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas” (negrilla fuera de texto) (artículo 50 de la Ley 789 de 2002). Además de lo anterior en el contrato 149, que corresponde al Asesor jurídico dentro de la minuta contractual se pactó un pago anticipado y el restante en 8 pagos mensuales; sin embargo observando los comprobantes de egreso solo se registra un pago por el valor total del contrato, lo que denota la falta de planeación de la administración y la falta de vigilancia por parte del supervisor quien debía avalar las actividades que se realizaban durante el mes, puesto que entonces que control se ejercía si el contratista no cobraba?. Como se verificaba el cumplimiento de sus actividades? Con lo expuesto, nos encontramos frente al incumplimiento de los deberes señalados en el estatuto disciplinario, por lo cual se plasma una observación de carácter administrativo con incidencia disciplinaria, a fin de que se corrijan y eviten este tipo de actuaciones. ALCANCE DE LA OBSERVACION: Administrativo y Disciplinario. PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734 de

2002, art. 23 Decreto 1703 de 2002, art. 18 Ley 1122 de 2007, art. 2.2.5 del decreto 734 de 2012 y art. 50 Ley 789 de 2002

PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Osmar Mateus Zarate y Wensy Henao Pineda- Supervisores- Disciplinario Dr. – Samuel Soto Carreño- Alcalde- Administrativo

CONTRADICCIONES PRESUNTO RESPONSABLE RESPUESTA: Lo primero que hay que en indicar, es que en virtud de la naturaleza jurídica del Municipio de Cimitarra, se requiere de la asistencia y asesoría legal constante; dada su condición de persona de derecho público; en este sentido, el Municipio de Cimitarra, para el cumplimiento de sus competencias y fines del estado procedió para la vigencia 2012 a la contratación de un profesional del derecho, idóneo y calificado que sirviera de soporte jurídico y apoyo a la gestión para el funcionamiento de algunas secretarias de despacho del ente territorial, contrato que se ejecuto de manera satisfactoria tanto para la administración municipal como para el contratista, sin que dicho contrato hubiese presentado una alteración en su ejecución y cumplimiento. En este orden de ideas, respetuosamente me permito apartarme de la censura efectuada por el ente de control sobre este caso en particular, y en consecuencia procederé a pronunciarme frente a cada una de las observaciones, indicando los argumentos por los cuales se deber DESVIRTUAR.






Banco de proyectos: En efecto el contrato 149 de 2012, suscrito por el Municipio de Cimitarra para la prestación de Servicios Jurídicos, cuenta con el respectivo certificado de Banco de Proyectos, emitido por la oficina de planeación del ente territorial. (ver cuadro de anexos). Designación del supervisor: Sobre este particular, manifestamos que no existe una diferencia de fondo si no de forma con el ente de control. Puesto que la forma en que el municipio de Cimitarra ejerce la vigilancia y control las obligaciones contractuales, no deriva en una ausencia de supervisión respecto del contrato de marras, esto es por que la obligación legal sustancial de supervisar el contrato, se cumple a fondo y a cabalidad por parte del Municipio de Cimitarra. Ahora bien, censura la Contraloría Departamental en su informe preliminar de auditoría que la designación del supervisor no se hace por vía de acto administrativo, sin embargo es deber del Municipio indicar que tal afirmación no es cierta, puesto que, mediante la resolución 051 de 2012, se delego la facultad de contratación en cabeza del secretario General del Municipio, delegación que implica la atención de todas las etapas del contrato, esto es, la etapa precontractual, contractual y pos contractual, así las cosas, dentro de la etapa contractual se encuentra la vigilancia y seguimiento de las obligaciones adquiridas en virtud del negocio jurídico del estado, aspecto que se consolida con la elevación a CLAUSULA CONTRACTUAL, inmersa dentro del texto del consensual en donde se pacta de forma bilateral quien ejercerá el control y vigilancia del mismo, de tal forma que tanto el acto administrativo de delegación para contratar, en complemento con texto mismo del contrato, en donde se adquiere la obligación contractual de vigilar el contrato, constituye el cumplimiento efectivo de vigilancia y control, de tal forma que, si bien es cierto, no se expide una acto administrativo en la forma como quisiera la Contraloría Departamental, tal circunstancia no es constitutiva de ausencia de vigilancia del contrato, puesto que, como se dijo, el fondo del asunto (vigilancia y control) se cumple de manera efectiva y eficaz, toda vez que la asignación de la competencia para supervisar el contrato, se deriva explícitamente del acto de delegación y, del contrato mismo. Acta de Inicio: Respecto de esta observación se debe indicar que el contrato, cuenta con todos los documentos precontractuales, contractuales y pos contractuales, entre los cuales SI encuentran la respectiva acta de inicio, de la cual se anexa copia de la misma. (ver cuadro de anexos). Ingreso Base de Cotización: Este punto no ha sido pacífico en ninguna discusión jurídica, si embargo la postura asumida por la Contraloría Departamental respecto de este tema relacionado con; la base de los aportes a la seguridad social de los trabajadores o contratistas independientes; no consulta con el espíritu de la norma, puesto que se da por cierto e inamovible que las personas naturales contratistas de prestación de servicios, deben realizar sus cotizaciones por el porcentaje absoluto del 40% del valor facturado en forma mensualizada. Pues bien, contrario a lo que se dice y sobre todo a la postura, asumida por parte de la Contraloría General de la República, el artículo 18 de la Ley 1122 de 2007 define expresamente todo lo contrario y esto es que: Los independientes contratistas de prestación de servicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato. En tal sentido, No es lo mismo afirmar categóricamente que la base de las contribuciones a la seguridad social ES el 40% del valor del contrato, a concluir que es MAXIMO el 40% del valor del contrato. Lo que dice la disposición legal es que hay un tope del ingreso base de cotización (IBC) de los contratistas que no puede ser sobrepasado, pero implícitamente se indica que puede ser inferior. Esa fue la interpretación que hizo la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado cuando fue preguntada por el Gobierno Nacional, concluir lo contrario sería imponer por vía administrativa, a los contratistas por prestación de






servicios una obligación económica que la misma ley, NO HA IMPUESTO. En sentido se tiene por remisión directa del artículo 3º del Decreto Reglamentario 1070 de 2013 al artículo 18 de la ley 1122 de 2007 y demás normas concordantes, el ingreso base de cotización para el pago de seguridad social, como contratista independiente por prestación de servicios será MÁXIMO el 40%, lo que implica, en concordancia con otras normas, que el tope superior de ingreso base de cotización es del 40%, lo que NO IMPIDE que sea un monto menor, siempre y cuando no sea inferior al salario mínimo mensual legal vigente, dicha exigencia solo podrá hacerse a las personas naturales quienes tengan un contrato por prestación de servicios con duración superior a 3 meses. De forma errada, se estableció que para poder efectuar el pago de la remuneración por el cumplimiento de un contrato de prestación de servicio por parte de los contratistas independientes, debe realizarse teniendo como base de cotización el 40% del valor mensualizado del contrato, teniendo como piso el salario mínimo y como tope 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes, lo que ha implicado sobre costos en las finanzas personales de la mayoría de independientes en Colombia. Si bien es cierto, el ente de Control podrá manifestar cual ha sido su posición frente al tema, es de recordar una mínima regla de derecho que impone que el destinatario de la ley no podrá interpretarla más allá del alcance que el legislador le ha dado a una disposición legal; lo que quiere decir; es que si el legislador quiso en su sabiduría indicar que el porcentaje MAXIMO de cotización es del 40% de sus ingresos mensualizados del contratista independiente, NO SE puede por vía de interpretación concluirse que dicho porcentaje es UNICO, toda vez que, el legislador así no lo ha dispuesto. Hilando más delgado se debe advertir que si el legislador ha fijado un piso (un salario mínimo) y un techo (40% de los ingresos) para la determinación del IBC para la liquidación de los aportes a salud y pensiones, quiere decir que los contratistas cuentan con espectro par que fluctúen y definan el porcentaje de su IBC en cuanto a sus aportes al Sistema General de Seguridad Social. que de no ser así, simplemente la norma habría sido restrictiva a un solo porcentaje y no se hubiese puesto en la tarea de fijar un piso y un techo, así la cosas entender que la liquidación del IBC debe hacerse sin lugar a discusión respeto del 40%, es contradecir la ley y su espíritu, y exigir administrativamente algo que la norma superior NO EXIGE. En tal sentido es necesario en este punto de la discusión hacer la siguiente precisión: Dentro de la normativa colombiana y el sistema jurídico aplicado en el país, existe el precepto que la norma posterior se prefiere a la anterior, sumado a esto existe una jerarquización normativa donde ciertas normas tienen más fuerza de aplicación que otras, para lo indicado en términos normativos es necesario indicar que la ley prima sobre el decreto y el decreto a su vez sobre una circular. Así las cosas, y con base en lo indicado anteriormente, El artículo 23 del Decreto 1703 de 2002 estableció que el ingreso base de cotización será el equivalente al cuarenta por ciento (40%) del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada. No obstante lo anterior, el artículo 18 de la Ley 1122 de 2007 por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones, aclaró que “Los independientes contratistas de prestación de servicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato”

En tal orden El Consejo de Estado en su sentencia identificada con el Radicado número: 11001-03-06-000-2007-00048-00(1832) M.P. LUIS FERNANDO ALVAREZ JARAMILLO. Preciso el alcance de la expresión valor mensualizado del contrato, a partir del mandato legal sobre la igualdad que debe existir entre el ingreso base de cotización al sistema de salud y al de pensiones, de acuerdo con lo consagrado en los artículos 4º y 5º de la ley 1122 de 2007, la Sala considera que existe una relación directa entre los ingresos devengados y el ingreso base de liquidación de la cotización de los trabajadores






independientes.

Por ende, lo dispuesto en el artículo 18 de la ley 1122 de 2007, en el sentido de que “Los independientes contratistas de prestación de servicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato”, debe interpretarse en consonancia con estas disposiciones legales. En este sentido, el parágrafo del artículo 1º del decreto 510 de 2003, señala que en materia de cotización en pensiones: Se entiende por ingresos efectivamente percibidos por el afiliado aquellos que él mismo recibe para su beneficio personal. Para este efecto, podrán deducirse las sumas que el afiliado recibe y que debe erogar para desarrollar su actividad lucrativa en las mismas condiciones previstas por el artículo 107 del Estatuto Tributario. Lo anterior significa que en materia de cotización en pensiones, la norma considera la posibilidad de excluir del cálculo de los ingresos efectivamente recibidos, aquellas sumas que constituyen costos necesarios para desarrollar la actividad lucrativa; circunstancia que en otra forma consagra el artículo 18 de la ley 1122 de 2007, pues al disponer que la base de cotización en salud para los contratistas de prestación de servicios se toma sobre un tope máximo del 40% del valor mensualizado del contrato, está concluyendo que el 60% restante hace parte de los costos del mismo.

Se acepta entonces que del 40% del valor mensualizado del contrato se deduzca lo que corresponda al IVA, RETEFUENTE E IMPUESTOS (para quienes son responsables del impuesto) y sobre el resultado se calcule el 12,5% como aporte a salud y el 16% como aporte a pensiones. Para el caso de pensionados el porcentaje de aporte a salud es de 12%. En conclusión,

- Los contratistas independientes, con contrato de prestación de servicios igual o inferior a 3 meses, no están en la obligación de entregar soporte de su pago a salud, por lo que sus honorarios son descontables.

- Se puede pagar la seguridad social como independiente en un porcentaje donde la base de cotización puede ser INFERIOR al 40% sobre el valor del contrato mensualizado.

Ejercicio de la supervisión del contrato: Si bien es cierto, el pago del contrato se hizo en un solo giro, esta situación no constituyo en ningún momento una ausencia en la vigilancia y control de las obligaciones del contratista, puesto que, las mismas se cumplieron a cabalidad durante toda la vida y existencia del contrato, igualmente a de tenerse en cuenta que el pago se hizo, sin que por este menester el municipio incurriera en mayores erogaciones de las consignadas en el contrato como tal, por consiguiente no se violento en ningún momento el principio de planeación, ahora bien, la verificación del cumplimiento de las obligaciones se daban en el ejercicio diario de la asesoría y asistencia legal recibida, y no solo con la existencia del pago, de tal modo que, el contratista presto efectivamente sus servicios legales, ofrecidos al municipio de Cimitarra.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Teniendo en cuenta lo expresado por el presunto responsable en la replica presentada, el equipo auditor comparte algunas de sus apreciaciones respecto a la designación del supervisor, y acta de inicio, sin embargo respecto al pago de la seguridad social y en lo relacionado con la base y porcentaje de cotización que un contratista debe efectuar a los sistemas de salud y pensiones, debe indicarse que los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, mediante Circular 000001 del 6 de diciembre de 2004, en ejercicio de las facultades establecidas en los Decretos 246 de 2004 y 205 de 2003, imparten instrucciones con relación al ingreso base de cotización de los contratistas afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud.






“En primer término señaló, que el artículo 4º de la Ley 797 de 2003, modificatorio del artículo, 17 de la Ley 100 de 1993, establece que durante la vigencia del contrato de prestación de servicios, deberán efectuarse cotizaciones en forma obligatoria a los regímenes del Sistema General de Pensiones, por parte de los contratistas, con base en los ingresos por prestación de servicios que aquellos devenguen. El inciso segundo del artículo 3º del Decreto 510 de 2003, concordante con el mandato legal citado, establece que las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud se deben hacer sobre la misma base que al Sistema General de Pensiones; en consecuencia, el ingreso base de cotización conforme a los artículos 5º y 6º de la Ley 797 de 2003 que modificaron en su orden los artículos 18 y 19 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 204 ibídem en ningún caso puede ser inferior a un (1) salario mínimo mensual legal vigente, ni superior a veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Siendo claro que el ingreso base de cotización a los Sistemas de Salud y Pensiones, es por definición y de manera general, uniforme y si tal como lo señaló el artículo 4º de la Ley 797 de 2003, las cotizaciones deben efectuarse con base en el salario o ingresos por prestación de servicios devengados, el ingreso base de cotización tanto para pensiones como para salud de las personas naturales vinculadas al Estado o al sector privado, mediante contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad de servicios que adopten debe corresponder a estos ingresos devengados, por tanto, las bases de cotización deben ser iguales. En segundo término, señaló que al efectuar el examen de nulidad, el honorable Consejo de Estado mantuvo la vigencia del inciso final del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, por lo que en los contratos de vigencia indeterminada, el ingreso base de cotización es el equivalente al 40% del valor bruto facturado en forma mensualizada; razón por la cual, en aplicación del principio de analogía, que halla su justificación en el principio de igualdad, y según el cual, los seres y las situaciones iguales deben recibir un tratamiento igual, dicho porcentaje debe hacerse extensivo a los contratos de vigencia determinada. Ante el planteamiento concreto de si es jurídicamente viable efectuar aportes a pensiones sobre la base establecida para salud en el Decreto 1703 de 2002 y Circular 000001 de 2004 de los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, se considera que la remisión que el mismo inciso segundo del artículo 3º Decreto 510 de 2003 hace a la base de cotización del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serviría de fundamento a los contratistas para efectuar sus aportes tanto a pensión como a salud sobre la base establecida para salud en el Decreto 1703 de 2002”. De esta forma, lo previsto en la Circular 00001 del 6 de diciembre de 2004 expedida por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, significa que la base de cotización para los sistemas de salud y pensiones del contratista, independientemente de la naturaleza del contrato y su valor, corresponderá al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada, porcentaje sobre el cual se calculará el monto del aporte obligatorio que en salud y pensiones debe efectuarse, el cual corresponde al 12.5% y 16% del ingreso base respectivamente, ingreso base que no podrá exceder de veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes ni ser inferior a un (1) smlmv”.

En este evento, si al aplicar la formula prevista en la Circular 00001 del 6 de diciembre de 2004 expedida por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, la base de cotización arroja una cifra inferior a un (1) smlmv, sobre la base del salario mínimo deberá cotizar el contratista en salud y pensiones.

Teniendo en cuenta el análisis efectuado por el grupo auditor, se concluye la conveniencia de dejar la observación administrativa para que incluyan en un plan de mejoramiento lo concerniente al pago de aportes a la seguridad social para la prestación de los servicios profesionales sobre un ingreso base de cotización del






40% y DESVIRTUAR la observación DISCIPLINARIA, por encontrar procedente lo expresado por el presunto responsable. OBSERVACION DE AUDITORIA No 8

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 095-12

MODALIDAD DE CONTRATACION: DIRECTA OBJETO: APOYO AL PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO AL DESARROLLO NUTRICIONAL DE INFANTES NO ESCOLARIZADOS DE EL HOGAR INFANTIL EL RAYITO DE SOL EN LOS NIVELES 1 Y 2 DEL SISBEN DEL AREA URBANA DEL MUNICIPIO DE CIMITARRA VALOR: $138.003.792

DURACION: 10 MESES

CONTRATISTA: RESTAURANTE ESCOLAR KENNEDY


FECHA DE INICIO: 20 DE FEBRERO DE 2012

INTERVENTOR: SECRETARIA GENERAL

La entidad incluyó el proyecto en el banco de programas y proyectos de inversión municipal FORTALECIMIENTO AL DESARROLLO NUTRICIONAL DE INFANTES NO ESCOLARIZADOS. Se elaboró el respectivo estudio previo justificando la necesidad que se pretende satisfacer, en aras de ofrecer el mejor servicio, buscando mejorar los indicadores presentes en el Plan de Desarrollo. Se presentó una única propuesta del RESTAURANTE ESCOLAR KENNEDY, representada legalmente por Edgar Aníbal Cano Betancourth; la alcaldía de Cimitarra profirió acta de idoneidad del restaurante escolar Kennedy, entidad sin ánimo de lucro. El convenio se firmó el 20 de febrero de 2012 y se constituyeron las garantías respectivas que fueron aprobadas el 28 de febrero de 2012. Durante la ejecución del contrato se firmaron cinco actas de pago parcial, con el respectivo informe de actividades avalado por el supervisor Doctor OSMAR MATEUS ZARATE. Sin embargo como aspecto relevante y de acuerdo a lo establecido en la cláusula segunda de la minuta contractual Beneficios: los beneficios serán recibidos por los

niños y niñas no escolarizados (85 del programa Municipal y 143 del programa ICBF durante (183 días), los cuales se encuentran en edades de 5 y 17 años, en situación de desplazamiento que requieran mejorar sus condiciones nutricionales, recibirán los siguientes beneficios:

- Un almuerzo diario - Dos refrigerios reforzados Diario (85 niños) - Un refrigerio reforzado diario (143 niños) - Vasos de agua diarios






Sin embargo en los informes de actividades solo se relaciona un listado que varia de 76 a 85 niños, y no relacionan listado alguno de los 143 restantes beneficiarios del programa del ICBF. En el acta de liquidación final en las consideraciones se señaló: Primera: Que se tiene como sustentación las actas de recibo parcial final con sus respectivos soportes sobre actividades realizadas. Segunda: Que el municipio de cimitarra, hace constar que las actividades realizadas, han sido recibidas a entera satisfacción por parte de la administración. Tercera: Que el contratista declara que no hará ninguna reclamación en contra del municipio de cimitarra, con motivo de las actividades realizadas y que asume la responsabilidad por reclamos y acciones legales que hayan sido imputables al contratista. Sexta: que de acuerdo con las condiciones del convenio, el servicio prestado se

encuentra a paz y salvo por todo gravamen. El equipo auditor no evidenció en el expediente contractual lo referente a la seguridad social, tampoco lo relacionado a los beneficiarios del programa del ICBF, que corresponden a 143 niños y de los cuales no se registra la entrega del beneficio. El municipio de Cimitarra aportó para este convenio la suma de $128.003.792 pesos; para un total de beneficiarios del programa de 228 niños, correspondiéndole a cada niño un beneficio por valor de $561.420 pesos, pero en el informe de actividades solo se relaciona un listado de 85 niños, cuyo valor total del beneficio sería de $47.720.700, quedando pendiente demostrar a quienes se les entregó el beneficio de $80.283.092 correspondiente a los 143 niños restantes. En este orden de ideas, nos encontramos frente a un hallazgo de connotación disciplinaria para el Secretario General al no garantizar el principio de planeación, un hallazgo disciplinario, fiscal y penal para el supervisor al causar daño al patrimonio de la entidad, y una posible apropiación de dieron en concurso con una posible falsedad ideológica en documento público al afirmar que el contrato se cumplió a satisfacción, sin importar el faltante y hallazgo administrativo a fin de corregir y evitar este tipo de actuaciones. ALCANCE DE LA OBSERVACION: Disciplinario, fiscal, penal y administrativo. PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734 de

2002, parágrafo 2º. De los art. 2.2.4 y 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, art. 40 de la Ley 80 de 1993; art. 6 de la Ley 610 de 2000; art. 286 de la Ley 599 de 2000

PRESUNTO DETRIMENTO PATRIMONIAL: $80.283.092

PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Osmar Mateus Zarate, Secretario

General, fiscal penal y Disciplinario Dr. – Samuel Soto Carreño- Alcalde- Administrativo

CONTRADICCIONES PRESUNTO RESPONSABLE RESPUESTA: El municipio de Cimitarra, cuenta con una infraestructura, donde conjuntamente funciona, el programa Madres Comunitarias con 143 niños liderado por el ICBF, y el Programa atención infantes Hogar Rayito de Sol con 85 Niños Liderado por el






Municipio de Cimitarra, No obstante lo anterior y a efectos de mejorar la atención de los niños atendidos por el ICBF, el municipio cofinancia a 143 (beneficiarios Programa ICBF) con un refrigerio y agua. Durante 183 días. En consecuencia resulta pertinente, aclarar los antecedentes, tenidos en cuenta a la hora de determinar las cantidades y el presupuesto del proyecto:

1. El equipo auditor no observo con detenimiento el estudio de oportunidad y conveniencia, el cual establece en el # 2 DESCRIPCION, ESPECIFICACION E IDENTIFICACION DEL OBJETO A CONTRATAR

OBJETO: “APOYO AL PROGRAMA FORTALECIMIENTO AL DESARROLLO NUTICIONAL DE INFANTES NO ESCOLARIZADOS EN LOS HOGARES INFANTILES RAYITO DE SOL EN LOS NIVELES 1 Y 2 DEL SISBEN DEL AREA URBANA DEL MUNICIPIO DE CIMITARRA”; a través de las siguientes actividades:

El programa atenderá con: 1) Raciones alimenticias, (Almuerzo), Dos refrigerios y agua a 85 (beneficiarios programa mpal), y apoyara a 143 (beneficiarios Programa ICBF) con un refrigerio y agua. Durante 183 días.

Las entidades Cofinanciadoras serán: Municipio de Cimitarra-ICBF y Comunidad o entidad Sin Ánimo lucro. ( SE ANEXA COPIA DEL ESTUDIO )

2. Igualmente, no se observo con precisión por parte del Equipo Auditor la Cláusula Primera de la minuta del convenio Nº 095, donde en la casilla de la tabla descriptiva del desarrollo económico se observa que el desarrollo principal corresponde a 85 beneficiarios que son del Rayito de Sol y se tiene:

Días Servicio =183

Niños Beneficiario atendidos por el Municipio= 85

Niños ICB (Cofinanciados Mpio) =143 SE ANEXA MINUTA CONVENIO.

3. No se observo por parte del equipo Auditor el informe final presentado por la Coordinadora del Hogar infantil rayito de Sol, sobre lo desarrollado durante la vigencia 2012, el cual esta anexo al informe final por parte del representante legal Operador Restaurante Kennedy. ( SE ANEXA PARA LOS FINES PERTINENTES ).

Como se puede observar desde el estudio de oportunidad y conveniencia, claramente se encuentra determinado que los beneficiarios principales y con mayor cobertura son los 85 niños del Hogar Infantil Rayito de Sol, a través del Operador Restaurante Kennedy, para quienes se les suministra: Un almuerzo diario, Dos refrigerios Diarios, incluyendo vasos con agua, mientras que los infantes del programa ICBF (143), un refrigerio diario.

ITEM UNIDAD CANTIDAD VR.

UNITARIO VR.PARCIAL

1 Almuerzos (85 ben.*183 Días) 15.555,00 4.500,00 69.997.500,00

2 Refrigerios (85 ben.*183 Días* 2 Refrig) 31.110,00 988,50 30.752.235,00

3 Refrigerios ICBF(143 ben.183 Días *1 Refrig) 26.169,00 988,50 25.868.056,50

4 Agua Galón(Aprox.149 vasos*Galon) (31.110/149=209) (26.169/149=176) 385,00 3.600,00 1.386.000,00

Aporte Municipio 128.003.792,00

5 Logística Mes (Aporte E.S.L) 10,00 1.000.000,00 10.000.000,00

TOTAL 138.003.792,00

Visto lo anterior me permito aclarar los costos en que incurrió el municipio en la atención de los 85 beneficiarios ($101.502.135) y los 143 beneficiarios ICBF ($26.501.657), contrario a lo establecido por el órgano de control ($47.720.700) para 85 niños y ($80.283.092) correspondiente a los 143 niños; ello se debió a que la atención para los 85 beneficiarios fue integral y correspondió exclusivamente al municipio por intermedio del






Restaurante Escolar Kennedy entregar durante los 183 días, a dichos beneficiarios (15.555 almuerzos, 31.110 Refrigerios, y 209 galones de agua), en tanto que la atención integral para los 143 beneficiarios ICBF, correspondió a dicha entidad a través del las madres Comunitarias-ICBF, y que para reforzar dicha atención el Municipio cofinanció con un refrigerio diario(26.169) y agua (176 galones). Por cuanto el almuerzo de los 143 infantes de las Madres Comunitarias está a cargo del ICBF. Ahora bien, a efectos de demostrar la cofinanciación realizada por el municipio en el programa del ICBF, me permito allegar Certificación de prestación del servicio a los 143 Niños ICBF beneficiarios proyecto (Refrigerio y agua), a través del Informe suscrito por la representante legal de la Madres Comunitarias para la vigencia 2012.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Como prueba sumaria el presunto responsable aportó 11 folios en los cuales adjuntó los estudios previos y la certificación de prestación del servicio a los 143 niños ICBF beneficiarios proyecto (refrigerio y agua) a través del informe suscrito por la representante legal de madres comunitarias para la vigencia 2012; además dentro de los argumentos esbozados se aclaró de manera puntual la forma como se distribuyó el aporte para el Hogar infantil Rayito de sol (85 niños) y el beneficio del cual fueron acreedores los 143 infantes del ICFB, concluyendo el grupo auditor que el objeto contractual se desarrolló conforme a los parámetros establecidos en los estudios previos, por este motivo el equipo auditor desvirtúa la observación en todos sus alcances fiscal, penal y disciplinario. OBSERVACION DE AUDITORIA No 9

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS 387 DE 2012

MODALIDAD DE CONTRATACION: DIRECTA OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO ASESOR JURIDICO EN LOS PROCESOS DE JURISDICCION CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO ANTE LOS JUECES Y TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE SAN GIL Y BUCARAMANGA Y ASESOR EN ASUNTOS DE DERECHO PUBLICO. VALOR: $24.000.000

DURACION: DOS (2) MESES

CONTRATISTA: JUAN NICOLAS GOMEZ HERRERA

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO 28 DE DICIEMBRE DE 2012

FECHA DE INICIO: 29 DE OCTUBRE DE 2012

INTERVENTOR: SECRETARIA GENERAL OSMAR MATEUS ZARATE

Al estudiar y analizar la etapa previa de la celebración del contrato No 387 – 12 cuyo objeto es la PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO ASESOR JURIDICO EN LOS PROCESOS DE JURISDICCION CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO ANTE LOS JUECES Y TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE SAN GIL Y BUCARAMANGA Y ASESOR EN ASUNTOS DE DERECHO PUBLICO. El equipo auditor logra determinar que dicho contrato fue cancelado con el rubro presupuestal correspondiente al Sistema General de participación otros sectores (asistencia técnica) lo que esta contrariando lo establecido en las orientaciones del Sistema General de Participaciones; en el cual se establece lo siguiente:






“Asistencia técnica. Debe entenderse como un programa o proyecto que pretenda mejorar la gestión y adecuar la estructura administrativa municipal para el cumplimiento adecuado de las competencias asignadas por la ley, el cual podrá contener el componente de capacitación siempre y cuando se oriente a la optimización de la capacidad administrativa”.

En este punto cabe precisar que no es posible financiar asesorías con el propósito de atender el cumplimiento de labores recurrentes de la administración, como por ejemplo asesoría jurídica, contable, u otras de similar naturaleza. Además durante la etapa de ejecución y teniendo en cuenta que es un contrato de prestación de servicios profesionales, este último debió realizar los aportes a la seguridad social como lo establece el marco jurídico vigente, así: “En el evento en

que el ingreso base de cotización no corresponda con el valor mensualizado del contrato, siempre que estén pactados pagos mensuales, el contratante deberá requerir al contratista para que justifique la diferencia. Si esta diferencia no tiene justificación válida, deberá descontar del pago de un (1) mes, lo que falte para completar el equivalente a la cotización del doce por ciento (12%) sobre el cuarenta por ciento (40%) del valor bruto del contrato, dividido por el tiempo de duración del mismo, en períodos mensuales, para lo cual se entiende que el 60% restante corresponde a los costos imputables al desarrollo de

la actividad contratada” (artículo 23 del Decreto 1703 de 2002); “los contratistas de

prestación de servicios cotizarán al sistema general de seguridad social en salud el porcentaje obligatorio sobre una base de cotización máxima del 40% del valor mensualizado del contrato, el porcentaje restante corresponde a los costos derivados de

la actividad contractual” (artículo 18 de la ley 1122 de 2007) y “Las Entidades públicas en

el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas

que debieron haber sido cotizadas” (negrilla fuera de texto) (artículo 50 de la Ley 789 de 2002) Con lo expuesto, nos encontramos frente al incumplimiento de los deberes

señalados en el estatuto disciplinario, por lo cual se plasma un hallazgo

disciplinario y hallazgo de tipo administrativo, a fin de que se corrijan y eviten este

tipo de actuaciones.

ALCANCE DE LA OBSERVACION: Administrativo y Disciplinario.

PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734 de

2002, art. 23 Decreto 1703 de 2002, art.

18 Ley 1122 de 2007, art. 2.2.5 del decreto

734 de 2012 y art. 50 Ley 789 de 2002

PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Samuel Soto Carreño. Alcalde

municipal (disciplinario y Administrativo)

Dr. Osmar Mateus Zarate, Secretario General, Supervisor (Disciplinario

CONTRADICCIONES PRESUNTO RESPONSABLE RESPUESTA: Frente a la observación del equipo Auditor referente al no pago de la

seguridad social conforme a la normatividad vigente, se aplica al presente evento la misma respuesta brindada en la Observación de Auditoria No.7, donde se desarrolla






claramente los argumentos de carácter legal sobre el topo o porcentaje del pago de la seguridad social.

Si se observan cuidadosamente los soportes presupuestales (CDPs y RPs) correspondientes al contrato de prestación de servicios 387 de 2012, se puede evidenciar que la fuente de financiación utilizada para garantizar los recursos de dicho contrato, hacen parte de los Ingresos Corrientes de Libre Destinación del municipio o ICLD, ya que ya corresponden a “Recursos Propios – SGP Libre Destinación”.

De conformidad con lo dispuesto por el Acto Legislativo 04 de 2007 y por el artículo 78 de la Ley 715 de 2001, modificado por el artículo 21 de la Ley 1176 de 2007, los municipios clasificados en las categorías 4ª, 5ª y 6ª (es nuestro caso), podrán destinar libremente, para inversión u otros gastos inherentes al funcionamiento de la administración municipal, hasta un cuarenta y dos por ciento (42%) de los recursos que perciban por la Participación de Propósito General, lo cual se denomina libre destinación. La categoría corresponde a la adoptada por los municipios con base en los criterios establecidos por la Ley 617 de 2000, determinada cada año para la vigencia respectiva, que para el caso del Municipio de Cimitarra era la Categoría 6ª en la vigencia fiscal 2012.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Nuevamente el equipo auditor hace la siguiente apreciacion en lo relacionado con la base y porcentaje de cotización que un contratista debe efectuar a los sistemas de salud y pensiones, debe indicarse que los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, mediante Circular 000001 del 6 de diciembre de 2004, en ejercicio de las facultades establecidas en los Decretos 246 de 2004 y 205 de 2003, imparten instrucciones con relación al ingreso base de cotización de los contratistas afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud. “En primer término señaló, que el artículo 4º de la Ley 797 de 2003, modificatorio del artículo, 17 de la Ley 100 de 1993, establece que durante la vigencia del contrato de prestación de servicios, deberán efectuarse cotizaciones en forma obligatoria a los regímenes del Sistema General de Pensiones, por parte de los contratistas, con base en los ingresos por prestación de servicios que aquellos devenguen. El inciso segundo del artículo 3º del Decreto 510 de 2003, concordante con el mandato legal citado, establece que las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud se deben hacer sobre la misma base que al Sistema General de Pensiones; en consecuencia, el ingreso base de cotización conforme a los artículos 5º y 6º de la Ley 797 de 2003 que modificaron en su orden los artículos 18 y 19 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 204 ibídem en ningún caso puede ser inferior a un (1) salario mínimo mensual legal vigente, ni superior a veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Siendo claro que el ingreso base de cotización a los Sistemas de Salud y Pensiones, es por definición y de manera general, uniforme y si tal como lo señaló el artículo 4º de la Ley 797 de 2003, las cotizaciones deben efectuarse con base en el salario o ingresos por prestación de servicios devengados, el ingreso base de cotización tanto para pensiones como para salud de las personas naturales vinculadas al Estado o al sector privado, mediante contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad de servicios que adopten debe corresponder a estos ingresos devengados, por tanto, las bases de cotización deben ser iguales. En segundo término, señaló que al efectuar el examen de nulidad, el honorable Consejo de Estado mantuvo la vigencia del inciso final del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, por lo que en los contratos de vigencia indeterminada, el ingreso base de cotización es el equivalente al 40% del valor bruto facturado en forma mensualizada; razón por la cual, en aplicación del principio de analogía, que halla su justificación en el principio de igualdad, y según el cual, los seres y las situaciones iguales deben recibir un tratamiento igual, dicho porcentaje debe hacerse extensivo a los contratos de vigencia determinada. Ante el planteamiento concreto de si es jurídicamente viable efectuar






aportes a pensiones sobre la base establecida para salud en el Decreto 1703 de 2002 y Circular 000001 de 2004 de los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, se considera que la remisión que el mismo inciso segundo del artículo 3º Decreto 510 de 2003 hace a la base de cotización del Sistema General de Seguridad Social en Salud, serviría de fundamento a los contratistas para efectuar sus aportes tanto a pensión como a salud sobre la base establecida para salud en el Decreto 1703 de 2002”. De esta forma, lo previsto en la Circular 00001 del 6 de diciembre de 2004 expedida por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, significa que la base de cotización para los sistemas de salud y pensiones del contratista, independientemente de la naturaleza del contrato y su valor, corresponderá al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada, porcentaje sobre el cual se calculará el monto del aporte obligatorio que en salud y pensiones debe efectuarse, el cual corresponde al 12.5% y 16% del ingreso base respectivamente, ingreso base que no podrá exceder de veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes ni ser inferior a un (1) smlmv”.

En este evento, si al aplicar la formula prevista en la Circular 00001 del 6 de diciembre de 2004 expedida por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, la base de cotización arroja una cifra inferior a un (1) smlmv, sobre la base del salario mínimo deberá cotizar el contratista en salud y pensiones. Teniendo en cuenta el análisis efectuado por el grupo auditor, se concluye la conveniencia de dejar la observación administrativa para que incluyan en un plan de mejoramiento lo concerniente al pago de aportes a la seguridad social para la prestación de los servicios profesionales sobre un ingreso base de cotización del 40% y DESVIRTUAR la observación DISCIPLINARIA, por encontrar procedente lo expresado por el presunto responsable.


CONVENIO DE ASOCIACION No 164

MODALIDAD DE CONTRATACION: DIRECTA OBJETO: SENSIBILIZACION Y EDUCACION A LOS SERVICIOSDE ASEO EN EL MUNICIPIO DE CIMITARRA VALOR: $112.807.000


CONTRATISTA: EMPRESAS PUBLICAS DE CIMITARRA ADMINISTRATICION COOPERATIVA DEL MUNICIPIO DE CIMITARRA

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO 16 DE OCTUBRE DE DE 2012

FECHA DE INICIO: 17 de mayo de 2012

INTERVENTOR: SECRETARIA OBRAS PUBLICAS

Durante la etapa precontractual el equipo auditor encontró como hechos relevantes que la Alcaldía del Municipio de Cimitarra no emite acto administrativo de justificación de la contratación directa de acuerdo a lo contemplado en la ley 1150 de 2007, reglamentado por el Decreto 2474 de 2008.

Además de lo anterior y teniendo en cuenta que la entidad celebró un contrato con una entidad sin ánimo de lucro, la administración debió verificar que esta última gozara de reconocida idoneidad y a su vez debió evaluar dicha calidad por escrito debidamente motivado de acuerdo a lo consagrado en el artículo 1 del decreto 777 de 1992: Los contratos que en desarrollo de lo dispuesto en el segundo inciso del






artículo 355 de la Constitución Política celebren la Nación, los Departamentos, Distritos y Municipios con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, con el propósito de impulsar programas y actividades de interés público, deberán constar por escrito y se sujetarán a los requisitos y formalidades que exige la ley para la contratación entre los particulares, salvo lo previsto en el presente Decreto y sin perjuicio de que puedan incluirse las cláusulas exorbitantes previstas por el Decreto 222 de 1983.

Durante la etapa de ejecución se pudo determinar que el contratista presentó en debida forma los avances de actividades, asi como el pago de aportes a la seguridad, dichos informes soportados con material fotográfico y con el aval del respectivo supervisor, la Ing. EVIS CAROLINA RAMOS GUTIERREZ.

Teniendo en cuenta el incumplimiento durante la etapa precontractual, respecto a la emisión del acto administrativo de justificación de la contratación directa y al no certificar la administración la idoneidad de la entidad sin ánimo de lucro, para el grupo auditor resulta pertinente dejar una observación administrativa con alcance disciplinario para el Alcalde Municipal Doctor Samuel Soto Carreño.

ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO

PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734 de

2002, Articulo 1 decreto 777 de 1992, ley

11 50 de 2007 reglamentada por el

Decreto 244 de 2008-

PRESUNTOS RESPONSABLES: Dr. Samuel Soto Carreño. Alcalde

municipal (disciplinario y Administrativo)

CONTRADICCIONES PRESUNTO RESPONSABLE RESPUESTA: Frente a la falta del Acto Administrativo de Justificación de Contratación directa y certificar la Idoneidad de la entidad Sin ánimo de lucro se tiene: CONTRATACIÓN ESTATAL-Diferencia entre convenio y contrato Si bien legalmente no está definida la diferencia entre los convenios y los contratos como forma de acuerdo de voluntades, doctrinalmente se tiene que los unos difieren de los otros por su contenido patrimonial. Es así como en los convenios, por su naturaleza, las partes tienen y hacen aportes para un propósito común, para el cual cada uno aporta lo necesario para su cumplimiento y ninguna de las partes se dirige a obtener un mayor beneficio que el de cumplir una misión conjuntamente. Caso contrario ocurre con el contrato, el cual siempre tiene un contenido patrimonial. Es decir, siempre se pacta un precio, honorario o recurso a favor del contratista.

Así las cosas como estamos frente a un convenio de asociación de que trata la ley 489 de 1.998, artículo 96 donde se autoriza la asociación de entidades públicas con personas jurídicas particulares, mediante la celebración de convenios de Asociación para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigne la ley. Este deberá celebrarse de conformidad con lo dispuesto en el artículo 355 de la constitución, la remisión que implica entender de una parte que dichos convenios solo pueden celebrase si se cumplen los requisitos establecidos en la disposición constitucional, y de otra, que debe aplicarse el Decreto 777 de 1992, en lo que resulte pertinente y teniendo en cuenta que son convenios y no contratos.

Visto lo anterior, no resulta aplicable, el régimen contractual establecido por la ley 80 de 1993, modificada por la ley 1150 de 2007, en cuanto a la emisión de acto administrativo

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/cp/constitucion_politica_1991_pr011.html#355






de justificación directa de que trataba el artículo 77 de Decreto 2474 de 2008 y de 734 de 2012; pues dicho acto, aplica para los contratos interadministrativos, de que trata el literal c numeral 4 del artículo 4 de la ley 1150 y no los convenios de asociación de que trata el artículo 96 de la ley 489 de 1998.

Igualmente respecto de la idoneidad, consideramos que no resulta aplicable, toda vez que del convenio se desprende que la Entidad territorial, lo que busca realmente es una suerte de alianza de fuerzas públicas y privadas para lograr un mismo propósito cual es fomentar la separación en la fuente y el reciclaje, en los usuarios del servicio de Aseo en el municipio de Cimitarra, en términos de la Ley (para el desarrollo conjunto de actividades en relación con los cometidos y funciones que les asigna a aquéllas la ley) y no de impulsar un programa y actividades de interés público de que trata el Decreto 777 de 1992.

No obstante lo anterior, tratándose de convenios de asociación es menester que las prestaciones a cargo de la entidad que funge como ejecutora del negocio y el objeto mismo

convenio celebrado tengan una relación directa con el objeto de la entidad ejecutora, además de estar señalado en el correspondiente acto de creación o sus reglamentos; en virtud a que este requisito constituye, sin duda alguna, un requisito de validez del respectivo contrato o convenio, en la medida en que atañe a la capacidad de las partes del negocio, el cual, de conformidad con el artículo 1502 del Código Civil, constituye un requisito para obligarse válidamente. En este sentido la Empresas Publicas de Cimitarra-Administración Publica Cooperativa APC. Es una persona jurídica de derecho privado, del sector solidario, sin ánimo de lucro prestadora y operadora de servicios públicos domiciliarios (numeral 15.4 del artículo 15 de la ley 142 de 1994).

En consecuencia el decreto 421 de 2008, (Por el cual se reglamenta el numeral 4 del artículo 15 de la Ley 142 de 1994, en relación con las organizaciones autorizadas para prestar los servicios públicos de agua potable y saneamiento básico en municipios menores, zonas rurales y áreas urbanas específicas) en su artículo 3º estableció que Las personas jurídicas en mención deberán, según lo dispuesto por los artículos 40 del Decreto 2150 de 1995, 7o. del Decreto 427 de 1996 y 3.9 de la Ley 142 de 1994, registrarse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en su respectivo domicilio, inscribirse ante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, y obtener las respectivas concesiones, permisos y licencias a que se refieren los artículos 25 y 26 de la Ley 142 de 1994.

Así las cosas la Empresas Publicas de Cimitarra-Administración Pública Cooperativa APC, aporto para los efectos:

Contrato de Operación de los servicios públicos Domiciliarios suscritos con el municipio de Cimitarra el día 30 de abril de 2009.

Estatutos aprobados el día 18 de febrero de 2009.

Certificado de Existencia y representación legal, emitido por la Cámara de Comercio de Barrancabermeja, como entidad sin ánimo de lucro: Empresas Públicas de Cimitarra-Administración Pública. Numero: S0502441.

Inscripción ante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico(Nº Ap. 20111222685233214- 27/12/2011)

A nuestro entender, tratándose de convenios de Asociación, basta que le entidad, Sin ánimo de lucro Empresas Publicas de Cimitarra-Administración Pública Cooperativa APC, aportara la documentación anterior a efectos de llevar a cabo la respectiva contratación.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=2752#15.4







De acuerdo a las consideraciones expresadas por el presunto responsable y al fundamento legal esbozado, el equipo auditor considera pertinente DESVIRTUAR, el hallazgo Administrativo en todos sus alcances.


CONVENIO DE COOPERACION 157-12

MODALIDAD DE CONTRATACION: DIRECTA

OBJETO: CONVENIO INERADMINISTRATIVO PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACION SUPERIOR EN EL MUNICIPIO DE CIMITARRA

VALOR: 17.000.000

DURACION: SESENTA (60) DIAS

CONTRATISTA: UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

REPRESENTANTE LEGAL: EDGAR GUILLERMO RODRIGUEZ DIAZ


FECHA DE INICIO: 4 DE MAYO DE 2012

INTERVENTOR: SECRETARIO DE EDUCACION, EUGENIO ANTONIO ANDRADE

FECHA DE LIQUIDACION: 13 DE AGOSTO DE 2012

Este proceso fue desarrollado bajo la modalidad de contratación directa, previo acto administrativo de justificación de esta última, la entidad elaboró los estudios previos justificando la necesidad del objeto a contratar , además se contó con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal No 00000001158, y el registro presupuestal No 0000000001508.

En la etapa de ejecución el equipo auditor logró determinar que el contratista cumplió con el objeto contractual, muestra de ello son los informes presentados junto con el material fotográfico y el registro académico de los estudiantes avalado por la certificación emitida por el señor EUGENIO ANTONIO ANDRADE, Secretario de educación cultura y deportes del municipio de Cimitarra.

El convenio fue liquidado de manera bilateral el 13 de agosto de 2012, aduciendo que el mismo fue ejecutado a entera satisfacción y declaran estar a paz y salvo por todo concepto.

Sin embargo el proceso contractual no cuenta con acta de inicio, y no se hizo la delegación de la supervisión y notificación de la misma, aspectos que son relevantes e importantes y que permiten tener un control sobre el desarrollo del objeto contractual, constituyéndose en una deficiencia Administrativa

ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA

PRESUNTO RESPONSABLE: SAMUEL SOTO CARREÑO







RESPUESTA: Respecto del convenio interadministrativo para el fortalecimiento de la educación superior en el municipio de Cimitarra, el cual se suscribió con la universidad nacional abierta y a distancia, me permito indicar lo siguiente: Acta de Inicio: Respecto de esta observación se debe indicar que el convenio, cuenta con todos los documentos precontractuales, contractuales y pos contractuales, entre los cuales SI encuentran la respectiva acta de inicio, de la cual se anexa copia de la misma. (ver cuadro de anexos). Designación del supervisor: Sobre este particular, manifestamos que no existe una diferencia de fondo si no de forma con el ente de control. Puesto que la forma en que el municipio de Cimitarra ejerce la vigilancia y control las obligaciones contractuales, no deriva en una ausencia de supervisión respecto del convenio de marras, esto es por que la obligación legal sustancial de supervisar el convenio, se cumple a fondo y a cabalidad por parte del Municipio de Cimitarra. Ahora bien, censura la Contraloría Departamental en su informe preliminar de auditoría que la designación del supervisor no se hace por vía de acto administrativo, sin embargo es deber del Municipio indicar que tal afirmación no es cierta, puesto que, mediante la resolución 052 de 2012, se delego la facultad de contratación en cabeza de la secretaria de educación del Municipio, delegación que implica la atención de todas las etapas del convenio, esto es, la etapa precontractual, contractual y pos contractual, así las cosas, dentro de la etapa contractual se encuentra la vigilancia y seguimiento de las obligaciones adquiridas en virtud del negocio jurídico del estado, aspecto que se consolida con la elevación a CLAUSULA CONVENCIONAL, inmersa dentro del texto del consensual en donde se pacta de forma bilateral quien ejercerá el control y vigilancia del mismo, de tal forma que tanto el acto administrativo de delegación para contratar, en complemento con texto mismo del contrato, en donde se adquiere la obligación contractual de vigilar el contrato, constituye el cumplimiento efectivo de vigilancia y control, de tal forma que, si bien es cierto, no se expide una acto administrativo en la forma como quisiera la Contraloría Departamental, tal circunstancia no es constitutiva de ausencia de vigilancia del contrato, puesto que, como se dijo, el fondo del asunto (vigilancia y control) se cumple de manera efectiva y eficaz, toda vez que la asignación de la competencia para supervisar el contrato, se deriva explícitamente del acto de delegación y, del contrato mismo, Aunado a lo anterior, y toda vez que lo suscrito fue un convenio con otra entidad del estado, la vigilancia y control del convenio no se encontraba exclusivamente en cabeza del municipio de cimitarra, si no que la misma es compartida con la UNIVERSIDAD, puesto que, por parte de esta, la supervisión fue depositada en el Director de la ZONA CENTRO ORIENTE, lo que quiere decir que nunca hubo falencia alguna en el ejercicio de la vigilancia, supervisión y control del convenio en cuestión, tal y como se colige de la cláusula octava del convenio. (ver cuadro anexos).


El equipo auditor no comparte la apreciación del presunto responsable respecto a que la designación del supervisor no se haga mediante acto administrativo; por cuanto para este ente de control resulta de suma importancia el compromiso que esa delegación debe ejercer y si bien se deja una clausula dentro de la minuta designando a la oficina que tendrá esta labor, en muchas ocasiones no individualiza al funcionario, por este motivo el equipo auditor CONVALIDA la observación Administrativa.

CONTRATO DE SUMINISTRO No 162-12

MODALIDAD DE CONTRATACION: SELECCIÓN MINIMA CUANTIA






OBJETO: SUMINISTRO DE AGUA PARA LA ATENCION DE VISITANTES Y FUNCIONARIOS PUBLICOS DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA DE CIMITARRA VALOR: $15.344.000


CONTRATISTA: HELDA AGUILAR

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO 31 DE AGOSTO DE 2012

FECHA DE INICIO: 15 DE MAYO DE 2012

INTERVENTOR: SECRETARIA DE GOBIERNO

Durante la etapa precontractual la entidad llevó el proceso conforme a la norma y cumplió los parámetros que para la mínima cuantía se exige, puesto que los estudios previos demostraron la necesidad a contratar y fue evaluada y aceptada la oferta más beneficiosa para la entidad.

El grupo auditor reitera la necesidad y obligación de la entidad de emitir un acto administrativo de delegación y notificación del supervisor, ya que esto crea el sentido de compromiso y responsabilidad en la vigilancia y ejecución del objeto contractual, de igual forma de constituir documento de iniciación del contrato, esto le da solemnidad al mismo y crea el compromiso de las partes en la ejecución y desarrollo del objeto contractual; en razón a que ya se dejó la observación no se hará otra por los mismos hechos.

Durante la ejecución el contratista presentó informe de actividades correspondiente a cuatro periodos junto con las actas de pagos parciales avaladas en debida forma por el supervisor del contrato.

El contrato fue liquidado el 31 de agosto de 2012, argumentando la entidad que el contratista se encuentra a paz y salvo por todo concepto.

RESPECTO AL CONTRATO DE SUMINISTRO No.162-12, LA ENTIDAD SE PRONUNCIO PERO NO SE HABIA DEJADO OBSERVACION AL RESPECTO “Se reitera que durante la vigencia del año 2012 se ejecutó el contrato de suministro N°

162 – 2012 de fechado 15 de Mayo, cuyo objeto tuvo el “SUMINISTRO DE AGUA PARA LA ATENCION A VISITANTES Y FUNCIONARIOS PUBLICOS DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE CIMITARRA” por un monto de QUINCE MILLONES DOSCIENTOS CUARENTA Y UN MIL SETECIENTOS VEINTE PESOS ($15.241.720) m/cte, señalando la Contraloría en el informe la necesidad y obligación de la entidad de emitir un acto administrativo de delegación y notificación del supervisor. Frente a este aspecto el ente territorial quiere señalar que dentro del contrato mismo de suministro en su clausula novena señala que: “el control y vigilancia del contrato estará a cargo del Secretario de Gobierno o su delegado, quien será el encargado de expedir las actas de recibo de los bienes”. Esto evidencia el compromiso y responsabilidad taxativa por parte del Secretario de Gobierno en la vigilancia y control del mismo. Aunado a esto y de acuerdo a lo estipulado en el Art 94 de la ley 1474 de 2011 y el Decreto 2516 de 2011 en ninguno de sus acápites expresa la obligatoriedad de emitir actos administrativos que notifiquen el cumplimiento de supervisión o interventoría. Por otro lado frente a la necesidad de constituir documento de iniciación del contrato, cabe señalar que en la cláusula decimoprimera del contrato 162 de 2012 se indica el perfeccionamiento y ejecución del mismo reiterando que al momento de suscribirse dicho contrato este se entiende ya perfeccionado conforme a lo estipulado en literal D del Art 94 de la ley 1474 de 2011, donde establece “La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se






efectuara el respectivo registro presupuestal”. Además de ello el proponente seleccionado “CONTRATISTA” deberá allegar la acreditación de que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al SSSI (Salud y Pensiones ley 100 de 1993, Art.50; ley 789 de 2002 y el Art.23 de la ley 1150 de 2007).,Así mismo el decreto 2516 de 2011 por el cual se reglamenta la modalidad de selección de Mínima Cuantía establece en su Art. 4 Parágrafo 2 que “Con la firma de la invitación por parte del funcionario competente, se entiende aprobada la apertura del proceso contractual por lo que no se requerirá de acto adicional alguno”

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 193-12

MODALIDAD DE CONTRATACION: DIRECTA OBJETO: ORGANIZAR, DESARROLLAR Y PREMIAR EL XVII FESTIVAL DE LA CULTURA Y EL TURISMO Y EL XIV ENCUENTRO REGIONAL GANADERO Y EQUINO GRADO “B” VALOR: $270.000.000

DURACION: TREINTA (30) DIAS

CONTRATISTA: CORPORACION DE CULTURA Y TURISMO DEL MUNICIPIO DE CIMITARRA- CORPOTURISMO

ESTADO DELCONTRATO: LIQUIDADO 26 DE JULIO DE 2012

FECHA DE INICIO: 19 DE JUNIO DE 2012

INTERVENTOR: SECRETARIA DE EDUCACION, CULTURA Y DEPORTE, Eugenio Antonio Andrade

En la etapa precontractual la entidad realizó los estudios previos correspondientes; sin embargo estos no son claros y puntuales respecto a la destinación de los recursos que se van a utilizar en el desarrollo del objeto contractual, por el contrario lo hacen de manera general y no especifican la forma como se va a realizarla inversión; el grupo auditor solicitó el proyecto para este contrato y la entidad manifestó que no se hizo proyecto como tal En la etapa de ejecución el informe de actividades presentado por el contratista no es congruente y especifico, puesto que narra de manera general las actividades realizadas y no se puntualiza la forma como se invirtieron los recursos, se adjunta un material fotográfico global sin que este dividido por actividades y que señale cuanto se pagó por cada una de estas. No se hizo designación del supervisor, este último emite una certificación del cumplimiento de las actividades por parte del contratista pero no se especifica cuanto se canceló y a quien se canceló.

1.1.2 Resultado Evaluación de la Rendición de Cuenta

TABLA 1-2

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta

100.0 0.10 10.0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y anexos)

100.0 0.30 30.0

Calidad (veracidad) 100.0 0.60 60.0






SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

1.00 100.0

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Teniendo en cuenta la información reportada a través del sistema integral de

Auditorias SIA, de la contraloría Departamental de Santander, la opinión de la

rendición y revisión de la cuenta es EFICIENTE, para la vigencia 2012.

Legalidad

Se emite una opinión EFICIENTE, con base en el siguiente resultado:

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido

Financiera

96.2 0.40 38.5

De Gestión 79.8 0.60 47.9

CUMPLIMIENTO LEGALIDAD 1.00 86.3

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

1.1.3 Gestión Ambiental

Teniendo en cuenta el siguiente resultado se emite una opinión con DEFICIENCIAS, dado que la inversión y la gestión que a desarrollado la administración Municipal de Cimitarra ha sido mínima como se evidencia en la matriz adjunta cuyo resultado fue de 64.5%. A continuación presentamos el análisis detallado de la matriz.

TABLA 1-4

GESTIÓN AMBIENTAL


Atribuido

Cumplimiento de planes, programas y proyectos ambientales.

70.0 0.60 42.0

Inversión Ambiental 56.3 0.40 22.5

CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL 1.00 64.5

Calificación Con






Eficiente 2 deficiencias

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

En la Alcaldía Municipal de Cimitarra las funciones relacionadas con los temas de Medio Ambiente, están a cargo de la Arquitecta de Planeación. RECURSO HÍDRICO - REFORESTACIONES. OBSERVACION DE AUDITORIA No 12: Incumplimiento del art. 111 de la ley 99 de 1993. Para dar cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 111, Ley 99 de 1993; artículo 106, Ley 1151 de 2007; y artículo 210 de la Ley 1450 de 2011, los municipios dedicarán un porcentaje no inferior al 1% de sus ingresos corrientes para la adquisición y mantenimiento de dichas zonas o para financiar esquemas de pago por servicios ambientales. Con el fin de constatar lo normado, se toman los ingresos corrientes certificados por el Secretario de Hacienda del municipio, se efectúa el cálculo del 1% ordenado por la norma para cada año, y se cruza con los valores destinados con esta finalidad por la Administración Municipal, según los formatos F07 Ejecución Presupuestal de Gastos (para cada vigencia), con los siguientes resultados:

AÑO

INGRESOS CORRIENTES (en Miles de

pesos)

CALCULO 1%

VALOR DESTINADO

2009 5.431.299 54.321.990 0

2010 5.368.572 53.685.720 0

2011 5.176.758 51.767.580 130.946.000

2012 5.516.401 55.164.070 30.000.000

total 214.939.360 160.946.000 Fuente: Ingresos corrientes certificados por la CGR y Ejecuciones Presupuestales de Gastos)

Como resultado de este análisis, se infiere que la Administración Municipal durante el período 2009-2012, dejó de destinar $53.993.360, para la adquisición y mantenimiento de dichas zonas o para financiar esquemas de pago por servicios ambientales, por lo tanto está incurriendo en un hallazgo de tipo administrativo con incidencia disciplinaria. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA RESPONSABLE: HERNAN RODRIGUEZ GUERRERO, Ex

alcalde y SAMUEL SOTO CARREÑO, Alcalde

PRESUNTA NORMA VULNERADA: ART. 111 LEY 99 DE 1993, Art. 106 Ley 1151

de 2007 y ART. 210 ley 1450 de 2011

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO : Durante la vigencia 2011 se ejecuto un proyecto para ( AUNAR ESFUERZOS PARA EJECUTAR EL PROYECTO DE PROTECCION DE SUELOS Y ZONAS DE RECARGA HIDRICA EN CUENCAS ABASTECEDORAS DE ACUEDUCTOS VEREDALES Y MUNICIPALES, MEDIANTE ACTIVIDADES DE REFORESTACION EN EL MUNICIPIO DE CIMITARRA) . por valor de $30.000.000 en convenio con la gobernación de Santander. (Según certificado de disponibilidad del 23 de junio de 2011)






Es importante resaltar que en la línea estratégica: Responsabilidad Ambiental , Programa : Adquisición de Áreas Estratégicas que se encuentran el Plan de Desarrollo Cimitarra Social y Participativa 2012-2015 se proyectó comprar y mantener predios en el año 2015 sin embargo para el año 2014 el municipio proyecta realizar compras con recursos 2012-2013 con previa autorización de la CAS, es importante resaltar que ya se iniciaron los trámites con la Corporación Autónoma de Santander (CAS). (Ver anexo Auto SGA No. 0117-2014)

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA Si bien es cierto la administración realizó en la vigencia de 2011 un convenio con la gobernación para “AUNAR ESFUERZOS PARA EJECUTAR EL PROYECTO DE PROTECCION DE SUELOS Y ZONAS DE RECARGA HIDRICA EN CUENCAS ABASTECEDORAS DE ACUEDUCTOS VEREDALES Y MUNICIPALES, MEDIANTE ACTIVIDADES DE REFORESTACION EN EL MUNICIPIO DE CIMITARRA, en la vigencia de 2012 con Ingresos corrientes no presupuesto ningún valor dentro del presupuesto de gastos , por lo tanto como no le está dando cumplimiento a la norma establecida para este fin, se convalida el hallazgo de tipo administrativo y disciplinario. La administración municipal en el programa de manejo integral del recurso hídrico realiza acciones especialmente en: Las fuentes abastecedoras del acueducto del casco urbano municipal son la Quebrada Agua Fría y Quebrada la Toroba.

Se han comprado predios los San José con 15 Ha, con matricula inmobiliaria 324-0010-746 y con escritura 0052 del 1 de febrero del 2007 por valor de $51.000.000 y la Quitiana con 30 Ha según escritura 714 del 29 de diciembre de 2011 por valor de $130.946.000 con matrícula inmobiliaria numero32469667 sobre estos predios no se han realizado reforestaciones. Durante la vigencia 2012 se ejecutó un proyecto de protección de suelos y zonas de recarga hídrica en cuencas abastecedoras de acueductos, para proteger especialmente la quebrada agua fría por valor de $30.000.000.00 para cuarenta hectáreas en convenio con la gobernación de Santander. Con Recursos del Sistema General de Participaciones en medio ambiente ejecuto los siguientes programas por valor de $819.995.684 así:

PROYECTO VALOR

Plan de Ordenamiento y Manejo Ambiental 26.970.641

Obras de protección y recuperación de causes según convenio con la CAS N°475 del 2012

211.616.245

AÑO

INGRESOS CORRIENTES

(Miles de Pesos) CALCULO 1%

VALOR

DESTINADO

2009 5.431.299 54.321.990 0

2010 5.368.572 53.865.720 0

130.946.000

30.000.000

2012 5.516.401 55.164.070 0

TOTAL 214.939.360 160.946.000

5.176.758 51.767.5802011






reforestación de cuencas hídricas según convenio con la CAS N° 879 de 2012

581.408.798.

TOTAL $819.995.684

PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE – ACUEDUCTO. El acueducto del Municipio de Cimitarra es Operado por Empresas Públicas de Cimitarra Administración Pública Cooperativa A.P.C, la conducción a la planta se realiza por gravedad, en una tubería de 10 pulgadas La planta se localiza en la vía a la india en el barrio Buenos aires, en esta se llevan a cabo los procesos de floculación, sedimentación, filtración y cloración, posee un cuarto de bombas y una planta de emergencia. La planta de tratamiento cuenta con una planta de emergencia automática que permite continuar con los procesos de potabilización cuando el servicio de energía es suspendido, esta planta tiene una autonomía de 24 Horas, y funciona con ACPM. En los estudios fisicoquímicos que se realizaron al agua en la vigencia del 2012 para ver si era apta para el consumo humano, en los únicos meses que arrojo un resultado con riesgo alto fue durante los meses de mayo, junio y agosto, el resto de año el resultado fue sin riesgo, según certificación expedida por el secretario de salud departamental de Santander. El sistema de acueducto cuenta con 2 tanques de almacenamiento con capacidad de 696 y 400 m3, las redes de distribución tiene diámetros desde 2” a 12”; la cobertura del servicio es del 95% en la zona urbana. Existen 3.148 usuarios de acueducto a diciembre de 2012; y en la zona de expansión se proyectara la construcción de 900 viviendas, que sumadas a las actuales requerirían 95.200 m3/mes. PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA “ AYUEDA” OBSERVACION DE AUDITORIA No 13: No ha implementado el Programa de Ahorro y Uso eficiente del Agua. La administración municipal presentó el 5 de enero de 2009 a la CAS el Programa de ahorro y uso eficiente del agua (AYUEDA), y la CAS emite concepto técnico 394 de 2009 donde establece que debe completar el programa para darle cumplimiento a la ley 373/97 y a la fecha del trabajo de campo no se había realizado estas correcciones, por lo tanto se tipifica un hallazgo de tipo administrativo. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA RESPONSABLE: SAMUEL SOTO CARREÑO CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: “La Administración Municipal realizo convenio No. 005-00910 -2013 " AUNAR ESFUERZOS ENTRE LA CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE SANTANDER- CAS Y EL MUNICIPIO DE CIMITARRA PARA ELABORAR COMPLEMENTOS DEL PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA DEL MUNICIPIO DE CIMITARRA" Firmado a los 8 días del mes de Noviembre Con la Corporación Autónoma






de Santander para la implementación del programa de ahorro y uso eficiente de agua (AYUEDA) es importante resaltar que la CAS ya tiene contratista para dicho contrato y está en proceso la contratación de la interventoría del mismo. ( se anexa convenio No. 005-00910 -2013)”

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: En cuanto a esta observación la administración manifiesta que “La Administración Municipal realizo convenio No. 005-00910 -2013 " AUNAR ESFUERZOS ENTRE LA CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE SANTANDER- CAS Y EL MUNICIPIO DE CIMITARRA PARA ELABORAR COMPLEMENTOS DEL PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA DEL MUNICIPIO DE CIMITARRA" Firmado a los 8 días del mes de Noviembre Con la Corporación Autónoma de Santander para la implementación del programa de ahorro y uso eficiente de agua (AYUEDA) es importante resaltar que la CAS ya tiene contratista para dicho contrato y está en proceso la contratación de la interventoría del mismo. ( se anexa convenio No. 005-00910 -2013),

como a la fecha de presentación de las contradicciones no se ha empezado a desarrollar el contrato, hallazgo de tipo administrativo se convalida para que sea incluido en el plan de mejoramiento al cual se le realizará el respectivo seguimiento.

PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES PTAR – ALCANTARILLADO – VERTIMIENTOS. Es el servicio de recolección, transporte, tratamiento y disposición final de aguas residuales producidas por los usuarios de zonas residenciales, comerciales, industriales e institucionales. La cobertura del alcantarillado es del 95% y las dimensiones de la tubería van desde 8” a 36” pulgadas. Los habitantes del casco urbano del Municipio vierten aguas residuales domésticas e industriales a la quebrada agua fría y rio guayabito que los circundan. Para realizar correctivos actualmente se cuenta con un contrato para la complementación del plan de saneamiento y manejo de vertimientos (octubre 2013) MANEJO DE VERTIMIENTOS:

Vertimiento Antiguo Matadero Vertimiento Calle Ciega OBSERVACION DE AUDITORIA No 14: No ha implementado el Plan de Saneamiento y Manejo de vertimientos.






Según resolución número 1433 del 13 de diciembre de 2004, mediante la cual se reglamente el artículo 12 del Decreto 3100 de 2003, la Alcaldía de Cimitarra mediante oficio del 29 de diciembre de 2008 envía el Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos del municipio a la CAS para su aprobación y está mediante resolución 634 del 15 de julio de 2011 emite el concepto técnico 196 de 22 de abril donde manifiesta que el Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos no cumple con los parámetros establecidos en la resolución 1433 de 2004 del Ministerio de Medio Ambiente, y le da dos meses de plazo a la Alcaldía para que complete el Plan de Manejo de Vertimientos; el grupo auditor verificó el cumplimiento al requerimiento de la CAS y corroboró que durante la vigencia del 2012 no le dio cumplimiento a lo solicitado por la CAS y que solo hasta el año 2013 en el mes de octubre celebro un contrato por valor de $44.200.000 para darle cumplimiento a lo requerido por la CAS, por lo tanto la administración municipal está incurriendo en un hallazgo de tipo administrativo. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: SAMUEL SOTO CARREÑO CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: La administración municipal realizo los ajustes al Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos el cual fue radicado en la Corporación Autónoma de Santander Mediante oficio del 20 de Diciembre de 2013 para dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución DGL No 0634 del 15 de julio de 2011 "PSMV" Municipio de Cimitarra, se espera que para el mes de marzo se tenga una respuesta positiva por parte del la corporación. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El grupo auditor verificÓ la respuesta enviada por la administración donde manifiesta que “realizo los ajustes al Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos el cual fue radicado en la Corporación Autónoma de Santander Mediante oficio del 20 de Diciembre de 2013 para dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución DGL No 0634 del 15 de julio de 2011 "PSMV"…”, pero no anexa ningún soporte donde se pueda verificar esta información, por lo anterior el hallazgo de tipo administrativo se convalida, para que sea incluido en el Plan de mejoramiento al cual se la hará el respectivo seguimiento.

PLANTA DE RESIDUOS SÓLIDOS – RELLENO SANITARIO – PLAN INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS PGIRS.

En relación con los residuos sólidos la Administración municipal cuenta con un relleno sanitario el cual tiene licencia ambiental según resolución DGL No.00000339 del 27 de febrero de 2012 de la Corporación Autónoma Regional de Santander CAS. El lote seleccionado para la construcción del relleno sanitario se localiza en el predio la Florida, corregimiento Santa Rosa en la vereda Jamaica y es propiedad del municipio, cuenta con una extensión de 75 hectáreas, de las cuales se utiliza 3.71 hectárea para el relleno y 1.5 hectáreas para la parte administrativa, bodegas y piscina, cerca al sitio no hay presencia de quebradas ni cañadas o fuentes hídricas que puedan ser contaminadas. El sitio dispone de un espacio






para disposición de residuos inertes ( relleno sanitario) utilizando el método de zanjas o trincheras, sistema de recolección de lixiviados y gases, zanjas perimetrales y zonas verdes , vías de acceso, planta de compost y estructuras de cierre una vez se termina la operación.

Filtro para recolección lixiviados se usaron tuberías de 6” y 8” perforados, recubierto en piedra seleccionada e instalados sobre la geomembrana

Antes de iniciar la operación del relleno se colocaron las chimeneas según el diseño.






Se cuenta con un tanque séptico impermeable y hermético para evitar la contaminación.

La basura se dispone en la celda por capas cada una no debe superar los 50 cm. Se debe utilizar material de cobertura que tiene como finalidad aislar la basura de su entorno, ya sea impidiendo la salida indiscriminada de flujos gaseosos no controlados desde la terraza de la basura hacia el exterior, cortando la infiltración de aguas de escorrentía hacia el cuerpo de basura, o actuando como barrera ante la posible acción de vectores como insectos roedores y aves. El relleno tiene una capacidad de 13.760 metros cúbicos en una operación de diez años para recibir los residuos del municipio. También cuenta con una planta de compostaje que actualmente está operando, mensualmente se disponen 380 toneladas de basura, provenientes del Casco Urbano y Puerto Araujo, adicionalmente cuenta con un compactador con capacidad de 8 toneladas el cual se encuentra en buen estado, dos recolectores un conductor

PLANTA DE COMPOSTAJE






PEGIRS: La Administración Municipal mediante resolución número 058 del 29 de enero de 2009 adopta el Plan de Gestión Integral de Residuos sólidos, PGIR, según concepto técnico SGA 603 de 2008 ya que cumple con los requisitos establecidos en la resolución 1045 de 2003 y posteriormente fue aprobado por la CAS mediante resolución 00888 de septiembre de 2009. PLANTA DE SACRIFICIO DE GANADO

Entrada del Ganado

Transporte (Canales)

Cimitarra cuenta con una planta de sacrificio de ganado localizada a 1 km del casco urbano, su construcción se terminó en 1.996, cuenta con plantas de tratamiento para aguas residuales y agua potable.






Está clasificada como una planta de auto consumo, según el decreto 2270 del 2012 del municipio. Se sacrifican ocho reses diarias en promedio, las cuales se distribuyen en el mismo municipio, Las Empresas Públicas de Cimitarra Administración Pública Cooperativa A.P.C., es la encarga del faenamiento con 14 personas y veterinario, la parte de mantenimiento de la infraestructura la asume el municipio.

En enero del 2012 el INVIMA dejo un requerimiento donde planteó las siguientes observaciones: En cuanto a las instalaciones físicas y sanitarias: Está conformado por postes de madera y alambre de púas que no evita el acceso de personas y animales. Las vías de acceso a la planta, el área de corrales y el patio de maniobras así como las zonas de cargue y descargue no cuenta con superficie tratada ni con la inclinación ni con los debidos drenajes. En la sala de sacrificio, las ventanas y puertas no se encuentran debidamente protegidas para evitar la entrada de polvo, lluvia, fauna o cualquier otro agente contaminante. Los acabados de los techos ( tejas en asbeto) no son de fácil limpieza y desinfección y presenta desprendimiento de pintura en la sala de proceso. Área de proceso: No cuenta con vestidero de acuerdo con lo establecido en artículo 37 del decreto 1036 de 1991. No existe la debida separación entre el área de sacrificio y los corrales. La unión entre paredes, piso y techo no está diseñada de tal manera que evite la acumulación de polvo y suciedad, algunos sifones no cuentan con rejillas y las que están no tienen el diseño adecuado para evitar el ingreso de plagas. Equipos y Utensilios: El matadero cuenta con los equipos mínimos requeridos para el sacrificio y el faenado . Almacenamiento: Algunos ganchos usados para el colgado de canales durante el faenamiento no cuentan con acabado sanitario. Personal Manipulador: Los lavamanos no cuentan con dotación para la higienización de operarios y utensilios. Inspección Sanitaria: El matadero no cuenta con un médico veterinario, el que esta es de de manera periódica por actividades o visitas de inspección vigilancia y control. Instalaciones Sanitarias:






El matadero no cuenta con servicio sanitario bien ubicado, separador de sexo, y falta dotación para higienización de operarios, igualmente no cuenta con utensilios de aseo personal (jabón liquido, toallas desechables o secador eléctrico), no cuenta con vistieres para el cambio de ropa, los lavamanos que existen son de accionamiento manual y no están dotados con los elementos necesarios para el lavado y secado. El área administrativa es independiente, pero se encuentran muy desorganizadas y desaseadas. Condiciones de saneamiento:

Abastecimiento de Agua En el matadero municipal cuenta con un aljibe y una planta de agua potable de 1 litro por segundo, al cual se le realiza procesos para la potabilización, pero el proceso no se encuentra estandarizado.

Manejo y Disposición de Residuos sólidos: Algunos sifones no cuentan con rejillas o las que están no tienen el diseño adecuado , los recipientes para la recolección de los desechos sólidos no se encuentran identificados y no están en todas las áreas del proceso.

Manejo y disposición de residuos líquidos. El matadero no cuenta con un sistema de tratamiento de aguas residuales adecuado, existe un manejo inadecuado de las cajas de inspección y falta de mantenimiento de las instalaciones.

Manejo de emisiones atmosféricas. El sistema de ventilación es natural, pero falta protección en las ventanas. Limpieza y Desinfección: Existen por escrito el procedimiento de limpieza y desinfección, pero no describe todas las actividades desarrolladas en la planta. Control de Plagas Artrópodos, roedores, aves ect: Existe el procedimiento escrito de control de plagas por parte de la administración, pero no describe todas las actividades desarrolladas en la planta, tampoco no existe evidencia de uso de dispositivos para el control de plagas. Transportes: El matadero tiene vehículos ( furgones) para el transporte de las canales , son limpios y ordenados , secos y están en buen estado Educación y Capacitación: Los programas y actividades de capacitación para la manipulación de la carne se encuentra desactualizado, no hay cronograma de actividades y no se evidencia que se hayan dictado capacitaciones; tampoco hay letreros alusivos a ola necesidad de lavarse las manos después de ir al baño o en cualquier cambio de actividad. Salud Ocupacional: Los funcionarios no cuentan con guantes de acero que son considerados como elementos de protección, como tampoco existen camillas. Durante el trabajo de campo se corroboro que la administración municipal ya está realizando los trabajos en la planta de sacrificio animal, dándole cumplimiento al requerimiento del INVIMA.






El manejo de las aguas sanguinolentas no se ejecuta con total eficiencia por lo que se gestiona un proyecto por valor de $500.000.000 con la gobernación de Santander. En la actualidad el matadero no cuenta con residencias cercanas, está ubicado en un terreno de potencial desarrollo urbanístico, lo cual en un futuro inmediato se puede convertir en una limitante, además el municipio se acogió a los frigoríficos regionales (Barrancabermeja), por lo tanto el INVIMA, aplica el decreto 2278 de 1982 y no el decreto 1500 de 2007. COMPARENDO AMBIENTAL: OBSERVACION DE AUDITORIA No 15 La Administración municipal de cimitarra mediante acuerdo N° 30 de fecha 3 de diciembre de 2009 instauro el comparendo ambiental, pero a la fecha de la auditoria no ha expedido el acto administrativo de adopción, igualmente no ha realizado campañas de socialización, por lo tanto se deja un hallazgo de tipo administrativo. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: SAMUEL SOTO CARREÑO CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: : La Alcaldía Municipal realizara las siguientes actividades con el fin de darle cumplimiento al comparendo ambiental.

COMPARENDO AMBIENTAL 2014

MES PROCEDIMIENTO

MAYO Establecer el procedimiento para la aplicación del comparendo ambiental en el Municipio de Cimitarra con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente.

JUNIO Y JULIO

En estos dos meses se realizara la respectiva difusión e inducción a los Funcionarios responsables así como a la comunidad en general con el fin de sensibilizar la importancia de cuidar el medio ambiente y las sanciones que se impondrá por no cumplir con lo establecido en las normas ambientales.

AGOSTO

Entrara en funcionamiento la aplicación del comparendo ambiental , para ello se designaran las oficinas responsables ( Inspección de policía , secretaria de transito y Policía Ambiental).

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El grupo auditor verifico la respuesta enviada por la administración donde establece unas actividades que va a desarrollar para darle cumplimiento a esta observación, por lo tanto el hallazgo administrativo se convalida para que sea incluido en el plan de mejoramiento al cual se le hará el respectivo seguimiento, con el fin de corrobora si efectivamente la administración de dio cumplimiento a esta observación.

1.1.5 Línea de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. TIC






El equipo auditor evidenció que la entidad cuenta con los modelos básicos de comunicación sistematizada como son la página Web de la entidad, correo electrónico de contacto para enlace de la comunidad, pero adolece de estructuras tecnológicas superiores que garanticen la aplicación de modelos tecnológicos de nueva generación, sin embargo el resultado fue de 94.3% arrojando una calificación EFICIENTE.

TABLA 1-5

TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

VARIABLES A EVALUAR Puntaje

Atribuido

Cumplimiento aspectos sistemas de información 94.3

CUMPLIMIENTO TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

94.3

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

1.1.6. Seguimiento al Plan de Mejoramiento Vigencia 2012 Según el resultado arrojado en la tabla 1.6 de la matriz del GAT el plan de mejoramiento se cumplió parcialmente, con una calificación del 66.7%. Esta calificación debido a que el hallazgos que hace referencia a la ley de archivo se cumplieron parcialmente, el hallazgo que hace referencia a la cancelación del total de las reservas presupuestales no se ha cumplido en su totalidad y el hallazgo número 6 que hace referencia al cumplimiento del control interno la fecha de cumplimiento esta hasta el 31 de diciembre de 2013, está cumpliendo parcialmente.

TABLA 1- 6

PLAN DE MEJORAMIENTO

VARIABLES A EVALUAR Calificación

Parcial Ponderación

Puntaje Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 66.7 0.20 13.3

Efectividad de las acciones 66.7 0.80 53.3

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 1.00 66.7

Calificación

Cumple Parcialmente

Cumple 2

Cumple Parcialmente

1

No Cumple 0

Método de evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento. En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas, cuyo plazo de ejecución no se encuentre cumplido a la fecha de la realización del trabajo de campo . Para efectos de la evaluación del Plan de






Mejoramiento se realizará un análisis cuantitativo. En este tipo de análisis, se utilizaron los factores como: acción de mejoramiento, estado actual del plan y fecha de vencimiento del plazo, los cuales se consideraran para obtener la medición del grado de cumplimiento, igualmente también se tendrá en cuenta la matriz del GAT.

N° HALLAZGO DESCRIPCION DE HALLAZGO

CALIFICACION DE CUMPLIMIENTO

CALIFICACION EFECTIVIDAD

1

Sobrestimación de Ingresos: se presenta sobrestimación de ingresos por $81.862.297.80 al existir diferencia entre la ejecución de ingresos y la información contable, por ausencia de mecanismos de control eficientes y eficaces que permitan el adecuado registro de las operaciones y garantice la calidad de la información , lo que denota falta de conciliación periódica de cifras entre las áreas involucradas en el proceso ( gestión de ingresos, contabilidad y presupuesto).

2 2

2

Reservas Presupuestales: según decreto o18 de enero 31 de 2012 , se adicionaron unos recursos al presupuesto municipal vigencia fiscal 2012 producto de la cancelación de reservas fenecidas por valor de 376.964.235.68 existe diferencia de valor de 21.848.068..77 entre el valor reflejado en la ejecución presupuestal de gastos vigencia 2011 ( 398.812.304.45 ) y el valor del decreto o18 (376.964.235.68 como se muestra en el cuadro en el texto de informe, se hace necesario que la alcaldía municipal justifique y soporte con los documentos correspondientes.

1 1

3

Se observó que el ente auditado no está rindiendo la información en el SIA, teniendo en cuenta que el formato F20 esta incluyendo además de la contratación, pagos parafiscales, nomina gastos administrativos y de funcionamiento entre otros, así mismo en el numero que identifica particularmente a cada contrato no coincide con el reportado, lo que distorsiona y dificulta el análisis de la parte contractual de la entidad.

2 2

4

La entidad no cumplió con la Ley 594 del 2000 que estipula como obligación de los funcionarios velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivos y serán responsables de su organización y conservación, así como la presentación de los servicios archivísticos.

1 1

5 La administración debe sanear la invasión que se presenta en la granja dada al Colegio Integrado del Carare.

2 2

6

La inoperancia de la oficina de control interno, está permitiendo que la Administración presente hallazgos de tipo administrativo sancionatorio fiscal y disciplinarios, demostrando esto que no se aplica un verdadero control interno de la entidad, cumpliendo con la ley 87 de noviembre 29 de 1993.

0 0

La metodología para el diseño de los indicadores se realiza tomando los siguientes criterios: La metodología utilizada para establecer estos criterios tuvo como base el hecho






de considerar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento cuyo plazo de ejecución no se encuentre cumplido a la fecha de la evaluación, con un valor máximo de dos (2) puntos si cumplió la acción de mejoramiento, de uno (1) si cumplió parcialmente y de cero (0) puntos si no la cumplió.

1.1.7 Control Fiscal Interno El resultado del análisis del Control Fiscal Interno, es eficiente cuyo resultado fue de 84.3%. Para obtener resultado evidenciado en la matriz (EGF), se tuvo en cuenta la gestión contractual, la gestión financiera y presupuesta, bienes inmuebles, vehículos, inventario físico de los bienes inmuebles, nómina y la gestión ambiental.

TABLA 1-7

CONTROL FISCAL INTERNO


Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación del CFI)

85.6 0.30 25.7

Efectividad de los controles (Segunda Calificación del CFI)

83.8 0.70 58.6

TOTAL 1.00 84.3

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


Con el fin de dar consecución a la Oficina de Control Interno y de acuerdo a lo establecido en la normatividad, Art. 9 de la Ley 1474 de 2011 y Art. 1 del Decreto Nacional 984 de 2012, donde expone: “… Que las oficinas de Control Interno verificarán

en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones como las de restricción del gasto que continúan vigentes, estas dependencias prepararán y enviarán al Representante Legal de la Entidad, entes u organizaciones respectivas y a los órganos de fiscalización, un informe mensual, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto. Igualmente cada cuatro meses debe subir a la página web de la Entidad un Informe pormenorizado del estado de control Interno de dicha Entidad...”

Se evidenció por parte del equipo auditor las siguientes observaciones:

En la Alcaldía de Cimitarra- Santander el proceso del Modelo Estándar de Control Interno. MECI se adoptó mediante Resolución No.437 del 28 de Julio de 2008, con un avance muy poco, realizando solo actualizaciones en el manual de procesos y procedimientos y mapa de riesgos de la Entidad. Presentando un puntaje según el DAFP de 75.75% lo cual refleja poco avance en el desarrollo de las actividades con respecto a años anteriores, lo que se hace necesario un trabajo intenso en mejoras de los diferentes






procesos, no llevando a cabo el cumplimiento del Decreto 1599 de 2005 “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI: 1000-2005.

No hay Implementación de un Plan de auditorías internas, a las áreas más críticas de la administración municipal (Contratación y secretaria de hacienda entre otras) y hacer seguimiento a esos planes de mejoramiento producto de dichas auditorias.

Según certificación de la actual administración, que revisados los archivos no se encontró información anterior a la fecha en que tomo posesión el jefe de control interno, agosto 11 de 2012. Por otra parte es deber de todo funcionario hacer empalme de su cargo y conocer el procedimiento y procesos a su cargo.

Se hace necesario la continuidad en la organización y la clasificación del archivo de gestión documental en la administración municipal.

La Oficina de control Interno o quien haga sus veces en una Entidad pública, debe llevar a cabo una evaluación permanente a los procesos, al desarrollo e implementación del MECI, garantizando su efectividad. Se observó por parte del equipo auditor, que la oficina de control interno durante la vigencia 2012 presento falencias a lo largo de dicho periodo, no dando cumplimiento al art 2 inciso f de la Ley 87 de 1993 “Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos,

detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos”, igualmente al art.3 inciso e de la ley 87 de 1993 así “Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros”.

En este orden de ideas, se pudo constatar que el sistema de Control Interno de la entidad, dado lo observado en el trabajo de campo por parte del equipo auditor, y lo reportado por el funcionario encargado de la oficina de control interno de la entidad, no se encuentran archivos de su funcionamiento lo que no se exonera de haber iniciado su implementación. La poca diligencia de la oficina de Control Interno, está elevando el tiempo de comisión de irregularidades, demostrando esto que no se aplica un verdadero control interno en la entidad toda vez que no cumple con los objetivos determinados en la Ley 87 de Noviembre 29 de 1993. Es de observar que en el Plan de Mejoramiento realizado por la anterior auditoria a la vigencia 2011 se había dejado como mejora para la Administración, caso que no se cumple. Por lo anteriormente expuesto se consolida un hallazgo administrativo con incidencia Disciplinaria. ALCANCE DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO PRESUNTOS RESPONSABLES: SAMUEL SOTO CARREÑO

ISIDORO CEPEDA PARDO Ex Jefe de Control Interno

PRESUNTO NORMA VULNERADA: Ley 734 de 2003 Art 34 Deberes, ley 87 de 1993

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO:

RESPUESTA: Con relación al Modelo Estándar de Control Interno, se readaptó en la vigencia 2013 una Matriz que identifica los procesos y las posibles falencias e inminentes riesgos, adoptado de la mano junto al Manual de Funciones y Competencias Laborales y






el Manual de Procedimientos, como primer paso para identificar los Procesos, los Responsables y las posibles causas en caso tal de incurrir en riesgo alguno. Efectivamente se reconoce que durante la vigencia fiscal 2012 no se implemento un Plan de Auditorías Internas, actuaciones que pudiesen fomentar un autocontrol y la autoevaluación por parte de la Oficina de Control Interno a la Alta Dirección y demás Funcionarios, motivo por el cual esta falencia en la Vigencia Fiscal 2013 empezó a ser subsanada con la Implementación de una Prueba Piloto y el inicio de un proceso inicial de Auditoría Interna con la Elaboración de una Hoja de ruta y papeles de trabajo que en lo posible ayudaran a la prevención de posibles hallazgos y/o recomendaciones cautelares por parte de los organismos de control de los cuales el Municipio de Cimitarra es sujeto de control,

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA La administración municipal reconoce las falencias pertenecientes a los controles al interior de la Entidad. Por lo anterior, el equipo auditor evidenció que no hay un Sistema de Control Interno, en consecuencia, la entidad está expuesta a un alto riesgo en el manejo de sus recursos administrativos, operativos y financieros; por lo anterior se CONFIRMA el hallazgo Disciplinario y administrativo para que sea incluido en el Plan de mejoramiento. 1.2 CONTROL DE RESULTADOS El control de resultados se basa en los planes programas y proyectos que debe desarrollar la administración municipal en donde se mide la eficiencia, la eficacia, la efectividad y la coherencia. Para la vigencia 2012, el concepto de los resultados fue DESFAVORABLE, con un porcentaje del 49.15%, debido a la falta de efectividad y coherencia en los resultados, los cuales no generaron impacto en la comunidad.

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

Factores minimos Calificación Parcial

Ponderación

Calificación Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

49.1 1.00 49.1

Calificación total 1.00 49.1

Concepto de Gestión de Resultados Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

1.2.1 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

TABLA 3

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ENTIDAD AUDITADA






VIGENCIA

Factores minimos Calificación

Parcial Ponderación

Calificación Total

1. Estados Contables 100.0 0.70 70.0

2. Gestión presupuestal 100.0 0.10 10.0

3. Gestión financiera 100.0 0.20 20.0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control Financiero y presupuestal es FAVORABLE de acuerdo al resultado arrojado por la matriz, lo anterior como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables

1.2.1.1 Estados Contables

VIGENCIA 2012

TABLA 3-1

ESTADOS CONTABLES

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Total inconsistencias $ (millones) 16292,0

Indice de inconsistencias (%) 0,0%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 100,0

Calificación

Sin salvedad o limpia

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

AUDITORÍA A LOS ESTADOS FINANCIEROS

En esta sub línea de auditoría se opina sobre la razonabilidad de los estados financieros de la entidad; teniendo en cuenta el cumplimiento de normas y demás disposiciones legales tanto internas como externas que enmarcan a la entidad, estos dos propósitos incluyen determinar si los registros y procedimientos contables son adecuados y verificados por parte de la administración financiera de la entidad. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de Santander, compatibles con los de general aceptación; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe.






Los resultados de la evaluación muestran que la Alcaldía cuenta con un área responsable del proceso contable, apoyado por las diferentes dependencias proveedoras del sistema del Programa contable Soluciones Integradas de Administración SIA para el manejo del módulo de contabilidad y presupuesto para la vigencia analizada. BALANCE GENERAL El balance general es un estado financiero básico, de naturaleza estática que presenta durante la vigencia 2012 la situación de la Alcaldía Municipal de Cimitarra en cuanto a sus activos, pasivos y patrimonio. El Equipo Auditor verificó las tendencias de las cuentas principales del Balance General, para el periodo de la vigencia 2011-2012, según se muestra en la siguiente tabla:

ALCALDÍA MUNICIPAL DE CIMITARRA

BALANCE GENERAL COMPARATIVO

(CIFRAS EN MILES DE PESOS)

BALANCE GENERAL.

2011 2012 %

VARIACION

ACTIVO 40,569,405 49,392,567 22

PASIVO 22,983,538 20,667,855 (10)

PATRIMONIO 17,585,867 28,724,712 63

Fuente: Información rendida al Sistema Integral de Auditoría SIA

Fuente: Información rendida al Sistema Integral de Auditoría SIA

A continuación se describen los componentes del Balance General a 31 de diciembre de 2012: ACTIVOS El total de los activos de la Alcaldía registrados a 31 de diciembre de 2012 fueron por valor de $49.392.567.000 frente a $40.569.405.000 para el año 2011, es decir






se refleja una variación porcentual positiva del veintidós por ciento (22%) con respecto al año 2011. El Activo se encuentra conformado por el Activo corriente que asciende a $16.494.929.000 en el que se refleja la cuenta de bancos con mayor participación a 31 de diciembre de 2012 por valor de $12.882. 282.000, así mismo por el Activo no Corriente que asciende a $32.897.638.000,en el que se observa que las cuentas con mayor participación son los bienes de beneficio y uso público por valor de $11.977.034.000 y Otros Activos por valor de $13.596.793.000. PASIVOS El pasivo al finalizar la vigencia 2012 fue de $20.667.855.000, disminuyéndose en un diez por ciento (10%). El pasivo se encuentra conformado por Pasivo Corriente por valor de $6.591.691.000 en el que se refleja que la cuenta con mayor participación corresponde a la Deuda Pública por valor de $4.155.092.000, así mismo por el pasivo no corriente por valor de $14.076.164.000, que se refleja específicamente por la cuenta del cálculo actuarial.

PATRIMONIO El patrimonio registra un incremento del sesenta y tres por ciento (63%), es decir para la vigencia 2012 reportó un valor de $28.724.712.000 frente a $17.585.867.000 para la vigencia 2011. La cifra más representativa corresponde al capital fiscal que asciende a $18.952.520.000. BALANCE GENERAL COMPARATIVO 2009 A 2012 El Balance General, que se presenta para este análisis es a Diciembre 31 de 2011 y 2012, comparativo con los años 2010 y 2009

Fuente: Estados Financieros Suministrados por la Alcaldía.


BALANCE COMPARATIVO


2009 2010 2011 2012

ACTIVO 29.896.727 35.684.527 40.569.405 49.392.567

PASIVO 9.066.273 10.613.051 22.983.538 20.667.855

PATRIMONIO 20.830.454 25.071.476 17.585.867 28.724.712






Fuente: Estados Financieros Suministrados por la Alcaldía.

En la gráfica comparativa se observa que en la Alcaldía Municipal de Cimitarra, el reporte de los activos es variable en cada una de las vigencias comparadas, para la vigencia 2010 se reporta un incremento del diecinueve por ciento (19%) con respecto al 2009, para la vigencia 2011 se registra una disminución del catorce por ciento (14%) con relación al 2010, para la vigencia 2012 se incrementa en un veintidós por ciento (22%) con respecto al 2011 reflejado específicamente en la cuenta deudores y propiedad planta y equipo. En lo que respecta al Pasivo para las vigencias comparadas 2009 y ,2010 se observa endeudamientos normales al pasar de $9.066.273.000 en el 2009 a $10.613.051.000 para el 2010, para la vigencia 2011 las obligaciones financieras se incrementaron a $22.983.538.000 debido específicamente a la adquisición del crédito de deuda pública y al incremento en cuentas por pagar; para la vigencia 2012 las obligaciones financieras se disminuyeron a $20.667.855.000, observándose que se realizaron abonos a las obligaciones financieras existentes ya que no se adquirieron nuevos créditos. En referencia al patrimonio para las cuatro vigencias analizadas se observa incrementos significativos resultado de los excedentes del ejercicio en cada uno de los años comparados.

ESTADO DE LA ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL

-

10.000.000

20.000.000

30.000.000

40.000.000

50.000.000

2009 2010 2011 2012

ACTIVO 29.896.727 35.684.527 40.569.405 49.392.567

PASIVO 9.066.273 10.613.051 22.983.538 20.667.855

PATRIMONIO 20.830.454 25.071.476 17.585.867 28.724.712

CIF

RA

S EN

MIL

ES D

E P

ESO

S ALCALDIA MUNICIPAL DE CIMITARRA

ACTIVOS, PASIVOS, PATRIMONIO BALANCE COMPARATIVO






Fuente: Estados Financieros Suministrados por la Alcaldía. Como resultado del ejercicio de la Actividad Financiera Económica y Social para el periodo del 1 de Enero a 31 de diciembre de 2012, arroja un excedente de $10.472.817.000 y para el 2011 un déficit de ($7.321.891.000), según se muestra en la siguiente tabla:


ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA COMPARATIVO


ESTADO DE RESULTADOS 2011 2012

% VARIACION

INGRESOS OPERACIONALES 24.761.605 34.286.086 38

GASTOS OPERACIONALES 33.348.618 23.743.329 (29)

OTROS INGRESOS 1.627.260 369.638 (77)

OTROS GASTOS 362.138 439.578 21

RESULTADO DEL EJERCICIO (7.321.891) 10.472.817 (243)

Fuente: Estados Financieros Suministrados por la Alcaldía. INGRESOS OPERACIONALES Los ingresos operacionales del Municipio para la vigencia de 2012 reportaron un valor de $34.286.086.000 frente a $24.761.605.000 registrados en la vigencia anterior, lo cual representó un crecimiento del treinta y ocho por ciento (38%). GASTOS OPERACIONALES Los gastos operacionales para la vigencia 2012 fueron de $23.743.329.000, reflejando una disminución del veinte nueve (29%) con relación a la vigencia anterior. Se registra en otros gastos $439.578.000 que representan los gastos ocasionados por ajustes contables, comisiones y gastos financieros durante la vigencia 2012. GESTION FINANCIERA La evaluación de los indicadores financieros en la vigencia 2012, arrojaron una calificación del 100%, generando una opinión EFICIENTE.

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA


Evaluación Indicadores 100.0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100.0

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0






INDICADORES FINANCIEROS

Los indicadores financieros son el resultado de establecer la relación numérica entre dos cifras, para identificar cifras fuertes o débiles de un sistema indicando probabilidades y tendencias. RAZONES DE LIQUIDEZ Las razones de liquidez permiten identificar el grado o índice de liquidez con que cuenta la institución.

CAPITAL DE TRABAJO NETO

Activo Corriente - Pasivo Corriente

$16.494.929.000 - $ 6.591.690.000 = $9.903.239.000

El capital de trabajo de la Alcaldía Municipal de Cimitarra equivale a $9.903.239.000, cifra que demuestra que la entidad cuenta con los recursos necesarios para cubrir las obligaciones adquiridas, quedando para inversión o cubrimiento de gastos futuros.

RAZÓN CORRIENTE

Activo Corriente / Pasivo Corriente

$16.494.929.000 / $ 6.591.690.000 = 2.5

RAZÓN CORRIENTE Indica la capacidad que tiene la entidad para cumplir con sus obligaciones financieras, deudas o pasivos a corto plazo. Los resultados mostrados por la razón corriente es aceptable, debido a que el Activo Corriente representa solo el 2.5 del Total Pasivo Corriente en el año 2012, lo que permite afirmar que la el riesgo de no pago de las obligaciones corrientes es muy bajo, demostrando que la entidad por cada peso que debe en el corto plazo cuenta con $2.5 para respaldar sus obligaciones., es decir que el indicador supera el punto ideal, esto permite afirmar que el riesgo de no pago de las obligaciones corrientes es muy bajo. RAZONES DE ENDEUDAMIENTO

Tiene por objeto medir en qué grado y de qué forma participan los acreedores sobre los activos del ente.

RAZÓN DE ENDEUDAMIENTO

Pasivo Total / Activo Total

$20.667.855.000/ $49.392.567.000 = 42%

Corresponde al grado de apalancamiento utilizado e indica la participación de los acreedores sobre los activos de la Alcaldía de Cimitarra. Esta razón significa que del Total del Activo que posee el cuarenta y dos por ciento (42%) corresponde a acreedores.

1.2.1.1.1 CONCEPTO CONTROL INTERNO CONTABLE






Según Resolución número 357 de Julio de 2008, los objetivos del control interno contable es generar información contable con las características de confiabilidad, compresibilidad y relevancia en procura de lograr la gestión eficiente transparencia, control de los recursos La Ley 42 de 1993, en su artículo 18 precisa: La evaluación del Control Interno es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de calificar los componentes de control interno financiero y contable, justificar y soportar las calificaciones de los mismos, identificar los riesgos a los que se encuentra expuesto el sistema contable y el nivel de confianza que se les puede otorgar, por lo anterior, se debe verificar el adecuado funcionamiento para que proteja los recursos de la Entidad del menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido y deterioro. Del examen de los documentos, de la evidencia recopilada y de las respuestas que se obtuvieron verbalmente en las encuestas se pudo obtener que los factores evaluados dieron como resultado una calificación ACEPTABLE con riesgo Medio Bajo, para la vigencia 2012. Siendo necesario que la oficina de control interno adopte procedimientos de fortalecimiento en el Control Interno Contable de la Alcaldía.

En el desarrollo de la auditoría se cotejaron registros contables y documentos soportes de los mismos, libros auxiliares y entrevistas con los responsables del manejo de cada proceso, verificando el cumplimiento de las normas técnicas para el reconocimiento y contabilización de las cuentas objeto de estudio. De la revisión y análisis de los diferentes documentos y soportes tomados como muestra para la ejecución de esta auditoría, se evidenciaron los siguientes resultados: REVISIÓN Y ANÁLISIS DE ALGUNAS CUENTAS. BANCOS En el desarrollo del proceso auditor se evidenció que la cuenta depósitos en instituciones financieras ascienden a $12.882.282.294 que incluye los recursos de liquidez inmediata en caja, cuenta corrientes y de ahorros disponibles para el desarrollo de su cometido estatal se encuentra integrado por los saldos en 26 cuentas corrientes que ascienden a $2.180.007.961 y en 68 cuentas de ahorro por valor de $10.702.274.333 , las cuales se encuentran conciliadas con libros, extractos bancarios, auxiliares y certificación expedida por cada uno de las entidades financieras , reflejando con exactitud los saldos registrados en el balance de comprobación a diciembre 31 de 2012. OBSERVACION DE AUDITORIA No. 17 Cuentas corrientes y de ahorro sin movimiento Se evidenció que existen cuentas corrientes y de ahorro que durante el 2012 no registraron movimiento por lo que se requiere que se evalué para dejar las estrictamente necesarias para evitar el desgaste administrativo en su continua verificación.






ALCALDÍA MUNICIPAL DE CIMITARRA RELACION CUENTAS SIN MOVIMENTO EN EL 2012

CIFRAS EN PESOS

CODIGO DESCRIPCION

SALDO BALANCE DE

COMPROBACION A DIC 31 DE

2012

1110051003

00272-9 Conv. Acueductos Ecopetrol 1,883,904

1110051044

03798-0 Saneamiento Ambiental 845,433

1110051049

08176-4 Fondo Seguridad 10,904

1110051054

08226-7 Fondo Caminos 2,407,800

1110051065

03828-5 Fondo Caminos 47,157

1110051071

00579-7 Conv. 496-04 Viv. De Int. Social Altos de la Paz 1,463,710

1110051084

00668-8 Conv. 259/05 - Vivienda Interes Social Los Pinos 5,000,000

1110051103

00718-1 Multas de Transito 15,020,128

1110052002

000073-6 Ministerio de Minas y Energia 232,607

1110052003

000095-9 Fondo Educativo 3,478

111006112 09166-4 Convenio Pavimentacion Puerto Olaya 295,237

111006133 12012-5 Const. Redes MBT para Electrificacion Vda los Morros (FNR) 504

111006151 12726-0 Conv. 2028/10 Refor. Zonas Acued. Casco Urbano y Santa Rosa 297,294

111006168 13687-3 Conv. 005-00879/2010 CAS Protecc. de Suelos y Zonas de Recarga Hidrica

435,841

111006302 197006208 - 111050020029 Fondos Especiales 547,947

ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA

PRESUNTOS RESPONSABLE(S): SAMUEL SOTO CARREÑO

Alcalde Municipal.

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO Respecto de las cuentas bancarias administradas por la tesorería general del Municipio, es necesario indicar que toda apertura de cuenta obedece a una razón justificada como por ej: acuerdo municipal, ordenanza departamental, convenio de cofinanciación, convenio interadministrativo entre otros; y por ende cada cuenta bancaria debe permanecer activa mientras permanezcan las razones que la originaron; entrando en detalle de las 15 cuentas bancarias relacionadas en su dictamen; es preciso informar que las siguientes cuentas fueron canceladas durante la vigencia 2013: 1110051003 00272-9 Conv. Acueducto Ecopetrol 1110051054 08226-7 Fondo Caminos 111006112 09166-4 Convenio Pavimentación Puerto Olaya 111006168 13687-3 Conv. 005-00879/2010 Cas Protección de Suelos y Zonas de Recarga Las cuentas que a continuación se relacionan pertenecientes a convenios de vivienda de interés social con el Departamento se encuentran a la espera de finiquitar la entrega de






estos subsidios o de lo contrario reintegrar el dinero al Departamento de Santander y así proceder a su respectiva cancelación: 1110051071 00579-7 Conv. 496-04 Vivienda de Interés Social Altos de la Paz 1110051084 00668-8 Conv. 259/05 Vivienda de Interés Social Los Pinos Las demás cuentas bancarias respecto de las mencionadas anteriormente aún deben permanecer activas teniendo en cuenta que su razón de origen aún existe; por ultimo cabe anotar que el Municipio de Cimitarra ha venido realizando la cancelación de las cuentas bancarias en el momento pertinente de acuerdo a su origen y finalidad; lo cual también ha sido una fortaleza destacada en el dictamen realizado por su entidad; ya que los saldos de contabilidad respecto del disponible se encuentra conforme a lo certificado por las entidades bancarias.

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Sin desconocer los avances que se haya realizado sobre el tema de depuración de saldos de cuentas corrientes y de ahorro, se hace necesario que se continúe con el proceso en mención, con el fin de que en el balance de comprobación se reflejen las cuentas corrientes y de ahorro que realmente se utilizan, ya que en la revisión se evidenció que las cuentas que aun están activas relacionadas en el presente hallazgo vienen de años anteriores, razón por la cual es procedente DEJAR EN FIRME EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO, para su inclusión en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizara seguimiento. INVERSIONES Se incluyen las cuentas de los recursos representados en valores con el objeto de aumentar excedentes disponibles por medio de la percepción de rendimientos, dividendos y participaciones, variaciones de mercado y otros conceptos; también para cumplir disposiciones legales, fines de política, así como para adquirir o mantener el control de las entidades receptoras de la inversión. A 31 de diciembre de 2012, la Alcaldía presenta unas inversiones que ascienden a $23.446.910, las cuales se encuentran distribuidas en: Inversiones Administración de Liquidez en Títulos Participativos e inversiones patrimoniales en Entidades no controladas representadas en:

Procaucho SA $10.950.000

Lácteos de Cimitarra SA 500.000

Alianza II SA. $10.914.628

Financiera Coomultrasan $ 1.082.282

Total $23.446.910

RENTAS POR COBRAR Las rentas por cobrar están constituidas por los derechos tributarios pendientes de recaudo, exigidos sin contraprestación directa, que recaen sobre la renta o la riqueza, en función de la capacidad económica del sujeto pasivo, gravando la propiedad, la producción, la actividad o el consumo.






Las rentas por cobrar se revelan según su antigüedad en vigencia actual y vigencias anteriores. Adicionalmente se revelan con base en los tipos de obligaciones tributarias y, en los demás casos, atendiendo la naturaleza del impuesto. Las rentas de vigencia actual incluyen los impuestos liquidados y declarados por el contribuyente o autoridad competente, correspondientes a gravámenes reconocidos durante el período contable en curso, sin perjuicio de la vigencia a la cual corresponde la liquidación. También incluye las retenciones y anticipos liquidados en el mismo período. Las rentas de vigencias anteriores son los saldos de las rentas por cobrar de la vigencia actual reclasificados al inicio del período contable siguiente. OBSERVACION DE AUDITORIA No. 18 Inconsistencia en la clasificación de las rentas por cobrar De acuerdo a verificación de balance de comprobación de la vigencia 2012, se observó que la Alcaldía Municipal no está clasificando en debida forma los valores correspondientes a las rentas por cobrar, ya que en el balance no se evidencia a cuanto corresponde el valor del impuesto predial vigencia actual y a cuanto el impuesto predial vigencias anteriores. El valor de la cartera del impuesto predial que asciende a $3.824.787.170 se está registrando como derechos contingentes en las cuentas de orden. Razón por la cual se confirma como un hallazgo administrativo para que se realice las respectivas clasificaciones contables ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA

PRESUNTOS RESPONSABLES: SAMUEL SOTO CARREÑO

Alcalde Municipal CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: Respecto de la presente observación; es pertinente fundamentar el registro de la cartera por impuesto predial en cuentas de orden que venía realizando el Municipio; siendo necesario manifestar que en la auditoría realizada a la cuenta de la vigencia 2011; el equipo auditor recomendó registrar la cartera del impuesto predial unificado en estas cuentas; debido a que el sistema de registro de transacciones contables utilizado por el ente, correspondía a un método mixto, es decir, los ingresos se causaban por flujo de caja y los gastos por causación, como se evidencia en la respuesta del hallazgo No. 2 denominado Rentas por Cobrar del informe final de auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad regular correspondiente a la vigencia 2011. Ahora bien; teniendo en cuenta las diferentes recomendaciones dadas por el equipo auditor de la cuenta de la vigencia 2012; se procede a realizar una verificación sobre el procedimiento contable en cuanto a rentas por cobrar y así mismo se procede a realizar los respectivos registros y reclasificaciones: Inicialmente se realizan la respectiva depuración en las cuentas de orden deudoras teniendo en cuenta que el registro de cartera por impuesto predial se venía realizando en ellas. (Se anexa Nota de Contabilidad No. 530 folios 01) Seguidamente se procede a registrar la cartera por impuesto predial unificado con corte a diciembre de 2013 la cual asciende a $4.024.674.941.00; según el reporte entregado por los administradores del Software contable SIA; afectando los






códigos contables correspondientes 410507 impuesto predial unificado y 130507 impuesto predial unificado. (Se anexa Nota de Contabilidad No. 535 folios 01) Por último al inicio de la vigencia 2014 se procede a realizar la respectiva reclasificación de saldos de vigencia actual a vigencia anterior de acuerdo a lo contemplado en la descripción de la cuenta 1310 del catalogo general de cuentas; de igual manera se registra la cartera del impuesto predial unificado para la vigencia 2014 (Nota de Contabilidad No. 1 folios 01)

Se anexa mayor analítico de la subcuenta 130507 y 131007 de 01 de enero de 2014 a la fecha en donde se evidencia que el registro de las rentas por cobrar se está realizando adecuadamente (folios 05).

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta que la administración realizó el registro adecuado de las rentas por cobrar y los incorporó al balance de comprobación de acuerdo a los soportes allegados en la contradicción, el equipo auditor considera procedente DESVIRTUAR EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO, en virtud de que las cuentas 130507 y 131007.se clasificaron y se registraron en forma adecuada. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Por este grupo la administración presenta en el balance a 31 de diciembre de 2012 un saldo que asciende a la suma de $7.201.580.121, que representa el quince por ciento (15%) del total de los activos del municipio, clasificados por cuentas como se muestran a continuación:

CODIGO CONTABLE

CONCEPTO VALOR ($)

1605 TERRENOS 518,022,448

1640 EDIFICACIONES 3,724,625,815

1645 PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES 491,766,560

1650 REDES, LINEAS Y CABLES 4,449,973,665

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 1,625,096,712

1660 EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO 12,597,807

1665 MUEBLES Y ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 618,291,909

1670 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION 349,475,612

1675 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION 975,485,977

1680 EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERIA 15,063,383

1685 DEPRECIACION ACUMULADA (CR) (3,654,000,843)

1695 PROVISIONES PARA PROTECCION DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO (1,924,818,925)

TOTAL 7,201,580,120

OBSERVACION DE AUDITORIA No. 19

AVALÚO TÉCNICO A PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO






LA ENTIDAD NO CUENTA CON UN INVENTARIO ACTUALIZADO Y DETALLADO DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

El hallazgo se fundamenta al verificar que la Propiedad, planta y equipo no se encuentra totalmente valorada y actualizada, el programa de inventario no ha sido actualizado y no se encuentra en red con el programa de contabilidad, los valores que reportan esta cuenta no han sido actualizados ni detallados y deben someterse al proceso de valorización cada tres años como lo indica la Contaduría General de la Nación. Esta situación afecta el cálculo de depreciación, amortización y valorización. En la revisión efectuada a la cuenta Equipo de Transporte, Tracción y Elevación, se observó una sobre estimación por valor de $16.292.000, evidenciándose que el municipio está utilizando inadecuadamente los códigos contables para el registro de las subcuentas presentando doble codificación. El cálculo de la depreciación acumulada se está realizando en forma global por el valor acumulado de los bienes en poder del municipio y no individual como lo ordena la Contaduría General de República.

Es de anotar que los bienes de Propiedad Planta y Equipo deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la comparación de su valor de adquisición en libros y avalúos técnicos que se realicen para actualizar su valor real. De igual forma la Depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo de sus funciones de cometido estatal. La determinación de la depreciación debe efectuarse con base en métodos de reconocido valor técnico, aplicando el que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente. El equipo Auditor tipifica un hallazgo de tipo Administrativo para la Administración Actual, con el fin de que se identifiquen claramente la totalidad de Activos Fijos, se realice la depreciación individual, con el objetivo primordial de que se refleje el valor real de esta cuenta. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTOS RESPONSABLE (S): SAMUEL SOTO CARREÑO Alcalde Municipal

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: El Municipio de Cimitarra, actualmente se encuentra en proceso de adquisición del modulo de inventario de activos fijos para su respectiva implementación y por ende se hará necesaria la contratación de personal externo para que levante el inventario de los bienes que son propiedad del Municipio e incluirlos en el modulo adquirido; reflejándose una individualización de la propiedad planta y equipo y de su depreciación. Respecto de la observación sobre la cuenta Equipo de Transporte, Tracción y Elevación, es preciso informar que se ha realizado la respectiva revisión encontrándose que por error se repitió un número de placa de vehículo, lo que desvirtúa la sobre estimación por valor de $16.292.000.00; llevándose a cabo la respectiva corrección en el Plan General de Cuentas quedando de la siguiente manera:

Id _cuenta nombre Saldo _actual






16750208 Volqueta Placas OJE980 Modelo 1987 Mercedes Benz

$ 16.292.000,00

16750209 Volqueta placas OJE986 Modelo 1987 Mercedes Benz $ 0,00

Como se puede observar el auxiliar 16750209 se encuentra con un saldo actual de $0.00 teniendo en cuenta que en Diciembre de 2013 se ha realizado una actualización de la (maquinaria y equipo) y (equipo de transporte); procediéndose a individualizar su depreciación y a depurar de la contabilidad los vehículos y la maquinaria que hayan sido dados de baja por estar fuera de servicio; de donde se obtuvo que la Volqueta de placa OJE986 modelo 1987 Mercedes Benz hace parte de los vehículos que se encuentran fuera de servicio; de igual manera reflejamos el saldo de la depreciación:

Id _cuenta Nombre Saldo _actual

1685080208 Volqueta Placas OJE 980 MERCEDES BENZ ($

16.292.000,00)

1685080209 Volqueta placas OJE 986 MERCEDES BENZ $ 0,00

Se anexa: Oficio remitido a la Secretaria General en donde se solicita información sobre el parque automotor del Municipio (folios 02) Respuesta al oficio mencionado anteriormente en donde se confirma que este vehículo se encuentra fuera de servicio (folios 02) Nota de ajuste No. 56 en donde se depura la (maquinaria y equipo) y el (equipo de transporte) que no se encuentra apto para su uso (folios 01)

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Atendiendo la respuesta presentada al presente hallazgo, es pertinente CONFIRMAR EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO, para su inclusión en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizara el seguimiento.

OBSERVACION DE AUDITORIA No. 20

PAGO DE SANCIONES E INTERESES DE MORA

En los expedientes suministrados al Equipo Auditor de los vehículos propiedad de la Alcaldía Municipal, puede evidenciarse que aparece soporte de pago por concepto de impuesto de vehículo camioneta de placas OFS188 de propiedad del municipio según comprobante de egreso 0265 de febrero 20 de 2012, para cancelar el impuesto Departamental de vehículos oficiales de carácter departamental correspondiente a la vigencia 2008, 2010 y 2011. Para realizar el pago correspondiente se detalla la forma como se realizó el pago, evidenciándose que se canceló por sanción e intereses de mora la suma de $3.651.000, así:

Descripción Impuesto y

Otros Sanción

($) Intereses

($) Valor total

($)

Impuesto Dptal año 2008 1.417.724 560.000 256.000 2.233.724

Impuesto Dptal año 2011 981.724 1.928.000 907.000 3.816.724

Total 2.488.000 1.163.000 6.050.448






Con relación al tema del pago de impuesto de vehículos oficiales, se aclara que: “mediante la Ordenanza 025 del 3 de agosto de 2012, ordena: Artículo 1: Inclúyase un nuevo parágrafo al artículo 124 de la Ordenanza 01 de 2010, que para el caso será el parágrafo quinto, el cual quedará así: PARAGRAFO 5. Los vehículos oficiales no pagaran el impuesto sobre vehículos automotores del que habla la Ley 488 de 1998, por no estar expresamente incluidos en la misma norma”.

El hecho anterior, deja entrever un posible daño fiscal al observarse que la alcaldía cancelo una cuantía sobreestimada al valor que realmente debía cancelar al realizar el pago de impuesto departamental en fecha diferente a la expedición de la ordenanza. ALCANCE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA Y FISCAL PRESUNTA NORMA VULNEDARA: Artículo 6, Ley 610 de 2000

PRESUNTO (S) RESPONSABLES (S): SAMUEL SOTO CARREÑO

Alcalde Municipal MILADIS RODRIGUEZ QUIROGA Tesorería General OSMAR MATEUS ZARATE Secretario General.

VALOR: $ 3.651.000

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: El pago se efectuó ante requerimiento de iniciar cobro coactivo por parte de la Secretaria de Hacienda del Departamento y se cancelo dentro de los términos contemplados en la ordenanza vigente para el momento, pues el cobro oficial se realizaba por cuanto consideraban que les asistía el derecho de hacer efectivos directamente los créditos fiscales correspondiente a los impuestos departamentales derivados del Impuesto sobre vehículos automotores, ya que mientras existía la norma y no fuese declarada su nulidad se debían cancelar. Como se aprecia en los soportes de impuestos sobre vehículos automotores, el pago se realizo, en el mes de febrero del año 2012 y la ordenanza del departamento se modifica en el mes de agosto del año 2012, por tanto el pago se realiza por el imperativo legal de la ordenanza modificada. Se anexa la respuesta brindada por la Secretaria de Hacienda ante el requerimiento del despacho del Secretario General frente al proceso coactivo No.386879, para claridad sobre la temática de los vehículos oficiales.

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Teniendo en cuenta la certificación emitida por la Secretaria de Hacienda y lo expuesto en la replica el grupo auditor considera que los argumentos expuestos son validos para DESVIRTUAR EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y FISCAL, endilgado en el presente hallazgo. RECURSOS PÚBLICOS EN FIDUCIAS La Ley 1151 de 2007, por medio de la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo prevé en su artículo 91 que los recursos de apoyo de la Nación al Sector de Agua y Saneamiento se ejecutaran en el marco de los Planes Departamentales para el manejo de los Servicios de Agua y Saneamiento. El Conpes 3463 del 12 de Marzo de 2007 recomienda los lineamientos para la estructuración, la financiación y la ejecución de los Planes Departamentales de






Agua y Saneamiento para el manejo empresarial de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo, los cuales se constituyen en la estrategia principal para implementar la política sectorial del Gobierno Nacional. La Ley 1176 de 2007 en el artículo 12 contempla, “Artículo 12. Constitución de patrimonios autónomos. Los departamentos, distritos y Municipios podrán, con cargo a los recursos del Sistema General de Participaciones con destinación al Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico, constituir patrimonios autónomos con el fin de garantizar proyectos de inversión de mediano y largo plazo dirigidos a asegurar la prestación eficiente de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y/o aseo a sus habitantes, en los eventos en los que les corresponda asegurar su prestación”. El municipio de Cimitarra se vinculó al PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUAS mediante la aprobación del Acuerdo 024 de septiembre 25 de 2009, por parte del Concejo Municipal, mediante la vinculación del municipio a 14 años a partir de la vigencia 2010 De acuerdo al balance de comprobación se reporta un saldo de $937.955.654, el cual corresponde a lo que reporta el Consorcio FIA a diciembre 31 de 2012, Fiducia encargada de manejar estos recursos. VIGENCIAS FUTURAS El municipio de Cimitarra se vinculó al PLAN DEPARTAMENTAL DE AGUAS mediante Acuerdo 024 de septiembre 25 de 2009, autorizó al Alcalde para comprometer vigencias futuras excepcionales como aporte del Municipio en la ejecución y desarrollo del proyecto Plan Departamental de Aguas para el Manejo empresarial de los servicios de agua y saneamiento básico del municipio de Cimitarra en un monto hasta el 25% de los dineros que transfiera la Nación al Municipio con destino al sector de Agua Potable y saneamiento básico por un periodo de 14 años a partir del 2010, el valor autorizado fue $19.485.644.000 con un plazo hasta el 2024, estos recursos son manejados directamente por el Consorcio FIA. FONDO NACIONAL DEL AHORRO De acuerdo a certificación emitida por el municipio dentro de la planta de personal de la vigencia 2012, no existen empleados afiliados al Fondo Nacional del Ahorro para la consignación de sus Cesantías. DEUDA PÚBLICA El Municipio actualmente tiene una obligaciones financieras adquiridas con varias entidades por valor de $6.710.000.000 la cual ha venido amortizando reflejando un saldo a diciembre 31 de 2012 por valor de $4.155.092.000, de acuerdo a como se refleja la siguiente tabla:


DEUDA PUBLICA

CIFRAS EN PESOS






SECTOR OBJETO ENTIDAD FECHA

DESEMBOLSO MONTO

APROBADO SALDO DEUDA

CIERREVIGENCIAACTUAL

VIVIENDA

CONSTRUCCION Y MEJORAMIENTO DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL

BBVA 16-12-2004

500,000.000 0

AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO (SIN INCLUIR PROYECTOS DE VIS)

CONSTRUCCION UNIDADES SANITARIAS

BBVA 09-08-2007

250,000.000 37,500.000

EDUCACIÓN

CONSTRUCCION DE AULAS SEDES EDUCATIVAS

BBVA 09-08-2007

250,000.000 0

TRANSPORTE ADQUISICION DE MAQUINARA PESADA

IDESAN 30-09-2010

1,000,000.000 534,194.000

TRANSPORTE CONSTRUCCION DE PAVIMENTO

BBVA 20-08-2009

500,000.000 307,292.000

TRANSPORTE CONSTRUCCION DE PAVIMENTO

BANCOLOMBIA. 28-09-2009

200,000.000 106,550.000

VARIOS SECTORES

PAVIMENTACION DE VIAS, REDES ELECTRICAS

BANCOLOMBIA 23-09-2010

1,000,000.000 478,573.000

SERVICIOS PUBLICOS DIFERENTES A ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO (SIN INCLUIR PROYECTOS DE VIS)

SUBSIDIOS REDES DOMICILIARIAS


1,200,000.000 1,071,429.000

EDUCACIÓN CONSTRUCCION AULA BIBLIOTCA

BBVA 16-02-2011

750,000.000 696,429.000

TRANSPORTE MANTENIMIENTO DE VIAS

BBVA 17-03-2011

350,000.000 245,000.000

AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO (SIN INCLUIR PROYECTOS DE VIS)

MEJORAMIENTO DE ACUEDUCTO


600,000.000 575,000.000

SERVICIOS PUBLICOS DIFERENTES A ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO (SIN INCLUIR PROYECTOS DE VIS)

CONSTRUCCION DE REDES


110,000.000 103,125.000

TOTAL

6,710,000.000 4,155,092.000

ESTAMPILLLAS DEPARTAMENTALES Se requirieron y revisaron las declaraciones y pagos de las estampillas departamentales de la vigencia 2012, evidenciándose que fueron canceladas en forma oportuna. RETENCION EN LA FUENTE






Durante el desarrollo del proceso auditor se requirieron y revisaron las Declaraciones de Retención en la Fuente de la vigencia 2012, las cuales fueron presentadas y pagadas oportunamente SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES Se verificó el pago de aportes a las cotizaciones de salud, pensiones, Riesgos Profesionales y aportes parafiscales, evidenciándose que fueron presentados y cancelados en las fechas estipuladas para tal fin, para la vigencia 2012. DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS

En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión a los Estados Financieros Básicos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, y Notas a los Estados Financieros con corte al 31 de diciembre de 2012, de la ALCALDÍA MUNICIPAL DE CIMITARRA los cuales, según los documentos y anexos presentados en la rendición de cuenta, además de las constataciones y verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor llevado a cabo sobre las vigencias 2012, generan el siguiente pronunciamiento del Contador Público de la entidad NUBIA ESTHER LEON VILLALBA, portador de la tarjeta profesional número 50083- T.

OPINIÓN SIN SALVEDADES: En mi opinión los Estados Financieros de la vigencia 2012, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la ALCALDÍA MUNICIPAL DE CIMITARRA, a 31 de diciembre de 2012, así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por contaduría general de la nación. , igualmente la información suministrada durante el proceso de auditoría ha sido la necesaria y suficiente para su interpretación y comprensión adecuada ya que las inconsistencias que se presentaron estuvieron reflejadas en un índice inferior al dos por ciento (2%) equivalente a un parámetro que no evidencia inconsistencias significativas en la vigencia fiscal del 01 al 31 de Diciembre de 2012.

1.2.1.2 GESTION PRESUPUESTAL

La opinión de la Gestión presupuestal en el 2.012 tuvo una calificación del 100%, lo cual arrojó una opinión EFICIENTE, con base en el siguiente resultado:

TABLA 3- 2

GESTIÓN PRESUPUESTAL


Evaluación presupuestal 100.0






TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 100.0

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

LEGALIDAD DE LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO Según Acuerdo No.080 de Diciembre 28 de 2011, fija el Presupuesto de Ingresos y Gastos del municipio de CIMITARRA para la vigencia fiscal de 2012 en la suma de VEINTE MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y OCHO MIILLONES DE PESOS MCTE ($20.898.000.000).

En el siguiente cuadro se presentan la totalidad de las modificaciones que se realizaron al Presupuesto General de Rentas y Gastos durante la vigencia 2012, así:

ALCALDIA MUNICIPAL DE CIMITARRA - SANTANDER VIGENCIA 2012

PRESUPUESTO INICIAL $20.898.000.000

ADICIONES $15.597.380.738

REDUCCIONES $1.171.873.683

PRESUPUESTO DEFINITIVO $35.323.507.056

CREDITOS $3.795.543.644

CONTRACREDITOS $3.795.543.644

Durante la vigencia se efectuaron Adiciones por valor de $15.597.380.738, Reducciones por $1.171.873.683, para un Presupuesto Definitivo TREINTA Y CINCO MIL TRESCIENTOS VEINTITRES MILLONES QUINIENTOS SIETE MIL CINCUENTA Y SEIS PESOS MCTE ($35.323.507.056)

COMPARATIVO EFICIENCIA EN EL RECAUDO. MUNICIPIO DE CIMITARRA-SANTANDER, VIGENCIA 2009 – 2012.

ALCALDIA MUNICIPAL DE CIMITARRA

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

VIGENCIA FISCAL 2009-2012

cifras en pesos

VIGENCIA PRESUPUESTO INICIAL

ADICIONES REDUCCIONES

PRESUPUESTO DEFINITIVO

PRESUPUESTO

RECAUDADO

PRESUPUESTO POR

RECAUDAR

% RECAUDO

2009 20.500.000.000 21.179.846.753 4.855.918.375 36.823.928.378 34.274.006.214 2.549.922.164 100%

2010

19.575.000.000

20.720.335.778

3.101.882.832 37.193.452.946

36.860.758.152 332.694.793 99%

2011

20,289,000,000

23.949.493.158

2,329,032,560

41,909,460,598

39,810,455,039

2,099,005,559

95%

2012

20.898.000.000 15.597.380.738

1.171.873.683

35.323.507.056

37.232.384.527 -1.908.877.473 105%

En sus ingresos (recaudo) a lo largo del cuatrienio se presentó estabilidad en sus recaudos, con un aumento paulatino en la vigencia 2012 del 105%, de sus recaudos, reflejando eficiencia en el recaudo.






ACTOS ADMINISTRATIVOS MODIFICATORIOS AL PRESUPUESTO: OBSERVACION DE AUDITORIA No 21 En lo relativo a los actos administrativos modificatorios al Presupuesto realizados en la vigencia 2012, tenemos las siguientes consideraciones: El Concejo Municipal concedió facultades al Sr. Alcalde según Acuerdo No. 044 de Noviembre 26 de 2011 “El alcalde ha sido autorizado a partir del 01 de Enero de 2012 para realizar todas las operaciones presupuestales, movimientos presupuestales, traslados créditos, contra créditos, adicionar, reducir, aplazar partidas para la correcta ejecución del presupuesto e incorporar recursos de cofinanciación, donación, crear códigos contables y numerales con su denominación y demás normas que por gestión se deban incorporar como también los saldos de apropiación sin ejecutar que no se comprometieron en vigencias anteriores” El Sr Alcalde, acogiéndose a los documentos citados durante la vigencia 2012 realiza adiciones por valor de $15.597.380.437. De las anteriores disposiciones se deduce y se deja como observación que tanto en su aprobación como en la ejecución presupuestal, sólo el Concejo como corporación pública es quien realiza y autoriza las adiciones al presupuesto del Municipio, de ahí que para que los gastos puedan ser efectivamente realizados, las correspondientes partidas deben haber sido aprobadas por la Corporación ya sea al expedir el Presupuesto general de Rentas y Gastos para determinada vigencia fiscal o cuando en la misma vigencia se aumenta el monto de las apropiaciones en éste incluidas, requisito que resulta ser un mecanismo de control político y presupuestal del Concejo sobre el Alcalde, como lo ha reiterado la Corte Constitucional refiriéndose al Congreso con respecto al ejecutivo.

Igualmente, revisados los Actos Administrativos mediante los cuales se realizaron modificaciones al Presupuesto Ingresos y Gastos del Municipio de Cimitarra de acuerdo a los Formatos 8A_ AGR modificaciones al Presupuesto de Ingresos y 8B_AGR Modificaciones al Presupuesto de Gastos se constató que existe diferencia entre los primeros y los reportes al SIA. Por lo anterior se configura un Hallazgo administrativo para que se incluido en el plan de mejoramiento y se tenga en cuenta las observaciones en próximas revisiones. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTOS RESPONSABLE (S): SAMUEL SOTO CARREÑO, Alcalde

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: RESPUESTA: Teniendo en cuenta la observación No. 21; se procedió a realizar la respectiva revisión entre los reportes al SIA y los diferentes actos administrativos que modifican el presupuesto de la entidad, constatándose que los errores son de forma mas no de fondo, porque los totales son precisos a los actos administrativos; por tal razón se anexan los documentos que a continuación se relacionan:

Cuadro resumen modificaciones al presupuesto 2012 (folios 01)

Cuadro reporte SIA 2012 – Formato 8A_AGR (incluye aclaración en donde se

presenta error)






Cuadro reporte SIA 2012 – Formato 8B_AGR (incluye aclaración en donde se

presenta error)

Además presentamos la siguiente herramienta mostrando un resumen de los errores en los que se incurrió en el reporte de SIA:

REPORTE SIA 2012 FORMATO 8A_AGR – INGRESOS

(C) Acto Administrativo (F) Fecha (D) Adición (D) Reducción OBSERVACION

DECRETO No. 009 2012 Reducción Presupuestal de

Ingresos 1/31/2012 - 1,498,915.00

Se reportó como

Decreto No. 009 2012 siendo

correcto el Decreto No. 015 de 2012.


Ingresos 1/31/2012 - 59,435,557.00


Ingresos 1/31/2012 - 117,568.00


Ingresos 1/31/2012 - 1,781,546.00


Ingresos 1/31/2012 - 294,914,854.00


Ingresos 1/31/2012 - 19,215,796.00


Ingresos 6/20/2012 16,339,390.00 -

Se tomó la opción de

REDUCCIÓN cuando era ADICIÓN de

ingresos.


Ingresos 6/20/2012 12,254,541.00 -


Ingresos 6/20/2012 97,276,564.00 -

REPORTE SIA 2012 FORMAT 8B_AGR GASTOS

(C) Acto Administrativo (F) Fecha (D) Crédito (D)

Contracrédito OBSERVACION

DECRETO No. 017 2012 Contra crédito Pptal de Gastos

1/31/2012 216,199,227.00 -

Se toma la opción de CONTRACREDITO

siendo un CRÉDITO de gastos


1/31/2012 5,000,000.00 -


1/31/2012 18,400,000.00 -


1/31/2012 122,954,773.00 -


1/31/2012 30,000,000.00 -

DECRETO No. 017 2012 Contracredito Pptal de Gastos

1/31/2012 90,000,000.00 -


1/31/2012 26,154,000.00 -


1/31/2012 5,000,000.00 -






DECRETO No. 044 2012 Crédito Presupuestal de Gastos

4/30/2012 - 29,630,642.00


4/30/2012 - 7,000,000.00


4/30/2012 - 5,000,000.00


4/30/2012 - 4,196,000.00


4/30/2012 - 43,000,000.00


4/30/2012 - 106,790.00


4/30/2012 - 117,000,000.00


4/30/2012 - 5,000,000.00


4/30/2012 - 3,200,000.00


4/30/2012 - 4,400,000.00

RESOLUCION No. 072 2012 Crédito Presupuestal de Gastos

12/26/2012 - 106.00

RESOLUCION No. 14 2012 Contracrédito Pptal de Gastos

5/5/2012 1,300,000.00 -

RESOLUCION No. 14 2012 Contracrédito Pptal de Gastos

5/5/2012 1,800,000.00 -

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA:

Atendiendo la respuesta presentada por parte de la administración municipal, al presente hallazgo, es pertinente CONFIRMAR EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO, para su inclusión en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizara el seguimiento.







De los Ingresos que recibe el Municipio de Cimitarra por Recursos Propios (Impuestos tributarios y No tributarios), del total presupuestado por valor de $6,515.624.186 se recauda $8.077.732.025, de los cuales los rubros más sobresalientes en cuanto al porcentaje de ejecución del recaudo corresponden a impuestos Directos- predial Unificado recibe el 101%, por Impuestos Indirectos: Industria y comercio se recaudó 137%, impuestos de avisos y Tableros 238%, impuestos de delineación urbana por valor de 392%, de Ingresos No Tributarios recibe el 393% por otras multas y sanciones del total presupuestado; sin embargo el mayor recaudo de la Administración es por concepto de Ingresos por Fondos Especiales que fue del 662% del total recaudado de la vigencia, como se detalla en la gráfica adjunta:

INGRESOS 20,898,000,000 15,597,380,737 1,171,873,682 35,323,507,055.00 37,232,384,527.00 105% 100%

Ingresos Corrientes 19,782,000,000 7,458,988,632 794,909,447 26,446,079,185 27,686,395,681.00 105% 74%

INGRESOS TRIBUTARIOS 6,343,000,000 172,624,186 0 6,515,624,186 8,077,732,025.73 124% 22%

Sobretasa a la gasolina 980,000,000.00 0 0 980,000,000 968,024,000.00 99% 3%

Impuesto predial

unificado 1,600,000,000.000 0 1,600,000,000

1,618,038,234.00101% 4%

Impuesto de Industria y

Comercio 1,200,000,000.000 0 1,200,000,000

1,642,267,003.73137% 4%

Impuestos de avisos y

tableros 50,000,000.000 0 50,000,000

119,207,296.00238% 0%

Impuesto sobre juegos

de suerte y azar

0 0 0 0

1,157,200.000%

Impto al transporte de

Hidrocarburos 1,800,000,000.000 0 1,800,000,000

2,782,668,796.00155% 7%

Impto al servicio de

alumbrado Publico 600,000,000.00 172,624,186.000 772,624,186

772,624,186.00100% 2%

Imto de delineación

urbana 10,000,000.000 0 10,000,000

39,215,310.00392% 0%

Impto de deguello de

ganado menor 1,000,000.000 0 1,000,000

1,407,900.00141% 0%

Iptos de Espectaculos

Públicos 0.000 0 0

614,700.000%

Sobretasa bomberil 100,000,000.00 0 0 100,000,000 132,507,400.00 133% 0%

otros ImPtos tributarios

municipales 2,000,000.000 0 2,000,000 0 0% 0%

INGRESOS NOTRIBUTARIOS 271,000,000 0 0 271,000,000 606,845,504 224% 2%

TRANSFERENCIAS Y

APORTES

13,168,000,000 7,286,364,446 794,909,447 19,659,454,999 0 0% 0%

RECURSOS DE CAPITAL 341,000,000 8,138,392,104 376,964,235.00 8,102,427,869 44,422,296 1% 0%

INGRESOS POR FONDOS

ESPECIALES

775,000,000 0 0 775,000,000 5,131,501,678 662% 14%

Adiciones Reducciones Presupuesto

Definitivo



VIGENCIA FISCAL 2012

%

Ejecución

del

Recaudo

%

Participaci

ón del

Recaudo

RecaudosConcepto Presupuesto

Inicial






El valor total recaudado por la Administración de Cimitarra durante la vigencia 2012 ascendió a la suma de $37.232.384.527, que frente al presupuesto Definitivo fue del 105%, en el cual se observa que el recaudo realizado ha sido eficiente, pero a la vez denota fallas en el proceso de programación del presupuesto.

HISTORICO DE EJECUCIONES DE INGRESOS Y GASTOS 2009 - 2012:

VIGENCIA 2009 2010 2011 2012 DETALLE VALOR $ VALOR $ VALOR $ VALOR $

Presupuesto Definitivo

36,823,928,378 37,193,452,946

41,909,460,598 35,323,507,054

Presupuesto Recaudado

34,274,006,214 36,860,758,152

39,810,455,039 37,232,384,527

Presupuesto Por Recaudar

2,549,922,164 332,694,793

2,099,005,559 (1,908,877,473)

Presupuesto Comprometido

29,410,025,630 30,044,482,134

33,451,978,965 28,696,022,278

Pagos 22,380,011,429 23,324,202,823

28,351,827,107 24,456,145,759

Saldo Por Pagar 7,030,014,200 6,720,279,311

5,100,151,858 4,239,876,519

De lo anterior se deduce, que del comportamiento histórico de su ejecución de Ingresos y gastos tenemos: En sus ingresos (recaudo) a lo largo del cuatrienio su recaudo permaneció sostenido en ascenso, excepto en la vigencia 2012 que tuvo una disminución en su recaudo de $37.232.384.527 con respecto al año anterior que fue de $39.810.455.039. En cuanto al Presupuesto comprometido hubo un incremento en sus compromisos año a año excepto en la vigencia 2012 hubo una disminución paso de $24.456.145.759 en la vigencia 2012 con respecto al año anterior que fue de $28.351.827.107. A continuación se detalla el porcentaje del recaudo Vsus compromisos en cada vigencia así:

2009 2010 2011 2012

Presupuesto Recaudado 93% 99% 95% 105%

Presupuesto Comprometido 86% 81.5% 84% 77%

Pagos 76% 78% 85% 85%






EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS Se observó por parte del Equipo Auditor que a lo largo del cuatrienio los gastos de funcionamiento han ido en ascenso, frente a una disminución de sus gastos de inversión y un incremento de la deuda pública, si bien es cierto hay equilibrio presupuestal a largo de los años; se hace necesario que exista una mejor planificación en sus gastos, como se detalla a continuación:

FUENTE: EJECUCIÒN DE Gastos .Software de la entidad.

En cuanto a la Ejecución Presupuestal de Gastos para la vigencia 2012, refleja el siguiente comportamiento:

2009 2010 2011 2012

PRESUPUESTO DE GASTOS

DE FUNCIONAMIENTO 2,601,414,337.11 2,670,897,220.01 2,744,188,164.30 2,997,946,297.03

PRESUPUESTO DEL

SERVICIO DE LA DEUDA 1,037,505,291.62 894,593,215.46 1,031,492,179.90 1,450,826,917.06

PRESUPUESTO DE GASTOS

DE INVERSION 25,771,106,001.41 26,478,991,699.44 29,676,298,621.29 24,247,249,064.84

TOTAL EJECUTADO 29,410,025,630.14 30,044,482,134.91 33,451,978,965.49 28,696,022,278.93

COMPARATIVO EJECUTADO DE GASTOS

GASTOS 20,898,000,000.00 35,323,507,054.00 28,696,022,278.00 24,456,145,759.00 81% 100%

GASTOS DE

FUNCIONAMIENTO 3,424,000,000.00 3,575,591,287.00 2,997,946,297.00 2,904,700,030.00 84% 10%

Gastos de personal 2,209,699,895.00 2,174,638,691.00 2,160,068,995.00 2,091,634,888 72% 8%

Gastos Generales 649,300,105.00 699,591,341.00 693,488,393.03 668,676,233.03 99% 2%

Transferencias 565,000,000.00 701,361,255.00 144,388,909.00 144,388,909 21% 1%

SERVICIO DE LA

DEUDA PUBLICA 1,634,000,000.00 1,548,864,375 1,450,826,917 1,450,826,917 94% 6%

GASTOS DE

INVERSION 15,840,000,000.00 30,199,051,392 24,247,249,064 20,100,618,812 80% 84%

%

Participaciòn

Ejecutado

Fuente: Secretaria de Hacienda Municipal


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

VIGENCIA FISCAL 2012

Cifras en pesos

CONCEPTO

PRESPUESTO

INICIAL

PRESUPUESTO

DEFINITIVO

PRESUPUESTO

EJECUTADO PAGOS

% EJECUCION

PRESUPUEST

AL






La Alcaldía Municipal de Cimitarra comprometió durante la vigencia 2012, gastos totales por valor de $28.696.022.278 con un porcentaje de ejecución del 81% efectuando Pagos por valor de $24.456.145.759 discriminados así: Registró compromisos por servicio de la deuda por $1.450.826.917 con un porcentaje de ejecución del 94%y Gastos de inversión por $24.247.249.064 con un porcentaje de ejecución del 80%;y ejecutó gastos de funcionamiento con cargo a la vigencia por $2.997.946.297 con un porcentaje de ejecución del 84%, efectuó pagos por valor de $2.904.700.030. El 84% del total de gastos corresponde a inversión de los cuales se comprometieron un 80% y se pagaron un 83%; los gastos de funcionamiento representaron el 10%, los cuales se ejecutaron en un 84% y se efectuaron pagos por un 97%; el 6% estuvo representado por el servicio de la deuda, el cual se ejecutó en un 94% y se realizaron pagos por un 100% de lo ejecutado. Los gastos de inversión demandaron la mayor participación en ejecución de recursos, ya que de una apropiación definitiva de $30.199.051.392 ejecutó $24.247.249.064 es decir el 80% del total de gastos proyectado.

La concentración del gasto de inversión se refleja en los siguientes sectores: Según su composición se constata que el mayor índice lo representan el Sector Educación por valor de $2.296.283.367 con un 85%, seguido de Otros Sectores de Inversión (que comprenden los sectores de defensa y seguridad, sector energía, sector transporte, sector justicia, sector medio ambiente, sector gobierno sector agropecuario, sector trabajo y seguridad social, sector vivienda, sector desarrollo comunitario, y otros sectores) por valor de $9.760.133.684 con un 84%, y el sector Salud por valor de $10.047.549.123 con un 79% , siendo estos los de mayor inversión entre otros. Los gastos de funcionamiento presentan ejecución del 84% de la apropiación definitiva, siendo los de mayor participación los gastos de personal con el 8% y gastos generales el 2%, del total de gastos ejecutados en la vigencia. Después del componente de gastos de inversión, los gastos de funcionamiento constituyen el segundo gasto con mayor asignación de recursos, especialmente los asignados para cubrir los gastos por honorarios, sueldos, contribuciones y fondo de cesantías, entre otros.

SITUACION PRESUPUESTAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2009 - 2012:






Tiene como objetivo, establecer los factores determinantes del déficit o superávit presupuestal, generado en la diferencia entre los ingresos efectivamente recaudados y los gastos comprometidos con cargo a la respectiva vigencia.

ALCALDIA MUNICIPAL DE CIMITARRA - SANTANDER

SITUACION PRESUPUESTAL DICIEMBRE 31 DE 2009- 2010 - 2011 Y 2012

VIGENCIAS:

2009 2010 2011 2012

INGRESOS RECAUDADOS

$34.274.006.214 $36.860.758.152 $39.810.455.039 $37.232.384.531

MENOS: GASTOS COMPROMETIDOS

$29.410.025.630 $30.044.482.134 $33.451.978.965 $28.696.022.282

SUPERAVIT/ DEFICIT PRESUPUESTAL

$4.863.980.584 $6.816.276.018 $6.358.476.074 $8.536.362.249

FUENTE

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS-GASTOS

Se observó, un Superávit presupuestal a lo largo del cuatrienio, reflejándose en la realización de compromisos presupuestales, presentan el respaldo del recaudo efectivo de sus fuentes de financiación, observándose que sus compromisos estuvieron por debajo de lo efectivamente recaudado.

GENERACIÓN DE RECURSOS PROPIOS: La generación de recursos propios, está determinada en el peso relativo de los ingresos tributarios y no tributarios, excluyendo las transferencias, sobre sus ingresos corrientes, siendo esta la medida de esfuerzo fiscal que hace la administración para financiar su Pan de Desarrollo. Además de los recaudos por concepto de impuesto predial unificado y de Industria y comercio tuvo a lo largo del cuatrienio recaudos importantes por concepto otros ingresos tributarios, alumbrado público estampillas municipales Pro- cultura, como se detalla a continuación:

INGRESOS TRIBUTARIOS

2009–2012 ALCALDIA DE CIMITARRA - SANTANDER






Se verifica que de los recaudos por concepto de impuestos indirectos los de mayor representación, son los siguientes: Sobretasa al combustible por valor de $968.024.000, alumbrado público por valor de $773.625.234 y la estampilla Pro anciano por valor de $400.963.922 correspondiente a la vigencia 2012.

COMPARATIVO INGRESOS PROPIOS

VIGENCIAS 2009-2012


COMPORTAMIENTO DEL RECAUDO IMPUESTOS DIRECTOS

ALCALDIA DE CIMITARRA - SANTANDER VIGENCIAS 2009 - 2012

CONCEPTO AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012

% INCREMENTO/DECRECIMIENTO. 2011-2012

% DEL

RECAUDO

IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO

2,048,823,324

1,896,215,165

1,549,150,084

1,618,038,234 4.4% 101%

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

1,148,124,274

1,183,377,895

1,313,239,348

1,642,267,003 25% 136%

Ahora bien, el análisis al comportamiento de los recaudos por concepto del Impuesto Predial Unificado, permite determinar: Que en la vigencia 2012 se presentó un incremento del 4.4% con respecto a la vigencia 2011 aumentándose su recaudo respecto al año anterior, no así a lo largo del cuatrienio su comportamiento estuvo en descenso, como se aprecia en el cuadro anterior. En cuanto al Impuesto de industria y comercio su incremento fue en ascenso a lo largo de los últimos cuatro años, el cual reflejo un incremento a lo largo del cuatrienio, igualmente en la vigencia 2012 aumento en un 25% con respecto a la vigencia 2011.

NOMBRE DEL RUBRO

IMPUESTOS INDIRECTOS

Avisos y Tableros 39,182,798 45,079,500 64,567,326 117,065,296

Publicidad Exterior Visual 1,846,000 - 2,060,000 2,142,000

Impuesto Delineacion 4,212,968 8,916,813 46,899,472 39,215,310

Espectaculos publicos Municipal 1,321,764 422,000 448,933 614,700

Sobretasa Bomberil 86,455,306 86,745,148 106,785,494 133,307,851

Estampilla Pro Anciano 137,506,279 476,175,543 484,397,321 400,963,923

Estampilla Pro Cultura 197,731,219 265,127,302 219,777,330 182,520,162

Alumbrado Publico 634,748,050 583,848,814 695,721,267 773,625,235

Contrib. Contratos de Obras Publica 303,237,918 379,435,022 324,955,489 243,934,718

Sobretasa Al Combustible 1,108,055,000 1,064,876,000 978,269,000 968,024,000

Circulacion y Transito - - - -

Publicaciones - - - -

Juego de Loterias 525,000 5,467,110 1,073,800 1,157,200

De Vehiculos Automotores 21,906,486 13,521,532 24,338,902 24,328,590

Predial Unificado 2,048,823,324 1,896,215,165 1,549,150,084 1,618,038,234

Sobretasa Ambiental

Industria y Comercio 1,148,124,274 1,183,377,895 1,313,239,349 1,642,267,004

TOTAL: 3,196,947,598 3,079,593,060 2,862,389,433 3,260,305,238

IMPUESTOS DIRECTOS

RECAUDO A FAVOR DE TERCEROS

GENERACION DE RECURSOS PROPIOS

2009 2010 2011 2012






Se deja la observación por parte del equipo auditor que en la alcaldía municipal no presenta un análisis real del recaudo en términos reales recaudándose por encima de lo presupuestado, igualmente la política del recaudo ha sido deficiente presentando una cartera de $3.824.787.170 Por lo anterior se configura un Hallazgo administrativo para que se incluido en el plan de mejoramiento y se tenga en cuenta las observaciones en próximas revisiones. ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTOS RESPONSABLE (S): SAMUEL SOTO CARREÑO, Alcalde CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: RESPUESTA: En cuanto a su observación en donde afirman que el Municipio no presenta un análisis real del recaudo en términos reales, recaudándose por encima de lo presupuestado, es preciso indicar que la jurisprudencia y la doctrina (Corte Constitucional, sentencias C-308/94 M.P. Antonio Barrera Carbonell, C-423/95 M.P. Fabio Morón Díaz y C-892/02 M.P. Alfredo Beltrán Sierra entre otras) han considerado que los ingresos corrientes son aquellos recursos percibidos con relativa estabilidad, esto es, que tienen vocación de permanencia y donde pueden predecirse con suficiente certeza para LIMITAR LOS GASTOS ORDINARIOS del Estado. Pero como en ciertos casos admite excepciones; cabe anotar que su base de cálculo y su trayectoria histórica permiten predecir el volumen de ingresos públicos con cierto grado de certidumbre pero teniendo en cuenta que constituye una base aproximada y por ende un cifra estimativa para así evitar sobreestimaciones de ingresos , como ya se mencionó, limitar los gastos ordinarios y por último llegar a la terminación de la vigencia con una meta no superada; contrario sensu el mayor valor recaudado respecto de la incorporación, da certeza de una política de recaudo responsable y eficiente la cual ha mejorado en cada vigencia. En cuanto a la política de recaudo por la cual se ha generado una cifra en cartera correspondiente al impuesto predial, ésta obedece a factores externos relacionados con la cultura de no pago de algunos contribuyentes, así como al comportamiento de la economía del sector agropecuario colombiano. Igualmente dentro de las políticas de gestión de recaudo de la administración municipal, se ha venido adelantando un proceso de determinación, discusión y cobro del impuesto predial mediante la figura jurídica de los cobros por jurisdicción coactiva, el cual inició a partir de la vigencia 2009 produciendo excelentes resultados, permitiendo disminuir la cartera por este concepto, razón por la cual se observa la disminución en el recaudo por impuesto predial en las vigencias siguientes. Dentro del cronograma de actividades a desarrollar por la gestión tributaria municipal, se tiene programado el reinicio de los cobros coactivos correspondientes a los impuestos Predial e Industria y Comercio, para lo cual la entidad territorial ya se encuentra preparando los estados de cuenta de los contribuyentes, para dar inicio a esta importante labor fiscalizadora.

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Atendiendo la respuesta presentada por parte de la administración municipal, al presente hallazgo, es pertinente CONFIRMAR EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO, para su inclusión en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizara el seguimiento.

ANALISIS RUBROS PRESUPUESTALES:

Dentro del presupuesto se han tenido en cuenta los siguientes rubros presupuestales así:






ESTAMPILLAS:

ALCALDIA DE CIMITARRA- SANTANDER VIGENCIA 2012

RUBRO

ESTAMPILLA PROCULTURA

ESTAMPILLA PROANCIANO

DEFINITIVO 209.777.330

692,495,229

RECAUDOS

242.297.492

843,459,152

EJECUTADO

209,678,400

602.018.946

ESTAMPILLA PRO CULTURA:


La estampilla Pro Cultura se creó en el Municipio de Cimitarra - Santander, mediante Acuerdo Municipal No. 022 de Agosto 24 de 2009, por el cual se modifica el Acuerdo No.016 de 2004 mediante el cual se creó la estampilla Pro cultura del municipio de Cimitarra. A continuación relacionamos los Recaudos, lo comprometido y la relación de pagos, durante la vigencia 2012 en el Municipio de Cimitarra en lo relativo a la Estampilla Pro Cultura, con el fin de dar apoyo logístico y realizar actividades culturales, para mejorar el nivel de vida y el enriquecimiento cultural, divulgación de los costumbrismos y el apego a las raíces culturales de esta región.

EJECUTADO DE INGRESOS –ESTAMPILLA PRO CULTURA

VIGENCIA2012 ALCALDIA DE CIMITARRA - SANTANDER

EJECUCIÓN DE GASTOS – ESTAMPILLA PRO- CULTURA

VIGENCIA 2012

De acuerdo al Auxiliar de Presupuesto, lo que corresponde al rubro de Cultura, sus Compromisos fueron de la siguiente manera:

CONCEPTO INICIAL ADICIONES DEFINITIVO RECAUDADO

PRESUPUESTO DE INGRESOS 150,000,000.00 59,777,330.07 209,777,330.07 242,297,492.17

RECURSOS DE CAPITAL 242,297,492.17 59,777,330.07 59,777,330.07 60,240,888.07

* Rendimientos Financieros 0.00 59,777,330.07 59,777,330.07 59,777,330.07

* Superavit Fiscal / Excedentes 0.00 0.00 0.00 463,558.00

FONDOS ESPECIALES 150,000,000.00 0.00 150,000,000.00 182,056,604.10

* Fondo Estampilla Pro- Cultura 150,000,000.00 0.00 150,000,000.00 182,056,604.10

CONCEPTO INICIAL ADICIONES DEFINITIVO COMPROMETIDO

PRESUPUESTO DE GASTOS 234,000,000 102,031,871 565,383,810 564,463,585

SECTOR ARTE Y CULTURA 234,000,000 102,031,871 565,383,810 564,463,585

MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO - 12,254,541 12,254,541 12,050,480

FOMENTO Y APOYO AL ARTE Y LA CULTURA 215,250,000 89,777,330 534,379,269 533,734,705

OTOS PROGRAMAS DE INVERSION 18,750,000 - 18,750,000 18,678,400






RELACION DE PAGOS

La evaluación de la Contraloría General de Santander, sobre los recursos de la Estampilla Pro cultura, está encaminada a ejercer la vigilancia sobre el cumplimiento real de los fines estatales, en cuanto al fortalecimiento y difusión de los valores culturales como medio para alcanzar un compromiso de identidad de los ciudadanos tanto en lo nacional como en lo local. Sin embargo, sí es posible identificar elementos que nos permiten concluir que en esta materia la gestión tiene que ser más eficaz y desarrollar programas y proyectos que generen verdadero y durable impacto social y cultural.

Así las cosas, se observa que del total recaudado Vs los compromisos(pagos)por parte del Municipio en la vigencia 2012, no se ejecutaron todos los recursos correspondiente a la estampilla Pro cultura. Es pertinente por parte de la Contraloría General de Santander, recordarle a los ordenadores del gasto, el cumplimiento que deben tener en la ejecución de los recursos destinados al área de Cultura, de acuerdo a lo consagrado en la normatividad vigente: Ley 666 de 2001, Arts. 1 y 2 (especifica la destinación que se debe dar a los mismos); Ley 715 de 2001, Art. 76 (establece las competencias municipales en materia cultural) Ley 863 de 2003, Art. 47 (establece retención con destino al fondo de pensiones); Ley 111 de 2006, Art. 37 (establece el destino de las transferencias relativas al IVA a la telefonía móvil.) Se recuerda que los proyectos deben aportar al desarrollo cultural del Municipio. Sin duda existen posibilidades de concebir programas y proyectos que con la misma inversión sean representativos de espacios culturales mucho más acordes a la realidad e interés y, por supuesto, mucho más durables en el tiempo y de un alcance cultural.

FECHA BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR

23-Apr-12 ASOCIACION LA CIMITARRA HORIZONTE DE CULTURA

ANTICIPO 50% AL CONVENIO DE ASOCIACION PARA EL APOYO A PROGRAMA DE

INTERES PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES CULTURALES Y ARTISTICAS

DEL MUNICIPIO DE CIMITARRA

40,000,000.00

22-Jun-12 CORPORACION DE CULTURA Y TURISMO

UNICO DESEMBOLSO AL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO PARA LA

ORGANIZAR, DESARROLLAR Y PREMIAR EL XVII FESTIVAL DE LA CULTURA Y EL

TURISMO Y EL XLV ENCUENTRO REGIONAL GANADERO Y EQUINO GRADO B EN

EL MUNICIPIO DE CIMITARRA

32,500,000.00

22-Jun-12 CORPORACION DE CULTURA Y TURISMO

UNICO DESEMBOLSO AL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO PARA ORGANIZAR,

DESARROLLAR Y PREMIAR EL XVII FESTIVAL DE LA CULTURA Y EL TURISMO Y

EL XLV ENCUENTRO REGIONAL GANADERO Y EQUINO GRADO B EN EL MUNICIPIO

DE CIMITARRA.

18,750,000.00

22-Jun-12 CORPORACION DE CULTURA Y TURISMOCONVENIO INTERADMINISTRATIVO PARA ORGANIZAR, DESARROLLAR Y

PREMIAR EL XVII FESTIVAL DE LA CULTURA Y EL TURISMO Y EL XLV ENCUENTRO

REGIONAL GANADERO Y EQUINO GRADO B. MUNICIPIO DE CIMITARRA

59,750,000.00

29-Jun-12 ASOCIACION LA CIMITARRA HORIZONTE DE CULTURA

ACTA PARCIAL Nº 01 AL CONVENIO DE ASOCIACION PARA EL APOYO A

PROGRAMA DE INTERES PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES CULTURALES

Y ARTISTICAS DEL MUNICIPIO DE CIMITARRA, FACT 36

20,000,000.00

24-Aug-12 ASOCIACION LA CIMITARRA HORIZONTE DE CULTURA

ACTA FINAL AL CONVENIO DE ASOCIACION PARA EL APOYO A PROGRAMA DE

INTERES PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES CULTURALES Y ARTISTICAS

DEL MUNICIPIO DE CIMITARRA. FACT Nº 037

20,000,000.00

5-Dec-12 BAYONA DE REYES FULVIA MARIA

ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL AL CONTRATO DE SUMINISTRO DE MUEBLES

PARA LA DOTACION DE LA BIBLIOTECA PUBLICA MUNICIPAL DE CIMITARRA.

FACT Nº 3854.

8,710,560.00

5-Dec-12 BAYONA DE REYES FULVIA MARIA

ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL AL ADICION AL CONTRATO DE SUMINISTRO

DE MUEBLES PARA LA DOTACION DE LA BIBLIOTECA PUBLICA MUNICIPAL. FACT

Nº 3854

2,067,840.00

11-Dec-12 MARIN GUTIERREZ MARIBEL

ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL AL CONTRATO DE SUMINISTRO DE EQUIPOS

PARA LA DOTACION DE LA BIBLIOTECA PUBLICA MUNICIPAL DE CIMITARRA.

FACT N 1621

7,360,000.00

11-Dec-12 MARIN GUTIERREZ MARIBEL

ACTA DE ENTREGA Y RECIBO FINAL AL ADICION AL CONTRATO DE SUMINISTRO

DE EQUIPOS PARA LA DOTACION DE LA BIBLIOTECA PUBLICA MUNICIPAL. FACT

1621

540,000.00

209,678,400.00

PAGOS ESTAMPILLA PRO CULTURA AÑO 2012

TOTAL






En relación a los Proyectos para tener acceso al 4% de la Telefonía Móvil, previsto en el artículo 37 de la ley 111 de 2006, se evidencia que el municipio no presento proyectos provenientes del incremento del 4% al IVA de la telefonía móvil, lo cual demuestra que se debe hacer gestión por la Administración para la consecución de recursos para la atención de los diferentes proyectos culturales, es deber del municipio presentar oportunamente proyectos para acceder a estos recursos.

MALA PLANEACION PRESUPUESTAL

De los Ingresos recaudados por concepto de Estampilla Pro Cultura se invirtió: 86% del total recaudado, lo que indica que no se ejecutó en su totalidad los recaudos de este rubro presupuestal. La planeación presupuestal busca el cumplimiento de una actividad concreta, en un determinado periodo de tiempo, para la satisfacción de las necesidades públicas, por lo que se configura un hallazgo administrativo, para que sea incluido en el Plan de mejoramiento las acciones correctivas.

ALCANCE DE LA OBSERVACION: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE (S): SAMUEL SOTO CARREÑO (Alcalde)

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO:

RESPUESTA: El presupuesto general de rentas y gastos de la entidad para la vigencia fiscal 2012 se proyecta aplicando el principio de planeación, el cual debe guardar concordancia con el Plan de Desarrollo, el Plan Plurianual de Inversiones, el Plan Financiero y el Plan Operativo Anual de Inversiones; según lo contemplado en el artículo 5 de la Ley 179 de 1994 que modificó el artículo 9 de la Ley 38 de 1989; es preciso traer a colación que el recaudo de la estampilla Pro Cultura obedece a los hechos generadores relacionados en el artículo 4 del Acuerdo 022 de 2009 – todos los contratos suscritos por el Municipio; siendo un recaudo que se condiciona a la ejecución del hecho generador y cuyo recaudo a favor de terceros (Fondo Estampilla Pro-Cultura) se hace efectivo al cierre de cada mes de acuerdo a los procedimientos internos establecidos por este Ente Territorial. Lo que indica que para el último bimestre del período fiscal, se estaría generando el mayor volumen de recaudo por este concepto, sin que permita el suficiente lapso de tiempo para adelantar un proceso contractual para comprometer los recursos percibidos al cierre de dicha vigencia; si bien es cierto, la normatividad contractual exige plazos determinados para realizar estos procesos; de no darse de esta manera podríamos enfrentarnos a constituir reservas presupuestales las cuales van en contra del principio de anualidad, el cual señala que los gastos se deben ejecutar dentro del año de vigencia del presupuesto, por tanto se deduce que las reservas presupuestales son un accidente generado por hechos y circunstancias no manejables por las partes, que aplazan la entrega de los bienes y servicios; para este caso de la estampilla Pro Cultura, en donde anteriormente se define su forma de recaudo, consideramos que es más sano para la Administración Municipal, realizar compromisos sobre recaudos ciertos y efectivos, máxime si la normatividad presupuestal, brinda la posibilidad de incorporar al presupuesto de la siguiente vigencia los excedentes por este concepto, como un superávit fiscal, cumpliendo así también con el principio de anualidad y no afectando al Municipio con reservas presupuestales, traduciéndose esta gestión en la mejora de indicadores financieros.







Atendiendo la respuesta presentada por parte de la administración municipal, al presente hallazgo, se CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO, para su inclusión en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizara el seguimiento. PATRIMONIO CULTURAL El Municipio de Cimitarra a la fecha no ha declarado ningún tipo de bien como Patrimonio Histórico y Cultural, según Oficio de fecha Noviembre 12 de 2013, en respuesta a Requerimiento No.001 de 2013 emitido por la administración municipal de Cimitarra.

FONDO SEGURIDAD CIUDADANA: A continuación relacionamos los Recaudos y lo Ejecutado, durante la vigencia 2012 en el Municipio de Cimitarra en lo relativo al Fondo de Seguridad Ciudadana así:

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

Igualmente por este rubro Fondo de Seguridad Ciudadana, se ejecutaron pagos por valor de trescientos millones ochocientos setenta y dos mil setecientos sesenta pesos moneda corriente $ 300.872.760. De lo anterior se deja la observación que del total de recaudos en la vigencia 2012, sus compromisos (pagos) estuvieron por encima del recaudo por parte de la administración municipal.

ESTAMPILLA PARA EL BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR

RUBRO CONCEPTO INICIAL ADICIONES DEFINITIVO RECAUDADO

02 PRESUPUESTO DE INGRESOS 150,000,000.00 241,028,857.80 391,028,857.80 484,963,575.56

0207 RECURSOS DE CAPITAL 0.00 241,028,857.80 241,028,857.80 244,713,176.80

020720 RENDIMIENTO FINANCIEROS 0.00 0.00 0.00 3,684,319.00

02072014 Rendimientos Fondo de Seguridad 0.00 0.00 0.00 3,684,319.00

020740 SUPERAVIT FISCAL / EXCEDENTES 0.00 241,028,857.80 241,028,857.80 241,028,857.80

020740112 Excedentes Fondo de Seguridad 0.00 241,028,857.80 241,028,857.80 241,028,857.80

0209 FONDOS ESPECIALES 150,000,000.00 0.00 150,000,000.00 240,250,398.76

020923 Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana 150,000,000.00 0.00 150,000,000.00 240,250,398.76

RUBRO CONCEPTO INICIAL ADICIONES DEFINITIVO COMPROMETIDO

0 PRESUPUESTO DE GASTOS 150,000,000.00 241,028,857.80 391,028,857.80 300,872,760.00

05 GASTOS DE INVERSION 150,000,000.00 241,028,857.80 391,028,857.80 300,872,760.00

0534 SECTOR TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL 150,000,000.00 241,028,857.80 391,028,857.80 300,872,760.00

053490 PROTEC. Y BIENEST. SOCIAL DEL REC. HUMANO 150,000,000.00 241,028,857.80 391,028,857.80 300,872,760.00

05349001 Programa de Seguridad y Convivencia 150,000,000.00 241,028,857.80 391,028,857.80 300,872,760.00







La Estampilla Pro Bienestar del Adulto Mayor, fue creada y reglamentada mediante Acuerdo Municipal No. 023 de Agosto 27 de 2009 del Concejo municipal de Cimitarra. Igualmente se deja la aclaración que durante la vigencia 2012 la Gobernación de Santander no giró recursos por concepto de la estampilla del adulto mayor al municipio de Cimitarra-Santander. Igualmente en el municipio de Cimitarra el equipo auditor constato que solo hay un Centro de Bienestar del Anciano “Ancianato San José de Cimitarra”, el cual alberga alrededor de 34 Adultos mayores como se detalla a continuación:

ALCALDIA DE CIMITARRA - SANTANDER RELACION DEL CENTRO DE BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR

VIGENCIA 2012

CENTRO VIDA

CENTRO BINESTAR DEL

ADULTO MAYOR

NOMBRE DEL CENTRO

REPRESENTANTE LEGAL

DIRECCION # DE

ADULTOS

NO SI ANCIANATO SAN JOSE DE CIMITARRA

NAZSLY CORONADO MACEA

KILOMETRO 1 VIA PTO ARAUJO - FRENTE AL HOSPITAL SAN JUAN DE CIMITARRA

34

Analizada la información del Municipio de Cimitarra, en cuanto a la Estampilla para el bienestar del Adulto Mayor, se observa que de los recaudos obtenidos solo ejecutan o realizan pagos durante la vigencia 2012 en una participación del 71% en el 2012. Observándose que en la vigencia 2012 los recursos no se comprometieron en su totalidad.

ALCALDIA DE CIMITARRA -SANTANDER EJECUTADO DE INGRESOS – ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR

VIGENCIA 2012

ALCALDIA DE CIMITARRA -SANTANDER EJECUCIÓN DE GASTOS – ESTAMPILLA PRO- ADULTO MAYOR

RUBRO CONCEPTO INICIAL ADICIONES DEFINITIVO RECAUDADO

02 PRESUPUESTO DE INGRESOS 250,000,000.00 442,495,229.91 692,495,229.91 843,459,152.89

0207 RECURSOS DE CAPITAL 0.00 442,495,229.91 442,495,229.91 448,556,233.91

020720 RENDIMIENTO FINANCIEROS 0.00 0.00 0.00 6,061,004.00

02072011 Rendimientos Estampilla Pro-Anciano 0.00 0.00 0.00 6,061,004.00

020740 SUPERAVIT FISCAL / EXCEDENTES 0.00 442,495,229.91 442,495,229.91 442,495,229.91

020740105 Excedentes Estampilla Pro-Anciano 0.00 442,495,229.91 442,495,229.91 442,495,229.91

0209 FONDOS ESPECIALES 250,000,000.00 0.00 250,000,000.00 394,902,918.98

020991 FONDOS ESPECIALES TERRITORIALES 250,000,000.00 0.00 250,000,000.00 394,902,918.98

02099103 Fondo Estampilla Pro- Anciano 250,000,000.00 0.00 250,000,000.00 394,902,918.98






VIGENCIA 2012

A continuación se presenta la relación de Giros (pagos) Estampilla PRO ADULTO, destinados a la dotación y funcionamiento del Centros de Bienestar del anciano de Cimitarra – Santander vigencia 2012:

RELACIÓN DE PAGOS – ESTAMPILLA PRO - ADULTO MAYOR

VIGENCIA 2012

VIGENCIA

RUBRO PRESUPUESTAL

ENTIDAD CONTRATADA

OBJETO POBLACION BENEFICIADA

Aporte Municipio

ENTIDAD

Valor Contrato

Fecha PLAZO GIRO REALIZADO FECHA

GIRO REALIZADO VALOR

La planeación presupuestal busca el cumplimiento de una actividad concreta, en un determinado periodo de tiempo, para la satisfacción de las necesidades públicas, por lo cual se hace necesario invertir el 100% de los recursos recaudados por concepto de la estampilla Pro adulto mayor, ya que solo ejecutaron el 71% comprometiendo

RUBRO CONCEPTO INICIAL ADICIONES DEFINITIVO COMPROMETIDO

0 PRESUPUESTO DE GASTOS 250,000,000.00 442,495,229.91 692,495,229.91 607,018,946.20

05 GASTOS DE INVERSION 250,000,000.00 442,495,229.91 692,495,229.91 607,018,946.20

0542 SECTOR TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL 250,000,000.00 442,495,229.91 692,495,229.91 607,018,946.20

054212 PROTEC. Y BIENEST. SOCIAL DEL REC. HUMANO250,000,000.00 442,495,229.91 692,495,229.91 607,018,946.20

05421202 Programa de Atencion al Adulto Mayor 250,000,000.00 442,495,229.91 692,495,229.91 607,018,946.20

2012 0312.05421202 TOBON

MAHECHA

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 5,000,000.00 - 5,000,000.00 2012/02/01 5 MESES 2012/02/01 5,000,000.00

2012 0312.05421202 VARGAS

CORREA

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 5,000,000.00 - 5,000,000.00 2012/02/01 5 MESES 2012/02/01 5,000,000.00

2012 0312.05421202 MURIEL

CAMACHO

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 5,000,000.00 - 5,000,000.00 2012/02/01 5 MESES 2012/02/01 5,000,000.00

2012 0312.05421202 VARGAS

HERNANDEZ

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 5,500,000.00 - 5,500,000.00 2012/02/01 5 MESES 2012/02/01 5,500,000.00

2012 0312.05421202 VELASQUEZ

LUJAN LUZ

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 5,000,000.00 - 5,000,000.00 2012/02/07 5 MESES 2012/02/07 5,000,000.00

2012 0312.05421202 RODRIGUEZ

BOHORQUEZ

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 4,000,000.00 - 4,000,000.00 2012/02/15 5 MESES 2012/02/15 4,000,000.00

2012 0312.05421202 DUARTE

LOPERA

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 5,000,000.00 - 5,000,000.00 2012/02/06 5 MESES 2012/02/06 5,000,000.00

2012 0312.05421202 ROJAS

JIMENEZ

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 5,000,000.00 - 5,000,000.00 2012/02/07 5 MESES 2012/02/07 5,000,000.00

2012 0312.05421202 RODRIGUEZ

MEDELLIN

INTERVENTOR

IA TECNICA

34 14,610,000.00 - 14,610,000.00 2012/02/28 5 MESES 2012/02/28 14,610,000.00

2012 0312.05421202 TORRES

SANCHEZ

COMPRA DE

VERDURAS Y

34 15,714,500.00 - 15,714,500.00 2012/03/12 5 MESES 2012/03/12 15,714,500.00

2012 0312.05421202 BELLO

CASTILLO

SUMINISTRO

DE SERVICIO

34 15,700,000.00 - 15,700,000.00 2012/03/12 5 MESES 2012/03/12 15,700,000.00

2012 0312.05421202 RODRIGUEZ

SEPULVEDA

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 6,000,000.00 - 6,000,000.00 2012/03/01 5 MESES 2012/03/01 6,000,000.00

2012 0312.05421202 ASOCIACION

ANCIANATO

APOYO AL

SOSTENIMIEN

34 82,000,000.00 - 82,000,000.00 2012/03/20 6 MESES 2012/03/20 82,000,000.00

2012 0312.05421202 RAMIREZ

OTERO

CONSTRUCCI

ON DE

34 174,044,446.20 - 174,044,446.20 2012/02/01 6 MESES 2012/02/01 174,044,446.20

2012 0312.05421202 ASOCIACION

ANCIANATO

ADICIONAL

AL CONVENIO

34 8,400,000.00 - 8,400,000.00 2012/05/18 10 MESES 2012/05/18 8,400,000.00

2012 0312.05421202 ASOCIACION

ANCIANATO

BRINDAR

SOPORTE

34 60,000,000.00 - 60,000,000.00 2012/06/21 10 MESES 2012/06/21 60,000,000.00

2012 0312.05421202 HERNANDEZ

ROJAS

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 6,000,000.00 - 6,000,000.00 2012/06/15 5 MESES 2012/06/15 6,000,000.00

2012 0312.05421202 TOBON

MAHECHA

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 5,000,000.00 - 5,000,000.00 2012/07/05 5 MESES 2012/07/05 5,000,000.00

2012 0312.05421202 ROJAS

JIMENEZ

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 5,000,000.00 - 5,000,000.00 2012/07/12 5 MESES 2012/07/12 5,000,000.00

2012 0312.05421202 VELASQUEZ

LUJAN LUZ

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 5,000,000.00 - 5,000,000.00 2012/07/11 5 MESES 2012/07/11 5,000,000.00

2012 0312.05421202 DUARTE

LOPERA

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 5,000,000.00 - 5,000,000.00 2012/07/12 5 MESES 2012/07/12 5,000,000.00

2012 0312.05421202 VARGAS

HERNANDEZ

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 5,500,000.00 - 5,500,000.00 2012/07/06 5 MESES 2012/07/06 5,500,000.00

2012 0312.05421202 MURIEL

CAMACHO

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 4,000,000.00 - 4,000,000.00 2012/07/05 5 MESES 2012/07/05 4,000,000.00

2012 0312.05421202 CASTRO

MENDIETA

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 5,000,000.00 - 5,000,000.00 2012/07/13 5 MESES 2012/07/13 5,000,000.00

2012 0312.05421202 RODRIGUEZ

SEPULVEDA

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 4,000,000.00 - 4,000,000.00 2012/08/03 5 MESES 2012/08/03 4,000,000.00

2012 0312.05421202 ASOCIACION

ANCIANATO

CONVENIO DE

APOYO PARA

34 66,600,000.00 - 66,600,000.00 2012/08/29 10 MESES 2012/08/29 66,600,000.00

2012 0312.05421202 ZAPATA

RODRIGUEZ

PRESTACION

DE SERVICIOS

34 4,500,000.00 - 4,500,000.00 2012/08/03 5 MESES 2012/08/03 4,500,000.00

2012 0312.05421202 ASOCIACION

ANCIANATO

CONVENIO DE

APOYO PARA

34 55,450,000.00 - 55,450,000.00 2012/11/20 2 MESES 2012/11/20 55,450,000.00

2012 0312.05421202 ASOCIACION

ANCIANATO

ADICIONAL

AL CONVENIO

34 20,000,000.00 - 20,000,000.00 2012/11/21 2 MESES 2012/11/21 15,000,000.00

SUBTOTAL 607,018,946.20 607,018,946.20 602,018,946.20






solo $607.018.946 para el funcionamiento del Centro de Bienestar del anciano de Cimitarra. Igualmente se observa, que durante la vigencia 2012 algunos de los pagos relacionados en la Tabla Relación de Pagos Estampilla Pro Adulto Mayor. Vigencia 2012 suministrada por la Secretaria de Hacienda de la alcaldía de Cimitarra, aparecen contratos con personas naturales y no se realizó a través de un Convenio con el “Ancianato San José de Cimitarra”, como si se hizo al final de la vigencia. Es responsabilidad de las Alcaldías el seguimiento a los programas que se deriven de la aplicación de los recursos de la estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor y delegar en la dependencia afín el control de los mismos a través de la Secretaria de Desarrollo Comunitario, la ejecución de los proyectos que componen los Centros Vida y crear todos los mecanismos que permitan un seguimiento completo a la gestión por estos realizada, orientados a garantizarle la satisfacción de sus necesidades de alimentación, salud, interacción social, deporte, cultura, recreación; Capacitación en actividades productivas de acuerdo con los talentos, gustos y preferencias de la población beneficiaria, es por ello que se hace necesario la inversión de estos recursos en esta población tan vulnerable y con amplias necesidadescomo lo observamos en el Centro de Bienestar del anciano “ANCIANATO SAN JOSE DE CIMITARRA” del municipio de Cimitarra.

REGISTRO FOTOGRAFICO

CENTRO DEL BIENESTAR DEL ANCIANO “ANCIANATO SAN JOSE DE CIMITARRA” MUNICIPIO DE CIMITARRA - SANTANDER






Por lo anteriormente expuesto conlleva a que se genere un Hallazgo administrativo con incidencia Disciplinaria por el no cumplimiento de la norma, como es la Ley 1276 de 2009. ALCALCE DE LA BSERVACION: ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA PRESUNTO RESPONSABLE(S): SAMUEL SOTO CARREÑO, Alcalde PRESUNTA NORMA VULNERADA: Ley 1276 de 2009 Art. 5 y parágrafo 8, ley

734 de 2003 Art. 34

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: RESPUESTA: La respuesta entregada para la Observación No. 23 aplica para la presente observación toda vez que se está refiriendo a rentas que tienen las mismas características; adicionalmente cabe anotar que el hecho de no ejecutarse los recursos durante una vigencia fiscal, no evidencia el incumplimiento de una actividad concreta o lo perseguido por la Ley 1276 de 2009; toda vez que existe la posibilidad legal de ejecutar este pequeño porcentaje sin comprometer al cierre de la vigencia 2012, mediante la incorporación de dichos excedentes al presupuesto de la siguiente anualidad para su correcto compromiso y ejecución, tal como se mencionó en la observación No. 23. Cabe anotar que la adición se realiza al mismo sector al cual pertenecía, por tanto no se evidencia el incumplimiento de la satisfacción de las necesidades públicas. Actualmente dichos recursos son ejecutados directamente por los Centros de Bienestar del Adulto Mayor y Centros Vida existentes en el Municipio, a través de convenios interadministrativos celebrados con estas instituciones, previa presentación y viabilización de proyectos por parte del Ente Territorial Municipal, conforme lo establece la Ley 1276 de 2009, orientándolos a mejorar la calidad de vida de esta población vulnerable en nuestro municipio.







Teniendo en cuenta que dichos recursos ya han sido ejecutados directamente por el centro vida y el centro de bienestar del anciano a través de los respectivos convenios y lo expuesto en la replica el grupo auditor considera que los argumentos expuestos son validos para DESVIRTUAR EL HALLAZGO DISCIPLINARIO Y CONFIRMA EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO para ser incluido en el Plan de mejoramiento y realizar el respectivo seguimiento en próximas auditorias. VIABILIDAD FINANCIERA. LEY 617 DE 2000: La ley 617 de 2.000 estableció algunos parámetros para la realización de los gastos y la generación de ingresos, cuyo objetivo principal es hacer viable financieramente a las Entidades Territoriales; de tal forma que al realizar estudios y análisis financieros se deben tener en cuenta las normas establecidas en la presente Ley, tanto para el Ente Central como para los Concejos y Personerías, se debe determinar el cumplimiento de los artículos 6 y 10 de la citada ley, comparándose con los límites previstos establecidos para cada una de las categorías municipales.

Con base en lo establecido en el artículo 6 de la Ley 617 de 2000, los Gastos de Funcionamiento (GF) no podrán superar como proporción de sus ingresos corrientes de libre destinación (ICLD) los porcentajes establecidos en la ley, en el caso del Municipio de Cimitarra el cual por encontrarse clasificado en la 6a categoría, sus gastos de funcionamiento no pueden superar el límite del 80% ICLD.

Durante la vigencia 2012 la administración de Cimitarra, registró un 49.3%, mostrando un indicador por debajo del límite establecido por la Ley 617 de 2000, información tomada de la Secretaría de Hacienda y Tesorería de la Alcaldía municipal, como se observa:

INDICADOR LEY 617 DE 2000 VIGENCIA 2012

Ingresos Corrientes de Libre Destinación base para la Ley 617-2000

$5.516.406.806,99

Gastos de Funcionamiento libre destinación base para la Ley 617-2000

$2.721.727.773,03

RELACION GF / ICLD

49.3%

Límite establecido por la Ley 617-200

80%

Fuente: Ejecuciones Presupuestales de Ingresos-Gastos 2012. Secretaria de hacienda

Esto nos permite definir, que el Municipio de Cimitarra, clasificado en 6ª. Categoría, CUMPLE los límites máximos del gasto autorizado para el funcionamiento de la Administración Central en la vigencia 2012.

LIMITE DE GASTOS CONCEJO Y PERSONERIA:

ORGANISMO

APROPIADO

EJECUTADO

TOTAL GASTOS DEL CONCEJO

$185.210.190

$183.113.524






TOTAL GASTOS DE PERSONERIA

$85.005.000

$85.000.000

El municipio de Cimitarra, se le asignaron para los respectivos órganos de control los aportes máximos en salarios mínimos legales mensuales a la Personería Municipal en cuantía de 150 SMMLV de acuerdo a la categoría del municipio. De igual forma con la Ley 1368 de 2009 se apropiaron para el concejo municipal, los recursos correspondientes a: 70 sesiones ordinarias y 20 extraordinarias, más el 1.5% de que trata la Ley de racionalización del gasto público sobre los ingresos corrientes de libre destinación: Los municipios deben dar estricto cumplimiento de las normas de viabilidad fiscal, pues de lo contrario estarán expuestos no solo a sanciones si no también a la restricción de apoyos financieros por parte del Gobierno Nacional y Departamental.

1.3. OTRAS ACTUACIONES

1.3.1 LEGALIZACIÓN DE LOS RECURSOS DE COLOMBIA HUMANITARIA De acuerdo a certificación expedida por Fiduprevisora el 13 de septiembre de 2013, el Municipio de Cimitarra, se encuentra al día en la cancelación de las siguientes carteras colectivas: Cartera Colectiva No. 12259 Obras Menores por valor de $249.859.861 “Rehabilitación vía terciaria vereda la corcovada construcción de Alcantarillas, huellas en concreto k10+268 y obras de protección Box Coulvert”. Cartera Colectiva No. 12260 Obras Menores por valor de $249.254.740 “Rehabilitación vía terciaria vereda la perdida construcción de alcantarillas y huellas en concreto”. Cartera Colectiva No. 12258 Obras Menores por valor de $249.757.625 “Rehabilitación vía terciaria vereda la Jota construcción de alcantarillas y un puente colgante K17+680.” Cartera Colectiva No. 12721 Adquisición de maquinaria por valor de $249.900.000 “Adquisición maquinaria para el Municipio de Cimitarra Departamento de Santander.”

1.3.2 SEGUIMIENTO A CONTROLES DE ADVERTENCIA Revisada las vigencias anteriores y la página Web de la Contraloría General de Santander, se evidencio por parte del equipo auditor no se han realizado Controles de Advertencia a la Administración municipal de Cimitarra- Santander de manera específica, según Oficio de fecha Noviembre 12 de 2013 emitido por la administración municipal. 1.3.3 ATENCION DE QUEJAS Y DENUNCIAS De acuerdo a la información suministrada por la oficina de políticas institucionales para la vigencia 2012, la alcaldía de Cimitarra no tenía quejas en su contra.

1.4 CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS






No

TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO

PRESUNTO RESPONSABLE

CUANTIA PAG

A D P F S

1

Controlar la contratación por OPS en la Alcaldía de Cimitarra

Samuel Soto Carreño (Alcalde) Administrativo (desvirtuado administrativo)

7

2 x x

Inconsistencias presentadas en la información reportada en el secop y en el SIA

Samuel Soto Carreño (Alcalde) Administrativo y Sancionatorio (Confirmado administrativo y sancionatorio)

9

3 x Inconsistencias en la documentación que reposa en los expedientes contractuales

Samuel Soto Carreño (Alcalde) (Convalida administrativo)

10

4 x Manual de Contratación descontinuado

Samuel Soto Carreño (Alcalde) (Convalida administrativo)

12

5 X

No se realizó ampliación de las pólizas respecto a la adición que se realizó al contrato

Samuel Soto Carreño (Alcalde) Administrativo Evis Carolina Ramos (supervisor) Disciplinario (desvirtuado administrativo y Disciplinario)

13

6 X

Inexistencia Plan de Inversión del anticipo, faltan actas de liquidación, informes de actividades

Samuel Soto Carreño (Alcalde) Administrativo Osmar Mateus Zarate (Secretario General) Supervisor, Disciplinario (convalida administrativo, y se desvirtúa disciplinario)

22

7 X

Pagos seguridad social incompletos

Samuel Soto Carreño (Alcalde) Osmar Mateus Zarate (Secretario General) Supervisor, Disciplinario. (convalida administrativo, y se desvirtúa disciplinario)

24

8

Falta de Planeación, Falsedad ideológica en documento Público, falta de vigilancia por parte del supervisor

Samuel Soto Carreño (Alcalde) administrativo Osmar Mateus Zarate (Secretario General) Supervisor, Disciplinario, fiscal, penal (desvirtuado Administrativo, discplinario, fiscal ypenal)

$80.283.092 30

9 X

Pago Seguridad Social incompleta

Samuel Soto Carreño (Alcalde) administrativo y disciplinario Osmar Mateus Zarate (Secretario General) Supervisor, Disciplinario. (convalida administrativo, y se desvirtúa disciplinario)

33

10

Inexistencia acto administrativo de justificación contratación directa, no hay certificación de idoneidad de la entidad sin animo de lucro

Samuel Soto Carreño (Alcalde) administrativo y disciplinario (desvirtúa Administrativo y Disciplinario)

36

11 X Inexistencia Acta de Inicio Samuel Soto Carreño

(Alcalde) administrativo (convalida Administrativo)

39

12 X X

Incumplimiento del art. 111 de la ley 99 de 1993.Manejo de vertimientos y cuencas hídricas

Administrativo Samuel Soto Carreño ,Alcalde Disciplinario Herman Rodríguez Guerrero, Ex Alcalde (convalida Administrativo y Disciplinario)

44

13 x

No ha implementado el Programa de Ahorro y Uso eficiente del Agua.

Samuel Soto Carreño ,Alcalde (convalida Administrativo)

46

14 x No ha implementado el Plan Samuel Soto Carreño 48






de Saneamiento y Manejo de vertimientos.

,Alcalde (convalida administrativo)

15 x

La Administración municipal de cimitarra mediante acuerdo N° 30 de fecha 3 de diciembre de 2009 instauro el comparendo ambiental, pero a la fecha de la auditoria no ha expedido el acto administrativo de de adopción, igualmente no ha realizado campañas de socialización, por lo tanto se deja un hallazgo de tipo administrativo.

Samuel Soto Carreño, Alcalde (convalida administrativo)

54

16 X X

Oficina de Control Interno: se pudo constatar que el sistema de Control Interno de la entidad, dado lo observado en el trabajo de campo por parte del equipo auditor, y lo reportado por el funcionario encargado de la oficina de control interno de la entidad, no se encuentra archivos de su funcionamiento lo que no se exonera de haber iniciado su implementación. La ineficacia de la oficina de Control Interno, está demostrando esto que no se aplica un verdadero control interno en la entidad toda vez que no cumple con los objetivos determinados en la Ley 87 de Noviembre 29 de 1993.

administrativo Samuel soto carreño alcalde municipal disciplinario isidoro cepeda pardo ex – jefe de control interno (convalida administrativo y disciplinario)

57

17 X

Cuentas corrientes y de ahorro sin movimiento Se evidenció que existen cuentas corrientes y de ahorro que durante el 2012 no registraron movimiento por lo que se requiere que se evalué para dejar las estrictamente necesarias para evitar el desgaste administrativo en su continua verificación.

Samuel Soto Carreño, Alcalde (convalida

administrativo)Alcalde (convalida Administrativo)

66

18

X Inconsistencia en la clasificación de las rentas por cobrar.

SAMUEL SOTO CARREÑO Alcalde (convalida Administrativo)

69

19 X

AVALÚO TÉCNICO A PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO LA ENTIDAD NO CUENTA CON UN INVENTARIO ACTUALIZADO Y DETALLADO DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO. El hallazgo se fundamenta al verificar que la Propiedad, planta y equipo no se encuentra totalmente valorada y actualizada, el programa de inventario no ha sido actualizado y no se encuentra en red con el programa de contabilidad, los valores que reportan esta cuenta no han sido actualizados ni detallados y deben someterse al proceso de valorización cada tres años como lo indica la Contaduría General de la Nación. Esta

SAMUEL SOTO CARREÑO Alcalde (confirmado Administrativo)

70






situación afecta el cálculo de depreciación, amortización y valorización. En la revisión efectuada a la cuenta Equipo de Transporte, Tracción y Elevación, se observó una sobre estimación por valor de $16.292.000, evidenciándose que el municipio está utilizando inadecuadamente los códigos contables para el registro de las subcuentas presentando doble codificación. El cálculo de la depreciación acumulada se está realizando en forma global por el valor acumulado de los bienes en poder del municipio y no individual como lo ordena la Contaduría General de República. Es de anotar que los bienes de Propiedad Planta y Equipo deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la comparación de su valor de adquisición en libros y avalúos técnicos que se realicen para actualizar su valor real. De igual forma la Depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo de sus funciones de cometido estatal. La determinación de la depreciación debe efectuarse con base en métodos de reconocido valor técnico, aplicando el que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente.

20

pago de sanciones e intereses de mora

Samuel Soto Carreño Alcalde municipal (Desvirtuado Administrativo y fiscal)

x

72

21

x

En la revisión de los actos administrativos que modifican al presupuesto, el Equipo Auditor deja la observación que las modificaciones (adiciones) solo el Concejo es quien Decreta y autoriza modificaciones al mismo.

SAMUEL SOTO CARREÑO ALCALDE MUNICIPAL (confirmado administrativo)

78

22

x

MALA PLANEACION PRESUPUESTAL: De los Ingresos recaudados por concepto de Estampilla Pro Cultura se invirtió: 86%, lo que corresponde a la estampilla del adulto mayor se ejecutó el 71% lo que indica una baja Ejecución de gastos de este rubro presupuestal. La planeación presupuestal busca el cumplimiento de una actividad concreta, en un determinado periodo de tiempo, para la satisfacción de las necesidades públicas.


86

23 x ESTAMPILLA PRO ANCIANO:

88






Se observo que en la vigencia 2012 los recursos no se comprometieron en su totalidad,igualmente la relación de pagos suministrada por la Secretaria de Hacienda, la administración ha contratado con personas naturales y no lo ha realizado a través de un Convenio con el “Ancianato San José de Cimitarra


1.5 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR ADMINISTRATIVOS 19

DISCIPLINARIOS 2

PENALES

FISCALES

SANCIONATORIOS 1

TOTAL HALLAZGOS 22

1.6 CALIFICACION DE EVALUACION DE GESTION Esta calificación está dada por la nueva matriz de la GAT, luego de ingresar los datos y la valoración de las diferentes variables y factores que componen esta matriz la ponderación y resultado que arroja es así:

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA AUDITADA

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión 84.8 0.5 42.4

2. Control de Resultados 49.1 0.3 14.7

3. Control Financiero 100.0 0.2 20.0


Fenecimiento NO FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal DESFAVORABLE






La ponderación final para la gestión del Alcaldía Municipal de Cimitarra en la vigencia 2012, es de 77.2. Puntos, lo cual representa para el sujeto de control un concepto DESFAVORABLE en su gestión para la vigencia 2012.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) CLARA INES ARIZA PEÑA NUBIA ESTHER LEON VILLALBA Auditor Fiscal Profesional Especializada Coordinadora de Auditoria (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) LUZ AMPARO RIOS SILVA MYRIAN LOPEZ VILLAMIZAR Profesional Especializada Profesional Universitario

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO:...

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