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DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO DE LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LA TINGUIÑA

AÑO 2009

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I.- PRESENTACIÓN

El diagnóstico administrativo es el proceso de acercamiento gradual al

conocimiento analítico de un hecho o problema administrativo que permita destacar

los elementos más significativos de una alteración en el desarrollo de las actividades

de una institución.

La Diagnosis administrativa; es el conocimiento de los síntomas del equilibrio

de la organización siendo la fase vital de las técnicas de planeación administrativa.

El Diagnóstico administrativo tiene por finalidad servir de base acciones

concretas y el de fundamentar estrategias a expresar en una práctica concreta de

acuerdo a necesidades y aspiraciones de los más interesados.

En conclusión el diagnóstico administrativo constituye el nexo entre el estudio-

investigación y la programación de actividades, mediante la detección de anomalías

para generar bienestar en la organización, tanto en sus partes aisladamente como en

su conjunto. Desde esta óptica es impostergable su elaboración en la Municipalidad

Distrital de La Tinguiña como fase previa a la actualización y modificación de los

documentos de Gestión y lograr que el proceso de cambio sea rápido en beneficio de

la administradores y administrados.

Antes de realizar cualquier cambio en la organización es necesario identificar el

modelo de diagnostico que se debe aplicar, por lo tanto en la Municipalidad, es

recomendable desarrollar el modelo de diagnostico integral bajo la visión de sistemas,

porque nos permite generar información organizada para entender la situación

esencial con un mínimo de supuestos.

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II.- INFORMACIÓN BASICA DE LA MUNICIPALIDAD

Esta sección comprende la descripción organizacional de la Institución:

� Nombre o Razón Social:

Municipalidad Distrital de La Tinguiña

� Dirección y Ubicación Geográfica:

Domicilio Legal en la Avenida El Parque º 627- Distrito de La Tinguiña.

Provincia de Ica

Departamento de Ica

� Actividades o Giro al que se dedica:

Gobierno Local cuyo fin es el de prestar los servicios administrativos público en

Bienestar y Desarrollo del vecindario de la jurisdicción que comprende el Distrito

de La Tinguiña, de acuerdo a lo establecido en la Ley Nº 27972, Ley Orgánica de

Municipalidades.

� Capital Financiero:

Régimen Económico Municipal que comprende el presupuesto, el patrimonio, las

rentas y el sistema tributario municipal.

� Potencial Humano:

1. Autoridad y Regidores un total de ocho (08) personas.

2. Directores un total de quince (15) personas.

3. Empleados permanentes un total de veintidós (22) personas.

4. Empleados eventuales un total de veinticinco (25) personas.

5. Obreros permanentes un total de veintidós (22) personas.

6. Obreros eventuales un total de veintinueve (29) personas.

� Régimen Laboral:

- Funcionarios y servidores sujetos al régimen laboral de la Actividad Pública

- Obreros sujetos al régimen laboral de la Actividad Privada

� Formalización Institucional:

- Estructura Orgánica

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- Documentos de Gestión Administrativos

- Documentos Económico – Financiero

- Planeamiento Estratégico

- Reglamentos Internos

- Normatividad

- Otros Documentos

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III.- DESCRIPCIÓN DE LA FORMALIZACIÓN

ORGANIZACIONAL DE LA MUNICIPALIDAD

La Municipalidad Distrital de La Tinguiña es un órgano de gobierno promotor

del desarrollo local con personería jurídica de derecho público y plena capacidad para

el cumplimiento de sus fines; para lo cual goza de autonomía política, económica y

administrativa en los asuntos de su competencia de acuerdo a lo estipulado en la Ley

Nº 27972- LEY ORGÁNICA DE MUNICIPALIDADES; así mismo representan al vecindario,

promueve la adecuada prestación de los servicios públicos y el desarrollo integral

sostenible y armonioso.

La Estructura Organizacional y las funciones especificas de la Municipalidad se

cimentan en una visión de Estado democrático, unitario, descentralizado y

desconcentrado con la finalidad de lograr el desarrollo sostenible del País.

La formalización organizacional de Municipalidad Distrital de La Tinguiña se

encuentra desarrollada en los siguientes documentos administrativos:

1. Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.

2. Estructura Orgánica, aprobada mediante Ordenanza Nº 014-2005- MDLT; de fecha

03 de Octubre del 2005.

3. Reglamento de Organización y Funciones, aprobado con ordenanza Nº 019- 2005 –

MDLT, de fecha 22 de Noviembre del 2005

4. Cuadro para Asignación de Cargos, aprobado con Ordenanza Nº 015- 2005- MDLT

de fecha 12 de Octubre del 2005.

5. Presupuesto Analítico de Personal, aprobado con Resolución de alcaldía Nº 1180-

2006- MDLT/ ALC, de fecha 02 de Octubre del 2006.

6. Manual de Organización y Funciones, aprobado con resolución de Alcaldía Nº 736-

2003- MDLT, de fecha 22 de Diciembre del 2003.

7. Plan Estratégico de Desarrollo Local 2005 – 2021 de la Municipalidad Distrital de la

Tinguiña se desconoce documento de aprobación.

8. La Contabilidad de la Municipalidad Distrital de La Tinguiña, se lleva de acuerdo

con las Normas Generales de Contabilidad Pública, en cumplimiento a lo

establecido por el Sistema Nacional de Contabilidad.

La formalización de la Municipalidad Distrital de La Tinguiña, está dada por el conjunto

de documentos de Gestión que se han indicado, en el cual se definen las

especificaciones organizacionales y regulan el comportamiento de los individuos

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dentro de la organización, siendo necesario realizar un revisión y posterior

modificación con el propósito de evitar una multiplicación irrestricta de normas

obsoletas, la proliferación de reglas que especifican que debe hacerse en cada cargo y

que no debe hacerse, donde reducen o anulan la iniciativa del individuo, induciéndolo

a un conformismo paralizante de las facultades creativas; dicho análisis e

interpretación de cada uno de los documentos de gestión se realizara en forma

individual como complemento del presente Diagnostico Administrativo.

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IV.- ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE LA GESTIÓN

ADMINISTRATIVA DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE

LA TINGUIÑA.

El análisis e interpretación de la gestión administrativa de la Municipalidad

Distrital de La Tinguiña, se ha realizado con el uso de técnicas de investigación

científica sin descuidar la intuición y el pensamiento creativo, el cual se puede definir

como el “Estudio de las causas motivos de los problemas o situaciones

administrativas”. Se ha sido cauteloso y observador para captar la situación que vive la

organización; así como su dinámica en el grado de sensibilidad y atención del

administrador al administrado, con el propósito de detectar los estímulos internos y

externos que se contemplan en los dispositivos legales; y poder captar con claridad el

campo de acción de la propia Municipalidad y su entorno.

Para el análisis e interpretación de la gestión administrativa en la Municipalidad

se ha tenido en cuenta el estudio de los diversos aspectos de la organización y el

estudio de los reglamentos y demás documentos administrativos.

El estudio de los diversos aspectos de la organización se ha realizado mediante

el trabajo de entrevistas en determinadas áreas críticas, teniendo mejor injerencia en

la aplicación de cuestionarios por las características de la Municipalidad.

Se confeccionan los siguientes cuestionarios:

1. Cuestionario para la Autoridad y Regidores, siendo distribuidos un total de ocho

(08) ejemplares, obteniendo la devolución de un solo cuestionario debidamente

desarrollado, teniendo la equivalencia del 13%

2. Cuestionario para el Personal Directivo, siendo distribuidos un total de quince (15)

ejemplares, obteniendo la devolución de once (11) cuestionarios debidamente

desarrollados, teniendo la equivalencia del 73%.

3. Cuestionario para todo el personal, siendo distribuidos un total de noventa y ocho

(98) ejemplares obteniendo la devolución de cincuenta (50) cuestionarios

debidamente desarrollados teniendo la equivalencia del 51%.

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El Estudio de los reglamentos y demás documentos administrativos se han

realizado en forma individual originando un análisis e interpretación directa así mismo

la presentación del respectivo proyecto.

La recepción de los cuestionarios del personal directivo y el cuestionario para

todo el personal, ha permitido a proceder a deducir y reglamentar los hechos, verificar

las discrepancias y omisiones de datos, eliminar datos insignificantes o no

comparables, tomando en cuenta la educación humana; de lo cual podemos resaltar

los siguientes resultados, que tienen relación con la identificación organizacional,

información relacionada al trabajador, información relacionada al ambiente físico y

equipos, información relacionada con el usuario y por último sugerencias adicionales.

El siguiente análisis e interpretación de los cuestionarios se realiza del total de

ejemplares recepcionados equivalentes a cincuenta (50) ejemplares. Se tiene lo

siguiente:

1. Cargo que desempaña:

Tenemos que de 50 trabajadores encuestados, cuarenta y nueve (49) identifican o

conocen la naturaleza de su cargo.

2. Nivel Remunerativo:

De un total de 50 trabajadores encuestados, once (11) trabajadores identifican su

nivel remunerativo, dieciséis (16) trabajadores desconocen su nivel remunerativo

y veintitrés (23) trabajadores determinan montos fijos.

3. Que sugerencias puede brindar para mejorar la organización de la Municipalidad:

Tenemos que treinta y siete (37) trabajadores manifiestan un conjunto

innovaciones cuya equivalencia es una reingeniería, un (01) trabajador nos indica

la asignación de personal idóneo en las áreas.

Dos (02) trabajadores sugieren la actualización de los sistemas operativos.

Cuatro (04) trabajadores confunden que es una sugerencia

Seis (06) trabajadores no opinan.

4. Señale los objetivos de la Municipalidad:

Veintisiete (27) trabajadores conocen en forma genérica los objetivos de la

Municipalidad de acuerdo al grado de instrucción que tienen.

Doce (12) trabajadores confunden los objetivos con otras materias.

Once (11) trabajadores no opinan.

5. Indicar las funciones que debe cumplir la dependencia donde labora:

Treinta y ocho (38) trabajadores conocen las funciones básicas, relacionadas con el

cargo que le han asignado.

Cinco (05) trabajadores confunden las funciones con otras acciones.

Siete (07) trabajadores no opinan.

6. Qué funciones desempeña en forma permanente:

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Cuarenta y cuatro (44) trabajadores tienen asignada sus funciones en relación al

cargo que desempeñan.

Seis (06) trabajadores no tienen idea si las funciones que realiza tienen alguna

relación a un cargo específico.

7. Que funciones desempeña en forma eventual:

Treinta y cinco (35) trabajadores desarrollan tareas eventuales, así mismo se

puede diferenciar que el personal contratado son los que cumplen dicha acción.

Seis (06) trabajadores no cumplen otras funciones que las asignadas.

Nueve (09) trabajadores desconocen sus funciones permanentes, siendo

complicado determinar cuáles son eventuales.

8. Que otras funciones desempeña que no tiene relación con su cargo:

Veinticuatro (24) trabajadores desempeñan otras funciones, normalmente

realizadas por el personal obrero contratado.

Dos (02) trabajadores confunden por desconocimiento o puede ser por el grado de

instrucción.

Catorce (14) trabajadores no desempeñan funciones diferentes al cargo asignado,

siendo específicamente el personal empleado nombrado.

Diez (10) trabajadores no opinan, quiere decir que no desempeñan otras

funciones diferentes a las tradicionales o diarios.

9. Indicar los cargos que ha desempeñado a la fecha:

Treinta y nueve (39) trabajadores han desempeñado diversos cargos que oscilan

de uno a cinco por cada persona.

Siete (07) trabajadores han desempeñado una variedad de cargo que superan la

cantidad de seis.

Cuatro (04) trabajadores desconocen los cargos que han desempeñando por

realizar múltiples labores de campo.

10. Qué tipo de orientación y/o sugerencia recibe de parte de la jefatura:

Veintiocho (28) trabajadores reciben alguna forma de orientación directa.

Veintidós (22) trabajadores no reciben orientación alguna dando a entender que la

coordinación con la jefatura es nula.

11. Las orientaciones y/o sugerencias que reciben son permanentes o eventuales:

Once (11) trabajadores indican que los aportes que brinda la jefatura son

permanentes.

Veintiuno (21) trabajadores opinan que son eventuales los aportes por parte de la

jefatura quizá por el tipo de labores que realizan.

Dieciocho (18) trabajadores no reciben ningún tipo de orientación, no pudiendo

determinar los motivos de la posición de tal acción o presión.

12. Indicar los sistemas administrativos y/u operativos que conoce:

Diez (10) trabajadores conocen los sistemas administrativos porque tienen

relación con el cargo que desempeñan.

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Cuarenta (40) trabajadores confunden o desconocen que las funciones que

desarrollan tienen alguna relación con un sistema administrativo y/u operativo.

13. Se recibe la preparación necesaria para realizar el trabajo de su dependencia:

Trece (13) trabajadores manifiestan que reciben las orientaciones técnicas para el

desempeño de las labores que realizan.

Treinta y siete (37) trabajadores hacen de conocimiento que no reciben ningún

tipo de preparación sobre las tareas que deben realizar.

14. Los jefes promueven la capacitación que se necesita:

Trece (13) trabajadores indican que los directores se identifican con la

capacitación para los servidores.

Treinta y siete (37) trabajadores señalan directamente que los directivos no

apoyan para hacer realidad la capacitación.

15. Existen normas y procedimientos como guías de trabajo:

Veintidós (22) trabajadores afirman conocer alguna norma u otros documentos

que le permita cumplir con su trabajo.

Veintiocho (28) trabajadores desconocen la existencia de estos tipos de

documentos que le puedan brindar algún apoyo para sus labores diarias.

16. Se reconocen los logros en el trabajo:

Veintiuno (21) trabajadores certifican que reciben algún tipo de reconocimiento

por el desempeño de sus labores.

Veintinueve (29) trabajadores afirman que no reciben ningún tipo de

reconocimiento.

17. Que sugerencias puede brindar para mejorar el trabajo de su dependencia:

Cuarenta y cinco (45) trabajadores recomiendan que se debe realizar una

implementación en los aspectos técnicos, equipos, ambientales, salariales,

relaciones laborales, etc.

Cinco (05) trabajadores no opinan.

18. El ambiente físico donde trabaja es adecuado:

Treinta y tres 33 trabajadores no están conformes con el ambiente físico asignado

para cumplir con sus labores administrativas u operativas.

Diecisiete (17) trabajadores están conformes con el ambiente físico asignado.

19. Cuenta con adecuadas mediadas de seguridad contra accidentes:

Cuatro (04) trabajadores manifiestan que están conformes con la seguridad que

brinda la Municipalidad.

Cuarenta y seis (46) trabajadores indican que no existen adecuadas medidas de

seguridad.

20. Que deficiencias existen para atender adecuada y oportunamente al usuario:

Veintinueve (29) trabajadores hacen notar la falta de una adecuada

implementación con equipos, ambiente, guías, programas operativos y difusión.

Once (11) trabajadores, indican que falta preparación a los trabajadores con

nuevos conocimientos, normas de conducta y sobre todo trato a personas.

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Diez (10) trabajadores no opinan porque no tienen trato con los usuarios en forma

directa.

21. De qué manera se debe brindar orientación al usuario sobre el servicio que brinda

la Municipalidad:

Treintaiocho (38) trabajadores sugieren la implementación de un área de

información al usuario así como recepción de reclamos.

Cinco (05) trabajadores afirman sobre la implementación de la página web.

Siete (07) trabajadores no opinan.

22. Sugerencias adicionales:

Del total de cuestionarios recepcionados se puede evidenciar las siguientes

sugerencias:

• La implementación de archivo central y depuración de documentos.

• Registro y atención adecuada de los documentos.

• Se promueva el desarrollo de capacidades.

• Sueldos adecuados.

• Campaña de orientación.

• Preparar al trabajador en el trato al público.

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V.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En la siguiente etapa el propósito es desarrollar los problemas encontrados, así

mismo emitir las formas de cambios que sean necesarios; en base a la interpretación

de los datos, de lo cual se tiene lo siguiente:

CONCLUSIONES

1) Los trabajadores conocen el cargo que le han asignado tanto el personal

nombrado y contratado.

2) Los empleados permanentes tiene asignado un nivel remunerativo, lo que no

ocurre con los empleados contratados y obreros en general.

3) La totalidad de los trabajadores coinciden en la implementación de una

reingeniería y modernidad sistemática.

4) Los trabajadores tienen una idea muy superficial de los objetivos de la

Municipalidad.

5) Los trabajadores conocen las funciones de las áreas en forma muy superficial

quizás relacionándolo con la nomenclatura de las dependencias.

6) Los trabajadores cumplen funciones de acuerdo a los cargos asignados ya sea en la

condición de nombrados o contratados.

7) Los trabajadores contratados son los que normalmente desempañan otro tipo de

funciones, específicamente los obreros después de haber terminado su trabajo

asignado.

8) Se determina que el personal obrero contratado desempeñan labores de tipo

reten para atender ciertas eventualidades de carácter de campo, siendo necesario

tener presente la relación costo beneficio.

9) La mayoría de trabajadores han desempeñado diversos cargos imposibilitando

fomentar la carrera y preparación del servidor en determinado sistema

administrativo.

10) Los trabajadores no reciben mayor orientación que las rutinarias de acuerdo a las

exigencias laborales.

11) Se aprecia que el apoyo intelectual con nuevos conocimientos está disminuyendo

en desmedro de la oportunidad de desarrollo, llegando al extremo de no brindar

ningún tipo de orientación.

12) La mayoría de los trabajadores desconocen que la gestión gubernamental se

desarrolla en base de un conjunto de sistemas administrativos y/u operativos.

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13) Los directores no están preparados técnicamente para desarrollar tareas de

preparación a su trabajador y poder vencer la rutina laboral.

14) Se puede determinar que los jefes de área no promueven la capacitación por

desconocimiento del sistema administrativo y/u operativo que tiene a su cargo.

15) Los trabajadores no tienen conocimiento de las normas o guías administrativas de

la Institución o de órganos rectores superiores.

16) El factor motivación es carente en la Municipalidad siendo preocupante porque se

alimenta la rutina laboral del servidor.

17) La totalidad de los trabajadores requiere que se realice una implementación en la

parte material, Potencial Humano y Económico.

18) En general el ambiente físico no está acorde con las normas de distribución de

ambiente para el desarrollo de labores administrativas.

19) La infraestructura de la Municipalidad no brinda seguridad sobre hurto, aspecto

ambiental y accidentes de trabajo.

20) Carencia de preparación de trabajadores, equipos modernos y difusión del servicio

que brinda la Municipalidad.

21) No existe un área que brinde orientación y recepcione los reclamos en su debida

oportunidad.

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RECOMENDACIONES

1. Se determine o defina la escala remunerativa que comprenda la totalidad de

trabajadores.

2. La implementación de un proceso de cambio integral.

3. La difusión y distribución del Reglamento de Organización y Funciones.

4. La asignación de las funciones por escrito en forma individual a cada trabajador

nombrado o contratado determinando las actividades permanentes, eventuales y

otras en calidad de apoyo.

5. Se realice un programa de asignación de cargos de acuerdo a sus cualidades del

trabajador y fomentar el entrenamiento y la capacitación.

6. La plana de directivos debe brindar mayor importancia a la orientación en forma

permanente con el propósito de lograr la eficiencia y eficacia.

7. Difusión y revisión de los sistemas administrativos y/u operativos que están a

cargo de las diversas dependencias de la Municipalidad.

8. Se debe elaborar un programa de entrenamiento y de capacitación de acuerdo a la

necesidad de cada área administrativa.

9. La actualización, implementación y difusión de las normas administrativas internas

y el conocimiento pleno de aquellas emitidas por órganos rectores superiores.

10. Se debe elaborar un programa de motivación e incentivos con el propósito de

lograr la productividad administrativa.

11. Se realice un estudio técnico para determinar el grado de necesidad de la

implementación de una Reingeniería Institucional.

12. Se debe realizar una redistribución y ampliación del espacio físico asignado para

las oficinas administrativas.

13. Elaboración e implementación de un Programa de Higiene y Seguridad

Institucional.

14. Elaboración y Aplicación de un Programa de Relaciones Humanas y la renovación

de equipos y herramientas de trabajo.

15. Implementación de una área de Orientación al Usuario.

16. Se debe definir las siguientes acciones administrativas:

• Implementación del Proceso de Modernización de la Gestión Gubernamental.

• Creación del Archivo Central y la ejecución del Proceso de Depuración de

Documentos.

• Implementación del Sistema Operativo de Registro y Tramite Documental.

• Elaboración del Programa de Desarrollo de Capacidades.

• Elaboración del Programa de Orientación al Usuario.

17. La implementación de la Página Web, así mismo el Portal Institucional de acuerdo

a lo establecido en la Ley de Transparencia.

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ANEXOS

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CUESTIONARIOS PARA TODOS LOS TRABAJADORES

SEDE CENTRAL SEMAPAT

EMPLEADOS OBREROS EMPLEADOS OBREROS

ORGANO

RUBRO Permanente Contratado Permanente Contratado Permanente Contratado Permanente Contratado

TOTAL %

DISTRIBUIDAS

12 44 14 03 10

08 07 98 100%

DESARROLLADOS

09 22 08 01 04

03 03 50 51%

NO ATENDIDOS

03 22 06 02 06

05 04 48 49%

17

CUESTIONARIO PARA DIRECTIVOS

DISTRIBUIDOS : 15

DESARROLLADOS : 11

NO ATENDIDOS : 04

CUESTIONARIO PARA AUTORIDAD Y REGIDORES

DISTRIBUIDOS : 08

DESARROLLADOS : 01

NO ATENDIDOS : 07