Módulo de Factura Electrónicaf3dulo%20Factura%20... · 2018-02-03 · Documentos pendientes de...

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Módulo de

Factura Electrónica

INDICE

1. Cómo configurar el correo electrónico

2. Cómo enviar un documento por e-mail

3. Cómo enviar una factura por e-mail

4. Cómo utilizar impresos distintos para impresora y e-mail

5. Envío de e-mail con copia oculta

6. Cómo configurar el envío de e-mail para cada cliente

7. Facturación automática por e-mail

8. Textos predefinidos para enviar e-mail

9. Digitalización de albaranes



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Cómo configurar el correo electrónico

1. Acceder a > Utilidades > Parámetros de Aplicación > e-mail

2. Rellenar los campos con el correo electrónico que desea utilizar para el

envío de documentación.

RECUERDE :

Debe pedir los datos de su correo electrónico a quien le suministra los servicios de e-mail.

El Departamento de Soporte de Control Integral NO conoce sus datos de e-mail y NO se los puede suministrar.

Si un usuario quiere enviar e-mails desde una dirección de correo diferente a

la asignada en parámetros, acceder a > Utilidades > Perfiles > Usuarios > e-mail. Configurar el correo específico para cada usuario.

Para ver los e-mail enviados acceder a > Listados > Documentos enviados por e-mail



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Cómo enviar documentos por e-mail

Al imprimir cualquier documento de compra o de venta aparece el NUEVO icono: Herramientas de impresión. Seleccionarlo.

Imprimir normalmente: Valorado o NO valorado, según corresponda.

Aparecen las herramientas de impresión. Seleccionar E-mail o Microsoft Outlook.

Hacer clic en Enviar



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Cómo enviar una factura por e-mail

Acceder a > Facturación > Facturas > Diario de Facturación. Escoger la factura que se quiere enviar por e-mail y hacer clic en el botón Herramientas de impresión.

Seleccionar E-mail o Microsoft Outlook.

Hacer clic en Enviar



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Cómo utilizar impresos distintos para impresora y e-mail

En caso de utilizar papel pre-impreso es posible que desee utilizar un formato distinto cuando envíe los documentos por e-mail. Este formato debe especificarse en > Utilidades > Parámetros de Aplicación > Impresos >

e-mail.

Si se utiliza el mismo formato NO debe especificarse nada.



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Envío de e-mail con copia oculta

Para hacer un seguimiento de los e-mails enviados manualmente está

disponible la opción de envío de e-mail con copia oculta.

Si se configura se recibirá una copia de todos los e-mail enviados

manualmente a la dirección de e-mail indicada.

Para activarlo acceder a:

> Utilidades > Parámetros de Aplicación > e-mail



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Cómo configurar el envío de e-mail

para cada cliente

Podemos definir el comportamiento que debe tener Control Integral al

imprimir los documentos de cada cliente.

Acceder a > Clientes > Impresión y configurar para cada tipo de

documento.

Si se introduce una dirección de correo electrónico el documento se

enviará automáticamente por e-mail en el momento de emitirse.

Ejemplos:

- e-mail en albarán: Al finalizar cada albarán del cliente se le enviará una

copia por correo electrónico.

- e-mail en factura: Al imprimir la facturación se enviará por e-mail al

correo indicado.

Si además de entrar una dirección de e-mail se marca impresora, el

programa imprimirá el documento y lo enviará por e-mail.

Si no se indica nada, al finalizar la venta o la facturación

se imprimirá como siempre.



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Facturación automática por e-mail

El proceso de facturación muestra, antes de imprimir, las facturas que

acaba de generar.

Para modificar manualmente la selección se debe marcar el campo Manual. Entonces se puede decidir si imprimir originales y/o

copias, agregar/cambiar direcciones de e-mail, cambiar la selección de enviar a impresora o e-mail, etc.

Para imprimir/enviar las facturas según la selección que tengamos

en pantalla, hacer clic en Imprimir/Enviar.

Recuerde: El tiempo de envío de las facturas por e-mail es superior al

utilizado para imprimirse y depende de la velocidad de Internet. Cuando el proceso ha finalizado aparece una ventana que lo

indica.



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Textos predefinidos para enviar e-mails

Desde > Utilidades > Textos predefinidos e-mail, se puede fijar una

plantilla para el envío de los e-mails en función del documento que se

envíe.

Control Integral ya incluye plantillas predefinidas. Solamente debe

acceder a esta opción si desea modificarlas.

Primero se escoge el tipo de impreso y el idioma y a continuación se determina el texto.

En la ventana de la derecha hay unas variables que podemos incorporar al texto para personalizarlo. Cuando se envía el e-mail la variable es sustituida

por el valor que representa.



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Digitalización de albaranes

Este proceso incorpora al programa los PDF de los albaranes

escaneados asignándolos automáticamente al documento

correspondiente.

La digitalización de albaranes permite digitalizar los albaranes firmados

en papel de forma automática.

Para poder utilizar esta opción se debe disponer de un scanner.

La configuración del scanner debe realizarla un técnico de hardware.

El albarán debe tener un código de barras que será diseñado desde el

Dpto. de Soporte cuando así se le requiera.

Proceso a seguir:

1. Escanear los documentos

2. Ir al menú > Ventas > Digitalización de albaranes.

3. Seleccionar el botón “PDF” para procesar todos los documentos que

hay escaneados pendientes de asignar.



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Si algún documento no se puede enlazar automáticamente queda en

Documentos pendientes de asignación manual.

Esta documentación pendiente de asignación: - Se puede eliminar (arrastrando el fichero .pdf a la papelera)

- Asignarlo manualmente, arrastrando el documento hasta el albarán correspondiente.

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