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UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración La Importancia del Control Interno MONOGRAFÍA Para obtener el título de: Licenciado en Contaduría Presenta: Lucía Mateo Martínez Asesor: CP. Fredy Castro Naranjo Xalapa-Enríquez, Veracruz Enero 2010
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UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduría y Administración
La Importancia del Control Interno
MONOGRAFÍA
Para obtener el título de:
Licenciado en Contaduría
Presenta:
Lucía Mateo Martínez
Asesor:
CP. Fredy Castro Naranjo
Xalapa-Enríquez, Veracruz Enero 2010
UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contaduría y Administración
La Importancia del Control Interno
MONOGRAFÍA
Para obtener el título de:
Licenciado en Contaduría
Presenta:
Lucía Mateo Martínez
Asesor:
CP. Fredy Castro Naranjo
Xalapa-Enríquez, Veracruz Enero 2010
Dedicatorias y/o Agradecimientos
A mi papi: Emilio Mateo P. Gracias por haberme educado así. Estoy
orgullosa de ser como soy y eso te lo debo a ti. Te extrañamos mucho Papi te amo
y gracias por todo que Dios te tenga en la gloria.
A mi mami: Teodora Martínez A. Gracias te doy por haberme apoyado y
guiarme por el buen camino, por tus consejos, tu confianza que depositaste en mí.
A mis hermanos: Franklyn, Elideth y Aide. Agradezco a mis hermanos el apoyo
que siempre me han brindado con su impulso, fuerza y tenacidad que son parte de
mi formación.
A mi esposo: Luis Romero. Gracias por tu apoyo, comprensión. Gracias por ser
parte de mi vida; eres lo mejor que me ha pasado.
A mi director de monografía: Fredy Castro N. Por el tiempo prestado para la
revisión del presente trabajo.
A mis sinodales: Luis Alberto de la Paz Zúñiga y Julio Alonso Iglesias.
Gracias por sus consejos, paciencia y opiniones sirvieron que me sienta satisfecho
en mi participación dentro del presente trabajo.
II
INDICE
RESUMEN
INTRODUCCION
CAPITULO I
1. Antecedentes y origen………………………………………………………. 7
2. Definición del control interno……………………………………………….. 9
3. Análisis del control interno…………………………………………............. 9
4. Elementos del control interno………………………………………............ 11
4.1. Organización………………………………………………………….... 11
4.1.1. Elementos……………………………………………………...... 11
4.2. Contabilidad…………………………………………………………...... 12
4.2.1. Clasificación……………………………………………….......... 12
4.3. Sistemas de Contabilidad................................................................ 13
4.4. Catálogo de Cuentas………………………………………………….. 14
4.4.1. Objetivos…………………………………………………............. 14
4.4.2. Elementos…………………………………………………........... 14
4.5. Estados Financieros…………………………………………………… 14
4.5.1. Estados Financieros Básicos en México……………………… 15
4.6. Presupuestos y Pronósticos………………………………………....... 19
4.6.1. Concepto de presupuesto………………………………............ 19
4.6.1.1. Clasificación (enunciativa no limitativa)............................... 19
4.6.2. Concepto de pronóstico.......................................................... 19
4.6.2.1. Clasificación (enunciativa no limitativa)................................ 20
4.7. Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal......................... 20
5. Importancia del control interno................................................................ 21
6. Principios del control interno................................................................... 22
7. Objetivos del control interno.................................................................... 22
8. Vigilancia y supervisión del control interno.............................................. 23
III
CAPITULO II. Estructura del control interno
1. Definición.................................................................................................. 25
2. Elementos de la estructura del control interno......................................... 25
3. Consideraciones generales...................................................................... 28
4. Efectividad de la estructura del control interno......................................... 29
5. Deficiencia en el diseño de la estructura del control interno.................... 30
6. Deficiencia en la operación de la estructura del control interno............... 31
CAPITULO III. Clasificación del control interno
1. Control Interno Administrativo................................................................. 34
2. Control Interno Contable......................................................................... 35
3. Objetivos de un sistema de control interno............................................. 36
4. Entorno de control interno contable......................................................... 37
4.1. Liderazgo de organización. ............................................................. 37
4.2. Estructura organizacional. .............................................................. 38
4.3. Presupuestos y Reportes internos. ................................................ 38
4.4. Auditoria interna............................................................................... 39
4.5. Personal. ......................................................................................... 39
4.6. Prácticas apropiadas........................................................................ 40
4.7. Circunstancias de la compañía........................................................ 40
5. Principios de control interno contable...................................................... 41
5.1. Separación de funciones.................................................................. 41
5.2. Procedimientos de autorización....................................................... 41
5.3. Procedimientos de documentación.................................................. 42
5.4. Registros y procedimientos contables............................................. 43
5.5. Controles físicos............................................................................... 43
5.6. Verificación interna independiente................................................... 44
IV
CAPITULO IV. Control Interno- Operaciones básicas
1. Control Interno de caja y bancos................................................................. 46
1.1. Concepto................................................................................................. 46
1.2. Caja......................................................................................................... 46
1.3. Bancos.................................................................................................... 46
1.4. Principios de control interno de caja y bancos....................................... 46
1.5. Objetivos del control interno de caja y bancos....................................... 47
1.6. Bases de control interno......................................................................... 47
1.7. Revisión de la conciliación en bancos.................................................... 48
1.8. Control para cada origen de entradas a caja o bancos.......................... 48
2. Control Interno de Inventarios...................................................................... 50
2.1. Concepto............................................................................................. 50
2.2. Inventarios.......................................................................................... 50
2.3. Principios............................................................................................. 50
2.4. Objetivos............................................................................................. 51
2.5. Valuación de Inventarios..................................................................... 51
3. Control Interno de Compras......................................................................... 53
3.1. Concepto............................................................................................. 53
3.2. Principios............................................................................................. 54
3.3. Objetivos.............................................................................................. 54
4. Control Interno de Ventas............................................................................ 54
4.1. Concepto............................................................................................. 54
4.2. Principios............................................................................................. 54
4.3. Objetivos.............................................................................................. 55
4.4. Bases de control.................................................................................. 55
V
CAPITULO V
1. Evaluación preliminar del control interno..................................................... 57
2. El procesamiento electrónico de datos (PED) al evaluar la estructura del
control Interno..............................................................................................
58
3. Pruebas de cumplimiento y evaluación final................................................ 58
4. Comunicación de situaciones a Informar..................................................... 59
5. Métodos para evaluar el control interno...................................................... 61
5.1. Método Descriptivo.......................................................................... 61
5.2. Método Gráfico................................................................................ 62
5.2.1. Existen dos tipos de gráficas de organización........................ 63
5.3. Método de Cuestionarios................................................................. 63
6. Estudio y Evaluación del control interno por ciclos de transacciones....... 64
6.1. Ciclo de Ingresos............................................................................. 65
6.1.1. Asientos Comunes.................................................................. 65
6.1.2. Formas y Documentos Vitales................................................. 66
6.2. Ciclo de Compras............................................................................ 66
6.2.1. Asientos Comunes.................................................................. 67
6.2.2. Formas y Documentos Vitales................................................. 67
6.3. Ciclo de Producción......................................................................... 68
6.4. Ciclo de Nóminas............................................................................. 69
6.4.1. Asientos comunes................................................................... 70
6.4.2. Formas y documentos vitales.................................................. 70
6.5. Ciclo de Tesorería............................................................................ 70
6.5.1. Asientos Comunes.................................................................. 71
6.5.2. Formas y Documentos vitales................................................ 71
VI
CAPITULO VI. CONTROL INTERNO MODELO AMERICANO COSO
1. Síntesis......................................................................................................... 73
2. Concepto...................................................................................................... 73
3. Análisis......................................................................................................... 75
4. La estructura del control interno.................................................................. 76
4.1. Ambiente de Control........................................................................ 77
4.2. Evaluación de riesgos...................................................................... 78
4.3. Actividades de control...................................................................... 79
4.4. Información y Comunicación............................................................ 81
4.5. Monitoreo......................................................................................... 82
5. Reestructuración de los controles internos.................................................. 83
CONCLUSIÓNES.............................................................................................. 84 FUENTES DE INFORMACIÓN......................................................................... 88
1
RESUMEN
El Control Interno tiene como objetivos la efectividad y eficiencia de las
operaciones, la suficiencia y confiabilidad de la información financiera y el
cumplimiento de la normatividad.
La evaluación adecuada del Control Interno es para el Auditor un ahorro de
tiempo y de labor durante el examen de los estados financieros.
El sistema de Control Interno permite al Auditor, efectuar una ponderación de la
importancia relativa y riesgo probable de las partidas a evaluar, sin que tenga la
necesidad de efectuar una revisión total. En otras palabras gracias a él, el
Auditor se dirige a los aspectos y actividades que más lo requieran e influyan
sobre las cifras que presentan los estados financieros.
Para que el sistema de Control Interno cuente con un alto grado de confiabilidad,
debe estar en vigilancia permanente, para que pueda revisarse y actualizarse
permanentemente. El Control Interno es una responsabilidad de la Administración
de la Empresa auditada y el papel del Auditor frente al mismo, es el de su
evaluación y la formulación de sugerencias.
INTRODUCCIÓN
3
Este trabajo tiene como objetivo el estudio, conocimiento, revisión y evaluación del
control interno para llevar acabo el correcto manejo de los controles generalmente
aplicados. El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de
métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus
recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y
administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación
de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos
programados.
El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta
más importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los
recursos y para obtener la productividad, además de prevenir fraudes, errores
violación a principios y normas contable, fiscal y tributaria.
En primer lugar debemos subrayar la falta de cumplimiento a las normas básicas y
fundamentales en materia de control interno, pero por otro lado está la ausencia
de amplitud de conceptos en cuanto al patrimonio a proteger, y de los métodos e
instrumentos de análisis a ser utilizados por los auditores internos. Al igual que en
el control de calidad, la falta de planificación y prevención es la norma en muchas
empresas en lo relativo tanto al control interno, como al accionar de la auditoría
interna.
Por ello no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar que es lo
que salió mal, porqué, y que hacer para evitar su repetición, cuando lo correcto es
actuar preventivamente, y de acontecer algún hecho perjudicial no quedarse en
los aspectos más superficiales sino profundizar hasta llegar hasta la causa-raíz,
tratando de desentrañar de tal forma las razones que llevaron al sistema a
engendrar dichas falencias.
Otro aspecto importante a cuestionar en las auditorías es que la misma sea
percibida como una entidad dedicada sólo a la inspección (y a veces hasta con
4
una perspectiva policíaca), y no al asesoramiento con el objetivo de proteger y
mejorar el funcionamiento de la organización. Muchas empresas han dejado de
existir como producto de sus falencias en el control interno, y en la falta de una
auditoría interna que evalúe eficazmente la misma.
La falta de buenos controles internos (no meramente normativos, sino aplicados)
no sólo han dado lugar a estafas o defraudaciones (sea esta por parte de
ejecutivos, empleados o clientes), sino también a graves errores en materia de
decisiones producto de graves errores en materia de información.
El objetivo de este presente trabajo es definir los elementos de la estructura del
control interno y establecer los pronunciamientos normativos aplicables a su
estudio y evaluación, como un aspecto fundamental al diseñar la estrategia de
auditoria, así como señalar los lineamientos que deben seguirse al informar sobre
debilidades o desviaciones al control interno.
El control interno es efectuado por diversos niveles, cada uno de ellos con
responsabilidades importantes. Los directivos, la gerencia y los auditores internos
y otros funcionarios de menor nivel contribuyen para que el sistema de control
interno funcione con efectividad, eficiencia y economía. Una estructura de control
interno sólida es fundamental para promover el logro de sus objetivos y la
eficiencia y economía en las operaciones de cada entidad.
Ninguna estructura de control interno, por muy óptima que sea, puede garantizar
por si misma, una gestión eficiente y registros e información financiera integra,
exacta y confiable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes,
especialmente, cuando aquellas tareas competen a cargos de confianza. Por ello
mantener una estructura de control interno que elimine cualquier riesgo, puede
resultar un objetivo imposible y, es probable que, más costoso que los beneficios
que se considere obtener de su implementación.
5
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones,
se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al
medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se
centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para
mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique
controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las
mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de
verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su
gestión.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos
los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las
exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los
departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen
dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de
afinar su funcionabilidad dentro de la organización.
Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr
implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de
salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa. Dentro
de este orden de ideas, expresa que el control interno: "Es la base sobre el cual
descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza
determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los
estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de
control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema
contable".
CAPITULO I
7
1. Antecedentes y origen
Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones de la
administración pública, hay indicios de que desde una época lejana se empleaba
en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales y haciendas
privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor, persona competente que
escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios y agentes, quienes por
falta de instrucción no podían presentarlo por escrito.
El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la
partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del
siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer
sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la producción,
los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo
personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, viéndose
forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la
creación de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o
errores, debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un
control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a
la fase de producción y comercialización que a la fase administrativa u
organizativa, reconociéndose la necesidad de crear e implementar sistemas de
control como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las
entidades.
8
El Control Interno es un proceso que lleva a cabo la alta dirección de una
organización y que debe estar diseñado para dar una seguridad razonable, en
relación con el logro de los objetivos previamente establecidos en los siguientes
aspectos básicos:
1).- Efectividad y eficiencia de las operaciones;
2).- Confiabilidad de los reportes financieros y
3).- Cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación
administrativa.
Es de capital importancia destacar, que el Control Interno, si importa que tan bien
haya sido diseñado y operado correctamente, para que la alta dirección obtenga
una seguridad razonable sobre el logro de sus objetivos.
La probabilidad de logro y eficacia del sistema, se ve afectada en muchas
ocasiones, por limitaciones inherentes al sistema de control interno.
Estas limitaciones pueden incluir fallas en decisiones tomadas con respecto a la
política de la entidad, fallas en el diseño de costos vs. Beneficios, extralimitaciones
de la Dirección, fracasos en el control por causa de las personas que se unen para
burlar los controles o simplemente errores de los diferentes miembros de la
organización.
Esta metodología que se presenta sobre el Sistema de Control Interno, no
pretende dogmatizar sino enriquecer las bases conceptuales que de una u otra
forma se han cultivado. Mediante el examen y objetivos del control interno,
registros y evaluación de los estados financieros se crea la confianza que la
entidad debe presentar frente a la sociedad.
La evaluación del sistema de control interno basado en principios, reglas, normas,
procedimientos y sistemas de reconocido valor técnico es el fundamento de la
realización de una buena auditoría financiera.
9
2. Definición del control interno
Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta,
para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes, promover la
eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa.
3. Análisis del control interno
Plan de organización. Es decir, el control interno es un programa que
precisa el desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de
conducta entre personas y lugares de trabajo en forma eficiente.
La contabilidad. Qué tendrá por objeto registrar técnicamente todas las
operaciones y además, presentar periódicamente información verídica y
confiable, al efecto se implantará un sistema de registro y de contabilidad
apropiado y práctico que permita registrar, clasificar, resumir y presentar
todas las operaciones que lleve a cabo la empresa.
Funciones de empleados. Distribución en forma debida de las labores que
realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento, no de
revisión.
Procedimientos coordinados. Procedimientos contables, estadísticos,
físicos, administrativos, etc., armonizadas entre si para la mejor
consecución de los objetivos establecidos por la empresa.
10
Empresa pública, privada o mixta. Empresa pública u organismo social
integrado por elementos humanos, técnicos, materiales, inmateriales, et5c.,
cuyo objetivo natural es la prestación de servicios a la colectividad.
Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos,
técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la de
obtener utilidades.
Empresa privada u organismo social integrado por elementos humanos,
técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la de
prestar servicios a la colectividad y obtener utilidades.
Obtener información confiable. Unos de los objetivos del control interno, es
la de obtener información oportuna, confiable y segura que coadyuve a la
toma acertada de decisiones.
Salvaguardar sus bienes. Otro objetivo del control interno, es la de proteger
y salvaguardar los bienes, valores, propiedades, activos, etc., de la
empresa, dificultando y, tratar de evitar los malos manejos, fraudes, robos,
etc.
Promover la eficiencia de operaciones. Otro objetivo del control interno es la
de promover y fomentar la eficiencia de todas las operaciones de la
empresa.
Adhesión a su política administrativa. Otro objetivo del control interno es
facilitar que las reglas establecidas por la administración, se cumplan
eficientemente.
11
4. Elementos del control interno.
Los elementos del control interno son siete, a saber:
Organización
Catálogo de cuentas
Sistema de contabilidad
Estados financieros
Presupuestos y pronósticos
Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal
Supervisión
4.1. Organización
Establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y
actividades de empleados de una empresa para lograr su máxima eficiencia
dentro de los planes y objetivos establecidos.
4.1.1. Elementos
1.- Establecimiento de la estructura óptima de la empresa funcional.
2.- Coordinación adecuada de trabajo y funciones de empleados por áreas afines.
3.- División de cada proceso en partes o labores.
4.- Asignación de las labores correspondientes a cada puesto.
5.- Establecimiento de instructivos.
6.- Determinación de autoridad y responsabilidad de cada nivel.
Instructivo. Es un Documento que describe de forma detallada el “cómo”
desarrollar una actividad dentro de un procedimiento.
12
4.2. Contabilidad
Conjunto de principios y mecanismos técnicos aplicables para registrar, clasificar,
resumir y presentar sistemática y estructuralmente, información cuantitativa
expresada en unidades monetarias, de las operaciones que realiza una entidad
económica.
4.2.1. Clasificación
Contabilidad financiera. Es el conjunto de principios y mecanismos técnicos
aplicables para registrar, clasificar, resumir y presentar sistemáticamente y
estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias, de
las operaciones que realiza una empresa, orientado a terceros relacionados con la
misma.
La contabilidad financiera, de hecho, es un sistema de información orientado a
terceros relacionados con la empresa, tal es el caso de accionistas, instituciones
de crédito, inversiones, clientes, proveedores, etc. Ahora bien, la contabilidad
financiera proporciona información sobre el pasado, es decir, hechos históricos de
la empresa, para diagnosticar la situación actual, que servirá de base para fijar las
rutas y estrategias a seguir.
Contabilidad de costos. Es una rama de la contabilidad financiera que,
implantada e impulsada por las empresas industriales, permite conocer el costo de
producción de sus productos, así como el costo de la venta de tales artículos y
fundamentalmente la determinación de los costos unitarios; es decir, el costo de
cada unidad de producción, mediante el adecuado control de sus elementos: la
materia prima, la mano de obra y los gastos de fabricación o producción.
Asimismo, tiene otras aplicaciones, como la determinación del punto de equilibrio
(el punto en que la empresa no obtiene utilidades ni pérdidas) con base en los
13
costos fijos y variables, así como la determinación de los costos totales y de
distribución.
Contabilidad Fiscal. Es un área de la contabilidad que tiene por objeto registrar,
clasificar, resumir y presentar información orientada a dar cumplimiento a las
obligaciones tributarias de la empresa.
Contabilidad Administrativa. Sistema de información para usuarios internos,
destinada a la toma acertada de decisiones.
Es un sistema de información gerencial que tiene por objeto elegir de diversas
alternativas factibles, la mejor, para solucionar problemas en una empresa, y
alcanzar las metas y objetivos preestablecidos por la entidad económica.
4.3. Sistemas de Contabilidad
De aplicación práctica, se conocen dos sistemas de contabilidad, a saber:
- Sistema por partida simple. Sistema de contabilidad basado en
operaciones matemáticas de suma y resta, es decir, todas las operaciones
de cualquier empresa se registran en simples listas de acumulación, tal es
el caso, por ejemplo de anotaciones de ingresos y egresos, etc.
- Sistema por partida doble. Sistema de contabilidad basado en el principio
de dualidad económica (antes denominado principio de la partida doble)
que tiene el antecedente científico del principio de la causalidad (causa y
efecto; acción y reacción). Ahora bien, desde el punto de vista matemático,
el sistema de contabilidad por partida doble se basa en la ecuación de
primer grado: a = p + c (activo es igual a pasivo más capital).
14
4.4. Catálogo de Cuentas
Relación del rubro de las cuentas de activo, pasivo, capital, costos, resultados y de
orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificación
estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa determinada, para
el registro de sus operaciones.
4.4.1. Objetivos
1.- Registro de clasificación de operaciones similares en cuentas específicas.
2.- Facilitar la preparación de estados financieros.
3.- Facilitar la actividad del contador general, de costos, auditor, etc.
4.- Servir de instrumento en la salvaguarda de los bienes de una empresa.
5.- Promover la eficiencia de las operaciones y la adhesión de la política
administrativa prescrita.
4.4.2. Elementos
Dos son los elementos que integran el contenido de un catálogo de cuentas:
El numérico. Empleado como símbolo o clave, mismo que puede estar
formado por números, letras, etc.
El descriptivo. Está formado por el rubro, título, membrete o denominación
de las diferentes cuentas de la empresa.
4.5. Estados Financieros
Aquellos documentos que muestran la situación económica de la empresa, la
capacidad de pago de la misma, a una fecha determinada, pasada o futura; o bien,
15
el resultado de las operaciones obtenidas en un periodo o ejercicio pasado o
futuro, en situaciones normales o especiales.
4.5.1. Estados Financieros Básicos en México
*Balance General
Uno de los estados financieros básicos es el balance general, también llamado
estado de situación financiera o estado de posición financiera, que muestra
información relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones
financieros de la entidad.
Objetivos que persigue:
Su intención principal no sólo es igualar las partidas que lo integran sino mostrar la
situación financiera de la empresa a una determinada fecha.
Adicionalmente, de su análisis e interpretación, los encargados de tomar
decisiones, podrán conocer:
-Su liquidez o capacidad de pago inmediata o a corto plazo; es decir, la capacidad
de la empresa de hacer frente a sus compromisos u obligaciones financieras a
corto plazo.
-El capital de trabajo, mismo que se determinará de la diferencia de los activos
circulantes y los pasivos circulantes.
-El porcentaje de los recursos del negocio que ha sido aportado por los
acreedores y por los propietarios, para conocer quién posee realmente la entidad y
prevenir los riesgos de que la empresa quede en manos de los acreedores.
-El rendimiento o rentabilidad sobre la inversión, la cual se conocerá comparando
las utilidades que reporte el estado de resultados, mismas que aparecen en el
16
balance general dentro del capital ganado, contra la inversión o recursos que
muestra el Estado, para saber si la empresa es rentable o no; es decir, si se trata
de un buen o mal negocio.
Elementos que integran al Balance General:
Activo. Conjunto o segmento, cuantificable, de los beneficios económicos
futuros fundadamente esperados y controlados por una entidad,
representados por efectivo, derechos, bienes o servicios, como
consecuencia de transacciones pasadas o de otros eventos ocurridos.
Pasivo. Conjunto o segmento, cuantificable, de las obligaciones presentes
de una entidad particular, virtualmente ineludibles, de transferir efectivo,
bienes o servicios en el futuro a otras entidades, como consecuencia de
transacciones o eventos pasados.
Capital Contable. El derecho de los propietarios sobre los activos netos
que surge por aportaciones de los dueños, por transacciones y otros
eventos o circunstancias que afectan una entidad y el cual se ejerce
mediante reembolso o distribución.
* Estado de Resultados
Es el estado financiero básico que muestra la utilidad o pérdida resultante en un
periodo contable, a través del enfrentamiento entre los ingresos y los costos y
gastos que les son relativos.
Objetivos que persigue:
El Estado de Resultados es un estado financiero básico, que presenta información
relevante acerca de las operaciones desarrolladas por una entidad durante un
periodo determinado. Mediante la determinación de la utilidad neta y de la
identificación de sus componentes, se mide el resultado de los logros alcanzados
17
y de los esfuerzos desarrollados por una entidad durante el periodo consignado en
el mismo estado.
Esta información es útil principalmente para que, en combinación con la de los
otros estados financieros básicos, se pueda:
-Evaluar la rentabilidad de una empresa.
-Estimar su potencial de crédito.
-Estimar la cantidad, el tiempo y la certidumbre de un flujo de efectivo.
-Evaluar el desempeño de una empresa.
-Medir riesgos.
-Repartir dividendos.
Los elementos que componen al Estado de Resultados son:
-Ingresos. Es el incremento de los activos o el decremento de los pasivos de una
entidad, durante un periodo contable, con un impacto favorable en la utilidad o
pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y,
consecuentemente, en el capital ganado o patrimonio contable, respectivamente.
-Costos y Gastos. El costo y el gasto son decrementos de los activos o
incrementos de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con la
intención de generar ingresos y con un impacto desfavorable en la utilidad o
pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y,
consecuentemente, en su capital ganado o patrimonio contable, respectivamente.
18
-Utilidad o pérdida neta. Es el valor residual de los ingresos de una entidad
lucrativa, después de haber disminuido sus costos y gastos relativos reconocidos
en el estado de resultados, siempre que estos últimos sean menores a dichos
ingresos, durante un periodo contable. En caso contrario, es decir, cuando los
costos y gastos sean superiores a los ingresos, la resultante es una pérdida neta.
*Estado de cambios en la situación financiera
Muestra los recursos generados por la operación, así como los principales
cambios ocurridos en las fuentes de financiamiento y de inversión de la entidad,
durante un periodo determinado. El estado de flujo de efectivo muestra el aumento
neto o la disminución neta del efectivo durante un período determinado y el saldo
de efectivo al final del mismo, lo cuál permite evaluar la liquidez de la empresa al
mostrar la capacidad de las mismas de generar flujo de efectivo a partir de sus
operaciones normales.
*Estado de Origen y Aplicación de Recursos
El Estado de origen y aplicación de fondos es una información adicional que
facilitan las empresas en sus cuentas anuales, en la que se detallan:
Los recursos que han entrado en la empresa durante el ejercicio y la utilización
que se les ha dado. El efecto que este movimiento de entrada y aplicación de
recursos ha tenido en el activo circulante. Esta información nos permite conocer si
los recursos generados en la actividad han sido suficientes para atender la
financiación requerida o si, por el contrario, la empresa ha tenido que recurrir a
fuentes adicionales de financiación.
19
4.6. Presupuestos y Pronósticos
4.6.1. Concepto de presupuesto
Conjunto de estimaciones programadas de las condiciones de operación y
resultados que prevalecerán en el futuro dentro de un organismo social público,
privado o mixto.
4.6.1.1. Clasificación (enunciativa no limitativa)
Por el tipo de empresa
Por su contenido
Por su duración
Por su valuación
Por el sistema de costos
Por su forma
Por su reflejo en los estados financieros
Por su finalidad
Por empresa matriz y sucursales
Por su base cero
Por su formulación
Por su aspecto formal
Por su aspecto material
Por su moneda
4.6.2. Concepto de pronóstico
Conjunto de proyecciones financieras formulado con la intención de predecir lo
que va a acontecer o pasar en el futuro dentro de una empresa pública, privada o
20
mixta. Ahora bien, es conveniente distinguir entre cifras reales, del pronóstico y del
presupuesto:
Lo que pasó Cifras reales
Lo que va a pasar en el futuro Cifras del pronóstico
Lo que debe pasar en el futuro Cifras del presupuesto
4.6.2.1. Clasificación (enunciativa no limitativa)
Los pronósticos se pueden clasificar exactamente igual que los presupuestos, es
decir, en públicos, privados, mixtos, básicos, secundarios, cortos, medianos,
largos, estimados, estándar, absorbentes, marginales, fijos, flexibles, de posición
financiera, de resultados, de origen y aplicación de recursos, de costos, por
programas, de promoción, de aplicación, de fusión, de casa matriz, de sucursales,
consolidados, base cero absoluto, base cero por paquetes de decisión, previos,
definitivos, máster, en moneda nacional, en moneda extranjera, etc.
4.7. Entrenamiento, eficiencia y moralidad del Personal
Elemento del control interno que tiene por objeto que todos los empleados lleguen
a poseer preparación, conocimientos y experiencia para alcanzar las metas y
objetivos de la empresa pública, privada o mixta. Que sepa cumplir sus
responsabilidades eficazmente. Exige las siguientes características:
Reclutamiento de personal
Selección de personal
Contratación de personal
Capacitación de personal
Manejo de personal
21
Eficiencia
Este subelemento del control interno permite medir y evaluar el rendimiento
adecuado de los recursos humanos de una empresa, a través de la exploración de
las habilidades, conocimientos y aptitudes del personal para ejercer las funciones
y actividades necesarias para alcanzar el objetivo de la institución.
Moralidad
En el control interno es la actuación de los trabajadores de acuerdo con los
principios y normas que regulan su conducta dentro de la empresa, así como en
la sociedad.
El establecimiento de este subelemento garantiza la actuación adecuada de los
recursos humanos en la realización de sus funciones y actividades a fin de cumplir
con los objetivos de la empresa. La importancia de este subelemento es que, a
nivel de directivos, empleados, trabajadores, proveedores, asesores, clientes y de
cualquier otra persona que tenga contacto con la empresa, uniforma la actuación
correcta de estos recursos humanos en beneficio de la propia institución.
5. Importancia del control interno
Todas la empresas públicas, privadas y mixtas, ya sean comerciales, industriales
o financieras, deben de contar con instrumentos de control administrativo, tales
como un buen sistema de contabilidad, apoyado por un catálogo de cuentas
eficiente y práctico, deben contar, además, con un sistema de control interno, para
confiar en los conceptos, cifras, informes y reportes de los estados financieros.
Luego entonces, un buen sistema de control interno es importante, desde el punto
de vista de la integridad física y numérica de bienes, valores y activos de la
22
empresa, tales como el efectivo en caja y bancos, mercancías, cuentas y
documentos por cobrar, equipos de oficina, reparto, maquinaria, etc., es decir, un
sistema eficiente y práctico de control interno, dificulta la colusión de empleados,
fraudes, robos, etc.
6. Principios del control interno
Los principios del control interno son cinco:
Separación de funciones de operación, custodia y registro.
Dualidad o plurilateral de personas en cada operación; es decir, en cada
operación de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas.
Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan
su actividad.
El trabajo de empleados será de complemento y no de revisión.
La función de registro de operaciones será exclusivo del departamento de
contabilidad.
7. Objetivos del control interno
Los objetivos del control interno son:
a) Prevenir fraudes
b) Descubrir robos o malversaciones,
c) Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y
oportuna,
d) Localizar errores administrativos, contables y financieros,
e) Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos
de la empresa,
f) Promover la eficiencia del personal,
23
g) Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo, etc.
h) Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis, comprobación
(pruebas) y estimación de las cuentas sujetas a auditoría, etc.
8. Vigilancia y supervisión del control interno
Para la obtención de la máxima eficiencia del sistema de control interno, es
necesario su vigilancia periódica y metódica, por parte de:
a) Gerente general
b) Contralor
c) Comisarios o consejo de vigilancia
d) Auditores internos
e) Auditores externos, etc.
Es común en todas las empresas la tendencia humana de apartarse de las reglas
establecidas, generalmente, en aquéllas donde se siguen procedimientos
monótonos y de rutina, de ahí que resulte útil, práctico y conveniente supervisarlo,
vigilarlo y revisarlo periódica y metódicamente para que el sistema de control
interno no decaiga ni pierda eficiencia.
Por lo anterior es de vital importancia que el supervisor tenga conocimiento de la
forma en que se aplican las técnicas, procedimientos y la observancia a la
normatividad en los trabajos de auditoría, lo que le dará una visión más amplia y le
permitirá ejecutar un trabajo más profesional.
CAPITULO II: ESTRUCTURA DEL CONTROL
INTERNO
25
1. Definición
La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder
lograr sus objetivos específicos de la entidad.
2. Elementos de la estructura del control interno
1.- Ambiente de control. El ambiente de control representa la combinación de
factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o
debilitando sus controles. Estos factores son los siguientes:
Actitud de la administración hacia los controles internos establecidos.
Estructura de la organización de la entidad.
Funcionamiento del Consejo de Administración y sus Comités.
Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.
Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al
cumplimiento de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de
auditoría interna.
Políticas y prácticas de personal.
Influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de la entidad.
De modo general, el ambiente de control comprende las actitudes, capacidades,
percepciones y acciones del personal de una empresa, especialmente de su
dirección.
26
2.- Evaluación de riesgos. Riegos relevantes a la información financiera incluyen
eventos o circunstancias externas e internas que pueden ocurrir y afectar la
habilidad de la entidad en el registro, procesamiento, agrupación o reporte de
información, consistente con las aseveraciones de la Administración en los
estados financieros. Estos riesgos podrán surgir o cambiar derivado de
circunstancias como las que se mencionan a continuación:
Cambios en el ambiente operativo.
Nuevo personal.
Sistemas de información nuevos o rediseñados.
Crecimientos acelerados.
Nuevas tecnologías.
Nuevas líneas, productos o actividades.
Restructuraciones corporativas.
Cambios en procedimientos contables.
Personal con mucha antigüedad en el puesto.
Operaciones en el extranjero.
Los procesos de la evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro,
permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas
oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los
resultados esperados. La evaluación del riesgo tiene un carácter preventivo y se
debe convertir en parte natural del proceso de planificación de la empresa.
3.- Los sistemas de información y comunicación. Los sistemas de información
relevantes a los objetivos de los reportes financieros, los cuales incluyen el
sistema contable, consisten en los métodos y registros establecidos para
identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir información cuantitativa
de las operaciones que realiza una entidad económica.
27
La calidad de los sistemas generadores para controlar las actividades de la
entidad y preparar reportes financieros confiables y oportunos. Para que un
sistema contable se útil y confiable, debe contar con métodos y registros que:
Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan los
criterios establecidos por la administración.
Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle necesarios
que permita su adecuada clasificación.
Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
Registren las transacciones en el período correspondiente.
Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados
financieros.
4.- Procedimientos de control. Los procedimientos y políticas adicionales al
ambiente de control y al sistema contables, que establece la administración para
proporcionar una seguridad razonable de lograr los objetivos específicos de la
entidad, constituyen los procedimientos de control.
Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en
distintos niveles de organización y del procesamiento de las transacciones.
También pueden estar integrados por componentes específicos del ambiente de
control y del sistema contable. Atendiendo a su naturaleza, estos procedimientos
pueden ser de carácter preventivo o detectivo.
Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para evitar errores
durante el desarrollo de las transacciones.
Los procedimientos de control de carácter detectivo tienen como finalidad detectar
los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no
hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivos.
28
Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con los objetivos:
Debida autorización de transacciones así como de actividades.
Adecuada segregación de funciones y, a la par, de responsabilidades.
Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el
correcto registro de las operaciones.
Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.
Verificaciones independientes de la actualización de otros y adecuada
valuación de las operaciones registradas.
5.- La vigilancia. Una importante responsabilidad de la administración es la de
establecer y mantener los controles internos, así como el vigilarlos, con objeto de
identificar si éstos están operando efectivamente y si deben ser modificados
cuando existen cambios importantes.
La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a través
del tiempo, e incluye la evaluación del diseño y operación de procedimientos de
control en forma oportuna, así como el aplicar medidas correctivas cuando sea
necesario.
3. Consideraciones generales
Los factores específicos del ambiente de control, la evaluación de riesgos, los
sistemas de información y comunicación, los procedimientos de control y la
vigilancia deben considerar los siguientes aspectos:
Tamaño de la entidad
Características de la actividad económica en la que opera.
Organización de la entidad.
Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control
establecidas.
29
Problemas específicos del negocio.
Requisitos legales aplicables.
Por ejemplo, una estructura de organización con una delegación formal de
autoridad, podrá influir favorablemente de modo importante en el ambiente de
control de una entidad grande. Sin embargo, una entidad pequeña, con
participación electiva del dueño-gerente, normalmente no requiere de
procedimientos contables extensos ni de registros contables sofisticados o
procedimientos de control forma/es, tales como políticas escritas, seguridad de Ia
información o procedimientos pare obtener cotizaciones competitivas.
El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno
representa una importante responsabilidad de la administración para proporcionar
una seguridad razonable de que se logren los objetivos de una entidad. La
gerencia deberá vigilar de modo constante la estructura de control interno, para
determinar se está opera debidamente y se modifica oportunamente, de acuerdo
con los cambios en las condiciones existentes.
Seguridad razonable
El concepto de seguridad razonable reconoce que el costo de la estructura de
control interno de una entidad, no deberá exceder los beneficios esperados al
establecerla.
4. Efectividad de la estructura del control interno
Están sujetas a limitaciones inherentes tales como:
Malos entendidos de instrucciones
Errores de juicio, descuido, distracción o fatigas personales
Colusión entre personas dentro y fuera de la entidad
Caso omiso por parte de la gerencia, de ciertas políticas y procedimientos.
30
Para tener una mejor comprensión de las políticas y procedimientos, el auditor
deberá obtener conocimiento suficiente sobre cada uno de los elementos de la
estructura de control interno, a través de experiencias anteriores con la entidad y
de averiguaciones con el personal apropiado, inspección de documentos y
registros y observación de las actividades y operaciones.
La naturaleza y alcance de los procedimientos, suele variar de una entidad a otra y
se ven afectados por el tamaño y complejidad de la misma, experiencia anterior,
naturaleza de la política o procedimiento en particular y la documentación
existente.
El auditor deberá documentar su conocimiento y comprensión de la estructura de
control interno, como parte del proceso de planeación de la auditoria. La forma y
alcance de esta documentación se verán influidos por el tamaño y complejidad de
la entidad y la naturaleza de la estructura del control interno de la misma. Por
ejemplo, la documentación de una entidad grande y compleja, podrá incluir
diagramas de flujo, cuestionarios o árboles de decisiones. En cambio en una
entidad pequeña, la documentación en forma de Memorándum, podrá ser
suficiente.
5. Deficiencia en el diseño de la estructura del control interno
Como ya se indicó las "situaciones a informar", son asuntos que llaman la atención
del auditor, pues representan deficiencias importantes en el diseño y operación de
la estructura del control interno, que a su juicio podrían afectar negativamente la
capacidad de la organización para registrar, procesar, resumir y reportar
información financiera consistente con las afirmaciones de la administración sobre
los estados financieros.
31
Los siguientes son ejemplos de posibles "situaciones a informar". Se presentan
agrupadas por tipo de deficiencia y situaciones específicas dentro de cada una de
ellas.
-Diseño inadecuado de la estructura del control interno en general.
- Ausencia de una adecuada segregación de funciones, acorde con los objetivos
de control establecidos.
- Falta de revisión y aprobación adecuada de las transacciones, pólizas contables
o reportes emitidos.
- Procedimientos inadecuados para la evaluación y aplicación adecuada de
principios de contabilidad.
- Medidas deficientes para la protección de los activos.
- Ausencia de técnicas de control adecuadas para el tipo de transacciones
efectuadas.
- Fallas en el diseño del sistema para suministrar información completa y correcta, congruente con los objetivos y necesidades de la entidad.
6. Deficiencia en la operación de la estructura del control interno
-Deficiencias en los controles establecidos para la prevención y detección de
omisiones en la información contable.
-Fallas en el suministro de información completa y correcta de acuerdo con los
objetivos de la entidad, como consecuencia de omisiones en la aplicación de los
procedimientos de control.
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-Violación intencional de los controles establecidos, por parte de personal de alto
nivel jerárquico.
- Fallas en la protección de los activos, contra pérdidas, daños o uso indebido de
los mismos.
- Fallas en la ejecución de funciones que son parte de la estructura del control
interno, tales como preparación o revisión oportuna de conciliaciones.
- Aplicación indebida de principios de contabilidad con la intención de distorsionar
la información financiera.
- Falta de adhesión a las políticas y procedimientos establecidos por la
Administración.
CAPITULO III: CLASIFICACIÓN DEL CONTROL
INTERNO
34
1. Control Interno Administrativo
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en
operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general solamente
tienen relación indirecta con los registros financieros.
Incluyen más que todos controles tales como análisis estadísticos, estudios de
moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de
personal y controles de calidad.
En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los
procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la
autorización de transacciones por parte de la gerencia.
Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la
observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.
Cuando los objetivos fundamentales son:
a) Promoción de eficiencia en la operación de la empresa.
b) Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas establecidas
por la administración de la empresa.
35
2. Control Interno Contable
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos
y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los
activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros.
Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y
aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y
custodia de activos y auditoría interna. Cuando los objetivos fundamentales son:
a) Protección de los activos de la empresa.
b) Obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna.
El control interno comprende el plan de organización y los procedimientos y
registros que se refieren a la protección de los activos de la empresa y
consecuentemente a la confiabilidad de los registros financieros que están
diseñados para resumir seguridad razonable de que:
a) Las operaciones que realizan de acuerdo con autorizaciones generales o
específicas de la administración.
b) Las operaciones se registran:
Para permitir preparación de estados financieros de conformidad con los
principios de contabilidad generalmente aceptadas, o cualquier otro
criterio aplicable.
Para mantener datos relativos a la custodia de los activos.
c) El acceso a los activos sólo se permitirá de acuerdo con las autorizaciones
de la administración de la empresa.
36
d) Los datos registrados relativos a la custodia de los activos, son comparados
con los activos existentes durante intervalos razonables, tomándose las
medidas pertinentes y apropiadas con respecto a cualquier diferencia.
3. Objetivos de un sistema de control interno
El objetivo de un sistema de control interno es prever una razonable seguridad (ya
que esta no puede ser absoluta o total), de que el patrimonio esté resguardado
contra posibles pérdidas o disminuciones asignadas por los usos y disposiciones
no autorizadas, y que las operaciones o transacciones estén debidamente
autorizadas y adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o
asegurar:
La preparación de los estados contables de acuerdo a normas contables.
Reportes o informes de gestión de realidad aceptable.
Es fundamental, que el auditor comprenda los objetivos del control interno y,
dentro de ese entendimiento, pueda separar los objetivos principales que
persiguen los controles fundamentales de aquellos controles de menos
importancia o trascendencia.
El auditor debe saber cuáles son los objetivos que persigue cada control, o qué
pretende cada control, para poder evaluarlo o entenderlo, y así poder determinar
cuándo ese control es efectivo o simplemente no se cumple, lo que significa que
debe ir a la fuente del control.
Conocer los objetivos del sistema del control interno resulta importante para poder
controlar el funcionamiento de esta. De forma rutinaria citaremos cuatro:
1- Protección de los activos del patrimonio.
2- Obtención de información adecuada.
37
3- Promoción de la eficiencia operativa.
4- Estimular la adhesión a las políticas de la dirección.
4. Entorno de control interno contable
Cada sistema de control contable opera dentro de un conjunto de condiciones o
circunstancias que en su conjunto es lo que se conoce como entorno de control
interno.
Un buen entorno de control interno complementa procedimientos prescritos de
control, incluye tanto factores externos como internos.
Los primeros incluyen condiciones económicas, de la industria y negocios
actuales, en tanto que los últimos factores incluyen:
a) Liderazgo de administración
b) Estructura organizacional
c) Presupuesto y reportes internos
d) Auditoria interna
e) Personal
f) Prácticas apropiadas
g) Circunstancias de la compañía
Estos factores se aplican independientemente si el método de procesamiento de
datos es manual, mecánico o electrónico.
4.1. Liderazgo de organización.
La administración es responsable de establecer un entorno favorable de control
dentro de la organización. El consejo de directores y particularmente su comité de
auditoria y la alta gerencia, deberán proporcionar liderazgo al establecer un nivel
38
elevado de concientización respecto al control. La comunicación de las políticas de
control, frecuencia y grado de vigilancia del sistema por parte de la administración,
así como la disposición de la administración para excepciones a controles
prescritos, afectan la actividad potencial de un sistema.
4.2. Estructura organizacional.
Está constituye a un buen entorno de control interno estableciendo un marco
general para planear, coordinar y controlar las operaciones. La estructura
organizacional de una compañía involucra:
Establecer la independencia organizacional de áreas funcionales,
divisiones y/o departamentos y
Permitir la asignación de responsabilidades y delegación de autoridad
dentro de cada unidad organizacional.
La estructura de una compañía por lo general se presenta dentro de una gráfica
de la organización u organigrama, la estructura organizacional deberá establecer
descripciones de puestos clave dentro de cada unidad.
4.3. Presupuestos y Reportes internos.
Esto proporciona los medios para formular y comunicar los objetivos de la
compañía a través de la organización, proporcionan una base para medir los
resultados contra las metas planeadas.
Los presupuestos deberán ser actualizados periódicamente con el fin de que
reflejen las expectativas modificadas de la administración derivada de condiciones
diferentes y demás factores. Un sistema efectivo de información interno a todos
39
los niveles de administración se considera esencial para un buen entorno de
control.
Cuando son debidamente elaborados y analizados los reportes internos
proporcionan una base para evaluar la actuación y la forma de cómo se está
cumpliendo con la responsabilidad delegada, los informes internos deberán ser
oportunos y presentados en forma regular.
4.4. Auditoria interna.
Presenta la función de evaluación y contribuye a un buen entorno de control
mediante la vigilancia del funcionamiento de procedimientos prescritos de control.
Una función efectiva de auditoria interna podrá ayudar a la administración a
ejercer una supervisión continua sobre el sistema, además, podrá ofrecer
sugerencias constructivas para mejorarlo.
4.5. Personal.
Básico para un entorno apropiado de control lo será la calidad y la integridad del
personal que deberá llevar acabo los métodos y procedimientos prescritos. El
personal deshonesto y/o incompetente provocara que la mayor parte de los
procedimientos de control resulten inoperativos. Las personas que ocupan puestos
de responsabilidad, como los funcionarios, los jefes de departamentos,
administradores y cajeros, deberán ser individuos que tengan el entrenamiento y
experiencia para ejecutar las responsabilidades asignadas a ellos de una forma
eficiente y económica, además de capacidad el personal deberá tener altas
normas personales y éticas.
La capacidad e integridad del personal dependerá básicamente de las políticas y
procedimientos, remuneración, evaluación de actuación y ascensos.
40
4.6. Prácticas apropiadas.
Se refieren a medidas misceláneas tomadas por una compañía para crear un
buen entorno de control. Las siguientes prácticas son representativas de aquellas
ampliamente utilizadas:
Establecer fianzas sobre el personal que ocupe puestos de confianza
(comúnmente se llaman afianzamiento de empleados.)
Tener un código por escrito de conducta de funcionarios y empleados y tal
código señalara las normas morales de comportamiento y prohibiciones
contra actos ilegales.
Poseer una política de señalar con toda claridad cuestiones de conflicto de
intereses relacionadas con acciones que se consideran incompatibles con
los objetivos de la compañía.
Establecer una política de vacaciones forzosas para el personal que ocupa
puestos de confianza.
4.7. Circunstancias de la compañía.
Se relaciona factores tales como:
La dispersión geográfica de sus negocios.
La existencia de subsidiarias total o parcialmente controladas.
La reciente adquisición de compañías cuyos controles podrán no ser
comparables con los de la empresa.
41
Estas condiciones sugieren que puede existir falta de conformidad de controles a
través de una compañía. Este factor podrá ser particularmente importante dentro
de las compañías multinacionales subsidiarias dentro de países del extranjero.
5. Principios de control interno contable
Para alcanzar los objetivos del control interno contable, un sistema deberá tener
ciertas características esenciales. Los siguientes seis principios se consideran
básicos para un sistema efectivo de control contable:
5.1. Separación de funciones
El objetivo principal de la separación de funciones se refiere a prevenir y detectar
con rapidez los errores o irregularidades en el desarrollo de las responsabilidades
asignadas. Las funciones se consideran incompatibles, desde un pinto de vista de
control, cuando es posible para una persona cometer errores o irregularidades en
el curso normal de sus funciones sin que el sistema lo detecte.
La principal aplicación de este principio se refiere a que la responsabilidad para
ejecutar una transacción y registrarla, y la custodia de activos resultante de la
transacción deberá ser asignado a diferentes departamentos y personas.
5.2. Procedimientos de autorización
El propósito de este principio básico es asegurarse que las transacciones sean
autorizadas por personal de la administración actuando dentro del alcance de su
autoridad. Estas pueden ser generales o especificas, las primeras se refieren a
condiciones generales bajo lo cual se autorizan las transacciones, y serán listas de
precios estándar para los productos y políticas de crédito respecto a las ventas de
42
crédito. Las ultimas de refieren a la autorización que se otorga sobre la base de
cada caso individual tales como las inversiones a largo plazo y la emisión de
acciones representativas de capital social.
Los procedimientos de autorización se consideran también importantes para
restringir acceso a los activos, ya solamente personal autorizado podrá acceder a
las áreas de almacenamiento de recursos tangibles, tales como inventarios,
efectivo e inversiones negociables; de manera similar, deberá existir cierta
restricción de acceso a áreas de guarda de formas no utilizadas, como serían los
cheques en blanco y los comprobantes o cuentas por pagar, que pudieran ser
utilizadas para un mal uso en los activos.
5.3. Procedimientos de documentación
Los documentos proporcionan evidencias de que han sucedido ciertas
transacciones, además de indicar el precio, naturaleza y términos de la
transacción. Las facturas, cheques, contratos y boletos de tiempo son ejemplos de
tipos de comunes de documentos. Cuando estos vienen debidamente formados o
estampados. También proporcionan una base adecuada para fijar
responsabilidades para realizar y contabilizar las transacciones.
Para poder mantener un buen control se recomienda que tales documentos sean
numerados con anticipación, porque garantiza que:
1.- Todas las transacciones se registren.
2.- Que ninguna transacción se registre más de una vez.
3.- que todos los documentos que se utilicen deberán ser conservados.
Los procedimientos de documentación se preparan para la oportuna elaboración
de los documentos por personal operativo y cuando se realizan las transacciones.
43
Se facilita el registro de transacciones cuando los documentos son tramitados con
prontitud al departamento de contabilidad, para posteriormente archivarlos de una
manera ordenada.
5.4. Registros y procedimientos contables
Este principio básico se centra en el registro de transacciones dentro del
departamento de contabilidad. Los objetivos de este control serán:
1.- que se hagan registros oportunos en los libros de contabilidad.
2.- que se preparen informes oportunos basados en datos contables, los cuales se
proporcionaran a los usuarios.
Se consideran importantes tanto los procedimientos y manuales de contabilidad,
como un catalogo de cuentas, ya que este ultimo proporciona la base para la
clasificación de transacciones y facilita enormemente la elaboración de estados
financieros.
5.5. Controles físicos
Los controles físicos se refieren a:
Medidas y medios de seguridad para salvaguardar los activos, registros
contables y formas pre impresas no utilizadas.
El uso de equipo mecánico y electrónico en la ejecución y registro de las
transacciones.
Los medios de seguridad salvaguardadas en el propio lugar, como seria tener
cajas de seguridad y bóvedas protegidas contra incendio, así como almacenes y
44
bodegas cerradas y protegidas con candados, además de otras salvaguardadas
fuera de la empresa tales como bóvedas de deposito bancario y almacenes
nacionales de deposito.
5.6. Verificación interna independiente
Se relaciona con la revisión y de la exactitud y precisión del trabajo de un
empleado por otro empleado. Para que este principio sea efectivo, tres
condiciones deberán existir:
El estudio debe ser realizado por un empleado que no tenga relación y que
sea independiente del personal que originalmente preparo los datos o que
tienen custodia de activos relacionados.
El estudio deberá efectuarse con frecuencia ya sea en el total o sobre una
base de muestreo.
Los errores y diferencias se deberán comunicar rápidamente a los
empleados involucrados para realizar la acción correctiva. Errores
recurrentes y significativos, así como las incongruencias se deberán
reportar a la administración.
Una verificación interna independiente puede implicar comparar los registros
contables con los activos existentes (como en el caso de un arqueo de caja o un
recuento físico de inventarios), contar que las cuentas de control concuerden con
las sumas de las subcuentas que aparecen en los registros auxiliares.
CAPITULO IV: CONTROL INTERNO-OPERACIONES
BÁSICAS
46
1. Control Interno de caja y bancos
1.1. Concepto
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos
y procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura,
salvaguardar el efectivo en caja y bancos así como fomentar la eficiencia de
operaciones y adición de la política administrativa de cualquier empresa.
1.2. Caja
Conjunto de medios legales de pago, representados por dinero, giros postales y
telegráficos, entre otros, de disposición libre e inmediata.
1.3. Bancos
Conjunto de medios legales de pago, sustitutos del dinero, representados por
saldos disponibles en cuentas de cheques o depósitos a la vista que se convierten
en dinero a su prestación.
1.4. Principios de control interno de caja y bancos
Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de
caja y bancos.
En cada operación de caja y bancos deben intervenir cuando menos dos
personas.
Ninguna persona que interviene en caja y bancos, debe tener acceso a los
registros contables que controlan su actividad.
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El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento y no de
revisión.
La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del
departamento de contabilidad.
1.5. Objetivos del control interno de caja y bancos
Prevenir fraudes de caja y bancos
Descubrir robos y malversaciones de caja y bancos
Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de caja y
bancos
Localizar errores de caja y bancos
Proteger y salvaguardar el efectivo de caja y bancos
Promover la eficiencia del personal de caja y bancos
Detectar desperdicios y filtraciones de caja y bancos
1.6. Bases de control interno
Entradas
1.- Control para cada origen de entradas a caja y bancos.
2.- Depósito íntegro en instituciones de crédito de todas las entradas a caja.
Salidas
1.- Creación de un fondo de caja chica.
2.- Pagos por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas.
Existencias
1.- Conciliación periódica de cuentas de cheques.
2.- Cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa.
3.- Afianzamiento del personal de caja.
48
1.7. Revisión de la conciliación en bancos
Revisar que lo que este en la póliza, en el estado de cuenta y en el documento sea lo mismo.
Revisará los cheques no presentados al cobro durante un período
excesivamente largo se investigue el motivo. Después de 30 días se
cancelan los cheques.
Revisar si las transferencias de los traspasos entre bancos sean realizados
sin demora excesiva.
Revisar donde se realizan las conciliaciones bancarias.
Revisar si realmente esa conciliación es evaluada por un funcionario.
Si se reporta el resultado de la conciliación de cada mes y a quienes.
1.8. Control para cada origen de entradas a caja o bancos
Cobros por ventas de contado directo.
Cobros por ventas de contado C.O.D en plaza.
Cobros por ventas de contado C.O.D fuera de plaza.
Cobros por ventas a crédito en plaza.
Cobros por ventas a crédito fuera de plaza.
Una vez realizados los cobros se entregan al cajero quien firma de conformidad
una relación deberá coordinarse y verificarse el deposito bancario
correspondiente. La revisión y verificación encausara a comprobar que todos los
documentos, cheques y giros, hayan sido depositados íntegramente en el banco
con el que trabaja la empresa, de acuerdo con los registros y listas
correspondientes.
Cobros empleados y deudores: Cuando existan entradas por este concepto la
empresa expedirá recibos de caja numerados progresivamente.
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Entradas diversas a caja: Ventas, regalías, primas de seguros cancelados,
ventas de activo fijo, dividendos, etc., y se expide un recibo de caja. La suma
diaria de los recibos será igual al ingreso a caja y deposito bancario diario.
Deposito integro en instituciones de crédito de todas las entradas a caja. Se hace
al día siguiente hábil de su percepción, el depósito lo deberá efectuar un empleado
ajeno al cajero.
Creación de un fondo fijo de caja: Con la finalidad de realizar pagos menores
que no excedan al importe máximo establecido por la empresa. Cuando se agote
se suman los comprobantes y se expide un cheque nominativo a cargo del
encargado de manejar el fondo y se realiza el reembolso de caja.
Pago de cheque nominativos con firmas mancomunadas: Como regla general
nunca se expedirán cheques al portador, es decir los pagos se harán por medio de
cheques nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad
recaerá por lo menos en dos personas, de preferencia funcionarios de alta
gerencia ajenos a contabilidad y a cajeros. Es de hacer mención quien confirma el
pago en el cheque, deberá tener una jerarquía superior a quien revisa y aprueba
comprobantes y pago; los comprobantes de desembolso deberán sellarse con la
palabra PAGO, para que no sean aprovechados y se paguen nuevamente.
Conciliación periódica de cuenta de cheques: Los saldos y estados de cuenta
bancarios deberán conciliarse mensualmente, y todas las diferencias y partidas de
conciliación se investigan y comprueban amplia y satisfactoriamente.
Cortes y arqueos de caja periódicos y de sorpresa: Cada día deberán cortarse
los registros de caja, con el objeto de conocer la existencia a esa fecha, la cual se
comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a
contabilidad o cajeros. Cuando se efectúan los arqueos sorpresa, se evita que los
cajeros manejen indebidamente los documentos, efectivo y valores de caja,
50
observado una conducta honesta. Cualquier discrepancia se investigará amplia y
satisfactoriamente.
Afianzamiento del personal de caja: El afianzamiento del personal de caja evita
que la empresa sufra pérdidas en caso de robo, fraudes, desfalcos y abuso de
confianza por parte de los cajeros, ya que la afianzadora reintegrará el importe del
daño a la empresa. El personal afianzado sabe que en caso de manejo delictivo la
afianzadora denunciará a los tribunales competentes con la pena correspondiente.
2. Control Interno de Inventarios
2.1. Concepto
Plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura,
salvaguardar las mercancías, materia prima, productos en proceso y productos
terminados propios, en existencia y de disponibilidad inmediata, que en el curso
normal de operaciones están destinados a la venta ya sea en su estado original de
compra o después de transformados.
2.2. Inventarios
Conjunto de bienes corpóreos, tangibles y en existencia, propios y de
disponibilidad inmediata para su consumo (materia prima), transformación
(productos en proceso) y venta (mercancías y productos terminados).
2.3. Principios
1.- separación de funciones de adquisición, custodia y registro contable.
2.- Ninguna persona que interviene en inventarios deberá tener acceso a los
registros contables que controlen su actividad.
51
3.- El trabajo de empleados de almacén de inventarios será de complemento y no
de revisión.
4.- La base de valuación de inventarios será constante y consistente.
2.4. Objetivos
1.- Prevenir fraudes de inventarios
2.- Descubrir robos y sustracciones de inventarios.
3.- Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de
inventarios.
4.- Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador.
5.- Proteger y salvaguardar los inventarios.
6.- Promover la eficiencia del personal de almacén de inventarios.
7.- Detectar desperdicios y filtraciones de inventarios.
2.5. Valuación de Inventarios
Los inventarios de mercancías, materia prima, productos en proceso y productos
terminados se valúan generalmente a precio de costo o mercado, el que sea más
bajo. Ahora bien el precio de costo puede ser de adquisición y de producción. El
costo de adquisición, conocido también como costo de compra, puede ser costo
promedio, costo PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), costo UEPS
(últimas en entrar, primeras en salir), costo específico, etc. El costo de producción,
conocido también como costo de fabricación o transformación, puede ser
absorbente y marginal a su vez, puede ser de costo histórico, costo estimado y
costo estándar.
Precio de mercado, aquel que permite reponer el inventario en una fecha
determinada; es aplicable únicamente cuando es inferior al precio de costo.
52
Costo de adquisición. El costo de compra de mercancías, materias primas,
materiales, etc. Se forma por el precio neto de factura más los gastos de
compra.
Costo promedio, cuando se divide la suma del importe del inventario inicial
más el costo de compra de cada artículo, entre la suma de unidades
compradas más las unidades de inventario inicial.
Costo PEPS, se basa en que los primeros artículos que entren en el
almacén son los primeros que salen, por lo que a las existencias están
representadas por las últimas entradas y están valuadas a los últimos
precios de adquisición.
Costo UEPS, se basa en que los últimos artículos que entran en el almacén
son los primeros en salir por lo que las existencias están representadas por
las primeras entradas en el almacén y están valuadas a los precios
unitarios de adquisición más antiguos.
El movimiento y manejo físico tiene que coincidir con las capas del
inventario en las que están valuadas las existencias.
Costo Específico. Es aquel valor del costo, que puede ser claramente
identificable con un producto, departamento, centro de costo, o en general
con un objetivo del costo.
Costo de producción Absorbente, formada por el costo de los materiales
directos o materia prima, salarios directos y cargos indirectos fijos y
variables de producción que requiere la fabricación de un artículo.
Costo de Producción Marginal, formado por el costo de los materiales
directos o variables, salarios directos o variables y cargos directos o
variables de producción que requiere la fabricación de un artículo; esta
base de valuación de inventarios también recibe el nombre de costos de
producción variable y costo o costeo directo de producción.
53
Costo histórico, se determina y conoce cuando termina el periodo, ejercicio
o proceso de fabricación; las hojas de costos de la empresa indicarán el
precio para valuación del inventario de producción en proceso y producción
terminada; esta base de valuación también recibe el nombre de costo real,
pudiendo ser absorbente o marginal.
Costo Estimado, son la técnica más rudimentaria de los Costo
Predeterminados, pero muy necesaria, ya que su cálculo u obtención se
basa en la experiencia habida, en el conocimiento más o menos amplio del
costo que se desea predeterminar, y quizá en algunas partes se empleen
métodos científicos, pero de ninguna manera en su totalidad. En las
condiciones anteriores, El Costo Estimado indica lo que puede costar algo,
motivo por el cual dicho dato se ajusta al Costo Histórico o Real, ya que el
pronóstico se realizó sobre bases empíricas, referidas a un periodo
precisado.
Costo Estándar, consiste en establecer los costos unitarios y totales de los
artículos a elaborar por cada centro de producción, previamente a su
fabricación, basándose en los métodos más eficientes de elaboración y
relacionándolos con el volumen dado de producción. Son costos objetivos
que deben lograrse mediante operaciones eficientes.
3. Control Interno de Compras
3.1. Concepto
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de
empleados y procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener
información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficiencia de
operaciones de adquisición o compra.
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3.2. Principios
La función de registro de operaciones de compras será exclusiva del
departamento de contabilidad.
El trabajo de los empleados del departamento de compras será de
complemento y no de revisión.
Ningún empleado del departamento de compras debe de tener acceso a los
registros de contabilidad.
Separación de funciones de adquisición, pago y registro de compra.
3.3. Objetivos
Obtener información confiable, veraz y oportuna que ayude a una buena
toma de decisiones.
Prevenir fraudes en compras por favoritismo en contabilidad.
Promover la eficiencia del personal de compras.
Localizar errores administrativos, contable y financieros.
4. Control Interno de Ventas
4.1. Concepto
Plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura,
oportuna, confiable y promover la eficiencia de operaciones de ventas.
4.2. Principios
Separación de funciones de ventas, cobro y registro en contabilidad
Ninguna persona que interviene en ventas debe tener acceso a los registros
contables que controlen su actividad.
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El trabajo de empleados que intervienen en ventas, será de complemento y
no de revisión.
La función de registro de operaciones de ventas será exclusiva del
departamento de contabilidad.
4.3. Objetivos
Prevenir fraudes en ventas
Localizar errores administrativos, contables y financieros.
Obtener información segura, oportuna y confiable en ventas.
Promover la eficiencia del personal en ventas.
4.4. Bases de control
Ventas de contado
Directo
C.O.D. en plaza
C.O.D. fura de plaza
Ventas a crédito
En plaza
Fuera de plaza
Registro de contabilidad
Ajustes a ventas y clientes
CAPITULO V
57
1. Evaluación preliminar del control interno
Aun cuando en esta etapa no se han probado los controles internos y, por lo tanto,
cualquier decisión preliminar, el auditor deberá primeramente:
a) Comprender el ambiente de control establecido por la Administración para
detectar errores potenciales.
b) Describir y verificar su comprensión de los procedimientos de control de la
Administración, incluyendo aquellos relativos a la evaluación de riesgos.
c) Conocer los procesos de mayor riesgo de la entidad y evaluar su importancia.
d) Evaluar el diseño de los sistemas de control en los procesos de mayor riesgo,
para determinar si es probable que sean eficaces para prevenir o detectar y
corregir los errores potenciales Identificados.
e) Formarse un juicio sobre la confianza que podrá depositarse en el control que
será evaluado.
Una vez que el auditor ha adquirido un conocimiento general de la estructura de
control interno, estará capacitado para decidir el grado de confianza que
depositará en los controles existentes, para la prevención y detección de errores
potenciales Importantes, o bien, definir si directamente los objetivos de auditoria
se pueden alcanzar de manera más eficiente y efectiva a través de la aplicación
de pruebas sustantivas.
La evaluación final de los procedimientos de control seleccionados, se hará
después de llevar a cabo las pruebas de cumplimiento de dichos controles.
58
2. El procesamiento electrónico de datos (PED) al evaluar
la estructura del control Interno
Por la importancia que han adquirido los sistemas de PED en la Información
contable. Por el volumen de operaciones procesadas en ellos, así como por la
pérdida de huellas visibles y concentración de funciones contables que
frecuentemente se dan en un ambiente de este tipo, el auditor debe conocer,
evaluar y, en su caso, probar el sistema de PED como parte fundamental del
estudio y evaluación del control interno y documentar adecuadamente sus
conclusiones sobre su efecto en la información financiera y el grado de confianza
que depositará en los controles.
3. Pruebas de cumplimiento y evaluación final
La finalidad de las pruebas de cumplimiento es reunir evidencia suficiente para
concluir si los sistemas de control establecidos por la Administración prevendrán,
detectarán y corregirán errores potenciales que pudieran tener un efecto
importante en los estados financieros. Esta conclusión permite confiar en el
control como fuente de seguridad general de auditoría y disminuir el alcance de las
pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento están diseñadas para respaldar la evaluación de la
aparente confiabilidad de procedimientos específicos de control. La evaluación se
hará determinando si los procedimientos de control están funcionando de manera
efectiva, según se diseñaron, durante todo el periodo. Estas pruebas pueden
implicar el examen de documentación de transacciones para buscar la presencia o
ausencia de atributos específicos (controles detectivos).
59
Al efectuar una prueba de cumplimiento en una muestra de transacciones
seleccionadas, se puede determinar una tasa máxima estimada de desviaciones y
así llegar a una conclusión sobre la eficacia de los procedimientos de control
durante el periodo examinando.
Además de las pruebas que se describen, es necesario establecer por indagación
y observación e inspección de documentación, la forma en que la Administración
se ha asegurado que el sistema de control continúa operando efectivamente, a
pesar de posibles cambios en el medio ambiente.
Los procedimientos de auditoria podría variar si como resultado de las pruebas de
cumplimiento presentan debilidades o desviaciones a los procedimientos de
control.
4. Comunicación de situaciones a Informar En virtud de que las expectativas de los usuarios con respecto a la
responsabilidad del auditor para informar por escrito sobre debilidades o
desviaciones relacionadas con la estructura del control interno se han
incrementado, ha sido necesario definir las situaciones a informar, así como la
forma y contenido de dicho informe.
Durante el curso de su trabajo, el auditor debe estar al tanto de los asuntos
relacionados con el control interno que puedan ser de interés para el cliente, los
cuales se identifican como 'situaciones a informar". Estas situaciones son asuntos
que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben comunicarse al
cliente, ya que representan deficiencias importantes en el diseño u operación de la
estructura del control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de
la organización para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera
uniforme con las afirmaciones de la Administración en los estados financieros.
Tales deficiencias pueden incluir diferentes aspectos del control interno.
60
Esta comunicación se debe hacer con personas de alto nivel de autoridad y
responsabilidad, tales como el consejo de administración, el dueño de la entidad o
con quienes haya contratado al auditor, preferentemente por escrito, y deberá ser
documentada en los papeles de trabajo.
El objetivo del auditor en una auditoria es emitir una opinión sobre los estados
financieros de la entidad, por lo que no tiene la obligación de investigar y encontrar
“situaciones a informar". Sin embargo, debe estar al tanto de ellas a través de la
evaluación de los elementos de la estructura del control interno, de la aplicación
de procedimientos de auditoria sobre saldos o transacciones o de alguna otra
manera dentro del curso de la revisión.
El juicio del auditor con respecto a las 'situaciones a informar" varia en cada
trabajo, y está influenciado por la naturaleza y extensión de los procedimientos de
auditoria y otros factores, tales como el tamaño de la entidad, su complejidad y la
naturaleza y diversificación de sus actividades.
Como parte de su trabajo, el auditor debe, además, proporcionar sugerencias que
permitan mejorar la estructura de control interno existente, y en el caso, de que el
auditor identifique asuntos que a su juicio no sean estrictamente situaciones a
informar o bien, sean poco importantes, tendrá que decidir si comunica o no estos
asuntos en beneficio de la administración.
La existencia de “situaciones a informar", con relación al diseño y operación de la
estructura del control interno, representa una decisión consciente de la gerencia,
en donde ésta deberá comparar el grado de riesgo que implica dicha debilidad
contra los costos a incurrir necesarios para implementar las medidas correctivas y,
por lo tanto, es responsabilidad de la gerencia tomar las decisiones con respecto a
los costos a ser incurridos y los beneficios relacionados.
61
Para que la Administración tenga conocimiento de tales deficiencias y de sus
posibles riesgos, el auditor debe decidir cuándo es necesario reportar un asunto
periódicamente o, en su caso, deberá evaluar si a causa de cambios en la
gerencia o simplemente por el paso del tiempo, es apropiado y oportuno reportar
tales asuntos nuevamente.
5. Métodos para evaluar el control interno
Existen los siguientes métodos para la documentar el conocimiento del Control
Interno por parte del auditor, los cuales no son exclusivos y pueden ser utilizados
en forma combinada para una mejor efectividad.
5.1. Método Descriptivo
Consiste en la narración de los procedimientos relacionados con el control interno,
los cuales pueden dividirse por actividades que pueden ser por departamentos,
empleados y cargos o por registros contables.
La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones
en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en
forma aislada o con subjetividad.
Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor,
mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los
empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes,
cuanto perciben por sueldos, etc.
La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador
Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a
las circunstancias.
62
Una descripción adecuada de un sistema de contabilidad y de los procesos de
control relacionados incluye por lo menos cuatro características:
Origen de cada documento y registro en el sistema.
Cómo se efectúa el procesamiento.
Disposición de cada documento y registro en el sistema.
Indicación de los procedimientos de control pertinentes a la evaluación de
los riesgos de control
Ventajas
El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa.
Se obliga al contador público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.
Desventajas
Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.
No se tiene un índice de eficiencia.
5.2. Método Gráfico
Consiste en la preparación de diagramas de flujo de los procedimientos
ejecutados en cada uno de los departamentos involucrados en una operación. Un
diagrama de flujo de control interno consiste en una representación simbólica y por
medio de flujo secuencial de los documentos de la entidad auditada. El diagrama
de flujo debe representar todas las operaciones, movimientos, demoras y
procedimientos de archivo concernientes al proceso descrito. Este método debe
incluir las mismas cuatro características del método gráfico enunciadas
anteriormente.
63
5.2.1. Existen dos tipos de gráficas de organización
- Cartas Maestras.
- Cartas suplementarias
Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales
departamentos.
Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de departamento en
forma más detallada.
Ventajas
Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.
Desventajas
Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Público.
Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.
Se recomienda como auxiliar a los otros métodos.
5.3. Método de Cuestionarios
Básicamente consiste en un listado de preguntas a través de las cuales se
pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno. Estos
cuestionarios se aplican a cada una de las áreas en las cuales el auditor dividió los
rubros a examinar. Para elaborar las preguntas, el auditor debe tener el
conocimiento pleno de los puntos donde pueden existir deficiencias para así
64
formular la pregunta clave que permita la evaluación del sistema en vigencia en la
empresa.
Generalmente el cuestionario se diseña para que las respuestas negativas
indiquen una deficiencia de control interno. Algunas de las preguntas pueden ser
de tipo general y aplicable a cualquier empresa, pero la mayoría deben ser
específicas para cada organización en particular y se deben relacionar con su
objeto social.
Ventajas
Representa un ahorro de tiempo.
Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a
descubrir si algún procedimiento se alteró o descontinuó.
Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control
interno.
Desventajas
El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión.
Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan
intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas
respuestas.
6. Estudio y Evaluación del control interno por ciclos de
transacciones
Consiste en identificar, por parte del auditor, ciclos de transacciones cuyo control
interno estará sujeto a revisión y evaluación. Esta identificación incluye el
determinar las funciones aplicables a cada ciclo con base en las características
específicas del mismo.
65
6.1. Ciclo de Ingresos
El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se
requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o
servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el
embarque de los productos terminados, el uso por los clientes del os servicios que
presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de
estos el efectivo. En virtud de que ciclo de ingresos es el ciclo en que el control
físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se vendes, la determinación
del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de
ingresos.
Las funciones típicas de un ciclo de ingresos son:
Otorgamiento de crédito
Toma de pedidos
Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio
Facturación
Contabilización de comisiones
Contabilización de garantías
Cuentas por cobrar
Cobranza
Ingreso del efectivo
Ajuste a facturas y/o notas de crédito
Determinación del costo de ventas
6.1.1. Asientos Comunes
Las ventas
Costo de ventas
Ingresos de Caja
Devoluciones y rebajas en ventas
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Provisiones para cuentas dudosas.
6.1.2. Formas y Documentos Vitales
Pedidos
Órdenes y Conocimientos de Embarque
Facturas de Venta
Recibos
Avisos de remesas de fondos
Cheques
Cintas de máquinas registradoras
Depósitos bancarios
6.2. Ciclo de Compras
El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se
requieren llevar a cabo para:
La adquisición de bienes, mercancías y servicios
El pago de las adquisiciones anterior
Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pago
El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:
Inventarios
Activo fijo
Servicios externos
Suministros o abastecimientos
En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre
diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en
tiempo entre la recepción del os recursos y el pago de los mismos, deben
67
considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos
acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.
Las funciones típicas de compras son:
Selección de proveedores
Preparación de solicitudes de compra
Función especifica de compras
Recepción de mercancías y suministros
Control de calidad de mercancías y servicios adquiridos
Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados
Desembolso de efectivo.
6.2.1. Asientos Comunes
Compras
Desembolsos de efectivo
Ajustes, distribución de cuentas
Pagos anticipados.
6.2.2. Formas y Documentos Vitales
Solicitud de compra, órdenes de compra
Documentos de recepción
Facturas de proveedores
Notas de débito y crédito
Solicitudes de cheques
Cheques
Autorizaciones para desembolsos.
68
6.3. Ciclo de Producción
Las funciones del ciclo de producción manejan recursos tales como inventarios,
propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros
pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse
en el negocio.
En un negocio de manufactura, montaje proceso, la actividad mas importante del
ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de
los recursos adquiridos con ese propósito: materiales, mano de obra directa y
elementos de costos indirectos.
El ciclo de producción de una empresa de esa clase incluiría el proceso y
movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los
productos terminados se transfieren a su almacén respectivo. Los embarque a
clientes son parte del ciclo de ingresos.
Las industrias usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo de
los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas
sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en producción, los
artículos producidos y las mercancías vendidas.
Las funciones típicas de un ciclo de producción son:
Contabilidad de costos
Control de fabricación
Administración de inventarios
Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.
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6.4. Ciclo de Nóminas
El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere
llevar a cabo para:
La contratación y utilización de mano de obra
El pago de mano de obra
Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra
El ciclo de nominas contiene la contratación, utilización y pago de servicios
personales como por ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obra
indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.
En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios
del personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo
de las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de
dichos recursos.
Las funciones típicas de nominas son:
Reclutamiento y selección de personal
Contratación de personal
Llevar las relaciones laborales
Prepara informes de asistencia
Registro, información y control de la nómina
Desembolso de efectivo
Promoción y evaluación de personal
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6.4.1. Asientos comunes
Nóminas pagadas
Beneficios de empleados
Distribuciones de mano de obra
Ajustes de nómina
Pagos anticipados
6.4.2. Formas y documentos vitales
Solicitud de empleo
Entrevista y pruebas
Selección preliminar
Exámenes físicos
Contratos de trabajo
Aviso de promoción
Aviso de aumento salarial
Despido de personal
Liquidación al personal.
6.5. Ciclo de Tesorería
El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan cobre
la estructura y rendimiento del capital.
Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento que las
necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las
operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo
a los inversionistas y a los acreedores.
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Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser:
Relaciones con sociedades financieras y de crédito
Relaciones con accionistas
Administración del efectivo y las inversiones
Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos
Custodia fiscal del efectivo y los valores
Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.
6.5.1. Asientos Comunes
Incurrir en deudas y pagarlas
Emitir y retirar acciones
Adquirir y vender acciones de tesorería.
6.5.2. Formas y Documentos vitales
Certificados o títulos de acciones
Documentos por pagar
Emisión de obligaciones
Acciones, bonos y otros de inversión
Convenios para plan de beneficios
Cheques de dividendos e intereses.
CAPITULO VI: CONTROL INTERNO MODELO
AMERICANO COSO
73
1. Síntesis
En septiembre de 1992 el comité de Organizaciones Patrocinadoras de la
Comisión Treadway en los Estados Unidos, publicó el documento denominado
Control Interno- Marco Integrado, mejor conocido como el Modelo de Control
COSO, por Las siglas en inglés de Comité (Committee of Sponsoring
Organizations of the Tradeway Commission). A partir de tal publicación, diversos
países, reconociendo la importancia y utilidad del documento, se dieron a la tarea
de buscar su aplicación tanto en empresas privadas como en organizaciones
gubernamentales.
2. Concepto
El control interno es un proceso…efectuado por la junta directiva de la entidad, por
la administración y por otro personal…diseñado para proporcionar a la
administración un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos
en la Efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información
financiera y cumplimiento de las leyes y ordenamientos.
El control interno es:
El corazón de una organización.
La cultura, las normas sociales y ambientales que gobiernan a la misma.
Los procesos de negocio, los mecanismos por medio de los cuales una
organización proporciona bienes y/o servicios de valor agregado.
La infraestructura, entendiendo dentro a los sistemas, la tecnología de
información, las facilidades, las políticas y los procedimientos.
74
Modelo. Los modelos enfocan ciertas partes importantes de un sistema (por lo
menos, aquella que le interesan a un tipo de modelo específico), restándole
importancia a otras.
Modelo de control. Un método para controlar un proceso que tiene condiciones
de operación, una o más entradas, y una o más producciones, el proceso define
parámetros de una o más producciones
Elementos que integra un modelo de control.
a) Conciencia de control y estilo operativo. La conciencia de control es la
importancia que la administración le da al control interno y la actitud que toma
para que funcionen los controles establecidos así como la difusión de la
importancia y el respeto a los mismos.
El estilo operativo lo determinan la integridad, motivación, competencia,
habilidades, capacidad y aptitud que posea la administración, además de que en
cada puesto clave se encuentre la persona indicada para desarrollar el puesto
adecuadamente.
b) Integridad y valores éticos. El consejo de administración y el comité de auditoría
deben mantener un principio ético en la organización, proporcionando guías para
la conducta apropiada, invalidando oportunidades para conductas no éticas e
impartiendo la disciplina correspondiente.
Los objetivos y la manera como se logren están basados en preferencias, juicios
de valor y estilos administrativos. Tales preferencias y juicios de valor trasladados
a modelos de conducta reflejan la integridad de los administradores y su
compromiso con los valores éticos.
75
c) Participación de la dirección y del comité de auditoría en la vigilancia de la
entidad. El ambiente de control es afectado por el consejo de administración y el
comité de auditoría, quienes mediante sus evaluaciones y sugerencias, pueden
contribuir a un entorno más seguro y confiable.
3. Análisis
El primer aspecto clave es que el control interno se define como un proceso.
Por lo cual, los controles internos no deben ser sucesos, mecanismos o
funciones que conjuntamente logren algún fin o resultado como un sistema
integrado de materiales, equipo, métodos y personas.
La siguiente fase del concepto, efectuado por la junta directiva, la
administración y otro personal de la entidad, indica que el control interno se
encuentra sobre las personas. Ninguna organización puede conocer todos sus
riesgos y exposiciones en algún tiempo determinado y desarrollar controles
para cubrir todos y cada uno de éstos. Las personas de la organización, por lo
tanto, deben de estar consientes de la evaluación de los riesgos y de los
controles para encontrarse en una posición que los ayude a responder
apropiadamente.
El tercer aspecto, diseñado para proporcionar a la administración un
aseguramiento razonable, indica la importancia del entendimiento de las
limitaciones de control. No se pueden esperar controles internos para prevenir
cada problema, cubrir cada problema o permitir la satisfacción organizacional.
Indiscutiblemente el aspecto más importante de esta definición es con respecto
al logro de los objetivos. Los controles internos no son restricciones, pero si
facilitan el proceso que permite o promueve el logro de objetivos al cubrir los
riesgos asociados con éstos. No sólo existes objetivos respecto a los reportes
76
financieros o respecto al cumplimiento de regulaciones, sino también con
respecto a las regulaciones para manejar el negocio.
Esta visión de control eleva la importancia de la evaluación de los controles, y
mejora de los controles internos, así como también los hace responsabilidad de
todos.
4. La estructura del control interno
La estructura integrada identifica cinco componentes de control interno, y lo
más importante, ilustra la unión entre dichos componentes. También muestra la
forma en que la estructura de control atraviesa las tres categorías de objetivos
de una entidad:
Operaciones eficientes
Reporte financiero exacto
Cumplimiento de regulaciones
Los cinco componentes del control interno son:
Ambiente de control
Evaluación de riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Monitoreo
Operan a lo largo de todos los aspectos de una organización. Debido a que estos
componentes forman un sistema integrado, las fortalezas en un área pueden
compensar las debilidades en otra, proporcionando un nivel apropiado de control
para los riesgos a que se enfrente la organización. A continuación analizamos con
mayor detalle los cinco componentes de control interno.
77
4.1. Ambiente de Control
El ambiente de control se encuentra en función de la integridad y competencia del
personal de una organización, por lo que tener una ética sólida también es
esencial en los negocios.
Los valores éticos son los elementos esenciales del ambiente de control, que
afectan a otros componentes del mismo.
La efectividad de los controles internos no puede surgir sobre la ética y los valores
de los individuos que los crean, administran o monitorean.
La necesidad de empleados competentes es obvia, particularmente en ambiente
de tecnología de información. No se puede esperar que las personas que no
cuentan con una buena capacitación o que no saben qué hacer en una crisis
apoyen y promuevan los controles, ya que se encuentran demasiado ocupados
con sólo tratar de realizar su trabajo.
La administración necesita especificar los niveles de competencia para los
trabajos particulares y traducir dichos niveles en requisitos de conocimientos y
habilidades, por medio de buenas prácticas de contratación y capacitación.
El ambiente de control se encuentra influenciado grandemente por el grado, hasta
el cual los empleados entiendan que serán responsables de sus acciones.
Y es recomendable que el área de recursos humanos envíe mensajes a los
empleados con respecto a los niveles esperados de actuación y conducta.
El ambiente de control es sin discusión el componente más importante del proceso
de control.
78
4.2. Evaluación de riesgos
Las organizaciones de todos los tamaños se enfrentan a un sinnúmero de riesgos
desde fuentes internas y externas. La evaluación de riesgos es la identificación y
análisis de aquellos que se relacionan con el logro de los objetivos, formando una
base para determinar la forma en que deben manejarlos. Aunque tomar riesgos
prudentes es necesario para crecer, la administración debe identificarlos y
analizarlos, cuantificar su magnitud, y proyectar su probabilidad y sus posibles
consecuencias.
Consideramos que hoy en día se debe prestar especial atención a:
Los avances tecnológicos
Los ambientes operativos en cambio
Las nuevas líneas de negocio
La restructuración corporativa
La expansión o adquisición de operaciones extranjeras
El personal de nuevo ingreso
El crecimiento rápido.
Por la naturaleza dinámica de dichos factores, la evaluación de riesgo no puede
ejercerse una sola vez sino que debe ser un proceso continuo.
Los procesos de evaluación de riesgos deben ser percibidos, permitiendo a la
administración anticipar los nuevos riesgos y tomar las medidas apropiadas. El
enfoque no se encuentra en el uso de una metodología de evaluación de riesgos
en particular, sino en la realización de la evaluación de riesgos como una parte
natural del proceso organizacional de planeación.
79
4.3. Actividades de control
Las actividades de control deben encontrarse integradas dentro del proceso de la
evaluación de riesgos. Una vez que los riesgos hayan sido analizados, la
administración desarrolla actividades de control que deben ser realizadas
apropiada y oportunamente. Se aseguran que se tomen las acciones necesarias
para cubrir los riesgos que afecten el logro de los objetivos.
Las actividades de control ocurren a lo largo de la organización, en todos los
niveles y todas las funciones, incluyendo los procesos de aprobaciones,
autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisión de actuación operativa,
etcétera.
Las actividades de control se clasifican como sigue:
Controles preventivos
Controles de detección
Controles correctivos
Controles manuales o de usuario
Controles cómputo o de tecnología de información
Controles administrativos.
Cualquiera que sea el esquema de clasificación utilizado, las actividades de
control deben ser las apropiadas para minimizar los riesgos. Existe una gama y
una variedad de actividades de control específicas que los empleados realizan
cada día para asegurarse de que la compañía se adhiera a los planes de acción y
al seguimiento con respecto de los objetivos.
Los tipos de actividades de control. Existen varias posibilidades diferentes con
respecto a las actividades de control particulares. Lo importante es que se
combinen para formar una estructura coherente de control.
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Los controles de procesamiento de tecnología de información incluyen una
variedad de actividades de controles de aplicación y de tecnología de información,
tanto programada como basada en el usuario, las cuales se realizan para revisar
la exactitud, totalidad y autorización de las transacciones. Ejemplos:
Procesamiento de créditos y autorización en línea.
Reportes de excepción y su seguimiento.
Consideraciones de seguridad y controles de acceso.
Los controles físicos aseguran que el equipo de cómputo, los inventarios, valores,
obligaciones y títulos, el efectivo y otros activos se encuentran seguros
físicamente, y sean contados periódicamente y conciliados con los montos que se
mantengan en los registros de control. Ejemplos:
Las cuentas de inventario para todas las computadoras personales en una
organización.
La salvaguarda de los activos como computadoras notebooks, que pueden
robadas fácilmente.
Las actividades de control de la administración de alto nivel generalmente
son revisiones de los reportes y de otra información, la cual puede incluir:
a) Seguimiento de las iniciativas principales, como el desarrollo de
sistemas.
b) Análisis de cifras reales contra las presupuestadas.
La administración de actividades normalmente se refiere a la revisión de la
administración de los reportes de actuación, como:
Productividad
Flujos diarios de efectivo
Conformidad, etc.
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Los indicadores de actuación se refieren a los datos utilizados en el reporte de
cierta información financiera y operacional clave, que sea analizada para
identificar las áreas en que los objetivos se encuentren en peligro de no ser
alcanzados. Ejemplos de esto, incluyen:
Las variaciones en el precio de compra.
El porcentaje de recuperación.
La calidad del producto.
Es posible que las compañías se encuentren demasiado controladas hasta el
punto en que las actividades de control impidan las operaciones eficientes,
disminuyendo la calidad del sistema de control.
Por ejemplo, un proceso de aprobación que requiera varias firmas diferentes
puede ser no tan efectivo como un proceso que requiera de una o dos firmas
autorizadas de los funcionarios con esa responsabilidad, que realmente revisen lo
que están aprobando antes que lo firmen. Al dividir la responsabilidad entre varias
personas, la responsabilidad y confianza, así como también el nivel de control
puede disminuir. El número absoluto de las actividades de control o los
participantes no necesariamente aseguran un sistema de control de calidad.
4.4. Información y Comunicación
La base de la estructura de control es la calidad de la información y de las
comunicaciones. Se debe desarrollar la información relevante, y se debe
comunicar oportunamente sobre una forma que permita a las personas entender y
realizar sus responsabilidades.
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Los aspectos principales de información y comunicación incluyen:
Los sistemas de información
La delegación de las responsabilidades de control
La comunicación organizacional
La comunicación externa.
4.5. Monitoreo
Los controles internos deben ser monitoreados constantemente para asegurarse
de que el proceso se encuentra funcionando como se pretende. Esto es
extremadamente importante porque los factores internos y externos cambian
continuamente, por los que los controles que una vez fueron apropiados y
efectivos, pudieran ya no ser los adecuados.
Alcance y frecuencia del monitoreo. El alcance y frecuencia de las actividades
de monitoreo depende de que los riesgos sean controlados, y del nivel de
confiabilidad de la administración con respecto al proceso de control.
El monitoreo de los controles internos puede ser logrado por medio de las
actividades continuas, que se construyan en los procesos de negocio y de las
evaluaciones por separado de la administración, de auditoría interna o de partes
externas.
Las actividades de monitoreo continuas que examinen la efectividad del control
interno incluyen actividades regulares de administración y supervisión,
conciliaciones y otras acciones de rutina.
83
5. Reestructuración de los controles internos
Existe la necesidad de que los altos ejecutivos de varias organizaciones tomen
una posición proactiva, y evalúen y reestructuren los controles internos
comparando a la compañía con sus familiares o con otras entidades.
Controles implementados en los procesos del negocio
Se deben implementar controles efectivos en los procesos del negocio, sin inhibir
la realización del proceso operativo. Los controles internos que se hacen la
ejecución lenta son evitados en muchas instancias, lo cual puede ser más dañino
que no tener controles, debido al falso sentido de seguridad proporcionado.
Muchos controles son ya sea demasiado molestos, como varios procesos de
aprobación, o se presentan demasiado tarde en el proceso, como la inspección de
la salida del proceso.
Se deben implementar controles efectivos en los procesos del negocio de tal
forma que a quienes sigan los procedimientos no se les recuerde constantemente
que existen. Los controles deben reflejar el nivel de riesgo y las exposiciones
deben de ser cubiertas.
Por supuesto, el beneficio del logro del objetivo debe de ser sopesado con el costo
del control. Al mismo tiempo, los controles deben de ser flexibles y lo
suficientemente adaptables para lidiar con el ambiente siempre cambiante, y así
permanecer efectivos.
CONCLUSIONES
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La preocupación del hombre por satisfacer las necesidades de la población que
día a día crece más, ha originado en los últimos años la creación de pequeñas y
medianas empresas cada vez más competitivas y con mayor volumen de
operaciones, lo cual ha traído como consecuencia una gran complejidad en el
manejo de las mismas obligando a sus propietarios y administradores a observar
la imperiosa necesidad de controlar la totalidad de las operaciones para poder
alcanzar los objetivos que se persiguen al crearlas.
De todo esto se deduce que el control interno es el sistema nervioso de una
empresa, ya que abarca toda la organización, sirve como un sistema de
comunicación de dos vías, y está diseñado únicamente para hacer frente a las
necesidades de una empresa específica.
Incluye mucho más que sistema contable y cubre cosas tales como: las prácticas
de empleo y entrenamiento, control de calidad, planeación de la producción,
política de venta de auditoría interna. Toda operación lleva implícito el control
interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es miembro activo de su
ejecución. Cuando se ejecuta un proceso el concepto de control debe funcionar
dentro de ella.
El Contador Público debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control
interno existente en la empresa que examina, con el fin básico de determinar la
confianza que puede asignar a cada fase y actividad del negocio, para precisar la
naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de auditoría.
El Control Interno es una herramienta de suma importancia para salvaguardar y
proteger aspectos tales como de índole financiero, económico, etc. Pues su
debida utilización trae consigo que en las entidades permanezca un debido orden
acorde a lo establecido por las resoluciones pertinentes en cada territorio nacional
para las entidades.
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Debemos analizar y reflexionar detenidamente sobre el cambio que vivimos, para
poder evaluar sus tendencias y prever sus efectos, a fin de determinar lo que a
partir de hoy debemos realizar para ayudar a nuestras organizaciones a definir
nuevos horizontes que maximicen oportunidades.
La utilización del Control Interno en las entidades permite que se reduzcan en gran
magnitud las ilegalidades y corrupción dentro del marco laboral, ya que obliga a
cada elemento de la organización a ser mayor controlado por la persona
pertinente.
El control interno comprende el plan de organización y la coordinación de todos los
métodos y medidas adoptadas por una empresa para proteger sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, para promover la
eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas administrativas
prescritas por la dirección de la empresa.
El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, con
procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y
comportamiento, además debe contar con un grupo humano idóneo para las
funciones a cumplir.
Este existe por el interés de la propia administración. Ningún administrador desea
ver pérdidas ocasionadas por error o fraude o a través de decisiones erróneas
basadas en informaciones financieras no contables.
Así, el control interno es una herramienta útil mediante la cual la administración
logra asegurar, tanto como sea razonable, la conducción ordenada y eficiente de
las actividades de la empresa. El nivel de control debe partir de un análisis costo –
beneficio.
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Consiste en unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del
individuo, fijando puntos estratégicos donde practicar el control, para vigilar su
cumplimiento o rendimiento en forma esporádica y concentrarse en los desvíos o
excepciones a lo predeterminado, para evaluarlo en cuanto a su magnitud e
importancia, en ultima instancia, realizar una acción que tienda a corregir sus
desvíos o irregularidades.
La finalidad del control interno es comprobar si la organización encuentra, cumple
o alcanza los objetivos que persigue. Atendiendo a necesidades gerenciales
fundamentales, los controles se entrelazan a las actividades operativas como un
sistema cuya efectividad se acrecienta al incorporarse a la infraestructura y formar
parte de la esencia de la institución.
En conclusión podemos decir, que la importancia que está adquiriendo el control
interno en los últimos tiempos, a causa de numerosos problemas producidos por
su ineficiencia, ha hecho necesario que los miembros de los consejos de
administración asumieran de forma efectiva, unas responsabilidades que hasta
ahora se habían dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas.
Por eso es necesario que la administración tenga claro en qué consiste el control
interno para que pueda actuar al momento de su implantación. El control interno
no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa confusión
entre empresarios y profesionales, legisladores, etc.
En consecuencia, se originan problemas de comunicación y diversidad de
expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas.
88
FUENTES DE INFORMACIÓN
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De acuerdo a las Normas de procedimientos de Auditoria y Normas para
atestiguar (2010), La estructura de control interno de una entidad consiste…
De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Los elementos del control interno son
siete, a saber…
De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), La contabilidad es el conjunto de principios
y mecanismos técnicos aplicables para registrar….
De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), El catálogo de cuentas es la relación de
las cuentas de activo, pasivo, capital…
De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Los objetivos del catálogo de cuentas
son…
De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Los estados financieros son aquellos que
muestran la situación…
De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Presupuesto es el conjunto de
estimaciones programadas…
De acuerdo a Perdomo Moreno (2004), Los objetivos del control interno son…
Estos factores se aplican independientemente si el método de procesamiento de
datos es manual, Triana Tello (1998).
89
La auditoria interna presenta la función de evaluación y contribuye a un buen
entorno, (Suárez Suárez, 1991)
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