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Manual de Procedimientos
Oficina del Secretario
marzo 2017
ContenidoI. Introducción
II. Objetivo del Manual
III. Red de Procesos
IV. Lista Maestra
V. Presentación de los procedimientos
Introducción
El presente manual de procedimientos tiene como objetivo servir de instrumento de apoyo en el
funcionamiento y mejora institucional, al resumir en forma ordenada, secuencial y detallada las
operaciones realizadas por el Despacho de la Secretaría de Educación y Cultura, cuidando que
éstas atiendan a la misión del Gobierno Estatal.
Contempla la red de procesos del Despacho, la lista maestra de documentos, así como los
procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo de
dependencias y entidades de la Administración Estatal.
Cabe mencionar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten
modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura org ánica del
Despacho, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
1
Objetivo del Manual
Establecer de manera responsable, sistemática y organizada, las acciones y tareas a
desarrollar para proporcionar servicios educativos de calidad, igualmente conducir todos los
esfuerzos y trabajos de la unidades administrativas para tener los mejores alumnos, maestros y
escuelas, con altos niveles de participación y reconocimiento social.
Coordinar la participación de los propios alumnos, maestros, directivos, sindicatos de
maestros, padres de familia, la sociedad y el gobierno, a fin de que todos y cada uno de ellos
asuman el compromiso que implica tener servicios educativos de calidad.
Poner a disposición del personal del Despacho el presente manual, para que sirva de guía e
instrumente cotidianamente el mejor de sus esfuerzos en el desempeño de las actividades que le
han sido asignadas.
2
Facultad
No.
Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, ProcedimientoDir. Productos Indicadores Cliente
RED DE PROCESOSSecretaría de Educación y Cultura
Oficina del Secretario
Fecha de
ElaboraciónHojas
Código de la Red
24/02/2017
08-DSE-RP/Rev.04
Hoja 1 de 2
3.19 F,B 1 01 Seguimiento de
Asuntos
Dirigidos al
Secretario de
Educación y
Cultura
Alta
Dirección
Secretario
Técnico del
Secretario de
Educación y
Cultura
Volante de
control
01 Registro y Control de
Documentos de la
Oficina del Secretario
Resumen de asuntos
turnados por Área
Mensual
Número de asuntos
turnados en menos de
05 días hábiles/Número
total de asuntos
recibidos
Unidades
administrativas de
la Dependencia.
Peticiones
recibidas y
turnadas
3.19 F,B 1 02 Realización de
Eventos
Especiales
Alta
Dirección
Directora
General de
Eventos
Especiales
Evento 02 Realización de Eventos
Especiales.
Evento Ficha Técnica
elaboradas / total de
eventos
Oficina del
Secretario
Ciudadanía
Gobernadora del
Estado
Unidades
administrativas de
otras entidades
del sector
educativo
Dependencias
gubernamentales
Diputados Locales
y Federales
Senadores y
Presidentes
Municipales
Unidades
administrativas de
la Dependencia
Porcentaje de
Ficha Técnica
3
Catálogo de Macroprocesos
1 La Calidad y Mejoramiento Continuo del
Sistema Educativo
2 La Pertinencia de la Educación con el
Empleo
3 La Administración Escolar del Sistema
Educativo
4 Acceso, Garantía de permanencia y Éxito
Escolar
5 La Valoración Social y Promoción de la
Profesionalización del Magisterio
6 La Educación para la Vida y el Trabajo
7 La Descentralización de Funciones y el
Desarrollo Regional
8 El Desarrollo Cultural y Deportivo en la
Educación
9 Planeación y Administración de la Gestión
Interna
Catálogo de Facultades
A Operación Educativa
B Coordinación y Política Educativa
C Fomento a la Cultura, Investigación, Recreación y
D Ejecución de Normatividad Educativa y Cultural
E Facultad Eliminada
F Facultad Eliminada
Elaboró Revisó Validó
Betzabé Minerva
Flores Orantes, Jefe
de Departamento de
Gestión de la Calidad
Ing. Francisco Misael
Martínez Gutiérrez,
Secretario Técnico del
Secretario de
Educación y Cultura
Mtro. Ernesto De
Lucas Hopkins,
Secretario de
Educación y Cultura
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Registro y Control de Documentos de la Oficina del Secretario
08-DSE-P01/Rev.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Oficina del Secretario
22/02/2017
Secretaría de Educación y Cultura
Registrar y controlar las peticiones que se reciben en la Oficina del Secretario
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica a documentos relacionados con peticiones ciudadanas e institucionales, dirigidos al Secretario
II.- ALCANCE
SGD.- Sistema de Gestión Documental
III.- DEFINICIONES
Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos emitido por la Secretaría de la Contraloría General
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación y Cultura
Manual de Organización de la Oficina del Secretario
Plan Estatal de Desarrollo 2016- 2021
IV.- REFERENCIAS
Se le asignará a cada petición un folio único generado por el SGD con el que se identificará como acuse
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo del procedimiento Registro y Control de
Documentos de la Oficina del Secretario
08-DSE-P01-A01/Rev.01
5
NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1 Recepción y registro de peticiones
1.1 Recepcionista/Responsable
de Control de Documentos/
Jefe de Departamento de
Apoyo
Recibe petición plasmando el sello de recibido
con la fecha, hora y nombre de quien recibe
1.2 Realiza una relación de los documentos que
se reciben
1.3 Distribuye las peticiones para su captura entre
las capturistas
1.4 Recepcionista/Responsable
de Control de Documentos/
Jefe de Departamento de
Apoyo/Jefe de Departamento
de
Digitalización/Responsable
de Captura, Turnado y
Seguimiento de Peticiones
Registra la petición en el SGD
1.5 Asigna folio único a cada petición
1.6 Jefe de Departamento de
Digitalización/Responsable
de Captura, Turnado y
Seguimiento de Peticiones
Una vez que ya se tiene el folio, digitaliza la
documentación
1.7 Imprime volante de turnado mismo que se
anexa a los documentos
Volante de Control
1.8 Entrega de manera física la petición al
responsable de designar la atención
2 Revisión de peticiones
2.1 Secretario/ Secretaria
Particular
Recibe las peticiones, analiza e instruye
2.2 Jefe de Departamento de
Trámites Archivísticos y de
Gestión Documental
Recibe la petición con instrucciones, clasifica
y entrega para su turnado a través del SGD
2.3 Jefe de Departamento de
Trámites Archivísticos y de
Gestión Documental/Jefe de
Departamento de
Digitalización/Responsable
de Captura, Turnado y
Seguimiento de Peticiones
Recibe la petición y turna a los responsables
3 Entrega de correspondencia y archivo
3.1 Apoyo
Administrativo/Auxiliar de
Oficina
Lleva el documento original al área
correspondiente a la que se turnó
3.2 Jefe de Departamento de
Trámites Archivísticos y de
Gestión Documental
Recibe acuse con sello de recibido del área y
digitaliza
3.3 Ordena y archiva los acuses
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6
INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Educación y Cultura
Oficina del Secretario
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Registro y Control de Documentos de la Oficina del Secretario
08-DSE-P01/Rev.01 22/02/2017 01:42:53p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Volante de control1 Jefe de Departamento de
Trámites Archivísticos y de
Gestión Documental
Papel 2 años Oficina del
Secretario
Destrucción
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
8
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Educación y Cultura
Oficina del Secretario
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Registro y Control de Documentos de la Oficina del
Secretario
08-DSE-P01/Rev.01
1 Se recibió la petición plasmando el sello de recibido con la
fecha, hora y nombre.
2 Se realizó una relación de los documentos que se reciben y se
distribuyeron para su captura.
3 Se registró la petición en el Sistema de Gestión Documental
(SGD) y se le asignó un folio único.
4 Se digitalizó la petición.
5 Se analizó cada petición y se instruyó sobre el proceder.
6 Se turnó la petición al área correspondiente a través del Sistema
de Gestión Documental.
7 Se entregó la petición al área correspondiente.
8 Se recibió acuse con sello de recibido del área y se digitalizó.
9 Se ordenaron y archivaron los acuses.
SIP-F04/REV.019
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
Realización de Eventos Especiales.
08-DSE-P02/Rev.01
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
FECHA DE EMISIÓN:
Oficina del Secretario
04/04/2017
Secretaría de Educación y Cultura
Realizar eventos especiales con el propósito de dar a conocer resultados, beneficios y programas implementados
en el Sector Educativo.
I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Aplica a todos los eventos relacionados con el Sector Educativo en los que interviene la Direcci ón General de
Eventos Especiales.
II.- ALCANCE
Responsable del evento: Director General, Coordinador de Relaciones Públicas, Director de Eventos Especiales.
Expediente: registro que se conforma por documentos generados al realizar un evento.
Evento: acto relevante relacionado con el sector educativo (festival, ceremonia, congresos, reuniones, giras de
trabajo, cívico, cultural, deportivo, inauguración, clausura, entre otros).
III.- DEFINICIONES
Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos emitido por la Secretaría de la Contraloría General.
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación y Cultura.
Manual de Organización de la Oficina del Secretario.
Plan Estatal de Desarrollo 2016- 2021.
IV.- REFERENCIAS
Están en posibilidad de solicitar un evento, el Ejecutivo del Estado, el Secretario de Educaci ón y Cultura, los
Subsecretarios, titulares de instituciones públicas y privadas que beneficien con alguna actividad al sector educativo.
De requerir un foro especial para 300 personas o más, es necesario notificarlo antes de diez días hábiles para
iniciar su planificación.
Para eventos de menor investidura la solicitud se deberá realizar con una anticipación de cinco días hábiles.
La Dirección General de Eventos Especiales recibirá todas las solicitudes, aún cuando éstas no cumplan con los
tiempos solicitados en los dos puntos anteriores, sin embargo valorará si puede cubrir la petici ón, dependiendo de la
disponibilidad de material y personal así como de la agenda del Secretario.
V.- POLITICAS
Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo
VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS
N/A
Clave de Anexo Nombre
VII.- ANEXOS
Diagrama de flujo del procedimiento Realización de Eventos
Especiales
08-DSE-P02-A01/Rev.01
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INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Educación y Cultura
Oficina del Secretario
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Fecha de elaboración:
Realización de Eventos Especiales.
08-DSE-P02/Rev.01 04/04/2017 12:03:11p.m.
Hoja 1 de 1
No. Registro Puesto Responsable* TipoTiempo Ubicación
Resguardo Disposición
final
Ficha Técnica1 Jefe de Departamento de
Trámites Administrativos
Papel 3 años Dirección General
de Eventos
Especiales
Archivo de
concentración
Expediente con la
información del evento
3
Jefe de Departamento de
Trámites Administrativos
Papel 3 años Dirección General
de Eventos
Especiales
Archivo de
concentración
SIP-F03/REV.02* El responsable del resguardo será responsable de su protección.
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VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secretaría de Educación y Cultura
Oficina del Secretario
Hoja 1 de 1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Fecha de la verificación:CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES NOTAS:SI NO
Realización de Eventos Especiales.
08-DSE-P02/Rev.01
1 Se tuvo conocimiento del evento y se hizo propuesta a la Oficina
del Secretario.
3 Se asignó Responsable del Evento.
4 Se autorizaron apoyos para logística del evento.
5 Se contactó al solicitante del evento para la integración de la
información e informar de los apoyos.
6 Se turnó la información a comunicación social para el diseño
oficial y se autorizó el material para impresión.
7 Se elaboró la ficha técnica y los oficios de invitación.
8 Se elaboró formato para apoyos autorizados.
10 Se realizó el recorrido previo al evento,se supervisaron los
apoyos y en su caso se realizaron ensayos.
13 Se integró expediente.
SIP-F04/REV.0113
