Manual de buenas practicas 7 · 2018. 3. 19. · Buenas Prácticas en la etapa de ejecución o...
23
´
Transcript of Manual de buenas practicas 7 · 2018. 3. 19. · Buenas Prácticas en la etapa de ejecución o...
´
IntroducciónPrincipios del comercio justoBuenas prácticas en la etapa de ContrataciónFlujo de contratación del clienteProblemas en el proceso de adquisición y acciones a considerarBuenas prácticas en las cotizacionesContratación desde el punto de vista del proveedorPrincipales problemas de las cotizaciones y acciones a considerarBuenas prácticas de la orden de compraPrincipales problemas de la orden de compra y acciones a considerarModificación en los procesos de adquisición y contrataciónBuenas Prácticas en la etapa de ejecución o entrega de los bienes y servicios.Cumplimiento de las leyesRecepción conforme de un productoRecepción conforme de un contrato de ejecución o construcción Recepción conforme de un servicioBuenas Prácticas en la etapa de Facturación.Emisión de Factura Envío de facturaRecepción de facturación.Ingreso en los sistemas de administraciónRevisión de Facturas por pagar y provisión de fondos Pagos de facturas por el clienteÁrea de Administración y finanzas del clientePrincipales problemas en los pagos de las facturas y acciones a considerarCobranza de facturaÁrea de cobranzaPrincipales problemas en la gestion de cobranza y acciones a considerar
235678910111314141414151516161717181818192021
Indice
2122
1
IntroducciónEl objetivo de este manual es presentar de manera simple y esquemática los procesos de compra, facturación y pago y los principales problemas que se detectaron y debieron subsanarse en muchas de las empresas que luego obtuvieron el Sello Propyme que otorga el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo.
Con este Manuel de Buenas Prácticas se pretende contribuir tanto a las empresas como a sus proveedores a mejorar sus procedimientos de compra, facturación y pago, para enfrentar de mejor forma el proceso de ingreso al Sello Propyme.
La estructura comprenderá la clasificación de las distintas instancias de la relación comercial, desde la contracción de bienes, servicios o de construcción, hasta el pago de los servicios contratados.
El pago oportuno genera grandes beneficios en la medida que propicia una asociación estratégica entre los buenos pagadores y sus proveedores, que en su mayoría son pequeñas y medianas empresas. Estrategias como estas deben ser vistas por las empresas como un proceso sostenible en el largo plazo que le permite generar redes con sus proveedores, mejorando de esa manera su cadena productiva.
Para desarrollar las micro, pequeñas y medianas empresas y para que ellas puedan seguir creciendo tienen que poder desplegar todo su potencial. Para eso, el pago oportuno es muy relevante porque les permite mejorar sus condiciones de financiamiento y tener los flujos necesarios para concretar sus proyectos de expansión y de esta manera contribuir al crecimiento del país.
Las empresas adheridas al Sello Pro Pyme están llamadas a tener un papel cada vez más activo en los entornos sociales en que desarrollan sus actividades y el aporte que hacen al desarrollo de la comunidad.
Ya no sólo son valoradas por la calidad y conveniencia de los productos y servicios que producen o prestan, por ser generadoras de empleos de calidad y por su aporte a la economía en general, sino también, por el aporte que hacen al desarrollo de la comunidad y la promoción de un desarrollo sostenible.
2
Principios de Comercio Justo.La Organización Mundial del Comercio Justo (WFTO) establece 10 principios que deben cumplir las organizaciones que interactúan y trabajan bajo el concepto de un comercio justo.
Los Principios que se basa la WFTO son los siguientes:
Principio 1. Creación de Oportunidades para Productores en Desventaja Económica.La reducción de la pobreza a través del comercio es una parte fundamental de los objetivos de la organización. La organización apoya a los pequeños productores marginalizados, sean negocios familiares, independientes o agrupados en asociaciones o cooperativas. Busca abrir paso para ellos desde la inseguridad económica y la pobreza a la autosuficiencia económica y la propiedad. La organización tiene un plan de acción para que esto se lleve a cabo.
Principio 2. Transparencia y Responsabilidad – Rendición de cuentas.
La organización es transparente en su gestión y en sus relaciones comerciales. Es responsable ante todos sus actores y respeta la sensibilidad y confidencialidad de las informaciones comerciales proporcionadas. La organización busca maneras apropiadas y participativas para involucrar a los empleados, miembros y productores en sus procesos de toma de decisiones. Se asegura de que informaciones relevantes sean proporcionadas a todos sus socios comerciales. Los canales de comunicación son buenos y abiertos en todos los niveles de la cadena de suministro
Principio 3. Prácticas Comerciales Justas.
Las organizaciones comercian diligentemente para desarrollar el bienestar social, económico y ambiental de los pequeños productores marginalizados y no buscan incrementar los ingresos del negocio a costa de ellos. Cumplen sus compromisos de forma responsable, profesional y puntual. Los proveedores respetan sus contratos y entregan puntualmente los productos con la calidad y especificación acordada.
Principio 4. Pago de un Precio Justo
Un precio justo es aquel que ha sido acordado mutuamente por todos los involucrados, a través del diálogo y la participación, da un pago justo a los productores y también puede estar sostenido por el mercado. Donde las estructuras de precio de comercio justo existen, estas son utilizadas como un mínimo para el cálculo de los precios de productos. El pago justo significa la provisión de una remuneración socialmente aceptable (en el contexto local), considerado justo por los mismos productores y que tiene en cuenta el principio de pago igual por trabajo igual, tanto para mujeres como para los hombres.
Principio 5. No al Trabajo Infantil y al Trabajo Forzoso
Las Organizaciones que compran productos de Comercio Justo de los grupos de productores, sea directamente o a través de intermediarios, se aseguran de que no se utilice el trabajo forzoso en la producción y que el productor cumpla con la Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos del Niño y las leyes nacionales/locales sobre el empleo de niños y niñas. Cualquier involucramiento de niños/niñas en la producción de productos de Comercio Justo (incluyendo el aprendizaje de una artesanía o arte tradicional) siempre ha de ser público y monitoreado y no ha de afectar negativamente en el bienestar, la seguridad, las necesidades educativas y las de recreación de los niños y/o niñas.
3
Principio 7. Garantizar buenas condiciones de trabajo.
La organización ofrece un ambiente de trabajo seguro y sano para sus empleados y/o miembros. Cumple, como mínimo, con las leyes nacionales y regionales y los convenios de la Organización Internacional del Trabajo – OIT, sobre la salud y la seguridad. El horario y las condiciones de trabajo para los empleados y/o miembros cumplen con las condiciones establecidas por las leyes nacionales y regionales y los convenios de la OIT.
Principio 8. Desarrollo de Capacidades.
La organización busca aumentar los impactos positivos del desarrollo para los pequeños productores marginalizados, a través del Comercio Justo.La organización busca desarrollar las habilidades y capacidades de sus propios empleados o miembros. Las organizaciones trabajan directamente con los pequeños productores en el desarrollo de actividades específicas para ayudar a estos productores a mejorar sus habilidades de gestión, capacidades de producción y el acceso a los mercados de Comercio Justo locales/regionales/internacionales y otros apropiados. Las organizaciones que compran productos de Comercio Justo a través de intermediarios de Comercio Justo en el sur ayudan a estas organizaciones a desarrollar sus capacidades para apoyar a los grupos productores marginalizados con quienes trabajan.
Principio 9. Promoción del Comercio Justo.
La organización da a conocer los principios del Comercio Justo, y la necesidad de una mayor justicia en el comercio global a través del Comercio Justo. Promueve los objetivos y actividades del Comercio Justo de acuerdo con la capacidad de la organización. La organización proporciona a sus clientes información sobre sí misma, los productos que comercializa, y las organizaciones productoras o miembros que hacen o cosechan los productos. Siempre utiliza técnicas honestas de marketing y publicidad.
Principio 10. Respeto por el Medio Ambiente.
Las organizaciones que producen productos de Comercio Justo maximizan el uso de las materias primas que vienen de orígenes sustentables dentro de su propia región, comprando de productores locales siempre que sea posible. Usan tecnologías de producción que buscan reducir el consumo de energía y siempre que sea posible usan tecnologías de energía renovable que minimizan las emisiones de gas de efecto invernadero que dañan al medio ambiente. Buscan minimizar el impacto de sus desechos al medio ambiente. Los productores agrícolas de Comercio Justo minimizan su impacto ambiental, mediante el mínimo uso de pesticidas o el uso de pesticidas orgánicos en sus métodos de producción, cuando sea posible.
Principio 6. Compromiso con la No Discriminación, la Igualdad de Género y el Empoderamiento Económico de la mujer y la Libertad de Asociación.
La organización no discrimina al momento de emplear, compensar, entrenar, promover, en el despido o en la jubilación por razones de raza, clase social, nacionalidad, religión, discapacidad, género, orientación sexual, membresía sindical, afiliación política, estatus de IVH/SIDA o edad.
4
Buenas prácticas en la etapa de Contratación
El cliente deberá implementar procesos de contratación ágil y formal, de manera tal, que el proveedor pueda aceptar y responder a través de distintos medios los términos y condiciones solicitadas.
La contratación por parte del cliente debe ser imparcial, sin incurrir en favoritismos o privilegios de ninguna índole, promoviendo la igualdad de oportunidades a todos los proveedores que ofrecen sus productos.
La contratación debe estar sujeta a todas las autorizaciones, facultades y atribuciones definidas por el cliente para ello. Nunca se debe comprar primero y solicitar autorización con posterioridad, igualmente, el proveedor no debe despachar, o iniciar un servicio si no existe una orden de compra o contrato con las autorizaciones respectivas.
Resulta una buena práctica definir límites de gasto para los responsables de realizar las adquisiciones, así como, las personas responsables en los distintos niveles jerárquicos justifiquen las compras de acuerdo con esos límites.
El cliente no debe comprometer adelantos de pagos sin contar con las garantías de fiel cumplimiento correspondientes.
El cliente debe promocionar una sana competencia entre proveedores, el beneficio mutuo de la relación comercial, la calidad de los productos o servicios, la transparencia en las operaciones y el cumplimiento de los compromisos acordados.
El cliente debe capacitar continuamente a su personal de adquisiciones en procesos de compra transparente, eficiente y ágil. Definir un código de ética para desarrollar y mantener un estándar de conducta aceptable .
Los trabajadores involucrados en la adquisición no deben participar en ninguna actividad que involucre conflicto de interéses, absteniéndose de participar en aquellos que tengan una relación patrimonial, parentesco o vínculo familiar con socios o ejecutivos que toman decisiones de compra en el proveedor.
Los clientes deben proporcionar un ambiente de libre competencia, procedimientos de adquisición transparentes y equitativos en la adjudicación de contratos para bienes, obras y servicios.
Los trabajadores involucrados en la adquisición no deben recibir del proveedor regalos o incentivos para beneficio personal, deben mantener en todo momento la independencia e imparcialidad del proceso. El código de ética del cliente debe definir claramente lo que se considera como regalo o incentivo.
El cliente debe promover una relación formal con el proveedor, los acuerdos posteriores al contrato, modificaciones, solicitudes especiales y cambios de condiciones deben ser por escrito, conocidas y aceptadas por ambas partes, manteniendo siempre un ambiente de respeto y colaboración.
El departamento de adquisiciones debe estar en conexión con otras áreas o departamentos de la empresa, formado una interacción de información entre departamentos, por ejemplo, el financiero, Jurídico, informática y tecnonogía, entre otros. En esto juega un papel fundamental la tecnología que implemente el cliente y el software con el que trabaje.
5
Flujo de contratación del cliente
Se produce la necesidad de compra de un producto o servicio.
Se emite la solicitud de producto o servicio, y se debe firmar por el encargado del
departamento solicitante.
Se envía a través de los canales definidos por el cliente al departamento de adquisiones.
El departamento de adquisiciones evalúa la solicitud y decide, de acuerdo a sus parámetros internos, la forma en que se hará la compra.
primeo el departamento de adquisiciones evalúa si tiene atribuciones para
hacer la compra.
El departamento de finanzas se encarga de rovisionar los fondos o buscar las fuentes de financiamiento para realizar la compra.
El departamento de finanzas devuelve la orden de compra autorizada para continuar con el proceso de compra.
Licitación Contrato Compra directa
Se emiten las bases de la licitación
Se llama a los proveedores a participar de la
licitación.
Se solicita a los proveedores las cotizaciones que respaldarán la compra
Cotización Cotización CotizaciónSe reciben las respuestas a la licitación
Los proveedores responden de acuerdo a las
solicitudes
El departamento de adquisiciones decide al proveedor, de acuerdo a los parámetros emanados por la administración y se emite la orden de compra .
se emite la orden de compra firmada de acuerdo a la jerarquía interna de la empresa adherida.
Se envía una copia al departamento Solicitante. Se envía una copia al departamento de finanzas.
Se envía una copia al proveedor.
SI
No
Departamento Solicitante
Departamento adquisiciones
Departamento Finanzas
6
Problemas en el proceso de adquisición y acciones a considerar
Problema
Elección de la primera opción
Comprar exclusivamente por precio
Satisfacer la necesidad de un momento
Falta de equidad en la elección del proveedor
Falta de formalidad en la operación
Conflictos de Interés
Competencias Técnicas
Regalos o incentivos
No siempre el proveedor que se tiene más a la mano es la mejor opción, o las adquisiciones de último momento, impulsivas y sin un análisis concienzudo.
Para productos o servicios exactamente iguales, en condiciones idénticas, lo que no ocurre en la mayoría de los productos que necesitas comprar para tu empresa.
No pensar en una relación de largo plazo.
Un proveedor experimentado puede volcar la decisión del cliente por razones incorrectas, sobre todo si cuenta con herramientas de marketing sofisticadas.
Aceptación de cotizaciones sin las formalidades necesarias, firmas de los responsables de ventas del proveedor, números de contacto, teléfonos, correos electrónicos. Esto puede indicar que la compra está dirigida a un solo proveedor.
Los trabajadores involucrados en la compra pueden recibir regalos o incentivos en el proceso de adquisiciones para favorecer a proveedores específicos.
No siempre los trabajadores involucrados en el proceso de compras cuentan con las competencias técnicas para tomar las decisiones de compra.
Los trabajadores involucrados en la compra pueden tener participación en la propiedad, o, alguna relación familiar con proveedores participantes.
solicitar a lo menos tres cotizaciones, promover una sana competencia entre los proveedores.
Definir los factores que van a determinar la compra, como distancia, costo de entrega, confiabilidad del proveedor, fechas de vencimiento, etc., asignar puntajes y elegir la mejor opción.
Asegurarse de realizar la elección teniendo en cuenta las posibilidades de trabajo conjunto, más allá de la satisfacción de una necesidad del momento. Considera la forma de atención, el compromiso con los clientes, la vocación la colaboración y la comparación entre tu forma de operar y la de la empresa proveedora.
Darles oportunidades a empresas más pequeñas y con un marketing menos sofisticado, pero que pueden generar
mejores resultados a largo plazo.
Aceptar solo las cotizaciones que cuentan con la formalidad requerida, si las que hubiere resultan insuficientes para la toma de decisiones, el departamento de adquisiciones debe solicitar a más proveedores que participen en la adquisición.
La empresa debe proporcionar un código de ética al departamento de adquisiciones, donde regule la recepción de regalos o incentivos, el tipo, la cantidad y los montos que se pueden aceptar, o la no aceptación de ellos.
El proceso de compra debe tener etapas en que participen los expertos técnicos, o un comité técnico en la evaluación de las cotizaciones de proveedores. Su selección de candidatos debe ser excluyente en el proceso de toma de decisiones.
El trabajador debe abstenerse de la decisión de compra cuando tengan una relación patrimonial con el proveedor, parentesco o vínculo familiar con socios o ejecutivos que toman decisiones de compra.
Descripción Acción
7
Los proveedores deben entregar Información veraz y oportuna sobre los bienes y servicios que ofrecen, su precio, condiciones de contratación y otras características relevantes de los mismos.
El proveedor debe implementar un proceso de respuesta eficiente, honesta e interesante, de acuerdo con las necedades del cliente.
La cotización debe estar sujeta a todas las autorizaciones, facultades y atribuciones definidas por el proveedor para ello, debe tener un carácter formal fácilmente identificable por el cliente.
Resulta una buena práctica definir una jerarquía para los responsables de realizar las cotizaciones, definir los límites de volumen, crédito y descuento que puede autorizar cada nivel jerárquico.
La cotización debe detallar exactamente lo que se entregará al cliente como resultado de la contratación. En el caso de productos, debe incluir especificaciones técnicas, marcas, cantidad de unidades, volumen, etc. En el caso de servicios, detallar horas, documentos o formas en que se completará la operación comercial.
La cotización también debe detallar el precio, plazo de entrega, forma de pago y fecha de vencimiento de la cotización.
El proveedor debe capacitar continuamente a su personal de ventas en procesos transparentes, honestos y ágiles. Definir un código de ética para desarrollar y mantener un estándar de comportamiento de sus vendedores.
En el caso que el proveedor deba entregar alguna muestra de su producto, debe ser de las mismas características técnicas, de calidad y precio que el producto que despachará. El cliente debe rechazar un producto si no cumple las condiciones acordadas.
El proveedor debe fomentar la transparencia en la etapa de cotización, absteniéndose de enviar regalos a los clientes, y fomentando que sus trabajadores del área de venta no actúen por propia iniciativa en este sentido, ciñéndose estrictamente a las conductas éticas que rigen la relación comercial.
Los trabajadores involucrados en las cotizaciones no deben participar en ninguna actividad que involucre un conflicto de interés, absteniéndose de participar aquellos que tengan una relación patrimonial, de parentesco o vínculo familiar con socios o ejecutivos que toman decisiones de compra.
Buenas practicas en las cotizaciones
8
Contratación desde el punto de vista del proveedor
Se realiza una revisión con los departamentos de producción o de
servicios.
Se emiten las bases de la licitación
Contrato
Se reciben las solicitudes de los clientes.
El departamento de ventas responde a al cliente
que no puede participar en la solicitud.
El departamento evalúa si los productos están en stock, o se pueden desarrollar en los tiempos solicitados.
El departamento evalúa si tiene capacidad para la entrega del servicio en tiempo y forma solicitados.
El departamento de finanzas evalúa la factibilidad económica de la solicitud, o de la producción que será necesaria para el cumplimiento de la solicitud.
El departamento de finanzas enviará la respuesta formal al departamento de ventas para continuar con la operación.
Compra directa
Si sobrepasara sus atribuciones será enviada al departamento correspondiente para su evaluación
El departamento de ventas prepara una cotización formal, de acuerdo a las atribuciones del departamento.
El departamento de ventas responde a al cliente con una cotización formal, firmada por los entes responsables del proveedor.
NoSi
No
Si
No
Si
Departamento Ventas Departamento Producción o servicios
Departamento Finanzas
9
Principales problemas de las cotizaciones y acciones a considerar
10
Problema
Formalidad de la cotización
Descripción del producto
Cotizaciones parciales
Precio sucio
Propuesta técnica
Falta de antecedentes de la empresa que cotiza, datos de teléfono, correos, pagina web, firmas de responsabilidad.
La descripción del producto solicitado puede diferir de la descripción del proveedor, sin embargo, podemos estar hablando del mismo producto.
La cotización puede estar incompleta, en cantidad de productos requeridos, de acuerdo con el stock disponible que tenga el proveedor.
Algunas cotizaciones pueden tener costos ocultos en las condiciones de compra, por ejemplo, gastos de envío, de bodegaje, intereses de financiamiento, con el objeto de reflejar un precio menor al de sus competidores.
Ausencia de una propuesta técnica en los casos que el cliente lo requiera.
La cotización debe contener todas las formalidades que permitan una fácil identificación del proveedor. (hoja con membrete, datos generales de la empresa que cotiza, dirección, contacto correos Pagina Web, debe estar firmada por los responsables del proveedor).
Homologación de la descripción del producto para asegurar al cliente que se está cotizando el mismo producto en términos de calidad.
Contestar siempre la cantidad requerida por el cliente, teniendo en cuenta las fechas de despacho, y el tempo de aprovisionamiento que se tiene para reponer el stock necesario. Si no es posible, se debe comunicar al cliente para que este decida si acepta una cotización parcial.
Todos los costos en que incurra el proveedor deben estar incluidos en el precio del producto, evitando una competencia desleal con otros proveedores.
Si el proceso adquisiciones requiere lo requiere, el proveedor debe adjuntar a la cotización una propuesta técnica de su producto.
Impuestos
La cotización no incorpora los impuestos que debe cobrar el proveedor.
Incluir en la cotización un detalle de todos los impuestos que graben el producto. Precio total de la cotización debe ser con los impuestos incluidos.
Periodo de validez de la cotización
la cotización tiene un período de validez inferior al proceso de Adquisición.
El departamento de adquisiciones debe contactar con el área de ventas del proveedor, para conformar o no la validez de la cotización que ya ha expirado.
Descripción Acción
Periodo de validez de la cotización
Una vez aprobada la cotización, se procede a emitir una Orden de Compra, documento oficial a través del cual se adquiere el compromiso ante un proveedor para la adquisición de bienes o contratación de servicios.
La orden de compra debe tener un número único fácilmente identificable, este número es de suma importancia ya que acompañará a la transacción desde la solicitud de compra por parte del cliente hasta el pago de la factura al proveedor.
Datos legales del emisor: Rut, Razón Social, Giro, Dirección de Facturación (calle, número, departamento u oficina, comuna, ciudad, teléfono). Además, deberá incluir la dirección de envío de mercaderías si fuera distinta a su dirección comercial.
Persona o Departamento solicitante de la mercadería o los servicios, se recomienda que sea fácil de contactar, con quien el proveedor pueda interactuar en todo el trascurso de la operación.
Datos legales del proveedor: Rut, Razón Social, Giro, Dirección, (calle, número, departamento u oficina, comuna, ciudad, teléfono), además, contacto comercial, correo electrónico y teléfono.
Los productos o servicios solicitados en la orden de compra deben estar claramente identificados, deben coincidir con la cotización en su descripción y cantidad, aquí podemos identificar dos tipos de operaciones. a) La operación que constituye un solo envío. b) Las que por su naturaleza representa un conjunto de envíos en el tiempo.
Para ambos casos se recomienda hacer una orden de compra, por el total de la operación.
El precio de los bienes y servicios debe estar expresado en unidad (valor de un producto o servicio), y su multiplicación por la cantidad de productos debe resultar en el total del artículo o servicio (total sin impuesto). Una vez totalizados todos los bienes o servicios se deben calcular los impuestos asociados, finalmente el resultado del valor de los bienes más los impuestos corresponde al valor total de la orden de compra.
Las observaciones en la orden de compra indican información adicional que será necesaria para la correcta facturación y pago de los servicios o productos detallados, en los plazos estipulados en la orden de compra.
1. Factura a Nombre de:
2. Aenxar Orden de Compra y Remisión, debidamente firmada por el jefe de compras y almacenamiento
3. Presentar Factura en original y Copia cedible
Nota: Rut:
Buenas practicas de la orden de compra
11
Las Condiciones de la orden de compra deben se definidas por el cliente, y conocidas y aceptadas por el proveedor, por lo tanto, deben mencionarse expresamente en la orden de compra:
1. Ámbito de aplicación2. Lugar3. Plazo de entrega4. Precio y Condiciones de entrega5. Forma de pago6. Aceptación de mercancía7. Recepción definitiva8. Garantía9. Patentes
10. Cesión y subcontratación11. Fuerza Mayor12. Gastos e impuestos13. Representantes de las partes14. Incumplimiento del vendedor15. Confidencialidad y Protección de datos16. Separabilidad17. Idioma18. Fuero
La cantidad de autorizaciones de la orden de compra dependerá de la estructura administrativa y de control interno de la institución, estas firmas le dan el carácter formal a la orden de compra, el proveedor entiende que está válidamente emitida, y puede iniciar la ejecución de los servicios o el despacho de los mercancías acordados, así como, emitir la factura y ejercer el cobro de ésta.
Autorizaciones:
(Nombre)Solicitante
Departamento
(Nombre)Autorización
Gerente de compras
(Nombre)Autorización
Gerente de Administración y finanzas
La cantidad de copias de la orden de compra que se debe distribuir en el cliente dependerá de la estructura administrativa-financiera, es una buena práctica, que se distribuya una copia (física o electrónica), a lo menos en los departamentos de adquisiciones, administración y finanzas, y a quien solicita la compra de los bienes o servicios.
12
Principales problemas de la orden de compra y acciones a considerar
13
Problema
Inicio de operaciones sin orden de compra .
Comprar exclusivamente por precio.
Número de Orden de compra.
Datos del proveedor.
Precio.
Cláusulas abusivas de la orden de compra,
Formalidad de la orden de compra,
Responsable de la orden de compra ,
Algunos clientes solicitan los proveedores el inicio de las operaciones sin orden de compra.
El proveedor recibe la orden de compra distinta a la cotización enviada .
Ausencia de número en la orden de compra .
La orden de compra puede tener errores en los datos del proveedor.
El precio de la orden de compra no coincide con la cotización enviada,
Ausencia del responsable de la orden de compra.
La orden de compra es emitida sin las firmas (Físicas o electrónicas) de los responsables del cliente.
La orden de compra incluye cláusulas abusivas por parte del cliente.
El proveedor debe rechazar cualquier solicitud de envío de productos por parte del cliente si no cuenta con la orden de compra.
Solicitar al cliente la corrección de la orden de compra, respetando la cotización que dio origen a la operación.
Solicitar al cliente la emisión de una orden de compra que tenga número correlativo .
Se debe solicitar la reemisión de la orden de compra al cliente con los datos legales y tributarios correctos.
El proveedor debe rechazar la orden de compra cuando el precio no coincida con la con la cotización enviada. Debe también informar esta situación al departamento de adquisiciones del cliente para la el cambio o reemisión.
La orden de compra siempre debe tener un responsable en el cliente, este será la contraparte del proveedor, la ausencia de este puede significar un riesgo para el proveedor, por lo tanto, se debe solicitar su asignación.
El proveedor debe exigir al cliente una orden de compra con las autorizaciones respectivas del cliente, y por ningún motivo debe despachar los productos si no cuenta con el documento.
Las cláusulas de la orden de compra deben ser revisadas y conversadas con el proveedor, de manera tal que sea una herramienta de resguardo para ambas partes.
Descripción Acción
14
Durante el proceso de adquisición de bienes o contratación de servicios, pueden presentarse variaciones respecto a las condiciones acordadas al inicio, las cuales fueron descritas eventualmente en un contrato y en la orden de compra respectiva. En tales casos, la variación debe quedar documentada a través de la actualización de la orden de compra, una nueva (que anula la anterior emitida) o una adicional para complementar la anteriormente emitida, en el plazo que no exceda el del envío de los bienes o el inicio de los servicios por parte del proveedor.
Cumplimiento de las leyes
El proveedor se compromete a cumplir todas las leyes y normativas aplicables a su sector de actividad, en el país donde realice la producción o la prestación de servicios.
Recepción conforme de un producto
La recepción conforme de un producto por parte de las instituciones se otorgará si se cumplen a lo menos las siguientes condiciones:
La cantidad de producto enviado al cliente deber ser igual a la indicada en la orden de compra.
Modificación en los procesos de adquisición y contratación
Buenas Prácticas en la etapa de ejecución o entrega de los bienes y servicios.
El embalaje debe ser apropiado al producto, indicar sus dimensiones, su peso, la cantidad de piezas o cajas incluidas en él, una breve descripción del material y el código de barra del producto. El envase se debe encontrar en buenas condiciones.
La descripción de la guía de despacho o factura de venta del proveedor debe corresponder al producto físico. La especificación técnica incluida por el proveedor en la descripción de la guía de despacho o factura de venta, debe coincidir con la especificación técnica de la orden de compra.
Al momento de la entrega, el producto está respaldado por una orden de compra vigente, cuya copia se acompañará junto con el original de la guía de despacho o factura de venta del proveedor.
Recepción conforme de un contrato de ejecución o construcción
La recepción conforme de un contrato de ejecución o construcción se otorgará si se cumplen a lo menos las siguientes condiciones:
Recepción conforme de un servicio
La recepción conforme de un contrato de servicios se otorgará si se cumplen a lo menos las siguientes condiciones:
Verificar que tanto los antecedentes técnicos y administrativos de un proyecto estén completos en el expediente de cada proyecto.
El proveedor del servicio comprueba que la ejecución se realiza según las condiciones pactadas en la orden de compra o contrato.
El cliente, debe corroborar que los servicios prestados han sido desarrollados en completa conformidad a la orden de compra o contrato.
Supervisión y fiscalización directa de la ejecución de la obra en sus aspectos técnicos y administrativos con el objeto de asegurar el cabal oportuno cumplimiento del contrato.
A La verificación de la realización de mediante la correspondiente Certificación de obra (en caso de certificaciones parciales o totales)
15
16
Buenas Prácticas en la etapa de Facturación.
Emitir la factura de acuerdo con los datos del mandante (el cliente), o, al dato de facturación de la orden de compra.
El proveedor debe emitir la factura a la empresa adherida en los plazos, términos y condiciones que están contempladas en la orden de compra, salvo que, el cliente haya solicitado su cambio y se tenga un respaldo de ello, como un correo electrónico, asegurándose de cumplir todas las instrucciones de la empresa adherida.
La factura debe ser emitida de acuerdo con la ley chilena y será de responsabilidad del proveedor el cálculo y retención de los impuestos que en ella se gravan. Igualmente, el cliente tiene la obligación de rechazar aquellas facturas que no se apeguen estrictamente a la ley.
La emisión de la factura debe estar autorizadas por las instancias administrativas que contempla el proveedor en su sistema de control interno.
El cliente y el proveedor deben garantizarse la más estrecha y absoluta reserva sobre toda la información relativa a las empresas y / o procedimientos de los cuales tenga conocimiento en virtud de su relación.
Hacer referencia al número de la Orden de Compra o contrato en el código 801 Factura electrónica, o en el cuerpo de la factura en papel.
Detallar en la factura la descripción de los productos o servicios de acuerdo con la orden de compra o sus modificaciones.
El proveedor en ningún caso podrá facturar la orden de compra por otra sociedad, o sociedad relacionada.
El proveedor debe enviar el documento físico y electrónico a la dirección del mandante junto con toda la documentación de respaldo mencionadas en las observaciones de la orden de compra. La cantidad de información adicional puede variar en relación con la naturaleza de la compra, así como, a la necesidad de información que requiera el cliente.
Para el caso de los servicios a honorarios, estos también deben apegarse a la orden de compra o al contrato de servicios, sea electrónica o física, mencionando en el detalle los números correspondientes de la orden de compra o contrato.
Emisión de Factura El proveedor debe emitir la factura al cliente en los plazos, términos y condiciones que están contempladas en la orden de compra, salvo que, el cliente haya solicitado su cambio y se tenga un respaldo de ello, como un correo electrónico, asegurándose de cumplir todas las instrucciones.
La emisión de la factura debe estar autorizadas por las instancias administrativas que contempla el proveedor en su sistema de control interno.
Envío de factura
En el caso de la facturación electrónica, el Servicio de Impuestos internos cuando autoriza la factura, envía un aviso al correo electrónico que la institución tiene definido para estos efectos en el mismo servicio de impuestos internos.
Es recomendable, enviar una copia de la factura por correo electrónico a los responsables administrativos en las instituciones adheridas, con el objeto de asegurar la correcta recepción de los documentos.
La factura en papel debe ser enviada a la dirección que haya definido la institución adherida para estos efectos, mencionada en la orden de compra, de manera tal, que el papel quede sellado con la fecha el lugar y quien realiza la recepción de la Factura en la copia cedible.
La sola entrega no garantiza que la factura haya sido aceptada por la institución, es recomendable consultar si esta aceptada por ellos.
17
Recepción de facturación.
Los clientes deben proporcionar una recepción ágil de las facturas de proveedores, dando cumplimiento a los estándares definidos por su administración.
Las facturas de proveedores pueden ser enviadas al cliente por dos medios, físico (en papel) o electrónico, en ambos casos, el receptor debe revisar que cumpla con las formalidades legales y tributarias, su correcta emisión, vigencia y de acuerdo con la orden de compra emitida.
Si no cumple con las condiciones mencionadas, se deben agotar todos los medios de validación interno, consultar con los departamentos que pueden tener relación con el proveedor, para reunir los antecedentes y evitar rechazar la factura.
Para las facturas electrónicas, una vez trascurrido el plazo de (8) días corridos sin que se haya efectuado alguna acción sobre la factura, ya sea de aceptación o reclamo, por presunción legal se entenderá que la factura fue aceptada irrevocablemente y que las mercaderías fueron entregadas o que los servicios fueron prestados.
Si aún no cumple con las condiciones, el cliente debe rechazar la factura del proveedor o solicitar la nota de credito correspondiente informando el motivo del rechazo, para que se pueda gestionar su reemisión.
Una vez que la factura ha sido revisada y aprobada, se debe recibir conforme con fecha y firma del receptor, e inmediatamente gestionar al departamento definido por el cliente para su ingreso en los sistemas administrativo-financieros.
18
Ingreso en los sistemas de administración.
El cliente debe registrar en sus sistemas de adminitración las facturas del proveedor que hayan sido validadas, indicando la fecha de recepción y emisión de la factura, para que sean reflejadas en las cuentas por pagar de la institución adherida.
El cliente debe guardar una copia de la factura (física o electrónica) con toda la documentación de respaldo y las autorizaciones recibidas.
El proveedor deberá registrar la factura de venta en sus sistemas de administración, debe indicar claramente la fecha de emisión y recepción de la factura, para que sean reflejadas en las cuentas por cobrar. En el caso de las facturas emitidas en papel, se deben guardar las copias correspondientes al cliente, y la copia Cedible.
Con el ingreso a los sistemas de administración del proveedor, la factura es visibilizada por el departamento de cobranza o el departamento que el proveedor haya destinado al cobro de las facturas.
Revisión de Facturas por pagar y provisión de fondos
Los departamentos de tesorería del cliente (o el área definida para el pago de facturas), deben revisar constantemente las facturas por pagar, con el objeto de proponer los pagos de proveedores a las gerencias de finanzas, de acuerdo con las políticas, procedimientos y disponibilidad de fondos de cada institución.
Esta propuesta debe considerar en forma prioritaria a las empresas de menor tamaño que se encuentren más cerca de la fecha de vencimiento, para asegurar el fiel cumplimiento de lo dispuesto por el Sello Pro Pyme.
Es una buena práctica realizar pagos a proveedores una vez a la semana.
Pagos de facturas
Una vez que la propuesta de pagos a proveedores está autorizada por la gerencia de finanzas, tesorería (o el área definida por el cliente) debe realizar los pagos ya sean por medios electrónicos o físicos, y será de su responsabilidad obtener las firmas y autorizaciones internas.
Tesorería (o el área definida por el cliente) deberá mantener actualizados, todos los registros bancarios otorgados por el proveedor, con el objeto de realizar los pagos con certeza.
Tesorería (o el área definida por el cliente) deberá entregar la información de pagos al proveedor cuando este lo solicite, e informar los motivos en los casos que este no se haya materializado el pago.
19
Se rechaza la factura, pero inmediatamente informa al proveedor el motivo del recchazo, para que este pueda gestionar su reemisiión.
Consultar con los departamentos internos que pueden tener relación con el
proveedor para reunir los antecedentes y evitar
rechazar la factura
Se comunica el pago al proveedor.
Aprueba la propuesta de pago
de proveedores
Se emiten los documentos de pago de factura
Factura Física
Factura electrónica
Recepcionada en el correo electrónico indicado para estos efectos en el servicio de impuestos internos
Se proponen los pagos a proveedores a la gerencias de finanzas
Tesoreria Gerencia de
Finanzas Tesoreria
Bodega
Departamento de adquisiciones
Departamento de Administración
Puede ser recepcionada por: Departamento de Administración Departamento de Adquisiciones Bodega
Cumple con las formalidades legales y tributarías, su correcta emisión,vigencia y que venga de acuerdo con la orden de compra emitida.
Ser ingresadas en los sistemas de administración de la empresa adherida.
SI
No
No SI
SI
No
Área de Administración y finanzas del cliente
20
Principales problemas en los pagos de las facturas y acciones a considerar
Problema
Orden de compra
Descripción de bienes o servicios
Unidad de medida
información de Notas de crédito
Facturas extraviadas
Información Bancaria
Proveedor inexistente
Facturas Olvidadas
El número de orden de compra no se encuentra en la factura, fue asignado de forma incorrecta, o la orden de compra ya fue consumida con facturas anteriores
La descripción de los bienes o servicios no coincide con la orden de compra.
La unidad de medida es diferente a la unidad de medida de la orden de compra, o no indica su equivalente.
La nota de crédito no indica el número de factura que debe aplicar, tampoco indica la orden de compra.
Las facturas no han sido recepcionadas en la dirección que el cliente destina para estos efectos
La factura ha sido recepcionada por el cliente, sin embargo, su registro y aprobación no se materializa.
El proveedor no ha sido ingresado en los sistemas administración contable del cliente.
El cliente no posee la información bancaria del proveedor.
Indicar el número correcto de la orden de compra en la factura, en el código 801 que ha destinado el servicio de impuestos internos para estos efectos
El proveedor debe asegurar que la descripción de los bienes o servicios está de acuerdo con la orden de compra.
El proveedor debe asegurar que la unidad de medida sea igual a la indicada en la orden de compra, o indicar en la factura el equivalente de acuerdo con la unidad de medida.
El proveedor debe emitir la nota de crédito con la información de la factura que le da origen, También con el número de la orden de compra .
El proveedor debe enviar la factura a la dirección de facturación del cliente. - el Cliente debe promover la recepción electrónica de documentos, con el objeto de minimizar las pérdidas de documentos.
El proveedor debe hacer un seguimiento del proceso que sigue la factura en el cliente; el cliente debe proporcionar al proveedor la información solicitada, también debe facilitar el registro de facturas en sus sistemas de administración contable.
El cliente debe ingresar los datos legales y tributarios del proveedor en la etapa de emisión de la orden de compra, o, debe proporcionar las facilidades para que sea ingresado en los sistemas de administración contable.
Las cláusulas de la orden de compra deben ser revisadas y conversadas con el proveedor, de manera tal que sean una herramienta de resguardo para ambas partes.
Descripción Acción
Cobranza de factura
Una vez que el proveedor tiene un listado de facturas por cobrar, debe hacer la gestión de cobranza de acuerdo con los vencimientos de facturas, aquí podemos encontrar distintas políticas de pagos de las instituciones, algunos pueden pagar diariamente, otros semanalmente o mensualmente, así como, la forma de pago de pago también puede variar dependiendo de cada una, algunos pagos son electrónicos, otros con documentos, algunos pagos son a través de instituciones bancarias, y otros deben ser retirados en las oficinas de la institución.
El Proveedor debe consultar a el cliente por la fecha de pago de sus facturas, esta consulta puede ser a través de distintos medios (correo, teléfono, carta certificada etc.) y debe llevar un registro de las fechas de pago.
Es importante que el proveedor esté al tanto de la forma y medio de pago de la Institución, para asegurar una cobranza exitosa.
El departamento de ventas entrega a administración
la orden para
Se envía de acuerdo a las piliticas del cliente: Departamento de Administración Departamento de Adquisiciones Bodegas
Se rechaza la factura, y se entrega al departamento de ventas para proceder
La factura es ingresada en los sistemas de administración
del proveedor
Los pagos son registrados en los sistemas de administración
del cliente
Se informa al departamento de cobranza para hacer las gestiones de cobro
El departamento de cobranza recibe las fechas y medios de pagos acordados
El departamento de cobranza recibe las
facturas emitidas para proceder a su cobro
El cliente realiza (o no) el pago de las facturas en la fecha acordada
Factura Electrónica
Departamento de Ventas
Factura Papel
No
SI
No
SI
Área de Administración y Finanzas Departamento de Cobranza Cliente
21
Principales problemas en los pagos de las facturas y acciones a considerar
Si el pago no se produce, el proveedor deberá contactarse con la institución y conseguir que le asigne una nueva fecha de pago lo antes posible.
Si el pago se produce por medio electrónico, el proveedor debe verificar el ingreso de los fondos a sus cuentas corrientes.
Si el pago se produce con algún documento físico, el proveedor debe depositarlo en la cuenta corriente bancaria, y una vez que los fondos sean liberados podemos dar por cancelada la factura.
Área de cobranza
22
Problema
Demora del pago
Olvido del pago
Recepción tardía de factura
Capacidad de Pago
Facturas extraviadas
El cliente intenta demorar el pago lo máximo posible.
Los clientes dejan la factura de lado, ya que tiene tiempo antes del vencimiento.
El cliente recibe la factura cuando la fecha de vencimiento está muy próxima al pago .
El cliente no tiene capacidad o voluntad de pago.
El cliente no proporciona información de las facturas por cobrar.
Reclamar los pagos el mismo día de vencida la factura. Esto muestra que para el proveedor su pago es algo importante y que le dará seguimiento, por lo que el cliente priorizará pagar por sobre otros proveedores. También debe darle seguimiento a los compromisos que haya tomado el cliente.
El proveedor debe enviar un recordatorio antes del vencimiento de la factura, en tono amigable y presentado como una ayuda para que recuerde el pago.
El proveedor no puede fallar en el envío de la factura, debe revisar su proceso de emisión y envío de documentación, para que la brecha entre la fecha de emisión y recepción de la factura sea el menor tiempo posible. (debería tender a eliminarse este problema cuando sea obligatorio para todos la factura electrónica)
El problema es esta situación estuvo al inicio del proceso, en el momento de la aprobación del crédito al cliente. Se debe implementar un sistema de análisis crediticio de los clientes, y en base a ello definir para cada cliente las condiciones comerciales (monto y plazo) que se le ofrecerán.
El proveedor puede consultar las condiciones en que se encuentran sus facturas, el cliente tiene la responsabilidad de entregar la información solicitada, de acuerdo con los principios de transparencia que debe regir la relación comercial
Descripción Acción
Principales problemas en la gestion de cobranza y acciones a considerar
