Manual 2007 Basico

8/8/2019 Manual 2007 Basico

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Curso Excel 2007 Básico ICIC

Familiarizarse con Excel 2007Descripción general

Vea una introducción práctica al nuevo aspectode Microsoft Office Excel 2007 y descubra cómohacer lo que hacía antes a medida que sefamiliariza con el diseño.

OBJETIVOS

• Entender el nuevo aspecto deExcel.

• Buscar comandos habituales

en la cinta de opciones: Cortar,Copiar, Pegar, Insertar filas dehoja, Insertar columnas de hoja ySuma.

• Guardar libros con los nuevosformatos de archivo de Excel.

ACERCA DE ESTE CURSO

Este curso incluye:

• Tres lecciones autoguiadas y

dos sesiones prácticas. Para lassesiones prácticas se requiereExcel 2007.

• Una pequeña prueba (sinpuntuación) al final de cadalección.

• Una tarjeta de referenciarápida que podrá llevarse delcurso.

Se presenta una nueva versión de Excel. Cuando abra Excel verá la hoja decálculo que le es familiar. También notará que hay nuevos elementos en la partesuperior de la ventana.

Los menús y los botones anteriores de Excel han sido reemplazados por estanueva banda de opciones, con fichas en las que hacer clic para llegar a loscomandos. La banda se pensó para facilitar el uso de Excel y la búsqueda delos comandos que más se utilizan.

¿Cómo se trabaja con la banda de opciones? Siga este curso y descúbralo. Vealo que ha cambiado y por qué los cambios ayudan a crear mejores hojas decálculo en menos tiempo.

Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos yAcerca de este curso o vea la tabla de contenido. A continuación, haga clic enSiguiente para empezar la primera lección.

Instructor: Roberto Martínez




Qué ha cambiado y por qué

El nuevo centro de control: la cinta de opciones.

Sí, es mucho lo que ha cambiado, sobre todo en él área superior de la ventana.

Pero es un buen cambio, porque lo que se necesita está más visible y más amano. En lugar de tener unas 30 barras de herramientas ocultas y comandosescondidos entre menús, hay un centro de control, la cinta de opciones, queaglutina los elementos esenciales y los presenta en primer plano.

Cuando pruebe el nuevo diseño, descubrirá que tiene sentido la forma en que sehan agrupado los comandos que ya sabe utilizar.

Conozca más detalles sobre el nuevo diseño y prepárese para trabajar con lanueva versión de Excel.





¿Qué hay en la cinta de opciones?

Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y

los comandos.

Son tres los componentes básicos de la cinta de opciones:

Fichas Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una delas tareas básicas que se hacen en Excel.

Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre

sí. Comandos Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe

información o un menú.

¿Por dónde se empieza? Se empieza por el principio, por la primera ficha.

Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, laficha Inicio. Estos comandos son los que se han identificado en Microsoft comolos más empleados para llevar a cabo tareas básicas en hojas de cálculo.

Por ejemplo, los comandos Pegar , Cortar y Copiar aparecen en primer lugar enla ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formatode fuentes aparecen después, dentro del grupo Fuente. Los comandos quecentran o alinean texto a la derecha o a la izquierda están en el grupoAlineación y los comandos que insertan y borran celdas, filas, columnas y hojasde cálculo se encuentran en el grupo Celdas.

Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar unatarea concreta, y se mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras setrabaja en la tarea, en lugar de permanecer escondidos en los menús. Estoscomandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo.





He aquí un ejemplo de las ventajas que presenta: si desea mostrar texto envarias líneas de un celda, no es necesario hacer clic en un comando de un

menú, en una ficha de un cuadro de diálogo y, por último, en una opción.Sencillamente se hace clic en el botón Ajustar texto del grupo Alineación,de la ficha Inicio. Lo verá en el ejercicio práctico.

Más comandos pero sólo cuando senecesitan

Cree un gráfico haciendo clic en un botón de la ficha Insertar del grupo

Gráficos. A continuación, aparecerán las fichas de las Herramientas de

gráficos: Diseño, Presentación y Formato.

Los comandos de la cinta de opciones son los que más se utilizan. En lugar demostrar todos los comandos todo el tiempo, Excel 2007 muestra algunoscomandos en respuesta a las acciones que se realizan.

Por ejemplo, si no hay un gráfico en una hoja de cálculo, los comandos que seusan para trabajar con gráficos no son necesarios.

Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de gráficos con tres fichas:Diseño, Presentación y Formato. En dichas fichas están los comandos que se

precisan para trabajar con un gráfico. La cinta de opciones responde a la acción





del usuario.

Use la ficha Diseño para cambiar el tipo de gráfico o moverlo a otra ubicación;la ficha Presentación para cambiar los títulos y otros elementos del gráfico y la

ficha Formato para agregar relleno de color y cambiar el estilo de las líneas.Cuando termine el gráfico, haga clic fuera del área del gráfico. Desapareceránlas Herramientas de gráficos. Para volver a verlas, haga clic dentro del gráficoy se mostrarán.

Así que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. Dé losprimeros pasos y los comandos necesarios estarán a mano.

Más opciones si las necesita

Haga clic en la flecha en la parte inferior de un grupo para obtener más opciones si las

necesita.

Haga clic en la flecha en el grupo Fuente.

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Cuando vea esta flecha (denominada iniciador de cuadros de diálogo) en laesquina inferior derecha de un grupo, significa que hay más opciones dentro delgrupo. Haga clic en la flecha y se mostrará un cuadro de diálogo o panel detareas.

Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, se encuentran todos loscomandos que más se utilizan para efectuar cambios en las fuentes: cambio defuente, cambio del tamaño de fuente y formato de negrita, cursiva o subrayado.

Si desea más opciones, por ejemplo, superíndice, haga clic en la flecha de la





derecha de Fuente y aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, conésta y otras opciones relativas a las fuentes.

Comandos en la barra de

herramientasSi utiliza con frecuencia comandos que no están tan a mano como le gustaría,es muy sencillo agregarlos a la barra de herramientas de acceso rápido, quese encuentra sobre la cinta de opciones cuando se inicia Excel 2007. En dichabarra, los comandos están siempre visibles y cercanos.

Por ejemplo, si utiliza todos los días el Autofiltro y prefiere evitar hacer clic en laficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rápido.

Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Filtro de laficha Datos y después haga clic en Agregar a la barra de herramientas deacceso rápido.

Para quitar un botón de esa barra, haga clic en ella con el botón secundario delMouse y después haga clic en Eliminar de la barra de herramientas deacceso rápido.

¿Dónde están los métodos abreviadosde teclado?





Puede usar las sugerencias de teclas para, por ejemplo, centrar el texto en

Excel.

Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas de método abreviado.

Después presione H para seleccionar la ficha Inicio.

Presione A y después C en el grupo Alineación para centrar el texto seleccionado.

Si trabaja con el teclado más que con el mouse (ratón), le gustará conocer losmétodos abreviados de Excel 2007.

El diseño de la cinta de opciones trae consigo nuevos métodos abreviados. ¿Por qué? Porque supone dos grandes ventajas con respecto a versiones anteriores:

•

Métodos abreviados para cada botón de la cinta de opciones.• Métodos abreviados que requieren menor combinación de teclas.

Uso de nuevos métodos abreviados

Los nuevos métodos abreviados también tienen nombre: Sugerencias de teclas,que aparecen al presionar ALT.

Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra deherramientas de acceso rápido y el botón de Microsoft Office tienen sugerenciasde teclas.

Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos losidentificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. Utilice latecla correspondiente al botón que desea.

¿Dónde están los antiguos métodos abreviados? Los antiguos métodos deteclado que comienzan con CTRL se mantienen intactos y los puede seguir utilizando como antes. Por ejemplo, la combinación CTRL+C aún copia algo enel portapapeles y la combinación CTRL+V pega algo del portapapeles.

Vea la Tarjeta de referencia rápida incluida al final de la lección para obtener más información.





Una vista nueva

La nueva vista Diseño de página de Excel.

Encabezados de columna.

Encabezados de fila.Reglas de margen.

La cinta de opciones no es la única novedad de Excel 2007. La vista Diseño depágina también es nueva. Si ha trabajado en la vista Diseño de página deMicrosoft Office Word, se alegrará de disfrutar de las mismas ventajas en Excel.

Para llegar a la nueva vista, haga clic en Vista Diseño de página, en la barra

de herramientas Ver en la parte inferior derecha de la pantalla. O hagaclic en la ficha Vista de la cinta de opciones y después en Vista Diseño de

página, en el grupo Vistas de libro.

En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior,lateral e inferior de la hoja de cálculo, además de un espacio azul entre lashojas. La regla lateral y superior ayudan a ajustar los márgenes. Es posiblemostrar y ocultar las reglas según convenga (haga clic en Regla, en el grupoMostrar u ocultar de la ficha Vista).

Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en lahoja de cálculo antes de imprimirla. Obtendrá más información sobre ello en lasiguiente lección.





Es fácil agregar encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. Amedida que escribe en la nueva área de encabezados y pies de página en la

parte superior o inferior de la página, se abre la ficha Diseño con todos loscomandos que necesita para crear los encabezados y pies de página.Comprobará exactamente cómo funciona en la siguiente lección.

Es posible ver cada hoja de un libro en la vista que mejor se ajusta a laspeculiaridades de la hoja. Simplemente seleccione una vista en la barra deherramientas Ver o en el grupo Vistas de libro en la ficha Vista de cada hoja decálculo. La vista Normal y la vista previa de salto de página se encuentran ahí.

Sugerencia Si prefiere la vista Diseño de página, pero con un poco menos deespacio blanco en los márgenes, oculte parte de ese espacio blanco. Le

mostraremos cómo hacerlo en el ejercicio práctico al final de la lección.

Con una resolución de pantalladistinta, cambia lo que se ve

El grupo Mostrar u ocultar en la ficha Vista. Todos los comandos del grupo se muestran en

alta resolución. En resolución baja tendrá que hacer clic en la flecha del botón del grupo para

mostrar los comandos.

Todo lo descrito hasta ahora es de aplicación cuando la pantalla tiene la máximaresolución y la ventana de Excel está maximizada. Si no es así, la aparienciacambia. ¿Cómo? Del modo siguiente:





Resolución baja Si la pantalla tiene una resolución de 800 por 600 píxeles,por ejemplo, algunos grupos de la cinta de opciones sólo mostrarán el nombredel grupo, no de los comandos, y es necesario hacer clic en la flecha del botónpara verlos.

Por ejemplo, en la ficha Vista, el grupo Mostrar u ocultar tiene diversoscomandos para mostrar u ocultar elementos. Con una resolución mayor, verátodos los comandos del grupo Mostrar u ocultar . Con una resolución de 800por 600, se ve el botón Mostrar u ocultar , pero no los comandos del grupo.

En ese caso, haga clic en la flecha del botón del grupo Mostrar u ocultar paramostrarlos.

Los grupos que, con una resolución menor, muestran sólo el nombre del gruposon los que tienen los comandos menos utilizados.

Minimizada Con cualquier resolución, si reduce el tamaño de la ventana deExcel, hay un tamaño en el que algunos grupos sólo muestran el nombre y espreciso hacer clic en la flecha del botón del grupo para mostrar los comandos.

Tablet PC Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequeña, comprobaráque la cinta de opciones se ajusta y muestra versiones más reducidas de lasfichas y los grupos. Si tiene un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestraversiones más grandes.

Ejercicio

Ponga a prueba sus conocimientos

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y losresultados de la prueba no se puntuarán.

Es posible personalizar Excel 2007 agregando comandos a la barra de herramientas de acceso rápido.

Verdadero.

Falso.

En el ejercicio práctico, aprendió que si no le gusta el espacio en blanco de la vista Diseño de página, tiene la opciónde cambiar a la vista Normal.





Verdadero.

Falso.

El mejor modo de comenzar en Excel 2007 es yendo a _____.

La barra de herramientas Ver .

La ficha Inicio.

Botón de Microsoft Office.

Algunos comandos aparecen sólo cuando se necesitan.

Verdadero.

Falso.

Empezar a trabajar en Excel





Ha llegado la hora de poner Excel 2007 a trabajar.

Ha dedicado algún tiempo a orientarse con el nuevo aspecto de Excel 2007.Ahora ha llegado el momento de ponerse a trabajar.

Tal vez disponga de media hora antes de la próxima reunión para revisar unahoja de cálculo que creó en una versión anterior de Excel. ¿Es capaz de realizar las acciones básicas que necesita hacer en Excel 2007 en tan sólo treintaminutos? Vamos a verlo

Abrir el archivo

Haga clic en el botón de Microsoft Office para abrir este menú.

En el menú, haga clic en Abrir para abrir un libro existente.

O bien, haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del menú para configurar las

opciones del programa.





Está abriendo un libro creado en una versión anterior de Excel. Haga clic en el

botón de Microsoft Office en la esquina superior izquierda de la ventana.Ahí se encuentran algunos comandos que ha usado para abrir y guardar libros.

Antes de entrar en materia, observe que este menú presenta más opciones, por ejemplo, encontrará la configuración que controla aspectos como activar odesactivar el estilo de referencia F1C1, o mostrar la barra de fórmulas en laventana del programa. Haga clic en Opciones de Excel, en la parte inferior delmenú para tener acceso a ellas.

En versiones anteriores de Excel se establecían dichas opciones en el cuadrode diálogo Opciones, que se abría en el menú Herramientas. En esta versión,muchas de esas opciones están aquí, más visibles y más cerca para trabajar con archivos viejos o nuevos.

Ahora, volviendo al libro, haga clic en Abrir , seleccione el libro que desee ydespués haga clic en Abrir .

Eso es todo lo que hay que hacer para abrir un archivo creado en una versiónanterior. Ya puede empezar a trabajar.

Insertar una columnaLa hoja de cálculo contiene filas de productos que se han pedido a varios

proveedores.

Tiene que agregar una columna de categorías para identificar los diferentesproductos como lácteos, cereales, frutas, etc. Esa columna irá entre dos de lascolumnas de datos que hay en la hoja.

Desea agregar la columna a la derecha de la columna Cantidad, así que haceclic en la columna Proveedor . Después, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas,haga clic en la flecha en Insertar . En el menú que se muestra, haga clic enInsertar columnas de hoja. Se insertará una nueva columna en blanco dondepodrá escribir los datos nuevos.

Haga clic en Reproducir para ver el proceso de insertar una columna en unahoja de cálculo.

Una vez agregada la columna y nuevos datos, si necesita ajustar el ancho decolumna para encajar los datos, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y enla lista que se muestra haga clic en Autoajustar ancho de columna.

En la lista Formato se encuentran todos los comandos necesarios para ajustar el alto de columna y el ancho de fila, así como para mostrar u ocultar filas,

columnas y hojas.





Modificar y dar formato a datos

Modificar y dar formato a datos mediante los comandos de los grupos de la ficha Inicio.

Los títulos de columna resaltarán más si están en negrita. Seleccione la fila delos títulos y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic enNegrita.

Con los títulos aún seleccionados, decide cambiarles de color y de tamaño, paraque resalten aún más.

En el grupo Fuente, haga clic en la flecha de Color de fuente y apareceránmuchos más colores entre los que elegir. Podrá ver qué aspecto tendrán lostítulos con distintos colores si señala cualquier color y espera un momento. Conesta visualización previa, ya no es necesario hacer una selección para ver elcolor y después deshacerla si no es lo que se buscaba. Cuando vea un color que le guste, haga clic en él.

Para cambiar el tamaño de fuente, puede hacer clic en el botón Aumentar

tamaño de fuente o puede hacer clic en la flecha situada junto al cuadroTamaño de fuente para ver los tamaños (este método también ofrece lapresentación previa).

Teniendo los títulos seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el grupo

Alineación, hace clic en el botón Centrar y listo.

Por último, descubre que necesita escribir un nuevo pedido de la Salsa depimiento picante de Luisiana. Así que selecciona el nombre del producto y en el

grupo Portapapeles, hace clic en el botón Copiar . Después hace clic en la

fila inferior y en el grupo Portapapeles de nuevo hace clic en el botón Pegar





.

En el ejercicio práctico verá cómo se utilizan los Estilos de celda del grupoEstilo para agregar otro formato rápido.

Escribir una fórmula

En la ficha Inicio, del grupo Modificar , haga clic en el botón Suma.

Botón Suma de la ficha Inicio.

Resultado de la fórmula.

Antes de entregar el informe, desea sumar los números de la columna Cantidad.

Esto se consigue fácilmente usando el botón Suma .

Se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio. Coloque el cursor en la

última celda de la columna Cantidad y haga clic en el botón Suma. Acontinuación, presione ENTRAR y Excel calculará la suma de los númerosmediante la función SUMA.

Si desea realizar algo más que sumar, haga clic en la flecha del botón.Suma . Después haga clic en alguna de las funciones de la lista que se muestra:Promedio, Contar , Máx o Mín. Si hace clic en Más funciones, se abrirá elcuadro de diálogo Insertar función, en el que puede elegir entre todas lasfunciones de Excel. O bien, haga clic en la ficha Fórmulas y eche un vistazo alos grupos Biblioteca de funciones y Cálculo.





Agregar encabezados y pies depágina

Para agregar un encabezado, en la vista Diseño de página, haga clic en el área "Haga clic para

agregar encabezado". Aparecerán las Herramientas de encabezado y pie de página y la

ficha Diseño en la parte superior de la cinta de opciones.

Como toque final, suponga que decide agregar encabezados y pies de página a la hoja

de cálculo para que se vea claro de qué tratan los datos.

Primero, cambie a la vista Diseño de página. Haga clic en la ficha Vista y después enVista Diseño de página en el grupo Vistas de libro. (O haga clic en el botón central de

la barra de herramientas Ver , en la parte inferior de la ventana).

Es muy fácil agregar encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. Enlugar de abrir un cuadro de diálogo para agregar un encabezado, sólo tiene que colocar el punto de inserción en el área situada en la parte superior de la página que dice Hagaclic para agregar encabezado.

En cuanto hace clic, las fichas Herramientas para encabezado y pie de página yDiseño aparecen en la cinta de opciones. Contienen todos los comandos necesariospara trabajar con los encabezados y pies de página. También existe un comando nuevoen Excel 2007 para agregar encabezados y pies de página diferentes en las páginaspares e impares.

Como encabezado de este informe, escriba Informe de ventas de Junio y ya está. Encuanto haga clic en la hoja de cálculo, desaparecerán las Herramientas paraencabezado y pie de página y Diseño, con sus comandos, hasta que vuelva anecesitarlos. Para volver a mostrarlos, haga clic en el área del encabezado o del pie.

En el ejercicio práctico verá cómo se trabaja con encabezados y pies de página





Imprimir

Hacer ajustes en la hoja de cálculo en la ficha Diseño de página antes de imprimir.

Ha llegado el momento de imprimir el informe para llevar las copias que necesitaa la reunión.

En versiones anteriores de Excel, seguramente tenía que pasar varias veces de

la vista Diseño de página a la vista Normal para ajustar la hoja de cálculo antesde imprimir. O quizá hacía varios intentos hasta conseguir que las hojasimpresas tuviesen el aspecto final esperado.

En la vista Diseño de página, puede realizar ajustes y ver los cambios en lapantalla antes de imprimir. Haga clic en la ficha Diseño de página para definir las opciones de impresión.

En esta ficha, en el grupo Configurar página, haga clic en Orientación yseleccione Horizontal o Vertical. En la página Diseño de página, verá cómocambia la orientación y la apariencia de los datos.

Estando en el grupo Configurar página, haga clic en Tamaño para elegir eltamaño del papel. Observará el resultado de las opciones elegidas según las vaaplicando. Lo que ve en pantalla es lo que se imprimirá.

En el ejercicio práctico verá más cosas relacionadas con los comandos de laficha Diseño de página





La ventana Nuevo libro

La ventana Nuevo libro incluye todas las opciones, desde un libro en blanco hasta plantillas en

línea de Excel.

Cuando hace clic en el botón de Microsoft Office y después en Nuevo, seabre la ventana Nuevo libro. En la parte superior de la ventana, puedeseleccionar un nuevo libro en blanco o una plantilla.

A la izquierda encontrará diferentes categorías de plantillas instaladas con Excel2007. Haga clic en Destacado bajo Microsoft Office Online a la izquierda paraobtener vínculos a demostraciones de vídeo y plantillas en línea parapresupuestos, calendarios, informes de gastos, etc.

Ejercicio


Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Susrespuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

Para insertar una nueva columna, se comienza haciendo clic en el grupo Celdasde la ficha Inicio.

Verdadero.

Falso.





En el ejercicio práctico aprendió la forma de imprimir encabezados de columnasy de filas. ¿En qué ficha se encuentra esta opción?

Inicio.

Diseño de página.

Datos.

¿Dónde está el botón que abre y cierra los archivos?

En la primera ficha.

En la esquina superior izquierda de la ventana.

Bajo la banda de opciones.

En la vista Diseño de página, desea agregar un encabezado a la hoja de cálculopero no ve el comando que necesita. Para llegar a los comandos, tiene que hacer clic en el área que dice "Haga clic para agregar encabezado".

Verdadero.Falso.

Un nuevo formato de archivo





Excel tiene un nuevo formato de archivo. Todavía es posible abrir y modificar libros de

versiones anteriores en Excel 2007, y compartir archivos con personas que aún no utilizan

Excel 2007.

Excel 2007 tiene un nuevo formato de archivo. ¿Para qué? Para proporcionar mayor seguridad, reducir el riesgo de que se dañen; reducir el tamaño y otraserie de características nuevas.

No se preocupe porque no tendrá problemas para abrir ni para modificar un libro

creado en una versión anterior a Excel 2007.

Siga leyendo para saber cómo compartir las hojas de cálculo creadas en Excel2007 con personas que aún no tienen Excel 2007 y conozca más detalles sobrelas razones por las que se ha cambiado el formato de archivo.

¿Cómo se trabaja con personas que aún notienen Excel 2007?





En Excel 2007 puede abrir archivos creados en versiones anteriores de Excel, de Excel 95 a

Excel 2003.

En Excel 2007 puede abrir archivos creados en versiones anteriores de Excel,

de Excel 95 a Excel 2003.

Pero, ¿y si es usted la primera persona de su centro de trabajo que utiliza Excel2007? ¿Qué ocurre si tiene que compartir archivos con otros departamentos queaún no utilizan Excel 2007? Puede compartir todos los libros de trabajo; ésta esla manera:

Los archivos viejos continúan siéndolo a menos que usted decida locontrario. Si abre un archivo creado en una versión anterior, cuando guardeel archivo y el trabajo que haya hecho en él, la configuración automática delcuadro de diálogo Guardar como es guardarlo manteniendo su formato original.

Si lo inició en Excel 2003, Excel 2007 lo guardará con formato 2003 salvo quese especifique otra opción.

Las nuevas características advertirán si se guarda el archivo comoantiguo. Cuando guarda un archivo con el formato de una versión anterior, uncomprobador de compatibilidad le indicará si alguna de las características de laversión 2007 no son compatibles con la versión anterior.

Por ejemplo, si aplica un color a un encabezado en Excel 2007 y despuésguarda el archivo con formato de Excel 97-2003, el comprobador decompatibilidad le indicará que las versiones anteriores de Excel no tienen la

opción de color para encabezados y pies de página, y que el encabezadoaparecerá como texto sin formato.

Importante Si una característica nueva no va a estar disponible cuando seguarda un archivo en un formato anterior y se vuelve a abrir en Excel 2007, elcomprobador de compatibilidad se lo notificará.

Siempre puede copiar primero los archivos más recientes con el nuevoformato. Es sencillo mantener una copia de un libro con formato 2007. UseGuardar como y especifique Libro de Excel (*.xlsx). Dicha copia del archivocontendrá todas las características de Excel 2007.

Comparta documentos entre versiones utilizando un convertidor. Si creaun archivo en 2007 y lo guarda con el formato de 2007, los compañeros quetengan las versiones de Excel de 2000 a 2003 (y las últimas revisiones y ServicePacks) podrán trabajar en sus archivos de 2007. Cuando hagan clic en sudocumento, se les preguntará si desean descargar un convertidor que lespermita abrir el documento.

Si los detalles técnicos son de su interés, el formato de archivo de Excel 2007 sebasa en XML (Lenguaje de marcado extensible) y comprende los formatos XML

abiertos de Office. También es el nuevo formato de archivo de Microsoft OfficeWord 2007 y PowerPoint 2007.





Ventajas del nuevo formato

El nuevo formato de archivo incluye mejoras en Excel.

El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Las ventajasprincipales son:

Nuevas características Además de las características vistas en las leccionesanteriores, el número de filas ha crecido de 65.536 a 1.048.576 y el número decolumnas ha aumentado de 256 a 16.384. Puede escribir fórmulas más largas

en la nueva barra de fórmulas de tamaño variable. Y si hace clic en grandesfragmentos de texto en una celda, la barra de fórmulas ya no ocupa parte de lacuadrícula de la hoja de cálculo.

Archivos más seguros Los libros que contienen macros o código no deseadose identifican y bloquean más fácilmente.

Menor riesgo de que los archivos se dañen Excel ha mejorado la capacidadde abrir archivos dañados y recuperar una parte del trabajo que, de otro modo,se perdería.

Menor tamaño de archivo Los libros están comprimidos; el tamaño dearchivo es entre 50 y 75 por ciento más pequeño que en versiones anteriores deExcel. Los archivos comprimidos se abren y se guardan del mismo modo queabría y guardaba cualquier archivo de Excel.

Datos más útiles Se puede hacer más con los datos porque la base de XMLfacilita la tarea de integrarlos con conjuntos de datos de otros programas yequipos. Por ejemplo, almacenar los datos presupuestarios en un programaespecializado, seleccionar la información que necesita e importarla a undocumento de Word, a una hoja de Excel y a una base de datos de Access.





Nuevos formatos de archivo y nuevasopciones al guardar

Tipos de archivos que puede elegir cuando guarde archivos en

Excel 2007.Puede elegir entre varios tipos de archivos para guardar en Excel 2007.

Libro de Excel (*.xlsx) Guarde libros que no contengan macros ni código deMicrosoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) como libros de Excel. Si intentaguardar como Libro de Excel un libro que contiene comandos de macros oproyectos de VBA, Excel le notificará que se eliminará la macro o el código VBA.

Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm) Guarde un libro con esteformato de archivo cuando contenga macros o código VBA. Si intenta guardar un libro que contiene macros o VBA como Libro de Excel, Excel le advertirá paraque no elija esta opción.

Plantilla de Excel (*.xltx) Guarde el libro como este tipo cuando necesite unaplantilla.

Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm) Guarde un libro comoeste tipo de archivo cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros ocódigo de VBA.

Libro binario de Excel (*.xlsb) Guarde el libro como este tipo de archivo

cuando tenga un libro especialmente grande; este tipo de archivo se abrirá antesque un libro de Excel grande. Este formato mantiene las nuevas característicasde Excel salvo XML.

Libro de Excel 97-2003 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga quecompartir el archivo con alguien que trabaja con versiones anteriores delprograma y no cuenta con el Paquete de compatibilidad de Microsoft para Office2007.

Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) Utilice este formato cuando tenga quecompartir el archivo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayor parte

de las características de Excel 2007 no estarán disponibles.






Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Susrespuestas serán privadas y los resultados de la prueba no se puntuarán.

Si guarda un archivo creado en una versión anterior de Excel como archivo deExcel 2007, dicho archivo usará todas las nuevas características de Excel.

Verdadero.

Falso.

El formato de archivo de Excel 2007 cambia a XML porque:

Permite agregar nuevas características a Excel.

Los archivos son más seguros.

Un riesgo menor de que los archivos se dañen.

Un tamaño de archivo menor.

Todo lo anterior.

Con el Paquete de compatibilidad de Microsoft instalado, los archivos de Excel2007 pueden abrirse en las siguientes versiones de Excel:

Excel 95- Excel 2003.Excel 97- Excel 2003.

Excel 2000- Excel 2003.





Alguien le envía un archivo de Excel 2003 y usted lo abre en Excel 2007. Cuandotermina de trabajar con el archivo en la versión 2007, el archivo se guardaráautomáticamente como Excel 2007, a menos que cambie la opción.

Verdadero.

Falso.

Descripción general

Aprender a crear un libro en Microsoft Office Excel 2007,

a escribir y editar texto y números, y a agregar y eliminar

filas y columnas.

OBJETIVOS

• Crear un nuevo libro.• Escribir texto y números.

• Editar texto y números.

• Insertar y eliminar filas y columnas.


Este curso incluye:

• Tres lecciones autoguiadas y tres

sesiones de práctica para ensayar. Para

las prácticas, se requiere Excel 2007.

• Una pequeña prueba (sin

puntuación) al final de cada lección.

• Una tarjeta de referencia rápida que

podrá llevarse del curso.

Supongamos que le han pedido que escriba unos datos en Excel 2007 pero no ha trabajado





nunca con Excel. ¿Por dónde debe empezar?

O quizás ha trabajado en Excel un par de veces, pero sigue preguntándose cómo se llevan acabo algunas de las tareas básicas, por ejemplo, cómo se escriben diferentes tipos de datos,cómo se modifican o cómo se agregan y eliminan columnas y filas que sobran.

Éste es el lugar adecuado para aprender las nociones necesarias para trabajar en Excel, deforma fácil y rápida.

Para obtener más información sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de estecurso o vea la tabla de contenidos.





Conocer el libro

Cuando abre Excel, lo que ve son columnas, filas y celdas.

Cuando inicie Excel, se encontrará ante una gran cuadrícula vacía. En la parte superior hayletras y a lo largo del lado izquierdo de la tabla hay números. Además, en la parte inferior, hayfichas con la denominación Hoja1, Hoja2, etc.

Si es la primera vez que usa Excel, puede preguntarse qué debe hacer a continuación.

Empezaremos ayudándole a familiarizarse con algunos conceptos básicos que le servirán deayuda a la hora de especificar datos en Excel.

La cinta de opciones

La cinta de opciones se extiende a lo largo de la parte superior de Excel.

Los comandos relacionados de la cinta de opciones están organizados en grupos.La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2007 es la cinta de opciones. La

cinta de opciones está formada por diferentes fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo detrabajo específico que las personas realizan en Excel. Para ver los diferentes comandos de cada





ficha, debe hacer clic en las fichas situadas en la parte superior de la cinta de opciones. La fichaInicio, que es la primera ficha empezando por la izquierda, contiene los comandos habitualesque la gente utiliza con más frecuencia.

Los comandos están organizados en pequeños grupos relacionados. Por ejemplo, loscomandos para editar celdas están reunidos en el grupo Modificar , y los comandos para

trabajar con celdas están en el grupo Celdas. Empezará a obtener conocimientos sobre algunoscomandos de los grupos Celdas y Modificar en la sesión práctica que figura al final de estalección (necesitará Excel 2007).

Libros y hojas de cálculo

Una hoja de cálculo en blanco en un libro nuevo

El primer libro que abre se denomina Libro1. Este título aparece en la barra de título situada

en la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio título.

Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro.

Cuando inicia Excel, abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo tiene tres hojas,como las páginas de un documento. Dentro de las hojas puede especificar datos. Las hojas

reciben a veces el nombre de hojas de cálculo.

Cada hoja tiene un nombre en su ficha situada en la parte inferior izquierda de la ventana dellibro: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Para ver una hoja de cálculo, tiene que hacer clic en la fichacorrespondiente.

Se recomienda cambiar el nombre de las fichas de las hojas para identificar más fácilmente lainformación contenida en cada una. Por ejemplo, puede tener fichas denominadas Enero,Febrero y Marzo para presupuestos o trabajos realizados por estudiantes en esos meses, oNorte y Oeste para áreas de ventas, etc.

Puede agregar hojas de cálculo si necesita más de tres. O bien, si no necesita tres, puedeeliminar una o dos (pero no tiene por qué hacerlo). Además, puede utilizar métodos abreviadosde teclado para moverse entre hojas.





En la sesión práctica que figura al final de la lección se explica cómo se realizan todas estasacciones.

Puede que se pregunte cómo se crea un libro nuevo. Esta es la respuesta: haga clic en el Botón

de Office situado en la parte superior izquierda. Después, haga clic en Nuevo. En laventana Nuevo libro, haga clic en Libro en blanco.

Columnas, filas y celdas; estos sonlos elementos de que constan lashojas de cálculo

A continuación de los primeros 26 títulos de columna (A a Z), están los 26 títulos de columna

siguientes (AA a AZ). Los títulos de columna continúan hasta la columna XFD, haciendo un

total de 16.384 columnas.

Los títulos de columna se indican mediante letras.

Los títulos de fila se indican mediante números.

Las hojas de cálculo se dividen en columnas, filas y celdas. Esa es la cuadrícula cuando abre unlibro.

Las columnas se extienden de arriba abajo en la hoja de cálculo, es decir, verticalmente. Lasfilas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de cálculo, es decir, horizontalmente. Lasceldas son el espacio donde se encuentran columnas y filas.

Cada columna tiene un título alfabético en la parte superior. Las primeras 26 columnas tienen lasletras A a Z. Cada hoja de cálculo contiene 16.384 columnas en total, por lo que, a continuación





de la Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ. Vea la Figura 2.

A continuación de AZ, las parejas de letras comienzan de nuevo con las columnas BA a BZ, yasí sucesivamente hasta hacer que las 16.384 columnas tengan su correspondiente títuloalfabético, finalizando en XFD.

Cada una de las filas también tiene un título. Los títulos de las filas son números, de 1 a1.048.576.

Los títulos alfabéticos de las columnas junto con los títulos numéricos de las filas le indican enqué celda de la hoja de cálculo está situado cuando hace clic en una de ellas. Los títulos secombinan para formar la dirección de celda, también denominada referencia de celda.Obtendrá más información sobre estas cuestiones en la sección siguiente.

Las celdas son el espacio donde están

los datos

Cuando abre un libro nuevo, la primera celda es la celda activa. Tiene un contorno de color

negro. En la segunda imagen, está seleccionada la celda C5, que es la celda activa; sucontorno es de color negro.

La columna C está resaltada.

La fila 5 está resaltada.

La celda C5, celda activa, se muestra en el Cuadro de nombres situado en la esquina

superior izquierda de la hoja de cálculo.

Las celdas son el espacio donde se pone manos a la obra y se especifican datos en la hoja de





cálculo.

Cuando abre un libro nuevo, la primera celda que ve en la esquina superior izquierda de la hojade cálculo aparece perfilada en negro, indicando que en ella se mostrarán los datos queespecifique.

Puede especificar datos en el lugar que desee haciendo clic en la celda correspondiente de lahoja de cálculo para seleccionarla. Pero, en la mayoría de los casos, la primera celda (o unacelda próxima) es un buen lugar para empezar a especificar datos.

Cuando selecciona una celda, se convierte en la celda activa. El contorno de una celda activaes de color negro y los títulos de la columna y de la fila donde se encuentra la celda se muestranresaltados.

Por ejemplo, si selecciona la celda de la columna C y la fila 5, los títulos de dichas columna y filaaparecen resaltados y su contorno es negro. La celda se denomina C5, que es la referencia decelda.

La celda contorneada y los títulos resaltados de columna y fila facilitan la localización de la celdaC5 como celda activa. Además, la referencia de celda aparece en el Cuadro de nombressituado en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo. Si mira el Cuadro de nombres,puede ver la referencia de celda de la celda activa.

Todos estos indicadores no son importantes cuando se está al principio de la hoja de cálculo enlas primeras celdas. Pero pueden ser realmente útiles según va avanzando en su trabajoespecificando datos hacia abajo o hacia la derecha de la hoja de cálculo. Tenga en cuenta quecada hoja de cálculo tiene 17.179.869.184 celdas para trabajar en ellas. Es muy fácil perderse sino tiene la referencia de celda que le indica dónde se encuentra.

Por ejemplo, es importante saber la referencia de celda si necesita comunicar a alguien dóndeestán ubicados datos concretos o dónde deben especificarse en una hoja de cálculo.

En el ejercicio práctico verá cómo se utiliza el Cuadro de nombres para ir directamente acualquier celda ubicada en cualquier lugar de la hoja de cálculo.

Ejercicio

Ahora es el momento de empezar a practicar lo que ha aprendido. Cambiará el nombre de unahoja de cálculo, se desplazará entre hojas y aprenderá los métodos abreviados de teclado pararealizar estas acciones. También agregará color a las fichas de hojas, eliminará hojas decálculo y aprenderá a utilizar el Cuadro de nombres.





Ponga a prueba sus conocimientosNecesita un libro nuevo. ¿Cómo crearía uno?

En el grupo Celdas, se hace clic en Insertar y, a continuación, en Insertar hoja.

Se hace clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Abrir . En la ventana Nuevo libro, se hace clic enLibro en blanco.

En el grupo Celdas, se hace clic en Insertar y, a continuación, en Libro.

El Cuadro de nombres muestra el contenido de la celda activa.

Verdadero.

Falso.

En una hoja de cálculo, debe empezar a escribir en la celda A1.

Verdadero.

Falso.

Hay tres hojas de cálculo en cada libro. Puede cambiar este número automático si lo desea.

Verdadero.

Falso.

Escribir datos





Puede usar Excel para escribir todos los tipos de datos que desee, profesionales o personales.

Puede escribir dos tipos básicos de datos en las celdas de las hojas de cálculo: números y texto.

Puede usar Excel para crear presupuestos, trabajar con impuestos o registrar calificaciones deestudiantes.

También puede usar Excel para crear una lista de los productos que vende o para registrar laasistencia de estudiantes.

Incluso lo puede utilizar para realizar un seguimiento del ejercicio que practica cada día, lapérdida de peso o cuánto dinero le va a costar la reforma de su casa. Las posibilidades sonrealmente ilimitadas.

Ahora vamos a sumergirnos en la entrada de datos.

Empezar con los títulos de lascolumnas (tenga en cuenta a suslectores)





Hoja de cálculo con títulos de columnas y filas.

Los títulos de las columnas son los meses del año.

Los títulos de las filas son nombres de compañías.

Cuando escriba datos, conviene que empiece especificando títulos en la parte superior de cadacolumna para que las personas que compartan su hoja de cálculo puedan saber el significado delos datos (y para que usted mismo pueda saberlo más adelante).

En la imagen, los títulos de las columnas son los meses del año y se extienden a lo largo de la

parte superior de la hoja de cálculo.

Normalmente, también tendrá que escribir títulos de filas. En la imagen, los títulos de las filasque se extienden a lo largo del lado izquierdo son nombres de compañías.

Esta hoja de cálculo muestra si un representante de cada una de las compañías ha asistidomensualmente a un almuerzo de negocios.

Empezar a escribir





Presione TAB para mover la selección una celda a la derecha. Presione ENTRAR para mover

la selección una celda hacia abajo.

Suponga que va a crear una lista de nombres de vendedores. La lista también tendrá las fechasde las ventas con sus importes. Por lo tanto, necesitará los títulos de columna siguientes:Nombre, Fecha e Importe.

En este caso, no necesita títulos de filas a lo largo del lado izquierdo de la hoja de cálculo; losnombres de los vendedores estarán en la columna situada más a la izquierda.

Escribiría "Fecha" en la celda B1 y presionaría TAB. A continuación, escribiría "Importe" en la

celda C1.

Después de escribir los títulos de las columnas, haría clic en la celda A2 para empezar a escribir los nombres de los vendedores.

Escribiría el primer nombre y, a continuación, presionaría ENTRAR para mover la selecciónhacia abajo a la celda A3 (una celda más abajo en la columna); a continuación, escribiría elsiguiente nombre, etc.

Escribir fechas y horas





Excel alinea el texto al lado izquierdo de las celdas, pero alinea las fechas al lado derecho de

las mismas.

Para escribir una fecha en la columna B, la columna Fecha, debe utilizar una barra diagonal o unguión para separar las partes: 16/6/2009 o 16-julio-2009. Excel reconocerá esto como una fecha.

Si necesita escribir una hora, escriba los números, un espacio y "a" o "p": por ejemplo, 9:00 p. Sisólo pone el número, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m.

Sugerencia Para escribir la fecha actual, presione conjuntamente CTRL y la tecla punto ycoma (;). Para escribir la hora actual, presione conjuntamente CTRL, MAYÚS y la tecla punto ycoma.

Escribir números

Excel alinea los números al lado derecho de las celdas.

Para escribir los importes de las ventas en la columna C, la columna Importe, escribiría el signodel dólar ($), seguido del importe.

Otros números y cómo se escriben

• Para escribir fracciones, deje un espacio entre el número entero y la fracción. Por

ejemplo 1 1/8.

• Para escribir sólo una fracción, escriba un cero delante. Por ejemplo, 0 1/4. Si escribe

1/4 sin el cero, Excel interpretará el número como una fecha, 1 de abril.

Si escribe (100) para indicar un número negativo mediante paréntesis, Excel mostrará el númerocomo -100.

Formas rápidas de escribir datos





A continuación se muestran dos funciones ahorradoras de tiempo que puede usar para escribir datos en Excel:

Autorrellenar Escriba los meses del año, los días de la semana, múltiplos de 2 o de 3, uotros datos de una serie. Escriba una o más entradas y, a continuación, se extenderá la serie.

Haga clic en Reproducir para ver cómo se produce.

Autocompletar Si las primeras letras que escribe en una celda coinciden con las de unaentrada que ya ha realizado en esa columna, Excel escribirá automáticamente los caracteresrestantes. Sólo tiene que presionar ENTRAR cuando vea que se han agregado. Esto funcionapara texto o para texto con números. No funciona sólo para números, ni para fechas u horas.

Puede probar estas dos formas de escribir datos en el ejercicio práctico. Vamos a explicarlo acontinuación.

Ejercicio

En el ejercicio práctico verá la diferencia entre el uso de TAB y ENTRAR, y lo que debe hacer sise equivoca al escribir. Escribirá fechas y horas. Aprenderá cosas nuevas acerca de la barra defórmulas, y lo que debe hacer cuando el texto es demasiado largo para que quepa en unacelda. También probará las funciones Autorrellenar y Autocompletar.


Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y los

resultados de la prueba no se puntuarán.

Al presionar ENTRAR la selección se mueve una celda a la derecha.

Verdadero.

Falso.

Para introducir una fracción, como 1/4, lo primero que se escribe es _____.

Uno.

Cero.

Signo menos.





En el ejercicio aprendió que ###### significa:

Que ha escrito un número incorrecto.

Que ha escrito mal una palabra.

Que la celda no es lo suficientemente ancha.

Para introducir los meses del año sin tener que escribirlos todos utilizará:

Autocompletar.

Autorellenar.

CTRL+ENTRAR.

¿Cuál de estos formatos se reconocerán como una fecha?

Febrero 6 1947

2,6,47

2-Feb-47





Editar datos y revisar hojas de cálculo

Puede editar datos, insertar columnas e insertar filas en sus hojas de cálculo mientras las esté

utilizando.

Todos nos equivocamos algunas veces y, en ocasiones, los datos que hemos escritocorrectamente se deben cambiar en el futuro.

A veces, es necesario efectuar un cambio en la hoja de cálculo completa. Suponga que necesitaagregar otra columna de datos, justo en el centro de la hoja de cálculo. O suponga que tiene unalista en orden alfabético de empleados con un empleado por fila; ¿qué debe hacer si contrata un

nuevo empleado?

Editar datos

Haga doble clic en una celda para editar los datos que contiene.

O, después de hacer clic en la celda, edite los datos en la barra de fórmulas.

La hoja de cálculo muestra Modificar en la barra de estado.





Suponga que deseaba escribir el nombre de Peacock en la celda A2 pero escribió el nombre deBuchanan por error. Ha detectado este error y desea corregirlo. Hay dos formas de hacerlo:

• Haga doble clic en la celda y modifique sus datos.

• Haga clic en la celda y, a continuación, en la barra de fórmulas.

¿Cuál es la diferencia? Su comodidad. Depende de que le resulte más fácil trabajar en la barrade fórmulas o en la propia celda. Si tiene que editar datos en muchas celdas, puede mantener elpuntero en la barra de fórmulas mientras se desplaza entre celdas utilizando el teclado.

Después de seleccionar la celda, la hoja de cálculo muestra Modificar en la esquina inferior izquierda, en la barra de estado.

Cuando la hoja de cálculo está en modo Modificar, muchos comandos dejan de estar disponibles(aparecen atenuados en los menús). Aprenderá más sobre este tema en el ejercicio práctico delfinal de la lección.

¿Qué puede hacer? Puede eliminar letras o números presionando RETROCESO oseleccionándolos y presionando SUPR.

Puede editar letras o números seleccionándolos y escribiendo después algo diferente.

Puede insertar letras o números nuevos en los datos de la celda colocando el punto de inserciónen ella y escribiendo a continuación.

Haga lo que haga, recuerde que, cuando haya terminado, tiene que presionar ENTRAR o TABpara que los cambios se materialicen en la celda.

Quitar el formato de datos

El formato del número original es color rojo y negrita.

Elimine el número.

Escriba un nuevo número. Otra vez color rojo y negrita.





El formato se mantiene con la celda. No se elimina cuando se eliminan o modifican datos en la

celda. Para eliminar el formato de una celda, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar , haga clic

en la flecha situada al lado de Borrar y, a continuación, en Borrar formatos. O haga clic en

Borrar todo si desea eliminar los datos y el formato de una vez.

Sorpresa. Alguien ha utilizado su hoja de cálculo, ha rellenado algunos datos y ha puesto elnúmero de la celda C6 en negrita y rojo para resaltar el hecho de que Peacock ha realizado laventa más elevada.

Pero el cliente ha cambiado de opinión, por lo que la venta final ha resultado ser mucho máspequeña. Procede a eliminar la cifra original y escribe el nuevo número.

Pero el nuevo número sigue estando en negrita y rojo. ¿Qué está pasando aquí?

Lo que sucede es que el formato lo tiene la celda, no los datos que contiene. Eso significa que,si desea eliminar datos con un formato especial, también tiene que eliminar el formato de lacelda. Mientras no realice esta acción, los datos que escriba en la celda seguirán teniendo elformato especial.

Para quitar el formato, haga clic en la celda y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo

Modificar , haga clic en la flecha situada al lado de Borrar . A continuación, haga clic enBorrar formatos, con lo que eliminará el formato de la celda. O puede hacer clic en Borrar todosi desea eliminar los datos y el formato al mismo tiempo.

Insertar una columna o una fila

Después de haber introducido datos, es posible que necesite otra columna para que contengainformación adicional. Por ejemplo, puede que su hoja de cálculo necesite una columna acontinuación de la columna Fecha para los Id. de pedidos.

O puede que necesite otra u otras filas. Suponga que se ha enterado de que Buchanan,Suyama o Peacock han realizado más ventas que las que usted sabía. Es una gran noticia,pero ¿tiene que partir de cero? Por supuesto que no.

Para insertar una sola columna, haga clic en cualquier celda de la columna situadainmediatamente a la derecha del lugar donde desea que esté la nueva columna. Si desea quehaya una columna con los Id. de pedido entre las columnas B y C, haga clic en una celda de lacolumna C, a la derecha de la nueva ubicación. Después, en la ficha Inicio, en el grupoCeldas, haga clic en la flecha situada al lado de Insertar . En el menú desplegable, haga clic enInsertar columnas de hoja. Se insertará una nueva columna en blanco.

Para insertar una sola fila, haga clic en cualquier celda de la fila situada inmediatamente debajodel lugar donde desea que esté la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila entre lasfilas 4 y 5, haga clic en una celda de la fila 5. A continuación, en el grupo Celdas, haga clic enla flecha situada al lado de Insertar . En el menú desplegable, haga clic en Insertar filas dehoja. Se insertará una nueva fila en blanco.

Excel proporciona a una nueva fila o columna el título que requiere su posición, y cambia lostítulos de las filas y columnas posteriores.





Ejercicio



Para eliminar el formato de una celda, ¿que debe hacer?:

Eliminar el contenido de la celda.

Hacer clic en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Hacer clic en el grupo Modificar de la ficha Inicio.

En el ejercicio aprendió a deshacer una eliminación. Hay que presionar:

CTRL+Z

F4

ESC

Para agregar una columna, se hace clic en una celda de la columna situada a la derecha de donde desea la nueva.

Verdadero.

Falso.

Para agregar una nueva fila, se hace clic en una celda de la fila inmediatamente encima de donde se desea la nueva.

Verdadero.

Falso.

Descripción general

Conozca Microsoft Office Excel 2007 y aprenda a insertar fórmulas en hojas de cálculo y realizar cálculos sencillos.





OBJETIVOS

Una vez finalizado este curso, sabrá realizar las siguientes tareas:

• Realice cálculos matemáticos

mediante fórmulas sencillas para sumar,

dividir, multiplicar y restar.

• Utilice referencias de celdas en

fórmulas para que Excel pueda actualizar

automáticamente los resultados cuando

cambien los valores o al copiar fórmulas.

• Utilice funciones (fórmulas ya

escritas) para sumar valores, calcular promedios y buscar el valor mayor o

menor de un rango de valores.


Este curso incluye:

• Tres lecciones autoguiadas y tres

sesiones de práctica para ensayar. Para

las prácticas, se requiere Excel 2007.

• Una pequeña prueba (sin

puntuación) al final de cada lección.

• Una tarjeta de referencia rápida que

podrá llevarse del curso.

Excel es una herramienta eficaz para trabajar con números y para realizar operacionesmatemáticas. En ocasiones, para ello esnecesario insertar fórmulas. En este curso,aprenderá a sumar, dividir, multiplicar y restar escribiendo fórmulas en hojas de cálculo deExcel.

También va a aprender a utilizar fórmulassencillas que actualizan automáticamente losresultados cuando cambian los valores. Sinecesita modificar un valor tras calcular untotal, no hay ningún problema. Basta conrealizar el cambio y Excel lo actualizará.

Para obtener más información sobre estecurso, lea el texto en Objetivos y Acerca deeste curso o vea la tabla de contenidos. Acontinuación, haga clic en Siguiente paraempezar la primera lección.

ANTES DE COMENZAR

Si desea aprender a crear un libro y a insertar yeditar texto y números, necesita este curso:Introducción a Excel 2007: Crear su primer libro.

Introducción





Un presupuesto de una hoja de cálculo necesita una cantidad en la celda C6.

Imagine que Excel está abierto y que está viendo la sección "Entretenimiento" de unpresupuesto de gastos domésticos. La celda C6 de la hoja de cálculo está vacía; la cantidadinvertida en CD en febrero no se ha incluido todavía.

En esta lección, va a aprender a utilizar Excel para realizar operaciones matemáticas básicas,escribiendo fórmulas sencillas en las celdas. Va a aprender también a sumar todos los valoresen una columna con una fórmula que actualiza su resultado si los valores cambian másadelante. En la sesión práctica al final de la lección, tendrá la oportunidad de utilizar esas

fórmulas. Para realizar la práctica, necesitará Excel 2007.

Comenzar con un signo igual

Escriba la fórmula en la celda C6.

Presione ENTRAR para mostrar el resultado de la fórmula.

Siempre que haga clic en la celda C6, la fórmula aparecerá en la barra de fórmulas.





Los dos CD comprados en febrero costaron 12,99 $ y 16,99 $, respectivamente. La suma deestos dos valores es la cantidad gastada en CD ese mes.

Para agregar estos valores en Excel, se escribe una sencilla fórmula en la celda C6.

Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Ésta es la fórmula escrita en lacelda C6 para sumar 12,99 y 16,99:

=12,99+16,99

El signo más (+) es un operador matemático que indica a Excel que debe sumar los valores.

Si más tarde desea saber cómo obtuvo este resultado, la fórmula estará visible en la barra de

fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez quehaga clic en la celda C6.

Usar otros operadores matemáticosOperadores matemáticos

Sumar (+) =10+5

Restar (-) =10-5

Multiplicar (*) =10*5

Dividir (/) =10/5

Para las fórmulas, Excel utiliza signos con los que se está familiarizado.

Para hacer algo más que sumar, use otros operadores matemáticos cuando escriba las fórmulasen las celdas de la hoja de cálculo.

Use un signo menos (-) para restar, un asterisco (*) para multiplicar y una barra diagonal (/) paradividir. No olvide empezar la fórmula con el signo igual.

Nota Dentro de cada fórmula puede utilizar más de un operador matemático. En este cursosólo se tratan las fórmulas con un solo operador, pero debe saber que si tienen más de unoperador, las fórmulas no se calculan sencillamente de izquierda a derecha. Al final de estecurso se mostrarán las reglas de prioridad de operadores y dos fórmulas de ejemplo en laTarjeta de referencia rápida.





Sumar todos los valores incluidos enuna columna

Para obtener el total de enero, haga clic en la celda B7 y, a continuación:

En la ficha Inicio, haga clic en el botón Suma del grupo Edición.

Las celdas incluidas en la fórmula se rodean de un contorno de color y en la celda B7

aparece la fórmula.

Presione ENTRAR para mostrar el resultado en la celda B7.

Haga clic en la celda B7 para mostrar la fórmula en la barra de fórmulas.

Para sumar el total de gastos del mes de enero, no es necesario que vuelva a escribir todos losvalores, ya que puede usar una fórmula ya escrita denominada función.

Puede obtener el total de enero en la celda B7, haciendo clic en Suma en el grupo Edición

de la ficha Inicio. De este modo se especifica la función SUMA, que suma todos los valores deun rango de celdas. Para ahorrar tiempo, utilice esta función cada vez que tenga que sumar varios valores; de este modo no tiene que escribir la fórmula.

Al presionar ENTRAR se muestra el resultado de la función SUMA (95,94) en la celda B7. Lafórmula =SUM(B3:B6) aparece en la barra de fórmulas cada vez que se hace clic en la celda B7.

B3:B6 es la información, denominada argumento, que indica a la función SUMA qué se debesumar. Usando una referencia de celda (B3:B6) en lugar de los valores contenidos en dichasceldas, Excel puede actualizar automáticamente los resultados si cambian los valores másadelante. Los dos puntos (:) de B3:B6 indican que se trata de un rango de celdas de la columnaB, las filas 3 a 6. Los paréntesis son obligatorios, para separar el argumento del nombre de lafunción.

En las dos lecciones siguientes se explican con más detalle las funciones y referencias de





celdas.

Sugerencia El botón Suma también se encuentra en la ficha Fórmulas. Puede trabajar confórmulas independientemente de la ficha en la que se encuentre. Puede cambiar a la fichaFórmulas para trabajar con fórmulas más complejas, que se explican en otros cursos de

aprendizaje.

Copiar una fórmula en lugar de crearuna nueva

Arrastre la cruz de color negro desde la celda que contiene la fórmula hasta la celda donde

desea copiarla y suelte el asa de relleno.

Aparece el botón Opciones de autorrelleno, pero no es necesario hacer nada.

A veces es más fácil copiar fórmulas que crearlas. En este ejemplo, verá cómo se copia lafórmula que utilizó para obtener el total de enero y cómo se utiliza para sumar los gastos defebrero.

En primer lugar, seleccione la celda B7, que contiene la fórmula de enero. A continuación, sitúeel puntero en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca la cruz negra (+).

Después, arrastre el asa de relleno hasta la celda C7. Cuando se suelta el asa derelleno, aparece el total de febrero (126,93) en la celda C7. La fórmula =SUMA(C3:C6) estávisible en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo cada vez que sehace clic en la celda C7.

Una vez copiada la fórmula, aparece el botón Opciones de autorrelleno para ofrecerlealgunas opciones de formato. En este caso, no es necesario hacer nada con las opciones delbotón. El botón desaparece cuando se selecciona otra celda.

Nota El asa de relleno sólo puede arrastrarse a las celdas situadas de manera contigua, tantoen sentido vertical como en sentido horizontal.





Ejercicio



¿Qué se especifica en una celda vacía para empezar una fórmula?

*

(

=

¿Qué es una función?

Una fórmula predefinida.

Un operador matemático.

El resultado de una fórmula se encuentra en la celda C6. Se pregunta cómo se ha obtenido ese resultado. Para ver lafórmula:

Se hace clic en la celda C6 y, después, se presiona CTRL+MAYÚS.

Se hace clic en la celda C6 y, después, se presiona F5.

Se hace clic en la celda C6.

Para dividir 853 entre 16 en una fórmula de Excel, ¿qué operador matemático utilizaría?

*





/

-

Utilizar referencias de celdasReferencias de celdas Hacen referencia a los valores de

A10 la celda de la columna A y la fila 10

A10;A20 la celda A10 y la celda A20A10:A20 el rango de celdas de la columna A desde la fila 10 a la 20

B15:E15 el rango de celdas de la fila 15 desde la columna B a la E

A10:E20 el rango de celdas desde la columna A a la E y desde la fila 10 a la 20

Las referencias de celdas pueden indicar celdas independientes o rangos de celdas en

columnas y filas.

Las referencias de celda identifican celdas individuales de una hoja de cálculo. Indican a Exceldónde debe buscar los valores para utilizarlos en una fórmula.

Excel utiliza el estilo de referencia A1, que hace referencia a las columnas mediante letras y a lafilas mediante números. Las letras y los números se denominan encabezados de fila y decolumna. En la tabla se muestra cómo hacer referencia a celdas mediante la letra de la columnaseguida del número de la fila.

En esta lección, va a comprobar por qué Excel puede actualizar automáticamente los resultadosde las fórmulas que utilizan referencias de celda, y cómo funcionan las referencias de celda alcopiar las fórmulas.

En la sesión práctica al final de la lección, tendrá la oportunidad de poner en práctica loaprendido.

¿Qué sucede si el valor de una celda cambia después de que se calcule el total?

Actualizar los resultados de lasfórmulas





Excel puede actualizar automáticamente los totales para que incluyan los valores que han

cambiado.

Suponga que obtiene el valor 11,97 en la celda C4 como resultado del alquiler de vídeos defebrero y que ese resultado no es correcto. No se ha incluido un alquiler de 3,99. Para sumar 3,99 a 11,97, debe hacer clic en la celda C4, especificar esta fórmula en la celda y, después,presionar ENTRAR:

=11,97+3,99

Como se muestra en la imagen, cuando cambia el valor de la celda C4, Excel actualizaautomáticamente el total de febrero en la celda C7; pasa de 126,93 a 130,92. Excel puede hacer esto porque la fórmula original =SUMA(C3:C6) de la celda C7 contiene referencias de celdas.

Si hubiera especificado 11,97 y otros valores específicos en la fórmula de la celda C7, Excel nohubiera podido actualizar el total. Habría tenido que cambiar manualmente 11,97 por 15,96 nosólo en la celda C4, sino también en la fórmula de la celda C7.

Nota Puede corregir la fórmula de una celda seleccionada especificando los cambios en la

barra de fórmulas o directamente en la celda.

Otras formas de especificarreferencias de celdas





En la celda C9, escriba el signo igual, escriba SUMA y un paréntesis de apertura.

Haga clic en la celda C4 y, a continuación, escriba un punto y coma en la celda C9.

Haga clic en la celda C6 y, a continuación, escriba un paréntesis de cierre en la celda C9.

Presione ENTRAR para mostrar el resultado de la fórmula.

Puede escribir referencias de celdas directamente en las celdas, o especificarlas haciendo clicen las celdas correspondientes, lo que evita errores de escritura.

En la primera lección vio cómo se utiliza la función SUMA para sumar todos los valores de una

columna. La función SUMA también se puede utilizar para sumar sólo algunos valores de unacolumna, seleccionando las referencias de celdas que desea incluir.

Imagine que desea conocer el costo combinado de los alquileres de vídeos y CD de febrero. Noes necesario guardar el total, de modo que puede especificar la fórmula en una celda vacía yeliminarla más tarde. En este ejemplo se utiliza la celda C9.

En este ejemplo se muestra cómo especificar la fórmula. Consiste en hacer clic en las celdasque desea incluir en la fórmula en lugar de escribir las referencias de celdas. Una marquesina decolor rodea cada celda cuando se selecciona y desaparece cuando presiona ENTRAR paramostrar el resultado 45,94. La fórmula =SUMA(C4;C6) aparece en la barra de fórmulas situadacerca de la parte superior de la hoja de cálculo siempre que selecciona la celda C9.

Los argumentos C4 y C6 indican a la función SUMA los valores con los que deben realizar elcálculo. Los paréntesis son necesarios para separar los argumentos de la función. El punto ycoma, que también es necesario, separa un argumento de otro.

Tipos de referencias





Las referencias relativas cambian cuando se copian.

Las referencias absolutas permanecen iguales cuando se copian.

Ahora que ha aprendido más acerca de cómo utilizar referencias de celdas, es conveniente queconozca los diferentes tipos de referencias:

Relativas Las referencias de celdas relativas de una fórmula cambian automáticamente

cuando la fórmula se copia en toda una columna o en toda una fila. Por esta razón, en la primeralección se podía copiar la fórmula de enero para sumar los gastos de febrero. En ese ejemplo,igual que aquí, cuando la fórmula =C4*$D$9 se copia de una fila en otra, las referencias relativascambian de C4 a C5 y a C6.

Absolutas Una referencia de celdas absoluta es fija. Las referencias absolutas no cambian alcopiar una fórmula de una celda en otra. Las referencias absolutas tienen signos de dólar ($)como esta: $D$9. Como se muestra en la imagen, cuando la fórmula =C4*$D$9 se copia de unafila en otra, la referencia de celdas absoluta permanece como $D$9.

Mixtas Una referencia de celdas mixta tiene bien una columna absoluta y una fila relativa, obien una fila absoluta y una columna relativa. Por ejemplo, $A1 es una referencia absoluta a la

columna A y una referencia relativa a la fila 1. Cuando una referencia mixta se copia de una filaen otra, la referencia absoluta permanece igual pero la referencia relativa cambia.

A continuación, podrá ver en qué casos se utilizan las referencias absolutas.

Utilizar una referencia de celdasabsoluta





Las referencias de celdas relativas cambian de una fila a otra.

La referencia absoluta siempre hace referencia a la celda D9.

La celda D9 contiene el valor para el descuento del 7 por ciento.

Utilice referencias de celdas absolutas para hacer referencia a celdas que no desea quecambien al copiar la fórmula. Las referencias son relativas de forma predeterminada, de modoque tendrá que escribir signos de dólar, como se muestra en el número 2 de este ejemplo, paracambiar el tipo de referencia a absoluta.

Imagine que recibe un paquete con cupones de descuento que ofrecen el 7 por ciento dedescuento en el alquiler de vídeos, películas y CD. Desea saber cuánto puede ahorrar al mes siutiliza los descuentos. Puede utilizar una fórmula para multiplicar los gastos de febrero por el 7por ciento.

Puede escribir la tasa de descuento 0,07 en la celda D9 que está vacía y, a continuación,escribir una fórmula en la celda D4, empezando por =C4*. Después especifique un signo de

dólar ($) y D para realizar una referencia absoluta a la columna D, y $9 para realizar unareferencia absoluta a la fila 9. Esta fórmula multiplica el valor de la celda C4 por el valor de lacelda D9.

A continuación, copie la fórmula de la celda D4 en D5 con el asa de relleno . Cuando lafórmula se copia, la referencia de celdas relativa cambia de C4 a C5, mientras que la referenciaabsoluta al descuento de D9 no cambia; permanece como $D$9 en todas las filas donde secopia.

Ejercicio





Ponga a prueba sus conocimientosRealice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y losresultados de la prueba no se puntuarán.

¿Qué es una referencia de celdas absoluta?

La referencia de celda cambia automáticamente cuando la fórmula se copia en toda una columna o en toda una fila.

La referencia de celda es fija.

La referencia de celda utiliza el estilo de referencia A1.

¿Que referencia de celdas se utilizaría para el rango de la columna B, desde la fila 3 a la 6?

(B3:B6)

(B3;B6)

¿Cuál de estas referencias es absoluta?

B4:B12

$A$1

Si copia la fórmula =C4*$D$9 de la celda C4 en la celda C5, ¿cuál sería la fórmula en la celda C5?

=C5*$D$9

=C4*$D$9

=C5*$E$10





Simplificar fórmulas mediantefunciones

Nombre de la función Calcula

PROMEDIO el promedioMAX el número más grande

MIN el número más pequeño

Los nombres de funciones expresan fórmulas largas de forma rápida.

SUMA es sólo una de las muchas funciones de Excel. Estas fórmulas predefinidas simplifican elproceso de introducción de cálculos. Las funciones permiten crear fácil y rápidamente fórmulasque pueden ser complicadas para el usuario.

En esta lección comprobará cómo se pueden acelerar las tareas con algunas otras funcionessencillas y, al final de la lección, podrá ponerlo en práctica.

Calcular un promedio

Para calcular el promedio de un rango, haga clic en la celda D7 y, a continuación:

En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en la flecha del botón Suma y haga clic en

Promedio en la lista.

Presione ENTRAR para que el resultado se muestre en la celda D7.

Puede utilizar la función PROMEDIO para calcular el costo medio de ocio correspondiente aenero y febrero.

Excel especificará la fórmula automáticamente. Haga clic en la celda D7. En la ficha Inicio, en elgrupo Edición, haga clic en la flecha del botón Suma y haga clic en Promedio en la lista. La





fórmula =PROMEDIO(B7:C7) aparece en la barra de fórmulas cerca de laparte superior de la hoja de cálculo.

También puede escribir la fórmula directamente en la celda.

Nota El botón Suma también se encuentra en la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca defunciones.

Buscar el valor mayor o menor

Para encontrar el valor mayor de un rango, haga clic en la celda F7 y, a continuación:

En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en la flecha del botón Suma y haga clic en

Máx en la lista.

Presione ENTRAR para mostrar el resultado en la celda F7.

La función MAX busca el número mayor de un rango de números, y la función MIN el númeromenor.

En este ejemplo se utiliza un conjunto de valores que no ha visto hasta ahora.

La ilustración muestra cómo encontrar el valor mayor del conjunto. Haga clic en la celda F7,haga clic en la flecha del botón Suma en el grupo Edición de la ficha Inicio, haga clic en Máxen la lista y presione ENTRAR. La fórmula =MAX(F3:F6) aparece en la barra de fórmulas cercade la parte superior de la hoja de cálculo.

El valor mayor es 131,95.

Para buscar el valor menor de un rango, seleccione Mín en la lista y presione ENTRAR. Lafórmula =MIN(F3:F6) aparece en la barra de fórmulas.





El valor menor de la serie es 131,75.

También puede escribir cada fórmula directamente en una celda.

Imprimir fórmulas

Fórmulas visibles en la hoja de cálculo

Puede imprimir fórmulas y ponerlas en su tablón de anuncios para recordar cómo se crean.

Para imprimir fórmulas, necesita mostrarlas en la hoja de cálculo. Para ello, haga clic en la ficha

Fórmulas y, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Mostrar fórmulas . En lasesión de práctica al final de la lección se indica cómo hacerlo. Necesitará Excel 2007.

A continuación, haga clic en el botón de Microsoft Office en la parte superior izquierda yhaga clic en Imprimir .

Sugerencias

• Para ocultar las fórmulas en la hoja de cálculo, realice el mismo procedimiento quepara mostrarlas.

• También puede presionar CTRL+` (la tecla ` se encuentra al lado de la tecla del

número 1 en la mayoría de los teclados) para mostrar y ocultar las fórmulas.

• Al mostrar las fórmulas también es más fácil detectar los errores.





¿Qué son esos signos raros queaparecen la hoja de cálculo?

El valor de error ##### indica que la columna es demasiado estrecha para mostrar el contenido

de la celda.

A veces, Excel no puede calcular una fórmula porque contiene un error. Si eso ocurre, apareceráen la celda un valor de error en lugar de un resultado. A continuación se muestran tres valoresde error comunes:

##### La columna no es lo suficientemente ancha para mostrar el contenido de esta celda.Aumente el ancho de columna, reduzca el contenido para que se ajuste a la columna o apliqueun formato de número diferente.

#¡REF! Una referencia de celda no es válida. Es posible que las celdas se hayan eliminado ose hayan pegado mal.

#¿NOMBRE? Es posible que no haya escrito correctamente el nombre de una función o quehaya utilizado un nombre que Excel no reconoce. Debería saber que las celdas con valores deerror como #¿NOMBRE? podrían mostrar un triángulo de color. Si hace clic en la celda, aparece

un botón de error que muestra algunas opciones de corrección de errores. En este curso nose enseña cómo utilizar ese botón.





Buscar más funciones

Haga clic en el botón Suma en el grupo Edición de la ficha Inicio y, a continuación, haga clic

en Más funciones para abrir el cuadro de diálogo Insertar función.

Excel ofrece muchas otras funciones de gran utilidad, como las funciones de fecha y hora yfunciones que permiten trabajar con texto.

Para ver las demás funciones, haga clic en la flecha del botón Suma, en el grupo Edición de laficha Inicio, y, a continuación, en la lista, haga clic en Más funciones. En el cuadro de diálogoInsertar función que aparece, puede buscar una función. Este cuadro de diálogo le ofrece otraforma de especificar fórmulas en Excel. Para ver otras funciones también puede hacer clic en laficha Fórmulas.

Con el cuadro de diálogo abierto, puede seleccionar una categoría y examinar la lista defunciones de esa categoría. Haga clic en Ayuda sobre esta función en la parte inferior delcuadro de diálogo para obtener más información acerca de una función.

Ejercicio





Ponga a prueba sus conocimientosRealice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas serán privadas y losresultados de la prueba no se puntuarán.

¿Cómo se imprimen las fórmulas?

Se hace clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir .

Se hace clic en Normal en la ficha Ver , que se encuentra en la parte superior de la pantalla, se hace clic en el botón deMicrosoft Office y, después, en Imprimir .

Se selecciona Auditoría de fórmulas en la ficha Fórmulas, se hace clic en Mostrar fórmulas, en el botón deMicrosoft Office y en Imprimir .

¿Qué significa #####?

La columna no es suficientemente ancha para mostrar el contenido.

La referencia de celdas no es válida.

No se ha escrito correctamente el nombre de una función o se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce.

En la sesión de práctica se puso como ejemplo la fórmula =SUME(B4:B7), donde SUMA se había escritoincorrectamente, y se producía el valor de error #¿NOMBRE? Para corregir la fórmula, es necesario eliminarla yempezar de nuevo.

Verdadero.

Falso.

¿Cuál es el método abreviado de teclado para mostrar las fórmulas en la hoja de cálculo?

Comentarios

¿Ha finalizado todas las lecciones que le interesaban? En la tabla de contenido

aparece una marca de verificación junto al título de cada lección finalizada.


CTRL+;CTRL+`

CTRL+:




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Tarjeta de referencia rápida - Familiarizarsecon Excel 2007Vea también

• Interactiva: Guía de referencia de comandos de Excel 2003 a Excel 2007

• Referencia de comandos de Excel 2003 a Excel 2007

• Métodos abreviados de teclado en 2007 Office system

Por qué se han realizado cambios en Microsoft® Office Excel® 2007

• En lugar de tener cerca de 30 barras de herramientas ocultas y comandos

escondidos entre los menús, ahora dispone de un centro de control que agrupa todos los

elementos esenciales.

• Las personas que utilizan Excel se decantan por una serie de comandos que usan

una y otra vez. Estos comandos son ahora más visibles.

Reducir el tamaño de la cinta de opciones

Cualquiera que sea la ficha activa, haga clic dos veces en ella La cinta de opciones y suscomandos desaparecen temporalmente. Para recuperarla, haga clic una vez en cualquier ficha.O bien, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cualquier botón de la cinta deopciones y haga clic en Minimizar la cinta de opciones. Para que vuelva a aparecer la cintade opciones, haga clic con el botón secundario del mouse en una ficha y haga clic de nuevo enMinimizar la cinta de opciones.

¿Qué ha pasado con el menú Archivo?





En Excel 2007, el menú Archivo se ha reemplazado por el botón de Microsoft Office .Haga clic en él, situado en la esquina superior izquierda de la ventana, para ver los mismoscomandos básicos de las versiones anteriores para abrir, guardar e imprimir documentos.

Encontrará también aquí las opciones del programa que controlan aspectos como el estilo dereferencia R1C1, el número de hojas en blanco de un nuevo libro y la dirección que toma elcursor después de presionar ENTRAR.

Haga clic en Opciones de Excel en la parte inferior de este menú y, a continuación, haga clicen cualquiera de las categorías de la lista a la izquierda.

En versiones anteriores de Excel, podía definir opciones en el cuadro de diálogo Opciones,que se abría en el menú Herramientas. En esta versión, muchas de esas opciones estándisponibles a través del botón de Microsoft Office, donde están más visibles y más cercapara trabajar con archivos viejos o nuevos.

Vista Diseño de página

La vista Diseño de página es nueva en Excel 2007. Si ha trabajado en la vista Diseño deimpresión en Microsoft Office Word, esta nueva vista de Excel le resultará familiar.

En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior, a los lados y en laparte inferior de la hoja de cálculo, además de un espacio azul entre las hojas. Hay reglas en laparte superior y en los lados para que pueda ajustar los márgenes. Puede activar o desactivar los márgenes cuando los necesite.

Es muy fácil agregar encabezados y pies de página en la vista Diseño de página. En la partesuperior e inferior de la página hay un área de encabezado y pie de página. Cuando se escribeen esta área, se abren las Herramientas de encabezado y pie de página.

Sugerencia Asimismo puede escribir el texto de los encabezados y pies de página si haceclic en la ficha Insertar . A continuación, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie depágina. Aparecen automáticamente todos los comandos para especificar los encabezados ylos pies de página. O bien, en la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, hagaclic en Imprimir títulos. Se abrirá el cuadro de diálogo Configurar página. Haga clic en laficha Encabezado y pie de página y especifique los encabezados y pies de página de igualforma que en las versiones anteriores de Excel.

Para cambiar las vistas, haga clic en la ficha Ver y seleccione una vista en el grupo Vistas delibro. O bien, seleccione una vista haciendo clic en un botón de la barra de herramientas Ver

en la parte inferior derecha de la ventana.

Para cambiar la vista de página en la que se abre Excel, haga clic en el botón de Microsoft

Office , haga clic en Opciones de Excel al final de este menú y seleccione Másfrecuentes. En Al crear nuevos libros, seleccione una opción en Vista predeterminada parahojas nuevas.

Con una resolución de pantalla distinta, cambia lo que se ve

Si la resolución de pantalla del equipo es baja, por ejemplo, 800 por 600, algunos grupos de lacinta de opciones sólo mostrarán el nombre del grupo en lugar de todos los comandos delgrupo. En ese caso, tendrá que hacer clic en la flecha del grupo para mostrar los comandos.

Con cualquier resolución, si reduce el tamaño de la ventana de Excel, hay un tamaño en el quealgunos grupos sólo muestran el nombre y es preciso hacer clic en la flecha del grupo para





mostrar todos los comandos.

Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequeña, comprobará que la cinta de opciones seajusta y muestra versiones más reducidas de las fichas y los grupos. Si trabaja con unapantalla mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones más grandes.

Comandos en la barra de herramientas

Si usa comandos a diario cuyo acceso no es tan rápido como desearía, puede agregarlosfácilmente a la barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra encima de la cinta deopciones.

Por ejemplo, si utiliza todos los días el Autofiltro y prefiere evitar hacer clic en la ficha Datospara tener acceso al comando Filtro, puede agregar el botón Filtro a la barra de herramientasde acceso rápido.

Personalización rápida

La barra de herramientas puede personalizarse de diferentes modos:

• Puede agregar botones a la barra de herramientas haciendo clic con el botón

secundario del mouse en cualquier botón y haciendo clic en Agregar a la barra de

herramientas de acceso rápido.

• Puede hacer clic en el comando Personalizar barra de herramientas de acceso

rápido, que aparece al hacer clic con el botón secundario del mouse en algún botón. En

el cuadro de diálogo que aparece, elija alguno de los comandos disponibles.

• Para mover la barra a la fila que le corresponde justo debajo de la cinta de opciones,

haga clic en la flecha situada en el extremo de la barra y después, en Mostrar la barra deherramientas de acceso rápido por debajo de la cinta de opciones. Para colocarla

encima de la cinta, siga los mismos pasos pero haga clic en Mostrar la barra de

herramientas de acceso rápido por encima de la cinta de opciones.

Eliminar un botón de la barra de herramientas de acceso rápido

1. Haga clic con el botón secundario del mouse en un botón de la barra de

herramientas.

2. Haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.

Nuevos métodos abreviados de teclado

Los nuevos métodos abreviados de teclado tienen un nombre nuevo: sugerencias de teclas. Alpresionar la tecla ALT, aparecen todos los identificadores de las sugerencias de teclas paratodas las fichas de la cinta de opciones, la barra de herramientas de acceso rápido y el botónde Microsoft Office.

Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los identificadores desugerencias de teclas para los botones de la ficha. A continuación, utilice la teclacorrespondiente al botón que desea.

Los métodos abreviados de teclado anteriores que comenzaban con CTRL siguen intactos, por

ejemplo, CTRL+C sigue copiando en el Portapapeles y CTRL+V sigue pegando del





Portapapeles.

Nota La mayoría de los antiguos métodos abreviados formados con la tecla ALT+ teclaabreviada de menú siguen funcionando. Sin embargo, deberá sabérselos de memoria, ya queno tendrá indicadores en la pantalla para saber qué teclas presionar.

Recuerde una versión anterior de Office, en la que presionaba ALT+E para abrir el menú Editar y después presionaba la letra subrayada de uno de los comandos del menú. Todavía puedepresionar ALT y después presionar una de las antiguas teclas de menú, E (Editar), V (Ver), I(Insertar), etcétera. Pero no se abrirá el menú, sino un cuadro emergente en el que se indicaque está utilizando una tecla de acceso de Office 2007. Si conoce la secuencia completa deteclas, siga adelante para iniciar el comando. Si no la sabe, presione ESC y utilice losindicadores de las sugerencias de teclas en su lugar.

Cómo trabajar con personas que no tienen Excel 2007

En Excel 2007 puede abrir archivos creados en versiones anteriores de Excel, de Excel 95 aExcel 2003.

• Cuando guarda un archivo creado originalmente en una versión anterior, la opción

automática del cuadro de diálogo Guardar como es guardarlo como en la versión

anterior.

• Cuando guarda un archivo con el formato de una versión anterior, un comprobador

de compatibilidad le indicará si alguna de las características de la versión 2007 no son

compatibles con la versión anterior.

Tenga en cuenta que cuando abre un archivo de Excel creado en una versión anterior, o

cuando guarda un archivo creado en 2007 como una versión anterior, el modo de

compatibilidad se activa automáticamente.

Por ejemplo, si su hoja de cálculo Excel 2007 contiene 100.000 filas de datos (en la nueva

versión se pueden agregar más filas), recibirá un aviso antes de que se eliminen las filas

a partir de la 65.636. De ese modo, puede transferir primero esos datos a otra hoja

cálculo. Obviamente, si sabe desde el principio que va a guardar el archivo en una versión

anterior, es recomendable no incluir datos más allá de la fila 65.636 y de la columna 256

(en la nueva versión también se pueden agregar más columnas).

El comprobador de compatibilidad se ejecuta automáticamente. También puede ejecutarlo

manualmente cuando no esté seguro de si algunas funciones de un libro son

incompatibles con versiones anteriores. Haga clic en el botón de Microsoft Office ,

elija Preparar y haga clic en Ejecutar comprobador de compatibilidad.

• Si desea guardar el archivo en una versión anterior y que tenga todas las

características de Excel 2007, guarde también una copia en 2007, como un libro de Excel.

• Los compañeros que dispongan de las versiones de Excel de 2000 a 2003 (y las

últimas revisiones y Service Packs) pueden trabajar en sus archivos de 2007. Cuando

hagan clic en su documento, se les preguntará si desean descargar un convertidor que

les permita abrir el documento.

Por qué se ha cambiado el formato de archivo





El nuevo formato de archivo de 2007 trae consigo mejoras en Excel. Se basa en XML(Lenguaje de marcado extensible) e incluye los formatos XML abiertos de Office. Es el nuevoformato de archivo predeterminado de Microsoft Office Word 2007, Excel 2007 y PowerPoint®2007. No es necesario que conozca XML. Recuerde sólo que el nuevo formato basado en XML:

• Ayuda a crear documentos más seguros separando archivos que contienensecuencias de comandos o macros, y facilitando la identificación y el bloqueo de código o

macros no deseados.

• Ayuda a crear tamaños de archivos de documentos más pequeños.

• Ayuda a crear documentos menos sensibles a los daños.





Referencia: ubicación de los comandos deExcel 2003 en Excel 2007Corresponde a: Microsoft Office Excel 2007

En este artículo se presentan los elementos básicos de la nueva interfaz de usuario de Microsoft Office

Excel 2007 y se proporcionan listas de los comandos de uso habitual en Excel 2003 y el modo de obtener

los mismos resultados en Office Excel 2007.

IMPORTANTE Este artículo pretende ser una herramienta de referencia rápida y no está pensado para

fines de aprendizaje ni didácticos.

Presentación de la nueva interfaz

Office Excel 2007 ha cambiado de aspecto: ahora tiene una nueva interfaz de usuario (IU) que reemplaza

los menús, las barras de herramientas y la mayoría de los paneles de tareas de las versiones anteriores

de Excel por un mecanismo sencillo e intuitivo. La nueva interfaz se ha diseñado para aumentar la

productividad en Excel, simplificar la búsqueda de las características adecuadas para distintas tareas,

descubrir la nueva funcionalidad y ganar en eficacia.

Este artículo está destinado a usuarios experimentados en Excel 2003, personal de asistencia técnica,

profesionales de TI y otras personas habituadas a la interfaz de Excel 2003, que deseen encontrar

rápidamente comandos usuales en Office Excel 2007.

Interfaz de usuario de Office Fluent

Los menús y las barras de herramientas de Office Excel 2007 se han reemplazado principalmente por la

"cinta de opciones". Diseñada para que pueda explorarse con facilidad, la "cinta de opciones" consta de

fichas organizadas de acuerdo con escenarios u objetos específicos. Además, los controles de cada ficha

se organizan en varios grupos. La cinta de opciones puede incluye más tipos de contenido que los menús

y las barras de herramientas, como por ejemplo, botones, galerías y el contenido de cuadros de diálogo.





El diseño de las fichas está orientado a las tareas.

Los grupos dentro de cada ficha dividen una tarea en subtareas.

Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o muestran un menú de comandos.

Hay fichas que se muestran sólo cuando se necesitan

Además del conjunto estándar de fichas que se ve en la cinta de opciones al iniciar Office Excel 2007, hay

otras dos clases de fichas que aparecen sólo cuando son pertinentes para el tipo de tarea que se esté

realizando.

Herramientas contextuales Las herramientas contextuales permiten trabajar con algún objeto

seleccionado en la página, como una tabla, una imagen o un dibujo. Al hacer clic en uno de estos objetos,

junto a las fichas estándar aparece el conjunto pertinente de herramientas contextuales en un color

destacado.

Seleccione un elemento del documento.





El nombre de las herramientas contextuales aplicables aparece en un color destacado y las fichas

contextuales aparecen junto al conjunto de fichas estándar.

Las fichas contextuales contienen controles para trabajar con el elemento seleccionado.

Fichas del programa Las fichas del programa reemplazan el conjunto estándar de fichas cuando se

cambia a un modo de creación o vista determinado, como puede ser la Vista preliminar.

Menús, barras de herramientas y otros elementos conocidos

Además de las fichas, los grupos y los comandos, Office Excel 2007 utiliza otros elementos que también

proporcionan formas de realizar tareas. Los elementos siguientes son más parecidos a los menús y las

barras de herramientas ya conocidos de las versiones anteriores de Excel. El vínculo Libro de

asignaciones de la cinta de opciones de Excel le llevará a un libro que contiene todos los elementos

asignados.

Botón de Microsoft Office Este botón está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana

de Excel y abre el menú que se muestra en la figura.





Barra de herramientas de acceso rápido La barra de herramientas de acceso rápido aparece de forma

predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel y proporciona acceso rápido a herramientas

que se utilizan con frecuencia. Puede personalizarla agregándole comandos.

Iniciadores de cuadros de diálogo Los iniciadores de cuadros de diálogo son pequeños iconos que

aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en uno de estos iniciadores se abre un cuadro de diálogo o un

panel de tareas relacionado que contiene más opciones relacionadas con dicho grupo.





Agregar comandos a la barra de herramientas deacceso rápido

Como se indica en las tablas al final de este artículo, algunos comandos de Excel 2003 están disponibles

en Office Excel 2007 sólo desde la lista de todos los comandos del cuadro de diálogo Opciones de

Excel. Para utilizar estos comandos en Office Excel 2007, primero agréguelos a la barra de herramientas

de acceso rápido del siguiente modo:

1. Haga clic en

el botón de

Microsoft Office

y, a

continuación, haga

clic en Opciones

de Excel.

2. En la lista de

la izquierda, haga

clic en

Personalización.

3. En el cuadro

Comandos

disponibles en, haga clic en Todos los comandos.

4. En el cuadro Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, seleccione Para todos

los documentos (predeterminado) o bien un documento específico.





5. Haga clic en el comando que desea agregar y a continuación, haga clic en Agregar .

Repita el paso para cada comando que desee agregar.

6. Haga clic en los botones de flecha Subir y Bajar para organizar los comandos en el orden en

que desee que aparezcan en la barra de herramientas de acceso rápido.

7. Haga clic en Aceptar .

Nuevas ubicaciones de comandos habituales

Para determinar dónde se encuentran los comandos de los menús y de las barras de herramientas en

Excel 2007, abra el Libro de asignaciones de la cinta de opciones de Excel. Las instrucciones de la

primera hoja del libro contienen sugerencias para personalizar, buscar e imprimir datos.

Manual 2007 Basico

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Transcript of Manual 2007 Basico