EL PROCESO DE COMPRAS

Definición y objetivos

Conjunto de actividades realizadas con el objetivo de adquirir los productos, gestionar los servicios necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa y satisfacer sus necesidades. Antes de realizar esta gestión, todo comprador debe: Estudiar el mercado, localizar fuentes de aprovisionamiento, conocer características técnicas, calidad, precio de referencia, de bienes o servicios que necesitamos adquirir

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal (industrial, comercial o servicios). La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto; estos componentes son muchos y variados y es necesario ajustar al máximo la relación calidad-precio de las materias primas para no encarecer el costo final, la empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo, debido a la fuerte competencia que existe entre las empresas que dirigen sus ventas al consumidor final. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente, disponiendo de los medios que permitan cumplir los objetivos.

Las compras comprenden un proceso complejo de distinta índole. Estas van desde la percepción o reconocimiento de una necesidad hasta el acto de adquirir la propiedad o posesión de los bienes o servicios con los que cubrirla. Todo ello sin obviar el conjunto de técnicas encaminadas a localizary seleccionar a los mejores proveedores posibles.Para realizar una buena compra deben adquirirse los productos precisos en precio y cantidad adecuados, y en el momento justo. Existen unos parámetros que son básicos en toda gestión de compras. Estos parámetros son tres: calidad, precio y plazo de entrega; aunque, evidentemente, se pueden descomponer en otros secundarios, como servicios posventa, condiciones de pago, formas de entrega, etc.La negociación en una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso. La gestión de compras es muy importante ya que cada moneda que se ahorre se traduce directamente en una moneda de utilidad para la empresa

Criterios Importantes en l proceso de ComprasPara el proceso eficiente de compras debemos tener en cuenta ciertos criterios y características que nos permiten establecer estrategias a seguir dependiendo de la actividad , del tipo de empresa etc. Y que otorgan condiciones más ventajosas posibles, Estos criterios son:

El precio de compra El plazo de pago La calidad La estabilidad del proveedor

La eficacia en la gestión de compras se medirá en función de:

El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros El manejo de stocks mínimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado.

El proceso de compras Actividades del Area

El proceso de compra inicia y termina con el cliente, desde que elabora el requerimiento hasta que recibe el bien o servicio solicitado y consta de las siguientes fases:

Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

Análisis de las necesidades o reconocimiento del problema. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión. búsqueda de Información solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa. Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto. Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables. toma de decisiones, solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme). Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo. Utilización del producto. El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente.

Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas.

Las actividades asociadas con este proceso incluyen lo siguiente: Detección de la necesidad Solicitud y análisis de alternativas de compra Negociación con los proveedores Colocación de órdenes de compra(doc. que inicia el procedimiento de compras) Seguimiento y activación de órdenes de compra Recepción de efectos comprados Almacenaje y registro Entrega de los insumos al sector que los requirió. Estudio permanente del mercado de oferta Mantenimiento de registros de stock Control de calidad Seleccionar y calificar proveedores. Evaluar el desempeño del proveedor. Negociar contratos. Comparar precio, calidad y servicio.

Contratar bienes y servicios. Programar compras. Establecer las condiciones de venta. Evaluar el valor recibido. Medir la calidad que proviene del exterior, si esto no es responsabilidad de control de calidad. Predecir el precio, servicio y en ocasiones los cambios de demanda. Especificar la forma en la que se recibirán los bienes.

TIPOS DE COMPRASLas compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:Compras especiales: Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos); es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta.

La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.

Compras anticipadas: Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.

Compras estacionales: Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior.

Compras rutinarias: Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo.

Compras oportunidad; La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra.

Compras de urgencia. Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.

PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa. La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios, costos, el cumplimiento de objetivos etc, El proceso de abastecimiento es clave en las organizaciones todo debido al impacto que tiene  en el funcionamiento de  la organización.

Dentro de la cadena de suministros, los requerimientos de producción representan la demanda que debe satisfacerse. Un gerente de materiales por lo general satisface esta demanda de dos maneras. En primer término, los suministros se programan para que se encuentren disponibles justo cuando se requieran para la producción. Una técnica popular para manejar la mecánica del proceso de programación es la planeación de requerimientos de materiales. En segundo término, se atienden los requerimientos con los suministros mantenidos en inventario. Las reglas de reabastecimiento de inventario mantendrán los niveles de almacén. Estas reglas especifican cuando y en qué cantidades los materiales fluirán dentro de la cadena de suministros.

La  planificación  de  las  compras  ayudará  a  conseguir  los  objetivos  estratégicos  de la organización, conseguir precios más competitivos, efectuar compras oportunas y aumentar la productividad  de la organización. Además, una adecuada planificación sirve para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las instituciones Este proceso de planeación del área de compras se inicia con la información provenida  de los pronósticos anuales de ventas, de producción y económicos en general.

El Pronóstico de ventas proporcionará una medida total de los requerimientos materiales, productos y servicios que se deben comprar por el departamento de compras. El Pronóstico de producción dará información sobre la localización en donde se requerirán materiales, los productos y los servicios en general.(MRP) El Pronóstico económico brindará información sobre las tendencias generales de precios, salarios y otros costos externos.

Planificación de requerimientos de Materiales MRP

El Planificador de Requerimiento de Materiales (MRP), es el sistema de planificación de materiales y gestión de stocks que responde a las preguntas de, cuánto y cuándo aprovisionarse de materiales. Este da por órdenes las compras dentro de la empresa, resultantes del proceso de planificación de necesidades de materiales (Gaither, 1999).

El MRP parte de unos MPS (Programa Maestro de Producción) y determina los planes período a período (en fase de tiempos), para todas las piezas componentes y materias primas que se necesitan para producir todo lo que establece el MPS. Una definición más simple diría que MRP es una herramienta básica para efectuar la función de planificación detallada de materiales, en la fabricación de piezas componentes y su ensamble como artículos terminados. Su objetivo es, por tanto, proporcionar la pieza correcta en el momento correcto para satisfacer los programas de productos terminados (Vollman, 1995).Una vez teniendo un pronóstico general de cada uno se harán estimaciones mensuales y semestrales comparando con inventario y almacenes.

Una vez analizadas las metas y objetivos del departamento de compras, seguido de los pronósticos de acción y recursos para alcanzar los mismos, se desarrollan y realizan Presupuestos,   que se dividen en los siguientes:

Presupuestos para la compra (producción) de Materiales: Este proceso se inicia con una estimación de la producción  con los pronósticos y planes de venta:El programa de producción establece el número de unidades a completar y se desarrolla el plan de cantidades a comprar.El departamento de compras multiplica las cantidades compradas por el precio de compra anticipado para llegar al presupuesto total subdividido en el periodo de producción.Las cantidades se ajustan a los cambios planeados en los inventarios.

Curva ABCLa curva ABC es una herramienta o técnica que permite concentrar la atención y los esfuerzos sobre las causas más importantes de lo que se quiere controlar y mejorar Es un método de clasificación de informaciones, de mayor importancia o impacto, trata de clasificación estadística de materiales, basada en el principio de Pareto, puede ser utilizada para clasificar clientes en relación a sus volúmenes de compras; proveedores y política de compras, y también es usada para la definición de políticas de ventas, para el establecimiento de prioridades, para la programación de producción, los costos y sus componentes, facturación, consumo etc.

El ABC se realiza siempre considerando un determinado periodo. Por ejemplo, puedo hacer un ABC de compras cada 6 meses donde compruebo cuales fueron los productos A, B y C en ese periodo. El ABC tiene por tanto un periodo asociado.

ARTICULOS A: Los más importantes a los efectos del control.ARTICULOS B: Aquellos artículos de importancia secundaria.ARTICULOS C: Los de importancia reducida.

Compras:En compras se utiliza mucho el ABC de referencias / valor de compra (cantidad comprada en el periodo por el coste unitario) Referencias A: representaran las referencias que suponen el 80% del valor (s/) total comprado. Estás referencias son en las que se tiene que focalizar el departamento de compras, ya que son pocas referencias (en torno al 20%) y cualquier acción que haga sobre ellas tendrá un impacto muy importante en el resultado de compras.  Lo normal es tratar de negociar muy bien los precios, intentar tener poco stocks de estas

referencias (tener mucho supondría tener mucho dinero inmovilizado), buscar colaboraciones con los proveedores para tratar de disminuir el coste integral. Referencias B: representan el 15% del valor y aunque no son tan importantes como las A, hay e tratar de controlarlas. Por ejemplo, estableciendo una frecuencia de pedidos adecuada,  haciendo una negociación con proveedores con una frecuencia más baja que con las referencias A...

Referencias C: son las llamadas "comodities" representan solo el 5% del valor. El departamento de compras se despreocupa, asocia un stock mínimo y el sistema te avisa cuando llegas para realizar el pedido.Otro ABC que utiliza compras es un ABC de proveedores, donde podría verse que el 80% de los problemas de calidad o las incidencias son producidas por un 20% de los proveedores. En algunas empresas esto se conoce como el "ranking de proveedores"

Recomendación

Realice un análisis de la importancia relativa de sus proveedores, insumos y/o productos terminados en sus operaciones.

Para todos los problemas relacionados con la gerencia de operaciones el conocimiento y la información disponible sobre la operación son vitales – las oportunidades de mejora son prácticamente obvias una vez que la información se procesa de la manera adecuada. Conocer cuáles son los proveedores, insumos y/o productos que representan el grueso de sus operaciones permite concentrar los esfuerzos en las áreas de mayor prioridad.

Herramienta

El Análisis ABC consiste en jerarquizar diferentes elementos de una operación de acuerdo a su importancia para la operación, sus principios son aplicables para jerarquizar proveedores, insumos y productos terminados entre otros.

En el análisis ABC, dependiendo del nivel de operaciones que representa cada elemento (por ejemplo cada proveedor), se le asigna una prioridad representada por las letras A, B y C, en donde se utiliza como punto de corte generalmente el 80% para el grupo A, el 15% siguiente para el grupo B, y el 5% restante para el grupo C. El grupo en el que se ubique cada elemento indicará las posibles acciones a ser tomadas.

Aplicación

1. Como primer paso, debe hacerse una lista de cada uno de los elementos a ser analizados, con su volumen de operaciones: es decir una lista de todos los proveedores con el volumen total en valor (bolívares o dólares) que se les compró en un período de tiempo (un año suele ser recomendado), una lista de todos los insumos con el volumen total en valor que se compró durante el período, y una lista con todos los productos terminados y su volumen total de producción en valor 2. Ordene cada lista de mayor a menor.

3. Sume el total de cada lista: total de compras a proveedores, total de compras de suministros, total de producción. Divida el monto de cada elemento por el total de la categoría para obtener el porcentaje. Ej. Proveedor X - Bs. 10 millones - 25% de las compras.

4. Sume los porcentajes de los elementos de mayor a menor hasta llegar a 80%. Estos elementos formaran parte del grupo A. Ej. Material 1 – 50% de las compras, Material 2 – 25% de las compras (van 75%), Material 3 – 7% de las compras (van 82%). Los materiales 1, 2 y 3 son materiales del grupo A.

5. Continúe sumando hasta llegar a 95% para el grupo B y el resto son del grupo C. Ej. Material 4 – 6% de las compras (van 88%), Material 5 – 5% de las compras (van 93%), Material 6 – 2% de las compras (van 95%). Los materiales 4, 5 y 6 son materiales del grupo B, todos los demás son del grupo C.

6. Una vez clasificados en grupos, se pueden tomar diversas acciones por grupo dependiendo del elemento analizado:

o Proveedores: los proveedores del grupo A son sus proveedores claves, debe intentar

negociar Acuerdos de Proveedores (ver Recomendaciones de gerencia de operaciones) según le favorezca. Los proveedores del grupo C consumen gastos administrativos para poco volumen, se pueden tratar de racionalizar o consolidar (¿existe algún otro proveedor que pueda brindar este insumo?). o Insumos: para los insumos del grupo A es importante recolectar toda la información posible,

cuál es la rotación y el nivel de inventario, de cuántos proveedores se compra, cuáles son las diferencias de precio entre proveedores, con qué frecuencia nos quedamos sin el material afectando la producción, determinar Lotes Económicos (ver Recomendaciones de gerencia de operaciones). Cualquier ahorro en el grupo A producirá grandes beneficios para la operación. También es importante conocer la confiabilidad de los proveedores de quienes se adquieren estos insumos, y de ser posible conseguir algún proveedor alternativo, para minimizar el riesgo en caso de que algún proveedor tenga problemas. Para los insumos del grupo C, también se debe analizar el nivel de inventario y su relevancia: ¿es posible eliminarlos por completo?, ¿se pueden reducir los niveles de inventario?o Productos terminados: la oportunidad de desincorporar productos terminados del grupo C

del portafolio de productos suele producir grandes ahorros por la simplificación del plan de producción, la cantidad de materia prima que se compra, la cantidad y frecuencia en los cambios de producto (“Setups”), y los niveles de desperdicio. Sin embargo, el portafolio de productos es una decisión estratégica, para la cual este análisis ABC es sólo un insumo, y se deben tomar en consideración elementos como la rentabilidad de cada producto (aunque rote poco) y hasta qué punto la desincorporación de algún producto puede afectar la venta de los demás.

Ejemplo de aplicación

A continuación se desarrollará un ejemplo que permitirá visualizar cómo se determinan las tres zonas (A-B-C) en un inventario constituido por 20 artículos:

Resolución

1. Se debe determinar la participación monetaria de cada artículo en el valor total Del inventario. Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a lo siguiente:

• Columna nº 1: Corresponde al nº de artículo.• Columna nº 2: Los porcentajes de participación de cada artículo en la cantidad total de artículos. Para nuestro ejemplo, como tenemos un inventario constituido por 20 artículos, cada artículo representa el 5% dentro del total (100%/ 20 art.= 5%)• Columna nº 3: Representa la valorización de cada artículo. Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo. Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20 artículos.• Columna nº 4: Nos muestra el % que representa cada una de las valorizaciones en el valor total del inventario.

1 2 3 4Proveedor Nº Consumo anual

Costo unitarioconsumo % participacion % consumo

(unidades) ($) valorizacion de c/ art Total

1 5000 1.5 7500 5 0.662

2 1500 8 12000 5 1.060

3 10000 10.5 105000 5 9.273

4 6000 2 12000 5 1.060

5 3500 0.5 1750 5 0.155

6 6000 13.6 81600 5 7.207

7 5000 0.75 3750 5 0.331

8 4500 1.25 5625 5 0.497

9 7000 5 35000 5 3.091

10 3000 2 6000 5 0.530

11 6000 10 60000 5 5.299

12 2000 15 30000 5 2.650

13 6500 28 182000 5 16.074

14 9300 31 288300 5 25.462

15 3060 14 42840 5 3.784

16 3177 4 12708 5 1.122

17 1500 1.2 1800 5 0.159

18 1962 8 15696 5 1.386

19 7000 30 210000 5 18.547

20 1246 15 18690 5 1.651

1132259 100 100

TABLA Nº 2Determinación de la participación monetaria de cada artículo en el valor total delinventario.

2. Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4, tomando las participaciones de cada artículo en sentido decreciente, lo que dará origen a la tabla nº 3:Proveedor. Nº Compras anual

Costo unitarioCompras % participacion % consumo

(unidades) ($) valorizacion de c/ art Total

14 9300 31 288300 5 25.462

19 7000 30 210000 5 18.547

13 6500 28 182000 5 16.074

3 10000 10.5 105000 5 9.273

6 6000 13.6 81600 5 7.207

11 6000 10 60000 5 5.299

15 3060 14 42840 5 3.784

9 7000 5 35000 5 3.091

12 2000 15 30000 5 2.650

20 1246 15 18690 5 1.651

18 1962 8 15696 5 1.386

16 3177 4 12708 5 1.122

2 1500 8 12000 5 1.060

4 6000 2 12000 5 1.060

1 5000 1.5 7500 5 0.662

10 3000 2 6000 5 0.530

8 4500 1.25 5625 5 0.497

7 5000 0.75 3750 5 0.331

17 1500 1.2 1800 5 0.159

5 3500 0.5 1750 5 0.155

1132259 100 100.000

TABLA Nº 3: Participación de los artículos en % de la valorización.Proveedor. Nº Compras

Costo unitarioconsumo % participacion % consumo % Acum Par % Acum Con

(unidades) ($) valorizacion de c/ art Total total total

14 9300 31 288300 5 25.46 5 25.46

19 7000 30 210000 5 18.55 10 44.01

13 6500 28 182000 5 16.07 15 60.08

3 10000 10.5 105000 5 9.27 20 69.36

6 6000 13.6 81600 5 7.21 25 76.56

11 6000 10 60000 5 5.30 30 81.86

15 3060 14 42840 5 3.78 35 85.65

9 7000 5 35000 5 3.09 40 88.74

12 2000 15 30000 5 2.65 45 91.39

20 1246 15 18690 5 1.65 50 93.04

18 1962 8 15696 5 1.39 55 94.42

16 3177 4 12708 5 1.12 60 95.55

2 1500 8 12000 5 1.06 65 96.61

4 6000 2 12000 5 1.06 70 97.67

1 5000 1.5 7500 5 0.66 75 98.33

10 3000 2 6000 5 0.53 80 98.86

8 4500 1.25 5625 5 0.50 85 99.36

7 5000 0.75 3750 5 0.33 90 99.69

17 1500 1.2 1800 5 0.16 95 99.85

5 3500 0.5 1750 5 0.15 100 100.00