Herramientas de la comunicación

Herramientas de la comunicación

Herramientas de la comunicación

Son elementos que se utilizan para llevar la comunicación a cada una de las personas que se quieren impactar.

En otras palabras constituyen los canales de comunicación.

Primero hay que tener claro

objetivos

estrategias

plan de comunicaciones

Es importante destacar que las herramientas pueden ser las mismas pero su efectividad obedece solo a la utilización planteada en la estrategia.

Las herramientas vienen originalmente de diferentes

disciplinas como el marketing, la política, el periodismo, las

Relaciones Públicas, marketing, entre otras.

Herramientas de la comunicación

¿Cuáles son las herramientas?

Seguimientos de medios Base de datos Mensaje Clave Nota de prensa Dossier de prensa Documentos de prensa Fotografías Videos Radiocomunicados Medios impresos de

Relaciones Públicas Relaciones con los

medios Cartas al director Espacios de participación

del público

Cursos de formación de portavoces

Rueda de prensa Entrevistas Viajes de prensa Gira por los medios Eventos y regalos Pruebas de

productos Showrooms Publicidad

institucional e infocomercial

Líneas de atención telefónica

Patrocinio y mecenazgo

Relaciones con analistas sectoriales.

Herramientas de la comunicación

Algunas de las herramientas de la comunicación interna (inforpress, 1999),

son:

Memoria Grupos de Mejora Plan de Comunicación Interna Revista Interna Videos o CD corporativos Encuesta de Clima Laboral Buzón de Sugerencias Intranet Círculos de calidad Auditorias de Comunicación Teléfonos de Información y otros.

Notas Internas Corporativas Reuniones con miembros del equipo Tablones de anuncio Seminarios Cursos Memos para informas sobre asuntos de la

empresa Grupos de Trabajo interdepartamentales Reuniones con otras divisiones Presentaciones Económicas /nuevos servicios Actos o eventos internos Manual de Acogida

Utilización de las herramientas de la

comunicaciónSeguimientos

de medios

Los mecanismos de seguimientos de medios deben ajustarse a las necesidades de la organización, dado que el panorama de recopilación de prensa es muy

amplio y no hay una forma de generar un alcance de todos los medios de comunicación donde hay impactos de interés de la empresa.

Es indispensable la distribución a los directivos de la organización el seguimiento de medios. Existen diferentes vías para poder desarrollar este proceso como lo

son: las impresiones, los CD o por internet a través de correo electrónico, página web o PDF.

Tienen un alcance local, regional, nacional e internacional.

Utilización de las herramientas de la

comunicación

Seguimientos de medios

Es importante para las organizaciones identificar cuáles son las informaciones que se presentan sobre la empresa, el entorno, su sector y los competidores.

El seguimiento de medios se trabaja diario a través de la compilación con coherencia de las noticias y de forma organizada. Es importante transmitirla

diario, semanal o mensual. Sin embargo esta se debe hacer de forma rápida e inmediata cuando sea necesaria.

Seguimiento de medios por formatos

Utilización de las herramientas de la

comunicación

Clipping o recorte de prensa

Se desarrolla mediante la revisión y recorte de las noticas a realizar el seguimiento. Debe incluir medio, fecha, sección y página.

Seguimiento de medios por formatos

Utilización de las herramientas de la

comunicaciónRadio y Televisión

Se prepara una alerta que incluye fecha y hora, medio de comunicación, duración, titular si lo hay, resumen de noticia, donde se especifiquen los participantes y el resumen de la entrevista.

De incluir el corte de la información, y para ello se puede grabar del medio al ser emitida o solicitar a este una copia.

De igual manera se transcriben las noticias más importantes y en el caso de no estar en el idioma origen de la empresa, este puede hasta traducirse o en el caso de multinacionales subtitularse en otro idioma.

Seguimiento de medios por formatos

Utilización de las herramientas de la

comunicación

Internet

Se realiza a través de la búsqueda de palabras claves en la internet. Se tienen en cuentan portales de información, páginas web, blogg, foros, entre otras.

Seguimiento de medios por formatos

Utilización de las herramientas de la

comunicación

Panorama de medios

Se trata de la presentación general de la región donde se encuentra ubicada la empresa o su territorio de impacto.

Así mismo se presenta una visión general, y no se concentra en un tema específico ni en el sector de la organización.

Base de datosUtilización de las herramientas de la

comunicación

La base de datos se compone por información importante y muchas veces personal de aquellos a quienes nos interesa llegar con las comunicaciones.

Base de datosUtilización de las herramientas de la

comunicaciónEntre los datos más importantes que se deben conservar se encuentra:

Nombre de la empresa a la que pertenece.

Contacto de la persona: se debe incluir el tratamiento con el que se va a dirigir. Don, Doña, Señor, Señora, Excelentísimo, licenciado, doctor, Magister, etc.

Cargo: Corresponde a la función que desempeña la persona a la que se va a dirigir. Ministro, Presidente, Periodista, etc.

Dirección postal: se debe incluir la ciudad, departamento, nación, código postal.

Base de datosUtilización de las

herramientas de la comunicaciónLas bases de datos pueden ser:

1. De medios2. De autoridades3. De asociados4. De clientes actuales y potenciales5. De líderes de opinión

Por ese motivo la naturaleza de la información cambia dependiendo de la base de datos. En el caso de los periodistas es necesario incluir:

Clase de medio (radio, prensa, televisión, internet, etc).

Programa o sección: esto es con el propósito de establecer si cubre la información del interés de la empresa.

Fecha y hora de cierre: corresponde al identificar la dinámica del medio y saber con anterioridad el tiempo que tienen el periodista para desarrollar su trabajo.

Base de datosUtilización de las herramientas de la

comunicaciónEntre los datos más importantes que se deben conservar se encuentra:

Dirección electrónica: es necesario incluir con claridad luego del @ al servidor o cuenta al que pertenece.

Teléfono: al momento de escribirlo se debe incluir el indicativo de la ciudad y del país si es el caso de extranjeros.

Celular: solo si la persona quiere entrega esta información debe ser incluida.

Página web, blogg o cualquier otra herramienta de la web 2.0

Mensajes claves Utilización de las

herramientas de la comunicación

Son enunciados que sintetizan el mensaje. Se denominan Mensajes blindados o Key Messages y tienen la intensión de comunicar con respecto a un tema.

Para que estos sean efectivos, es necesario que no dejen lugar a interpretaciones o

repaso de las mismas.

Su extensión debe ser la apropiada para entregar toda la información, pero no tan

larga para generar interpretaciones de terceros.

La retórica en estos casos debe hacerse a un lado puesto que se encuentra lejos de

contenidos relevantes de interés para ese público objetivo.

Utilización de las herramientas de la

comunicaciónEl comunicado

Es efectivo como medio masivo de comunicación.

Este se puede desarrollar en dos vías, interno y externo y muchas veces por esto varía su periodicidad.

En el caso de los internos hay fechas establecidas donde se publica la información con la recopilación del material a comunicar durante un mes o 15 días; mientras que en lo externo puede ser diario o con la intensión que tenga la empresa de dar a conocer sus acontecimientos.

En cada uno de los casos apunta a informar sobre un hecho en específico.

Utilización de las herramientas de la

comunicaciónPasos para el comunicado de

prensa

Lugar y fecha de edición

Busca indicar al periodista el lugar donde se originó la información a tratar, al igual que el día, mes y año.

Estos datos son relevantes porque muchas veces dependiendo de donde se originó la información cobra relevancia para el comunicador.

Utilización de las herramientas de la

comunicaciónPasos para el comunicado de

prensa

Cuerpo del comunicado

Este espacio guarda una relación alta con la nota periodística. La clave está en buscar la forma de entregar la información de manera atractiva y con todos los datos relevantes sobre lo que se quiere comunicar.

En el cuerpo, de igual manera se abordan las seis preguntas problemas:¿Qué?¿Quién?¿Cómo?¿Cuándo?¿Dónde?¿Por qué?

El primer párrafo debe obedecer al tema principal y los siguientes a lo destacado por los subtítulos.

Utilización de las herramientas de la

comunicaciónPasos para el comunicado de

prensa

Cuerpo del comunicado

Este espacio guarda una relación alta con la nota periodística. La clave está en buscar la forma de entregar la información de manera atractiva y con todos los datos relevantes sobre lo que se quiere comunicar.

En el cuerpo, de igual manera se abordan las seis preguntas problemas:¿Qué?¿Quién?¿Cómo?¿Cuándo?¿Dónde?¿Por qué?

El primer párrafo debe obedecer al tema principal y los siguientes a lo destacado por los subtítulos.

Utilización de las herramientas de la

comunicaciónPasos para el comunicado de

prensa

Identificación de la organización

Conocido con su nombre en inglés “Boiler plate”, se expone brevemente los datos de la empresa.

Nombre de la organización Dirección de página web Origen Posicionamiento Características, entre otras.

Utilización de las herramientas de la

comunicaciónPasos para el comunicado de

prensa

Datos del contacto

Es importante dejar un espacio de referencia para que el periodista que recibe la nota, pueda ponerse en contacto.

Los datos son:

Nombre Cargo Teléfono Fax Correo Electrónico Página web o blog La respuesta oportuna y ágil a un periodista ayuda de manera importante a

que la información sea incluida dentro de los medios de comunicación.

Utilización de las herramientas de la

comunicaciónConsejos básicos para

conseguir la difusión de una nota de prensa

1. Asegurarse que la información sea noticia. (Novedosa y de interés para el público).

2. Evitar enviar información no relevante.

3. identificar el perfil del medio de comunicación y adaptar la nota de prensa al público que el medio maneje.

4. La relevancia de la información, debe estar concentrada en la noticia, más no en el autor de la información (empresa).

5. Tener empatía con el público del medio y determinar con anterioridad el por qué le interesa la información.

Tomado de: Relaciones públicas: la eficacia de la influencia.

Utilización de las herramientas de la

comunicación

Las notas se pueden distribuir de manera virtual a través de los correos

electrónicos. Sin embargo existe la opción de cargar la información a la

página web de la empresa, y así estar disponible a quien lo requiera.

En el caso de distribuirse vía correo electrónico, debe tener en cuenta:

El asunto debe ser puntual e impactante. (se recomienda escribirlo en mayúsculas para que resalte de los

otros correos electrónicos).

Distribución de nota de prensa

Utilización de las herramientas de la

comunicación

Aunque tiene muchos nombres como Kit de prensa, media kit, perfil de la empresa; trata de la recopilación de información escrita, grafica, audiovisual o multimedia que una organización tenga para presentar ante los medios de comunicación.

Este busca completar la información que se tenga y presentar con detalle el hecho que convoca a la prensa.

Su redacción a diferencia del comunicado, debe estar enfocada en la parte documental donde se presenta el tema y su desarrollo. Este debe ser frio y muy explicativo, nada de darle un tono comercial o de seducción al cliente.

Por lo general se trata de una presentación lujosa donde se pretende informar sobre el servicio o producto, en especial cuando los eventos son de mucha relevancia o donde se presentan productos del mismo sector como es el caso de las ferias.

Dossier de prensa

Utilización de las herramientas de la

comunicación

En el caso que este se dirija a periodistas, dependerá del evento a desarrollar

Para un viaje de prensa, es necesario incluir:

Programa previsto por la organización Lista de persona que intervendrán en la conferencia. Este en necesario que

contenga: nombre, título, función y un breve perfil. Texto o resumen de las intervenciones Hojas en blanco para que el periodista tome nota.

Su presentación puede ser de manera tradicional es decir impreso o interactivo el cual se divide en CDy/o DVD, e internet.

Componentes del Dossier

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comunicación

Portada, con un título que indique el tema a tratar. Además deberá contener el logotipo o la imagen corporativa de la empresa que presenta el Dossier.

Sumario con la indicación de cada uno de los temas a tratar. Un comunicado de prensa, delante o detrás del sumario. También se puede

remplazar por una carta de presentación del máximo responsable de la empresa. (solo si es necesaria).

Historia de la organización Misión y Valores corporativos Perfil de la alta dirección con fotografías Datos financieros que incluyan: tablas y gráficos. Datos organizacionales: número de empleados, productos, etc. Proyecciones del negocio Lo que dice la prensa de la organización Casos de éxito Testimonios Información de contacto

Componentes del Dossier

Referencias

Rojas, O. (2008). Relaciones públicas: La eficacia de la influencia (2da ed.). Madrid: ESIC Editorial.

Xifra, J. (2007). Las Técnicas de Relaciones Públicas. (pág. 311). Barcelona: UOC.

Inforpress, 1999

Gracias