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FASE III CULMINACIÓN
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FASE III
CULMINACIÓN
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FASE III
CULMINACIÓN
En esta última fase, se darán a conocer los resultados obtenidos a lo
largo del desarrollo de la presente investigación, los cuales fueron
desarrollados tomando en consideración los objetivos de la misma y las fases
de la metodología seleccionada con anterioridad.
1. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN. Acorde con los resultados obtenidos y analizados mediante la utilización
de los distintos instrumentos de recolección de datos, y en conjunto con la
metodología utilizada, se procedió a desarrollar el sistema de información
para obtener el resultado de la investigación.
1.1. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS.
El resultado de esta investigación está dado por el alcance del propósito
planteado en el objetivo general del estudio, el cual estuvo dirigido al
desarrollo de un sistema de información para los procesos administrativos en
la empresa Karpinteros, C.A. “KARPINCA”, en concordancia con la
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metodología planteada por Kendall y Kendall (2005), la cual está
estructurada en seis (6) fases. Los resultados son expuestos a continuación.
FASE 1: IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y
OBJETIVOS.
Para dar cumplimiento a esta fase, se realizaron visitas a las instalaciones
de la empresa y se llevaron a cabo reuniones con el personal directivo y
administrativo de la misma; durante ambas actividades, se observó la
existencia de varios problemas, entre los cuales figuran la pérdida de tiempo
en la ejecución de los procesos de presupuesto y facturación, así como
retardo en el tiempo de respuesta y redundancia en los datos, descontrol en
la nomina, entre otros.
Esta situación responde a la realización manual de los procesos
administrativos llevados a cabo en la empresa, la cual cuenta con la
maquinaria necesaria para la correcta confección y manufactura de los
productos.
Sin embargo, se requiere una maximización de los tiempos de respuesta
a nivel administrativo, íntimamente ligada a la reducción de los costes de
tiempo que tomen los procesos administrativos en llevarse a cabo, y que se
verán traducidos en beneficios económicos para la empresa, acorde con lo
especificado por el personal directivo y administrativo que labora en la
misma.
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Tabla 1 Guía de Observación Directa
ITEM SE
APRECIA NO SE
APRECIA
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE MINIMOS PARA EJECUTAR EL SISTEMA X
SISTEMA OPERATIVO COMPATIBLE CON EL SISTEMA X VERSION DE SISTEMA OPERATIVO COMPATIBLE REQUERIDA PARA LA EJECUCION DEL SISTEMA X ACTUALIZACIONES DE SISTEMA OPERATIVO (SERVICE PACKS, PARCHES DE SEGURIDAD, ETC) REQUERIDAS PARA LA EJECUCION DEL SISTEMA
X
SOFTWARE DE TERCEROS (SOFTWARE OFIMATICO, ANTIVIRUS, ETC.) X SOTWARE REQUERIDO PARA LA EJECUCION DEL SISTEMA CORRECTAMENTE INSTALADO X DISPOSITIVOS PARA LA ENTRADA DE INFORMACION (TECLADO, MOUSE, ETC.) X DISPOSITIVOS PARA LA SALIDA DE INFORMACION (MONITORES, IMPRESORAS, ETC.) X CONTROLADORES DE DISPOSITIVOS DE ENTRADA CORRECTAMENTE INSTALADOS X CONTROLADORES DE DISPOSITIVOS DE SALIDA CORRECTAMENTE INSTALADOS X
EQUIPOS EN CORRECTO FUNCIONAMIENTO X USUARIOS CON CONOCIMIENTOS BASICOS DE COMPUTACION X ESTACIONES DE TRABAJO ERGONOMICAS X DISPOSITIVOS PROTECTORES DE VOLTAJE (REGULADORES, UPS, ETC.) X SISTEMA ELECTRICO EN CORRECTO FUNCIONAMIENTO X ACCESO A INTERNET X ENTORNO DE TRABAJO (MUEBLES, SILLAS, ETC.) EN CONDICIONES APTAS X ENTORNO DE TRABAJO CUMPLE LAS MINIMAS CONDICIONES AMBIENTALES (SIN POLVO, SIN HUMEDAD, SIN SUCIO, TEMPERATURA ADECUADA, ETC.)
X
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
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Luego de haber identificado plenamente el conjunto de problemas
presentes en la empresa, los investigadores concluyeron que, una de sus
oportunidades para resolver la problemática planteada, es por medio del
diseño de un sistema de información, el cual permita minimizar el tiempo
empleado para realizar un presupuesto , dado que al introducir los datos
presentes en el presupuesto, le permite al sistema tomar dichos datos para la
facturación y de esta forma controlar eficientemente las cuentas por cobrar y
pagar.
En la empresa Karpinteros, C.A. “KARPINCA”, la integridad de los datos
es imprescindible , puesto que éstos influyen en gran escala en la toma de
decisiones; la automatización de los procesos generará mayor confiabilidad
de los datos y reducirá la redundancia de los mismos.
En el mismo orden de ideas se expone que, la automatización del proceso
de facturación eliminará el descontrol en el mismo, permitiendo su
almacenamiento en la base de datos, de modo que su acceso será inmediato
y confiable.
En virtud de lo antes expuesto, y para realizar el sistema de información
de manera que cumpla con los requerimientos establecidos por los usuarios,
se establecieron los siguientes objetivos que deben ser obtenidos con el
sistema de información propuesto :
• Eliminar la pérdida de tiempo en los procesos de presupuesto y
facturación para agilizar los procesos administrativos en la empresa
Karpinteros, C.A. “KARPINCA”.
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• Controlar el proceso de nómina para evitar problemas con los empleados
de la empresa.
• Mejorar los procesos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, en
función de evitar pérdidas de información y de dinero.
Igualmente, además de establecer los problemas, las oportunidades y los
objetivos fue necesario determinar si la realización del sistema aportaba valor
agregado a la empresa Karpinteros, C.A. “KARPINCA”. Una manera de medir
este desarrollo fue a través de la realización de los requerimientos
establecidos por los usuarios, siendo para ello necesario evaluar la
factibilidad de aplicación de estos desde el punto de visto técnico, operativo y
económico, obteniéndose los siguientes resultados.
En la Factibilidad Técnica, quedó demostrado a través de las técnica
utilizada (observación directa) que la posibilidad de desarrollar la presente
propuesta es factible, dado que la empresa cuenta en todas sus
computadoras con los recursos de software y hardware mínimos requeridos
para el manejo correcto del sistema, el cual se especifica a continuación:
Hardware
• Case ATX o compatible .
• Procesador arquitectura x86 de 2.0 Ghz o superior.
• Disco duro de capacidad 40 GB a 5400 RPM o superior.
• Unidad de CD-ROM o superior.
• Monitor SVGA o compatible.
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• Capacidad de RAM de 256 MB o superior.
• Teclado y mouse compatible.
• Impresoras USB o compatible.
Software
• Microsoft Windows XP (Windows NT 5.0).
• Microsoft Office 2003.
• Microsoft Visual Studio 6.0.
Con respecto a la Factibilidad Operativa, en este estudio se aplicó la
técnica de entrevista no estructurada al personal directivo y administrativo de
la empresa, quienes demostraron una gran aceptación a la automatización
de los procesos administrativos. En el mismo orden de ideas, el sistema se
considera operativamente factible, por contar la organización con un recurso
humano adiestrado y capacitado con un buen dominio en paquetes
informáticos, tales como: Microsoft Windows XP y Microsoft Office 2003,
entre otros.
Por último en la Factibilidad Económica, se consideró económicamente
factible el desarrollo del sistema, debido a que, como se precisó
anteriormente, la citada organización cuenta con los adecuados recursos de
hardware, software, espacio físico y apoyo económico para el diseño y
desarrollo del sistema propuesto y así justificar las inversiones realizadas
para la adquisición de nuevas tecnologías en la empresa Karpinteros, C.A.
“KARPINCA”, acorde con lo expresado por el personal directivo y
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administrativo de la misma, conjuntamente con lo observado por los
investigadores en las visitas realizadas a la misma.
Motivo por el cual, se estableció que los beneficios aportados por este
sistema a la empresa, están relacionados a la minimización de los tiempos
de ejecución, mediante los resultados de cada uno de los procesos
administrativos, minimizando de esta manera las pérdidas de tiempo
traducidas en altos costes operativos.
FASE 2: DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE
INFORMACIÓN.
Para determinar los requerimientos de información del sistema se
aplicaron entrevistas no estructuradas al personal directivo, así como
también se empleó la observación directa a los procesos administrativos,
condiciones de trabajo y estado de los equipos para dejar constancia de la
situación actual en la que se encuentra la empresa.
A través de lo antes expuesto, se lograron conocer los objetivos del
sistema a desarrollar que incluye la información necesaria y útil empleada en
el sistema actual para llevar a cabo los diferentes procesos administrativos.
De ello se estableció la información manejada por el sistema en desarrollo,
entre las cuales destacan: requerimientos de entrada, como lo son los datos
del cliente y datos de artículo; requerimientos de proceso, en donde figuran
la elaboración presupuestos, recibos y facturas; los requerimientos de salida,
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que abarca la emisión de facturas impresas, reportes de presupuesto y
recibos, entre otros; y los requerimientos de almacenamiento, los cuales
giran principalmente en torno a la base de datos, y para los cuales se
emplearan medios digitales como lo son unidades lectoras-escritoras de DVD
y medios de almacenamiento masivo extraíble.
En el mismo orden de ideas y en pro del desarrollo del sistema propuesto,
también se tomaron en cuenta los siguientes criterios:
• Información de cuentas cobradas y por cobrar de los distri buidores y
proveedores.
• Elaboración de presupuestos de forma rápida y eficaz.
• Facturación de manera automatizada mediante la reutilización de los datos
de los presupuestos.
• Perfeccionamiento de la entrada de datos y la preparación de reporte .
FASE 3: ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA. Utilizando la representación gráfica de los procesos administrativos en la
empresa mediante los Diagramas de Flujo de Datos (DFD) y con la
información previamente obtenida (entrevistas y observación directa)
se establecieron las necesidades del sistema para generar facturas y
presupuestos, cuentas cobradas y por cobrar de forma organizada, rápida y
eficaz optimizando los tiempos de respuesta y aumentando la productividad
de cada tarea para completar los procesos administrativos (Ver Figura 1).
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Figura 1. DFD de contexto, sistema actual.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
El sistema comienza su entrada de datos en el momento en que un
determinado cliente desea realizar un proyecto. Para esta actividad se toman
en cuenta tanto los datos del cliente como del presupuesto (Ver Figura 2).
Figura 2. DFD de análisis nivel 0, sistema actual.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
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Así, la empresa evalúa la factibilidad del proyecto tomando en cuenta
dichos datos, así como el margen de tiempo estimado para dicha actividad.
De esta forma, se plantea la situación ante el cliente, donde se explican
todos y cada uno de los pasos que conllevara el proyecto. El cliente entonces
debe decidir si continua con el proyecto o lo abandona. En caso de continuar
con el proyecto, debe cancelar la primera cuota, constituida por el cincuenta
(50) por ciento del costo total del presupuesto.
Figura 3. DFD de análisis nivel 1, sistema actual.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
Luego, el cliente deberá realizar dos pagos mas, uno correspondiente al
treinta (30) por ciento del costo, y por ultimo uno correspondiente al veinte
(20) por ciento restante, emitiendo en cada etapa los recibos. Al culminar
esta etapa, se procede a la fase de facturación, donde la empresa se
encarga de emitir la factura de rigor. Si el cliente ha solicitado cambios en su
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proyecto, debe cancelarlos antes de poder culminar el proceso de
facturación.
Teniendo en cuenta lo antes mencionado, se precisa enfocarse en
desarrollar una interfaz de usuario que facilite el ingreso de datos ya que
serán utilizados mas adelante por otros procesos dentro del
sistema. Razón por la cual se hace relevante la implementación de una base
de datos relacionada que permita gestionar, administrar y recuperar
consistentemente la información que se desee almacenar.
Estas, entre otras, constituyeron las necesidades establecidas luego de
analizar los datos generados mediante las entrevistas no estructuradas, la
observación directa y los diagramas de flujo de los procesos ejecutados en la
empresa Karpinteros, C.A. “KARPINCA”.
FASE 4: DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO.
De acuerdo con el análisis de las necesidades y requerimientos se decidió
automatizar los procesos administrativos que abarca el sistema propuesto;
de esta forma se dio inicio a la construcción de los diagramas de flujo de
datos (DFD) y del diseño lógico del sistema. Los diagramas de flujo de datos
(DFD) contemplan todas las entidades y procedimientos que se encuentran
involucrados en los procesos administrativos, las entradas y salidas de
información, incluyendo los almacenes de datos y archivos en los cuales se
guarda la información (Ver Figura 4).
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Figura 4 . DFD de contexto, sistema propuesto. Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
El nuevo sistema comenzará su entrada de datos en el momento en que
un determinado cliente desee realizar un proyecto; mas para esta actividad
se verificara previamente la existencia de dichos datos. Para esta actividad
se toman en cuenta tanto los datos del cliente como del presupuesto.
Figura 5. DFD de análisis nivel 0, sistema propuesto.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
Tomando en cuenta de que la empresa hasta este punto contará con
datos centralizados y previamente almacenados, la empresa evaluará la
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factibilidad del proyecto tomando en cuenta dichos datos, así como el
margen de tiempo estimado para dicha actividad, el historial de ventas
previas al antes mencionado cliente, entre otros.
De esta forma y terminando dicho análisis, se planteará la situación ante
el cliente, donde se explican todos y cada uno de los pasos que conllevara el
proyecto, y quien últimamente decidirá si continúa con el proyecto o lo
abandona. En caso de continuar con el proyecto, deberá cancelar la primera
cuota, constituida por el cincuenta (50) por ciento del costo total del
presupuesto.
Figura 6. DFD de análisis nivel 1, sistema propuesto.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
Luego, el cliente realizará los siguientes pagos, uno correspondiente al
treinta (30) por ciento del costo del proyecto, y por último uno
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correspondiente al veinte (20) por ciento restante, emitiendo en cada etapa
los recibos de pago para cada uno. Al culminar esta etapa, el usuario
procederá a la fase de facturación, donde se emitirá automáticamente la
factura de rigor.
Si el cliente ha solicitado cambios en su proyecto, deberá cancelarlos
justo antes de emitir la factura, dado que si el sistema no registra todos los
pagos correspondientes a un proyecto, no permitirá la emisión de la factura.
Así, el sistema permitirá a los usuarios mantener actualizada toda la
información concerniente a los proyectos, por cuanto se encontrarán
enlazados los registros de presupuestos, recibos y facturas de manera
centralizada, en pro de evitar futuras incongruencias administrativas.
Para esto, el diseño de los procedimientos se obtuvo gracias al análisis de
cada uno de los pasos que intervienen en los procesos manuales que se
llevan a cabo actualmente dentro de la empresa Karpinteros C.A.
“KARPINCA”. Lo anteriormente expuesto, conjuntamente con las opiniones
obtenidas a través de las entrevistas no estructuradas, permitió el desarrollo
del diseño lógico del sistema en concordancia con las exigencias de los
usuarios.
En el mismo orden de ideas y como se aprecia en la figura 7, la base de
datos se estructura en cinco (05) entidades de datos principales: cliente,
artículos, recibos, facturas y presupuestos. Cada una de dichas entidades
corresponde a un requerimiento de entrada o procesamiento vital y
especifico del sistema. La construcción del antes mencionado diagrama,
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logrado gracias a la utilización de la herramienta Sybase PowerDesigner 12,
permite tanto a los analistas como a los programadores, contar con
información precisa acerca de la base de datos del sistema.
Figura 7. Diagrama entidad-relación (ER) de la base de datos.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
A su vez, se recurrió a la utilización de un diagrama HIPO, el cual
estructura el menú principal de la aplicación, agrupando cada modulo del
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sistema en función de su utilidad (Ver Figura 8). De esta forma se generan
los principales grupos, entre los cuales figuran: cliente, presupuesto, recibo,
factura, artículo, reporte, mantenimiento, ayuda y salir.
Para cada grupo, a su vez, se encuentran enlazadas cada una de las
distintas operaciones modulares. Igualmente, en el grupo “Mantenimiento” se
encuentran diversas tareas relacionadas con el correcto funcionamiento del
sistema, entre las cuales se encuentran el modulo de creación, modificación
y eliminación de usuarios, así como operaciones de respaldo y restauración
de la base de datos.
Figura 8. Diagrama HIPO.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
Gracias a esto, se procedió a dar origen a la definición de la base de
datos a utilizar, conocida como Microsoft Access 97, con tablas relacionadas
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y atributos afines para adaptarse a las necesidades de los usuarios y facilitar
su gestión por parte de los desarrolladores acercándose a la realidad
mediante el uso de la abstracción.
Posteriormente, se implementaron gráficamente los símbolos estándares
en cada una de las entidades de la base de datos, las relaciones entre esas
entidades y los atributos de cada una de ellas. Todo esto en concordancia
con lo especificado en el diagrama entidad-relación que se muestra en la
Figura 7. En efecto, se procede a la generación de las tablas normalizadas,
para de esta forma eliminar las redundancias entre los datos y garantizar su
integridad.
Dentro de este marco, se elaboraron los diccionarios de datos que
registran las características de los procesos, flujos de datos, estructuras y
almacenes de datos. En este sentido, esta etapa es considerada vital para la
correcta documentación del sistema.
Por otra parte, el diseño de las estructuras de datos fue de suma
importancia en la determinación de la forma en la que la información es
presentada al usuario, tanto para su ingreso como también para su
recuperación, teniendo en cuenta las preferencias e inclinaciones de los
operadores del sistema.
Finalmente, se establecieron normativas de control de acceso, en función
de restringir los privilegios de los usuarios, limitando la entrada a ciertas
áreas críticas y las modificaciones de nivel administrativo que generan un
fuerte impacto en la funcionalidad del sistema.
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FASE 5: DESARROLLO Y DOCUMENTACION DEL SOFTWARE.
Con el objeto de desarrollar el Sistema de Información, se implementaron
las especificaciones que derivan de la fase de diseño, en orden de adherirlas
a los lineamientos que facilitan la culminación de las tareas y procesos a la
vez que se cumplen con las necesidades de los usuarios. En relación al
diseño físico de la misma, se empleó un sistema de gestión de bases de
datos el cual brinda la posibilidad de manejar de forma clara, sencilla y
ordenada un conjunto de información determinada. Al mismo tiempo, se hizo
uso del ambiente de programación integrado Microsoft Visual Basic 6.0.
Primordialmente, se programaron los módulos "Cliente", encargado de la
gestión de los clientes en el sistema, y "Artículo", responsable del control de
los artículos que serán presupuestados, pagados y facturados en el sistema,
los cuales constituyen un pilar fundamental en el desarrollo de los módulos
subsecuentes. Posteriormente, se desarrollaron los módulos "Presupuestos",
el cual realiza los presupuestos de proyectos, "Recibos", necesario para los
planes de financiamiento por cuotas, y "Facturas", quien finalmente culmina
el proceso administrativo al formalizar la factura correspondiente.
Como complemento, se crearon los módulos "Inventario", en donde se
controlan las herramientas utilizadas por los empleados de Karpinteros, C.A.
"KARPINCA", y "Cuentas", dividido en "Cuentas por Cobrar" y "Cuentas por
Pagar", desde donde se inspeccionan las cuentas pendientes por cobrar a
clientes y las cuentas pendientes por pagar a proveedores y/o servicios.
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Complementariamente al anterior procedimiento, se desarrolló el manual
de usuario, donde se le indica al usuario, paso a paso, la forma correcta en la
cual debe ejecutarse el sistema. Finalmente, a través el uso de la aplicación
HelpNDoc se realizó e l módulo de ayuda del sistema, parte fundamental que
ofrece documentación sencilla y de rápido acceso donde se explica a
usuarios y operadores el funcionamiento de los diferentes módulos y
opciones presentes en el sistema.
A continuación se ilustran las distintas ventanas principales del sistema:
Figura 9. Pantalla de inicio del sistema propuesto.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
La Figura 9 muestra la pantalla de inicio del sistema, la cual se presenta
ante el usuario justamente al momento de iniciar la aplicación y mientras se
realiza la inicialización y carga de componentes.
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La Figura 10 ilustra la etapa de inicio de sesión del sistema. El sistema, en
adelante “KARPINCA Gestión de Ventas”, requiere que el usuario se
identifique correctamente, en función de concederle acceso al sistema. Si
ocurriese el caso donde una persona falla tres (03) veces seguidas en iniciar
sesión de manera insatisfactoria, el sistema se cerrara de manera
automática.
Figura 10. Inicio de sesión del sistema propuesto.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
Asimismo, la Figura 11 muestra el diseño de la ventana principal del
sistema. Desde esta ventana se le permite al usuario el acceso a todas las
funciones principales, como lo son el registro de clientes y artículos, la
realización de presupuestos, la elaboración de recibos y la formalización de
facturas, así como la visualización de las cuentas por cobrar y pagar, el
inventario de herramientas, y acceso rápido a utilidades de ofimática como
Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint, Microsoft Office Excel, en
adición a la calculadora de Windows, un calendario y el navegador de
internet predeterminado.
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Figura 11. Pantalla Principal del sistema propuesto.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
Cuando el usuario presiona la opción nuevo cliente, presente en el menú
principal de la aplicación, se despliega inmediatamente la ventana “Nuevo
Cliente”, como se demuestra en la Figura 12.
Figura 12. Ventana “Nuevo Cliente” del sistema propuesto.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
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Dicha ventana permite al usuario el ingreso al sistema de todos los datos
de un cliente, imprescindibles para posteriores etapas de los procesos
administrativos.
Una vez introducido un cliente al sistema, se procede a elaborar el
presupuesto, como lo indica la Figura 13. Para ello se requiere previamente
la selección del cliente. Una vez seleccionado el cliente, se despliegan las
demás opciones. Aquí el usuario procede a seleccionar los artículos a
presupuestar, así como notas posibles que el cliente o la empresa deseen
agregar al presupuesto.
Figura 13. Ventana “Realizar Presupuesto” del sistema propuesto.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
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Una vez realizado el presupuesto, se procede a realizar los pagos del
presupuesto. Por cada pago que el cliente realice, se le entrega un recibo del
mismo especificando la transacción. De esta forma y en función de su
elaboración, se requiere introducir la información del pago y el concepto, así
como el presupuesto al que va asociado, como se muestra en la Figura 14.
Figura 14. Ventana “Elaborar Recibo” del sistema propuesto.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010). A su vez, la Figura 15 ejemplifica la creación de una factura en el sistema.
El usuario debe seleccionar el presupuesto al cual se le realiza la factura,
para que el sistema habilite y despliegue la información del mismo. De esta
forma, el usuario solo debe presionar el botón “Aceptar” para formalizar la
factura correspondiente, para así dar por concluido el proyecto, y por ende, la
responsabilidad con el cliente.
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Figura 15. Ventana “Formalizar Factura” del sistema propuesto.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010).
En cuanto a la documentación del sistema, se construyó el Módulo de
Ayuda al Usuario y el manual del usuario de la aplicación. Éste cuenta con
explicaciones por temas, el cual fue creado en programación HTML y gracias
a la utilización del programa gratuito HelpNDoc Free. A la vez dicho modulo
de ayuda aporta al usuario con información refere nte a la utilización del
sistema. Dicho módulo es accesible directamente desde el sistema, en el
menú “Ayuda” bajo la opción de “Temas de Ayuda…”, o con presionar el
botón F1 (Ver Figura 16).
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Figura 16. Módulo de ayuda del sistema propuesto.
Fuente: Fuenmayor, Ojeda y Restrepo (2010). Por último, el Manual del Usuario permite al usuario conocer paso a paso
las operaciones básicas necesarias para la instalación, primer uso y
utilización común del sistema. A su vez, contiene todos los temas de ayuda e
información relevante presente en el Modulo de Ayuda al Usuario del
sistema.
FASE 6: PRUEBAS DEL SISTEMA.
Con el objeto de verificar la correcta funcionabilidad operacional, el
sistema fue sometido a la fase de pruebas mediante la utilización de datos
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imaginarios generados aleatoriamente, específicamente caja de cristal y
funcionales, acorde con lo propuesto por el autor Pressman (2005).
Diferentes tipos se fallas pudieron ser apreciadas, entre las cuales
destacaron los problemas de conexión con la base de datos; dificultad de
flujo esperado desde una pantalla hacia la siguiente (continuidad); fallas de
validación de los datos introducidos y modificaciones en las pantallas
realizadas con el fin de generar un entorno de trabajo amigable y de fácil uso
pensando en los usuarios de la empresa.
En consecuencia, se estudiaron los distintos problemas y fallas ocurridos
durante esta fase , en función de analizar las posibles soluciones. Para tal
efecto, fueron aplicadas las correcciones pertinentes a nivel de código y
operatividad, con el objeto de continuar a la segunda fase de pruebas del
sistema.
Los resultados arrojados en la misma constituyeron evidencia de la
eficacia de las correcciones aplicadas, dejando pocas fallas por corregir.
Luego de aplicadas dichas modificaciones, según el estudio de las causas de
los nuevos problemas y el análisis de las soluciones, fueron puestos en
marcha los procesos correctivos para solventar las incongruencias.
Como seguimiento de esta actividad y con el producto final del sistema
puesto en marcha, se ejecutaron las últimas pruebas por medio de
la utilización de datos reales recopilados en meses anteriores por parte de la
empresa. En consecuencia, se obtuvieron resultados satisfactorios y
confiables.
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1.2. DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS. En este punto , se cotejan los datos de campo extraídos de los distintos
instrumentos de recolección de datos, en base a la metodología aplicada.
Dicha metodología utilizada para el desarrollo del prototipo fue la planteada
por los autores Kendall y Kendall (2005).
Se realizó en primer lugar la visita a la empresa Karpinteros, C.A.
“KARPINCA”, donde conjuntamente se estableció un proceso de
conversación con el personal administrativo de la misma, a fin de realizar una
diagnosis de la situación actual.
Asimismo, se realizó con la finalidad de identificar, determinar y analizar
las necesidades de los usuarios, los requerimientos tecnológicos del sistema,
los requerimientos de información y el análisis de las necesidades del
sistema a desarrollar, en concordancia con lo establecido por los autores
Kendall y Kendall, quienes establecen que los analistas deben observar
objetivamente lo que sucede en una empresa determinada, con la finalidad
de precisar los problemas existentes, donde igualmente han de averiguar los
objetivos que dicha empresa persigue, mediante el uso de las entrevistas y
las guías de observación directa.
En segundo lugar, una vez establecidas las necesidades y requerimientos
de la empresa y el sistema propuesto, se procedió a la utilización de las
herramientas físicas y lógicas necesarias para el diseño del sistema
recomendado y la documentación del software, tales como: diccionarios de
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datos, diagrama entidad-relación, diagrama HIPO, diagramas de flujo de
datos (DFD) y el lenguaje de programación, en aras de dar cumplimiento con
lo establecido por los autores Kendall y Kendall, quienes indican que los
analistas deben diseñar procedimientos precisos para la captura de datos,
facilitando la entrada eficiente de los mismos al sistema de información
mediante técnicas adecuadas de diseño de formularios y pantallas.
Una vez concluido con el desarrollo del sistema recomendado, se
procedió a someterlo a las pruebas de validación y verificación y al
mantenimiento necesario, con la finalidad de depurarlo y dar cumplimiento a
lo establecido por los autores Kendall y Kendall en la fase de pruebas y
mantenimiento del software . En la misma, los autores plantean que analistas
y programadores deben trabajar en conjunto, en aras de ejecutar el
mantenimiento y documentación del software llevándose a cabo de manera
rutinaria y en función de localizar errores de funcionamiento. Esta constituye
la última fase de la metodología de desarrollo de sistema utilizada.
2. CONCLUSIONES.
Luego de establecidos los resultados de la presente investigación, los
investigadores procedieron a analizarlos a la par con los objetivos
específicos de la misma, en conjunto con el desarrollo de un sistema de
información para los procesos administrativos en la empresa Karpinteros,
C.A. “KARPINCA”. Dicho análisis trajo a colación las siguientes conclusiones .
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En referencia al primer objetivo especifico, relacionado con el análisis de
los procesos administrativos ejecutados dentro de la empresa, se logró
identificar los procesos administrativos llevados a cabo, donde se utilizaron
las técnicas de recolección de datos, en este caso las entrevistas no -
estructuradas y la observación directa, las cuales facilitaron a los
investigadores la información necesaria para realizar la evaluación
correspondiente de dichos procesos administrativos.
Con respecto al segundo objetivo especifico, concerniente a la
determinación de los requerimientos funcionales a cubrir con el sistema, se
obtuvieron los distintas necesidades de la empresa, donde figuraron el
manejo de clientes, artículos y materiales, y los procesos de facturación,
presupuestos, inventario y control de cuentas por cobrar y por pagar por
parte del personal de la empresa, mediante entrevistas no estructuradas
realizadas al personal administrativo de la empresa.
Para el cumplimiento del tercer objetivo específico, vinculado al diseño
lógico y físico del sistema de información de acuerdo con los requerimientos
establecidos por la empresa, los investigadores se adhirieron a lo planteado
en la metodología de desarrollo de sistemas por los autores Kendall y
Kendall, siguiendo un esquema de optimización y rentabilidad, donde se
implementaron las herramientas de programación Microsoft Visual Basic 6.0
y Microsoft Access 97 para la construcción del sistema recomendado.
Fundamentándose en la integración entre el hardware y el software, se
diseñó la interfaz gráfica del sistema, para ser desarrollada y utilizada
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posteriormente de manera práctica y amigable hacia los usuarios,
construyendo un sistema que pudiera satisfacer las principales necesidades
presentadas en la empresa.
Finalmente y en relación al cuarto objetivo, el cual hace referencia a la
verificación de la funcionabilidad del sistema, se pudo comprobar que el
sistema efectúa y cumple con los procesos diseñados. Se elaboró un plan de
verificación mediante pruebas conjuntas entre los analistas y programadores,
los cuales validaron su correcta funcionabilidad, arrojando resultados más
precisos en referencia a la confiabilidad del sistema actual.
3. RECOMENDACIONES.
Sobre las bases de las ideas expuestas, los investigadores se enfocaron
en discurrir en una serie de recomendaciones, orientadas hacia la utilización,
entrenamiento y mantenimiento del sistema. Entre estas se encuentran:
• Implementar el sistema propuesto, tomando en cuenta el desarrollo
diseñado del sistema de información para los procesos administrativos en la
empresa Karpinteros, C.A. “KARPINCA”.
• Suministrar el entrenamiento adecuado al personal del departamento
administrativo, quienes harán uso del sistema, mediante jornadas de
capacitación, en aras de garantizar su correcta utilización.
• Efectuar mantenimientos periódicos de los módulos del sistema cada (06)
meses, a forma de garantizar su correcto funcionamiento.
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• Realizar mantenimientos periódicos cada (06) meses de los
computadores, encargados de ejecutar el sistema propuesto, con la finalidad
de mantener dichos equipos en un óptimo estado operativo.
• Ejecutar un respaldo de la base de datos cada tres (03) meses, en función
de anticipar fallas en el sistema.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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