ELABORACIÓN DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL MODELO …
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ELABORACIÓN DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL MODELO DE CONTROL INTERNO Y GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN BAJO LOS REQUISITOS DE MECI 1000:2005 EN EL CONCEJO MUNICIPAL DE DOSQUEBRADAS JUAN SEBASTIÁN RUBIO HENAO UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERIA INGENIERIA INDUSTRIAL PEREIRA 2018
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ELABORACIÓN DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL MODELO DE
CONTROL INTERNO Y GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN BAJO LOS REQUISITOS
DE MECI 1000:2005 EN EL CONCEJO MUNICIPAL DE DOSQUEBRADAS
JUAN SEBASTIÁN RUBIO HENAO
UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERIA
INGENIERIA INDUSTRIAL
PEREIRA
2018
ELABORACIÓN DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL MODELO DE
CONTROL INTERNO Y GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN BAJO LOS REQUISITOS
DE MECI 1000:2005 EN EL CONCEJO MUNICIPAL DE DOSQUEBRADAS
PARA LA VIGENCIA 2018
JUAN SEBASTIAN RUBIO HENAO
PROYECTO DE GRADO
DOCENTE
JULIO CESAR ZAPATA FRANCO
UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS BÁSICAS E INGENIERIA
INGENIERIA INDUSTRIAL
PEREIRA
2018
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Nota de aceptación:
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Firma del presidente del jurado
______________________________
Firma del jurado
______________________________
Firma del jurado
Pereira, 12 de mayo de 2018
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DEDICATORIA
Este trabajo de grado lo quiero dedicar con todo mi cariño a mi hija Manuela, quien
es la principal fuente de motivación para triunfar en la vida, a mi esposa por creer
siempre en mis capacidades, por su apoyo y gran aporte durante todo este
proceso, a mis padres por brindarme toda su confianza y respaldo en cada
decisión tomada.
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AGRADECIMIENTOS
En primer lugar a mi tutor Julio Cesar Zapata quien con su ayuda, conocimiento y
dedicación hizo posible la culminación exitosa de este trabajo.
A mis próximos colegas, que me acompañaron durante todo el proceso de
formación y con quienes compartí grandes experiencias.
A mi familia que siempre me motivó para continuar con mi formación y me inculcó
los valores necesarios para llegar a ser un gran profesional, en especial a mi
esposa por su apoyo, paciencia y sus grandes aportes académicos y profesionales
en todo momento, y mis padres por confiar en mí, por su sacrificio y por brindarme
siempre su apoyo en los momentos difíciles.
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CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 12
1. PROBLEMA DE INVESTIGACION ................................................................. 14
1.1. Planteamiento del problema ........................................................................ 14
1.2. Formulación del problema ............................................................................ 14
1.3. Sistematización del problema ...................................................................... 15
2. DELIMITACION DE LA INVESTIGACION ....................................................... 16
2.1 De espacio o territorio ................................................................................. 16
2.2. De recursos ..................................................................................................... 17
2.3. Delimitación de recursos de Talento Humano ................................................ 17
2.4. Delimitación de la información ........................................................................ 17
2.4.1. Fuentes primarias: ....................................................................................... 17
2.4.2. Fuentes secundarias: .................................................................................. 17
2.5. Tratamiento de la información ......................................................................... 18
3. OBJETIVOS .................................................................................................... 19
3.1. Objetivo general ........................................................................................... 19
3.2. Objetivos específicos ................................................................................... 19
4. MARCO REFERENCIAL ................................................................................. 20
4.1. Marco Contextual ......................................................................................... 20
4.2. Marco Teórico .............................................................................................. 20
4.3. Marco Conceptual ........................................................................................ 22
4.4. Marco Espacial ............................................................................................. 24
4.5. Reseña Histórica .......................................................................................... 24
4.6. Marco Temporal ........................................................................................... 26
4.7. Marco Legal ................................................................................................. 26
7
5. COMPONENTE METODOLOGICO ................................................................ 28
5.1. Tipo de Estudio ............................................................................................ 28
5.2. Método de Investigación .............................................................................. 28
5.3. Unidad de análisis y observación ................................................................. 29
5.3.1. Población .................................................................................................. 29
5.3.2. Muestra ..................................................................................................... 29
6. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN .................................. 30
7. GUIA DE IMPLEMENTACION ........................................................................ 49
8. CONCLUSIONES ............................................................................................ 56
9. RECOMENDACIONES ................................................................................... 58
10. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................ 60
11. ANEXOS ...................................................................................................... 62
8
Tabla de ilustraciones
Ilustración 1 Macro localización ............................................................................. 16
Ilustración 2 Micro localización .............................................................................. 16
9
Tabla de tablas
Tabla 1 Talento Humano ....................................................................................... 17
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RESUMEN
El presente proyecto se desarrolló en el Concejo Municipal de Dosquebradas,
ubicado en la carrera 16 # 36 – 44 del Municipio de Dosquebradas, Risaralda.
Actualmente la corporación se encuentra adelantando actividades tendientes a la
organización de sus procesos mediante una cultura de control enfocado al MECI,
esto ha sido posible gracias al trabajo conjunto con la mesa directiva y
funcionarios de la corporación.
Además, el diagnóstico inicial realizado con el fin de conocer el estado de la
entidad acerca de un modelo de control interno, donde se evidencio un avance en
la elaboración de la estructura documental requerida para tal fin.
A continuación se elaboró un plan de trabajo para dar continuidad a la labor que
se adelantado por parte antiguos contratistas, este plan consistía en primer lugar
en una socialización y sensibilización a la mesa directiva y colaboradores de la
corporación para identificar su aceptación y compromiso ante este proceso.
seguidamente se formó un equipo de trabajo competente con el capital humano
disponible en el momento para la ejecución del plan que tenía como producto final
la elaboración de la estructura documental necesaria para este modelo siguiendo
los lineamientos del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para
el estado Colombiano MECI 1000: 2005.
Por último, se elaboró una guía para la implementación del MECI con base en la
documentación entregada a la mesa directiva de la corporación y que esta a su
vez ha aprobado progresivamente según las necesidades que van surgiendo en el
proceso.
Palabras claves: Concejo, MECI, Diagnóstico, lineamientos, implementación,
Documentación.
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ABSTRAC
The present project developed in Dosquebradas's Town council, located in the
career 16 # 36 - 44 of the Municipality of Dosquebradas, Risaralda. Nowadays the
corporation is advancing activities tending to the organization of his processes by
means of a culture of control focused on the MECI, this has been possible thanks
to the joint work with the board and you to work of the corporation.
In addition, the initial diagnosis realized in order to know the condition of the entity
brings over of a model of internal control where I demonstrate advances in the
production of the documentary structure needed for such a end.
Later a plan of work elaborated to give continuity to the work that went forward on
part former contractors, and that was consisting first of a socialization and
awareness to the board and collaborators of the corporation.
Immediately afterwards there was formed an equipment of competent work by the
human available capital in the moment for the execution of the plan that took as a
final product the production of the documentary structure necessary for this model
following the limits of the Technical Manual of the Standard Model of Internal
Control for the Colombian condition MECI 1000: 2005.
Finally, a guide was elaborated for the implementation of the MECI by base in the
documentation dedicated to the board of the corporation and that this one in turn
has approved progressively according to the needs that are arising in the process.
Key words: Council, MECI, Diagnosis, Guidelines, implementation, Documentation.
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INTRODUCCIÓN
Todas las empresas del sector público y privadas que cumplan funciones del
estado, en concordancia con las normas constitucionales y legales vigentes,
deben contar con un sistema de control que les permita coordinar, organizar y
administrar sus actividades, operaciones y/o actuaciones de forma ordenada y
adecuada, establecer procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación a
los cuales puedan acceder los entes de control y la comunidad en general.
El Concejo Municipal de Dosquebradas en su intención de brindar información de
calidad y respetar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía,
celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales, deberá
concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al
desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en
particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando.
De esta manera, se pretende que en cumplimiento de la ley 87 de 1993 “Por la
cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones” reglamentada por el
Decreto Nacional 1826 de 1994 y Decreto 1537 de 2001, el Concejo Municipal de
Dosquebradas establezca un Sistema de Control Interno orientado al logro de
objetivos fundamentales y al cumplimiento de su misión y visión.
En la corporación se evidencia la necesidad de contar con un modelo de control
interno, al observar los resultados de las auditorías realizadas en los últimos años
por parte de los entes de control, donde se resalta en sus informes, las “no
conformidades” a raíz de la carencia de un área de control interno que permita
hacer un seguimiento pertinente y permanente a todos y cada uno los procesos
que se adelantan.
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La Mesa Directiva, en su propósito de aportar herramientas necesarias para el
buen funcionamiento de la entidad, de subsanar las inconsistencias presentadas y
prestar un mejor servicio, pretende mediante la adopción del Modelo Estándar de
Control Interno generar en su interior una cultura de organización que se vea
reflejada en la atención a la ciudadanía.
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1. PROBLEMA DE INVESTIGACION
1.1. Planteamiento del problema
El Concejo Municipal de Dosquebradas, una corporación pública elegida
popularmente y encargada de coadministrar los recursos del Municipio, no cuenta
con las herramientas adecuadas para llevar a cabo su propósito de cumplir con los
procesos misionales una manera correcta, lo cual por ser una exigencia legal es
una meta trazada a corto plazo.
Es así como en los últimos años la Corporación dio inicio a distintas acciones
organizacionales y procedimentales con la intención de avanzar en el objetivo de
prestar un mejor servicio a la comunidad en general, las cuales no han generado
los resultados esperados debido a que no se cuenta con una base documental ni
una guía para la implementación de un Modelo de Control Interno.
Por esto se pretende a través de la elaboración de la estructura documental y la
guía para la implementación de un modelo de control Interno brindar herramientas
concretas para subsanar todas las inconsistencias presentadas en el pasado,
contar con un direccionamiento que le permita a sus funcionarios llevar a cabo los
procesos de cada una de las áreas de una manera idónea y evitar así que en las
auditorías a realizar por los entes de control, se presenten nuevamente hallazgos
que impliquen consecuencias negativas tanto para la mesa directiva como para los
funcionarios responsables de procesos en las distintas áreas la corporación.
1.2. Formulación del problema
Se plantea la siguiente formulación para el desarrollo de este proyecto. ¿Cómo
realizar una propuesta para la implementación del Modelo Estándar de Control
Interno (MECI), en el Concejo Municipal de Dosquebradas?
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1.3. Sistematización del problema
¿Por qué se debe realizar un diagnóstico del control interno en el Concejo
Municipal de Dosquebradas?
¿Cuáles son las responsabilidades y roles de las dependencias del Concejo
Municipal de Dosquebradas?
¿Cuáles son los procesos que se deben tener en cuenta para garantizar la
aplicación de las normas del Modelo Estándar de Control Interno (MECI en el
Concejo Municipal de Dosquebradas?
¿Cómo Formular los indicadores de gestión y de resultados en la aplicación del
modelo estándar de control interno en el Concejo Municipal de Dosquebradas?
¿Cómo estructurar una guía de implementación apropiada para el Concejo
Municipal de Dosquebradas dando cumplimiento a los requisitos exigidos por el
Modelo de Control Interno MECI 1000:2005?
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2. DELIMITACION DE LA INVESTIGACION
2.1 De espacio o territorio
El proyecto se realizará en:
Macro localización: Sur América – Colombia - Risaralda – Dosquebradas.
Ilustración 1 Macro localización
Micro localización: Centro Administrativo Municipal CAM, Cr. 16 # 36 - 44
Concejo Municipal.
Ilustración 2 Micro localización
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2.2. De recursos
Recursos Documentales
Diagnósticos realizados en vigencias anteriores por contratistas del Concejo
Municipal de Dosquebradas acerca de la implementación del sistema de gestión
de calidad y del modelo estándar de control interno “MECI”.
Modelo estándar de control interno para el Estado Colombiano MECI 1000: 2005.
2.3. Delimitación de recursos de Talento Humano
NOMBRES FORMACIÓN
ACADÉMICA
PARTICIPACIÓN EN EL
PROYECTO
Juan Sebastián Rubio Henao Tecnólogo Industrial Autor del proyecto
Julio Cesar Zapata Franco Docente Asesor del proyecto
Tabla 1 Talento Humano
2.4. Delimitación de la información
2.4.1. Fuentes primarias:
Encuestas al personal del concejo municipal de Dosquebradas.
Entrevistas a los honorables concejales del municipio de Dosquebradas.
Entrevista a asesora de control interno de la alcaldía Municipal de Dosquebradas.
Lista de chequeo de Información requerida para implementación de modelo de
control interno.
2.4.2. Fuentes secundarias:
Libro: El proyecto de investigación Tamayo.
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Contratos ejecutados en el concejo municipal de Dosquebradas, acerca de la
implementación del sistema de gestión de calidad y del modelo estándar de
control interno “MECI”.
Acuerdo Municipal 002 de 2006.
2.5. Tratamiento de la información
Técnicas estadísticas:
Clasificación de encuestas por estructura jerárquica.
Clasificación de entrevistas por estructura jerárquica.
Clasificación de encuestas por procesos.
Clasificación de entrevistas por procesos.
Evaluación de encuestas.
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3. OBJETIVOS
3.1. Objetivo general
Elaborar la estructura documental del Sistema de Control Interno y Guía de
Implementación bajo los requisitos de MECI 1000:2005 en el Concejo Municipal de
Dosquebradas – Risaralda.
3.2. Objetivos específicos
Realizar un diagnóstico del control interno en el Concejo Municipal de
Dosquebradas.
Definir las responsabilidades y roles de las dependencias en el Concejo Municipal
de Dosquebradas para la implementación del MECI.
Determinar los procesos de la aplicación del MECI para garantizar el cumplimiento
de las normas del modelo estándar de control interno en el Concejo Municipal de
Dosquebradas.
Formular los indicadores de gestión y de resultados en la aplicación del modelo
estándar de control Interno en el Concejo Municipal de Dosquebradas.
Desarrollar una guía de implementación bajo los requisitos de MECI 1000:2005 en
el Concejo Municipal de Dosquebradas.
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4. MARCO REFERENCIAL
4.1. Marco Contextual
El proyecto de investigación se desarrollará en las instalaciones del Concejo
Municipal de Dosquebradas, contando con el aporte de todo el personal que
labora en el mismo y al cual se le realizarán encuestas, entrevistas y cuestionarios
que nos permitirán conocer el estado actual de la corporación, la percepción de
sus funcionarios acerca de la implementación de un modelo de Control Interno y
obtener una descripción detallada de cada uno de los procesos y procedimientos
que en ella se realizan.
Se tendrá en cuenta la documentación recopilada desde el año 2013 hasta la
fecha por parte del personal contratado por la corporación con la tarea específica
de adelantar el proceso de implementación de un sistema de gestión de calidad y
Modelo Estándar de Control Interno para el Concejo Municipal de Dosquebradas.
4.2. Marco Teórico
Desde que se expidió la Constitución de 1991, el tema del control interno ha tenido
un permanente desarrollo normativo que ha ido dando respuesta a diferentes
necesidades para su implementación y desarrollo; los dos artículos
constitucionales que constituyen el punto de partida para el desarrollo normativo
en materia de control interno, 209 y 269, que dotan a la Administración Pública de
una norma fundamental en relación con los principios que rigen el ejercicio de la
función administrativa y con el control interno como garante de la efectividad de
estos principios en reemplazo de la permanente presencia del control fiscal en las
organizaciones, en su calidad de instrumento de transparencia.
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Y es como a partir de ese momento se vienen realizando todos actos pertinentes
en aras de mantener el proceso de actualización de la normatividad legal y
vigente, tanto a nivel nacional como internacional.
Así se encuentra que en aras de buscar un mayor impacto del control interno en
las entidades del estado el Departamento Administrativo de la Función Pública
promovió la adopción e implementación de un modelo de control de control
interno, iniciativa que fue acogida por el gobierno nacional a través de la
expedición del Decreto 1599 de 2005 “por el cual se adopta el Modelo Estándar de
Control Interno MECI 1000:2005 para el Estado Colombiano”. El cual determina
las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar,
implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes
obligados conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993.
De la misma manera el Concejo Municipal de Dosquebradas, mediante la
resolución N. 051 del 10 de mayo de 2013 “por la cual se crea el comité de
coordinación de control interno del Concejo Municipal de Dosquebradas, adopta el
Modelo Estándar de Control Interno y se dictan otras disposiciones”, establece la
estructura del comité como órgano de coordinación y asesoría y se definen roles y
responsabilidades del mismo.
También el Departamento Administrativo de la Función Pública en el año 2014
expidió el “manual técnico del modelo estándar de control interno para el Estado
Colombiano” cuyo propósito es servir como una herramienta gerencial para el
control a la gestión pública, fundamentada en la cultura de control y la
responsabilidad y compromiso de la alta dirección para su implementación y
fortalecimiento continuo.
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4.3. Marco Conceptual
AUDITORIA INTERNA: actividad de aseguramiento y consulta con el fin de
agregar valor y mejorar funcionamiento de una entidad.
CALIDAD: es el grado de cumplimiento de ciertos requisitos o características de
determinado producto o servicio.
COADMINISTRAR: administrar algo en conjunto con otras personas.
CONTROL INTERNO: según el manual técnico del modelo estándar de control
interno para el Estado Colombiano es un proceso efectuado por la alta dirección y
el resto de personal de la entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un
grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos.
DIRECCIONAMIENTO: es una disciplina que define la orientación de productos y
servicios hacia el mercado
EFECTIVIDAD: es el cumplimiento de las metas planificadas con la adecuada
utilización de los recursos disponibles.
EFICACIA: medida con que se alcanzan los resultados planificados en la
realización de las actividades planificadas.
EFICIENCIA: es la capacidad de obtener el máximo resultado con el mínimo de
recursos.
ENTES DE CONTROL: son entidades que pueden verificar el cumplimiento de las
condiciones y requisitos establecidos en los reglamentos.
MECI: Modelo estándar de control interno
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NO CONFORMIDAD: el no cumplimiento de un requisito especificado.
NTCGP: Norma Técnica Colombiana Gestión Pública.
NTCGP1000: Es el sistema de gestión de la calidad para la rama ejecutiva del
poder público y otras entidades prestadoras de servicios relacionadas entre sí, en
Colombia y tiene como propósito mejorar el desempeño y la capacidad de las
organizaciones de esta naturaleza, cumple con todos los requisitos de la ISO9000
pero dirigida al sector público.
PLAN DE MEJORAMIENTO: Es el resultado de un conjunto de acciones
planeadas desde las organizaciones con el fin de mejorar los procesos.
PROCEDIMIENTO: Es el conjunto de acciones que deben realizarse de
determinada manera para obtener siempre el mismo resultado.
PROCESOS DE APOYO: Son aquellos procesos que brindan la provisión de
recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos y misionales
de una entidad.
PRODUCTO: Es el resultado de una cosa u objeto que ha sufrido cambios
mediante procesos con el fin de dar una mayor satisfacción al cliente
RIESGO: Es la probabilidad de que un peligro se convierta en un siniestro
SISTEMA: Conjunto de elementos relacionados entre sí.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Es un proceso de control integrado a las
actividades operativas de una organización.
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4.4. Marco Espacial
El proyecto se realizará en:
Macro localización: Sur América – Colombia - Risaralda – Dosquebradas.
Micro localización: Centro Administrativo Municipal CAM, Cr. 16 # 36 - 44
Concejo Municipal.
4.5. Reseña Histórica
Los antecedentes del Concejo Municipal de Dosquebradas se remontan al
nacimiento de la Primera Junta del Municipio y la última del fenecido corregimiento
de Dosquebradas, que pertenecía al Municipio de Santa Rosa de Cabal, del cual
se segrega mediante ordenanza Nº 012 del 6 de Diciembre del año 1.972, para
integrar una nueva Entidad Municipal.
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Pertenecían a ésta Junta, los ilustres señores Reinaldo Bermúdez Salazar,
Bernardo Santa Coloma de los Ríos, Miguel Ángel Ossa Vásquez, Colombia
López de Holguín, Ramón Vallejo Hernández, Antonio Ocampo Ríos, Fernando
Acevedo y Miguel Ángel Echeverri Salazar.
Esta junta hacía las veces de Concejo Municipal, dictaba acuerdos, aprobaba el
presupuesto presentado por el corregidor, creaba rentas, disponía los gastos,
nombraba los empleados que en esa época eran muy pocos –estrictamente los
necesarios-, por lo tanto el presupuesto era real y los gastos se destinaban por
unanimidad.
A ésta Junta le correspondió ampliar el existente Palacio Municipal, dotándolo de
muebles, enseres y teléfonos, para recibir el nuevo Municipio; además de construir
el edificio para las sesiones del Concejo, empezando por comprar el lote
respectivo, la compra del lote para la plaza de ferias, la apertura de una nueva
calle, entre otras actividades. Con la compra de los lotes respectivos contiguo a la
bomba de gasolina en el barrio Otún se le da vida al barrio San Judas, otras de las
tantas obras ejecutadas por ésta Junta, fue la construcción de un puesto de salud
en la vereda La Unión.
Al nuevo Tesorero, Sr. Konisgmar Escobar, se le hizo entrega de fondos por valor
de más de $15.000.000, con Planeación debidamente autorizada para organizar la
integración del desvertebrado y naciente municipio, pues ésta Junta operó hasta el
día en que se instaló oficialmente el Primer Concejo de Dosquebradas.
También correspondió a ésta última Junta, organizar todo el papeleo y las
gestiones para obtener de la Honorable Asamblea la creación del Municipio, con la
colaboración directa de la Junta pro-municipio de Dosquebradas.
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4.6. Marco Temporal
Este proyecto de investigación para elaboración de la estructura documental y la
guía para la implementación de un modelo estándar de control interno para el
Concejo Municipal de Dosquebradas será presentada como anteproyecto de
grado en el primer semestre del año 2017 y posteriormente se desarrollara como
proyecto de grado en la segundo semestre de 2017, finalizando durante la
vigencia 2018.
4.7. Marco Legal
Constitución Política de Colombia - artículos 209, 269.
Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Noviembre 23 de 1993”. Reglamentada parcialmente por el decreto Nacional 1537
de 2001.
Decreto Nacional 1826 de 1994, “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87
de 1993”.
DECRETO 1537 DE 2001, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de
1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema
de control interno de las entidades y organismos del Estado”.
LEY 1551 DEL 2012, “por lo cual se dictan normas para modernizar la
organización y el funcionamiento de los municipios. Dicha ley tiene por objeto
modernizar la normativa relacionada con el régimen municipal, dentro de la
autonomía que reconoce a los municipios la Constitución y la ley, como
instrumento de gestión para cumplir sus competencias y funciones”.
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LEY 136 DE 1994“por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la
organización y el funcionamiento de los municipios”.
NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP –
1000:2009, “la cual establece los requisitos para la implementación de un sistema
de gestión de la calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras
entidades prestadoras de servicios”.
ACUERDO MUNICIPAL No. 004 marzo 06 de 2017 “por medio del cual se adopta
el reglamento interno del concejo municipal de Dosquebradas, se deroga el
acuerdo No. 017 del 05 de octubre de 2011, el Acuerdo No. 019 del 15 de
diciembre de 2008 y todas las disposiciones que le sean contrarias”.
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5. COMPONENTE METODOLOGICO
5.1. Tipo de Estudio
El presente proyecto de investigación será cuantitativo debido a que para la
realización y desarrollo del mismo, se tendrá en cuenta datos estadísticos que
servirán de base para una toma de decisiones y la aplicación de procedimientos
pertinentes.
Asimismo, la investigación será de carácter deductivo, puesto que partirá de
normas generales para nuestro país como la Ley 87 de 1993, las cuales se
interpretan y adaptan al municipio y la corporación según las necesidades y lo
exigido por la norma para su implementación.
5.2. Método de Investigación
El método de investigación que se realizará es de carácter descriptivo ya que se
requiere hacer un diagnóstico del estado de la corporación previo al inicio de la
investigación, detectar fallas, proponer las acciones correctivas y documentar cada
proceso según los requerimientos definidos para la implementación del Modelo
Estándar de Control Interno en la entidad.
De igual manera la investigación será de tipo evaluativo dado que los resultados
obtenidos en la aplicación de distintos y nuevos métodos serán evaluados para
tomar la decisión de la aplicación o no de lo propuesto.
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5.3. Unidad de análisis y observación
5.3.1. Población
Igualmente para el desarrollo del proyecto se tendrá en cuenta todo el personal de
la corporación.
5.3.2. Muestra
La población muestra para la presente investigación, es el personal del Concejo
Municipal de Dosquebradas.
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6. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
En una primera instancia se realizó una reunión con la mesa directiva de la
corporación para conocer la gestión adelantada acerca de un modelo de control
interno, cuál era su estado a la fecha y su intención de contribuir en el desarrollo
del mismo.
Se inició con la recolección y revisión exhaustiva de la documentación generada
en vigencias anteriores en el archivo central de la corporación, relacionada con el
modelo de control interno de la entidad.
Finalmente se convocó una reunión con los empleados para identificar su
conocimiento acerca de este modelo y el grado de compromiso ante el mismo.
Con base en estas actividades se logró realizar un diagnóstico inicial del modelo
de control interno bajo los lineamientos del Manual Técnico del Modelo Estándar
de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en la Corporación
Concejo Municipal de Dosquebradas. Ver Anexo 01 (primer informe de
diagnóstico).
DIAGNÓSTICO INICIAL
CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
Talento humano
Referente a este componente dentro del sistema de control interno, la Corporación
ha avanzado poco, dado que la cultura organizacional se mueve en el entorno
cambiante de la política; los funcionarios adscritos al Concejo Municipal de
Dosquebradas son en más del 90% contratistas lo que repercute en la no
continuidad de los procesos. Así mismo se pudo evidenciar gracias al diagnóstico,
que algunos de los objetos de contrato no pudieron cumplirse a cabalidad dada las
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demandas cambiantes de la entidad, lo que dificultó en gran medida la
implementación efectiva del sistema de control interno. Es de anotar que algunos
contratistas no cumplen con el perfil necesario para realizar sus funciones.
No existe un plan de capacitaciones concertado y aprobado.
Acuerdos, compromisos y protocolos éticos
Para el diagnóstico realizado, se encontró una carta de valores y políticas éticas
del concejo, construida por los funcionarios de planta y los concejales en el año
2013. Esta misma se socializó de manera intermitente mediante talleres.
Se encontró además la Resolución 026 de marzo 31 de 2014 “Por el cual se
adopta el código de principios, valores y políticas éticas y el Plan Anticorrupción”.
No se evidencian socializaciones de la misma. Ver Anexo 2 (Código de ética).
La corporación cuenta así misma con un reglamento interno que fue elaborado y
aprobado por los Concejales mediante el Acuerdo Municipal 004 de 2017. En la
revisión del mismo se pudo establecer el establecimiento de los estándares de
conducta de los servidores al interior de la entidad pública y las funciones de sus
funcionarios de planta. Ver Anexo 3 (reglamento interno Concejo).
De este modo no se evidencian declaraciones explícitas que, en relación con las
conductas de los servidores públicos, son acordadas en forma participativa para la
consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la
gestión con los principios consagrados en la Constitución Política, la ley y la
finalidad social del Estado.
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Desarrollo del Talento Humano
Para el proceso de planeación de talento humano no se realiza un diagnóstico de
las necesidades de desarrollo administrativo lo cual dificulta a la entidad en la
identificación de los requerimientos de personal.
Las iniciativas de promoción del talento humano no son planificadas, sino que se
dan en el desarrollo de la gestión y son motivadas según las necesidades del
servicio.
Los procesos y prácticas de talento humano no se articulan a los demás procesos
de gestión de la entidad, lo que no permite la coherencia entre el desempeño de
las personas y las estrategias de la entidad.
Concerniente al programa de inducción y re inducción, se encontró un documento
elaborado en el año 2016 por parte del contratista asignado a MECI para dicha
vigencia pero el mismo no fue adoptado ni socializado por la Mesa Directiva de la
entidad. Ver Anexo 4 (programa de inducción y reinducción).
Respecto a los procesos de selección definidos e implementados se encontró que
en el reglamento interno de la Corporación que fue elaborado y aprobado por los
Concejales el Acuerdo Municipal 004 de 2017 que establece estos procesos para
los cargos de su competencia. Ver Anexo 3 (reglamento interno Concejo).
En cuanto a un sistema de evaluación de desempeño aplicable a la entidad, no se
encontró registro alguno que evidenciara avances en este proceso. Por lo que se
elaboró un formato de acuerdo a los procesos establecidos por la entidad y el cual
está en revisión por parte de la Mesa Directiva. Ver Anexo 5 (Evaluación de
Desempeño).
33
Direccionamiento Estratégico
Este componente está representado por los planes y proyectos que se desarrollan
dentro del Concejo Municipal de Dosquebradas; los cuales se enmarcan dentro
del plan de acción institucional; el mismo ha sido publicado en la página web de la
corporación y se ha realizado seguimiento a través de los informes de gestión. Es
de anotar que la planeación estratégica ha sido bajo el marco de referencia que
orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión y objetivos
institucionales, en procura de alcanzar su visión. Este documento se encontró en
el archivo de la corporación por medio de la resolución 026 de marzo 31 de 2014.
Ver Anexo 2 (Código de ética)
.
Referente a las revisiones periódicas que debe hacer el ente de control interno,
estas mismas se han publicado en la página web institucional; y se mantienen en
el archivo documental del concejo; sin embargo, en la revisión de este aspecto, se
comprobaron retrasos e incumplimiento en la presentación de informes lo que
dificulta el mantenimiento de las políticas de Control interno.
Plan de gestión de la Calidad:
Mediante el acuerdo municipal 002 de enero 30 de 2006 se creó el sistema de
Gestión de la Calidad en el ente central y en otras entidades del municipio de
Dosquebradas. El plazo para la implementación del SGC según el parágrafo 2 del
artículo 2 se venció el 31 de diciembre de 2007.
No se cuenta con un plan de Gestión de la Calidad en el que se desarrollen los
siguientes componentes: Política de calidad, directrices de calidad, enfoque de
control de calidad, enfoque de aseguramiento de la calidad, enfoque mejora de
procesos, mapa de procesos, caracterización procesos.
34
Durante la vigencia 2015 y 2016 se efectuaron algunas socializaciones sobre un
plan de Gestión de la Calidad; para el año 2017 no se encuentra evidencia de
divulgación del plan.
No se evidencia un documentó que soporte las necesidades de los usuarios pero
se encontró un formatos de encuesta a la comunidad elaborado por un contratista
en vigencias anteriores. Ver Anexo 8 (formato encuesta comunidad).
En cuanto a las necesidades presupuestales se encontró que anualmente se
elabora un plan de compras que es publicado por la Mesa Directiva de la
Corporación. Ver Anexo 9 (plan de compras).
Planes, Programas y Proyectos
En la Valoración realizada se evidencia la planeación como un proceso dinámico y
sistemático en desarrollo que le permite a la corporación proyectarse a largo,
mediano y corto plazo.
De este modo se cuenta con el plan de acción anual institucional que diseña la
mesa Directiva de la Corporación, es importante mencionar que no se encuentra
evidencia de que este plan retome procesos anteriores para darles continuidad o
que en su diseño participen otras personas.
Así mismo existen el Comité Coordinador de Control Interno y el Comité de
archivo creados mediante resolución 051 de 2013 y resolución 094 de 2016
respectivamente aprobadas por la Mesa Directiva de la corporación, ver Anexo 10
(Comité de Control Interno) y Anexo 11 (Comité de Archivo).
Es importante así mismo, mencionar que los procesos de planeación de la entidad
han sugerido reconocer y entender las necesidades y expectativas de los
35
ciudadanos y las partes interesadas, sin embargo, no se han obtenido los
resultados esperados en este propósito.
En cuanto al desarrollo de elementos que garanticen el derecho a la información
falta adecuar las nuevas tecnologías para ofrecer mejores alternativas que
involucre a los distintos usuarios de manera que se cumpla con el objetivo
institucional. De este modo la renovación de la página web y la creación de otros
instrumentos debe ser una estrategia de impacto
Modelo de Operación por Procesos
La puesta en marcha de este elemento fue a partir de la creación de la resolución
147 del 18 de diciembre de 2013 por medio de la cual se implementó el Modelo de
Operación por procesos en el Concejo Municipal de Dosquebradas para dar
cumplimiento a la implementación del MECI: 1000:2005 de conformidad con los
parámetros establecidos por el Gobierno Nacional. Dicha resolución no se divulgó
ni socializó de manera efectiva, por lo que los procesos nunca se ejecutaron como
se mencionaba en la misma.
En el año 2014 se creó un nuevo manual de operaciones el cual, definió una
estructura organizacional y un mapa de procesos que definía los procesos
estratégicos, misionales y de apoyo del Concejo Municipal de Dosquebradas. El
mismo se socializó de manera intermitente siendo difícil su promulgación debido a
que la cultura organizacional del Concejo Municipal tuvo siempre otras prioridades.
Estructura Organizacional
La Estructura Organizacional del concejo ha sufrido diferentes cambios desde que
se adoptó mediante el acuerdo 017 de 2011, el equipo MECI del año 2014 planteó
una propuesta para que la entidad proyecte lo establecido en su misión, y se
propenda por una estructura basada en procesos.
36
Indicadores de Gestión
Los Indicadores de Gestión que maneja la Corporación están estipulados dentro
del plan de acción institucional de cada vigencia.
No se encuentran herramientas de medición de satisfacción de usuarios y demás
partes interesadas.
Con respecto a la socialización de los indicadores este ha sido incipiente por lo
que los funcionarios utilizan poco esta herramienta dentro de la gestión de sus
labores
Políticas de Operación
El manual de operaciones constituye una guía para el direccionamiento dado que
facilita la ejecución de las operaciones internas; define los límites y parámetros
necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función.
Sin embargo y como se ha estipulado anteriormente, este mismo no ha sido
tomado como insumo fundamental en el desarrollo del proceso administrativo y su
divulgación no ha sido constante.
Así mismo, el manual de funciones existente en la entidad es solo para los
concejales y funcionarios de planta, creando un vacío para los demás
colaboradores.
Componente Administración del Riesgo
Políticas de Administración del Riesgo
La entidad mediante Resolución 70 del 8 de julio de 2015 definió la política de
Administración del Riesgo, donde se incluía entre otros aspectos la metodología a
utilizar para la gestión de los mismos. Esta política tuvo unas pocas
socializaciones para lograr su implementación sin embargo las convocatorias no
37
surtieron los alcances esperados, dada la falta de compromiso por parte de los
funcionarios.
Identificación del Riesgo
Desde que se propuso el mapa de riesgos en el año 2015, no se reconocen
estudios posteriores donde se verifique de manera continua las nuevas
condiciones en las que se desenvuelve la administración; para identificar con ello
eventos que originen oportunidades o afecten negativamente el cumplimiento de la
misión y objetivos institucionales
Identificación de Riesgos
Desde que se divulgo el mapa de riesgo en el año 2015 no se han efectuado
actualizaciones al mismo. No se distingue dentro de la valoración realizada un
papel proactivo de los servidores ni de la alta dirección de la Corporación en la
identificación de los riesgos dejándose esta responsabilidad en manos del
contratista que asume como objeto de contrato el rol de asesor MECI y calidad.
Análisis y Valoración del Riesgo
El único medio de difusión del mapa de riesgos de la entidad ha sido a través de la
página web.
No se encuentra evidencia de acciones de control emprendidas desde la
Corporación para manejar los eventos estipulados en el mapa de riesgos
institucional.
Análisis del Riesgo
El mapa de riesgos realizado en el año 2015 contiene el análisis de los riesgos
identificados donde se establece la probabilidad de ocurrencia y las
consecuencias para cada uno.
38
Valoración del Riesgo
No se encuentra información dentro del diagnóstico que permita ver como se
confrontan los resultados de la evaluación del riesgo con los controles
identificados, de modo que tampoco se han establecido prioridades para el manejo
de los riesgos en la Corporación.
Módulo Control de Evaluación y Seguimiento
El diagnóstico realizado da cuenta de en el pasado de elaboraron las herramientas
de autoevaluación definidas por la entidad, aunque las autoevaluaciones
realizadas en la Corporación no han sido de manera periódica por lo cual se ha
dificultado la detección de irregularidades y el mejoramiento de procesos. Ver
Anexo 21 (autoevaluación institucional).
La verificación de la eficiencia y eficacia de los controles tampoco ha sido
efectuada por parte de los líderes de proceso.
Las valoraciones hechas al sistema de Control interno han sido en muchas
ocasiones contrarias a la realidad institucional y ello se evidencia en el sentir de
los funcionarios y en el escaso desarrollo de algunos procesos organizacionales.
Los mecanismos de autoevaluación no son una estrategia fortalecida dentro de la
cultura institucional por parte de los líderes de cada proceso.
Componente Auditoria Interna
Las desviaciones detectadas al Sistema de control desde las auditorías internas
son poco tenidas en cuenta para generar procesos de mejoramiento continuo.
39
Los planes de mejora estipulados desde control interno no han sido constantes y
cuando se han diseñado, han sido poco acogidos o no se han implementado.
El seguimiento a los indicadores sigue siendo un punto a fortalecer en el Concejo
Municipal de Dosquebradas.
Con los resultados de este primer diagnóstico se hizo posible realizar un plan de
trabajo adecuado, teniendo en cuenta las fortalezas y debilidades detectadas al
interior de la entidad y facilitando el seguimiento y evolución en estos procesos.
Recolección de la información
La recolección de la información se hizo mediante entrevistas y encuestas
realizadas tanto a la mesa directiva y demás concejales como a los funcionarios
de la corporación, igualmente en la revisión de los informes de actividades
entregados por cada uno de los contratistas con funciones de MECI desde el año
2013 y por último en la revisión realizada en el archivo central de la entidad con el
fin de identificar la documentación relacionada con Sistemas de Gestión de
Calidad y Modelo Estándar de Control Interno.
Construcción de la documentación
La construcción de la documentación requerida por la corporación para dar
cumplimiento a las necesidades del MECI se realizó bajo los lineamientos del
Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano MECI 2014, de manera concertada con la mesa directiva, funcionarios
de la corporación y con el apoyo de los profesionales contratados por la entidad
para este fin.
Con la construcción de esta documentación se pretende dar al Concejo Municipal
de Dosquebradas las bases necesarias para poner en marcha la implementación
40
de un Modelo Estándar de Control Interno, así como herramientas de consulta
que permitan dar cuenta del funcionamiento de la misma.
La documentación elaborada se encuentra en el archivo de la entidad y a la
espera de aprobación por parte de la misma, mediante los actos administrativos
que consideren pertinentes, y esta se encuentra anexa en el presente proyecto.
DIAGNÓSTICO FINAL
CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
Talento humano
Dentro de este componente del sistema de control interno, se aprobó mediante la
resolución 026 de 2014 el acto administrativo que adoptan los principios y valores
de la entidad, esta resolución ha sido socializada con los la mesa directiva y
funcionarios de la corporación de manera continua. Ver Anexo 2 (misión, visión,
código de ética).
Igualmente se encontró que en el Acuerdo Municipal 004 de 2017 elaborado por
los Concejales se establecen las funciones para los corporados y funcionarios de
planta. Ver Anexo 03 (reglamento interno Concejo), así mismo se elaboró un
manual de funciones y competencias laborales que pueda ser adoptado para los
funcionarios contratados por prestación de servicios, con base en los documentos
encontrados en el archivo y los requerimientos de la entidad, el cual se encuentra
en estudio por parte de la Mesa Directiva de la corporación. Ver Anexo 17
(manual de funciones).
También se encontró un documento del año 2016 elaborado por uno de los
contratistas encargados del MECI en dicha vigencia con el programa de inducción
y reinducción de la entidad, que ha sido socializado con los funcionarios de
manera intermitente. Ver Anexo 4 (programa de inducción y reinducción).
41
Los procesos de selección definidos e implementados se encuentran evidenciados
en el reglamento interno de la entidad donde se establecen los procesos de
selección de Personero Municipal, Contralor Municipal y Secretario General de la
corporación.
El modelo de evaluación de desempeño no existía en la entidad por lo que se
elaboró un modelo que se ha socializado con la mesa directiva quien está
estudiando su aprobación y aplicación. Ver Anexo 5 (evaluación de
desempeño).
La cultura organizacional se mueve en el entorno cambiante de la política; los
funcionarios adscritos al Concejo Municipal de Dosquebradas son en más del 90%
contratistas, lo que repercute en la no continuidad de los procesos. Así mismo se
ha logrado un avance en cuanto a la intención de que los objetos de los contratos
se cumplan a cabalidad, igualmente que los contratistas cumplan con el perfil
necesario para realizar sus funciones.
Las iniciativas de promoción del talento humano planificadas, se dan en el
desarrollo de la gestión y son motivadas según las necesidades del servicio.
Los procesos y prácticas de talento humano se han articulado a los demás
procesos de gestión de la entidad, lo que permite la coherencia entre el
desempeño de las personas y las estrategias de la entidad.
Direccionamiento Estratégico
Este componente está representado por los planes y proyectos que se desarrollan
dentro del Concejo Municipal de Dosquebradas; los cuales se enmarcan dentro
del plan de acción institucional; el mismo ha sido publicado en la página web de la
corporación y se ha realizado seguimiento a través de los informes de gestión. Es
de anotar que la planeación estratégica ha sido bajo el marco de referencia que
42
orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión y objetivos
institucionales, en procura de alcanzar su visión.
Referente a las revisiones periódicas que debe hacer el ente de control interno,
estas mismas se han publicado en la página web institucional; y se mantienen en
el archivo documental del concejo.
La misión, visión y objetivos institucionales han sido adoptados mediante la
resolución 026 de 2014 y en el plan de acción anual, así mismo se han socializado
de manera continua a los funcionarios quienes ya se encuentran más
familiarizados con los mismos. Ver Anexo 2 (misión, visión, código de ética).
Las necesidades de los usuarios han sido soportadas mediante la elaboración y
aprobación de la resolución 043 de 2017, ver Anexo 6 (necesidades de los
usuarios), Anexo 7 (FORMATO PQRS) y Anexo 8 (FORMATO ENCUESTA
COMUNIDAD).
Así como las necesidades del presupuesto mediante la elaboración del plan de
compras institucional para cada vigencia y el acuerdo municipal 022 de 2017
“presupuesto de rentas y gastos para la vigencia 2018” ver Anexo 9 (plan de
compras).
Plan de gestión de la Calidad:
Mediante el acuerdo municipal 002 de enero 30 de 2006 se creó el sistema de
Gestión de la Calidad en el ente central y en otras entidades del municipio de
Dosquebradas. El plazo para la implementación del SGC según el parágrafo 2 del
artículo 2 se venció el 31 de diciembre de 2007.
Se elaboró un manual de MECI en el que se desarrollan los siguientes
componentes: Política de calidad, directrices de calidad, enfoque de control de
calidad, enfoque de aseguramiento de la calidad, enfoque mejora de procesos,
43
mapa de procesos, caracterización procesos. Este documento se encuentra en
estudio por parte de la mesa directiva de la corporación. Ver Anexo 16 (manual
MECI).
Planes, Programas y Proyectos
En la Valoración realizada se evidencian la planeación como un proceso dinámico
y sistemático que le permite a la corporación proyectarse a largo, mediano y corto
plazo.
De este modo se cuenta con el plan de acción anual institucional que diseña la
mesa Directiva de la Corporación, es importante mencionar que no se encuentra
evidencia de que este plan retome procesos anteriores para darles continuidad a o
que en su diseño participen otras personas.
Se encontró documentado la creación del el comité coordinador de control interno
mediante la resolución 051 de 2013 ver Anexo 10 (comité de control interno). Y el
comité coordinador de archivo mediante la resolución 094 de 2016, la cual fue
modificada y actualizada para este proceso mediante la resolución 034 de 2017
con sus respectivos crongramas y responsables. Ver Anexo 11(comité de
archivo).
Es importante así mismo, mencionar que los procesos de planeación de la entidad
han sugerido reconocer y entender las necesidades y expectativas de los
ciudadanos y las partes interesadas, por lo que se elaboró una ficha de
indicadores con el fin de medir el avance de planes programas y proyectos. Ver
Anexo 12 (ficha de indicadores).
En cuanto al desarrollo de elementos que garanticen el derecho a la información y
medición de satisfacción del usuario y partes interesadas se elaboraron formatos
para encuesta y tabulaciones de la misma. Ver Anexo 13 (formato encuesta
44
MECI), Anexo 14 (encuesta empresarios) y Anexo 15 (tabulación encuestas
percepción ética).
Se ha avanzado en la actualización de la página web para lograr el uso las nuevas
tecnologías con el fin de ofrecer mejores alternativas que involucre a los distintos
usuarios de manera que se cumpla con el objetivo institucional.
Modelo de Operación por Procesos
La puesta en marcha de este elemento fue a partir de la creación de la resolución
147 del 18 de diciembre de 2013 por medio de la cual se implementó el Modelo de
Operación por procesos en el Concejo Municipal de Dosquebradas para dar
cumplimiento a la implementación del MECI: 1000:2005 de conformidad con los
parámetros establecidos por el Gobierno Nacional.
En el año 2014 se creó un nuevo manual de operaciones, el cual definió una
estructura organizacional y un mapa de procesos que definía los procesos
estratégicos, misionales y de apoyo del Concejo Municipal de Dosquebradas. El
mismo se socializó de manera intermitente a los funcionarios.
Toda esta información se recopiló e introdujo en un nuevo documento elaborado
en Coordinación con el comité de Control Interno llamado Manual MECI, donde se
encentran la caracterización de procesos, indicadores por procesos y los
procedimientos documentados de acuerdo a los procesos. Ver Anexo 16 (manual
MECI).
Estructura Organizacional
La Estructura Organizacional del concejo se encuentra definida mediante el
acuerdo 004 de 2017, el equipo MECI del año 2014 planteó una propuesta para
que la entidad proyecte lo establecido en su misión, y se propenda por una
45
estructura basada en procesos. Esta misma fue aprobada en la resolución
mediante la cual se adoptó el plan estratégico 2014-2015.
También se elaboró un documento que contiene el manual de funciones y
competencias laborales para los colaboradores del Concejo Municipal que está en
proceso de revisión por la mesa directiva. Ver Anexo 17 (manual de funciones).
Indicadores de Gestión
Los Indicadores de Gestión que maneja la Corporación están estipulados dentro
del plan de acción institucional de cada vigencia.
De igual modo se elaboraron las fichas de indicadores necesarias para realizar el
seguimiento a los mismos dentro del manual de gestión de la calidad. Ver Anexo
11 (ficha de indicadores).
Políticas de Operación
El manual de operaciones constituye una guía para el direccionamiento dado que
facilita la ejecución de las operaciones internas; define los límites y parámetros
necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función.
Este se encontró documentado mediante la adopción del modelo de operación por
procesos para el Concejo Municipal aprobado mediante resolución 147 de 2013.
Esta política ha sido tomada como insumo fundamental en el desarrollo del
proceso administrativo.
Componente Administración del Riesgo
Políticas de Administración del Riesgo
La entidad mediante Resolución 70 del 8 de julio de 2015 definió la política de
Administración del Riesgo, donde se incluía entre otros aspectos la metodología a
46
utilizar para la gestión de los mismos. Esta política ha sido socializada de manera
incipiente en la corporación.
Identificación del Riesgo
Existe el mapa de procesos y mapa de riesgos institucional donde se identifica las
condiciones en las que se desenvuelve la administración; identificando con ello
eventos que originan oportunidades o afectan negativamente el cumplimiento de la
misión y objetivos institucionales. Esta información se condensó y actualizo para el
desarrollo del proyecto en el documento “contexto estratégico e identificación del
riesgo”. Ver Anexo 18 (contexto estratégico e identificación del riesgo) y
Anexo 19 (mapa de procesos) documento existente en el archivo central de la
corporación.
Identificación de Riesgos
A partir de la divulgación del mapa de riesgo en el año 2015, se realizó una
actualización al mismo. Se distingue dentro de la valoración realizada un papel
proactivo de los servidores y de la alta dirección de la Corporación en la
identificación de los riesgos. Igualmente se elaboró un documento como
herramienta para la identificación de los riesgos. Ver Anexo 21 (matriz de
identificación del riesgo).
Análisis y Valoración del Riesgo
El único medio de difusión del mapa de riesgos de la entidad ha sido a través de la
página web.
Análisis del Riesgo
El mapa de riesgos encontrado en el archivo de la corporación contiene el análisis
de los riesgos identificados donde se establece la probabilidad de ocurrencia y las
consecuencias para cada uno.
47
Valoración del Riesgo
Se encuentra información que permite ver como se confrontan los resultados de la
evaluación del riesgo con los controles identificados, de modo que se han
establecido prioridades para el manejo de los riesgos en la Corporación. Ver
Anexo 18 (contexto estratégico e identificación del riesgo).
Módulo Control de Autoevaluación y Seguimiento
Se encuentra documentado en el archivo de la corporación el programa de
autoevaluación institucional, pero no se han realizado actividades en la
Corporación de manera periódica para la socialización por lo cual se ha dificultado
la detección de irregularidades y el mejoramiento de procesos. Ver Anexo 22
(autoevaluación institucional).
Las valoraciones hechas al sistema de Control interno han sido en muchas
ocasiones contrarias a la realidad institucional y ello se evidencia en el sentir de
los funcionarios y en el escaso desarrollo de algunos procesos organizacionales.
Los mecanismos de autoevaluación son una estrategia fortalecida dentro de la
cultura institucional por parte de los líderes de cada proceso.
Componente de Auditoria interna
Se elaboró y documentó por parte del equipo MECI de la corporación el programa
de auditorías interna, de igual manera los informes que surgieron del proceso
fueron elaborados y divulgados ante los funcionarios y mesa directiva. Ver Anexo
23 (programa de auditoria interna).
Igualmente los informes anuales y pormenorizados de control interno han sido
divulgados con la alta dirección.
48
Componente de información y comunicación
Referente a este componente y con el fin de brindar herramientas que permitan
facilitar el acceso y tratamiento de la información interna y externa de la entidad,
se elaboró con apoyo del equipo MECI la política de gestión documental que se
encuentra en revisión por la Mesa Directiva de la Corporación. Ver Anexo 24
(PGD).
Igualmente se elaboraron en este proceso las tablas de retención documental para
la entidad. Las cuales fueron aprobadas por la Mesa Directiva y enviadas a
revisión al comité departamental de archivo. Ver Anexo 25 (tablas de retención
documental).
En este diagnóstico se evidencia el progreso en el propósito de contar con la
documentación necesaria y exigida para la puesta en marcha e implementación de
un Modelo Estándar de Control Interno, así como en las acciones adelantadas y
tendientes a crear la cultura de control entre las partes interesadas para ello se
realizó un gráfico con el consolidado de calificación y el estado de Control Interno
en el Concejo Municipal de Dosquebradas. Ver Anexo 26 (grafico – consolidado
de calificación).
49
7. GUIA DE IMPLEMENTACION
GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL
INTERNO
Los primeros pasos para la implementación del modelo estándar de control interno
se resumen en los siguientes:
Paso 1.‐ Formando un equipo de trabajo competitivo.
Paso 2.‐ Delimitando el alcance del sistema.
Paso 3.‐ Haciendo un diagnóstico a nuestra entidad u organización
Para el buen funcionamiento del sistema se debe formar un grupo interdisciplinario
de personas que incluyan todas las áreas de la organización, lo que permitirá ver y
analizar la problemática desde distintas ópticas.
El equipo de trabajo debe estar conformado por representantes de cada área, el
encargado del área de control interno, Un ingeniero Industrial que apoye el
proceso, colaboradores de cada área, etc. Para la evaluación de riesgos es
conveniente contar con una o varias personas con competencias en técnicas de
evaluación.
La revisión inicial es el punto de partida del sistema. Consiste en una revisión de
todas las actividades para obtener una información de la cual se formularán
diferentes planes para lograr objetivos y mejoras en el sistema de gestión.
Aquí se revisará lo siguiente:
Requisitos legales.
Identificación de peligros.
Evaluación de riesgos.
Revisión de procedimientos existentes.
50
Puntos débiles y fuertes de la organización.
Alcance: Se dice que la organización podrá elegir qué actividades incluir en el
sistema de gestión. El sistema podrá afectar a toda la organización o a parte de
las actividades de la misma. No obstante, cuando esté definido el lugar de trabajo
(sede, centro, etc.) es necesario que todas las actividades relacionadas con la
tarea que allí se realice, estén incluidas en el alcance.
¿Cómo hacer una revisión Inicial?
‐ Encuesta de autovaloración
‐ Entrevistas
‐ Mediciones
‐ Listas de verificación
FASE 1: DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA DE MECI
Esta fase es necesaria porque establece los principios asumidos por la Alta
Dirección para la mejora de las condiciones de trabajo, elevando el nivel de
prevención y de seguridad en todos sus aspectos y promoviendo la mejora
constante de las condiciones del control interno para todos y cada uno de los
trabajadores.
La política debe contar con:
Con el apoyo incondicional de la alta dirección.
Con el compromiso de mejora continua.
Debe ser apropiada a la escala de riesgos de la organización.
Acorde a otras políticas de la organización (calidad, medio ambiente, etc.).
Declarar el cumplimiento de todos los requisitos legales y de materia preventiva.
51
Definir la forma de cumplir con los requisitos legales y reglamentarios del Concejo
Municipal de Dosquebradas
Proporcionar el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos.
Ser comunicada a las partes interesadas y a todas las personas que trabajan en la
organización
Revisión periódica además de visible en la organización.
FASE 2: PLANIFICACIÓN
En esta fase se debe:
Evaluar e identificar los riesgos a los que están expuestos los trabajadores y la
organización.
Identificar los requisitos legales para cumplir con la legislación en materia
preventiva.
Fijar unos objetivos y elaborar un plan de acción para cumplir los mismos.
En esta fase de la implementación de la norma, se deben establecer
procedimientos claros para la identificación de peligros, identificación de riesgos,
evaluación de los mismos, así como la determinación de controles necesarios para
la consecución de objetivos. Se debe planificar revisiones periódicas, por ejemplo,
AUDITORIAS INTERNAS.
Como paso fundamental en esta etapa y como proceso lógico de aplicación de las
técnicas de prevención: (será necesario desarrollar una metodología de
identificación y registrar los resultados)
1. Identificación de peligros (considerar los distintos tipos de peligros en la
organización)
2. Identificación de riesgos.
52
3. Evaluación de riesgos (Evaluar los riesgos que no se puedan evitar)
4. Control.
PROCEDIMIENTOS PARA IDENTIFICAR LOS PELIGROS EN LA
ORGANIZACIÓN O CENTRO DE TRABAJO
Mediante la observación de las actividades internas y externas que realiza la
organización.
Comparando con mejores prácticas de organizaciones similares.
Entrevistas y encuestas.
Visitas e inspecciones.
Análisis de procesos.
Los procesos de identificación de peligros deben aplicarse en situaciones
normales, ocasionales o de emergencia. Se debe considerar tanto a
trabajadores/empleados como a clientes, visitantes y contratistas.
Por ello se debe: Identificar y evaluar los riesgos con el OBJETO de tener un
control de los mismos. La METODOLOGÍA a utilizar consistirá en las directrices
que marca el método, Los REGISTROS resultantes serán las pruebas objetivas
que tenga el auditor para valorar nuestra organización y comprobar que se está
realizando el trabajo de forma ordenada y planificada.
REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
Se redactará un documento donde describa como se identificará la legislación,
como acceder a la misma, la manera que se actuará para actualizar dicha
normativa, sistemática para que la información llegue a todos los afectados e
igualmente establecer un mecanismo para actuar frente a la legislación derogada.
53
Respecto a los objetivos y programas, la organización considerará la evaluación
de riesgos y los compromisos de la política a la hora de formular los objetivos.
Además, hay que elaborar un programa que contendrá para cada objetivo, las
metas para su consecución indicando los responsables, los medios y los recursos
asignados.
FASE 3: IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
Una vez definida la política, identificado y evaluado los riesgos, marcado unos
objetivos para eliminarlos o minimizarlos mediante un plan de acción, continúa con
la implementación del sistema con los siguientes puntos:
Definir y concretar funciones y responsabilidades.
Dar formación a los trabajadores para darle competencia necesaria frente a los
riesgos a los que está expuesta la organización.
Informar a los trabajadores sobre los peligros y riesgos de su entorno laboral.
Preparar la documentación necesaria para llevar un control y orden necesario para
llegar a un buen fin.
Estar preparado ante cualquier situación de emergencia.
Respecto a la definición de funciones, responsabilidades y autoridades. ‐ La alta
dirección debe ser el responsable en última instancia del control y resultados del
Modelo de control Interno.
Así mismo en lo que respecta a la competencia, formación y toma de conciencia,
la organización debe asegurarse de que cualquier persona que trabaje para ella y
que realice tareas que puedan causar impactos en el sistema, sea competente
tomando como base una educación, formación o experiencias adecuadas, y deben
mantener los registros asociados.
54
FASE 4: VERIFICACIÓN
Una vez identificados y evaluados los riesgos, marcado unos objetivos y plan de
acción, formado e informado a los trabajadores de los mismos, planificado y
controlado la documentación mediante procedimientos y registros se debe actuar
de la siguiente manera:
Marcar un procedimiento de seguimiento para medir si se están cumpliendo los
objetivos planteados.
Identificar, detectar y estudiar los incidentes producidos.
Tomar acciones correctivas o preventivas (gestión del riesgo) de los
incumplimientos detectados.
Realizar una auditoria interna con el objeto de evaluar el desempeño (preparar la
entidad para una posible auditoria externa)
En esta fase se considera la auditoría interna, donde cada centro de trabajo debe
planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoría, teniendo
en cuenta los resultados de las evaluaciones de riesgo de las actividades de la
organización y de los resultados de auditorías previas.
FASE 5: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Esta constituye la última fase del proceso, la DIRECCIÓN, debe revisar toda la
documentación y objetar la idoneidad del modelo. Tras la revisión por la Dirección,
de forma voluntaria una entidad autorizada puede CERTIFICAR el modelo. Este
último paso es de carácter voluntario al igual que todo el proceso señalado. Los
beneficios de este tipo de gestión quedan reflejados en el último punto del Manual.
55
Aquí la norma considera que la alta dirección revisará el funcionamiento global del
sistema y evaluará su eficacia.
Finalmente, a estas alturas ya se puede considerar estar preparados para afrontar
una auditoria externa de certificación en un modelo estándar de control interno.
56
8. CONCLUSIONES
El sistema de control interno del concejo Municipal de Dosquebradas tiene
registros desde el año 2013; donde se ha elaborado la documentación que lo
sustenta. Así mismo se evidencia la conformación de grupos de trabajo acorde a
lo señalado en el Modelo MECI. Sin embargo es importante puntualizar que el
proceso de implementación, seguimiento y evaluación del sistema no ha sido
realizado de manera continua y esto debido a diferentes situaciones a saber:
• La entidad solo tiene 2 funcionarios de planta: Secretario, Auxiliar
Administrativo. Los demás funcionarios de la entidad trabajan como contratistas y
en su mayoría son removidos cada año.
• Los miembros de la Alta Dirección se han comprometido aceptablemente a
medida que evidencian avances con el desarrollo del MECI, lo que limita el
mantenimiento del sistema de control interno.
• El rol de auditor e implementador no ha sido independiente, una misma
persona realiza esta función a la par.
• Los funcionarios adscritos a la organización se han sensibilizado acerca del
Modelo Estándar de control Interno por lo que su rol activo dentro de los procesos
ha sido progresivo; de este modo los funcionarios interpretan como sus funciones
aportar al desarrollo del Sistema de control de la entidad.
• En el momento existen los documentos que soporten la cultura de control,
estos mismos han sido divulgados y socializados en la entidad.
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• Los funcionarios del concejo Municipal de Dosquebradas tienen un
concepto erróneo acerca del MECI, dado que ven en el modelo un exceso en su
trabajo.
• No se propende por parte de la alta dirección de recursos económicos que
posibiliten el fortalecimiento del Sistema de Control Interno.
• Se hizo necesario realizar una trazabilidad de la documentación generada
para el Modelo de control interno, se evidencia la necesidad de realizar una
organización de la gestión documental de la entidad.
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9. RECOMENDACIONES
Con el ánimo de dar un paso adelante en el fortalecimiento del Sistema de Control
interno se debe tener en cuenta lo siguiente:
• Compromiso por parte de la Alta Dirección con la implementación,
fortalecimiento y valoración del Sistema de Control Interno.
• crear los roles independientes para el jefe de control interno y Asesor
Calidad/MECI.
• Socialización permanente sobre la importancia de la implementación del
sistema de control interno y del rol activo de cada uno de los miembros de la
organización en el mantenimiento del mismo.
• Gestión adecuada de la documentación creada para el sistema de control
interno.
• Presentación de información al día según los requerimientos de los entes
de control.
• Destinación de recursos económicos para el sostenimiento del sistema de
control interno.
• Realizar diagnósticos periódicos de las políticas de operación establecidas
para renovarlas de acuerdo a los requerimientos actuales de la entidad.
• Es importante señalar que los responsables de realizar la administración de
los riesgos, son los líderes de los procesos, proyectos y/o programas con sus
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respectivos equipos de trabajo; la oficina de control interno podrá brindar apoyo en
la metodología de administración del riesgo para su identificación a través de su
rol de asesoría y acompañamiento y realizar la evaluación y seguimiento de los
mapas de riesgos establecidos por la entidad.
• aplicar el contexto estratégico ya que contribuye al control de la entidad
frente a la exposición al riesgo, permite conocer las situaciones generadoras de
riesgos, impidiendo con ello que la entidad actúe en dirección contraria a sus
propósitos institucionales.
• Realizar un adecuado seguimiento del riesgo identificando los controles
existentes
• Revisar si los controles se están aplicando en la actualidad y si han sido
efectivos para minimizar el riesgo.
• Fortalecer el seguimiento a los planes de mejora por parte de los líderes de
los procesos debe ser una estrategia para el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
• Presentación de información al día según los requerimientos de los entes
de control.
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10. BIBLIOGRAFÍA
[1] M. Tamayo, El proyecto de investigación. 3ra edición. Santafé de Bogotá: Arfo
editores Ltda, 1999.
[2] G. Morrisey, pensamiento estrategico. 1ra edición. México D.F: Prentice Hall
Hispanoamericana, 2008.
[3] I. Chiavenato, Planeación Estratégica, Fundamentos y Aplicaciones. 2da
edición. México: McGraw-Hill, 2011.
[4] R. Hernández, C. Fernández, P. Baptista, Metodología de la investigación. 5ta
edición. México D.F: McGraw Hill. 2010.
[5] Norma Técnica Colombiana para la presentación de trabajos de investigación,
ICONTEC, 126p. NTC 1307 Segunda actualización, 1996.
[6] Manual Técnico Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano. MECI 1000:2005, Departamento administrativo de la Función pública,
2014.
[7] Norma Técnica De Calidad En La Gestión Pública NTCGP – 1000:2009, la
calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades
prestadoras de servicios” Instituto Colombiano De Normas Técnicas y
Certificación, 2009
[8] Constitución Política de Colombia 1991.
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[9] Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control
interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.
[10] LEY 136 DE 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la
organización y el funcionamiento de los municipios”.
[11] Decreto Nacional 1826 de 1994 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley
87 de 1993”.
[12] Decreto 1537 de 2001 “por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87 de
1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema
de control interno de las entidades y organismos del estado”.
[13] Decreto 1599 de 2005 “por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control
Interno MECI 1000:2005 para el Estado Colombiano”.
[14] Acuerdo municipal 002 de 2006 “por el cual se crea el sistema de la gestión
de calidad en el ente central y en otras entidades del municipio”.
[15] LEY 1551 DEL 2012, “por lo cual se dictan normas para modernizar la
organización y el funcionamiento de los municipios. Dicha ley tiene por objeto
modernizar la normativa relacionada con el régimen municipal, dentro de la
autonomía que reconoce a los municipios la Constitución y la ley, como
instrumento de gestión para cumplir sus competencias y funciones”.
[16] ACUERDO MUNICIPAL No. 004 de 2017 “por medio del cual se adopta el
reglamento interno del concejo municipal de Dosquebradas, se deroga el acuerdo
No. 017 del 05 de octubre de 2011, el Acuerdo No. 019 del 15 de diciembre de
2008 y todas las disposiciones que le sean contrarias”.
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11. ANEXOS
- Anexo 1 (Primer informe de diagnóstico).
- Anexo 2 (Misión, visión y código de ética).
- Anexo 3 (Reglamento interno Concejo Municipal).
- Anexo 4 (Programo de inducción y reinducción).
- Anexo 5 (Evaluación de desempeño).
- Anexo 6 (Necesidades de los usuarios).
- Anexo 7 (Formato PQRS).
- Anexo 8 (Formato encuesta comunidad).
- Anexo 9 (Plan de compras 2018).
- Anexo 10 (Comité de control interno).
- Anexo 11 (Comité de archivo).
- Anexo 12 (Ficha de indicadores).
- Anexo 13 (Formato encuesta MECI).
- Anexo 14 (Encuesta empresarios).
- Anexo 15 (Tabulación encuesta).
- Anexo 16 (Manual MECI).
- Anexo 17 (Manual de funciones).
- Anexo 18 (Contexto estratégico e identificación del riesgo).
- Anexo 19 (Mapa de Procesos).
- Anexo 20 (Mapa de riesgos).
- Anexo 21 (Matriz de identificación del riesgo).
- Anexo 22 (Autoevaluación institucional).
- Anexo 23 (Programa de auditoria interna).
- Anexo 24 (Programa de gestión documental).
- Anexo 25 (Tablas de retención documental).
- Anexo 26 (Grafico calificación consolidado).
- Anexo 27 (Plan de acción MECI).
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Los anexos de este trabajo son información sensible de la organización y por tanto
se encuentran protegidos bajo la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
