Estructura Documental

Documentación del

Sistema de Gestión de la

Calidad

Agenda

Estructura documental

Centro de Innovación para la Acreditación

CIN

NA

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S

La documentación del Sistema de una empresa está articulada alrededor de la política de calidad que da el enfoque general a cada uno de los elementos de la normativa de referencia.

Principio documental


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S

a) Realizar su actividad de manera que cumpla con los

requisitos de las normas y procedimientos

normalizados de las diferentes instituciones

homologadas.

b) Satisfacer las necesidades de los clientes, de

autoridades reglamentarias o de organizaciones que

reconocen a la empresa como tal.

Responsabilidad de la Institución


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La institución establece, implementa y mantiene

este sistema de gestión apropiado al alcance de sus

actividades.

La institución documenta su política, sistema,

programa, procedimientos, e instrucciones tanto

como sea necesario para asegurar la calidad del

producto final.

Lineamientos


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La estructura propuesta así como la manera de abreviar, como las siglas no lo establece en la normativa; sin embargo cada institución lo puede llamar como quiera mientras quede definido en el manual y lo pueda controlar.



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Qué se hace?

Descripción del sistema, Políticas,

Objetivos, respuestas a requisitos

aplicables.

Información específica sobre:

Quién, Cómo, Cuándo, Donde, Qué

y por qué efectuar las actividades.

Detalles técnicos sobre cómo

se hace el trabajo.

Documentos que evidencian

objetivamente las actividades


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La codificación es importante en procedimientos, instrucciones y registros, ya que deben estar enumerados y es más lógico escribir un código “P-14” que escribir “procedimiento 14”.

Codificación documental


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Codificación básica y simple:

- Manual de calidad (M) - Procedimientos (P); en algunas

instituciones los llaman procedimientos de aseguramiento de la Calidad (PAC) o procedimientos de calidad (PC)

- Instrucciones de Trabajo (I) - Registros (R)

Codificación documental


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Define el Sistema de Gestión de Calidad de la Institución, su área de aplicación y engloba: la política de calidad, los objetivos, la organización, las responsabilidades, la identificación de los procesos y sus interrelaciones.

Manual de Calidad (M)


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El Manual de Calidad incluye puntos que se consideran críticos, dedicados a las no conformidades, acciones correctivas, auditorías y revisiones del Sistema.

Manual de Calidad (M)


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En los procedimientos se definen los métodos de adecuación para llevar a cabo todas las actividades que afectan directamente a la Calidad del servicio dado por la Institución.

Procedimientos de Calidad (P)


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Se trata de los documentos que establecen la operativa general en materia de calidad: qué hay que hacer, quien lo tiene que hacer, cómo y qué ha de generar (normalmente registros). En los procedimientos se desarrollan y complementan los puntos del manual de Calidad.

Procedimientos de Calidad (P)


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Son documentos para definir operaciones técnicas muy particulares.

Para su elaboración se tiene en cuenta la legislación, la normativa aplicable o cualquier tipo de información bibliográfica o experimental así como los requisitos generales que sean de aplicación recogidos en el Manual o en los procedimientos.

Instrucciones de trabajo (I)


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Los podemos nombrar con libertad, por ejemplo las instrucciones para un laboratorio, se denominan: procedimientos técnicos de laboratorio (PTL) donde se especifican todos los protocolos de los ensayos.

Instrucciones de trabajo (I)


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Los registros son los documentos que evidencian, de forma objetiva la realización de las actividades que se consideran determinantes y es necesario dejar constancia de datos, resultados o responsabilidades y es por este motivo que han de ser conservados, protegidos, revisados y fácilmente recuperables.

Registros (R)


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El periodo de conservación de un Registro depende de la naturaleza del mismo, podemos distinguir entre registros actualizables que son listados vivos de base de datos en continuo cambio o bien aquellos que tienen un periodo de conservación predeterminado en las que insertar un dato más significa la generación de un nuevo documento.

Registros (R)


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Por ejemplo: un registro de facturación o de ofertas en donde vas añadiendo datos y un segundo registro sería una ficha de personal (se hace, se archiva y cuando se le despide se elimina)

Registros (R)


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Para explicar la codificación de los diferentes procedimientos, instrucciones y registros se deberá elaborar un procedimiento concreto, de la forma cómo se debe nombrar a los documentos.

Importante

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