EDUCACIÓN MEDIA TÉCNICA

MODULO 2

Organización de reuniones y elaboraciónde agendas y memorias

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 2 Ministerio de Educación-República de El Salvador.

ÍNDICE DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN DE LA GUÍA DE TRABAJO Y APRENDIZAJE DEL MÓDULO 2: 112 ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y ELABORACIÓN DE AGENDAS Y MEMORIAS 112

1. PRIMERA PARTE: DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO 114

1.1 SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA

PRIMERA PARTE 114 1.2 DESCRIPTOR DE MÓDULO 115 1.3 DISEÑO DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE 117 1.4 ESQUEMA DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE 119

2. SEGUNDA PARTE: DESARROLLO DE LOS PROYECTOS SELECCIONADOS 120

2.1 SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA

SEGUNDA PARTE 120 2.2 DESARROLLO DEL PROYECTO SIGUIENDO LAS ETAPAS

DE LA ACCIÓN COMPLETA 121

2.2.1 Etapa de informarse 122 2.2.2 Etapa de planificar 126 2.2.3 Etapa de decidir 128 2.2.4 Etapa de ejecutar 132 2.2.5 Etapa de controlar 135 2.2.6 Etapa de valorar y reflexionar 138

3. TERCERA PARTE: MATERIAL DE APOYO 143

3.1 NADA A LA FUERZA 143 3.2 AGUA 144 3.3 EL INSA DESTRUYE LOS CRIADEROS DE DENGUE 146 3.4 ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO 147 3.5 NECESIDAD DE LAS REUNIONES 177

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PRESENTACIÓN DE LA GUÍA DE TRABAJO Y APRENDIZAJE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES Y ELABORACIÓN DE AGENDAS Y MEMORIAS. Esta Guía de Trabajo y aprendizaje titulada “Organización de reuniones y

elaboración de agendas y memorias”, ha sido elaborada para facilitar a docentes y

estudiantes del Segundo Año de Bachillerato Técnico del Campo Comercial, Opción

Asistencia Administrativa, el diseño, desarrollo y evaluación de una experiencia

educativa, basada en la identificación y ejecución de un Proyecto de Trabajo y

Aprendizaje.

La Guía recoge los detalles de la experiencia realizada por una docente a quien

llamaremos Señor Alarcón y al presentarla se espera que los y las estudiantes

formulen la suya propia y al ejecutarla, adquieran y/o mejoren sus competencias

específicas para utilizar y dar mantenimiento a recursos tecnológicos, así como

también afirmen o mejoren competencias claves seleccionadas por ellos y ellas

mismas, con la orientación de su docente.

Esta Experiencia de Trabajo y Aprendizaje ha sido diseñada en dos partes como

puede apreciarse en la gráfica que aparece en la GUIA INTRODUCTORIA y que ha

sido estudiada recientemente, con el título de RUTA DE UNA EXPERIENCIA DE

TRABAJO Y APRENDIZAJE.

La Guía por lo tanto, se compone, de dos partes:

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1. DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO y concluye con el diseño de

la experiencia de aprendizaje a partir de un proyecto seleccionado.

2. DESARROLLO DEL PROYECTO seleccionado siguiendo las etapas de las

Competencias Orientadas a la Acción Completa.

Además de estas dos partes medulares, contiene un conjunto de materiales. Con

unos se espera apoyar la adquisición o el desarrollo de competencias claves y con

otros, lo propio con las competencias específicas.

Ese material no es para memorizarlo: debe analizarse con juicio crítico, utilizado para

realizar mejores experiencias que las descritas y agregarse al que obtengan los y las

estudiantes en el afán de TRABAJAR Y APRENDER.

Al desarrollar las particulares experiencias de Trabajo y Aprendizaje, conviene tener

presente estas dos ideas:

1. Las competencias se desagregan solamente para comprenderlas mejor; en su

desarrollo deben concebirse como un todo, íntima y armónicamente unidas, pues

están, llamadas a contribuir a la formación de personas integrales.

Igual ocurre con las etapas de la Acción Completa; se representan en secuencia

solamente para entenderlas mejor; en realidad, no siempre ocurren en ese orden;

generalmente, operan con apreciable grado de simultaneidad

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1. PRIMERA PARTE: DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DE

PROYECTOS 1.1 SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA PRIMERA PARTE Para desarrollar esta primera parte de la Experiencia de Trabajo y Aprendizaje, el señor Alarcón y sus estudiantes realizaron las siguientes actividades:

1- Estudiaron el Módulo 1 que comprende: el Perfil de Competencias Específicas, el Mapa de Competencias Claves y la Malla Curricular que aparecen en la Guía Introductoria, y el Descriptor del Módulo presentado a continuación de este recuadro, con el propósito de definir las competencias que se podrían adquirir o mejorar (competencias deseables). Esto lo realizaron por medio de diversas técnicas de lectura: silenciosa, en voz alta, alternada, en pareja, en coro, etc.

2- Analizaron el entorno institucional en relación con las competencias deseables

identificadas, descubrieron problemas y los enunciaron; utilizaron técnicas de seminario, mesa redonda, lluvia de ideas, etc.

3- Realizaron una visita rápida a algunas empresas de la comunidad cercana a la

Institución para corroborar y/o aclarar los problemas descubiertos y enunciados, así como para conversar con propietarios, propietarias, empleados y empleadas sobre diversos aspectos relacionados con la organización de reuniones y elaboración de agendas y memorias. Utilizaron la técnica de la entrevista y se auxiliaron de una sencilla Guía de Visitas y un listado de comportamientos mínimos a tener en cuenta al momento de realizar la observación y la conversación.

4- Enunciaron proyectos para solucionar los problemas identificados, redactándolos de

manera correcta y destacando el daño que podría ocurrir de no afrontarlos a tiempo. 5- Consignaron las decisiones en un documento como el del literal 1.3 DISEÑO DE LA

EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE, que contiene la información básica de dicha experiencia y aparece después del Descriptor de Módulo.

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1.2 DESCRIPTOR DEL MODULO 1 DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA 1. Aspectos generales:

Campo: Comercial Opción: Asistencia Administrativa Área de Competencia: Practicar Relaciones Públicas y Asistir a la Jefatura Objetivo del Área de : Organizar reuniones, elaborar y coordinar agendas y competencias memorias con responsabilidad, eficiencia y eficacia Título del Módulo: Organización de reuniones y elaboración de agendas y memorias. Duración prevista: 5 semanas, 90 horas

2. Objetivo del Módulo:

Al concluir el desarrollo del módulo los y las estudiantes serán competentes para organizar reuniones y elaborar agendas y memorias, con juicio crítico, el máximo aprovechamiento del tiempo, equidad y armonía.

3. Criterios de evaluación: Los criterios de evaluación están implícitos en las competencias esperadas, consignadas en cada EJE DE DESARROLLO 4. Criterios de promoción: Demostrar al menos el 70% de las competencias esperadas, en una escala estimativa correspondiente a 7: Nivel 4. 5. Competencia esperada:

El estudiante o la estudiante será competente para organizar reuniones y elaborar agendas y memorias, con juicio crítico, el máximo aprovechamiento del tiempo, equidad y armonía cuando:

DESARROLLO TÉCNICO

DESARROLLO EMPRESARIAL

DESARROLLO

HUMANO

DESARROLLO

ACADÉMICO APLICADO Elabore agendas de reuniones y las maneja con discreción y eficiencia.

Propicie un ambiente agradable a los y las participantes en las reuniones.

Practique en forma adecuada las relaciones humanas con equidad de género.

Aplique normas de cortesía,

Tipifique las reuniones de acuerdo a sus contenidos.

Entregue materiales de apoyo a cada participante en las reuniones.

Practiqué criterios de control y autocontrol.

Escriba borradores con letra legible y elegante.

Organice reuniones con eficiencia y eficacia.

Organice las reuniones con responsabilidad y puntualidad.

Demuestre amabilidad y tolerancia en su desempeño como organizador/a de reuniones.

Sea proactiva/o.

Coordine coherentemente las actividades a desarrollar.

Demuestre eficiencia para conducir las actividades

Consulte el registro de citas y entrevistas de la jefatura y haga los recordatorios correspondientes.

Coordine sus ideas y las escriba con sentido lógico.

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Planifique citas y entrevistas de la jefatura previas a las reuniones y/o derivadas de ellas.

Se anticipe a posibles dificultades.

Mantenga discreción al ofrecer alternativas de solución a problemas que conozca.

Sepa extraer las ideas principales de un discurso

Disponga el espacio físico de la reunión en concordancia con el tema

Administre creativamente el tiempo

Cancele citas y anuncie nuevas actividades con diligencia y cortesía.

Obtenga y trasmita información con claridad.

Disponga mesas y sillas a manera de promover la participación

Demuestre iniciativa al planificar las reuniones.

Trate a los y las participantes con equidad.

Coordine con tiempo prudencial fecha y horas de las reuniones

Promueva la evaluación de las reuniones en la perspectiva de mejorar las posteriores

Evalúe colectivamente los procesos y resultados de las reuniones

Trate a las personas con respeto y comprensión sin distinción de sexo, posición social, edad o educación

Redacte claramente las invitaciones y la literatura de promoción

6. Sugerencias metodológicas:

Al iniciar la primera parte de la Experiencia de Trabajo y Aprendizaje, se formularon algunas sugerencias metodológicas de carácter general. Otras se presentan al iniciar la segunda parte.

- Algunas sugerencias metodológicas específicas se encontrarán al iniciar cada etapa de las Competencias Orientadas a la Acción Completa y de igual manera al concluirlas. Estas últimas, tienen el propósito de valorar la adquisición de nuevos saberes.

- La evaluación se concibe como un proceso permanente, individual y colectivo, de apreciación de la adquisición y/o desarrollo de competencias esperadas para ayudar al estudiante o a la estudiante a mejorar su rendimiento, tener éxito en su esfuerzo de trabajar y aprender y convertirse en una persona competente, digna de confianza y emprendedora.

- Los equipos de trabajo y aprendizaje están en la libertad de utilizar todo tipo de metodología, solo limitada por su competencia para crear e innovar.

7. Recursos:

• Material de apoyo propias para cada tipo de reunión. • Computadoras. • Guía de trabajo. • Ejemplos de agendas, memorias y actas . Otros que demande la naturaleza de los proyectos a desarrollar; que existan en la institución o en la empresa asociada, o que se puedan conseguir sin grandes esfuerzos en la comunidad; el desarrollo de los proyectos no debe significar erogaciones especiales y onerosas para los padres y madres de familia.

Docentes y estudiantes deben ser muy creativos respecto a la obtención y al uso de los recursos.

8. Material informativo de apoyo: - Al concluir el desarrollo del proyecto, expuesto a manera de ejemplo, en esta Guía de Trabajo y

Aprendizaje, se presentan varios materiales de apoyo. ¡¡¡Cuidado!!! El material no es para memorizarlo. Es para utilizarlo críticamente.

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1.3 DISEÑO DE LA EXPERIENCIA DE TRABAJO Y APRENDIZAJE 01- Ubicación del Módulo: Bachillerato del Campo Comercial Opción: Asistencia Administrativa Año: 2° sección “B” Estudiantes: 32 Tiempo 5 semanas, 90 horas. 02 Área de Competencia: Apoyo Administrativo.

03 Objetivo del Área de

Competencia: Organizar reuniones, elaborar y coordinar agendas y memorias con responsabilidad, eficiencia y eficacia.

04 Título del Módulo: Organización de reuniones y elaboración de agendas y memorias.

05 Objetivo del Módulo Al concluir el desarrollo del módulo los y las estudiantes serán competentes para organizar reuniones y elaborar agendas y memorias con juicio crítico, así como tener un aprovechamiento óptimo del tiempo, la equidad y la armonía.

06 Problemas identificados: a- La directora de la Unidad de Salud de San Vicente no ha podido hacer su reunión anual para elegir a la nueva Junta Directiva, por falta de personal capacitado que la organice y promueva. Por esta situación puede ser sancionada por no presentar el Acta de constitución durante el presente mes a la Dirección Departamental del Ministerio de Salud.

b- La Junta Directiva de la Sociedad Servicios Profesionales de Decoración, S. A. de C. V., SERPRODE, S. A. de C. V. ha convocado a todo su personal a una reunión para informarles sobre la nueva calendarización de las capacitaciones que se brindarán para el mejoramiento y perfeccionamiento del recurso humano. Pero la asistenta administrativa de la gerencia general se encuentra incapacitada y nadie más se siente competente para organizar este tipo de reuniones, elaborar la agenda y la memoria de la actividad.

c- El equipo técnico de Implantación y Pilotaje del Currículo Renovado de Educación Media Técnica – Tecnológica, auspiciado por APREMAT, por medio del coordinador del campo comercial, han previsto desarrollar una reunión de carácter Inter – Institucional, con el objetivo de informar a re presentantes de los Institutos Nacionales sobre el uso de los instrumentos curriculares y las técnicas de evaluación, pero hasta la fecha no ha preparado la posible agenda a desarrollar y no tiene idea sobre cómo planificar la reunión, formular la agenda, escribir la memoria y en qué términos invitar a los representantes de los Institutos Nacionales.

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d.La municipalidad necesita reunirse con los miembros de la Asociación de Desarrollo Comunal de San Esteban de la Colina, ADESCOSEC, para tratar aspectos relacionados con el proyecto ambiental presentado a FIAES. Para llevar a cabo dicha reunión es necesario elaborar las convocatorias, preparar el local, proporcionar los recursos necesarios, elaborar una agenda tentativa, y un esquema de informe de los resultados (memoria de la reunión), pero no cuentan con el personal idóneo. La Alcaldesa ha enviado una nota al Instituto Nacional de la cabecera Departamental, solicitando apoyo para esta actividad.

07 Proyectos formulados: a-Organizar la reunión anual de la Unidad de Salud, formular

la agenda y redactar la memoria. b- Apoyar a la Gerencia General de SERPRODE, S. A. de C.

V., para organizar la reunión informativa, con su personal, formular la agenda y redactar la memoria correspondiente.

c- Planificar la reunión Inter–institucional del campo

comercial, elaborar la agenda, ejecutar la agenda y formular la memoria.

d- Organizar la reunión de la Municipalidad con miembros de

la Junta Directiva de ADESCOSEC, formular la agenda y elaborar la memoria para enviarla a FIAES.

08 Proyectos seleccionados: a, b y d, de los cuales en esta Guía de Trabajo y Aprendizaje solamente se desarrolla el ”b”.

09 10

Nombre del proyecto: Resultados esperados:

Apoyar a la Gerencia General de SERPRODE, S. A. de C. V., para llevar a cabo la reunión informativa, con su personal formular la agenda y redactar la memoria correspondiente. Al concluir el desarrollo del proyecto se tendrán los siguientes resultados:

1. El 95% de los y las estudiantes de la Sección “B”, serán competentes para utilizar correctamente y dar buen uso y mantenimiento apropiado a los recursos tecnológicos que auxilian su desempeño laboral.

2. Se habrá concluido el proyecto. 3. Se habrá resuelto el problema.

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1.4 ESQUEMA DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE Nombre del Proyecto: Apoyar a la Gerencia General de SERPRODE, S. A. de C. V.,

para llevar a cabo la reunión informativa, con su personal formular la agenda y redactar la memoria correspondiente

ETAPAS DE

T y A

PREGUNTAS GUÍAS ACTIVIDADES

DEL ALUMNADO

ACTIVIDADES DEL

PROFESORADO

RECURSOS

1 1. Informarse

¿Qué debemos saber? ¿Qué más sabemos sobre organización de reuniones y elaboración de agendas y memoria?

2. Planificar

¿Qué actividades debemos realizar para alcanzar el objetivo del proyecto? ¿Cuándo las realizaremos?

3. Decidir

¿Cómo desarrollaremos las actividades? ¿Quiénes harán cada tarea?¿Con qué?

4. Ejecutar

¿Vamos desarrollando las actividades conforme lo programado? ¿Vamos logrando la calidad esperada? ¿Estamos adquiriendo los saberes necesarios?

5. Controlar

¿Cómo comprobamos que hemos alcanzado los objetivos del proyecto? ¿Cómo comprobamos que hemos alcanzado las competencias?

6. Apreciar Reflexionar Socializar. (Evaluar)

¿Alcanzamos las competencias esperadas? ¿Qué aciertos hemos tenido? ¿Qué fallas? ¿Están satisfechos nuestros clientes? ¿En qué hemos fallado? ¿En qué hemos acertado?

Aquí solamente se enuncia la ejecución del proyecto seleccionado; la ejecución es objeto de la parte que sigue.

1 Se consignarán todos los recursos específicos de cada etapa y actividad inclusive el tiempo.

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2. SEGUNDA PARTE:

DESARROLLO DEL PROYECTO SELECCIONADO 2.1 SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA SEGUNDA PARTE

Aquí se plantean algunas sugerencias metodológicas generales que podrían ser aplicadas en la ejecución de los proyectos. Más adelante, al desarrollar cada una de las etapas de la Acción Completa, se relatará cómo procedieron la Sr. Alarcón y sus estudiantes. Las sugerencias generales son las siguientes:

1- Continuar trabajando y aprendiendo en conjunto, sin organizar equipos de trabajo todavía, pues no existen elementos suficientes para que los y las estudiantes puedan decidir en que actividades trabajar. La formación de equipos de trabajo será fácil, con mayor información, en la etapa de DECIDIR.

2- Agotar las posibilidades de realizar los proyectos en circunstancias y espacios reales, y

utilizar la simulación solamente cuando no sea posible realizarlos de otra manera. 3- En todo caso, fomentar las siguientes actitudes en los y las estudiantes:

a) Investigar y descubrir saberes por su propia cuenta. b) Trabajar y aprender por iniciativa propia; pero consultar cuantas veces sea

necesario. c) Trabajar y aprender y compartir los aprendizajes, con todos los y las compañeras,

de manera leal y solidaria, particularmente cuando ya se esté trabajando en equipo, después de la etapa de DECIDIR.

d) Demostrar la adquisición o el desarrollo de sus competencias, exponiendo los resultados de su trabajo y aprendizaje con soltura.

e) Compartir sus nuevos saberes con los y las compañeras, con el personal docente y con cuanta persona sea posible hacerlo.

f) Interesarse por conocer y analizar la realidad de su entorno, identificar problemas e intentar resolverlos desde su condición de estudiante de una carrera técnica.

4- Tener siempre presente que las Etapas de la Acción Completa solamente se dividen

por razones metodológicas. En la práctica no necesariamente ocurren en orden sucesivo.

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2.2 DESARROLLO DEL PROYECTO SIGUIENDO LAS ETAPAS DE LA ACCION COMPLETA. SEGUNDA PARTE:

El señor Alarcón recordó a sus estudiantes las ventajas de hacer siguiendo la dinámica de las etapas de la Acción Completa: INFORMARSE, PLANIFICAR, DECIDIR, EJECUTAR, CONTROLAR Y APRECIAR O EVALUAR, y les preguntó si conocían algún caso desafortunado ocurrido por decidir precipitadamente. Rigoberto contó la anécdota de su primo Nicolás quien está trabajando como cobrador en una ruta de buses que está estrenando unidades. Todos están contentos pues las unidades son elegantes y cómodas; tanto los motoristas como los cobradores se han propuesto cuidarlas. Una tarde, después de una fuerte lluvia, un señor de la Tercera Edad quiso abordar el bus donde trabaja Nicolás, pero éste le dijo que lamentaba no llevarlo debido a la suciedad de sus zapatos. Por la noche, al momento de hacer cuentas en la oficina, advirtió que detrás del mostrador se encontraba el señor a quien le había impedido subir al autobús y al preguntar a un compañero ¿Quién es ese señor? éste le indicó que era el Presidente de la Ruta y estaba sustituyendo al contador que se encontraba con incapacidad debido al dengue. Nicolás hubiera querido que “se lo tragara la tierra” pues era el mismo Presidente quien estaba recibiendo cuentas y cancelando el salario devengado durante la semana. Su sorpresa fue enorme cuando el Presidente se dirigió a todos y dijo: – Señores, tengo dos informaciones que darles antes de hacer las cuentas: una mala y una buena. La mala es que este día ocurrió un caso penoso para quienes somos responsables del funcionamiento de la ruta. Uno de nuestros empleados negó la entrada al autobús a una persona por llevar los zapatos mojados y un poco sucios. Este empleado, dio más importancia al bus que está nuevo, que a uno de nuestros viejos clientes. No lo hizo con maldad, al contrario creyó hacer un bien a la ruta al impedir que el usuario ensuciara el autobús. ¿Quieren saber la buena? La buena es que están invitados para que, en el día libre de cada uno, asistan, por dos horas solamente y durante el presente mes, a unos talleres que ofrecerá nuestra empresa a todos los empleados y empleadas sobre DESARROLLO DE LAS PERSONAS, LAS FAMILIAS Y LAS EMPRESAS. La historia de Nicolás causó diversos comentarios de parte de los estudiantes y las estudiantes; el docente aprovechó la oportunidad para destacar dos tipos de conducta: la del muchacho impulsivo, irreflexivo e inexperto y la del empresario humilde, paciente y reflexivo, con fe en las personas y deseoso de ayudarlas.

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2.2.1. Etapa de informarse La Sr. Alarcón preguntó: ¿Recuerdan como nos informábamos el año pasado?. Si -contestó Francisca- partíamos de un esquema de la Etapa de Informarse. Procedieron entonces a diseñar el esquema en la pizarra y fueron escribiendo preguntas claves y derivando de ellas actividades que podrían realizar los y las estudiantes o la docente para apoyar a aquellos. También consignaron los recursos que podrían utilizar.

ESQUEMA DE INFORMARSE

ACTIVIDADES PREGUNTAS GUÍAS DEL ALUMNADO DEL PROFESORADO

RECURSOS

¿Qué debemos saber sobre la organización de reuniones y elaboración de agendas y memorias?

- Elaboraron un listado de lo que sabían?

- Organizó una lluvia de

ideas para que los y las estudiantes expresaran lo que sabían.

- Lluvia de ideas. - Papelógrafo. - Plumones. - Tiempo:

¿Qué más debemos saber sobre la organización de reuniones y elaboración de agendas y memorias?

- Elaboraron un nuevo listado sobre lo que a su juicio deberían saber sobre la organización de reuniones y elaboración de agendas y memorias.

- Proporcionó papeletas para que cada cual escribiera lo que a su juicio debería saber.

- Sugirió revisar el descriptor de módulo.

- Descriptor de Módulo.

- Tarjetas. - Papelógrafo. - Plumones. - Tiempo:

¿Dónde podremos encontrar la información necesaria?

- Elaboraron una lista de posibles lugares donde podrían encontrar información.

- Anotaron en su cuaderno lo que habían hecho

- Ayudó a los y las estudiantes a completar el listado.

- Anotó en su bitácora lo que había ocurrido.

- Papelógrafo. - Pizarra. - Plumones. - Tiempo:

b) El señor Alarcón presentó a los y las estudiantes un cuestionario de Saberes

Previos para comprobar lo que sabían sobre la organización de reuniones y elaboración de agendas y memorias

El Cuestionario Previo fue como el que aparece a continuación:

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A P R E C I A C I Ó N

S A B E R E S P R E V I O S

MUCHO

POCO

NADA

1) ¿Sabe organizar una reunión de trabajo?

2) ¿Sabe elaborar una agenda para una reunión de

trabajo?

3) ¿Sabe redactar la memoria de una reunión de trabajo?

4) ¿Sabe que tipos de reuniones existen?

5). ¿Sabe diferenciar una reunión ordinaria de una

extraordinaria?

Etcétera.

c) El señor Alarcón recogió los cuestionarios previos, los analizó y obtuvo algunas conclusiones, las cuales comentó con los y las estudiantes. Dichas conclusiones, entre otras, fueron las siguientes:

De los 32 estudiantes de la Sección, 3 saben algo sobre el numeral 1, 12

poco y 18 nada. 3 saben algo sobre el numeral 2, 15 poco y 14 nada. 4 saben algo sobre el numeral 3, 14 poco y 14 nada. 3 sabe algo sobre el numeral 4, 21 poco y 8 nada. 5 saben algo sobre el numeral 5, 19 poco y 8 nada 1 sabe algo sobre el numeral 6, 23 poco y 8 nada.

d) Como algunos y algunas estudiantes se mostraron tristes por los resultados, el

señor Alarcón los animó. No se desconsuelen -les dijo- este cuestionario no sirve para asignar nota alguna; solamente nos sirve para ver cómo están y como debo ayudarlos. Pronto lo aplicaremos de nuevo y verán la diferencia.

e) El Señor Alarcón invitó a los estudiantes y a las estudiantes para que

pensaran qué más deberían saber, para organizar reuniones y elaborar agendas y memorias, competentemente.

Las estudiantes y los estudiantes comenzaron a pensar sobre lo que deberían saber para lograr aquellas competencias. Alguien se le ocurrió revisar el

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Descriptor de Módulo y particularmente el rubro 5 de Competencias Esperadas. Con este recurso, elaboraron el siguiente cartel.

S A B E R E S N E C E S A R I O S

Elementos que se deben de tomar en cuenta para organizar una reunión. Cómo hacer una convocatoria. Criterios para considerar eficaz una reunión. Tipos de reuniones y diferencias entre ellas. Reuniones según el número de miembros participantes. Etapas de una reunión. Tipos de convocatorias. Técnicas o estrategias de trabajo en una reunión. Elaboración de memorias. Elaboración de agendas según el tipo de reunión. Etcétera.

Cuándo el cartel de SABERES NECESARIOS estuvo elaborado, lo colocaron en un sitio destacado del aula y el señor Alarcón, preguntó. –¿Creen que hemos escrito todos los saberes que necesitamos? –¡¡Muchos!!, –Dijeron casi todos. –¡¡Sí !–dijo una estudiante– Hemos escrito los saberes que se nos han ocurrido hoy; pero seguramente después nos daremos cuenta de que nos falta aprender algo más.

f) Al concluir la jornada del día, el Señor Alarcón, sugirió a las y los estudiantes que,

en la medida de sus posibilidades, se informaran sobre los SABERES NECESARIOS, en los sitios que habían identificado y con las personas cuyos nombres habían colocado en una lista.

i. Al iniciar la jornada del siguiente día, los estudiantes y las estudiantes estaban ansiosos para informar sobre lo que habían averiguado.

–Luis y yo –dijo Margarita– visitamos a mi tío Horacio. Es el Secretario Municipal y entre otras cosas, nos dijo que la persona que organiza reuniones debe ser cuidadosa, pulcra, respetuosa y manifestar un deseo genuino de ayudar a los demás. Debe ser, además, ordenada y anticiparse a las circunstancias pues muchas veces los participantes requieren de alguna información especial, y habrá que ofrecérselas prontamente. -René, Mercedes y yo –dijo Nelson– fuimos a la Cooperativa “El Castaño” y nos recibió la asistente administrativa del gerente. Nos proporcionó información sumamente valiosa. Nos contó que en la cooperativa suelen realizarse reuniones de Juntas Directivas y de Junta General; en las primeras, se tratan asuntos relativos a la marcha de actividades de la cooperativa conforme a los estatutos, al

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reglamento y a las disposiciones de la Junta General; en las segundas, se conocen los informes de la Junta Directiva, se aprueba el presupuesto anual, se nombran a empleados y empleadas y se toman disposiciones para que opere la Junta Directiva. También nos contó que, en el caso de la cooperativa, la Junta Directiva se reúne dos veces por mes, y la Junta General dos veces por año; pero que en ambos casos pueden ocurrir reuniones extraordinarias para tratar temas específicos.

–Rosendo, Antonio, Genaro y yo –dijo Consuelo– nos organizamos y fuimos a la Cruz Roja; hablamos con la asistente administrativa y nos contó su experiencia como organizadora de reuniones. Nos dijo que en esa entidad realizan diversos tipos de reuniones, por ejemplo:

Reuniones informativas, para ilustrar a los nuevos y nuevas voluntarias sobre cuestiones teóricas de orden social. Reuniones de capacitación (o adiestramiento) para que los voluntarios y

voluntarias aprendan primeros auxilios, técnicas de rescate, etc. Reuniones de consulta, para tomar información o consejos de expertos. Reuniones deliberativas y de toma de decisiones, en las cuales las y los

miembros de la directiva analizan problemas y deciden qué hacer para solucionarlos.

Nos indicó también que existen otros tipos de reuniones; a cada una asisten diferentes personas; pero, en todo caso, se formula una Agenda y se redacta una Memoria. La primera, sirve para orientar la reunión; la segunda, para recordar lo tratado en ella. Todos los estudiantes y las estudiantes presentaron la información que habían obtenido y así fueron adquiriendo los saberes necesarios. El señor Alarcón , felicitó a todos y a todas, porque habían obtenido abundante información; pero señaló que aún faltaba mucha y que la etapa de INFORMARSE, se prolongaría durante todo el desarrollo del módulo.

Recordó que habrá que seguir obteniendo información y compartiéndola solidariamente.

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2.2.2 . Etapa de planificar

a) El Señor Alarcón recordó que habían seleccionado un proyecto para apoyar a la Gerencia de SERPRODE, el cual debería ser ejecutado mientras trabajan aprenden. Preguntó ¿Qué actividades creen que deberíamos realizar para ejecutar dicho proyecto?. Y les animó a formular el esquema de la Etapa de Planificar:

ESQUEMA DE PLANIFICACIÓN

A C T I V I D A D E S PREGUNTAS GUIAS DEL ALUMNADO DEL

PROFESORADO

RECURSOS

¿Qué actividades debemos realizar para ejecutar el proyecto?

- Elaborar un

listado con las actividades.

- Orientó a los y las

estudiantes para identificar las actividades.

- Lista de actividades. - Papel. - Plumones. - Tiempo.

¿Cuándo debemos realizar dichas actividades?

- Colocaron las actividades en un cronograma.

- Apoyó la colocación de las actividades en el cronograma.

- Formulario de cronograma.

¿Cómo deberíamos realizarlas? ¿sucesivamente o simultáneamente?

- Reflexionaron y solucionaron una forma.

- Anotaron en sus cuadernos.

- Orientó la reflexión y la selección de la forma.

- Anotó en su bitácora.

- Papel. - Plumones. - Cuadernos. - Bitácora. - Tiempo.

b) Para responder la primera pregunta guía los y las estudiantes pensaron e

identificaron las siguientes actividades: 1) Conocer la finalidad y naturaleza de SERPRODE, S. A. de C. V. 2) Enlistar el número de personas convocadas 3) Elaborar la convocatoria y divulgarla 4) Preparar los recursos necesarios para realizar la reunión 5) Elaborar la agenda 6) Desarrollar la reunión 7) Redactar y editar la memoria 8) Divulgar la memoria

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Para responder a la primera pregunta guía, calcularon los tiempos prudenciales para desarrollar cada actividad. Para visualizar dichos tiempos utilizaron un el siguiente cronograma en cual colocaron las actividades.

S E M A N A S A C T I V I D A D E S

1ª. 2ª. 3ª. 4ª. 5ª.

1) Conocer la finalidad y naturaleza de la empresa SERPRODE, S. A, de C. V.

2) Enlistar a las personas que participarían en la reunión.

3) Elaborar la convocatoria y divulgarla.

4) Preparar los recursos necesarios para realizar la reunión.

5) Elaborar la agenda.

6) Desarrollar la reunión.

7) Redactar y editar la memoria.

8) Divulgar la memoria.

c) El señor Alarcón –preguntó: ¿Qué les parece el cronograma de actividades.? —A mi me parece bien -dijo Ángela-, pero no veo quienes harán cada

actividad. —Yo también veo que el cronograma indica cuándo se realizarán las actividades, pero no nos dice quién o quienes las realizarán, ni en que condiciones se realizarán. —Muy bien, -dijo el señor Alarcón. Eso precisamente es lo que haremos en la siguiente etapa que es la de DECIDIR.

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2.2.3. Etapa de decidir El señor Alarcón recordó que la etapa que han iniciado sirve precisamente para tomar decisiones; es decir, DECIDIR sobre los detalles para ejecutar las actividades, y les invitó para presentar preguntas guías sobre lo que hace falta DECIDIR. Con esas ideas formularon el siguiente esquema:

ESQUEMA DE DECIDIR

A C T I V I D A D E S

PREGUNTAS GUIAS

DEL ALUMNADO DEL PROFESORADO

RECURSOS

¿Cómo realizaremos cada actividad? ¿Qué tareas realizaremos para ejecutarlas? ¿Qué pasos daremos?

- Identificarón tareas y pasos para ejecutar las actividades.

- Asesoró a los y las estudiantes para dividir las actividades en tareas y éstas en pasos.

- Formularios para decidir.

- Lápices. - Tiempo:

¿Cuándo exactamente realizaremos cada tarea?

- Revisaron tiempos asignados para cada actividad y los dividieron en función de las tareas y los pasos identificados.

- Ayudo a dividir los tiempos para cada tarea y paso.

- Cronograma. - Lápices. - Tiempo:

¿Quiénes realizarán cada tarea y cada paso?¿cómo la realizarán? ¿Individualmente o en quipo?

- Definieron quienes realizarían cada tarea y pasos.

- Orientó la organización para realizar las tareas o pasos.

- Lista de estudiantes.

- Tiempo:

¿Cuáles son los materiales que utilizaremos para desarrollar cada actividad?

- Enlistaron los recursos que necesitaban.

- Apoyó a los y las estudiantes en la elaboración del listado de recursos y a clasificarlos en humanos y materiales.

- Inventarios- - Tiempo:

b) Cuando concluyeron el ESQUEMA DE DECIDIR se organizaron 5 grupos de

trabajo para organizar cada una de las actividades identificadas en el organigrama anterior y decidir cómo, cuándo, quiénes, con qué recursos y dónde realizarán las tareas y los pasos.

Para DECIDIR sobre los detalles utilizaron varios formularios; discutieron ampliamente para llenarlos, tratando de que no se les quedara ningún detalle. El cuestionario del grupo que trabajo sobre la primera actividad: “Revisar el inventario del equipo” quedo como sigue:

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Grupo de trabajo No. 1 Integrantes: Gloria Cruz, Evelyn Lozano

Salvador García, Saúl López. ACTIVIDAD

TAREAS O PASOS QUIÉNES

CON QUÉ

DÓNDE

EN QUÉ TIEMPO

OBSERVACIONES

A. Conocer la finalidad y la naturaleza de SERPRODE y el objetivo de la reunión

T.1 Entrevistar al

presidente y a otras personas claves

T.2 Analizar la escritura

de constitución de la sociedad

P.1. Solicitar la escritura

al representante legal.

P.2. Leerla P.3 Analizarla P.4 elaborar síntesis de

las cláusulas del pacto social

.

Sonia Saúl Gloria Evelyn Salvador, Sonia Gloria Saúl todos

Pacto social Audiencia con el presidente de la empresa

Oficina del representante legal. Dirección Secretaria

2 horas 2 horas

Faltaba solicitar el perfil de la firma para conocer el currículo de la sociedad. No fue posible atenderlos en la primera solicitud, sino hasta la segunda solicitud.

¿Crees que está completo este formulario?

c. El formulario del grupo que se responsabilizó en la actividad No. 2 quedo as

S E M A N A S ACTIVIDADES TAREAS Y PASOS

1a 2a 3a 4a 5ª A. Enlistar el número de personas que participarán

T1. Conocer la planilla de empleados

T2. Seleccionar a los que deberían de participar en la reunión P1. Aclarar la finalidad de la reunión. P2. Identificar criterios de selección. P3. Someterlos a aprobación del Gerente. P4. Aplicar criterios aprobados. P5. Elaborar lista de empleados que cumplan con

los criterios de selección

T3. Presentar listado de empleados seleccionados por el gerente

129


d) Cuando los 5 grupos concluyeron sus formularios, los socializaron con toda la sección y con esas decisiones formularon un cronograma consolidado, en el cual se visualizaban claramente las actividades, las tareas y los pasos.

f) Sin embargo para no llenar de muchos detalles el cronograma consolidado,

crearon otros instrumentos como este:

ACTIVIDADES-TAREAS-PASOS RESPONSABLES A4 – Preparar los recursos necesarios para realizar la reunión T1. Seleccionar el espacio. P1. En la biblioteca. P2. En local de un hotel. T2. Seleccionar o producir materiales.

• Para convocatoria. • Para reunión. • Para la memoria.

T3. Elaborar presupuesto de la reunión. A5- Elaborar la agenda. T1. Analizar y recomendar el formato. T2. Redactarla. T3. Multicopiarla. T4. Colocarla en el fólder de materiales. A6- Redactar y editar memoria. P1. Sugerir capítulos. P2. Redactar antecedentes. P3. Redactar etapas de la reunión. P4. Redactar acuerdos y conclusiones. P5. Editar la memoria. T4. Desarrollo de la reunión.

• Recepción y ubicación de participantes.

• Entrega de documentos. • Lista de asistencia en la sala. • Supervisión de atenciones.

Ricardo, Luisa y Cecilia Adán, Eva y Baudilio, Osmín y Carmen Ana María, Roberto, José Luisa, René, Jesús Angelina, Ricardo, Alfonso Rosa María, Oscar, René Jesús, Misael, Rosario Gerente, Miguel, Raquel Angelina, Ricardo, Alfonso Cecilia y Adán Cecilia y Adán Carmen y Luisa Eva y Ricardo Eva y Baudilio Ramiro, Jorge, Luisa Luis, Angelina, Fernando Nicolás, Inés, Carmen Angelina, Corina, Amalia, Juan

g) El señor Alarcón y los y las estudiantes estuvieron muy satisfechos con el

nuevo cronograma y los otros formularios que contienen las decisiones tomadas, pues con ellos se tiene una visión más completa para desarrollar el proyecto.

130


El señor Alarcón aseguró que si cada cual tiene claro las tareas y los pasos que había aceptado realizar, ahora sí podrían pasar a integrar los equipos de trabajo y aprendizaje con todas las posibilidades de tener éxito.

Recordó: El equipo 1 ejecutará todo el proyecto de SERPRODE, S.A. de C.V. Los otros equipos están ejecutando proyectos similares, siguiendo los mismos pasos. Dentro de cada equipo se organizaron equipos más pequeños.

Al iniciar la nueva jornada de trabajo y aprendizaje, la Sr. Alarcón dijo a los y las estudiantes: -Hemos diseñado la etapa de INFORMARSE y nos estamos informando; hemos diseñado las etapas de PLANIFICAR Y DECIDIR y estamos en condiciones de ejecutar lo planificado y decidido, pero ¿No creen que debemos diseñar las etapas de EJECUTAR, CONTROLAR Y APRECIAR, de una vez, antes de iniciar concretamente la ejecución del Proyecto? No obstante que los y las estudiantes estaban ansiosos por iniciar la ejecución del proyecto, discutieron ampliamente la sugerencia de la Sr. Alarcón y llegaron a la conclusión de que era conveniente proceder de esa manera. Así, sabrían como CONTROLAR el proceso de ejecución y como APRECIAR los productos obtenidos. Entonces la Sr. Alarcón descubrió 3 tarjetones que había colocado exprofesamente, en los cuales se leía:

EJECUTAR: realizar las actividades, tareas y pasos previstos, conforme a lo planificado y decidido

APRECIAR: aplicar los criterios con los cuales se dan por aceptados losresultados, tareas o pasos concluidos y los aprendizajes generados pordichas actividades, tareas o pasos.

CONTROLAR: aplicar criteriospara comprobar la ejecucióncorrecta de las actividades que sevan realizando

131


2.2.4 Etapa de ejecutar

a) El esquema de EJECUTAR, fue elaborado a partir de preguntas guías, que deberían encontrar respuestas antes y mientras se ejecuten las actividades, tareas o pasos.

ESQUEMA DE EJECUCIÓN

ACTIVIDADES

PREGUNTAS GUÍAS DEL ALUMNADO DEL PROFESORADO

RECURSOS ¿Estamos realmente preparados y preparadas para desarrollar las actividades, tareas y pasos que nos corresponde realizar?

- Reflexionaron sobre sus

posibilidades. Hubo quienes concluyeron que sí estaban preparados/as, otros/as descubrieron que les hacia falta algo que saber o hacer.

- Orientó a los y las

estudiantes para superar las dudas, y demás limitaciones.

- Manuales. - Materiales para

limpieza de máquinas.

- Papel. - Franelas. - Brochas - Tiempo:

¿Estamos trabajando sobre los tiempos previstos en el cronograma?

- Analizaron el cronograma de actividades, tareas y pasos.

- Apoyó a los y las estudiantes para revisar los tiempos destinados a las tareas y pasos.

- Cronograma detallado.

- Tiempo:

¿Contamos con todos los recursos necesarios?

- Revisaron los recursos con que contaban.

- Orientó a las y los estudiantes para revisar las lista de recursos.

- Lista de recursos necesarios.

- Tiempo.

¿Vamos logrando la calidad de trabajo que esperábamos?

- Revisaron la calidad del trabajo que estaban realizando e hicieron las mejoras necesarias

- Apoyó la revisión de la calidad de trabajo y sugirió los ajustes necesarios.

- Parámetros de calidad.

- Listado de trabajo - Tiempo

¿Estamos adquiriendo los SABERES NECESARIOS?

- Revisaron el cartel de SABERES NECESARIOS, señalaron los que ya habían adquirido y tomaron nota de los que aún les faltaba adquirir.

- Orientó la revisión, aclaró algunos saberes y completó los incompletos.

- Cuadro de saberes necesarios.

- Tiempo:

b) Cada equipo fue desarrollando las tareas y pasos de su responsabilidad.

Se encontraron con numerosas dificultades, las cuales fueron superadas con la lectura de manuales, la consulta entre unos y otras y la orientación docente.

c) El señor Alarcón sugirió a cada equipo que elaborara un listado de los

procesos para organizar una reunión y elaborar una agenda. Los responsables de elaborar el listado del personal convocado presentaron una propuesta a sus compañeros y compañeras, al docente y al director

132


de la empresa SERPRODE, S. A. de C. V., para que opinarán sobre ella. Cuando recibieron las observaciones, incorporaron aquellas que mejoraban el listado y de esa manera presentaron una nueva versión enriquecida. Los otros equipos hicieron cada uno lo suyo.

d) El señor Alarcón sugirió a los y las estudiantes que revisaran una vez más el cuadro de SABERES NECESARIOS, para saber cuántos habían adquirido, cuántos habían agregado al cuadro y cuánto les quedaba por adquirir.

e) El docente también aplicó de nuevo el cuestionario de SABERES PREVIOS

y comentó los avances obtenidos con relación a la última aplicación. Paraquéman

La p

1.

2.

3

4.

El señor Alarcón, señaló que la apreciación o evaluación se ha venido

realizando de diversas maneras y se continuará realizando así, de ser

posible, con más creatividad. Se ha evaluado a cada uno y a todos, mediante

la observación, ya sea individualmente, en grupo o equipo, mientras trabaja;

mientras busca información dentro o fuera del Instituto; cuando relata o

demuestra los resultados de su trabajo o aprendizaje; cuando conversa,

canta, juega o se enfada. Todos nos estamos evaluando; constatando

nuestro progreso y testimoniando que nadie merece quedar aplazado.

concluir esta etapa, el señor Alarcón elaboró y aplicó una prueba para constatar tanto habían logrado los y las estudiantes sobre la competencia de dar tenimiento y usar eficiente los equipos tecnológicos.

rueba que aplicó el señor Alarcón fue la siguiente

APRECIACIÓN DE COMPETENCIAS

COMPETENCIAS CMAD CPAD CAT PSM PSM/AO Explica los factores que deben

tomarse en cuenta al planificar una reunión.

Formula objetivos de la reunión.

. Establece requisitos para que las personas participen en una reunión.

Explica diferentes tipos de reuniones.

133


5. Diferencia una reunión de carácter informativo y una de toma de decisiones.

6. Redacta correctamente una convocatoria.

7. Aplica estrategias apropiadas para garantizar la participación.

8. Diferencia una reunión ordinaria de una extraordinaria

9- Sabe diferenciar un acta, una agenda y una memoria.

10 sabe explicar los capítulos en que se podría integrar la memoria.

Referencia: CMAD, con mucha ayuda del docente.

CPAD, con poca ayuda del docente. CAT, con ayuda de los textos o manuales. PSM, por sí mismo. PSM/AO, por si mismo y ayuda a otros y otras.

f) Además cada equipo demostró ante la clase, el proceso para organizar una reunión y elaborar una agenda y memoria.

El señor Alarcón y los y las estudiantes estuvieron complacidos por los saberes que estos últimos habían adquirido. Les dijo que como la etapa de CONTROLAR prácticamente la venían realizando desde antes, ahora podían ejecutar el Proyecto y controlar la ejecución conforme el diseño elaborado y que, además, podrían valorar la experiencia de trabajar y aprender con el esquema correspondiente.

134


2.2.5 Etapa de controlar

a) El señor Alarcón recordó a los y las estudiantes que CONTROLAR es vital para darnos cuenta de que si se está trabajando según lo planificado en la etapa de PLANIFICAR y lo decidido en la etapa de DECIDIR. El y sus estudiantes formularon varias preguntas guías y construyeron el siguiente esquema.

ESQUEMA DE CONTROLAR

ACTIVIDADES

PREGUNTAS GUÍAS DEL ALUMNADO DEL PROFESORADO

RECURSOS ¿Cómo vamos ejecutando las actividades, tareas y pasos previstos en los cronogramas y documentos de DECIDIR?

-Intercambiaron información sobre el avance de las actividades realizadas por cada equipo, comparándolas con los cronogramas.

- Ayudó a cada equipo de

trabajo a organizar sus exposiciones.

- Informe de equipos

de trabajo. - lista de cotejo. - Tiempo:

¿Hemos desarrollado nuestras competencias claves?

-Hicieron un análisis de sus competencias de acuerdo a criterios establecidos por ellos mismos. ¿Qué tan competentes eran antes y que tanto son ahora?

- Apoyó el análisis y les estimuló para que apreciaran los avances.

- Exposiciones de los grupos de trabajo.

- Análisis de las exposiciones.

- Tiempo:

¿Qué tanto funcionaron los equipos de trabajo?

-Realizaron apreciaciones sobre el grado de cohesión de cada equipo de trabajo.

- Orientó para que se fijaran criterios de cohesión.

- Análisis reflexivo sobre las exposiciones.

- Tiempo: ¿Hemos adquirido los saberes necesarios?

-Realizaron un análisis sobre el cuadro de saberes necesarios.

- Ayudó a realizar el análisis.

- Complementó algunos saberes.


- Tiempo:

¿Con qué criterios debemos valorar el Manual de Mantenimiento Preventivo?

-Elaboraron una lista de criterios.

- Revisó y ayudó a enriquecer la lista de criterios.

- Lista de criterios. - Tiempo:

b) El señor Alarcón invitó a cada uno de los equipos para que formulara

instrumentos de control ya fuera de procesos o de resultados Algunos instrumentos producidos son los siguientes: 1. El equipo que se responsabilizó de identificar criterios de participación,

presentó el siguiente cuadro

135


CRITERIOS DE PARTICIPACIÓN DE CAPACITADORES/AS DE CAPACITANDOS

Acoplar su participación a los niveles de escolaridad de las y los capacitados.

Tomar en cuenta los intereses de la empresa y de las y los capacitados.

Explicar con claridad y paciencia los conceptos tantas veces como sea necesario.

Constatar los aprendizajes de las y los capacitados.

Utilizar un lenguaje comprensible para todos y todas.

Apoyarse en documentos recientes acordes a la finalidad de la capacitación.

Demostrar interés por mejorar sus competencia.

Aportar el 50% del tiempo necesario para la capacitación

Cumplir con las tareas que se le asignen.

Comprometerse a poner en práctica sus aprendizajes.

Compartir sus aprendizajes con sus familiares, compañeros, compañeras, amigas y amigos.

2. El equipo que se encargó de controlar la actividad de elaborar la convocatoria y divulgarla, formuló el siguiente instrumento:

CUMPLIMIENTO CRITERIOS DE CONTROL SI NO

DEL TEXTO DE LA CONVOCATORIA Fue nítidamente presentada. Fue redactada con claridad y precisión. Señaló el día y la hora. Señaló el lugar de la reunión. Señaló el motivo de la reunión. Contiene frases promociónales.

DEL ENVÍO Y LA RECEPCIÓN Fue enviada a tiempo. Se comprobó que las y los participantes potenciales la recibieron. Se reiteró la invitación por teléfono u otros medios,

DEL AMBIENTE PREVIO A LA REUNION Se mantuvo un ambiente estimulante, Se conversó con personas claves para garantizar la

participación,

2. El equipo que se encargó de controlar la redacción y edición de la memoria, formuló el instrumento que sigue:

136


CUMPLIMIENTO

CRITERIOS DE CONTROL SI NO

DE LA MEMORIA:

Elaboraron un esquema capitular de la memoria.

Organizaron un equipo responsable de recepción de

información.

Utilizaron grabadora u otro recurso para recoger el contenido

de los y las participantes.

Utilizaron un lenguaje correcto.

Utilizaron un lenguaje comprensible.

Presentaron borradores para recibir observaciones.

DE LA EDICIÓN:

Seleccionaron un formato atractivo.

Seleccionaron una carátula llamativa.

Ilustraron la carátula en concordancia con el tema de la

reunión.

Utilizaron un papel resistente.

Circuló con la prontitud deseada.

Llegó a todos los y las participantes.

Recibieron comentarios.

Analizaron los comentarios.

Otros equipos formularon instrumentos para controlar otras actividades, tareas o pasos y los socializaron para evitar repeticiones y/o confusiones

137


2.2.6. Etapa de valorar y reflexionar

a) Los y las estudiantes, con la orientación del docente, se propusieron valorar si lograron las competencias previstas, si concluyeron el Proyecto y si resolvieron el problema de SERPRODE. Para esta finalidad formularon el siguiente esquema:

ESQUEMA DE VALORAR Y REFLEXIONAR

ACTIVIDADES PREGUNTAS

GUÍAS DEL AÑUMNADO DEL PROFESORADO

RECURSOS ¿Hemos logrado solucionar el problema que se proponía afrontar con el proyecto?

- Ordenaron, analizaron

y presentaron informes parciales y generales sobre los resultados obtenidos.

- Apoyó a las y los

estudiantes en el ordenamiento y la presentación de los informes.

- Cuestionarios. - Formularios utilizados en el desarrollo del Proyecto.

- Tiempo: ¿Qué tan satisfechos nos sentimos al haber realizado este trabajo?¿Qué tanto hemos aprendido?

- Expusieron sus trabajos y aprendizajes y los valoraron. -Manifestaron qué de lo realizado les satisfacía y qué no

- Apoyó a los y las estudiantes para que expusieran sus puntos de vista y manifestaran su apreciación

- Cuadro de balance entre lo positivo y lo poco positivo.

- Tiempo:

¿Funcionaron las decisiones que tomamos para ejecutar el Proyecto?

- Revisaron las decisiones tomadas y su efectividad.

- Apoyó a los y las estudiantes para hacer la revisión y el análisis.

- Formularios de decisión.

- Escalas estimativas.

- Tiempo: ¿Hemos alcanzado las competencias que nos propusimos desarrollar?

- Revisaron las competencias que se propusieron alcanzar y sopesaron su alcance.

- Orientó la revisión de competencias y sugirió agruparlos por el grado de mejoramiento, mucho, poco, nada.

- Cuadro de competencias deseadas.

- Lista de cotejo para analizar el progreso.

- Tiempo: ¿Hemos logrado obtener todos los saberes necesarios?

- Revisaron el cuadro de SABERES NECESARIOS adquiridos.

- Asesoró el análisis de SABERES NECESARIOS adquiridos, corrigió y complementó algunos.


- Lista de cotejo para apreciar adquisiciones.

- Tiempo___

b) Las y los estudiantes revisaron de nuevo, con la orientación del docente, el formato de SABERES NECESARIOS y se dieron cuenta de lo mucho que aprendieron, compararon los resultados obtenidos y las competencias esperadas y se dieron cuenta de haberlos desarrollado notoriamente,

138


compararon los logros con el perfil de competencias y concluyeron en que habían realizado un buen trabajo.

c) El señor Alarcón aplicó la prueba que aparece después de este párrafo,

ordeno los resultados y los socializó con los y las estudiantes, quienes se mostraron satisfechos y satisfechas de los mismos.

d) También sugirió a sus estudiantes clausurar el desarrollo del Módulo

ejecutando una reunión aplicando lo aprendido. Invitaron al gerente de SERPRODE, a capacitadores, capacitadoras y a las y los capacitados para que participaran y expresarán sus apreciaciones sobre el desempeño de los y las estudiantes en cuanto a organizar reuniones. Esto lo hicieron utilizando el siguientes instrumento

APRECIACIÓN DE LA EXPOSICIÓN

Equipo: “La Laboriosidad”: 1. Gloria Serrano, 2. Amanda Ruíz, 3. Oscar Cañas, 4. César Olmedo, 5. Sergio López, 6. Ángela Suárez,

ASPECTOS APRECIADOS 1 2 3 4 5 6 Mantuvo agradable el ambiente físico

MB MB B B MB B

Promovió la participación de todos B MB MB MB B MB Desempeñó con acierto las funciones que se le habían encomendado

MB B B B MB B

Respondió con seguridad las preguntas que se le hicieron. B B NM B NM NM Explicó claramente el trabajo realizado por el o ella MB B B R B B Usó un lenguaje correcto B B NM B NM NM Fue amable con todas la personas

MB MB B B MB B

Clave: MB = lo hizo muy bien. Apreciación de:

B = lo hizo bien R = lo hizo regular NM = necesita mejorar

139


e) La reunión se desarrolló animosamente, de acuerdo a las estrategias y técnicas que habían aprendido los y las estudiantes, quienes recogieron algunos testimonios como los siguientes:

e.1. Testimonio de un capacitando en la reunión de SERPRODE.

–Quiero decir a los y las estudiantes y, de manera especial a mi amigo el señor Alarcón, –dijo el capacitando– que desde que me llegó la convocatoria de la reunión que le organizaron a SERPRODE, me sentí motivado a participar. Esa convocatoria llevaba algo especial; no era una fría invitación, sino una motivadora carta con cuyo texto uno se sentía comprometido. Expresiones como: “estimado amigo”, “nos dará mucho gusto compartir con usted”, “usted y nosotros aprenderemos juntos” abren las puertas de manera que uno no puede rehusar la invitación. El recordatorio amable que me hizo personalmente la señorita Ruiz para que no se me olvidará “la oportunidad de compartir experiencias” fue otro incentivo que no podría ignorar. En fin, cuando llegué al lugar de la reunión y sentí el ambiente amistoso, solidario y alegre, me sentí como si todo había sido preparado pensando en mí. Cuando el joven López me puso el marbete y me tomó el brazo para conducirme al sitio reservado para mí, me presentó uno a uno a los y las capacitadoras, terminé por convencerme de que todo había sido organizado pensando en mi. ¡Que hermosa actividad, felicidades al señor Alarcón y a cada uno de los y las estudiantes porque han desarrollado una magnifica actividad! No cabe la menor duda de que serán asistentes administrativos y administrativas brillantes , emprendedoras y exitosas.

e.2. Testimonio de una capacitadora. Yo ratifico lo dicho por el estimado compañero que acaba de dar su testimonio– dijo la capacitadora porque gracias a estos y estas jóvenes nuestra labor se desarrolló de manera exitosa. Con esta actividad he confirmado que una buena organización seguida de la creación de un clima social alegre y optimista, constituye un excelente respaldo para nosotras, capacitadores y capacitadoras. Siento que dimos lo mejor de nosotras a todos, porque el esfuerzo de ustedes lo merecía. Quiero felicitar a todos y a todas porque durante la reunión se mantuvieron sonrientes, pendientes de lo que una u otra

140


persona necesitaba, atentos y atentas a auxiliar a todo el mundo. Nunca hablaron en voz alta, ni interrumpieron nuestra tarea. Ayer recibí la Memoria. ¡Que edición más bonita! En ella, se denota buen gusto y creatividad. Es algo fuera de lo común. En cuanto al contenido, he quedado asombrada pues su redacción es nítida y todos los detalles están expuestos. Les felicito de nuevo, señor Alarcón y jóvenes estudiantes. ¡Debe ser hermoso aprender mientras se trabaja!

e.3. El señor gerente de SERPRODE se expresó de esta manera: -Vengo en representación de la Junta Directiva de SERPRODE. Sus miembros y miembras me han pedido agradecer al señor Alarcón y a sus diligentes estudiantes por el brillante trabajo que realizaron organizando nuestra reunión de lanzamiento de nuevos productos. Todo el mundo está contento: personal de dirección, de capacitación y asistentes. Realmente nunca la empresa había tenido tanto éxito como en esta oportunidad. Los muchachos y las muchachas, junto a su docente, se encargaron de todos los detalles; desde la selección de los y las participantes, la formulación de la agenda, la selección del local y de las atenciones, el mantenimiento de un clima social, agradable y fraterno, y la producción y la edición de la agenda hasta su divulgación. Hemos quedado asombrados pues no se les quedó detalle alguno que no estuviera bajo su control. La Junta Directiva me ha pedido que, además de presentar nuestra felicitación y nuestro agradecimiento, les haga 3 anuncios: primero, les ruega aceptar un bono para que adquieran material de computación y libros; segundo, que reciban este diploma como reconocimiento a su delicado trabajo y; tercero estudien la posibilidad de que el instituto Nacional y SERPRODE firmen un convenio para realizar 3 reuniones al año, durante los próximos 5 años.

APRECIACIÓN DE COMPETENCIAS AL CONCLUIR EL MODULO 2

DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

OBJETIVO DEL A. C. Organizar reuniones, elaborar y coordinar agendas y

memorias con responsabilidad, eficiencia y eficacia. NOMBRE DEL MODULO: Organización de reuniones y elaboración de agendas y

memorias. OBJETIVOS DEL MÓDULO: Al concluir el desarrollo del módulo, los y las estudiantes

serán competentes para organizar reuniones y elaborar

141


agendas y memorias; con juicio crítico, con equidad y armonía, y aprovechando al máximo el tiempo.

INDICADORES DE E S C A L A E S T I M A T I V A

LOGROS DE COMPETENCIA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1- Sabe elaborar agendas.

No sabe.

Elabora las agendas pero necesita mucha ayuda.

Las elabora pero con inseguridad

Las elabora y explica con seguridad.

Las elabora y explica con seguridad y ayuda a otros/as

2-Propicia un ambiente

agradable a los y las participantes en la reunión.

No sabe.

Lo propicia, pero necesita mucha ayuda.

Lo propicia, pero necesita ayuda

Lo propicia con seguridad.

Lo propicia con seguridad y ayuda a otros y otras.

3 – Entrega materiales de apoyo

a cada persona en las reuniones.

No entrega.

Lo entrega pero necesita mucha ayuda.

Lo entrega pero con poca ayudad

Lo entrega oportuna Mente.

Lo entrega con seguridad y oportunidad.

4 – Atiende a los y las

participantes con equidad

No tiene normas de cortesía y no modula la voz

Hace el esfuerzo.

Hace el esfuerzo y lo logra de vez en cuando.

Se esfuerza y lo logra.

Se esfuerza, lo logra; da el ejemplo.

5- Planifica en detalle las reuniones.

No cuida los detalles

Si, pero se le escapan muchos.

Si, pero se le escapan algunos.

Si, lo hace siempre; no se le escapa ninguno

Si, lo hace siempre; no se le escapa ninguno y ayuda a otros y otras,

APRECIADOR / A _________________________ Resultado: ________

APRECIADOR / A _________________________ Resultado: ________

142


3. TERCERA PARTE: MATERIAL DE APOYO Lo que sigue es material de apoyo; no es material de texto ¡¡Cuidado con intentar aprendérselo de memoria o ir dando la lección “de página tal a página cual en determinado momento”!!. Los y las estudiantes, con la orientación del personal docente, podrían encontrar otro más actualizado, novedoso y útil, durante la etapa de INFORMARSE o mientras dure el desarrollo del proyecto, ya sea en las bibliotecas, en las empresas, de parte de informantes individuales, en INTERNET, etc. ¡¡Felicitaciones por ello!! Valdría la pena compartirlo con secciones de otros lugares de El Salvador.

NADA A LA FUERZA1

Un hombre decidió suministrar dosis masivas de aceite

de hígado de bacalao a su perro, porque le habían dicho

que era muy bueno para los perros. De modo que cada

día sujetaba entre sus rodillas la cabeza del animal, que

se resistía con todas sus fuerzas, le obligaba a abrir la

boca y le vertía el aceite por el gañote.

Pero, un día, el perro logró soltarse y el aceite cayó al

suelo. Entonces, para asombro de su dueño, el perro

volvió dócilmente a él en clara actitud de querer lamer la

cuchara. Fue entonces cuando el hombre descubrió que

lo que el perro rechazaba no era el aceite, sino el modo

de administrárselo.

-¿Por qué crees que el perro se resistía? -¿Qué pasa cuando alguien hace las cosas por la fuerza de otra persona?-¿Qué tipo de relación expresaba el hombre hacia su perro? De respeto, de cariño, de autoridad, de prepotencia.... -¿Reflexiona cuántas veces has tenido tú ese tipo de actitudes y porqué?

1/ MELLO, Anthony de. – La oración de la Rana 2, Tr. García Abril, Jesús. Colección “El Pozo de siquem”. Editorial,

SALTERRAE, Bilbao, España. Pág. 4-5.

143


3.2 EL AGUA Tal vez el agua sea el recurso que define la posibilidad de que un país se desarrollo o no lo haga. Las existencias de agua dulce son esencialmente constantes y el equilibrio entre las demandas de los seres humanos y las cantidades disponibles ya es un problema. No todos los países están igualmente afectados. Las regiones más desarrolladas, en promedio, tienen precipitaciones pluviales sustancialmente mayores que los países menos adelantados y han elaborado tecnologías para utilizar el agua más eficientemente. Mientras en los últimos 70 años la población mundial se ha triplicado, la utilización del agua se ha multiplicado por seis. En todo el mundo se utiliza un 54% del agua dulce disponible anualmente y dos tercios se destinan a la agricultura. En el año 2025 esta proporción podría aumentar hasta el 70%. En el año 2000, 508 millones de personas vivían en 31 países sometidos a estrés hídrico o afectados por escasez de agua. Hacia 2025, 3,000 millones de personas estarán viviendo en 48 de esos países. Hacia 2050, 4,200 millones de personas (mas del 45% del total mundial) estarán viviendo en países que no pueden satisfacer el requisito de contar con 50 litros de agua por persona y por día para atender a las necesidades humanas básicas. Muchos países emplean medios insostenibles para satisfacer sus necesidades de agua y agotan los mantos acuíferos locales. Las napas freáticas en algunas ciudades de China, América Latina y el Asia meridional están descendiendo a razón de más de un metro por año. Asimismo, el agua de mares y ríos se está desviando para satisfacer las crecientes necesidades de la agricultura y la industria, con efectos a veces desastrosos. En 1997, en China, el Río Amarillo estuvo seco durante un período sin precedentes de 226 días. Según estimaciones de la organización Mundial de la Salud (OMS), aproximadamente 1,100 millones de personas no pueden obtener agua pura, o sea no contaminada. Algunas medidas de importancia esencial para mejorar la calidad y la disponibilidad del agua son:

144


• Proteger las existencias de agua contra los contaminantes

• Restaurar los cursos naturales que alimentan los sistemas fluviales

• Ordenar el riego y el uso de productos químicos y

• Poner coto a la contaminación atmosférica industrial

• ¿Recuerdas qué es desarrollo sostenible?

• ¿Dónde llueve más, en regiones desarrolladas o en las subdesarrolladas?

• ¿Qué es el estrés hídrico? ¿Existe en el país?

• Examina la situación del agua potable en tu

comunidad. ¿Llega para todos? ¿Llega a todas horas? ¿Es realmente potable?

• ¿Qué podemos hacer para mejorar la situación?

1_/ Adaptado de EL ESTADO DE LA POBLACIÓN MUNDIAL 2001. Huellas e Hitos: población y cambio del Medio Ambiente. FNUAP, Pág.5

145


3.3 EL INSA DESTRUYE LOS CRIADEROS DE DENGUE

ALCALDÍA MUNICIPAL Y SALUD APORTARON AYUDA

Alumnos del Instituto Nacional de Santa Ana (INSA) realizaron una campaña para combatir el dengue

Santa Ana Wenceslao Martínez hijo

El Diario de Hoy, Lunes 22 de Julio de 2002

Guardaron útiles escolares, cerraron las puertas d las aulas y junto a los profesores cuatro mil jóvenes del Instituto Nacional de Santa Ana (INSA) salieron a las calles, el jueves pasado, para desarrollar una campaña de limpieza general, “abetización” y aplicación de la“untadita” para combatir al zancudo trasmisor del dengue. Los estudiantes con apoyo de sus profesores recogieron todos los desechos y chatarra que encontraron en su paso. “esta es una labor que los muchachos llamaron: “INSA dice presente en la campaña contra el dengue”, dijo Rigoberto Aguilar, director de la institución. Los alumnos comprometidos con la campaña aseguraron que a ellos les gusta que los vean como generadores de buenas noticias. “Como pudieron comprobar todos estamos dedicados a esta campaña de limpieza y acciones contra el dengue como familia. En esta y otras actividades siempre hemos trabajado unidos como hermanos”, afirmó el alumno Jonathan Esaú Ramírez La campaña se inició con la limpieza de las amplias instalaciones del instituto, desplazándose hacia las calles y avenidas vecinas, Colonia El Palmar, y comunidades del Sur y Oriente de la ciudad. “Estamos limpiando con mucho cuidado para evitar que quede tirada una sola corcholata, nuestro deseo es minimizar al máximo los criaderos de zancudos”, dijo la profesora Dina Muñoz de Fuentes, coordinadora del comité de medio ambiente de la institución. Además, los alumnos contaron con el apoyo de la Alcaldía Municipal y Salud Publica que proporcionaron camiones para el traslado de chatarra y basura, una cuadrilla de siete hombres, insumos para la abatización y la untadita. Todos los fines de semana, los estudiantes del INSA planean realizar limpieza general en otras zonas aledañas a las que todavía no han llegado con la campaña

¿ Q ¿ S ¿ S

pub ¿Q

¿có

ué te parece la actividad del INSA? e ha realizado algo similar o mejor en tu Institución? ¿ por qué? e les da publicidad a las actividades de tu institución? ¿Crees que ayuda lalicidad? ¿ por qué?

ué problemas tiene tu comunidad, en cuya solución te gustaría participar? mo?

146

Colección Trabajar y Aprender-segundo año- asistencia administrativa-módulo 2 Ministerio de Educación-República de El Salvador.

147

3.4. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

LOS BOLETINES Son publicaciones que se hacen circular dentro de la empresa para informar al personal de diferentes asuntos. Los temas que se tratan en los boletines pueden ser: • Referentes a la marcha de la empresa • Relacionados con el personal • Asuntos personales En general, los boletines constan de pocas páginas y se utilizan en grandes empresas. EL INFORME INTERNO Es un breve comunicado que se envía a un superior para que esté informado de las actividades que realiza diariamente un empleado determinado, en relación con un asunto específico. Normalmente estos informes se envían cuando un empleado se encuentra fuera de la sede central de la empresa realizando una misión concreta, por ejemplo, un director de marketing en una prospección de mercado en otro país. LA CONVOCATORIA Es un escrito mediante el cual se llama o convoca a una serie de personas para que acudan a una reunión. Puede estar dirigida a todos los integrantes de la empresa o sólo a una parte de ellos, como puede ser el caso de la junta de accionistas. Para celebrar una junta es condición indispensable convocar a sus asistentes por escrito, tarea que, naturalmente, deberá realizar la secretaria o el secretaria, y organizar luego su adecuada distribución. Las convocatorias se atienen a un esquema general en el que caben múltiples variantes, pero para su correcta redacción, deben cumplir una serie de requisitos. Por lo común se escriben según una estructura muy parecida a la de las cartas. Hay una serie de datos que deben constar obligatoriamente en las convocatorias. Son los siguientes:


148

• Membrete de la empresa que hace la convocatoria. • Fecha, hora y lugar de la reunión • Orden del día • Lugar y fecha de emisión de la convocatoria • Firma del secretario • Datos y dirección de la persona a la que se convoca

Todos estos datos se pueden exponer de forma muy breve y concisa, pero deberán redactarse de manera ordenada siguiendo las normas sintácticas. En ocasiones, las convocatorias no son firmadas por el secretario o la secretaria, sino directamente por algún cargo de la empresa. También puede ocurrir que a una o más de las personas convocadas le resulte imposible acudir a la reunión. En previsión de estos casos, es práctica habitual adjuntar a la convocatoria, un impreso de delegación de voto. Al cumplimentar este impreso se delega el voto a otra persona convocada a la

reunión. Este impreso se puede acompañar si se estima conveniente, de una carta

donde se especifican los motivos de la falta de asistencia.

EJEMPLO DE CONVOCATORIA

LABORATORIOS QUIMIFORM JUNTA GENERAL ORDINARIA Y EXTRAORDINARIA DE ACCIONISTAS

Según acuerdo del Consejo de Administración de fecha 9 de octubre de ...., se convoca a los señores accionistas a la Junta General Ordinaria y Extraordinaria de Accionistas de la Sociedad, que se celebrará en Caracas, en el domicilio social de la Compañía, Calle José Benito, 85, el día 11 de diciembre de .... a las 16 horas, en primera convocatoria y, de no reunirse el quórum suficiente, en segunda convocatoria al día siguiente, día 12, en el mismo lugar y hora con arreglo al siguiente ORDEN DEL DIA 1. Informe del Presidente del Consejo de Administración. 2. Supresión del artículo 12 de los Estatutos Sociales 3. Modificación de los artículos 7 y 9 de la Disposición Adicional Segunda de los

Estatutos Sociales


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4. Examen y aprobación, si procede, de la Memoria, Balance y Cuenta de Pérdidas y Ganancias del ejercicio..., así como de la Propuesta de aplicación de Resultados y del Informe de Gestión. Aprobación de la gestión social.

5. Nombramiento de Accionistas Censores de Cuentas, para el ejercicio económico del año ....

6. Ruegos y preguntas 7. Aprobación del acta

Caracas, 9 de octubre de .... El Secretario del Consejo de Administración

Sr. Don Juan Carlos Planilla Toral Ave. Del Libertador 81; 3º. 2ª. Caracas EL ORDEN DEL DIA Es éste uno de los elementos imprescindibles de la convocatoria. La secretaria o el secretario, antes de preparar el orden del día, debe estar al corriente de todos los asuntos que se van a abordar en la reunión y de todos los problemas que se someterán a discusión. En el orden del día deberá enumerar todos estos temas, dándoles un orden

jerárquico adecuado y numerándolos.

EJEMPLO DE ORDEN DEL DIA PARA UNA REUNION

FUNDACIÓN PARA LA CONSERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE EMPRESA RANGO-CADE

El próximo día 4 de abril del año en curso, se celebrará la Junta General Anual de la Fundación para la Conservación del Medio Ambiente, dependiente de nuestra empresa. La reunión tendrá lugar a las 14:00 horas, en las oficinas centrales de dicha Fundación, calle Luces 45, entresuelo. ORDEN DEL DIA

1. Lectura del acta de la última reunión 2. Temas que se tratarán 3. Correspondencia y disculpas por ausencia 4. Informe anual del Presidente


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5. Informe anual del Secretario 6. Informe anual del Tesorero, estado de cuentas y balance 7. Elecciones 8. Programa de conservación 9. Otras cuestiones

CLASES DE REUNION Las reuniones que se convocan en este tipo de comunicación pueden ser de dos tipos: • Reuniones ordinarias: son aquellas cuyos temas están establecidos en los

estatutos, y tienen lugar en unos plazos de tiempo previstos. Son, por ejemplo, la junta anual de accionistas y las juntas trimestrales.

• Reuniones extraordinarias: son aquellas cuyos temas no están señalados en los

estatutos como “rutinarios”. EL ACTA La reunión más importante que se puede convocar en una empresa es la junta general de accionistas, que es la reunión plenaria de socios y accionistas. La junta general de accionistas es el organismo que se halla en el nivel superior del organigrama de la empresa y es el que toma las decisiones más importantes y luego las comunica al Consejo de Administración. La/el secretaria/o, al preparar las actas y organizar las convocatorias de esta junta, tiene una gran responsabilidad, ya que se trata del acontecimiento más importante de la empresa, y en el cual se determinan tanto su política general como sus objetivos.

EL ACTA DE JUNTAS El acta de los consejos de administración y de accionistas, resulta un documento de elaboración obligatoria en las sociedades anónimas, para cuya realización deben observarse dos puntos importantes: 1. Debe tener una presentación pulcra. Son inadmisibles las tachaduras, las

enmiendas, los defectos de escritura, etc. 2. Ha de ser fiel transcripción de lo expresado en la junta, y su contenido no debe

dar lugar a confusiones.


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Lo habitual es que la persona que se encarga de desempeñar la/el secretaría/o de las juntas y reuniones celebradas a nivel directivo, sea la secretaria de dirección. En el caso de juntas de consejo de administración, se ocupará del acta el secretario de la junta, que suele tener conocimientos legales. Puede ser, por ejemplo, el abogado de la empresa. Con todo, la/el secretaria/o sigue teniendo mucha importancia, pues se ocupa de todos los detalles del caso, tanto en el aspecto de la redacción de actas como del desarrollo organizativo del acto. Para asistir a la reunión, la/el secretaria/o debe aportar ciertos documentos: 1. Copia del orden del día 2. Acta de la reunión anterior, para que pueda ser consultada, revisada, y en su

caso, aprobada. 3. Reglamentos internos de la empresa. 4. Copia de la legislación vigente que afecte a la propia reunión, o relacionada con

los temas que han de tratarse. 5. Documentos para ser consultados 6. Pruebas de giros o entregas de pedidos servidos. En el caso de Juntas de Consejo de Administración, se han de añadir los informes, iniciativas y propuestas de todos los departamentos. Si se trata de reuniones periódicas convenidas en los reglamentos de la empresa, la/el secretaria/o debe disponerlo todo a la perfección, en una carpeta exclusiva para este tipo de reuniones. Las actas tienen que escribirse en un libro llamado “Libro de Actas”, que es un documento con valor legal. ESTRUCTURA DE LAS ACTAS La estructura general a que deben atenderse las actas es la siguiente: • Encabezamiento: Consta del nombre de la sociedad y, en su caso, su número de

registro. • Relación de los asistentes, dispuesta en forma de columna en el margen

izquierdo. • En el margen derecho se escribirán el lugar donde se ha celebrado la reunión, la

fecha y la hora de comienzo del acto. • Recapitulación del orden del día, de la misma manera en que fue redactado en

las convocatorias a la reunión.


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• Resúmenes de las diferentes intervenciones de los asistentes, especificando quién intervino. Este punto tiene la máxima importancia, ya que debe ser un reflejo lo más fiel posible de lo dicho.

• Acuerdos y decisiones adoptados. • Firma del/la secretario/a de la reunión en la parte inferior derecha. • Visto bueno del presidente, a la izquierda.

CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA Esta forma general puede variar de la siguiente manera: • Cuando el nombre de la sociedad aparezca en una cláusula introductoria, se

puede omitir su inclusión en el encabezamiento. • Si la junta es de carácter plenario, en algunos casos se puede obviar la lista de

los asistentes. • La fecha se puede trasladar al final del acta, donde se hacen constar las

resoluciones. • Si el orden del día es muy escueto, se puede omitir. • La extensión de los resúmenes puede variar en función de la importancia que

tenga la información aportada o la opinión expuesta. Últimamente es usual la utilización de grabadoras en las reuniones. Tienen la ventaja de registrar todo lo que dicen los intervinientes y de facilitar, por consiguiente, el trabajo de la/el secretaria/o a la hora de redactar el acta. Cuando para esta documentación sea necesaria la revisión del jefe, la/el secretaria/o se encargará de preparar con antelación los borradores de estos escritos.

EJEMPLO DE ACTA DE REUNION

FINANCIERA CEDIDA

Acta de la reunión celebrada En la sede de la empresa,

C/Senador Miraflores, N° 114 El día 11 de septiembre de .... a las 19:00 h.

Asistentes: María Rosa Segura Roca Guadalupe Ibern Roca Joseph Karma Isabel Vides


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La reunión se convoca según el orden del día que figura en la convocatoria enviada a los señores accionistas: Lectura y aprobación en su caso, del Acta de la reunión anterior y análisis de la conveniencia de implantación de Cedisa en el Líbano. 1. ACTA. El/la Secretario/a lee el Acta de la última reunión, que es aprobada y

firmada por el Presidente. 2. TEMAS. No surge ningún tema que debatir relativo al Acta anterior. 3. DISCULPAS. El Sr. José María Ibern disculpa por escrito su no asistencia, debida

a problemas familiares que requieren ineludiblemente su presencia; y delega su voto en su hermana Guadalupe Ibern.

4. ACTIVIDADES. Los señores Joseph Karma y María Rosa Seguro han

manifestado su oposición a la posibilidad de efectuar inversiones en el Líbano e inaugurar en este país una sucursal de Cedisa, con el argumento de que la inestabilidad existente en la región supone un excesivo riesgo de pérdidas económicas.

5. OTRAS CUESTIONES. La Sra. Isabel Vides ha pedido información y precisiones

sobre el préstamo concedido a la empresa Rotapax. 6. ACUERDOS ADOPTADOS. Doña Guadalupe Ibern apoya la tesis expuesta por

los señores Joseph Karma y María Rosa Segura, acerca de la eventual inversión en el Libano, por lo que la propuesta se desecha sin necesidad de someterla a votación. Se faculta a la sra. Isabel Vides para que proceda a los análisis y comprobaciones pertinentes en vistas a diversificar el área de la actividad económica de Cedisa, y se acuerda que presentará informe del resultado de su gestión en la próxima reunión.

7. FECHA DE LA PROXIMA REUNION. Se convoca para el 27 de noviembre del

año en curso. Sin otros temas que tratar, a las 20:30 horas se levantó la sesión. (V° B° del Presidente) (Firma del Secretario de la reunión)

ACTAS LOGROS

• Identificar las partes del acta. • Distribuir correctamente actas.


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• Aplicar las técnicas requeridas para la elaboración de actas a máquina o en el computador.

• Incrementar la velocidad y precisión en la escritura a máquina o en el computador.

INDICADORES DE LOGROS

• Aplica las técnicas para la elaboración de actas. • Elabora actas, listas para aprobar y firmar. • Escribe al tacto, con la vista fija en el texto y conserva una posición correcta del

cuerpo.

EL ACTA Es el documento en el cual consta lo sucedido, tratado o acordado en una reunión • MARGENES

Superior e izquierdo: 3 a 4 cms. Inferior y derecho: 2 a 3 cms. • PARTES

• Título: Se escribe a 3 interlíneas del margen superior, centrado y en mayúscula fija.

• Acta y número: Se escribe a 3 interlíneas del título, centrado y con mayúscula fija. El número del acta corresponde a un consecutivo del documento, entre la palabra ACTA y el número no es necesario escribir la palabra, ni la abreviatura ni el signo de número.

• Fecha: Se escribe 3 interlíneas de “ACTA”, con mayúscula fija, seguida de dos puntos (:), contra el margen izquierdo.

• Hora, lugar, asistentes, invitados, ausentes: Se escriben de 1.5 a 2 interlíneas, la una de la otra con mayúscula fija, seguidas de dos puntos (:) e iniciando en el margen izquierdo. La hora de inicio y finalización de la reunión se expresa en la forma internacional.

• Orden del día: Se escribe a 3 interlíneas del último nombre, con mayúscula fija e inicia en el margen izquierdo.

• Temas: Se escriben a dos interlíneas del título anterior, antecedidos del numeral arábigo correspondiente. Si uno de ellos requiere más de una línea, se escriben a interlineación sencilla. Entre cada tema se dejan dos espacios.

• Desarrollo: Se escribe a 3 interlíneas del último tema, en mayúscula fija, seguida de dos puntos e inicia en el margen izquierdo. • A dos interlíneas del título anterior, se escribe el título del primer tema,

identificándolo con el dígito correspondiente (puede resaltarse con negrilla).


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• A dos interlíneas se inicia el desarrollo del texto, escrito a interlineación sencilla y doble entre párrafos.

• Entre tema y tema se deja doble interlínea • Convocatoria: Se escribe a tres interlíneas del desarrollo del último tema, en

mayúscula fija, seguida de punto (.), iniciando en el margen izquierda. • Nombres de los firmantes: Se escriben los nombres completos de 4 a 6

interlíneas de la convocatoria, en mayúscula fija o inicial, con la indicación del cargo a renglón seguido.

• Anexos: Se escriben a dos interlíneas del cargo, con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:) e inicia en el margen izquierdo.

• Datos del transcriptor: Se escriben a dos interlíneas del renglón anterior. • La relación de asistentes debe hacerse en orden jerárquico, en consideración del

cargo, dentro de la reunión. En orden jerárquico Doctor José Lombana Guzmán, Presidente Doctor Carlos Ramírez Arias, Vicepresidente De igual Jerarquía Milena Galvis Gómez Josefina Hernández López Javier Zambrano Alba Representantes de empresas Luis Fuentes Angarita, ADES Ltda.. Alberto Garzón Cifuentes, ICA Alvaro Lozano López, Pedro Gómez & Cía.

• La línea de tratamiento es opcional: su uso u omisión se aplica a todos los nombres (señor, doctor, señora ...).

• Para los listados de personas con idéntico cargo (vocales), o sin cargo definido, se harán en orden alfabético.

• Si el listado es muy extenso, se presentará como primer anexo y en la lista de asistentes sólo se referirá la lista anexa.

ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas) • Si no hay invitados a la reunión, no se escribe esta línea. • Cuando hay personas ausentes, es necesario escribir si la ausencia es justificada

o no. • El acta se redacta en tiempo pasado. • Cuando el acta ocupa más de un página, la segunda y las siguientes se iniciarán

con una línea de identificación, a 2 ó 3 cms. del borde superior, así: Reunión Junta Directiva 0252 • En el acta no es necesario describir todos los detalles del desarrollo de la a

reunión, son más importantes los acuerdos o desacuerdos, las conclusiones y las recomendaciones.


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• Cuando un asistente solicita la inclusión en el acta de su punto de vista o posición frente a un tema, deberá registrarse tal como lo expresó.

EJERCICIO DE APLICACIÓN Y EVALUACIÓN Evalúe los logros transcribiendo a máquina o en computador, las siguientes actas administrativas. La línea oblicua (/) quiere decir punto aparte. Primera: La Compañía Nacional de Petróleo, realizó el 26 de octubre de 200__, de las 10:00 a las 12:00 horas en Santafé de Bogotá, Sala El Virrey, la reunión número 30 del Comité Financiero. / Asistieron los señores Alberto Casas Sánchez, Gerente; Alvaro Guzmán Gil, Subgerente; Amanda León Pérez, Secretaria; Carlos Santana Garzón, Contador; Ana María Ramos Vivas, Revisora Fiscal. El señor Mario Fernández Bustos, Asistente Administrativo justificó por escrito su inasistencia a la reunión. Invitada la señora Dora Acosta Del Río, Directora Centro Petrolero del Pacífico. / ORDEN DEL DIA:/ 1. Llamada a lista y verificación del quórum. / 2. Lectura, comentarios y aprobación del acta anterior. / 3 Presentación del informe financiero de la compañía. / 4. Varios. / DESARROLLO: / 1. Llamada a lista y verificación del quórum. / La secretaria del Comité Financiero leyó el acto 029, que fue aprobada por unanimidad. / 3 Presentación del informe financiero: / El doctor Alberto Casas Sánchez, Gerente de la compañía, explicó ampliamente la situación financiera de la empresa, hizo aclaraciones al balance y al estado de ganancias y pérdidas. / El Comité examinó los documentos presentados y después de algunas consideraciones sobre los resultados procedieron a aprobarlos. / 4. Varios. / Finalmente, el señor gerente hizo partícipes a los asistentes del nuevo producto (ACPM) que la compañía lanzará al mercado muy pronto. / El Comité recomendó considerar este tema en la próxima reunión, para lo cual solicitó realizar un estudio minucioso para determinar la demanda que tiene este producto actualmente en el mercado. / La próxima reunión se convocó para el 26 de enero de 200___ a las 13:00 horas en el Salón El Virrey. /Firman: Alberto Casas Sánchez, Gerente / Amanda León Pérez, Secretaria. / Se anexa el informe financiero y la carta del señor Mario Fernández Bustos. / ACTA Es una comunicación que resume fiel y objetivamente los asuntos tratados en una reunión, así como compromisos y acuerdos a los cuales se llega. En ciertos casos, por disposiciones legales, es necesario registrar algunas de ellas ante entidades regulares, como cámaras de industria y comercio, superintendencias de sociedades, superintendencias bancarias, etc.


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PARTES Identificación de la empresa o dependencia: Por lo general está impresa y corresponde a la misma razón social o dependencia donde se produce. Si se utiliza papel blanco, debe escribirse centrado y con mayúscula. Nombre de la reunión: Se refiere al tipo de reunión (asamblea, junta, comité) y su naturaleza. Debe escribirse a tres renglones de la razón social, con mayúscula y centrado.

JUNTA DIRECTIVA COMITÉ DE CAPACITACIÓN

ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS Identificación del documento: ACTA va con mayúsculas, centrado y a dos interlíneas del nombre de la empresa o dependencia, seguido del número consecutivo que le corresponde. No deben utilizarse ni símbolos ni abreviaturas de números así: ACTA 08, ACTA 15. Los datos que se relacionan a continuación, forman parte del encabezamiento del acta. Se escriben contra el margen izquierdo, con mayúsculas y se dejan dos renglones entre un dato y otro. Fecha: El nombre de la ciudad se coloca seguido de coma y la fecha completa, así como se utilizó para la correspondencia, a once espacios de la palabra FECHA y a tres renglones de la identificación del documento. Los once espacios son para alinerar todos los datos del encabezamiento que termina con el orden del día, así FECHA: (11) Santafé de Bogotá, 30 de septiembre de 1995 Hora: Se coloca la hora de iniciación de la reunión, alineada con la ciudad de la fecha. También es correcto colocar la hora de iniciación y terminación de la reunión, así: HORA: Diez de la mañana 16:30 horas De 9:30 a 12:00 horas De 14:00 a 16:00 horas Lugar: Corresponde al sitio en donde se realiza la reunión. Va a nueve espacios de la palabra LUGAR


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LUGAR: Sala de Juntas Auditorio de la compañía Oficina de Planeación Asistentes: Es la relación de las personas que asisten a la reunión. Se escriben a cuatro espacios de la palabra ASISTENTES. Los nombres deben ir con mayúscula inicial, con tratamiento y cargo, bien de la reunión o el que desempeña en la organización, este último separado por coma y a interlínea sencilla. Dependiendo del tipo de reunión, debe tenerse el siguiente orden: Por orden jerárquico En igualdad de jerarquía, orden alfabético Representantes de otras empresas, orden de jerarquía o alfabético de las empresas, así: ASISTENTES: Doctor William Enrique Alarcón C., Presidente Doctora Luisa Fernanda Ríos G., Secretaria Ingeniero Silvio Fernando Rubio Q., Vocero Señora Marina Mateus, Jefe de Servicios Señora Carmen E. Castaño, Jefe de Mercados Señor Hugo Romero N., Jefe de Producción Cuando los asistentes pasen de 10, puede elaborarse una lista aparte, en orden alfabético, como anexo uno del acta. Al frente de la palabra ASISTENTES se especifica: ASISTENTES: Lista anexa (50) personas En estos casos, pueden agruparse a nivel de subtítulo, las personas que tienen la misma denominación de cargos, así: ASISTENTES: Jefes de Departamento Doctor Jesús Acosta, Compras Ingeniero Alberto Casas, Obras Jefes de Sección Doctor Abelardo Dueñas, Mercadeo Doctor William Peñazola, Producción Señora Olga Lucía Méndez, Diseño


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Invitados: Cuando los hay, se relacionan frente a la palabra INVITADOS, a cinco espacios, siguiendo el estilo empleado para relacionar los asistentes. Ausentes: Su escritura es igual a la de los casos anteriores, adicionando el motivo de la ausencia. AUSENTES: Doctora Consuelo Carrillo Z., Representante del SENA Calamidad doméstica Orden del día: Es la relación de todos los temas que se tratarán en la reunión, identificándolos con números arábigos; se escriben a dos espacios de la palabra Orden del día y se relacionan a doble interlínea alineados verticalmente. 1 ORDEN DEL DIA: 1. Lectura del acta 05 2. Análisis ejecución presupuestal 3. Políticas de financiación 4. Varios Desarrollo: La palabra DESARROLLO se escribe con mayúsculas contra el margen izquierdo, a tres renglones del orden del día. Los temas analizados y las conclusiones a las que se llegó, se van citando uno por uno, con mayúscula fija y contra el margen izquierdo. Se debe conservar el mismo orden del temario previsto para la reunión. DESARROLLO

1. Lectura del Acta 05: Una vez leída el acta, fue aprobada sin ninguna modificación.

2. Análisis ejecución presupuestal: Texto de las conclusiones, compromisos y recomendaciones que surgieron al respecto.

Todas las actas de reuniones de trabajo se inician con la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior. Cuando las actas corresponden asambleas de socios o juntas directivas de sociedades, el punto número uno, por norma, es la verificación del quórum.

Próxima reunión: Muchas reuniones ordinarias de trabajo denominadas comúnmente comités, obedecen a una programación establecida; es allí donde se recuerda la fecha de la siguiente reunión y se consigna la hora y el sitio de la misma, cuando se tienen estos datos.


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PROXIMA REUNION: 12 de junio de 1995, a las 14:.. horas, en oficina de Planeación

Firmas: El acta debe ir firmada por los asistentes a la reunión como constancia de lo acordado. Los nombres se escriben a dos columnas, con mayúscula inicial. Entre cada uno de los nombres se dejan cuatro interlíneas para las firmas. Cuando el número de asistentes es impar, el último nombre va centrado. Es importante tener en cuenta que en la página donde termina el desarrollo de los temas, deben quedar como mínimo dos firmas. Cuando el espacio no es suficiente en la misma página, es necesario escribir la expresión: pasan firmas, seguida de dos puntos, en el margen inferior derecho. Segunda hoja y páginas siguientes: A partir del margen izquierdo, a ocho renglones del borde de la hoja, se escriben los siguientes datos: nombre de la reunión e identificación del documento, separados por guión; contra el margen derecho, el número de la hoja. Comité de salarios – Acta 25 Asamblea General de socios – Acta 07 A fin de garantizar el cumplimiento de los compromisos definidos en la reunión, conviene elaborar un resumen en donde se relacionan: actividades, responsables y fechas de cumplimiento, el cual se envía a los interesados.

Fig. 1 Modelos esquemáticos del acta

ORDEN DEL DÍA Reunión del consejo Editorial

16 de abril de 19___ 1.Apertura de la sesión 2.Presentes y ausentes 3.Lectura de las actas de reuniones (correcciones, omisiones) 4.Informe del director 5.Informe del director editorial 6.Informe del jefe de producción 7.Asuntos pendientes a. Proyectos en vías de aplicación b. Propuestas al consejo c. Personal 8.Asuntos nuevos 1. Presupuesto 2. Nuevas propuestas 9.Anuncios (entre ellos, la fecha de la próxima reunión) 10. Cierre de la sesión


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LAS ACTAS DE LAS REUNIONES Son muchos los ejecutivos que dedican a las reuniones una parte sustancial de su tiempo. Por lo tanto, es importante que la estructura de esas reuniones esté bien planificada desde todos los puntos de vista. A nadie le gusta pasar horas debatiendo uno o dos temas que podrían haberse solucionado en mucho menos tiempo, de haberse tomado unas pocas medidas antes de la reunión: 1. Ofrecer una amplia información de los temas de la reunión. 2. Distribuir previamente el orden del día. 3. Reservar la sala de reuniones y prepararla adecuadamente para la duración

prevista. La función de la/el secretaria/o en la planificación y participación en una reunión convocada por su jefe, es esencial para asegurar el éxito buscado, considerando todos los factores antes mencionados. LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Una vez que el jefe ha comunica su intención de celebrar la reunión, la/el secretaria/o debe determinar el día y la hora de la convocatoria. Con frecuencia, todo dependerá de la disponibilidad de la sala de reuniones; en tal caso, será preciso buscar una, presentar las posibles opciones a los jefes y seguir adelante con los planes de acuerdo con su decisión. El siguiente paso es determinar exactamente a quiénes asistirán a la reunión y si alguno de ellos debe llevar un documento determinado o presentar un informe. Por otra parte, es preciso saber qué medidas han de tomarse en el caso de que uno de los asistentes previstos no pudiera acudir. ¿Puede celebrarse la reunión sin esta o aquella persona? ¿Debe posponerse hasta una fecha que le resulte más conveniente? ¿Es posible citar a un sustituto? Por último, hay que determinar si durante la reunión se presentará o no material audiovisual. Una vez realizadas las tareas preparatorias para la reunión, es el momento de comunicar su celebración a los participantes. De siete a diez días hábiles se considera siempre un plazo apropiado para la notificación. Según el grado de formalidad de la empresa y la naturaleza de la reunión, la/el secretaria/o podrá llamar por teléfono a la oficina de los participantes y confirmar después por escrito la notificación verbal enviando una nota con la fecha, la hora, el lugar y el carácter de la reunión, junto con el orden del día y las instrucciones individuales necesarias. La práctica de telefonear primero es una buena forma de organizar la asistencia a una reunión, pues permite coordinar las respuestas de los participantes y eliminar los problemas antes de transmitir material escrito. La planificación previa es un valioso instrumento para ahorrar tiempo a todos los interesados. A veces no es posible comunicar el orden del día definitivo con la notificación de la reunión. En ese caso,


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hay que enviarlo lo antes posible, con el fin de que los participantes dispongan de todo el tiempo necesario para preparar los temas que se van a debatir. El orden del día debe informarles además, acerca de la documentación que conviene llevar a la reunión. REDACCIÓN DE ACTAS La/el secretaria/o debe presentarse en el lugar de la reunión antes que nadie, de forma que pueda asegurarse de que todo está en orden. Tiene que disponer de abundante material para redactar el acta (sea cual fuere el medio que utilice para hacerlo), previendo siempre una larga sesión de dictado. El trabajo pesado comienza con la reunión. La/el secretaria/o debe llevar consigo una copia del orden del día, pues aunque no se siga en el orden exacto, le servirá para organizar las notas. Al tomar las notas de una reunión, lo más difícil es determinar lo que debe transcribirse textualmente, lo que puede resumirse y lo que no es relevante para el acta oficial. Las actas deben ser registros breves, precisos y objetivos del o que ha sucedido en el curso de una reunión. Nunca deben reflejar las preferencias profesionales, ni dar mayor peso a lo que dicen ciertas personas y omitir las observaciones relevantes de otras. Hay que ser capaz de interpretar lo dicho por las palabras textuales, no por las inflexiones, la entonación de la voz o los gestos de quien interviene. Entre todas las opiniones y hechos presentados, a menudo resulta muy difícil discriminar lo que realmente debe registrarse en el acta. Por ejemplo, si se debate la puesta en práctica de un nuevo procedimiento y todo hace suponer que finalmente la moción se aprobará, puede ser tan importante registrar las razones de sus partidarios como las de sus opositores. Hay que oír con atención y registrar la información aún cuando hable más de una persona a la vez. Para hacerlo, se requiere gran velocidad mental, pues de otro modo, los hechos quedarían distorsionados. Es muy importante atribuir cada opinión a la persona que realmente la ha expuesto. En las reuniones formales, es preciso registrar las mociones y resoluciones textualmente, así como el nombre de las personas que las presentaron. Conociendo los temas a los cuales hay que prestar atención durante el curso de la reunión, se puede comenzar la tarea de registro, que debe realizarse de la siguiente forma: 1. Escribir la fecha, el sitio y la hora de comienzo de la reunión. 2. Consignar el nombre de los presentes y de los ausentes, siempre que no sumen

más de veinte. Si son más, bastará consignar si hay o no quórum. 3. Clasificar la reunión según su naturaleza (ordinaria, semanal, anual,

extraordinaria o ejecutiva).


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4. Escribir el nombre de la persona que la preside. 5. Registrar lo que se va diciendo. Antes de comenzar la reunión, establecer un

código para cada punto del orden del día. Por ejemplo, si el tema “proyectos” aparece con la letra “a” en el punto “7. Asuntos pendientes”, en las notas aparecerá con la clave “7a”. Al transcribir las notas, bastará con comprobar en el orden del día a qué tema corresponde la clave “7a”.

6. Consignar la hora de finalización de la reunión. TRANSCRIPCION DE LAS ACTAS Hay que tener siempre en cuenta que las actas son registros oficiales de las reuniones. Por lo tanto, es esencial redactarlas de forma objetiva y transcribirlas escrupulosamente para conseguir el documento definitivo y formal que esperan los participantes. BORRADOR Los borradores son como los ensayos generales en el teatro. Todo está en su sitio, menos el público. Si se comete un error, es posible corregirlo antes que el público vea la obra, lo cual constituye una gran ventaja. Al sentarse ante su máquina de escribir, la/el secretaria/o debe disponer de los siguientes materiales: 1. El orden del día 2. Las notas (no confiar nunca en la memoria) 3. Algún libro de 1. Los informes o documentos distribuidos durante la reunión 2. Copias textuales de las mociones y resoluciones 3. Los estatutos o regulaciones de la empresa o el grupo (de ser necesario) El borrador se prepara de la siguiente forma: 1. Se mecanografía a doble espacio, de manera que las correcciones manuscritas

resulten claras y legibles. 2. Se numeran las páginas correlativamente. 3. Un título o un subtítulo no deben quedar nunca separados del as dos líneas

siguientes de texto, si quedan al final de una página. 4. Se adjunta todo el material que vaya a añadirse al acta formal y definitiva, una

vez concluida ésta.


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Es buena costumbre (y a menudo exigencia) presentar a la persona que presidió la reunión, un borrador mecanografiado del acta. Si no es posible, es aconsejable presentarlo al jefe antes de mecanografías el documento definitivo. Los dos podrán señalar las malas interpretaciones de los hechos o los datos que no deban aparecer por escrito. DOCUMENTO DEFINITIVO El documento definitivo puede mecanografiarse a uno o a dos espacios. En los archivos de la empresa habrá seguramente otras actas que reflejarán el estilo preferido por la organización. El tipo de papel utilizado depende también de los precedentes. Algunas empresas cuentan con folios especialmente impresos para las actas, mientras que en otras se redactan en papel ordinario. Al pensar en la forma de presentación del acta, es preferible olvidar los símbolos recargados o el excesivo subrayado para señalar los diferentes temas de debate o para separar las distintas secciones de la reunión. Los puntos importantes deben identificarse con claridad en el documento, pero sin exageraciones. Una presentación simple y directa resulta mucho más agradable que una sucesión de páginas cuajadas de asteriscos, círculos y subrayados de colores. La mayoría de las actas se redactan actualmente en estilo narrativo, y no se utiliza casi la forma de somero resumen que se prefería antes. A consecuencia de este significativo cambio, es especialmente importante que el resumen de los debates exprese sucintamente el alcance de las conversaciones. Si la redacción no consigue expresar lo que ha sucedido en la reunión, todos los esfuerzos realizados habrán sido vanos. SESIONES DE DICTADO Como las demás actividades de una oficina, las sesiones de dictado requieren cierta preparación. Todos sabemos, o lo aprendemos con la experiencia, que un dictado espontáneo sin preparación previa, produce casi siempre resultados insatisfactorios e incompletos. En estos casos, tanto la persona que dicta como la que transcribe tienen que repasar por lo menos una vez más la carta o el documento, para darle forma definitiva. “De acuerdo con un reciente estudio de la firma de consultores de gestión Booz, Allen & Hamilton, 299 ejecutivos con un salario medio de 40,000 dólares, pasaron la mitad de su tiempo en reuniones. Y una parte importante de este tiempo fue absorbido por discusiones vagas, maniobras políticas, excesivo trato social y conflictos de especial interés. No es el tiempo la única víctima. Cinco personas con un sueldo de 50,000 dólares al año que gasten diez horas inútilmente a la semana en reuniones, pueden costarle a su empresa más de 1,000 dólares por semana”.


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Si se le consulta, puede usted incitar a su ejecutivo a que en sus conversaciones y decisiones utilice métodos más eficaces desde el punto de vista del tiempo y de los costes. Entre ellos se incluyen las rápidas llamadas personales, las conferencias celebradas telefónicamente o las videoconferencias, los memorándums breves o las reuniones reducidas y estrechamente controladas destinadas sólo a tratar asuntos pertinentes. En una reunión reducida, el propio programa debería contener limitaciones específicas de tiempo para la discusión de los temas. Por ejemplo, Marketing Plan – Software (10.30-11.00 de la mañana). Pero una vez la reunión haya sido decidida, pueden seguirse algunas normas para hacerla más eficaz, controlada y efectiva. En primer lugar, la lista de asistentes debería reducirse: sólo aquellos esenciales para el objetivo de la reunión deberían asistir. Diez o doce personas como máximo deberían asistir a una reunión de discusión abierta. Sin embargo, si lo que se pretende es dar u oír una charla, con o sin período de preguntas y respuestas, el número de participantes no debe restringirse más que en función de las disponibilidades de asientos y de espacio. Después de determinar el número de participantes, debe prepararse un programa. En las reuniones en las que nos hemos visto involucrados, se hizo circular un programa preliminar (o de trabajo) entre los posibles participantes. En algunos casos, al anfitrión le gusta pedir la opinión de los participantes respecto a qué temas deben incluirse o excluirse. Se han tenido casos en los que una persona recibió y examinó un programa preliminar y decidió que no era realmente la persona apropiada para asistir. Esta persona es posible que desee enviar a otra en su representación o quizá no desee estar representada en absoluto en la reunión. La utilización de un programa preliminar permite al anfitrión reducir al máximo los temas que no sean del caso. Por supuesto, el programa final se desarrolla a partir del modelo preliminar y se distribuye por adelantado a los participantes.

RESPUESTA DE LA JUNTA DE ASESORAMIENTO CON RELACION A LOS PROBLEMAS DE GESTIÓN DE TIEMPO

En un cuestionario enviado a los miembros de nuestra Junta de Asesoramiento Secretarial, les pedíamos que nos dieran una “lista de los principales factores del desperdicio del tiempo de sus ejecutivos, de acuerdo con el grado de irritación que producen”, con el número 1 asignado al principal culpable y el número 5 al menos culpable. Ya hemos mencionado anteriormente que las reuniones ocuparon el número 1 sin competencia. Examinemos ahora el tanto por ciento de tiempo delos ejecutivos que realmente se empleó en reuniones: 1. Reuniones/almuerzo de negocios (un promedio del 70.9% del día de los

ejecutivos se empleo en esta actividad).


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2. Revisión de papeles (lectura/escritura/resumen de memorándums, cartas e informes).

3. Correo con soporte informativo 4. Demasiados viajes 5. Demasiadas llamadas telefónicas excesivamente largas. Sólo una encuestada no tuvo problemas con estas actividades, dijo que: “mi jefe no pierde el tiempo con nada de lo anterior. Para eso estoy yo”. Cuando se le pidió que hiciera una lista sobre el consumo del tiempo, de las cinco tareas que ocupaban la mayor parte de sus propias jornadas laborales, la mayoría de las/los secretarias/os ejecutivas/os asistentes de la Junta incluyeron los siguientes conceptos en este orden:

1. Preparar citas y recibir visitantes 2. Contestar al teléfono 3. Gestionar el correo recibido 4. Preparar reuniones, conferencias, viajes 5. Dirigir la oficina del ejecutivo en su ausencia

Tenga en cuenta que los miembros de la Junta son secretarias/os asistentes de presidentes y altos ejecutivos de grandes compañías. Tres cuartas partes de ellas/os tienen por lo menos un/una asistente para las tareas administrativas a las que normalmente se le asignan algunas o todas de las siguientes funciones:

1. Mecanografiar documentos 2. Archivar 3. Fotocopiar 4. Encargar/mantener suministros 5. Abrir, seleccionar, distribuir el correo 6. Mantener un registro de las cartas enviadas 7. Encargarse de las llamadas telefónicas rutinarias, “informativas”, y hacer de sustituta en el teléfono. 8. Investigación.

Sin lugar a dudas, esta lista no ofrece sorpresas para una/un secretaria/o con experiencia. Sin embargo, nos da qué pensar si tenemos en cuenta que de las cinco tareas en la lista de actividades que consumen más tiempo a las/los secretarias/os, sólo una puede realmente ser erradicada por la automatización de las oficinas. Esta actividad es, por supuesto, la gestión del correo recibido en papel (en el futuro los ejecutivos podrán manejar el correo de forma más directa y rápida por medios electrónicos).


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Las otras cuatro actividades _gestionar citas, gestionar el teléfono, preparar reuniones, conferencias, viajes, dirigir la oficina en ausencia del ejecutivo_ exigen una elevada capacidad de organización y de toma de decisiones. Por otra parte, dos de los conceptos más importantes en la lista de actividades asignadas a las/los asistentes administrativas/os de las/los secretarias/os, han recibido un importante impacto con el advenimiento de las oficinas automáticas; mecanografiado de documentos y fotocopias. Y el archivo no se quedará rezagado, d ya que cada vez más compañías adoptarán sistemas electrónicos de archivo ligados a su sistema de correo electrónico. En total, cinco de las ocho tareas administrativas han sido _o lo serán aún más_ simplificadas y reducidas en la perspectiva de la oficina automática. Son varias las conclusiones que de aquí pueden derivarse: aguce su capacidad de organización y esfuércese por alcanzar una posición elevada, convirtiéndose en un/una superior gestor/a del tiempo. (Inicialmente, “excelente capacidad de organización” apareció en la lista de la mayoría de los miembros de nuestra Junta como la cualidad más importante de una/un secretaria/o excepcional. Poco después venía “iniciativa y voluntad de asumir responsabilidades”, “cooperación”, “un verdadero interés en la compañía y en los fines de sus ejecutivos”, “discreción y confianza” y “excelente atención”). Si se ve usted actualmente agobiada/o por un programa de trabajo sobrecargado, intente contratar a una asistenta o un asistente en la (el) que pueda delegar algunas de las tareas rutinarias. Si su compañía no puede o no quiere contratar una asistente o un asistente a tiempo completo para ayudarle, intente conseguir un/a estudiante o un/una trabajador/a eventual a tiempo parcial.

PREPARATIVOS PARA REUNIONES FORMALES Y CONFERENCIAS

UTILIZACIÓN DE LOS SERVICIOS DE COORDINADORES DE REUNIONES DE HOTELES

Preparar una reunión formal o una conferencia puede ser simple o complicado, según la naturaleza del acontecimiento y el tipo de preparativos anticipados que deban realizarse. La forma más fácil y directa de trazar los planes para una reunión fuera de las oficinas de la compañía es ponerse en contacto con el hotel o instalación en que el acontecimiento se celebrará. Los principales hoteles del país y extranjeros, así como los centros de conferencias, tienen normalmente personas o una plantilla de personas responsables de la preparación y coordinación de las reuniones. Podemos ahorrar tiempo y energía dejando que estas personas, formadas y pagadas para ello, hagan los arreglos necesarios. Pueden sugerirle arreglos imaginativos que usted no haya considerado. Por ejemplo, recientemente celebramos una reunión en Palm Springs, California, a la que asistieron alrededor de una docena de ejecutivos


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de todo el país. Cuando hubo que determinar el hotel o la sede de la conferencia, simplemente telefoneamos a varios hoteles en el área de Palm Springs, seleccionamos el más apropiado y dejamos que el coordinador de reuniones se ocupase de hacer los arreglos necesarios. La mayoría de los hoteles de esta área particular no cobran por la utilización de salas de reunión, pero pueden o no cobrar extras por otros conceptos, tales como la utilización del equipo audiovisual. Después de que hubimos indicado nuestras necesidades concretas para esta reunión, el representante del hotel nos proporcionó unas tarjetas impresas de prerregistro, que enviamos a los participantes. Ellos, a su vez, hicieron sus propias reservar directamente al hotel (un proceso que ahorró una enorme cantidad de tiempo). Cuando se acercó el día de la celebración de nuestra reunión, comprobamos con el hotel que se habían hechos las reservas y verificamos su información con nuestra lista de participantes. Se corrigieron las discrepancias hablando por teléfono con los participantes. Si lo hubiéramos preferido habríamos podido lograr que los participantes se pusieran en contacto con nosotros para sus reservas de hotel, y después hubiéramos podido dar los pasos necesarios para coordinarlas con el representante del hotel. Otras reuniones o conferencias pueden exigir que todos los preparativos se hagan de forma más personal. Con independencia de si es este el caso o de si el representante del hotel o de la sede de la conferencia se encarga de la coordinación, es de suma importancia que todas las posibles necesidades sean conocidas con suficiente anterioridad al acontecimiento por la persona responsable de la organización. REALIZANDO USTED MISMA/O LOS PREPARATIVOS PARA LAS REUNIONES Y CONFERENCIAS Sea cual sea la sede de la reunión, siempre puede contar con la posibilidad de

recabar la ayuda de planificadores de reuniones en hoteles. Además, tendrá que planear las actividades por adelantado para informar a la gente del hotel _sean quienes sean_ de los siguientes puntos esenciales:

• La (s) fecha (s) de la reunión • El número de participantes • El tamaño de la (s) sala (s) de conferencias y del comedor necesarios, y del

esquema de disposición de los asientos. • Las comidas (es decir, su número, lugares, veces y menús) • El equipo especial necesario (si hay alguno) • Los actos ajenos al trabajo previstos


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Obviamente, debe usted conocer por adelantado las fechas inclusivas del acontecimiento. El número de participantes también debe elaborarse y confirmarse por adelantado, ya que este número afecta a todos los demás planes, el presupuesto de todo el acontecimiento, el número de reservas de hotel necesarias, la selección de salas de conferencias y almuerzo, el tipo de disposición de asientos, las cuotas de comidas por grupo, etc. Fije con el hotel la fecha final para la recepción de aceptaciones y cambios en la lista de participantes y manténgala. Si no lo hace, reinará el caos: las habitaciones no estarán disponibles, el personal del hotel se disgustará y los participantes que lleguen sin habitaciones reservadas se enfadarán. Reciba ofertas de por lo menos tres hoteles, basadas en los datos de la lista que antes mencionada. Usted y el ejecutivo pueden entonces decidir juntos cuál es el hotel más competitivo. Sobre este punto debería usted dar al hotel información detallada para cada día, indicándoles exactamente qué es lo que se espera de ellos. Base su esquema en el programa de actividades para la reunión que el ejecutivo haya escrito. Debería enviarse a todos los participantes información detallada sobre la conferencia por adelantado. Si la conferencia supone varios días de largas reuniones, mecanografíe un programa separado para cada día. Dejando suficiente espacio entre las distintas actividades del programa. En la información que envía debería incluir: Un mapa que indique la ubicación de la sede de la reunión, datos sobre los transportes públicos. Materiales para el registro del participante, incluyendo una tarjeta con su nombre. Información sobre las horas de entrada y salida del hotel, las reservas de habitación y su coste, los planes de las comidas y los procedimientos de pago. Descripción de las diversiones planeadas y un resumen de las actividades posibles y puntos de interés que pueden visitarse durante las horas libres. Descripción de las instalaciones deportivas. Lista de médicos en el área. Lista de actividades de la reunión PLANES DE DISPOSICIÓN DE LOS ASIENTOS Deberían estudiarse diversos planes de disposición de los asientos, teniendo en cuenta la naturaleza de la reunión (¿es una discusión abierta? ¿se trata de una


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presentación de nuevos productos a vendedores?) y el número de participantes. La siguiente ilustración muestra algunos de los planes en la disposición de los asientos más típicamente utilizados en las reuniones. Cuando desarrolle los planes de disposición de los asientos, establezca áreas separadas para fumadores y no fumadores. Una forma atractiva de indicarlas es fijar en la pared los signos internacionales de “se puede fumar” y de “se prohíbe fumar”. Considere la posibilidad de utilizar mesas redondas para las comidas, ya que este tipo de mesas permite una conversación más relajada. Las mesas largas rectangulares en forma de T y de U son más apropiadas para las reuniones formales, especialmente para aquellas en las que se muestran videos o diapositivas. Las compañías normalmente planean descansos por la mañana y por la tarde durante las reuniones. Para el descanso de la mañana, que dura normalmente quince minutos, deberá prever que exista un suministro de café, té, zumos y leche, así como canapés. Asegúrese que hay café descafeinado. Intente evitar sólo pastas dulces en el descanso de la mañana (las pastas dulces en este tipo de reuniones se han convertido en un cliché gastronómico). Una alternativa interesante puede ser una bandeja con frutas frescas, que pueden ser un buen suplemento para las pastas. Quizá pueda ser también interesante añadir algún plato cocinado. Consulte con el hotel o con algún suministrador externo para que le den ideas nuevas. Asegúrese de que todas las mesas están cubiertas y provistas de jarras de agua, vasos, ceniceros, bolígrafos y carpetas de escribir. Si se utilizan tarjetas de colocación en la mesa, antes de que la reunión comience, compruebe que son correctas comparándolas con su esquema de disposición de asientos. Si se requieren equipos audiovisuales, pantallas, proyectores de diapositivas, estrados, micrófonos, grabadoras, máquinas de video o algún otro material especial, dé al hotel una lista de estos artículos y asegúrese después de que están disponibles en las salas en que deben ser utilizados en los momentos en que se precisen. Si se utilizan proyectores de diapositivas, debería averiguar las dimensiones de las pantallas para que las personas que preparan las proyecciones ajusten las transparencias para que sean adecuadas al equipo a utilizar. Si el hotel no puede suministrar todo el equipo que usted necesita, busque en las páginas amarillas de la guía telefónica, empresas especializadas en el alquiler de equipos. Verifique la entrega de todo el equipo alquilado. SU PAPEL DURANTE LA REUNION Si está proyectado que usted asista a la reunión, deberá afrontar muchas responsabilidades que pueden agruparse bajo el título general de mediador/a o solucionador/a. Deberá tener diversas listas de comprobación en las que habrá anotado los detalles de los planes de la reunión para cada día. Vaya a las salas de


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reunión y compruebe la disposición de los asientos, la ventilación, las tarjetas de colocación, la posición de los equipos a emplear, y los arreglos para los refrescos de la mañana y de la tarde. Permanezca en contacto con los miembros del personal del hotel que hayan sido asignados para el acontecimiento de su compañía y trabaje en íntima colaboración con ellos para resolver cualquier problema de última hora. Si el registro debe realizarse la noche antes y temprano por la mañana del primer día de la reunión, esté en la recepción de modo que pueda ayudar al acomodo de los participantes. Puede ser una buena idea que entregue tarjetas con su nombre y número de habitación, de manera que si alguien tiene un problema con su habitación o con alguna factura, pueda pedirle ayuda. Quizá se le pida que ayude a un conferenciante encargándose del proyector de diapositivas o del audiovisual durante su presentación. Tómese su tiempo por adelantado para familiarizarse con el equipo que habrá de utilizar, para que así la presentación tenga lugar sin tropiezos y profesionalmente. Si es posible, ensaye la presentación por lo menos una vez, especialmente si debe utilizar un proyector de diapositivas sincronizado con un magnetofón. Asegúrese que no hay cables eléctricos por en medio; ha ocurrido en el pasado que algún conferenciante se ha enredado los pies en estos cables y ha caído mientras andaba arriba y abajo durante las presentaciones, incidente fortuito y embarazoso. Si la compañía ha establecido una sala para reuniones informales durante los acontecimientos, asegúrese de que el personal de limpieza del hotel limpie y airee la sala por lo menos una vez, y si es posible dos veces durante el día. Los restos de cigarrillos y de bebidas pueden crear una atmósfera muy desagradable para las personas que deseen utilizar la sala para llamar por teléfono, para reuniones informales en grupos reducidos o, simplemente, para relajarse. Quizá tenga que hacer los arreglos necesarios para disponer de servicios de secretarias/os e intérpretes. Hable de estos problemas con la dirección del hotel; si no pueden ayudarle, busque en las páginas amarillas por personal temporal de secretariado y por traductores. Las universidades también pueden ser una buena fuente de traductores. Posiblemente a la reunión asista algún miembro destacado del sector privado, político, del gobierno o del mundo del espectáculo, como conferenciante invitado o animador. Si así fuera, hable con el equipo de esa persona y con el personal del hotel sobre si son precisas algunas medidas especiales de seguridad. REUNIONES EN LOCALES DE LA PROPIA COMPAÑÍA Las reuniones en locales de la propia compañía pueden ser de los siguientes tipos:


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1. Reunión de vendedores y otras celebradas en la sede central de la compañía (éstas exigen preparativos de hotel, restaurantes, viajes y distracciones similares a los indicados anteriormente).

2. Reuniones de accionistas y directores. 3. Reuniones regulares del comité de administración 4. Reuniones de personal especial, de administradores y ejecutivos 5. Reuniones de empleados (tales como las convocadas por los administradores de

la empresa para realizar anuncios importantes) Para las reuniones regulares y para las especiales, debería usted 1. Obtener la fecha, hora y el lugar. 2. Reservar una sala de reunión en la sede de su compañía. 3. Obtener una lista de los asistentes. 4. Preparar y distribuir un anuncio de la reunión y un programa (la lista de personas a

las que debe distribuirse el programa puede o no estar controlada). 5. Informar a los asistentes o presentadores de cualquier material especial que

deberán llevarlo con ellos. 6. Notificar a la presidencia de los posibles ausentes. 7. Justo antes de que se inicie la reunión (es decir, unos treinta minutos antes)

compruebe que la aireación de la sala es la adecuada, que se han distribuido bolígrafos y carpetas para escribir y que el equipo especial requerido por los participantes está disponible).

A veces sólo los miembros de comités de alto nivel de la compañía reciben copias del programa y minutas de las reuniones anteriores. En tales casos, usted enviará sólo un breve memorándum a los presentadores e invitados, informándoles de la fecha, lugar y hora de la reunión y de la hora a la que se espera realicen sus presentaciones. “Se celebrará una reunión del Comité de Publicaciones a las 9 del martes 23 de mayo de 1986, en la Sala de Juntas en el piso 30. El Sr. Pérez le pide que esté preparado para realizar su presentación entre las 9:15 y las 9:45”.


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REUNIONES DE ACCIONISTAS

Las invitaciones a las reuniones de accionistas son muy formales y normalmente se

imprimen. Para beneficio de los directivos de la compañía se imprimen unas cuatro

semanas antes del acontecimiento o en el momento estipulado por la compañía.

Normalmente las invitaciones se acompañan de un formulario de delegación de voto

para que la utilicen los accionistas que no puedan asistir personalmente. La secretaria

de la compañía o apoderado general se encarga normalmente de las invitaciones en este

tipo de reuniones.

REUNIONES CON DIRECTORES Si trabajo usted en la oficina del presidente de la Junta o del director general, es posible que se le pida que envíe anuncios de la próxima reunión de la Junta de Directores. Estas reuniones normalmente se celebran en fechas fijadas durante el año fiscal y los procedimientos de preparación de las mismas están establecidos. Mantenga una lista actualizada de los nombres completos de los directores con sus direcciones en la compañía y particulares, sus títulos en la compañía y sus números telefónicos. Notifíqueles la reunión, preferiblemente por escrito, con por lo menos dos o tres semanas de anticipación o según lo estipulado por las normas de la compañía. Mantenga una lista separada de directores, por orden de antigüedad en la Junta, con anotaciones de la fecha en que se les notificó la reunión, y una marca que indique si la persona podrá o no asistir. Sume el número total de asistentes e indique si está garantizado o no el quórum. PREPARACIÓN DE REUNIONES DE TRABAJO Con frecuencia la secretaria se ve abocada a planear y organizar reuniones que resultan de las actividades normales de la oficina, bien sea con funcionarios de la misma compañía o con personal externo, normalmente clientes o proveedores. Estas reuniones comúnmente denominadas comités, pueden obedecer a un plan establecido, lo que significa que se realizan periódicamente; son éstas las reuniones ordinarias o formales. Cuando la reunión no obedece a un plan, entonces nos referimos a reuniones extraordinarias o esporádicas que se proponen un objetivo particular. De la organización y el dinamismo que le imprima la/el secretaria/o antes, en el proceso y después en la reunión, dependerá en gran parte el éxito de la misma. La organización de una reunión comprende tres etapas: preparación, desarrollo y fase posterior.


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PREPARACIÓN Una vez la/el secretaria/o dispone de la información sobre la fecha, hora, objetivos, participantes, orden del día y lugar de la reunión, es su responsabilidad tener en cuenta los siguientes aspectos: • Redactar la citación y el orden del día. • Invitar a todos los participantes individualmente, bien sea por carta, memorando,

tarjeta o telefónicamente; esto depende del tipo de reunión. • Asegurarse de que los participantes reciban la citación siquiera con ocho días de

anticipación y mínimo con tres. Asimismo se debe confirmar por teléfono, la asistencia a la misma y obtener la constancia o motivo de la ausencia de aquellas personas que no pueden asistir.

• Reunir el material necesario. Aparte de los documentos y datos indispensables, si se trata de una reunión ordinaria, se debe llevar el acta de la reunión anterior. Todos estos documentos deben organizarse en una carpeta adicional, en el orden en el cual se utilizarán, con base en la agenda de la reunión. · Preparar el salón donde ha de realizarse la reunión. • Ocuparse de los servicios auxiliares Una de las distribuciones que más facilita la reunión, es la mesa redonda porque da

sensación de igualdad y, por lo tanto, propicia la discusión libre. DESARROLLO La participación o no de la/el secretaria/o en el desarrollo de la reunión, depende de las disposiciones que en estos casoss tiene establecida la organización. En caso de que no participe como secretaria/o, debe estar atenta/o a cualquier imprevisto o consulta posible; no debe interrumpir el desarrollo de la reunión. Cuando se trate de una situación urgente, deberá hacer llegar discretamente una nota a la persona interesada, quien decidirá cómo manejar ese momento. Cuando actúa como secretaria/o, deberá tomar nota de los asistentes. Si no conoce sus nombres, es muy útil elaborar una lista, antes de la reunión, para así familiarizarse con éstos. Una vez que el presidente o jefe dé por iniciada la sesión, dará lectura al acta de la reunión anterior y a los temas que se van a tratar, descritos en el orden del día de la citación. Durante la misma deberá tomar nota de las intervenciones de los participantes para elaborar el acta respectiva.


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El anotar y ordenar las contribuciones de los participantes es una tarea semejante a la de tomar notas durante una conferencia, con una dificultad adicional: en lugar de resumir una exposición por lo general ordenada, se debe simultáneamente captar las ideas expresadas, sin orden, por varias personas, extraer las ideas claves, anotarlas y asegurarse constantemente del acuerdo del grupo. El orden del día le será de utilidad para conocer los temas a seguir. No es necesario anotar todos los antecedentes y planteamientos a raíz de un tema dado, ni las intervenciones de cada uno de los miembros. Estas podrán ser registradas por el moderador de la reunión en el papelógrafo, para analizarlas y sacar conclusiones. Basta con registrar todos los asuntos y los acuerdos a los que se llegue, pues realmente éstos son la expresión de un trabajo en equipo. Por eso no se deben dar nombres de personas; solamente, por solicitud expresa, habrá necesidad de copiar citas textuales. Hoy día ha comenzado a ser usual la utilización de grabadoras, cuando no se trata de temas confidenciales; pueden servir de apoyo para aclaraciones posteriores, aún cuando resulta mucho más práctico a la hora de elaborar el acta, el tener un buen resumen de ideas claves y de conclusiones. FASE POSTERIOR Con base en los apuntes, redactará el borrador del acta para consultarla con el jefe, antes de elaborar la definitiva. Igualmente debe registrar, por separado, una lista de las acciones a seguir (comunicaciones, compromisos, notas, etc.) derivados del desarrollo de la reunión. Suele suceder que se asignen compromisos a personas de la organización que no participaron. Es responsabilidad de la/el secretaria/o comunicar a los interesados sobre los acuerdos a los que se llegó. Finalmente, debe establecer un sistema de control para verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos y enviar copia del acta definitiva a quienes formen parte de ese comité. EL ACTA La reunión más importante que se puede convocar en una empresa es la junta general de accionistas, que es la reunión plenaria de socios o accionistas. La junta general de accionistas es el organismo que se halla en el nivel superior del organigrama de la empresa y es el que toma las decisiones más importantes y luego las comunica al Consejo de Administración.


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La/el secretaria/o, al preparar las actas y organizar las convocatorias de esta junta, tiene una gran responsabilidad, ya que se trata del acontecimiento más importante de la empresa, y en el cual se determinan tanto su política general como sus objetivos. EL ACTA DE JUNTAS El acta de los consejos de administración y de accionistas resulta un documento de elaboración obligatoria en las sociedades anónimas, par cuya realización deben observarse dos puntos importantes: 1. Debe tener una presentación pulcra. Son inadmisibles las tachaduras, las

enmiendas, los defectos de escritura, etc. 2. Ha de ser fiel transcripción de lo expresado en la junta, y su contenido no

debe dar lugar a confusiones. Lo habitual es que la persona que se encarga de desempeñar la secretaría de las juntas y reuniones celebradas a nivel directivo, sea la/el secretaria/o de dirección. En el caso de juntas del consejo de administración, se ocupará del acta el/la secretario/a de la junta, que suele tener conocimientos legales. Puede ser, por ejemplo, el abogado de la empresa. Con todo, la/el secretaria/o sigue teniendo mucha importancia, pues se ocupa de todos los detalles del caso, tanto en el aspecto de la redacción de actas como del desarrollo organizativo del acto. Para asistir a la reunión, la/el secretaria/o debe aportar ciertos documentos. • Copia del orden del día • Acta de la reunión anterior, para que pueda ser consultada, revisada y, en su

caso, aprobada. • Reglamentos internos de la empresa. • Copia de la legislación vigente que afecte a la propia reunión o relacionada con

los temas que han de tratarse . • Documentos para ser consultados. • Pruebas de giros o entregas de pedidos servidos. En el caso de las Juntas del Consejo de Administración se han de añadir los informes, iniciativas y propuestas de todos los departamentos. Si se trata de reuniones periódicas convenidas en los reglamentos de la empresa, la/el secretaria/o debe disponerlo todo a la perfección, en una carpeta exclusiva para este tipo de reuniones.


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Las actas tienen que escribirse en un libro llamado “libro de actas”, que es un documento con valor legal. ESTRUCTURA DE LAS ACTAS La estructura general a que deben atenerse las actas es la siguiente: • Encabezamiento: Consta del nombre de la sociedad y, en su caso, su número de

registro. • Relación de los asistentes, dispuesta en forma de columna en el margen

izquierdo. • En el margen derecho se escribirán el lugar donde se ha celebrado la reunión, la

fecha y la hora de comienzo del acto. • Recapitulación del orden del día, de la misma manera en que fue redactado en

las convocatorias a la reunión. • Resúmenes de las diferentes intervenciones delos asistentes, especificando

quién intervino. Este punto tiene la máxima importancia, ya que debe ser un reflejo lo más fiel posible de lo dicho.

• Acuerdos y decisiones adoptadas. • Firma del/la secretario/a de la reunión en la parte inferior derecha. • Visto bueno del presidente, a la izquierda Cambios en la estructura Esta forma general puede variar de la siguiente manera: • Cuando el nombre de la sociedad aparezca en una cláusula introductoria, se

puede omitir su inclusión en el encabezamiento. • Si la junta es de carácter plenario, en algunos casos se puede obviar la lista de

los asistentes. • La fecha se puede trasladar al final del acta, donde se hacen constar las

resoluciones. • Si el orden del día es muy escueto, se puede omitir. • La extensión de los resúmenes puede variar en función de la importancia que

tenga la información aportada o la opinión expuesta.

EJEMPLO DE ACTA DE REUNION FINANCIERA CEDISA

Acta de la reunión celebrada En la sede de la empresa,

C/Senador Miraflores N° 114


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El día 11 de septiembre de _______ a las 19:00 h. Asistentes: María Rosa Segura Roca Guadalupe Ibern Roca Joseph Karma Isabel Vides La reunión se convoca según el orden del día que figura en la convocatoria enviada a los señores Accionistas: Lectura y aprobación, en su caso, del Acta de la reunión anterior y análisis de la conveniencia de implantación de Cedisa en el Líbano. 1. ACTA: El/la Secretario/a lee el acta de la última reunión, que es aprobada y

firmada por el Presidente. 2. TEMAS: No surge ningún tema que debatir relativo al acta anterior. 3. DISCULPAS: El Sr. José María Ibern disculpa por escrito su no asistencia, debida

a problemas familiares que requieren ineludiblemente su presencia; y delega su voto en su hermana, Guadalupe Ibern.

4. ACTIVIDADES: Los señores Joseph Karma y María Rosa Segura, han

manifestado su oposición a la posibilidad de efectuar inversiones en el Líbano e inaugurar en este país una sucursal de Cedisa, con el argumento de que la inestabilidad existente en la región supone un excesivo riesgo de pérdidas económicas.

5. OTRAS CUESTIONES: La Sra. Isabel Vides ha pedido información y precisiones

sobre el préstamo concedido a la empresa Rotapax. 6. ACUERDOS ADOPTADOS: Doña Guadalupe Ibern apoya la tesis expuesta por

los señores Joseph Karma y María Rosa Segura acerca de la eventual inversión en el Líbano, por la que la propuesta se desecha sin necesidad de someterla a votación. Se faculta a la Sra. Isabel Vides para que se proceda a los análisis y comprobaciones pertinentes en vistas a diversificar el área de la actividad económica de Cedisa, y se acuerda que presentará informe del resultado de su gestión en la próxima reunión.

7. FECHA DE LA PROXIMA REUNION: Se convoca para el 27 de noviembre del

año en curso. Sin otros temas que tratar, a las 20:30 horas se levantó la sesión. (V° B° del Presidente) (Firma del Secretario de la reunión)


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3.5 INTRODUCCIÓN : NECESIDADES DE REUNIONES

La L. O. G. S. E. destaca la necesidad de elaborar por parte del Consejo Escolar un Proyecto Educativo de Centro y por parte del Equipo docente su plasmación en las aulas a través de la elaboración de un Proyecto Curricular de Centro.

Se pone énfasis en su proceso de elaboración, que será en reuniones que toman decisiones por consenso.

La finalidad última es pactar líneas comunes de actuación para estructurar un contextualizado y coherente paquete formativo para cada Centro Educativo.

La reunión de trabajo es, por tanto, el espacio donde se toman decisiones

consensuadas. La reunión es considerada como el procedimiento esencial de trabajo utilizado por

los diferentes Equipos docentes de los Centros educativos para posibilitar el

intercambio de ideas, pensamientos, actitudes o sentimientos entre sus

componentes. Sin embargo, a menudo la mayoría del profesorado duda de su

utilidad y eficacia.

Varias son las razones de esta desoladora opinión: * Sensación de innumerables reuniones y pérdida de tiempo. * Reuniones no preparadas: los directores, coordinadores de Ciclo, jefes de

departamento convocan reunión, el Claustro acude y... ¡a ver qué pasa! * Reuniones mal dirigidas o no dirigidas, al no emplear técnicas y estrategias

adecuadas, o que acusan la falta de recursos procedimentales. * No se toman acuerdos ni se determina un plan de actuación posterior. * Si se toma algún acuerdo, no se especifica quién, cómo y cuando se realizará

el seguimiento y control de su puesta en práctica. * El no llevar a efecto el acuerdo tomado invalida con frecuencia la eficacia de

una nueva reunión. Concepto y elementos de una reunión Una reunión la constituye un grupo de personas de parecido perfil profesional unidas en un espacio y tiempo, y con una documentación concreta para su lectura, debate y aprobación, con el fin de coordinar actuaciones posteriores en el Centro.


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Las personas responsables de las reuniones deben tener en cuenta, en el momento de convocarla o prepararla, los elementos o variables que intervienen en ella. Su interacción condicionará el objetivo o modalidad de reunión, su tiempo o duración y las personas que deben asistir. Miembros o asistentes a la reunión La participación de los miembros que asisten a una reunión va a depender de: a) Número de asistentes * Cinco o menos de cinco: La reunión consigue gran eficacia y participación e

implicación de los asistentes. Tiene la dificultad, sin embargo, de potenciar las influencias personales. Corresponde esta modalidad a reuniones de Equipo Directivo y Coordinadores de Ciclo o Jefes de Departamento. Duración: entre 45 minutos y una hora.

* Entre cinco y siete miembros: Grupo de trabajo eficaz. Equilibrio entre todas las variables mencionadas que intervienen. Suele corresponder con reuniones de Ciclo, Departamento y reuniones de la Comisión de Coordinación Pedagógica. Duración: entre una hora y hora y media.

* Más de diez y menos de veinte: Creación de subgrupos de poder e influencia. Grupo no eficaz para la toma de decisiones. Corresponde a Claustros pequeños o a la Comisión de Coordinación Pedagógica de Centros de Educación Secundaria. Duración: entre una hora y hora y media.

* Más de veinte: Grupo poco eficaz para el trabajo en reuniones. Corresponde a Claustros y Consejos Escolares de Centros grandes o asambleas de padres y madres del alumnado o de los propios alumnos y alumnas. Grupos válidos para reuniones informativas y para ratificar acuerdos y decisiones que previamente ya se han trabajado y consensuado en Equipos docentes o comisiones de los mismos. Duración adecuada: una hora.

b) De las características del grupo * Nivel de participación e implicación. * Grado de madurez. * Grado de cohesión del grupo. * Libertad en la constitución del grupo. * Grupo constituido por imperativo legal-profesional.

Tiempo o duración de las reuniones

La duración de una reunión es una variable que debe tener en cuenta la persona o personas que la preparan o coordinan.


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Definida por Mucchielli, la "intervención" o "interacción" es "un intercambio entre miembros de un grupo o entre un miembro y el grupo entero". Podemos señalar que, a mayor participación, mayor número de interacciones y mayor tiempo y duración de la reunión. Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunión, aumenta progresivamente el número de interacciones y se necesita mayor tiempo para que el grupo pueda tomar una decisión o llegar a un acuerdo. Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunión, el número de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la reunión.

Tema de la reunión El tema o temas de la reunión aparece en el orden del día, que contiene los puntos a tratar. Finalidad de la reunión La finalidad de la reunión se especifica en el objetivo u objetivos que se pretende alcanzar. Hay que distinguir perfectamente entre el tema y el objetivo o finalidad. Según la finalidad u objetivos, las reuniones se pueden clasificar en: informativas, consultivo-deliberativas, formativas y decisorias. Técnica de la reunión. Según cuál sea el tipo de reunión, se seleccionará la técnica más adecuada para la consecución de los fines propuestos (véase la parte I de este cuadernillo referida a La toma de decisiones: seguimiento y control). La eficacia de las reuniones La eficacia de las reuniones viene determinada por el consenso adquirido y por la operatividad lograda. Requisitos Los requisitos para que una reunión sea eficaz son los siguientes: a) Ser necesaria su convocatoria y celebración.

La celebración de muchas reuniones, teniendo en cuenta el poco tiempo del que disponen los profesores, o la dificultad para encontrar tiempos para reuniones, puede restar eficacia e implicación del profesorado en las mismas.

b) Estar preparada, tanto por la persona que va a dirigir la reunión como por los participantes.


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De hecho, si una reunión no está preparada, no debería celebrarse. Sería una gran pérdida de tiempo y restaría mucha eficacia a ésta y posteriores convocatorias.

Según la tipología de la reunión, ésta deberá estar preparada individualmente, por Equipos docentes o por comisiones de trabajo.

c) Terminar en un Plan de Actuación, que posibilite la puesta en práctica, de los acuerdos y el seguimiento de las decisiones tomadas.

Muchas reuniones de Claustro y de Equipos docentes son ineficaces porque a su conclusión no se concreta un plan para llevar a cabo las decisiones tomadas, donde se expliciten las tareas a realizar, las personas responsables, las actividades necesarias a desarrollar y sus responsables, la temporalización, etc.

d) Si se quiere que una reunión, y las posteriores, sean eficaces es necesario que se ejecuten las decisiones tomadas y los acuerdos consensuados. Si no se hace así, las reuniones posteriores serán puramente formalistas.

Los tipos de reuniones Una clasificación de las reuniones podría ser: Por su objetivo o finalidad A) Informativas El objetivo de la reunión es transmitir a un Claustro o Equipo docente una información que es necesaria o conveniente. La reunión se limita a que la persona o grupo de personas que deben dar la información, la comuniquen y resuelvan las dudas o contesten a preguntas sobre el tema objeto de información. Este tipo de reuniones tiene tres momentos: 1.° Comunicación de la información por parte del director de la reunión o responsable

de la información. 2.° Rueda de presentación de dudas y preguntas. 3.° Contestación a las diferentes dudas o preguntas. El que dirige la reunión tiene que ser consciente del objetivo y no permitir que se entre en discusiones o desviaciones que modificarían el objetivo de la reunión. Para ello es conveniente asignar tiempos límites a las ruedas de intervenciones.


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Hay que considerar, no obstante, que no siempre será la reunión el mejor modo para informar. En el Centro tienen que existir otros cauces de comunicación y canales de información: * Tablón de anuncios. * Hojas informativas personales. * A través de Coordinadores de Ciclo. * A través de la Jefatura de Estudios. * A través de los Jefes de Departamentos. * A través de los distintos Delegados de Curso. * A través de la Junta de Delegados. B) Consultivo-deliberativas La finalidad de este tipo de reuniones es estudiar o analizar propuestas o soluciones a temas o problemas que tiene planteado un Equipo docente o Claustro. En ellas se estudian las diversas alternativas o propuestas, analizando los pros y contras de cada una de ellas. En este tipo de reuniones no se toman decisiones, bien porque no es responsabilidad del Equipo docente, cuya función o tarea es hacer propuestas a la persona o personas responsables de la misma, o bien porque la decisión será motivo de una reunión posterior, cuando las propuestas o soluciones estén más claras y las decisiones más consensuadas y trabajadas. No siempre es aconsejable que en una misma reunión se debatan y analicen propuestas o alternativas y se llegue a acuerdos o decisiones. C) Formativas La finalidad de estas reuniones es crear opinión y transmitir ideas. También se aprovechan para formar a los miembros de un Equipo docente sobre un tema acerca del cual necesitan información y forjar un criterio. La finalidad es, consecuentemente, tanto informar en aspectos instructivos o contenidos conceptuales como modelar actitudes, tomar posturas o incidir en contenidos procedimentales (dinámica de grupos). D) Decisorias Las reuniones decisorias son aquellas que tienen como objetivo tomar una decisión colegiada. La toma de decisiones siempre es complicada y compleja por dos razones:


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1. La decisión debe ser de calidad y siempre se corre el riesgo de no acertar. 2. El proceso de la toma de decisiones es complejo. Hay en los miembros del

grupo análisis distintos de la misma realidad, diferentes intereses, objetivos diversos, etc.

Por eso es aconsejable que, si la decisión es importante y de gran incidencia en el Centro, o si es una decisión que tiene que tomar el Consejo Escolar o el Clautro, haya sido discutida y debatida con anterioridad. Habrá que tener en cuenta los pros y contras, las causas y consecuencias, en reuniones deliberativas del mismo órgano o en comisiones o Equipos docentes del Consejo Escolar o Claustro. A la reunión decisoria se debe ir con propuestas, y la decisión debe venir consensuada por los equipos o las comisiones a las que se ha encargado el estudio del problema o de la situación planteada. Una reunión de más de seis o siete personas para decidir o tomar una decisión, no es técnicamente aconsejable, como ya se ha dicho. Las reuniones que se convocan en nuestros Centros difícilmente son de un tipo o de otro, extensivamente (informativas, consultivas, formativas o decisorias), sobre todo si son reuniones o sesiones del Claustro de Profesores o del Consejo Escolar. Sin embargo, siempre es necesario y conveniente que: 1.° Los miembros de una reunión conozcan perfectamente los temas de las

reuniones y la finalidad de las mismas. 2.° Los Equipos Directivos procuren separar y a no hacer coincidir en una misma

reunión diversos temas y finalidades, ya que los miembros de la reunión tienden a unirlos.

Es necesario que si en el orden del día de una reunión hay varios puntos a tratar, los integrantes de la misma separen las finalidades y los temas. Y esto es responsabilidad del que dirige o conduce la reunión. Por el número de miembros participantes: A) Reuniones de grupo pequeño (de 3 a 7 miembros) Estas reuniones de pequeño grupo son las ideales para lograr un trabajo eficaz. En ellas se pueden tomar decisiones y lograr que todas las personas participen, se impliquen y colaboren. Estas reuniones son propias de Equipos Directivos, Equipos docentes de Ciclo, Departamento o Seminario, Comisiones del Consejo Escolar o del Claustro...


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La duración de las reuniones puede estar entre 45 minutos, o menos, y una hora y media. B) Reuniones de grupo mediano (8 a 20 miembros) Estas reuniones son útiles para informar, consultar y debatir situaciones o problemas. Es el grupo ideal para la formación, sobre todo cuando el objetivo que se persigue es el cambio de actitudes y la formación de opiniones. Nunca son aconsejables para tomar decisiones y llegar a acuerdos, ya que para esto se necesita mucho tiempo. En estos casos la acción de los grupos es lenta y se precisa de un líder con gran influencia y ascendencia en el grupo. La duración idónea de estas reuniones está entre un hora y hora y media efectivas. C) Gran grupo (20 a 40 miembros) Estas reuniones son propias de Claustros generales y de los Consejos Escolares de los Centros con muchos miembros. El objetivo que se persigue es la información, puesta en común y el ratificar o aprobar decisiones o acuerdos que han sido consensuados previamente en comisiones o Equipos docentes. La duración adecuada está entre una hora y hora y media. Este tipo de reuniones es muy lento y necesita una gran labor de coordinación o conducción de la sesión. Pueden ser de escasa eficacia y nulo rendimiento y producir desánimo, así como poca implicación y participación de sus miembros. Si todas las reuniones deben ser preparadas, las de gran grupo exigen una previa y exquisita preparación, tanto por parte de la persona que las debe conducir o coordinar como por parte de sus participantes. La duración idónea es de una hora u hora y media. D) Asamblea (más de 40 participantes) Estas reuniones son propias de asambleas generales de padres y madres de alumnos o de los propios alumnos. También, aunque no muy numerosos, existen Claustros con un número de miembros superior a 40 personas. La asamblea únicamente puede tener un objetivo informativo.


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Las fases de una reunión A) El análisis y estudio de su necesidad La Dirección de un Centro o el coordinador de un grupo antes de convocar una reunión debe plantearse: 1.° ¿Es necesaria la reunión? Para considerar la necesidad o conveniencia de una reunión, el responsable del grupo debe analizar dos aspectos: a) Necesidad técnica * Existe necesidad de comunicar o de informar sobre algún aspecto de la

organización y funcionamiento del Centro, y la reunión es el mejor cauce para transmitir esta información, dada la importancia o la naturaleza de la misma.

* Es conveniente y necesaria una reunión para pedir la opinión, sugerencias o propuestas a un grupo de personas, Equipo docente u Órgano del Centro Educativo.

* Es preciso tomar una decisión y ésta es responsabilidad de un Equipo docente o de un órgano del Centro.

b) Necesidad de interrelación o comunicación La reunión puede ser, a veces, también necesaria para: * Fomentar la participación e implicación del profesorado, alumnado o familias en la

organización y funcionamiento del Centro. * Propiciar y fomentar un buen clima y ambiente de trabajo. * Potenciar las relaciones entre los diferentes miembros del Claustro o de toda la

Comunidad Educativa. 2.° ¿Es la reunión la técnica y el procedimiento más adecuados para afrontar el tema

o resolver el problema? Existen procedimientos como la elaboración de notas informativas, el cuadro de avisos o tablón de anuncios, los horarios de visitas, que puede ser que, a veces, hagan innecesario algún tipo de reuniones. 3.° ¿Cuál es el momento más propicio o adecuado? Ciertos días y algunas horas son más propicias e idóneas para la convocatoria y celebración de reuniones.


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* Miércoles, tras las clases de la mañana en Educación Primaria. * Miércoles, en Ed. Secundaria, siempre y cuando así lo favorezcan las instrucciones

de funcionamiento de los Centros o su propia organización. B) La fase de preparación La responsabilidad de la preparación de una reunión recae directamente en el conductor o coordinador de la misma y en las personas que van a asistir y participar. El coordinador de una reunión debe atender a: 1.° Las condiciones materiales:

* Sala de reunión. * Condiciones necesarias y ambiente de trabajo. * Recursos materiales.

2.° La fijación del orden del día y determinación de las personas que deben asistir. El tema o temas de las reuniones debe:

* Ser real. * Afectar e interesar al grupo. * Establecer los límites de su tratamiento.

3.° El análisis, antes del comienzo de la misma, de los posibles aspectos problemáticos del tema. Debe tener claros los datos esenciales, posibles problemas que se pueden plantear en el transcurso de la sesión de trabajo, alternativas y propuestas posibles, etc.

4.° La determinación data del objetivo de la reunión. La finalidad u objetivo debe

indicarse en la convocatoria con toda claridad y precisión.

La convocatoria de una reunión debe realizarse siempre que sea posible con un plazo suficiente

En la convocatoria deben incluirse:

* Fecha, lugar y hora de la reunión. * Duración. * Orden del día (tema de la reunión). * Finalidades de la reunión en cada uno de los puntos del orden del día. * Documentación Êcon datos, problemas, propuestas; todo aquello que pueda ser nuevamente analizado y estudiado por las personas que van a asistir.

Las personas asistentes o participantes deberían ser convocadas con un tiempo suficiente.


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Esta fase es importante para los miembros de los órganos colegiados y representantes de algún grupo o sector de la Comunidad Educativa. Es el momento de informar, de recoger opiniones y sugerencias y poder llevar a la reunión el sentir y las ideas o sugerencias de las personas a las que se representa. C) El inicio de la reunión El director de una reunión debe:

* Comenzar la reunión con puntualidad. * Clarificar los puntos del orden del día. * Precisar el objetivo o finalidad de la reunión. * Definir con claridad y precisión la técnica o estrategia a emplear en la

reunión. * Priorizar el tratamiento de los puntos del orden del día. La acogida, la presentación y la cualificación de los participantes constituyen un factor esencial para crear un clima profesional y amable en la reunión. D) El desarrollo de la reunión Actuación del moderador o moderadora El moderador de la reunión tiene que conducirla teniendo en cuenta dos planos: a) Plano de la efectividad, dirigido a: * La consecución de los objetivos de la reunión. * La aplicación de la técnica planificada. Para conseguirlo el conductor de una reunión debe cumplir las siguientes tareas: * Reformular las opiniones individuales que convenga resaltar y que puedan estimular las interacciones. * Centrar continuamente los debates y propuestas hacia la finalidad y tema de la reunión. * Reformular o hacer las síntesis de una intervención larga. * Hacer las síntesis entre varias opiniones. * Hacer la síntesis de cada fase o de cada punto del orden del día. * Hacer la síntesis final. * Evitar disgresiones y huidas del tema. * Mantener el orden y turno de palabra. * Destacar los puntos de acuerdo o desacuerdo. * Mantener en la reunión un ritmo adecuado. Un ritmo lento cansa, desanima, aburre y adormece. Un ritmo muy rápido genera excitación. b) Plano de la comunicación, dirigido a: * La creación de un buen ambiente y clima de trabajo profesional (sensación de igualdad). * La animación a la participación. El conductor de la reunión debe buscar un ambiente o tono cordial, un clima de confianza y debe estimular el interés de las personas asistentes. Se debe evitar: * Contestar personalmente a las cuestiones que se planteen. * El planteamiento de cuestiones personales.


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* Las descalificaciones personales. * Hacer sentir que las decisiones están ya tomadas. Se debe potenciar: * Las intervenciones de todas las personas asistentes. * El respeto a todas las opiniones e intervenciones. * La creación de confianza, cooperación y cordialidad. Las técnicas a utilizar Técnicas que debe dominar el conductor de la reunión durante el transcurso de la misma: Reformulación ¿Qué es?

* Recoger una opinión, un juicio, una propuesta, una aprobación, etc., realizada por cualquier participante y reformularla de nuevo para la reconsideración del grupo.

¿Cuándo se hace?

* Cuando la aportación es interesante y conveniente para la consecución de los objetivos.

* Cuando convenga tener en cuenta varias aportaciones y haya que resumirlas y entresacar lo que tienen en común o de diferencia.

¿Cómo se hace?

* Reflejo puro y simple: repetición textual. * Resumen: presentación de lo esencial. * Nueva reformulación: se repite la idea con otras palabras.

Re-estimulación Consiste en animar a la participación y a la interacción de los asistentes en la dinámica de la sesión de trabajo. Procedimientos 1.° Pregunta-test:

Tiene por objetivo definir una palabra o concepto que los participantes utilizan con significados claramente distintos.

Se utiliza también para definir una palabra desconocida o una alusión oscura.

2.° Invitación directa a participar:


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Se emplea para hacer hablar o intervenir a una persona que ha permanecido en silencio durante un cierto tiempo o a un participante que, por sus gestos, parece querer intervenir.

Este procedimiento conviene emplearlo con aquellos miembros que guardan silencio en las reuniones y posteriormente boicotean las decisiones o acuerdos con sus palabras o actuaciones.

3.° Petición de complemento: Invitar a completar puntos de vista distintos u opiniones diferentes.

4.° Pregunta eco:

El moderador devuelve al participante su propia pregunta y con su misma formulación, pidiendo que sea él quien responda, ya que es su responsabilidad o conoce el tema.

5.° Pregunta rebote:

El moderador devuelve la pregunta hecha por un participante a otro.

6.° Pregunta recuerdo:

Consiste en una pregunta o una cuestión planteada anteriormente y que quedó sin contestación.

7.° Resúmenes o síntesis parciales. Dificultades más frecuentes

* Silencio prolongado del grupo. Alternativas:

* Conviene mantener, a veces, el silencio y que el grupo se enfrente a la situación. * Técnicas de estimulación. * Charlatanería inoportuna de algunos participantes.

Cuando esta situación provoque en el grupo una sensación de malestar, convendrá recordarle a la persona lo limitado del tiempo y la necesidad de que otras personas hagan uso de la palabra. En último término, habrá que cortarle la palabra y concedérsela a otro miembro o aprovechar la ocasión para pedir la opinión de un participante silencioso. En reuniones de muchos miembros, conviene la limitación de tiempo en las intervenciones. Debemos tener siempre presente, sin embargo, que toda agresión del moderador contra un participante provoca generalmente en todo grupo una solidaridad con el miembro atacado y, por tanto, una alianza táctica con él contra el moderador o conductor de la reunión.


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* Desviaciones del tema por parte de un miembro. Estas desviaciones y evasiones no deben aceptarse en líneas generales y el moderador debe intervenir para reconducir la reunión al tema y objetivos propuestos. Cuando las desviaciones son continuas y sistemáticas, conviene que nos preguntemos si no estamos ante un posible saboteador o saboteadores de la reunión. * Saboteador sistemático. Debemos analizar las causas, pero será necesario que cuanto antes el conductor de la reunión o el propio grupo se enfrente con la actitud y posiciones de algunas personas. No siempre es conveniente que sea el coordinador el que actúe. * Evasiones del grupo. Son mecanismos de defensa que emplea el grupo para no enfrentarse con el tema, problemas o conclusiones a las que se puede llegar. En estos casos, el coordinador se debe dar cuenta del malestar existente y tomar la decisión de: * Hacer que el grupo se enfrente con el tema o problema. * No abordar el tema y dejarlo para otro momento. * Enfrentarse con la situación desde otra perspectiva o enfoque del problema. E) El final de la reunión El coordinador de una reunión tiene que conseguir que la sesión de trabajo no acabe sin: 1.° Haberse fijado con toda claridad los acuerdos y decisiones. 2.° Ser clarificadas las tareas y actividades que harán posible la puesta en práctica

de los acuerdos y decisiones tomadas. 3.° Ser designadas las personas responsables del seguimiento y ejecución de cada

tarea o actividad. 4.° Ser asignados los recursos para cada tarea o actividad. 5.° Una cronoprogramación de tareas y actividades. 6.° Un plan de valoración procesal y final. F) El seguimiento de los acuerdos, decisiones y tareas por parte de las personas

responsables e implicadas


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Ya se ha indicado, al hablar de la eficacia de las reuniones, la necesidad de ejecutar o llevar a la práctica las decisiones y acuerdos adoptados. De no ser así, cualquier decisión o acuerdo puede incapacitar a un grupo y a su coordinador para tomar nuevos acuerdos en reuniones posteriores. La razón de ser y el sentido de las actas de todas las reuniones es que el grupo haga el seguimiento y lleve el control de las decisiones y acuerdos adoptados. Cada reunión debería comenzar con la lectura del acta anterior y la revisión de la puesta en práctica de los acuerdos. Las técnicas o estrategias de trabajo en una reunión La técnica o estrategia a emplear en una reunión dependerá de sus variables o elementos: número de miembros, objetivo o finalidad, objeto o tema de la reunión y tiempo disponible. Principales técnicas El estudio de documentos La reunión se basa en un documento que previamente ha sido analizado por cada uno de los componentes del equipo, y de cuyo análisis y debate en común se obtendrán unas conclusiones o decisiones de equipo. El estudio de casos El proceso de la reunión se basará en unos datos o hechos, sobre los cuales el equipo reunido debe:

* Estudiar el hecho o los datos e implicación de personas. * Analizar las causas o motivos. * Prever las consecuencias. * Deducir unas conclusiones o tomar una actitud. * Decidir una estrategia de intervención.

El análisis de anteproyectos La reunión consistirá en el análisis, debate y toma de postura de un Equipo docente o Claustro ante una propuesta o anteproyecto que uno o varios miembros del equipo o del Claustro proponen al gran grupo. La discusión guiada Esta técnica únicamente es aconsejable en reuniones de trabajo de Comisiones de órganos colegiados y en los diferentes Equipos docentes. No es apropiada para reuniones de más de ocho o diez miembros. Es aconsejable para una discusión


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abierta o poco preparada en la que un grupo de trabajo de Ciclo o Departamento analice un problema o un tema profesional. Esta técnica no es la más recomendada para la toma de decisiones o para llegar a acuerdos, sobre todo en aspectos importantes y de transcendencia en la organización y funcionamiento del Centro. Es aconsejable en reuniones de carácter formativo o consultivo-deliberativo. El torbellino de ideas Esta técnica es adecuada para recabar información, de una forma poco sistemática, en la reunión de un grupo. Consiste en pedir a los miembros participantes que expongan de una manera espontánea y sin complejos ideas o breves reflexiones sobre un tema o aspecto de la organización y funcionamiento del Centro. Toda la información recabada de esta manera poco reflexiva y espontánea es posteriormente tratada, analizada y estructurada y se devuelve al grupo en reuniones posteriores. Mediante esta estrategia se obtiene de una forma creativa y divergente un amplio abanico de formas de pensar o actitudes ante una situación o tema planteado. Esta técnica tiene la ventaja de que es breve, de poca duración y anima a la participación a todos los componentes de la reunión. La puesta en común de los grupos de trabajo Se ha repetido ya varias veces que los grupos de trabajo eficaces son equipos entre cinco y siete personas. Sin embargo, el Consejo Escolar y muchos de nuestros Claustros son superiores en número. Previamente a las reuniones, es preciso a veces trabajar en Comisiones o Equipos docentes y hacer posteriormente puestas en común, donde los diferentes Equipos o Comisiones comuniquen sus análisis, sus razonamientos, propuestas y alternativas al gran grupo. Estas reuniones no deben tener un carácter decisorio, sino únicamente de información y de confrontación de ideas o actitudes. Si fuera necesario tomar decisiones, se haría en una reunión posterior y con una técnica diferente. Interrogantes que se plantean o cuestiones a debate 1. Necesidad de contemplar en la formación inicial del profesorado la enseñanza de

técnicas para trabajar en equipo y de conducción de reuniones para la


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Formación de los Equipos Directivos. La conducción de reuniones es un ámbito en el que los Equipos Directivos deben ser preparados, dada la importancia del liderazgo pedagógico que actualmente deben asumir, de cara a la implantación de la L. O. G. S. E. 2. Necesidad de especificar el perfil del "dirigente" o de los Equipos Directivos en la

carrera docente. 3. Orientación de la actitud del profesorado y de los Equipos Directivos hacia un

funcionamiento del Centro que incluya sesiones plenarias del Claustro (pocas), de Equipos docentes (Niveles, Ciclos, Departamentos) y de grupos específicos (comisiones o grupos de trabajo).

4. La utilización de las reuniones en los procesos de elaboración, tanto del Proyecto

Educativo de Centro como del Proyecto Curricular de Etapa, como técnica de trabajo.

5. Las técnicas de reunión y de trabajo en grupo, una vez experimentadas por los

Claustros y por los diferentes Equipos docentes, son extrapolables a la actividad docente en el aula de cada profesor o profesora.

6. La responsabilidad sobre la opinión que puede tener el profesorado de que las

reuniones "no sirven para nada" y que son "una pérdida de tiempo" es en gran parte de los Equipos Directivos.

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