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UNIVERSIDAD DE PAMPLONADISEÑO DE APLICACIONES EMPRESARIALES - GRUPO AR

DOCENTE: ESP. ALEXIS OLVANY TORRES CH.SEGUNDO SEMESTRE 2011

Unidad IJustificación

Este documento contiene las bases conceptuales y los fundamentos teóricosque permiten que los participantes conozcan y puedan aplicar en el desarrollode sus profesiones, la Gerencia de proyectos Informáticos y el Diseño deAplicaciones Empresariales.

La Gestión de proyectos como tal, fue considerada como tema exclusivo deingenieros, hasta entrados los años ochenta donde se comienza a reconocer lasbondades de esta disciplina y hacer empleada por otras ciencias.

Objetivos

Definir las actividades específicas que deben ejecutarse para cumplir con losentregables del proyecto de acuerdo con los tiempos y la calidad pactada deantemano con el promotor del proyecto.

Identificar el grupo de personas que se requieren para ejecutar el proyecto,definir los roles, responsabilidades y líneas de reporte, con el fin de lograrun grupo interdisciplinario que trabaje en estrecha colaboración.

Plan de Estudios

Unidad Temática I: Gestión del tiempo y de talento humano. - Expertoen Contenidos: Esp. Alexis Olvany Torres Ch.

Temas

Gestión de tiempo

Gestión del talento humano

Universidad de Pamplona1



Unidad Temática II: Gestión de costos y calidad. - Experto enContenidos: Esp. Alexis Olvany Torres Ch.

Temas

Gestión de costos

Gestión de calidad

Unidad Temática III: Gestión comunicaciones y riesgo.- Experto enContenidos: Esp. Alexis Olvany Torres Ch

Temas

Gestión de las comunicaciones

Gestión del riesgo

Unidad Temática IV: Gestión de adquisiciones y de integración y propuestade proyecto de grado.- Experto en Contenidos: Esp. Alexis Olvany torres Ch

Temas

Gestión de adquisiciones

Gestión de integración

Justificación

Uno de los principales problemas que enfrenta la ejecución del proyecto es elcumplimiento de los plazos pactados. Un estudio realizado por la empresaStandish Group de los Estados Unidos en 1998 (1), reveló que, de un análisisde más de 28 mil proyectos de desarrollo de sistemas, solamente un 28 porciento habían fracasado y otro 46 por ciento habían terminado con un alcancelimitado, en tiempo adicional al pactado y con gastos mayores a losprogramados fuera de tiempo, arriba de presupuesto o con menor alcance delplaneado originalmente presupuestados.

De acuerdo con lo anterior, es necesario conocer los procesos y lasherramientas necesarias que nos permitan asegurar que el proyecto se ejecute




en el plazo previsto y los resultados, pruebas y documentos soportes esténentregados en las fechas determinadas. Tenga presente que el éxito de laejecución de un proyecto es de todo el equipo que ha participado en él.

Para cumplir con los plazos también es importante que se cuente con elpersonal idóneo, por lo que se requiere hacer una buena selección del equipo,designar claramente las responsabilidades y definir los roles de cada uno de losprofesionales dentro del grupo.

Es esta unidad el alumno desarrollará destrezas para realizar la gestión deltiempo y del talento humano con el fin de realizar con éxito los proyectos a sucargo, usando metodología que nos permita enfrentar los nuevos desafíos,siendo proactivos en adquisición de nuevas herramientas y conocimientos quenos ayuden a obtener los objetivos propuestos en nuestra actividad profesional.

Logros

Cuando finalice este capítulo debemos:

Conocer el proceso de planificación de un proyecto y el plan de desarrollodel mismo.

Determinar el cronogramaprecedencias y holguras.

de trabajo, identificando las secuencias,

Identificar las posibles estructuras y funciones del equipo de un proyecto.

Crear el organigrama del proyecto identificando roles y responsabilidades decada uno de los integrantes del equipo de trabajo.




Unidad Temática I: Gestión de tiempo y talento humano

Plan de Trabajo

Bienvenido al curso de Introducción a la Administracion de Sistemas Informáticos.Para guiarnos correctamente en el recorrido usaremos como guía el plande trabajo, en el cual encontraremos el derrotero de labor conjunta deaprendizaje que desarrollaremos durante las siguientes semanas.

Contenidos

El estudio de esta unidad se dividió en dos lecciones las cuales encontrarádesglosadas en las lecciones y las herramientas sincrónicas y asincrónicas queiremos empleando para poder cumplir con los objetivos del curso

En esta primera unidad estudiaremos la gestión del tiempo y del talentohumano en la realización de un proyecto, por lo que esperamos que una vezrecorramos las dos lecciones que componen esta unidad, logremos reconocerlos logros de aprendizaje obtenidos realizando correctamente la definición deltiempo y del equipo de trabajo necesarios para la correcta ejecución de unproyecto. Recuerda que lo primero que debes hacer es visitar laPresentación y leer la justificación y los logros de aprendizaje de la unidad.

Lección 1: Gestión de tiempo

Lección 2: Gestión del talento humano




Lección 1: Gestión de tiempo

Logro

Realizar el cronograma de actividades.

Acciones

Mediante la lectura teórica y la determinación de las características delproyecto debemos identificar cada una de las actividades propias delproyecto, la estimación de la duración y la secuencia de desarrollo de estasactividades. Para esto encontraremos en esta Unidad el proceso quevamos a desarrollar para realizar la gestión de tiempo de formageneral y resumida. Luego encontraremos las actividades que su ejecución

limita y determina el tiempo que requerimos para realizar el proyecto, laforma como podemos definir la secuencia de las actividades, la estimación deduración de cada una de las actividades y como realizar un correcto controlsobre las actividades para cumplir con el plazo estimado.

Pero durante el proceso de determinación del cronograma nos hacemospreguntas sobre cuales son las actividades anteriores, las siguientes o cualesocurren a tiempo, para resolver esas inquietudes debemos ver el significadode cada una de ellas y un ejemplo que permitirá aclarar el concepto.

Encontraremos un breve ejemplo de una situación que se puede presentarde forma usual durante el desarrollo de un proyecto, la duración del mismono fue adecuadamente estimada, aunque se buscó un buen gerente nose determinó correctamente el equipo de trabajo que se requería esto nosmuestra como podemos llegar a enfrentar diferentes situaciones que ponenen peligro el éxito del proyecto.

Encontraremos la metodología del camino crítico:para lo cual debemos complementar nuestro aprendizaje con la lecturapropuesta. Para finalizar encontraremos las preguntas más frecuentespara el tema de gestión de tiempo y gestión del talento humano.Con el fin de plasmar lo que hemos aprendido en este capítulo.




Lección 2: Talento humano

Logro

Realizar el organigrama del proyecto, identificando la dedicación de cadaintegrante del equipo de trabajo así como su rol y responsabilidad dentro delproyecto.

Acciones

Mediante la lectura teórica y la determinación de las características delproyecto el alumno debe identificar el organigrama del proyecto,identificando el personal del proyecto dentro de la estructura de la empresaque realiza el proyecto. Debe poder definir con que perfil de profesionalesdebe contar, su rol y responsabilidad dentro del proyecto.

Para finalizar, encontraremos las preguntas más frecuentes para el temade gestión de tiempo y gestión del talento humano.

ProblemaEl problema para la lección 1

Siempre pedimos prórrogas al contrato a causa de no alcanzar a terminar elproyecto en el tiempo indicado

Muchos proyectos no cumplen con los tiempos pactados contractualmente. ElGerente del proyecto debe involucrarse en este tema, realizando unaplanificación adecuada de las actividades y todas las demás actividades quepermitan realizar el proyecto en tiempo. En esta parte encontraremos el procesoa desarrollar para realizar la gestión de tiempo de forma general y resumida.


Problema

ProblemaEl problema para la lección 1

Siempre pedimos prórrogas al contrato a causa de noalcanzar a terminar el proyecto en el tiempo indicado

Muchos proyectos no cumplen con los tiempos pactados contractualmente.El Gerente del proyecto debe involucrarse en este tema, realizando unaplanificación adecuada de las actividades y todas las demás actividades quepermitan realizar el proyecto en tiempo. En esta parte encontraremos elproceso a desarrollar para realizar la gestión de tiempo de forma general yresumida.

Es importante mencionar que estos procesos interactúan recíprocamente ycon los procesos en otras áreas del conocimiento. Aunque los procesos sepresenten aquí muy definidos y secuenciales, en la práctica se pueden cruzaro realizarse de forma simultánea.

La planificación es el proceso donde se determina el Qué, el Cómo y elDónde se deben realizar las diversas actividades del proyecto. Este procesono solo se hace en la primera parte del proyecto sino que se realiza a lo largodel ciclo de vida del proyecto.

La Gestión del tiempo, según metodología PMI, se realiza en una mayorparte durante el proceso de planificación ya que es el momento donde sedebe definir como hacer algo que antes no se ha hecho exactamente igual.Otra parte de la gestión de tiempo se realiza durante el proceso de controldel proyecto donde se debe definir los mecanismos para realizar el controlsobre el cronograma.


Problema

Tiempo

Definición deactividades

Tiempo

Secuenciamientode actividades

Planificación Planificación Tiempo

Control decronograma

Tiempo

Estimación deduraciones deactividades

Tiempo

Desarrollo delcronograma

Control

Planificación Planificación


Introducción

El problema para la lección 2

Talento Humano

La gestión de talento humano del proyecto, según metodología PMI, incluyelos procesos de planificación y control donde se hace necesario por unaparte definir el grupo de trabajo y el uso efectivo del personal y por otra partedefinir durante la ejecución del proyecto como desarrollar las aptitudesindividuales y de grupo para cumplir con el objetivo del proyecto.

La gestión de talento humano se realiza en mayor parte durante el procesode planificación ya que es el momento donde se debe definir con quépersonal se va a contar para la ejecución del proyecto. Por otra parte lagestión de talento humano se realiza durante el proceso de control delproyecto donde se debe definir los mecanismos para mantener el equipo detrabajo interesado y comprometido con el proyecto y además actualizado enlos temas de interés.

Es importante mencionar que estos procesos interactúan recíprocamente ycon los procesos en otras áreas del conocimiento. Aunque los procesos sepresenten aquí muy definidos y secuenciales en la práctica se pueden cruzaro realizarse de forma simultánea.


Introducción

Fundamentación

Definición de actividades

Aquí se puede partir de la frase “divide y vencerás”. Una vez definidosclaramente los objetivos, y de acuerdo con Miranda M. J.J se debe dividir elproyecto a un nivel razonable de detalle hasta llegar al nivel de actividades otareas, esto comúnmente es conocido como la realización de la estructuradetallada de trabajo (WBS) donde se desglosan las actividades del proyecto ensub-actividades o tareas con el fin de identificar las actividades específicas que sevan a llevar a cabo de tal modo que los objetivos del proyecto se puedan cumplir.Las actividades se deben descomponer en tareas manejables para proporcionarmejor control y permitir: http://www.administrativedigest.com/libreria.asp

Analizar de forma detallada el trabajo que se va a realizar.

Definir los requisitos previos y los resultados que se pueden llegar a obtenerde cada actividad.

Asignar los profesionales responsables de cada actividad.


Fundamentación

FundamentaciónDefinición de actividades

Aquí se puede partir de la frase “divide y vencerás”. Una vez definidosclaramente los objetivos, y de acuerdo con Miranda M. J.J

(http://www.administrativedigest.com/libreria.asp) se debe dividir el proyectoa un nivel razonable de detalle hasta llegar al nivel de actividades o tareas,esto comúnmente es conocido como la realización de la estructura detalladade trabajo (WBS) donde se desglosan las actividades del proyecto en sub-actividades o tareas con el fin de identificar las actividades específicas quese van a llevar a cabo de tal modo que los objetivos del proyecto se puedancumplir. Las actividades se deben descomponer en tareas manejables paraproporcionar mejor control y permitir:

Analizar de forma detallada el trabajo que se va a realizar.Definir los requisitos previos y los resultados que se pueden llegar aobtener de cada actividad.Asignar los profesionales responsables de cada actividad.

De acuerdo con esto, la primera actividad que debemos realizar es listar lastareas que describan de forma general la estructura de las diversasactividades, de esta forma, si están organizadas nos va a garantizar queestén completas y que no incluyan actividades que no se requieran realizar,además deben incluir la descripción de cada actividad para garantizar que elequipo que va a trabajar en ello entienda como se debe realizar el trabajo.

El flujo de actividades convertido en WBS se agrupa en actividades engrandes bloques, separando las que conceptualmente son distintas eindependientes entre sí.

La WBS generalmente se desarrolla en forma secuencial. Es importanteresaltar que si se han realizado proyectos similares se pueden utilizar comoayuda para elaborar la nueva lista de actividades ajustándolas a los nuevosrequerimientos.


Fundamentación

Secuencia de actividades

Implica la identificación, descripción de la relación con las otras actividades.Para definir esto se deben tener en cuenta:

Necesidades para realizar cada actividad.Resultados de otras actividades que deberían comenzar antes.Que actividades deben terminar primero para que otras puedancomenzar.Los recursos que se deben ser compartidos con otras actividades.Las dependencias obligatorias que son las propias de cada proyecto quepor lo general son limitaciones físicas.Las dependencias discrecionales que están definidas por las buenasprácticas y experiencias anteriores.Dependencias externas que constituyen la relación de las actividadesinternas del proyecto con actividades que no tienen relación con elproyecto pero que aún así lo pueden afectar. Estas pueden ser requisitosy regulaciones de ley aplicables al proyecto.Hitos que son actividades que permiten asegurar que se cumplan losrequerimientos del proyecto como son los entregables que su actividad deentrega no implica.

Estimación de duración

La duración de cada actividad del proyecto deberá venir definida por factorescomo: La complejidad de la actividad, el esfuerzo que requiera, el personaldisponible, y el tiempo que se disponga.

La información para definir cuanto tiempo se gasta en realizar una actividadpor lo general está dado por los profesionales que de una u otra forma estánfamiliarizados con la ejecución de dichas actividades, por lo que la calidad deesta información está dada por la experiencia del equipo de profesionalesque trabajan en la elaboración de cronograma de actividades, el juicio deexpertos que pueden ser consultados, por índices de productividad definidopor especialistas(revistas especializadas).

Además se debe considerar un tiempo de reserva o de contingencia queconsiste en agregar un tiempo adicional como reconocimiento del riesgo delcronograma, el cual puede ser un porcentaje de la duración estimada o un


Fundamentación

tiempo determinado fijado en días. Este tiempo de reserva puede disminuir oeliminarse en la medida que se vaya conociendo más el proyecto y se tengamayor certeza sobre su ejecución.

De acuerdo con lo anterior se debe:

Listar las actividades.Definir los posibles factores que limiten la realización de dicha actividad.Definir los factores que se consideran verdaderos y que pueden afectar laplanificación de las actividades, estos son llamados hipótesis y son porejemplo actividades de las cuales parte el proyecto es decir que ya secuenta con un diseño aprobado y el proyecto consiste en laimplementación de dicho diseño.Asignación de los recursos para cada actividad.Determinación de las capacidades de los recursos y materiales asignadospara realizar dicha actividad.Implementación de la información histórica existente como puede ser laexperiencia del personal que elabora el cronograma o archivos deproyectos anteriores, bases de datos comerciales como son revistasespecializadas en los temas donde registran duración de actividades.Identificación de posibles riesgos (tanto amenazas como oportunidades)que pueden tener incidencia en la duración de las actividades.

La estimación del tiempo dará como resultado una evaluación cuantitativa delos días o períodos definidos para realizar una actividad, que se deberán irajustando en la medida que se conozca más el proyecto o que se vayarealizando. Es importante ir ajustando y comprobando las hipótesis que setuvieron en cuenta anteriormente.

Proceso de planificación del proyecto

Estructura de planificación del proyecto usado para guiar al equipo durante eldesarrollo del proyecto. La herramienta clásica es la grafica de Gantt, que esun diagrama bidimensional en el cual se representan las diferentesactividades del proyecto (eje vertical) y al frente el eje de tiempos necesariospara realizar la misma (eje horizontal).


Fundamentación

Desarrollo del cronograma

Todo proyecto tiene un comienzo y un fin, por ello la representación decronograma se determina con el inicio y el fin de las actividades del proyecto.Para elaborarlo tendremos como herramientas:

Gráficos esquemáticos de cada actividad (inicio, fin, secuencia,dependencia y simultaneidad).Determinación de la duración de cada actividad.Determinación de los recursos que necesita cada actividad.Definición de los días hábiles y las horas durante las cuales se puedellevar a cabo la actividad.Restricciones en tiempos que tenga el proyecto como la fecha de inicio yla de terminación y algunas parciales ligadas a la entrega de avances delproyecto. Existen otras restricciones externas como son el clima,oportunidades de negociar parte del proyecto o entrega de materialespara la ejecución del proyecto.Las hipótesis con las que partió el proyecto (diseños definitivos,información base disponible, etc)Detección de posibles adelantos o atrasos que afecten los compromisospactados.

Otros aspectos a tener en cuenta para la elaboración del cronograma peroque se verán más adelante serán el Plan de Gestión de Riesgos.

La presentación gráfica final de todo lo expuesto anteriormente con lasactividades organizadas secuencialmente de acuerdo a en un diagrama sedenomina cronograma de actividades.

Adicional a esto tenemos los documentos de soporte del cronograma comoson los documentos que sustentan las hipótesis desde donde partimos parainiciar las actividades del cronograma y los documentos soportes de lasrestricciones que se tuvieron en cuenta durante el desarrollo de estaactividad. Adicional a esto se tendrá un documento donde se define como sevan a administrar los cambios en el cronograma en caso que sea necesariohacer alguna modificación.


Fundamentación

Control de cronograma

Una vez aprobado por el grupo directivo el cronograma debe ser fijo, sinalterarse de forma arbitraria, solo si hay cambios en el alcance o en elcontrato de ejecución del proyecto donde se incorpore trabajo adicional. Sihay cambios internos en el cronograma deben ser vigilados para controlarque las actividades que tiene un retraso vuelvan a realizarse en tiempoplanteado inicialmente y hacer usos del documento de administración delcronograma citado anteriormente. Otra técnica de control de cronograma esmediante la medición del rendimiento que consiste en realizar reuniones conel equipo de trabajo para evaluar el estado y avance del proyecto.

Actualmente, se puede contar con software de dirección de proyectos quepermiten comparar fechas planeadas con las ejecutadas.

Para finalizar esta lección les recomiendo que siempre documenten todo lorelacionado con la ejecución del proyecto, las variaciones, accionescorrectivas y demás información relevante para llevar un documento con laslecciones aprendidas que sirva en futuras prácticas.

Recuerde que esto es metodología PMI y que debemos ingresar al sitio demonografías.com(http://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok.shtml), para leer laparte correspondiente a administración de tiempo.

Gestión de talento humano

Durante esta actividad se define cuales son las necesidades del proyecto encuanto a los profesionales que deben realizar las actividades propuestaspara cumplir con los objetivos del proyecto. Por lo cual debemos garantizardeacuerdoconMirandaM.J.J(http://www.administrativedigest.com/libreria.asp) que en elproyecto se cumpla:


Fundamentación

Planificación de la organización

Se busca identificar y definir los roles del equipo de trabajo, así mismo seidentifican las responsabilidades de cada uno de los integrantes y cuales sonlas líneas de reporte. Es importante resaltar que esto dependerá de la formacomo la empresa que tiene el proyecto está estructurada.

En la mayoría de los proyectos la planificación de la organización se trabajaen la fase inicial del proyecto, incluso desde el momento en que se presentala oferta. Pero es importante mencionar que se debe ajustar la cantidad depersonal y su dedicación al proyecto de acuerdo como este se vayadesarrollando y se identifiquen posibles dificultades que impidan el correctodesarrollo.

En el momento de identificar la estructura organizacional es importe definirlas interfases organizativas, técnicas e interpersonales:Las organizativas son las relaciones que deben existir entre las diferentesdependencias de la organización que no necesariamente tiene relacióndirecta con el proyecto. Este es el caso de los departamentos decontabilidad, financiero, jurídico etc, pero que se requiere llevar unacomunicación directa con ellos.

Interfase técnica

Reportes con otras disciplinas técnicas, biología, ingeniería, medioambiente,diseño, entre otras. Usualmente el proyecto requiere del apoyo de otrasdisciplinas en temas puntuales.

Interfase interpersonal

Son las relaciones que deben existir entre las diferentes profesionales ytécnicos que tienen relación directa o indirecta con el proyecto.


Fundamentación

Búsqueda del personal

Dotar al proyecto del personal idóneo para su correcta ejecución. Para esteproceso se recomienda:

Definir los perfiles que se requieren en cada una de las disciplinas,identificando profesión, formación académica, experiencia laboral yademás aspectos de personalidad y habilidades.Determinar los periodos de tiempo durante el cual cada profesional se vaa requerir, al igual que el horario que deberá cumplir para la correctaejecución del proyecto.Identificar y tener en cuenta las restricciones organizacionales, de salarioy demás limitaciones que se tengan.

Además se puede recurrir a experiencias anteriores esto es proyectosanteriores similares y buscar los profesionales que participaron y tuvieronbuen desempeño.También, se pueden usar las políticas, guías y procedimientos para ayudar aplanificar el equipo, las teorías de organización apoyándose en la literaturaexistente y algo muy importante, analizar las necesidades de la informaciónde los diferentes interesados en el proyecto para definir el tipo deprofesionales y el equipo en general con el que se desea contar.

Asignación de roles

Una vez identificado el personal que se requiere y determinado el perfil decada uno se determina el rol y las responsabilidades que deben asumir. Esclaro que estas pueden varias durante la ejecución del proyecto, por eso esimportante que todo el equipo sea informado de estos cambios.

Dentro del desarrollo de esta actividad, el rol del director del proyecto debeestar claramente identificado pues de él depende en su mayoría la correctaejecución del proyecto.


Fundamentación

Plan del Talento Humano

En este plan puede ser informal y es una ayuda para identificar los periodosde tiempo en que se requiere el personal. Se debe identificar cuales seránlas fechas de ingreso del personal y las fechas de retiro. También se puedeconsignar allí la reacción de personal a diferentes labores justificando elporque y el como, así se manejarán mejor los gastos del proyecto.

Organigrama

Representación gráfica del personal a emplear y sus dependencias dentro dela estructura organizacional.

Desarrollo del equipo

Buscar que el grupo de trabajo realice sus tareas de la mejor forma, haciendouso de sus habilidades y permitiendo que esto se vea reflejado en el equipocompleto y en el proyecto en si. Para definir la política a seguir en este temase puede partir de las habilidades individuales de cada uno de losintegrantes, los informes de rendimiento (si existen) de proyectos anteriores ylos comentarios que llegan de fuera del proyecto.

Durante este proceso se pueden identificar las fortalezas y debilidades delequipo, lo que ayudará a determinar el tipo de formación técnica ymotivacional que se requiere. Otro tipo de motivación de trabajo en equipo esel uso de recompensas y reconocimientos que no necesariamente estánorientadas al tema de dinero, sino que más bien se obtiene el reconocimientode las acciones positivas y se refleja en la promoción dentro de la estructuraorganizativa o el reconocimiento público de una buena labor.

Recuerde que esto es metodología PMI y que debemos ingresar al sitio demonografías.comhttp://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok.shtml, para leer laparte correspondiente al talento Humano del proyecto.


Introducción

Bibliografía

MIRANDA, Juan José, El desafío de la Gerencia de proyectos, MM editores,2004 pag 92- 123

PMBOK Guide – Edición 2000 Pág. 65-81 y 107 - 116

Documento pdf

Ruta Crítica

Sitios Web

OWEN. Esteban. El trabajo en equipo, una disciplina que hay que aprender.ProjectManagementInstitute.PMBOKGuide–Edition2000http://www.pmicolombia.org/articulo5.htm

http://www.cenidet.edu.mx/misc/cursoadmon/ruta%20critica.pdf

AGUIRRE.MiguelAngel.Caostiempo http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=500

FERNÁNDEZ. Mary. La Inteligencia

o gestión del

estrategia.com.ar/ediciones/edicion0034/administracion.aspEmocional http://www.e-

Problemas específicosPor lo general en el desarrollo del proyecto nos hacemos las siguientespreguntas:

¿Cuál es la actividad que precede?

¿Qué actividad es la que sigue?

¿Qué actividad es simultánea?

Para responder a las preguntas anteriormente formuladas, a continuaciónpodemos ver el significado de cada uno y un ejemplo que permitirá aclarar elconcepto, esto a través de los siguientes sitios Web.

Caoshttp://www.degerencia.com/articulos.php?artid=500

o gestión del tiempo por Miguel Ángel Aguirre

Técnicasestrategia.com.ar/ediciones/edicion0027/administracion.asp

para Administrar Efectivamente el Tiempo http://www.e-


Introducción

Ejemplos

Actividad que precede: es aquella actividad que debe estar terminadainmediatamente antes de la actividad que se está analizando.

Por ejemplo: la actividad que precede a comprar un equipo de cómputo es laselección del equipo que se desea comprar y que cumple con lasespecificaciones que se requieren para el uso que se le va a dar.

Actividad que sigue: es aquella actividad que puede iniciarse inmediatamenteantes de la actividad que se está analizando.

Por ejemplo: la actividad que sigue a la compra un equipo de cómputo es lainstalación del software que se requiere.

Actividad que simultánea: es aquella actividad que puede desarrollarse almismo tiempo de la actividad que se está analizando.

Por ejemplo: la actividad que es simultánea a la compra del equipo decómputo es la compra del software que se requiere.

Bibliografía

MIRANDA, Juan José, El desafío de la Gerencia de proyectos, MM editores,2004 pag 92- 123

PMBOK Guide – Edición 2000 Pág. 65-81 y 107 - 116

Síntesis:

La ejecución del proyecto se lleva a cabo a través de la ejecución de actividadesque pueden ser dependientes unas de las otras, interdependientes osimultáneas, dependiendo del qué, el quién, el cómo, el cuándo, etc. y lascircunstancias particulares de cada proyecto.

El proyecto también tiene una fecha de inicio y fin que se debe cumplir, por lotanto se debe buscar la forma de acotar las actividades del proyecto de acuerdo


Introducción

con estas dos fechas. Para iniciar esta actividad debemos comenzar con lalección 1 en la cual trabajaremos la gestión de tiempo, partiendo de laplaneación del proyecto.

Durante la planeación debemos cumplir los siguientes pasos de acuerdo conMiranda M. J.J: http://www.administrativedigest.com/libreria.asp

Especificar claramente con los interesados los objetivos planteados en elproyecto.

Formular las estrategias para alcanzar los objetivos del proyecto.

Desagregar cada una de las actividades a realizar durante la ejecución delproyecto.

Identificar las actividades necesarias para lograr los resultados esperados,teniendo en cuenta el alcance formulado en el proyecto.

Definir las etapas en orden cronológico del proyecto.

Identificar cuales son los recursos necesarios para cumplir con el objetopropuesto.

De acuerdo con lo anterior podemos basarnos en la estructura del PMI, endonde la ejecución del proyecto requiere de un grupo interdisciplinario quepersiga los mismos objetivos, para lo cual se requiere que cada uno de losparticipantes de proyecto tenga claro cual es el alcance del proyecto en generaly en particular sepa con exactitud cual es su papel dentro del proyecto, lasmetas y los medios con que cuenta para alcanzarlos.

Teniendo en cuenta el tiempo que se tiene para ejecutar el proyecto, se debedefinir los requerimientos, las hipótesis y las restricciones del proyecto y así sedetermina el número de personas para cada actividad que se va a desarrollar,por lo tanto debemos:

Definir el talento humano en el proyecto

Identificar los perfiles de los profesionales, técnicos y demás colaboradoresque participan en el proyecto.

Gestión de la organización

De acuerdo con la estructura de la empresa donde se va a desarrollar elproyecto, debemos identificar cual es su estructura organizacional y como


Introducción

estará involucrado el personal del proyecto en la empresa. Esto es, definir sise van a compartir profesionales con otros proyectos que tiene la empresa,si se van a contratar solo por este proyecto, si se hará uso de otras áreasfuncionales de la empresa (contabilidad, área administrativa, entre otras)

Consecución talento humano

Determinar el mecanismo por medio del cual se realizará la selección delpersonal que requiere el proyecto ya sea interno (dentro de la mismaempresa) o externo.

Construcción del equipo de trabajo

Definir el equipo del trabajo identificando los roles y las responsabilidadesde cada uno de los participantes del proyecto, dando a conocer los alcancesdel proyecto y las expectativas de la empresa frente al proyecto y aldesempeño de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo.P

Relaciones interpersonales

Exponer la estructura jerárquica del proyecto y de la empresa donde sedesarrolla el proyecto.


Ampliación

AmpliaciónTécnicas para desarrollar el cronograma son:

Análisis matemático:

Consiste en emplear cálculo teórico de fechas de inicio y fin para todaslas actividades del proyecto. Los métodos mas conocido son:

Método del camino crítico.Método de Gantt.Técnica de evaluación y revisión de programas PERT.

Método del camino crítico

Se define como el camino más largo en términos de tiempo, del principio alfin de proyecto. Todo proyecto tiene por lo menos un camino crítico, perotambién puede ocurrir que tenga más de un camino crítico, incluso que todaslas rutas del camino sean críticas.

Permite identificar la secuencia de las actividades y se puede identificar yanalizar el efecto de cualquier cambio o atraso de una actividad. Por otraparte se pude analizar diferentes alternativas y las variables como tiempo,costo y recursos.

La suma de las duraciones de actividades críticas determinan la duración delproyecto

Cualquier atraso o adelanto en una actividad critica, implica un atraso oadelanto del proyecto.

En caso de contar con más personal o equipos, estos deberán ser asignadoscon prioridad a las actividades críticas, porque estarían desperdiciados losrecursos y haciendo un mal uso de ellos.


Ampliación

Profundizar en:

Ruta Critica http://www.cenidet.edu.mx/misc/cursoadmon/ruta%20critica.pdf

Las actividades que no están en la ruta crítica tienen una cierta cantidad deholgura; es decir, pueden empezar más tarde y permiten que el proyectocomo un todo se mantenga conforme a lo programado.

La base del camino crítico es el diagrama lógico.

Diagrama de Gatt o de barras

Permite ver gráficamente las actividades del proyecto en una escala detiempo, facilitando observar en que momento se inicia y se termina unaactividad, así como el tiempo de duración. El nivel de detalle lo determina elusuario.

Semana1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Actividad 1Actividad 2Actividad 3Actividad 4Actividad 5

PERT

Pert contempla la posibilidad de la incertidumbre en los tiempos estimadospara la ejecución de las actividades por ello hay que decidir bajo que ópticase analizan los tiempos: optimista, más probable o pesimista.

Tiempo optimista: es el tiempo mínimo que se necesita para desarrollar unaactividad. Para decidir el tiempo se consideran situaciones ideales para todaslas tareas relacionadas con una actividad, suponiendo que todo va a salirbien. Según (J. Noriega Santos 1984) existe un 1% de probabilidad determinar el trabajo en un tiempo menor al optimista.

Tiempo más probable: es el tiempo normal en el cual se puede desarrollaruna actividad y cuya estimación depende de la experiencia de haberrealizado esa actividad anteriormente en un proyecto similar.


Ampliación

El tiempo pesimista: es el tiempo que duraría en desarrollar una actividad sitodo se hiciera mal. Según (J. Noriega Santos 1984) existe un 1% deprobabilidad de terminar el trabajo en un tiempo mayor al pesimista.

A B C

INICIO FINAL

D E F

Método diagrama por procedencia

Método diagrama por flechas

En este diagrama cada actividad se encuentra representada por fechas, concabeza y cola, en la cola se inicia la actividad y termina la que precede. En lacabeza termina la actividad y se inicia la siguiente actividad. Entre la cabezay la cola se desarrollan las actividades simultáneas. Las actividades seidentifican por círculos.

Cola

Precede

Cabeza

Sigue

Actividad Simultánea

Elementos fechaTomado de Trayectoria Crítica. Jorge Noriega Santos Colombia 1984

Con las fechas y los círculos creamos el modelo que es la representacióngráfica de las secuencias, como se puede ver en el siguiente modelo.


Ampliación

B

A C

Inicio

D

E

G

F

Final

Diagrama de fechasAdaptado de Trayectoria Crítica. Jorge Noriega Santos Colombia 1984

La actividad A precede a la actividad B y a la D. La actividad A no estáprecedida por ninguna y no tiene ninguna simultaneidad.

La actividad B precede C, la actividad B está precedida por la A y essimultánea D.

La actividad C precede la actividad Final, está precedida por B y la actividadG es simultánea.

La actividad D precede E, la actividad D está precedida por la A y essimultánea B

La actividad E precede la actividad F, está precedida por D y es simultánea aBy G

La actividad G precede a la actividad F, está precedida por B y es simultáneacon C.

La actividad F precede la actividad Final, está precedida por E y G y ademáses simultánea con C.

Métodos condicionales de diagramación:

las técnicas de diagramación permiten el uso de actividades no secuenciales(como por ejemplo de compra de un ventana para una casa es una actividad


Ampliación

independiente de la compra del tapete) o ramales condicionales (por ejemplopara instalar los vidrios primero se debe instalar la ventana).

A B C

INICIO FINAL

D E F

Nivelación de recursos:

en muchas ocasiones nos veremos en la necesidad de ajustar el tiempo deejecución de una actividad que requiere más recursos durante ciertosperíodos de tiempo de los que hay disponibles. Para solucionar esteproblema, debemos asignar recursos críticos escasos a actividades de la rutacritica primero, aunque se corre el riesgo de realizar una programación máslarga en duración que la programación preliminar, por lo que se requiereapoyarse en programas de software de administración de proyectos queautomatizan él calculo del análisis matemático y de la nivelación de recursos,y por lo tanto permiten un trabajar con distintas alternativas que finalmentepermitirán ajustar los recursos.


Introducción

Respuestas a preguntas frecuentes

¿Cómo puede identificar si un profesional del equipo de trabajo,hará la actividad propuesta en el tiempo planeado?

La única forma de identificar su rendimiento es conociendo deantemano el desarrollo profesional de dicho trabajador. En algunosdocumentos especializados hay registros de rendimientos. Por ejemploConstrutada (obra civil)

¿Cómo identificar las actividades a desarrollar en un proyecto sinoconocemos nada del desarrollo del mismo?

Se pueden realizar dos tareas. Primera es buscar el juicio de expertos yque ellos determinen la secuencia y la otra forma que complementa laanterior es usar las plantillas de los proyectos anteriores.

Vamos a presentar una oferta al cliente que pide realizar unproyecto en un tiempo determinado y nosotros al realizar el análisisde las actividades vemos que estas demandan mayor tiempo. ¿Quése debe hacer?

Se debe mandar comunicación al cliente, explicando la situación y elanálisis para que este vuelva a evaluar el proyecto y defina el tiemporeal de ejecución. Si definitivamente no hay cambio mirar si vale o no lapena presentar la oferta.

¿Cómo definir la secuencia de una actividad?

El primer paso es tener claro la estructura detallada de trabajo delproyecto. Mirar proyectos similares que permitan identificar estasactividades y además apoyarnos en profesionales especializados queayuden a resolver las inquietudes del tema al respecto. También sepuede buscar información en literatura especializada.

¿Es posible realizar un cronograma de actividades asumiendo que ladedicación hombre día es de más de 12 horas?

No, porque estamos trabajando sobre un escenario muy optimista y nohay margen de holgura. Además por otra parte, sobre cargo altrabajador que cumple este horario y seguramente se cansará y surendimiento disminuirá.

¿Por qué fracasa la planificación?

Porque no tenemos claro el alcance del proyecto. En la medida queaumenten la incertidumbre del alcance del proyecto es más difícil


Introducción

acertar con la planeación, además es importante recordar que laplanificación no es estática, hay que ajustarla de acuerdo alconocimiento que tengamos del proyecto.

El proyecto cambia de gerente. ¿El nuevo gerente debe continuarcon el mismo equipo de trabajo?

Esto dependerá no solo del gerente sino de la organización donde serealiza el trabajo. pero en términos generales, es importante que elequipo continué, no sin antes, hacer una evaluación del rendimiento decada uno de los integrantes del equipo de trabajo por parte del nuevogerente.

¿Qué ocurre si nos ganamos una licitación con un gerente definido ypresentada su hoja de vida, ante la entidad que realizó la licitacióny este no puede realizar la gerencia del proyecto?

Se debe informar a la entidad contratante, explicarle la situación ypresentarle otro candidato para ejercer el cargo con igual o mejor hojade vida.

¿Qué puede ocurrir sino cumplo con el tiempo de ejecución delproyecto?

La entidad contratante puede hacer efectiva las pólizas de cumplimientodel contrato y además sancionarlo.

¿Cómo hacer para que los gerentes de proyecto no recarguen alequipo con exceso de trabajo?

Ignorar los conceptos de carga y nivelación de recursos es una prácticamuy habitual en la gerencia de proyectos. Por lo que el gerente deproyecto debe estar en contacto directo y de forma constante con losdiferentes profesionales para ir midiendo su capacidad, respuesta detrabajo y carga laboral. De esta forma él debe revaluar los roles yresponsabilidades del equipo de trabajo y si es necesario evaluar laposibilidad de incluir más personal, esto solo si se tiene la certeza denecesitarlos.

Exploración Web

Ejemplo retomado de la Web

En esta oportunidad vamos a leer dos artículo uno José Ivorra Valero “El arte degerenciar el talento humano en proyectos”, Julio 2002 y el otro RutaCritica http://www.willydev.net/descargas/WillyDev_ArtedeGerenciarelTalentoHumanoenProyectos.pdf

http://www.cenidet.edu.mx/misc/cursoadmon/ruta%20critica.pdf


Introducción

Pasos de la navegación

Reseña la importancia de los integrantes del equipo de trabajo en la correctaejecución del proyecto.

Existen muchos elementos que debemos coordinar para definir el momentode ejecución de las actividades dentro del proyecto, para esto podemosemplear procedimientos como la ruta crítica que nos permitirá realizar uncontrol sobre los tiempo de ejecución.

Resultados esperados

Lea cuidadosamente estos artículos, analícelos, téngalos en cuenta en elmomento de realizar el cronograma del taller y del proyecto.

Aplicación Web

Nombre del Taller

Taller de gestión de tiempo y talento humano

Procedimiento del taller desarrollado

Cronograma del proyecto

Determine el alcance y los objetivos del proyecto seleccionado.

Criterios en la construcción del cronograma

Identifique cuales son las directrices que se deben tener en cuenta para lacreación del cronograma.

Lista de actividades


Identifique y liste las actividades más representativas del proyecto

Introducción

Defina los tiempos de cada actividad

Sobre cada una de las actividades del punto anterior.

Plan de administración del cronograma

Especifique cuales serán las actividades que se van a realizar en caso depresentarse cambios en el cronograma.

Recursos del proyecto

Equipo de trabajo

Identifique grupos y niveles de autoridad en el proyecto.

Roles y responsabilidades del equipo de trabajo

Determinen cuales son los roles y funciones del equipo de trabajo.Emplee la siguiente tabla:

Rola

Funciones Nombres

Reporte y disponibilidad del equipo de trabajo

Determinen cuales son los niveles de autoridad (a quien reporta) y ladisponibilidad (horario) de cada miembro del equipo de trabajo. Empleela siguiente tabla:

Nombresa

Rol Funciones Disponibilidad

Directorio del equipo del proyecto

Diligencie la siguiente tabla con la información de todos los participantesdel proyecto.

Nombresa

Rol Organización Cargo Teléfonos E-mail


Introducción

Definición de equipos y materiales para el proyecto

Liste los equipos y materiales a emplear y el tiempo de uso de estedentro del proyecto

Creación del cronograma

Identificación de tareas

Establecimiento de secuencia

Análisis para la selección de personal

Duración de actividades

Camino crítico

Nivelación de recursos

Procedimiento del taller a desarrollar por el alumno

Identifique un proyecto dentro de los siguientes listados y realice punto a puntoel taller anteriormente citado.

Estos son los proyectos a realizar, recuerde seleccione uno (1).

1. Desarrollo e implementación de software para llevar la contabilidad de lacasa.

Diagnóstico para identificar las necesidades de compra de equipos computo2. para el departamento de Ingeniería de Alimentos de la Universidad de

Pamplona.

3. Dotación de equipos de cómputo para el registro de correspondencia de larectoría de la Universidad de Pamplona.

ActividadEs todo aquello que tiene un principio, un fin y consume recursos.

AlcanceCorresponde a todas las actividades que se deben realizar para lograr elobjetivo de la ejecución del proyecto.


Introducción

CiclodevidadelproyectoCorresponde a las etapas de preinversión (identificación, formulación,evaluación y negociación) ejecución, operación y la evaluación ex post.

ClientePersona u organización que proporciona los recursos necesarios parallevar a cabo la ejecución del proyecto.

EntregablesSon documentos que deben ser entregados como avances parciales delproyecto, en muchos casos el pago parcial del proyecto está ligado estosentregables.

Estructuradetalladadetrabajo(WBS)Fuente primaria de información para la definición de actividades deacuerdo con el alcance definido del proyecto.

HipótesisProcesos que durante la etapa de planificación se consideran verdaderos.

HitoEs el principio o fin de una actividad, no consume tiempo, no consumerecursos, solo es un punto de control.

HolgurasSon las márgenes de tiempo que tienen las actividades, para atrasarseen su iniciación o terminación sin alterar la duración total del proyecto.

JuiciodeexpertosSe refiere al conocimiento especializado de cualquier grupo o individuo yse puede obtener de muchas otras fuentes que incluyen otras áreasdentro de la organización ejecutora, consultores, profesionales yasociaciones técnicas, grupos de industria.


ObjetivodelproyectoEnunciado claro y preciso de los propósitos, fines y logros a los cuales seaspira llega, para satisfacer las necesidades y los requerimientosacordados de los interesados durante el curso del proyecto.

Introducción

PlantillasLista de actividades que hicieron parte de un proyecto anterior y sepueden emplear como modelo para proyectos futuros. También puedecontener una lista de aptitudes de los recursos y la cantidad de horas deesfuerzo requerida, identificación de riesgos y cualquier otra informacióndescriptiva.

ProcesodeplanificaciónEs el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiadopara el logro de los mismos antes de emprender la acción.

RequerimientosderecursosCorresponde a la cantidad de personas que se requieren para realizaruna actividad para un tiempo determinado por ejemplo, dos personashaciendo un programa juntas serán capaces de completar una actividadde diseño en la mitad del tiempo que le tomaría a cada unoindividualmente realizar la tarea, mientras que una persona trabajandomedio tiempo en la actividad tomará generalmente el doble del tiempoque la misma persona trabajando tiempo completo.

RestriccionesSon factores que limitan el rendimiento del proyecto. Por ejemplo, unpresupuesto predefinido es una restricción ya que puede limitar laasignación de personal.

Stakeholdersinteresados directos e indirectos de un proyecto que teniendo algún tipode interés en este, le brindan su apoyo . Los STAKEHOLDERS son gruposcon poder real o potencial para influir en las decisiones gerenciales.

TalentoPersonas que emplearán para la ejecución del proyecto.

Humano


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