Diplomado Gerencia en Planeación Estratégica · Determinar el Tipo de Naturaleza Factores de la...
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Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Temática Sesión IX
1. Formulación de Metas2. Formulación de Indicadores3. Alineación productos vs proyectos4. Equipos de trabajo5. Taller práctico
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Meta
• Expresión de un objetivo entérminos cualitativos ycuantitativos.
• Valor esperado (objetivo)que espera alcanzar unindicador en un período detiempo.
• Conduce a lograr el objetivo.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
¿Qué quiero?
¿A dónde quiero llegar?
¿Por qué lo quiero?
¿Cómo puedo hacerlo?
Metas
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Tener en cuenta lo siguiente:
• Específicas
• Medibles
• Acordadas
• Realistas
• Delimitadas
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Eficacia
Mide el grado de
cumplimiento de los
objetivos planteados,
cumplimiento de la meta.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Eficiencia
Describe la relación entre dos magnitudes
físicas, estableciendo la cantidad de
producto o servicio ofrecido dado el nivel
de recurso disponible, o la producción
física de un bien o servicio y los insumos
que se utilizaron para alcanzar el nivel de
producto.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Efectividad
Mide los resultados alcanzados frente a los bienes o
servicios generados a los clientes o usuarios, de esta
manera la medición de la efectividad se realiza luego de
finalizar lo planeado.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Gestión
Grupo de acciones necesariaspara transformar determinadosinsumos en productos en unperiodo determinado y dentrodel marco de una política,programa o proyecto enparticular.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Herramienta de Seguimiento
Corresponde a todos los sistemas, aplicaciones, bases de datos enExcel o cualquier otro paquete informático que permiten elregistro y la trazabilidad de productos y actividades.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Indicador
Es una expresión queestablece una relación entredos o más variables, la quecomparada con periodosanteriores, productossimilares o una meta ocompromiso, permiteevaluar el desempeño.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Línea Base
Valor del indicador que se
fija como punto de partida
para evaluarlo y darle
seguimiento.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Medición
Actividades desarrolladas para evaluar el Sistema de Gestión deCalidad, el cumplimiento de los objetivos, el seguimiento de losproyectos y la gestión de las dependencias o los procesos através de indicadores o cualquier otro instrumento que permitaestablecer el grado de utilización de los recursos, el logro de losobjetivos propuestos y su impacto.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Oportunidad
Espacio o periodo de tiempo
conveniente o suficiente,
establecido por quien ofrece el
producto o servicio, para cumplir
con su elaboración y/o entrega.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Seguimiento
Proceso continuo en el
tiempo que genera
información sobre el
progreso de una política,
programa o proyecto.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Pertinencia
Aquello que viene a
propósito, corresponde o es
concerniente a la necesidad
que satisface el producto o
servicio generado.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Indicadores
Representación cuantitativa(variable o relación entrevariables), verificableobjetivamente, a partir del cualse registra, procesa y presentala información necesaria paramedir el avance o retroceso enel logro de un determinadoobjetivo.
Son insumos necesarios pararealizar seguimiento yevaluación, entendiéndose porseguimiento la verificacióncontinua en el tiempo deinformación que permitanconocer el progreso de unobjetivo específico.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Pasos para la formulación de Indicadores
1. Identificar qué se quiere
medir.
2. Seleccionar el indicador.
3. Definir el tipo o naturaleza del
indicador.
4. Definir variables y fuentes de Información.
7. Documentar a través de una hoja
de vida.
6. Establecer responsables del cálculo y análisis de los
indicadores
5. Definir periodicidad de la
medición.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Identificar que se quiere medir (objetivos o productos)
• La identificación representa elpunto de partida de laformulación de los indicadores.
• Se contrasta con un objetivo ouna meta.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Seleccionar el indicador
• Listar los posiblesindicadores que puedenser utilizados.
• Se contrasta con unobjetivo o una meta.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Criterios a tener en cuenta
CLARO
Debe ser preciso e inequívoco, fácil de
interpretar por quienes lo evalúan,
analizan y/o consultan
¿QUÉ O CUÁL es la medición?……. UNIVERSO a
considerar
RELEVANTE
Apropiado al tema tratado, debe
expresar claramente lo que se está
evaluando
¿Permite verificar el logro del objetivo?
ECONÓMICO
Disponible a costos razonables
¿El beneficio de la información es mayor
que el costo de obtenerla?
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Nota: no necesariamente debe cumplir con todos los criterios.
MEDIBLEQue se pueda expresar en
números, cifras o datos que contribuyan a la toma de decisiones, evitando
subjetividad
ADECUADO
Las variables seleccionadas deben ser
reales, verificables, medibles y representar claramente lo que se
pretende evaluar
¿Es suficiente para emitir un juicio respecto del
desempeño del proceso?
Criterios a tener en cuenta
Determinar el Tipo de Naturaleza
1) Eficacia
2) Eficiencia
3) Efectividad
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Cobertura: grado en que las
actividades que realiza, o los
servicios que ofrece, una
empresa son capaces de
cubrir o satisfacer la demanda
total.
Determinar el Tipo de Naturaleza
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Calidad: capacidad de la institución para responder en formarápida y directa a las necesidades de sus usuarios, mejorandolos atributos o características de los servicios.
Determinar el Tipo de Naturaleza
Factores de la calidad: Oportunidad Accesibilidad Percepción de usuarios Precisión y continuidad en la entrega
de los servicios Comodidad Cortesía en la atención
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Definir las variables de los indicadores y fuentes de información
• Estas pueden ser cuantitativas (seexpresan en forma numérica) ocualitativas (asociadas acaracterísticas o cualidades delaspecto a medir).
• Para cada una de las variables se debeidentificar la fuente de informaciónque brinda los datos requeridos parala fórmula matemática.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Definir la periodicidad de medición
Espacio de tiempo con el cualse deben calcular y registrar loslogros obtenidos tras lamedición del indicador (anual,mensual, bimestral, semestral,entre otros).
Nota: Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos, la complejidad del objetivo oproducto, facilidad para obtener información, analizar y generar los datos, la periodicidadde ejecución, así como la disponibilidad de los datos.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Establecer los responsables del cálculo y análisis
• Presentar al responsable delanálisis los resultados obtenidosy apoyar el ejercicio de análisis.
• Recolectar, tabular, registrar ypresentar de manera oportunala información de losindicadores.
Nota: corresponde al jefe del área realizar el análisis de los resultados y estableceracciones.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
• Socializar periódicamente losresultados obtenidos.
• Definir, validar y/o ajustar losparámetros del indicador(programación de metas, tendenciay/o periodicidad de medición).
• Apoyar en la formulación deacciones preventivas, correctivas ode mejora cuando se requiera.
Establecer los responsables del cálculo y análisis
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Documentar los indicadores
Registrar la información
asociada al indicador en una
hoja de vida.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Nombre del indicador: debe ser claro, corto y en lo posible auto
explicativo, se sugiere que esté compuesto por dos elementos: la
condición deseada y el objeto a cuantificar y si se considera
pertinente una parte descriptiva.
Ejemplo:
Eficacia en la atención a incidentes
Condición deseada + el objeto a cuantificar
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Objetivo del Indicador: razón de ser, para que fue
formulado.
Medir el grado en que se cumplen los servicios a usuarios de TIC
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Proceso relacionado: Registrar el proceso asociado alSistema de Gestión de Calidad.
Servicio de Tecnología de Información y Comunicaciones
Área: Hace referencia a una dependencia y/o área específica.
Informática
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Fórmula de cálculo: corresponde a la operación matemática a
realizar con las variables para obtener el resultado o logro del
indicador.
Número de incidentes cerrados del mes
Total de incidentes recibidos en el mes actual
* 100
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Fuente de datos: identificar la
fuente de información donde se
van a tomar los datos para
registrar la información.
Bases de datos, personas,
sistemas de información entre
otros.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Fuente de datos: debe poseer
las siguientes características:
Confiable
Verificable
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Periodicidad de medición:
Frecuencia con la cual se
recolectará, calculará y registrará
la información de los logros
obtenidos tras la medición del
indicador.
Puede ser: anual, semestral,
trimestral, bimestral y mensual.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Tendencia: corresponde al
comportamiento en que se
programarán las metas y se
deberán obtener los logros.
Constante: metas y logros para
todos los periodos es el mismo.
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Tendencia creciente o incremental: los resultados esperadoscorresponderán a buscar siempre un mayor valor, de unperiodo a otro, lo cual indica metas ascendentes entre losperiodos.
Datos / Meses Enero Febrero Marzo Abril
Variable 1 18 11 75 50
Variable 2 20 12 80 50
Meta propuesta 90% 92% 95% 100%
Calculo Logro 18/20=90% 11/12=91% 75/80=93.7% 50/50=100%
Cumplimiento meta 100% 99% 98.6% 100%
Módulo V – Contextualización
Planeación Estratégica
Creciente o incremental con línea base: los resultados esperadoscorresponderán a buscar siempre un mejor comportamiento.
Datos / Meses Enero Febrero Marzo AbrilVariable 1 18 28 45 89
Variable 2 20
2 (Sin atender del
periodo anterior)+30
(Del periodo evaluado)
=32
4 (Sin atender del
periodo anterior)
+50 (Del periodo
evaluado)=54
9 (Sin
atender del
periodo anterior)
+80 (Del
periodo evaluado
)=89
Meta propuesta 90% 92% 95% 100%Calculo Logro 18/20=90% 28/32=87.5% 45/54=83.3% 89/89=1
00%Logro tipoincremental con líneabase
100% 95.10% 87.68% 100%
Incluye el rezago delas variables delperiodoinmediatamenteanterior.