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rea Sistema Nacional de Contabilidad V

1VActualidad Gubernamental N 46 - Agosto 2012

Notas de contabilidadCmo y cundo registrarlas?

reaSistema Nacional de

Contabilidad V

Info

rme

Espe

cial

Autor : Mg. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza*

Ttulo : Notas de contabilidad Cmo y cundo registrarlas? - Parte I

Fuente : Actualidad Gubernamental, N 46 - Agosto 2012

Ficha Tcnica

1. Introduccin 2. Concepto de notas de contabilidad3. Tipos de notas de contabilidad

Sumario

* Exconsultor del SIAF - MEF. Asesor y consultor de gobiernos locales. Docente universitario - Posgrado.

1. IntroduccinLa adecuada elaboracin de los estados nancieros radica en el correcto y opor-tuno registro de las operaciones conta-bles, pero no es su ciente registrar los ingresos y gastos en un 100% aplicando el principio de la partida doble, sino, adems, los contables deben registrar aquellas operaciones que no necesaria-mente constituyen ingresos o gastos, que en la prctica contable son conocidas como notas de contabilidad. Qu notas contables debemos registrar y cul es el procedimiento? En el presente artculo, analizaremos la importancia de las mismas y en qu tipo de operaciones es permiti-do realizar el registro contable mediante notas de contabilidad.

2. Concepto de notas de conta-bilidad

En la legislacin peruana, no tenemos marco legal alguno que de na y men-cione el uso de las notas de contabilidad, sin embargo, podemos de nir que estas vienen hacer documentos internos y ex-clusivos del rea contable, que constituye un soporte de la contabilidad ya que tiene

por nalidad el registro de las operaciones contables. Por otro lado, es recomenda-ble que las notas de contabilidad tengan una numeracin consecutiva que per-mita tener un control sobre las mismas, igualmente debe contener la fecha de elaboracin y el nombre de la persona o personas que intervinieron en su ela-boracin; asmismo, esta debe contener claramente las cuentas utilizadas con sus respectivos montos en las columnas del debe y del haber.

Por lo general, solo es necesario el regis-tro de las notas de contabilidad cuando correspondan, las cuales deben estar debidamente fundamentadas, por ello estas deberan ser rmadas y archivadas, no es recomendable registrar notas de contabilidad si la operacin no tiene ningn sustento. Y para evitar el uso innecesario de notas de contabilidad, deberan implementarse medidas de control, como por ejemplo la autorizacin de un funcionario del rea administrativa, que autorice el registro de las operaciones mediante notas de contabilidad. Debe quedar claro que la nota de conta-bilidad no reemplaza a los comprobantes de pago, llmese facturas, recibo por honorarios, entre otros, por tal motivo, generalmente usamos notas de contabi-lidad para registrar algunas operaciones internas, y es necesario recordar que los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes de origen interno o externo.

Es importante destacar que el SIAF-SP, identi ca el uso y registro de las opera-ciones mediante notas contables, facili-tando de esta manera a los contadores el correcto y adecuado uso de las notas, adems el sistema permite la impresin de los mismos. Cabe sealar que el software estable las cuentas contables para cada tipo de notas de contabilidad, para tal efecto, las operaciones mediante el uso de las mismas se registran en la siguiente ruta

del mdulo contable del SIAF: Registro/Notas de Contabilidad. Antes de pasar a los casos prcticos, me gustara hacer incidencia al hecho de que las operaciones mediante notas de con-tabilidad deberan ser autorizadas por los funcionarios que correspondan para darle consistencia a las operaciones contables. Se debe recordar que cada nota de con-tabilidad que se realiza en la o cina de contabilidad alimenta informacin para los estados nancieros. Una vez ms pre-ciso la importancia de la autorizacin. En Colombia, los documentos contables no se autorizan mediante rmas digitales, sino siempre con rmas autgrafas, adems, el hecho de que las notas contables impresas tengan la rma de quien las elabor y de quien las autoriz sirve para garantizar que no existan funcionarios totalmente autnomos; es decir, funcionarios que solo elaboran las notas contables, pero sin que nadie se los revise o autorice, algo que siempre debera existir en las entidades pblicas con un buen nivel de control interno.

3. Tipos de notas de contabilidad Para poder explicar los tipos de notas de contabilidad, usaremos la base de datos del SIAF-SP (Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico), los cuales se han clasi cado en 16 grupos, identi cados con los cdigos siguientes:

a. 010000 Asiento de apertura b. 020000 Movimiento de bienesc. 030000 Cargas diferidasd. 040000 Ingresos variose. 050000 Gastos variosf. 060000 Deudag. 070000 Costo de ventash. 080000 Transferenciasi. 090000 Provisiones

Parte IParte I

Informe EspecialV

2V Actualidad Gubernamental N 46 - Agosto 2012

j. 100000 Otras operaciones complementariask. 120000 Regularizacin patrimoniall. 130000 Asientos de cierrem. 140000 Cuentas de ordenn. 150000 Asientos de liquidacin, extincin y/o fusino. 170000 Asientos de liquidacin, extincin y/o fusin cierrep. 180000 Saneamiento contable En los siguientes casos prcticos, haremos incidencia solamen-te en el registro contable a travs de notas de contabilidad y no en el registro completo de las operaciones de ingresos y egresos.

a) 010000 Asiento de apertura En este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, cuyos cdigos son los siguientes:

- 001 Asiento de apertura de cuentas patrimoniales- 002 Asiento de apertura de cuentas de orden- 003 Liquidacin, extincin y/o fusin, asientos de reapertura

de cuentas de balance- 004 Liquidacin, extincin y/o fusin, asientos de reapertura

de cuentas de orden

X DEBE HABER

9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 910101 Contratos y proyectos aprobados 100,000.00 910108 rdenes de compras aprobadas 30,000.00 910109 rdenes de servicios aprobados 70,000.009102 CONTRATOS Y COMPROM. POR EL CONTRAR. 910201 Contratos y proyectos por ejecutar 100,000.00 910208 rdenes de compras por ejecutar 30,000.00 910209 rdenes de servicios por ejecutar 70,000.00 Por el asiento de apertura de cuentas de orden.

X DEBE HABER

1503 VEHCULOS, MAQUINARIAS Y OTROS 22,000.00 150301 Vehculos 15030101 Para transporte terrestre4403 DONACIONES DE CAPITAL RECIBIDAS 22,000.00 440302 En bienes 44030203 De otras unidades de gobierno 4403020301 Gobierno Nacional Por las transferencias recibidas de bienes de capital.

A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP:

b) 020000 Movimiento de bienesEn este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, seleccionando los siguientes cdigos:

La UE 777, al inicio del ejercicio, tiene saldos en cuentas de orden. En tal sentido, la o cina de contabilidad elabora la nota de contabilidad usando los siguientes cdigos: 010000-002.

Caso Prctico N 1

Caso Prctico N 2

La Unidad Ejecutora 11100 recibe de su Pliego 99999 en calidad de transferencia un vehculo, valorizado en S/.22,000.00 nuevos soles. Para este caso, la o cina de contabilidad elabora la nota contable, usando los siguientes cdigos: 020000-019.

- 001 Costo de bienes fabricados por la entidad - 003 Donaciones y transferencias de bienes corrientes y de

capital otorgados- 004 Faltantes de existencias y mermas por prdida de peso. - 005 Bienes reingresados al almacn - 006 Costo neto por retiro bienes de capital- 007 Traslado de construcciones en curso a edi cios y/o

estructuras - 008 Donaciones recibidas en bienes de capital e inversiones

intangibles - 009 Bienes corrientes y de capital sobrantes de inventario

y alta de bienes - 010 Aportes a empresas en bienes de capital e intangibles. - 011 Donaciones recibidas en bienes corrientes - 012 Entradas al almacn de bienes en trnsito - 013 Traslado de estudios de nitivos y otros a construcciones

en curso - 014 Castigo de existencias provisionadas - 015 Entrega de suministros para consumo, produccin e inv.

Intangibles - 016 Retribuciones al personal administrativo en bienes - 019 Transferencias de bienes de capital recibidos y entrega-

dos entre entidades pblicas- 020 Entradas al almacn de unidades por recibir- 024 Traslado de productos terminados a existencias y otros.- 026 Baja de bienes corrientes y de capital- 029 Entrega de medicamentos por gratuidad de cobertura

del SIS - 030 Transferencia de bienes corrientes - 031 Entrega de bienes de asistencia social - 032 Traspaso de bienes entre unidades ejecutoras del

mismo pliego - 033 Edi cios, estructuras y terrenos afectados en uso - 034 Baja contable de edi cio y terreno por enajenacin

de inmuebles - 035 Traslado a bienes para las ventas por edi cio y te-

rrenos - 037 Desafectacin en uso de edi cios, estructuras y terre-

nos





A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP.A continuacin, mostramos la nota contable registrada en el

SIAF-SP:

Caso Prctico N 3Caso Prctico N 5

Caso Prctico N 6

La Municipalidad 301034, segn Pecosa N 100, realiza la salida de bienes de los almacenes por la suma de S/.3,000.00. Para este caso, la o cina de contabilidad elabora la nota de contabilidad, usando los siguientes cdigos: 020000-015.

La Municipalidad Yo Gobierno Bien realiz la construccin de un centro educativo, bajo la modalidad por contrata, valori-zado en S/.130,000, asimismo se realiz la liquidacin tcnica nanciera por dicho monto. En tal sentido, como la obra ya fue culminada, la o cina de contabilidad elabora la nota contable para activar dicha obra, para ello usa los siguientes cdigos: 020000-007.

La Unidad Ejecutora 0001 recibi recursos por la suma de S/.50,000.00 del Pliego 111 bajo la modalidad de encargos, para la ejecucin de obras, despus de un perodo determinado la Unidad Ejecutora, cumpli con realizar los gastos en los nes previstos y ahora tiene que hacer la rendicin al Pliego por el monto asignado. En tal sentido, la o cina de contabilidad elabora la nota contable para dicha rendicin, para ello usa los siguientes cdigos: 030000-001.

X DEBE HABER

5301 CONSUMO DE BIENES 530103 Combustible, lubricantes 53010301 Combustible 1,000.00 530105 Materiales y tiles 53010501 De o cina 53010502 Papelera en general 2,000.00 1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO 130103 Combustible, lubricantes 13010301 Combustible 1,000.00 130105 Materiales y tiles 13010501 De o cina 13010502 Papelera en general 2,000.00Por la salida de bienes de los almacenes.

Caso Prctico N 4

La Municipalidad ABC, segn Pecosa N 030, realiza la salida de bienes de alimentos del Programa del Vaso de Leche por la suma de S/.2,700.00. Para este caso, la o cina de contabilidad elabora la nota de contabilidad, usando los siguientes cdigos: 020000-031.

X DEBE HABER

5202 PRESTACIONES Y ASISTENCIA SOCIAL 2,700.00 520203 Entrega de bienes y servicios 52020301 Apoyo alimentario 5202030101 Alimentos programas sociales 1303 BIENES DE ASISTENCIA SOCIAL 2,700.00 130301 Entrega de bienes y servicios 13030101 Apoyo alimentario 1303010101 Alimentos programas socialesPor la salida de alimentos del PVL.

X DEBE HABER

1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 130,000.00 150102 Edi cios no residenciales 15010202 Instalaciones educativas 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 130,000.00 150107 Construcciones edi cios no residenciales 15010702 Instalaciones educativas 1501070201 Por contrataPor el traslado de nitivo de construcciones en curso al centro educativo.

c) 030000 Cargas diferidasEn este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, seleccionando los siguientes cdigos:

- 001 Rendicin documentada de encargos recibidos - 002 Alcuotas de gastos pagados por adelantado - 003 Rendicin documentada de cargas diferidas

Informe EspecialV


X DEBE HABER

2104 INTERMEDIACIN DE RECURSOS MONETARIOS 50,000.00 210404 Encargos recibidos 1205 SERVICIOS Y OTROS CONTRATOS POR ANTIC. 50,000.00 120506 Encargos generales 12050602 Ejecucin de encargos recibidosPor la rendicin de encargos recibidos

X DEBE HABER

2501 INGRESOS DIFERIDOS 7,000.00 250101 Venta de bienes y servicios 4303 VENTA DE SERVICIOS 7,000.00 430305 Ingresos por alquileres 43030501 Inmuebles y terrenos 4303050101 Edi cios e instalaciones Por la realizacin de los ingresos diferidos.

X DEBE HABER

5506 OTROS GASTOS DIVERSOS 15.00 550699 Otros gastos diversos 1101 CAJA Y BANCOS 15.00 110103 Depsitos en instituciones nancieras 11010301 Cuenta corriente 1101030102 Recursos directamente recaudados Por la realizacin de los ingresos diferidos.



d) 040000 Ingresos variosEn este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, con los cdigos que se detallan a continuacin:

- 001 Ingresos diferidos aplicables al ejercicio vigente - 002 Diferencia de cambio en moneda extranjera - favorable - 003 Regularizacin de provisiones de cobranza dudosa y

reclamaciones de ejercicios anteriores- 004 Registro del extorno de ingresos por gratuidad de me-

dicamentos

Caso Prctico N 7

Caso Prctico N 8

La Unidad Ejecutora 0003 durante el mes de enero efectu la cobranza de alquiler de inmueble correspondiente a los meses de enero, febrero y marzo a razn de S/.7,000.00. Cabe precisar que el monto cobrado por los meses de febrero y marzo constituyen ingresos diferidos que al momento del cobro fueron contabiliza-dos en la cuenta contable 2501 - Ingresos diferidos. Entonces, al culminar los meses de febrero y marzo la o cina de contabilidad debe elaborar la nota contable, utilizando los cdigos 040000-001, a n de saldar la cuenta mencionada.

La Unidad Ejecutora 333 tiene aperturada una cuenta corriente en dlares americanos, al cierre del ejercicio tuvo una prdida de S/.15.00 por tipo de cambio. La o cina de contabilidad debe elaborar la nota contable, utilizando los cdigos 050000-006.


e) 050000 Gastos variosEn este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, que son reconocidas a travs de los cdigos siguientes:

- 001 Costo neto por retiro de inversiones intangibles - 002 Costo neto de valores y participaciones - 004 Certi cados tributarios y reclamos de terceros aprobados

del perodo - 006 Diferencia de cambio en moneda extranjera - desfavo-

rable

f) 060000 DeudaEn este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, que son recono-cidas a travs de los cdigos siguientes:

- 001 Gastos ejercicios anteriores, amor-tizacin deuda interna y externa

- 002 Suscripcin de acciones en orga-nizaciones internacionales-DNEP

- 003 Gastos ejercicios anteriores, sus-cripc. acciones en org. internac. - DNEP

- 008 Gastos ej. ant.-ints,com.y otros - deuda pblica .interna y ext. - h.aval

- 009 Amortizacin deuda publica exter-na mediano/largo plazo-rec.emp.

- 012 Gastos ej. ant.ints. comisiones y otros g.-deuda pblica externa

- 017 Intereses, comisiones y otros gastos de la deuda pblica interna

- 018 Intereses, comisiones y otros gastos deuda pblica externa-honra de aval

- 020 Intereses, comisiones y otros gastos deuda pblica externa

- 023 Gastos ej. ant.-amortizacin deuda pblica externa-bonos

- 024 Gastos ejerc. ant.-amortizacin deuda pblica interna-corto plazo

- 025 Gastos ej. ant.-amortizacin deuda pblica interna-crditos y bonos

- 026 Gastos ej. ant.-amortizacin de deuda pblica externa



- 057 Desembolsos deuda interna em-presas pblicas-aos anteriores

- 058 Desembolsos deuda interna em-presas pblicas-perodo vigente

- 059 Desembolsos deuda interna insti-tuciones pblicas-aos anteriores

- 060 Desembolsos deuda interna insti-tuciones pblicas-perodo vigente

- 061 Desembolsos deuda interna go-biernos locales-aos anteriores

- 062 Desembolsos deuda interna go-biernos locales-perodo vigente

- 063 Desembolsos deuda interna em-presas privadas-aos anteriores

- 064 Desembolsos deuda interna em-presas privadas-perodo vigente

- 065 Desembolsos deuda interna corto plazo empresas pblicas-aos anteriores

- 066 Desembolsos deuda interna corto plazo empresa pblica-perodo

- 067 Desembolsos deuda interna corto plazo instituciones pblicas-aos anteriores

- 068 Desembolsos deuda interna corto plazo instituciones pblicas-pero-do

- 069 Desembolsos deuda interna corto plazo empresa privada-aos ante-riores

- 070 Desembolsos deuda interna corto plazo empresa privada-perodo

- 071 Reg. al adeudado-reprogramacin anulacin de saldos

- 072 Reg.al adeudado-reprogramacin incremento de saldos

- 073 Otras regularizaciones al saldo adeudado externa

- 074 Regularizaciones al adeudado interna-crditos y bonos

- 075 Regularizaciones al adeudado - transferencias

- 076 Regularizaciones al adeudado - organismos internacionales

- 077 Asuncin de deudas corto plazo externa

- 081 Amortizacin deuda pblica exter-na-honra de aval-dbito DNEP

- 085 Reg.al adeudado-reprogramacin anulacin de saldos-honra de aval

- 086 Reg.al adeudado-reprogramacin anulacin de saldos-directa enti-dades

- 087 Otras regularizaciones de adeu-dado/carga financiera-directa entidades

- 088 Regularizaciones al adeudado interna crditos-directa entidades

- 089 Regularizaciones al adeudado-transferencias-cuentas de orden

- 091 Regularizaciones al adeudado- externa-directa entidades

- 092 Ajuste por revaluacin de directa entidades

- 093 Transferencias entregadas de in-versiones en valores (DNEP)

- 094 Recuperacin de deuda avalada y asumida

- 095 Intereses generados por cuentas por cobrar.

- 096 Diferencia de cambio - DNEP.- 097 Traspaso de recursos / cargas en

cuenta de prstamos otras enti-dades

- 098 Regularizacin saldo adeudado deuda no avalada

- 099 Control deuda no avalada - 101 Aprobacin de capital autorizado-

suscripcin / contribuciones y aportes-DNEP

- 102 Bonos emitidos por empresas e instituciones pblicas y garantas

- 103 Cancelacin/regularizaciones de bonos emitidos por empresas e instituciones pblicas y garantas

- 105 Prdida por colocacin de bonos soberanos (bajo la par)

- 106 Ajustes por emisin de bonos del Estado

- 107 Control de operaciones de endeu-damiento pblico

- 108 Rebajas y/o ajustes de suscripcin de contratos por operaciones de endeudamiento

- 109 Diferencias de cambio de cuentas de orden - DNEP

- 110 Rebaja y/o incremento de carga nanciera por ejecucin de con-tratos

- 111 Ganancia por colocacin de bonos soberanos sobre la par

- 112 Por obligacin de pago a la contra-parte-cobertura de riesgo - DNEP

- 113 Transferencia de recursos a la contraparte-cobertura de riesgos - DNEP.

- 114 Depsito realizado por la contra-parte-cobertura de riesgo - DNEP.

- 027 Amortizacin deuda pblica inter-na - honra de aval

- 028 Gastos ej.ant.-ints,com.y otros gastos d.p.externa-tra. rec. emp.

- 030 Amortizacin deuda pb. interna-mediano/largo plazo

- 031 Amortizacin deuda publica externa-honra de aval

- 035 Deuda interna y externa asumida - 036 Aportes de capital por operaciones

de endeudamiento pblico - 037 Carga financiera por devengar

deuda interna y externa y ajustes - 038 Amortizacin d.ext.mediano/largo

plazo-traspaso de recursos gobier-no

- 039 Intereses, comisiones y otros cargos d.externa-traspasos de recursos gobierno

- 041 Regularizacin al adeudado por condonacin/conversin de deu-das

- 042 Suscripcin de contratos de deuda pblica interna, externa, aportes y otros

- 043 Emisin de bonos del Estado - 044 Amortizacin/carga nanciera deu-

da directa de entidades-recursos propios-entidades

- 045 Desembolsos deuda externa gobierno regional-efectivo-aos anteriores

- 046 Desembolsos deuda externa go-bierno regional-efectivo-perodo

- 047 Desembolsos deuda externa em-presas pblicas aos anteriores

- 048 Desembolsos deuda externa em-presas pblicas perodo

- 049 Desembolsos deuda externa insti-tuciones pblicas aos anteriores

- 050 Desembolsos deuda externa insti-tuciones pblicas perodo

- 051 Desembolsos deuda externa go-bierno locales aos anteriores

- 052 Desembolsos deuda externa go-biernos locales-perodo

- 053 Desembolsos deuda externa em-presas privadas-aos anteriores

- 054 Desembolsos deuda externa em-presas privadas-perodo

- 055 Desembolsos deuda interna go-bierno regional-aos anteriores

- 056 Desembolsos deuda interna go-bierno regional-perodo vigente

Caso Prctico N 9

El Pliego 00333 emite bonos por la suma de S/.100,000.00, por tal motivo dicha emisin es controlada a travs de cuentas de orden. La o cina de contabilidad debe elaborar la nota contable, utilizando los cdigos 060000-043.

X DEBE HABER

9103 VALORES Y GARANTAS 100.000.00 910302 Especies y documentos valorados emitidos 9104 VALORES Y GARANTAS POR CONTRA 100,000.00 910402 Especies y documentos valorados emitidosPor el control de la emisin de bonos.

Informe EspecialV





g) 070000 Costo de ventasEn este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, que son reconocidas a travs de los cdigos siguientes:

- 001 Costo de ventas-mercaderas, bienes producidos y otros.- 002 Devolucin de bienes y servicios vendidos - 003 Costos diferidos aplicados al ejercicio - 004 Costo de ventas por inmuebles y terrenos

Caso Prctico N 10

El hospital El Carmen compra y vende medicamentos, en tal sentido aplica el costo de ventas de los frmacos vendidos por la suma de S/.5,500.00, por lo que la o cina de contabi-lidad debe elaborar la nota contable, utilizando los cdigos 070000-001.

X DEBE HABER

5701 COSTO DE VENTAS ACTIVOS NO FINANCIEROS 5,500.00 570106 Costo de venta de bienes 57010601 Costo de bienes para la reventa1308 PRODUCTOS TERMINADOS 5,500.00 130801 Productos farmacuticosPor la aplicacin del costo de ventas.


h) 080000 TransferenciasEn este grupo, se registran las siguientes notas de contabilidad, que son reconocidas a travs de los cdigos siguientes:

- 001 Transferencia depreciacin, agotamiento y amortizacin entre entidades

- 013 Transferencia de bienes corrientes entre entidades.

Caso Prctico N 11

La Municipalidad A trans ere repuestos que son conside-rados bienes corrientes a la Municipalidad B por un valor

de S/.2,000.00. En tal sentido, la Municipalidad A registra la nota de contabilidad, utilizando, los cdigos 080000-013.

X DEBE HABER

5401 DONACIONES CORRIENTES OTORGADAS EN BIENES 2,000.00 540102 En bienes

54010203 A otras unidades de gobierno

5401020303 A los gobiernos locales

1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO 2,000.00 130105 Materiales y tiles

13010501 De o cina

1301050101Repuestos y accesorios

Por las transferencias de bienes corrientes otorgadas.

Asimismo, la Municipalidad B registra la nota de contabilidad por los bienes corrientes recibidos, usando el cdigo 080000 - 013.

X DEBE HABER

1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO 2,000.00 130105 Materiales y tiles

13010501 De o cina

1301050101Repuestos y accesorios

4401 DONACIONES CORRIENTES RECIBIDAS EN BIENES 2,000.00 440102 En bienes

44010203 A otras unidades de gobierno

4401020303 los gobiernos locales

Por las transferencias de bienes corrientes recibidos.

Continuar en la siguiente edicin...

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