EL ALMACÉN.

Concepto

Clasificación

Áreas físicas del almacén

Tipos de almacenamiento

El control interno en el almacén

El personal del almacén

Medios para el manejo de materiales y productos dentro del almacén

La administración de almacenes como ventaja competitiva para las empresas

Y LA CADENA DE SUMINISTRO

Aspectos a considerar para instalar un almacén

Manejo de la documentación dentro del almacén

Conclusiones

Concepto de AlmacénUn almacén es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes dentro de la cadena de suministro. Los almacenes son una infraestructura imprescindible para la actividad de todo tipo de agentes económicos (agricultores, ganaderos, mineros, industriales, transportistas, importadores, exportadores, comerciantes, intermediarios, consumidores finales, etc.) Constituyen una parte habitual de las explotaciones agrarias y ganaderas (en muchos casos formando parte de la vivienda rural tradicional o de construcciones peculiares), así como de fábricas, polígonos industriales e instalaciones industriales de todo tipo, y de los espacios dedicados al transporte (puertos, aeropuertos, instalaciones ferroviarias) y el comercio (centros comerciales, grandes superficies). También se denomina «almacén», especialmente en Hispanoamérica, a la propia tienda o establecimiento de comercio minorista.

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Según el grado de protección atmosféricaAlmacenes cubiertos: Como su nombre indica son almacenes que poseen una edificación sea de ladrillos, lona, paneles metálicos. Ofrecen una protección completa a los materiales que allí se almacenan, y permiten inclusive el cambio de condiciones como temperatura, humedad, etc., dentro del almacén.Almacenes descubiertos o al aire libre: Estos son almacenes delimitados por cercas, marcajes y que no poseen ninguna edificación física. Aquí se almacenan productos que no se deterioran o degradan con los efectos atmosféricos, un ejemplo, los vehículos nuevos. En muchos casos en estos tipos de almacenaje se utilizan protecciones para no permitir el deterioro como plásticos, retractilados,

cremas o protectores, anticorrosivos.

Según el tipo de material almacenado (la naturaleza el artículo nos da el tipo de almacén)Almacenes de materias primas: Este tipo de almacenes normalmente están situados cerca de la nave de producción o el sitio donde se utilizarán estos materiales para ser transformados.Almacenes de productos intermedios (semi-elaborados): Estos almacenes generalmente se sitúan en el interior de la planta de fabricación, ya que su misión es la de servir de colchón entre las distintas fases de obtención de un producto; se asume que estos materiales tienen tiempos mínimos de espera para su utilización.Almacenes de productos terminados: Como su nombre lo dice, son almacenes exclusivos para el producto terminado y su función es de regulador. Es el almacén que normalmente es el de mayor valor económico de todos los existentes, por el que el primer objetivo es el de mantener el índice de rotación lo más alto posible.Recambios: Este almacén es el dedicado a los repuestos; es un almacén que está dirigido a almacenar las necesidades de mantenimiento.Materiales auxiliares: Es el dedicado a los materiales auxiliares que se utilizan en la producción.

Clasificación de los Almacenes

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Áreas físicas de un almacénÁREA DE RECEPCIÓN.Es la zona de descarga, a de tener el espacio adecuado para las maniobras. La zona de recepción tiene que tener las dimensiones adecuadas al volumen de mercancía que se recepciona y al tiempo que ha de permanecer allí. La permanencia de dicha mercancía en este área será la mínima posible. Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las maniobras de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de recepción.En este área se realiza la verificación de la mercancía que entra. La descarga a de ser de la forma más rápida y eficiente posible.La verificación de la mercancía es una actividad de suma importancia, hay que cotejar el albarán de entrada con la mercancía física, es necesario asegurarse que la mercancía no presente anomalías roturas, embalajes deteriorados. Hay que marcar al personal de nuestro almacén unas pautas a seguir ante cada una de estas circunstancias. En muchos casos el proveedor una vez que hemos aceptado la recepción ya no se hace responsable del estado de la mercancía, así como si las cantidades son correctas o no.ÁREA DE ALMACENAMIENTO.Es el espacio físico dedicado a guardar la mercancía., hay dos tipos de sistemas de almacenaje, cada uno de los cuales tienen diferentes necesidades de espacio:•UBICACIÓN FIJA: Con un sistema de ubicación fija cada unidad de almacenaje tiene un determinado lugar en el almacén donde sólo ese ítem puede ser almacenado, es decir, cuando una ubicación fija quede vacía en ella sólo se puede colocar otra unidad de carga del mismo ítem. El número de ubicaciones necesarias será equivalente al stock máximo de cada ítem. El inconveniente que tiene este sistema es que el grado de utilización del espacio del almacén es bastante bajo, ya que el número medio de unidades almacenadas estará por debajo del nivel máximo durante la mayor parte del tiempo.•UBICACIÓN ALEATORIA: Este sistema nos permite mejorar el grado de utilización del almacén. Las unidades de carga pueden ser ubicadas en cualquier espacio vacante. Debido a que el ritmo de entrada y salida de los diferentes bienes suele ser diferente.ÁREA DE ENTREGA.Es la zona donde se prepara la mercancía para la carga, y se realiza la verificación de la mercancía que sale, un buen control en las entradas y salidas de mercancía es básico para que no se produzcan diferencias de inventario.

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Tipos de Almacenamiento• Por Racking: Permite el uso eficiente del espacio vertical, almacenando

en grandes racks. Sin embargo, la recogida requiere del uso de sistemas automatizados

• Por zonas: Agrupa productos de características comunes juntos, en lugares de fácil acceso.

• Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamaño de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las características de los productos.

• De temporada o promocionales: los productos sujetos a estacionalidades son ubicadas en áreas de fácil recogida y abastecimiento para minimizar los costos de manipulación.

• Cuarentena de alto riesgo: Existencias de alto valor, tóxicas, sustancias químicas peligrosas, etc.

• De temperatura controlada: Es necesario tener en cuenta la seguridad de los operarios; deben protegerse de los cambios bruscos de temperatura. La manipulación puede ser también más lenta debido al tiempo limitado que se puede pasar en estos ambientes.

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El control interno en el Almacén

El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización. Una segunda definición definiría al control interno como “el sistema conformado por un conjunto de procedimientos ( reglamentaciones y actividades ) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la organización.El renglón de inventarios es generalmente el de mayor signficado dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón.

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El personal del Almacén• El personal debe poseer la experiencia y preparación adecuadas para que pueda

realizar las tareas de las cuales es responsable. Las responsabilidades asignadas a cada persona no deben ser excesivas a fin de no poner en riesgo la calidad de su trabajo.

• Las tareas específicas de cada persona deben definirse por escrito, otorgándosele suficiente autoridad para cumplir con sus responsabilidades.

• Todo el personal debe recibir adiestramiento en las prácticas de higiene personal y someterse a exámenes médicos regulares, los cuales deben registrarse, con mayor frecuencia los que manejan materiales o productos peligrosos.

• El personal debe vestir ropas adecuadas a las labores que realiza.

• Debe prohibirse el fumar, comer, beber o masticar, como también el mantener plantas, alimentos, bebidas, medicamentos y otros objetos de uso personal en el almacén.

• El personal debe conocer el manual de manejo del almacén y los documentos señalados en él.

• Debe ofrecerse programas especiales de capacitación para el personal que trabaja en áreas donde se manipulan materiales altamente delicados, tóxicos y frágiles.Menú Principal

Medios para el manejo de materiales y productos

Deberá disponer al menos de los siguientes recursos:• Tarimas o parihuelas de plástico, madera o metal: son bases generalmente de madera que están

diseñadas para contener materiales o partes sobre ellas y tiene un espacio donde puede penetrar las uñas de un montacargas de elevación o una carretilla de arrastre y sus dimensiones pueden varias dependiendo de las necesidad, este método consiste en colocar sobre una tarima las mercancías a fin de construir una carga unitaria que puede ser transportada y apilada con la ayuda de un aparato mecánico.

• Tarimas/ cesta apilable: son conocidas también como jaulas y generalmente son metálicas y su construcción robusta permite estibar grandes volúmenes y pesos de materiales que generalmente viene a granel y que nos les afectan mucho el estar a la intemperie o a cubierto, resisten a ser apiladas hasta 3 ó 4 metros de altura.

• Carretilla manual: También conocida como patín o tortuga sirve para arrastrar cargas de hasta 1 y media toneladas manualmente, siempre y cuando el piso lo permita, tiene la ventaja de ser de bajo costo y su mantenimiento es casi nulo ya que está accionada sólo por un cilindro hidráulico.

• Carretilla eléctrica: La carretilla eléctrica es muy versátil y silenciosa, puede elevar cargas hasta de 3 ó 4 m, generalmente su capacidad de carga permite levantar una tonelada aunque la hay de mayor capacidad, tienen movimiento en ella o desde el piso.

• Montacargas: es un vehículo especialmente diseñado para un servicio pesado en el transporte de cargas, cuenta con muy diversos estilos de soporte de carga, sus capacidades pueden ir desde una hasta diez toneladas.

• Elevador electrónico: es conocido como elevador de plataforma o de tijera, y sirve para elevar cargas no muy pesadas generalmente a la altura de las plataformas de los transportes de carga para facilitar el mover las estibas al interior de estos camiones.

• Estantes, armarios o vitrinas: una estantería, estantes un mueble con tablas horizontales que sirve para almacenar mercancías en general; cosas.

• Tanques de depósito: son recipientes especialmente diseñados para almacenar líquidos, gases, e inclusive semillas o granos.

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La administración de almacenes como ventaja competitiva para las empresas

El almacén es para muchos considerada tan sólo un área de la empresa donde se guardan las mercancías y el lugar donde debes acudir cada vez que necesites abastecer de algún producto de papelería necesario para desempeñar tus funciones con regularidad. Sin embargo, la administración moderna se ha encargado de darle la importancia requerida a esta área de la empresa mediante libros y artículos especializados en el tema, cátedras en instituciones con especialidad en administración, conferencias acerca de la importancia del almacén y estudios especializados en el área.

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Aspectos a considerar para la instalación de un almacén

Ubicación: El área de almacenamiento debe estar ubicado en un lugar donde se eviten riesgos de contaminación.Las paredes deben der de fácil limpieza: Los pisos de concreto, de superficie lisa y lo suficientemente nivelados para el transporte de los productos; los techos deben ser de un material que no permita el paso de los rayos solares ni de acumulación de calor.Fácil movimiento: El espacio en el interior del almacén debe facilitar el movimiento de personal y de los productos.Adecuadas circulación de aire: Se debe contar con ventilación natural o artificial que permita una adecuada circulación de aire para crear mejores condiciones de trabajo, debe existir el ingreso de polvo, aves e insectos.Fácil mantenimiento: De paredes, pisos y techos. Los pisos deben permitir el escurrimiento del agua, para ello se debe diseñar drenajes para captar el escurrimiento de líquidos.

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Manejo de la documentación

• La documentación es fundamental para el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento.

• Todos los documentos deben ser diseñados, revisados y distribuidos cuidadosamente.• Los documentos deben revisarse regularmente y mantenerse actualizados.• Deben archivarse los documentos referentes a todas las compras, recepciones,

controles, despachos de productos, exámenes médicos y otros; según las normas legales e internas vigentes.

• Las existencias de productos almacenados deben ser documentadas y revisadas periódicamente.

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ConclusionesNuestro equipo de trabajo, al estudiar todos y cada uno de los temas relacionados al Almacén nos queda claro que es una pieza clave en el proceso de producción y venta de productos al mercado. Consta que tiene una serie de requerimientos ya establecidos para su mejor funcionamiento y fluidez en cuanto los productos que se va proteger e inventariar, recalca que hay que tener siempre un control de cada una de las partes y del seguimiento que se le da a las mercancías en este proceso, no perder de vista ninguna zonas del almacén y el funcionamiento de las mismas, cuidar cada parte del resguardo de mercancías ser preciso y cauteloso, llevar a cabo cada una de las políticas requeridas para un perfecto cuidado de los productos y materiales que se almacenan.

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