Administración del Administración del Tiempo.Tiempo.

. Administración del Tiempo. 2

El tiempo es un recurso especial

• Todos tenemos el mismo.

• Una vez pasado ya no se recupera.

• Cualquier actividad requiere tiempo.

. Administración del Tiempo. 3

¿Podemos controlar el tiempo?¡¡¡ NO !!!

• Podemos controlar las actividades que realizamos.

• De modo que podremos realizar:– Más actividades ???– Aquellas actividades que sean más

importantes• Nos proporcionan mayor satisfacción• Nos llevan hacia nuestros objetivos

. Administración del Tiempo. 4

Habilidades Organizativas:

• Capacidades– Comunicación

• Oral• escrita

– Trabajo en equipo

• Control eficaz del tiempo

. Administración del Tiempo. 5

Actitudes

• Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos – “stress”, no tengo tiempo.

• Activa: influir sobre el propio destino:– Eficacia.– Tengo tiempo.

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Síntomas del “stress”

• Fase inicial– nerviosismo, – crisis de humor,– inseguridad/

desconfianza – dificultad incremental /

fatiga mental,

– neuralgias, – insomnio.

• Fase aguda– Hipersensibilidad,– ansiedad, – Desjerarquización

de valores/ “Pasar”

• Depresión/Infarto/Úlceras...– Apatía, – sensación de

fracaso, – quejas constantes

. Administración del Tiempo. 7

Causas del “stress”, principales “quita tiempos”

• Objetivos inalcanzables– tratar de hacer

demasiado, perfeccionismo,..

– Falta de planeación y organización personal

– Falta de delegación eficaz

• Tensiones del propio trabajo– Descontrol de

interrupciones,– Reuniones excesivas o

ineficaces– comunicación

defectuosa (incapacidad de decir “NO”)

• Exceso vida sedentaria.

. Administración del Tiempo. 8

Algunas Soluciones.

• Vacaciones• Deporte• Cambiar de actividad• Verlo con perspectiva: Distanciarse• No dejarse llevar por sentimientos negativos• Administración del tiempo

– Planificación y Organización personal.– Control de las interrupciones

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Organización

1) La lista de cosas a hacer, El inventario

2) La matriz de prioridades.3) Identificar las horas más y menos

eficaces.4) La realidad del tiempo controlable.5) Usar un plan para organizarse.6) Vivir con el plan diario

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1) La lista de cosas a hacer

• El inventario.• Origen de muchas urgencias de la

lista...• Criterios de importancia.

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1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas.

Descripción Prioridad Tiempo

I mportante Urgente Estimado

Resolver la inundaciónde la oficina

SÍ SÍ Hacer Ya

Plan estratégiconuevos productos

SÍ NO Programar

... NO SÍ Delegar/ Org.

... NO NO No pasa nada

. Administración del Tiempo. 12

2) La matriz de prioridades.

Hacer “Ya” Planear a medio

plazo Interrupciones:

controlarlas Trivial: socializar

• Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando.

• Es clave haber acabado el día habiendo hecho .

• No planear más de 6 actividades/día, lo normal 3, pero 1

Importancia

Mucha Poca

Urg

en

cia

Poca

M

uch

a

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3) Identificar las horas más(E) y menos eficaces(D).• E: Período del día que uno rinde más.

– Para lo difícil, complejo / importante• D: Período del día que uno rinde

menos– Leer periódico,– abrir correo– Telefonear– Interrupciones– Entrevistas.

6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4

100%

-50%

+50%

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4) La realidad del tiempo controlable.

• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días• Permite identificar las interrupciones y

tomar medidas.• 5 preguntas clave:

• ¿Qué estoy haciendo,• ... que en realidad no es necesario hacer?• … que pudiera encargar a otras personas?• … que pudiera hacerse con más eficiencia?• … que hace perder el tiempo a otros?• ¿Qué hice en mis mejores horas?

• Buscar la eficiencia:– eliminar… y añadir propio/importante

. Administración del Tiempo. 15

e) Usar un plan para organizarse.

1) Preparar la lista de cosas que hacer.2) Delegue lo que corresponda.3) Considere sus horas E y D.4) considere su tiempo controlable.5) Elabore un plan diario.

Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente

grandes.

6) Señalar las actividades terminadas7) Reprogramar las actividades no terminadas

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f) Vivir con el plan diario

“Ponerlo en práctica”• Revisar la matriz de vez en cuando.• Programar pocas cosas extra (3)

Toma 1

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Equilibrio en la vida

1º) Identificar los aspectos importantes de la vida– ¿a qué dedico el tiempo?– ¿a qué debería dedicar el tiempo?

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Como mantener el equilibrio de su vida

• Social.• Salud.• Profesional.• Educativa.• Familiar.• Espiritual.• Personal.• Económica.• De diversión.

• Cómo es

• Cómo quiero que sea

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Equilibrio en la vida ...

2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio.

3º) Fijar metas para equilibrar el pastel– Procedimiento para fijar objetivos

1. ¿Qué...? Declaración objetivos (especif.)2. ¿Por qué...? Razones (motivación)3. ¿Cuándo...? Fecha inicio/fin (tiempo)4. ¿Cómo...? Acciones requeridas/Camino

4º) Conecte las metas con el plan diario.