-1ra Sesion Lean Office Como Palanca de Mejora en La Administracion

El concepto ”Lean”, una palanca de Mejora en la Administración del profesional de la

Seguridad

“Manufactura Esbelta con enfoque a procesos transaccionales”.

•  En cierta ocasión, dos cazadores estaban en África, cazando varios animales …

•  De repente, ambos se quedan sin balas y su jeep se encontraba dos kilómetros a lo lejos, entonces deciden ir por más provisiones hacia el jeep...

Introducción

Introducción

•  Al caminar hacia el jeep observaron que un enorme león se encontraba justo detrás de ellos y comenzaba a perseguirlos …

•  Mientras iban corriendo, uno de los cazadores se deshizo de sus botas y casi cayéndose, se puso sus tenis...

Introducción

•  El segundo cazador pregunta: •  ¿De verdad piensas que con esos tenis vas a correr más rápido

que el león?

•  Y el otro contesta … •  No quiero correr más rápido que el león, sólo me interesa correr

más rápido que tú ….

¿Qué podemos aprender de esta historia?

•  Actualmente, las corporaciones buscan sobrevivir, ser más veloces, más flexibles y proveer más valor a sus clientes …

Concepto Lean – Lean Office

•  Inicio como Manufactura Esbelta:

•  Empezó en Toyota , y busca la Calidad, reduciendo costos e incrementando el servicio SIMULTÁNEAMENTE …


•  La Manufactura Lean nació con el Sistema de Producción Toyota (SPT) que promueve los procesos de manufactura estrictos y eficientes, manteniendo el respeto al trabajador.

•  Este sistema fue desarrollado por la Toyota Motor Corporation como una forma de eliminar el desperdicio dentro de las consecuencias del embargo petrolero de 1973.

•  El principal propósito es el mejoramiento de la productividad y la reducción de los costos siguiendo los pasos del sistema de Taylor de administración científica y de la línea de ensamble en masa de Ford. Pero el enfoque del SPT es mas amplio ya que se dirige no solo a los costos de manufactura sino tambien a los costos de ventas, y administrativos y de capital. Toyota penso que era riesgoso adoptar el sistema de producción de Ford, que funciona muy bien en tiempo de alto crecimiento.

•  En tiempos de menor crecimiento, se volvió más importante prestar atención a la eliminación del desperdicio, la disminución de costos y el incremento de la eficiencia.

•  En Estados Unidos esta manera de visualizar los procesos recibe el nombre de Manufactura Esbelta (Lean Manufacturing) [

Modelo tradicional de negocios Costo + Ganancia = Precio

Más ganancias

Aumento de precio de venta

Para ganar más es necesario subir

el precio al cliente

Costos de producción

Ganancias

Precio de venta

Cambiando el Modelo de negocios

Concepto Lean – Estrategia

Cambiando el Modelo de negocios

Modelo Lean Manufacturing Precio - Costo = Ganancia

Más ganancias

Para ganar más es necesario disminuir

nuestros costos

Costos de producción

Ganancias

Precio de venta

Disminuir costos

Determinado por el mercado


¿Cuáles son los elementos de la Manufactura Esbelta?

•  Calidad. Debe ser incrementada al máximo, cerca de la perfección.

•  Costos. Deben ser minimizados

•  Entrega. El servicio al cliente debe ser muy eficiente

Calidad Costos

Entrega

Desempeño de Clase Mundial

QCD


Tiempo de Conducción Operativo"

Tiempo"

Ventas" Pedidos" Operaciones" Entrega" Ctas. Por"Cobrar"

Desarrollo de "Producto"

Ventas." Pedidos." Operaciones." Entrega." CPC"Desarrollo de "Producto"

Reducción del Tiempo de Conducción

Lean Manufacturing Lean Office Lean Office

¿Qué es Lean Office ?

“Concepto Lean enfocado a Procesos Transaccionales”

1 2

3

4 5

6

7

Sobre - producción

1 Sobre - inventario 2

Movimientos innecesarios

3

Espera 4

Transporte 5

Sobre-procesamiento 6

Defectos

7

Seguridad 8

Habilidades del

personal 9

Los 9 desperdicios

DESPERDICIO TRABAJO INCIDENTAL

VAO

Operación de Valor Agregado: Transforma el producto de manera funcional, es lo que el cliente está dispuesto a pagar Desperdicio:

Muda, el cliente no está dispuesto a

pagar por él

Trabajo incidental: No agrega valor, y es necesario realizarlo,

la inspección es considerada una actividad incidental

En el lugar de trabajo se genera:


Orden del cliente

Proceso transaccional tradicional

Lean Office

Entrega

Desperdicio

Desperdicio

Orden del cliente Entrega

Tiempo total de ciclo

Ciclo más corto

Desperdicio

Concepto Lean – Lean Office Estrategia Lean Office

Concepto Lean – Lean Office Pasos para Implementar Lean Office

1.  Crear el mapa del proceso administrativo para identificar áreas de oportunidad

2.  Identificar las actividades que agregan valor y las que no agregan valor, y establecer nuevos objetivos de desempeño

3.  Crear flujo en el proceso 4.  Reducir la variación y mejorar la calidad 5.  Enfoque intenso en la administración del desempeño diario y el

control visual ( 5´s Office )

Concepto Lean – Lean Office Mapa de Proceso Administrativo – VSM office

Concepto Lean – Lean Office Mapa de Proceso Administrativo – VSM office

Al trazar un mapa de proceso considerar lo siguiente:

Lo que piensa que es... Lo que en ralidad es... Lo que debería ser...

Concepto Lean – Lean Office Pasos para Implementar Lean Office





Concepto Lean – Lean Office Valor Agregado por Proceso

Traer el correo y separar sobres"

Cortar sobres del-

gados en la máquina"

Contar paquetes grandes, etiquetar,

apilar"

Poner los sobres y los informes de cantidades en estante"

Tomar la charola del estante y

regresar al escritorio"

•  Abrir paquetes

grandes"•  Extraer"quejas y separar"

•  Poner quejas en charola por tipo de queja"

•  Poner charolas en carro"

•  Inspeccionar charolas"

Dar entrada a charo-

las"

2.5 hrs.!

15 seg.!

4 hrs.!

45 seg.!

1.5 hrs.!

30 seg.!

"Tiempo de Entrega "= 8 hrs."Tiempo de Valor Agregado "= 1.5 minutes"

% Valor Agregado = ! ! != 0.3%"1.5 min."8 hrs. x 60 min."

Concepto Lean – Lean Office Valor Agregado por Asociado

Asociado 1! Asociado 2! Asociado 3!VA! NVA! Tiempo TAKT!

Concepto Lean – Lean Office Causas del Desperdicio

• Prioridades Administrativas Cambiantes • Falta de Reglas para Tomar Decisiones • Control Visual Pobre • Área de Trabajo Desorganizada • Falta de Capacitación • Formatos Obsoletos o Mal Diseñados • Layout deficiente (distancia)

• Organización Disfuncional • Vacíos en Tecnología MIS • Controles Excesivos • Diseño de Proceso Obsoleto • Falta de respaldo en Entrenamiento Cruzado • Cargas de Trabajo No Balanceadas • Lotes Generados por el Sistema de Cómputo

Concepto Lean – Lean Office Pasos para Implementar





Concepto Lean – Lean Office Ejemplo de Mapa Spaghetti

Oficina de !Mensajería !Escritorio "

Área de Preparación"

6, 7, 8, 9"6, 7, 8, 9"

6, 7, 8, 9"6, 7, 8, 9"

6, 7, 8, 9"6, 7, 8, 9"

Mesa"

Inicio "

1"

12"

4c"4a"

3"

2"

11"10"

carro"

4b"

Escritorios "

Escritorio"

Escritorios "

Escritorios "

Escritorio "Mesa"

Mesa"

Mesa"

Mesa"

Mesa"

Mesa"

Mesas"

Concepto Lean – Lean Office Ejemplo de Mapa Spaghetti

Concepto Lean – Lean Office Modalidad de Lotes

Acumular Facturas"

Calcular el Total del Lote"

Registrar Lote"

Abrir Correo"

Acumular y Detener"

IN"

“Vouchers”"

Archivar Lote"

Concepto Lean – Lean Office Flujo de Una Pieza

Abrir Correo"

Archivar"Registrar"

Concepto Lean – Lean Office Reducir la Variación

•  Las fuentes y causas de variación hacen que un proceso administrativo estándar parezca ser aleatorio, trabajo no estandarizado

–  Información faltante –  Secuencia de trabajo errónea –  Modelo de producción confuso –  Proceso de entrenamiento no estandarizado –  Ayudas para tomar decisiones no estandarizadas

Concepto Lean – Lean Office Reducir la Variación

Procesos Centrados

Reduccion de Disperción

X X

X

X X

X X X

X

X X X

X X

X X X X X

X X X X X

X X X X

X X X X X

X X X X X

X X X X

Fuera del Objetivo Mucha Disperción

Centrado en el Objetivo

El objetivo es identificar y reducir la Variación en los Procesos y los Defectos

Concepto Lean – Lean Office Asegurar Calidad a la Primera Significa…

•  Construir un sistema con información apropiada

•  Construir dispositivos pokà-yoke para evitar problemas comunes

•  Nunca pasar un defecto al siguiente proceso;

–  Detectando anormalidades

–  Respondiendo inmediatamente

–  Eliminando las causas raíz

•  Estableciendo reglas claras para tomar decisiones

Concepto Lean – Lean Office Asegurar Calidad a la Primera Significa…

Y’s

Máquinas Metodo Material

Ambiente Personal Metricos/Pruebas

Posible X’s

Estandarización

5 S’s

Eliminación

Limpieza

Disciplina

Organización

1 Seiri

5 Shitsuke

4 Seiketsu

3 Seiso

2 Seiton

Concepto Lean – Lean Office 5 S’s Office

Seguridad

Calidad Entrega Costo

Un área libre de anormalidades

•  Reduce accidentes •  Mejora la eficiencia

•  Reduce errores •  Mejora la moral

Concepto Lean – Lean Office 5 S’s Office

Concepto Lean – Lean Office Administración Visual

Shipping

Packing

Stock

Order Picking

Order Entry

Sales

Shipping

Packing

Stock

Order Picking

Order Entry

Sales

Function Action Steps

Obtain & write uporder from customer

Deliver order slip to order entry

Log, sort & prioritize

ordersSlips waitfor pick-up

Get slips from order

entryShoes

Available?Send

shoes to packing

Pack & send to shipping

Ship shoes

Order moreShoes from

factory

Informcustomerof delay

Alert stock& sales

¡Problema!!

S Q C D

MN Shot Saw Timeline

0

0.1

0.2

0.3

0.4

0.5

0.6

0.7

0.8

0.9

3 5 7 9 11 13 21 23 39 45 47 49 69 71 73

Time

% G

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Grit

0

50

100

150

200

250

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I"n"d"e"x"

S" h"r"i" n"k" " L"i" n"e"s"

CA Shot Saw Record

0

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0.7

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0.9

0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34 36 38 40 42 44 46 48 50 52 54 56 58 60 62 64

Time

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rit

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Amou

nt S

mal

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% Big Small

.001John Chapdelaine1/31/0110" Digital Caliper (Herman Mill

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119.90

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Part number

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Betty Jenny 2nd Shif t Papo

PapoJenny 2nd Shif tBetty

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By operator10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

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Part number

By Part number%Contribution %Study Var %Tolerance

Part-to-PartReprodRepeatGage R&R

100

50

0

Components of Variation

Per

cent

Gage R&R, Length, 1/31/01

Alerta

Prevención

Reacción

Calidad Costo Entrega Seguridad Diario Anual

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10

3 6 9 12 15 18 21 24 27 30

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10

J F M A M J J A S O N D

Total de Defectos

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10

3 6 9 12 15 18 21 24 27 30

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10


Rendimiento 1º Pase

Análisis Pareto

Diario Anual 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10

3 6 9 12 15 18 21 24 27 30

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10


Hora Extra

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10

3 6 9 12 15 18 21 24 27 30

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10


% Desecho

Análisis Pareto

Problema Acción Quien Cuando Resultado ;lksadfjkl kskuvisdfj ;kdjf kk sfj

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Periódico Kaizen Problema Acción Quien Cuando Resultado

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Periódico Kaizen

Diario Anual 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10

3 6 9 12 15 18 21 24 27 30

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10


Tiempo Ocioso

#1 #2 #3 #4 #5 #6 #7 #8 #9 #10 #11 DEL ü ü ü ü ü ü ü WEJ ü ü ü ü ü DNT ü ü ü ü ü ü ü LLU ü ü QUY ü ü ü ü ü MMG ü ü ü ü ü LUS ü ü ü ü ü ü ü ü PMG ü ü ü ESI ü ü ü ü ü ü ü

Matriz Habil.

Análisis Pareto

100 90 80 70 60 50 40 30 20 10

3 6 9 12 15 18 21 24 27 30

Ausentismo

1 2 3 4 5 6 7 8

9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4

2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0

3 1 x x x x

x x

x x x

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o o o

Concepto Lean – Lean Office Cuadro de CCES

•  Eliminación de desperdicios •  Mejora continua

•  Layouts basados en el flujo

•  Sentido de pertenencia •  Crecimiento a largo plazo

Concepto Lean – Lean Office ¿Qué puedo esperar si aplico LeanOffice?

Como empleados debemos:

•  Comprometernos con nuestra labor •  Sentirnos orgullosos de nuestro desempeño •  Buscar alto nivel de entrenamiento •  Tomar de decisiones con empowerment •  Ser proactivos

Concepto Lean – Lean Office Impacto de Lean Office

¡¡¡Gracias!!!

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