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INTRODUCCIÓN
En la actualidad las empresas tienen que competir no sólo con empresas de la
misma región, sino que se presenta una competencia cada vez mayor con
otras empresas de otros lugares y países, lo anterior debido a la globalización
que se ha estado presentando. Es por lo anterior que las empresas deben
buscar formas o fórmulas que las dirijan hacia una productividad y calidad
mayor para poder ser competitivos. Una de estas herramientas o fórmulas es el
Benchmarking.
En este trabajo se presentará en primer lugar una breve perspectiva histórica
sobre el benchmarking para tener una idea clara sobre cuáles han sido los
pasos o la evolución del mismo que lo ha llevado a convertirse en una
herramienta tan usada y valiosa para la mejora de las empresas que la utilizan.
De igual manera se presentará una definición que describa de forma clara lo
que es benchmarking.
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BENCHMARKING
1. RESEÑA HISTÓRICA DEL BENCHMARKING
En 1982, en Rochester, durante una reunión de la Corporación Xerox
donde se trato el aspecto organizacional de esta, con respecto a sus
competidores, se utilizó por primera vez la
palabra Benchmarking Competitivo y cuyo sistema impresionó por la
manera en que se recopilo la información. Allí se conocieron dos facetas
del Benchmarking; la primera era un proceso para entender a los
competidores o no competidores, donde su clave era separar las
medidas comunes en funciones similares, la segunda se enfatizo en los
aspectos del proceso, no solamente de la producción, sino como se
diseñaba, fabricaba, comercializaba y proporcionaba
el servicio o producto.
A raíz de esto Xerox continuo perfeccionando el concepto de
Benchmarking Competitivo durante los años 80 y solo a finales de estos
se dio forma a lo que hoy es.
2. DEFINICIÓN DE BENCHMARKING
Benchmarking es el proceso de
obtener información útil que ayude a
una organización a mejorar sus
procesos. Esta información se obtiene
de la observación de otras
instituciones o empresas que se
identifiquen como las mejores (o
suficientemente b uenas) en el
desarrollo de aquellas actuaciones o procesos objetos de interés.
Benchmarking no significa espiar o sólo copiar. Está encaminado a
conseguir la máxima eficacia en el ejercicio de aprender de los mejores y
ayudar a moverse desde donde uno está hacia donde quiere estar.
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Las empresas de referencia se habrán de buscar tanto en el propio
sector como en cualquiera que pueda ser válido.
2.1.Definición De Varios Autores:
Varios autores definen de manera similar el Benchmarking:
Camp (1989) la define como ―la búsqueda de las mejores
prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente”.
Bengt & Svante (1993) afirman que es ―un proceso sistemático y
continuo para comparar la propia eficiencia en términos de
productividad, calidad y prácticas con aquellas compañías y
organizaciones que representan la excelencia.
Spendolini (1994) es ―un proceso sistemático y continuo para
evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las
organizaciones que son reconocidas como representantes de las
mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras
organizacionales.
Muir (2000) y Barber (2004), es una “herramienta de la evaluación
que permite a una organización aprender las mejores prácticas de
dirección tanto internas como externas”. Aguado Quintero (2005),
afirma que el Benchmarking se realiza para definir los mejores
procesos, productos, servicios y resultados, identificar la posición
competitiva de la compañía, incrementar la efectividad y eficiencia
de sus asuntos, establecer objetivos alcanzables y dinámicos,
medir el desempeño de la 46 compañía, proyectar tendencias
futuras en la industria, establecer prioridades para las
oportunidades al crear una cultura de mejoramiento continuo,
proporcionar ventajas competitivas, optimizar las relaciones y la
comprensión entre los socios del Benchmarking.
Spendolini (1994), Benchmarking es un proceso continuo de
investigación que proporciona información valiosa, respuestas
sencillas; una herramienta útil para mejorar prácticamente cualquier
actividad de negocios y para aprender de otros.
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Todas Las Definiciones De Benchmarking tienen en común cuatro
puntos:
Desarrollar ventajas competitivas
Estudiar las mejoras prácticas de cualquier industria.
Comparar el desempeño entre industrias para lograr una mejora en
su organización y/o producción.
Es un proceso de mejora continua.
3. LA IMPORTANCIA DEL BENCHMARKING
La importancia del benchmarking no se encuentra en la detallada mecánica
de la comparación, sino en la medición del impacto que pueden tener estas
comparaciones sobre los comportamientos. Se puede considerar como un
proceso útil y necesario para llegar a realizar mejoras y cambios.
Este proceso continuo de comparar actividades, tanto en la misma
organización como en otras empresas, lleva a encontrar la mejor; para
luego intentar copiar esta actividad generando el mayor valor agregado
posible. Hay que mejorar las actividades que generan valor y reasignar los
recursos liberados al eliminar o mejorar actividades que no generen valor
(o no sea el deseado).
En conclusión, el benchmarking es la consecuencia de una administración
para la calidad, además de ser una herramienta en la mejora de procesos.
4. OBJETIVOS:
Encontrar y comprender las prácticas que ayudarán a alcanzar nuevos
estándares de desempeño.
Otorgar poder a los empleados para que avancen hacia el cambio en
las prácticas de trabajo existentes.
Basar sus metas en una orientación externa.
Concentrar a toda la organización en las metas de negocios cruciales.
5. BENEFICIOS PRINCIPALES
Aumentar la probabilidad de satisfacer las necesidades de los clientes,
de manera correcta y desde el principio.
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Garantizar que las mejores prácticas se incorporen a los procesos de
trabajo.
Calibrar la verdadera productividad.
Establecer metas con base en hechos.
Volverse más competitivos.
6. ¿A QUÉ SE LE PUEDE APLICAR BENCHMARKING?
Productos y servicios
Operaciones y funciones
Procesos de trabajo
Prácticas comerciales
Desempeño organizacional y Estrategia
7. PRINCIPALES FUENTES DE OPORTUNIDADES
Las que crean valor agregado para los clientes.
Las que generan contribuciones competitivas significantes.
Las que aportan una contribución económica considerable.
Las que son factores claves para la industria o actividad.
Capacidades críticas fundamentales.
Competencias críticas principales.
Áreas críticas de desempeño.
Procesos críticos.
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8. Qué cosas someter al proceso de benchmarking?
Prácticamente cualquier cosa que se pueda observar o medir puede ser
objeto del Benchmarking. Anteriormente, la práctica de comparaciones
organizacionales estaba un tanto limitado a áreas estructurales o
relacionadas con productos, cosas de fácil observación. Sin embargo, la
experiencia con el Benchmarking ha aumentado muchísimo las áreas
potenciales para investigación. La gente suele sorprenderse por la cantidad
y la calidad de información que está disponible para quienes se proponen
encontrarla.
Las categorías de la información aquí presentadas no representan una lista
exhaustiva de las áreas que pueden ser sometidas a Benchmarking, pero
sí representan las áreas a las cuales más se acude en busca de la
información que las empresas han intentado recopilar como parte de
sus investigaciones de Benchmarking.
Productos y servicios Productos terminados; características del
producto y el servicio
Procesos de trabajo En qué forma un producto o servicio se produce o
recibe apoyo
Funciones de apoyo Trabajo indirecto: no asociado directamente al
proceso de producción o al de apoyo ( por
ejemplo, financiamiento, recursos humanos)
Desempeño organizacional Costos, ingresos, indicadores de
producción, indicadores de calidad
Estrategia Planes a corto o a largo plazo; proceso de planificación
9. Benchmarking: Qué Es Y Qué No Es
9.1. El Benchmarking, es un concepto claro y directo. Ninguno de
los principios o las técnicas del Benchmarking introduce ningún
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concepto radical o único en lo que es esencialmente un proceso
estructurado de investigación.
Prácticamente todos los expertos, asesores, instructores y autores que
han escrito un artículo descriptivo sobre el tema del Benchmarking han
gastado tiempo en definir y posicionar el Benchmarking y han dedicado
una razonable cantidad de atención a describir lo que no es
Benchmarking. Sin embargo, hasta en las organizaciones que tienen
reputación de líderes en el proceso de Benchmarking existen problemas
con el proceso causados por ideas erróneas acerca de la
verdadera naturaleza de las asociaciones de Benchmarking y de la
aplicación de la información del Benchmarking.
Estas ideas falsas se describen aquí utilizando guiones frecuentemente
usados.
9.2.El Benchmarking es El Benchmarking NO ES:
Un proceso continuo; Un evento que se realiza una sola vez
Un proceso de investigación que ¨ Un proceso de investigación que
da Proporciona información valiosa respuestas sencillas
Un proceso para aprender de otros. ¨ Copiar, imitar Una búsqueda
pragmática de ideas
Un trabajo que consume tiempo. ¨ Rápido y fácil Un proceso de
trabajo intenso que requiere disciplina
Una herramienta viable que proporciona ¨ Una moda Proporciona
información útil para mejorar prácticamente cualquier actividad de
negocios
10. Indicadores de éxito para el Benchmarking
El Benchmarking no es un asunto fácil. Previamente se deberían tomar en
cuenta muchos aspectos. Para lograr el propósito que se busca, es preciso
la vigilancia del entorno que permita observar si, en algún otro lugar,
alguien está utilizando prácticas y procedimientos con unos resultados que
pudieran ser considerados como excelentes y si su forma de proceder
pudiera conducir a una mayor eficacia en la propia organización.
Empezar la fase de Benchmarking de un programa de mejora de proceso
no es un paso que se debe tomar a la ligera. El Benchmarking es un
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proceso en marcha que requiere modernización constante, donde los
compromisos monetarios y de tiempo son significativos. Además, es
necesario analizar cuidadosamente los propios procesos antes de ponerse
en contacto con otras empresas.
Entre los indicadores de éxito en un proceso de Benchmarking, a
continuación se enumeran los que se consideran de mayor
importancia:
Un compromiso activo hacia el Benchmarking por parte de la dirección.
La existencia de objetivos sobre el proyecto de Benchmarking definidos
y expresados claramente.
Un entendimiento claro y extenso de la forma de trabajo propia
entendido como la base para comparar con las mejores prácticas en la
industria.
Voluntad para modificar y adaptarse a través de los descubrimientos de
Benchmarking.
Darse cuenta de que la competencia está cambiando y que es necesario
anticiparse.
Voluntad para compartir las informaciones con los socios de
Benchmarking.
Enfocar el Benchmarking primero a los procesos óptimos en la industria
y luego aplicarlo.
Un grupo de empresas principales y su reconocimiento como líderes por
su mejor funcionamiento.
Apoyo al proceso de Benchmarking.
Apertura a ideas nuevas con creatividad y a la aplicación de
innovaciones a los procesos actuales.
Conclusiones justificadas por datos recogidos durante el proyecto.
Un esfuerzo continuo de Benchmarking.
La institucionalización del Benchmarking.
11.TIPOS DE BENCHMARKING
POR SUJETOS
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• INTERNO
• COMPETITIVO O EXTERNO
• FUNCIONAL
POR METAS
11.1. TIPOS DE BENCHMARKING POR SUJETO
INTERNO: Sobre operaciones de negocios semejantes que se
desempeñan en múltiples instalaciones, departamentos o
divisiones especialmente en empresas transnacionales.
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• DESEMPEÑO
• ESTRATÉGICO
• PROCESOS
COMPETITIVO: Orientado hacia los productos, servicios y
procesos de trabajo de los competidores directos.
FUNCIONAL O GENÉRICO: Dirigido a funciones y procesos
comunes para muchas empresas, sin importar la industria a la que
pertenezcan. Las organizaciones comparadas pueden o no ser
competidores directos.
11.2. TIPOS DE BENCHMARKING POR METAS
DE DESEMPEÑO: Identificación de quién se desempeña mejor,
con base en mediciones de productividad. Incluye todos los
estudios basados en investigaciones, y los datos provienen tanto
de competidores como de líderes funcionales.
ESTRATÉGICO: Estableciendo alianzas de benchmarking con un
número limitado de empresas no competidoras en un intento por
identificar las tendencias significativas capaces de proporcionar
una mayor percepción de las oportunidades de mejora potencial.
DE PROCESOS: Significa buscar las mejores prácticas a través
de estudios personales y observaciones de procesos clave, sin
importar quienes sean los candidatos para las mejores prácticas.
12.PASOS DEL BENCHMARKING
Según Casadesús, M. (2005) el Benchmarking cuenta con diferentes fases:
1. Planificación: En ella la dirección de la empresa debe realizar una
elección de un objeto de Benchmarking y ponerlo de acuerdo con los
objetivos estratégicos que hayan establecido en dicha empresa.
Después se hará una identificación de aquellas empresas que tengan
mejores prácticas relacionadas con dicho objeto y seleccionar aquellas
que sean las más oportunas. Compuesto por:
Identificar qué se va a someter a benchmarking: La clave para
determinar a qué se le debe aplicar benchmarking es identificar el
producto o servicio sustantivo de la organización.
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Identificar organizaciones comparables: Se deben comparar cosas
comparables.
Determinar el método de recopilación de datos: Pueden ser por
fuentes internas como base de datos de bibliotecas, revisiones
internas o publicaciones internas. O puede ser por fuentes externas
como las asociaciones profesionales, seminarios, publicaciones
sobre el sector, informes especiales del sector, publicaciones
funcionales del giro o periódicos funcionales.
2. Recogida y análisis de información: Se realizará una recogida de
información de nuestra empresa para compararla con las empresas
que cuentan con las mejores practicas y que hemos seleccionado
previamente, ya que es imprescindible la utilización de los
indicadores que “vinculan el proceso y ofrecen una evaluación de los
gaps, sus causas y sus in adecuaciones”, así obtendremos una
información adicional externa mediante fuentes secundarias
(publicaciones, bases de datos, etc.) y mediante fuentes primarias
para recurrir a un conocimiento más profundo, es decir, un contacto
directo con la empresa, entrevistas, proveedores y clientes.
Describir la discrepancia con el desempeño actual: Una vez que
tengamos los datos de las mejores prácticas, el siguiente paso es
compararlo con las operaciones internas y encontrar la brecha
comparativa.
Describir los niveles de desempeño futuro: Una vez definidas las
brechas será necesaria la proyección de los niveles de desempeño
futuro.
3. Integración y adaptación a la empresa: “Una vez recogida toda la
información que nos interesaba se establecerá en un plan de mejora
para la empresa y así adaptarla a nuestras circunstancias”.
Comunicar y obtener colaboración: Hay que seleccionar el método
de comunicación y organizar los hallazgos para su mejor
presentación y comprensión.
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Instalar metas operativas: Es necesario examinar las metas
actuales de nuestra organización para alinearlas con los
resultados encontrados en la búsqueda.
4. Acción e implementación de los resultados: "Se implantará dichas
prácticas en lo cual, habrá un programa que incluya las acciones a
llevar a cabo, con los objetivos, responsabilidades y plazos de
implantación de cada una”.
Ejecutar los planes: se debe definir la actividad o tarea que se
quiere realizar y hay que considerar el respaldo de la
organización para la puesta en práctica.
Implementación: Las mejores prácticas deben ser implantadas
dentro de la estructura funcional ya existente.
Calibrar el benchmarking: Se busca permanentemente mejores
prácticas.
5. Maduración
Prácticas completamente integradas a los procesos.
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13. REQUISITOS PARA UN MODELO EXITOSO DE BENCHMARKING
Seguir una sencilla y lógica secuencia de actividades: el mensaje
fundamental aquí no es acerca de los términos pasos o fases o del
número de pasos o fases sino de la claridad. Tal vez la mejor manera de
medir el nivel de claridad de un modelo de proceso es la habilidad de las
personas para describírselo a otras personas, incluyendo la habilidad de
explicar por qué es importante cada parte del proceso para el usuario.
Ponga un vigoroso énfasis en planificación y en organización: Las
clases de actividades incluidas en esta parte del proceso comprenden
un claro entendimiento de las necesidades del cliente del BM, obtención
de recursos apropiados para que el equipo de BM pueda cumplir
su misión, selección de miembros del equipo e instrucciones a ese
equipo, utilización de herramientas y técnicas para una planificación,
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desarrollo de instrumentos específicos para reunir información, e
implantación de protocolos que defina comportamientos.
Emplee BM enfocado en el cliente: Un proceso de BM enfocado en el
cliente pone un fuerte énfasis en establecer contacto con los clientes de
BM y en usar algún tipo de proceso formal para identificar las
necesidades especificas de los clientes acerca del proceso,
del protocolo y de la información misma.
Conviértalo en un proceso genérico: Esto significa que el proceso de
BM debe ser coherente en una organización. Aunque debe haber alguna
flexibilidad en todo proceso para acomodar cierto nivel de variación, no
hay necesidad de un modelo exclusivo de proceso de BM para cada
departamento, división o sección de una organización.
14.APLICACIÓN DEL BENCHMARKING
Muchas organizaciones usan las técnicas de Benchmarking cuando
quieren implementar un cambio radical en un determinado proceso
altamente ligado a la consecución de estándares de calidad y mejores
prácticas estimadas a escala global. Esto, sumado al ritmo de las
innovaciones y mejoras permanentes en los procesos tecnológicos y de
servicios, condiciona que el Benchmarking se constituya en una práctica de
permanente evolución y alcances inacabados.
El Benchmarking tiene sentido si se encamina a la identificación,
aprendizaje, adaptación e incorporación de las mejores prácticas
disponibles. Por tanto, podemos deducir que la utilización de la técnica del
Benchmarking es adecuada cuando se trate de las siguientes situaciones:
Cuando tenemos la necesidad de mejorar la satisfacción de nuestros
clientes a través de la mejora de determinados procesos clave, sean de
producción técnica o de atención al cliente.
Cuando queremos o necesitamos competir a un nivel de mucha mayor
exigencia en materia de calidad y/o servicio.
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Cuando nuestro nivel de madurez organizativa, estandarización de
procesos y calidad técnica percibida de nuestros servicios nos obliga a
competir a escala internacional.
Cuando el desarrollo de nuestra planificación estratégica nos obliga a
establecer estándares de servicio y calidad muy superiores a la media
del mercado.
Cuando buscamos establecer mejores prácticas en determinados
procesos claves que permitan alcanzar una productividad y rentabilidad
superior.
Cuando necesitamos estar permanente informados sobre el nivel
competitivo global en materia de determinado proceso o practica de
nuestro sector industrial.
Cuando requerimos general un alto valor competitivo que rompa el
estándar habitual de nuestro sector industrial.
Cuando necesitamos obtener información de alto valor estratégico de
otros competidores del mercado a nivel global para avanzar con
rapidez en un proceso de mejora y/u obtención de resultados.
Cuando requerimos incorporar un nuevo desarrollo tecnológico
emergente que de alto valor a la calidad técnica de nuestros productos
y/o servicios.
Cuando la gestión de la organización está orientada hacia el cambio y
apuesta por el desarrollo de una estrategia orientada a la excelencia.
Cuando la organización está ya inmersa en la innovación e
implementación de ajustes a sus procesos de producción o de servicio.
Cuando se requiere un cambio importante en procesos clave,
productos o servicios que permitan alcanzar y sobrepasar las
expectativas de los consumidores.
15.VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL BENCHMARKING
15.1. VENTAJAS DEL BENCHMARKING
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Identificar oportunidades de innovación a través del
descubrimiento de nuevas tecnologías, ya aplicadas en su propio
sector o diferentes.
Identificar aquellos procesos en los que existan diferencias
significativas respecto al mejor del sector”, utilizándolo como
estímulo para el cambio y como instrumento de seguimiento de
las mejores producidas.
Conocer la posición relativa frente a empresas del propio sector o
de otros, evitando el estancamiento y ofreciendo diferentes
alternativas.
Conocer con suficiente anterioridad nuevas tendencias y
direcciones estratégicas y, en función de estas, gestionar
adecuadamente el cambio.
Detectar cambios y tendencias en los mercados.
Seguimiento a relaciones y desarrollo de planes de colaboración.
15.2. DESVENTAJAS DEL BENCHMARKING
Está de moda la aplicación del
benchmarking. Esto puede crear
expectativas en el personal, sin que la
dirección se sienta comprometida con los
resultados.
Puede ser necesario impartir nociones de ética y cuestiones
legales que rodean al intercambio de información de trabajo entre
organizaciones, especialmente competidores.
El benchmarking cuenta con la confianza de la compañía. Esta es
la mayor resistencia a comparar de forma eficaz los procesos de
los competidores, debido a que la mayor parte de la información es
confidencial.
CONCLUSIONES
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Actualmente las empresas
se enfrentan a mercados
globales que les presentan
retos cada vez más grandes.
Uno de los retos principales
es el de la competitividad, ya
que no sólo se enfrentan a
empresas locales, sino que
la competencia se da entre
empresas de todo el mundo.
Para ser cada vez más
competitivos las empresas recurren a diversas herramientas que les permitan
bajar sus costos, aumentar la calidad de sus productos, etc. Entre estas
herramientas o fórmulas de encuentra el Benchmarking.
Podemos definir al Benchmarking como la estrategia que nos permite identificar
las mejores prácticas de negocios entre todas las industrias reconocidas como
líderes, que al adaptarlas e implementarlas en nuestra empresa, nos permiten
no sólo alcanzar a la competencia directa, sino que nos dan una ventaja
competitiva mayor a la de estas.
En general podemos concluir que el estudio de Benchmarking, si es hecho
como un proceso constante y se institucionaliza, nos servirá como una
herramienta que nos permita mejorar el desempeño de nuestro negocio al
permitirnos identificar las mejores prácticas de negocios entre las industrias
líderes, de manera que seamos más competitivos y podamos tener éxito en un
mercado cambiante y global en el que las empresas tienen que desempeñarse
actualmente.
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LINKOGRAFÍA
http://www.monografias.com/trabajos10/bench/
bench.shtml#ixzz3nYJA1SIL.
https://es.wikipedia.org/wiki/Benchmarking#Tipos_de_Benchmarking
http: //uni%20san%20pedro/vii/marketing/benchmarking.pdf
http://www.monografias.com/trabajos10/bench/
bench.shtml#ixzz3nYVGKFBh
http://www.cge.es/portalcge/tecnologia/innovacion/
4111benchmarking.aspx
http://thesmadruga2.blogspot.pe/2011/12/benchmarking.html}
http://www.monografias.com/trabajos3/bench/
bench.shtml#ixzz3nZK304cf
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