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IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EMPRESA
FAMILIARMENTE RESPONSABLE efr
Toledo Febrero 2007
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Indice
Qué es EFR
El Modelo EFR
El Modelo EFR en la Cámara
Diseño y Planificación
Desarrollo e Implantación
Seguimiento y Medición de Resultados
Evaluación de Resultados
Auditoria Externa
Factores Clave del Éxito
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¿Qué es EFR?
Es una movimiento internacional, enmarcado en la RSE, que se ha ocupado de avanzar y dar respuestas en materia de responsabilidad y respeto a la conciliación (entre la vida laboral y la familiar)
En España esta iniciativa ha sido liderada por el Centro de Investigación Trabajo-Familia del IESE en colaboración con la Fundación+Familia quien ha desarrollado un Modelo certificable que:
“reconoce el esfuerzo de las empresas en definir e implantar políticas que permitan la conciliaciónconciliación entre el
desarrollo profesionalprofesional y la vida personal personal de sus empleados”
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Indice
Qué es EFR
El Modelo EFR
El Modelo EFR en la Cámara
Diseño y Planificación
Desarrollo e Implantación
Seguimiento y Medición de Resultados
Evaluación de Resultados
Auditoria Externa
Factores Clave del Éxito
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El Modelo EFR
Cultura: Uso práctico de políticas o prácticas y hábitos o costumbres no formales
Resultados: Medición de los tres anteriores para establecer áreas de mejora continua que permitan seguir avanzando
La Fundación + Familia ha desarrollado un modelo de gestión para Empresas Familiarmente Responsables (EFR).
El Modelo EFR, es certificable, y se basa en los siguientes agentes:
Políticas: Reglas formalmente diseñadas y comunicadas
Facilitadores: Elementos que ayudan a poner los valores en
practica, fomentando una cultura organizativa flexible y
responsable
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Indice
Qué es EFR
El Modelo EFR
El Modelo EFR en la Cámara
Diseño y Planificación
Desarrollo e Implantación
Seguimiento y Medición de Resultados
Evaluación de Resultados
Auditoria Externa
Factores Clave del Éxito
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El Modelo EFR en la Cámara
La Cámara de Comercio de Toledo está comprometida desde hace tiempo con:
La mejora continua
La conciliación de vida familiar y laboral
El pasado mes de Septiembre, comenzó un proyecto para desarrollar un Sistema de Gestión EFR y certificarse como Empresa Familiarmente Responsable.
El Sistema se ha integrado en del Sistema de Calidad y MedioAmbiente vigente en la Cámara de Toledo.
El Modelo se basa en:
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
DESARROLLO E IMPLANTACIÓN
EVALUACIÓN DE
RESULTADOS
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
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El Modelo EFR en la Cámara
La implicación de la Dirección con la conciliación, es evidente, y muestra de ello es la incorporación de “compromisos” en la siguiente documentación:
Política de Calidad (Ver Capítulo 02 del Manual de Calidad)
Plan estratégico 2007-2009
Compromiso de la DirecciónCompromiso de la Dirección
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Indice
Qué es EFR
El Modelo EFR
El Modelo EFR en la Cámara
Diseño y Planificación
Desarrollo e Implantación
Seguimiento y Medición de Resultados
Evaluación de Resultados
Auditoria Externa
Factores Clave del Éxito
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El Modelo EFR en la Cámara
LA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES EN MATERIA DE CONCILIACIÓN
El representante EFR, cómo principal interlocutor del Modelo EFR, es responsable de analizar toda la información disponible para identificar necesidades referentes a conciliación:
Comunicaciones internas/ externas
Análisis de Resultados: Indicadores, encuestas, Autoevaluación del Modelo, Auditorias
Análisis de NC/ AACC/ AAPP
Una vez identificadas las necesidades:Prioriza las más importantes
Diseña un plan a medida que le permita desarrollar e implantar las medidas que mejor se adecuen a las nuevas necesidades
Si fuera oportuno, solicitará la ayuda/ aprobación de la medida en el Comité de Calidad .
Los procesosLos procesos
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
PolíticasPolíticas
ObjetivosObjetivos
SoportesSoportes
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El Modelo EFR en la Cámara
Las Políticas EFR son directrices y orientaciones globales de una organización relativas al ámbito de la conciliación, deben estar definidas, documentadas y difundidas.
Pueden aplicar :a toda la organización
A determinados colectivos
Hay cinco líneas básicas de actuación:Flexibilidad temporal y espacial
Apoyo a la familia de los empleados
Desarrollo y competencia profesional
Igualdad de oportunidades
Estabilidad en el empleo
Todas las políticas deben estar desarrolladas teniendo en cuenta:
La perspectiva de género
El liderazgo y estilo de dirección.
PolíticasPolíticas
ObjetivosObjetivos
SoportesSoportes
Los procesosLos procesos
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
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El Modelo EFR en la Cámara
Políticas de la Cámara de Toledo:
FLEXIBILIDAD EN TIEMPO Y ESPACIO:
Horario de atención al público L-J 8.30-14.30 y 16:00-19:00. V 8:30-14:30
Horario Base: L-J 9:00-14:00 y 16:00-19:00 y V 8:30-14:30. Flexibilidad: se permite ampliar una hora el horario de las mañanas, permitiendo disponer de más tiempo libre en las tardes.
Jornada Intensiva: 08:30 a 15:00/ 16 Jun -15 de Sept.
Vacaciones flexibles: priorizando las necesidades de los distintos servicios.
Reducción de Jornada por guardia legal: bajo el principio de responsabilidad y respeto, se acuerda el porcentaje de reducción de jornada.
Baja por Maternidad: 17 semanas
** Nota: Todas las políticas vigentes están actualizadas en la Intranet, y se irán actualizando según se vayan incluyendo políticas nuevas.
Los procesosLos procesosPolíticasPolíticas
ObjetivosObjetivos
SoportesSoportes
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
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El Modelo EFR en la Cámara
Políticas de la Cámara de Toledo:
APOYO A LA FAMILIA DE LOS EMPLEADOS
Compensación por Viajes y Desplazamientos
Ayuda a Guardería: hasta que el niño cumpla los 4 años.
Jubilación: aportaciones económicas al fondo de jubilación.
Seguro de Vida: Póliza de accidente o fallecimiento y un Seguro de Accidentes Laborales para todos los trabajadores.
Actividades para Niños: eventos de carácter lúdico para los niños de los empleados.
** Nota: Todas las políticas vigentes están actualizadas en la Intranet, y se irán actualizando según se vayan incluyendo políticas nuevas.
Los procesosLos procesos
ObjetivosObjetivos
SoportesSoportes
PolíticasPolíticas
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
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El Modelo EFR en la Cámara
Políticas de la Cámara de Toledo:
DESARROLLO Y COMPETENCIA PROFESIONAL: Planes de Formación ad-hoc para cubrir las necesidades de los trabajadores.
IGUALDAD DE OPORTUNIDADESIncorporación en plantilla de personas con algún tipo de minusvalía.
ESTABILIDAD EN EL EMPLEO Políticas de contratación que apuestan por la estabilidad del empleo
** Nota: Todas las políticas vigentes están actualizadas en la Intranet, y se irán actualizando según se vayan incluyendo políticas nuevas.
Los procesosLos procesos
ObjetivosObjetivos
SoportesSoportes
PolíticasPolíticas
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
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El Modelo EFR en la Cámara
OBJETIVOS
Se ha incorporado una línea estratégica en temas de conciliación, cuyos principales ejes son:
“Mejorar la gestión de la Cámara mediante el desarrollo de políticas de Recursos Humanos y de Comunicación que contribuyan a la eficacia en la prestación de los servicios, la mejora del clima
laboral y faciliten la conciliación laboral y familiar”
A través de:
Mejorar la satisfacción de las personas en aspectos específicos de conciliación de la vida familiar y laboral.
Potenciar la comunicación interna y la formación
Los procesosLos procesos
ObjetivosObjetivos
SoportesSoportes
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
PolíticasPolíticas
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El Modelo EFR en la Cámara
La Dirección de Recursos Humanos es el RESPONSABLE EFR :
Responsabilidades: liderar, organizar y ejercer de interlocutor en las cuestiones referentes a conciliación.
Principales Funciones:La identificación y evaluación de las necesidades en materia de conciliaciónAsegurar la Comunicación Interna: directrices, objetivos, quejas, sugerencias, propuestas, reclamaciones… Coordinar las tareas de Seguimiento y Medición en materia EFRParticipar en la organización de las Auditorias Internas del Modelo EFR Asegurar la Autoevaluación del Modelo EFR
Se integra en el Comité de Calidad y Medio Ambiente.
Los procesosLos procesos
SoportesSoportes
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
PolíticasPolíticas
ObjetivosObjetivos
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El Modelo EFR en la Cámara
Se han adaptado/ desarrollado los siguientes soportes para dar cumplimiento con los requisitos del Modelo:
los Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y Medio Ambiente.
Las Sistemáticas/ Soportes para el Desarrollo, Seguimiento, Medición y Evaluación del Modelo EFR:
Modificación de la encuesta de satisfacción Interna
Manual de Acogida
Intranet: Foro de Conciliación
Inc@web
Los procesosLos procesos
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
DISEÑO Y PLANIFICACIÓN
PolíticasPolíticas
ObjetivosObjetivos
SoportesSoportes
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Índice
Qué es EFR
El Modelo EFR
El Modelo EFR en la Cámara
Diseño y Planificación
Desarrollo e Implantación
Seguimiento y Medición de Resultados
Evaluación de Resultados
Auditoria Externa
Factores Clave del Éxito
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El Modelo EFR en la Cámara
COMUNICACIÓN INTERNA ( PCM-07):
La Cámara de Toledo pone a disposición de los empleados canales/ soportes de comunicación para difundir los requisitos de Modelo, las directrices, los objetivos, las quejas, sugerencias, propuestas…
Inc@web: documentación del Sistema de Gestión: Manual de Calidad y los Procedimientos
Intranet:El Plan estratégico: Misión y Lineas estratégicas
Las Políticas “Conciliadoras”
Los objetivos
Los indicadores
Actualización del Manual de Acogida:Nuevas Políticas
Buzón de Sugerencias: Para canalizar sugerencias en materia de conciliación.
Foro de RRHH/ Conciliación
DESARROLLOE IMPLANTACIÓN
DESARROLLOE IMPLANTACIÓN
Los procesosLos procesos
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El Modelo EFR en la Cámara
COMUNICACIÓNES EXTERNAS (PCM-07)
EMPLEADOS CON LA FUNDACION + FAMILIA: Los empleados de la Cámara de Toledo podrán ponerse en contacto con la F+F respecto al Modelo EFR. Estas comunicaciones:
– Deberán ser relevantes en materia EFR– Responder a problemas de ámbito colectivo y no personales– Haber sido previamente dirigidos a la propia Cámara y no haber
obtenido respuesta
Para contactar con la Fundación + Familia:– C/ Mesena, 79 – Planta Baja (28033 MADRID)– Teléfono: 902 106 525– www.masfamilia.org
FAMILIAS DE LOS EMPLEADOS CON LA CAMARA DE TOLEDO: Los familiares de los empleados podrán contactar con la Cámara de Toledo para expresar cualquier duda, sugerencia, o en el ámbito de la conciliación:
Plaza San Vicente 3 (45001 TOLEDO)
Tfno: 925.280.111.
FAX: 925.280.004/ 07
Los procesosLos procesos
DESARROLLOE IMPLANTACIÓN
DESARROLLOE IMPLANTACIÓN
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Indice
Qué es EFR
El Modelo EFR
El Modelo EFR en la Cámara
Diseño y Planificación
Desarrollo e Implantación
Seguimiento y Medición de Resultados
Evaluación de Resultados
Auditoría Externa
Factores Clave del Éxito
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El Modelo EFR en la Cámara
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN EN MATERIA EFR (Capítulo 08 del Manual de Calidad)
El responsable EFR es quien realiza el seguimiento de resultados del Modelo.
Se apoyará en:Indicadores
Encuesta de satisfacción
Comunicaciones internas: sugerencias, quejas ó comunicaciones en materia EFR …
Que le han de permitir conocer el grado de:Percepción: Conocimiento de los requisitos del Modelo
Uso: grado de uso de políticas
Satisfacción: evaluar el nivel de conflicto/compromiso entre trabajo y familia que experimentan los empleados de la Cámara, así cómo los impactos en su rendimiento y en sus intenciones
Los procesosLos procesos
SEGUIMIENTO YMEDICIÓN
SEGUIMIENTO YMEDICIÓN
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El Modelo EFR en la Cámara
INDICADORES
SATISFACCIÓN Satisfacción de las personas (1 a 5, encuesta anual)
FORMACIÓN Acciones formativas realizadas / Planificadas X 100
FORMACIÓN Horas de formación X nº de asistentes / Plantilla media
EFRNº de quejas/ reclamaciones/sugerencias relacionados con EFR
NEGOCIO Nº solicitudes de información/colaboraciones en temas EFR
ESTABILIDAD EMPLEO % de trabajadores con contrato indefinido
FLEXIBILIDAD % plantilla con reducción de jornada (hombre/ mujer)
APOYO A LA FAMILIA % de personas que se utilizan servicios de la Cámara
INTEGRACIÓN % de trabajadores con algún grado de minusvalía
IGUALDAD DE OPORTUNIDADES % hombre/ mujer
APOYO A LA FAMILIA % de personas que se utilizan servicios de la Cámara
INDICE GENERAL EFREs la media aritmética del grado de cumplimiento de los indicadores frente al valor de referencia
Los procesosLos procesos
SEGUIMIENTO YMEDICIÓN
SEGUIMIENTO YMEDICIÓN
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El Modelo EFR en la Cámara
NO CONFORMIDADES (PCM-04)
Se entiende por No Conformidad: el incumplimiento de un requisito.
El responsable EFR junto con el Gestor de Calidad y Medio Ambiente será los responsables de su gestión:
Las NC serán registradas y documentadas, a través de Inc@web
Se estudiará y analizará las NC con el objeto de determinar las acciones a desarrollar para subsanarla:
Acciones Reparadoras
Acciones correctivas/ preventivas
Una vez evaluada la eficacia de la acción, deberán proceder a su cierre.
Los procesosLos procesos
SEGUIMIENTO YMEDICIÓN
SEGUIMIENTO YMEDICIÓN
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El Modelo EFR en la Cámara
AACC/ AAPP (PCM-05)AACC: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad o cualquier otra situación no deseableAAPP: Acción tomada para prevenir la causa de una No Conformidad o cualquier otras situación no deseable
Origen de la AACC/AAPP:No Conformidades Pequeñas pero repetitivas ó gravesEstudio y análisis de las comunicaciones internas/ externas: reclamaciones, resultados negativos en encuestas…Desviaciones encontradas en las Auditorias Internas ó ExternasDecisiones debidas a la Revisión del SistemaDesviaciones de indicadores
Las AACC/AAPP serán:Registradas y documentadas, a través de Inc@webAsignadas a un responsable de la implantación y seguimiento de la AACC/AAPPVerificada su efectividad para proceder a su cierre.
Los procesosLos procesos
SEGUIMIENTO YMEDICIÓN
SEGUIMIENTO YMEDICIÓN
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Indice
Qué es EFR
El Modelo EFR
El Modelo EFR en la Cámara
Diseño y Planificación
Desarrollo e Implantación
Seguimiento y Medición de Resultados
Evaluación de Resultados
Auditoria Externa
Factores Clave del Éxito
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El Modelo EFR en la Cámara
AUTOEVALUACIÓN DEL MODELO EFR (PCM 08)
Cómo elemento de cierre del Ciclo de Mejora Continua, el Responsable EFR, revisa:
Los datos
Los documentos
Los informes
Los resultados
Con el objetivos de desarrollar un análisis coherente de la situación en conciliación que le permita redefinir, si fuera necesario, un nuevo posicionamiento en materia EFR. Esto podría implicar:
Modificación en las Políticas EFR
Modificación de los Objetivos EFR
Modificación de los soportes
Modificación de las actividades de
Seguimiento y Medición
Una vez realizada la revisión, las principales
conclusiones deberán ser analizadas en
la Revisión del Sistema por la Dirección.
Los procesosLos procesos
EVALUACIÓN DE RESULTADOS
EVALUACIÓN DE RESULTADOS
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El Modelo EFR en la Cámara
AUDITORÍAS INTERNA DEL MODELO EFR (PCM-03):
Anualmente se realizarán la revisión del Sistema EFR.
Las Auditorias internas permiten:
Conocer el grado de adecuación e implantación del Sistema.
Detectar áreas de mejora y puntos fuertes.
Avisa de la llegada del auditor de certificación
Serán realizadas por personal cualificado
El Informe de Auditoria, será remitido por el responsable EFR al Gestor de Calidad y MedioAmbiente quien:
Lo procesará a través de Inc@web para su distribución
Lo mantendrá a disposición de la Dirección
para la Revisión del Sistema
Los procesosLos procesos
EVALUACIÓN DE RESULTADOS
EVALUACIÓN DE RESULTADOS
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Índice
Qué es EFR
El Modelo EFR
El Modelo EFR en la Cámara
Diseño y Planificación
Desarrollo e Implantación
Seguimiento y Medición de Resultados
Evaluación de Resultados
Auditoria Externa
Factores Clave del Éxito
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La Auditoria Externa
Entidades acreditadas:
“La certificación tiene carácter voluntario”
Ventajas que obtenemos con la certificación externa:
Evaluación objetiva.
Mejora de la imagen pública, reconocimiento externo de nuestro Sistema.
Mejora de la confianza de los empleados.
Mantener el sistema vivo con el tiempo, a salvo de la deriva y de los golpes de mar.
Lloyds Register Quality Assurance
Det Norske Veritas.
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La Certificación
Cómo se realiza?
Revisión de la documentación: procedimientos, objetivos, indicadores, otros registros: Actas, informes, AACC/AAPP, resultados de encuestas, comunicaciones internas/ externas en materia EFR… Revisión del grado de implantación del Sistema, para ello se puede recurrir a: entrevistas con los empleados…
La auditoria llevará asociada una puntuación que permitirá conocer la situación de la Cámara de Toledo en aspectos relativos a Conciliación:
D. Empresa Escéptica. Entre 0 y 250 puntos
C. Empresa Comprometida. Entre 250 y 800 puntos
B. Empresa Proactiva. Entre 800 y 1400 puntos
A. Empresa Excelente. Entre 1400 y 2000 puntos
EFR
EFR
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Indice
Qué es EFR
El Modelo EFR
El Modelo EFR en la Cámara
Diseño y Planificación
Desarrollo e Implantación
Seguimiento y Medición de Resultados
Evaluación de Resultados
Auditoria Externa
Factores claves del éxito
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Factores clave de éxito
Es fundamental tener en cuenta que:
La conciliación debe estar presente en la estrategia de la empresa siendo por tanto coherente con los objetivos de la organización
La dirección debe demostrar el compromiso firme y evidente con sus empleados.
Los líderes tienen:
Comunicar
Motivar
Ser ejemplo de comportamiento
La comunicación debe convertirse en una herramienta básica para:
Difundir políticas y planes de acciones
Conocer y entender el modelo
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Ventajas
Para la Cámara de Toledo:1. Incremento de la motivación de los empleados
2. Mayor grado de compromiso en el desarrollo y la productividad en la compañía
3. Reducción del estrés de los empleados
4. Reducción de costes derivados de la rotación voluntaria y bajas laborales de los empleados
5. Preservar e incrementar la imagen pública frete a clientes y potenciales clientes (externos e internos)
6. Incremento de la competitividad empresarial
7. Proceso de mejora continua
8. Mejora de liderazgo, de la comunicación, de la responsabilidad y de la estrategia empresarial
9. Reducción de costes de control de empleados (confianza mutua)
10. Mejora cualitativa de la cultura de empresa (misión, visión y valores)
11. Participación en las ventajas que ofrezcan las diferentes administraciones - locales, autonómicas, estatales y comunitarias- a las EFR, como son las subvenciones, desgravaciones fiscales y mayores facilidades en concursos públicos
12. Mejora del clima laboral enrarecido, y de las relaciones laborales
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Ventajas
Para los Empleados:1. Mejora de la autoestima
2. Mejora de la motivación
3. Reducción de costes familiares
4. Reducción de estrés
5. Menos enfermedades
6. Mayor grado de inmunidad frente a infecciones y enfermedades (bajas laborales)
7. Mayor satisfacción interna por la conciliación de la vida familiar y laboral
8. Trabajar en un entorno más “natural” y de forma más comprometida
9. Disponer de más tiempo para la familia
10. Menor sensación de culpabilidad por no ver a los hijos o no ejercer el rol natural correspondiente
11. Compartir con muchos la pasión por conciliar la vida familiar y laboral
12. Incremento de la empleabilidad y mejor desarrollo en la trayectoria profesional en la misma empresa
13. Mayor estabilidad laboral y mayor equilibrio emocional y familiar
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Muchas Gracias por vuestra Atención
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