T o l e d o 1 IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EMPRESA FAMILIARMENTE RESPONSABLE efr...

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IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EMPRESA

FAMILIARMENTE RESPONSABLE efr

Toledo Febrero 2007

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Indice

Qué es EFR

El Modelo EFR

El Modelo EFR en la Cámara

Diseño y Planificación

Desarrollo e Implantación

Seguimiento y Medición de Resultados

Evaluación de Resultados

Auditoria Externa

Factores Clave del Éxito

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¿Qué es EFR?

Es una movimiento internacional, enmarcado en la RSE, que se ha ocupado de avanzar y dar respuestas en materia de responsabilidad y respeto a la conciliación (entre la vida laboral y la familiar)

En España esta iniciativa ha sido liderada por el Centro de Investigación Trabajo-Familia del IESE en colaboración con la Fundación+Familia quien ha desarrollado un Modelo certificable que:

“reconoce el esfuerzo de las empresas en definir e implantar políticas que permitan la conciliaciónconciliación entre el

desarrollo profesionalprofesional y la vida personal personal de sus empleados”

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Qué es EFR

El Modelo EFR






Auditoria Externa


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El Modelo EFR

Cultura: Uso práctico de políticas o prácticas y hábitos o costumbres no formales

Resultados: Medición de los tres anteriores para establecer áreas de mejora continua que permitan seguir avanzando

La Fundación + Familia ha desarrollado un modelo de gestión para Empresas Familiarmente Responsables (EFR).

El Modelo EFR, es certificable, y se basa en los siguientes agentes:

Políticas: Reglas formalmente diseñadas y comunicadas

Facilitadores: Elementos que ayudan a poner los valores en

practica, fomentando una cultura organizativa flexible y

responsable

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Qué es EFR

El Modelo EFR






Auditoria Externa


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La Cámara de Comercio de Toledo está comprometida desde hace tiempo con:

La mejora continua

La conciliación de vida familiar y laboral

El pasado mes de Septiembre, comenzó un proyecto para desarrollar un Sistema de Gestión EFR y certificarse como Empresa Familiarmente Responsable.

El Sistema se ha integrado en del Sistema de Calidad y MedioAmbiente vigente en la Cámara de Toledo.

El Modelo se basa en:

COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

DISEÑO Y PLANIFICACIÓN

DESARROLLO E IMPLANTACIÓN

EVALUACIÓN DE

RESULTADOS

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

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La implicación de la Dirección con la conciliación, es evidente, y muestra de ello es la incorporación de “compromisos” en la siguiente documentación:

Política de Calidad (Ver Capítulo 02 del Manual de Calidad)

Plan estratégico 2007-2009

Compromiso de la DirecciónCompromiso de la Dirección

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Qué es EFR

El Modelo EFR






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LA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES EN MATERIA DE CONCILIACIÓN

El representante EFR, cómo principal interlocutor del Modelo EFR, es responsable de analizar toda la información disponible para identificar necesidades referentes a conciliación:

Comunicaciones internas/ externas

Análisis de Resultados: Indicadores, encuestas, Autoevaluación del Modelo, Auditorias

Análisis de NC/ AACC/ AAPP

Una vez identificadas las necesidades:Prioriza las más importantes

Diseña un plan a medida que le permita desarrollar e implantar las medidas que mejor se adecuen a las nuevas necesidades

Si fuera oportuno, solicitará la ayuda/ aprobación de la medida en el Comité de Calidad .

Los procesosLos procesos



PolíticasPolíticas

ObjetivosObjetivos

SoportesSoportes

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Las Políticas EFR son directrices y orientaciones globales de una organización relativas al ámbito de la conciliación, deben estar definidas, documentadas y difundidas.

Pueden aplicar :a toda la organización

A determinados colectivos

Hay cinco líneas básicas de actuación:Flexibilidad temporal y espacial

Apoyo a la familia de los empleados

Desarrollo y competencia profesional

Igualdad de oportunidades

Estabilidad en el empleo

Todas las políticas deben estar desarrolladas teniendo en cuenta:

La perspectiva de género

El liderazgo y estilo de dirección.


ObjetivosObjetivos

SoportesSoportes




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Políticas de la Cámara de Toledo:

FLEXIBILIDAD EN TIEMPO Y ESPACIO:

Horario de atención al público L-J 8.30-14.30 y 16:00-19:00. V 8:30-14:30

Horario Base: L-J 9:00-14:00 y 16:00-19:00 y V 8:30-14:30. Flexibilidad: se permite ampliar una hora el horario de las mañanas, permitiendo disponer de más tiempo libre en las tardes.

Jornada Intensiva: 08:30 a 15:00/ 16 Jun -15 de Sept.

Vacaciones flexibles: priorizando las necesidades de los distintos servicios.

Reducción de Jornada por guardia legal: bajo el principio de responsabilidad y respeto, se acuerda el porcentaje de reducción de jornada.

Baja por Maternidad: 17 semanas

** Nota: Todas las políticas vigentes están actualizadas en la Intranet, y se irán actualizando según se vayan incluyendo políticas nuevas.

Los procesosLos procesosPolíticasPolíticas

ObjetivosObjetivos

SoportesSoportes



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APOYO A LA FAMILIA DE LOS EMPLEADOS

Compensación por Viajes y Desplazamientos

Ayuda a Guardería: hasta que el niño cumpla los 4 años.

Jubilación: aportaciones económicas al fondo de jubilación.

Seguro de Vida: Póliza de accidente o fallecimiento y un Seguro de Accidentes Laborales para todos los trabajadores.

Actividades para Niños: eventos de carácter lúdico para los niños de los empleados.



ObjetivosObjetivos

SoportesSoportes




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DESARROLLO Y COMPETENCIA PROFESIONAL: Planes de Formación ad-hoc para cubrir las necesidades de los trabajadores.

IGUALDAD DE OPORTUNIDADESIncorporación en plantilla de personas con algún tipo de minusvalía.

ESTABILIDAD EN EL EMPLEO Políticas de contratación que apuestan por la estabilidad del empleo



ObjetivosObjetivos

SoportesSoportes




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OBJETIVOS

Se ha incorporado una línea estratégica en temas de conciliación, cuyos principales ejes son:

“Mejorar la gestión de la Cámara mediante el desarrollo de políticas de Recursos Humanos y de Comunicación que contribuyan a la eficacia en la prestación de los servicios, la mejora del clima

laboral y faciliten la conciliación laboral y familiar”

A través de:

Mejorar la satisfacción de las personas en aspectos específicos de conciliación de la vida familiar y laboral.

Potenciar la comunicación interna y la formación


ObjetivosObjetivos

SoportesSoportes




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La Dirección de Recursos Humanos es el RESPONSABLE EFR :

Responsabilidades: liderar, organizar y ejercer de interlocutor en las cuestiones referentes a conciliación.

Principales Funciones:La identificación y evaluación de las necesidades en materia de conciliaciónAsegurar la Comunicación Interna: directrices, objetivos, quejas, sugerencias, propuestas, reclamaciones… Coordinar las tareas de Seguimiento y Medición en materia EFRParticipar en la organización de las Auditorias Internas del Modelo EFR Asegurar la Autoevaluación del Modelo EFR

Se integra en el Comité de Calidad y Medio Ambiente.


SoportesSoportes




ObjetivosObjetivos

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Se han adaptado/ desarrollado los siguientes soportes para dar cumplimiento con los requisitos del Modelo:

los Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y Medio Ambiente.

Las Sistemáticas/ Soportes para el Desarrollo, Seguimiento, Medición y Evaluación del Modelo EFR:

Modificación de la encuesta de satisfacción Interna

Manual de Acogida

Intranet: Foro de Conciliación

Inc@web





ObjetivosObjetivos

SoportesSoportes

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Índice

Qué es EFR

El Modelo EFR






Auditoria Externa


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COMUNICACIÓN INTERNA ( PCM-07):

La Cámara de Toledo pone a disposición de los empleados canales/ soportes de comunicación para difundir los requisitos de Modelo, las directrices, los objetivos, las quejas, sugerencias, propuestas…

Inc@web: documentación del Sistema de Gestión: Manual de Calidad y los Procedimientos

Intranet:El Plan estratégico: Misión y Lineas estratégicas

Las Políticas “Conciliadoras”

Los objetivos

Los indicadores

Actualización del Manual de Acogida:Nuevas Políticas

Buzón de Sugerencias: Para canalizar sugerencias en materia de conciliación.

Foro de RRHH/ Conciliación

DESARROLLOE IMPLANTACIÓN



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COMUNICACIÓNES EXTERNAS (PCM-07)

EMPLEADOS CON LA FUNDACION + FAMILIA: Los empleados de la Cámara de Toledo podrán ponerse en contacto con la F+F respecto al Modelo EFR. Estas comunicaciones:

– Deberán ser relevantes en materia EFR– Responder a problemas de ámbito colectivo y no personales– Haber sido previamente dirigidos a la propia Cámara y no haber

obtenido respuesta

Para contactar con la Fundación + Familia:– C/ Mesena, 79 – Planta Baja (28033 MADRID)– Teléfono: 902 106 525– www.masfamilia.org

FAMILIAS DE LOS EMPLEADOS CON LA CAMARA DE TOLEDO: Los familiares de los empleados podrán contactar con la Cámara de Toledo para expresar cualquier duda, sugerencia, o en el ámbito de la conciliación:

Plaza San Vicente 3 (45001 TOLEDO)

Tfno: 925.280.111.

FAX: 925.280.004/ 07




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Qué es EFR

El Modelo EFR






Auditoría Externa


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SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN EN MATERIA EFR (Capítulo 08 del Manual de Calidad)

El responsable EFR es quien realiza el seguimiento de resultados del Modelo.

Se apoyará en:Indicadores

Encuesta de satisfacción

Comunicaciones internas: sugerencias, quejas ó comunicaciones en materia EFR …

Que le han de permitir conocer el grado de:Percepción: Conocimiento de los requisitos del Modelo

Uso: grado de uso de políticas

Satisfacción: evaluar el nivel de conflicto/compromiso entre trabajo y familia que experimentan los empleados de la Cámara, así cómo los impactos en su rendimiento y en sus intenciones


SEGUIMIENTO YMEDICIÓN


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INDICADORES

SATISFACCIÓN Satisfacción de las personas (1 a 5, encuesta anual)

FORMACIÓN Acciones formativas realizadas / Planificadas X 100

FORMACIÓN Horas de formación X nº de asistentes / Plantilla media

EFRNº de quejas/ reclamaciones/sugerencias relacionados con EFR

NEGOCIO Nº solicitudes de información/colaboraciones en temas EFR

ESTABILIDAD EMPLEO % de trabajadores con contrato indefinido

FLEXIBILIDAD % plantilla con reducción de jornada (hombre/ mujer)

APOYO A LA FAMILIA % de personas que se utilizan servicios de la Cámara

INTEGRACIÓN % de trabajadores con algún grado de minusvalía

IGUALDAD DE OPORTUNIDADES % hombre/ mujer

APOYO A LA FAMILIA % de personas que se utilizan servicios de la Cámara

INDICE GENERAL EFREs la media aritmética del grado de cumplimiento de los indicadores frente al valor de referencia




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NO CONFORMIDADES (PCM-04)

Se entiende por No Conformidad: el incumplimiento de un requisito.

El responsable EFR junto con el Gestor de Calidad y Medio Ambiente será los responsables de su gestión:

Las NC serán registradas y documentadas, a través de Inc@web

Se estudiará y analizará las NC con el objeto de determinar las acciones a desarrollar para subsanarla:

Acciones Reparadoras

Acciones correctivas/ preventivas

Una vez evaluada la eficacia de la acción, deberán proceder a su cierre.




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AACC/ AAPP (PCM-05)AACC: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad o cualquier otra situación no deseableAAPP: Acción tomada para prevenir la causa de una No Conformidad o cualquier otras situación no deseable

Origen de la AACC/AAPP:No Conformidades Pequeñas pero repetitivas ó gravesEstudio y análisis de las comunicaciones internas/ externas: reclamaciones, resultados negativos en encuestas…Desviaciones encontradas en las Auditorias Internas ó ExternasDecisiones debidas a la Revisión del SistemaDesviaciones de indicadores

Las AACC/AAPP serán:Registradas y documentadas, a través de Inc@webAsignadas a un responsable de la implantación y seguimiento de la AACC/AAPPVerificada su efectividad para proceder a su cierre.




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Qué es EFR

El Modelo EFR






Auditoria Externa


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AUTOEVALUACIÓN DEL MODELO EFR (PCM 08)

Cómo elemento de cierre del Ciclo de Mejora Continua, el Responsable EFR, revisa:

Los datos

Los documentos

Los informes

Los resultados

Con el objetivos de desarrollar un análisis coherente de la situación en conciliación que le permita redefinir, si fuera necesario, un nuevo posicionamiento en materia EFR. Esto podría implicar:

Modificación en las Políticas EFR

Modificación de los Objetivos EFR

Modificación de los soportes

Modificación de las actividades de

Seguimiento y Medición

Una vez realizada la revisión, las principales

conclusiones deberán ser analizadas en

la Revisión del Sistema por la Dirección.


EVALUACIÓN DE RESULTADOS


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AUDITORÍAS INTERNA DEL MODELO EFR (PCM-03):

Anualmente se realizarán la revisión del Sistema EFR.

Las Auditorias internas permiten:

Conocer el grado de adecuación e implantación del Sistema.

Detectar áreas de mejora y puntos fuertes.

Avisa de la llegada del auditor de certificación

Serán realizadas por personal cualificado

El Informe de Auditoria, será remitido por el responsable EFR al Gestor de Calidad y MedioAmbiente quien:

Lo procesará a través de Inc@web para su distribución

Lo mantendrá a disposición de la Dirección

para la Revisión del Sistema




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Índice

Qué es EFR

El Modelo EFR






Auditoria Externa


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La Auditoria Externa

Entidades acreditadas:

“La certificación tiene carácter voluntario”

Ventajas que obtenemos con la certificación externa:

Evaluación objetiva.

Mejora de la imagen pública, reconocimiento externo de nuestro Sistema.

Mejora de la confianza de los empleados.

Mantener el sistema vivo con el tiempo, a salvo de la deriva y de los golpes de mar.

Lloyds Register Quality Assurance

Det Norske Veritas.

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La Certificación

Cómo se realiza?

Revisión de la documentación: procedimientos, objetivos, indicadores, otros registros: Actas, informes, AACC/AAPP, resultados de encuestas, comunicaciones internas/ externas en materia EFR… Revisión del grado de implantación del Sistema, para ello se puede recurrir a: entrevistas con los empleados…

La auditoria llevará asociada una puntuación que permitirá conocer la situación de la Cámara de Toledo en aspectos relativos a Conciliación:

D. Empresa Escéptica. Entre 0 y 250 puntos

C. Empresa Comprometida. Entre 250 y 800 puntos

B. Empresa Proactiva. Entre 800 y 1400 puntos

A. Empresa Excelente. Entre 1400 y 2000 puntos

EFR

EFR

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Indice

Qué es EFR

El Modelo EFR






Auditoria Externa

Factores claves del éxito

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Factores clave de éxito

Es fundamental tener en cuenta que:

La conciliación debe estar presente en la estrategia de la empresa siendo por tanto coherente con los objetivos de la organización

La dirección debe demostrar el compromiso firme y evidente con sus empleados.

Los líderes tienen:

Comunicar

Motivar

Ser ejemplo de comportamiento

La comunicación debe convertirse en una herramienta básica para:

Difundir políticas y planes de acciones

Conocer y entender el modelo

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Ventajas

Para la Cámara de Toledo:1. Incremento de la motivación de los empleados

2. Mayor grado de compromiso en el desarrollo y la productividad en la compañía

3. Reducción del estrés de los empleados

4. Reducción de costes derivados de la rotación voluntaria y bajas laborales de los empleados

5. Preservar e incrementar la imagen pública frete a clientes y potenciales clientes (externos e internos)

6. Incremento de la competitividad empresarial

7. Proceso de mejora continua

8. Mejora de liderazgo, de la comunicación, de la responsabilidad y de la estrategia empresarial

9. Reducción de costes de control de empleados (confianza mutua)

10. Mejora cualitativa de la cultura de empresa (misión, visión y valores)

11. Participación en las ventajas que ofrezcan las diferentes administraciones - locales, autonómicas, estatales y comunitarias- a las EFR, como son las subvenciones, desgravaciones fiscales y mayores facilidades en concursos públicos

12. Mejora del clima laboral enrarecido, y de las relaciones laborales

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Ventajas

Para los Empleados:1. Mejora de la autoestima

2. Mejora de la motivación

3. Reducción de costes familiares

4. Reducción de estrés

5. Menos enfermedades

6. Mayor grado de inmunidad frente a infecciones y enfermedades (bajas laborales)

7. Mayor satisfacción interna por la conciliación de la vida familiar y laboral

8. Trabajar en un entorno más “natural” y de forma más comprometida

9. Disponer de más tiempo para la familia

10. Menor sensación de culpabilidad por no ver a los hijos o no ejercer el rol natural correspondiente

11. Compartir con muchos la pasión por conciliar la vida familiar y laboral

12. Incremento de la empleabilidad y mejor desarrollo en la trayectoria profesional en la misma empresa

13. Mayor estabilidad laboral y mayor equilibrio emocional y familiar

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Muchas Gracias por vuestra Atención

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