PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2014
Dirección General de Recursos Materiales y Servicios
Coordinación de Archivos
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PRESENTACIÓN
En cumplimiento a lo establecido en la Ley Federal de Archivos, Artículo 12, Fracción VI; tomando en cuenta la valoración, análisis y diagnóstico archivístico; dio como resultado el concluir los trabajos que se han venido realizando y proyectando para modernizar todos y cada uno de los procesos que no se pudieron concretar en el ejercicio anterior; así como aprovechar los espacios que se tienen en el nuevo inmueble, para lograr implementar un mejor control y resguardo de la información.
Para llegar a cumplir cada una de las metas, se han fijado diversos mecanismos que apoyados en la normatividad, nos ayudaran a conseguir nuestros objetivos; tales como contar con personal debidamente capacitado en cada área del propio archivo de concentración; así como, el impartir capacitaciones a los Responsables de los Archivos de Tramite; lo anterior, en términos de lo que establece el Artículo 6, fracción IX, de la Ley Federal de Archivos, que a la letra dice: “Son objetivos de esta Ley: IX. Contribuir a la promoción de una cultura de valoración de los archivos y su reconocimiento como eje de la actividad gubernamental”.
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OBJETIVO
El objetivo principal es establecer los mecanismos que nos permitan implementar y difundir los procedimientos apoyados con la normatividad vigente, en específico, conforme a lo señalado en el artículo 6, de la Ley Federal de Archivos.
Utilizando las herramientas idóneas para lograr la modernización, para un adecuado manejo de la información. Es decir, aprovechar las bases de datos, para la localización expedita de la misma, así como, explotar el programa con las imágenes digitalizadas y la base de datos con la ubicación topográfica, logrando la concentración de la referida información (fracciones I y V del artículo 6 de la Ley Federal de Archivos).
Habilitar espacios para realizar la capacitación de los responsables de los archivos de tramite; así como para el personal del archivo de concentración, tal y como lo establece la fracción V, del artículo 12 del ordenamiento jurídico antes referido.
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MARCO JURÍDICO
• Ley Orgánica de la Administración Publica Federal • Ley Federal de Archivos.• Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e
Históricos.
Artículo 36. Por determinación de esta Ley son monumentos históricos:
II. Los documentos y expedientes que permanezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales.
III. Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y los libros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero, durante los siglos XVI al XIX que por su rareza e importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados en el país.
IV. Las colecciones científicas y técnicas podrán elevarse a esta categoría, mediante la declaratoria correspondiente.
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MARCO JURÍDICO
• Ley General de Bienes Nacionales.
Artículo 6. Están sujetos al régimen de dominio público de la Federación:
XVIII. Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes; las piezas etnológicas o paleontológicas, los especímenes tipo de la flora y la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas y filatélicas; los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, magnéticos o informáticos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonido, y las piezas artísticas o históricas de los museos.
• Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica
Gubernamental.
Artículo 4. Son objetivos de esta Ley: V. Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos.
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MARCO JURÍDICO
• Ley Federal de Procedimiento Administrativo
• Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Artículo 47. Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones, para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deben ser observadas en el desempeño de su empleo cargo o comisión, y cuyo incumplimiento dará lugar al procedimiento y a las sanciones que correspondan, sin perjuicio de sus derechos laborales, así como de las normas especificas que al respecto rijan en el servicio de las fuerzas armadas:
IV. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebida de aquellas.
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MARCO JURÍDICO
• Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental.
Artículo 44. Todo documento en posesión de las dependencias y entidades formará parte de un sistema de archivos de conformidad con los lineamientos y criterios a que se refiere este capítulo; dicho sistema incluirá al menos, los procesos para el registro o captura, la descripción desde el grupo general, subgrupo y expediente, archivo, preservación, uso y disposición final, entre otros que resulten relevantes.
• Manual Administrativo de Aplicación General de las Materias de Transparencia y de Archivos.
• Acuerdo por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la Administración Publica Federal.
• Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetara la guarda, custodia y plazo de conservación del archivo contable gubernamental.
• Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal .
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MARCO JURÍDICO
• Acuerdo por el que se emiten Disposiciones Generales para la transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos.
• Acuerdo por el que se Dispone que el Archivo General de la Nación será la Entidad Central y de Consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los Archivos Administrativos e Históricos de la Administración Publica Federal.
• Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública
• Lineamientos que deberán observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Publica los Índices de Expedientes Reservados.
• Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal.
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Áreas de Oportunidad
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Áreas de Oportunidad
Organización y Normatividad Archivística
Organización y Normatividad Archivística
Capacitación Archivística
Capacitación Archivística
Recursos Humanos y Materiales
Recursos Humanos y Materiales
Implementación de Tecnologías Implementación de Tecnologías
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ORGANIZACIÓN Y NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA
ORGANIZACIÓN Y NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA
ACTUALIZACIÓN
ARCHIVOS DE TRÁMITE
Difusión de la información y los medios que permitan una óptima administración de los documentos de uso cotidiano, que coadyuvan en el desarrollo de las actividades propias de cada Unidad Administrativa.
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN
ARCHIVISTICA/CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL/PLAN
ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO/GUIA SIMPLE DE
ARCHIVOS
Difusión de la información concerniente a los valores documentales, plazos de conservación, vigencia documental, clasificación de reserva o confidencialidad y destino final; lo cual conlleva a establecer procesos de identificación y agrupación de expedientes y/o documentos.
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CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA
CAPACITACIÓN CONTINUA QUE CONDUZCA AL DESARROLLO
PROFESIONAL Y MEJOR
ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO.
PERSONAL OPERATIVO DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.
RESPONSABLES DE ARCHÍVOS DE TRÁMITE DE
LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS.
• Procedimientos, métodos y medidas que permitan la preservación de los documentos de archivo, así como, el trato y destino que debe darse a los mismos, para la administración, mejor funcionamiento y operación de los archivos.
• Manual de procedimientos de archivo.• Tratamiento de archivo contable y
archivo histórico, incluyendo la preservación restauración de documentos y acervo fotográfico considerado histórico.
• Ratificación o nombramiento del Responsables de Archivos de Trámite.
• Catálogo de firmas para préstamo de expedientes.
• Gestión de bajas documentales
• Actualización de directorio de Responsables de Archivos de Trámite.
• Actualización de inventarios de archivos de trámite.
• Revisión de series documentales.
• Uso de sistema de archivos (Digitalización y Base de datos con la ubicación topográfica de los expedientes).
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RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES
RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES
CONSERVACIÓN DEL ACERVO DOCUMENTAL.
AREA DE RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS AREA DE
OFICINAS
AULA AUDIOVISUAL
DE CAPACITACION
AREA DE ACERVO DOCUMENTAL
• MOBILIARIO• CONSUMIBLES
• EQUIPO DE LIMPIEZA PARA CONSERVACIÓN DE ACERVO• EQUIPO DE SEGURIDAD Y DE TRABAJO• EQUIPO DE COMPUTO Y MANTENIMIENTO
• FUMIGACIONES PERIÓDICAS• SERVICIOS DE RESTAURACIÓN HISTÓRICA
RECURSOS MATERIALES: INSUMOS Y MATERIALES QUE PERMITAN LA
OPERACIÓN ÓPTIMA DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
RECURSOS HUMANOS: CONTAR CON PERSONAL SUFICIENTE
DEBIDAMENTE CAPACITADO PARA LA OPERACIÓN ÓPTIMA DEL ARCHIVO, TODA VEZ QUE SE TRATA DE UN
ÁREA EN CRECIMIENTO Y EN ACTIVIDAD CONSTANTE, CON AMPLIO
CAMPO LABORAL.
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IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍASIMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS
SISTEMA DE ARCHIVOS DIGITALIZADOS Y LA BASE DE DATOS CON LA UBICACIÓN TOPOGRAFICA DEL ACERVO
EN LOS DIFERENTES REPOSITORIOS.
LOCALIZACIÓN INMEDIATA DE
EXPEDIENTES EN ACERVO
DOCUMENTAL
CONSULTA Y VISUALIZACIÓN
DE EXPEDIENTES
Y/O DOCUMENTOS
CONTROL DE INVENTARIOS
REPRODUCCIÓN AUTORIZADA DE DOCUMENTOS
CONTROL Y REGISTRO DE PRESTAMOS,
AUTORIZACIÓN DE CONSULTA A UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
ADAPTACIÓN DE UN SISTEMA QUE PERMITA CONTROLAR
PRINCIPALMENTE EL MANEJO DOCUMENTAL
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CRONOGRAMA / ACCIONES CRONOGRAMA / ACCIONES
TRIMESTRE ÁREA DE OPORTUNIDAD
ENERO – MARZO
OBSERVACIONES
ORGANIZACIÓN Y NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA
ÁRCHIVOS DE TRAMITE
Realizar oficios para capacitaciones
CUADRO GENERAL DE
CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
VALIDADO
CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Registrado en el AGN
(En proceso de Validación)
PLAN ANUAL DE
DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
Revisión de proyecto,
aprobación y difusión
En tramite
GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS
Solicitud por oficio UA
En tramite
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CRONOGRAMA / ACCIONES CRONOGRAMA / ACCIONES
TRIMESTRE ÁREA DE OPORTUNIDAD
ABRIL - JUNIO
OBSERVACIONES
CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA
PERSONAL DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
1ª Etapa (personal Operativo/
Mandos Medios)
Solicitud de cursos y/o capacitaciones al Archivo General de la Nación.
Control de inventarios, etiquetado, transferencias primarias, secundarias, etc.
AULA AUDIOVISUAL
Acondicionamiento del espacio destinado, instalación de proyector,
mesas, sillas.
Pizarra y /o cañón
RESPONSABLES DE ARCHIVOS DE TRAMITE UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
Convocar a Responsables de Archivos de Tramite
Capacitación 1ª Etapa
Guías simples de archivos, trasferencias, bajas, series documentales.
OFICINASProveer al área de oficinas de los
materiales mínimos para el desarrollo de actividades
Papelería, equipos de computo, líneas telefónicas
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CRONOGRAMA / ACCIONES CRONOGRAMA / ACCIONES
TRIMESTRE ÁREA DE OPORTUNIDAD
JULIO - SEPTIEMBRE OBSERVACIO
NES
RECURSOS MATERIALES
RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIA
S
Solicitud por oficio de muebles, materiales, etc.
Adaptar espacio destinado únicamente para la recepción de transferencias de las UA
Anual / Permanente
Se requiere de al menos una mesa / escritorio y sillas
ACERVO DOCUMENTAL
Fumigación de repositorios (periódicamente) restauración de documentos históricos (permanente)
Proveer al personal que constantemente labora en el acervo de los materiales mínimos de seguridad
Anual / Permanente
Guantes, cubre bocas, batas, cofias, gafas, gel antibacterial, etc.
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CRONOGRAMA / ACCIONES CRONOGRAMA / ACCIONES
TRIMESTRE ÁREA DE OPORTUNIDAD
OCTUBRE - DICIEMBRE
OBSERVACIONES
IMPLEMENTACIÓN DE
TECNOLOGÍAS
CONTROL DE INVENTARIOS
Coordinar capacitaciones para el uso y alimentación del sistema de digitalización y base de datos de expedientes, implementado en el departamento, el cual es de uso cotidiano..
Anual/Permanente
LOCALIZACIÓN, CONSULTA
Y VISUALIZACIÓ
N DE EXPEDIENTES
CONTROL Y REGISTRO DE PRÉSTAMOS, REPRODUCCI
ON DE DOCUMENTOS
Anual/
Permanente
Implementar mecanismos conforme la ley lo establece para el adecuado control y manejo de expedientes.
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