1. Clasificación e importancia de la correspondencia
en el contexto comercial e industrial.
Clasificación
- Por el destino: Públicas y Privadas
Publicas: contienen información general a través de medios
de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)
Privadas: Tratan de información de interés y carácter
particular comercial y oficial.
- Por su contenido: Primera clase y Segunda clase
Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y
personal su contenido es solo de información: cartas,
tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con
bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza
también por correo.
- Por su tramitación: Postal y Telegráfica
Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para
hacerla llegar a su destino, se divide en:
Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante
las oficinas del telégrafo
- Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.
Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha,
dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.
Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación
Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas
- Por su extensión: Largas medianas y cortas
Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras
Medianas: Cuando contienen doscientas palabras
Cortas: Cuando contienen cien palabras
Importancia
Las empresas tienen un cuerpo de vendedores que escriben todo
tipo de cartas para ampliar la actividad de ventas, por cuanto la
carta actúa simultáneamente en diferentes lugares.
Las cartas comerciales ayudan a realizar las operaciones de
compra, venta, a resolver la difícil tarea de la cobranza, y a
restablecer las relaciones ante las quejas de los clientes.
La carta es un mensaje que ayuda a desenvolver las variadas
relaciones humanas que da origen a la actividad comercial. Por
otra parte, la empresa debe conservar las cartas que recibe y las
copias de las que envía, por lo tanto la correspondencia forma
parte del servicio de archivo y registro de las empresas.
2. Planteamiento de una carta comercial.
Una carta no se improvisa, más bien es combinación de la
experiencia comercial, al conocimiento del idioma. Cuando se
necesita escribir una carta se debe seguir algunos aspectos:
Recolección de datos.
Esta etapa consiste en reunir todo el material que sea necesario para
elaborar el mensaje.
Búsqueda de ideas.
Es el punto de partida para una carta, también es la organización de
las ideas.
Borrador
Es cuando se elabora una carta, y primero se hace a lápiz, con todas
las correcciones necesarias y después poderla pasar a máquina o en
limpio.
3. Mecánica de una carta comercial
- Papelería y partes de la carta
La papelería es lo primero que comienza a presentar la "imagen" de la
carta.
Los principales factores en la selección de la papelería son la calidad
y la sencillez. Es una economía mal entendida utilizar papel y sobres
de baja calidad, ya que el costo del papel es solamente una pequeña
fracción del costo total de la carta
El papel blanco es de uso universal para cartas hoy día; es lo
suficientemente liviano para poder hacer un número razonable de
copias y se puede doblar nítidamente sin requerir mucho espacio.
- Sobres
Para el tamaño carta normal de 21, 5x 28 cms. los sobres son como
las segundas hojas, deben ser de la misma calidad del papel del
membrete. Generalmente están impresos con la misma información
que aparece en el membrete.
- Partes de una carta comercial
La ubicación correcta de las partes de una carta comercial en la
página con membrete es importante, porque de una carta comercial
en la página con membrete es importante, porque la apariencia de la
carta es la primera impresión que recibe el lector y ésta puede ser
agradable o desagradable. Las principales partes de la carta aparecen
en la ilustración y son:
La línea de localidad y fecha.
La primera palabra de esta línea es el nombre del lugar, nunca una
cifra. En un papel con membrete, la línea de localidad y fecha se
escribe dejando una línea de localidad y fecha se escribe dejando una
línea en blanco entre ésta y el membrete.
No se debe abreviar la fecha porque se presta a confusión; 6/6/78,
puede significar junio 8 ó 6 de agosto de 1978. Tampoco es de buen
gusto abreviar los meses del año; éstos siempre se escriben con letra
minúscula.
4. Proceso de redacción
Para lograr cartas eficaces, hay que escribirlas con cuidado,
poniendo atención en lo que se hace. Con un escrito rutinario, mal
redactado, inadecuada puede lograrse un efecto contrario al que
se pretende.
La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué ser una
tarea aburrida o carente de creatividad, se le puede dar a las
cartas un aire diferente, sólo se necesita poner atención y aprender
practicando es una habilidad que se adquiere con el tiempo .Para
empezar, se debe distinguir tres etapas en el proceso de
elaboración:
-Los pasos previos,
-La redacción del borrador
-La revisión
5. Introducción
Sirve para iniciar e introducir el contenido de la carta. El estilo de
la introducción deber ser siempre cortés.
La introducción debe ser una forma clara y concisa de comenzar el
cuerpo de la carta. En la introducción se debe decir algo que
atraiga la atención del lector, una vez leída no le quedara más
remedio que seguir adelante.
6. Estructura de textos especializados
Los textos especializados son los que contienen un vocabulario
que sólo puede comprender un grupo muy reducido de hablantes.
Tratar de leer un texto especializado científico o técnico sin ser
especialista en el campo correspondiente es como tratar de leer
un texto literario en una lengua que no se conoce.
7. Cuerpo o Desarrollo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de
tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior,
agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es
importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo
cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta
y/o de estímulo.
8. Cierre o Conclusión
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene
siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es
posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras
personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la
página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una
carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al
destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el
saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’.
Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las
variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se
dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la
expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va
precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por
autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la
autorización de la persona responsable.
9. Carta de pedido
Una carta de pedido es consecuencia de una carta de oferta
anterior, pero en muchas ocasiones son los comerciantes o
clientes los que se dirigen mediante un modelo de carta de pedido
de forma espontánea y por iniciativa propia exponiendo su petición
o el formato de su pedido.
Lo más importante en este tipo de cartas de pedido es planificar
anteriormente lo que se va a pedir. Por norma general suelen ser
grandes listados de artículos con sus precios y sus unidades, o
expresado en cantidades o cajas, etc. Por lo tanto no queremos
equivocarnos y requiere que repasemos concienzudamente una y
otra vez el modelo de carta de pedido antes de enviarse.
Conviene también indicarle a la casa vendedora a la que enviamos
el pedido que nos responda confirmándolo lo antes posible
indicándonos también si existe algún problema de forma que
tengamos un margen de maniobra para rectificar o hacer cambios.
Los plazos de entrega y sistemas de envío también son
importantes a la hora de hacer un pedido. No olvidarse del sistema
de pago o cobro, si nos hacen descuentos por compras superiores
a cierto número de productos o no. Formas de financiación,
comisiones, primas, etc.
Todos estos aspectos son de máxima importancia en función de
nuestras necesidades de venta o de adquisición de productos.
Otro dato importante dentro de la carta de pedido es conocer
claramente los gastos de envío. Aquí el dato importante es conocer
el peso, los gastos de embalaje, conocer si el peso que estamos
pidiendo incluye el embalaje o se refiere al peso neto y no bruto.
10. Carta de cobranza
Todo servicio o venta de mercancías siempre tiene como
respuesta una cobranza de gananciales por parte del comprador a
la persona o empresa vendedora. Las principales cartas de
cobranza son las siguientes: Letra de cambio, cheque, talón de
cuenta corriente, pagaré, giro postal, rembolso y recibos varios.
La cobranza puede realizarse en el mismo momento que se
efectúa la compra, por lo que se suele decir que es una cobranza
al contado rabioso, si se efectúa dentro del mes en el que se ha
realizado la venta, se dice que es una cobranza al contado sin
más. Si el importe es abonado dentro de un plazo de 30, 60 o 90
días desde el día de la operación, se dice que es una cobranza a
crédito, y si se abona primero una parte y después otras partes
regulares, se dice que se trata de una cobranza a plazos.
11. Carta de remeza
La carta de remesa es un documento que comunica un envío de
pago de dinero, dicho envío se realiza ya sea por medio de un
cheque, giro bancario, letra de cambio, entre otras formas. En este
se hace referencia a la razón del pago, se suministra información
que ayudará al acreedor en el registro correcto de la recepción del
pago y además se manifiesta el agradecimiento del cliente ante el
envío de bienes o servicios prestados por su acreedor o proveedor.
El formato general de este tipo de documento debe ser breve,
exacto y específico todos los datos y en el modo en que se hace el
envío del dinero.
Los datos más frecuentes se refieren a cantidades, plazos, abonos
pagos, saldos, descuentos, fechas, giros o sea que se trate sobre
números deben ser escritos como tal, por lo que la exactitud debe
ser la cualidad más resaltante.
A estas cartas hay que darles contestación inmediata para avisar
que se han recibido los fondos remitidos.
12. El uso de correo electrónico como
documento institucional
El propósito de este documento es ofrecer una guía y unos
requerimientos mínimos que se deben satisfacer para el uso
adecuado del correo electrónico; y definir los niveles de servicio de
los usuarios del correo electrónico con el fin de mejorar la calidad
del servicio ofrecido.
Es importante anotar que el uso inapropiado de los recursos
tecnológicos expone a la institución a riesgos innecesarios como
ataque de virus, compromiso de las redes y sistemas, problemas
de índole jurídico nacionales, regionales e internacionales.
La importancia del uso de las comunicaciones electrónicas para
intercambiar información como parte del quehacer diario de la
empresa. Además promueve su uso para apoyar la gestión
administrativa y la misión de servicio. Para ello, se provee variados
servicios y facilidades de comunicación electrónica, como lo es el
correo electrónico.
Regular el uso, unificar criterios técnicos y administrativos sobre el
servicio de correo electrónico institucional, asegurando y facilitando
una eficiente comunicación tanto interna como externa.
Este documento tiene el propósito de comunicar que el correo
electrónico institucional constituye un medio oficial para la
transmisión de mensajes y documentos a través de la red
institucional, así como por Internet.
Archivo de Documentos en la Oficina
Conjunto de documentos que se forman en la oficina como fruto de
su gestión, y que permanecen en ella mientras dura su trámite o la
necesidad de uso es constante
Carpetas
Término carpeta presenta diferentes usos.
Uno de los más extendidos es el de objeto que se emplea para
agrupar y proteger documentos sueltos de una organización.
La carpeta de archivo está conformada por una hoja de papel
grueso o bien fina pero sí muy rígida, El guardado de los
documentos se realiza en el interior de la misma, generalmente,
agrupándolos en temáticas comunes. Por tanto, es que el orden y
la organización son las dos cuestiones que se persiguen con la
creación de una carpeta
Dossier
Un dossier es un documento escrito, en soporte físico o en versión
digital, que presenta información acerca de uno o varios aspectos
de una institución, ya sea esta de carácter público o privado. Si
quisiéramos traducirlo, significa “expediente” o “informe”. El mismo
resulta ser una herramienta muy utilizada dentro del ámbito de los
negocios, en la ciencia, entre los científicos para intercambiar
información, en la prensa, para ejercer su tarea de informar y en
las Relaciones Públicas.
El dossier agrupa de forma detallada información sobre una
institución o una empresa. En este sentido, la información que el
dossier presenta es atemporal. Esto significa, que en general
informa sobre un acontecimiento o suceso en especial y que por
ello, cuando transcurre un tiempo, la información es ya obsoleta, el
dossier contiene información de largo plazo.
Tiene como objetivo principal brindarle información de la empresa
a una persona que conoce poco o no conoce nada acerca de la
misma. Esta persona puede ser un posible inversionista, alguien
que está interesado en comprar los productos o contratar los
servicios, un periodista o cualquier persona a la cual la empresa
quiera dar a conocer dicha información.
Documento
Un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca
de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito
que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar
algo.
De acuerdo al soporte se clasifican en documentales textuales,
que son los que se realizan en papel, y documentos no textuales,
que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de soporte para
guardar una información concreta. Como ejemplos de este último
tipo están los documentos que se hallan en un pen driver
Es importante resaltar que además existen múltiples tipos de
documentos dentro de lo que sería el ámbito del Derecho. Así, por
ejemplo, nos encontramos con el llamado documento público que
podemos definir que es aquel que acredita unos hechos
determinados y que está realizado y certificado por un funcionario
de la Administración Pública.
De la misma forma, está el documento privado que, en
contraposición al anterior, es aquel que prueba algo y que está
autorizado por las partes interesadas aunque no por el funcionario
en cuestión.
A estos dos tipos de documentos habría que añadir un tercero que
es aquel que se da en llamar documento auténtico. Como su
propio nombre indica, podríamos definirlo como aquel que está
legalizado o bien absolutamente autorizado. Se conoce como
documento de identidad, documento nacional de identidad (DNI) o
cédula de identidad al documento que emite el Estado para
posibilitar la identificación personal de cada ciudadano.
Agendas Corporativas
Es un libro o cuaderno con su parte principal originalmente en
blanco, pero que con su uso se irá rellenando con las anotaciones
que nos permitan recordar y planificar los diversos eventos
previstos para tener tiempo de ocio o ejercicio profesional y los
asuntos pendientes de hacer. Es una herramienta de trabajo
imprescindible para un "ejecutivo".
Para una agenda corporativa se necesita de planificación, una que
incluya el corto plazo (día- día o semanal) y el largo plazo
(objetivos a cumplir en 6 meses a 1 año), ya que te permitirá tener
una visión global del avance de los proyecto-
Priorizar es otro de las características que se deben tener en
cuenta a la hora de tener una agenda, ya que permite mantener en
claro que acciones te acercan más a los objetivos y las prioridades.
BIBLIOGRAFIA
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http://tecnicasecretariales.galeon.com/planeamiento.html
http://www.monografias.com/trabajos72/carta-comercial/carta- comercial2.shtml#clasificaaaaci
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comer.shtml#ixzz3PCmwRyS6 http://www.monografias.com/trabajos14/comer/
comer.shtml#ixzz3PCo1K5fk http://www.modelo-carta.com/modelo-carta-pedido.html http://www.modelo-carta.com/modelo-carta-cobranza.html
INTRODUCCION
La comunicación de forma escrita es imprescindible en la vida
comercial sin esta no existiría los negocios entre empresas ya que la
mayoría de los negocios se resuelven por medio de correspondencia,
muchas empresas mantienen relaciones comerciales solo a través de
esta.
La correspondencia comercial es un factor insustituible para las
empresas, lo que hace necesario preparar secretarias (os) expertos,
capaces de redactar en cualquier momento, cualquier comunicación
escrita. De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales;
el éxito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez hace que
las empresas aumenten el volumen de sus ventas.
CONCLUSION
La correspondencia es un medio de comunicación escrito, que puede
informar al cualquier tipo de persona, un hecho o simplemente para darle
cuenta de algo. La carta es una herramienta principal en el campo de trabajo
como también de uso doméstico, que las personas envían a sus familiares,
amigos, etc. La carta es un papel escrito, en hojas de color claro, como
blanco generalmente lleva sobres, y para su legalidad debe de llevar
estampillas. La carta está constituida por diversas partes, que son el saludo,
contenido, firma, fecha, entre otras. La carta es una técnica por lo tanto tiene
sus normas que son de limpieza, formalidad ó informalidad, la ortografía, en
ella están incluidos los signos de puntuación, la redacción, etc.
Por eso que la carta tiene un papel importante, en la vida diaria, laboral; es
decir, es universal, ya que se emplea en todo organismo social, con la
finalidad de comunicar.
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