1. Clasificación e importancia de la correspondencia

en el contexto comercial e industrial.

Clasificación

- Por el destino: Públicas y Privadas

Publicas: contienen información general a través de medios

de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)

Privadas: Tratan de información de interés y carácter

particular comercial y oficial.

- Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y

personal su contenido es solo de información: cartas,

tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.

Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con

bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza

también por correo.

- Por su tramitación: Postal y Telegráfica

Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para

hacerla llegar a su destino, se divide en:

Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante

las oficinas del telégrafo

- Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.

Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha,

dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.

Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación

Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas

- Por su extensión: Largas medianas y cortas

Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras

Medianas: Cuando contienen doscientas palabras

Cortas: Cuando contienen cien palabras

Importancia

Las empresas tienen un cuerpo de vendedores que escriben todo

tipo de cartas para ampliar la actividad de ventas, por cuanto la

carta actúa simultáneamente en diferentes lugares.

Las cartas comerciales ayudan a realizar las operaciones de

compra, venta, a resolver la difícil tarea de la cobranza, y a

restablecer las relaciones ante las quejas de los clientes.

La carta es un mensaje que ayuda a desenvolver las variadas

relaciones humanas que da origen a la actividad comercial. Por

otra parte, la empresa debe conservar las cartas que recibe y las

copias de las que envía, por lo tanto la correspondencia forma

parte del servicio de archivo y registro de las empresas.

2. Planteamiento de una carta comercial.

Una carta no se improvisa, más bien es combinación de la

experiencia comercial, al conocimiento del idioma. Cuando se

necesita escribir una carta se debe seguir algunos aspectos:

Recolección de datos.

Esta etapa consiste en reunir todo el material que sea necesario para

elaborar el mensaje.

Búsqueda de ideas.

Es el punto de partida para una carta, también es la organización de

las ideas.

Borrador

Es cuando se elabora una carta, y primero se hace a lápiz, con todas

las correcciones necesarias y después poderla pasar a máquina o en

limpio.

3. Mecánica de una carta comercial

- Papelería y partes de la carta

La papelería es lo primero que comienza a presentar la "imagen" de la

carta.

Los principales factores en la selección de la papelería son la calidad

y la sencillez. Es una economía mal entendida utilizar papel y sobres

de baja calidad, ya que el costo del papel es solamente una pequeña

fracción del costo total de la carta

El papel blanco es de uso universal para cartas hoy día; es lo

suficientemente liviano para poder hacer un número razonable de

copias y se puede doblar nítidamente sin requerir mucho espacio.

- Sobres

Para el tamaño carta normal de 21, 5x 28 cms. los sobres son como

las segundas hojas, deben ser de la misma calidad del papel del

membrete. Generalmente están impresos con la misma información

que aparece en el membrete.

- Partes de una carta comercial

La ubicación correcta de las partes de una carta comercial en la

página con membrete es importante, porque de una carta comercial

en la página con membrete es importante, porque la apariencia de la

carta es la primera impresión que recibe el lector y ésta puede ser

agradable o desagradable. Las principales partes de la carta aparecen

en la ilustración y son:

La línea de localidad y fecha.

La primera palabra de esta línea es el nombre del lugar, nunca una

cifra. En un papel con membrete, la línea de localidad y fecha se

escribe dejando una línea de localidad y fecha se escribe dejando una

línea en blanco entre ésta y el membrete.

No se debe abreviar la fecha porque se presta a confusión; 6/6/78,

puede significar junio 8 ó 6 de agosto de 1978. Tampoco es de buen

gusto abreviar los meses del año; éstos siempre se escriben con letra

minúscula.

4. Proceso de redacción

Para lograr cartas eficaces, hay que escribirlas con cuidado,

poniendo atención en lo que se hace. Con un escrito rutinario, mal

redactado, inadecuada puede lograrse un efecto contrario al que

se pretende.

La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué ser una

tarea aburrida o carente de creatividad, se le puede dar a las

cartas un aire diferente, sólo se necesita poner atención y aprender

practicando es una habilidad que se adquiere con el tiempo .Para

empezar, se debe distinguir tres etapas en el proceso de

elaboración:

-Los pasos previos,

-La redacción del borrador

-La revisión

5. Introducción

Sirve para iniciar e introducir el contenido de la carta. El estilo de

la introducción deber ser siempre cortés.

La introducción debe ser una forma clara y concisa de comenzar el

cuerpo de la carta. En la introducción se debe decir algo que

atraiga la atención del lector, una vez leída no le quedara más

remedio que seguir adelante.

6. Estructura de textos especializados

Los textos especializados son los que contienen un vocabulario

que sólo puede comprender un grupo muy reducido de hablantes.

Tratar de leer un texto especializado científico o técnico sin ser

especialista en el campo correspondiente es como tratar de leer

un texto literario en una lengua que no se conoce.

7. Cuerpo o Desarrollo

El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de

tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.

• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior,

agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es

importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo

cuando se trate de una reclamación.

• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta

y/o de estímulo.

8. Cierre o Conclusión

El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene

siempre despedida, firma, nombre y cargo.

En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es

posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras

personas.

En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la

página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una

carta.

Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al

destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el

saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’.

Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las

variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se

dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.

Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la

expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.

Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va

precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por

autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la

autorización de la persona responsable.

9. Carta de pedido

Una carta de pedido es consecuencia de una carta de oferta

anterior, pero en muchas ocasiones son los comerciantes o

clientes los que se dirigen mediante un modelo de carta de pedido

de forma espontánea y por iniciativa propia exponiendo su petición

o el formato de su pedido.

Lo más importante en este tipo de cartas de pedido es planificar

anteriormente lo que se va a pedir. Por norma general suelen ser

grandes listados de artículos con sus precios y sus unidades, o

expresado en cantidades o cajas, etc. Por lo tanto no queremos

equivocarnos y requiere que repasemos concienzudamente una y

otra vez el modelo de carta de pedido antes de enviarse.

Conviene también indicarle a la casa vendedora a la que enviamos

el pedido que nos responda confirmándolo lo antes posible

indicándonos también si existe algún problema de forma que

tengamos un margen de maniobra para rectificar o hacer cambios.

Los plazos de entrega y sistemas de envío también son

importantes a la hora de hacer un pedido. No olvidarse del sistema

de pago o cobro, si nos hacen descuentos por compras superiores

a cierto número de productos o no. Formas de financiación,

comisiones, primas, etc.

Todos estos aspectos son de máxima importancia en función de

nuestras necesidades de venta o de adquisición de productos.

Otro dato importante dentro de la carta de pedido es conocer

claramente los gastos de envío. Aquí el dato importante es conocer

el peso, los gastos de embalaje, conocer si el peso que estamos

pidiendo incluye el embalaje o se refiere al peso neto y no bruto.

10. Carta de cobranza

Todo servicio o venta de mercancías siempre tiene como

respuesta una cobranza de gananciales por parte del comprador a

la persona o empresa vendedora. Las principales cartas de

cobranza son las siguientes: Letra de cambio, cheque, talón de

cuenta corriente, pagaré, giro postal, rembolso y recibos varios.

La cobranza puede realizarse  en el mismo momento que se

efectúa la compra, por lo que se suele decir que es una cobranza

al contado rabioso, si se efectúa dentro del mes en el que se ha

realizado la venta, se dice que es una cobranza al contado sin

más. Si el importe es abonado dentro de un plazo de 30, 60 o 90

días desde el día de la operación, se dice que es una cobranza a

crédito, y si se abona primero una parte y después otras partes

regulares, se dice que se trata de una cobranza a plazos.

11. Carta de remeza

La carta de remesa es un documento que comunica un envío de

pago de dinero, dicho envío se realiza ya sea por medio de un

cheque, giro bancario, letra de cambio, entre otras formas. En este

se hace referencia a la razón del pago, se suministra información

que ayudará al acreedor en el registro correcto de la recepción del

pago y además se manifiesta el agradecimiento del cliente ante el

envío de bienes o servicios prestados por su acreedor o proveedor.

El formato general de este tipo de documento debe ser breve,

exacto y específico todos los datos y en el modo en que se hace el

envío del dinero.

Los datos más frecuentes se refieren a cantidades, plazos, abonos

pagos, saldos, descuentos, fechas, giros o sea que se trate sobre

números deben ser escritos como tal, por lo que la exactitud debe

ser la cualidad más resaltante.

A estas cartas hay que darles contestación inmediata para avisar

que se han recibido los fondos remitidos.

12. El uso de correo electrónico como

documento institucional

El propósito de este documento es ofrecer una guía y unos

requerimientos mínimos que se deben satisfacer para el uso

adecuado del correo electrónico; y definir los niveles de servicio de

los usuarios del correo electrónico con el fin de mejorar la calidad

del servicio ofrecido.

Es importante anotar que el uso inapropiado de los recursos

tecnológicos expone a la institución a riesgos innecesarios como

ataque de virus, compromiso de las redes y sistemas, problemas

de índole jurídico nacionales, regionales e internacionales.

La importancia del uso de las comunicaciones electrónicas para

intercambiar información como parte del quehacer diario de la

empresa. Además promueve su uso para apoyar la gestión

administrativa y la misión de servicio. Para ello, se provee variados

servicios y facilidades de comunicación electrónica, como lo es el

correo electrónico.

Regular el uso, unificar criterios técnicos y administrativos sobre el

servicio de correo electrónico institucional, asegurando y facilitando

una eficiente comunicación tanto interna como externa.

Este documento tiene el propósito de comunicar que el correo

electrónico institucional constituye un medio oficial para la

transmisión de mensajes y documentos a través de la red

institucional, así como por Internet.

Archivo de Documentos en la Oficina

Conjunto de documentos que se forman en la oficina como fruto de

su gestión, y que permanecen en ella mientras dura su trámite o la

necesidad de uso es constante

Carpetas

Término carpeta presenta diferentes usos.

Uno de los más extendidos es el de objeto que se emplea para

agrupar y proteger documentos sueltos de una organización.

La carpeta de archivo está conformada por una hoja de papel

grueso o bien fina pero sí muy rígida, El guardado de los

documentos se realiza en el interior de la misma, generalmente,

agrupándolos en temáticas comunes. Por tanto, es que el orden y

la organización son las dos cuestiones que se persiguen con la

creación de una carpeta

Dossier

Un dossier es un documento escrito, en soporte físico o en versión

digital, que presenta información acerca de uno o varios aspectos

de una institución, ya sea esta de carácter público o privado. Si

quisiéramos traducirlo, significa “expediente” o “informe”. El mismo

resulta ser una herramienta muy utilizada dentro del ámbito de los

negocios, en la ciencia, entre los científicos para intercambiar

información, en la prensa, para ejercer su tarea de informar y en

las Relaciones Públicas.

El dossier agrupa de forma detallada información sobre una

institución o una empresa. En este sentido, la información que el

dossier presenta es atemporal. Esto significa, que en general

informa sobre un acontecimiento o suceso en especial y que por

ello, cuando transcurre un tiempo, la información es ya obsoleta, el

dossier contiene información de largo plazo.

Tiene como objetivo principal brindarle información de la empresa

a una persona que conoce poco o no conoce nada acerca de la

misma. Esta persona puede ser un posible inversionista, alguien

que está interesado en comprar los productos o contratar los

servicios, un periodista o cualquier persona a la cual la empresa

quiera dar a conocer dicha información.

Documento

Un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca

de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito

que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar

algo.

De acuerdo al soporte se clasifican en documentales textuales,

que son los que se realizan en papel, y documentos no textuales,

que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo de soporte para

guardar una información concreta. Como ejemplos de este último

tipo están los documentos que se hallan en un pen driver

Es importante resaltar que además existen múltiples tipos de

documentos dentro de lo que sería el ámbito del Derecho. Así, por

ejemplo, nos encontramos con el llamado documento público que

podemos definir que es aquel que acredita unos hechos

determinados y que está realizado y certificado por un funcionario

de la Administración Pública.

De la misma forma, está el documento privado que, en

contraposición al anterior, es aquel que prueba algo y que está

autorizado por las partes interesadas aunque no por el funcionario

en cuestión.

A estos dos tipos de documentos habría que añadir un tercero que

es aquel que se da en llamar documento auténtico. Como su

propio nombre indica, podríamos definirlo como aquel que está

legalizado o bien absolutamente autorizado. Se conoce como

documento de identidad, documento nacional de identidad (DNI) o

cédula de identidad al documento que emite el Estado para

posibilitar la identificación personal de cada ciudadano.

Agendas Corporativas

Es un libro o cuaderno con su parte principal originalmente en

blanco, pero que con su uso se irá rellenando con las anotaciones

que nos permitan recordar y planificar los diversos eventos

previstos para tener tiempo de ocio o ejercicio profesional y los

asuntos pendientes de hacer. Es una herramienta de trabajo

imprescindible para un "ejecutivo".

Para una agenda corporativa se necesita de planificación, una que

incluya el corto plazo (día- día o semanal) y el largo plazo

(objetivos a cumplir en 6 meses a 1 año), ya que te permitirá tener

una visión global del avance de los proyecto-

Priorizar es otro de las características que se deben tener en

cuenta a la hora de tener una agenda, ya que permite mantener en

claro que acciones te acercan más a los objetivos y las prioridades.

BIBLIOGRAFIA

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comer.shtml#ixzz3PCmwRyS6 http://www.monografias.com/trabajos14/comer/

comer.shtml#ixzz3PCo1K5fk http://www.modelo-carta.com/modelo-carta-pedido.html http://www.modelo-carta.com/modelo-carta-cobranza.html

INTRODUCCION

La comunicación de forma escrita es imprescindible en la vida

comercial sin esta no existiría los negocios entre empresas ya que la

mayoría de los negocios se resuelven por medio de correspondencia,

muchas empresas mantienen relaciones comerciales solo a través de

esta.

La correspondencia comercial es un factor insustituible para las

empresas, lo que hace necesario preparar secretarias (os) expertos,

capaces de redactar en cualquier momento, cualquier comunicación

escrita. De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales;

el éxito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez hace que

las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

CONCLUSION

La correspondencia es un medio de comunicación escrito, que puede

informar al cualquier tipo de persona, un hecho o simplemente para darle

cuenta de algo. La carta es una herramienta principal en el campo de trabajo

como también de uso doméstico, que las personas envían a sus familiares,

amigos, etc. La carta es un papel escrito, en hojas de color claro, como

blanco generalmente lleva sobres, y para su legalidad debe de llevar

estampillas. La carta está constituida por diversas partes, que son el saludo,

contenido, firma, fecha, entre otras. La carta es una técnica por lo tanto tiene

sus normas que son de limpieza, formalidad ó informalidad, la ortografía, en

ella están incluidos los signos de puntuación, la redacción, etc.

Por eso que la carta tiene un papel importante, en la vida diaria, laboral; es

decir, es universal, ya que se emplea en todo organismo social, con la

finalidad de comunicar.