Trabajo GrupalGerencia de Tecnología de Información
Proceso FuncionalEmpresa: Promart Homecenter
Integrantes: • Emil Ilich Arauco Sánchez• Cristian León Rutti Salvador• Isaac Gómez Rodríguez
EmpresaPromart Homecenter
Empresa perteneciente al Grupo Intercorp, en el rubro de Mejoramiento del Hogar.
Inauguró su primera tienda el 30 de setiembre del 2011 en el Mall Real Plaza del distrito de Chorrillos, Lima.
Actualmente cuenta con 19 sucursales distribuidas tanto en el norte, centro y sur del Perú.
Promart Homecenter es especialista en proyectos para el hogar, contando con diferentes áreas destinadas a brindar asesoría experta.
Mapa Estratégico
El objetivo principal radica en optimizar el canal de distribución de los productos en Promart Homecenter.
Actualmente el canal de distribución tiene una dificultad al coordinar los despachos a las diferentes tiendas de los proveedores nacionales e importados.
Mediante una correcto cronograma de despacho de mercaderías se puede lograr establecer horarios fijos a cada uno de los proveedores.
La estrategia principal radica en consolidar la información logística de todas las tiendas y con ello establecer parámetros de despachos, sin cruces, entre los proveedores.
Objetivos Estratégicos
Mapa Estratégico
Se pueden identificar dos tipos de clientes:
1. Cliente interno: En este caso serían todas las tiendas Promart, ya que el centro de distribución es el departamento encargado de despachar la mercadería a cada una de las sucursales, brindando un óptimo servicio (tiempo de llegada, calidad de entrega, gestión logística)
2. Cliente externo: Nos referimos a los clientes que acuden a las tiendas Promart, quienes serán beneficiados de la calidad de nuestros productos. La calidad de servicio irá acompañada de la garantía del producto.
Los suministros son los diferentes productos pertenecientes a las diferentes áreas de ventas
Clientes y suministros
Mapa Estratégico
VENTA DIRECTA DE LOS PRODUCTOS CON UN SERVICIO EXPERTO Y AMABLE
ENVIO DE PRODUCTOS A LAS AREAS
CENTRO DE DISTRIBUCIÓN PROMART
TIENDA PROMART HUANCAYO
RECEPCIÓN EN ALMACÉN PROMART HUANCAYO
Sistema de entrega de valor
Mapa Estratégico
Las destrezas que necesitamos en Promart son las siguientes:
1. Calidad de servicio, el cual debe de ser diferenciado del ofrecido por la competencia.
2. Calidad de asesoría, la cual debe de dar seguridad al cliente.
3. Capacitación constante de todo el personal.
4. Mantener un buen clima laboral que permita tener al personal motivado e identificado con su empresa.
5. Liderazgo por parte de las jefaturas.
6. Eficiente nivel operacional y comercial en las tiendas.
Destrezas
Mapa Estratégico
Iniciativas para realizar la estrategia principal:
1. Identificar la problemática actual en el proceso de despacho.
2. Discutir la problemática con las áreas involucradas.
3. Plantear los procesos de mejora al proceso actual de despacho y comunicar los beneficios.
4. Diseñar el proceso final optimizado.
5. Ejecutar el proceso de mejora.
6. Evaluar los beneficios en un periodo determinado.
Iniciativas
Proceso FuncionalDespacho de mercaderías
Promart Homecenter cuenta con un departamento de Logística que se encarga de la gestión de la distribución de la mercadería, tanto nacional como importada, a las diferentes sucursales de todo el Perú.
El área logística tiene su centro de operaciones en el Centro de Distribución DINET, ubicado en el distrito de Lurín – Lima.
En general, cuentan con 3 centros de distribución:
a) CD DINET – Lurín, Lima
b) CD Lima2 – San Martín de Porras, Lima
c) CD Norte1 - Piura
Proceso FuncionalDespacho de mercaderías
La mercadería tiene dos procedencias:
1. Importados: aquellos que proceden del exterior, su gran mayoría son de China
2. Nacionales: aquellos que son fabricados en Perú, siendo los más representativos: Celima, San Lorenzo, Pirámide, Sider Perú, Cemento Inca.
La solicitud de la mercadería se detalla en los siguientes flujogramas, teniendo las siguientes consideraciones:
1. Reposición automática: se genera luego de efectuar la venta de un producto. El sistema lo repone automáticamente
2. Solicitud de tienda: se realiza cuando un producto tiene una alta rotación y necesitamos más stock, independiente de la reposición automática.
3. Packing List: selección y empaquetado de la mercadería solicitada.
Proceso FuncionalDespacho de mercaderías
4. La mercadería es recepcionada por el Jefe de Despacho en el Almacén de Promart Homecenter.
5. Luego de ser ingresada la mercadería al sistema, se procede al ingreso físico de los productos a tienda.
6. La generación de OC’s y citas se realizan por medio de un servidor denominado B2B (business to business), las cuales se realizan en línea.
7. La descarga y recepción física de la mercadería puede tardar entre 1 hora a 1hora y media dependiendo de la cantidad de mercadería recepcionada.
Flujograma – Proveedor NacionalPromart Homecenter
OC generada por reposición automática - Promart
¿Llegó a tiempo a la cita?
Entrega de parte de
recepción - Promart
Recepción de la OC – Proveedor Nacional
Packing List – Proveedor Nacional
Solicitud de Cita – Proveedor Nacional
Asignación de Cita – Proveedor Nacional
Recepción de mercadería – Proveedor Nacional
Reasignación de Cita – Proveedor Nacional
Fin del proceso - Promart
OC generada por solicitud de tienda - Promart
NO
SI
Flujograma – ImportadosPromart Homecenter
OC generada por reposición automática - Promart
¿Llegó a tiempo
a la cita?
Entrega de parte de
recepción - Promart
Recepción de la OC – CD Promart
Packing List – CD Promart
Asignación de Cita – CD Promart
Recepción de mercadería – CD Promart
Reasignación de Cita – CD Promart
Fin del proceso - Promart
OC generada por solicitud de tienda - Promart
NO
SI
Puntos críticos del procesoDespacho de mercaderías
Franja Horaria de recepción: 6am - 10am
DESPACHO MERCADERIA PROVEEDOR NACIONAL 1
DESPACHO MERCADERIA CD PRODUCTO IMPORTADO
DESPACHO MERCADERIA PROVEEDOR NACIONAL 2
Llegada CD
Llegada Nacional 1
Llegada Nacional 2
Recepción de CD
Recepción de Nacional 1
Retorno de Nacional 2 (NO
RECEPCIÓN)
Puntos críticos del procesoDespacho de mercaderías
La ventana horaria de recepción de mercadería es de 6:30 am a 10:00 am, ya que Promart Homecenter se encuentra dentro del Mall Real Plaza Huancayo, el cual, por disposición administrativa (seguridad peatonal / tráfico vehicular de clientes), no permite el ingreso de camiones de descarga a partir de las 10:00 am.
Las citas generadas por los proveedores nacionales no tienen un tope por día, es decir, existe la posibilidad de que el proveedor Celima y Sider saquen cita para el mismo día de descarga.
Existe una penalidad por no recepcionar a un proveedor nacional, y de la misma forma, por la no recepción de los producto importados provenientes del CD:
1. US $100 por día por no recepcionar a un proveedor nacional con cita vigente.
2. US$150 por día por no recepcionar un despacho proveniente del CD (productos importados).
Puntos críticos del procesoDespacho de mercaderías
La recepción de varios proveedores en un mismo día implica los siguientes percances:
1. Saturación de las vías vehiculares del Mall Real Plaza.
2. Horas extras laborales del personal de almacén.
3. Posibles reprogramaciones que generan penalidades.
4. Saturación del área del almacén lo que podría originar merma de productos.
5. Las reprogramaciones podrían implicar quiebres de productos (no tener un producto para la venta).
Proceso de mejoraDespacho de mercadería
El proceso de mejora implica las siguientes consideraciones:
1. Establecer un proceso, dentro del existente, en el sistema de Despacho de Mercaderías que permita establecer un orden entre los proveedores nacionales y que los despachos de los productos importados.
2. Actualmente no existe una comunicación interna entre los proveedores, los cual origina conflicto en el momento de asignación de citas.
3. El nuevo proceso plantea establecer horarios fijos para cada proveedor, de tal manera que el sistema pueda identificar si existe disponibilidad o no para atender un despacho.
Proceso de mejoraDespacho de mercadería
El proceso de mejora implica las siguientes consideraciones:
4. Con la ejecución del proceso se podrá tener un mejor orden entre los proveedores y de esta manera se evitarán los siguientes conflictos:
Llegada de varios proveedores en un mismo día.
Dejar de atender a un proveedor por franja horaria (6:00 – 10:00 am)
Posibles penalidades por incumplimiento de atención.
Saturar los almacenes de las tiendas con mercadería.
Posibles mermas por acumulación de mercadería.
Evitar horas extras por parte de los trabajadores del almacén.
Descripción del proceso
Generación de OC
Promart
Recepción de OCProveedor Nacional
Revisión de Calendarización
Asignar día y hora de despacho
Fin del Proces
o
Recepción de OCProductos
Importados
Packing List
Solicitud de Citas
Recepción de mercadería
Nu
evo
s P
roce
sos
Descripción del proceso
1. Generación de OC Promart: La orden de compra, ya sea generada para un proveedor nacional o un pedido de productos importados se generarán en cada tienda y estará a cargo del Asistente e Logística
2. Recepción de OC: Las recepciones de las ordenes de compra se encuentran a cargo de los departamentos de Recepción Logística, tanto por parte de los proveedores nacionales como del Centro de Distribución de productos importados.
3. Packing List: Es el proceso por el cual se cargan todos los productos solicitados y se alistan por paquetes o bultos. El área encargada es el de Almacén de Picking.
4. Solicitud de Citas: Es el área encargada de generar las citas correspondientes para cada proveedor, el departamento encargado es Central de Citas CD
Descripción del proceso
5. Revisión de calendarización: Este nuevo proceso involucra obtener los datos de ASIGNACIÓN DE CITAS (detallado en el Modelo de Negocio) con el objetivo de cuantificar los pedidos y asignarles fechas y horas específicas. El área encargada será Central de Citas CD.
6. Asignación de horario de despacho: En esta etapa del nuevo proceso, se asignará un día y una hora específica a cada proveedor, considerando el horario permitido para descargas de productos en cada tienda, y la máxima cantidad de proveedores pro día.
7. Recepción de mercadería: El Jefe de Despacho de cada almacén de Promart es el responsable de verificar la cita del proveedor, hora de llegada y estado de la mercadería, para proceder con la recepción de los productos solicitados.
Responsables del Proyecto
Patrocinador
Gerente Regional
Experto TI Experto Almacén
Experto Despacho
Experto Logística
Jefe de Proyecto
Jefe Logística
Coordinador
Ingeniero de Procesos
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
FasesFecha inicio
previstaDias
trabajadosFecha final
previstaSituación
Dias para el final
Conformación Equipo del Proyecto 18-nov.-15 -3 30-nov.-15 En curso 12Análisis de Requerimientos 1-dic.-15 -16 4-dic.-15 En curso 3Documentación del proyecto 7-dic.-15 -22 9-dic.-15 En curso 2Desarrollo Módulo Citas Despacho ERP 10-dic.-15 -25 21-dic.-15 En curso 11Desarrollo BI - Módulo Despacho 15-dic.-15 -30 24-dic.-15 En curso 9Pruebas 15-dic.-15 -30 29-dic.-15 En curso 14Implementación Módulo Citas Despacho ERP 22-dic.-15 -37 24-dic.-15 En curso 2Implementación BI - Módulo Despacho 25-dic.-15 -40 29-dic.-15 En curso 4Diagnostico 30-dic.-15 -45 30-ene.-16 En curso 31Análisis de Requerimientos 1-feb.-16 -78 10-feb.-16 En curso 9
Dias Proyecto 84
18-nov.-15
1-dic.-15
7-dic.-15
10-dic.-15
15-dic.-15
15-dic.-15
22-dic.-15
25-dic.-15
30-dic.-15
1-feb.-16
Docu
menta
ción d
el p
roye
cto
Pru
ebas
Dia
gnost
ico
-3
-16
-22
-25
-30
-30
-37
-40
-45
-78
12 días
3 días
2 días
11 días
9 días
14 días
2 días
4 días
31 días
9 días
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Incrementar rentabilidad Excelencia operativa, modelo efectivo de
abastecimiento Ser socialmente responsable a partir del
impacto positivo en las necesidades de las diferentes fuentes
Propuesta de valor Acompañar a clientes a tener el hogar soñado
con servicio de calidad Empresa líder en venta de materiales de
construcción e insumos de mejoramiento del hogar mejorando calidad de vida
Proceso servicio == Mejora en el abastecimiento
Proceso operacional == Proporciona excelencia operativa
Objetivo Estratégico
A que clientes préstamo servicio
Sistema de valor
MAPA ESTRATEGI
CO
Solución Operativa
SISTEMA CITAS
DE DESPAC
HO
CASOS DE USO
Estructura de Datos
Nuevos alcances del ProyectoModelo de Negocio BI
OLAP
OLTP
Análisis de la Cadena de suministro buscando cumplir objetivos estratégicos
Productos, LíneaStock, VentasProveedoresHorarios
BUSINESS INTELLIGENCE
ERP
Modelo de
Negocio Proceso operacional de abastecimiento
Modelo de Negocio – Parte 1
SUBLINEA
DPTO
AREA
LINEA
DIVISION
GRUPO
EXTRANJERO
NACIONALORIGEN
DIA
MES
AÑO
SEMANA
FECHA
Tiempo
Producto
proveedores
NOMBRE
PROD.
HORARIO
CANTIDADCITA
Despacho
Asig
naci
ón d
e Ci
tas
Modelo de Negocio – Parte 2
SUBLINEA
DPTO
AREA
LINEA
DIVISION
MONTO
PROVEEDORFECHA
TIPO TIENDA
PROVINCIA
NIVEL
DISTRITO
DEPARTAMENTO
Tienda
Mermas
Penalidades
P/Horas feriados
P/Horas extraP/Horas
normales
Pagos
CO
STO
S C
ITA
S
PER
DID
AS
Modelo de Negocio
PRODUCTO ESTADODepartamento Activo
Línea Inactivo c/stockProveedor Inactivo s/stock
EANSKU
Descrpción
TIENDA ASIGNACIÓN CITAS CALENDARIZACIÓNPromart Lima Id_Calendarización OC LunesPromart Norte Id_Producto OC MartesPromart Centro Id_Estado OC Miércoles
Promart Sur Id_Tienda OC JuevesId_Proveedor OC ViernesId_Despacho
PROVEEDOR DESPACHOImportado LunesNacional 1 MartesNacional 2 MiércolesNacional 3 JuevesNacional 4 Viernes
OLAP
Análisis del impacto financiero (multas por penalidades)
Análisis del tráfico mensual de camiones.
Análisis de las mermas generadas por sobrestock
Análisis de los quiebres mensuales por la no recepción de productos a tiempo.
Análisis de las horas extras generadas mensualmente por parte del personal de almacén.
Impacto generado en el servicio de tienda: personal de tienda disponible para la atención luego de la recepción de productos.
PREGUNTAS DE NEGOCIO Cuanto se ha pagado por penalidad en un año y local específico?
Cuál es el proveedor al que se le paga mayores penalidades y cuál es el destino en el que se le paga mayores penalidades en un año determinado?
Cuál es la semana del año donde hay mayor tráfico de camiones y a que proveedor pertenecen, que producto es el que más tráfico genera y que sede es la que más visita?
Cuál es el producto por el que se paga más por mermas de sobrestock y cual es la frecuencia de despacho del proveedor, además cuál es la tienda donde se ha gastado mas por mermas.
Cuales son las tiendas que han reportado quiebres por no recepción de productos y que productos son estos, de estas tiendas cuales son las que han pagado penalidades por la no recepción y a que proveedor se le han pagado esas penalidades.
Cual es la tienda que ha pagado más por horas extras de personal en almacén, de estas cuales son las que han pagado penalidades en un año determinado.
Conclusiones del proceso
Actualmente existe un proceso establecido hace 4 años para realizar la gestión del despacho de la mercadería en las diferentes tiendas ubicadas en el territorio nacional, el cual ha funcionado, en un principio, de manera eficiente.
Con el tiempo se incrementaron las ventas, y por ende, la cantidad de mercadería despachada a las tiendas también aumentó, al igual que la carga por parte de los proveedores.
Es necesario establecer parámetros para controlar la correcta gestión de la mercadería, ya que hoy en día surgen problemas cuando varios proveedores a la vez desean despachar sus productos en una tienda.
El proceso propuesto intenta solucionar el conflicto existente, con el cual se gestionará eficazmente a los proveedores para estandarizar una calendarización que permita establecer horarios y fechas exactas
Conclusiones del proceso
Con la efectividad del proceso se podrán obtener los siguientes resultados:
1. Los horarios programados para cada proveedor facilitarán la organización de los Jefes de Despacho de cada tienda, con lo cual optimizarán su jornada laboral.
2. Las penalidades por incumplimiento de recepción de mercadería deberían de disminuir prácticamente a “0”, ya que los camiones programados serán los destinados para cada horario. Con ello se reducirán los gastos operacionales de tienda.
3. La reposición de mercadería será más eficiente, ya que existirá un mejor flujo de transición del almacén al área de ventas.
4. Las mermas causadas por sobrestock de productos en almacén deberían de disminuir, ya que sólo se recepcionará la mercadería solicitada en la fecha según calendarización
Conclusiones del proceso
5. Los quiebres de mercadería por no recibir un camión, también deberían de disminuir, ya que todos los camiones programados deberían de ser recepcionados.
6. Un tema muy importante es el servicio al cliente, ya que ellos son muy sensibles a una buena atención, cuando los clientes no encuentran un producto sienten que la tienda se encuentra desabastecida. Es por ello que con el nuevo proceso, todos los camiones siempre serán recepcionados, lo que evitará que una tienda se quede sin stock solicitado.
Recomendaciones del proceso
Es muy importante la comunicación entre todas las áreas que participarán en el proceso de implementación, incluyendo a los proveedores.
De esta manera se podrán esclarecer los métodos utilizados, se propondrán ideas de optimización y existirá un solo canal de información.