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Trabajo GrupalGerencia de Tecnología de Información

Proceso FuncionalEmpresa: Promart Homecenter

Integrantes: • Emil Ilich Arauco Sánchez• Cristian León Rutti Salvador• Isaac Gómez Rodríguez

EmpresaPromart Homecenter

Empresa perteneciente al Grupo Intercorp, en el rubro de Mejoramiento del Hogar.

Inauguró su primera tienda el 30 de setiembre del 2011 en el Mall Real Plaza del distrito de Chorrillos, Lima.

Actualmente cuenta con 19 sucursales distribuidas tanto en el norte, centro y sur del Perú.

Promart Homecenter es especialista en proyectos para el hogar, contando con diferentes áreas destinadas a brindar asesoría experta.

Mapa Estratégico

El objetivo principal radica en optimizar el canal de distribución de los productos en Promart Homecenter.

Actualmente el canal de distribución tiene una dificultad al coordinar los despachos a las diferentes tiendas de los proveedores nacionales e importados.

Mediante una correcto cronograma de despacho de mercaderías se puede lograr establecer horarios fijos a cada uno de los proveedores.

La estrategia principal radica en consolidar la información logística de todas las tiendas y con ello establecer parámetros de despachos, sin cruces, entre los proveedores.

Objetivos Estratégicos

Mapa Estratégico

Se pueden identificar dos tipos de clientes:

1. Cliente interno: En este caso serían todas las tiendas Promart, ya que el centro de distribución es el departamento encargado de despachar la mercadería a cada una de las sucursales, brindando un óptimo servicio (tiempo de llegada, calidad de entrega, gestión logística)

2. Cliente externo: Nos referimos a los clientes que acuden a las tiendas Promart, quienes serán beneficiados de la calidad de nuestros productos. La calidad de servicio irá acompañada de la garantía del producto.

Los suministros son los diferentes productos pertenecientes a las diferentes áreas de ventas

Clientes y suministros

Mapa Estratégico

VENTA DIRECTA DE LOS PRODUCTOS CON UN SERVICIO EXPERTO Y AMABLE

ENVIO DE PRODUCTOS A LAS AREAS

CENTRO DE DISTRIBUCIÓN PROMART

TIENDA PROMART HUANCAYO

RECEPCIÓN EN ALMACÉN PROMART HUANCAYO

Sistema de entrega de valor

Mapa Estratégico

Las destrezas que necesitamos en Promart son las siguientes:

1. Calidad de servicio, el cual debe de ser diferenciado del ofrecido por la competencia.

2. Calidad de asesoría, la cual debe de dar seguridad al cliente.

3. Capacitación constante de todo el personal.

4. Mantener un buen clima laboral que permita tener al personal motivado e identificado con su empresa.

5. Liderazgo por parte de las jefaturas.

6. Eficiente nivel operacional y comercial en las tiendas.

Destrezas

Mapa Estratégico

Iniciativas para realizar la estrategia principal:

1. Identificar la problemática actual en el proceso de despacho.

2. Discutir la problemática con las áreas involucradas.

3. Plantear los procesos de mejora al proceso actual de despacho y comunicar los beneficios.

4. Diseñar el proceso final optimizado.

5. Ejecutar el proceso de mejora.

6. Evaluar los beneficios en un periodo determinado.

Iniciativas

Proceso FuncionalDespacho de mercaderías

Promart Homecenter cuenta con un departamento de Logística que se encarga de la gestión de la distribución de la mercadería, tanto nacional como importada, a las diferentes sucursales de todo el Perú.

El área logística tiene su centro de operaciones en el Centro de Distribución DINET, ubicado en el distrito de Lurín – Lima.

En general, cuentan con 3 centros de distribución:

a) CD DINET – Lurín, Lima

b) CD Lima2 – San Martín de Porras, Lima

c) CD Norte1 - Piura


La mercadería tiene dos procedencias:

1. Importados: aquellos que proceden del exterior, su gran mayoría son de China

2. Nacionales: aquellos que son fabricados en Perú, siendo los más representativos: Celima, San Lorenzo, Pirámide, Sider Perú, Cemento Inca.

La solicitud de la mercadería se detalla en los siguientes flujogramas, teniendo las siguientes consideraciones:

1. Reposición automática: se genera luego de efectuar la venta de un producto. El sistema lo repone automáticamente

2. Solicitud de tienda: se realiza cuando un producto tiene una alta rotación y necesitamos más stock, independiente de la reposición automática.

3. Packing List: selección y empaquetado de la mercadería solicitada.


4. La mercadería es recepcionada por el Jefe de Despacho en el Almacén de Promart Homecenter.

5. Luego de ser ingresada la mercadería al sistema, se procede al ingreso físico de los productos a tienda.

6. La generación de OC’s y citas se realizan por medio de un servidor denominado B2B (business to business), las cuales se realizan en línea.

7. La descarga y recepción física de la mercadería puede tardar entre 1 hora a 1hora y media dependiendo de la cantidad de mercadería recepcionada.

Flujograma – Proveedor NacionalPromart Homecenter

OC generada por reposición automática - Promart

¿Llegó a tiempo a la cita?

Entrega de parte de

recepción - Promart

Recepción de la OC – Proveedor Nacional

Packing List – Proveedor Nacional

Solicitud de Cita – Proveedor Nacional

Asignación de Cita – Proveedor Nacional

Recepción de mercadería – Proveedor Nacional

Reasignación de Cita – Proveedor Nacional

Fin del proceso - Promart

OC generada por solicitud de tienda - Promart

NO

SI

Flujograma – ImportadosPromart Homecenter

OC generada por reposición automática - Promart

¿Llegó a tiempo

a la cita?

Entrega de parte de

recepción - Promart

Recepción de la OC – CD Promart

Packing List – CD Promart

Asignación de Cita – CD Promart

Recepción de mercadería – CD Promart

Reasignación de Cita – CD Promart

Fin del proceso - Promart

OC generada por solicitud de tienda - Promart

NO

SI

Puntos críticos del procesoDespacho de mercaderías

Franja Horaria de recepción: 6am - 10am

DESPACHO MERCADERIA PROVEEDOR NACIONAL 1

DESPACHO MERCADERIA CD PRODUCTO IMPORTADO

DESPACHO MERCADERIA PROVEEDOR NACIONAL 2

Llegada CD

Llegada Nacional 1

Llegada Nacional 2

Recepción de CD

Recepción de Nacional 1

Retorno de Nacional 2 (NO

RECEPCIÓN)


La ventana horaria de recepción de mercadería es de 6:30 am a 10:00 am, ya que Promart Homecenter se encuentra dentro del Mall Real Plaza Huancayo, el cual, por disposición administrativa (seguridad peatonal / tráfico vehicular de clientes), no permite el ingreso de camiones de descarga a partir de las 10:00 am.

Las citas generadas por los proveedores nacionales no tienen un tope por día, es decir, existe la posibilidad de que el proveedor Celima y Sider saquen cita para el mismo día de descarga.

Existe una penalidad por no recepcionar a un proveedor nacional, y de la misma forma, por la no recepción de los producto importados provenientes del CD:

1. US $100 por día por no recepcionar a un proveedor nacional con cita vigente.

2. US$150 por día por no recepcionar un despacho proveniente del CD (productos importados).


La recepción de varios proveedores en un mismo día implica los siguientes percances:

1. Saturación de las vías vehiculares del Mall Real Plaza.

2. Horas extras laborales del personal de almacén.

3. Posibles reprogramaciones que generan penalidades.

4. Saturación del área del almacén lo que podría originar merma de productos.

5. Las reprogramaciones podrían implicar quiebres de productos (no tener un producto para la venta).

Proceso de mejoraDespacho de mercadería

El proceso de mejora implica las siguientes consideraciones:

1. Establecer un proceso, dentro del existente, en el sistema de Despacho de Mercaderías que permita establecer un orden entre los proveedores nacionales y que los despachos de los productos importados.

2. Actualmente no existe una comunicación interna entre los proveedores, los cual origina conflicto en el momento de asignación de citas.

3. El nuevo proceso plantea establecer horarios fijos para cada proveedor, de tal manera que el sistema pueda identificar si existe disponibilidad o no para atender un despacho.

Proceso de mejoraDespacho de mercadería

El proceso de mejora implica las siguientes consideraciones:

4. Con la ejecución del proceso se podrá tener un mejor orden entre los proveedores y de esta manera se evitarán los siguientes conflictos:

Llegada de varios proveedores en un mismo día.

Dejar de atender a un proveedor por franja horaria (6:00 – 10:00 am)

Posibles penalidades por incumplimiento de atención.

Saturar los almacenes de las tiendas con mercadería.

Posibles mermas por acumulación de mercadería.

Evitar horas extras por parte de los trabajadores del almacén.

Descripción del proceso

Generación de OC

Promart

Recepción de OCProveedor Nacional

Revisión de Calendarización

Asignar día y hora de despacho

Fin del Proces

o

Recepción de OCProductos

Importados

Packing List

Solicitud de Citas

Recepción de mercadería

Nu

evo

s P

roce

sos


1. Generación de OC Promart: La orden de compra, ya sea generada para un proveedor nacional o un pedido de productos importados se generarán en cada tienda y estará a cargo del Asistente e Logística

2. Recepción de OC: Las recepciones de las ordenes de compra se encuentran a cargo de los departamentos de Recepción Logística, tanto por parte de los proveedores nacionales como del Centro de Distribución de productos importados.

3. Packing List: Es el proceso por el cual se cargan todos los productos solicitados y se alistan por paquetes o bultos. El área encargada es el de Almacén de Picking.

4. Solicitud de Citas: Es el área encargada de generar las citas correspondientes para cada proveedor, el departamento encargado es Central de Citas CD


5. Revisión de calendarización: Este nuevo proceso involucra obtener los datos de ASIGNACIÓN DE CITAS (detallado en el Modelo de Negocio) con el objetivo de cuantificar los pedidos y asignarles fechas y horas específicas. El área encargada será Central de Citas CD.

6. Asignación de horario de despacho: En esta etapa del nuevo proceso, se asignará un día y una hora específica a cada proveedor, considerando el horario permitido para descargas de productos en cada tienda, y la máxima cantidad de proveedores pro día.

7. Recepción de mercadería: El Jefe de Despacho de cada almacén de Promart es el responsable de verificar la cita del proveedor, hora de llegada y estado de la mercadería, para proceder con la recepción de los productos solicitados.

Responsables del Proyecto

Patrocinador

Gerente Regional

Experto TI Experto Almacén

Experto Despacho

Experto Logística

Jefe de Proyecto

Jefe Logística

Coordinador

Ingeniero de Procesos

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

FasesFecha inicio

previstaDias

trabajadosFecha final

previstaSituación

Dias para el final

Conformación Equipo del Proyecto 18-nov.-15 -3 30-nov.-15 En curso 12Análisis de Requerimientos 1-dic.-15 -16 4-dic.-15 En curso 3Documentación del proyecto 7-dic.-15 -22 9-dic.-15 En curso 2Desarrollo Módulo Citas Despacho ERP 10-dic.-15 -25 21-dic.-15 En curso 11Desarrollo BI - Módulo Despacho 15-dic.-15 -30 24-dic.-15 En curso 9Pruebas 15-dic.-15 -30 29-dic.-15 En curso 14Implementación Módulo Citas Despacho ERP 22-dic.-15 -37 24-dic.-15 En curso 2Implementación BI - Módulo Despacho 25-dic.-15 -40 29-dic.-15 En curso 4Diagnostico 30-dic.-15 -45 30-ene.-16 En curso 31Análisis de Requerimientos 1-feb.-16 -78 10-feb.-16 En curso 9

Dias Proyecto 84

18-nov.-15

1-dic.-15

7-dic.-15

10-dic.-15

15-dic.-15

15-dic.-15

22-dic.-15

25-dic.-15

30-dic.-15

1-feb.-16

Docu

menta

ción d

el p

roye

cto

Pru

ebas

Dia

gnost

ico

-3

-16

-22

-25

-30

-30

-37

-40

-45

-78

12 días

3 días

2 días

11 días

9 días

14 días

2 días

4 días

31 días

9 días

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Incrementar rentabilidad Excelencia operativa, modelo efectivo de

abastecimiento Ser socialmente responsable a partir del

impacto positivo en las necesidades de las diferentes fuentes

Propuesta de valor Acompañar a clientes a tener el hogar soñado

con servicio de calidad Empresa líder en venta de materiales de

construcción e insumos de mejoramiento del hogar mejorando calidad de vida

Proceso servicio == Mejora en el abastecimiento

Proceso operacional == Proporciona excelencia operativa

Objetivo Estratégico

A que clientes préstamo servicio

Sistema de valor

MAPA ESTRATEGI

CO

Solución Operativa

SISTEMA CITAS

DE DESPAC

HO

CASOS DE USO

Estructura de Datos

Nuevos alcances del ProyectoModelo de Negocio BI

OLAP

OLTP

Análisis de la Cadena de suministro buscando cumplir objetivos estratégicos

Productos, LíneaStock, VentasProveedoresHorarios

BUSINESS INTELLIGENCE

ERP

Modelo de

Negocio Proceso operacional de abastecimiento

Modelo de Negocio – Parte 1

SUBLINEA

DPTO

AREA

LINEA

DIVISION

GRUPO

EXTRANJERO

NACIONALORIGEN

DIA

MES

AÑO

SEMANA

FECHA

Tiempo

Producto

proveedores

NOMBRE

PROD.

HORARIO

CANTIDADCITA

Despacho

Asig

naci

ón d

e Ci

tas

Modelo de Negocio – Parte 2

SUBLINEA

DPTO

AREA

LINEA

DIVISION

MONTO

PROVEEDORFECHA

TIPO TIENDA

PROVINCIA

NIVEL

DISTRITO

DEPARTAMENTO

Tienda

Mermas

Penalidades

P/Horas feriados

P/Horas extraP/Horas

normales

Pagos

CO

STO

S C

ITA

S

PER

DID

AS

Modelo de Negocio

PRODUCTO ESTADODepartamento Activo

Línea Inactivo c/stockProveedor Inactivo s/stock

EANSKU

Descrpción

TIENDA ASIGNACIÓN CITAS CALENDARIZACIÓNPromart Lima Id_Calendarización OC LunesPromart Norte Id_Producto OC MartesPromart Centro Id_Estado OC Miércoles

Promart Sur Id_Tienda OC JuevesId_Proveedor OC ViernesId_Despacho

PROVEEDOR DESPACHOImportado LunesNacional 1 MartesNacional 2 MiércolesNacional 3 JuevesNacional 4 Viernes

OLAP

Análisis del impacto financiero (multas por penalidades)

Análisis del tráfico mensual de camiones.

Análisis de las mermas generadas por sobrestock

Análisis de los quiebres mensuales por la no recepción de productos a tiempo.

Análisis de las horas extras generadas mensualmente por parte del personal de almacén.

Impacto generado en el servicio de tienda: personal de tienda disponible para la atención luego de la recepción de productos.

PREGUNTAS DE NEGOCIO Cuanto se ha pagado por penalidad en un año y local específico?

Cuál es el proveedor al que se le paga mayores penalidades y cuál es el destino en el que se le paga mayores penalidades en un año determinado?

Cuál es la semana del año donde hay mayor tráfico de camiones y a que proveedor pertenecen, que producto es el que más tráfico genera y que sede es la que más visita?

Cuál es el producto por el que se paga más por mermas de sobrestock y cual es la frecuencia de despacho del proveedor, además cuál es la tienda donde se ha gastado mas por mermas.

Cuales son las tiendas que han reportado quiebres por no recepción de productos y que productos son estos, de estas tiendas cuales son las que han pagado penalidades por la no recepción y a que proveedor se le han pagado esas penalidades.

Cual es la tienda que ha pagado más por horas extras de personal en almacén, de estas cuales son las que han pagado penalidades en un año determinado.

Conclusiones del proceso

Actualmente existe un proceso establecido hace 4 años para realizar la gestión del despacho de la mercadería en las diferentes tiendas ubicadas en el territorio nacional, el cual ha funcionado, en un principio, de manera eficiente.

Con el tiempo se incrementaron las ventas, y por ende, la cantidad de mercadería despachada a las tiendas también aumentó, al igual que la carga por parte de los proveedores.

Es necesario establecer parámetros para controlar la correcta gestión de la mercadería, ya que hoy en día surgen problemas cuando varios proveedores a la vez desean despachar sus productos en una tienda.

El proceso propuesto intenta solucionar el conflicto existente, con el cual se gestionará eficazmente a los proveedores para estandarizar una calendarización que permita establecer horarios y fechas exactas


Con la efectividad del proceso se podrán obtener los siguientes resultados:

1. Los horarios programados para cada proveedor facilitarán la organización de los Jefes de Despacho de cada tienda, con lo cual optimizarán su jornada laboral.

2. Las penalidades por incumplimiento de recepción de mercadería deberían de disminuir prácticamente a “0”, ya que los camiones programados serán los destinados para cada horario. Con ello se reducirán los gastos operacionales de tienda.

3. La reposición de mercadería será más eficiente, ya que existirá un mejor flujo de transición del almacén al área de ventas.

4. Las mermas causadas por sobrestock de productos en almacén deberían de disminuir, ya que sólo se recepcionará la mercadería solicitada en la fecha según calendarización


5. Los quiebres de mercadería por no recibir un camión, también deberían de disminuir, ya que todos los camiones programados deberían de ser recepcionados.

6. Un tema muy importante es el servicio al cliente, ya que ellos son muy sensibles a una buena atención, cuando los clientes no encuentran un producto sienten que la tienda se encuentra desabastecida. Es por ello que con el nuevo proceso, todos los camiones siempre serán recepcionados, lo que evitará que una tienda se quede sin stock solicitado.

Recomendaciones del proceso

Es muy importante la comunicación entre todas las áreas que participarán en el proceso de implementación, incluyendo a los proveedores.

De esta manera se podrán esclarecer los métodos utilizados, se propondrán ideas de optimización y existirá un solo canal de información.

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