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Evento: Fiesta degraduacin.
Servicios complementarios
Alumnas: Arvea Cruz Karen Guadalupe, Apolinar
L
pez Flor Lizbeth Colmenares Garc
a Soledad,Gmez Hernndez Luz Mara, Ramrez Vargas ZairaAzucena
Azucena
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ContenidoCARACTERIZACIN DEL EVENTO ........................................................................................ 2
TIEMPO DE PLANEACIN ...................................................................................................... 2
PERFIL DEL CLIENTE ................................................................................................................ 2
NMERO DE ASISTENTES ........................................................................................................ 2
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 2
Objetivos especficos: ....................................................................................................... 2
REQUERIMIENTOS, COSTOS TOTALES Y PRECIO DE VENTA AL CLIENTE ........................... 3
REQUERIMIENTOS Y COSTOS TOTALES................................................................................. 3
FORMATOS DE LA EMPRESA ................................................................................................. 4
Contratacin del evento ................................................................................................. 4
Logstica del evento ........................................................................................................ 13
Presupuesto del evento .................................................................................................. 14
Planificacin de Comoras ............................................................................................. 15
Control de proveedores ................................................................................................. 16
Descripcin de puestos. ................................................................................................. 18
PRESUPUESTO, (Anlisis costo y precios de venta) ......................................................... 19
PLANOS DE MONTAJE ......................................................................................................... 21
INVITACIONES....................................................................................................................... 22DECORACIN ...................................................................................................................... 23
Fotografas ........................................................................................................................ 24
Lugar del evento .......................................................................................................... 24
Centros de mesa ......................................................................................................... 25
Resultados ..................................................................................................................... 26
DIRECTORIO DETALLADO DE PROVEEDORES ................................................................... 27
PROGRAMA ......................................................................................................................... 32Antes del evento ............................................................................................................. 32
Durante el evento ........................................................................................................... 33
Despus del evento ........................................................................................................ 34
CEREMONIAL Y PROTOCOLO ............................................................................................ 35
MEDIDAS DE SEGURIDAD .................................................................................................... 36
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CARACTERIZACIN DEL EVENTO
El evento a organizar se trata de la fiesta de graduacin de los alumnos dela carrera de Administracin Turstica de la Universidad del Mar Campus
Huatulco, para ellos se les proporcionara un paquete donde tendrn
derecho a servicio de saln, banquete, decoracin y otras amenidades.
TIEMPO DE PLANEACINSe tiene un tiempo estipulado de 2 meses antes del gran evento a manera
de poder trabajar y conseguir la indumentaria necesaria, as mismo, si surgealgn inconveniente, contar con el tiempo necesario para corregirlo.
PERFIL DEL CLIENTENuestros clientes son adultos-jvenes en edad promedio de 22-26 aos,
prximos a graduarse, con un nivel econmico medio.
NMERO DE ASISTENTESLos asistentes sern los futuros graduados de la carrera de administracin
turstica y 5 familiares, en promedio se tiene contemplado alrededor de 300
personas, ms un comodn de 50 personas por si algn alumno desea llevar
a familiares o amigos de ms.
OBJETIVOS
Llevar a cabo la fiesta de graduacin ofreciendo servicios de calidad quegeneren una convivencia amena entre los invitados para lograr un momentonico e inolvidable cumpliendo las expectativas y satisfaciendo sus necesidadesplanteadas.
Objetivos especficos: Logra llevar acabo el evento en tiempo y forma. Verificar la contratacin de los servicios requeridos. Cumplir las expectativas del cliente.
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REQUERIMIENTOS, COSTOS TOTALES Y PRECIO DE VENTA AL CLIENTE
REQUERIMIENTOS Y COSTOS TOTALES
MATERIALES Cantidad Precio U. Precio Precio U. VentaSaln o Jardn 5,000 6000
Luz y sonido 20,000 20,000
MOBILIARIO Y EQUIPO
Mantelera 5,000 6,000
Fundas para sillas
Manteles Moos para sillas Cubre manteles
350350350
Mesassillas 35350 83 2801050 105 3501,750DECORACIN 4,200 4,675
Centros de mesa Antorchas
Telas
3520
200 metros
100152
3,500300400
105203
3,675400600
PERSONAL OPERATIVO 6,000 6,000
Animador
Seguridad Foto y Video
14 pax1 pax
500500
3,500
5002,0003,500
5002,0003,500
5002,0003,500
PERSONAL DE SERVICIO 6,100 6,100
Meseros Hostess
Capitn Limpieza
15 pax2 pax1 pax2 pax
300300400300
4,500600400600
300300400300
4,500600400600
BANQUETE 17,500 21,000
Alimentos 350 Platillos 50 35,000 60 21,000
Bebidas 3,580 3,890
Licores
Refrescos
Hielos
15 B. whisky9 pax 3 Lts
2 Barras
20 bolsas
150
100
258
2,250
900
50160
170
120
3010
2,550
1,080
60200
LOZA Y CRISTALERA 2,050 2,750
Platos Vasos Plaqu
350350c/n
21
1,000
700350
1,000
32
1,000
1,050700
1,000
OTROS 14,100 14,850
Invitaciones Reconocimientos
Marco Fotogrfico
6010
1
200200
100
12,0002,000
100
210225
100
12,6002,250
100COSTO TOTAL 81,530 91,265
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Los requerimientos a utilizar, responden a estado de las herramientas bsicas parael desarrollo del evento de graduacin. Se divide en recursos materiales yhumanos, a continuacin descritos en la tabla, en donde, se desglosa el precio por
cada elemento, y la suma correspondiente a nuestros gastos, finalmente, sepresenta e precio de venta al cliente.
FORMATOS DE LA EMPRESA(Cotizacin, presupuesto, etc.)
El equipo de trabajo est preparado para realizar todo tipo de eventos que
el pblico demande, pero en esta ocasin nos hemos preparado y
especializado en los eventos dirigidos a las fiestas de graduacin, uno de
nuestros objetivos es cumplir con cada una de las necesidades que el
cliente requiera para poder hacer de su graduacin un evento adems de
importante sin algn tipo de estrs en cuanto a su organizacin.
Para poder cumplir con cada uno de los objetivos el equipo ha diseado
una serie de herramientas para hacer an ms eficiente los servicios que se
ofrecen. En esta ocasin presentamos una serie de formatos los cuales sonlos que se ocupan para intervenir en cualquier momento entre el cliente,
empresa y proveedor, pues no olvidamos que somos un equipo el cual
requiere de compromisos recprocos, en cuanto a la contratacin del
servicio, las formas de pago y por supuesto la entrega de la materia prima
para poder transformar la en un evento de carcter personalizado (de
acuerdo a las necesidades y presupuesto de nuestros diferentes clientes).
Contratacin del evento
En toda relacin con el cliente deber existir una serie de compromisos porambas partes, nosotros empresa comprometernos con todas las demandasque el cliente exponga (dentro de nuestras posibilidades) as como las quepodemos sugerir, as mismo el cliente deber cubrir los gastos que sepuedan generar por el evento as como la remuneracin expuesta por
parte de la empresa. Este compromiso es hecho por escrito, obteniendo
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datos personales del cliente y todo lo referente a la empresa, tanto susobligaciones fiscales como generales.
A continuacin se presenta:
Cotizacin
Cliente: Merengano Lpez Lpez Fecha: 18 al 20 de Julio
Empresa: Unique events Tel: 58 316 78
Email:[email protected]
Estimado
Merengano Lpez Lpez
Por este medio se da a conocer los beneficios que obtiene al contratar los servicios
de Unique events.
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE EVENTOS SOCIALES QUE CELEBRANPOR UNA PARTE SOCHA EVENTS., REPRESENTADA LEGALMENTE POR___________________________ A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINARA EL
PRESTADOR DEL SERVICIO Y POR LA OTRA PARTE
__________________________________ A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINARACLIENTE AL TENOR DE LAS SIGUIENTES DECLARACIONES Y CLAUSULAS.
DECLARACIONES
Bahas de Huatulco, Oaxaca
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]7/26/2019 Fiesta de Graduacin 01
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1.- Declara El Prestador del Servicio
A.- Ser mexicano por nacimiento, mayor de edad, con Registro Federal de Contribuyentes nmeroSOCL-701214 C-16 y con domicilio fiscal en Calle Segunda Nmero 249, Zona Centro de estaciudad.
B. - Ser copropietario, apoderado del copropietario y tener dominio sobre el inmueble objeto de estedocumento, el cual se encuentra ubicado en vecino del Tscate del guila en Chihuahua, cuya predio renetodas las condiciones de higiene y salubridad, sin ningn vicio oculto, teniendo los servicios de agua , luz ydrenaje, teniendo el uso de dicho predio para centro recreativo como: fiestas infantiles, bodas, quinceaeras,despedidas de solteras, tornabodas, graduaciones, eventos especiales, teniendo el permiso correspondiente deuso de suelo, expedido por la Presidencia Municipal de Cuauhtmoc, quedando obligado el arrendatario a nousarla en cualquier otro modo o finalidad.
a) Que cuenta con la capacidad, la infraestructura, servicios y recursos necesarios para dar cabalcumplimiento a las obligaciones que por virtud del presente contrato adquiere.
b) Tener facultades para comparecer como representante comn de la propiedad, como copropietarios del
inmueble sealado en el inciso anterior.c) Que dicho inmueble contando con las siguientes instalaciones:d) Que la empresa __________________________________ se obliga solidariamente con El Pres tador de
Servicio, en los trminos del presente contrato en caso de incumplimiento del mismo.
2.- Declara el Cliente
e) Llamarse como ha quedado plasmado en el proemio de este contrato.f) Que es su deseo obligarse en los trminos y condiciones del presente contrato, manifestando que cuenta
con la capacidad legal par a la celebracin de este acto.g) Que su nmero telefnico es el _____________________________.h) Que para los efectos legales del presente contrato seala como su domicilio el ubicado en
_______________________________________________________________________________.
CLAUSULAS
PRIMERA.- El objeto del presente contrato es la prestacin de servicios para la organizacin de unevento social para _____________________ personas, el cual se llevar a cabo el da_____________del mes___________ de _____________________ y tendr una duracin de_____________ horas, de acuerdo a las caractersticas y especificaciones del anexo de estecontrato, el cual forma parte integral del presente.
SEGUNDA.- El evento social se llevara a cabo el da _______________ del mes de ___________
de __________, el cual iniciar a las _____________horas y terminara a las _________________ ytendr verificativo en___________________________________________________________________________.
Dentro de la duracin del evento no se cuanta el tiempo necesario que El Prestador del Serviciorequiera par a la organizacin del mismo.
El Prestador del Servicio podr cobrar una cantidad adicional, debidamente prevista en elpresupuesto, en caso de que el evento prolongue su duracin y/o el nmero de invitados exceda delestipulado.
TERCERA.- El costo total que el Cliente debe solventar por la prestacin del servicio es elestipulado por las personas sealadas en la clusula primera del presente contrato y por los servicioscontratados y sealados en el anexo arriba citado, no importa si el nmero de asistentes al evento es
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Unique events.
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ANEXO
EL OBJETO DEL PRESENTE CONTRATO ES LA PRESTACION DE SERVICIOS PARA LAORGANIZACIN DE UN EENTO PARA __________PERSONAS, EL CUAL SE LLEVARA A CABO EL
DA __________ DEL MES ____________________________DE ______________ Y TENDRA UNADURACION DE _________________ HORAS, DE ACUERDO A LAS CARACTERISTICAS YESPECIFICACIONES DE ESTE CONTRATO.
DE IGUAL FORMA EL DOCUMENTO EN EL QUE ESTABLEZCAN LASCARACTERISTICAS DEL MENU, CALIDAD Y CANTIDAD DE MANTELERIA, SILLERIA,ARREGLOS FLORALES Y DE MAS IMPLEMENTOS NECESARIOS PARA LLEVAR ACABO DICHO EVENTOS SE PROPORCIONARA AL CONSUMIDOR Y DEBERAANEXARSE AL PRESENTE DOCUMENTO FORMANDO PARTE INTEGRAL DEL MISMO,LA OMISIN DE ESTE REQUISITO IMPLICA LA ACEPTACION DE EL PRESTADOR DEL
SERVICIO DE LO QUE EL CONSUMIDOR EN CASO DE CONTROVERSIA FORMULEANTE LAS AUTORIDADES CORRESPONDIENTES.
EL PRESTADOR DEL SERVICIO POR VIRTUD DEL PRESENTE CONTRATO OFRECE AEL CONSUMIDOR LOS SIGUIENTES SERVICIOS.
SERVICIO PRECIO
1. EL ALQUILER DEL SALON PROPIEDAD DE_________________________________________________UBICADO EN
______________________________________________________.EL CUAL TIENE UNA CAPACIDAD MAXIMA DE
_________PERSONAS.
2. ELABORACION DEL MENU A LA ELECCION YPREFERENCIA DE EL CONSUMIDOR.
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3. ALQUILER DE MESAS, SILLAS, MANTELES, VASOSY DEMAS ELEMENTOS INDISPENSABLES YNECESARIOS PARA LA CELEBRACION DELEVENTO EN BASE AL NUMERO DE ASISTENTES.
4. SERVICIO DEL MESERO Y GARROTEROS DURANTEEL TIEMPRO QUE DURE EL EVENTO.
5.
SERVICO DE BAR, QUE INCLUYE, EN SU CASO, ELCOSTO DE LAS BOTELLAS Y REFRESCOS.
0
6. ACONDICIONAMIENTO DEL SALON DONDE SE
LLEVARA A CABO EL EVENTO CONFORME A LAELECCION Y PREFERENCIA DE EL CONSUMIDOR.
7. SERVICIO DE GUARDARROPA
8. SERVICIO DE ACOMODADORES PERSONALIZADOSDE AUTOMOVILES (VALET PARKING)
9. EL COSTO POR DESCORCHE DE BOTELLA
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Responsable Das Mes
Asistentes
Planta fsica para el evento
Definir lugar para el evento
Alquiler de equipo de operacin
Eleccin de mobiliario (sillas, mesas, blancos)
Eleccin de Plato fuerte y complemento
Definicin del tipo de servicio que requiere
Entretenimiento
Recurso humano
Otros servicios
Actividades a realizar
NOMBRE DE LA INSTITUCIN:
Logistica del evento
Definir lista de invitados
Hacer lista de los invitados
Enviar invitaciones
Agendar fecha y hora del evento
Elegir tematica del evento
Establecer decoracin del evento
Elegir cristalera a ocupar
Seleccionar platera (platos, bandejas)
No alcohlicas
Alcohlicas
Tipo de servicio que requiere
Banquete
Bebidas
Meseros
Porteros
Seguridad
Paquetera
Sonido
Iluminacin
Animador
Algn artista
Logstica del evento
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Estimado Real
Total de gastos
Estimado Real Estimado Real
Espacio del evento
Estimado Real Estimado Real
Estimado Real
Total
Invitaciones
Reconocimientos
Total
Telas
Total
Trabajo grfico
Impresiones
Otros
Total
Programa
Sistema de audio
Saln o jardn
Equipo
Mobiliario
Total
PRESUPUESTO DE FIESTA DE GRADUACIN
Accesorios de fiesta
Marcos de fotografias
Juegos
Otros
Banquete
Comida
Bebida
Postre
Msica en vivo
Animacin
Iluminacin
Centros de mesa
Decoracin del lugar
Arreglos florales
Gastos
Presupuesto del evento
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Planificacin de Comoras
NOMBRE DE
AREA: FECHA:
CANT ESCRIPCIO P. UNIT MONTO
$ 0.00TOTAL
PLANIFICACION DE COMPRAS
PRESUPUESTO
SUMA DE LAS COMPRAS
DINERO SOBRANTE
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Control de proveedores
Trimar Merengano Sabina
Bugambilia
s/n, Sa nta Cruz
Huatulco
Sector H, 70987
Crucecita, Oax.
Oa xa ca 0221-111111
invitaciones
@gmail.co
m
Efvo, tarjeta 10
Correo
electrnico
Formas de
Pago
Das de entrega
de mercadera
Direccin de la empresa: Contacto:
Nombre de la persona a cargo:
ProveedorNombre del contacto
principalDireccin Ciudad Telfono
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Gerentegeneral
Organizacinde eventos.
Encargadodepublicidad
Organizacin de latematica.
Banquetes
Ara deadministracin
Recursoshumanos.
Mantenimiento
Arafinanciera.
Contabilidad
Ara decomercializacin
VentasCompras
ORGANIGRAMA
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Descripcin de puestos.La gerente general,es la encargada de hacer contacto directo tanto de nuestrasrelaciones con los proveedores as como nuestros posibles clientes y sobre todo elfuncionamiento de la empresa.
Gerente de organizacin de eventosEs la encargada de organizar de contactar todos los proveedores a tiempo, ascomo realizar un cronograma en general de todas las fiestas a realizar.
Gerente de rea de administracin:Es la persona encargada de controlar y dirigir a todo el personal que participaren el evento a realizar as como su capacitacin en el momento que fuesenecesario.
Gerente de rea financiero
Es la persona encargada de contabilizar los ingresos y egresos que puedadesarrollarse durante la empresa.
Gerente de comercializacinSe encarga de los nuevos mercados que se estn manejando as como el cierrade nuevos proveedores para la empresa.
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En la tabla anterior la diferencia que existe entre los gastos que la empresa realizaal desarrollar el evento de los futuros clientes y lo que podra costarle a ellos enprecio real es un porcentaje aproximadamente del 10.86%
91, 265.00 ____________________100%
9,735.00_________________ 10.66 %
Se podr notar que la ganancia es muy poca en cuento a cifras o porcentajes,debido a que slo se hace un costeo general. Sobre este costeo tenemos otraalternativa la cual es fijarse una meta fija antes nuestros objetivos econmicos, lacual la empresa ha considerado un 60% en ganancias en cada uno de los eventosrealizados.
Lo que quiere decir que 81,530.00
Por 60%
48,918.00
48,918.00+81,530.00= 130,448.00 Esta es la cifra total que le vamos acobrar al cliente.
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PLANOS DE MONTAJECLUB DE PLAYA PRIVADO LATITUD 15
Para un buen funcionamiento del evento se planifico las reas del lugar
para que haya un desplazamiento correcto de los invitados y del servicio
que se ofrezca, de manera que no se entorpezca el paso o la distribucin
de los espacios y as los invitados desde cualquier punto tengan una
excelente atencin y vista.
PLAYA
BAR
ORQUESTA
POSTRE
BUFFET BUFFET
BAOS
POSTRE
ESTACIONAMIENTO
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INVITACIONESPara la invitacion se tomaron los elementos ms importnates que se
consideran que el asistente debe saber como es: el lugar, la fecha, hora y
el tipo de vestimentimenta que debe portar para no desentonar o nosentirse incomodo en el lugar, cabe mencionar que esta invitacion es un
ejemplo abierta a modificacion si as lo requieren, sumando o quitando
informacion, lo importante es que el invirtado de sienta agusto con el ms
minimo detalle.
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DECORACINDentro de la decoracin como empresa responsable uno de nuestros
objetivos es el desarrollo humano a travs de un equilibrio. Es por eso que es
importante definir la sustentabilidad como:
La capacidad de satisfacer necesidades de la generacin humana actual
sin que esto suponga la anulacin de que las generaciones futuras tambin
puedas satisfacer las necesidades propias.(Definicin, 2007).
Es por esto que se busca utilizar elementos lo menos nocivos a la salud
como tambin la implementacin de reciclaje que es la que llevamos con
ms frecuencia a cabo, reciclando botellas, luces, latas, flores, etc. quepermitan tener segundos usos constantemente, logrando la diferencia y
preferencia de los clientes.
Centros de mesas
Globos de tela
Velas
Flores artificiales
Luces
Dulces y golosinas
Recuerdos comestibles
Antorchas
Arena
Botellas de vidrio
Latas
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Fotografas
Lugar del evento
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Centros de mesa
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Resultados
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DIRECTORIO DETALLADO DE PROVEEDORES
Proveedores Contacto
Panadera y pastelera
San Alejandro Flamboyn 213. La Crucecita,
Santa Mara Huatulco, Oaxaca.
Tel.(958)587-0317
Martha Jary Calle Macuil Sta. Mara Huatulco
Grupo Ind Navarro Benito Jurez S/N. Santa Mara
Huatulco, Oaxaca.
Tel.(958)581-4004Banquetes
Casa reyes Boulevard baha, manzana lote
144, sector T, bahas de Huatulco
Oaxaca
Tel. 01955834154 / 0195858711779
La isla Huatulco Boulevard Benito Jurez Mz.3 Lote.
4, Sector O, 70986 Bahas de
Huatulco, OAX
Tel. 01 958 105 1600
nix restaurante Bugambilias 603, la Crucecita,
Santa Cruz Huatulco, 70989
Oaxaca
Tel. 01 958 100 4551
Restaurant los portales Bugambilia 603, Centro de la
Poblacin, 70989 La Crucecita,
Oaxaca
Tel. 01 958 100 4551
Kristal rose restaurant Calle Cocotillo 218, Centro de la
Poblacin, 70989 Santa Mara
Huatulco, Oaxaca
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Tel. 01 958 587 0605
Bebidas
Vinatera Ultramarinos Costa del Sur calle Sabali, No. 310, La Crucecita,
OaxacaSoriana Boulevard Chahu, Lote 10, Sector
T, 70989 Crucecita, Oaxaca
Tel. 01 800 707 4262
Sper che Blvrd. Chahu, Lote 23-A Esquina
Calle Mixteco, Blvrd Chahu, R,
70989 Huatulco, Oax.
Tel.01 958 587 1669
Oxxo Boulevard Chahu Manzana 1,
Baha de Conejo, 70989 Santa
Mara Huatulco, Oaxaca
Tel.01 958 587 0452
Embotelladora y Hielo Agua Vital Boulevard Bahas sector T, Bahas
de Huatulco Oaxaca
Foto y video
Foto Gaby Carrizal 704 Col Sector H la
Crucecita
70989 Santa Mara Huatulco,
Oaxaca
Tel. 01 958 583 4268
Estudio conejos Guamuchil 208, Sector H, La
Crucecita
Santa Mara Huatulco
Tel. 01 958 587 0009
Papelera
Citlalli Colonia sector H, C.P. 70987, Bahas
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de Huatulco, Oaxaca
Abaco Colonia sector H, C.P. 70987, Bahas
de Huatulco, Oaxaca
DulcerasLa Abejita Flamboyn Manzana 10 Lote 20
102, Centro de la Poblacin, 70987
Santa Mara Huatulco, Oaxaca
Tel. 01 958 587 0986
El caramelo Sebail SN Bahas de Huatulco, 70987
Santa Mara Huatulco, Oaxaca,
Mxico
Santa Mara Huatulco Oaxaca
Tel. 01 958 583 4446
Personal de seguridad
Polica municipal Tel. 58 7 06 75
Personal de atencin a comensales
La CROC Colorn 509, Sector H, 70989 Santa
Mara Huatulco, Oax.
Tel. 01 958 587 2184
Casa Reyes Boulevard baha, manzana lote
144, sector T, bahas de Huatulco
Oaxaca
Tel. 01955834154 / 0195858711779Animadores
Hotel Las Brisas Blvd. Tangolunda, Lote 1, Baha de
Tangolunda, 70989 Bahas de
Huatulco, Oax.
Hotel Dreams Blvd. Tangolunda, Lote 1, Baha de
Tangolunda, 70989 Bahas de
Huatulco, Oax.
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Decoracin
Mercera el Colibr Calle: Macuitle S/N Sector H la
Crucecita C.P. 70989 Santa Mara
HuatulcoTelas Garca Calle: Palo Verde Mza. 34 Sector H
La Crucecita C.P. 70989 Santa
Mara Huatulco
Sourvenirs
Flor Arte Carrizal 601, Las Crucecitas, 70980
Santa Mara Huatulco, Oax.
Equipo de Sonido
Samar msica y video Calle: Ocotillo N 210 Sector H, la
Crucecita, Bahas de Huatulco,
Oaxaca
Manager: Rubn Santiago Martnez
Tel: 958 113 07 30 / 958 583 47 19
DJ: Edwin Santiago Martnez
Tel: 958 106 56 13 / 958 587 14 03
Diseo Grafico
Pixelhux Av. Oaxaca Mza. 12 Lote. 3 Sector I
Tel: 958 105 13 80
X pers Zona Hotelera Tangolunda Mza. 7
Lote 1 C.P. 70989 Santa MaraHuatulco
Loza y Cristalera
Casa Reyes Boulevard baha, manzana lote
144, sector T, bahas de Huatulco
Oaxaca
Tel. 01955834154 / 0195858711779
Floreras
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Florera La Cruecita Santa Cruz Huatulco
Tel: 58 7 15 16
Florera Lupita Residencia Las Palmas local 2
sector F Huatulco Oaxaca C.P.70989
Tel: 958 583 4086
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PROGRAMALugar: Latitud 15
Fecha: 16 de Julio
Horario: Programa cvico: 8:00 hrs / Programa social 8(Coctel): 20:00 hrs
Antes del evento
Actividades Mayo Junio Julio
1 2 3 4 1 2 3 5 1 15 16 17
Planeacin del evento
Presupuesto
Seleccin de lugar y/o Saln
Determinar la temtica del evento
Contacto con proveedores
Elaboracin de invitaciones
Reservacin del lugar y/o saln
Invitar a los alumnosContratar al personal
Compra de materiales, mobiliario y
equipo de montaje
Montaje del mobiliario
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Durante el evento
Programa Cvico
Sbado 16 de JulioActividades Horario Lugar
Bienvenida 8:00
Latitud 15
Baha Chahu
Honores a la Bandera 8:05
Presentacin de invitados 8:30
Entrada de alumnos graduados 8:45
Mensaje del Rector 9:00
Entrega de diplomas 9:15
Palabras a cargo del padrino de graduacin 9:50
Despedida/clausura 10:05
Toma de fotografas 10:15
Programa social
Coctel
Palabras de bienvenida 20:00Inicio de la fiesta de graduacin 20:15
Proyeccin audiovisual 20:20
Brindis por el padrino de graduacin 20:40
Cena de gradacin 21:00
Noche disco 21:30
Cierre de la fiesta con fuegos pirotcnicos 12:00
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Despus del eventoActividades Horario Lugar y fecha
Desmontaje del mobiliario 8:00 Latitud 15
Entrega del lugar 10:00Pago al personal 11:00 Oficinas del
organizador
El traje que se escoger para la ocasin, lo tradicional es el uso de
toga y Birrete.
Las invitaciones sern enviadas con los alumnos, donde se aclare el
da la hora y el lugar.
El tiempo recomendable para la entrega de las invitaciones es como
un mnimo de 7 y un mximo de 15 das.
En el prembulo de la ceremonia se debe dar la recepcin a los
alumnos y sus invitados, la ubicacin y el orden es crucial.
En el desarrollo de la ceremonia, se harn las honores a la bandera
Presentacin de los alumnos quienes deben llevar la toga y el birrete
Palabras del rector de la Universidad
Entrega de documentacin a los graduados
Entrega de reconocimientos a los mejores alumnos
Palabras a cargo del padrino de graduacin y brindis
Cierre de la ceremonia
Tiempo para tomar fotografa
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CEREMONIAL Y PROTOCOLOTiempo
Respetar el horario previsto en la invitacin, como egresado se debe estar
por lo menos media hora antes del comienzo y en su asiento 15 minutos
antes y como invitado por lo menos 10 minutos antes.
No se les permitir la entrada a las personas que lleguen tarde.
En el prembulo de la ceremonia se debe dar la recepcin a los alumnos y
sus invitados, la ubicacin y el orden es crucial.
Vestimenta
En la ceremonia de graduacin la vestimenta debe estar presentable ya
que este va enfocado en los logros acadmicos, se adecuara solamente a
la toga y el birrete, libre de adornos. El birrete debe estar bien asentado en
la cabeza de tal manera que el ala est paralela con el suelo.
En la cena de graduacin la temtica va enfocada a un evento-coctel. Las
mujeres deben ir vestidas con vestimenta de coctel (falda o vestido pordebajo de las rodillas). Para los hombres con un traje de corte clsico.
Conducta
Durante la ceremonia:
Sea un egresado o invitado de ceremonia, se debe seguir el
protocolo
Debes de guardar silencio durante el evento de ceremonia
Debes quedarte sentado durante el acto
Apagar el celular o ponerlo en modo silencio
Tomar fotografas discretas para no distraer o interrumpir a los
asistentes
Durante la fiesta de graduacin:
Guardar silencio durante los actos que se realicen
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Respetar el tiempo de comida que se vayan a servir
Respetar las medidas de seguridad que se tomen con respecto a las
bebidas alcohlicas
MEDIDAS DE SEGURIDADLos organizadores de los espectculos o eventos estn obligados a informar
a los asistentes sobre las medidas de seguridad, donde se ubican las rutas o
vas de evacuacin, adems donde se localizan los elementos de
seguridad para enfrentar una eventual emergencia, por ejemplo las
presencia de extintores de fuego.
Los profesionistas dedicados a la prevencin de riesgos y la seguridad en
empresas e instituciones debern ser consultados por los organizadores de
los eventos masivos, con el propsito de realizar una evaluacin previa de
la actividad a desarrollarse y determinar los riesgos asociados.
Factores de seguridad en las actividades
Rejas de proteccin u otros que impidan la entrada de personas no
autorizadas, accesos y salidas de emergencia.
Conocer la capacidad del lugar y si se adecua a la estimacin de los
invitados.
Conocer los niveles de emisin de ruidos estimado.
Sistema de proteccin contra incendios del lugar.
Presencia de sealtica adecuada de orden y seguridad del lugar
para los invitados y los empleados.
Medir el consumo de alcohol de los asistentes
De acuerdo a la alimentacin, se les informara al equipo de atencin
a comensales los tiempos y el tipo de comida que se dar a los
invitados.
Controlar uso adecuado de los fuegos pirotcnicos y designar a unencargado.
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Planes de emergencia a contemplar
Rutas de evacuacin
Salidas de emergencias
Ubicacin de extintores o equipo de combate de incendios
Puntos de reunin externo
Ubicacin de servicio mdico o de auxilio
Video o audio que informe a quienes concurran al evento
como actuar en caso de emergencia (ruta de evacuacin,
puntos de reunin, etc.).
Recursos disponibles
Personal de seguridad
Personal de primeros auxilios y bomberos Personal de organizacin y acomodo del evento
Personal de operacin
Equipo de primeros auxilios
Equipo de radio comunicacin
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