BPM GOVERNANCE: EXPERIENCIA EN LA INTRODUCCIÓN DE BPM
Leopoldo CárdenasVicerrector de Procesos y TI
David GarcíaDirector Nacional de Procesos
• 14 sedes de la Universidad• 20 sedes del Instituto Profesional• 21 sedes del Centro Formación Técnica• 8 colegios• Más de 80.000 alumnos• Más de 3.500 empleados de planta• Más de 6.500 docentes part-time
Santo Tomás en cifras
Por qué BPM?
Fuente: Camunda Services GmbH, Germany
Fuente: Dilbert.com
Permite realizar una lectura transversal de los esfuerzos funcionales
Permite sincronizar los esfuerzos funcionales
F U E G O !
Por qué BPM?
Fuente: Desafíos en la Gestión de Información y TI, IX Seminario de Informática UC
En términos informáticos, permite acercar las soluciones a las necesidades
Procesos, personas y tecnología
Process Landscape
Layer 1 Strategic Process Model
Layer 2Operational Process Model
Layer 3aTechnical Process Model
Layer 3bIT-Specification
Layer 4bImplementation
Process Owner
Process Manager
Process Participant
Process Developer
Process Engineer
BUSINESS
IT
With Process Engine
Without Process Engine
BPA
BPMS SOA ESB
.NET
DELPHI
ShPoint
ERP / Software Adquirido
Fuente: Camunda BPMN-Framework, Camunda Services GmbH, Germany
Modelo de madurez BPM
Fuente: Dirección Nacional de Procesos, VRPTI CST
Roadmap de Implementación Santo Tomás
Know Howen BPM y EA
Definición Modelo BPM Governance
Estandarización de Procesos
Integración de Procesos BPM Governance
Mapa de Direccionamiento
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Nivel 5
Bajo
Alto
- Planificación estratégica integrada a los procesos.
- Mejora continua basada en desempeño y resultados.
- Procesos gestionados por responsables definidos.
- Implementación de procesos con BPMS.
- Monitoreo de KPI de procesos.
- Integración de procesos con sistemas core.
- Compromiso de la alta dirección.
- Existencia de unidad responsable de BPM y EA.
- Unidad capacitada en BPM y EA.
- Definición de la arquitectura de negocio.
- Definición del modelo de servicios de BPM.
- Cartera de Proyectos BPM.
- Estandarización de procesos de negocios.
- Identificación de KPI de procesos.
- Definición de la arquitectura de sistemas e integración.
2011 2012 2013 2014-2015 2016
Diseño Mejorado Implementación
+
Modelo de gobierno BPM
BPMGovernance
Roles y responsables
Decisiones
MétricasEstándares
Control
Comité de gestión compuesto por alta dirección
Sincronización con la estrategia
Sincronización con proceso presupuestario
Colaboración con área de control de gestión
Indicadores de desempeño y resultados
Definición de metas de indicadores
Colaboración con área de control de gestión
BAM y BI
Catálogo de servicios área de procesos
Procedimientos internos
Identificación en VAC y BPMN
Sincronización con metas de desempeño
Fuente: Dirección Nacional de Procesos, VRPTI CST
Basado en “The Six Core Elements of Business Process Management”J. vom Brocke & M. Rosemann. Handbook on Business Process Management. Springer, 2010
Modelo de servicios BPM
Alineamiento estratégico de
procesos
Evaluación de resultados de
procesos
Divulgación de cultura basada en
procesos
Adopción de técnicas de mejora continua
Adopción de modelos de referencia
Automatización de procesos
Gestión de proyectos de mejora de procesos
Diseño de la arquitectura empresarial
Diseño de procesos(as is)
Mejora de procesos e innovación
(to be)
Documentación de procesos
Facilitación del cambio de procesos
Capacitación en gestión de procesos
Gestión de la madurez en procesos
Benchmarking de procesos
Administración repositorio de
modelos
Administración de roles en procesos
Administración de RRHH del área
Administración del presupuesto
del área
SERVICIOS ESTRATÉGICOS
SERVICIOS COMPLEMENTARIOSSERVICIOS PRINCIPALES
SERVICIOS DE SOPORTE
Administración de tecnologías BPA y
BPMS
Fuente: Dirección Nacional de Procesos, VRPTI CST
Basado en “A Framework for a BPM Center of Excellence”L. Jesus, A. Macieira, D. Karrer and M. Rosemann. BPTrends ▪ September 2009
Modelo de arquitectura empresarial
Arquitectura Empresarial
Arquitectura Negocio
Arquitectura Sistemas
Arquitectura Integración
Proyectos con agregación de valorProcesos de Dirección
Gestión Estratégica Control de GestiónAseguramiento de
la CalidadComunicaciónInstitucional
Procesos de Valor
Formación
Investigación e Innovación
Investigación
Vinculación con el Medio
DetecciónDiseño
CurricularAdmisión
Docencia
Servicio Extra-Docente
TitulaciónInserciónLaboral
ExtensiónEducaciónContinua
Prestación deServicios
Convenios
Formación eIdentidad
Innovación
Procesos de Apoyo
GestiónAdministrativo-
Financiera
Gestión deRecursos Humanos
Gestión deMarketing
Gestión de Procesosy TI
Gestión Académica
Macroproceso gestión de RRHH01. Gestión de Recursos Humanos CST
Planificación de Recursos Humanos Vinculación a la Institución
Reclutamiento
Gestión de Personal
Desarrollo Organizacional
Desvinculación de la Institución
Gestión de laDesvinculación de
Personal
Desarrollo de Estrategia deRRHH
Establecimiento dePolíticas y Prácticas de
RRHH
Gestión del Modelo deCompetencias
Planificación de laDotación
Gestión del Presupuestode RRHH
Planificación de Carrera ySucesión
Provisión de Consultoríasde Soporte de RRHH
Medición y Mejoras delDesempeño de Procesos
de RRHH
Organización y Gestión dePuestos
Selección Contratación Inducción
Gestión delDesempeño
Gestión deCompensación y
NóminaGestión de Beneficios
Relaciones Laborales
Gestión de ClimaLaboral
Seguridad y SaludOcupacional
Administración deSistemas deInformación
Gestión de Plan deCarrera y Sucesión
Gestión deCapacitación yEntrenamiento
Mantención delEmpleado
Administración de laJerarquía Académica
Gestión del Cambio
Gestión de Puestos
Gestión de Perfiles
Gestión de la EstructuraOrganizacional
Procesos de negocios e instructivos de uso de sistemas documentados y publicados en sitio corporativo
Macroproceso gestión de proyectosGestión corporativa de proyectos
Gestión del Portfolio deProyectos
Gestión de Proyecto
Gestión de Proyecto
Iniciación del proyectoPlanificación y organización
del proyecto
Ejecución del proyecto
Control del proyecto
Cierre del proyecto
Clie
nte
inte
rno
Vic
erre
ctor
ia d
e P
roce
sos
y T
I
Dire
ctor
Necesidad deiniciativa o proyectoBPM / TI aprobada
Asignar iniciativa a Jefede Proyecto
Jefe
de
Pro
yect
os
Descargar y completarficha de proyecto
Revisar ficha deproyecto
Realizar ajustes a fichade proyecto
Cargar ficha deproyecto y completar
metadata
Iniciación del proyecto
Pro
ject
Ser
ver
Fase de iniciacióndel proyectoterminada
Ficha de Proyecto y otros artefactos
Gestión del Portfolio de Proyectos
Ficha de Proyectoconforme
Siti
o de
proy
ecto
s
Plantilla Ficha de proyecto
…Proceso estándar para la gestión de proyectos de
VRPTI, soportado por una solución EPM
Proceso basado en las mejores prácticas del Project Management Institute (PMI), principal referente en gestión de proyectos
BPMN 2.0 en la práctica
Fuente: Camunda Services GmbH, Germany
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