NexTReT CEUS Governance SharePoint

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Experiencias, best practices y recomendaciones para el diseño, implementación y gobierno de infraestructuras SharePoint para garantizar estabilidad, escalabilidad, seguridad y control de negocio.

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ARQUITECTURA Y GOVERNANCE CON SHAREPOINT 2010 EN GRANDES CORPORACIONES

Jordi Herrero

Director de Desarrollo

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Nuestra misión:

Optimizamos el área TIC de nuestros clientes

Desde 1993, más de 5.000 proyectos con éxito

250 profesionales; más de 100 certificados

Oficinas en Madrid y Barcelona

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Soluciones destacadas

•Transportes: Infraestructura tecnológica en Alta disponibilidad Implantación de la solución Citrix en granja y publicación de las aplicaciones corporativas como plataforma de trabajo del usuario para un total de 5000 usuarios.

Implantación y mejora de sistemas y comunicaciones

•Administración pública: Centralización de sedes departamentales Outsourcing y mantenimiento de sistemas y comunicaciones, soporte on site y helpdesk para 800 usuarios. 15 personas, 2 años

Operación y gestión de infraestructuras

•Ocio: Gobierno y mejora de la calidad de servicio de aplicaciones Entorno WAN complejo (70 países y más de 150 sedes) Definición de objetivos de servicio, visibilidad y mejora de SLAs

Gobierno de la calidad de servicio

•Utilities: Gestión de conocimiento con SharePoint 2010 Diseño e implementación de la arquitectura y el modelo de governance para un servicio con 22.000 usuarios y 4Tb de datos

Colaboración y productividad

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NexTReT también puede ayudarte a mejorar tu empresa

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NexTReT y Microsoft: Más que Partners

Una apuesta estratégica:

Microsoft Gold Certified Partner

Microsoft Innovation Center: Preferred Partner

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Especialización SharePoint

NexTReT basa la su experiencia en SharePoint desde:

– Adopción temprana de versiones beta (2007 y 2010)

– Más de 50 proyectos desarrollados

– Más de 30 certificados

– Aplicación en cualquier área de inversión

– Integración con otras aplicaciones • Experiencia de integración con SAP, SIEBEL, etc.

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Contrastada experiencia en SharePoint

– Intranet, colaboración, e-learning, …

– Portales públicos

–Gestión de procesos

–Business Intelligence

Y en Infraestructuras Microsoft

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GOVERNANCE

Consultoría e Implantación de SharePoint Governance

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Governance: Definición Governance es el conjunto de políticas, roles, responsabilidades y procesos que orienta, dirige y controla la forma en la que las áreas de negocio de una organización y los equipos de IT cooperan para lograr los objetivos de negocio. Se distinguen tres áreas principales para el gobierno de SharePoint 2010: • IT governance: Entornos, operaciones y

servicios de la plataforma • Arquitectura de Información:

Administración de la información y contenidos que los usuarios almacenan

• Gestión de aplicaciones: Soluciones personalizadas, integración y desarrollo de componentes

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Tipologías de Governance Diferentes tipologías de sitio suelen requerir diferentes políticas de gobierno. Típicamente, los sitios de publicación tienen un governance más estricto que los sitios de grupo o los sitios personales. Cada tipo de sitio puede tener un plan específico de Governance.

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IT Governance En el gobierno de TI, se pueden controlar y gestionar los servicios ofrecidos por la plataforma y se puede centralizar la administración de los sitios o bien delegarla en los grupos de usuarios.

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IT Governance Los puntos más destacados a cubrir por el Gobierno de TI son:

• Gestión del ciclo de vida de los sitios

• Protección de datos (backup y restauración)

• Mantenimiento y operaciones

• Seguridad y accesos

• Rendimiento y escalabilidad – Entornos y topología de servidores

– Volumen de almacenamiento, bases de datos

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Topología de servidores • Instalaciones limitadas

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Topología de servidores • Small farms

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Topología de servidores • Medium farms

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Topología de servidores • Large farms

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Carga de servidores

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Arquitectura de Información

La Arquitectura de la información es la gestión de la información en una empresa - sus sitios, documentos, listas y páginas - para maximizar la facilidad de uso de la información y de gestión. Otro aspecto de la gestión de la información es determinar los permisos y roles de usuario para el acceso al contenido.

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Arquitectura de Información

Los puntos más destacados a cubrir para la Arquitectura de la Información:

• Organización de sitios / Colecciones de Sitio

• Creacion de sitios

• Mantenimiento de contenidos

• Tipos de contenido y Workflows

• Plantillas de sitios y componentes reusables

• Grupos, usuarios y autenticación / IRM

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Definición de la arquitectura de información en cuanto:

• Web applications

• Site collection

• Sites

• Content databases

• Server farms

• Service applications

• Zones

• My Sites

Arquitectura de la información

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Definición de estructura de sitios

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Límites de Aplicación Web Limit

Maximum

value Limit type Notes

Content database 300 per Web

application Supported

With 300 content databases per Web application, end user

operations such as navigating to the site or site collections are

not affected. But administrative operations such as creating a

new site collection will experience performance degradation.

We recommend that you use Windows® PowerShell™ to

manage the Web application when a large number of content

databases are present, because the management interface

becomes slow and difficult to navigate.

Zone 5 per Web

application Boundary

The number of zones defined for a farm is hard coded to 5.

Zones include Default, Intranet, Extranet, Internet, and

custom.

Managed path 20 per Web

application Supported

Managed paths are cached on the Web server, and CPU

resources are used to process incoming requests against the

managed path list. If you plan to exceed twenty managed

paths in a given Web application, we recommend that you test

for acceptable system performance.

Page 24: NexTReT CEUS Governance SharePoint

Límites en BD de Contenido Limit

Maximum

value Limit type Notes

Content database

size

200 GB per

Content

database

Supported

We strongly recommended limiting the size of content databases to

200 GB to help ensure system performance. Content database sizes

up to 1 terabyte are supported only for large, single-site repositories

and archives with non-collaborative I/O and usage patterns, such as

Records Centers. Larger database sizes are supported for these

scenarios because their I/O patterns and typical data structure

formats have been designed for, and tested at, larger scales. A site

collection should not exceed 100 GB unless it is the only site

collection in the database.

Remote BLOB

Storage (RBS)

storage subsystem

on Network

Attached Storage

(NAS)

Time to first

byte of any

response

from the

NAS cannot

exceed 20

milliseconds

Boundary

When SharePoint Server 2010 is configured to use RBS, and the

BLOBs reside on NAS storage, consider the following boundary.

From the time that SharePoint Server 2010 requests a BLOB, until it

receives the first byte from the NAS, no more than 20 milliseconds

can pass.

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Límites en Colección de Sitios Limit

Maximum

value Limit type Notes

Web site 250.000 per site

collection Supported

The maximum recommended number of sites and subsites is

250.000 sites.

You can create a very large total number of Web sites by nesting

subsites. For example, in a shallow hierarchy with 100 sites, each

with 1.000 subsites, you would have a total of 100.000 Web sites.

Or a deep hierarchy with 100 sites, each with 10 subsite levels

would also contain a total of 100.000 Web sites.

Note: Deleting or creating a site or subsite can have significant

impact on a site’s availability. Access to the site and subsites will

be limited while the site is being deleted. Attempting to create

many subsites concurrently may also fail.

Site collection size 100 GB per site

collection Supported

A site collection should not exceed 100 GB unless it is the only site

collection in the database.

Certain site collection actions, such as site collection

backup/restore or Move-SPSite, cause large Microsoft SQL Server®

operations which can have performance impact or fail if other site

collections are active in the same database.

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Límites en listas y bibliotecas Limit

Maximum

value Limit type Notes

List row size 8.000 bytes

per row Boundary

For each SharePoint list or library item, it is only allowed to

occupy 8000 bytes in total in the database. 256 bytes are

reserved for built-in SharePoint columns, which leaves 7744

bytes for end-user columns. For details on how much space

each type of field consumes, please look at the Column

Limits.

File size 2 GB Boundary

The default maximum file size is 50 MB. This can be

increased up to 2 GB, but a large volume of very large files

can impact farm’s performance.

Documents 30.000.000

per library Supported

You can create very large document libraries by nesting

folders, using standard views and site hierarchy. This value

may vary depending on how documents and folders are

organized, and by the type and size of documents stored.

Items 30.000.000

per list Supported

You can create very large lists using standard views, site

hierarchies, and metadata navigation. This value may vary

depending on the number of columns in the list and the

usage of the list.

Page 27: NexTReT CEUS Governance SharePoint

Guía para rendimiento óptimo Object Scope Guidelines for optimum performance

Site collections Database 50.000

Web sites Web site 2.000

Web sites Site collection 250.000

Documents Folder 2.000

Documents Library 2 millones

Security principals Web site 2.000

Users Web site 2 millones

Items List 2.000

Web Parts Page 100

Web Part personalization Page 10.000

Lists Web site 2.000

Document size File 50 MB

Page 28: NexTReT CEUS Governance SharePoint

Gestión de aplicaciones

Define el modo de gestionar las aplicaciones que se se desarrollan en el entorno

Page 29: NexTReT CEUS Governance SharePoint

Gestión de aplicaciones

Los puntos más destacados a cubrir para la Gestión de aplicaciones:

• Políticas de integración con aplicaciones

• Políticas de despliegue y traspaso entre entornos

• Política de desarrollo

• Gestión de componentes

• Branding

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CASOS PRÁCTICOS

Consultoría e Implantación de SharePoint Governance

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CASOS PRÁCTICOS CASO PRÁCTICO 1: SECTOR MEDIOS

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Caso práctico 1. Necesidad

• Implantar arquitectura colaborativa de SharePoint, a diferentes grupos de usuarios (áreas, departamentos, etc.) para poder compartir información. 2000 usuarios.

• Garantizar un correcto funcionamiento de la herramienta (rendimiento, backup, etc.) con la mínima gestión de TI.

• Colecciones de sitios gestionados por IT. Sitios individuales gestionados por los usuarios propietarios.

• Definición de plantillas reutilizables

• Facilidad para gestionar permisos, seguridad de roles

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Infraestructura • Definir topología de servidores y hardware necesario.

• Definición de entornos necesarios (entorno de laboratorio, entorno de desarrollo, pre-producción, producción)

• Alta disponibilidad (pre-producción y producción)

• Definir servicios a utilizar y servidores que los ejecutan

• Integración de aplicaciones (InfoPath, Office, Power Pivot, etc.)

Caso práctico 1: IT Governance

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Governance SharePoint 2010

Definición

Datos basicos de las granjas de SharePoint

Datos entornos

Desarrollo Preproducción Produccion

Administración central http://share2010-test:60000 http://share2010-pre:60000 http://share2010-pro:60000

Aplicación web principal http://share2010-test http://share2010-pre http://share2010-pro

Ruta administrada principal para la creación de Site Collections /sitios /sitios /sitios

Usuarios

Adminitrador de la granja dominio\share_admin Password

Usuario SQL dominio\Admin_sql Password

Configuración de servidores de las granjas de SharePoint

Role Type (Standard or

virtual) # of machines Procs RAM IOPS need Disk size OS+Log Data drive

Pre - producció

Web servers Virtual 2 4 cores 4 N/A 100 GB N/A

Content database

server Virtual 1 4 quad-core 2.33 (GHz) 4 2k 400 GB

20 disks of 300GB

@ 15K RPM

Application

servers Virtual 1 4 cores 4 N/A 100 GB N/A

Producció

Web servers Virtual 2 4 cores 4 N/A 400 GB N/A

Content database

server Virtual 1 cluster 4 quad-core 2.33 (GHz) 8 2k 400 GB

20 disks of 300GB

@ 15K RPM

Application

servers Virtual 2 4 cores 8 N/A 400 GB N/A

Caso práctico 1: IT Governance

Page 35: NexTReT CEUS Governance SharePoint

Definir componentes básicos que el cliente puede administrar • Web Sites – Navegación incluida con SharePoint mediante sites y subsites que formen parte de un site collection – Administración de grupos y permisos específicos – Temas específicos por sites. – Existen herramientas para realizar Backups de sites individualmente. – Los subsites pueden heredar permisos del top-level site.

• Site Collections – Posibilidad de tener una base de datos dedicada – Por Site Collection: Papelera de reciclaje dedicada, informes de uso específicos, administración de

permisos y plantillas de cuota (limitación de recursos usados) y bloqueos. – Cada colección contiebe un top-level site y puede tener varios subsites – Compartición de elementos: Master pages, page layouts, images, site templates – Configuración especifica de los ámbitos de búsqueda, – Permisos no heredables de otras SC.

• Se define la creación de colecciones de sitio administradas por IT, cediendo el control de su administración a los usuarios propietarios. Site Collection on Demand

Caso práctico 1. Arquitectura de la información

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Definición de plantillas de contenidos • Existencia de diversas plantillas preconfiguradas con distintas

funcionalidades: – Definición de plantillas de bibliotecas de documentos con vistas

preconfiguradas

– Repositorio de documentos: wikis, blogs, lista de contactos,…

– Workflows de aprobación de documentos

Grupos y usuarios • Definición de cuotas para cada aplicación

• Definición de los niveles de permisos por grupo – El propietario de un Site Collection no tendrá control total, pero sí el

suficiente como para administrar permisos, contenido, etc.

Caso práctico 1. Arquitectura de la información

Page 37: NexTReT CEUS Governance SharePoint

• Autogestión del sitio por parte del usuario sin riesgo

• Liberación de IT ya que no interviene en la administración

• Aumento de la seguridad

• Disaster recovery más rápido y ágil

• Accesibilidad y compartición de documentos

Caso práctico 1. Beneficios

Page 38: NexTReT CEUS Governance SharePoint

CASOS PRÁCTICOS CASO PRÁCTICO 2: SECTOR UTILITIES

Page 39: NexTReT CEUS Governance SharePoint

Caso práctico 2. Necesidad

• Organización verticalizada: cada área de negocio se autogestiona tratando directamente con proveedores o departamento de desarrollo.

• No hay una política de gobierno de la plataforma definida.

• Se necesita definir la arquitectura del sistema a nivel lógico, físico, modelo de seguridad, los componentes y criterios de arquitectura, las plantillas, los estándares y las políticas.

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1. Infraestructura • Definición de entornos • Accesos a la infraestructura (con ADFS) • Arquitectura de SharePoint

2. Arquitectura de la información • Plantillas • Políticas y procedimientos

3. Gestión de aplicaciones • Políticas de desarrollo y componentes • Procedimientos de despliegue • Procedimientos de integración entre aplicaciones

Caso práctico 2. Solución

Page 41: NexTReT CEUS Governance SharePoint

Definición de capas SOA que encapsulan módulos tecnológicos

Caso práctico 2. IT Governance

Page 42: NexTReT CEUS Governance SharePoint

Se define la arquitectura de referencia basada en SharePoint y el buscador corporativo

Caso práctico 2. IT Governance

Page 43: NexTReT CEUS Governance SharePoint

• Servicios de la plataforma

• Servicio de búsqueda. Gestión de índices y recuperación de contenidos

• Acceso intranet y extranet. Autenticación con ADFS

• Políticas de mantenimiento de la plataforma

• Criterios para creación de bases de datos de contenido

• Creación de colecciones de sitio

• Procedimientos de Backup

• Volumen y espacio de almacenamiento

• Políticas de Seguridad

Caso práctico 2. Solución: IT Governance

Page 44: NexTReT CEUS Governance SharePoint

Definición de la arquitectura lógica de aplicaciones

Caso práctico 2. Arquitectura de la información

Page 45: NexTReT CEUS Governance SharePoint

• Colecciones de sitio

• Plantillas de lista y de sitio

• Reporting

• Grupos y roles de usuarios

• Conjuntos de documentos y Workflows

• Criterios y políticas de Creación de aplicaciones web

• Creación de espacios de colaboración

• Criterios para creación de bases de datos de contenido

• Creación de colecciones de sitio

• Creación de sitios o uso de existentes

• Contribución en el sistema

Caso práctico 2. Arquitectura de la información

Page 46: NexTReT CEUS Governance SharePoint

• Integración con aplicaciones corporativas

• Conexión con fuentes externas

• Manejo de EventHandlers

• Inventario de componentes y WebParts

• Políticas y normativas de desarrollo

• Buenas prácticas de desarrollo

• Limitaciones de la plataforma en el desarrollo

• Control de versiones del software desarrollado

• Paso entre entornos

• Despliegue de plantillas de sitio / soluciones

Caso práctico 2. Gestión de aplicaciones

Page 47: NexTReT CEUS Governance SharePoint

• Disponer de políticas y criterios tangibles para la escalabilidad y gobierno de la plataforma

• Disponer de manuales de operación y políticas para la administración de la plataforma

• Reutilización de servicios y componentes

• Conseguir una plataforma homogénea y controlada, manteniendo la eficiencia que proporciona la verticalización y autogestión de las áreas de negocio

Caso práctico 2. Beneficios

Page 48: NexTReT CEUS Governance SharePoint

Analizamos tus constantes vitales Riesgos, rendimiento y escalabilidad

Mejores prácticas y gobierno

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