8/21/2019 Auditoria Cartera Octubre 2014
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A CT A D E V A LID AC iÓ N D E R E SU LT AD OS D E L A A U DIT OR IA
ICÓdigO: GCI-FO-140-002
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1 . L e y 1 06 6 d el 2 00 6 e n s u a rt ic ulo 2 · O bli ga cio ne s d e la s e nti da de s p úb li ca s q ue t en ga n c ar te ra a s u f av or . N umeral 1 . E sta bl ec er med ia nt e n orma ti vid ad d e c arác te r
g en eral , p or p ar te d e l a máx ima a ut or id ad o rep re se nta nt e l eg al d e la e nti da d p úb lic a, e l R eg la me nto In te rn o d el R ec au do d e C ar te ra , c on s uje ció n a lo d is pu es to e n l a
presente ley , e l cua l deberá inc lu ir l as condiciones relat ivas a lace lebrac ión de acuerdos de pago.
2 . N orma IS O 90 01 :2 00 8 N umeral 4 .2 .3 C on trol d e d oc umen to s. L os d oc umen to s req ue rid os p or e l s i ste ma d e g es ti ón d e l a c ali da d d ebe n c on trol ar se .
3 . Resoluc ión 357 de 2008. Procedimiento de Control I nterno Contable CGN. ..Deben documentarse las pol ít icas y demás pract icas contables que se han implementado en
Criterio
e l ente económico y que están en procura de lograr una información confiab le , relevante y comprensible.
4 . C ir cu la r E xt erna 0 01 d e 2 00 9 d el C on ta do r G ene ra l d e B og ot á.
5 . Manual de Funciones v igente del Hospi ta l S imón Bol ívar
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Nivel aprobado el 21-Ago-2007.
6 . R es olu ci ón 0 13 8 d e 2 00 8 po r el c ua l s e a do ptó e l Man ua l I nte rn o d e J ur is dic ci ón Co ac tiv a d el H os pit al S imón B ol ív ar
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Nivel.
7 . R es olu ci ón 0 31 6 d e 2 01 1 po r el c ua l s e a do pta e l Man ua l d e A d mi nis tr ac ió n y C ob ro d e C ar te ra d el Ho sp ita l S imón Bo lív ar
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Nivel ESE.
8. GSF-PR-450-002 Gestión de pagares. Act iv idad 1 Reali zar estud io soc io económico; Act iv idad 8. Rea li zar l lamadas de cobro persuas ivo
9. GSF-PR-450-003 Recaudo de Cartera en e l numeral 7 .3 Mat ri z (Cuadro de act iv idades v resoonsab il idades l en la act iv idad #8 Reali zar e l cobro coact ivo.
Tipo de Observación
Hallazgo
1.Se recomienda estab lecer un control prevent ivo de rev is ión y seguimiento que asegure que todas las resoluc iones, manuales, procedimientos y demás documentos
def in idos para e l cumpl imiento de los procesos a l i nter io r de la inst it uc ión seencuentren deb idamente e laborados, actua li zados, soc ia li zados y pub li cados en la in tranet ,
g ua rd an do c oh eren ci a e ntre s i y c on l a C ir cu la r E xt erna 0 01 d el 2 0 o ctu bre d e 2 00 9 s ob re D ep urac ió n d e l a c ar te ra rea l y p ote nc ia l a c argo de l as e nt id ad es d is tr ita le s
Recomendación
e mit id a p or e l C on ta do r G en eral d e B og otá D .C ., e n e sp ec ia l lo c or re sp on die nt e a la L ey 1 06 6 d el 2 00 6, l a Re so lu ció n i nte rn a 0 13 8 d e 2 00 8, R es olu ci ón i nte rn a 0 31 6 d e
2011, GSF-PR-450-001, GSF-PR-450-002, GSF-PR-450-003.
2 . S e rec omie nd a rev is ar e l 1 00 % d e l a d oc umen ta ci ón d el p ro ces o a se gu ra nd o q ue l os f orma to s i nc lu id os e n lo s p ro ce di mi en to s, i ns truc ti vo s, man ua le s y d emás , e sté n
v igentes y actua li zados, y que los formatos d iseñados estén s iendo considerados dentro de ladocumentac ión del proceso soportando su uti li dad, importanc ia y uni fi cación
de controles haciendo eficiente su dil igenciamiento Ei . : FO-110-008 y GUF-FO-008).
1 y 2 . L os p ro ce di mi en to s d e c ar te ra s e e st an rev is an do y a ctu al iz an do c on e l G ru po d e C ali da d. E l man ua l d e c ob ro d e c ar te ra e s u n o s olo e l c ua l e st a ad op ta do med ia nte
Plan de Acción
res olu ci ón ; S e rev is ara e l Ma nu al d e A d mi nis tr ac ió n y C ob ro d e C ar te ra p ara d ef in ir s i s e i n cl uy e o a pl ic a e l n umeral 5 d e la Ci rc ul ar 0 01 d e 2 00 9 y s i a pli ca q ue s ea
Considerado como Reglamento Interno de Cartera para rea li zar las actua li zaciones correspondientes; E lManual Interno de Jur isdi cc ion Coact iva esta en t rami te de
actua li zación por par te de laOf ic ina Jur id ica.
Fecha de remediación
Manual de cobro de cartera , procedimiento y reg lamento: 15-Jun-2015; Manual Interno de Jur isdi cc ion Coact iva
en la fecha estab lecida según proyecto 704.
Responsable de la remediación
Subgerente Financiero, Lider de Cartera, Jefe Oficina Asesora Juridica.
2 Observación
(
1 . N o s e o bs erva a rc hiv o d on de s e c us to di en y s e re la cio ne n lo s p a ga re s a nu la do s; s e e vi de nc ia q ue e l d í a 1 7-Se p-20 14 s e s ol ic it aron l os p ag arés a nu la do s a l s eñ or He rmes
G ua rn iz o, q ui en man if es tó q ue s e e nc on trab an e n e l a rc hi vo g en eral e n l a C lín ic a F ra y, p or l o q u e e se mis mo d ía s e e nv ió c or re o in st it uc io na l s oli ci ta nd o lo s p ag ares a l a
L íd er d el G ru po Fu nc io na l d e Ge st ió n D oc umen ta l, p ero n o s e o btu vo res pu es ta d e l a s ol ic itu d. N o o bs ta nte e l s eñ or H erme s e ntreg ó lo s p ag ares s oli ci ta do s q ue s e
encontraban anu lados, pero no seev idencia archivo donde reposen d ichos t ít ulos valores o que seencuentren relac ionados.
2 . D e la mue st ra d e 2 2 p ag ares s e o bs erva , q ue s ei s (6) d e e llo s s e e nc ue nt ra n a nu la do s, q ue c or re sp on de n a l os p ag ares N o. 1 61 14 y N o. 1 71 75 , d on de s e e vi de nc ia e l s ell o
d e a nu la do p ero no s e e n cu en tra reg is tr ad o e l mo ti vo , el p ag are N o. 1 689 0 s e e nc ue nt ra e sc ri to man ua lmen te a nu la do y p ara l os p ag ares N o. 1 64 81 , N o. 1 60 74 , No .
1 55 68 n o s e e vi de nc ia e l s ell o d e a n ula do e n e l t itu lo v al or , i gu alment e n o ti en en s op or te d e q ui en a ut or iz ó l a a nu lac ió n y e l moti vo .
3 . E n l a Re so lu ci ón 0 32 3 d el d ía 1 4 d e j uli o d e 2 01 4 e xpe di da p or la Ge re nc ia d el H os pit al, s e a uto riz a e l s an ea mie nt o c on ta ble d e la s p a rti da s d e d eu do re s d e s ervi cio s d e
s alu d c or re sp on die nt es a lo s t ít ulo s v al or p aga ré d e l as v ig en cia s 1 99 9 a 2 00 3; s in emba rg o, d en tro d e l a mue st ra s el ec ci on ad a n o s e e vid en ci ó a rc hiv ad o e l c o nc ep to
ju ríd ic o, e xp ed id o y a prob ad o p or l a O fi ci na As es ora J ur íd ic a d el Ho sp ita l, l a c ua l ha ce p ar te d el e xp ed ie nte de c ad a ti tu lo v al or . As í m is mo , s e res ue lv e rem iti r l a
in fo rmac ió n d e la res ol uc ió n 0 32 3 d e 2 01 4 a l a O fi cin a d e G es ti ón P úb lic a y A uto co nt ro l p ara lo d e s u c ompe te nc ia, p ero n o fu e rem it id a e st a i nfo rmac ió n reti ra da d el
s is tema de información H ipócra tes por valor total de $5.966.405.302.
4 . Seev idencia que la custodia de los pagarés esta cargo del Técnico F inanciero y e lAuxi li ar F inanciero quienes están encargados de e laborar, rev isar y archi var
respect ivamente en la ofi cina de Pagarés.
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Criterio
1 GSF-PR-4S0-G02 Gestión de pagares. Act iv idad 16 anu lar pagaré Se d eb e a nu la r e l p a ga ré , e sta mp an do e n e l t it ulo v alo r o ri gi na l la a no ta ció n d e a nu la do , d on de se
reg is tra e l mot ivo de laanulac ión
2. Ley 594 de 2000.Art 3 Def in ic iones . ..Gest ión documenta l. Con junto de act iv idades admin is trat ivas y técnicas tendientes a la p lani fi cación, manejo, organ izac ión de la
d oc umen tac ió n p ro du ci da y rec ib id a p or l a e nti da de s, d es de s u o r ig en h as ta s u d es tin o f in al c on e l o bje to d e fa ci li ta r s u u til iz ac ió n y c on se rv ac ió n.
3 . C on sti tu ci ón P olí ti ca d e C ol ombi a A rt . 2 69 E n l as en tid ad es p ub li ca s, la s a uto rid ad es c or re sp on die nt es e stá n o bl ig ad as a d is eña r y a pli ca r, la n at ural ez a d e la s
fu nc ion es , mét od os y p ro ce dim ie nt os d e c on trol in te rn o, d e c on fo rm id ad c on lo q ue d is po ng a la l ey
4. Concepto emi ti do por la D irección Jur íd ica D is tr it al sobre responsab il idad funcional de: l as áreas jur íd icas en los procesos de depurac ión contable Rad. 2010lR34498 del
22/09/2010
5 . C ir cu la r Ex te rn a 0 01 d el 2 0 o ct ub re d e 2 00 9 s ob re D ep urac ió n d e l a c ar te ra rea l y p ote nc ia l a c argo d e la s e nti da de s d is tr tt ale s emit id a p or e l Co nt ad or Ge ne ra l d e
Bogotá
O . e .
N umeral 4 .1 Ca rte ra P ub li ca . Se p re se nt a c ua nd o e l mon to q ue raz on ab le me nte s e e sti ma s erá rec au da do , res ult a i nfe rio r a l v al or d e lo s c os to s q ue i nc ur re l a
admin is trac ión para lograr e l recaudo correspondiente , . .. La relación c os to b en efl ci o s e o bti en e e n c ad a e nt id ad c omo res ul ta do d e e st ud io d et all ad o q ue p ermit a
rtet~rminar l o e; c o s t o s de l a g p . s t¡ ó n
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1 . E n e l a rc hi vo Ex ce l b as e d e d at os p ag ares 2 01 4 s e e vi de nc ia qu e e l pa ga ré N o. 1 62 83 s e e nc ue ntra rel ac io na do a la s f ac tu ra s d e v en ta
1.1. Fra. # 6492943 por valor de $ 2,150,874, la cual pr es enta dos abonos, uno por valor de $700,000 de fecha 2014/06/05 y otro por valor de $271,300 con fecha de
2 01 4/0 7/ 07 ; Y
1.2. Fra. # 6 49 30 04 po r v al or d e $ 1 76 ,7 62 la c ua l n o refl eja a bo no s;
S e e vid en ci a e l s a ld o d e la f ac tu ra s reg is tr ad o e n e l prog ra ma H ip óc ra te s p or $ 1.3 56 .3 36, s in e mb argo e n la b as e d e d ato s p ag ares 2 01 4, e n la f il a 1 57 9 s e reg is tr a u n s ald o
p or $ 1 .1 79 .5 74 , refl eja nd o a sí u na d if eren ci a e ntre l a i nf ormac ió n reg is tr ad a e n el s is te ma H ip óc ra te s y l a b as e d e d at os p ag ares de 2 01 4 d e $ 17 6. 76 2, l a c ua l
Observación
c or re sp on de a l a f ac tu ra 6 49 30 04 q ue n o s e e nc ue ntra i nc lu id a e n l a b as e d e d at os p ag ares 2 01 4 s umin is tr ad a a O GP A.
2 . S e o bs erva e n la b as e d e d ato s p ag ares 2 01 4, el p ag are # 1 71 01 f irma do p or v al or de $ 33 .9 24 .1 02 c or re sp on di en te a la fa ct ura # 6535903, la cual se encuentra
reg is tr ad a e n e l s is te ma H ip óc ra te s p or v alo r d e $ 10 .0 00 .0 00 c on f ec ha 2 4-Ju l- 20 14 , l o q ue mue st ra u na d if eren ci a e ntre e l r ep or te d el s is te ma H ip óc ra te s y l a b as e d e
datos pagarés de $ 23.924.102.
3 . E n l a b as e d e d at os p ag ares 2 01 4, d e l os p ag arés e vi de nc ia do s y qu e t ie ne n te lé fo no fi jo rel ac io na do (pag ares # 1 61 88 ,1 61 27 ,1 704 3 Y 1 5 784 ) n o s e d ej ó e vi de nc ia d e l a
g es tió n d e c ob ro q ue d e a cu erdo c on e l p ro ce dim ie nt o c or re sp on de a la rea li za ció n d e tres l la ma da s med ia nt e la s g ue s e h ac e e l c o bro p ersu as iv o d e rec au do d e c ar te ra .
1 . Resoluc ión 357 de 2008. Procedimiento de Control I nterno Contable CGN.
2. P lan General de laContab il idad Públi ca . Numeral 103 Confiab il idad. La información contable pub li ca esconf iable s i consti tuye
la base de logro de los objet ivos y s i se
e la bo ra a p ar ti r d e u n c on ju nt o h omog én eo y tran sv ersa l d e p ri nc ip io s, n orma s té cn ic as y p ro ce dim ie nto s . ..
Criterio
3 . R es olu ci ón 0 31 6 d el 9 d e s ep tie mb re d el 2 01 1 d el H os pit al Si mó n B ol ív ar
11 1
Ni ve l E SE. Man ua l d e A dmin is tr ac ió n y c ob ro d e c ar te ra 3 . E ta pa fu nd amen ta le s d el c ob ro
persuas ivo. Numeral 3 .2 Reali zación de comunicac iones telefón icas y/o escri tas.
4 . GSF-PR-450-002 Gestión de pagares. Act iv idad 6. Ingresar pagarés a la base de datos. Seregist ra en la base de datos lo s iguiente : numero consecuti vo de pagaré,
N umero d e l a f ac tu ra F ec ha d e la f ac tu ra y v al or V alo r f in an ci ad o . ..
Tipo de Observación
Hallazgo
1.Se recomienda ident if icar , ana li zar, eva luar y valorar los
posíbtes
r ie sg os q ue p ue da o ca si on ar p or f alt a d e c o nc ili ac ió n d e lo s v a lo re s d e c ar te ra e n b as e d e d at os d e
p ag ares y e n g en eral la b as e d e d at os d e Ca rte ra v ersu s reg is tr os en e l S i ste ma H ip óc ra te s c on si de ra nd o, e ntre o tros , e l d o cu me nt o Es trat eg ia s p ara la c on st ru cc ió n d el
Recomendación
P lan Ant icorrupc ión y de Atenc ión a l C iudadano de la Presidenc ia de la Repub li ca .
2 . S e rec omie nd a d efi nir , d oc umen ta r y e je cu ta r l os c on trol es p re ve nt iv os p ara e l c ob ro p ersu as iv o d e c ar te ra , d efi nie nd o l os res po ns ab le s d e la g es ti ón d e c ob ro , d eja nd o
s op or ta da la g es ti ón d e ll amad as (Ej . F ec ha , n ombre d el d eu do r, te lé fo no y e l re sp on sa ble d e q ui en rea liz o l a g es tió n) y d emás traz ab ili da d q ue d emue st re l a g es ti ón d e
Cartera.
1 . R ev is ar l a b as e d e d at os d e p ag ares e n E xc el c ompa rt iv a e nt re l o f ís ic o, s is te ma d e in fo rmac ió n Hi po crat es . A si m is mo , s oli ci ta r a l G rup o F un cio na l d e Ge st ió n
Plan de Acción
Documenta l capac itac ión para laentrega de documentación segun TRD para su custodia.
2 . Rev isar con la Ofi cina Asesora de Planeac ión e l Mapa de Riesgo respecto a l proceso GSF- Cartera .
Fecha de remediación
1) 15-Dic-2015, el resto 15-Jun-2015.
r
I
Responsable de la remediación
Subgerente Financiero, Líder de Cartera.
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D e l a mue st ra d e 2 2 p ag ares , s e o bs erva q ue :
1 . P a ra 1 4 d e e llo s, n o s e e vid en ci a a ne xo d el e st ud io s oc io e co nó mi co rea li za do p or l a t ra ba ja do ra s oc ia l d el H SB , p ara l os s ig ui en te s p ag ares :
No.15399,15568,16114,15983,15987,16074,16080,16481,16283,16890,17040,17043,15784 y 17101 .
2 . L os p ag arés N o.1 69 82 p or v al or d e $ 5 2. 79 6.1 00 Y e l p ag aré N o. 1 71 01 p or v alo r d e $ 3 3. 92 4.1 02 n o s e e nc ue ntran fi rmad os p or la Ge re nte ; d e a cu erdo c on
el
p ro ce dim ie nt o s e e sta bl ec ió q ue c ua nd o e l p ag aré s ea May or a 3 0 s ala rio s mín imos men su ale s v ig en te s s erán a ut or iz ad os p or l a g eren te , ( pa ra e l a ño 2 01 4 e l s al ar io
mín imo s e e st ab le ci ó e n $ 61 6,5 00 3 0 = $ 18,480,000).
3 . El p ag are No 1 57 84 po r v alo r d e $ 1 5.4 37 .0 57 n o s e e nc ue ntra f irma do p or a lg ún S ub ge re nte ; d e a cu erdo c on e l p ro ce di mi ent o s e e st ab le ce q ue c ua nd o e l p ag aré s ea
may or d e 5 a 3 0 s al ar io s mín imos men su al es d eb erá s er a ut or iz ad o p or e l S u bg eren te F in an cie ro y Co me rc ia l, S ub geren te A dmin is tr at iv o o S ub ge re nt e C ie ntíf ic o e s d ec ir a
p ar tir d e $ 3.0 80 .0 00 ; t ampo co s e e v id en ci a l a f irma e n l os p ag arés # 1 69 82 Y 1 57 84 (pa ra e l a ño 2 01 4 e l s ala ri o mín imo s e e s ta bl ec ió e n $ 61 6. 50 0 5
=
$ 3.082.500 y
4 Observación
$616.500 30 = $ 18.480.000).
4 . N o s e o bs erva l a u til iz ac ió n d el fo rmato G SF -F O-45 0-00 5 rel ac ió n d e l la ma da s c ob ro d e p ag ares ; A de má s e n l a b as e d e d ato s p ag ares 2 01 4 n o s e e vi de nc ia s eg ui mi en to
..
de 1 gt'stión d••I ,m; ¡r l ~ los dpl lr ln r ' , res [' nn ,ahl ' s p i [ '' '' ea y I i' m;¡ynrí , ( P plln< ~r s t?n un numern [plUlrr y no IJ n t plé fo nn f ij o F n ? r ta
(lp
i ndae;¡ ri t' ln r lp l n i? 17 r le
s ep tie mb re d e 2 01 4, e l s eñ or He rmes man if ie st a q ue n o s e h a rea liz ad o l a g es ti ón d e c ob ro , d eb id o a q ue n o ti en en a sig na do u n c el ul ar p or l a a dmin is tr ac ió n, p ara
rea li zar d icha gestión de cobro .
5 . N o s e o b ti en e e vid en ci a d el c umpli mi en to d el D ec re to 3 97 d e 2 01 1, A rt íc ul o 9 P arág ra fo 1. P ara l as a cree nc ia s d if eren te s a i mp ue st os , l a e ta pa d e c ob ro p ersu as iv o e n
l a e nt id ad d e o rig en d el tí tu lo e je cu tiv o te nd rá u na d urac ió n máx ima d e 4 mes es , c on ta dos a p ar ti r d e la e je cu to ri a d el res pe cti vo tí tu lo . S i a l v en ci mi en to d e lo s m i smos n o
s e l og ra e l p a go d e la o bl ig ac ió n o la fa ci li da d d e p ag o, l a e nt id ad q ue o rig in ó e l t ít ulo e je cu ti vo d eb erá rem iti rl o i nmed ia ta me nte c on s u re sp ec ti va c on st an cia d e
e jecutoria a laOf ic ina de Ejecuciones F isca les de la D irección D is tr it al de Tesorer ía para lo de sucompetencia. S in per ju ic io de las responsab il idades d iscipl inar ias que se
g en eren e n e l e ve nt o d e i nc umpl im ie nt o d e lo s eñ al ad o p or p ar te d e l os res po ns ab le s .
l .GSF-PR-450-002 Gestión de pagares. Act iv idad 1 Reali zar estud io soc io económico; Act iv idad 2.Autor izac ion según cuant ías de pagares. Observaciones, r iesgos y
c on trole s. De 1 a 5 s ala rio s mín imos men su ale s v ig en te s: p od rá s er rea li za do b ajo la a ut on omía d el té cn ic o o a ux ili ar q ue s e e nc ue ntra e n l a o fi cin a d e p ag ares o el u su ar io
o l íd er o c oo rd in ar c on e l á rea d e c ar te ra . May or d e 5 a 3 0 s ala rio s mín imos men su al es v ig en te s: d eb erá s er a ut or iz ad o p or e l s u bg eren te f in an ci ero y c omercia l,
Criterio
subgerente admin is trat ivo o subgerente c ient íf ico. Mayor de 30 salar ios mín imos v igentes: será autor izado por e l gerente .
2 ~ 0rrn IS O 9 01 )2 :2 00 8 N umeral 4 .2 .3 C on trol d e l os d oc ument os . L os d oc umen to s req ue ri do s p or e l s is te ma d e g e st i6 ~ d e 12 calidad deben controlarse.
3 . De creto 3 97 d e 2 01 1. Re gl amen to In terno d el R ec au do d e Ca rte ra e n e l Di st rit o C ap it al.
Tipo de Observación
Hallazgo
1 . S e re co mi en da e st ab le ce r u n c on trol p re ve nti vo d e rev is ió n y s eg uim ie nt o q ue a se gu re la a dh eren cia y c umpl im ie nt o d e l os p ro ce dim ie nt os , man ua le s y d emás
n orma ti vid ad a pli ca bl e a l p roc es o d e C ar te ra , d ej an do ev id en ci a d e l a t ra za bil id ad a l a G es ti ón d e C ar te ra rea li za da .
Recomendación
. 2. f le ja r e vi de nc ia d e l a rev is ió n y (~ fl pli ll ,f en to n orma ti vo e n e l p rI JL E' '' J, e n e sp ec ia l l o c or re sp on die nt e a l c umpl im ie nt o d el De ue to 3 97 d e 2 01 1, Ci lc ul, ,, [~ te rn a 0 01 d e
2 00 9 d el C ont ad or G en eral d e B og otá , L ey 1 06 6 d e 2 00 6, R es olu ci ón 3 57 d e 2 00 8.
3 . S e rec omie nd a i de nti fi ca r, a na liz ar , e va lu ar y v al orar l os p os ib le s r ie sg os q ue s e g en eren p or res pa ld ar c ue nta s p or c ob ra r c on t ít ulo s v al ores y /o tí tu lo s e je cu tiv os a
favor del Hospi ta l S imón Bol ívar
11 1
Nivel ESEsin las f irmas autorizadas jurídicamente.
1 . R ev is io n s eman al p or e ll id er d el p ro ce so p ara q ue s e v er if iq ue l a res pe ct iv a a uto riz ac io n d e l os ti tu lo v al or . A cti vi da d q ue s e i nc lu ir a e n e l p ro ce dim ie nt o. R es pe cto a l a
a ct ua li za ci ón d e l as a ut or iz ac io ne s la v ig en cia s erá a p ar tir d e l a f irma d el p ro ce dim ie nt o a ct ua li za do . P ara p ag arés d e l as a dmin is tr ac io ne s a nte rio re s, s e re al iz ará u n
Plan de Acción
i nfo rme d en tro d e l a b as e d e d ato s e n E xc el s e i de nti fi ca rá . R es pe cto a l os p ag arés d e la a ct ua l a dmin is tr ac ió n s e c umpli rá s eg un e l p ro ce dim ie nt o.
2 . O fi cia r a l a O fic in a d e A te nc ió n a l U su ar io p ara q ue s e h a ga e l e s tu di o s oc io -e co no mic o d uran te l a e sta nc ia d el p ac ie nt e d e lo s p ag arés a fi rmar .
3 . Rev isar con la Ofi cina Asesora de Planeac ión e l Mapa de Riesgo respecto a l proceso GSF- Cartera .
1 . S e re al iz ará e n f as es : rev is ar a p ar ti r d e l a t er ce ra s eman a lo s p ag arés v ig en te s d el mes y rev is ar lo s de má s p ag arés c on u n p ri me r d et all ad o a 1 5-Ju l- 20 15 .
Fecha de remediación
2 y 3. 15-Jun-2015.
1esponsable de la remediación
Subgerente Financiero, Líder de Cartera.
O
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1 . E n e l I nfo rme d e Ra di ca ció n e nv ia do p or e l á rea d e R ad ic ac ió n a l a S ub ge re nc ia F in an ci era, c or re sp on di en te a l a f ac tu ra ci ón d el mes d e a go sto 2 01 4 rad ic ad o e n
s ep tie mb re d e 2 014 , s e e vi de nc ia e n el in fo rme d e rad ic ac ió n u na p ar tid a p or v al or d e $ 56 6.9 07 .0 66 c or re sp on die nt e a u na d ife re nc ia e ntre l as fa ct uras rad ic ad as y
f ac tu ra s g en erad as d e p er io do s an te ri ores . En a cta d e i nd ag ac ió n d el d ía 2 3-Se p-20 14 a J oh n A gu ir re - s ervi do r p úb li co d el g ru po f un cio na l d e C ar te ra - man if es tó q ue e st a
d ife re nc ia c or res po nd e a f ac tu ras p en di en te s d e e nt re ga r a l á rea d e R ad ic ac ió n po r p ar te d e l os fa ct urad ores , l o q ue g en era rez ag os e n la in fo rmac ió n c on ta bl e y a tras os
en la rad icac ión de facturas de ventas pendientes de pago por par te de las ent idades responsab les de pago, las cua les se relac ionan a continuac ión:
4800000
5
871;187.••.81100
4057008300
158200000
CAFESAI...VO
~p_s -:- .., ~~: ()~
COMFENA..CO 4050000
CA.JACOPVIL
éAPTALSALU
••.7511 285 00
180150000
10870000 EPSSANTA
08.0000
3171138100 F SANAR
1051740000
18572,88800
Observación 3403.8500
Q31800 00
103 218 715700 SERVCO DeSALUD OELAMAZONA 35,500 00
10792,1;181.00 ·SERV_CASAN
(13788800) SEC-CUNON
38470000)
SECCONALSANDAOepaOTA PO :__ __ -' : : : :=': : : -j
~.: :~A~_ .~.~APF=RESEGUROS GE :. :RALI:~ DECO
seovee
evrs
o kAPREVSORA SA eA DE SeGUR
(87.~8
I-IOSCENPOUC
2 . N o s e o bs erva a rc hi va da s c ro no ló gic amen te la s f ac tu ra s d e v e nt a g en erad as p or e l s i ste ma H ip óc ra te s e n e l mód ul o d e F ac tu rac ió n d e l a p re sta ci ón d e s ervic io , d el
p er io do c ompren di ó d es de e l1 d e e ne ro a l 3 0 d e a br il d e 2 01 4. E n i nd ag ac ió n d el d ía 2 3-Se p-20 14 , e l s ervid or p úb lic o J oh n A gu ir re man ifi es ta q ue l as fa ct uras o rig in ale s
s on e nv ia da s p ara s u ra dic ac ió n a trav és d e u n o fi ci o a l as E nti da des A dmin is tr ad oras P re st ad oras d e B en efi cio s (EA PB) y n o s e d ej a e vi de nc ia o c op ia d e l a f ac tu ra d e v en ta
g en erad a y rad ic ad a. L o a nte ri or e n c on trav ía al C on ce pto d e l a S ec re ta ría D is tr ita l d e Sa lu d d el 2 1-No v-201 2 e n la q ue in forma a l os G eren te s d e la s E SEs l a o bl ig ac ió n d e
c umpli r c on la L ey 1 23 1 d e 2 00 8 res pe cto a l d eb e d e c on se rv ar l a f ac tu ra o rig in al p or e l e mis or , d ad o q ue e st a le y ti ene u na p os ic ió n je rá rq ui ca p ri vi le gl ad a res pe cto a la
demás normati vidad espec ia l que r ige a l sector salud.
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1 . L e y 1 43 8 d e 2 01 1, A rt . 5 0, P arág ra fo 1 '. L a f ac tu ra ció n d e l as E nti da de s P ro mo to ra s d e S al ud y l as In st it uc io ne s P re st ad oras d e S a lu d d eb erá a ju sta rs e e n to do s lo s
a sp ec to s a l os req ui si to s f ija do s p or e l E st atu to T ri bu ta ri o y la L ey 1 23 1 d e 2 00 8.
2 . L e y 1 23 1 d e 2 00 8, A rt 1 . . .. EI e mi so r v en de do r o p re sta do r d el s ervi ci o e mit ir á u n o ri gin al y d os c op ia s d e l a f ac tu ra . P ara t od os l os e fe ct os l eg ale s d er iv ad os d el c arác te r
d e tí tu lo v alo r d e la f ac tu ra , e l o r ig in al fi rmad o p or e l em is or y e l o bli ga do , s erá t ít ulo v alo r n eg oc ia ble p or e nd os o p or e l e m is or y lo d eb erá c on se rv ar e l e m is or , v en de do r
o p re st ad or d el s ervic io . U na d e l as c op ia s s e l e e ntreg ará a l o bl ig ad o y la o tra q ue da rá e n p od er d el e mi so r, p ara s us reg is tr os c on ta ble s .. ..
3 . Re sp ue st a d el 2 1-No v-20 12 p or l a S DS a l a G eren te d el H SB res pe cto a l d e re ch o d e p et ic ió n (co ns ul ta ) rela cio na do c on l a p re sc rip ci ón d e fa ctu ra s d e p re sta ci ón d e
servi cios de salud rad icadas por los Hospi ta les de la Red Públi ca D is tr it al .
4 . Re so lu ci ón 3 57 d e 2 3 d e j uli o d e 2 00 8 n umeral 3 .7 S op or te s d oc umen ta le s. L a to ta li da d d e l as o pe ra ci on es rea li za da s p or la e nti da d c on ta ble p úb li ca d eb en e st a
res pa ld ad as e n d oc umen to s i dó ne os , d e t al man era q ue la in fo rmac ió n reg is tr ad a s ea s us ce pti ble d e v er ifi ca ci ón y c omprob ac ió n e xh au st iv a o a le ato ria . P or l o c ua l, n o
Criterio
podrá reg is trarse contablemente los hechos económicos, f inancieros , soc ia les y ambientales que no se encuent ren deb idamente soportados. Son documentos soporte las
relac iones, escri tos, contratos , escri tu ras, mat rí cu las inmobil ia ri as , fac turas de compra, fac turas de venta , t ít ulos valores , comprobantes de pago o grasos, comprobantes
.
,, -
dp caja o.rngreso, extractas bancadosv.roncníaoones bancarías, ent re Otr0S, IQScuales respa ldan la' d if erente ' operacton=s que-rea li za la f 'n ti dad cootabl= púb li ca .
S . L ey 5 94 d e 2 00 0 p or med io d e l a c u al s e d ic ta l a L e y G e ne ra l d e Arch iv os . A rt 4 P ri nc ip io s g en erale s. L os p rin cip io s g en eral es q ue r ig en la f un ci ón a rc hiv ís tic a s on l os
siguientes . .. d) Responsabil idad. Los servidores
públicos
son responsab les de laorganización, conservac ión, uso y manejo de los documentos.
6 . R es ol uc ió n 1 44 65 d e 2 00 7. P or med io d e l a c ua l s e e sta bl ec en l as c arac te rí sti ca s y c on te ni do t éc nic o d e l a f ac tu ra e le ct ró ni ca y d e l as n ota s c ré dit o y o tros a sp ec to s
rela cio na do s c on e st a mod ali da d d e fa ct urac ió n, y s e a de cú a e l s is te ma t éc ni co d e c on trol . No s e o bt uv o e vi de nc ia d el c umpl im ie nt o d e e sta res olu ci ón p or lo q ue n o a pl ic a
al HSB.
Tipo de Observación Hallazgo
1 . S e rec omie nd a e st ab le ce r u n c on trol p re ve nti vo d e la rev is ió n y s eg uim ie nt o d e l as f ac tu ra s d e v e nt as g en erad as e n c a da p er io do in te rmed io o bj eto d e rep or te ,
a se gu ra nd o q ue e l 1 00 % d e l as f ac tu ra s g en erad as f ue ro n d eb id a y o po rt un amen te rad ic ad as a nt e la s E n tid ad es R es po ns ab le s d e P ag o.
Recomendación
2.Se recomienda ident if icar , ana li zar, eva luar y valorar los
postbles
r iesgos jur íd icos, est ra tégicos y opera ti vos que se puedan generar por incumpl imiento normati vo , más
a ún c ua nd o mer lia nt e c on ce pt o e le
1 3
Secre taría D is tr it al de Salud se rat if ican los deberes normati vos respecto a los procesos de Facturación y Cartera (Respuesta del 21-
No v-20 12 p or l a S DS a la Ge re nte d el H SB res pe cto a l d e re ch o d e p et ic ió n (co ns ul ta ) rel ac io na do c on l a p re sc rip ci ón d e fa ct uras d e p re st ac ió n d e s ervi ci os d e s al ud
rad icadas por los Hospi ta les de la Red Públi ca D is tr it al ).
1 . S e o fic ia rá a la s á re as i nv olu crad as a l p ro ce so d e rad ic ac ió n e l c umpl im ie nt o d e la res ol uc io n i nt erna , d ad o q ue e n muc ha s o ca sio ne s n o d ep en de l a S ub ge re nc ia
Plan de Acción
F inanciera s i no asistencial por fal ta de soportes.
2 . R ev is ar c on la Of ic in a A se so ra d e P la ne ac ió n e l Map a d e R ie sg o res pe cto a l p ro ce so G SF - C ar te ra .
F-échade remediación
1) Continuo, 2) 15-Jun-2015.
,
Responsable de la remediación
Subgerente F inanciero, l ider de Cartera , Facturación
y
Autorizaciones.
D e l a mue st ra d e 3 0 f ac tu ra s d e v en ta s, s e o bs erva a l a f ec ha d e l a v is it a d e a ud it or ia q ue p ara 5 d e e lla s n o s e e vi de nc ia s op or te d e la g es ti ón d e c ob ro c on l as s ig ui en te s
ent idades responsab les de pago:
1 . S ec re ta ria d e Sa lu d d e Có rd ob a - f a ct ura d e v en ta N o. 2 14 89 02 d e f ec ha 2 9/0 2/ 20 05 p or v alo r d e $ 1 74 .2 71 .4 35
2 . C omfa ca ja A RS - fa ct ura d e v en ta No .4 75 36 10 d e f ec ha 03 /0 3/2 01 0 p or v al or d e $ 1 63 .0 42 .3 00
3 . C ap re co m Bo go tá - fa ct ura d e v e nt a No . 6 50 13 53 d el 1 6/0 2/ 20 14 p or v alo r d e $ 1 97 .0 98 .7 02
4. Humana Vivir - facturas de ventas No. 4830014 de fec ha 21/02/2008 por valor de $ 5.340.733, fac tura de venta No. 4849071 de fecha 21/02/2008 por valor de $
4 .1 08 .7 40 , f ac tu ra d e v e nt a No . 5 88 58 90 d e fe ch a 2 9/0 7/ 20 12 p or v alo r d e $ 3 13 .3 94 .2 34 Y f ac tu ra d e v en ta N o. 4 86 98 61 d el 3 1/0 5/ 20 14 p or v al or d e $ 5 7.2 50 .9 13 .
5 , P ar tic ul ar - fa ctu ra d e v en ta 1 88 d e fe ch a 3 1/ 05 /1 99 8 p or v al or d e $1 86 .3 83 .2 35 .
La Dr a. Mar tha M ora m anifiesta que se aclar a que dentr o de la circularizacion de cobro s e h ace por el total de la car ter a a cada entidad r esponsable de pago, en cuanto a
l as e nti da de s e n li qu id ac io n s e i nfo rma q ue s e t ermi na l a g es ti on d e c ob ro d eb id o a l a i nt er ve nc io n. L os pa ga re s d el a ño 1 99 8 q ue s e me nc io na n y a do pta nd o e l c on ce pt o
d e c os to b en ef ic io y a e st os n o s e a de la nta e l t r am ite d e c ob ro p re su as iv o.
6 Observación
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1 . R es ol uc ió n 0 13 8 d e 2 00 8 H SB . A rt . 9 . P RES CR IP CIO N D E L A A CC IO N DE C OB RO. De c on fo rm id ad c on e l a rt íc ul o 1 7 d e l a L ey 1 06 6 y d e l os in cis os 1 y 2 d el a rt íc ul o 82 0 d el
Estatuto Tribu tario, l e corresponde a l representante legal del Hospi ta l S imón Bol ívar 111Nivel , mediante resoluc ión deb idamente mot ivada, dar por terminado e l
c or re sp on di en te p ro ce so s an ci on at or io y /o c oa cti vo p or p re sc ri pc ió n d e l a a cc ió n d e c ob ro , d e of ic io o p or s ol ic itu d d eb id amen te moti va da p re se nta da p or e l d eu do r y /o
p or e l Co ordin ad or d e Co bro P ersu as iv o o C ob ro C oa cti vo . E l a se so r j ur íd ic o d eb erá d ar e sp ec ia l r el ev an ci a a l a a nti gü ed ad d e la d eu da , c on fo rme a l os t érmi no s d e
prescripc ión de las obl igac iones estab lecidas en la ley .
2 . C ir cu la r 0 01 d e 2 00 9 S ec re ta ria d e H ac ie nd a. N umeral 3 De pu ra ció n c on ta bl e. No ci ón . C on ju nto d e a ct iv id ad es p erma ne nte s q ue l le va a c ab o u n e nt e p ub lic o,
Criterio
te nd ie nt es a d et ermin ar l a e xi ste nc ia rea l d e b ie ne s, d erec ho s y o bli ga ci on es q ue c on fo rman e l p atr imon io p ub lic o. L a d ep urac ió n i mp lic a a co pia r la in fo rmac ió n y
documentación suf ic iente y perti nente que s irva de soporte para los a justes contables rea li zados aros saldos con ocasión del proceso . .Documentos soportes idóneos: Son
p ru eb as d oc umen ta le s q ue res pa ld an l os reg is tr os c on ta bl es d e l as op erac io ne s q ue rea li za e l e n te p ub lic o. E sto s p ue de n s er d e o rig en in te rn o o e xte rn o. E n rel ac ió n c on la
g es ti ón de c ob ro , u n d oc umen to id ón eo c on ti en e lo s req ui si to s n ec es ar io s, p ara qu e la a cc ió n d e c ob ro p ro sp ere, ta l e s e l c as o d e l os d oc umen to s q ue p re st en muc ho
mer it o, l os cua les deben tener una obl igac ión c lara , expresa y actua lmente exigible.
-.
3 L y
J
(1f;6 de
7 16
A rt 2 F
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9/17
1 . L e y 1 06 6 d e 2 00 6 A rt 2 n umeral 1 E st ab le ce r med ia nte n orma tiv id ad d e c arác te r g en eral, p or p ar te d e la máx ima a uto rid ad o rep re se nt an te le ga l d e l a e nti da d p ub li ca ,
e l Re gl amen to In te rn o d e rec au do d e c ar te ra c on s uj ec ió n a l os d is pu es to e n l a p res en te le y, e l c u al d eb erá i nc lu ir l as c on di ci on es rel ati va s a l a c el eb ra ció n d e a cu erdo s d e
pago.
2 . L ey 1 06 6 d e 2 00 6 A rt 5 F ac ul ta d d e c ob ro c oa cti vo y p ro ce di mi en to p ara l a e nti da de s p ub ll ca s. .. . P ár ra fo 2 L os rep re se nta nt es le ga le s d e l as en ti da de s a q ue h ac e
ref eren ci a e l p re se nt e a rt ic ulo , p ara e fe cto s d e d ar p or t ermi na do s l os p ro ce so s d e c ob ro c oa cti vo y p ro ce de r s u a rc hiv o, q ue da r p ara d ar a pl ic ac ió n a l os in ci so s 1 y 2 d el
art 820 del estatuto t ri bu tario.
3 . Re so lu ci ón 3 57 d el 2 3 d e j ul io d e 2 00 8. N umeral 3 .1 D ep urac ió n c on ta ble p erma ne nte y s os te ni bil id ad . L as e nti da de s c on ta ble s p ub lic as c uy a in fo rmac ió n c on ta bl e n o
Criterio
ref le je su rea li dad f inanciera, economía, soc ia l y ambiental , deben ade lantar todas las veces que sea necesar io las gestiones admin is trat ivas para depurar las c if ras y demás
d at os c on te nid os e n lo s e sta do s, in fo rmes y rep or te s c on ta bl es , d e t al f orma q ue e sto s c umpla n l as c arac te rís ti ca s c ua lit ati va s d e c on fia bi li da d, rel ev an ci a y
c ompren si bi li da d d e q ue trat a e l marco c on ce ptu al d el P la n Ge ne ra l d e la c on ta bil id ad P ub lic a
4 . C on ce pto d e la s ec re ta ri a d e s al ud R. 5 84 16 d el 2 1/ 11 /2 01 2. De re ch o d e p et ic ió n (co ns ul ta ) c on rad ic ad o N o. 1 58 41 6 d el 1 6/1 0/ 20 12 , rela ci on ad o c on la p re sc ri pc ió n d e
.. ..
-
.-~
f ar tu ras r ie rrpst>r ión de sPt 'l ic ios. ,de salud rad icadas por los Hospi jé I~5 de la.R l' .c iPubl ica D is tr i a l
5 . L ey 7 34 d e 2 00 2. A rt . 4 8 N umeral 5 2. No d ar c umpl im ie nt o i nj us ti fi ca da me nt e a l a e xi ge n
da
d e a do pt ar e l s is te ma n ac io na l d e c on ta bi li da d p ub li ca d e a cu erdo c on la s
d is po sic io ne s e mi ti da s p or C GN y n o o bs erva r l as p ol ít ic as , p ri nc ip io s y p la zo s q ue e n mat er ia d e c on ta bil id ad s e e xp id an c on e l f in d e p ro du cir i nfo rmac ió n c on fi ab le ,
Tipo de Observación
Hallazgo
1 . S e rec omie nd a e st ab le ce r u n c on trol p re ve nt iv o d e la rev is ió n y s eg ui mi en to a l a g es ti ón d e c ob ro p or p ar te d el g ru po fu nc io na l d e c ar te ra d eja nd o d oc umen ta do l os
responsab les del proceso (cargo) y los documentos necesar ios para conformar los exped ientes de t ít ulos valores
Recomendación
2 . S e rec omie nd a i de nti fi ca r, a na li za r, e va lu ar y v alo ra r l os p os ib le s r ie sg os q ue s e p ue da n o ca si on ar p or n o g es tio na r e l c ob ro o po rt un o d e la c ar te ra , p ro vo ca nd o l a
prescripc ión de los t ít ulos e jecuti vos a favor del Hospi ta l S imón Bol ívar I II N ivel ESEincurri endo en presunto det rimento pat rimonial .
3 . S e rec omie nd a d oc umen ta r l os c on trol es p re ve nti vo s de c on ci li ac ió n d e l a c ar te ra c on l a f in ali da d d e i de nti fi ca r o po rtu na me nte la a nti gü ed ad d e l a c ar te ra e vi ta nd o s u
prescripc ión mediante la zesnón oportuna de su cobro .
1 . D e ja r e vid en cia d e la t ra za bi li da d d el p ro ce so d e c ob ro p ersu as iv o e l c ua l s e c on tin ua rea li za nd o d e man era p er io di ca , n o s in a nte s a cl arar q ue e l H os pi ta l t ie ne
implementado para parti cu lares e l concepto de costo-benef ic io .
Plan de Acción
2 . R e vis ar c on l a O fic in a A se so ra d e P la ne ac ió n e l Map a d e Ri es go res pe ct o a l p ro ce so G SF . C ar te ra .
3 . A p ar ti r d e l a e xp ed ic ió n d e l a c ir cu la r 0 3 d e 2 01 5 s e e fe ct ua rá e l c ob ro p ersu as iv o a nte l as e nti da de s res po ns ab le s d e p ag o, c on t od as s us a cti vi da de s, y u na v ez
c ul mi na da s s i n o h ay res pu es ta d e p ag o s e e nv ia rá p or man ej o ju rid ic o (Co bro e je cu ti vo p or med io d e l a f irma C as A s oc ia do s o med ia nt e c ob ro ju rid ic o c on l a O fi cin a
Asesora Juridica del Hospi tal).
Fecha de remediación
1 Y3) Continuo, 2) 15-Jun-2015.
Responsable de la remediación
Subgerente F inanciero, L ider de Cartera , O fi cina Asesora Jur id ica.
.
D e l a b as e d e d ato s d e C ar te ra a S ep -2 01 4 o bte ni da s e o bs erva lo s ig uie nt e:
1 . E xi ste n 4 .8 35 f ac tu ra s d el a ño 1 99 8 p or v alo r d e $ 1.2 42 (mi llo ne s) . D e e s ta s f ac tu ra s h ay u na f ac tu ra 9 83 54 06 c on f ec ha d e 1 99 8/ 08 /3 1, c ua nd o e l u lt imo n umero d e
factura del año 1998 es 259501 y el primer o de 1999 es 1 82 . E sto q ui ere d ec ir q ue l os n úmeros d e fa ct ura n o c ue nt an c on c on se cu ti vo e n o rd en c ro no ló gic o. L a D ra .
I
Mar th a Mora man ifi es ta q ue : s e a cl ra q ue e l s is te ma H ip oc ra te s s e p a ra me tr iz o e n e l a ño 2 01 1 p ara q ue e l c o ns ec ut iv o d e l as fa ct uras s ea d e fo rma a uto ma ti ca , n o c omo
estaba anter io rmente en e l que se pod ia generar consecuti vo manual y automat icamente .
8
8/21/2019 Auditoria Cartera Octubre 2014
10/17
Observación
2 . S e o bs erva n l a s ig uie nt es fa ct uras rel ac io na nd o d ife re nte n ombre d e p ac ie nte (1 d e 2 )'
NRO-FACTU
PACIENff
Suma de> 330 OAS
NRO-FACnJ PACIENff
Suma de> 330 OAS
9657 VI LLAMIL MARTHA ISABEL
6.100 99391
VASCO TIMAR CARLOS OISMA
68.802
9657 VILLAMIL MARTHAI.
-3.600
99428
CLAVIJ O LUNA NUBA MI REY 1,565
28526 ROORIGUEZ ZURE LUZ MARIN
O
99428 OCHOA ROBAYO ISIDORA
354,974
28526 VASQUEZ BLANCA NIVIA -25,800
99550
JAIMES ARMANDO
91,528
28774 CASARRUBIA SANDRA
11,800 99550 JIMENEZORnZ FARIDES 5,030
28774 MARn NEZ HERRERA MARITZA
-20.421 99568 AREVALO RODRIGUEZ YAQUEL
764,878
34877 NAVARRETE MARIA INES -81,800
99568 CASTIBLANCO LEAL JORGEA
3,481
34877
RODRIGUEZ ZURE LUZ MARIN
O 100303
MARTI NEZ BRAVO MIGUEL VA
37,000
36881 RUBIANO B. MARIA -24,500
100303 ORTIZ ESLABA BRAYAN 2,380
36881 VANEGAS ORJUELA ANA ROSA
-11,800 100376 ARIZA DAZA RITA HELENA 49,686
40530 CRUZ CIPAGAUTA VALENnNA
.
O
100376 PRIETO QUEVEDO ALBA LUCI
448,000
40530 SANCHEZ MORA WILl IAM
-23,600
100684 CORREA CALLEJAS MARIA
8,150
43441 CACERE5 CARLOS A.
49,610 100684 GUZA
IGLESIAS
CONSUELO 1,423,373
43441 CRUZ DE BAUTISTA BERTILD
11,800 100762 PAEZVDADE GOMEZnERESA
385,090
4 449
CASTELLANOS G. WILMAR
28,300 100762 (en blanco)
2,220,754
43449 VILLANUEVA CASTANEDA SAN
28,700 100767 MONTOYA HERNANDEZJESUS
51,700
44729 CUERVO LANCHEROS MARI A L
420,021 100767 QUINTERO UMBARILA ABRAHA
O
44729 ORTIZ URIAN YONNERL y
36,500 100774 PINEROS BUITRAGO ORLANDO
5,600
46730
OJEDAN. MARIA -82,073 100774 RENGIFO CARAVALY STANLEY
252,891
46730
RAMOS DE SILVA MARIA EMM
38,200
100782
LLANOS URUENAJUAN DEJE 1,279,979
4796
AVELLANEDA MIRANDA RITA
45,400
100782 RAMIREZ BELTRAN CRISTIAN
8,603
47962
VARGAS CARLOS JULIO
13,400
100805
DELGADO LOPEZ LUZ ANDREA
70,000
62613 LOPEZ C. DAMARIS
11,800 100805 LEANO DUARTE CAMILA ANO 1,230,527
62613 LOPEZ CARDONA DAMARIS
.
- -
11,800 100822 URREGO DE GUnERREZ MARI
29,440
75701 FARIAS CARDENAS LUIS CES
134,575 100822 VEGA LEYTON FABIO
17,100
75701 LUGO CURREAJOHANA ROCIO
55,000 100837 GALEANO BAunSTA CLAUDIA 13,400
78991 MAHECHAGUERREROJOSE HE 46,900
100837
VERANO AVILA NOHORA CONS
40,200
78991 PAMPLONA GOMEZ MARI A NAT
73,710 100869 RAMIREZ JOSEGONZALO 17,800
99391 SOLAQUE ANA ROSA -162,500
100869 RUIZ GONZALEZ FABI AN sn
O
,.
.
• .. . -
.
~-
~
.
- 0
.
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2.
S e o bs erva n l a s ig uie nt es fa ct uras rel ac io na nd o d ife re nt e n ombre d e p ac ie nt e (2 d e 2 ):
NRO-FACTU
PACIENTE
Suma de>330 OAS
NRO-FACTU
PACIENTE
Suma de> 330 OAS
100880
APONTETORO MARIA ALEJAN
1,340
102313
QU NTERO DULCE CARLOS A 8.980
100880
PEDROZA JOSE ERNESTO
175,900
102335
FORERO PADILLA MERCYYAN 45.500
100921 GARCIA ROMERO MARCO ALFR
4,022,282
102335
PNZON MARN EDMUNDO
21,454
100921
VlLALOBOS DE MORENO CAR
21.608
102341
J IM EN EZ GEL BE R
13,400
100950
CORDERO FUENTES ROSA
50,300 102341
URIBE RIOS LUS ANGEL
125,203
100950 MEOINAPATINO DIANA CARO
16,500 102733 GARZON ORTIZ JORGE NESTO 826,024
100967
ROMERO CAROJ ESSICAANOR
39.800
102733
GORDI LlO ACEVEDO T1LCIA 11.200
100967 (en
bla
neo)
41,300 102770 ACEVEDO RODRIGUEZJOSE L
-13,400
100982 ARISTIZABAL QUNTEROJAI
400
102770
CAST1BLANCOVALDERRAMAC 57,030
100982 RAMOS MORENO GIOMAR DEL
5,390 103747 FIGUEREDO ONTENEGRO LUZ
10,000
101017 CAMPOS BARRERA LUS ALBE
26,800 103747 VILLALBA NCOLAS
64,980
101017 DIAZ TORRES MARIA MAGDAL -532,159
104141
BERNAL ALBA MARTHA ¡SABE 23,600
101020 ALFONSO PUERTO aMAR JULI
18,800 104141 PLAZAS lARA FERNANDO
160,120
101020 SUAREZ MARTI NEZ PABLO CE
o 104379
INFANTE DE MARTINEZ PURE 32,600
101047 SANCHEZ LEON BLADIMIR
13,400 104379 ORTIZAMAOO JORGE ANTON
7,920
101047
ZULUAGA GONZALEZ ARTURO 69,041
104411
ALARCON CASTILLO DIEGO A
5,429,617
101950 BUTRAGO MARI NJHON SEBA 2,668,923
104411 MATIZ PUERTA JUAN SEBAST
10,600
101950 SUAREZ DE BUTRAGO MARIA
42,900
104423
AMAYA NNO JaSE ANTONO
369,200
102132 DELGADO JUSTI NCO WLLSO
42,900 104423 CORTEZ PNZON PAOLA
23,400
102132
OCAMPO DIAZ YESMI D LaR EN
4,020 104471 CAPUTO MARTINEZ RUBEN MA
209,600
102251 GOMEZ PATRICIA
813,102 104471 CORREA DE RICO M_GABRIEL
10,600
102251 MUNERA NARANJO MOSES 144,054
104864
RAMOS CHAVEZ MARIA OEL R
996,394
102279 PRABAN MARI A MONCA
1,490
104864
(en blanco)
104,700
-
1(~~27~ ~~I~_~_M~LL~JULIOCES
50,000 104942 ORTIZ MARTI NEZ EFFERSON
-
r-
25,000
102289 SALLEN MORENO MARIA TERE
4,020 104942 ROMERO MADERA CLAUDIA PA
630
102289
CADENA ROJAS LUS EOUARO
231,662 105646
FAJARDO ALSARRACIN LEYDA
-1,200
102306 BELTRAN LEON CARMEN
132,858
105646 SAENZ HOYOS LUS EDUARDO 794,800
102306 RAMIREZ PENA OAGOBERTO
17,025 106081 LEAL OLIVEROD LAURA STEP
75,482
102313 OLARTE LUS CARLOS
324,514
106081
LEGUZAMON DE ESPNOSA
J
6,677,456
.
3 . D e l as f ac tu ra s in cl uid as e n l a rel ac ió n d e c ar te ra a s ep 2 01 4, s e o bs erva q ue 1 3. 63 7 f ac tu ra s ti en en s ald o c ero ($0 ) .
4 . S e o bs erva q ue e l 6 2 % d el v al or fa ctu ra do ti en e a nt ig üe da d s up er io r a 3 30 d ía s.
5 . S e o bs erva q ue e l li sta do n o e stá d ep urad o a l e n co nt ra r n umeros as p ar tid as s in c ompe ns ar . E j.: Fa ct ura 1 68 20 82 c on v al or d e $ 50 0.0 00 e n 2 00 3 y -$5 00 .0 00 e n 2 01 4.
1 . R es ol uc ió n 3 57 d el 2 3 d e j u lio d e 2 00 3.
Numeral 3 .1 Depurac ión contable, permanente y sostenibi li dad. Las ent idades contables pub li cas cuya información contable no ref le je su rea li dad f inanciera, económica,
s oc ia l y a mb ie nt al, d eb en a de la nt ar t od as l as v ec es q ue s ea n ec es ar io la s g es tio ne s a dmin is tr ati va s p ara d ep urar la s c i fr as y d emás d at os c on te ni do s e n lo s e sta do s,
i nf orme s y rep or te s c on ta bl es , d e t al f orma q ue e st os c umpla n la s c a ra cte rís tic as c ua lit ati va s d e c on fi ab il id ad , rele va nc ia y c ompren si bil id ad d e q ue t ra ta e l marco
c on ce pt ua l d el p la n g en eral d e l a c on ta bil id ad p ub li ca .
Criterio
Numeral 3 .8 Conci li ac iones de información. Deben rea li zarse conci li ac iones permanentes para contras tar, y a justar s ia e ll o hub iere lugar , l a información reg is trada
e n la
c on ta bil id ad d e l a e nt id ad c on ta ble p ub lic a y lo s d a to s q ue ti en en l as di fe re nte s d ep en de nc ia s res pe cto a la res po ns ab il id ad e n l a a dmin is tr ac ió n d e u n p ro ce so
especifico.
2 . L e y 1 23 1 d e 2 00 8, p or la c ua l s e u n if ic a la f ac tu ra c omo tí tu lo v alo r c omo mec an is mo d e fi na nc ia ció n p ara e l m i cro, pe qu eñ o y med ia no e mp re sa ri o, y s e d ic ta n o tras
disposiciones.
3 . A rt 6 17 d el E T. R e qu is it os d e l a f ac tu ra d e l a v en ta . e l q ue t en ga u n c on se cu tiv o d e l a f ac tu ra .
~po de Observación
Hallazgo
)
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1 . S e rec omie nd a d oc umen ta r y e je cu ta r u n c on trol p re ve nti vo y c on ti nu o d e d ep urac ió n d e l a C ar te ra , d on de s e d ej e u ni fi ca do , e ntre o tros , e l n o mb re d el p ac ie nt e, e l
n úmero d e d oc umen to y l a f ac tu ra d e v en ta d on de s e c ob ra e l s ervi cio p re st ad o, c on e l f in d e e sta bl ec er u na b as e d e d ato s c on in fo rmac ió n c on fi ab le , o po rt un a y v eraz .
Recomendación
2 . S e rec omie nd a id en tif ic ar , a na li za r, e va lu ar y v alo ra r lo s p os ib le s r ie sg os q ue s e p u ed an o ca sio na r p or n o c on ta r c on b as es d e
datos de Cartera confiab le y conci li ada con
los saldos contables.
1 . C on refe re nc ia a l c o ns ec ut iv o e ste e s d el s is te ma y e l a rea d e c ar te ra n o t i en e i ng eren ci a l os d ato s d el p ac ie nt e s e e nc ue ntran i nmerso s e n l a f ac tu ra p or l o c ua l c ua nd o
Plan de Acción
s e re al iz a la ac ti vid ad d e c ob ro p ersu as iv o s e g en eran a rc hiv os q ue s al en d irec ta me nte d el s is te ma y c on e st a in fo rmac io n s e t ra ba ja e st a a ct iv id ad d e c on cil ia ció n la c ua l e s
permanente en e l t iempo.
2 . Rev isar con laOf ic ina Asesora de Planeac ión e l Mapa de Riesgo respecto a l proceso GSF- Cartera .
Fecha de remediación
1) Continuo, 2) 15-Jun-2015.
Responsable de la remediación
Subgerente Financiero, Líder de Cartera.
9 Observación
1 . C ir cu la r 0 01 d e 2 00 9. N umeral 7 .5 E n c ua lq uie ra d e lo s c as os d e d ep urac ió n c on ta bl e ex trao rd in ar ia , i nc lu id a l a d ep urac ió n c ua nd o s e d emue st ra la rela ci ón c os to
benef ic io resul te negat iva para laentidad . .. será necesar io e jecutar las s iguientes acc iones: Sustentac ión, Indagac ión complementaria, Conformac ión del exped iente,
análisis del expediente, concepto jurídico, ..
2 .Ar t 6 17 E st atu to t rib ut ar io . P ara e fe cto s tr ib ut ar io s, la e xp ed ic ió n d e f ac tu ra a q ue s e re fi ere e l a rt ic ul o 6 15 c on sis te e n e ntreg ar e l o ri gin al d e la m is ma , c on e l s e ll o d e
los s iguientes requisi tos: A . estar denominada como factura de venta ,
3 .Concepto emi ti do por la D irección D is tr it al sobre responsab il idad funcional de las áreas jur íd icas en los procesos de depurac ión contable. Rad.20101R34498 del
22/09/2010
4 .L ey 1 06 6 d e 2 00 6. P or la c ua l s e d ic ta n n orma s p ara l a n orma liz ac ió n d e la c ar te ra p úb lic a y s e d ic ta n o tras d is po si cio ne s
n. 0 -io- D D r \;
Criterio
E n e l ex pe die nt e c or re sp on die nt e a la e nti da d p re st ad ora d e s e rv ic io s d e s alu d S AL UDC OO P E PS , se o bs erva q ue lo s s op or te s q ue s us te nta n di ch o e xp ed ie nt e n o s e r i ge n
de acuerdo con los l ineamientos emanados en la normati vidad v igente :
1 . In fo rme e je cu ti vo c on ta bl e d el d ía 4 d e s ep ti embre d e 2 00 4, e n l a c ue nt a c ar te ra p re se nta u n s al do p or v alo r d e
S
54,382,103 yen e l modulo de contabi li dad presenta
un saldo por v alor de S 1,056,769,654, con d iferencia de S 100.2387.551; no obstante, l aconc il iación de lacuenta se rea li zó por los datos que genera e l s is tema Hipócra tes
y n o p or e l t er ce ro S al udc oo p. E n e l p ár ra fo d el i nfo rme d ic e
No obs tante
es
impo r tan te a c la r arque e l p r e sen te e xped ie n te ad ic ionalmen t e cu en ta con l a g e st ió n de cobro
respec t iva .
s e e vi de nc ia q ue l a g es tió n d e c ar te ra n o s e rea liz o p ue s d ic ha f ac tu ra n o s e e nc ue nt ra rad ic ad a a nte l a e nt id ad Sa lu dc oo p, s eg ún c omun ic ad o e nv ia do po r e l
f un cio na rio J ho n Ag ui rr e d el d ía 2 6 d e fe brero d e 2 01 4.
2 . S e o b se rv a q ue l a f ac tu ra 0 76 d e f ec ha 3 1/ 05 /1 99 8, s e e nc ue ntra g en erad a p or e l s i st ema H ip óc ra te s e l d ía 2 5 d e f eb re ro d e 2 01 4, n o s e e vid en ci a c op ia d e la m is ma , n i
f ec ha d e rad ic ado . P or o tra p ar te e n l a d es cr ip ci ón d el b ie n o s ervic io q ue s e p res ta , s e e nc ue ntra d ig it ad o e l s ig ui en te te xt o. S ervi cio s p ro pi os : S al do s i nic ia le s c ar te ra
T ot al S ervi ci os p ro pio s: No d es cr ib e e l s ervic io q ue p re sto el HS B.
3 . S e o bs erva e n e l rep or te mov im ie nt o c ue nt as p or c ob ra r, g en erad o p or el p ro grama H ip óc ra te s e l d í a 0 9 /0 9/2 01 4, l os s ig ui en te s a bo no s a la f ac tu ra 0 76 : N ot a c ré dit o
por valor de
S
- 83 6, 87 2 d e fe ch a 1 8/0 8/ 19 98 , rec ib os d e c aj a ( ca ja G ra L) p or v al or d e
S
- 2,3 39 ,2 24 d e fe ch a 1 9/ 04 /2 00 0, n ot as d eb ito d e c ar te ra p or v al or d e
S
935,446
d e fe ch a 2 4/ 01 /2 00 1, rec ib os d e c aj a c ar te ra p or v al or d e
S
- 1,7 73 .7 49 d e f ec ha 2 4/ 01 /2 01 4, rec ib os d e c a rte ra p or v alo r d e
S
-6,141,946 de fecha 15/03/2001, rec ibos de
c ar te ra (Ca ja GraL ) p or v alo r d e S - 23 9,2 78 d e fe ch a 2 5/ 05 /2 01 1 y Re ci bo s d e c ar te ra ( ca ja GraL ) po r v al or d e S - 11 9,6 44 d e fe ch a 0 2/0 7/ 20 02 .
4. En el com unicado env iado el día 21 de febrer o de 2014, por el área cartera y firm ado por la Dr a. Mar tha M ora y recibido el día 24 de febr ero de 2014 por el área de
A ud it or ia d e c u en ta s (Glo sa s) , d on de s e me nc io na qu e.
e n e l t erm in o d e t re s
(3)
d í os hóbi le s a ll e gu e e l e s t ado de l o f ac tu r a NO .
76, seobservo que la información
req ue ri da fu e e nv ia da e l 1 0 d e marzo d e 2 01 4
5 . N o s e e vid en ci a s op or te d on de s e i de nt if iq ue a l c on trati sta s o s ervid or p ub li co , res po ns ab le d e la g es tió n d e f a ctu ra r, n i de la s c i rc un sta nc ia s d e mod o, ti empo y l ug ar
e n q ue d eb ió h ac erse l a g es ti ón d es de e l a ño 1 99 8 h as ta e l a ño 2 00 3, f ec ha e n q ue e mp ez ar ía a o pe ra r e l máx imo t ie mp o o p la zo d e la p re sc rip ci ón d e lo s t ít ulo s v al ores .
Tipo de Observación
Hallazgo
8/21/2019 Auditoria Cartera Octubre 2014
13/17
1 . S e re co mi en da d ef in ir y d oc umen ta r e n e l p ro ce di mi en to d el P ro ce so d e c ar te ra e l c on trol p re ve nti vo d e rev is ió n d e l os s op or te s de lo s e x pe di en te s d on de c la ra me nte
sedefina los responsab les de conformar y documentar cada exped iente
2 . En l a a ct ua li za ció n d el p ro ce di mi en to d el Proc es o d e Ca rte ra , s e re co mie nd a q ue s e d ef in a c la ra me nte l os res po ns ab le s d e l a d ep urac ió n d e c ar te ra , d efi ni en do f ec ha s
para la depurac ión de cartera , def in iendo segregación de funciones para cada proceso
3 . E n l a a ct ua li za ció n d el p ro ce di mi en to d el Proc es o d e Ca rte ra , s e re co mie nd a d ef in ir la t ra za bi li da d d e la ge sti ón d e c ob ro , d eja nd o e vid en ci a y s op or te s id ón eo s q ue
Recomendación
conformen el exped iente de cada t it ulo valor como: (ej . Cobro persuas ivo, l lamadas telefón icas, c ircu lari zaciones, comunicados, correos, actas de conci li ac ión,
acuerdos,etc . .. )
4 . S e rec omie nd a i de nti fi ca r, a na li za r, e va lu ar y v alo ra r lo s p os ib le s r ie sg os q ue p ue da o ca si on ar p or n o d ep urar l a c ar te ra d e l a f ac tu ra s d e v en ta s q ue s e e nc ue ntran
prescri tas o próximas a prescribi r, de las ent idades que estén l iquidadas y de las fac turas que seencuentran g losadas s in respuesta oportuna a las ent idades responsab les
de pago.
T en er e n c ue nta q ue e l d ue ño d el p ro ce so d e Ge st ió n d e l a S os te ni bil id ad F in an cie ra e s q uie n a prue ba l o c on te ni do e n l os p ro ce dim ie nt os d el p ro ce so d e a cu erdo c on l as
.
.
1 . P a' ra l os n ue vo s e xp ed ie nt es e n e l p ro ce so d e d ep urac ió n d en tro de l C omité de S os te ni bil id ad F in an cie ra s e d arán l as d irec tr ic es d e lo s re sp on sa ble s y fe ch as d e
contestac ión de los d iferentes requerimientos para e l armado de los exped ientes . En laactual idad seesta rea li zando conci li ac iones ent re e l area de cartera y contabi li dad
Plan de Acción
g en eran do a ju st es a l as m is ma s p or lo c ua l e sta la bo r e s p erma ne nt e e n e l ti empo ; d ic ha s c on ci lia ci on es s e e fe ct ua n d e man era men su al d e l o q ue s e a rroja u n a cta d e l os
saldos respectivos.
2 y 3) E l responsable de cada act iv idad de cobro pesuasivo se encuent ra def in ido dentro del procedimiento .
4 . R ev is ar c on l a O fi ci na A se so ra de Pl an ea ci ón e l Map a d e R ie sg o res pe ct o a l p roc es o GS F . C ar te ra .
Fecha de remediación
1) Continuo, e l res to a 15·Jun·2015
Responsable de la remediación
Subgerente F inanciero, L ider de Cartera , Facturación, Admis iones, G losas, Contabi li dad y Ofi cina Asesora Jur id ica.
E n l a res ol uc ió n In te rn a 0 34 3 d e 2 00 7, s e o bs erva e n e l A rt 5 . q ue e l c o mi té T éc ni co d e s o st en ib il id ad d el s is te ma C on ta ble rea liz ara s es io ne s o rd in ar ia s b imes tral me nt e y
10 Observación
e xtrao rd in ar ia s c ua nd o s e e sti me n ec es ar io , s in e mb argo e n a cta s d e reu ni ón d el c omité d e s os te nib il id ad f in an ci era, d e fe ch as : 7 d e marzo , 1 1 d e marzo d e 2 01 4, 2 5 d e
mar zo, 10 de abr il, 22 de abril, 26 de mayo, 9 de septiem bre y 19 de septiembr e de 2014, se evidencia que no se esta cumpliendo con las periodicidad de la reuniones de
a cu erdo c on l a res ol uc ió n 0 34 3 d e
200í
en su art 5.
1 . R es ol uc ió n 3 43 d el 2 6 s ep tie mb re d e 2 00 7. A rt 5 . E l c o mi té T éc ni co d e s os te ni bil id ad d el s is te ma Co nt ab le rea li za ra s es io ne s o rd in ar ia s b imes tral me nt e y
e xtrao rd in ar ia s c ua nd o s e e st ime n ec es ar io . De la s re un io ne s l le va da s a c ab o p or e l c o mit é s e l ev an ta ra a cta s d e la s c ua le s s erán a prob ad as y s us cr ita s
s ol o p or lo s
Criterio
miembros asistentes a la reunión.
2 . C ir cu la r 0 3 d e 1 4-En e-20 15 c on A su nt o: De be r L eg al d e Ad el an ta r G es ti ón d e C ar te ra .
3 . De creto 3 97 de 2 01 1. R eg la me nto I nte rn o d el R ec au do d e C ar te ra e n e l Di str it o C ap it al.
Tipo de Observación
Hallazgo
1 . S e re co mi en da e sta bl ec er un c on trol p re ve nti vo e n la e la bo ra ci ón d e l as a ct as p or p ar te d el c omité T éc ni co d e So st en ib il id ad d el S is te ma C on ta bl e, d on de s e d eje
d oc umen ta do a sp ec to s c omo: (ej. Nu me ro d e a cta , n atu ra le za d e l a reu ni ón , f ec ha y h ora d e l a re un ió n, s iti o, te ma s a trata r, v er if ic ac ió n q uo ru m, e tc . .. )
2 . S e re co mi en da id en tif ic ar , a na liz ar , e va lu ar y v alo ra r l os p os ib le s r ie sg os q ue s e p ue da n o ca sio na r p or n o rea li za r la s reu ni on es e sta bl ec id as e n l a res ol uc ió n 3 43 d e 2 00 7
Recomendación
ar t 5.
3 . S e rec omie nd a q ue s e c umpla c on l os req ui sit os e st ab le ci do s e n la res ol uc ió n 0 34 3 d e 2 00 7 e n s u a r t 5 p er io dic id ad d e l as reu ni on es d el Co mit é Té cn ic o d e
S os te ni bi li da d d el S is te ma C on ta bl e y c on lo e st ip ul ad o e n l a C ir cu la r 0 3 d e 1 4-En e-20 15 s ob re e l De be r L eg al d e a de la nt ar l a G es ti ón d e C ar te ra .
1 y 3 ) S e rev is ará l a re so lu ci ón In te rn a 0 34 3 d e 2 00 7, res pe cto a l a p er io di ci da d d el C omit é T ec ni co d e S os te nib ili da d C on ta bl e. Se rev is ara f ec ha s d e reu ni on a cla ra nd o q ue
Plan de Acción
cada vez que set ienen previ stos exped ientes a asanear seconvoca para la respect iva asi tenc ia a l comité.
2 ) R ev is ar c on l a O fic in a A se so ra d e P la ne ac ió n e l Map a d e R ie sgo res pe cto a l p roc es o G SF - C ar te ra .
Fecha de remediación
15-jun-15
Rjsponsable de la remediación
Subgerente Financiero, Lider de Cartera, Facturación, Admisiones, Glosas, Contabi lidad.
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11
D e l a mue stra d e 3 0 fa ct uras d e v en ta s, s e o bs erva q ue e n la b as e d e d a to s g en erad o p or e l s i ste ma H ip óc rat es , la s s ig ui en te s E nt id ad es Ad min is tr ad oras d e p la ne s d e
b en efi cio s t ie ne n e l m is mo N IT p ero p re se nta n d ife re nte n ombre d e e mp re sa s:
- Salud Total /Salud Total EPS-S,
- A .R .S Unica jas-Comfacundi / ARS Unica jas comfacund i / Caja Salud - ARS UT Comfacund i,
Observación
- Humana Vivir EPS/ Humana Vivir capitación,
- Caprecom Bogotá / Caprecom ARS Regiona l Amazonas.
L a D ra . Mar th a Mora man ifi es ta q ue : e n e ste h all az go e l a re a d e c a rt era n o t ie ne i nc id en ci a d eb id o a q ue e n e l s is te ma d e i nfo rmac io n s e c re an la s e nti da de s d e a cu erdo
a l reg imen y l os c ambio q ue s ur ja n e n l as m is mas p or l o c ua l n o s e rea li za ra p la n d e a cc io n d eb id o a q ue l a c on fi gu ra ci on a ctu al e st a p arametr iz ad a s eg un l o a nte rio rmen te
I np
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1. GSF-PR-450-002 Gestión de pagares.
Ac ti vid ad 1 2. C on cil ia ci ón d ia ri a d e pa go s. Se rea li za c ru ce c on e l á re a d e t e so re rí a y p ag ares c on e l f in d e rev is ar p ag os ef ec tu ad os e n e l d ía .
Act iv idad 13. Conci li ac ión d iaria de pagares. Sereal iza cruce con e l repor te de facturación generada y los pagares suscr it os .
2 . R es olu ció n 3 57 d e 2 00 8. p ro ce dim ie nt o d e C ont ro l In te rn o Co nt ab le C GN . .. De be n d oc umen ta rs e la s p olí ti ca s y d emás p ra ct ic as c on ta bl es q ue s e h an imple me nt ad o e n
e l e n te e co nó mic o y q ue e stá n e n p ro cu ra d e lo grar u na i nfo rmac ió n c on fi ab le , r ele va nt e y c ompren sib le .
3 . C ir cu la r 0 01 d e 2 00 9. N umeral 7. 1.2 Co nc il ia ci ón d e l os c on ta bl es c on l os d ato s d el á re a e nc arga da d e l a g es tió n d e c ar te ra . A cti vid ad q ue s e c umple p ara c on fron ta r o
c omprob ar lo s d a to s reg is tr ad os p or e l á rea d e l a c ar te ra f re nt e a la in fo rmac ió n c on ta bl e c or re sp on die nt e . .. .
Criterio
4 . R es olu ció n 0 13 8 d e 2 00 8. P or la c ua l s e a do pt a e l Man ua l In te rn o d e J u ri sd ic ció n C oa cti va d el H os pit al S imón B olí va r 1 1 1 Nivel y sede legan unas funciones.
5 . R es olu ció n 0 31 6 d el 2 01 1 Man ua l d e c ob ro d e c ar te ra . A rt 4 N umeral 2 4. C on ju nt o de a cti vid ad es p erma ne nt es q ue ll ev a a c ab o u n e nte p ub lic o, te nd ie nte s a
d et ermi na r la e xi st en cia rea l d e l os b ie nes , de re ch os y o bl ig ac io ne s q ue c on fo rman e l p a tr imon io p ub lic o
6 . P la n d e s al va me nt o v ig en cia 2 013 . E n e l d es ar ro ll o d el a cta reu nió n/ co mi té d el 14 /1 1/2 01 3, e l D r . So po in fo rma q ue e l p ro pó sit o d el p la n d e s alv amen to e s d epu ra r,
r on rr lla r y a ju sta r l as c if ra s e ei str ar la s e n 10< e ta do s f in anc ie ro s d e l a e nti da d d e ta l man era q ue l os s al do s refl eje n l a re ali da d
económica .
c uy a f ec ha l im it e d e
cumpl imiento del P lan de Salvamento esde l 31-Mar-2014, con seguimiento mensual del área de Contabi li dad, en laque deberán interveni r t odas las áreas admin is trat ivas
y fi na nc ie ra s q ue in te ra ctú an e n e l p ro ce so fi na nc ie ro , d eja nd o c omo s al ve da d q ue a qu el los res po ns abl es d e l a i nfo rmac ió n fi na nc ie ra q ue no c umpla n c on e l p l an d e
salvamento se enviarán para discipl inarios.
Tipo de Observación
Hallazgo
1 . S e rec omie nd a d eja r e vi de nc ia de l o po rtu no c umpl im ie nt o n orma ti vo , p ro ce di me nta l y d e p la ne s d e mej oram ie nt o g en erad os d e la s a cti vi dad es d e A uto co nt ro l y d e
aud itor ias internas y externas, respecto a los controles de depurac ión, conci li ac ión car tera ent re e l módulo de cartera y contabi li dad / EEFF,dejando deb idamente
Recomendación
soportados los a justes y rec lasi fi caciones a que haya lugar.
2 . Serecomienda ident if icar , ana li zar, eva luar y valorar los pos ib les r iesgos jur íd icos que se puedan ocasionar por presentac ión inexacta de c if ras contables .
1 . l a c on ci li ac io n s e h ac e d e fo rma d ia ria (dí as h áb ile s) e nt re te so re ria - p ag ares p or l o c u al s e d is eñ ara fo rmato c on f irma s d e rea liz ac ió n d e c on ci li ac io n e l c ua l s e i nc lu ir a
d en tro d el p ro ces o d e p ag ares . l a d ep urac io n c omo s e ma ni fe st o a nt er iorme nt e e s c on ti nu a p or l o c u al d en tro d el p ro ce so d e c on cil ia cio ne s d el a re a c on ta bl e s e i nc lu ir an
Plan de Acción
a p ar ti r d el mes d e may o l as o bs erva ci on es d e 1 05 a sie nt os c on ta bl es d ep urad os e n l os mod ulo s . S e e fe ctu ara e l le va nt am ie nto d e c os to b en efi cio p ara p erso na s ju rid ic as y
p ara e l c ob ro c oa ct iv o c omo ba se e n l a d ep urac io n d e s ald os y s e c on tin ua ra c on la a ct iid ad d e c ob ro p ersu as iv o c on l as e nti da de s.
2 . Rev isar con laOf ic ina Asesora de Planeac ión e l Mapa de Riesgo respecto a l proceso GSF- Cartera .
Fecha de remediación
1) Primer día hab il de May-2015, 2) 15-Jun-2015
Responsable de la remediación
Subgerente Fin~nciero, l íder de Cartera, Tesorería, Contabi lidad.
Ene l Mapa de Riesgos actua li zado seev idencia que los únicos r iesgos relac ionados con Cartera son:
G SF -R -1 5: N o rec au do d e l a c ar te ra : S e d a c ua nd o e nti da de s res po ns ab les d e p ag o e ntran e n p ro ce so s d e l iq ui da ci ón o le y 5 50 .
GSF-R-18: No disminución de la r otación de car ter a menor a un año por debajo de 10 5 120 días: l as ent idades responsab les de pago deben cance lar los servi cios prestados
p or l a i ns ti tu ci ón d e man era o po rt un a, s it ua ció n q ue n o s e c umpl e, g en eran do u n i nc re me nt o e n la c ar te ra d el H os pit al y d is mi nu ció n d e s us in gres os po r v en ta d e
servicios de salud.
13
Observación
la s c au sa s d e e sto s r ie sg os n o a pu nta n a p os ib le s a ct ua ci one s d el p erso na l rel ac io na do c on e l p roc es o d e G es ti ón d e la S os te ni bi li da d F in an ci era - C ar te ra . E n e st e o rd en
d e i de as n o s e d ef in en c on trole s ad min is tr ati vo s y c on ta ble s e nc amin ad os a l c umpli mi en to d e l a n orma tiv id ad v ig en te res pe cto a l a g es tió n d e c ar te ra p or pa rte d el
Hospi ta l S imón Bol ívar , e l Reg lamento interno de recaudo de cartera (no evidenc iado) y e l Procedimiento de Control I nterno Contable, cuyos responsab le sea d irec tamente
p erso na l d e l a S ub ge re nc ia Fi na nc ie ra y /o G eren ci a c omo s e o bs erva e n l a R e so lu ció n 0 13 8 d e 2 00 8 d el H os pit al , R es olu ci ón 0 31 6 d e 2 01 1 de l H os pi ta l o e n e l
procedimiento GSF-PR-450-003 Recaudo de Cartera , y /o Jefe Ofi cina de Control I nterno D iscipl inar io como se observa en e l Manual de Funciones v igente del Hospi ta l.
1 . N o rmati vid ad i nc lu id a c omo c rit er io e n l a p res en te a ct a.
Criterio
2 . l e y 2 00 d e 1 99 5, Ar t. 2 5 F alt as Grav ís imas . Nu me ra l 3 . O brar c on man if ie sta n eg li ge nc ia e n la in ve sti ga ció n y s an ció n d e l as fa lta s d is ci pli na ri as d e lo s e mp le ad os d e s u
d ep en de nc ia o e n la d en un cia d e lo s h ec ho s p un ib le s d e q ue t en ga c on oc im ie nto e n raz ón d el e je rc ic io d e s u c argo .
~po de Observación
Hallazgo
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1.Se recomienda ident if icar , ana li zar, eva luar y valorar los pos ib les r iesgos que sepuedan presentar en e l proceso de Gestión de laSosten ib il idad F inanciera - Cartera
causados por:
- e rrores h uman os d el grup o d e t ra ba jo q ue i nte rv ie ne e n e l p ro ce so ,
- p or fa lta d e c on trole s e n e l p ro ce so (Ej. : C o nc il ia ci on es , s eg re ga ció n d e f un ci one s, s eg ui mi en to a c umpl im ie nt o n orma ti vo , d ep urac ió n d e la s b as es d e d ato s d e C a rt era y
de laCartera reg is trada en e l s is tema Hipócra tes, etc.),
- por neg li genc ia de los servidores púb li cos que intervienen en e l proceso,
Recomendación - falta de participación de la Oficina Asesora Jurídica en el proceso,
- aná li si s inadecuado de laantigüedad de la car tera ,
- manipulac ión de la información contable,
- contar con exped ientes incompletos , e tc .
2 . S e rec omie nd a q ue e n e l Map a d e Ri es go s s e i nc lu ya n c on trol es c uy os res po ns ab le s s ea n p erso na l res po ns ab le d e la s d if eren te s a cti vi dad es d e l os p ro ce dim ie nt o d el
p ro ces o, d e t al man era q ue e xi sta c oh eren ci a e ntre la do cumen ta ci ón d el p ro ce so y l os c on trole s q ue miti gu en lo s r ie sg os i de nt ifi ca do s. A sí m is mo , s e s u gie re q ue lo s
c on trole s s ea n p le na me nt e s oc ia li za do s c on l os res po ns ab le s c on l a f in ali da d d e a se gu ra r q ue lo s c on trol es s ea n ef ec ti vo s. E sto e s, q ue p re vi a a l a a prob ac ió n d el map a d e
Plan de Acción
Rev isar con laOf ic ina Asesora de Planeac ión e l Mapa de Riesgo respecto a l proceso GSF- Cartera .
Fecha de remediación
15-jun-15
Responsable de la remediación
Subgerente Financiero, Lider de Cartera, Tesorería, Contabi lidad.
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E n e l l ib ro a ux ili ar may or c on f ec ha 2 01 4/ 04 /2 9 g en erad o e n e l p rog ra ma H ip óc ra te s, s e re fl ej an c ue nt as d e I ng re so s c on s ald os d e n atu ra le za c on trar ia (dé bi to ) p or v al or
de 19,957.706.
Cuenta
norTbre de lacuenta
vaor nauraeza debt:o
431205 Ugencias consuta yprocedrn
8682256
431217
Serv Arnbu.
2720
431218 ServoAmbu Caespecaizada
214300
431219 Ser. Ambu. Saud Oa
139400
431220
Ser vAmbu PorT. YPeven
760
431227
Hesp. Estanca Genera
7279206
Observación
431228 Hospt. Cudaddos inensvos
385529
431230 Hospí. Recen nacdos
14060
431231
Hospt: Saud menta
90.390
431232
Hospt: quemados
402605
431236
Qurof ysaadepartos 1402110
431237 Qur
sa partos saa partos
218960
431246
Apov Dag Iaboraorio cínco
923000
431247
Apoyo Dag Anaoma
Paac>g~c
101675
431249 ApoyoD••-orasuApoyo da
62200
431256
ApoyoTerape
Rehab
38535
Tota
19_957706
1.
P la n d e s al va me nt o v ig en ci a 2 01 3. E n e l d es ar ro llo d el a cta reu nió n/ co mi té d el 1 4/ 11 /2 01 3, e l D r. S op o in fo rma q ue e l p rop ós it o d el p la n d e s al va me nt o e s d ep urar ,
c on ci li ar y a ju sta r l as c ifr as reg is tr ad as e n lo s e s ta do s fi na nc ie ro s d e la en ti da d d e t al man era q ue l os s al do s refl ej en l a re ali da d e co nó mi ca , c uy a f ec ha l im it e d e
cumpl imiento del P lan de Salvamento esde l 31-Mar-2014, con seguimiento mensual del área de Contabi li dad, en laque deberán interveni r t odas las áreas admin is trat ivas
Criterio
y fi na nc ie ra s q ue i nte ra ct úa n e n e l p ro ce so f in an ci ero, d ej an do c omo s alv ed ad q ue a qu el lo s res po ns abl es d e la in fo rmac ió n fi na nc ie ra q ue no c umpla n c on e l p l an d e
salvamento se enviarán para discipl inarios.
2 . P lan General de laContab il idad Publi ca CGN: Manual de procedimientos L ibro
1 1
I ngresos 4312. Servi cios de salud. D inámica. Sedebi ta con: E lvalor de la cance lación de
s u s ald o a l c ie rre d el p er io do c on ta bl e, s e a cred ita c on : e l v al or d e lo s i n gres os c au sa do s p or lo s d if eren te s s ervi ci os
Tipo de Observación Hallazgo
1.Se recomienda def in ir , documentar y e jecutar los controles prevent ivos de conci li ac ión de la información contable con la respect iva ident if icac ión, aná li si s y acc ión
Recomendación
c or re ct iv a d e l as p ar tid as c on ci li ato ria s q ue s e g ene re n. L o a nt er io r c on l a f in ali da d d e a se gu ra r q ue l a i nfo rmac ió n p res ent ad a e n l os e st ad os fi na nc ie ro s y e n l ib ro s
ofi ciales sea confiab le , per ti nente, comparable, comprensible y úti l.
2 .Se sug iere que secont ro le e l cumpl imiento de las d irec tr ices emanadas por laGerenc ia y /o Subgerenc ias.
Plan de Acción
Re vi sa r c on C on ta bi li da d y F ac turac ió n a l a n te ce den te d e lo s s al do s d e bi ta q ue s e g en eran e n l a c ue nt a 4 3. Men su almen te l a c on ci li ac ió n d e c ue nt as d e i ng re so e s
rea li zada ent re e l Grupo Funcional de Contabi li dad y Facturación.
Fecha de remediación 2015/06/15; la conci liación es-mensual .
v
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I Responsable de la remediación
ISubgerente Financiero, Lideres de Contabi lidad, Facturación, Cartera.
L os s ig ui ent es f irma n e n s eñ al d e rev is ió n, c ompromis o V a prob ac ió n d e lo c on te nid o e n e l a c ta:
Los s iguientes f irman en señal de ent rega de los resul tados de la aud itor ia :
Firma de Auditores
F irma de Jefe OGPA
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